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El Acta de Constitución del Proyecto

En qué consiste el acta de constitución del proyecto

Es el documento de inicio de la implementación de un proyecto y se definen los

siguientes apartados:
1. El Alcance
2. El Tiempo
3. Los Costos
4. El Análisis de los interesados
5. La Estructura Administrativa
6. El Equipo responsable del proyecto

El acta de creación del proyecto se brinda una visión preliminar de las

responsabilidades de los involucrados, incluso se define la autoridad del
Administrador General. Queda como un referente para el futuro del proyecto e
incluso es la herramienta que se utiliza para comunicar a los interesados cuál es el
propósito del proyecto.
Por lo general está estructurado de la siguiente forma, misma que puede variar:
a- Racionalidad y propósito del proyecto: La razón de ser del proyecto, lo que
pretende cumplir y cual problema va a resolver.
b- Objetivos del proyecto: Descripción de los objetivos, tanto el general como
los específicos en sus distintos niveles de impacto.
c- Estrategia del proyecto: Descripción del modelo de intervención a utilizarse,
se deben definir:
i. Alcance y sus limitaciones.
ii. Cronograma resumido.
iii. Presupuesto resumido.
iv. Riesgos y supuestos.
d- Estructura administrativa
e- Gerencia y equipo del proyecto.
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f- Mecanismo de control de cambios y el monitoreo.

No se pretende que sea un detalle exhaustivo del proyecto, ni de suplantar otros
documentos dentro de la fase de diseño y aprobación del proyecto, más bien el
contenido puede variar según sea el área de aplicación, características y
complejidad del proyecto, por esto se le pueden eliminar aspectos de contenido
como los vistos anteriormente o agregarle si fuera del caso.

Desarrollo del acta de constitución del proyecto

El acta consiste en crear un documento que organiza la información que se generó

en la fase de diseño y su formato es muy sencillo, veamos donde se ubica dentro
del proceso de desarrollo del proyecto.

Gráfico 5. Proceso de creación del acta de constitución del proyecto

Suministro Entradas Técnicas Salidas Usuario
Financiador Perfil del proyecto Desarrollo del acta Acta de Equipo del
Organización (PP) Juicio de expertos constitución del proyecto
Matriz de proyecto Organización
resultados Interesados
Documentos de (Stakeholders)
aprobación del
proyecto
Matriz de
interesados
(Stakeholders)
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide)- Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráfico 4-2, página 66.

Normalmente el acta de constitución la crea y aprueba el patrocinador del proyecto,

persona o grupo que facilita el uso de los recursos y es quien propone y cumple el
rol de portavoz, esto con el fin de lograr su apoyo y promover los beneficios que el
proyecto generará.
Muchas veces se crea un grupo de expertos que analizan la información que se
necesita para la creación del acta de constitución del proyecto y se aplica a los
detalles técnicos que implica el proyecto.
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El acta cumple una función vital al comunicar la información sobre el proyecto a las
partes internas y externas que participan del proyecto y pueden ser:
- Los socios
- Los beneficiarios
- Los miembros del equipo
- Los grupos y departamentos de las áreas funcionales.
- Personas u organizaciones que se consideran stakeholders.

Herramientas para la Gestión de Proyectos

Importancia de la planificación en la gestión de proyectos

Planificar es un proceso constante dentro de un proyecto porque este requiere

cambios y ajustes sobre la marcha y estos deben estar debidamente autorizadas
porque alteran la planificación inicial.
La planificación es una función cíclica, esto porque siempre hay variables que
cambian con el tiempo los planes originales, este cambio constante del entorno
obliga a llevar una revisión de los planes y a efectuar las modificaciones que sean
necesarias, siempre tratando de que el rumbo original se mantenga.

Gráfico 6: Fases de planificación durante dos ciclos del proyecto

Ciclo I

Ciclo II

Implementación

Fuente: Elaboración propia

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Recordemos que planificar implica conllevar los procesos requeridos para definir y
establecer el alcance total del proyecto, se determina los objetivos y se desarrollan
los cursos de acción que se requieren para lograrlos.
En este apartado nos encargamos del desarrollo del plan de ejecución del proyecto,
entre otros documentos que se requieren para implementarlo, se consolidan todos
los planes subsidiarios y las líneas base de otros procesos de planificación.

Las herramientas de la gestión de proyectos

En el curso se le presentarán en tres módulos las siguientes herramientas básicas

para planificar y gestionar los proyectos, para facilitar el uso y aplicación utilizando
un método pedagógico sencillo, las herramientas se despliegan en siete pasos,
secuenciados de la siguiente forma:
- Paso 1: Crear una Estructura desglosada de trabajo (EDT).
- Paso 2: Crear el Cronograma del proyecto.
- Paso 3: Crear la Curva de uso de recursos (Curva S).
- Paso 4: Preparar la Matriz de Adquisiciones.
- Paso 5: Creación de la Matriz de Riesgos.
- Paso 6: Creación de la Matriz de Comunicaciones.
- Paso 7: Creación de la Matriz de Asignación de Responsabilidades (MAR)

Con la secuencia anterior podremos identificar las entradas, técnicas y las salidas
para crear cada una de las herramientas en la planificación y la administración del
proyecto.