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GUIA TÉCNICA

PARA EL CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS


MEDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

1. Finalidad

Establecer el procedimiento técnico para verificar la existencia física de los productos


farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios existentes en los
almacenes especializados, y establecimientos de salud (centros de salud, puestos de
salud, Hospitales e Institutos Especializados) que estén bajo la jurisdicción del
Ministerio de Salud, Direcciones de Salud, Direcciones Regionales de salud y
Gerencias Regionales de Salud.

2. Alcance

La presente Guía es de aplicación en todas las dependencias (DIRIS, DIRESA,


GERESA, DISA, Red, Microrred, otros) y establecimientos de salud (Hospital,
Instituto Especializado, CLAS, Farmacias Institucionales, Almacenes Especializados,
Centros y Puestos de Salud) que tengan existencias físicas de productos
farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios.

3. Base legal

a. DL. Nº 22056 Instituye el Sistema de Abastecimiento.


b. R.J. Nº118-80-INAP/DNA Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
Modificado por SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia
R.J. Nº133-80-INAP/DNA Temporal de Bienes SA.07 Verificación del Estado y
Utilización de Bienes y Servicios.
c. R.J. Nº 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de Almacenes para el
Sector Público Nacional.
d. Ley Nº 28716 Ley de Control Interno de las Entidades Públicas
e. R.C. Nº 320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector Público.
f. R.M. Nº 116-2018/MINSA Direct. Administrativa N°249-MINSA/2018/DIGEMID
“Gestión del sistema integrado de suministro público
de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
productos sanitarios – SISMED”D.S N° 016-2011/SA
Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia
Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos
Médicos y productos Sanitarios.

4. Generalidades

4.1 El Conteo de las Existencias Físicas, consiste en constatar la existencia o presencia


real de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios
(PF, DM y PS) al 100%, en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en
custodia temporal así como verificar el estado de los mismos. Incluyendo los
productos que se encuentran en el AEM, farmacias de los EESS, farmacias
especializadas, áreas de Farmacotecnia, coche de paro, otras áreas o servicios
donde existan productos de intervenciones sanitarias (inmunizaciones, VIH/SIDA,
TBC, Salud sexual y reproductiva, nutrición, etc.), tópico, laboratorio, almacén
general, entre otros donde se encuentren PF, DM y PS. Los productos que no
cuenten con código SISMED deberán ser solicitados por la UE al
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http://observatorio.digemid.minsa.gob.pe/catalogacion/ e ingresados al aplicativo
SISMED.

4.2 La responsabilidad de efectuar los Inventarios Físicos de bienes en la


DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado es del Director
General, Director de Administración y del Director de Logística.

4.3 Se realiza un conteo físico de tipo masivo al barrer, que incluye a todos los
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios en custodia
temporal, vencidos, deteriorados y rotos.

4.4 El conteo será "cerrado", esto con el objeto de facilitar su ubicación, verificación y
conteo rápido de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos
sanitarios.

4.5 Para el levantamiento del Conteo de Existencias Físicas se usará el formato del
Anexo N° 1: "Formato para el Conteo Físico de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios" (anexo a la presente guía).

4.6 La Dirección de Logística, el Responsable del Almacén Especializado y


Responsable del Servicio de Farmacia según corresponda, deben garantizar que
existan las condiciones mínimas para la toma de este Conteo.

4.7 La DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA, Hospital, Instituto Especializado Responsable de


Información del SISMED, Responsables de Almacenes Especializados,
Responsables de los Puntos de digitación, Jefes de Establecimientos de Salud y
Responsables de Farmacia de los establecimientos de salud son a su vez
responsables de la calidad y oportunidad del registro de la información de
inventarios en el aplicativo informático SISMED 2.3 , debiendo verificar dicha
información antes de cerrar el inventario en el Aplicativo informático.

4.8 Conciliado el Conteo Físico, las diferencias no aclaradas (faltantes o sobrantes de


inventario), serán informadas a la Dirección General de la
DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA, Hospital o Instituto Especializado según
corresponda, a fin de tomar las acciones administrativas de acuerdo a la
normatividad vigente.

4.10 Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios


identificados como vencidos, deteriorados y/o rotos deberán ser dados de baja, de
acuerdo al procedimiento correspondiente.

5. Proceso del Desarrollo del Conteo Físico

5.1 Organización

5.1.1 Cada DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado/EESS se


organizara de acuerdo a sus necesidades y a la normatividad correspondiente y
vigente.

5.1.2 Los responsables de los Almacenes Especializados y Farmacias de los


establecimientos de salud, participarán como apoyo en el ordenamiento, ubicación de
los productos.
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5.1.3 Ordenamiento: Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos
sanitarios almacenados y/o custodiados deben estar ordenados por lotes y fecha de
vencimiento, e identificados con su respectiva tarjeta de control visible, de tal manera
que faciliten la verificación y conteo.

5.1.4 La información en el sistema informático del SISMED, deberá estar actualizada


a la fecha de corte.

5.1.5 Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valorada y Control Visible)


deben estar ordenadas y con sus registros actualizados a la fecha del corte.

5.2 Procedimiento del Conteo Físico

5.2.1 Recolección y Verificación

a) Previo al inicio del proceso del Conteo Físico la Dirección de Medicamentos o


quien haga sus veces en la DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA, Hospital o Instituto
Especializado, proporcionará al equipo de verificadores, el Formato para el
Conteo Físico de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos
Sanitarios.

b) El equipo de verificación debe contar y verificar las características y


propiedades de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos
sanitarios: nombre, concentración, forma farmacéutica, presentación
(dimensión, peso, volumen), realizando la verificación con las tarjetas de
control visible (TCV)

c) En la verificación física se debe de considerar el stock de los productos en


condiciones óptimas de conservación y aptos para su consumo, y de productos
en situación de baja (vencidos/deteriorados/rotos), que se encuentren ubicados
en los establecimientos de salud (Centros de Salud, Puestos de Salud, CLAS,
Hospitales, Instituto Especializado) y almacenes especializados, los mismos
que deben de estar ubicados en un lugar determinado hasta ser dados de baja.
Si estos productos ya fueron retirados de las TCV, del aplicativo y/o entregados
documentariamente a la Dirección de Logística para la baja correspondiente,
serán inventariados en un formato adicional indicando que son productos
preparados para la baja, pero no serán considerados en el SISMED.

En el almacén Especializado:

d) Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y producto sanitarios


recepcionados durante el conteo físico, serán ubicados en la zona de
cuarentena e ingresarán al almacén cuando concluya el inventario.
Si existiera la necesidad urgente de la utilización de estos productos se
distribuirán con guía provisional manual, posteriormente se ingresarán dichos
productos con la documentación respectiva y se regularizará la distribución con
la Guía de Remisión correspondiente, una vez que concluya el proceso de
Inventario Físico.

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Si fuera el caso de la necesidad urgente de la utilización de los productos que
forman parte del stock existente, estos productos formarán parte del inventario
y se distribuirán con guía provisional manual y posteriormente se regularizará la
distribución con la Guía de Remisión respectiva, una vez que concluya el
proceso de Inventario Físico. Asimismo, se deberá coordinar con el
establecimiento solicitante que no contabilice en el inventario el ingreso de
estos productos farmacéuticos y afines en tránsito hasta que no cuenten con la
Guía de Remisión correspondiente.

e) Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios,


pendientes de atención que cuentan con Guías de Remisión y PECOSA
numerada y valorizada, y que no fueron retirados por los usuarios, son
reingresados al stock e inventariados, anulándose los documentos respectivos.

f) Se ajustará el Cronograma de Distribución de productos farmacéuticos,


dispositivos médicos y productos sanitarios de los almacenes especializados
con la finalidad de que siete (07) días antes del inventario físico hasta su
culminación, se suspenda la atención a los establecimientos de salud.

5.2.2 Registro

a) El verificador registrará la cantidad verificada (stock físico), lote, fecha de


vencimiento y Registro Sanitario.

b) Para el registro de las existencias se tomará en cuenta las pautas de la guía


para el llenado del Formato N° 01, anexo al presente documento.

c) El verificador cerrará la Tarjeta de Control Visible después del último registro y


anotará la palabra INVFIS, la fecha del inventario, la cantidad verificada y
firmará en la columna de destino.

d) Finalmente, los responsables firmarán los formatos de conteo físico de


inventario conjuntamente con el responsable del almacén, jefe de los
establecimientos de salud según corresponda y la remiten al punto de
digitación respectivo para su registro y consolidación con los conteos físicos de
los establecimientos de su jurisdicción.

e) Los puntos de digitación de la DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA, Hospitales e


Institutos Especializados/EESS, registrarán en el aplicativo del SISMED los
resultados de la cantidad física encontrada por cada uno de los ítems
inventariados, registrados en el formato de Conteo Físico de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios de cada
establecimiento de salud que no cuenten con aplicativo SISMED,
Adicionalmente se les está proporcionando un archivo en formato Excel (anexo
2) para que puedan ser usadas opcionalmente como un medio de recabar
información más precisa de los establecimientos de salud de su jurisdicción,
debiendo ser descargado de FTP del SISMED.

Los establecimientos de salud que cuenten con el aplicativo SISMED


registraran directamente desde el formato de inventario y una vez terminado el
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registro, genera el archivo comprimido y lo remiten al punto de digitación
respectivo para su consolidación.

f) La DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA según corresponda, consolidará toda la


información de los establecimientos de su jurisdicción (Almacenes,
establecimientos de salud, puntos de digitación), a través del aplicativo
informático del SISMED.

g) Reportes Preliminares: Posteriormente, a través del aplicativo se procede a


conciliar la información del Conteo Físico con el stock registrado en el SISMED
a la fecha de corte en unidades, para determinar los sobrantes y faltantes de
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios
inventariados.

h) El reporte de Conteo Físico Conciliado del SISMED: consolidado y detallado,


los formatos de conteo físico y el reporte de sobrantes y faltantes, son
entregados al personal responsables, para que proceda a remitirlo al Área de
Información de Logística, para su valorización y análisis de los PF, DM, PS y
se proceda a los trámites administrativos correspondientes de acuerdo a los
procedimientos logísticos establecidos.

i) El documento final con la información del conteo físico (incluyendo el informe


de sobrantes, faltantes, productos para la baja y las acciones realizadas) será
remitido por las DIRIS/GERESA/DIRESA/DISA (debiendo estar firmados por el
Director General, Director Ejecutivo de Medicamentos y el responsable de las
intervenciones sanitarias o quienes hagan sus veces) a la DIGEMID vía física
y virtual (digemidsismed@gmail.com) hasta el 28 de Febrero del 2019
(adjuntando en CD el escaneo de los documentos de conteo físico de cada
AEM y EESS de su jurisdicción, los cuales deberán estar visados y firmados
por el: Director/Jefe/responsable del EESS, Director Técnico del AEM,
responsable del departamento/servicio/área de farmacia y por el responsable
de las intervenciones sanitarias donde se encuentre el físico de los PF,DM y
PS).

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GUIA PARA EL LLENADO DEL ANEXO N° 01
CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y
PRODUCTOS SANITARIOS DEL SISMED Y DE DONACIONES

Para la realización del conteo físico en los establecimientos de salud (centro de salud,
puesto de salud, Hospital e Instituto Especializado) y almacenes especializados de las
DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA para la toma de inventarios 2018 se deben tener en
cuenta ciertas consideraciones:

1. La DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado proporcionará a la


Comisión de Toma de Inventario los formatos de conteo físico (Anexo 1).

2. Los formatos a utilizar contendrán todos los campos indicados en el Anexo 1. Podrán
ser pre-impresos con el código y la descripción de los productos, según los ítems que
maneja cada establecimiento de salud con la finalidad de facilitar el conteo físico.

3. Dicho formato consta de 3 partes:

En la primera parte se ingresa el código SISMED del producto farmacéutico,


dispositivo médico o producto sanitario y su respectiva descripción del producto en
Denominación Común Internacional (DCI), así como su Concentración, Forma
Farmacéutica y Presentación. Estas columnas pueden estar pre-impresas para
facilitar el conteo a la comisión. De no ser el caso la
DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado oANEXO quien
N°1 haga sus
FORMATO PARA CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTO
veces facilitará a la comisión el Catalogo del SISMED con sus códigos y
SISMED 2012
descripciones completas de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
DIRECCION DE SALUD:

productos sanitarios. ALMACEN:

RED:

MICRO RED:

STOCK FÍSICO SISMED STOCK FÍSICO D


CODIGO NOMBRE DEL PRODUCTO FORMA FECHA DE REGISTRO
CONCENTRACION PRESENTACIÓN LOTE
SISMED (Denominación Común Internacional) FARMACÉUTICA NO ALTERADOS VENCIMIENTO SANITARIO NO
VENCIDOS VENCID
VENCIDOS / ROTOS VENCIDOS
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 1000 01/05/2013 A70777 N-00112
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 5000 10 01/02/2014 B457778 N-00112
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 100 30/11/2012 A71005 N-00188
00783 AMOXICILINA 125 mg/5 mL SUS 60 mL 200 01/05/2013 X-0111 N-00205
00783 AMOXICILINA 125 mg/5 mL SUS 60 mL 30

En la segunda parte se registrará el detalle del conteo físico


ANEXO N°1 de los productos del
SISMED, las cantidades con todos sus lotes, fechas de vencimientos MÉDICOS
FORMATO PARA CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS y Registros
Y PRODUCTOS SANITARIOS
SISMED 2012
Sanitarios respectivos en tantas filas sea necesario. Este registro incluye los productos
DIRECCION DE SALUD:
vencidos y alterados/rotos.
ALMACEN:

RED:

MICRO RED:

STOCK FÍSICO SISMED STOCK FÍSICO DONACIONES


CODIGO NOMBRE DEL PRODUCTO FORMA FECHA DE REGISTRO FECHA DE
CONCENTRACION PRESENTACIÓN LOTE
SISMED (Denominación Común Internacional) FARMACÉUTICA NO ALTERADOS VENCIMIENTO SANITARIO NO ALTERADOS VENCIMIEN
VENCIDOS VENCIDOS
VENCIDOS / ROTOS VENCIDOS / ROTOS
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 1000 01/05/2013 A70777 N-00112
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 5000 10 01/02/2014 B457778 N-00112
00808 AMOXICILINA 500 mg TAB 100 30/11/2012 A71005 N-00188
00783 AMOXICILINA 125 mg/5 mL SUS 60 mL 200 01/05/2013 X-0111 N-00205
00783 AMOXICILINA 125 mg/5 mL SUS 60 mL 30 01/05/201

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ANEXO N°1
En la tercera parte se registrará el detalle del conteo físico de los productos por
FORMATO PARA CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS
ANEXO N°1
MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
FORMATO PARA CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
DONACIONES, las cantidades con todos sus lotes, fechas de vencimientos y
SISMED 2012 SISMED 2012
ON DE SALUD: Registros Sanitarios respectivos en tantas filas sea necesario. Este registro incluye los
DIRECCION DE SALUD:
N:
productos vencidos y alterados/rotos.
ALMACEN:

RED:
ED: MICRO RED:

STOCK FÍSICO SISMED STOCK FÍSICO DONACIONES


O NOMBRE DEL PRODUCTO FORMA FECHAFORMA
DE REGISTRO STOCK FÍSICO SISMED FECHA
DE DE REGISTROSTOCK FÍSICO DONACIONES
CONCENTRACION CODIGO NOMBRE DEL PRODUCTO
PRESENTACIÓN CONCENTRACIONVENCIMIENTO LOTE
PRESENTACIÓN
FECHA LOTE REGISTRO FECHA
D (Denominación Común Internacional) FARMACÉUTICA
SISMED (Denominación Común Internacional) FARMACÉUTICA SANITARIO VENCIMIENTO LOTE
VENCIMIENTO SANITARIO
SANITARIO
NO
VENCIDOS
ALTERADOS NO NO VENCIDOS
ALTERADOS
ALTERADOS NO ALTERADOS VENCIMI
VENCIDOS / ROTOS VENCIDOS
VENCIDOS / ROTOS VENCIDOS
VENCIDOS / ROTOS VENCIDOS / ROTOS
AMOXICILINA 500 mg 00808 TAB
AMOXICILINA 1000 500 mg 01/05/2013
TAB A70777 N-00112 1000 01/05/2013 A70777 N-00112
AMOXICILINA 500 mg 00808 TAB
AMOXICILINA 5000 50010
mg 01/02/2014
TAB B457778 N-00112 5000 10 01/02/2014 B457778 N-00112
AMOXICILINA 500 mg 00808 TAB
AMOXICILINA 100 500 mg 30/11/2012
TAB A71005 N-00188 100 30/11/2012 A71005 N-00188
AMOXICILINA 125 mg/5 mL 00783 SUS
AMOXICILINA 60 mL 200 125 mg/5 mL 01/05/2013
SUS X-0111 60 mL
N-00205 200 01/05/2013 X-0111 N-00205
AMOXICILINA 125 mg/5 mL 00783 SUS
AMOXICILINA 60 mL 125 mg/5 mL SUS 60 mL 30 01/05/2013 X-0111 N-00205 30 01/05/2

En resumen el formato final sería el siguiente:

4. Si se encuentra en existencia productos farmacéuticos, dispositivos médicos y


productos sanitarios no considerados en el listado proporcionado por la
DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado o quien haga sus
veces, los anotará manualmente al final del Formato de Conteo Físico siguiendo la
estructura del formato de conteo, previa verificación con el Químico Farmacéutico de
que dicho producto no se encuentra en el listado.

Si se tuviera dudas sobre aspectos técnicos de los productos anteriormente


mencionados, solicitará asesoramiento técnico del Químico Farmacéutico de la
DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado o quien haga sus
veces.

Posteriormente DIRIS/DIRESA/GERESA/DISA/Hospital/Instituto Especializado o


quien haga sus veces remitirá a DIGEMID dichos productos sin códigos para su
verificación y/o actualización del Catálogo SISMED.

5. Los formatos serán firmados y remitidos en caso de que no cuenten con sistema, al
punto de digitación de su jurisdicción para el registro respectivo en el aplicativo
SISMEDV2.3. En el caso de que el propio establecimiento cuente con el SISMEDV2.3
será registrado por el mismo.

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