INTEGRANTES:

Diego Adriazola Paco

Andreé Benny Castro Ccencho
Nayza Saina Cox Balbuena
Kyara Leiva Soriano
Franz Vicente Urbano Flores
Jhunior Alvaro Huaraca Sanchez
 CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 Equipo de Proyecto Diego Adriazola Diego Adriazola 24/09/2018 Versión Original
2.0 Equipo de Proyecto Diego Adriazola Diego Adriazola 15/10/2018 Se modifico con las
empresas y
colegios
participantes

ACTA DE CONSTITUCIÓN
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
FERIA ECOAMIGABLE FE
DESCRIPCION DEL PROYECTO: Qué, quién, cómo, cuándo y dónde?
El proyecto “ Feria Ecoamigable ” consiste en la realización de una feria que busca la
concientización, reducción y uso correcto de las bolsas plásticas en la población limeña, además
de promover el reciclaje de botellas de plástico .

Para eso se realizara una feria el día 4 de Noviembre en el Parque de la Exposición, debido a la
gran afluencia de personas de distintos distritos de la capital.
Se brindara una serie de charlas y talleres por parte tanto de personal del Ministerio del Ambiente
como de empresas tales como centros comerciales invitadas las cuales previamente se
comprometerán a reducir el uso de bolsas de plástico al año, y empresas dedicadas a la compra y
venta de productos de plásticos y papeles usados; concurso del “ Elemento más creativo “a base
de productos reciclados , por parte de estudiantes de primaria y secundaria de colegios
interesados . Además habrá un evento musical, para lo que se invitara a artistas locales. La feria
será realizada en el parque de la Exposición, El proyecto tiene como inicio el 24 de setiembre del
2018 siendo la fecha de cierre el 4 de noviembre.

El desarrollo del proyecto estará a cargo de los siguientes:

Ing. Diego Adriazola Pacp Director de Proyecto
Ing. Franz Urbano Flores Encargado de la fase de permisos municipales , y participacion de
entidades que contribuirán con el orden y limpieza del dia central
Ing. Jhunior Huaraca Sanchez  Encargado de la fase: Concurso “Elemento mas creativo”.
Ing. Naiza Saina Cox Balbuena  Encargada de la fase de recopilación de empresas ,artistas
invitados y prensa invitada, y difusión del evento
Ing. Kyara Leiva Soriano  Encargada de la fase de capacitaciones y difusión del objetivo
principal de la FERIA ECOAMIGABLE para todos los asistentes
Ing. Andre Benny Castro Ccencho  Encargado de la fase implementación de los stands
,escenario y layout el dia de la Feria

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripción del producto o servicio.

PERMISOS MUNICIPALES Y APOYO DE ENTIDADES LOCALES: En esta fase del proyecto, se

realizara los documentos correspondientes al permiso municipal para la realización del evento en el
Parque de la Exposición, además , de solicitar apoyo al PNP y Defensa Civil para brindar apoyo ,
en el orden público y la prevención de riesgos respectivamente.

1
CONCURSO “ELEMENTO MAS CREATIVO”: Esta parte del proyecto tiene cuatro fases La
invitación a colegios (incluyendo primaria y secundaria) con un mes de anticipación a participar al
concurso “ELEMENTO MAS CREATIVO” con material reciclable, a base de productos hechos
,CONFIRMACION DE PARTICIPANTES , una semana antes, El concurso que se llevara a cabo
el día central , en nuestra FERIA ECOAMIGABLE , y La premiación del “ELEMENTO MAS
CREATIVO “.

RECOPILACIÓN DE EMPRESAS ,ARTISTAS INVITADOS , PRENSA INVITADA, : En esta fase

del proyecto , se realizaran las invitaciones correspondientes a empresas limeñas dedicadas a la
compra y venta de papel y plástico reciclado , centros comerciales que se comprometan a fomentar
en sus compras la reducción del uso de las bolsas de plástico, artistas invitados locales que
puedan ser parte del show y ser parte del jurado para el concurso “EL ELEMENTO MAS
CREATIVO “ , prensa nacional que pueda ser parte de la publicidad previa , durante o post FERIA
ECOAMIGABLE

DIFUSION DEL EVENTO: En esta fase se contratara una persona , que se encargara del diseño
publicitario digital e impreso para la difusión digital en redes sociales ( FACEBOOK , YOUTUBE E
INSTAGRAM ) y física , mediante volantes en los colegios.

CAPACITACION Y DIFUSION DEL OBJETIVO PRINCIPAL DE LA FERIA ECOAMIGABLE: En

esta fase del proyecto se coordinara a que las empresas invitadas , tanto centros comerciales o
empresas dedicadas a la compra y venta de productos reciclados , se encarguen de una charla
temática ,representando a su empresa ,intercalando cada presentación de los artistas invitados , la
cual tendrán reconocimiento por parte del ministerio del ambiente como : EMPRESA
COMPROMETIDA A LA PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE
Los charlas temáticas abarcaran los siguientes temas:
 Importancia del reciclaje de hojas y botellas y tapas de plásticos
 Reducción del uso de bolsas de plástico

IMPLEMENTACIÓN DE LOS STANDS ,ESCENARIO Y LAYOUT: En esta fase del proyecto se

realiza las cotizaciones y adquisiciones de los stands para las empresas invitadas y el concurso
“EL ELEMENTO MAS CRATIVO” , asi como diseñar la mejor ubicación de estos el dia de la FERIA
ECOAMIGABLE , así como la entrega de estos al finalizar el evento.

DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

MINISTERIO DEL AMBIENTE (SPONSOR) :

Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta de licitación ganada : AS-SM-12-2018-
MINAM/OGA-1 ,convocado por el ministerio del ambiente en la modalidad de concurso público
para realizar la FERIA ECOAMIGABLE respetando los requerimientos de alcance del proyecto .

2
 FINALIDAD DEL PROYECTO
La finalidad de nuestro proyecto radica en la promoción de la concientización de la mayor parte de
la población limeña del reciclaje de papel , botellas y tapas de plástico y la reducción del uso de
bolsas plástico.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
ALCANCE
TIEMPO
COSTO
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

De la mano del proyecto de ley N° 2852/2017-CR PROYECTO DE LEY QUE REGULA EL USO DE
PRODUCTOS ELABORADOS CON MATERIAL PLÁSTICO CONVENCIONAL DE UN SOLO USO ,
CON LA FINALIDAD DE PROTEGER EL MEDIO AMBIENTE Y LA SALUD PÚBLICA, se ha previsto
por aprte del MINISTERIO DEL AMBIENTE : el programa de concientización sobre el uso de las
bolsas de plástico , y el reciclaje de papel ,tapas y botellas de plastico , el cual tiene como primer
evento LA FERIA ECOAMIGABLE

DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO

NOMBRE Diego Adriazola NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A MINAM Exigir el cumplimiento de los entregables del
proyecto.
SUPERVISA  Andreé Benny Castro
A Ccencho
 Nayza Saina Cox
Balbuena Jhunior
 Franz
 Kyara Leiva Soriano
CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO

ORGANIZACIÓN O GRUPO ROL QUE DESEMPEÑA
ORGANIZACIONAL
MINAM SPONSOR
PNP Brindar soporte en el Orden Publico
GRUPO VICMER Brindar seguridad privada para los artistas
invitados y preservar la paz y el orden durante la
realización de la FERIA ECOAMIGABLE
DEFENSA CIVIL Prevenir riesgos ante un evento catastrófico
 Institución Educativa Emblemática Participar en el concurso “ELEMENTO MAS
Teresa González de Fanning CREATIVO”

3
 Institución Educativa Emblemática
Mariano Melgar
 Institución Educativa Emblemática
Melitón Carvajal
 Institución Educativa Emblemática
Mercedes Cabello de Carbonera
 Institución Educativa Emblemática
Ricardo Bentín
 Institución Educativa Emblemática Rosa
de Santa María

 Supermercados Peruano Realizar charlas temáticas sobre el objetivo de

 Sodimac y Maestro la FERIA ECOAMIGABLE y comprometerse a
 Hipermercados Tottus promover en sus instalaciones la reducción del
 Cencosud uso de bolsas de plástico.
 Inkafarma
 Promart
 Saga Falabella

Echos Peru Brindar el alquiler de los Stands y escenario

para el dia de la Feria

PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO

Mayor tiempo empleado en el armado de los modulos para el evento
Paralización del evento por algún evento sísmico
Ausentismo o retraso de los encargados asignados a los modulos de las tiendas retail o supermercados
Retraso o ausencia de las bandas para el show
Cambios en el alcance, el sponsor nos pide que la feria dure más tiempo del programado
Asistencia del público sobrepasa el la cantidad estimada
Retraso en los permisos por parte de las autoridades ediles
Incidentes o accidentes ocurridos dentro del evento
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

CONCEPTO MONTO

TOTAL

4
 SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO
Nombre Empresa Cargo Fecha
Fabiola Martha Muñoz MINAM Ministra del Ambiente 20 /09/2018
Dodero

5
Información del Proyecto
Proyecto
Tiempo de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Director/a de Proyecto
Feria Ecoamigable – Lima Metropolitana
3 meses
Ministerio del Ambiente
Ministerio del Ambiente
Fátima Carbonel

Proceso de Escalamiento de Incidentes

Nivel Nombre y Apellidos Cargo Teléfono Tipo de Problema

1 Fátima Carbonel
2 Mirko Revollar
Manuel Aguilar
3 01 586 4568
Sanchez
Requerimientos, definición
Directora del Proyecto 986 268 242
de entregables.
Aclaratoria de dudas,
definición de planificación y
Presidente de la ONG 936 123 368
forma de entrega con el
cliente.
Coordinadora del Factibilidad del Proyecto,
Ministerio de Ambiente alcance.

Restricciones y Regulaciones
 Los involucrados del proyecto no concuerdan ruemos disponibles para
las reuniones de discusión sobre la gestión.
 La llegada tardía de los involucrados en el proyecto en las reuniones
pactadas o ausencia en las mismas.
 Los miembros del equipo de proyecto se encuentran en ubicaciones
físicas distintas.
 Se requiere de múltiples permisos por parte de la Municipalidad
Metropolitana para el desarrollo de las actividades.

6
 Tabla de Requerimientos de Comunicación del
Proyecto
Comunicación Objetivo Contenido Frecuencia Plazo Responsable Aprobador
para
confir
mar
recepc
ión
Documentos Tener en Documentos Cada 3 días Andrée Ministro de
del proyecto orden los que validan la cierre de Castro Ambiento o
entregables entrega del proceso. designado.
del proyecto. proyecto.
Informes de Tener Actualización Todas las 2 días Fátima Ministro de
avance informado a de las semanas. Carbonel Ambiento o
los actividades designado.
interesados. realizadas.
Reuniones de Evaluar la Informes Todas las 1 día. Nayza Cox Fátima
revisiones calidad de los orales y/o semanas. Carbonel
procesos y la con
calidad de los entregables
entregables. sobre la
calidad.

Método para Actualizar el Plan

1 Reunión sobre las actividades y/o entregables

2 Solicitud de Cambio

3 Reunión para la evaluación de la solicitud Cambio

4 Aceptación o denegación de la solicitud

5 Informe de avance

7
Diagrama de Flujo de Información

8
 Procedimiento de Venta

1 Recopilación de la documentación.

2 Evaluación de calidad de los entregables.

Reunión con el cliente para la recepción de los

3 entregables.

4 Inicio de la Feria Eco amigable – Lima Metropolitana

Matriz de Comunicaciones

Tipo de Objetivo Enviado por Recibido por Formato de la Comunicación Frecuenc

Comunicación ia
Reporte Semanal Informar el estado Coordinador Presidencia, Herramientas de Office Semanal,
de Avance de de las actividades de la Oficina Cliente/ utilizando el formato Todos los
Proyecto del proyecto al de Proyectos. Coordinadores preestablecido y enviado como viernes.
culminar una del Proyecto. anexo por correo electrónico.
semana de trabajo.
Informe sobre Obtener Directora Coordinadores Herramientas de Office Semanal,
Entregables del información involucrada en de Proyecto. utilizando el formato Martes y
Proyecto oportuna sobre la el Proyecto. preestablecido y enviado como Miércoles
documentación de anexo por correo electrónico y por lo
la Gestión del otros formatos elaborados por general.
Proyecto. los gestores u Gerentes de la
organización.
Reuniones sobre Discutir y recibir Directivos de Cliente y Herramientas de Office Semanal
actividades y/o información los diferentes Coordinadores utilizando el formato
entregables del relacionada con el Niveles del de la Gestión preestablecido y enviado como
Proyecto. desarrollo de la proyecto y del Proyecto. anexo por correo electrónico y
gestión. Coordinadores otros formatos elaborados por
. los gestores u Gerentes de la
organización. Llamadas
telefónicas.

9
GESTION DE RIESGOS

Matriz de probabilidad e impacto

Probabilidad Amenazas Oportunidades

0.90 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05
0.70 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04
0.50 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03
0.30 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02
0.10 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01
Escala relativa 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.80 0.40 0.20 0.10 0.05
Impacto en, al menos, un objetivo del proyecto: Lago Titicaca
(Costo, Tiempo y/o Alcance)

Baja Entre 0.01 a 0.04

NIVEL DE ESCALA Media Entre 0.05 a 0.14
Alta Entre 0.18 a 0.72

Evaluación de Urgencia:
Alto

Prioridad Media Prioridad Alta

Tiempo de respuesta

Prioridad Baja Prioridad Media

Bajo

Bajo Puntaje riesgo Alto

Probabilidad x Impacto

10
Para nuestro Proyecto del Lago Titicaca usamos esta Matriz:

Matriz de probabilidad e Impacto

Impacto
1 2 3 5 10
Probabilidad

1 1 2 3 5 10
2 2 4 6 10 20
3 3 6 9 15 30
4 4 8 12 20 40
5 5 10 15 25 50

Puntaje Prioridad Estrategia Acciones

1a2 Muy baja Aceptación pasiva No hacer nada
Dejar por escrito qué se hará
3a4 Baja Aceptación activa
cuando ocurra este riesgo
Disminuir la probabilidad y/o el
5a9 Medio Mitigar
impacto
10 a 24 Alta Transferir Trasladar el riesgo a un tercero
No avanzar con el proyecto,
25 a 50 Muy Alta Evitar
hasta no disminuir el puntaje

11
ID DESCRIPCION CATEGORIA CAUSA DEL PROB. IMPACTO IMPORTANCIA IMPORTANCIA URGENCIA PRIORIDAD RESPUESTA
RIESGO NUMERICA

Mayor tiempo empleado en

Retraso del Mitigar
R1 el armado de los modulos Externo 3 5 15 Alta Si Alta
proveedor
para el evento

Paralización del evento por

R2 Imprevisible Clima 2 5 10 Alta No Media
algún evento sísmico Aceptar

Ausentismo o retraso de los

encargados asignados a los
R3 Externo Enfermedad 1 3 3 Baja No Baja
modulos de las tiendas
retail o supermercados
Evitar
Retraso o ausencia de las
R4 Externo Mejor oferta 2 5 10 Alta Si Alta Transferir
bandas para el show

Cambios en el alcance, el
sponsor nos pide que la Decisión del Escalar
R5 Interno 2 10 20 Alta Si Alta
feria dure más tiempo del sponsor
programado

Asistencia del público

Mala
R6 sobrepasa el la cantidad Interno 2 15 30 Muy Alta Si Alta Explotar
planificación
estimada
Retraso en los permisos por
R7 parte de las autoridades externo Burocracia 3 5 15 Alta Si Alta Mitigar
ediles

Incidentes o accidentes Mitigar

R8 interno Salud 2 15 30 Muy alta No media
ocurridos dentro del evento
9. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
11.LECCIONES APRENDIDAS
COSTOS DEL PROYECTO

Nombre de
EDT Duración Comienzo Fin Costo
tarea

Feria sáb dom

1 69 días
Ecoamigable 18/08/18 18/11/18
36700
Gestiòn de sáb sáb
1.1 68.3 días
Proyecto 18/08/18 17/11/18 0
sáb lun
1.1.1 Inicio 1.8 días
18/08/18 20/08/18 0
Project sáb lun
1.1.1.1 1.8 días?
Charter 18/08/18 20/08/18 0
Hacer
1.1.1.1.1 el Acta de 1 día? sáb 18/08/18 lun 20/08/18
Constituciòn 0

Aprobaciòn
1.1.1.1.2 0.9 días? lun 20/08/18 lun 20/08/18
del Acta de
Constituciòn 0
sáb lun
1.1.2 17.1 días
Planificaciòn 18/08/18 10/09/18
0
Realizar mar mié
1.1.2.1 1.8 días?
el EDT 21/08/18 22/08/18
Realizar
mié
1.1.2.2 el 1 día? jue 30/08/18
29/08/18
cronograma
Realizar
1.1.2.3 el 1 día? sáb 8/09/18 lun 10/09/18
presupuesto
 sáb sáb
1.1.3 Monitoreo y 62.9 días
18/08/18 10/11/18
Control 0
mar jue
1.1.3.1 Informes y 23.4 días?
18/09/18 18/10/18
Desempeño 0
Primer
mar mar
1.1.3.1.1 avance del 0.9 días?
18/09/18 18/09/18
proyecto

Segundo
1.1.3.1.2 0.9 días? jue 18/10/18 jue 18/10/18
avance del
proyecto
Control
de mié
1.1.3.2 2.6 días? sáb 3/11/18
Implementa 31/10/18
ciòn 0
mié
1.1.3.2.1 Controlar la 1 día? vie 2/11/18
31/10/18
intalaciòn

Controlar el
1.1.3.2.2 0.9 días? sáb 3/11/18 sáb 3/11/18
funcionamie
nto
 Cierre de sáb
1.1.4 1 día? vie 16/11/18
Proyecto 17/11/18 0
Realizar
el
1.1.4.1 0.9 días? vie 16/11/18 vie 16/11/18
documento
de cierre
Entrega
de
1.1.4.2 1 día? vie 16/11/18 sáb 17/11/18
documento
de cierre
Equipo de jue mié
1.2 46.8 días
Proyecto 30/08/18 31/10/18 0
jue jue
1.2.1 42.3 días
Reuniones 30/08/18 25/10/18 0
Primera
1.2.1.1 reuniòn 0.9 días? jue 6/09/18 jue 6/09/18
virtual
Segunda
1.2.1.2 reuniòn 0.9 días? sáb 6/10/18 sáb 6/10/18
virtual
Primera
1.2.1.3 reuniòn 0.9 días? jue 20/09/18 jue 20/09/18
presencial
Segunda
1.2.1.4 reuniòn 0.9 días? sáb 20/10/18 sáb 20/10/18
presencial
 mié
1.2.2 36 días? vie 14/09/18
Seguimiento 31/10/18 0

mié
1.2.2.1 Seguimiento 35.1 días sáb 15/09/18
31/10/18
de compras

Seguimiento
mié
1.2.2.2 de 36 días? vie 14/09/18
31/10/18
transportes
de productos

lun mié
1.2.3 Informes 23.4 días?
17/09/18 17/10/18 0
Entrega
del primer
1.2.3.1 0.9 días? lun 17/09/18 lun 17/09/18
informe
mensual
Entrega
del segundo mié mié
1.2.3.2 0.9 días?
informe 17/10/18 17/10/18
mensual

dom
1.3 Autorizacion 43.2 días lun 3/09/18
28/10/18
es y permiso 0

sáb mié
1.3.1 Autorizaciòn 3.6 días
22/09/18 26/09/18
de Indeci 0
Mandar
1.3.1.1 solicitud de 1 día? vie 21/09/18 sáb 22/09/18
autorizaciòn

Contactar
con la
oficina
mié mié
1.3.1.2 encargada 0.9 días?
26/09/18 26/09/18
para la
confirmaciòn
de
autorizaciòn
 Autorizaciòn mié mié
1.3.2 6.3 días?
de Defensa 19/09/18 26/09/18
Civil 0
Mandar
mié mié
1.3.2.1 solicitud de 0.9 días?
19/09/18 19/09/18
autorizaciòn

Contactar
con la
oficina
mié mié
1.3.2.2 encargada 0.9 días?
26/09/18 26/09/18
para la
confirmaciòn
de
autorizaciòn

lun
1.3.3 Autorizaciòn 2.7 días vie 21/09/18
24/09/18
PNP 0
Mandar
1.3.3.1 solicitud de 0.9 días? vie 21/09/18 vie 21/09/18
autorizaciòn

Contactar
con la
oficina
1.3.3.2 encargada 1 día? sáb 22/09/18 lun 24/09/18
para la
confirmaciòn
de
autorizaciòn
lun
1.4 Marketing 41.3 días sáb 3/11/18
10/09/18 500
Redes lun mié
1.4.1 39.6 días
sociales 10/09/18 31/10/18 0

Lanzamiento
1.4.1.1 0.9 días? lun 10/09/18 lun 10/09/18
ofcial del
evento

Publicaciòn
de mié mié
1.4.1.2 0.9 días?
minicronigra 10/10/18 10/10/18
ma del dìa de
evento
 Medios
lun mar
1.4.2 audiovisuale 1 día?
10/09/18 31/09/18
s 0

Lanzamiento
1.4.2.1 0.9 días? sáb 29/09/18 sáb 29/09/18
del
comercial

Lanzamiento mar
1.4.2.2 1 día? lun 15/10/18
del segundo 16/10/18
comercial
Medios lun
1.4.3 36 días vie 26/10/18
fìsicos 10/09/18 500
mar
1.4.3.1 Impresiòn de 1 día? lun 17/09/18
18/09/18
los volantes 500
Primera
reparticiòn
1.4.3.2 1 día? vie 21/09/18 sáb 22/09/18
de los
volantes
Segunda
mié
1.4.3.3 reparticiòn 1 día? mar 9/10/18
10/10/18
de volantes

lun
1.4.4 Inscripciòn 41.3 días sáb 3/11/18
10/09/18
de asistentes
0

Lanzamiento
mar
1.4.4.1 de flyer para 1 día? lun 15/10/18
16/10/18
la inscripciòn
virtual

1.4.4.2 Inscripciòn 24.3 días? lun 10/09/18 jue 11/10/18

en mòdulos
 sáb
1.5 Comunicaci 52.1 días lun 3/09/18
10/11/18
ones 8500
mar
1.5.1 Colegios 12.6 días lun 3/09/18
18/09/18 0
Enviar
invitaciòn
1.5.1.1 para 1 día? lun 3/09/18 mar 4/09/18
participaciòn
en el evento

Confirmar
mar
1.5.1.2 participaciòn 1 día? lun 10/09/18
11/09/18
de
colegiones

Insscripciòn
mar
1.5.1.3 de 1 día? lun 17/09/18
18/09/18
participantes
por colegio
Empresas mié
1.5.2 11.8 días? mar 4/09/18
Comerciales 19/09/18
0

Contactar
con las
1.5.2.1 cadenas 1 día? mar 4/09/18 mié 5/09/18
comerciales
top del
mercado

Confirmar
participaciòn mar mié
1.5.2.2 1 día?
de las 18/09/18 19/09/18
empresas
comerciales
 Artistas
1.5.3 17.2 días? jue 6/09/18 vie 28/09/18
musicales 2000

1.5.3.1 Convocatori 1 día? jue 6/09/18 vie 7/09/18

a de artistas

Contactar
1.5.3.2 con artistas 1 día? jue 20/09/18 vie 21/09/18
seleccionado
s 2000

Solicitar
requerimient
1.5.3.3 1 día? jue 27/09/18 vie 28/09/18
os de los
artistas

Artistas mar mié

1.5.4 12.6 días
plàsticos 11/09/18 26/09/18 2000

Contactar
mar mié
1.5.4.1 con artistas 1.8 días?
11/09/18 12/09/18
plàsticos del
paìs 0

Confirmaciò mar mié

1.5.4.2 1 día?
n de 25/09/18 26/09/18
participaciòn
2000

Organizacio jue
1.5.5 17.2 días? mié 5/09/18
nes 27/09/18
interesadas 0

Contactar
con
organizacion
1.5.5.1 1 día? mié 5/09/18 jue 6/09/18
es
relacionadas
al àmbito
Ambiental

mié
1.5.5.2 Confirmar 1 día? jue 20/09/18
19/09/18
participaciòn

Confirmar
mié
1.5.5.3 nùmero de 1 día? jue 27/09/18
26/09/18
stand y
tareas afines
 mié
1.5.6 MINAM 40.5 días? mar 6/11/18
12/09/18 0

Reuniòn
1.5.6.1 1 día? lun 1/10/18 mar 2/10/18
de avances

1.5.6.2 Sustentar 1 día? lun 5/11/18 mar 6/11/18

gastos

Reuniòn
mié
1.5.6.3 de balance 1 día? jue 13/09/18
12/09/18
general

1.5.7 Verisure 1.9 días? lun 3/09/18 mié 5/09/18 1500

Firma
1.5.7.1 1 día? lun 3/09/18 mar 4/09/18
de contrato 1500
Reuniòn
de
1.5.7.2 1 día? mar 4/09/18 mié 5/09/18
planificaciòn
final
lun
1.5.8 TV Perù 2.7 días vie 7/09/18
10/09/18 1500

1.5.8.1 Confirmaciò 1.8 días? vie 7/09/18 sáb 8/09/18

n de apoyo

Grabaciòn
1.5.8.2 del spot 1 día? sáb 8/09/18 lun 10/09/18
oficial del dìa
del evento
1500
Radio mié mar
1.5.9 30.7 días?
Nacional 12/09/18 23/10/18 0
mié
1.5.9.1 Confirmaciò 1 día? jue 13/09/18
12/09/18
n de apoyo
Primera
entrevista
1.5.9.2 para dar el 1 día? vie 21/09/18 sáb 22/09/18
alcance del
evento

Segunda mar
1.5.9.3 1 día? lun 22/10/18
entrevista 23/10/18
 lun mié
1.6 Adquisicione 34.2 días
17/09/18 31/10/18
s y Servicios
21800
Material
lun
1.6.1 reciclado y 29 días? vie 26/10/18
17/09/18
no reciclado 700

Contactar mar
1.6.1.1 1 día? lun 17/09/18
con 18/09/18
recicladores

Confirmaciò
mar mié
1.6.1.2 n de 1 día?
25/09/18 26/09/18
recicladores
participantes 700
Brindar
tareas a los
1.6.1.3 reciladores 1 día? jue 25/10/18 vie 26/10/18
para el dìa
del evento
mié mié
1.6.2 10.9 días?
Decorativos 17/10/18 31/10/18 2000

Selecciòn de
mié
1.6.2.1 decorativos 1 día? jue 18/10/18
17/10/18
a usar el dìa
del evento

mar mié
1.6.2.2 Comprar 1 día?
23/10/18 24/10/18
decorativos 1200
Decorar mar mié
1.6.2.3 1 día?
stands 30/10/18 31/10/18 800
sáb
1.6.3 6.3 días? mar 6/11/18
Transporte 27/10/18 2150

Transportar
1.6.3.1 1 día? lun 5/11/18 mar 6/11/18
material
reciclado 500

Transportar mar
1.6.3.2 1 día? lun 29/10/18
material no 30/10/18
reciclado 500

1.6.3.3 Transportar 1 día? sáb 27/10/18 lun 29/10/18

escenario 800

Transportar
1.6.3.4 1 día? sáb 27/10/18 lun 29/10/18
material de
stands 350
 Equipos jue sáb
1.6.4 1.9 días?
musicales 25/10/18 27/10/18 2650
Alquilar
1.6.4.1 1 día? jue 25/10/18 vie 26/10/18
equipos 2400

1.6.4.2 Transporte 1 día? vie 26/10/18 sáb 27/10/18

de equipos 250
sáb jue
1.6.5 Regalos 19 días?
22/09/18 18/10/18 900

Comprar mié
1.6.5.1 1 día? jue 18/10/18
meterial a 17/10/18
ser regalado 900

1.6.5.2 Envolver 1 día? sáb 22/09/18 lun 24/09/18

regalos
Servicio mié jue
1.6.6 6.4 días?
tècnico 19/09/18 27/09/18 7500

Contratar
con empresa
por
mié
1.6.6.1 prestaciòn 1 día? jue 20/09/18
19/09/18
de servicio
tènico para
instalaciòn
de stands 2400

Contratar
con empresa
para
prestaciòn mar
1.6.6.2 1 día? lun 24/09/18
de servico de 25/09/18
instalaciòn
de equipos y
equipos
electrònicos
2300

Contratar
con empresa
para mié
1.6.6.3 1 día? jue 27/09/18
prestaciòn 26/09/18
de servicio
de intalaciòn
de escenario 2800
 Servicio mar mar
1.6.7 20.8 días?
profesional 18/09/18 16/10/18 5900

Contratar
mar
1.6.7.1 capacitadore 1 día? lun 15/10/18
16/10/18
s para el dìa
del evento
3000

Contratar
conferencist
mar mié
1.6.7.2 as 1 día?
18/09/18 19/09/18
internacional
es para el dìa
del evento
2900

1.7 Implementa 0 días jue 4/10/18 jue 4/10/18

ciòn 2250
Estrado mar
1.7.1 1.9 días? vie 2/11/18
musical 30/10/18 1100

mar mié
1.7.1.1 Instalaciòn 1 día?
30/10/18 31/10/18
del estrado 800
Realizar
mié
1.7.1.2 prueba de 1 día? vie 2/11/18
31/10/18
resistencia 300
Puestos mar
1.7.2 2.8 días? sáb 3/11/18
de taller 30/10/18 600
Instalar mar mié
1.7.2.1 1 día?
stands 30/10/18 31/10/18 600

1.7.2.2 Numerar 1 día? vie 2/11/18 sáb 3/11/18

stands
Puestos
mié
1.7.3 de 1 día? vie 2/11/18
31/10/18
informaciòn 550

Intalaciòn de mié
1.7.3.1 1 día? vie 2/11/18
puestos de 31/10/18
informaciòn 550
 Proyecto

Proceso - Nivel 3

Procesos - Nivel 2

Paquetes de trabajo

Actividades

11. LECCIONES APRENDIDAS

11.1 Lecciones Aprendidas en la Gestión del Alcance.

 Conocer el alcance del proyecto, quizás sea el punto más importante dentro del
proyecto. No basta con conocer el trabajo requerido a realizar, sino también el trabajo
no requerido por el cliente.
 Una herramienta importante y de fácil lectura para conocer el alcance del proyecto es
la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y su diccionario. La creación de la EDT debe
integrar a los involucrados dentro del equipo de gestión del proyecto.
 La distribución de la EDT entre todos los miembros del equipo del proyecto garantiza
el conocimiento del alcance del proyecto en sus fases iniciales. Es importante tener en
cuenta su actualización continua, control documentario y redistribución en el equipo.
 En la actualidad existen herramientas que facilitan el desarrollo de la EDT, como los
softwares: WBS Chart Pro, Visio, Ms. Power Point, etc. Esto sumado a la fácil interfase
que poseen con los principales softwares de gestión de proyectos (como Primavera
Project Planner y Ms. Project) los conviertes en herramientas muy versátiles y
potentes.
11.2 Lecciones Aprendidas en la Gestión del Tiempo.
 La conclusión del proyecto a tiempo es una de las principales preocupaciones del
cliente y la organización. Es por esta razón que contar un cronograma sólido y un
sistema de control del cronograma se vuelve fundamental para el éxito del proyecto.
 Un cronograma se desarrolla con una adecuada definición de actividades y secuencias,
además de una estimación correcta de duraciones de las actividades y recursos; sin
embargo la solidez del cronograma se logra con el análisis de redes, rutas críticas y
nivelación de recursos. El cronograma debería mantener la estructura de la EDT.
 La distribución y actualización del cronograma con los hitos, fechas y ruta crítica entre
los miembros del equipo del proyecto es de suma importancia. Adicionalmente se
 debería crear la curva ‘s’ de horas hombre del proyecto, la cual debería guardar la
mayor similitud con la curva normal.
 Con respecto al control del cronograma, no solo se debería controlar el avance físico
en el tiempo, sino también apoyarnos en la técnica de control del Valor Ganado y en
el análisis de la curva ‘s’ de horas hombre, las cuales nos pueden ayudar a realizar
proyecciones importantes en las etapas iniciales del proyecto.
 Cabe mencionar que el uso de un software de planificación y control de proyectos es
de suma importancia. En nuestro medio los principales paquetes de gestión de
proyectos son el Primavera Project Planner, el Ms. Project y el Modulo de Gerencia de
Proyectos S10.

11.3Lecciones Aprendidas en la Gestión del Costo.

 La conclusión del proyecto dentro del presupuesto aprobado es una de las principales
preocupaciones de toda organización. Es por esta razón que contar un sistema de
control de costos se vuelve fundamental para el éxito del proyecto
 El presupuesto del proyecto debería mantener la estructura del EDT para un mejor
control y para facilitar el enlace con el cronograma. Contar con una base histórica de
los costos unitarios y rendimientos de las actividades contribuyen a la estimación
adecuada del presupuesto. Adicionalmente se debería crear la curva ‘s’ de costos del
proyecto.
 Con respecto al control del presupuesto, no solo se debería controlar el margen, costo
directo y venta en el tiempo, sino también apoyarnos en la técnica de control del Valor
Ganado y en el análisis de la curva ‘s’ de costos para realizar proyecciones.
 Cabe mencionar que el uso de softwares de costos es de suma importancia. En nuestro
medio solo existen paquetes para la elaboración de presupuestos de proyectos de
construcción, mas no de control. Algunos de estos son el Modulo de Presupuestos
S10, entre otros. Lo usual en el medio es trabajar con hojas de cálculo en Ms. Excel
con plantillas de control de costos.
11.4Lecciones Aprendidas en la Gestión del Riesgo.
 Todo equipo de proyecto debería reducir la probabilidad e impacto de los eventos
adversos en el proyecto. El PMBOK propone algunos procesos que permiten
identificar y priorizar los riesgos, para luego desarrollar un plan de respuesta a
aquellos riesgos que tengan mayor probabilidad e impacto sobre los objetivos del
proyecto.
 La identificación de riesgos se debería realizar a través de una tormenta de ideas con
los miembros del equipo del proyecto de las diferentes áreas involucradas. Es
recomendable que también participe algún representante de la gerencia, ya que por
lo general esta persona identifica riesgos no contemplados que involucran a la
organización.
 La forma de priorizar los riesgos que propone el PMBOK (análisis cualitativo) es un
procedimiento sencillo, el cual se base en el uso de las matrices de probabilidad e
impacto.
 Con respecto al análisis cuantitativo de los riesgos priorizados, PMBOK recomienda
realizar un análisis con la Técnica de Simulación de Monte Carlo, el cual nos permite
conocer los múltiples caminos que puede tomar nuestro proyecto, con respecto al
tiempo y al costo, versus su probabilidad de ocurrencia.
 En la actualidad contamos con herramientas que permiten realizar este tipo de análisis
de forma sencilla, y que además se complementan de forma sencilla con los
principales paquetes de gestión de proyectos. Algunos de estos paquetes son: Pert
master Project Risk, @Risk, Cristalball, entre otros.