UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS

FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

PRÁCTICA DE LABORATORIO No. 3

Introducción a las tablas dinámicas en Excel III

Semana 5
Inteligencia de Negocios
Ing. David Eduardo Márquez Chávez
emarquez@ugb.edu.sv

Competencias prácticas

El estudiante:

1. Agrega diferentes tipos de cálculos dentro de la misma tabla dinámica.

2. Agrega y elimina cálculos personalizados a las tablas dinámicas.
3. Agrega fórmulas construidas a tablas dinámicas.
4. Interpreta los resultados obtenidos.

Introducción Teórica

Como ya es conocido, las hojas de cálculo permiten automatizar el cálculo de múltiples filas utilizando
las llamadas fórmulas, las cuales son construcciones sintácticas que representan una determinada
operación lógica o matemática sobre un conjunto de datos. Asimismo, se cuenta con funciones que
son abstracciones de fórmulas que operan a partir de ciertos parámetros de entrada.

Las tablas dinámicas permiten utilizar fórmulas y funciones para sus datos, lo cual constituye la
competencia para la presente práctica.

Procedimiento
Parte I. Agregando más de un cálculo a una tabla dinámica.

1. Descargue la hoja de cálculo llamada DatosDeReferencia1.xlsx del sitio web de clases virtuales.
2. Una vez descargado el archivo, ábralo en Microsoft Excel.
3. Verifique su contenido. Es una lista de 4 columnas (mes, producto, sucursal y ventas), tal como
se muestra en la siguiente captura:

4. Genere una tabla dinámica que cumpla los siguientes requisitos:

Dimensión Producto: filas
Dimensión Sucursal: columnas
Valores: Ventas

Al hacerla, el aspecto de la tabla será el siguiente:

Observe que, por defecto, Excel muestra la suma de las ventas por producto y sucursal.
5. Hasta este punto, el panel derecho de los campos de la tabla dinámica debe tener la siguiente
apariencia:

6. De la lista de campos que posee el panel en su parte superior, arrastre nuevamente el campo
Ventas al cuadro Valores. El resultado final lucirá así:

7. Haga clic en el segundo elemento Suma de ventas que está en la sección “Valores” y del menú
 desplegable, escoja la opción Configuración del campo de valor…
8. En la ventana que aparece, escoja el valor Promedio y haga clic en Aceptar.
9. Observe que la tabla dinámica agregó un nuevo parámetro de conteo para sus datos. Ahora
muestra la suma de las ventas y el promedio de las ventas.

Parte II. Agregando cálculos personalizados

Además de los cálculos básicos que pueden operar sobre los datos de una tabla dinámica; (suma,
promedio, máximo, etc.), Excel permite agregar otros cálculos más personalizados.

1. De la misma forma como agregamos otro cálculo en la parte I, agregue un tercero. El resultado
en el panel debe verse como sigue:
2. Haga clic en la operación agregada y escoja Configuración del campo de valor …
3. En el cuadro de diálogo que aparece, escoja la pestaña Mostrar valores como. Aparecerá la
siguiente interfaz:

4. En la lista desplegable, seleccione la opción Diferencia de

5. En el cuadro Campo base, seleccione la opción Producto.
6. En el cuadro Elemento base, seleccione la opción Mandarinas.
Con lo anterior estamos diciendo que queremos ver la diferencia en las ventas de todos los
productos con respecto a las ventas de mandarinas.
7. Haga clic en Aceptar.
Observe en la tabla que cada uno de los productos tiene ahora tres cálculos diferentes en sus ventas:
- Suma de ventas

- Promedio de ventas

- Diferencia de ventas con las ventas de mandarinas.

Por ejemplo, para el producto peras, el valor negativo -200 indica que se vendieron 200 mandarinas
más que peras en la sucursal Galerías.

Parte III. Eliminando un cálculo personalizado

Eliminaremos el cálculo agregado en el apartado anterior.

1. Haga clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

2. En el panel derecho, escoja el último valor agregado como campo personalizado y arrástrelo
 fuera del cuadro de valores llevándolo hacia un área libre del cuadro lista de campos.

Parte IV Cálculos personalizados para porcentajes de filas y columnas

1. Repita los pasos del 1 al 3 de la parte II.

2. En la lista desplegable, seleccione la opción % del total de filas principales.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Observe el cambio en la tabla dinámica, ahora se muestran los porcentajes equivalentes de las
sumas de las filas, es decir, se muestra el porcentaje de ventas por producto.

5. Elimine el cálculo recién agregado (como se explicó en la parte III).

6. Repita los pasos del 1 al 3 de la parte II.
7. En la lista desplegable, seleccione la opción %total de columnas principales.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Observe el cambio en la tabla dinámica, ahora se muestran los porcentajes equivalentes de las
sumas de las columnas, es decir, se muestra el porcentaje de ventas por sucursal.
 10. Elimine el cálculo recién agregado (como se explicó en la parte III).

Parte IV. Agregando fórmulas a partir de atributos de la tabla

Suponiendo que se reserva el 25% (0.25) de las ventas como comisión, agregaremos un resumen de
datos más que nos calcule dicha comisión.
1. Haga clic en cualquier celda de la tabla dinámica.
2. En el menú superior de Excel, haga clic en la pestaña Analizar.

3. Busque el botón Cálculos. Despliegue la lista del botón y escoja “Campos, elementos y
conjuntos”, despliegue esa lista y escoja “campo calculado” …
4. Aparecerá la siguiente ventana:
5. En el combo Nombre escriba un nombre para la fórmula, por ejemplo Comisiones.
6. En el cuadro de texto Fórmula, escriba después del signo igual: 0.25 *
7. De la lista de campos haga doble clic en el campo Ventas.
8. La apariencia final de la ventana debió quedar así:

9. Haga clic en Aceptar. Note que se agrega un resumen más, donde se calcula el 25% de las
ventas.
Parte V Eliminando un campo calculado
1. Haga clic en cualquier celda de la tabla dinámica.
2. En el menú superior de Excel, haga clic en la pestaña Analizar.
10. Busque el botón Cálculos. Despliegue la lista del botón y escoja “Campos, elementos y
conjuntos”, despliegue esa lista y escoja “campo calculado” …
3. En la lista Nombre del cuadro de diálogo, escogeremos el nombre del campo a eliminar (en
nuestro caso, Comisiones).
4. Haga clic en el botón Eliminar.
5. Haga clic en el botón Aceptar.