SUPLACORP S.A.C.

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE PEDIDOS WEB
WWW.SUPLACORP.COM.PE
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1 Página Principal

Esta página es la puerta de entrada al Web Site de Suplacorp S.A.C. para ello se debe ingresar a la
siguiente dirección:
http://www.suplacorp.com.pe
Esta página permite el acceso a la Zona Privada de Clientes Suplacorp. El sistema web exige la
identificación del usuario y la contraseña correspondiente.

Imagen 1.

1.1. Login

Es un sistema de control de acceso a la Zona Privada de Clientes Suplacorp, por el cual solo
se permitirá el ingreso de usuarios asignados por los clientes registrados en
www.suplacorp.com.pe. Este control de acceso tiene asociado dos parámetros que deberán
coincidir con los datos del usuario registrado de la empresa, y que se encuentre en ese
momento con el estado de activo en el sistema, es decir, vigente y autorizado por el(los)
comprador(es) principal(es) de la empresa. Los parámetros son los siguientes:
Usuario.- Ingrese el nombre de usuario asignado para realizar sus compras.
Contraseña.- Ingrese la última contraseña asignada por el sistema vía correo electrónico o
que usted asignó por medio de la opción "Cambiar contraseña".

1.2. Envío de contraseña en caso de olvido

Permite el envío de su contraseña vía correo electrónico en el caso en que usted

olvido su contraseña.
Para activar esta opción debe hacer click en el enlace "Olvidó su Contraseña", indicar la
dirección de correo electrónico con el cual está registrado en nuestro sistema
para recibir su contraseña.
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Imagen 2.

2 Zona Privada de Clientes Suplacorp

Luego de identificarse, el usuario ingresará a la Zona Privada de Clientes Suplacorp y podrá hacer
uso de los servicios autorizados de acuerdo al nivel de acceso asignado.

Los niveles de acceso que el sistema permite son los siguientes:

- Requirente:
Usuario autorizado que generará pedidos, para lo cual tiene acceso a las siguientes opciones:
 Catálogo personalizado de su empresa.
 Funciones de búsqueda en el catálogo.
 Carrito de compras (mi carrito).
 Listas de compras (mis listas).
 Consulta de estado de los pedidos generados por el usuario (mis pedidos).
 Reportes por Pedidos.
 Reportes por Artículos.
 Reporte Anual x Mes.
 Reporte Anual x Mes Detallado.
 Cambio de contraseña.

- Jefe de Área:
Usuario con funciones de aprobar y desaprobar pedidos de los usuarios requirentes del área
o áreas asignadas a su cargo.
El Jefe de área puede aprobar pedidos cuyos montos consolidados en el período de facturación,
no excedan el presupuesto asignado al área afectada. Cuando el presupuesto se ha excedido,
las aprobaciones del Jefe de área deben ser confirmadas por el usuario del nivel siguiente o
Comprador Principal.
Además de las opciones y servicios permitidos al usuario requirente, tiene acceso a las
siguientes opciones:
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 Pedidos Por Aprobar.
 Pedidos Desaprobados.
 Pedidos Aprobados.
 Pedidos Aprobados en Proceso.
 Los reportes son un consolidado de los pedidos generados desde las áreas bajo su
responsabilidad.

- Comprador Principal:
Usuario de máximo nivel en el sistema que en cada empresa puede estar representado por el
Gerente de Compras o quien asuma sus funciones. Por esta razón, se le ha atribuido todos los
servicios mencionados anteriormente (como requirente y jefe de área, pudiendo ver todas las
áreas de la empresa). Adicionalmente, supervisa y controla la gestión de compra mediante
reportes consolidados, controla presupuestos de cada área, administra el nivel de autorización
de cada usuario en función al nivel o perfil determinado, administra el catálogo de artículos pre-
negociados, entre otros.

2.1 Contraseña
El usuario tiene la posibilidad de actualizar su contraseña según el siguiente patrón:
 Debe tener más de 6 caracteres.
 Debe ser diferente a la contraseña actual.
 Debe ser diferente a las últimas 5 contraseñas usadas en el sistema (histórico de
contraseñas).

Imagen 3.
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2.2 Buscador

Es una herramienta de búsqueda rápida de artículos que desea comprar, debe especificar la
descripción o parte de ella en el cuadro de texto donde dice “Buscar artículo…”, presionar la
tecla “enter” y el sistema mostrará un listado de los artículos que incluyan en su nombre el
criterio de búsqueda especificado.

Imagen 4.

2.3 Selección de artículos

El catálogo de artículos a sido agrupado por categorías para facilitar su ubicación durante el
proceso de selección. Al seleccionar una categoría, el sistema le muestra una lista de los
artículos pertenecientes a la categoría seleccionada.
Es importante tener en cuenta que el catálogo solo mostrará artículos que no hayan sido
denegados para el “área” que está seleccionada en el “lista desplegable de áreas” que está
situado en la parte superior del sistema, cabe resaltar que es sumamente importante la
selección del área desde el inicio de la compra ya que será para esta área o centro de costo
que se efectuará el pedido y se afectará su presupuesto.
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Imagen 5.

 Descripción: resumen de las características del producto.

 Cantidad: representa la cantidad del ítem que desea adquirir, es muy importante tener
en cuenta la unidad.
 Unidad: unidad de medida en que se compra el artículo.
 Precio: el sistema puede manejar esta columna de acuerdo a las necesidades del
cliente, puede estar oculta, o semioculta.
 Ícono de fotografía: al hacer click sobre este ícono el sistema mostrará la fotografía
correspondiente al artículo seleccionado, los ítems que no cuentan con este ícono no
tiene fotografía disponible.

2.4 Mi Carrito

Este módulo muestra el resumen del pedido en curso y es actualizado mediante el proceso
de "Selección de Artículos" de las siguientes formas:

a) Al ejecutar una búsqueda de productos.

b) Al cambiar la selección de la categoría de productos.
c) Accionando el botón Agregar.
d) Al ingresar cantidades a determinados ítems y cambiar de categoría.
e) Al ingresar cantidades a determinados ítems y cambiar rubro.
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Imagen 6.

Es aquí donde se pueden hacer las correcciones que se crean necesarias mientras la
generación del pedido está en curso, como eliminar artículos no deseados, corregir las
cantidades a solicitar, agregar a los artículos a alguna de las listas creadas previamente por
el usuario. Es muy importante dar click en el botón ACTUALIZAR para que los cambios
tengan efecto.

Explicación de cada funcionalidad:

a) Lista desplegable de áreas, se usa para seleccionar un área o centro de costo para el
cual se está efectuando la compra, el presupuesto y saldo de esta área serán afectados.
b) Lista desplegable de direcciones, se usa para especificar la dirección de entrega a la
cual se llevará el pedido.
c) Lista desplegable de tipo de vista, existen dos opciones: “Ver como lista” y “Ver
como rubro”, en la imagen 6 se aprecia como lista, sin embargo si el usuario la cambia,
todos los artículos se categorizarán en base a sus rubros y el carrito se mostrará de
distinta forma (ver imagen 7).
d) Presupuesto y Saldo, estos campos cambiarán siempre y cuando la lista desplegable
de áreas haya sido cambiado, ya que reflejan el presupuesto y saldo actual del área
seleccionada, en la imagen ECONOMATO.
e) Botón de eliminar, sirva para eliminar ese artículo específico del carrito el cual no se
considerará para el pedido.
f) Botón Agregar a Mi Lista, sirve para agregar los artículos que se encuentran en el
carrito a una lista previamente grabada por el usuario (ver imagen 8).
g) Botón Actualizar, sirve para que las modificaciones que se hayan efectuado al carrito
sean ejecutadas.
h) Botón Comprar, sirve para efectuar la compra, el sistema verifica que se haya
especificado un receptor y se haya seleccionado una dirección de destino.
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o Funciones disponibles en “Mi Carrito”

Imagen 7.

o Carrito en vista por rubro.

Imagen 8.
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o Agregar items desde “Mi Carrito” a una “Lista”.

Imagen 9.
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2.5 Mis Listas
Este módulo permite al usuario generar “n listas” de artículos identificadas por una
descripción y asociadas a un área cada una, las cuales podrán ser usadas más adelante
como plantillas para generar pedidos y de esta manera ahorrar tiempo en la generación de
pedidos, las listas que se cargarán serán únicamente las que pertenezcan al área
seleccionada, en la imagen 9 sería el área ECONOMATO.

Imagen 10.

Explicación de cada funcionalidad:

a) Lista desplegable de listas, se usa para seleccionar una lista y de esta manera el
sistema cargará toda la información relacionada a ésta (dirección de entrega, receptor,
observaciones, artículos) (ver imagen 10).
b) Botón Crear Lista, sirve para crear nuevas listas, cada vez que se cree una lista el
sistema la asociará ésta al área que se encuentre seleccionada (ver imagen 11).
c) Gestión de Listas, sirve para eliminar o modificar las listas previamente creadas (ver
imagen 12).
d) Botón Actualizar, sirve únicamente cuando se ha seleccionado una lista y toda su
información ha sido cargada por el sistema, seguidamente se realizan cambios en las
cantidades de los artículos de la lista.
e) Botón Agregar a Carrito, sirve para transferir los artículos de una lista previamente
seleccionada al carrito, de esta manera se puede usar las listas como plantillas para
realizar pedidos.
f) Botón Comprar, sirve para realizar un pedido directamente desde el módulo de Mis
Listas, el pedido se efectuará en base a los artículos de la lista seleccionada.

Al seleccionar una lista el sistema cargará toda la información concerniente a ésta.

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o Formulario de creación de lista.

Imagen 11.

o Formulario de gestión de listas, en este formulario el usuario podrá buscar la lista que
desee usando la herramienta de búsqueda si en caso tenga muchas listas,
adicionalmente puede eliminar listas permanentemente y actualizar datos de cada lista.

Imagen 12.
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2.6 Mis Pedidos

Este módulo permite que el usuario activo pueda consultar el estado de todos sus
pedidos realizados a la fecha.
De esta manera, el usuario podrá hacer un seguimiento de sus pedidos, los
cuales indicaran los siguientes posibles estados:

a) Eliminado: pedido borrado del sistema, el jefe de área o comprador

principal son los responsables de eliminar pedidos.
b) Desaprobado: pedido no autorizado, después de ser desaprobado el
Comprador Principal o Jefe de área puede aprobarlo si cambia de parecer.
c) Pre-aprobado: pedido autorizado por el comprador principal o jefe de
área pero cuyo presupuesto ha sido excedido, y en espera de aprobación
final.
d) Pre-Aprobado (JA) - Por Aprobar (CP): pedido autorizado por el Jefe
de Área, pero en espera de aprobación máxima, es decir del comprador
principal.
e) Por Aprobar (JA): pedido pendiente de autorización por parte del Jefe de
Área.
f) Pre-Aprobado (CP) - Por Aprobar (CP): pedido pendiente de
autorización por parte del Comprador Principal.
g) Aprobado: pedido aprobado que genera automáticamente orden de
despacho.
h) Entregado parcial: cuando el pedido aprobado ha sido entregado
parcialmente.
i) Entregado Total: cuando el pedido está entregado en su totalidad.
j) Cerrado: cuando el pedido por entregar o entregado parcialmente ha sido
cancelado por el usuario, reconociendo lo entregado hasta ese momento o
no desee se atienda el pedido.
k) En revisión: cuando se solicita que un pedido aprobado sea retornado al
sistema web con el estado 'en revisión", de tal manera que el usuario
pueda modificar las cantidades solicitadas.
l) Banderitas verdes: significan que el pedido se aprobó sin modificación.
m) Banderitas amarillas: significa que el pedido se aprobó previa
modificación del Jefe de Área.
n) Banderitas rojas: significa que el pedido se aprobó previa modificación
del Comprador Principal.
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Imagen 13.

Explicación de cada funcionalidad:

a) Herramienta de búsqueda, sirve para realizar búsquedas rápidamente en “Mis

Pedidos”, debe especificar el texto o parte de éste para hacer la búsqueda más genérica.
b) Lista desplegable de páginas, sirve para desplazarse de una página a otra.
c) Número de pedido, al hacer click sobre este enlace abrirá una ventana con la
información del pedido y su detalle (ver imagen 14).
d) Banderita, muestra los estados de las modificaciones del pedido.
e) Enlaces de paginado inferior, sirve para desplazarse de una página a otra.
f) Botón de exportación a Excel, exporta a un cuadro de Excel la información
concerniente a Mis Pedidos.
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o Detalle Pedido Web.

Imagen 14.

2.9 Reportes

Este módulo permite visualizar reportes de pedidos entregados según el rango de fechas
que desee y únicamente del área o centro de costo al que pertenece.

a) Reportes por Pedidos

Permite visualizar información de todos los pedidos efectuados en la fecha seleccionada,
permitiendo ordenarlos por centro de costo, fecha de pedido, Usuario y fecha de
facturación.

Explicación de cada funcionalidad:

a) Fecha de inicio, fecha de inicio desde donde tomará en cuenta el reporte.

b) Fecha de fin, fecha de fin hasta donde tomará en cuenta el reporte.
c) Herramienta de búsqueda, sirve para realizar búsquedas rápidamente de “reporte
por pedidos”, debe especificar el texto o parte de éste para hacer la búsqueda más
genérica.
d) Número de pedido, al hacer click sobre este enlace abrirá una ventana con la
información del pedido y su detalle (ver imagen 14).
e) Botón Exportar a Excel, exporta a un cuadro de Excel la información concerniente al
reporte.
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Imagen 15.

b) Reportes Anual x Mes

En este reporte consolida sus compras ordenadas mes por mes disgregado por áreas
en el año determinado que seleccione el usuario.

Explicación de cada funcionalidad:

a) Fecha de inicio, fecha de inicio desde donde tomará en cuenta el reporte.

b) Fecha de fin, fecha de fin hasta donde tomará en cuenta el reporte.
c) Lista desplegable de rubros, por defecto el sistema selecciona “TODOS LOS
RUBROS”, sí el usuario desea filtrar por algún rubro específico deberá seleccionar
uno de ellos.
d) Lista desplegable de categorías, por defecto el sistema selecciona “TODAS LAS
CATEGORÍAS”, sí el usuario desea filtrar por alguna categoría específica deberá
seleccionar una de ellas.
e) Lista desplegable de artículos, por defecto el sistema selecciona “SELECCIONAR
ARTÍCULO”, lo que hace que tome en cuenta todos los artículos, si el usuario desea
filtrar por algún artículo deberá seleccionar uno de ellos.
f) Enlace Reporte Anual x Mes Detallado, al hacer click el sistema abrirá una
ventana con la información del “Reporte Anual por Mes Detallado”, lo que mostrará
el consumo de artículos del área o las áreas en ese determinado momento (ver
imagen 29).
g) Botón Exportar a Excel, exporta a un cuadro de Excel la información concerniente
al reporte.
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Imagen 16.

Imagen 17.

c) Reportes Anual x Mes Detallado

En este reporte consolida sus compras ordenadas mes por mes disgregado, que
pueden ser mostradas de las siguientes maneras:
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-Por rubros, muestra el consumo mes a mes de los rubros (ver imagen 31).
-Por categorías, muestra el consumo mes a mes de las categorías (ver imagen 32).
-Por artículo, muestra el consumo al mínimo detalle (artículo), mes a mes donde se
especifica cuanto en monto y cantidad se compró cada mes de determinado artículo
(ver imagen 33).

Explicación de cada funcionalidad:

a) Lista desplegable de grupos, por defecto el sistema selecciona “TODAS LAS

ÁREAS”, lo que origina que el reporte involucre a todas las áreas del cliente.
b) Lista desplegable de áreas, por defecto el sistema selecciona “TODAS LAS
ÁREAS”, lo que origina que el reporte involucre a todas las áreas del cliente.
c) Lista desplegable de años, se usa para seleccionar un año el cual el sistema
tomará como período para obtener la información.
d) Lista desplegable de rubros, por defecto el sistema selecciona “TODOS LOS
RUBROS”, lo que origina que el reporte se base únicamente en los rubros (ver
imagen 31).
Sí el usuario desea filtrar por algún rubro específico deberá seleccionar uno de ellos
lo que origina que el reporte se base en todas las categorías que pertenecen al
rubro seleccionado, en este caso el reporte se basa en las categorías (ver imagen
32), adicionalmente también se tiene la opción de “Ver Detalle Art.” lo que origina
que el reporte se genere al mínimo detalle (artículos) lo que mostrará el artículo,
unidad, consumo tanto en monto como en cantidad de todos los meses (ver imagen
33).
e) Lista desplegable de categorías, por defecto el sistema selecciona “TODAS LAS
CATEGORÍAS”, sí el usuario desea filtrar por alguna categoría específica deberá
seleccionar una de ellas.
Sí el usuario selecciona un rubro, y alguna categoría específica el reporte se
generará al mínimo detalle (artículos).
Si el usuario selecciona un rubro, y selecciona en la lista desplegable de categorías
la opción “VER DETALLE ART.”, el reporte se generará al mínimo detalle de todos
los artículos que pertenezcan a ese rubro seleccionado.
Si el usuario selecciona un rubro y seguidamente selecciona la opción “TODOS” de la
lista desplegable de categorías el reporte se generará en base a las categorías (ver
imagen 32).
f) Lista desplegable de artículos, por defecto el sistema selecciona “SELECCIONAR
ARTÍCULO”, lo que hace que tome en cuenta todos los artículos, si el usuario desea
filtrar por algún artículo deberá seleccionar uno de ellos.
g) Botón Exportar a Excel, exporta a un cuadro de Excel la información concerniente
al reporte.
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Imagen 18.

o Reporte en base a rubros.

Imagen 19.
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-Reporte Anual x Mes Detallado en base a categorías.

Imagen 20.

-Reporte Anual x Mes Detallado al mínimo nivel (artículos).

Imagen 21.
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MUY /MPORTANTE: Se debe tener en cuenta que una vez que se haya ingresado al
sistema web, con su usuario y password, esta no se puede mantener más de 1 hora en
desuso, ya que se desactivara automáticamente por seguridad, sin permitirle realizar
ninguna acción.

Para cualquier consulta adicional contactarse al teléfono 625-7000 o al correo electrónico:

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