(Idee) Bijlage6 Diva Procesbeschrijvingen Dienstverlening 2005

FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING
INHOUD
HOOFDSTUK 1 Algemeen Pagina
o Leeswijzer 2
o Verklaring symbolen in stroomschema’s 3
HOOFDSTUK 2 De Organisatie
o Overzicht primair proces 4

o Visie op procesmanagement 6
HOOFDSTUK 3 Procesbeschrijvingen dienstverlening
Inlichtingen
o Inschrijven bezoekers 8
o Verstrekken mondelinge inlichtingen 10
o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost 13
Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties

o Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties 17
o Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en collecties 20
o Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken en collecties 24
o Bestellen (kopieën, (fotografische reproducties) 27
Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief

o Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal
en museale voorwerpen 33
o Uitlenen dossiers uit het secretariaatarchief,
zowel aan ambtenaren als aan bezoekers in de studiezaal 38
Presentatie en uitlenen door ter beschikking stellen

o Verzorgen tentoonstellingen 43
Maart 2005 1
HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN
Leeswijzer
Voor u ligt een handleiding met een aantal voorbeelden van procesbeschrijvingen voor de
dienstverlening door archiefinstellingen. Deze handleiding is een hulpmiddel waarmee u in
staat wordt gesteld om uw eigen processen uit de dienstverlening te beschrijven. Daarbij
kunnen de verschillende voorbeelden (formats) gebruikt worden.
Voor het bestuderen van de procesbeschrijvingen vindt u op de volgende bladzijde een
gebruiksaanwijzing waarin een uitleg van de tekens in de stroomdiagrammen wordt
gegeven. Bestudeer eerst deze uitleg voordat u de procesbeschrijvingen gaat bekijken.
Om vervolgens de stroomdiagrammen te kunnen bewerken dient u in het bezit te zijn van het
Flow Charter programma. Gedurende 30 dagen kunt u gratis gebruik maken van de trial
versie van dit softwareprogramma.
Downloaden van het softwareprogramma Flow Charter:

1. Ga naar www.igrafx.com/downloads
2. Download uit de lijst de Flow Charter 2005
3. IGRAFX stuurt een e-mail met de activatie trail product code
4. Zoek Flow Charter op harde schijf op: C:/IGRAFX/FLOWCHARTER
5. Voer via de installer de code in de Licensing Information Box in
6. Het Flow Charter scherm verschijnt waarin de formats ingeplakt en bewerkt kunnen
worden.
Voor nadere informatie over het bewerken van de stroomdiagrammen met Flow Charter kunt
u Bernadette van Pampus bellen of mailen: telefoon 020 4230887, e-mailadres
b.van.pampus@hetnet.nl
Gebruiksaanwijzing formats
De formats dienen ervoor om het denkproces bij de beschrijving van de processen op gang
te helpen. Geen enkel proces is hetzelfde in de diverse archiefinstellingen. Daarom kunnen
deze formats niet één op één worden overgenomen maar wel met een aanpassing aan de
eigen situatie worden gebruikt.
Aanbevolen wordt om de processen eerst zelf in kaart te brengen alvorens de formats te

hanteren.
Bij de beschrijving van processen kan de moderatiemethode, een visuele
communicatietechniek, worden ingezet. Met deze methode kunnen de hoofd- en
deelprocessen, primaire en ondersteunende processen in kaart worden gebracht.
Zo werkt de moderatiemethode
Het proces wordt met behulp van de methode overzichtelijk gestructureerd. De
moderatiemethode brengt die structuur aan door de stappen uit een proces te visualiseren.
Voor het draagvlak is het belangrijk dat alle deelnemers aan een werkproces aan een
moderatiesessie meedoen. Als eerste stap wordt het begin- en eindpunt van het betreffende
bedrijfsproces vastgesteld. Vervolgens schrijven de deelnemers, daartoe uitgenodigd door
de moderator (sessiebegeleider) iedere stap uit het bedrijfsproces op een kaartje. Deze
komen voor ieder duidelijk zichtbaar op het bord te hangen. Gezamenlijk komen de
deelnemers tot een gewenste beschrijving van het proces.
De moderatiemethode betrekt alle deelnemers bij het overleg, laat ieders bijdrage aan bod
komen en maakt allen verantwoordelijk voor de uitkomst. Het communicatieproces in de
groep verloopt grotendeels individueel en schriftelijk.
Maart 2005 2
De eenvoudige maar zeer effectieve visuele hulpmiddelen, kaartjes en een flip-over, maken
het communicatieproces transparant en reduceren verbale inbreng tot een minimum.
Omdat de resultaten visueel worden weergegeven creëert het in kaart brengen van het
proces inzicht bij de deelnemers. Hierbij wordt bereikt dat de deelnemers samen hun
processen in kaart brengen en dat ze het gevoel krijgen zelf het proces “bedacht” te hebben.
Op deze wijze honoreert de moderatiemethode ieders inbreng, legt verbanden en geeft stap
voor stap inzicht in de voortgang. Belangrijk ervaringsgegeven is dat de methodiek zelf
aanzet tot het handhaven van de spelregels. Ieder voelt zich verantwoordelijk voor het
bereiken van vooraf bepaalde doelstelling. Oeverloze discussies krijgen geen kans en de
schrijfblokken kunnen dicht blijven.
Maart 2005 3
Verklaring van de symbolen in de stroomschema’s
begin- en eindsignaal van een proces
bepaalde actie/activiteit
controle, waar een beslissing uitkomt
keuze/beslissing
digitaal opgeslagen data & gegevens
een (niet-gedigitaliseerd) document/bestand/map
connector
Maart 2005 4
HOOFDSTUK 2: DE ORGANISATIE
Overzicht primair processen (hoofdprocessen)

Een hoofdproces of primair proces houdt verband met de kernactiviteit van de organisatie en
is direct gekoppeld aan het product of dienst bestemd voor de externe klant. Het geeft weer
waar de organisatie voor staat, of wat de functie is van de organisatie. Het laat in feite de
missie van de organisatie zien. Een organisatie kan meerdere kernactiviteiten ontplooien.
Het hoofdproces laat zien welke input, in welke (grote) processtappen, wordt omgezet in
output.
Ondersteunende processen
De ondersteunende processen zijn processen die onzichtbaar zijn voor de externe klant,
maar wel essentieel zijn voor het effectief kunnen uitvoeren van het primaire proces en zijn
hieraan ondersteunend.
Managementprocessen
Managementprocessen zijn de processen die de organisatie sturen (beleidscyclus, planning
en control). Ze bevatten de activiteiten van managers ter ondersteuning en aansturing van
de primaire en ondersteunende processen.
In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van het hoofdproces van archiefinstelling.
Vanuit het hoofdproces kunnen vervolgens de werkprocessen afgeleidt worden en van
daaruit eventuele werkinstructies.
Meting, analyse en verbetering
Klant Verwerven archieven en collecties Dienst
Klant Beheren archieven en collecties Dienst
Klant Dienstverlening en ter beschikking stellen Dienst
Managementprocessen & Ondersteunende processen
De hoofdprocessen van een archiefinstelling:

1. Verwerven archieven, archiefstukken en collecties
2. Beheren archieven, archiefstukken en collecties
3. Dienstverlening en ter beschikking stellen
Maart 2005 5
Vanuit het hoofdproces dienstverlening en ter beschikking stellen de deelprocessen

(werkprocessen) identificeren
Hoofdproces
Dienstverlening en ter beschikking stellen
Deelprocessen
Verstrekken Aanvragen Verzoek om Presentatie

inlichtingen bruikleen en uitlenen
Verstrekken inlichtingen
o Inschrijven bezoekers
o Introductie
o Verstrekken mondelinge inlichtingen
o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost
Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties

o Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties
o Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en collecties
o Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken en collecties
o Bestellen (kopieën, (fotografische reproducties)
Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief

o Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen
o Uitlenen dossiers uit het secretariaatarchief, zowel aan ambtenaren als aan
bezoekers in de studiezaal
Presentatie en uitleen door ter beschikking stellen

o Verzorgen evenementen en tentoonstellingen
o Verzorgen publicaties
Maart 2005 6
Het bepalen van een visie op procesmanagement

Alvorens te starten met het introduceren van procesmanagement, zal het archief een visie op
procesmanagement moeten verwoorden. Het bepalen van de visie is niets anders dan
bepalen wat het archief precies wil weten van een proces. Het gaat om een antwoord op de
vraag waarom binnen het archief met processen gewerkt gaat worden: om te uniformeren en
meer greep te krijgen op de organisatie? Om de klantgerichtheid te verhogen? Om meer
flexibiliteit in te bouwen? Wat wil de organisatie ermee bereiken op de korte- en lange
termijn? En wat is de relatie met de algemene strategie, of de visie die de organisatie heeft
op de toekomst?
Het ene bedrijf legt zijn administratieve processen, protocollen of werkvoorschriften vast en
wil deze vooral beheersen. Andere bedrijven herontwerpen één of twee processen, terwijl
het volgende performance indicators ontwikkelt en deze probeert te verbinden met het
dagelijkse werk op de afdelingen. Weer anderen bouwen een kwaliteitsmanagementsysteem
dat aan de ISO norm voldoet. Wat ook het doel is, het heeft gevolgen voor de manier waarop
de verschillende aspecten van procesmanagement worden toegepast.
Wat er door het archief bereikt zal moeten worden met het vastleggen van processen moet
door het archief geformuleerd en vastgelegd worden alvorens een traject in te gaan.
Beheersing van documentatie en kwaliteitsregistraties

Nadat de processen zijn beschreven is het van belang vast te leggen hoe om te gaan met
het onderhoud en het beheer van de beschrijvingen en de bijbehorende formulieren en
documentatie. Allerlei documenten en formulieren leveren ondersteuning bij de uitvoering
van processen. Voor effectieve ondersteuning moeten documenten worden beheerst. Het is
daarom van belang om de verantwoordelijkheid voor het onderhoud vast te leggen en ook
hoe wijzigingen in het proces en dus in de procesbeschrijving worden doorgevoerd en
gecommuniceerd.
Aan te bevelen is om proceseigenaren aan te wijzen die verantwoordelijkheid zijn voor het
up-to-date houden van de procesbeschrijving. De proceseigenaar is een medewerker die in
het proces werkt en de verantwoordelijkheid voor het proces draagt. Hij/zij voert metingen
uit, verzamelt feedback over het proces en rapporteert hierover aan het management of aan
de kwaliteitsmanager en aan zijn collega’s.
Procesdoel
Aanbevolen wordt om bij de procesbeschrijving een procesdoel te noemen, pas dan kan een
proces op zijn effectiviteit worden getoetst. Het doel van het proces geeft aan waarom dit
proces er is en drukt de toegevoegde waarde van het proces uit.
Interne communicatie
Procesgericht werken heeft alleen draagvlak wanneer het voldoende begrepen en gedragen
wordt door alle medewerkers, het is daarom van essentieel belang dat alle betrokkenen niet
alleen goed geïnformeerd zijn, maar zich ook nauw betrokken voelen bij het beschrijven en
onderhouden van de processen.
Interne auditing
Het toetsen van processen wordt auditing genoemd. Elke toetsing betreft de doorlichting van
een proces op de beschreven proceskenmerken. De audit is een beoordeling van de mate
waarin de actuele werkwijze in de organisatie overeenkomt met de afgesproken en
vastgelegde werkwijze in procesbeschrijvingen, procedures en instructies. Behalve voor dit
doel wordt de audit ook vaak gebruikt voor het bepalen of processen en procedures wel
doeltreffend zijn, aan een aantal kwaliteitsaspecten (normen/criteria) voldoen, en bijdragen
aan de doelstellingen van de organisatie.
Maart 2005 7
HOOFDSTUK 3: PROCESBESCHRIJVINGEN dienstverlening
Met een procesbeschrijving wordt bedoeld het vastgelegde proces. Het format is de manier
waarop het proces is vastgelegd, het bepaalt welke aspecten van het proces worden
vastgelegd en hoe ze worden vastgelegd. Het format kan vervolgens bepalend zijn voor wat
er gedaan kan worden met de processen en wat ermee bereikt kan worden en bepaalt in
sterke mate wat er nu en straks bereikt kan worden met de procesbeschrijvingen.Dit is
bepalend voor het draagvlak, de herkenbaarheid en de toegankelijkheid.
Aan te raden valt om te kiezen voor een breed format gericht op het bewustzijn van
procesmanagement. Een breed format nodigt uit tot nadenken, het stelt vragen aan het
proces die direct verwijzen naar de effectiviteit en efficiency. Het haalt de dynamiek van
processen naar voren. Een dergelijk format dwingt medewerkers precies aan te geven hoe
het proces in elkaar steekt.
Wat staat er zoal in een proces?
• Titel: geeft in enkele woorden aan waar het proces over gaat en moet door het
procesverloop gedekt worden, oftewel het procesverloop moet de titel waarmaken.
• Begin en eindpunt: dit is van belang omdat hier de interfaces met andere processen
wordt besproken en vastgelegd. Als er een gat tussen twee processen zit duidt dat
vaak op een samenwerkingsprobleem.
• Doel: geeft aan waarom het proces er is, waar leiden de werkzaamheden toe, wat
men met het proces wil bereiken, is resultaatgericht en drukt de toegevoegde waarde
van het proces uit.
• Procesverloop: hierin wordt helder via welke stappen het proces zich voltrekt, laat de
kritische stappen zien die essentieel zijn om het proces met succes te kunnen
uitvoeren.
• Uitvoerders en verantwoordelijken: welke functionaris voert de processtappen uit,
welke functionaris is verantwoordelijk voor controles en beslissingsmomenten.
• Proceseigenaar: de medewerker die in het proces werkt en de verantwoordelijkheid
voor het proces draagt, voert metingen uit, verzamelt feedback over het proces en
rapporteert hierover aan het management of aan de kwaliteitsmanager en aan zijn
collega’s.
• De klant: degene die direct aan het einde van het proces de output ontvangt.
• Leverancier: de afdeling of externe organisatie die de input voor het proces levert, de
aan te leveren benodigdheden om het proces te kunnen doen plaatsvinden.
• Controle en meetmomenten.
• Referenties: de verwijzingen naar andere processen, naar formulieren en
documenten die binnen het proces worden gebruikt of naar wetgeving of externe
normen etc.
• Prestatie indicator: een meetbare grootheid die informatie geeft over het functioneren
van een bepaald proces en de mate waarin gestelde doelen worden bereikt.
Maart 2005 8
Titel: Inschrijven bezoekers

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het inschrijven en registreren van alle bezoekers zodanig dat dagelijks bijgehouden kan
worden hoeveel en welke bezoekers het archief bezoeken.
Toepassing
De procedure is van toepassing op de receptie van het archief, daar waar alle bezoekers
zich melden bij binnenkomst.
Definities
Proceseigenaar
Receptionist
Gebruikte formulieren en hulpmiddelen

Reglement en/of huisregels
Handleiding fotoapparaat
Geïnitieerd door: datum:

Naam procedure eigenaar
Beoordeeld door: datum:

Naam kwaliteitsmanager
Bekrachtigd door: datum:

Naam Directeur archiefinstelling
Maart 2005 9
Begin
1.
Ontvangen
1. Receptionist
bezoeker
- ontvangt bezoeker
2.
2. Receptionist
Eerste - voert naam en geboortedatum van de bezoeker
Registreren bezoek? in de computer in, indien het om een eerste
bezoek gaat of indien de bezoeker niet over een
archiefpas beschikt
nee
Bezoekers
bestand
3. 3. Receptionist
- overhandigt bezoeker de dagpas en wijst
Dagpas bezoeker erop dat deze bij een volgend bezoek
overhandigen wederom gebruikt kan worden
4. nee
4. Receptionist
Invoeren - voert de legitimatiegegevens van de bezoeker
legitimatie Archiefpas
in, indien deze om een archiefpas vraagt
gegevens houder?
- indien bezoeker reeds over een archiefpas
beschikt scant hij/zij deze
4. ja
5.
5. Receptionist
- maakt foto van de aanvrager, foto wordt
Foto Scannen vervolgens op de archiefpas bevestigd
maken archiefpas
6. 6. Receptionist
- overhandigt bezoeker de archiefpas en licht
Overhandigen de bezoeker in over de mogelijkheden van de pas
archiefpas
Reglement?
nee
7. 7. Receptionist
- overhandigt bezoeker het reglement en/of
huisregels indien bezoeker nog niet over een
Overhandigen reglement en/of huisregels beschikt
reglement
Einde
Maart 2005 10
Titel: Verstrekken mondelinge inlichtingen

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het behandelen van mondelinge verzoeken zodanig dat enerzijds aan de verwachting van
de aanvrager wordt voldaan en anderzijds de afwerking van een lichtingenverzoek
gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid van de uitvoering voor de organisatie
gewaarborgd is.
Toepassing
Definities
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal

Telefoonnotitie
Formulier gespreksnotitie
Lijst collega’s en hun deskundigheid


Maart 2005 11
Maart 2005 12
Begin
1. 1. Receptionist
- neemt de mondelinge aanvraag van klant in
Aanvraag in ontvangst
ontvangst
nemen
2. 2. Receptioniste
ja
- beslist of de vraag direct beantwoord kan
Direct worden
Beantwoorden antwoord? - zo ja, dan betekent dit het einde van de
procedure
nee
Einde
3.
3. Receptionist
ja - verwijst door naar een andere instelling indien
Andere vraag niet door hem/haar beantwoord kan worden
Doorverwijzen instelling? en ook niet door een collega binnen het archief
nee
Einde
4. 4. Receptionist
- verwijst binnen archief door indien de vraag
Lijst collega's niet direct hem/haar kan worden beantwoord,
en Doorverwijzen maar wel door het archief eventueel aan de
deskundigheid binnen archief hand van de lijst collega's en deskundigheid
5. 5. Receptionist
- maakt een( tefoon)notitie indien het om een
Maken telefonisch contact gaat en bij doorverbinden de
notitie nee Bereikbaar? de dienstdoende studiezaalambtenaar
onbereikaar is of indien studiezaalambtenaar niet
beschikbaar is
6. 6. Receptionist
- registreert bezoeker (zie proces inschrijven
Notitie bezoekers) bij doorverwijzing naar studiezaal
Bezoek
registeren
7. 7. Dienstdoende studiezaalambtenaar
- geeft klant uitleg
Einde Uitleg geven
Maart 2005 13
8.
8. Dienstdoende studiezaalambtenaar
nee
- stelt vast of de vraag direct te beantwoorden
Toezeggen tel. Direct is of zegt toe dat er telefonisch of schrifelijk
of schriftelijk te beantwoorden? zal worden gereageerd
reageren
- noteert toezegging in logboek
Notitie
- stelt samen met klant vast of er nader
onderzoek gepleegd moet worden
Nader
onderzoek?
10.
Verzoek - stelt vast of de klant het onderzoek zelf wilt doen
ontvangen nee Zelf doen? - zo niet, dan wordt klant verzocht zijn verzoek
schriftelijk in te dienen.
Verzoek

- stelt naar aanleiding van een schriftelijk verzoek
Opstellen en Prijslijst een prijsopgave op, die binnen tien dagen na
versturen ontvangst verzoek wordt verzonden aan verzoeker
prijsopgave - zie voor verdere afhandeling proces
schriftelijk verzoek om info
Prijsopgave

- begeleidt bezoeker bij zijn onderzoek
Begeleiden - raadpleegt eventueel collega
bezoeker
Einde
Maart 2005 14
Titel: Verstrekken schriftelijke inlichtingen (email en post)

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het behandelen van schriftelijk verzoeken om inlichtingen zodanig dat enerzijds aan de
verwachting van de aanvrager, binnen acht dagen wordt voldaan en anderzijds de afwerking
van een inlichtingenverzoek gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid voor de organisatie
gewaarborgd is.
Toepassing
Het proces is van toepassing op het secretariaat en de studiezaal.
Definitie
Leges = tarieven
Proceseigenaar
Hoofd externe dienst

Standaard voortgangsbriefje, standaard legesbrief, tarievenlijst



Maart 2005 15
Maart 2005 16
Verzoek Begin
1. 1. Secretaresse
- neemt inlichtingenverzoek in ontvangst
- stuurt het verzoek door naar hoofd
Doorsturen externe dienst
Verzoek
2. 2. Hoofd externe dienst

- vult voortgangsbriefje in met datum
Voortgangs- binnenkomst en naam behandelaar en
briefje Verdelen delegeert het binnengekomen verzoek
aan de coordinator leeszaal
Voortgangs-
briefje
3. 3. Coordinator leeszaal
- controleert of de aanvrager op
de hoogte is van de tarieven en vult dit
Contact Op de
nee in op het voortgangsbriefje. Indien aanvrager
opnemen hoogte?
niet op de hoogte is wordt er contact opgenomen
met de aanvrager. Indien deze alsnog accoord
gaat wordt de procedure voortgezet, anders
einde van de procedure
Akkoord? ja
nee 4. 4. Studiezaalmedewerker
- doet onderzoek, aan de hand van het
Onderzoek verzoek, en schrijft conceptantwoord
Einde doen en - vult het voortgangsbrief je met de
opstellen arbeidstijd
antwoord - vult de bestandsnaam van het concept
antwoord op de PC in
Concept
antwoord
Voortgangs
briefje
Maart 2005 17
5. 5. Coordinator leeszaal
- controleert het concept antwoord op
Controle begrijpelijk geformuleerd en leesbaar
concept
6. 6. Studiezaalmedewerker
- past het concept antwoord eventueel aan
- parafeert na de controle het voortgangsbriefje
Aanpassen Oke?
Geparafeerd
voortgangs
briefje
7. 7. Hoofd externe dienstverlening

- controleert het concept antwoord op
2e Controle
Tarievenlijst juistheid, compleetheid en duidelijkheid
concept +
- controleert het voortgangsbriefje op juistheid
leges
leges, aan de hand van de tarievenljistt
8.
8. Studiezaalmedewerker
Oke? - past het concept antwoord eventueel aan
Aanpassen
nee
Concept
antwoord
9. 9. Secretaresse
- typt het concept antwoord uit op briefpapier
Uittypen van het archief
concept
Definitief
antwoord
10.
10. Secretaresse
- boekt het concept antwoord in het bestand
Concept
Bestand
inboeken
Maart 2005 18
11. 11. Secretaresse

- stelt legesbrief op aan de hand van de
tarievenlijst
Tarievenlijst Opstellen
legesbrief
legesbrief
12. 12. Hoofd externe dienst7

- controleert de concept legesbrief op
compleetheid en juistheid
Controleren
13.
13. Secretaresse
- past eventueel de legesbrief aan voordat
Aanpassen nee Oke? deze ondertekent wordt
14.
14. Hoofd externe dienst
- ondertekent de legesbrief
Ondertekenen
brief

Leges brief
- verstuurt de originele leges brief met het
Verzenden
antwoord met daarin de resultaten van het
Antwoord en noteren
onderzoek
datum
- noteert de datum van afwerking in de
postregistratie en legesverwerking op het
voortgangsbriefje
- noteert haar naam op het voortgangsbriefje
Post
registratie
Voortgangs-
briefje
Verzoek
Voortgangs
briefje
Copie
legesbrief Copie
antwoord

- archiveert het originele verzoek, het
voortgangsbriefje, een copie van de leges-
Map Archiveren brief en een copie in de map
Maart 2005 19
Titel: Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het afhandelen van aanvragen voor inzage en uitlenen van archiefstukken zodanig dat de
juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd aan de aanvrager uitgereikt kunnen worden.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Hoofd Balie

Aanvraagbriefje



Maart 2005 20
Begin
1. 1. Baliemedewerker
- ontvangt de aanvraag van bezoeker
Aanvraag Ontvangen
briefje aanvraag
2.
ja 2. Depotmedewerker
Aanvraag - maakt afdruk van aanvraag via
afdrukken internet? computersysteem
3. 3. Depotmedewerker
- neemt aanvraagbriefje van baliemedewerker
Ontvangen in ontvangst
briefje
Aanvraag
briefje
- kopieert het originele aanvraagbriefje
Kopieeren
Origineel
Kopie
Kopie - haalt met behulp van het aanvraagbriefje
aanvraag Ophalen het origineel uit het depot
briefje origineel - laat kopie van aanvraagbriefje achter op de
plaats waar het origineel hoort te staan
- registreert uitgifte in ABS/Archeion
Registratie - verandert status van 'in depot' naar 'uit depot'.
uitgifte - het originele aanvraagbriefje wordt bij de
originelen gevoegd
ABS/
zie proc. Archeion
kopieeren
- overhandigt origineel aan bezoeker
- indien bezoeker wil kopieeren, zie proces
kopieeren? 2 kopieeren
Uitgeven
Maart 2005 21
Origineel
Origineel
aanvraag
briefje
- neemt het archiefstukk terug in ontvangst
Innemen - krijgt de status 'retour'en wordt als zodanig
origineel geregistreerd in de computer
- krijgt de status 'in bewaarstelling'en wordt
als zodanig geregistreerd in de computer.
ja
ABS/ Bewaar
Archeion stelling?
- legt het archief in de bewaarstelling
In indien dezelfde stukken herhaaldelijk
bewaarstelling ABS/
Archeion geraadpleegd worden.
plaatsen

- legt het archiefstuk klaar voor transport
2 naar het depot
Klaarleggen

Kopie Retourneren - haalt het archiefstuk op achter de balie
aanvraag naar depot, - zet het stuk op de originele plaats in het
briefje fysiek depot
terugzetten - vernietigd het kopie aanvraagbriefje
Origineel
- verandert in de computer de status van
Afscannen 'uit depot' in 'in depot'
Originele
aanvraag
briefje

Map Archiveren - archiveert het originele aanvraagbriefje
Aanvraag aanvraag in map Aanvraagbriefjes
briefjes briefje
Einde
Maart 2005 22
Titel: Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en

collecties
Nummer:
Versie datum:
Doel
Het ontlenen van ontheffing voor inzage van niet openbare archiefstukken zodanig dat de
juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd en volgens regelgeving aan de aanvrager
uitgereikt kunnen worden.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Archivaris

Overzicht archieven
Standaardverklaring


Maart 2005 23
Maart 2005 24
Begin
1. 1. Archivaris
- ontvangt verzoek voor ontheffing/inzage
Verzoek Ontvangen in niet-openbaar archief
verzoek
Verzoek
2.
2. Archivaris
Bepalen wie - stelt aan de hand van het Archievenoverzicht
Archieven vast wie de ontheffing verleent
ontheffing
overzicht
verleent
3.
3. Archivaris
- stelt bij doorverwijzing een brief op met
ja
Door Door hierin de verwijzing
verwijzen verwijzen?
nee
Einde
4. 4. Archivaris
- stelt vast of er voldoende informatie aanwezig
Verzoeken om Voldoende is: welk archief, welke inventarisatienummers,
nadere info info? doel onderzoek, publicatie, bezoekersnummer,
archiefkaart
- doet verzoek bij aanvrager om nadere informatie
indien de aanwezige informatie onvoldoende is
Nadere
informatie
5. 5. Archivaris
Controleren - controleert openbaarheid aan de hand van
Archieven openbaar het archievenoverzicht
overzicht heid
6. 6. Archivaris
- stelt brief op indien er geen ontheffing verleend
Verzoek afwijzen Ontheffing?
wordt. In de brief wordt melding gedaan van de
de reden van afwijzing
- wijst in de brief op de mogelijkheid van het
aantekenen van bezwaar
Brief
Verzenden
2
Maart 2005 25
7. 7. Archiefmedewerker
- schrijft de ontheffing in in Map Ontheffingen
Map
Ontheffingen Inschrijven
Verklaring en - stelt verklaring op in tweevoud op
brief - ondertekent verklaring in tweevoud
opstellen - stelt begeleidende brief op met hierin instructie
voor onderzoeker
Brief
Verklaring
2x
9. 9. Informatiebalie
- verstuurt de brief en de verklaring
Brief (in tweevoud op)
Verzenden
Verklaring
2x

- ontvangt 1 ondertekende verklaring van
Verklaring aanvrager retour
Ontvangen
Verklaring

- voert getekende verklaring in in ABS/Archeion
(met naam, bezoekersnummer en
Invoeren ontheffingsnummer)
Bestand
Maart 2005 26

- archiveert het originele verzoek, de
1 correspondentie en de ondertekende
Archiveren
verklaring in de Map ontheffingen
Verzoek
Brief
Ondertekend
exemplaar
Afwijzing
Map
ontheffingen
Einde
Maart 2005 27
Titel: Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken

en collecties
Nummer:
Versie datum:
Doel
Het ter beschikking stellen van digitale archieven, archiefstukken en collecties zodanig dat
de juiste stukken op de juiste manier binnen de gestelde tijd digitaal aan aanvrager
aangereikt worden.
Toepassing
Dit proces is van toepassing op de studiezaal, afdeling reproductie en informatievoorziening.
Definitie
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal

Lijst Uitleen CD’s


Maart 2005 28
Begin
1. 1. archiefmedewerker
- ontvangt via het beheerssysteem (ABS/Archeion),
Ontvangen
aanvraag een aanvraagbriefje van een klant voor het
aanvraag
briefje raadplegen van 1 of meer bestanddelen van een
briefje
digitaal archief. Op het aanvraagbriefje worden de
schijf, de directory en het bestand/de bestanden
vermeld, waar de gevraagde bestanddelen zijn
opgeslagen
2. 2. archiefmedewerker
- informeert klant over verdere procedure wanneer
Raad
Informeren het beheerssysteem aangegeven heeft
pleegbaar?
dat archiefbestanddelen niet raadpleegbaar zjin
- wanneer klant een verzoek om ontheffing gaat
indienen volgt de procedure Inzage niet-openbare
archieven
nee
Opheffings- Aanvraag
Einde briefje
verzoek?
ja
3. 3. medewerker Informatievoorziening
- zorgt door middel van een autorisatie dat de
Zie proc. Verstrekken klant de aangevraagde bestanddelen kan
autorisatie raadplegen op het deel van het netwerk waar de
werkkopieen van de digitale archieven zijn
opgeslagen
4.
ja 4. medewerker Informatievoorziening
- geeft klant een CD indien bestanden niet op het
Instructie CD CD? netwerk staan maar op een aparte CD zijn
overhandigen
opgeslagen
- overhandigt klant een schriftelijke instructie indien
aan de klant een CD wordt meegegeven.
Deze instructie bevat: welk programma nodig is
om de bestanddelen te kunnen raadplegen/
Instructie
aanwijzingen waar het programma gevonden
kan worden/aanwijzingen hoe het programma
gestart kan worden/ uitleg over de zoek
functionaliteit
5. 5. medewerker Informatievoorziening
- verstuurt digitaal een melding naar klant in de
Melding studiezaal op welke schijf, in welke directory en
Instructie in welke bestand(en) hij de gevraagde
versturen
bestanddelen kan vinden
- overhandigt klant een instructie
6.
Uitleen - tekent uitleen aan op Lijst
Melding
aantekenen
Instructie
Lijst uitleen
CD's
Maart 2005 29
Maart 2005 30
Printen?
7. 7. Studiezaalmedewerker afd. Reproductie

- ontvangt bij de Repro de door de klant
Print uitgeprinte documenten
exemplaar Ontvangen print - legt deze apart voor klant bij de balie van de
Studiezaal. Bij elke printopdracht
wordt automatisch en bladzijde gegeneerd
waarop de naam van de klant wordt vermeld
en de naam van het digitaal archief
Print
exemplaar
- stelt aan de hand van de tarievenlijst het tarief
Tarievenlijst voor de uitgeprinte exemplaren vast
Vastellen tarief
- overhandigt klant de uitgeprinte exemplaren
Print - informeert klant over de bijbehorende kosten
Uitreiken

- zorgt voor het ontvangen van de betaling
Ontvangen
tarief
Lijst uitleen 11. 11. Studiezaalmedewerker

CD's - neemt CD weer in ontvangst van klant
Retour
- tekent ontvangst aan op lijst Uitleen CD's
CD ontvangen CD
en aantekenen
12.
- bergt CD op in archief
Bak met CD's CD Opbergen

- verwijdert aanvraagbriefje in bestand
Beheers Verwijderen
systeem aanvraagbriefje
Einde
Maart 2005 31
Titel: Bestellen (kopieën, fotografische reproducties)

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het leveren van reproducties op bestelling zodanig dat de juiste reproductie naar
tevredenheid van de aanvrager, tegen de laagst mogelijke kosten, geleverd wordt.
Toepassing
Dit proces is van toepassing op de studiezaal, AMB en fotografie
Definitie
Proceseigenaar
Hoofd Studiezaal

Bestelformulier, Tarievenlijst



Maart 2005 32
Begin
Bestel - overhandigt klant bestelformulier, hierop worden
formulier Invullen ingevuld: de naw - gegevens, waarvan wordt een
repro besteld (reproductienummer, catalogus-
nummer, omschrijving, inv./coll.nummer,
beschrijving document, eventueel BB nummer)
gebruiksdoel
Ingevuld
bestel
formulier
- wijst aanvrager op de regeling Openbaar
maken van documenten uit het Archief
Regeling Wijzen op
regeling
Tarieven - informeert aanvrager over tarieven
lijst
Informeren
- controleert formulier op correcte en
complete invulling
Controleren - op reproduceerbaarheid van origineel
- op openbaarmaking
5. 5. Studiezaalmedewerk
- laat bij onvolledig of incorrect invuld formulier
Invullen nee de aanvrager het formulier opnieuw of verder
Volledig?
invullen
Aanvrager nee - stelt reproduceerbaarheid vast
Reproduceer - informeert aanvrager bij niet-
informeren en
baar? reproduceerbaarheid
archiveren
- archiveert het bestelformulier in map afgewezen
ja bestellingen
Bestel 7. Studiezaalmedewerker
7.
formulier - controleert de openbaarheid van
Controle het aangevraagde origineel
openbaarheid
Map
afgewezen
Bestellingen
1
Einde
Maart 2005 33
- stelt openbaarheid vast
Proc. inzage - wijst bij niet openbaarheid klant door naar
openbaar? proc. inzage niet-openbare arhieven voor
niet-openb.
ontheffing
9.
- stelt vast of klant doorverwezen moet worden
ja
Klant Door - wijst aanvrager evnetueel door naar andere
door-verwijzen verwijzen/ instellingen
leveren?
Einde
10. 10. Studiezaalmedewerker en AMB en/of

fotografie
Overleg
ja - houdt overleg in de volgende gevallen:
AMB
Overleg? omvang bestelling is meer dan 10 per
keer, doel bestelling is tentoonstellng,
grote formaten/hoge resolutie,
spoedbestelling
11.
Origineel Repro - voegt het origineel toe bij de aanvraag
nee
bijvoegen nummer? indien het reproductienegatiefnummer
niet op het formulier is ingevuld

- draagt er zorg voor dat de klant het
Ondertekenen bestelformulier ondertekend
Ondertekend
bestel
formulier

- draagt er zorg voor dat de klant betaald
Ontvangen
- draagt er zorg voor dat gegevens naar de
betaling
administratie- afhandeling worden verzonden
indien klant het bedrag mag overmaken
(indien op het moment van bestelling geen
volledige prijsopgave kan worden gedaan)

Bestel - vermeld betaling en naam behandelend
formulier medewerker op het bestelformulier
in bakje - deponeert bestelformulier in bakje
Fotobestellingen
Bestelformulier
Maart 2005 34

- verzendt bestellingen op vrijdag naar
AMB
Bestellingen
doorsturen
naar AMB
16. 16. AMB medewerker
- copieert het bestelformulier
Aanvraag
kopieeren
17. AMB medewerker

Kopie - archiveert kopie in map Bestellingen
Origineel in behandeling
17.
Map
Bestellingen Kopie
archiveren

- noteert bestelling (naam en datum)
Noteren op lijst op lijst voorin map Bestellingen Reproducties
zetten
Map
Bestellingen Lijst

Bestelling - brengt bestelling naar fotografie
brengen naar
fotografie
Bestel
formulier
Origineel
toegevoegd? ja
20. 20. Archivaris

- stelt vast of het orgineel is toegevoegd
- licht het origineel uit het depot, indien het
Originelen
origineel niet is toegevoeggd, aan de hand
lichten en naar
van de bestelling
fotografie
- brengt het origineel naar fotgrafie
21.
21. Fotograaf
Reproduceren - maakt reproductie van het origineel. Zie
4 zie proc. proces Reproductie
Reproductie
Maart 2005 35
22. 22. Fotograaf

- brengt het origineel en de reproductie naar
Origineel en
AMB
repro
terugbrengen
Repro
Bestelformulier

- controleert de reproductie op kwaliteit,
juistheid en compleetheid
Controleren
nee
4 oke?

- brengt origineel terug naar bewaarplaats
Origineel terug
naar studiezaal

Verzendklaar - maakt bestellnig verzendklaar
maken (adresseren, etiketteren, begeleidende
inc.pakbon brief, pakbon)
26.
26. Administratie
- maakt aan de hand van het bestelformulier
Opmaken Reeds
nee een factuur indien er nog niet betaald is
factuur betaald?

- legt de bestelling klaar bij de balie bij de
Factuur ingang van het archief
Klaarleggen - zet datum verzending op bestelformulier
Repro
Formulier
27.
28. Baliemedewerker
- draagt zorg voorverzending
Repro
Verzenden
Bijbehorende
formulier
Maart 2005 36

- boekt bestelling af op de lijst in de
Afboeken map Bestellingen in behandeling
bestelling
Map
Bestellingen in Lijst
behandeling
Bestel
formulier

- bergt bestelformulier op alfabetische
Map volgorde op in de map afgehandelde
archiveren bestellingen. Bewaartermijn: tot 1 jaar
na afhandeling
Einde
Maart 2005 37
Titel: Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal en

museale voorwerpen
Nummer:
Versie datum:
Doel
Het ter beschikking stellen van tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen aan derden
zodanig dat de bruikleen naar tevredenheid van de aanvrager en het archief verloopt.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de registratuur, de studiezaal en het depot.
Definities
Proceseigenaar
Archivaris

Bruikleenovereenkomst



Maart 2005 38
Begin
- ontvangt schriftelijk bruikleen verzoek
Verzoek Ontvangen en - copieert origineel bruikleen verzoek
copieeren
Verzoek
Kopie
Map - archiveert origineel verzoek in map
Orgineel
Bruikleen bruikleenverzoeken
verzoek Archiveren
verzoeken
Kopie verzoek
- beoordeelt aan de hand van de handleiding
Handleiding Beoordelen voor het uitlenen van archieven/archiefstukken
verzoek of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden
die het archief hanteert
ja
1 akkoord?
- stelt, indien aanvraag niet aan de voorwaarde
Opstellen voldoet, een brief op met daarin de reden van
afwijzing de afwijzing
Brief
Kopie
5. 5. Registratuur
- verstuurt de afwijzingsbrief
Brief
Verzenden
Maart 2005 39
- neemt contact op met verzoeker over kosten,
Overleg met materiele verzorging, data, transport
bruikleen - indien er geen overeenstemming wordt
nemer bereikt betekent het einde van de procedure
nee
3 Overeen
stemming?
- stelt een bruikleenovereenkomst op met
Opstellen daarin aandacht voor duur bruikleen, wijze van
bruikleen tentoonstellen, klimaatbeheersing, lichtstraling,
overeenkomst wijze van transport, verzekering, kosten,
eventuele clausule bepalingen
Bruikleenovk
8. 8. Archivaris
- beoordeelt het contract op compleetheid en
Beoordeling juistheid
- indien archivaris niet akkoord gaat wordt er een
nieuw of aangepast contract opgesteld
nee Oke?
Ovk - verstuurt de bruikleenovereenkomst in
Verzenden tweevoud op met het verzoek om 1 exemplaar
in tweevoud ondertekend retour te sturen
Ovk

Getekend - neemt getekend exemplaar van de bruikleen-
exemplaar Ontvangen overeenkomst in ontvangst
getekende ovk
Getekend
exemplaar
Maart 2005 40
11. 11. Archivaris

- ondertekent de bruikleenovereenkomst
Ondertekenen
Getekende
ovk
12. 12. Financiele administratie

- verstuurt de factuur. Zie proc.
Factuur financiele afhandeling
Factuur
versturen

- licht het archiefstuk. Zie proc. lichten
Lichten archief(stukken)
archief(stuk)
Archief
(stukken)
14. 14. Archivaris

- controleert het archief(stuk) op de conditie
Controleren - indien het archief(stuk) niet voldoet aan
conditie de condotionele bepalingen dan betekent dit
het einde van de procedure en kan het stuk niet
uitgeleend worden
- indien het archief(stuk) niet voldoet maar wel
nee nee
gerestaureerd kan worden wordt het voor
Proc. restauratie weggezonden. Zie proc. restauratie
Oke? 5
Restaureren

- pakt het archief(stuk) in en zet het bij de balie
klaar voor transport
Inpakken
bruikleen

- geeft stuk mee aan de bruiklener
Uitgifte
bruikleen
Maart 2005 41
17. 17. Archivaris

- beoordeelt een eventueel verzoek om
Verzoek verlening
Beoordelen
verlenging?
18. 18. Archivaris

nee - neemt contact op met de aanvrager indien
Verlengen? Contact met het verzoek voor verlenging is afgewezen
bruiklener
ja
19. 20. 19. Archiefmedewerker
- stuurt een bevestiging voor de verlenging
Bevestiging Retour
naar de aanvrager
sturen ontvangst
nemen
20. Baliemedewerker
- neemt de spullen in ontvangst
21. 21. Archivaris

- controleert de retour gebrachte (archief)
bevestiging stukken op juistheid, compleetheid, eventuele
Controleren
beschadiging
23. 23. Juridisch medewerker

- handelt de zaak bij eventuele onjuistheden,
Juridisch nee incompleetheden en/of beschadigingen af. Zie
afhandelen Oke?
proc. juridische afhandeling
zie proc.
24. 24. Archivaris

- laat bruikleengever het bewijs van teruggave
Ondertekenen ondertekenen bij accoord bevinden van de
bewijs van retour gebrachte (archief)stukken
teruggave - geeft 1 exemplaar aan de bruiklener mee, het
Ondertekend kopie is voor het archief
bewijs
Copie
ondertekend
bewijs

- plaats de (archief)stukken terug op de
Terug oorspronkelijke locatie in het archief
plaatsen
1
3
Bruikleen 5
ovk
Bewijs
Corres
pondentie

Map - archiveert de bruikleenovereenkomst, het
Bruikleen Archiveren bewijs van teruggave en de correspondentie
in map bruikleen
Einde
Maart 2005 42
Titel: Uitlenen dossiers uit het secretariaatsarchief, zowel aan

ambtenaren als aan bezoekers in de studiezaal
Nummer:
Versie datum:
Doel
Het voldoen aan verzoeken om inzage van dossiers uit het zogenaamde semi-statisch
archief van de gemeente, zowel door ambtenaren als door bezoekers in de studiezaal
zodanig dat recht wordt gedaan aan zowel het recht op informatie van bezoekers als aan het
feit dat deze dossiers nog niet officieel zijn overgedragen aan het (gemeente)archief cf. de
Archiefwet 1995 artikel 12 en 13.
Toepassingsgebied
Deze procedure is van toepassing op de medewerkers van de studiezaal en de balie, op de
archivaris, de gemeentelijke archiefinspecteur, de medewerkers van de afdelingen Interne
Zaken en de zorgdrager.
Definities
Access: geautomatiseerde registratie van uitgeleende dossiers waaraan een rappelfunctie is
gekoppeld.
Groene uitleenkaart: kaart waarop de dossierbeschrijving, classificatie, recordnummer en
BOS-bewaren-nummer staan aangegeven.
BOS-bewaren-nummer: het nummer waaronder het dossier in het semi-statistisch archief is
opgeborgen.
Procedure eigenaar
Archivaris

Formulier voor aanvragen dossiers via Interne Zaken voor ambtenaren
Groene uitleenkaarten
Rappelbriefje
Aanvraagbriefje voor materiaal in beheer bij het archief
Vademecum voor studiezaal- en baliemedewerkers
Geautomatiseerde adresboek van ambtenaren op het intranet
Dossier ‘inzage’ met schriftelijke toestemmingen en afwijzingen voor inzage in dossiers
jonger dan 20 jaar
Algemeen
De uitleentermijn voor ambtenaren is vier weken.
Dossiers jonger dan 20 jaar zijn voor ambtenaren openbaar en te raadplegen. Voor
bezoekers zijn deze niet openbaar volgens de Archiefwet 1995.



Maart 2005 43
Begin
1. 1. baliemedewerker
- neemt verzoek om inzage van een dossier
in ontvangst, zowel mondeling als telefonisch
Ontvangen
- indien het een verzoek van een bezoeker
aanvraag
betreft wordt deze doorverwezen naar de
behandelende afdeling
ja
1 Bezoeker?
- haalt dossier uit depot
Ophalen
dossier
Dossier
- verzendt het dossier per interne post naar
Dossier de ambtenaar die het dossier heeft aangevraagd
Verzenden
- noteert uitleen van dossier in access
- noteert naam en afdeling lener en datum
Access Registreren uitlening
Groene - vult de groene kaart in (naam en afdeling
uitleenkaart lener en datum van uitlening) die in het dossier
Kaart invullen
zit
Groene
uitleenkaart
Maart 2005 44
Groene - plaatst groene kaart in Bak uitleenkaarten
Bak uitleen uitleen Kaart in bak
kaarten kaart plaatsen
- ontvangt het dossier retour
Dossier Retour
ontvangen
- controleert het dossier visueel
Controle
9.
- neemt contact op met ambtenaar indien het
Overleg met
nee Oke? dossier incompleet, onjuist en/of
ambtenaar
beschadigt is, etc.

- streept naam van de uitlener op de groene
uitleenkaart door
Naam
doorstrepen
Groene
uitleenkaart

- voegt uitleenkaart in dossier toe
Uitleenkaart in
dossier

- registreert datumontvangst in access
Access Registreren

- bergt dossier op in depot
Dossier Dossier
opbergen
Einde
Maart 2005 45
1
2a. 2a. Studiezaalmedewerker
ja - geeft bezoeker dossier indien dit ouder is
Openbaar dan 20 jaar
ouder > 20 jaar
raadplegen
nee
3a. 3a. Studiezaalmedewerker

- neemt contact op met behandelend ambtenaar
indien het om een dossier gaat dat jonger is dan
Einde Contact
20 jaar en niet openbaar is volgens de Archiefwet
opnemen
1995
4a. 4a. Behandelend ambtenaar

- beoordeelt het verzoek
Beoordelen - wijst verzoek direct af, einde procedure
- wijst verzoek niet direct af en verzoekt
aanvrager het verzoek schriftelijk in te dienen
einde ja Afwijzing?

- ontvangt het verzoek schriftelijk
Verzoek Verzoek
schriftelijk
ontvangen
Verzoek

- beoordeelt het vezoek
Beoordelen - indien verzoek wordt gehonoreerd volgt de
procedure van uitleen
4
nee Afwijzing?

- stelt een schriftelijke afwijzing op indien verzoek
Opstellen niet is gehonoreerd
afwijzing
Afwijzing
Maart 2005 46

- copieert de schriftelijk afwijzing
Copieeren
Origineel
Kopie

- verzendt de originele afwjzing
Origineel
Verzenden
Kopie
Verzoek
10. 10. Behandelend ambtenaar

- archiveert het kopie van de afwijzing en het
Map inzage verzoek in Map Inzage
Archiveren
Einde
Maart 2005 47
Titel: Verzorgen en tentoonstellingen

Nummer:
Versie datum:
Doel
Het organiseren van tentoonstellingen binnen het archief zodanig dat het doel van de
tentoonstelling bereikt wordt.
Toepassingsgebied
Het proces is van toepassing op de sectie educatie en de afdeling communicatie.
Definities
Proceseigenaar
Medewerker educatie

Bruikleenovereenkomst



Maart 2005 48
Begin
1. 1. sectie Educatie
- verzamelt ideeen die inzicht geven in de
aanwezige kennis bij medewerkers en eigen
Verzamelen archieven en kansen op het gebied van educatie
en communicatie
- noteert de ideeen
Verzameling
ideeen
- verricht onderzoek naar literatuur, archieven en
Onderzoek archiefstukken en de beschikbaarheid van
doen tentoonstellingsobjecten
- noteert resultaat
Onderzoeks
resultaat
- beoordeelt resultaat uit onderzoek en neemt een
Beoordelen beslissing omtrent doorgang
resultaat
- archiveert notities en resultaten in map Ideeen
bij geen doorgang van de tentoonstelling
Archiveren nee Doorgaan?
- stelt bij doorgang het definitieve onderwerp
Vaststellen van de tentoonstelling vast
Map
onderwerp
tentoonstelling
6. 6. Medewerker Educatie
Einde - stelt een rapport op met daarin de tot dan toe
Opstellen en genomen beslissingen en resultaten uit het
kopieeren onderzoek
rapport - kopieert het rapport
Rapport
7. 7. Sectie Educatie
- overhandigt een exemplaar van het rapport
Overhandigen aan de afdeling communicatie, hoofd afdeling
archieven en collecties, het sectiehoofd Behoud,
Hoofd studiezaal en Hoofd Bedrijfsvoering
Maart 2005 49
Rapport
8. 8. medewerker Educatie
- licht rapport toe aan afdeling communicatie
Zie proc. communicatie tentoonstelling voor starten
proc. comm. Toelichten werkzaamheden.
- licht het rapport toe aan het hoofd Behoud
- stelt werkgroep samen die de tentoonstelling
Samenstellen gaat voorbereiden. Samenstelling bestaat uit
werkgroep doorsnee van het archief.
10. 10. sectie Educatie en werkgroep

- brengt bijeen: archiefstukken, tentoonstellings-
Archiefstukken Bijeen objecten en -materialen
brengen
Rapport
11. 11. afdeling educatie en werkgroep

- bepalen adhv het rapport of er bezitingen van
derden tbv de tentoontstelling geleend moeten
Vaststellen
worden
- neemt contact op met instelling waar geleend
gaat worden
- indien van derden geleend wordt, wordt
ja
vastgesteld of het archief de bruikleen-
12. overeenkomst opstelt of niet
Opstellen Opstellen
bruikl.ovk? 12. archiefmedewerker
- stelt bruikleenovereenkomst op
Bruikleen
ovk
Rapport

- bepaalt aan de hand van het rapport of er een
2 Vormgever vormgever ingehuurd moet worden
nee
inhuren?
Maart 2005 50

- benadert vormgever aan de hand van het
Bestand bestand vormgevers
vorm Vormgever
gevers benaderen

- ontvangt offerte van vormgever
Offerte Otvangen
offerte

- beoordeelt de offerte van de vormgever op de
Beoordelen volgende aspecten: kosten, kwaliteit, tijd
offerte - indien offerte niet geaccepteerd wordt, wordt
deze aangepast of er wordt een andere
vormgever benaderd
nee oke? nee
Rapport

- brieft de vormgever over de vormgeving van de
Briefing tentoonstelling en het drukwerk aan de hand van
vormgever het rapport en de huiststijl
18. 18. sectie educatie

Planning - controleert de voortgang van de werkzaamheden
Controle van communicatie
- indien communicatie niet op schema ligt worden
er corrigerende maatregelen genomen
18. nee
Corrigeren Op schema?

- breekt de oude tentoonstelling af, zie werkinstructie
wi. afbreken Afbreken oude

tentoonstelling
Maart 2005 51

- beoordeelt het ontwerp van de vormgever
- vraagt advies aan communicatie
Beoordelen - indien ontwerp wordt afgekeurd, wordt om een
ontwerp aanpassing gevraagd of er wordt een andere
ontwerper gekozen
Aanpassen nee oke? nee 4

- ontvangt het drukwerk van de afdeling
Ontvangen communicatie ter beoordeling
drukwerk

- controleert het drukwerk op juistheid,
compleetheid en eventuele beschadigingen
- indien het drukwerk niet juist, incompleet of
Controle
beschadigd is wordt het drukwerk geretourneerd
Retourneren nee Oke?

- distribueert het drukwerk aan de diverse
instanties
Drukwerk Distribueren
drukwerk

Ontvangen - ontvangt de spullen die in bruikleen gegeven zijn
Bruikleen
bruikleen
spullen
Bruikleen
spullen
Maart 2005 52

- controleert de bruikleenspullen op juistheid
Controle en compleetheid en eventuele beschadiging,
bruikleen aan de hand van de bruikleenovereenkomst
spullen

- neemt contact op met bruikleengever indien
de bruikleenspullen niet juist, incompleet of
6 Contact nee oke? beschadigd zijn
opnemen
27. 27. sectie Educatie en medewerker Behoud

- richten tentoonstelling in
Inrichten
tentoonstelling
Rapport

- controleert de inrichting van de tentoonstelling
Controle aan de hand van het rapport
inrichting - past inrichting aan indien deze niet correct is
nee Oke?
Rapport
Offerte
Diverse

Map - archiveert het rapport, de offertes, de
Tentoon- bruikleenovereenkomst etc. in de map
stellingen Archiveren
Tentoonstellingen
Einde
Maart 2005 53

(Idee) Bijlage6 Diva Procesbeschrijvingen Dienstverlening 2005

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

(Idee) Bijlage6 Diva Procesbeschrijvingen Dienstverlening 2005

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING

HOOFDSTUK 1 Algemeen Pagina

o Overzicht primair proces 4

HOOFDSTUK 3 Procesbeschrijvingen dienstverlening

Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties

Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief

Presentatie en uitlenen door ter beschikking stellen

Downloaden van het softwareprogramma Flow Charter:

Aanbevolen wordt om de processen eerst zelf in kaart te brengen alvorens de formats te

Verklaring van de symbolen in de stroomschema’s

begin- en eindsignaal van een proces

controle, waar een beslissing uitkomt

digitaal opgeslagen data & gegevens

een (niet-gedigitaliseerd) document/bestand/map

Overzicht primair processen (hoofdprocessen)

Meting, analyse en verbetering

Klant Verwerven archieven en collecties Dienst

Klant Beheren archieven en collecties Dienst

Klant Dienstverlening en ter beschikking stellen Dienst

Managementprocessen & Ondersteunende processen

De hoofdprocessen van een archiefinstelling:

Vanuit het hoofdproces dienstverlening en ter beschikking stellen de deelprocessen

Dienstverlening en ter beschikking stellen

Verstrekken Aanvragen Verzoek om Presentatie

Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties

Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief

Presentatie en uitleen door ter beschikking stellen

Het bepalen van een visie op procesmanagement

Beheersing van documentatie en kwaliteitsregistraties

HOOFDSTUK 3: PROCESBESCHRIJVINGEN dienstverlening

Wat staat er zoal in een proces?

Titel: Inschrijven bezoekers

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen

Geïnitieerd door: datum:

Beoordeeld door: datum:

Bekrachtigd door: datum:

Titel: Verstrekken mondelinge inlichtingen

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen

Geïnitieerd door: datum:

Beoordeeld door: datum:

Bekrachtigd door: datum:

Naam Directeur archiefinstelling

Einde Uitleg geven

11. 11. Dienstdoende studiezaalambtenaar

12. 12. Dienstdoende studiezaalambtenaar

Titel: Verstrekken schriftelijke inlichtingen (email en post)

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen

Geïnitieerd door: datum:

Beoordeeld door: datum:

Bekrachtigd door: datum:

2. 2. Hoofd externe dienst

7. 7. Hoofd externe dienstverlening

11. 11. Secretaresse

12. 12. Hoofd externe dienst7

15. 15. Secretaresse

16. 16. Secretaresse

Titel: Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen

Geïnitieerd door: datum:

Beoordeeld door: datum:

Bekrachtigd door: datum:

10. 10. Baliemedewerker

11. 11. Depotmedewerker