Gestión del Cambio

PREPARAR PROPUESTA GESTION DEL CAMBIO

Tres dimensiones clave

Impacto
Ÿ ¿A quiénes impacta la implementación?
Ÿ ¿Cómo y en qué grado los impacta?
Ÿ ¿Cuál es el riesgo de no lograr la actitud deseada en las audiencias?
Ÿ ¿Quiénes son las personas clave requeridas para promover esta iniciativa?
Ÿ ¿Qué puede suceder si los líderes de este proceso no se muestran involucrados?

Capacitación
Ÿ Esta dimensión ya está cubierta en el servicio 1.2

Comunicación
Ÿ ¿A quiénes debemos mantener informados?
Ÿ ¿Qué mensaje debemos transmitir?
Ÿ ¿Cuáles son los medios y canales más efectivos por tipo de audiencia?
Ÿ ¿En qué momento?
Ÿ ¿Cómo podemos establecer una comunicación bidireccional?

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Pasos a seguir

Identificar procesos impactados

Identificar usuarios / roles

Matriz de Impacto

Plan de Comunicaciones
§ Plan de capacitación
§ Mensajes clave
§ Charlas

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Identificar Procesos Impactados

Descripción General del Proceso

de Administración de Contratos

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Identificar Usuarios / Roles

Personas o roles que participan

Gestor de Contrato: Back Office:

Administrador de Contrato ICAFAL (AdC) Back Office administrativo

Asistente ICAFAL: Asistente del AdC Back Office técnico:

Administrador de Negocio ICAFAL (AdN): Área Usuaria

Empresa Contratista (EECC) Superior ICAFAL:

Administrador de Contrato EECC (AdC EECC) Superior EECC

Asistente EECC

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Identificar Usuarios / Roles

Macroproceso Administración de Contratos

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Matriz de Impacto

Matriz de Impacto

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Plan de Comunicaciones

Plan de Comunicaciones Medios disponibles?

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Plan de Comunicaciones

Plan de Comunicaciones

Nombre del proyecto

Oferta o promesa de valor

Beneficios para cada rol

Mitigaciones

Medios disponibles

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Esperables de la solución a implementar

Administración de usuarios participantes de la solución colaborativa y los accesos

correspondientes de acuerdo a los contratos involucrados. Se considerará la creación de un grupo
por contrato administrado dentro de la solución.

Repositorio de documentación, tales como: plantillas de gestión, actas de reuniones, y todo tipo de
documentación que permita complementar la gestión. Se mantendrán frecuencias y versiones de
esta documentación, así como la aprobación de las mismas.

Integración con SAP para mostrar datos relacionados con los contratistas y sus contratos,

Integración con BO Suite para presentar tableros y valores de indicadores que reflejen información
existente en BW.

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ANEXOS
esdzxc
Ambitos críticos de evaluación a considerar en cada Servicio

Negocio
§ Cumplimiento presupuesto y dotación; cambios contractuales.

Técnico-Operacional
§ Cumplimiento del plan de trabajo, niveles de servicio, cumplimiento KPI´s de seguridad y salud ocupacional,
cantidad y calidad

Administrativo
§ Cumplimiento de aspectos legales y acreditación, control laboral, monitoreo financiero, facturación y pago,
entre otros.

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14
No todos están en sintonía con el cambio que queremos impulsar. (A) No todos son conscientes (o
siquiera están de acuerdo) de los beneficios. (D) No todos querrán avanzar (K) ni sabrán cómo. (A)
Muchos necesitarán ayuda para poder aplicar los conocimientos teóricos, (R) y posiblemente
mantener el cambio también requiera cierto esfuerzo.

Change happens at the individual level; in order for a group or organization to change, all the
individuals within that group must change. The best project management, vision or solution will not
result in successful change. The secret to successful change is rooted in something much simpler:
how to facilitate change with one person

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https://www.prosci.com/adkar/adkar-model

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Por que es necesario el cambio? (awareness)

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Estoy motivado para el cambio? (Desire)

What’s in it for me?

Through one-on-one conversations, managers can uncover their employee’s personal reasons for
resisting and can remove any barriers to the employee buying in to the change

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Estoy capacitado para el cambio?
Sabe usted como contribuir al cambio (Knowledge)

If training is provided before this, employees will not connect the training to the change and will not
engage in knowledge-building. To make the most of a training investment, also ensure that training
is specific to the employee’s role in the change.

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Tiene la capactacion necesaria para el cambio?
Can your employee put their knowledge into practice? (Ability)

To bridge the knowledge to ability gap, employees benefit from hands-on coaching and practice in
an environment where they can make mistakes and ask questions. To realize a change, employees
also need time. When ability is achieved, the change takes place, and you will see the new
demonstrated behaviors.

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Do you have reinforcements in place to prevent your employee from reverting to
old habits?
Que acciones se deberán ejecutar para mantener el cambio?
When reinforcement is not in place, employees may use work-arounds or rely on their old
spreadsheets instead of the new system. You may hear things like: "The new way takes too long;
I’m going to keep doing it my way" or "I keep forgetting to include the new department." The human
brain is wired for habit, and physiologically we are programed to revert to old habits

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ENCUESTA.

http://gciadelainformacion.blogspot.cl/p/modelos-del-cambio-para-apoyar-la.html

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Los factores de éxito para la correcta implantación estarán definidos por
varias claves:

§ El proyecto estará claramente definido.

§ La Dirección ha de creer firmemente en el cambio.
§ Comunicar claramente la visión y objetivos que se persiguen.
§ Facilitar el acceso de todos los implicados a la información.
§ Desarrollar e implantar un excelente plan de comunicación eficaz.
§ Implicar a las personas. Conseguir la participación proactiva de los equipos.
§ Lograr un compromiso de los implicados.
§ Definir claramente los objetivos de las personas y de la organización.
§ Crear un equipo de promoción y seguimiento dentro de a la organización.
§ Plan de incentivos para su desarrollo. Si no es así, conseguir que las personas se impliquen y encuentren
atractivo el proyecto.
§ Correcta gestión de las expectativas.
§ Desarrollar planes de formación como parte del plan de gestión del cambio.
§
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Objetivos

§ Implantar el cambio cultural y la nueva filosofía de la nueva estrategia empresarial.

§ Conseguir que todo el equipo acepte y se involucre en el cambio.
§ Detectar barreras y establecer mecanismos para que el cambio se establezca de manera natural.
§ Diseño del plan estratégico.
§ Plan de formación.
§ Plan de motivación.
§ Plan de mejora de la comunicación interna.
§ Plan de liderazgo.

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Mensajes clave EJEMPLO

Colaborar en cualquier lugar, en cualquier

dispositivo, a cualquier hora

Una experiencia moderna (facebook like)

para colaboración empresarial

Un ambiente estructurado, administrado y

seguro para colaboración y toma de
decisiones

Un ambiente de colaboración centrado en

las personas para transformar los
procesos que simplifique encontrar la
información y compartirla con quienes
deben colaborar

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