Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
El Proceso Administrativo
Básicamente administrar consiste en conducir esfuerzos coordinados hacia el
logro de metas trazadas. En este contexto, la administración empresarial
puede definirse como un proceso sistemático, permanente e ininterrumpido
que tiende al logro de un objetivo predeterminado por parte de personas que
aportan sus mayores esfuerzos, de acuerdo con acciones interrelacionadas y
coordinadas. Esto implica definir qué deben hacer, determinar cómo lo deben
hacer, adoptar las medidas para que lo hagan y verificar la efectividad de sus
esfuerzos. En este simple enunciado podemos apreciar las funciones o áreas
de actividad de la empresa que involucra este proceso y que se pueden definir
de la siguiente forma:
1
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Organización
2
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Ejecución
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a
los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
3
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Control
4
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
5
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos
se refieren a una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo
un depto. O a toda la compañía. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes
encontrados por los gerentes con regularidad.
1. Política
2. Procedimientos
3. Método
4. Estándar
5. Presupuesto
6. Programa
6
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
La Planificación en la Empresa
La planificación empresarial es un proceso de toma de decisiones que
consiste básicamente en determinar los objetivos a cumplir en el futuro, que
guiarán las acciones que emprendan en la empresa. Para llevar a cabo esta
tarea, se deben reunir antecedentes y estadísticas necesarias para la
formulación del plan, los cuales una vez recopilados se proceden a examinar para
establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo
buscado. Al mismo tiempo se planifican y ordenan, lo que permite un uso
posterior más eficiente.
Sin embargo se debe tener en cuenta que todo plan en forma conciente o
inconsciente se basa en ciertos supuestos o premisas que sustentan la
planificación. Por esta razón y además por los cambios normales que se
producen en las condiciones en que se desenvuelve la planificación, es que se
advierte la conveniencia de formular planes alternativos para lograr el objetivo
planteado. Es necesario posteriormente evaluar estas alternativas y definir una de
ellas como plan definitivo, sobre la base de la más probable.
7
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
8
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Por otra parte, el planeamiento de las operaciones permite que las acciones
que se ejecuten puedan ser controladas al establecer metas precisas que puedan
ser comparadas con lo efectivamente realizado.
9
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Estas características que deben poseer los planes nos permiten deducir que el
costo de la planificación, su rigidez y la incertidumbre del entorno son factores
que limitan la utilidad y validez de la planificación. Debemos entender que la
planificación pretende determinar hoy lo que pasará mañana y para esto
muchas veces utiliza supuestos y predicciones así como antecedentes
estadísticos que deben proyectarse al futuro. Por esto, generalmente un plan
contempla un cierto margen de error que se espera sea el mínimo posible en
comparación con los objetivos delineados inicialmente.
10
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
vi) Los presupuestos constituyen una herramienta que torna más científico el
proceso de planificación, puesto que se hace uso de técnicas estadísticas,
12
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
13
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Control Administrativo
Puede calificarse como un proceso dinámico que se desarrolla a partir del
momento en que se determinan los objetivos y metas y que pretende asegurar a
la administración el uso eficiente de los recursos en el cumplimiento de estos
objetivos y metas.
Como sea que se de el control administrativo, éste debe abarcar todos los
14
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Es evidente, sin embargo, que no todas las áreas requieren el mismo tipo y la
misma intensidad de control. Lo importante es que no queden actividades sin
controlar.
Hay que destacar que la labor de control se realiza a medida que transcurre el
proceso de acción y no sólo cuando éste termina. Sin embargo, existen
determinadas actividades en las cuales no es posible controlar antes que acabe
el proceso y se conozca su resultado global.
Por último, se debe tener presente que el control administrativo no sólo sirve
para corregir la actuación, sino también para revisar y eventualmente
reformular el plan, es decir, el control cumple un rol retro alimentador del
proceso administrativo.
15
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
16
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Presupuesto de Operación
Planifican las actividades operacionales de la empresa en términos de costos y
de ingreso por un período de tiempo. Este sería el caso del estado de
resultados.
17
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
Presupuesto Financiero
Planifica el origen y la aplicación de los fondos que usará la empresa para el
desarrollo de sus actividades en un período futuro.
Sin embargo, no basta con elaborar un presupuesto sino que además éste debe
confrontarse con los resultados reales. Esta operación de valoración y control
de lo presupuestado se conoce como control presupuestario.
Control Presupuestario
El control presupuestario, es el aporte de la presupuestación al control
administrativo puesto que compara los rendimientos reales y los
presupuestados (estandard) obteniéndose en un período de tiempo por una
empresa, lo que representa un medio eficaz de verificar el proceso
administrativo. Cualquier diferencia entre expectativas y resultados significa
una de dos cosas: o bien que el pronóstico sobre el cual se basó la decisión
estaba equivocado, o que los responsables de poner en práctica la decisión no
lograron, por uno u otro motivo, hacer lo que de ellos se esperaba. Sin
embargo, en cualquiera de los dos casos lo indicado es emprender alguna
acción correctiva; pues si el plan estaba equivocado, debe mejorarse y si el plan
18
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
En todo caso, es claro que son las causas y no los resultados los que requieren
remedios, que eviten que se repitan acciones indeseadas con respecto a lo
planeado. El control presupuestario funciona fundamentalmente a través del
manejo de información de tipo contable y puede calificarse como un mecanismo
de retroalimentación que permite potencializar al plan presupuestario ajustando
a la realidad sus estimaciones iniciales. Para esto, una vez que los ejecutivos
han tomado una decisión y determinando la forma de hacerla operable deben
basarse en los informes de la contabilidad (general y de costos) para controlar
las operaciones ya realizadas.
19
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
20
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
21
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
22
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las
siguientes consideraciones:
Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de
control.
Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un
motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la
programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones.
Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que
requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin
último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos,
23
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II
sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las
acciones correctoras a emprender.
24