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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
1. INTRODUCCIÓN
Para realizar una buena producción textual debemos aplicar los principios de claridad, integridad,
brevedad, cordialidad y coherencia que rigen la redacción y que nos permitirán desarrollar con buena
estructura, estilo y coherencia los documentos escritos que realicen tanto en medio físico como
electrónico.
Cuando elaboramos un documento debemos realizarlo de manera que proyecte legibilidad, comprensión
y documente de manera exacta lo que queremos decir en él, es por eso la importancia de conjugar la
redacción con la digitación y la transcripción de los documentos producidos, por tal razón el buen uso de
los signos de puntuación, con sus normas derivadas de la ortografía, son indispensables para que la
redacción sea impecable y comprensible, que no genere ambigüedad en los significados, ya que la
esencia de un mensaje se puede perder por una coma colocada indebidamente o por un acento
inadecuado.
Con el desarrollo de sus competencias del componente social, va a coadyuvar y profundizar sobre la
protección del medio ambiente, el desarrollo del ser, la protección personal en el desarrollo de sus
prácticas técnicas dando gran importancia a la preservación y conservación de la vida.
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En el recibo y despacho de documentos son muchas las responsabilidades que nos atañen y en ciertos momentos
sebe tomar decisiones. Con la ayuda de sus compañeros, resuelve la siguiente situación.
Pablo el auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera en que lo tratan
los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su labor diaria por lo distraído,
desordenado e irresponsable, se le pierden documentos con cierta frecuencia, no registra oportunamente la
correspondencia la envía erróneamente sin radicarlos y como s fuera poco, le encanta estar generando mal ambiente
en el entorno laboral.
PREGUNTAS.
1. Apropiar concepto, normas, equipos y procedimientos utilizados en l manejo de los documentos empresariales
de acuerdo con políticas vigente.
2. Realizar visita empresarial para identificar equipos, medios o formatos, procedimientos, ventajas y desventajas
en el manejo de los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas y protocolos establecidos.
3. Realizar visita a empresa líder en los servicios de mensajería y envíos para determinar si esta cumple con los
reglamentos y protocolos establecidos en l normas vigentes.
Sub actividades:
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594 de 2000, acuerdo 060 de 2001, ley 1369 de 2009. Realice una lectura y responda el taller diseñad (anexo 3
de la guía).
2. Con el equipo conformado en el número anterior, seleccionar una empresa pública líder en procesos
archivísticos; realice una visita empresarial donde se identifiquen los equipos, medios o formatos, los
procedimientos que se utilizan en el recibo y despacho de documentos. Observe el manejo del software
especializado que utilizan y los datos registrados.
Averigüe las ventajas y desventajas que se tienen aplicando el control de los documentos, tal como lo
establecen las normas. Presente un informe de su visita para ser socializado con los demás grupos de trabajo.
3. Con el grupo que tiene conformado, haga una visita a una empresa líder en los servicios de mensajería y envíos
de su ciudad. Averigüe los servicios que presta, requisitos, tarifas y procedimientos establecidos para los
envíos; determine si la empresa cumple con los reglamentos y protocolos establecidos en las normas vigentes.
Presente una síntesis y confróntalo con los demás compañeros.
Sub actividades:
1. Con su grupo de trabajo visualice en el anexo 4 de la guía, una variedad de planillas y formatos para
radicación, registro de correspondencia recibida y enviada, relación de préstamos de documentos, registro
para entrega directa en las entidades, ficha de afuera para préstamo de documentos, los cuales debe
mejorar de acuerdo con lo establecido en las normas consultadas y de los aspectos claves de las visitas
realizadas a las empresas. Presentar formatos mejorados.
2. Con los formatos mejorados y con la orientación del docente realice un ejercicio de simulación. Por grupos
de trabajo de 5 personas , conforme una empresa, asigne un nombre y designe los roles de cada
integrante, incluyendo la unidad de correspondencia. Intercambie comunicaciones y diligencie los
formatos mejorados en el numeral anterior, como mónimo cinco registros. Entréguelo a su docente para
se valorados.
1. Analizar en sus grupos de trabajo, los efectos generales para la empresa y los clientes, el manejo
documental inapropiado por parte de los funcionarios que no cumplen su labor como establecen las
normas y procedimientos.
2. Realice un comentario máximo una hoja y socialice con sus compañeros.
Diseñador para la empresa donde se desarrolla el proyecto formativo el plan de acción a seguir en el control de las
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comunicaciones empresariales de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Entregar el plan al docente.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso
natural por la persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados espetando orden
para servir de testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contiene.
Distribución de documentos: Actividad tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sus destinatarios.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibió o de
envío, con el propósito de oficializar a sus trámites y cumplir cn los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes, instituciones o personas naturales.
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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Los archivos y las nuevas tecnologías, Ministerio de Cultura, Archivo General de la Nación, ed.2001
www.archivogeneral.gov.co
www.google.com
María Nidia Gutiérrez Gómez, Docente líder de Asistencia Administrativa, Col Rosario Neira, febrero 12 de
2014
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NEXO 1
REFLEXION INICIA
ANÁLISIS DE SITUACIÓN
Pablo el auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera en
que lo tratan los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su labor diaria
por lo distraído, desordenado e irresponsable, se le pierden documentos con cierta frecuencia, no registra
oportunamente la correspondencia la envía erróneamente sin radicarlos y como s fuera poco, le encanta
estar generando mal ambiente en el entorno laboral.
PREGUNTAS.
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ANEXO 2
MATRIZ SQA
Apreciado aprendiz teniendo en cuenta el trabajo planeado es importante que diligencie el siguiente
formato, el cual permite medir el conocimiento que tiene sobre el tema y lo que necesita reforzar.
ASPECTO S Q A
TEMA
Procedimiento utilizado
en el recibo de las
comunicaciones
oficiales.
Procedimiento utilizado
en el despacho de
documentos.
Tecnologías utilizadas
en el control de recibo
y despacho de
documentos
ANEXO 3
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TALLER
Respetado aprendiz, con relación a la actividad del proyecto formato y en especial la actividades de aprendizaje para
INFORMACIÓN GENERAL
Actividad Recibo y despacho de Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APLICACIÓN:
PROGRAMA DE FORMACIÓN:
ID:
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
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PROCEDIMIENTO
PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS.
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13. De acuerdo con la siguiente tabla modelo, realice un paso a paso en el procedimiento de recibo de
documentos y otro para el despacho de documentos, según los parámetros establecidos en la normatividad
vigente. Explicando detalladamente lo que se en cada actividad, quién es el responsable de la misma y que
registro o soporte queda del desarrollo de esta.
14. Consulte la Ley 1369 de 2009 la cual reglamenta los servicios postales, haga un análisis en forma crítica y
constructiva, realice una síntesis mediante esquema (cuadro sinóptico, diagramas de árbol, mapas
conceptuales u otros) en el cual se haga participativo este conocimiento en cuanto a: servicios postales,
envíos de correspondencia y otros objetos postales, red oficial, servicios de correo, servicios especiales y
financieros de correo, servicios de mensajería especializada, garantías de los postales, auxilio y protección al
servicio postal, competencia del Ministerio de Comunicaciones , de las concesiones y licencias, cánones y
tarifas, responsabilidades, derechos de los usuarios del servicio postal, control y vigilacia, sanciones,
disposiciones varias, entre otros.
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ANEXO 4
FORMATOS Y PLANILLAS DE DOCUMENTOS
VERSIÓN: 0.0
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
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Mes:
______________________ Año: __________
Original: Correspondencia
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Original: Correspondencia
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