Trabajo Fin de Grado

Grado de Ingeniería en Organización Industrial

Elección de un sistema GMAO para una empresa de

servicios de mantenimiento industrial.

Autor: Diego Merchán Guerrero

Tutor: Pedro Moreu de León
Equation Chapter 1 Section 1

Dep. de Organización Industrial y Gestión de

Empresas I
Universidad de Sevilla
Sevilla, abril de 2017

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 Trabajo Fin de Grado
Grado en Ingeniería de Organización Industrial

Elección de un sistema GMAO para una

empresa de servicios de mantenimiento
industrial.

Autor:
Diego Merchán Guerrero

Tutor:
Pedro Moreu de León

Dep. de Organización Industrial y Gestión de Empresas I.

Sevilla, abril de 2017

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A mi familia
A mis maestros
A todo el personal de
SADEMP y a la
gerencia de la
empresa.

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN, OBJETO Y RESUMEN DEL TRABAJO.......................................................... 11

1.1. Introducción. .................................................................................................................... 11
1.2. Objeto............................................................................................................................... 11
1.3 Resumen y Estructura. ...................................................................................................... 11

2. EMPLAZAMIENTO Y ACTIVIDAD. ......................................................................................... 13

3. SISTEMAS DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO. .................................................................. 14

2. 1. Qué tipo de mantenimientos podemos encontrarnos.................................................... 15
2.2. En qué consiste un sistema de Gestión del Mantenimiento asistido por ordenador. ... 16
2.2.1. Principios Básicos de los flujos de información para la gestión del mantenimiento. 17
2.2.2. Estudio y definición / Preventivo y Correctivo / Operaciones de mantenimiento. .. 20

4. ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO EN SADEMP. ........ 34

4.1 Mantenimiento Preventivo. .............................................................................................. 34
4.2 Mantenimiento Correctivo................................................................................................ 37
4.3. Redacción de Informes. .................................................................................................... 41
4.4 Planificación y Programación de las tareas de mantenimiento. ...................................... 44

5. PRINCIPALES SERVICIOS DE MANTENIMIENTO. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN E

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES.............................................................................................. 47
5.1 Principales actividades de los servicios de mantenimiento. ............................................. 47
5.2 Análisis de la situación e identificación de necesidades. .................................................. 50
5.2.1. Fuentes de información para la identificación de requisitos. ................................... 51
5.2.2. Requisitos a cubrir por el GMAO. .............................................................................. 52

6. SISTEMAS GMAO PROPUESTOS PARA LA IMPLANTACIÓN. .................................................... 58

6.1 Criterios para la primera selección.................................................................................... 58
6.2. Descripción de los sistemas propuestos y versión ofertada por los proveedores........... 59
6.2.1. Primavera Mantenimiento Eam. ............................................................................... 59

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 6.2.2. Linx 7.0. ..................................................................................................................... 66
6.2.3. Gmao Cloud. .............................................................................................................. 73
6.2.4. Fixner. ........................................................................................................................ 80
6.3. Estudio comparativo de los sistemas seleccionados........................................................ 85
7. ELECCIÓN FINAL...................................................................................................................... 95

8. CONCLUSIONES. ................................................................................................................... 100

9. BIBLIOGRAFÍA. ..................................................................................................................... 101

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ÍNDICE DE FIGURAS.

Figura 1. Clasificación de tipos de mantenimiento. Elaboración propia a partir de la norma UNE

EN 13306: 2011 con algunas modificaciones. ............................................................................. 15

Figura 2. Flujo de trabajo de mantenimiento. Elaboración propia basándonos en la Norma UNE-

EN 13460, con pequeñas modificaciones. .................................................................................. 20

Figura 3. Esquema modular general del sistema de información para la gestión del
mantenimiento. Elaboración propia según lo recogido en el libro “Ingeniería de
Mantenimiento: Técnicas y métodos de aplicación a la fase operativa de los equipos”. ........... 27

Figura 4. Orden de Trabajo generada con el GMAO PMX-PRO. ................................................. 28

Figura 5. Plantilla utilizada en SADEMP para la realización de Mantenimientos Preventivos.... 35

Figura 6. Detalle de operación en instalación trifásica y anotación de dato de cada una de las
fases en un parte de mantenimiento preventivo de instalación eléctrica. ................................ 36

Figura 7. Plantilla utilizada en SADEMP para la realización de Mantenimientos Correctivos en

instalaciones de climatización. .................................................................................................... 38

Figura 8. Índice del informe de actuaciones eléctricas en el año 2016 en las instalaciones del
cliente. ......................................................................................................................................... 41

Figura 9. Actividades realizadas en los grupos electrógenos. Extraído del Informe de

actuaciones eléctricas en el año 2016 en las instalaciones del cliente....................................... 42

Figura 10. Acciones de mantenimiento correctivo realizado a los grupos electrógenos. Extraído
del Informe de actuaciones eléctricas en el año 2016 en las instalaciones del cliente. ............. 43

Figura 11. Calendario de programación de mantenimientos de climatización de carácter

preventivo a los clientes de SADEMP. Elaboración del departamento técnico de la empresa. . 45

Figura 12. Presupuesto base para la solución Primavera Mantenimiento. ................................ 63

Figura 13. Usuarios para integración del módulo de facturación en nuestro sistema de
Primavera Mantenimiento. ......................................................................................................... 65

Figura 14. Interfaz de usuario gestor del mantenimiento, en el sistema Gmao Cloud. Captura
realizada a la demo con la cual estuvimos haciendo pruebas. ................................................... 74

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Figura 15. Interfaz de usuario gestor del mantenimiento, en el sistema Fixner. Captura
realizada al sistema con el que comenzó a trabajar la empresa. ............................................... 80

Figura 16. Tarifa base para la solución Fixner. ........................................................................... 84

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 1. INTRODUCCIÓN, OBJETO Y RESUMEN DEL TRABAJO.

1.1. Introducción.

La situación de máxima competitividad que existe en la actualidad entre las empresas de

cualquier sector, hacen necesario que estas lleven un control más riguroso del uso de sus
recursos, lleven a cabo una notable gestión de costes, además de una planificación y
programación de los tareas eficaz.

Con estos objetivos, las empresas se proveen de sistemas de gestión que incluyen
herramientas que ordenan y estructuren la información, así como que ayuden a extraer el
máximo rendimiento de los recursos y conocer la evolución de los costes empresariales.

En este contexto se ubica el objeto del presente Trabajo Fin de Grado.

1.2. Objeto.

El objetivo de este Trabajo Fin de Grado consiste en la selección de un sistema de información

para la gestión del mantenimiento, en una empresa dedicada a la provisión de servicios de
mantenimiento industrial a otras empresas y a la realización de instalaciones industriales.

Para ello, forma parte del objeto del presente trabajo el estudio del sistema de gestión del
mantenimiento usado por la empresa y sus necesidades de información.

También forma parte del objeto, el análisis de sistemas de información capaces de satisfacer las
necesidades observadas.

Finalmente, como conclusión del trabajo, se elegirá el paquete de sistema de información más
adecuado para su implantación en la compañía.

No forma parte del alcance del presente Trabajo Fin de Grado, la mejora del sistema de gestión
del mantenimiento de la empresa.

Tampoco está incluida la implantación del sistema elegido.

1.3 Resumen y Estructura.

11
El presente documento se estructura en nueve apartados o capítulos. En los dos primeros se
caracteriza el trabajo y la empresa en la que se desarrolla. En el tercer capítulo se presenta una
introducción a los sistemas de gestión del mantenimiento.

El núcleo del trabajo está contenido en los capítulos 4 a 7, que incluyen la siguiente información:

En el capítulo 4 se estudian los servicios de mantenimiento prestados por la empresa y su gestión

de los mismos, antes de la implantación del GMAO.

En el capítulo 5, se analizan las carencias del sistema y se determinan los requisitos que deberá
cubrir el sistema GMAO a implantar.

El capítulo 6 está dedicado al estudio pormenorizado y selección de los sistemas GMAO

candidatos para la implantación.

La selección del sistema GMAO a implantar se presenta en el capítulo 7.

Finalmente, el trabajo se complementa con un apartado de conclusiones (cap. 8) y otro de

referencias bibliográficas (cap. 9).

12
 2. EMPLAZAMIENTO Y ACTIVIDAD.

SADEMP S.L. es una empresa Sevillana especializada en prestación de servicios industriales.

Entre sus múltiples proyectos, desempeña servicios de mantenimiento a diversas empresas de

la provincia de Sevilla, así como puntuales contratos en otros puntos de España. La empresa
tiene gran experiencia en mantenimiento eléctrico y de climatización, por lo que la práctica
totalidad de los contratos de mantenimiento están centrados en estas actividades.

Además de estos dos principales focos de trabajo, SADEMP realiza mantenimientos de

instalaciones de fontanería y Agua Caliente Sanitaria (ACS), así como algunos puntuales de
montaje, etc. en este tipo de instalaciones.

En todos ellos se sigue un estilo de trabajo común que implica la variedad de documentación
que se intercambia entre SADEMP y la empresa que se beneficia de los servicios de
mantenimiento.

La compañía posee dos emplazamientos en la ciudad de Sevilla. El primero de ellos, situado en

el barrio de Nervión, se encuentra en un edificio de oficinas en el cual trabaja la gerencia de la
compañía, compuesta por dos personas, y una administrativa de la misma. El segundo
emplazamiento es una nave industrial situada en el polígono El Pino, en la ciudad de Sevilla.
Dicha nave industrial hace las veces de centro de operaciones de la organización, siendo el punto
de partida de los operarios para realizar sus labores diarias, además de disponer de una oficina
en la cual trabajan diariamente tres personas, considerando a estas personas como el
departamento técnico de la empresa.

La nave dispone de un almacén, para todos los materiales destinados al uso diario de los
operarios. Además, en la misma nave, existe un pequeño stock de unidades de climatización.

13
 3. SISTEMAS DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO.

Es de obligado cumplimiento comenzar este documento definiendo qué es Mantenimiento. La

Norma europea relativa a terminología del mantenimiento (EN 13306,2011) lo define como la
combinación de acciones técnicas, administrativas y de gestión a lo largo del ciclo de vida de un
elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el cual pueda desarrollar la
función requerida, entendiéndose esta como la función o combinación de funciones de un
elemento que es considerado necesario para desarrollar un servicio dado.

Esta misma norma define la gestión del mantenimiento como aquellas actividades de la gestión
que determinan los objetivos, las estrategias y las responsabilidades del mantenimiento y la
implantación de dichas actividades por medios tales como la planificación del mantenimiento,
el control del mismo y la mejora de las actividades de mantenimiento y económicas.

Asimismo la citada norma, refiere que es responsabilidad de cualquier gestión del

mantenimiento definir su estrategia de mantenimiento, de acuerdo con los siguientes objetivos
principales:

 Asegurar la disponibilidad del elemento para la función requerida, al coste óptimo.

 Considerar los requisitos de seguridad para las personas y otros requisitos obligatorios
asociados al elemento.
 Considerar cualquier impacto sobre el medio ambiente.
 Mantener la durabilidad del elemento y/o la calidad del producto o servicio
suministrados, considerando los costes cuando se considere necesario.

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2. 1. Qué tipo de mantenimientos podemos encontrarnos.

Para entender los tipos de mantenimiento que podemos efectuar nos valdremos de este sencillo
esquema:
Ecuación 1

MANTENIMIENTO

MTO. PREVENTIVO MTO. CORRECTIVO

MTO. MTO. BASADO EN

INMEDIATO DIFERIDO
PREDETERMINADO CONDICION

Programado Predictivo

Figura 1. Clasificación de tipos de mantenimiento. Elaboración propia a partir de la norma UNE EN 13306:
2011 con algunas modificaciones.

En un primer nivel tenemos los dos tipos de mantenimiento en los cuales se estructura la
realización de labores de mantenimiento: el preventivo y el corrrectivo.

De cada uno de ellos tenemos varios tipos de mantenimientos clasficables según las
características de los mismos. A continuación los definiremos según vienen recogidos en la
norma citada con anterioridad.

Vayamos primero por la rama del Mantenimiento Preventivo:

o Mantenimiento Preventivo: mantenimiento que se realiza a intervalos predeterminados

o de acuerdo con criterios establecidos, y que está destinado a reducir la probabilidad
de fallo o la degradación del funcionamiento de un elemento.
o Mantenimiento Predeterminado: mantenimiento preventivo que se realiza de acuerdo
con intervalos de tiempo establecidos o con un número definido de unidades de
funcionamiento.
o Mantenimiento Basado en la Condición: mantenimiento preventivo que incluye una
combinación de monitorización de la condición y/o la inspección y/o los ensayos,
análisis y las consiguientes acciones del mantenimiento.

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 o Mantenimiento Predictivo: mantenimiento basado en la condición que se realiza
siguiendo una predicción obtenida del análisis repetido o de características conocidas y
de la evaluación de los parámetros significativos de la degradación del elemento.
o Mantenimiento Programado: mantenimiento que se realiza de acuerdo con un
programa de calendario establecido o un número establecido de unidades de utilización.

Veamos ahora la rama del Mantenimiento Correctivo:

o Mantenimiento Correctivo: Mantenimiento que se realiza después del reconocimiento

de una avería y que está destinado a poner un elemento en un estado en que pueda
realizar una función requerida.
o Mantenimiento Correctivo Diferido: mantenimiento correctivo que se no se realzia
inmediatamente después de detectarse una avería, sino que se retrasa de acuerdo a
unas reglas dadas.
o Mantenimiento Correctivo Inmediato: mantenimiento correctivo que se realiza sin
dilación después de detectarse una avería, a fin de evitar consecuencias inaceptables.

En adelante, dada la forma de trabajar de la PYME en la cual esta centrada este Trabajo Fin de
Grado, nos referiremos exclusivamente a mantenimientos preventivos y correctivos dada la
poca profundización que hace en los niveles de estos, la empresa SADEMP S.L.

En concreto, para ir introduciendonos ya en la forma de operar de la empresa, SADEMP realiza

mantenimientos preventivos del tipo predeterminado, llevados a cabo con una frecuencia según
lo pactado con el organismo al cual realiza el servicio, y puntualmente se realizan servicios de
mantenimiento correctivo cuando son necesarios.

2.2. En qué consiste un sistema de Gestión del Mantenimiento asistido por

ordenador.

El objetivo de este apartado del documento, es que el lector pueda encontrar estas líneas de
utilidad para familiarizarse con todo lo relacionado con un sistema GMAO, así como con las
pautas necesarias para abordar la implantación del mismo en cualquier empresa del sector
industrial.

En este apartado trataremos de desarrollar una serie de principios que se consideran de

importancia vital para el diseño, desarrollo y posterior implantación de los sistemas de
información para la gestión del mantenimiento, conocidos como Sistemas GMAO (Gestión del
Mantenimiento Asistido por Ordenador). Estos principios, que se describirán posteriormente,
promoverán una auténtica mejora en los tres niveles de actividad de la organización del
mantenimiento: estratégico, táctico y operativo.

Para la gestión del mantenimiento industrial es necesario poner en juego un cierto volumen de
información, que permita articular y coordinar las acciones de los diferentes puestos de trabajo

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que configuran su organización y coordinarse además con el resto de la empresa. Este hecho es,
obviamente, común a cualquier función empresarial. En el caso del mantenimiento, al tratarse
de una función cuya modernización y valoración, para la competitividad de la empresa, es muy
reciente, las organizaciones tienen escasa experiencia en su estructuración, no existiendo, hasta
el presente, normas ni criterios que permitan, a las empresas, conocer la información que
deberían mover ni la que debería ser exigida a proveedores, subcontratistas, etc. Todo esto se
agrava si se considera la gran incidencia de las instalaciones y la maquinaria, en general, en la
calidad de los productos y servicios, en la seguridad laboral y la protección del medio ambiente.

Entre los problemas ocasionados por esta falta de normativa, se puede citar el de la
documentación que debería acompañar a los diversos componentes que formarán parte de una
gran instalación, como podría ser el caso de los destinados a integrar una plataforma petrolífera,
originando grandes problemas de montaje, de costosa solución, que más tarde afectarán a la
mantenibilidad de los equipos. Otro ejemplo de la necesidad de criterios generales aceptados,
es el de la información que un subcontratista de mantenimiento, como puede ser la empresa
SADEMP S.L. protagonista en este Trabajo de Fin de Grado, debería aportar a la empresa para
que ésta pueda integrar las operaciones subcontratadas en el conjunto de gestión de sus
sistemas. O los requerimientos mínimos de documentos que permitirían gestionar
adecuadamente una instalación en funcionamiento o disminuir los costos de su mantenimiento,
mejorando la disponibilidad efectiva gracias al establecimiento de una verdadera ingeniería de
mantenimiento. Pero para la solución de todos los casos citados hace falta “mover” información.
Hasta ahora las empresas han venido tomando soluciones ad hoc, de acuerdo con su mejor saber
hacer, sin disponer de unas pautas generales con las que contrastar sus soluciones o para
adaptarlas a sus necesidades concretas.

2.2.1. Principios Básicos de los flujos de información para la gestión del mantenimiento.

El objetivo fundamental de todo el sistema informativo de mantenimiento es ayudar al personal

encargado de la ejecución en la realización de su trabajo. Concebida esta ayuda en su sentido
más general, es decir, tanto directa como indirecta a través de toda la estructura organizativa
(ayuda al operario en sus intervenciones en la maquinaria, a quienes realizan la programación
del trabajo, a quienes planifican, a quienes deciden las estrategias, a la realización de las
compras, etc.). Este apoyo tiene dos objetivos intermedios. Por una parte, contribuir a la
coordinación del trabajo distribuido entre el personal de mantenimiento y distribuido en
relación con el resto del personal de la organización, es decir, la coordinación del trabajo tal y
como ha sido previsto, con independencia de las incidencias que vienen a perturbarlo. Por otra
parte, dado que el trabajo se desenvuelve en un entorno de incertidumbre (necesidades
imprevistas, incidencias con el personal, cambios de precios de los repuestos, fallos imprevistos
en los mismos, roturas de stocks e incumplimientos de plazos de entrega de los proveedores,
etc.), los flujos de información tendrán por misión hacer que ésta disminuya, sin tener que
recurrir al derroche de recursos. Y, finalmente, en cuanto al objetivo fundamental citado al
principio, el sistema informativo sirve de ayuda a la propia realización de la tarea específica,
como medio de consulta e instrucción para los operarios.

De aquí la importancia del sistema de documentos, que soporta la información, promoviendo

con sus flujos, los flujos de información que harán posible a las personas que realizan las

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actividades de mantenimiento o que las gestionan el cumplimiento de los objetivos marcados
anteriormente. Ésta es la premisa que da cuerpo a la norma de documentación.

En los cuatro apartados siguientes vamos a detallar las actividades en que se puede dividir la
función mantenimiento para la determinación de la información que será requerida, los flujos
de información que darán servicio a estas actividades y los que servirán a otras funciones
relacionadas con aspectos empresariales generales o “transversales”. Estos son los principios en
que se ha basado la relación de documentos de la norma de documentación y sus contenidos.

1. El ciclo de vida de las instalaciones como origen de la información de mantenimiento.

La información que se emplea en el mantenimiento de una instalación (y en su utilización),

procede, en último término, de las distintas fases y etapas de la vida de dicha instalación, en
el sentido más general de esta vida, desde la concepción de la primera idea de la misma,
hasta su puesta fuera de servicio definitiva, con su desmontaje, almacenamiento o venta.

El ciclo de vida de una instalación genérica, se puede dividir en tres grandes fases:

A. Fase preparatoria.

Es el periodo de la vida de una máquina o instalación que se extiende desde la concepción de la

primera idea originaria de la misma, hasta su puesta en servicio, dispuesta para ser empleada
en el fin para el que se concibió. Las etapas que integran esta fase son:

o Concepción.
o Diseño.
o Construcción.
o Montaje.
o Puesta a punto.

Estos conceptos se refieren a una instalación, maquinaria o equipo genérico.

B. Fase operativa.

Es la parte de la vida de un equipo, máquina o instalación en la que es empleado en el fin para

el que fue concebido. Es la etapa de vida “productiva” y se extiende desde el momento de
terminación de su puesta a punto, hasta su puesta fuera de servicio definitiva. En esta fase en
la que tendrán lugar las intervenciones de mantenimiento de todo tipo, desde el
“mantenimiento de primera línea”, como engrases, limpieza, pequeños ajustes, hasta las
grandes intervenciones realizadas en paradas programadas, pasando por las inspecciones
periódicas y monitorizaciones, para hacer un mantenimiento predictivo, sustituciones
preventivas, etc.

Aquí es donde se genera la mayor cantidad de información, desde las solicitudes de intervención
realizadas por el personal que usa las instalaciones, hasta la información relativa a las causas y
soluciones de las incidencias, recogida por el personal de mantenimiento que las resolvió.
Procede de esta fase, igualmente, toda la información que servirá para organizar el trabajo de
mantenimiento, evaluarlo y mejorarlo, tal como los costos de las intervenciones, el detalle de
los recursos invertidos, las piezas y mano de obra empleadas, el perfil del personal de
mantenimiento que ha intervenido, las horas de funcionamiento de las instalaciones, la

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producción realizada por dichas instalaciones, el tiempo empleado en las intervenciones, el
tiempo de respuesta de la organización ante un problema de la maquinaria, etc.

C. Fase de clausura o Desmontaje

Una vez que se ha decidido el cierre o puesta fuera de servicio de la instalación, ésta
permanecerá durante algún tiempo en su ubicación, pasando más tarde a desmantelarse para
su venta en el mercado de segunda mano o como chatarra o para el reaprovechamiento de
alguno de sus elementos constitutivos, todo ello, con un almacenamiento temporal previo o sin
él. Esta fase no originará más que algunos apuntes contables y algún registro en la bases de
datos de mantenimiento.

2. Flujo de trabajo de mantenimiento.

El resultado del estudio del ciclo de vida de las operaciones de mantenimiento, presentado en
el apartado anterior, ha conducido a un diagrama muy agregado, de las subactividades llevadas
a cabo por las personas que se encargan de la gestión de la función mantenimiento. Este
diagrama lo podemos apreciar en la siguiente figura y pasaremos a explicarlo detenidamente a
continuación del mismo.

La finalidad de este diagrama es contribuir a la determinación sistemática de los flujos de

información necesarios para el desarrollo de la función mantenimiento y su coordinación con
las restantes funciones empresariales.

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 DEFINIR LAS OPERACIONES
DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO- CORRECTIVO

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

PROGRAMACIÓN DEL
TRABAJO

LANZAMIENTO Y ASIGNACIÓN
DE LA ORDEN DE TRABAIO

EJECUCIÓN DE LA ORDEN DE
TRABAJO

CIERRE DE LA ORDEN DE
TRABAJO

ELABORACIÓN DE INFORMES

ANÁLISIS DE INFORMES

Figura 2. Flujo de trabajo de mantenimiento. Elaboración propia basándonos en la Norma UNE-EN 13460,
con pequeñas modificaciones.

2.2.2. Estudio y definición / Preventivo y Correctivo / Operaciones de mantenimiento.

Siguiendo las actividades del ciclo de vida de las operaciones de mantenimiento, el primer
bloque consiste en el estudio de cada activo a mantener para determinar las operaciones de

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mantenimiento que se pospondrán hasta después del momento del fallo, y aquellas otras que
se abordarán antes de que ésta ocurra.

El criterio para decidir posponer toda actuación hasta que ocurra el fallo, es que las
consecuencias de éste sean relativamente admisibles, es decir, que no tengan unos efectos tan
negativos en la producción, las personas o las cosas, como para tener que evitar o disminuir el
riesgo de que ocurra el fallo mediante una intervención anticipada. Teniendo aquí en cuenta, no
sólo los conceptos de “seguridad”, sino también los factores económicos, como son el costo de
la avería, incluyendo el de la reparación y el lucro cesante a causa del tiempo de parada, además
de otros factores de más difícil determinación cuantitativa, como la imagen de la empresa, la
repercusión nociva en los clientes actuales y potenciales, etc.

También se decidirá qué operaciones van a ser realizadas antes de que se produzca una
disfunción, debido a que las consecuencias del fallo no sean admisibles, en mayor o menor
grado, dependiendo de la importancia de estas consecuencias evaluadas de la misma forma que
se expone anteriormente.

En definitiva, se trata del establecimiento de las políticas de mantenimiento, cuyos contenidos

no se pueden normalizar, ya que dependen de una combinación de las peculiaridades de cada
equipo, su forma de utilización y las funciones que desempeñan dentro en los procesos de la
empresa. Además, para llevar a cabo el estudio, se deberá contar tanto con información
formalizada de los equipos como con información empírica, obtenida a través del historial de
los mismos. Esta última está representada en la figura por la flecha procedente del bloque
“Análisis de informes”.

Planificación del trabajo.

Esta etapa define las cantidades de los distintos recursos que deben tenerse en cuenta para
llevar a cabo el conjunto de operaciones a realizar. Considera, así mismo, la relación de estas
operaciones con las demás tareas empresariales, ya que los activos a mantener están siendo
empleados en distintos procesos y, por tanto, la actividad de mantenimiento interactúa con
ellos. Es decir, deberá planificarse la cantidad de horas/hombre y las especialidades que
requerirá determinada intervención, los repuestos a emplear, los equipos, herramientas y
utillaje, el tiempo de intervención y el estado de funcionamiento en que deberá encontrarse la
instalación para que pueda ser intervenida. Esto es solo lo relativo a aquellas operaciones que
se pueden planificar con antelación, sin embargo, se producen gran cantidad de incidencias que
ocurren inesperadamente y que también suponen una carga de trabajo para mantenimiento.
Pues bien, la experiencia propia de la empresa con sus equipos (o tomada de otras empresas de
su sector), le pueden permitir hacer una estimación de esta carga de trabajo imprevista
correspondiente al mantenimiento correctivo. En la Figura 2, esta información empírica está
representada por la flecha procedente del bloque de “Análisis de informes”. Esta flecha
representa también el conocimiento de las desviaciones con respecto a lo que se planificó, que
se tendrá en cuenta en la elaboración de nuevos planes.

Programación del trabajo.

Una vez que el trabajo ha sido planificado, debe asignársele una fecha de realización y con ello,
hacer una reserva de los diferentes recursos que se planificaron, con el fin de que no sean

21
empleados en otra actividad en la misma fecha. Aquí también se incluye la programación de las
intervenciones necesarias para corregir los defectos ocurridos en las instalaciones de forma
inesperada (averías) y que, por tanto, no han podido ser planificadas previamente.

En definitiva, en la programación del trabajo se asignan recursos y calendario a todas las

intervenciones pendientes de ser llevadas a cabo en el momento de programación.
Naturalmente que no todas las operaciones pendientes deben ser programadas en el mismo
instante, sino que algunas pueden quedar pendientes de asignación de fechas y recursos,
dependiendo de las decisiones que tomen los gestores de esta programación.

Lanzamiento y asignación de la orden de trabajo.

El lanzamiento y la asignación de la orden de trabajo se refieren al conjunto de decisiones y

acciones tomadas por los responsables de hacerlo (generalmente el jefe operativo de
mantenimiento), con la ayuda de las herramientas de información de que se dispongan
(normalmente este proceso se realiza con un sistema de información que suele ser un GMAO),
mediante las cuales se decide que una determinada intervención, que estaba pendiente de
ejecución, se lance, asignándola a un operario u operarios concretos. Para tomar esta decisión,
su responsable (y el sistema de información que lo auxilia, en su caso), tiene en consideración la
programación del trabajo que se ha hecho previamente y las incidencias ocurridas, que no han
podido ser previstas en la programación, así como el ajuste concreto a las disponibilidades de
recursos del momento, con un nivel de detalle al que no se pudo llegar en la programación.

Ejecución de la Orden de Trabajo.

Continuando el flujo del trabajo en el sentido vertical, hacia abajo, la siguiente actividad es la
intervención física de los operarios en las instalaciones para inspeccionar, ajustar, engrasar,
sustituir, reparar, etc.

Para que el operario pueda realizar su trabajo, se vale del contenido de la orden de trabajo que
especifica la instalación, su localización, síntoma que presente dada una posible avería, etc., y
enlaza con otra información que el operario precisará para ejecutar satisfactoriamente su labor,
tal como planos, instrucciones de manipulación, procedimientos, listados de repuestos y útiles,
etc. Además, puede contar aquí con información histórica que le ayudará en la búsqueda de la
causa y la solución de los problemas (de ser una intervención de carácter correctivo). Esta
información se presenta en la Figura 2 por la flecha procedente de “Análisis de Informes”.

Cierre de la orden de trabajo.

El trabajo de la función mantenimiento no puede acabar con la ejecución del trabajo, sino que
es, a partir de la intervención física, de donde se puede obtener toda la información relevante
para la buena gestión de la función, coordinándola con las restantes funciones empresariales.
Se trata de alimentar las bases de datos con la información relativa a la intervención que ha
tenido lugar: consumo de repuestos, horas/hombre invertidas, naturaleza de esas horas (extra,
turnos, normal), soluciones dadas a problemas, etc., toda esta información será la requerida por
otras funciones para su gestión y para la propia gestión del mantenimiento. Además, se requiere
que quien demandó la intervención dé su conformidad. Todo este conjunto de actividades, de

22
tipo más bien administrativo, posteriores a la intervención física, es lo que denominamos cierre
de la orden de trabajo.

Elaboración de informes.

Para sacar partido a la información procedente de la intervención física, se elaborará un

conjunto de informes destinados unos a la propia función mantenimiento y otros a distintos
puntos de la organización. Los primeros sirven para mejorar la gestión del mantenimiento,
incluyendo conceptos como tiempo medio entre fallos, tiempo de reparación, tiempo de
intervención, relación entre la cantidad de preventivo y correctivo, disponibilidad media de
maquinaria, etc., y numerosos índices diseñados por los responsables de la gestión como
elementos de ayuda. Los segundos permitirán la coordinación con otras funciones (nómina de
los trabajadores, gestión del inventario de materiales fungibles, gestión de las garantías
establecidas de los equipos, gestión de la producción, etc.). Este conjunto de actividades, con
independencia de que pueda ser o no mecanizado (normalmente el sistema de información,
GMAO, deberá realizarlas) se entiende como elaboración de informes.

Análisis de informes.

Los informes realizados tras la realización de las acciones de mantenimiento, serán usados para
gestión, tal como hemos comentado con anterioridad, haciendo posible, además, establecer
bucles de mejora continua en la realización de los mismos.

A veces, algunos sistemas de información para el mantenimiento incluyen módulos de sistemas

expertos para la ayuda a la toma de decisiones a los operarios que se enfrentan a un problema
con la máquina o dispositivo en el que están interviniendo. También puede ser que se incluyan
sistemas basados en la investigación operativa, para ayudar a los responsables de la función
mantenimiento en la toma de decisiones estratégicas y definición de políticas. Pues bien, estas
actividades, que podrían ser realizadas por un grupo de expertos, personas físicas, o por un
sistema informático de alto rendimiento, están también incluidas en el bloque “Análisis de
informes”. Mediante el estudio de indicadores y de otros informes, así como con la ayuda de
herramientas para la toma de decisiones como las que acabamos de comentar, se obtendrá una
valiosa información que ayudará a mejorar las políticas de mantenimiento, tales como la
definición de las operaciones de preventivo (considerando englobados bajo esta denominación
otros conceptos como el predictivo, etc.) y correctivo, las características que debería tener la
plantilla de personal para así diseñar planes de formación si fuesen oportunos, políticas de
subcontratación, de inventario de repuestos y accesorios, el presupuesto destinado al servicio
de mantenimiento, etc.

Todo lo referido en este apartado de “Análisis de informes” viene recogido en la Figura 2,

mediante las tres flechas ascendentes que representan los tres bucles de realimentación que
parten de la etapa de analizar los informes de mantenimiento. Estos bucles realimentan, como
hemos comentado un poco más arriba, las etapas de estudio y definición de las operaciones de
mantenimiento, la etapa de planificación del trabajo de mantenimiento y la etapa de ejecución
de las tareas de mantenimiento.

23
Una vez hemos analizado todas las etapas o actividades que se suceden de manera vertical, con
las realimentaciones adecuadas, veamos ahora cómo influye cada una de estas etapas en la
determinación de los flujos de información.

1. Criterios para el diseño e implantación del sistema GMAO.

Una vez hemos introducido y detallado la estructura de actividades de la función mantenimiento

así como los flujos de información entre las mismas, vamos a establecer un conjunto de
consideraciones y criterios para diseñar e implantar el sistema de información que produzca,
permita alimentar y mueva esa estructura de flujos, para dar servicio a todas y cada una de las
actividades que hemos comentado.

He de decir, que estos criterios fueron, en gran medida, los utilizados para implementar el
sistema GMAO en la empresa en la cual se centra este Trabajo Fin de Grado.

En los siguientes apartados veremos los objetivos básicos del sistema de GMAO, las funciones
que de él se esperan, su esquema de módulos y funcionamiento y algunas recomendaciones
importantes para su desarrollo e implantación en cualquier empresa.

A. Objetivos del sistema GMAO.

El objetivo general de un sistema de información para la gestión del mantenimiento es

proporcionar a la dirección correspondiente, el medio de análisis para la optimización de la
gestión y ayuda a la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas. Como objetivos
particulares podríamos citar los siguientes:

o Facilitar la programación de las tareas de mantenimiento.

o Ayudar a planificar el aprovisionamiento de los recursos necesarios para el
mantenimiento, donde se incluye la mano de obra, repuestos, las herramientas, los
útiles y, en ocasiones, terceras empresas.
o Facilitar la mejor utilización posible de los recursos.
o Producir informes sobre el estado del sistema general de mantenimiento, atendiendo a
un conjunto de indicadores que permitan el control del mantenimiento en los diferentes
niveles de actividad.

Un requisito para este tipo de sistemas es su compatibilidad e integración con los restantes
subsistemas de información de la compañía.

B. Funciones básicas del sistema.

Podemos encontrar cuatro grandes grupos para estas funciones básicas,

24
Cubrir las tareas relativas a la captura y tratamiento de información:

Solo se puede tratar informáticamente aquello que está codificado. La información descriptiva,
no clasificada según algún criterio (al que corresponderán los códigos), será muy difícil de tratar
a la hora de establecer medidas, comparaciones, etc.

o Codificación y tratamiento de las causas de intervención y tipos de trabajo.

o Codificación de instalaciones, dispositivos y elementos, sin perder de vista su estructura
y su relación con el entorno.
o Codificación de todos los recursos de mantenimiento.
o Toda la codificación de la entrada de datos deberá ser clara y unitaria.
o Captura online mediante sistemas automáticos, monitorización, etc.

Proporcionar ayuda al nivel operativo. Base de los conocimientos:

Gestión de archivo histórico de maquinaria, desde el punto de vista de las operaciones de

mantenimiento.

Elaboración de una base de conocimientos a partir del histórico del punto anterior y de la
codificación de síntoma, causa y solución.

Ayuda al mantenimiento mediante programa de diagnóstico de averías y sistema de apoyo a la

toma de decisiones técnicas, de nivel operativo.

Proveer de herramientas para la gestión-planificación del trabajo y proporcionar una

herramienta para la planificación estratégica del departamento de mantenimiento.

Determinación de parámetros de gestión del mantenimiento, tales como: tiempo medio entre
fallos, tiempo estándar de intervención, etc., para cada elemento o instalación.

Procedimiento de ayuda a la planificación mensual, proporcionando un sistema flexible. Aquí

debe tenerse en cuenta que esta planificación no se convierta en una servidumbre para la propia
planificación real. Es frecuente el montaje de sistemas de planificación que sistemáticamente
no se cumplen y, sin embargo, obligan a alimentar continuamente al sistema de información y
gestionar los datos, sin ninguna otra utilidad, convirtiéndose en un fin en sí mismo. Esta falta de
flexibilidad debe evitarse, fomentándose la gestión por excepción y las alertas.

Dotar de procedimientos para autocontrol y mejora continua del mantenimiento:

o Procedimiento de autoevaluación del mantenimiento mediante verificación de

medidores que determinen el funcionamiento del sistema. Empleo de ratios a efectos
comparativos, tanto dentro de la propia empresa, como en relación con empresas
similares.
o Implementación del ciclo de mejora continúa.

25
Integración con los restantes subsistemas de información, sistemas informáticos, equipos y
aplicaciones:

o Elaboración de una base de datos para el mantenimiento preventivo y la planificación

del mismo, conectada con las de gestión de compras, personal, contabilidad de costos y
producción, unificando las correspondientes codificaciones.
o Conexión de la base de datos documental de mantenimiento con la base de datos
documental general.

2. Descripción funcional y orgánica de un GMAO.

En este apartado, nos guiaremos de una imagen esquematizada para hacer una descripción
funcional y orgánica de cómo actúan las órdenes de trabajo dentro de un sistema GMAO y cómo
se nutren de información las mismas.

26
 NIVEL ESTRATÉGICO

Correctivo Planes cíclicos: Apoyos a otros

Correctivo Preventivos
sin departamentos:
planificado -Inspección. NO cíclicos
planificar producción, compras,
-Sustitución. etc.

ORDENES DE TRABAJO

Procedimiento de
asignación de la OT. Planificación y Planificación a
programación. largo plazo.
NIVEL
OPERATIVO Necesidades Evaluación del
de recursos. mantenimiento

Política de
ejecución de NIVEL TÁCTICO
Completar la OT
la Orden de NIVEL TÁCTICO
Trabajo.

Histórico de activos

Sistema experto, Base de Datos para la gestión:

conocimiento tendencias, etc.

Figura 3. Esquema modular general del sistema de información para la gestión del mantenimiento. Elaboración propia
según lo recogido en el libro “Ingeniería de Mantenimiento: Técnicas y métodos de aplicación a la fase operativa de los
equipos”.

La Orden de Trabajo:

La orden de trabajo (OT) es el vehículo portador de la información básica involucrada en las

decisiones a nivel operativo. Se comporta como corazón de las entradas al sistema, a partir de
la cual se alimentarán las bases de datos y la información necesaria para la ayuda a la ejecución
del trabajo.

La OT no tiene por qué presentar el mismo formato para todas las tareas de mantenimiento. En
algunos casos podrá ser lo más conveniente, pero en la mayoría será recomendable elaborar
variantes para necesidades concretas (inspecciones, lubricación, resultado de ciertas
monitorizaciones, etc.).

27
 Figura 4. Orden de Trabajo generada con el GMAO PMX-PRO.

Como podemos observar en la figura situada sobre estas líneas, tenemos una Orden de Trabajo
con todos los departamentos informativos detallados anteriormente.

Vemos que en un primer apartado tenemos el número identificativo con el cual queda registrada
la OT en el histórico de nuestro GMAO, una descripción del trabajo a realizar, algo de gran
utilidad para el operario u operarios encargados de efectuar la orden, así como el Tipo (en este
caso vemos que es una orden rutinaria de inspección del elemento) y la prioridad de la OT, que
como vemos tiene una prioridad rutinaria por lo que es asumible que no es una OT crítica para
el desempeño de la organización, concretamente es una orden de mantenimiento preventivo.

En otro aparte tenemos toda la información relevante al equipo, datos que facilitan la
identificación del mismo así como sugerencias para hacer la OT de manera satisfactoria. En este
caso podemos ver cómo se le recuerda al técnico encargado de la OT que lleve el material
necesario para efectuarla.

Por último podemos ver un pequeño apartado dónde queda registrada toda información
relacionada con el operario encargado de la OT, información que puede ser utilidad para
situaciones de incomparecencia, cambios de última hora, o, por ejemplo, informes futuros de
realización de la OT.

o La OT, soporte de la realimentación de información.

Toda acción operativa de mantenimiento, de cualquier tipo, está soportada por una Orden
de Trabajo, que recoge a su vez los datos para la alimentación del sistema; es decir, la OT
contiene, entre otra información, síntoma (codificado al generar la OT), causa y solución
(codificados una vez ejecutada la OT).

28
 o Generación de la OT.

La generación de cualquier OT se efectuará, por tanto, cada vez que se realicen

operaciones de mantenimiento correctivo (planificado o no), preventivo (planes cíclicos de
trabajo: inspección, lubricación, ajuste o sustitución; e intervenciones preventivas no
cíclicas) y operaciones de apoyo a otros departamentos (producción, montaje, métodos,
etc.).

o Procedimiento de ejecución de la OT.

El procedimiento por el cual un equipo de trabajo o un único operario pone en ejecución

una OT, implementa la política que se haya establecido para las distintas clases de tareas y
circunstancias (nivel de prioridad o urgencia de la Orden de Trabajo, estado y previsiones de
utilización de elementos, carga de trabajo programada para los equipos de mantenimiento,
duración de la intervención, disponibilidad de recursos, etc.).

Mantenimiento correctivo sin planificar:

Intervenciones para eliminar disfunciones de las instalaciones, que deben ser subsanadas tan
pronto como sea posible, según la prioridad que se les asigne. Estas disfunciones se han
detectado de forma inesperada en el curso de la actividad regular de la instalación. Al detectarse
la necesidad de intervención, se generará la OT pertinente.

Mantenimiento correctivo planificado:

Intervenciones para eliminar disfunciones que, no obstante, permiten la operatividad del

equipo, hasta encontrar un momento propicio para la reparación. Para que dicha operación
pueda llevarse a cabo deberá generarse previamente la correspondiente OT.

Planes cíclicos de trabajo (preventivo):

Inspecciones, planes de lubricación, limpieza, ajuste o sustitución de componentes, de acuerdo

con las especificaciones de los equipos y planes de utilización de los mismos, es decir, los planes
de producción que se esperan de los equipos (se considerarán los parámetros de medida
definidos para cada equipo, tales como horas de funcionamiento efectivo, número de
componentes, etc.). Se introducirá aquí, como realimentación, el histórico de intervenciones
pasadas.

Estos planes cíclicos, originarán necesidades de intervención y, por tanto, órdenes de trabajo.
Como consecuencia de estas intervenciones, se pueden detectar defectos que hagan
convenientes nuevas intervenciones preventivas (intervenciones preventivas no cíclicas).

Intervenciones preventivas no cíclicas:

Operaciones de mantenimiento preventivo cuya conveniencia se ha detectado al realizar alguna

otra intervención (normalmente durante las inspecciones cíclicas).

29
Se trata de una necesidad de actuación sobre los equipos para anticiparse a un posible fallo,
cuando aún no existe disfunción alguna o para aprovechar el momento más oportuno para
realizar estas labores. Son, por tanto, operaciones que no se pueden programar con una
determinada regularidad.

Cada necesidad de intervención generará su correspondiente OT.

Intervenciones en base a otras clasificaciones de las operaciones de mantenimiento:

En caso de emplear otras subdivisiones de las tareas, ya sea por causas técnicas o de contabilidad
de costos, deberán definirse claramente, sin ambigüedad y de forma que se evite un doble
cómputo, debiendo estar especialmente identificadas para todo el personal involucrado, de lo
contrario generarán problemas de gestión y un base de datos corrompida.

Cada intervención dará lugar a una OT.

Intervenciones de apoyo a otros departamentos:

Tareas que son de mantenimiento propiamente dicho, realizadas por el personal de

mantenimiento a petición de otros departamentos, aun cuando los recursos materiales no
pertenezcan totalmente al departamento de mantenimiento. Por ejemplo, montaje de una
nueva instalación, modificaciones o construcción de útiles para equipos de producción, etc.

En definitiva, se trata de una carga de trabajo más para el departamento de mantenimiento y,

como tal, deberá ser gestionada y tenida en cuenta a la hora de planificar y ordenar la ejecución.
Estas tareas deben ser contabilizadas y cada una de ellas debe generar su orden de trabajo
correspondiente.

Planificación y programación. Necesidades de recursos:

El módulo de planificación determinará las necesidades de recursos (humanos, materiales,

equipos, etc.), teniendo en cuenta la organización interna del mantenimiento.

Planificación:

Establecida en función del conjunto de actividades pendientes. Estas actividades están

reflejadas en las OT pendientes de ejecución, que es la información que tomará el módulo de
planificación. El horizonte de esta planificación es, por tanto, el corto plazo. Su objetivo final es
el establecimiento coordinado de la carga mensual de trabajo, es decir, la programación.

Programación:

La carga mensual de trabajo se computa teniendo en cuentas otras variables como la urgencia
y ordena con arreglo a varios criterios, tales como tipo de mantenimiento, grupo, etc.

30
Recursos deseados:

Inventario de repuestos, accesorios y abastecimientos.

Recursos humanos, tipo de trabajadores y cantidad.

Previsión de gastos de subcontratación.

Horas de parada de máquina para la intervención (coordinación con producción, si es necesario

para cada caso).

A partir de la programación se establece el inventario mínimo, identificado como stock de

seguridad para labores de mantenimiento, requerido como fungibles y componentes de
sustitución para los equipos. Esta información establece, y requiere para un correcto
funcionamiento de los sistemas de información de la organización, conexión con el subsistema
de gestión de aprovisionamiento, recursos humanos, producción, tesorería, etc.

Este módulo alimenta al de procedimientos de ejecución de OT, junto con los datos de
tendencias, tiempos medios entre fallos, valores estándar de ejecución de intervenciones, etc.,
y en general, información derivada de los archivos históricos de las operaciones de
mantenimiento.

Histórico:

Este módulo gestiona los archivos de intervenciones agrupadas por instalación, elemento, etc.

Se recogerán datos tales como síntoma, causa y solución, tomados de la OT, una vez
completada, al concluir la intervención sobre la maquinaria. Contendrá, además, datos
económicos, de materiales, etc.

Esto permite realimentar al sistema experto, proporcionándole nueva información para

aumentar su base de conocimientos. Además, alimentará el módulo de datos para gestión. Es,
por tanto, el punto de arranque para realimentar al sistema.

Sistema experto de ayuda a la toma de decisiones:

Este módulo tiene por objetivo proporcionar una ayuda, fundamentalmente en el nivel
operativo, apoyando a los operarios en los diagnósticos de las posibles causas de las averías.
Establece árboles de decisión, en unos casos; y en otros, de características menos deterministas,
proporciona un cuadro de porcentajes de probabilidad de causas y sus soluciones.

Dispone de una base de conocimientos que se alimenta, con la información de las OT, una vez
completadas al final de las intervenciones, estos datos son proporcionados por el módulo de
gestión de históricos. Constituye, por tanto, la realimentación al nivel operativo.

Datos de gestión:

En este módulo se obtiene información para ser utilizada en la gestión al nivel táctico y
estratégico. A título de ejemplo podríamos citar variables de control, de tiempos medios entre
fallos, de costos, etc. Proporciona el segundo y tercer bucle de realimentación del sistema (el

31
primer bucle es, a nivel operativo, la ayuda a la intervención física, mediante el sistema experto).
Dichos bucles de realimentación se pueden observar en la Figura 4.

En el nivel táctico, realimenta a los procedimientos y criterios para la adjudicación de OT

(segundo bucle de realimentación, ver Figura 4).

En el nivel estratégico, realimenta al módulo de evaluación del mantenimiento y a la

planificación a largo plazo (tercer bucle de realimentación, ver Figura 4).

Estos bucles de realimentación permiten cerrar el ciclo de mejora continua en los tres niveles
en que opera el sistema (operativo, táctico y estratégico).

Conexión con el sistema de información de planta o corporativo:

Finalmente se debe tener en cuenta las salidas proporcionadas por el sistema de información
del mantenimiento para alimentar otras partes del sistema de información de planta o de
gestión empresarial.

3. Etapas recomendadas para el desarrollo e implantación de un sistema GMAO.

Las etapas a cubrir en el desarrollo e implantación de un sistema de información para el

mantenimiento no difieren, en sus principios básicos, de aquellas que son necesarias para el
diseño de cualquier sistema de información. Aun así, para cada caso concreto hay que tener en
cuenta las cualidades de la empresa o institución que adopte el sistema de información para el
mantenimiento, así como las particularidades propias de la gestión del mantenimiento.

En este Trabajo Fin de Grado vamos a dar indicaciones acerca de las etapas a considerar, a título
de enunciado básico, que se contemplan en el volumen “Ingeniería de mantenimiento. Técnica
y métodos de aplicación a la fase operativa de los equipos” de Aenor Ediciones, escrito por:
Adolfo Crespo Márquez, Pedro Moreu de León y Antonio Sánchez Herguedas. Dicho libro sirve
como referencia importante del punto 2 de este documento.

Las etapas que se van a incluir en este documento, que son las que se detallan en la citada
bibliografía, son un aporte genérico para que el lector sepa a qué atenerse si se ve envuelto en
la implantación de un sistema para la gestión del mantenimiento asistido por ordenador, aunque
en gran medida son las que se usaron para tratar de hacer la implementación en la empresa
sobre la cual trata de forma particular este Trabajo Fin de Grado, SADEMP S.L.

Veamos cuales son estas etapas:

A. Trabajo de campo anterior para definición completa de especificaciones y redacción del

documento de conclusiones.

B. Trabajo de campo para el análisis de todas las funcionalidades de la aplicación.

C. Análisis, programación, depuración y puesta a punto de la aplicación, cubriendo todas

las funciones preliminarmente identificadas como necesarias por la gerencia o el
departamento que explotará el GMAO.

32
 D. Montaje de la aplicación en la plataforma informática que se use en la corporación,
como podrían ser los servidores propios de la empresa, integrándola con las restantes
aplicaciones existentes.

E. Supervisión, asesoramiento y formación del personal directamente implicado en la

operación del sistema.
a. Este es sin uno de los puntos clave de las etapas de la implantación, si no se
logra que los operarios, quienes diariamente han de usar el sistema de forma
más activa, reciban como algo positivo y beneficioso para la realización de sus
tareas, el uso del GMAO, será difícil que la implantación del sistema sea un éxito
y por consiguiente quedará relegado a herramienta secundaria, quedando su
potencial seriamente denostado.

Veamos algunas de las recomendaciones, que hace el citado libro para que el sistema GMAO
marche de la mejor forma posible:

o Aunque se diseñe específicamente para el departamento de mantenimiento, debe

considerar las relaciones con el resto de la organización, de manera que pueda
implicarse en su uso todo el personal de la empresa. Algo que sin duda enriquecerá las
prestaciones del sistema de información.

o Debería ser capaz de compartir datos con otras aplicaciones, tanto en captura como en
almacenamiento, para evitar la duplicación del trabajo de operación.
En mi opinión, y dada la experiencia laboral que he tenido al respecto de este tema,
considero que esto es de vital importancia para el buen funcionamiento de la compañía
y que por ende, las actividades de mantenimiento se desempeñen de forma correcta.
Escribo esto, ya que he presenciado de primera mano el caos que se puede llegar a
generar en el día a día de una empresa, si el sistema de información de mantenimiento
y por ejemplo el sistema de información usado para abastecimiento de bienes para el
mantenimiento, funcionan de forma autónoma y sin compartir información.

o Inclusión de sistema experto, realimentado con su propia experiencia, para la ayuda al

diagnóstico de averías.

El personal encargado de realizar estas tareas, de búsqueda e implementación del GMAO

adecuado para la empresa en cuestión, excluida la programación pura y adaptación a la
plataforma informática, deberá tener una sólida formación en el campo del mantenimiento,
para lo que, en su caso, se deberán preparar los equipos adecuados con el personal de la
empresa.

Debe tenerse siempre presente que el sistema de información no resuelve por sí mismo los
problemas organizativos, y por tanto, en primer lugar debe diseñarse la estructura
organizacional del departamento y luego diseñar el sistema de información que sirva a esa
estructura, y no a la inversa. Sin embargo, el sistema de información debe ser lo suficientemente
flexible como para permitir hacer cambios en las políticas de gestión de los diferentes niveles
organizacionales, sin que ello afecte a la totalidad del sistema, sino sólo a los módulos que las
implementan.

33
 4. ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL
MANTENIMIENTO EN SADEMP.

En esta sección se estudian los procedimientos de gestión del mantenimiento que se llevaban a
cabo en la empresa SADEMP antes de la implantación del sistema GMAO.

Como se ha comentado anteriormente, la empresa SADEMP realiza, entre otras cuestiones,

servicios de mantenimiento. Dicho servicio engloba los tipificados como mantenimiento
preventivo y aquellos que se corresponden a mantenimientos correctivos.

4.1 Mantenimiento Preventivo.

En SADEMP es importante la interconexión de información entre empresa mantenida y empresa

mantenedora. Los técnicos disponen de un “Parte de Trabajo” que podríamos considerar
similar, a efectos prácticos, con las “Órdenes de Trabajo” vistas con anterioridad.

El objetivo de los partes de trabajo es doble. Por una parte sirven para indicar al operario el
trabajo que debe realizar, registrar el trabajo realizado, servir como base de información para la
realización de informes y archivo en las dependencias de SADEMP para tener constancia de los
trabajos efectuados.

Por otra parte, la realización de una copia del parte mencionado, sirve para que la empresa
cliente tenga constancia de los trabajos que SADEMP le ha realizado y para llevar también, si así
lo desea, un seguimiento de los mismos.

En cuanto a las Órdenes de Trabajo de mantenimiento preventivo, en SADEMP se utilizaba una

misma plantilla genérica para establecer las órdenes de trabajo que han de realizar los técnicos
en las instalaciones de los diferentes clientes.

Veamos la plantilla que empleaba la empresa para la realización de los mantenimientos

preventivos:

34
 Figura 5. Plantilla utilizada en SADEMP para la realización de Mantenimientos Preventivos.

Como hemos comentado, en todos los partes de mantenimiento preventivo tenemos la misma
estructura, que podemos diferenciar en cuatro partes. En cada una de ellas, se proporciona
información relevante para el momento de realizar las operaciones y, además, para el posterior
análisis de las acciones llevadas a cabo.

En un primer término, aparece el logo de SADEMP y un espacio en blanco en el cual se incluye

el logotipo de la empresa que recibe los servicios de mantenimiento.

A continuación tenemos varios bloques en los que primero aparece la dirección del lugar en el
que se están llevando a cabo los servicios, es decir, la dirección de las instalaciones del cliente,
además de espacios para registrar la fecha en la que se realiza la visita y qué técnico o técnicos
serán los encargados de llevar a cabo las operaciones.

Tras este bloque se sitúa la información relativa al equipo en el que se va a centrar los trabajos
de mantenimiento. Primero se detalla una breve pero concisa descripción de las tareas que han
de realizarse en el equipo. Este es uno de los apartados más importantes y determinantes para

35
realizar con éxito las labores de mantenimiento preventivo. A continuación tenemos varios
bloques en los que se especifican el modelo del equipo; el código interno por el cual SADEMP
tiene registrado al equipo en sus archivos e inventarios; la localización del mismo, ya que este
se puede encontrar por ejemplo en un despacho, un pasillo o un espacio específico que es
importante señalar; la ubicación, un apartado que se usa para detallar con claridad en qué lugar
de la ubicación señalada está el equipo en cuestión. Puede que el equipo esté en la pared, en el
falso techo, o alojado en un espacio especial destinado para su uso, por lo que es útil, además
de necesario, que el operario tenga esta información; Por último en este bloque tenemos un
apartado para detallar la potencia del equipo, si se trata de un equipo de calefacción, si no fuese
el caso de tratarse un mantenimiento destinado a calefacción este apartado normalmente
quedaría vacío.

Una vez se ha identificado correctamente el equipo que se va a tratar, tenemos el bloque de

información más relevante de todo el documento. En él tenemos tres columnas, en la primera
de ellas se detalla de la operación que ha de realizársele al equipo. Esta puede ser un engrase,
una limpieza de filtros, una medición de consumo, etc. Esta columna de operaciones sufre
sustanciales modificaciones si el equipo que se va a mantener pertenece a un sistema de
calefacción del cliente o si es parte de una instalación eléctrica. En la columna central de éste
bloque aparecen las mismas casillas para cada una de las operaciones que componen la columna
que queda a la izquierda. En ellas, se insta al técnico a registrar si el resultado de la operación
ha sido correcto o incorrecto, dependiendo de cada caso.

Eventualmente, si se tratase de un equipo perteneciente a una instalación eléctrica, como es el

caso de un cuadro de control eléctrico, y se identificase un suministro trifásico, se pueden
señalar operaciones que impliquen registrar datos de cada una de las fases, como por ejemplo:

Figura 6. Detalle de operación en instalación trifásica y anotación de dato de cada una de las fases en un
parte de mantenimiento preventivo de instalación eléctrica.

En la tercera de las columnas, el operario tiene un espacio destinado a hacer anotaciones del
desempeño de las operaciones si así lo estimase oportuno. En la columna se pueden registrar
incidentes derivados de la operación en cuestión o explicar por ejemplo, por qué la realización
de la operación ha sido incorrecta.

Además de esta columna de observaciones sobre cada una de las operaciones realizadas, el
operario dispone en el documento de un espacio para señalar anotaciones generales sobre la
realización del mantenimiento preventivo al equipo. En este espacio se puede anotar, por
ejemplo, que para la siguiente revisión será necesario hacer un reemplazo de un elemento del
equipo o dejar constancia de que el equipo necesita la realización de un mantenimiento
correctivo ya que se ha detectado la necesidad durante la realización del mantenimiento
preventivo. Hay gran variedad de situaciones que han de ser registradas en un equipo y que será

36
útil para la persona encargada de analizar toda esta información y tomar decisiones al respecto,
por lo que este espacio para observaciones generales es de absoluta relevancia.

Por último, y no menos importante, tenemos un espacio destinado a dejar constancia del trabajo
realizado, además de dotar de conformidad con el mismo. En este espacio se insta al operario a
estampar su firma en el documento, dejando un registro fehaciente de que se ha realizado el
trabajo. También, hay un espacio reservado para que el responsable de la empresa que recibe
el servicio de mantenimiento, ya sea un conserje del edificio o un directivo de la misma, dé fe
de que el trabajo ha sido realizado en su instalación, y además está conforme con el proceder
de las tareas llevadas a cabo.

Una vez analizada la plantilla usada para realizar las órdenes de Mantenimiento Preventivo,
vamos a hacer lo propio con el documento empleado para desarrollar los Mantenimientos
Correctivos.

4.2 Mantenimiento Correctivo.

Para el caso de mantenimientos correctivos, en SADEMP solo se tenía estandarizado el

documento correspondiente a instalaciones de climatización, ya que este tipo de equipos tienen
averías más fáciles de identificar y, en la mayoría de los casos, suelen ser averías comunes en los
diferentes equipos.

En el caso de instalaciones eléctricas y e instalaciones propias de fontanería, la política de

empresa era desplazar allí al técnico para que él reportase su propio diagnóstico in situ y si fuese
posible solventase la incidencia en la misma visita, emitiendo después su parte de trabajo
correspondiente en el que redactaba lo ocurrido para que fuese analizado, tenido en cuenta y
archivado por personal de oficina técnica.

Veamos entonces a analizar el documento empleado para la realización de los mantenimientos

correctivos:

37
Figura 7. Plantilla utilizada en SADEMP para la realización de Mantenimientos Correctivos en instalaciones
de climatización.

Como se puede observar este documento guarda ciertas similitudes con el empleado para los
mantenimientos preventivos. En la cabecera del mismo, volvemos a tener los logos de la
empresa SADEMP así como un espacio para que el operario plasme los datos que identificarán
inequívocamente a la orden: Fecha de la visita; Técnico que realiza las operaciones; Vehículo,
por si el desplazamiento se ha efectuado con un vehículo particular dada la urgencia de la orden
u otro motivo, o si por el contrario se ha empleado un vehículo de la flota de la empresa; Nº
visita, documentando así si es la primera vez que se atiende a esta avería o si por el contrario es
una avería que necesita de varias jornadas de trabajo para ser solventada; Cliente, registra quién
es el beneficiario de este servicio.

Adicionalmente el operario habrá de anotar la ubicación del equipo que ha generado los trabajos
correctivos y de qué tipo de equipo se trata: Split de pared, Cassette de techo o Máquina de
conductos. Además, es necesario que se indique la marca del equipo para analizar a posteriori
el manual del mismo e indagar en indicaciones del fabricante.

Tras esta primera nota de datos el técnico tiene disponible el cuerpo del documento, la parte
que generará mayores flujos de información al equipo técnico. Vemos que el cuerpo principal
del documento está diferenciado en las dos partes obvias de una instalación de climatización: la
unidad interior y la unidad exterior. El motivo de esta partición, a parte de las diferencias obvias

38
que se dan entre ambas partes del equipo, es porque se dan problemas dispares entre ambas
unidades que conllevan fallos diferentes en el equipo y por consiguiente, averías diferentes.

Por un lado, en el documento vemos el apartado referente a la unidad interior. En este

apartado, al técnico se le pide que primero indique el código de error que aparece en la unidad,
ya que estos equipos tienen códigos de errores referenciados en su manual que facilitan las
labores de reparación, además del modelo del mismo.

Una vez reconocido el equipo, el técnico puede optar por indicar en cada uno de los siguientes
bloques lo que proceda:

o Expulsa agua, marcando en este caso alguna de las opciones que aparecen, si en la
unidad se observase alguna fuga.
o Malos olores, si en el equipo se percibiesen malos olores que incomoden a los usuarios,
en este caso el operario debería indicar el motivo que lleva a esta situación, como por
ejemplo podría ser una acumulación de polvo en los tamices de los filtros.
o Suciedad, en este caso sería si la suciedad llevase al usuario a pedir una limpieza urgente,
ya que por algún motivo como pueden ser unas obras en el edificio, el equipo se ha
llenado de suciedad.
o Fugas refrigerante, este caso denotaría que el equipo no enfría correctamente por lo
que quizás sea necesaria la recarga del gas que emplea, en este caso el técnico, además
de realizar la recarga, deberá anotar la cantidad y el tipo de gas que se recarga, ya que
es un servicio que se cobrará al cliente.
o Ventilador, podría darse que se dan vibraciones en el ventilador lo que provoca ruidos
incomodos, en este caso habría que hacer los ajustes necesarios ya sean en las astas del
ventilador o en el mismo motor.
o Termostato, el indicador de temperatura arroja un dato irreal lo que provoca la acción
correctiva pertinente para ver qué tipo de error provoca esta situación.

En lo que respecta a la unidad exterior, tenemos una situación similar en comparación con la
unidad interior. Si la acción correctiva se centra en esta parte del equipo, el técnico tendría que
anotar el código de error que indique la máquina, además de anotar el modelo de ésta. La
anotación de los modelos de los equipos, ya sea en mantenimientos correctivos o preventivos
es algo de suma utilidad para el equipo de oficina técnica de la empresa, ya que con esta
información se puede acudir a los manuales de fabricantes para ver indicaciones de
mantenimiento y modos de uso del equipo que pueden ser de utilidad a la hora de dar
indicaciones a los técnicos para la realización de sus labores.

Bien, una vez el técnico ha reconocido la unidad exterior debe anotar la situación que proceda
en el trabajo correctivo:

o Nivel de refrigerante, si el nivel de refrigerante no es el adecuado para el correcto

funcionamiento de la unidad el técnico ha de proceder de la manera más adecuada para
subsanar este fallo, es decir, haciendo una recarga del mismo. Como hemos dicho si se
hacen recargas se debe anotar la cantidad y tipo de gas que se emplea ya que es un
servicio adicional al contratado que habría que facturarle al cliente.

39
 o Compresor, en este apartado el técnico anotará los consumos de cada una de las fases
y si procede, se procedería a anotar la anomalía procedente.
o Suciedad, en este caso se debería hacer una limpieza y especificar por qué la suciedad
lleva al equipo al estado de avería.
o Fugas refrigerante, se tienen en cuenta los mismos supuestos que en los que se
contemplan en las unidades interiores.
o Ventilador, en este aspecto el técnico debería constatar que el motor está en perfecto
estado así como asegurarse de que no exista ningún problema producido por las aspas
del mismo.
o Electricidad, en este caso se observa si existe alguna anomalía en el circuito electrónico
de la unidad exterior.
o Válvula de 4 vías, elemento sensible del equipo ya que es el que posibilita el ciclo de
inversión de los equipos “inverter” lo que permite la inversión del ciclo de refrigeración,
cambiando de modo de refrigeración en verano a modo de calor en invierno. Por tanto
es un elemento de vital importancia en el equipo y que suele estar expuesto a fallos. Por
tanto, el técnico debería verificar que la válvula solenoide está en perfecto estado, el
pistón no tiene ningún fallo y que la válvula de 4 vías está apta para el funcionamiento
normal del equipo.
o Válvula de expansión, dispositivo de expansión el cual es un componente clave
en sistemas de refrigeración y aire acondicionado, que tiene la capacidad de generar la
caída de presión necesaria entre el condensador y el evaporador en el sistema.
Básicamente su misión, en los equipos de expansión directa (o seca), se restringe a dos
funciones: la de controlar el caudal de refrigerante en estado líquido que ingresa al
evaporador y la de sostener un sobrecalentamiento constante a la salida de este. Como
se puede apreciar es un elemento crítico, por la utilidad que otorga al equipo, por lo que
su inspección y corrección pueden ser claves a la hora de reestablecer el equipo al
estado de conformidad. Por tanto el técnico ha de observar que la válvula no se
encuentra obstruida y corregir la situación si ese fuese el origen de la avería.

Por último, una vez se ha completado la revisión exhaustiva de las unidades interior y exterior,
el operario dispone en el documento de un espacio para expresar alguna idea o apunte que se
exceda de las pautas que se le marcan. Este espacio sirve para que, por ejemplo, el equipo
técnico de oficina emita una orden de compra de algún elemento del equipo o para que realice
gestiones adicionales, como puede ser la contratación de un servicio externo, para continuar las
labores de mantenimiento correctivo. También, claro está, en este espacio el operario puede
reportar que la realización de trabajos correctivos ha sido todo un éxito y atestiguar que el
equipo ya está totalmente reestablecido en un estado de conformidad.

40
4.3. Redacción de Informes.

Una vez se han realizados las labores de mantenimiento en los periodos determinados por
contrato entre las partes, el personal de oficina técnica de SADEMP, realiza informes de lo
acontecido en las instalaciones del cliente. Dichos informes generalmente, salvo que ocurra
alguna incidencia que requiera un informe adicional, están basados en una memoria que
comprende el periodo que cada cliente estime oportuno.

La empresa, dadas las notables diferencias en las acciones de los dos tipos de especialidades,
realiza informes de los mantenimientos eléctricos y de climatización, por lo que se da el caso de
clientes a los cuales se le emiten dos tipos de informes, uno de las labores de mantenimiento de
climatización y otro de las labores de mantenimiento eléctrico.

Para que el lector pueda observar cómo se estructuraban los informes de mantenimiento en
SADEMP comentaremos uno de ellos, realizados este pasado año para analizar las actuaciones
de mantenimiento realizadas para el cliente. En este caso analizaremos la estructura de un
informe de mantenimiento enfocado a las labores de mantenimiento eléctrico:

CLIENTE

Figura 8. Índice del informe de actuaciones eléctricas en el año 2016 en las instalaciones del cliente .

41
Como se puede observar en el índice del informe, hay diferentes partes estructuradas de forma
que al cliente se le proporcione la mayor información posible de los dos aspectos que más
importan a éste: qué se ha hecho con el dinero que invierte para el mantenimiento de sus
instalaciones y en qué estado están las mismas.

El informe comienza con un resumen de las actuaciones que se han llevado a cabo en las
instalaciones del cliente. De esta manera, con un primer vistazo el personal de la empresa
contratante de los servicios de mantenimiento, puede constatar cuántas veces se visitaron sus
instalaciones por motivos de mantenimiento, y los días que estas revisiones tomaron. Así, el
cliente corroborará que lo acordado mediante el contrato de mantenimiento se ha cumplido y
que sus equipos están en perfecto orden de revista.

En el siguiente punto del informe, se realiza una descripción exhaustiva de las principales
características técnicas de los equipos mantenidos, así como qué día fue mantenido cada
equipo. En este caso, el informe detalla cada uno de los SAI (Sistema de Alimentación
Ininterrumpida) y de los grupos electrónicos de los que dispone el cliente.

En el punto 3 del informe, se detallan las actividades realizadas en los diferentes tipos de
equipos, como muestra podemos ver en la siguiente figura una enumeración de las acciones
emprendidas para el mantenimiento de los grupos electrógenos:

Figura 9. Actividades realizadas en los grupos electrógenos. Extraído del Informe de actuaciones eléctricas
en el año 2016 en las instalaciones del cliente.

42
Como se puede comprobar, SADEMP tiene bien especificados sus protocolos de acción para
cada equipo, dada la amplia experiencia que posee en el sector.

En el punto 4 del informe, se detalla cuando se han realizado los mantenimientos preventivos
para cada equipo así como si hubo algún tipo de incidencia mientras se realizaban los mismos.
En este caso, y así es en la mayoría de mantenimientos suscritos por SADEMP, se realizan dos
visitas de mantenimiento preventivo, una en cada semestre.

Tras detallar los mantenimientos preventivos realizados, en el punto 5, no pudiendo ser de otra
manera, se muestran las operaciones de mantenimiento correctivo que se han realizado, si se
dio el caso, para los diferentes equipos. Siguiendo con el modelo de los grupos electrógenos,
veamos los correctivos realizados a los mismos:

Figura 10. Acciones de mantenimiento correctivo realizado a los grupos electrógenos. Extraído del
Informe de actuaciones eléctricas en el año 2016 en las instalaciones del cliente.

Como vemos, la mayoría de las acciones correctivas en estos equipos son de carácter leve por
lo que se pudieron solventar en unas horas. Si las operaciones de mantenimiento revisten de
acciones de larga duración, dada que estas, por contrato, deben ser tratadas de forma diferente
a las acciones correctivas más comunes, SADEMP antes de realizar los trabajos correctivos emite
un presupuesto de los costes para el cliente de los mismos, y después se procede a la realización.
Dada esta situación, en el siguiente punto del informe, punto 6, se adjuntan los presupuestos
que quedan pendientes de aceptar por el cliente durante el transcurso del ejercicio. De esta
manera el cliente podrá tener un archivo de los presupuestos que le quedan por aceptar y
abonar en favor de la empresa mantenedora.

Tras esto, en los puntos 7 y 8 se adjuntan las órdenes de trabajo o partes de trabajo que han
sido efectuados, de los diferentes equipos, ya rellenadas y finalizadas, durante el transcurso del
año. Así el cliente también puede archivar todo lo referente a las acciones que se han realizado
a en sus equipos.

Como he citado anteriormente, todos los informes emitidos por la oficina técnica de SADEMP
presentan la misma estructura y hacen hincapié en los mismos aspectos de las actividades de
mantenimiento. Por tanto, pese a que el informe citado solo trata las instalaciones eléctricas
del cliente SITEL, para las instalaciones de climatización se emitió un informe similar, podemos
decir que este tipo de informes es un fiel reflejo de la manera de trabajar y de proceder en las

43
prestaciones de mantenimiento de SADEMP. Por tanto, el lector puede tomar este informe
como referencia de los informes de mantenimiento realizados por SADEMP S.L.

4.4 Planificación y Programación de las tareas de mantenimiento.

La planificación y programación de las tareas de mantenimiento en la empresa SADEMP, S.L.,

está al cargo del departamento técnico.

Los procedimientos previos a la incorporación del sistema de información GMAO en la

compañía, los detallaremos a continuación. Como el lector podrá comprobar, distan mucho de
los procedimientos que requiere una compañía moderna que hace un uso eficiente de sus
recursos.

En primer lugar, se tomaban como punto de partida para planificación de los trabajos de
mantenimiento a ejecutar, los contratos de mantenimiento suscritos con cada uno de los
clientes de la empresa. Por contrato, algunos de los clientes tienen suscritas visitas a sus
instalaciones para la realización de los servicios de mantenimiento, de carácter mensual. Otros
de carácter trimestral, cuatrimestral o en algunos contratos, la periodicidad de las ejecuciones
depende de cada uno de los equipos que el cliente posea.

Con estos datos, se hacía una primera estimación de los trabajadores de la empresa que
deberían verse involucrados en las tareas de mantenimiento y los recursos que serían necesarios
para su desempeño.

Una vez realizada la planificación de las tareas de mantenimiento, llega el momento de

desarrollar la programación de las mismas. En un primer lugar, tras analizar todos los aspectos
que hemos comentado, el personal de la oficina técnica realizaba un calendario anual en una
hoja Excel para efectuar una primera aproximación de cuándo se hará el servicio de
mantenimiento para cada uno de los clientes. Este calendario, discriminaba por mensualidades
y clientes, los días en los que se iba a desarrollar una tarea de mantenimiento. Veamos, una
captura del mismo:

44
Figura 11. Calendario de programación de mantenimientos de climatización de carácter preventivo a los
clientes de SADEMP. Elaboración del departamento técnico de la empresa.

Este calendario de mantenimiento pertenece a los clientes que disfrutaban de prestaciones de

servicio de mantenimiento de climatización, existen otras hojas de datos de los diferentes tipos
de mantenimientos que presta la empresa.

Como vemos, dependiendo del cliente y del contrato entre las partes, se asignaban días del mes
según lo que tocase realizar y se ponía en color rojo (pendiente). Una vez se realizaba, si se
cambiaba la fecha de lo que había programado, se cambiaba la fecha de la casilla sin hacer
ningún registro de esta incidencia, se pasaba al color verde (realizado) la casilla para que se
supiese que se había efectuado el mantenimiento preventivo.

El color amarillo pertenece a clientes que el año 2015 disfrutaron de servicios de

mantenimiento, pero que durante el 2016 no contrataron el servicio, aunque se tenían en un
estado de “stand by” debido a que tenían situaciones peculiares cada uno de ellos.

En cuanto a la notificación a los propios clientes de cuándo se haría la visita de mantenimiento,

se solía realizar una llamada telefónica días antes de la visita programada por el propio
departamento técnico. Este hecho, provocaba que en algunas ocasiones fuese imposible realizar
la visita ya que podría ocurrir que al cliente no le fuese posible recibir la visita en la fecha
propuesta. Esto provocaba desajustes en los calendarios de trabajo fijados, por lo que se podían
sufrir retrasos en las atenciones a otros clientes.

Como se puede ver, este método tan rudimentario tiene muchas lagunas en cuanto a una
gestión eficiente se refiere. Por un lado, programar las fechas de manera cuasi arbitraria hacia
que casi siempre este programa no se cumpliese y había que cambiar las fechas frecuentemente.
A veces, se realizaban las revisiones de mantenimiento y no se cambiaba el color de la casilla
(dado que es algo ínfimo y que no se solía atender con prioridad), por lo que tiempo después
había que buscar cuando se hizo, si se hizo, etc.

45
Otra de las deficiencias que presenta este sistema es que en algunas ocasiones se obviaba mirar
este calendario de hoja de datos y algunas fechas de revisión no se realizaban según lo previsto,
por lo que se incumplía el contrato suscrito entre las partes que especificaba las periodicidades
de las actuaciones. Esto suponía una alteración significativa en las prestaciones del servicio de
mantenimiento que podía acarrear consecuencias graves.

También, si se retrasaba una fecha de revisión y finalmente se hacía un día determinado, al

cambiar sin más la fecha en la hoja de datos y no tener registros de estos retrasos ni dejar
constancia de los motivos que lo causaron, se pierde valor en cuanto a lo que se le ofrece al
cliente, ya que con un control más exhaustivo de esta clase de situaciones se podrían extraer
muchas conclusiones sobre el tipo de servicio que se está dando, y, en definitiva, visualizar
puntos débiles en el proceder de las prestaciones de mantenimiento en los cuales fuese
necesario establecer algún tipo de medidas.

46
 5. PRINCIPALES SERVICIOS DE MANTENIMIENTO. ANÁLISIS DE
LA SITUACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES.

En este apartado, introduciremos al lector en las principales actividades que desarrolla SADEMP
en cuanto a los servicios de mantenimiento se refiere. Tras esta introducción, identificaremos
las principales carencias que presenta el modelo de gestión, de los servicios de mantenimiento,
que se lleva a cabo en la empresa previo a la implantación de un sistema de soporte para la
gestión del mantenimiento.

5.1 Principales actividades de los servicios de mantenimiento.

Esta sección está dedicada a que el lector comprenda las características de los servicios de
mantenimiento llevados a cabo por SADEMP, las principales actividades asociadas a los mismos
y los tipos de contratos de mantenimiento suscritos por la empresa con sus clientes.

Esta información la hemos obtenido de las peculiaridades de los contratos de mantenimiento,

así como de los inventarios de cada uno de los clientes.

Los contratos de mantenimiento suscritos entre las partes, contemplan las periodicidades de las
visitas de mantenimiento. Generalmente, estas visitas suelen ser mensuales, trimestrales o
semestrales, dependiendo de lo que cada cliente estime oportuno que es necesario para sus
equipos. Todas las visitas de mantenimiento preventivo están comprendidas por lo suscrito
entre las partes, es decir, el cliente abona la cantidad acordada por un número determinado de
visitas de carácter preventivo a sus instalaciones.

En cuanto a las visitas de mantenimiento de carácter correctivo, con frecuencia están excluidas
de los contratos de mantenimiento entre las partes. Por tanto, para la mayoría de los clientes,
cada visita de mantenimiento correctivo supone un gasto extra para ellos, ya que no está
incluida en la tarifa acordada entre las partes.

La redacción de informes, la frecuencia con la que estos han de ser enviados a los clientes y la
composición de los mismos, son aspectos que suelen estar recogidos en cada uno de los
contratos, y en general, están asociados a la frecuencia con que se hacen las visitas de
mantenimiento correctivo.

Cada uno de los clientes, tiene checks list de mantenimiento preventivo personalizados e
individuales para cada uno de los equipos que posea el mismo. Respecto a los partes de
mantenimiento correctivo, como vimos con anterioridad, se suele usar una plantilla en la que se
identifica manualmente al cliente en cuestión, así como al equipo al que se esté tratando.

El inventario de activos en contrato, de cada uno de los clientes, se recoge en una hoja de Excel.
Dicho inventario en la mayoría de casos es aportado por el cliente previo a la firma del contrato
de mantenimiento. En el caso de que hubiese modificaciones en los equipos o se añadan nuevos,
es responsabilidad de SADEMP actualizar los inventarios del cliente, y recoger estos nuevos
datos en la hoja Excel de cada uno de ellos.

47
Para que el lector, pueda introducirse en las peculiaridades que presenta un contrato de
mantenimiento suscrito entre empresa mantenedora y entidad o empresa mantenida,
trasladaremos a este documento, un extracto de las actividades a realizar en las instalaciones
de un determinado cliente. Dichas actividades, vienen recogidas en el contrato de
mantenimiento, el procedimiento que comprenden las mismas y la periodicidad con la que hay
que llevarlas a cabo. En este caso, vemos las actividades a llevar a cabo para mantener una
instalación de Agua Caliente Sanitaria (ACS):

Número Trabajo Frecuencia

(meses)

SISTEMA DE CAPTACIÓN

1 Verificación del estado de limpieza de la protección translucida de los paneles 12

captadores

2 Verificación de inexistencia de condensaciones y suciedad bajo la protección de los 12

paneles captadores.

3 Verificación de inexistencia de corrosions y fugas de agua en los paneles captadores. 12

4 Inspección de las juntas de los captadores: verificación de inexistencia de 12

agrietamientos y deformaciones.

5 Verificación del estado de la superficie absorbedora de los captadores: inexistencia 12

de corrosiones, deformaciones y fugas.

6 Verificación del estado de las carcasas y las ventanas de respiración. 12

7 Inspección de las conexiones hidráulas: localización y corrección de fugas, apriete de 12

conexiones, comprobación de niveles de agua de circuitos.

8 Inspección de la estructura de soporte: estado de degradación, indiciones de 12

corrosion, apriete de tornillos.

SISTEMA DE ACUMULACIÓN

9 Limpieza y desincrustación interior del acumulador de agua caliente, eliminación de 12

oxidaciones.

10 Verificación del estado de desgaste de ánodos de sacrificio y sustitución, si procede. 12

48
11 Inspección de aislamiento térmico del acumulador de agua caliente y corrección, si 2
procede.

SISTEMA DE INTERCAMBIO

12 Limpieza y verificación de funcionamiento del intercambiador o serpentín primario.

13 Verificación de la eficiencia (CF) y prestaciones de intercambiador

primario/secundario.

CIRCUITO HIDRÁULICO

14 Verificación de la densidad y el pH del fluido caloportador primario y corrección, si 12

procede.

15 Verificación del estado de las tuberías del circuito primario: corrección de fugas y 12
oxidaciones.

16 Verificación de la hermeticidad del circuito primario complete y restitución, si 12

procede.

17 Verificación del aislamiento térmico de las tuberías del circuito primario y correción, 12
si procede.

18 Verificación de la ausencia de humedad en el interior de los aislamientos y 12

sustitución de estos, si procede.

19 Verificación de estado y funcionalidad de purgadores automáticos. Limpieza de 12

orificios.

20 Verificación de estado y funcionalidad de purgadores manuales. Vaciado de 12

botellines.

21 Verificación de estado y funcionamiento de las bombas de recirculación. Limpieza y 12

estanquiedad.

22 Verificación de estado y funcionalidad de vasos de expansion, comprobaciones. 12

23 Verificación de estado y ajuste de niveles en vasos de expansion abiertos. 12

24 Verificación de estado y funcionamiento del Sistema de llenado automático del 12

circuito primario.

49
 25 Verificación de estado y funcionalidad de válvula de corte, comprobación de 12
inexistencia de agarrotamiento.

26 Verificación de estado y funcionalidad de válvulas de seguridad y comprobación de 12

actuación.

SISTEMA ELÉCTRICO Y DE CONTROL

27 Verificación de estado de cuadros eléctricos: limpieza interior, verificación de juntas 12

de puertas.

28 Verificación de aparellaje eléctrico, actuación de interruptores y apriete de 12

conexiones.

29 Verificación de termostato de regulación, comprobación de actuaciones y ajuste, si 12

procede.

SISTEMA DE ENERGÍA AUXILIAR

30 Verificación del estado y funcionalidad del Sistema de apoyo. 12

31 Verificación y ajuste de instrumentos de medida: termómetros, sondas de 12

temperature y manómetros de instalación.

Como se puede comprobar, en los contratos de mantenimiento se suele especificar

exactamente las acciones que va a llevar a cabo la empresa mantenedora y la periodicidad que
van a tener estas acciones. Con este ejemplo, el lector puede comprobar la cantidad de acciones
que hay que llevar a cabo para mantener una instalación de relativa complejidad.

5.2 Análisis de la situación e identificación de necesidades.

Antes de decidir si es necesaria la implantación de un sistema GMAO en la compañía, debemos

establecer una relación de los principales problemas que existían en la empresa con respecto a
la gestión de los servicios de mantenimiento. El objetivo de este proceso es encontrar aquellas
necesidades, o aquellos defectos de la gestión de la empresa, que deberían ser solventados
mediante la utilización de un sistema de apoyo al mantenimiento.

50
5.2.1. Fuentes de información para la identificación de requisitos.

La información relevante para identificar este tipo de necesidades o carencias en la gestión del
mantenimiento, la tomamos de diversas fuentes de información:

o La gerencia de la empresa, como no podía ser de otra manera, es la parte más interesada
en mejorar las prestaciones de mantenimiento de la compañía. En particular para los
socios de la empresa, es muy prioritaria la mejora de los flujos de información con los
clientes.
La calidad de los trabajos de mantenimiento, percibida por los clientes se quiere que
sea lo más elevada posible. Esto es debido a que una de las bazas que usa la empresa,
para diferenciarse de sus competidores, es la calidad en el trato con los propios clientes
y la calidad en la ejecución de los trabajos.
La dirección también establece otras pautas como por ejemplo, que el software elegido
agilice los cobros de los trabajos a los clientes, que disponga de un módulo de
contabilidad que pueda aplicarse en la empresa, etc.

o El propio departamento técnico, que fruto de su amplia experiencia trabajando para la

empresa tiene identificados que aspectos hay que mejorar y de qué forma hacerlo para
que el impacto con la manera de trabajar y con la política de la empresa, sea el mínimo
posible.

o Los propios operarios de mantenimiento de la compañía, que ofrecen parecer sobre qué
tipo de herramienta se adapta mejor a ellos, indican los aspectos más útiles que podría
tener un sistema de información de mantenimiento para su forma de trabajar. Al fin y
al cabo, los operarios de la empresa son actores principales e imprescindibles en la
utilización y desempeño del GMAO, por lo que su punto de vista se antoja fundamental,
además de crucial, para la elección del GMAO correcto.
Desde el principio de este proceso, es prioritario que los operarios acepten de buen
grado el sistema que se fuese a implementar, ya que si esto no ocurriese y, lo más
importante, si no tienen una concepción del sistema como una herramienta útil, que
facilite y mejore su desempeño en las tareas de mantenimiento, la implantación del
sistema en la empresa sería un rotundo fracaso, ya que no se lograría implicar en su uso
a las personas más relevantes para su correcto funcionamiento.

o Por último, tomamos algunas sugerencias de los clientes de los servicios de

mantenimiento, respecto a la calidad de los servicios que reciben. Estas sugerencias
fueron recogidas de por los propios operarios durante el transcurso de las visitas y por
el personal de oficina técnica al recibir comentarios de los clientes sobre los informes
de mantenimiento trasladados a los mismos.
Todas estas sugerencias de los diversos clientes han sido recogidas como puntos muy
importantes a tener en cuenta, ya que, como hemos citado, para la empresa es
prioritaria la satisfacción del cliente en todos los aspectos posibles.

51
Una vez consideradas las propuestas de las citadas fuentes de información y tras el
correspondiente análisis de la gestión del mantenimiento de SADEMP, se prepara una lista con
los aspectos más importantes a tratar; es decir, lo que básicamente debería aportar el GMAO a
implantar, para facilitar la introducción de mejoras en la gestión destinadas a evitar las carencias
observadas.

5.2.2. Requisitos a cubrir por el GMAO.

La lista de aspectos que el GMAO debería incorporar es la siguiente:

 Seguimiento de equipos.

Se observó que sería conveniente tener un sistema de aviso que emitiese un anuncio
cuando pasase un determinado intervalo de tiempo desde que se cambiase cierto
componente de un equipo. Esto ayudaría a prever averías en los equipos, con la
consiguiente disminución de avisos para la realización de mantenimientos correctivos.
Esta necesidad que demanda el departamento técnico, pues se da la circunstancia de
que en múltiples ocasiones se realizan modificaciones en los elementos de un equipo y
no se registran. Esto supone un inconveniente para realizar los servicios de
mantenimiento ya que se da el caso de que los operarios realizan visitas a equipos de
los cuales desconocen los últimos cambios sufridos.

 Base de datos de clientes y sus equipos.

Disponer de una base de datos completa de cada uno de los clientes de la empresa,
donde se pueda visualizar el tipo de mantenimiento que se realiza en cada uno de ellos
y las características del contrato suscrito entre las partes. Además es de vital
importancia poseer un inventario digitalizado y actualizado de cada uno de los clientes,
en el cual se puedan conocer detalles de los equipos, sus componentes, manuales de
uso de los mismos, etc.
Además también es procedente poseer en el sistema de información otros datos de
relevancia de los clientes de manera que podamos disponer de forma rápida de
teléfonos de contacto, cuentas bancarias, horarios de responsables, direcciones de
correo electrónico, etc.

 Asignación y registro de Órdenes de Trabajo.

El objetivo es empezar a asignar órdenes de trabajo a los técnicos, o grupos de técnicos,

para que estos sepan semanalmente qué tareas les han sido encomendadas, pueda
organizar su tiempo de trabajo de una mejor manera y que el propio sistema de
información le sirva como apoyo a la realización de su trabajo. El objetivo es digitalizar
la asignación y ejecución de las tareas de mantenimiento, de forma que la orden se
realice en el propio sistema y quede registrada en él para posteriores consultas o

52
 análisis, de esta forma se podrá seguir la trazabilidad completa de cualquier orden de
trabajo, algo que no se realiza en la empresa.
Con la digitalización de las OT, podremos contar con datos que hasta el momento se
recogen de una manera deficiente. Estos datos son, por ejemplo, las horas empleadas
en la realización de las tareas y los materiales utilizados en ellas. Estos datos, se recogen
en la empresa, mediante los escritos de los técnicos, en los espacios de observaciones
de los partes de trabajo. Con la digitalización de este aspecto, se mejorarían tanto el
control de los recursos de la empresa como el control de costes de la empresa.

 Digitalización de la información y formato electrónico de documentos.

Esta medida es uno de los principales motivos por los cuales es necesario implantar un
sistema GMAO en la compañía. Los procedimientos usados en SADEMP previos a la
implementación del sistema de información para el mantenimiento son rudimentarios
dadas las posibilidades que ofrecen nuevos modelos de gestión del mantenimiento.

Las ordenes de trabajo eran emitidas en formato papel a cada uno de los operarios y
estos, una vez realizada la misma, debían devolverla al departamento técnico de
SADEMP para que realizase los correspondientes análisis de la información aportada por
cada uno de los check list de las tareas realizadas, así como para proceder al archivado
de toda esta información. De esta manera, es obvio que una herramienta que digitalice
estos procesos facilitaría el día a día de operarios y personal de oficina técnica y a su vez
mejorar el valor de los servicios prestados a los clientes.

Respecto al archivado de las diferentes órdenes de trabajo, bien sean de carácter

correctivo o preventivo, estas quedan archivadas en carpetas de grandes dimensiones,
teniendo una por cliente y año. Esto produce una cantidad ingente de documentos en
papel que, por un lado, ocupan un espacio físico y necesitan unas condiciones de
mantenimiento que se podrían ahorrar fácilmente digitalizando la información, y, por
otro lado, supone un archivo de muy poca flexibilidad y rapidez de acción si se quiere
hacer algún tipo de consulta, o si se necesita un determinado dato relevante. Huelga
decir, que tener los documentos de mantenimiento en estas condiciones supone un
riesgo elevado de extravío de alguno de ellos, algo indeseado para cualquier
seguimiento correcto de equipos.

Con un sistema GMAO en el cual se tengan archivadas todas las OT y actuaciones de

menor calado llevadas a cabo en las instalaciones del cliente, se podría disponer de una
fuente de datos mucho más útil que los archivos en papel que se vienen usando, además
de mucho más fiable.

 Interfase electrónica para los operarios de mantenimiento.

Para poder acometer esta mejora, es capital que los operarios de la empresa sean
provistos de dispositivos móviles o tablets desde los cuales puedan acceder al sistema
GMAO para ver las asignaciones de trabajos que tienen en su horizonte temporal,
apoyarse en documentos históricos y referencias de los equipos en el propio sistema

53
 para realizar las tareas, realizar los check list de las órdenes de trabajo y, por último,
registrar las mismas.

Es importante decir, para que el lector comprenda mejor la actividad diaria de la

empresa y las peculiaridades que esta tiene, que en este apartado, los técnicos en
numerosas ocasiones los operarios de mantenimiento almacenan en la furgoneta de
trabajo los documentos de órdenes de trabajo de varios clientes, olvidando entregarlas
al personal pertinente de oficina técnica o simplemente extraviando o dañando algunos
documentos dadas las condiciones de los lugares donde son depositados los escritos.
Con la implantación de un sistema GMAO este tipo de situaciones quedarían totalmente
eliminadas, facilitando el trabajo a los propios técnicos y al personal de oficina técnica.

 Disponer de una herramienta que facilite la elaboración de informes.

Como hemos visto la realización de informes de mantenimiento es un aspecto

importante de las labores llevadas a cabo por parte del departamento técnico de la
compañía. Dicho departamento estima oportuno poder utilizar un sistema de soporte
que automatice y facilite la elaboración de los informes de mantenimiento. Se busca un
sistema capaz de discriminar la información más relevante para el cliente y que pueda
crear este tipo de documentos de forma periódica, generalmente con el mismo formato,
con los aspectos destacados tanto para el departamento técnico, como para que el
propio cliente pueda visualizar un seguimiento de calidad de los servicios de
mantenimiento que está disfrutando en sus instalaciones.

En definitiva, se busca una plataforma que facilite la redacción de informes, ya que a

veces por motivos de poca disponibilidad de tiempo muchos de estos informes se
quedan sin redactar o si lo hacen es en fechas tardías para lo acordado por contrato con
el cliente. Este aspecto preocupa a los gerentes de la empresa, ya que para ellos es
importante que el cliente tenga un documento en el cual pueda valorar y constatar el
servicio de mantenimiento que se ha venido realizando. Este tipo de aspectos, influye
en la calidad percibida por el cliente y en el trato que se le da al mismo, algo que como
hemos comentado es de suma importancia para la dirección de la organización.

 Base de datos de los trabajadores.

Los datos a incluir en cada registro de trabajador, incluyen aspectos tales como:
coste/hora dependiendo del rango que tenga dentro de la empresa (oficial, peón, etc.);
la citada disponibilidad horaria; especialidad u oficio; números de contacto y dirección
de correo electrónico; mantenimientos de clientes en los que está especializado; etc.

Trabajando con una herramienta de estas características, por ejemplo, teniendo en

cuenta que tenemos el coste/hora del operario como dato del sistema, el departamento
técnico puede hacer un balance de qué gasto supondría realizar una OT en una fecha
determinada, algo que podría ayudar a tener un control de gastos de la empresa mucho
más exhaustivo y con una trazabilidad más fiable.

54
 Planificación y programación de las actividades.

Es necesario contar con una herramienta, proporcionada por el GMAO que se elija, con
formato de calendario “maestro” para dejar de utilizar las tablas de Excel en la
planificación y programación de los servicios de mantenimiento.

Uno de los aspectos que esta herramienta debería ser capaz de subsanar es el aspecto
cíclico de las operaciones preventivas asignadas a cada uno de los clientes,
discriminando en algunas ocasiones por equipos. Es pertinente, que el sistema sea capaz
de, dado el dato de la periodicidad con la que se visita a un determinado cliente, por
contrato suscrito entre las partes, programar las tareas de mantenimiento de forma
cíclica, sin necesidad de que el personal de oficina técnica tenga que hacerlo.
Obviamente, las tareas propias de actividades correctivas deberían ser introducidas en
el sistema bien por la indicación de algún operario o bien por la indicación de algún
miembro del departamento técnico. Como el lector pudo comprobar, la introducción
manual en las plantillas de Excel y la elección de fecha de visita de forma cuasi arbitraria,
eran un obstáculo para lograr una planificación y programación de cierta calidad.

Sería interesante disponer de una herramienta en la cual se pueda ver la disponibilidad

horaria de los trabajadores, pudiendo visualizar un calendario en el que si
discriminásemos por trabajador, pudiésemos ver los espacios que cada uno de ellos
tiene para asignarle nuevas tareas.

A ser posible, este calendario “maestro” de los servicios de mantenimiento debería

poder enlazar con los calendarios individuales de cada uno de los operarios de
mantenimiento, de manera que la asignación de los servicios de mantenimientos
preventivos y correctivos quede ligada desde el mismo momento en que el personal del
departamento técnico actualice el calendario “maestro”.

 Mejorar la gestión de las actividades de las subcontratadas a terceros en las

instalaciones de los clientes de la empresa.

La subcontratación de algunas tareas de mantenimiento en la empresa, es algo que no

tiene un control tan exhaustivo como debiera, en la mayoría de las ocasiones el
seguimiento y contacto para la realización de estas operaciones no pasa de una llamada
telefónica. Es conveniente que el sistema de apoyo que vaya a adoptarse sea capaz de
contemplar este tipo de situaciones y ayude al control de las mismas. Se podría tener
un espacio dentro del sistema en el que podamos disponer de los datos más relevantes
de cada una de las subcontratas con las que se trabaje así como para realizar un
seguimiento más férreo de las tareas que les sean encomendadas.

55
 Mejorar la gestión de las facturas de los servicios de mantenimiento.

Son especialmente importantes los plazos en los que se efectúan estos cobros.

En muchas ocasiones, los trabajos relacionados con actividades propias del

mantenimiento correctivo, tenían ciertas dificultades para ser facturadas a los clientes.
Se daba el caso que el cliente aceptaba los presupuestos de dichos trabajos y una vez
hechos el técnico dejaba la factura al cliente para que éste se encargase de abonarlo
según la vía que se acordase. Algunas veces, los clientes obviaban o alargaban
demasiado el pago de esta deuda por lo que, a veces, el personal de gestión de SADEMP
pasaba por alto la realización de estos cobros y las reclamaba mucho después de lo
acordado, beneficiándose el cliente de esta situación. En otros tantos, eran los propios
operarios quienes no hacían llegar en los plazos adecuados, el documento firmado al
personal de oficina técnica, por el motivo que fuese, lo que impedía el pronto pago de
los servicios realizados.

Por situaciones como esta, se estima necesario que el sistema de soporte para el
mantenimiento pueda emitir las facturas a los clientes, reforzando o suprimiendo la
factura física que entregan los operarios, y registrar si los clientes las abonan. En caso
de que no fuesen abonadas, es coherente que el sistema notifique cuánto tiempo lleva
vencida la deuda y emitirla de nuevo. Este es un aspecto que los gerentes de la empresa
están interesados especialmente en solucionar, ya que este tipo de dificultades en los
cobros de los servicios son frecuentes, además de que repercuten directamente en la
economía de la empresa.

En la empresa se usa un sistema de facturación denominado “Factusol”, por lo que si el

GMAO cubre también esta parcela, al menos en gran medida, la gerencia ve factible
dejar de usar el sistema “Factusol” para realizar estas gestiones con el propio sistema
de gestión para el mantenimiento.

Hay que decir que “Factusol” supone un coste anual para la empresa de unos 260 euros
al año, siendo este desembolso la cuota a pagar por disponer de cuatro usuarios y el
servicio técnico del programa, del cual se encargaban los propios suministradores. Estos
datos son importantes a la hora de valorar la posible migración desde esta plataforma
hasta otra que se pudiese compatibilizar con la utilización del sistema GMAO que fuese
elegido.

 Sistema de firma electrónica.

Para mejorar los procedimientos de facturación, Es interesante que el sistema pueda

tener una funcionalidad para efectuar firmas electrónicas. Se podría contemplar que las
OT realizadas por los técnicos, puedan ser firmadas, por ejemplo con un lápiz
electrónico, sobre la Tablet o teléfono móvil del operario. Con esta nueva función, se
recibiría un doble beneficio. En primer lugar, el cliente da conformidad, y así queda
registrada ésta de manera instantánea al cerrar el operario la OT, a los trabajos
realizados en sus instalaciones, quedando archivado este manifiesto en la base de datos
del sistema. En segundo lugar, con la firma digital del cliente, tenemos un documento

56
 en el cual el cliente ya ha depositado su visto bueno por lo que los procesos de
facturación de la OT, si esta tuviese que ser facturada como algo excluido del contrato
de mantenimiento suscrito entre las partes, podrían agilizarse desde el mismo momento
en que esta se cierra.

 Mejorar la gestión del almacén y el estado del inventario de artículos en stock.

El control de este almacén, es nulo, es decir, cuando un operario solicita un

determinado material, porque percibe que será necesario próximamente o porque se
está agotando, es algún miembro del departamento técnico quien emitía una solicitud
de compra al proveedor que fuese pertinente, adquiriéndose después el material y
depositándose el material en el almacén para que el operario lo que recogiese cuando
lo necesitase. Se identifica esta situación como algo mejorable, de forma que se pueda
contabilizar en todo momento las existencias de almacén, identificar los materiales con
más alta demanda y prever los pedidos de estos de forma cíclica, sin que los operarios
tengan que pedir la adquisición de los mismos, salvo que sea un material diferente a lo
que exista en almacén. Con esta medida, aparte de ejercer un control económico mucho
más eficaz sobre los bienes fungibles de la empresa, podemos aumentar el rendimiento
de los recursos de la empresa, comprando por lotes económicos cuando sea necesario
y adelantándonos a roturas de stock, aspecto este último que puede causar retrasos en
los servicios de mantenimiento, con todo lo que ello conlleva.

Hemos plasmado aquí algunas de las carencias más relevantes relacionadas con los
procedimientos de gestión del mantenimiento observados en la empresa. En el seno de la propia
organización hay consenso en que con la rectificación o mejora de estos aspectos, se daría un
salto cualitativo tanto en los servicios de mantenimiento prestados, como en la gestión interna
de la propia empresa. Huelga decir, que no son los únicos aspectos negativos de la empresa,
pero sí son los más importantes, ya que otros de menor calado no han sido incluidos en esta
relación al considerarse que al subsanar estas carencias de carácter más general, las pequeñas
carencias quedarían en su mayor parte solventadas.

Dada la situación planteada, es evidente que los sistemas de gestión de la empresa necesitan
cambios, por lo que resulta justificada la implementación de un sistema de gestión del
mantenimiento.

57
 6. SISTEMAS GMAO PROPUESTOS PARA LA IMPLANTACIÓN.

Una vez analizada realizaba la gestión de los servicios de mantenimiento e identificadas todas
las carencias a solventar, el siguiente paso debe ser valorar diferentes sistemas de gestión del
mantenimiento.

Tras analizar varios candidatos y sopesar diferentes ofertas, llegamos al proceso final
centrándonos en cuatro propuestas.

A continuación se presenta la forma en que se realiza la elección de las cuatro propuestas

seleccionadas en primer lugar, el estudio comparativo de las mismas y los resultados de la
elección final.

6.1 Criterios para la primera selección.

La selección de los candidatos idóneos para cubrir los requisitos de SADEMP, es el final de un
proceso de búsqueda de varias etapas.

Los criterios seguidos para, de alguna manera, sesgar esta búsqueda, dada la variada oferta de
paquetes informáticos que dan soporte a la gestión del mantenimiento, son principalmente que
los sistemas sean capaces de satisfacer las necesidades que hemos descrito anteriormente.
Además de esto, una restricción fundamental para la búsqueda del sistema es el coste que
implica el mismo, obvio dadas las dimensiones de la empresa objetivo de la implantación. Huelga
decir, que los sistemas para la gestión del mantenimiento más potentes son a la vez los más
caros, pero este tipo de sistemas están recomendados para empresas u organizaciones de cierta
envergadura. Para las necesidades que se deben cubrir con el sistema y dado que estamos
hablando de una implantación en una pequeña empresa, es adecuado un sistema de bajo perfil
y bajo coste.

Uno de los criterios más representativos de esta búsqueda, a parte de los citados, es que el
sistema tenga acceso mediante una App o por versión del mismo mediante un dispositivo móvil.
La finalidad de esto es que los operarios puedan acceder al sistema, para, además de trabajar
en él, apoyarse en el mismo para todo lo necesario en su día a día. Dicho criterio, viene
especialmente indicado por la gerencia de la empresa, cuyo objetivo prioritario es involucrar a
los operarios en el uso del sistema.

Para comenzar esta búsqueda, recurrimos a informarnos de todo lo relacionado con sistemas
de estas características, nuestras principales fuentes de información las encontramos en la web,
así como en el asesoramiento de personal docente universitario habituado al uso de estos
paquetes informáticos.

Tras analizar los manuales, si estaban a nuestro alcance, e informarnos detalladamente de varios
sistemas, llegamos a establecer una selección de varios candidatos, que son los que en esta
sección se detallan.

Los contactos con estos candidatos, los entablamos mediante llamadas telefónicas primero y
con herramientas como “teamviewer” después, en estas reuniones se nos muestra las

58
vicisitudes de cada uno de los sistemas, así como las diferentes opciones que ofrece la empresa
proveedora.

En algunos candidatos, tuvimos acceso a demos de los sistemas en las cuales pudimos hacer
pruebas de diferentes situaciones reales que se daban diariamente en la empresa.

6.2. Descripción de los sistemas propuestos y versión ofertada por los

proveedores.

En esta sección, detallaremos cada uno de los sistemas propuestos para la elección final.
Además de detallar las características de los mismos, veremos qué ofertas económica
trasladaron los proveedores de cada una de estas soluciones.

6.2.1. Primavera Mantenimiento Eam.

Primavera mantenimiento es el GMAO creado por el grupo Primavera, una compañía

portuguesa dedicada al desarrollo de soluciones empresariales. En nuestro país, la solución de
Primavera está distribuida por Grupo Trevenque.

La solución Primavera Mantenimiento está destinada al apoyo de la gestión del mantenimiento,

en un entorno Windows y teniendo como objetivo planificar, programar y gestionar el
mantenimiento, de acuerdo con los recursos humanos y medios técnicos disponibles. La
solución se presenta en estructura modular, siendo el modo de acceso a la base de datos del
tipo cliente-Servidor ya se trabaje en una plataforma de monopuesto o de red.

El GMAO primavera, ofrece a los usuarios de su sistema satisfacción absoluta en las siguientes
cuestiones:

- El mantenimiento preventivo,
- El mantenimiento correctivo,
- Asignación de OTs a los técnicos,
- Costes y tiempos dedicados a cada OT.
- Todo lo relacionado con el mantenimiento de Activos, propios o de terceros.

Primavera tiene operativa una versión app gratuita, para los clientes que eligiesen beneficiarse
de la opción cloud de la plataforma.

Tenemos aquí un sistema robusto que se ha ido enriqueciendo en diversas actualizaciones

gracias al alto “feed back” que recibe Primavera de sus clientes. Encontramos en esta solución
una herramienta muy pulida y perfeccionada en los aspectos más interesantes para nosotros,
muy intuitiva y fácil de usar, algo que era una gran ventaja ya que acortaría el período de
adaptación que suponíamos iba a necesitar todo nuestro personal para acostumbrarse a
trabajar con la plataforma GMAO.

59
Los módulos que componen la solución los resumiremos a continuación, haciendo especial
hincapié en la forma en la que estos pueden interactuar

Equipamientos u objetos de mantenimiento. En este módulo, caracterizan los equipamientos

que son objeto de mantenimiento considerándolos según dos ópticas distintas: la de las
entidades y/o la de las localizaciones.

Las entidades pueden tener niveles jerárquicos diferentes, lo que significa que las de nivel
superior pueden contener a aquellas de nivel inferior, creándose así una estructura de árbol
multinivel que se traduce en la integración de, por ejemplo, los equipos en unidades funcionales.
Los diversos equipos se agrupan en familias, que tienen características particulares pudiéndose
discriminar dentro de estas familias por aspectos tales como la marca o el modelo del equipo. A
cada entidad se le puede asociar información técnica, pautas para realizaciones de
mantenimiento, materiales necesarios para llevar a cabo el mantenimiento del equipo y averías
típicas o registradas anteriormente.

Las localizaciones se corresponden con los lugares físicos donde se encuentran los objetos de
mantenimiento. A dicha localización se le asocia un centro de coste, que añade los costes de
mantenimiento realizados sobre los equipamientos situados en dicha localización.

Materiales. Este módulo garantiza las funciones de gestión de stocks y aprovisionamientos. En

caso de que existiese una conexión con otro sistema (ERP) la aplicación está construida para
permitir una interconexión fácil con los ERP más conocidos del mercado, siendo sin embargo
viable su funcionamiento autónomo. Durante el funcionamiento autónomo, las tareas de
gestión de materiales asociadas al mantenimiento pueden estar realizadas por la solución
Primavera Mantenimiento.

Los artículos de almacén susceptibles de ser utilizados en las intervenciones de mantenimiento

se pueden referenciar y codificar, definiéndolos como materiales necesarios para la realización
de labores en determinados equipos, de forma que ayude a una realización de tareas mucho
más eficiente. Estos datos, que se pueden asociar a los proveedores correspondientes y a las
marcas y modelos o a los equipos específicos en los que se utilizan, pueden ser originarios de
un sistema de control de stocks para el mantenimiento.

Medios. Los medios son las entidades participantes en el proceso de gestión del
mantenimiento, que no son objeto de mantenimiento, y pueden estar discriminadas en medios
humanos, centros prestadores de servicios internos (oficinas) y externos (firmas).

El módulo de personal contiene la información relativa al personal propio de la empresa,

definiendo para cada elemento, sus características particulares, la especialidad correspondiente
y las localizaciones en las que intervienen. La aplicación permite definir la estructuración de los
recursos humanos de la empresa, diferenciando por ejemplo en personal interno,
entendiéndose los trabajadores a tiempo completo en la empresa, y el personal externo, en
dónde podríamos encuadrar aquellos profesionales que trabajan como autónomos y que
desempeñan algunas tareas para la empresa. El personal se agrega en equipos de trabajo y se
asocia a las intervenciones, ya sea de forma colectiva o individual.

60
La gestión del personal permite, entre otras cosas, visualizar las horas laborales y hora extra, o
los gastos de coste de mantenimiento efectuado por cada sujeto. Así, se puede hacer un
seguimiento de las diversas intervenciones de cada miembro del personal y confrontar dicha
información con la obtenida en el reloj de fichar, esto se corresponde con lo establecido en los
partes de trabajo si contextualizamos este punto con el que nos compete de la empresa que se
trata en este documento.

Oficinas. En esta funcionalidad se definen principalmente las oficinas o centros prestadores de

servicios de mantenimiento, que integran personal interno o externo. Se sitúan aquí los
trabajadores que componen las oficinas propias de la empresa y, eventualmente, los recursos
de las empresas subcontratadas para la realización de tareas de mantenimiento. En el caso de
la empresa que nos ocupa aquí, vimos que había aspectos de ciertos contratos que estaban
subcontratadas con terceras empresas.

Firmas. En esta opción se definen todas las firmas que se relacionan con el mantenimiento,
pudiendo estar tipificadas como fabricantes, proveedores de equipamiento, proveedores de
servicios, proveedores de mano de obra, proveedores de materiales, etc.

Organización. Este módulo contiene la información necesaria para la estructuración de las

intervenciones de mantenimiento.

o Fases. Las fases constituyen, en general, trabajos simples: esto es, deben representar
cada tarea en la que las intervenciones de mantenimiento se dividen y que son
realizables por una especialidad concreta (electricidad, climatización, mecánica,
fontanería, etc.). Las fases debidamente agregadas permiten construir preparaciones de
trabajo. Estas fases pueden ser asociadas de forma jerárquica y tener información
relevante asociada. Principalmente diseños, documentación, características,
parámetros, entre otros.
o Preparaciones. Cada preparación está formada por un conjunto de fases,
correspondiendo cada una de ellas a una operación sencilla. Agregando las diferentes
fases se originan diversas preparaciones, ya sea con carácter preventivo o con carácter
correctivo.
o Registro de averías y sucesos. La solución de Primavera Mantenimiento permite
referenciar las intervenciones por códigos configurables, con el fin de caracterizar los
sucesos y anomalías registradas. Esta información pretende el tratamiento estadístico
de las intervenciones.

Gestión. En la solución de Primavera el módulo de gestión se enfoca principalmente en dos

niveles, uno con características de planificación, abarcando un espacio temporal fijado en el
medio/largo plazo, y el otro con características operacionales enfocado en el corto/medio plazo.

Planificación. En este submódulo se encuadran todos los planes de mantenimiento que el

operador del sistema estime oportuno cargar en el mismo, así como toda la planificación de
intervenciones en el horizonte temporal. El programa sugiere una planificación basada en la
periodicidad de las intervenciones preventivas, así como de otras intervenciones correctivas
previstas, programadas de forma eventual. Las intervenciones se pueden visualizar en la

61
planificación de una forma gráfica usando diferentes símbolos, esto es: trabajos previstos,
trabajos en ejecución, trabajos previstos con retraso, suspendidos, cancelados, etc.

Operaciones. Las operaciones que contempla la solución son de tres tipos, aunque uno de ellos
no se ajustaba a lo que nosotros demandábamos, el tipo de operación permanente, por lo que
para lo que querríamos solo nos centramos en ver cómo eran los tipos de operaciones
periódicas, es decir, aquellas que se realizan sistemáticamente y aquellas que son puntuales.
Identificando en estos dos casos los mantenimientos preventivos y correctivos.

En este contexto, también existe la posibilidad de que cualquier usuario del programa pueda
emitir una solicitud de intervención, pudiendo proponer el nivel de prioridad que considera
oportuno para la intervención o indicar la fecha límite que propone para su ejecución (en este
concepto es donde se encuadra el usuario de incidencias que estábamos buscando para proveer
de el a las empresas cliente). En una fase posterior, el personal responsable de la gestión del
mantenimiento, interpreta las solicitudes pudiendo anularlas (justificando la decisión),
satisfacerla, o darle una solución alternativa al caso.

Adicionalmente, y situado en el módulo de planificación, Primavera Mantenimiento permite

contabilizar trabajos para ser facturados, algo que como vimos nos interesa para satisfacer
nuestra deficiencia en la gestión de este aspecto. Es posible confrontar los costes ya realizados
con el valor ya acumulado de facturación emitido o por emitir. La solución tiene disponible
distintos informes operaciones de contabilización de los costes con las intervenciones.

Histórico y Análisis. Este módulo permite el acceso a las informaciones de intervenciones ya

efectuadas, ya sea para consulta o para ejecución de los análisis estándares o configurables.

En el histórico quedan registradas las intervenciones realizadas, discriminando las

programaciones y los medios utilizados, así como, los costes y los tiempos correspondientes. La
información guardada es la resultante de la planificación llevada a cabo y la del trabajo
realmente llevado a cabo. De esta forma, es posible analizar las desviaciones entre lo previsto y
lo realmente efectuado. De manera adicional el histórico que propone la solución de Primavera
Mantenimiento, contiene otras informaciones referentes a los cambios de equipos o materiales
de los mismos que se han producido, a las averías o sucesos significativos, etc. registrando así,
a lo largo de la línea temporal, las sucesivas localizaciones de las diversas entidades o los sucesos
o averías de las que se han informado. La forma de acceder a los registros históricos grabados
es bastante amplia y permite que el histórico sea explorado de forma íntegra, ya sea desde un
punto de vista financiero, administrativo o técnico.

El análisis se realiza sobre el histórico, es decir, sobre las tareas ya cerradas, y sobre los trabajos
en curso. Este submódulo interpreta la información del histórico para poder analizarla y
clasificarla, permitiendo por ejemplo:

- El tratamiento estadístico de todas las intervenciones realizas y obteniendo información

del tipo: materiales consumidos, horas/hombre empleadas, averías más frecuentes, etc.
- La visualización en un espacio temporal de las intervenciones realizadas sobre los
diversos equipos.
- Cálculo y la discriminación de los costes de mantenimiento para el período que se crea
conveniente.

62
Una vez hemos tratado los aspectos modulares más importantes en los cuales se estructura la
solución Primavera Mantenimiento, y comprobando que las funciones ofrecidas por esta
solución, satisfacen las carencias que hemos identificado con anterioridad en la empresa,
veamos pues el presupuesto que nos remitieron de esta solución:

Figura 12. Presupuesto base para la solución Primavera Mantenimiento.

La opción cloud era la que nos resultaba más interesante de las dos, por los siguientes dos
principales motivos:

- El principal motivo era el retorno de la inversión que tendríamos: elegir la versión Cloud
nos supondría un desembolso mensual de unos 220€ (después analizaremos con
profundidad la cantidad), mientras que ejercer la compra de una licencia permanente
equivaldría, teniendo en cuenta todos los extras que querríamos, como podría ser incluir
el módulo de facturación y varios usuarios de distintas características, unos 8.000€ un
desembolso que se antojaba muy elevado dadas las dimensiones de la empresa
SADEMP. Aportados estos datos, se vio como mucho más competitiva para nuestros
intereses, la oferta cloud ya que hasta pasados unos 33 meses no se tendríamos ROI
(retorno sobre la inversión) en la opción de adquirir la licencia perpetua del sistema,
siempre y cuando comparemos la opción con la otra que se nos ofertaba. En esos cerca
de tres años, daba tiempo suficiente a valorar la idoneidad del sistema para nuestra
empresa, ver si se quería seguir con este o incluso si se quisiese probar con otro, etc.

63
 Además de todo esto, la solución cloud aseguraba que el departamento técnico se
despreocupase mantenimiento del servidor (seguridad, backup, actualizaciones,
apagones, etc.), cosa que con la opción de licencia permanente sería totalmente
diferente.

-También es muy importante destacar que la versión cloud, vendría aparejada de una aplicación
móvil o Tablet (totalmente gratuita, al tener el servicio) que nuestros operarios instalarían en
sus dispositivos. Mediante esta aplicación los operarios rellenarían las órdenes de trabajo y
tendrían comunicación fluida con el departamento técnico de la empresa. Algo que como
dijimos se antojaba prioritario si nos embarcábamos en la implantación de un GMAO.

Bien, una vez hemos visto por qué se sopesó únicamente la versión cloud si nos acogíamos al
sistema suministrado por Primavera, veamos pues la estimación de costes que hicimos nosotros
para valorar después esta propuesta.

La versión cloud nos supondría un coste de unos 246 €/mes desglosados serían los siguientes:

-Dos usuarios de gestión, planificación y control: este tipo de usuario generaría las órdenes de
trabajo, daría prioridad a las mismas, las programaría y llevaría su control y seguimiento.

Se creyó coherente que, para ahorrar costes, era mejor proponer solo dos usuario de este tipo
ya que se entendía que el personal de la oficina técnica podría compartir uno, ya que no siempre
el departamento está focalizado en las tareas de mantenimiento y el personal de oficina se va
encargando de estas cuestiones de forma arbitraria, es decir, cuando cada uno puede le dedica
tiempo a estas cuestiones. Por otro lado, la gerencia podría tener acceso al segundo de los
usuarios para así tener visión permanente de las actividades que se fuesen desarrollando con
los contratos de mantenimiento.

Este punto dado el coste que implicaba este tipo de usuarios, fue aceptado por las partes
implicadas. Por tanto, aquí tendríamos ya un coste de unos 100 euros mensuales.

-Dos usuarios (o tres) de registro de trabajo: este usuario sería el que se dedicaría a rellenar los
partes de trabajo y anotar observaciones en los mismos, o lo que es lo mismo, los operarios.
Normalmente los operarios van en parejas a realizar las labores de mantenimiento por lo que se
creyó oportuno que tener un usuario para cada pareja sería lo correcto, ya que siempre van
juntas las mismas personas, aparte de que también estas mismas parejas realizan otro tipo de
tareas no relacionadas con el mantenimiento, por lo que al estar diariamente juntas estas
personas, se pensó oportuno hacer esta asignación.

El otro usuario opcional sería, si fuese necesario, el correspondiente a la persona que se encarga
de algunos trabajos de electricidad en baja tensión y fontanería de la empresa, que en ciertas
ocasiones tiene gran afluencia de trabajo proveniente de SADEMP.

Por tanto en este apartado tendríamos que sumar unos 120 euros/mes, si incluyésemos ese
tercer usuario de registro de trabajo.

- Por otro lado, tenemos el tema de las incidencias, que tendría un coste de 2 euros por usuario.

El usuario incidencias estaría pensando para abrirle un usuario en nuestro sistema a cada uno
de nuestros clientes, si se estimase conveniente, con dicho usuario nuestros clientes pueden
meterse en nuestro sistema y gestionar, por ejemplo, una orden de trabajo para mantenimiento

64
correctivo si es que fuese necesario, o dar un aviso de algún otro tipo de incidencia que fuese
necesario poner en nuestro conocimiento.

Este tipo de usuarios dado el tipo de mantenimiento al cual se dedica SADEMP, es realmente
útil ya que mejoraría sobremanera la calidad de la prestación del servicio, así como la
comunicación con el cliente y sobre todo, la imagen que tendrían los clientes respecto a la
seriedad con la cual se estaba tratando el mantenimiento de sus instalaciones.

Como vimos tendríamos que destinar alrededor de unos 26 euros mensuales para esta partida,
dada la cantidad de cliente que tiene la empresa y las necesidades que cada uno de ellos tiene,
por tanto se hizo una estimación sin tener nada definitivo.

Por tanto, si sumamos las cantidades primero de los distintos tipos de usuarios, tendríamos el
total de los 246 euros mensuales que habría que afrontar para usar el sistema de Primavera.

Por otro lado, se planteó a los comerciales de Primavera la posibilidad de que nos suministraran
algún tipo de solución para tener un control de tesorería, como comentamos antes que nos
interesaba con respecto al que programa que se estaba usando, Factusol. Entonces, nos
plantearon dos posibilidades:

o Integrar Factusol en Primavera Mantenimiento. Esta opción no era muy conveniente ya

que cada vez que Primavera efectuase algún tipo de modificación o actualización a su
sistema de Mantenimiento, Factusol podría dar problemas de funcionamiento al estar
desacompasada la actualización del sistema con la propia integración. Además
tendríamos que incurrir en un coste adicional de adaptación de Factusol en el código
fuente de Primavera Mantenimiento, ya que entre otras cosas era muy probable que
tuviesen que desplazarse hasta las oficinas de SADEMP programadores de grupo
Trevenque para contemplar la integración en el sistema. Dicho extremo no fue
presupuestado ya que no se llegó a profundizar más en esta posibilidad.

o Migrar al módulo de facturación que se añade como módulo suplementario al

programa de Primavera. Con esta opción se debería pagar la mensualidad
correspondiente adicional de este nuevo módulo añadido, y se tendría en un único
sistema reunida gran parte de la gestión de la compañía: facturación, compras y ventas.

Se dio por buena la segunda de las opciones para seguir profundizando en la posibilidad de
implementar este sistema en la compañía, por lo que nos comunicaron que por un usuario del
módulo de facturación, deberíamos pagar la siguiente cantidad mensual:

Figura 13. Usuarios para integración del módulo de facturación en nuestro sistema de Primavera
Mantenimiento.

65
El número de usuarios era algo asumible, pues realmente este tipo de labores siempre eran
competencias de la misma persona, además siempre podrían usar un mismo usuario varias
personas. Pero esta opción encarecía en 41 euros el montante anterior que dijimos, por lo que
ahora estaríamos rondando los 287 euros mensuales para funcionar completamente con
Primavera Mantenimiento y sumándole a las prestaciones de este el módulo de facturación.

A todos estos costes, debíamos añadirles como costes fijos los siguientes, que eran inamovibles
a cualquiera de las opciones que eligiesemos:

- 10 Jornadas de Configuración, formación y puesta en marcha de todos los datos que

necesitásemos en el sistema: 4.000€.

Jornadas en las que personal de Grupo Trevenque pondría en marcha todo lo necesario para
usar el programa en nuestras instalaciones.

- Contrato de soporte basado en bolsa de horas: 800€ (20 horas) opcional. El primer año sería
aconsejable contratar este aspecto según los agentes, ya que se necesitaría dar respuesta a
muchos problemas de ejecución que irían surgiendo.

Estudiadas todas las cifras que supondrían acogernos a esta solución, era el momento de
sopesar otras de las opciones que teníamos sobre la mesa para comprobar qué era realmente
lo que más nos convenía. Veamos, la siguiente opción que barajamos.

6.2.2. Linx 7.0.

La segunda de las soluciones que contemplamos fue Linx 7.0.

Se trata de un software exclusivamente de mantenimiento desarrollado por la empresa catalana

Sistemas de Publicaciones Informáticas (S.P.I), dedicada a dar soluciones en el campo de la
gestión del mantenimiento.

Principalmente esta solución está diseñada para trabajar sobre plataformas Windows y en un
entorno de red local o intranet. Realmente, es un sistema con una gran facilidad de uso y un
aprendizaje rápido y bastante intuitivo.

El programa dispone de todos los módulos necesarios para gestionar íntegramente un

departamento de mantenimiento, en nuestro caso esto se corresponde con el departamento
técnico de SADEMP, que hace las veces de departamento de mantenimiento, ya sea una
empresa industrial, un edificio o una empresa de servicios, este último lugar es dónde se sitúa
la compañía objeto de este Trabajo Fin de Grado.

El programa se encuentra dividido principalmente en 7 apartados:

Ficheros. En esta parte se almacenan los datos básicos para la gestión del mantenimiento. Los
ficheros se componen de los siguientes aspectos:

o Estructura organizativa: es el apartado en el cual se define la estructura de la maquinaria

o equipos que reciben la atención de mantenimiento. Se basa en la relación Padre e

66
 Hijos de los diferentes elementos. En este aspecto lo que se define básicamente son los
centros de coste y las familias de elementos, de forma que se tengan identificados y
codificados cada uno de ellos.
o Operarios: apartado en el que se definirían los recursos humanos que hay disponibles
para realizar los trabajos de mantenimiento. En este aspecto se pueden también
destacar operarios de empresas externas o ajenas, algo que era positivo para nuestros
intereses pues como comenté anteriormente había algunas tareas específicas que se
tenían subcontratadas.
o Recambios: apartado en el cual se destacan los recambios o materiales que más uso
tienen en las tareas de mantenimiento, para que se contemple si se creyese necesario
un stock de seguridad de los mismos. Además, a cada material se le puede asignar
algunos datos asociados como podrían ser los almacenes en dónde se encuentran o los
proveedores que lo suministran.
o Operaciones: apartado el cual queda destinado para definir las operaciones de
mantenimiento en las OT’s programadas y para las OT’s no programadas, que nosotros
entendemos por aquellas que son de carácter correctivo. Con esta utilidad, se satisfacía
parte nuestra necesidad de información con el operario, podíamos darle instrucciones
sobre lo que hacer de manera detallada en cada ocasión.

Mantenimiento. En este apartado se controlaban todas las OT, da igual qué naturaleza tuviesen
las mismas, además de realizarse la gestión del almacén de la empresa (pedidos, control de
stocks, entradas y salidas, etc.). El mantenimiento se componía de:

o Órdenes: destinado para crear/gestionar (que no definir, en la definición se detallaban

las operaciones a seguir en cada orden, si ésta estaba tipificada) las OT’s, así como los
contratos de mantenimientos que se tienen suscritos con los diferentes clientes. En
nuestro caso, este último aspecto coincidía en alto grado con el enfoque que le
queríamos dar a la gestión del mantenimiento.
En este menú también se pueden controlar las solicitudes de averías enviadas por los
usuarios, aspecto coincidente con el visto en primavera mantenimiento con aquel
“usuario de incidencias” que nuevamente fue visto con muy buenos ojos por la gerencia
de SADEMP, la carga de trabajo de los operarios, nuevamente coincidente con lo que
nos ofrecía Primavera, y la planificación de las OT’s con el calendario correspondiente,
con exactamente las mismas utilidades que lo que ofrecía la solución de Primavera.
El programa tiene diseñado un sistema de colores para poder identificar el estado de
cada orden de trabajo, así por ejemplo, si una orden está en color verde quiere decirnos
que esta orden debería realizarse en el mismo día de hoy; si tiene color amarillo, el
sistema identifica, por el hecho de que los operarios ya han empezado a modificar la OT
que les ha sido asignada, que la OT se encuentra en estado de ejecución; si está
identificada con un color azul, esta es una orden que está prevista, planificada y
posiblemente programada, para días futuros; por último, si una orden de trabajo pasaba
a color rojo quería decirnos que la orden de trabajo debería haberse realizado.
Además de esto, otro aspecto muy positivo del programa es que cuando se decide
activar una OT, el propio sistema aconseja los operarios que menor carga de trabajo
tienen programada en el momento en el cual la OT está destinada a ejecutarse.

67
 También se pueden planificar las OT’s con un sistema parecido al Outlook, que permite
asignar recursos día/hora y conocer las cargas de trabajo reales de cada operario. Así, el
programa propone los recursos en función del día/hora programado para la realización
de la actividad y la carga de trabajo de cada operario. Esto es una forma
alternativa al calendario en el cual pensábamos a la hora de realizar nuestra
programación del mantenimiento, solo que cada fecha de este calendario tiene sus
propias restricciones de recursos, restricciones que el propio programa se encargaría de
establecernos dados los recursos disponibles en cada momento. Sin duda, pocas
funciones como esta se acercaban más a lo que teníamos pensado como ideal o de muy
buena aceptación para el proceder real de la gestión de mantenimiento en SADEMP,
dadas las diferentes necesidades que hemos descrito con anterioridad.

Linx 7.0, está diseñado para que cuando las OT se cierren, estas queden archivadas en
el histórico para su posterior consulta y estadística, siendo solo posible su modificación
por el administrador del sistema, nunca por el operario que la ha resuelto.
Además de esto, el programa realiza un balance de costes de cada OT, quedando
reflejadas las horas de trabajo de cada operador, las horas/hombre consumidas en la
realización de las tareas y los materiales que fuesen necesarios emplear. Nuevamente,
este enfoque era el que estábamos buscando para tener un férreo control de costes de
nuestro mantenimiento, algo que hasta la fecha de plantear la implementación de un
sistema GMAO en la empresa, ni si quiere se había planteado llevarlo con tanto control.

o Cargas de trabajo: mediante ésta utilidad, el responsable de mantenimiento provee de

carga de trabajo a los operarios. Lo que en el apartado anterior, tiene gran importancia.

o Pedidos y Almacén: destinado a crear y gestionar los pedidos de recambios a los

distintos proveedores, además de gestionarse las entradas y salidas de recambios de los
almacenes. Este aspecto, podría solventar una de las necesidades que fueron
identificadas en la empresa, la de gestionar y controlar el almacén que teníamos en la
nave.

Consultas. En esta parte se pueden analizar todos los datos generados por el programa así como
realizar listados. El sistema permite conocer, entre otros, aspectos como: costes generales;
conocer desviaciones de tiempos, recursos y costes; realizar estadísticas en función de los
indicadores de mantenimiento, como podrían ser, MTBF (tiempo entre fallos de un sistema),
MTTR (tiempo medio para reparar), etc.

Estadísticas. Espacio para analizar en formato gráfico los datos del histórico de las Órdenes de
Trabajo. Con este espacio nos daba la posibilidad de conocer por ejemplo qué equipo y de qué
cliente es el más problemático, el cliente que más gasto nos produciría, el que más
horas/hombre nos consume, etc.

Usuarios. El programa nos da la posibilidad de dar de alta a múltiples usuarios, definiendo en

cada caso el perfil que va a tener y dándole acceso a los menús que se creyesen oportunos para

68
cada caso. Esto es esencialmente lo que estábamos buscando para que en sus dispositivos
electrónicos, nuestros operarios solo pudiesen ver o acceder a aquellos espacios que fuesen
considerados oportunos por el personal de la oficina técnica. Se puede hacer que el usuario sólo
tenga acceso a las OT asignadas para él y dar permisos de cerrar las OT con supervisión por parte
de un responsable de la oficina técnica.

Además, se podían definir usuarios con la única tarea de realizar solicitudes de intervención,
similares a los “usuarios de incidencias” de Primavera, que como vimos nos eran de mucha
utilidad dado nuestro modelo de negocio.

Configuración. Aquí se introducen los parámetros de configuración del programa, para que se
adaptasen algunos aspectos como podían ser las interfaces de los usuarios según los
estimásemos oportuno.

Ayuda. El programa dispone también de una ayuda on-line que incluye todos los módulos del
sistema. Esto lo vimos muy útil para las primeras etapas de aceptación del programa, si fuese
este el finalmente elegido.

Respecto a tener una app que hiciese posible a nuestros técnicos tener un dispositivo móvil o
una Tablet in situ en el lugar dónde han de realizar las acciones de mantenimiento, para que
pudiesen recibir y visualizar las OT que les han sido asignadas, así como todas las instrucciones
necesarias para realizar satisfactoriamente su trabajo, Linx 7.0 no tienen una app al uso
disponible para poder ser usada, pero trabaja con una app externa, desarrollada y mantenida
por la compañía “Nueva Gestión Informática, S.L.”, denominada MovilGmao.

MovilGmao es una aplicación móvil destinada a la captura y consulta de datos en campo

originados en los procesos de mantenimiento. Es compatible con Android e iOs en sus diferentes
versiones y formatos (smartphones y tablets).Permite una adaptación rápida a distintos
sistemas operativos al estar desarrollado desde un lenguaje soportado por la mayoría de las
plataformas del mercado. La aplicación se vincula con la solución de mantenimiento que ya
tenga la empresa, en este caso con Linx 7.0, y es capaz de adaptarse a gran variedad de
soluciones.

Los aspectos que ofrece la aplicación móvil son los siguientes, todos ellos eran de nuestro grado
y colmaban nuestras necesidades:

o Recepción de órdenes de trabajo en el dispositivo. Notificaciones con alertas de nuevas

OT, incluso en aquellas ocasiones en los que la aplicación estuviese cerrada en el
dispositivo del operario.

o Geolocalización. El técnico recibiría en su dispositivo la localización del cliente o del

activo que tuviese que ser mantenido.

o Acceso a documentación. Asociada al activo permitido al técnico diagnosticar y/o

mantener y resolver efectivamente el problema.

69
o Adaptación a la OT. Representa de forma dinámica distintos puntos de revisión y valores
a recoger en función del tipo de orden recibida.

o Inventario de activos. Permite dar de alta un nuevo equipo, asociarle un cliente al

mismo, una codificación, etc.

o Asociar fotografías y vídeos. Fotos, vídeos, audios o cualquier otro binario permitiendo
al técnico documentar mejor los trabajos realizados. Esta utilidad gustó especialmente
al personal de oficina técnica ya que con ella, el técnico si se detectaba un problema
podría hacerle una foto al equipo y con una evidencia visual sería mucho más fácil
guiarle en las reparaciones, pedir repuestos del equipo, etc. Esto es porque se daban
estos casos y muchas las vagas descripciones de los operarios no servían para ayudar al
personal de la oficina a comprender la avería sin desplazarse al lugar en cuestión.

o Firma. La aplicación permite la firma desde el propio dispositivo móvil o desde la tableta,
con unos “lápices” especiales para tal efecto. Esta era una herramienta que fue muy
bien recibida en la empresa, ya que muchas eran las quejas de la persona que se
dedicaba principalmente a efectuar los cobros de las facturas de mantenimiento,
además de que era algo que también preocupaba mucho a la gerencia de la empresa, y
es que se daban situaciones en la cuales muchas veces no se podían efectuar estos
cobros cuando era preciso ya que los operarios no traían las ordenes de trabajo firmadas
por el responsable de la empresa cliente, es decir dando la parte mantenida el
beneplácito y aceptación de los trabajos realizados y de los pagos a los que ha de hacer
frente, cuando tenían que hacerlo, es decir, como mucho con un plazo de una semana
tras la finalización de las tareas.
Con esta herramienta, se podría tener el visto bueno y aceptación de la emisión del
cobro, además de saber que el cliente está satisfecho con el mantenimiento o trabajos
realizados, en tiempo real y se agilizaría el cobro de los mismos. Como he dicho, esto
era también algo que demandaba la gerencia pues sabía de los problemas que había a
menudo con estas situaciones.

o Fichaje de los tiempos dedicados por operario. Fichaje de inicio y fin de la intervención
pudiendo verificar los registros del técnico mediante la geolocalización, en el momento
de lectura y el registro de la hora final mediante la firma de un responsable o cliente.
Este aspecto podía ser útil para comprobar el desempeño de cada uno de los operarios,
de este modo se podrían tener motivos para, por ejemplo, premiar a un empleado por
su alta efectividad a la hora de realizar las tareas que le fuesen encomendadas.

o Planner. La aplicación, además, dispone de una herramienta orientada a facilitar el

trabajo de los coordinadores de las OT’s, en nuestro caso el personal de la oficina
técnica, mediante la información suministrada desde el GMAO, en este caso esta opción
venía de la mano con Linx 7.0.
El Planner serviría para que el operario visualizase las OT que tiene en su horizonte
temporal de una forma gráfica e intuitiva, permitiéndole conocer el estado de las
mismas. De igual manera, el coordinador de las OT puede planificar cuándo se va a
ejecutar esta OT y quién va a hacerlo, visualizando quién de los operarios tiene el

70
 planner más descargado o cuándo se queda ocioso el operario que interesa para realizar
una tarea determinada. Aparte de esto, también el coordinador mediante este aspecto
de la aplicación podría visualizar el estado en el cual se encuentra una OT.
Como comentamos, esto era algo que estábamos buscando y con esta herramienta
simplemente se reforzaba lo que ya nos ofrecía el propio sistema Linx 7.0, solo que
ahora también podría ser usado de forma móvil por cada uno de los operarios o por el
propio personal de la oficina técnica.

o Gestión de incidencias. Alta y seguimiento de incidencias, facilitándole al propio cliente

un usuario para que pueda tramitar incidencias en sus instalaciones. Esto es algo que
casaba con lo que ofrecía el GMAO Linx 7.0.

o No necesita conexión permanente a internet ni cobertura. Este es un aspecto que nos

resultó muy positivo dado alguno de los lugares en los cuales trabajan nuestros
operarios que sabemos puede ser de baja o nula cobertura. La aplicación no necesita
de conexión permanente a internet por lo que el operario podría rellenar la OT y cuando
volviese a establecerse la cobertura de red, ésta sería archivada y aparecería como
ejecutada para las gestiones correspondientes que tendrían venir después por parte de
los coordinadores de la oficina técnica.

Bien, una vez hemos conocido, en rasgos generales, cómo es y cómo se comporta el GMAO Linx
7.0, además de ver qué propuesta o aplicación iría de la mano del soporte base, en este caso
entendemos por este concepto la implementación del GMAO Linx 7.0, es decir, la aplicación
para dispositivos itinerantes MovilGmao. Veamos ahora qué oferta económica nos lanzaron por
las licencias de uso de ambas plataformas.

Es importante decir, que las gestiones con móvil GMAO para transmitirnos a nosotros la oferta
y toda la interlocución con MovilGmao, fue llevada a cabo por la propia empresa Sistemas de
Publicaciones Informáticas (S.P.I.), esto es debido a que ambas empresas van de la mano en este
tipo de implementaciones y llevan ya tiempo colaborando juntas, por lo que nos daban garantías
de que ambos sistemas se solaparían sin problemas. Por tanto, toda la documentación de ambas
propuestas, que en realidad son una sola, viene por parte de S.P.I., presentándose como voz
autorizada y con posición suficiente como para hablar con rotundidad por las dos partes
implicadas.

Cabe decir, que Linx 7.0 se distribuye, en una de ellas te instalan todo el sistema en tus
servidores y se puede explotar el mismo como se desee, cantidad ilimitada de usuarios,
mantenimiento del sistema cubierto totalmente por S.P. I., etc. Por otro lado, se tiene la opción
cloud que es la que nos interesaba a nosotros, para poder acceder a través de la red, siendo esta
opción la más asequible económicamente para la empresa.

Por un lado, nos propusieron un precio cerrado para MovilGmao. Este constaba de una parte
fija que ascendía a los 2.500 euros en cuestiones de servicios (consultoría, formación en el uso
de la aplicación e implantación de todos los datos que necesitásemos en la base de datos), y por
darnos de alta en el servicio. Adicionalmente, deberíamos abonar mensualidades por valor de
500 euros, con la condición de que si aceptábamos esta oferta deberíamos tener una

71
permanencia de mínimo un año. Esta propuesta incluiría un total de ocho usuarios para el
programa, algo que nos satisfacía pues con esa cantidad de usuarios podíamos trabajar
perfectamente, y puede que incluso algunos operarios no tuviesen que compartir usuario.

Por tanto, solo con la aplicación de móvilGmao deberíamos desembolsar el primer año un total
de 8.500 euros, aunque transcurrido el primer año, si se siguiese adelante con esta propuesta,
solo se tendrían que abonar 6.000 euros para disponer del servicio de MovilGmao.

Bien, en cuanto al GMAO de base que completaba esta propuesta, Linx 7.0, del cual nos
interesaba únicamente la versión cloud, teníamos la siguiente propuesta:

La licencia de uso Linx “Avanzado” en Cloud con un precio de 119,90 euros mensuales, que
incluía:

- 1 usuario de acceso a Linx Cloud. Es decir, con un usuario coordinador de

mantenimiento, un usuario para gestionar todo lo referente al manejo del programa y
a las labores de mantenimiento.

- 10 tickets de acceso al soporte, por si teníamos alguna incidencia que necesitase del
servicio técnico de la empresa S.I.P., no teníamos experiencia en este tipo de cosas por
lo que desconocíamos de base si sería suficiente con esto.

- Copia de seguridad diaria de los datos almacenados.

- Usuarios de consultas y solicitud de intervención ilimitados. Esto venía muy bien ya que
así podríamos darle hasta varios usuarios a nuestros clientes, si fuese necesario. Sin
duda mejoraría la calidad de nuestro servicio.

Ahora bien, para disponer de más usuarios de acceso a Linx Cloud, esto es de usuarios
coordinadores, tendríamos que abonar unos 69,90 euros/mes por cada uno de ellos que
quisiésemos incrementar. Esto era un problema, pues eran varias las personas las que trabajan
en la oficina técnica y aunque algunas de ellas pudiesen compartir un único usuario, uno solo se
antojaba insuficiente por lo que al menos deberíamos de tener dos usuarios destinados
únicamente al personal de oficina. Además de esto, como comentamos, la gerencia dio muestras
de querer tener acceso a cualquier GMAO que se implementase, estando dispuesta a compartir
un usuario si fuese necesario.

Dicho esto, nos encontrábamos con la siguiente situación económica respecto a esta propuesta,
teniendo en cuenta que incrementamos en un usuario de coordinación, la propuesta que nos
presentaron:

Si se contratase el MovilGmao junto el GMAO de base, Linx 7.0, el primer año tendríamos que
abonar 8.689,8 euros y tras este, y en los ejercicios anuales posteriores, un total de 6.189,8
euros. Todo esto por contar con ocho usuarios capaces de disponer de la totalidad de funciones
de MovilGmao y otros dos usuarios coordinando todos los aspectos de los servicios de
mantenimiento desde el GMAO base, Linx 7.0.

72
6.2.3. Gmao Cloud.

Gmao Cloud es un software modular en la nube, centrado en el soporte a la gestión del

mantenimiento propio o de terceros. La solución está desarrollada por la empresa valenciana
“Tecneca Networks, S.L”. La solución de Gmao Cloud, preferentemente, está diseñada para
empresas que prestan servicios de mantenimiento a terceros, independientemente de la
naturaleza de estos servicios.

La solución Gmao Cloud, está focalizada en la satisfacción de los siguientes aspectos principales:

Autoasignación de partes. Mediante una serie de indicadores, se puede asignar órdenes de

trabajo periódicas de manera predeterminada a los diferentes técnicos, según el criterio que se
desee (por cliente, por dirección o localización, por el oficio del técnico, etc.). Incluso podemos
hacer lo mismo discriminando por subcontrata, y que ésta gestione a sus técnicos
posteriormente. De este modo las OT’s que se generen, podrían ser gestionadas por quién
corresponda sin la necesidad de actuación por parte del responsable de la gestión del
mantenimiento.

Control de tiempos. La solución permite definir una serie de estados para cada OT, recogiendo
así las diferentes fases por las que pasa un parte de trabajo. A cada estado se le puede asociar
un tiempo máximo en el que puede estar, y definir una serie de acciones a llevar a cabo cuando
se superan esos límites.

Gestor documental. Gmao Cloud dispone de un potente gestor de documentos, que pueden ser
adjuntados a las incidencias que se reciben por partes de los clientes, o bien a direcciones, como
pueden ser planos o manuales de uso de activos instalados.

Gestión de permisos. Se pueden dar de alta tantos usuarios como se requieran de forma
autónoma, cada uno con un rol específico (gestor, tramitador, técnico, cliente administrador,
cliente autorizado, subcontrata). Cada rol conlleva unos permisos determinados, que se pueden
modificar por el gestor a nivel de grupo o específicamente para un usuario en concreto, lo cual
le define el nivel de acceso a una serie de ítems concretos, así como las acciones que puede
realizar sobre dichos ítems.

Centro de costes. El sistema permite aplicar una serie de controles de gastos e ingresos, los
cuales asociados a una entidad ayudan a determinar la rentabilidad de los contratos.

La plataforma además, dispone de dos App con prestaciones diferenciadas. Por un lado, tiene
una aplicación destinada al uso diario de los técnicos para facilitar la realización de las tareas de
mantenimiento que tengan que realizar, y por otro, una dedicada al uso exclusivo de los clientes,
para que estos puedan consultar los partes de trabajo llevados a cabo en sus propias
instalaciones y, si fuese necesario, abrir incidencias (adjuntando imágenes si fuese necesario).
Además, el uso de la App crea un canal de comunicación adicional para que el cliente pueda
interactuar con los gestores de mantenimiento.

La App creada para los técnicos, permite a estos consultar los partes que han de efectuar,
acceder a su información asociada (dirección en el mapa, teléfono del cliente, descripción de
problemas si procediesen, etc.) y gestionar el check list que deben realizar, así como imputar
horas, material, imágenes y recoger la firma del cliente. De la misma manera, puede solicitar
entrada de material a almacén, dar de alta gastos para que se los abonen posteriormente,

73
solicitar días libres, acceder a documentación de los activos, ver archivos históricos asociados a
archivos, abrir una solicitud de mantenimiento correctivo, etc.

Bien, una vez destacados los aspectos claves de la solución, pasaremos a ver cómo se estructura
el sistema, para ello el lector se puede ubicar con ésta captura de la demo que pudimos hacer
pruebas de ejecución:

Figura 14. Interfaz de usuario gestor del mantenimiento, en el sistema Gmao Cloud. Captura realizada a la
demo con la cual estuvimos haciendo pruebas.

Pasemos a continuación a describir las distintas funcionalidades que ofrece cada uno de los
módulos en los que queda estructurada la solución de Gmao Cloud:

o Clientes. Módulo para tener un registro de cada uno de los clientes a los cuales se presta
servicio de mantenimiento. Para cada uno de los clientes, tenemos las siguientes
funcionalidades:

- Correctivos: Relación de todas las acciones de mantenimiento correctivo que se

han llevado a cabo, o se deben llevar a cabo, en las instalaciones del cliente. Se
discrimina según el estado en el cual se encuentre la acción: Pendiente; En
curso; Asignado a técnico; Cerrado y Cerrado proveedor (acción realizada por
una subcontrata).
Cada orden de trabajo correctiva, tiene una serie de datos asociados, que son:
Referencia de la orden, la fecha en la que se ha llevado a cabo o se debe llevar

74
 a cabo, la dirección del equipo en cuestión y una descripción del tipo de fallo
que desencadena la acción correctiva.

- Preventivos: relación de todas las acciones de mantenimiento preventivo que se

han llevado a cabo, o se deben llevar a cabo, en las instalaciones del cliente. Las
etiquetas y los datos asignados a las órdenes de mantenimiento preventivo, son
iguales que las de carácter correctivo.

- Incidencias: registro de incidencias registradas. La solución permite, dejar una

descripción de la incidencia, el lugar dónde se localiza y el estado de la misma. Las
incidencias, en esta solución están pensadas para que sean gestionadas por los
propios clientes, que tendrían de usuarios dentro del sistema, destinados para estas
situaciones. Una vez el cliente, tramite una incidencia, y la envíe por la propia
aplicación, el gestor de mantenimiento del sistema la asigna al operario pertinente.

- Direcciones: en este apartado, se registran las direcciones del cliente. Se puede dar
el caso de que un cliente tenga varias localizaciones, por lo que el sistema permite,
acceder a cada una de ellas por separado, para visualizar las acciones correctivas,
las preventivas, las incidencias, los equipos, etc. registrados en ella.

- Usuarios: funcionalidad destinada a dotar de acceso a algún representante del

cliente, dentro del sistema. Se registra el DNI, nombre y teléfono de contacto de la
persona, el correo electrónico con el que accederá y se le asigna una contraseña de
ingreso en la plataforma.

- Sistemas: para discriminar los tipos de mantenimiento que se llevan a cabo en las
instalaciones del cliente. Por ejemplo, fontanería, climatización, electricidad, etc.

- Máquinas: en este módulo se encuadra el registro de máquinas, discriminado para

cada uno de los clientes. Para cada equipo, tenemos varias pestañas de datos, de
forma que quede totalmente identificado:

 Datos básicos, como puedan ser, etiqueta QR, Modelo y fabricante, número
de serie del equipo, coste de la instalación del mismo (si procede), la
garantía que tenga, la fecha de su instalación, ubicación del mismo,
observaciones pertinentes y qué tipo de plantilla de parte se le asocia en los
trabajos que se lleven a cabo en él.
 Datos del modelo, profundizando más en aspectos relacionados con la
fabricación del mismo.
 Periodos, para indicar la periodicidad de las acciones de mantenimiento
preventivo que necesite el equipo.
 Componentes. Si procede y los componentes del equipo son reseñables e
importantes para el desempeño del mismo, en este espacio se puede
establecer una relación de componentes de la máquina.

75
  Imágenes, pestaña para adjuntar imágenes representativas del equipo, de
forma que sean útiles para la realización de los trabajos.
 Documentos. Espacio para archivar documentos relacionados con las
máquinas, como podrían ser sus manuales de uso.

o Direcciones. Módulo para disponer del total de direcciones de los diferentes clientes,
similar al apartado de direcciones del módulo de clientes, pero esta vez de forma
general. Podemos acceder a los datos registrados de cada cliente (correctivos,
preventivos, equipos, comentarios, etc.), accediendo a la dirección de éste.

o Proveedores. Módulo diseñado para establecer un listado de proveedores de

materiales para el mantenimiento. El sistema da la posibilidad de, además de dar de alta
y registrar las características y las necesidades que cubre cada uno de los proveedores,
establecer usuarios para los proveedores para que puedan interactuar dentro de
nuestro sistema.

o Almacén. En este módulo se encuadra todo lo relacionado con la gestión de almacén de

la compañía. El módulo se compone de varias pestañas, en cada una encontramos una
funcionalidad diferente:

 Stock: relación de todos los artículos que encontramos en el stock de la

empresa, podemos ver un listado de los mismos incluyendo para cada caso: el
coste, el precio de venta, la cantidad, el almacén en el que se encuentra y la
ubicación exacta dentro del almacén.
 Almacenes: en esta pestaña se registran los diferentes almacenes de los que
consta la empresa. Está diseñado para empresas que posean varios almacenes
o para, por ejemplo, registrar la furgoneta de los empleados como un almacén
más.
 Movimiento de almacenes: posibilita registrar los movimientos de artículos que
se dan entre los diferentes almacenes contemplados por la empresa.
 Artículos: registro de diferentes artículos susceptibles de ser utilizados en las
tareas de mantenimiento. Se registra una descripción del artículo, su coste y su
precio de venta establecido.
 Movimiento de artículos: permite visualizar los artículos que han salido/entrado
en los almacenes de la empresa, con destino a alguna actuación en instalaciones
de clientes. En esta pestaña, queda registrada la fecha en la que el artículo ha
salido/entrado del almacén; la cantidad del mismo; el destino (si ha entrado
será el almacén que proceda y si ha salido, el cliente que recibe el artículo);
quién solicita el movimiento (un técnico puede solicitar artículos para realizar
una OT o el mismo gestor de mantenimiento en previsión de aprovisionamiento
de stocks, ordena la entrada de artículos); y por último, quién aprueba el
movimiento, registrándose qué usuario gestor del sistema, da el visto bueno.

76
o Técnicos. Módulo reservado para la gestión del personal de la empresa. En este módulo
se registran los técnicos de la compañía que operan en las actividades de
mantenimiento. Entre otros datos, se registran sus datos personales, la habilidad u
oficio que desempeña y el coste hora que supone cada uno de ellos. Además, en este
módulo queda registrado el número de partes, o de órdenes, en las que el técnico ha
participado. Por último, a cada técnico se le puede proveer de un usuario de acceso al
sistema, para que pueda visualizar las órdenes de trabajo que le han sido asignadas o,
como se explicó antes, para que por ejemplo pueda pedir solicitar artículos contra el
almacén de la empresa, para la realización de sus labores de mantenimiento.

o Incidencias. Aquí quedan registradas todas las incidencias que se hayan dado. Se
registra la fecha de la incidencia, el número que le corresponde, una descripción de la
misma, el cliente al que pertenece esta incidencia, la localización, quién la ha tramitado
y por último, en qué estado se encuentra la incidencia.

o Partes de actuación.
 Correctivos: asociados o no a una incidencia y a un oficio, sistema o ítem. Se trata
de un problema/solución que puede ser registrado y tipificado.
 Preventivos: Se autogenera por parte del sistema en función de una fecha y periodo;
se utilizan generalmente con check list de tareas repetitivas asociadas a activos.
 Conductivos: Se abren por el técnico directamente desde la App; son correctivos que
se pueden abrir sin la necesidad de pasar por el filtro del gestor de mantenimiento,
pero que éste debe supervisar y validar para que sea tenido en cuenta como
actividad correctiva.
 De lectura: recoge la lectura cuando se registra un dato de una máquina tipo
contador, de modo que se puedan sacar diferentes conclusiones (como el consumo
del equipo, etc.) de la realización de estos partes.

o Mantenimientos.

Los mantenimientos tipificados por el sistema son los siguientes:

 Preventivos: tareas a ejecutar periódicamente.

 Cota 0: Correctivos que no imputan gasto para el cliente, pero que contabilizan en
un centro de coste que registra el consumo de éste tipo. Este tipo de
mantenimiento, se contempla como un “todo incluido” para aquellos clientes que
tengan contratado este extremo.
 Predictivos: Nos indica cuando un activo está próximo a alcanzar su valor de
reemplazo en caso de acumular muchas acciones de carácter correctivo.
 Sustitutivos: Nos india cuando un activo está cercano a su fin de vida útil.

o Calendario. El sistema cuenta con un calendario destinado a la realización de la

programación de los trabajos de mantenimiento. En el propio calendario se puede
visualizar las diferentes actuaciones aplicando diferentes filtros, además de poder
visualizar un calendario según el periodo temporal que se desee.

77
 Se pueden aplicar filtros para ver las actuaciones filtradas por clientes, filtrar por
técnicos, filtrar para solo visualizar incidencias, actuaciones correctivas, preventivas,
etc.

o Recursos Humanos. En éste módulo el gestor de mantenimiento dispone de

información relevante de todos los técnicos de mantenimiento. Dispone de un
calendario con forma de diagrama de Gantt en el que observa los días trabajados de
cada uno de los técnicos; autorizar días de vacaciones y tipos de ausencias de los
técnicos; También dispone de un calendario en el cuál están programadas las distintas
tareas que hay que realizar, discriminadas por oficios, de esta manera puede decidir si
es viable conceder días libres a un técnico dependiendo del oficio que este ostente.

o Sistemas. El módulo sirve como registro de los sistemas y máquinas existentes en las
instalaciones de los diferentes clientes.
En el apartado de sistemas, tenemos referencias a los diferentes sistemas que tienen
los clientes, estos vienen referidos a grupos de máquinas con una función similar. A cada
sistema, se le asigna un oficio asociado, entendiéndose oficio como el tipo de trabajo
que hay que realizar en el sistema, por ejemplo, climatización, electricidad, etc.
Con las máquinas, tenemos la posibilidad de registrar varias características y hacer una
búsqueda de las mismas aplicando estos filtros. Podemos discriminar por modelos,
máquinas y componentes. Por ejemplo, si se ingresa una determinada máquina en el
sistema, hay que detallar el modelo del que se trata, la marca o fabricante, y la familia
a la que pertenece (freidora, máquina de conductos, lavadora, etc.) además de esto, en
este apartado podemos ver el parte asociado que tiene cada máquina para la realización
de trabajos en la misma. Los marcadores de modelos, marcas y familias se ingresan y
crean por el propio gestor del sistema. Además de esto, también se pueden ingresar
otros campos, según el criterio del gestor, para definir aún más detalladamente las
máquinas.

o Informes. El módulo de informes sirve como panel de control para verificar y controlar
cómo se está desempeñando la empresa en la realización de las tareas de
mantenimiento. Los informes son personalizables para cada tipo de cliente y las
circunstancias que tenga cada uno de ellos. El módulo está dividido en diferentes
apartados, en los que se puede ver el estado de cada uno de estos aspectos:

 Tiempos/calidad: relación de los tiempos máximos de ejecución de los partes

de trabajo, con la calidad que pueda percibir el cliente.
 Partes/Máquinas: permite generar el libro de mantenimiento de cada uno de
los activos de un sistema en formato PDF, imprimiendo todos los partes de
mantenimiento realizados en un determinado equipo.
 Partes/clientes: informe del número de partes realizados, de cada tipo, por
cliente, con gráficos de utilización de recursos para cada uno de los clientes. Este
tipo de informe, genera una documentación útil para la gestión interna de la
empresa.
 Incidencias: información del número de incidencias por cliente y periodo
determinado.

78
  Modelos: suma de intervenciones por modelo, para comprobar qué indicadores
de mantenimiento posee cada uno de los modelos de equipos.
 Oficios; Venta y costes; Horas de los técnicos; Ausencias: informes que generan
información útil de para la gestión interna de la propia empresa. De este tipo de
informes se podrían sacar conclusiones útiles para aplicar mejoras a los servicios
de mantenimiento prestados.

o Gestor documental. Módulo para registrar en la nube distintos documentos que puedan
ser de utilidad para la gestión y realización de los trabajos de mantenimiento.
En el módulo se pueden distinguir entre documentos propios de clientes, todo lo
relacionado con estos, desde notificaciones hasta manual de equipos, y documentos
propios de proveedores.

o Gastos. Aquí se registran los gastos derivados de la realización de tareas, principalmente

sirve para registrar el gasto en el que incurre un determinado empleado, haciendo
referencia al usuario que tiene en la solución, en la realización de su trabajo, ya sea por
dietas o por costes de desplazamientos.

En montante económico que supone la contratación de esta solución, depende de los paquetes
elegidos de la misma.

El paquete que más adecuado para SADEMP, suponía un montante de 4500 € de

implementación más de 2160 € / año. Esta oferta, comprende una cantidad de usuarios
ilimitados y la disposición de la App para técnicos.

Para disponer de la App de clientes, se tendría que asumir un aumento del coste anual de 600€,
en este caso la cantidad de usuarios disponible para clientes también serían ilimitados.

En otro orden de cosas, la posibilidad de integrar con esta solución un sistema ERP sería viable
si se implementase el ERP Eneboo propio de Tecneca Networks, un software libre que
implementa y mantiene con otras empresas colaboradoras. La adopción de este software
rondaría los 3.500 €, incluyendo adaptaciones y formación de personal.

Una vez hemos desgranado la solución que propone Tecneca Networks, Gmao Cloud, es
importante puntualizar que una de las fortalezas de la propia solución es que se adapta a las
necesidades de la empresa que va a usar el sistema. Lo que hemos detallado aquí, es el sistema
base principal, pero, la propia empresa desarrolladora, destaca que una de sus mayores virtudes
es adaptar su sistema a las necesidades del cliente, por lo que dicho sistema puede variar en
cierto grado dependiendo de lo que demande cada cliente. Dicho lo cual, las funciones
principales y básicas para la gestión del mantenimiento que se han detallado en este
documento, no variarían.

79
6.2.4. Fixner.

Fixner es un software en la nube para empresas de servicios profesionales que facilita la gestión
completa de las operaciones de negocio de autónomos y pequeñas empresas de servicios,
desarrollado por la empresa alicantina “Ingeniería informática empresarial, S.L.”, cuya web es
“i2e.es”.

La solución de Fixner está confeccionada para el entorno de una pequeña/media empresa, y

especialmente diseñada para empresas de mantenimiento, instalación, asistencia técnica,
consultoría, arquitectura e ingeniería y construcción.

El sistema que propone Fixner no posee de versión app pero la plataforma está diseñada para
usarla desde un ordenador o desde un dispositivo móvil. La interfaz del programa, así como la
estructuración de sus módulos se adapta dependiendo que vía se utilice para acceder a él.

Figura 15. Interfaz de usuario gestor del mantenimiento, en el sistema Fixner. Captura realizada al
sistema con el que comenzó a trabajar la empresa.

La solución de Fixner ofrece cobertura en los siguientes aspectos:

- CRM y ventas. El CRM, es la denominación por las siglas en inglés de cómo se conoce el
gestor de relaciones con los clientes, de Fixner permite gestionar las relaciones con los
clientes desde el contacto inicial hasta el cobro final de los servicios prestados. Realiza
ofertas y presupuestos con un aspecto profesional en pocos minutos desde cualquier
lugar. Permite añadir el logo de la compañía y enviar la oferta por correo electrónico.

80
- Gestión de servicios y operaciones, para planificar y gestionar las órdenes de trabajo.
Permite planificar fácilmente el trabajo pendiente de ejecución mediante la asignación
de los recursos necesarios. Permite un seguimiento en tiempo real del estado de las
órdenes de trabajo, consultar las prioridades de las mismas, propiedad introducida con
anterioridad, para centrarse en las más importantes e imprimir en formato profesional
las descripciones de las órdenes de trabajo.

El módulo de gestión de órdenes de trabajo permite asignar trabajadores, propios o

subcontratados, a las órdenes de trabajo pendientes de realizar. Además, los propios
trabajadores pueden consultar en tiempo real desde sus dispositivos móviles el estado
de las órdenes de trabajo en curso. Cuando se asigna una tarea a un determinado
trabajador, éste queda visible para el trabajador especificado. De esta manera, tanto el
personal que coordina las tareas de mantenimiento como el propio personal que las
ejecuta, tiene constancia e información sobre todo lo que se ha de llevar a cabo.

La solución posibilita que el personal encargado de la gestión y del manejo de la

totalidad del software, pueda otorgar permisos de acceso a los operarios para que estos
puedan acceder a tanta información como se estime oportuno. De esta forma, el propio
operario puede gestionar sus órdenes de trabajo y añadir en tiempo real su registro de
tiempos, los materiales utilizados y otros costes derivados de la ejecución de las tareas.

A parte de órdenes de trabajo, el sistema también da la posibilidad de emitir otros tipos

de actividades de menor importancia que las órdenes de trabajo y con carácter menos
sistemático que estas. Hablamos de las tareas, las cuales se pueden tratar para por
ejemplo asignarlas a trabajos propios del mantenimiento correctivo, y de las incidencias
que pueden ser emitidas por los propios clientes, con los usuarios de incidencias que les
sean proporcionados.

- Gestión de proyectos y control de costes. El software escala los proyectos a las

diferentes actividades que se pueden llevar a cabo con un mismo cliente, por ejemplo.
La solución ofrece la posibilidad de controlar el margen de beneficio que existe en cada
proyecto, además de monitorizar en tiempo real los costes de mano de obra y
materiales de los trabajos realizados por los empleados propios o subcontratados.

El panel de control de proyectos permite realizar la planificación de las tareas y órdenes

de trabajo de cada proyecto. La solución posee un calendario de proyectos en el cual se
puede ver la planificación temporal de los distintos proyectos y de sus órdenes de
trabajo asociadas.

- Facturación y tesorería. Facturación automática de los trabajos realizados. Envía las

facturas por correo electrónico, con la `posibilidad de facilitar a los clientes el pago
fraccionado amén de controlar los cobros y pagos. Esto gustó de especial manera a los
gerentes de la empresa, ya que, como se comentó en páginas posteriores, era algo a lo
que querían introducir con absoluta prioridad en la empresa, un control de cobros y una
facturación eficaz.

81
Bien, el interfaz de sistema discrimina entre los siguientes módulos que engloban las
prestaciones comentadas en las líneas anteriores:

o Panel de control. Calendario para la planificación de las acciones a emprender en los

distintos proyectos. En él se puede contemplar el calendario del mes en cuestión
pudiendo discriminar por actividades realizadas, pendientes de realizar, canceladas, etc.
Además de esto también aparecen banners de resumen de diferentes aspectos
importantes de la gestión del negocio, como pueden ser: las órdenes de trabajo
vencidas, las tareas vencidas, las incidencias vencidas etc.

o Cuadro de mandos. Módulo destinado a una visualización gráfica de diferentes

indicadores económicos relacionados con los diferentes presupuestos emitidos, los
trabajos realizados y las facturas emitidas.

- Ventas. Módulo destinado para los valores de negocio, en él se pueden tener

un listado de:
- Clientes potenciales captados para la empresa, de los cuales se pueden
almacenar datos de interés.
- Clientes de la empresa, espacio destinado a detallar toda la información de
utilidad del cliente, desde su CIF, cuentas bancarias y dirección, hasta un
detallado inventario de los equipos que el cliente posee. Este inventario, enlaza
con las órdenes de trabajo, pudiéndose asociar a cada equipo, por ejemplo,
unos protocolos de actuación determinados.
- Presupuestos. Espacio para archivar los diferentes presupuestos emitidos ya
hayan sido aceptados o no.

o Trabajos. Módulo destinado a todo lo relacionado con la ejecución de las actividades de

negocio, en nuestro caso con un enfoque de mantenimiento. Se divide en:

- Proyectos. Para destacar todos los proyectos que se llevan a cabo y qué clientes
se le prestan. Si enfocamos el software con un punto de vista de prestación de
mantenimiento, en este apartado estaría cada uno de los contratos de
mantenimiento suscritos.

- Ordenes de Trabajo. Destinado a emitir las órdenes de trabajo y dotarlas de los

datos relevantes en cada caso.

- Trabajos en curso. Permite comprobar que actividades se están llevando a cabo,

dónde, qué equipo de trabajo y en qué momento.

- Registro de tiempo y Registros de presencia. Herramienta para comprobar los

tiempos empleados por cada empleado en cada una de las órdenes de trabajo
que han llevado a cabo y cuándo se efectuaron dichas órdenes.

82
 - Tareas. Actividades de menor relevancia que pueden ir surgiendo con la
actividad ordinaria, aquí podríamos establecer tareas de carácter leve que se
salgan de lo establecido o programado, u otros tipos de tareas que se realicen a
nuestros clientes pero que no estén encuadradas dentro de los servicios de
mantenimiento.

- Trabajadores. Espacio para tener un amplio registro de datos de cada uno de los
empleados que estén en plantilla o que pertenezcan a una subcontrata.

- Incidencias. Espacio para registrar las incidencias que se puedan reportar en las
instalaciones de los clientes, ya sea por el propio cliente, si dispusiese de algún
tipo de usuario de incidencias, o por el personal desplazado para realizar labores
en las dependencias del cliente.

o Facturación. Módulo para facturar las órdenes de trabajo que requieran facturación, en
nuestro caso vimos que esto ocurre con las órdenes de mantenimiento correctivo para
la mayoría de los clientes que tiene en cartera la empresa, o para tareas que han de ser
facturadas. El sistema da la posibilidad de facturar por proyecto realizado, al finalizar el
mismo, o por única factura.

o Compras. Módulo destinado a tener una cartera de proveedores para poder lanzarles
pedidos desde la propia solución.

o Catálogos. Módulo enfocado en la gestión interna de la compañía. En él se pueden

registrar los tipos de servicios que se ofrecen, como sería el de mantenimiento o los
diferentes tipos de mantenimientos que podrían darse, con amplio grado de detalle. De
esta forma se puede tener un registro de las características de los servicios prestados.
Estos datos sirven para efectuar una gestión de costes más real y para alimentar de
datos aspectos como las órdenes de trabajo.
Éste módulo también permite establecer un catálogo de productos que la empresa
pueda ofrecer a sus clientes, si este fuese el caso. Los motivos son los mismos y las
funcionalidades idénticas.

o Informes. Este módulo permite dotar de una cierta automatización la tarea de creación
de informes. En el programa, se pueden cargar varias plantillas de informes que el
usuario puede disponer como mejor le convenga. En el sistema se puede cargar. por
ejemplo. la periodicidad con que un determinado informes de un proyecto concreto
debe ser emitido, y crearlo periódicamente. En dicho informe se añaden las actuaciones
que se han llevado a cabo para ese proyecto, esto es las órdenes de trabajo y otras
tareas o incidencias que se hayan podido registrar en las instalaciones del cliente
propietario del proyecto.

83
Las tarifas que ofrece Fixner, depende del número de usuarios que se contraten para manejar
la solución:

Figura 16. Tarifa base para la solución Fixner.

Las necesidades en cuanto a usuarios para usar la aplicación por parte de la empresa, se situaba
en un término en el cual no estaba tarifado el coste. En total, se estimó que dadas las
necesidades de la empresa y viendo las características y prestaciones de esta solución, si se
eligiese finalmente ésta como el GMAO a implantar, sería recomendable disponer un total de 6
usuarios. Dos de estos usuarios estarían destinados a los coordinadores de mantenimiento de
oficina técnica, 3 a repartir entre los técnicos, no olvidemos que algunos salen en parejas, y el
restante para compartir entre los dos gerentes de la empresa.

La oferta trasladada por el personal de Fixner, por la cantidad de 6 usuarios, alcanzaba la

cantidad de 566,28 euros anuales. Existe la posibilidad de pagar mensualidades de unos 47,19
euros al mes.

Es necesario decir, que en esta solución todos los usuarios son iguales, solo que el administrador
principal decide qué módulos o que aspectos de los módulos puede ver cada usuario,
restringiendo el programa de forma personalizada para cada usuario.

Una vez analizadas las cuatro propuestas, veamos cómo se compararon y analizaron de forma
conjunta para tomar la decisión de cuál era la más acertada para realizar la implementación en
la empresa.

84
6.3. Estudio comparativo de los sistemas seleccionados.

En este apartado se presenta un resumen en forma de tabla que permite realizar una
comparación rápida de las prestaciones que ofrecen los tres sistemas candidatos para la
implementación en la empresa SADEMP, S.L.

En un primer término tendremos los datos básicos de cada una de las soluciones analizadas, de
forma que situemos a cada una de ellas de la forma más precisa posible.

Tras las características descriptivas de cada sistema, pasaremos a analizar las distintas funciones
que ofrece cada una de las soluciones. Dichas funciones se han agrupado en funciones genéricas,
dadas las prestaciones de cada uno de los sistemas y con el objetivo de poderlos comparar.

Las funciones evaluadas relativas a la gestión del mantenimiento, las hemos agrupado bajo los
siguientes epígrafes:

- Equipos e instalaciones.
- Órdenes de trabajo.
- Mantenimiento Preventivo.
- Mantenimiento Correctivo.
- Inventario.
- Compras.
- Personal.
- Análisis.
- Otras funciones.

También veremos las competencias que tiene cada uno de los sistemas candidato en cuanto a
los procesos de facturación. Como comentamos, era interesante para la empresa que la solución
que se fuese a adoptar, ayudase en las gestiones relacionadas con la facturación de los trabajos
de mantenimiento.

En la tabla, vamos a diferenciar en funciones para la administración del propio sistema, tales
como copias de seguridad y poder tener acceso al sistema de forma segura.

Por último, aparecerán las cifras económicas de cada una de las soluciones candidatas.

Veamos las funciones asociadas a cada uno de los epígrafes relativos a la gestión del
mantenimiento:

o Equipos e instalaciones.
- Listado de equipos: Posibilidad de discriminar de forma clara e inequívoca, cada uno
de los inventarios que tienen los diferentes clientes.
- Estructura jerarquizada: organización de los equipos y sus componentes de forma
jerárquica, como por ejemplo podría ser una forma de árbol.
- Información de carácter económico: costes asociados a cada equipo.

85
 - Control de útiles para el mantenimiento: puede obtenerse información acerca de
los útiles necesarios para la realización de las tareas de mantenimiento en un equipo
determinado.
- Control de repuestos: asociación de repuestos para cada equipo.

o Órdenes de trabajo:
- Planificación: posibilidad de planificar, en un calendario temporal, las tareas a
realizar.
- Gestión del estado de las OT: oportunidad de ver qué estado tiene cada OT en un
instante determinado.
- Presupuestos: previsión de gastos soportado en cada una de las OTS realizadas.

o Mantenimiento Preventivo:
- Programación y Asignación: programación de las tareas preventivas a realizar y
asignación de tareas a operarios.
- Periodicidad: lanzamiento de OT de mantenimiento preventivo en función del
tiempo que ha pasado desde la instalación de un recambio.

o Mantenimiento Correctivo:
- Generación de OT’s correctivas: generación de órdenes correspondientes a trabajos
no programados, para solucionar las incidencias que puedan darse.
- Diagnósticos de averías: definición del tipo de avería a partir del análisis de la misma.
- Codificación de síntoma/causa/solución: codificación del síntoma, de la causa de la
avería y de la posible solución a este incidente. Esto podría ayudar a acortar los
tiempos de diagnóstico de averías en equipos y a realizar una operación correctiva
más satisfactoria y con mayor rapidez.

o Inventario:
- Información sobre cada artículo. Posibilidad de obtener información asociada a cada
repuesto del almacén, como puede ser la máquina a la que está asociado,
proveedor, cada cuanto se consume el artículo, etc.
- Reserva de existencias para OT’s: Reserva automática de los artículos en stock a
partir de las tareas programadas.

o Compras:
- Información sobre proveedores: posibilidad de acceder a información relevante
sobre los proveedores más importantes.
- Gestión de albaranes: posibilidad de gestionar albaranes en función de los pedidos
que se reciban.

86
 - Gestión de solicitudes de oferta a proveedores: posibilidad de generar solicitudes
de ofertas los proveedores sobre artículos determinados.
- Envío de órdenes de compra a proveedores: posibilidad de lanzar órdenes de
compra a cada uno de los proveedores a través del propio sistema.

o Personal:
- Control del personal: posibilidad de controlar los tiempos empleados para la
realización de las tareas por cada uno de los empleados, los costes incurridos cuando
las tareas las hace cada uno de los empleados y la disponibilidad de los mismos para
asignarles nuevas tareas.
- Base de datos de empleados: posibilidad de tener una amplia base de datos de cada
uno de los empleados que estén en plantilla.
- Control de personal externo: posibilidad de ejercer un control sobre el personal
externo que sea empleado puntualmente.

o Análisis:
- Gráficos: Acceso a gráficos como herramientas para el análisis de la gestión del
mantenimiento.
- Indicadores: Uso de índices relativos a la gestión del mantenimiento.
- Datos históricos: posibilidad de ver las tareas acometidas durante un periodo
determinado de tiempo, las tareas que han sido canceladas o no se han ejecutado,
las incidencias que ha ocurrido, las averías detectadas, las averías corregidas, etc.
- Informes: Posibilidad de realizar informes con la ayuda del sistema, que de soporte
a la realización y pueda gestionar la periodicidad de los mismos.

o Otras funciones.
- App disponible: Utilización del sistema en versión app por parte de nuestros
técnicos.
- Trabajar con la app sin cobertura: posibilidad de poder utilizar la app sin necesidad
de disponer de cobertura.
- Personalización de usuarios: posibilidad de dotar a cada usuario del acceso a
determinados módulos y negar el acceso a otros.
- Cantidad de Usuarios: posibilidades existentes en cuanto a la disposición de cuentas
del sistema.
- Usuarios de incidencias: si es posible dotar a los clientes de un usuario para que
puedan registrar en el sistema las incidencias que ocurran en sus instalaciones.
- Firmas: posibilidad de que el cliente plasme su firma en las ordenes de trabajo para
agilizar el cobro de ciertas actuaciones.
- Correo electrónico: posibilidad de enviar emails desde la propia solución para
notificar las tareas y avisos diarios.
- Códigos de barras: utilización de códigos de barras para identificar órdenes de
trabajo, equipos, etc.

87
 - Permanencia: si existe alguna cláusula con la contratación de la solución, que
implique algún tipo de permanencia.

Respecto a las funciones de facturación que se valoraron, se destacan las siguientes funciones:

- Eliminar Factusol: si adoptando la solución, ya no es necesario el uso de factusol para

gestionar la facturación de todos los negocios de la empresa.
- Facturar trabajos: posibilidad de gestionar el cobro de las tareas que no fuesen
periódicas, con la propia solución.
- Recordatorio de Facturación: posibilidad de que el sistema cada determinados períodos
de tiempo, emitiese un recordatorio de que había que facturar a un cliente.

Sin más dilación, pasemos a ver la tabla comparativa:

88
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

EMPRESA Grupo Primavera Sistemas de Ingeniería Tecneca

publicacione informática Networks, S.L.
s empresarial, S.L.
Informáticas
S.L

DISTRIBUIDOR Grupo Trevenque Sistemas de Ingeniería Tecneca

NACIONAL publicacione informática Networks, S.L.
s empresarial, S.L.
Informáticas
S.L

SISTEMA OPERATIVO Multiplataforma Entorno Entorno Multiplataforma

Windows Windows

VERSIÓN Cloud Cloud Cloud CLOUD

EQUIPOS E INSTALACIONES

Listado de equipos Sí Sí Sí Si

Diferentes Relación Relación Listado a través

posibilidades. Padre-Hijo familias de de tablas con
Estructura de árbol (posibilidad equipos campos
multinivel y de llegar (profundizar en seleccionables,
Estructura agregación en hasta una relación exportables a
Jerarquizada familias de equipos. pequeños padre-hijo no es excel y
Jerarquización muy components viable) multibuscador.
completa y útil. del equipo Vista de árbol
de forma con infinitos
clara) subnodos

El Sistema es capaz Definición El Sistema no Cada ítem

de discriminar por completa contempla una puede tener un
Información de diferentes aspectos de los base de datos coste de
carácter económico económicos de los
centros de de este aspecto, reposición y
equipos. Buena aunque es algo obtenemos el
coste de
estructura. que se puede gasto
equipos y
introducer acumulado en
elementos. personalmente. sus tareas

89
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

Control útiles de Asociado a la OT Asociado a la OT Asociado a la OT Mediante el

mantenimiento gestor
documental u
observaciones de
la última visita
(OT)

Control de Codificación de La gestión de La solución no Hay repuestos

repuestos materiales y recambios es un ofrece la que se pueden
repuestos más submódulo del posibilidad de asignar al activo.
usados. Sistema. autogestionar
este tipo de
aspectos.

ÓRDENES DE TRABAJO

Generación de Sí. Sí. Sí. Sí.

OT´s

Usa diferentes Código de Sólo distingue Si, múltiples

símbolos para colores, de forma entre realizadas, estados
actuaciones intuitiva y muy no realizadas y definibles por el
(trabajos previstos, completa. canceladas. cliente,
Gestión del
trabajos en incluyendo
estado de las OT Verde (realizar
ejecución, trabajos tiempos máximos
previstos con hoy); Amarillo por estado y
retraso, (en ejecución); aviso mediante
suspendidos, azul (planificada color rojo en caso
cancelados, etc.). a futuro); Rojo superar dicho
(Debería estar tiempo.
ejecutada).

Presupuesto Sí, muy completo Sí, muy completo Sí. Aunque solo Sí, muy completo
incluyendo
gastos de mano
de obra.

90
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Programación y Sí. Sí. Sí. Sí.

Asignación

Periodicidad Sí. Sí. Sí. Sí.

Generación de OT’s Sí. Sí. Sí. Sí.

Diagnósticos de averías Sí. No se No se No, pero

contempla. contempla. adaptable.

Codificación de En un grado de No se No se No, pero

síntoma/causa/solución profundidad bajo. contempla. contempla. adaptable.

INVENTARIO

Si, mostrando
entradas/salidas
Se pueden Ofrece (en qué parte,
referenciar y información fecha y por
Información sobre cada codificar todos los de salidas y No.
quien se ha
artículo materiales usados entradas a empleado),
en las tareas de almacén. multialmacenes
mantenimiento. (furgonetas) y
solicitud de
reposición por
parte del
técnico y
validación del
gestor.

Reserva de existencias Sí, contempla un No se No se No se

para OT’s stock mínimo para contempla. contempla. contempla.
las OT’s.

91
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

COMPRAS

Información Sí Sí Sí. Sí.

proveedores

Gestión Sí Sí No. No.

Albaranes

Gestión Sí. Sí. Sí. Si, asociados a

solicitudes incidencias.
ofertas
proveedores

Envío órdenes Sí. Sí. Sí. No.

compra
proveedores

PERSONAL

Control personal Sí. Sí. Sí. Sí.

Base datos Sí. Sí. Sí. Sí.

empleados

Control personal Sí. Sí. Sí. Sí.

externo

ANÁLISIS

Gráficos Sí. Sí. Sí. Sí.

Indicadores Sí. Sí. Sí. Sí.

Datos históricos Sí. Sí. Sí. Sí.

Informes Sí. Sí. Sí. Sí.

92
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

OTRAS FUNCIONES

No posee app al
uso. Si se accede
El Sistema, tiene El Sistema, viene desde un Si, APP de
una app disponible emparejado con dispositivo móvil, técnicos y APP
App disponible que se asemeja a la la utilización de de clientes.
mediante la
version de la app utilización de red, Android y iOS.
ordenador. MovilGmao. el Sistema se
adapta a una
version móvil.

Trabajar con la Sí. Sí. No. Sí.

app sin
cobertura

Personalización Sí Sí Sí Sí.
de usuarios

Cantidad de 5 usuarios (2 de 2 usuarios para 6 usuarios con Ilimitados.

Usuarios gestión y 3 Linx 7.0 y otros 8 restricciones a
registros). para la aplicación decididir por el
MovilGmao. administrador.

Ilimitados; el
cliente
El Sistema permite Sí, y la oferta Se pueden directamente
el registro de trasladada incluía registrar las puede
Usuarios de usuarios solo para un número incidencias, pero registrar, o el
incidencias este propósito. ilimitado de este no con un tipo de usuario
tipo de usuario. usuario creado que se defina
únicamente para (administrador,
este propósito. gestor,
tramitador).

Firmas Sí. Sí Sí Sí.

Correo Sí. Sí Sí Sí.

electrónico

93
 PRIMAVERA LINX 7.0 FIXNER GMAO CLOUD
MANTENIMIENTO

Permanencia. Mínimo 1 año. Mínimo 1 año. No. No.

FACTURACIÓN

Sí. Con este No.

candidato se baraja
Eliminar Factusol. la integración del No. No. Disponen de un
modulo de ERP que ERP
sustituiría a independiente
Factusol. que se puede
conectar.

Valorar si,
facturar no; se
Facturar trabajos. Sí Sí Sí. puede enviar un
PDF valorado al
cliente.

Recordatorios de Sí Sí Sí. No.

facturación.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Copia de Diaria. Diaria. Diaria. Diaria

Seguridad.

Seguridad de Totalmente Totalmente Totalmente Totalmente

acceso. garantizada. garantizada. garantizada. garantizada.

PRESUPUESTO DE LA SOLUCIÓN

3.444€ anuales. 8.689, 8€ 4500 € de

Además hay que anuales el implementación
Coste de la sumarle unos 4.800 primer año y 566,28€ + 2160 € / año,
solución. euros en concepto 6.189, 8€ los anuales incluye app
de costs fijos a posteriors. técnicos.
desembolsar el
primer año. El precio incluye Personalizaciones
la utilización de No incluidas.
Linx 7.0 y de
MovilGmao.

94
 7. ELECCIÓN FINAL.

Tras analizar las diferentes posibilidades que se barajaban, la dirección de la empresa tomó la
decisión, consensuada con el personal de oficina técnica, de iniciar la implementación de la
solución de Fixner, en los sistemas de información de la empresa.

Las principales razones que llevaron a cabo la elección del sistema GMAO que ofrecía Fixner, las
trataremos a continuación. Intentaremos desgranar lo que ofrecía Fixner en comparación con
los otros candidatos barajados, con respecto a los términos de las funciones con los que
comparamos las distintas soluciones con anterioridad. En cada una de estas funciones,
trataremos de destacar los puntos fuertes y débiles que comprendía la solución de Fixner, para
tratar de que el lector comprenda por qué se tomó tal decisión:

Equipos e Instalaciones.

En general, la solución de Fixner en este aspecto es pareja a las demás. La mayor de las
deficiencias la encontramos en la estructuración de equipos ya que la solución no posee una
jerarquización muy elaborada, sólo se puede relacionar en familias de equipos, relaciones de
padre-hijo muy básicas, dónde los campos característicos de los equipos hay que introducirlos a
mano. Tampoco podemos tener un control económico que se asocie a cada equipo, ya que el
sistema no admite este tipo de relaciones, por lo que no podemos obtener datos de esta parte.

Por último, el sistema Fixner tampoco ofrece cobertura en la gestión de repuestos de los
equipos, por lo que no se puede tener una trazabilidad automatizada de intervenciones de este
tipo en cada uno de los equipos.

Todas estas limitaciones, eran asumibles por la empresa; en especial la jerarquización de los
equipos, ya que la mayoría de los clientes tienen equipos muy genéricos y repetitivos en sus
instalaciones, que podían clasificarse bien con relaciones padre-hijo.

Órdenes de Trabajo.

La principal diferencia con las demás soluciones estudiadas, es que el sistema solo distingue
entre órdenes realizadas, canceladas y no realizadas, por lo que el gestor de mantenimiento no
puede discriminar en ningún otro caso, con la consiguiente pérdida de calidad de la gestión. En
los demás aspectos de éste apartado, la solución de Fixner es muy competitiva si la comparamos
con las demás soluciones planteadas.

Una vez más dadas las características de los trabajos realizados, se decidió que esto sería
suficiente para la empresa.

95
Mantenimientos Preventivos y Correctivos.

Los aspectos comparados de las diferentes soluciones, son bastante parejos entre sí y lo que
propone Fixner no difiere de las demás en las funcionalidades principales y más interesantes
para las necesidades planteadas. Por tanto, una vez más la proposición de Fixner era suficiente
para las necesidades aquí planteadas.

Inventario.

En este apartado, la solución de Fixner presenta serias deficiencias. La posibilidad de gestionar

el pequeño almacén de la empresa con el sistema, no sería posible debido a que no se
contemplan estas particularidades en el mismo. Como vemos en la tabla comparativa, el resto
de sistemas contemplados sí ofrecen, cada uno en su medida, posibilidades de gestionar
almacenes.

Compras.

Aunque Fixner ofrece cobertura en cuanto a la gestión de compras, está más centrado en poseer
un registro de proveedores y poder tener cierto intecambio de información con los mismos. Esto
difiere de la cobertura que dan el resto de soluciones, espcialmente Linx 7.0 y Primavera
Mantenimiento, que es bastante completa en cuanto a las relaciones con los proveedores y la
gestión de compras.

En cuanto a este apartado, las pretensiones de la empresa eran de mantener su cartera

habitual de proveedores y seguir con el mismo tipo de relación, sin la necesidad de interceder
entre las partes mediante una plataforma informática de este tipo, por tanto, que el sistema de
Fixner tuviese restricciones en este sentido, no era algo que se tuviese muy en cuenta.

Personal.

Las funciones que ofrece Fixner respecto a la gestión de personal a través de la plataforma, la
posibilidad de asignar tareas y que las restricciones de acceso puedan ser controladas por el
personal gestor de mantenimiento, son parejas si las comparamos con las que ofrecen las otras
soluciones planteadas. Las pretensiones y necesidades que habría que cubrir, están cubiertas
con lo que dispone Fixner.

Análisis.

Los análisis de datos de Fixner son algo más pobres que los que ofrecen las otras plataformas,
aunque en la práctica se mueve en los datos más relevantes para afrontar la gestión del

96
mantenimiento con una garantía suficiente. En este apartado, lo que ofrece el sistema de Fixner,
aun siendo más pobre que sus competidores en éste documento, se dio por válido, dadas las
características del mantenimiento que se lleva a cabo y al volumen del mismo.

Otras Funciones.

Veamos algunas de las funciones que eran más cruciales, de este apartado.

App:

El hecho de que Fixner no tenga una App disponible, es algo que juega muy en contra de esta
alternativa. Existe la posibilidad de manejar el cloud con un móvil, accediendo desde un
navegador estándar, adaptándose la interfaz para una visualización de terminal móvil. Aun así,
esto no es comparable con las app desarrolladas que poseen las otras alternativas, que dan
incluso la posibilidad de que los técnicos puedan usarlas desde espacios sin cobertura.

Hay que decir, que el personal de Fixner ha comunicado que está trabajando en lanzar una App
del sistema, para satisfacer una demanda que es unánime entre sus clientes. En principio, la
incorporación de esta App estaría incluida en el contrato que se suscriba entre las partes, sin
suponer un desembolso adicional.

En este aspecto, la solución de Fixner se encuentra en una posición muy débil con respecto a las
otras alternativas.

Cantidad de usuarios y usuarios de incidencias:

La comparación aquí es dispar, dada las diferentes opciones que nos dio cada una de las
empresas proveedoras de las soluciones, a las necesidades que les planteamos, y dado el
presupuesto al que nos tuvimos que adaptar, para contemplar cada una de ellas. El número de
usuarios que se disponían con la opción de Fixner, entraba dentro de lo aceptable dadas las
pretensiones de la empresa.

Con lo que respecta a los usuarios de incidencias, la solución de Fixner no proveía de algo que
satisficiese plenamente a las pretensiones buscadas en este sentido, aunque daba la posibilidad
de dar de alta a más usuarios para destinarlos a este propósito. Este término se pensó que podía
ser estudiado y ejecutado en el futuro, si el uso del sistema era satisfactorio.

Permanencia:

A diferencia de otras soluciones, el contrato que se suscribe con Fixner no tiene ningún tipo de
permanencia y puede ser cancelado unilateralmente en cualquier momento. Esto es algo

97
bastante positivo, ya que daba la posibilidad de cancelar el contrato si no fuese bien la
implementación del programa, sin tener ningún tipo de penalización.

Facturación.

En lo relativo a la facturación, el principal punto débil de Fixner es que su implementación no

daba las garantías necesarias como para dejar de utilizar Factusol, uno de los objetivos o
necesidades que se marcaron al inicio de buscar un sistema de gestión del mantenimiento para
la empresa. Las capacidades que tiene Fixner con respecto a la facturación son algo pobres para
dejar de usar Factusol. En comparación con sistemas como Linx 7.0 y Primavera Mantenimiento,
la solución de Fixner está en una posición muy débil en este aspecto.

Hemos visto que la solución de Fixner tiene serias deficiencias, si la comparamos con las otras
soluciones aquí contempladas, pero no es menos cierto que las funcionalidades que ofrece son
suficientes para establecer cierto control en los procesos de la empresa y mejorar la gestión del
mantenimiento. Los principales problemas que hemos observado en el proceder de la empresa
podrían ser solventados, hasta cierto grado de satisfacción, que podrían ser suficiente para las
necesidades observadas, por lo que la solución de Fixner, a pesar de sus limitaciones fue la
elegida para la implementación.

A pesar de que aspectos como la ausencia de app y la incapacidad de migrar de Factusol todas
las operaciones propias de la facturación, pesan en contra de tomar la decisión de implementar
Fixner, otros aspectos son claves para una decisión favorable al respecto. Entre ellos, como no
podía ser de otra forma, la cuestión del coste. Como hemos visto, el coste de implementar
Fixner es mínimo si lo comparamos con la de las otras soluciones, cierto es que la solución de
Fixner no tiene la calidad de las anteriores, pero como hemos comentado cumplía unos
requisitos mínimos.

La dirección de la empresa, siempre velando por los intereses de la misma e intentando mejorar
los márgenes de beneficio, creyó que con los datos presentados, a pesar de las deficiencias
observadas, la solución de Fixner es la indicada para implementar un primer sistema de gestión
del mantenimiento en la compañía. Además del bajo coste, el hecho de que no existe algún tipo
de permanencia en el contrato, es algo muy positivo para tomar una decisión en favor de Fixner.
La dirección está convencida de que si no funciona la adaptación con este sistema, se podría
probar con otro.

Se ha de mencionar también que la empresa Ingeniería Informática Empresarial S.L, la

realizadora de Fixner, estuvo siempre dispuesta a realizar modificaciones en su programa para
que se adaptase aún más a las necesidades de SADEMP. Algunas funcionalidades en el sistema,
de hecho, fueron introducidas, sin ningún coste, por la sugerencia de la empresa de que sería
necesario para mejorar en las prestaciones del uso de la plataforma. Entre ellas, podemos citar
la inclusión de las firmas de los clientes en la OT, mediante firma electrónica con lápiz
electrónico, algo que mejoraba uno de los aspectos identificados como problemáticos para la
empresa SADEMP.

98
Dicha voluntariedad y predisposición para ejecutar modificaciones en el sistema para adecuarlo
a las necesidades que tenía la empresa, sin coste adicional, ayuda notablemente a tomar la
decisión de adoptar la solución de Fixner.

99
 8. CONCLUSIONES.

La realización de este Trabajo Fin de Grado ha venido emparejada con un resultado real para la
empresa que aquí se ha tratado. Con este trabajo, hemos podido dotar de información válida y
necesaria a la dirección de la empresa para tomar una decisión acerca de un valor estratégico
de suma importancia para la propia empresa.

El trabajo de búsqueda realizado sobre el mercado de GMAOS enfocados a pequeñas y medianas

empresas, así como la posibilidad de realizar simulaciones personalmente o guiadas con demos
de estos programas, ha enriquecido sobremanera la información que en este documento se
detalla.

Entre otras cosas de valor, el autor de este Trabajo de Fin de Grado se permite la licencia de
apuntar que una de los aspectos que más le han enriquecido personalmente en su aprendizaje
y desarrollo profesional ha sido la observación y posterior análisis de los procesos productivos
de la empresa, así como la identificación de necesidades o aspectos que la empresa podría
mejorar gracias a un software de gestión del mantenimiento.

100
9. BIBLIOGRAFÍA.

- Aenor, Mantenimiento. Terminología del mantenimiento, UNE-EN 13306. Madrid,

Marzo 2011.

- Aenor, Mantenimiento. Documentos para el mantenimiento, UNE-EN 13460. Madrid,

Diciembre 2009.

- Adolfo Crespo Márquez; Pedro Moreu de León; Antonio Sánchez Herguedas, Ingeniería
de mantenimiento. Técnicas y métodos de aplicación a la fase operativa de los equipos,
Aenor Ediciones, 2004, primera edición.

- Pedro Moreu de León; Carlos Mohedano Pérez, “Estudio comparativo de diez paquetes
informáticos para la gestión del mantenimiento asistido por ordenador”, Revista
Mantenimiento, 2000, Vol. 131, pp. 5-12.

- Eam Entreprise Asset Management, Primavera Mantenimiento: folleto informativo,

2016.

- Tecneca Networks, S.L., Gmao cloud: Presentación, 2016.

- Sistemas de publicaciones Informáticas S.L, Linx 7.0: folleto informativo, 2014.

- www.Fixner.com, abril 2017.

101