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EVENTOS

São ferramentas cada vez mais


importantes para os objetivos da
comunicação empresarial, do ponto de
vista institucional e de geração de
negócios.
Por meio deles, as corporações podem
apresentar suas propostas diretamente
a um público qualificado, com a
garantia de retorno das ações de
comunicação e marketing.
TIPOS DE EVENTOS
• Gincana é um conjunto
de tarefasdisputadas entre grupos
diversos, com o mesmo objetivo final. As
gincanas podem ser realizadas por
diversos tipos de competições onde os
concorrentes enfrentam várias provas,
com obstáculos que dificultam as tarefas.
TIPOS DE EVENTOS
• Um jantar pode ser organizado por
muitos motivos, mas geralmente acontece
quando se celebra ou comemora algum
acontecimento importante. Esse tipo
de evento precisa de um planejamento e
de um tratamento especial para os
convidados.

TIPOS DE EVENTOS
• Faça as contas
• Essa dica vai poupar seu tempo e
dinheiro: antes de orçar buffets e fechar
pacotes, saiba o que você realmente
precisa. Faça um levantamento do
número de convidados e trace
estimativas. Para ajudar nas contas,
considere os cálculos abaixo.
TIPOS DE EVENTOS
• Comunique os convidados
• Evento planejado, serviços contratados.
Agora só falta avisar aos convidados!
Antes de investir em banners e cartazes, é
interessante considerar outras
alternativas. Peças afixadas em murais de
aviso e corredores não são as maneiras
mais eficientes de comunicar, além de
serem bastante impessoais.
TIPOS DE EVENTOS
• Foto de uma mesa preparada evento
jantar .
TIPOS DE EVENTOS
• Foto evento gincana idb 2018

• .
TIPOS DE EVENTOS
• Gincana – Disputa entre equipes.
Organização
de eventos

Sugestões práticas
PRÉ-EVENTO
• Elaboração do conteúdo (assunto/tema/etc.).
• Recursos.
• Contratação de palestrantes/artistas/etc.
• Local e estrutura (locação/adaptação/etc.).
• Segurança e licenças (Polícia Civil/Polícia Militar/Bombeiros/etc.).
• Marketing e divulgação:
– Peças/anúncios
– Mídias
– Telemarketing
– E-mail marketing
– Site de apoio (hot site)
– Convites
• Assessoria de Imprensa.
• Gerenciamento de convites e inscrições.
• Captação de cotas de patrocínio e apoio de empresas.
• Equipe/profissionais (banco de dados).
• Transmissão (TV, rádio, internet).
EVENTO
• Equipe.
• Estrutura do local (acessos, saídas, banheiros, etc.).
• Sala/camarim dos palestrantes/artistas/etc.
• Recursos para problemas de última hora.
• Gerenciamento de materiais.
• Gerenciamento de chegada.
• Gerenciamento de coxia.
• Gerenciamento de segurança.
• Assessoria de Imprensa.
• Site de apoio (hot site).
• Transmissão (TV, rádio, internet).
PÓS-EVENTO
• Assessoria de Imprensa
• Pesquisa de satisfação
• Marketing (e-mail marketing)
• Site de apoio (hot site)
PLANEJAMENTO GERAL
• O quê?
• Para quê? Qual é o resultado final
desejado?
• Para quem?
• Onde? Como? Quando?
• Quem faz o quê?
• Que recursos?
• Concorrência?
O quê? Para quê?

PLANEJAMENTO
• Definição do que se pretende fazer e de quais
são os resultados finais a alcançar (metas).
• Definir roteiro com descrição das etapas.
• Responsáveis por etapa.
• Cronograma, com tempos bem definidos.
• Fluxo dos convidados (entrada, passagem,
saída,..alternativas de segurança) e gráficos de
disposição de elementos.
Para quem?

CONVITES
• Definição do universo de convidados (geral ou
segmentado).
– SMS
– E-mail
– Impresso
• Carta personalizada para contatos formais
• Público em geral
• Mensagem do convite (não esquecer as informações
essenciais: data, hora, local).
• Prazos de envio.
• Anúncios em mídias de massa.
• Sites ou hot sites
• Indicar acessibilidades ao local (carro, ônibus,
estacionamentos)
Para quem?

IMPRENSA
• Lista segmentada de jornalistas.
• Convite (antecipado) com press-release (curto, incisivo).
• Informação para as agendas e recall dos convites com
72 horas de antecedência.
• Pasta de imprensa (press-kit na chegada) – resumos,
informações ou documentação acessórias, imagens,
etc.)
• Lugares reservados para jornalistas (cuidar para
receberem o “melhor” som).
• Prever momento para fotógrafos (cuidar do
enquadramento para fotografias).
• Garantir contato com os artistas/palestrantes/etc após o
evento, mas sem constranger artistas/palestrantes/etc,
convidados vip ou os próprios jornalistas.
Quem faz o quê?

EQUIPE
• Quem faz o quê?
• Quem coordena.
• Reunir competências diversas: relações públicas,
operação som/luz/computador, comunicação...
• Roteiro bastante detalhado.
• Mecanismo de inter-comunicação (do gesto/olhar, à
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...)
• Reuniões:
– De arranque e planeamento
– De monitorização da preparação
– De véspera (ensaios/testes)
– De pré-execução (uma hora antes do início da operação)
– De avaliação
Onde? Como? Quando?

RECEPÇÃO/ACOLHIMENTO
• Prever uma zona de acolhimento.
• As boas-vindas são o primeiro passo para transformar
um evento num acontecimento “super...”
• Colocar indicações óbvias no trajeto até a
sala/salão/pista de dança/etc.
• Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de
materiais informativos gerais, de identificador.
• Registrar as presenças (pedir contatos para Banco de
Dados, por exemplo, e-mail).
• Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera começar.
Onde? Como? Quando?

SALA/LOCAL
• Disposição da sala (sentados/de pé, plateia, semicírculo,
círculo).
• Canais de circulação (público e convidados): meio, lados,
orientados pelas portas, porta de acesso especial para
convidados.
• Cálculo da capacidade para gestão de entradas (lotação).
• Cadeiras (conforto, ruído, distância).
• Clima do evento
– Temperatura (calor ou frio mata um evento).
– Arejamento.
• Iluminação (natural/artificial).
– Garantir destaque para centro do evento.
– Projeção (suficientemente legível da última fila)
– Operador ou apoio técnico sempre presente.
– Apresentações previamente instaladas e testadas.
Onde? Como? Quando?

SEGURANÇA
• Verificação de extintores mais próximos.
• Saídas de emergência desimpedidas.
• Contatos de Bombeiros e polícia em local
acessível.
• Garantir vigilância do circuito de trânsito
com atenção a qualquer elemento
estranho.
• Protocolo de ação para indisposições,
desmaios, etc.
Onde? Como? Quando?

HIGIENE
• Verificar existência de WC próximos, bem
indicados e limpos.
• Garantir a higiene (antes, durante e
depois)
• Não falhar pormenores: papel higiênico,
sabonete, toalhas de papel, lixo.
• Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, lotação.
Onde? Como? Quando?

ENSAIOS E TESTES
• Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 minutos antes.
– O som deve ser testado um minuto antes de
começar, ligando os microfones.
• Os movimentos mais complexos devem
ser ensaiados (trajetos, etc).
Onde? Como? Quando?

COMPOSIÇÃO DA MESA
• Precedências:
6 4 2 1 3 5 7

Mesa

Plateia
Onde? Como? Quando?

COMPOSIÇÃO DA MESA
• No centro da mesa fica o convidado mais
importante.
• O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no
último lugar.
• Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai
por ordem ascendente de importância.
– Depois do convidado principal (último a falar), mais
ninguém intervém.
• Um apresentador declara aberta a sessão, dá
as entradas a cada orador e dá por encerrada a
sessão.
Onde? Como? Quando?

NO CURSO DO EVENTO
• Cumprimento do roteiro.
• Atenção ao ritmo e tempo.
• Comunicação entre a equipe.
• Importância essencial dos fatores de
conforto e de comunicabilidade: som, luz,
ar, leitura dos materiais projetados, etc.
Onde? Como? Quando?

CENÁRIOS DE CONTINGÊNCIA
• Pouca participação >> chamar figurantes...
• Excesso de participantes >> retirar cadeiras para dar
lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição
fora de portas...
• Falha de conferencistas >> o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sessão.
• Falha de som e de audiovisuais >> microfones
suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas
adicionais, portátil, alternativo…
• Falha de eletricidade >> saídas de emergência, luz de
emergência...
Recursos?

MATERIAIS DE APOIO
• Plateia: cadeiras reservas.
• Palco: mesa e cadeiras reservas.
• Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som.
• Computador portátil.
• Bandeiras.
• Cenário de fundo.
• Plantas e flores.
• Placas comemorativas.
• Bastidores e mesa de apoio para a organização.
• Águas e copos para conferencistas.
• Identificadores de dupla face para conferencistas.
Recursos?

SOM
• Microfones – com/sem fios (pilha/carga); direccionais ou
de espectro largo; on-off bem conhecido,...
• Pés e suportes – capacidade de ajustamento.
• Amplificador e colunas (PA).
• Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é
necessário compensar.
• Feed-back – retro-alimentação: o som das colunas está
entrando nos microfones???
• Ruídos parasitas.
• Microfonia.
• Operador sempre presente para monitorar o som (junto
a mesa de som).
Recursos?

DECORAÇÃO
• Do espaço:
– Sóbria ou carregada?
– Com referências à imagem corporativa
(cartaz, logotipo..)?
– Sem nada que distraia?
• Mesa:
– Plantas (base da mesa)?
– Flores (em cima da mesa... que não tapem,
nem incomodem)?
Recursos?

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
• Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de tradução.
• Indicação dos canais por língua.
• Disponibilização de textos (quando
existem) para facilitação do trabalho dos
tradutores.
• Avisar conferencistas para falarem + lento.
Concorrência?

CONCORRÊNCIA
• Verificação prévia de:
– Datas incompatíveis ou inconvenientes.
– Outros eventos agendados na mesma área
temática.
– Outros eventos de grande impacto midiático
– Greves
Bibliografia
https://blog.sympla.com.br/com
o-organizar-um-evento-
empresarial-em-5-passos/