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UNIDAD I: INTRODUCCIÓN AL CONOCIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN

CONCEPTOS
ADMINISTRACIÓN: es el proceso de diseño y mantenimiento de un entorno, en el que un grupo de trabajadores o
individuos pueden cumplir objetivos establecidos, o específicos de manera eficiente.

Los individuos que se desempeñan como administradores deben cumplir las funciones administrativas de planeación,
organización, dirección, control e integración de personal. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones y a los
administradores de todos los niveles organizacionales, la intención de los administradores es generar un superávit y la
administración persigue la productividad, mediante la eficacia y la eficiencia.

ORGANIZACIONES: grupo de personas que trabajan en común para producir un superávit.

SUPERÁVIT: son las utilidades que se generan.

ORIGEN ETIMOLÓGICO: la palabra administración proviene del latín ad (hacia, dirección, tendencia), y minister
(subordinación u obediencia). Significa “aquel que realiza una función bajo el mando de otro, aquel que presta servicio a
otro”.

PROPÓSITO: optimización de los recursos con los que cuenta la organización, a través del uso adecuado de los mismos;
utilizando una serie de técnicas que le permitan alcanzar los objetivos propuestos.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANEACIÓN: selección de misiones y objetivos, acciones necesarias para cumplirlo, mediante toma de decisiones (elección
de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas).

ORGANIZACIÓN: parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles
que los individuos deberán desempeñar en una empresa.

INTEGRACIÓN DE PERSONAL: implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional.

DIRECCIÓN: influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y
grupales.

CONTROL: consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional de las metas organizacionales y grupales.

RELACIÓN CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES


ADMINISTRADORES DE ALTO NIVEL: mayor planeación y organización (desciende a medida que la jerarquía disminuye).
Mayor control que los demás (su diferencia varia ligeramente con los de menor jerarquía).

SUPERVISORES DE PRIMERA LÍNEA: inferior en todo excepto en dirección (superior a todos, disminuye a medida que la
jerarquía aumenta).

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ADMINISTRADORES DE NIVEL INTERMEDIO: menor tiempo en planeación, organización y control que los altos mandos,
pero mayor que los supervisores de línea. Menor tiempo en dirección que los supervisores de línea, pero mayor que los
altos mandos.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
1_ HABILIDAD TÉCNICA: posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de procesos,
métodos y procedimientos. Diestro uso de instrumentos y técnicas específicas.

2_ HABILIDAD HUMANA: capacidad de trabajar con individuos, trabajo en equipo, creación de condiciones donde las
personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

3_ HABILIDAD DE CONCEPTUALIZACIÓN: capacidad de percibir el panorama general, distinguir los elementos más
significativos de una situación y las relaciones entre ellos.

4_ HABILIDAD DE DISEÑO: capacidad de resolver problemas en beneficio de la empresa.

RELACIÓN CON LA JERARQUÍA ORGANIZACIONAL


Los altos mandos demandan mayor habilidad de diseño y conceptualización que los demás (a medida que la jerarquía
disminuye, su importancia también lo hará).

Los supervisores de línea demandan más habilidad de técnica que los de niveles más altos (estas disminuyen a medida que
la jerarquía aumenta).

Las habilidades humanas se hacen presente por igual en todos los niveles jerárquicos.

DEFINICIÓN DE PRODUCTIVIDAD: relación entre productos e insumo en un período específico con la debida consideración
de la calidad.

PRODUCTIVIDAD: PRODUCTOS (en un período específico considerando la calidad)


INSUMOS
 Se incrementa cuando:
1. Se elevan los productos con los mismos insumos.
2. Se mantienen los productos reduciendo los insumos.
3. Se elevan los productos y se reducen los insumos.

La productividad demanda eficacia y eficiencia para un buen desempeño individual y organizacional.

Conceptos:

Administración ¿Ciencia o arte?


La administración es un arte. Es saber cómo hacer algo. Hacer cosas en vista de las realidades de una situación.

Aunque los administradores realizan un uso de conocimientos organizados, lo que constituye una ciencia.

En la práctica la administración es un arte, y los conocimientos organizados en que se basa dicha práctica es una ciencia.
Son complementarios.

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El conocimiento se produce en la práctica por medio de prueba y error, por eso surge como arte y se agregan conceptos
científicos para transformarla en ciencia.

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UNIDAD II: ORGANIZACIONES Y AMBIENTE EXTERNO
Los administradores deben tener en cuenta los elementos y fuerzas de su exterior. Ellos no pueden modificar esas fuerzas,
pero deben responder a ellas.

Deben identificar, evaluar y reaccionar a las fuerzas fuera de la empresa que pueden afectar a las operaciones de ésta.

Condiciones económicas (ambiente externo)


No solo interesan a las empresas cuya misión socialmente aprobada es la producción y distribución de bienes y servicios
que la gente necesita y puede pagar, sino que se hace presente en todo tipo de empresa organizada.

CAPITAL: toda organización lo necesita (maquinaria, herramientas, edificios, dinero, etc.). Pueden ser adquiridos por acción
propia de las organizaciones, generando dinero para comprar capital, o por medio de proveedores.

FUERZA DE TRABAJO: disponibilidad, calidad, y precio de la fuerza de trabajo que ofrece el ambiente externo.

NIVELES DE PRECIO: los insumos de una empresa se ven afectados por los cambios en el nivel de precio. La inflación
perturba a las empresas.

POLÍTICA FISCAL Y TRIBUTARIA: ninguna empresa podría existir sin ellas. Están presentes en toda organización. Se debe
saber qué necesita la gente y qué comprará.

Condiciones tecnológicas (ambiente externo)


El término tecnología se refiere a la suma total de conocimientos de los que disponemos sobre la manera de hacer las
cosas. Su mayor influencia está dirigida al modo de hacer las cosas, a la manera en que diseñamos, producimos,
distribuimos y vendemos bienes y servicios. Llamemos “revoluciones” a varios de sus avances a lo largo de la historia.

IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA: BENEFICIOS Y PROBLEMAS

 Mayor productividad.
 Más altos niveles de vida.
 Mayor disposición de tiempo libre.
 Mayor variedad de productos.

Deben contraponerse a los problemas asociados con los adelantos tecnológicos. Se precisa entonces un enfoque
equilibrado para sacar provecho de la tecnología y al mismo tiempo reducir al mínimo algunos de sus efectos laterales
indeseables.

Condiciones sociales (ambiente externo)


Conceptos:
CONDICIONES SOCIALES: actitudes, deseos, expectativas, grado de inteligencia, educación, creencias y costumbres de las
personas que integran una sociedad dada.

CONDICIONES POLÍTICAS Y LEGALES: conjunto de leyes, reglamentos, y organismos gubernamentales y sus acciones que
afectan a todo tipo de empresas.

RESPONSABILIDAD SOCIAL: consideración del impacto de sus acciones en la sociedad.

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CONDICIONES ÉTICAS: serie de normas de conducta personal de aceptación y de práctica general.

Las fuerzas del entorno son impredecibles y complejas, por ende los administradores no pueden anticiparse a ellas.

Los deseos, expectativas, y presiones sociales, dan lugar al surgimiento de leyes y normas éticas.

Los administradores deben tener en cuenta a la hora de tomar sus decisiones las actitudes, convicciones y valores sociales.

Condiciones políticas y legales (ambiente externo)


Condiciones políticas: la actividad del gobierno influye en todas la empresas desempeñando dos funciones principales: la
promoción y restricción de la actividad empresarial.

Condiciones legales: restringen y regulan la actividad empresarial. Son leyes, reglamentos y mandatos judiciales. Sirven para
proteger trabajadores, consumidores y comunidades. Regulan el comportamiento de los administradores y dan
obligatoriedad a los contratos.

Condiciones ecológicas (ambiente externo)


La contaminación de la tierra, el agua y el aire preocupa enormemente a las personas. Los administradores deben
agudamente consciente de la gran variedad de leyes y reglamentos al respecto e incorporar las preocupaciones ecológicas
en su toma de decisiones.

Responsabilidad social de los administradores


La sociedad exige a los administradores que expliquen qué hacen para cumplir con sus responsabilidades sociales y el
motivo y el motivo de que no lo hagan aún más.

_ “La responsabilidad social de las empresas es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de las
compañías.”

_ “Sensibilidad social es la capacidad de una empresa de establecer una relación de sus operaciones políticas con las
condiciones sociales de su entorno en forma mutuamente benéfica para ella misma y la sociedad.”

Ética en la administración
La ética empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad,
la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores
y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.

Administración internacional y empresas trasnacionales


La administración internacional se centra en las operaciones de las empresas internacionales en países anfitriones. Se ocupa
de cuestiones administrativas relacionadas con el flujo de personas, bienes, y dinero, con el propósito de definir una mejor
administración en situaciones que implica el cruce de fronteras nacionales.

Las compañías internacionales realizan transacciones fuera de las fronteras nacionales, transfieren: bienes, servicios,
tecnología, conocimiento administrativo y capital a otros países.

Formas que adopta la interacción de las empresas con el país anfitrión:

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Exportación de bienes y servicios.

Acuerdo de licencia para producción de bienes en otros países.

Sociedad en participación con una empresa del país anfitrión. La alianza estratégica es una de sus modalidades creada con
el fin de expansión geográfica o de ampliación del mercado de ciertos productos o servicios.

Subsidiarias o sucursales de su propiedad con instalaciones de producción en el país anfitrión.

Efectos unificadores: ocurren cuando comparten conocimientos, técnicas, y administrativos con el país anfitrión. Se debe
garantizar equidad y beneficios para ambos.

Potencial de conflictos: los intereses nacionales y las diferencias socioculturales pueden producir fallas de comunicación y a
causa malos entendidos.

EMPRESAS TRASNACIONALES: cuentan con oficinas generales en un solo país pero con operación en muchos otros.

De la orientación etnocéntrica a geocéntrica:

1ro etnocéntrica: la orientación de sus operaciones en el extranjero se basaba en la de la compañía matriz.

2do policéntrica: se basa en la noción de que es mejor conceder a las subsidiarias en el extranjero, dotadas de personal
nacional local, un alto grado de libertad administrativa.

3ro regiocéntrica: favorece la integración del personal de las operaciones en el extranjero un alto grado de libertad
administrativa.

4to geocéntrica: la organización en su totalidad es concebida como un sistema independiente que opera en muchos países.
La orientación de las empresas trasnacionales es auténticamente internacional y rebasa los límites nacionalistas.

Ventajas de las empresas trasnacionales:

Recaudan por sus operaciones fondos de todo el mundo, poseen plantas de producción en varios países, poseen mejor
acceso a recursos naturales y materiales, pueden reclutar administradores y personal de otro tipo.

Desafíos para las empresas trasnacionales:

El creciente nacionalismo de muchos países, la operación en condiciones extrañas, y pretender una buena relación con el
país anfitrión, tarea que puede resultar muy difícil debido al frecuente cambio de gobiernos, que las empresas deben
enfrentar y al cual deben adaptarse.

Compañías globales:
Las grandes compañías no pueden conformarse con operar en varios países. Del mismo modo, el establecimiento de plantas
manufactureras en diversos países (General Motors), tampoco es suficiente para que sean competitivas en el mercado
mundial. Por lo tanto, se ha impuesto ya la tendencia hacia compañías globales, las cuales conciben en el mundo entero
como un solo mercado. Esto significa que también deben adaptarse a necesidades nacionales, e incluso locales.

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UNIDAD III: PLANEACIÓN

PLANEACIÓN
La tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y los objetivos y los
métodos para alcanzarlos.

La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de
decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de acción. Tiende un puente entre el punto donde se está y
aquel donde se desea ir. Planeación y control son inseparables, los hermanos siameses de la administración.

TIPOS DE PLANES

Propósitos o misiones
En la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una institución o de una parte de ésta. Todo
establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene un propósito o una misión. En todo sistema social las empresas
tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna. Por ejemplo, el propósito de una empresa comercial es
generalmente la producción y distribución de bienes y servicios.

DESARROLLO DE DECLARACIONES DE MISIÓN

La filosofía y visión de una organización se expresan en una declaración de misión. Ésta consiste en una amplia formulación
de los siguientes elementos de una organización:

 Valores esenciales
 Ámbito geográfico
 Dirección
 Relaciones con quienes participan en ella
 Visión del futuro (a menudo, con base en misión histórica)

Los pasos para el desarrollo de una declaración de misión son los siguientes:

 Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa.


 Obtención de aportaciones de los participantes en la empresa acerca de la dirección futura.
 Equilibrio entre las opuestas necesidades de los grupos interesados.
 Elaboración de la declaración de misión para la descripción de la dirección general de la organización, sus valores y
filosofía, su ámbito geográfico y su contribución a la sociedad.
 Comunicación de la declaración de misión a todos los que deban conocerla y exposición de sus implicaciones para la
dirección estratégica de la organización, sus objetivos organizacionales específicos e incluso las metas y objetivos
específicos de cada unidad organizacional.

Objetivos o metas

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Los objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

Estrategias
Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

Políticas
Las políticas consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones. No todas las políticas son “enunciados”; a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los
administradores.

En las políticas se define un área dentro del cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza que ésta sea consistente con

Procedimientos
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.
Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se
detalla la manera más exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

Reglas
En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son por lo
general el tipo de planes más simple. “No fumar” es una regla que no permite ninguna desviación respecto de curso de
acción estipulado.

Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos
por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.

Presupuestos
Un presupuesto es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Un presupuesto puede
expresarse en términos financieros; en términos de hora-hombre, unidades de productos u horas-máquina, o en
cualesquiera otros términos numéricamente medibles.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

1ro Atención de a las oportunidades:


Tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. Todos
los administradores deben hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente,
identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar que problemas desean resolver y por qué,
especificar que esperan ganar, la competencia y deseos de los clientes. La planeación requiere de un diagnostico realista de
las situaciones de oportunidad.

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2do Establecimiento de objetivos:
El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las
unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se
especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor
énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas. Los objetivos forman una jerarquía, los objetivos de los departamentos principales controlan a los objetivos de
los departamentos subordinados.

3ro Desarrollo de premisas:


Consiste en establece, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación, basado
en supuestos acerca de las condiciones en las que el plan será puesto en práctica. El más importante principio de premisas
de planeación dice: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación án

4to Determinación de cursos alternativos:


El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son
perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no existan alternativas razonables. El problema más común no es
encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más provisorias.

5to Evaluación de cursos alternativos:


El siguiente paso es evaluar las alternativas ponderándolas a luz de premisas y metas.

6to Selección de un curso de acción:


Éste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión.

7mo Formulación de planes derivados:


Se formulan planes derivados en apoyo al plan básico.

8vo Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación:


Si se les elabora correctamente, los presupuestos constituyen un medio para la combinación de los diversos planes y fijan
importantes estándares contra los cuales medir los progresos de los planes.

OBJETIVOS
Los objetivos son los importantes fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Pueden ser de
largo o corto plazos, generales o específicos. Deben ser verificables o cuantificables, así al final del período poder
determinar si el objetivo se cumplió o no.

Naturaleza de los objetivos


En los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben apoyarse en subobjetivos. Así, los objetivos
componen tanto una jerarquía como una red.

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JERARQUÍA DE OBJETIVOS: El punto más alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones. Primero, existe
el propósito de la sociedad (como el de requerir de la organización que contribuya al bienestar colectivo proporcionando
bienes y servicios a un costo razonable), segundo existe la misión o propósito de la empresa, (la cual podría ser suministrar
transporte cómodo y de bajo costo a las personas promedio). En tercer lugar están los objetivos y estrategias generales, en
el cuarto nivel de la jerarquía los objetivos más específicos (los de área de resultado clave). En el quinto nivel se encuentran
los objetivos divisionales, luego los objetivos departamentales y de unidades, y finalmente en el séptimo los objetivos
individuales.

PROCESO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL: los administradores de los diferentes


niveles de la jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos. El consejo de administración y los
administradores de más alto rango participan más directamente en la determinación del propósito, misión y objetivos
generales de la empresa, así como de los objetivos más específicos de las áreas de resultados clave. Los administradores de
nivel intermedio, como el vicepresidente o el gerente de comercialización o producción, participan en el establecimiento de
los objetivos de áreas de resultados clave, divisiones y departamentos. El interés básico de los administradores de nivel
inferior es el establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como de sus subordinados. Aunque los
objetivos individuales, consistentes en metas de desempeño y desarrollo, aparecen al final de la jerarquía, también los
administradores de niveles más altos deben fijarse objetivos de desempeño y desarrollo.

Existen dos métodos para el establecimiento de los objetivos, el descendente y el ascendente. De acuerdo con el método
descendente, los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados, mientras que de
acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los
presentan a sus superiores.

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ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
La administración por objetivos es un sistema administrativo integral en que se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos
organizacionales e individuales.

Inicios de la APO
Peter F. Drucker en 1954 fungió como catalizador al insistir en la necesidad de establecer objetivos en todas las áreas cuyo
desempeño afecta a la salud de la empresa. Sentó así las bases de una filosofía con énfasis en el autocontrol y la
autodirección.

Énfasis en la evaluación de desempeño


Douglas McGregor criticó los programas de evaluación tradicionales centrados en criterios de rasgos de personalidad para
la evaluación de los subordinados. Propuso en cambio un nuevo método de evaluación, basado en el concepto de
administración por objetivos de Drucker. Específicamente, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus
propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores. Posteriormente, el desempeño se evalúa en
comparación con los objetivos, actividad que recae fundamentalmente en los propios subordinados. En el contexto de este
nuevo método, el cual alienta la autoevaluación y el desarrollo personal, se hace énfasis justamente donde corresponde: en
el desempeño, no en la personalidad. Esto genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivación.

Énfasis en objetivos a corto plazo y motivación


En los estudios precursores de la Universidad de Maryland se comprobó que el desempeño se incrementaba más cuando la
gente disponía de objetivos específicos que cuando sencillamente se le pedía hacer su mejor esfuerzo.

Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO


Los objetivos a corto plazo, desafortunadamente pueden resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Por
ejemplo, un gerente de producción interesado en reducir los costos de mantenimiento puede incurrir en el descuido de los
gastos necesarios para la conservación de la máquina en buen estado. Quizá la falla de la maquinaria no resulten evidentes
en un primer momento, pero pueden resultar después en costosas reparaciones.

EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Establecimiento de objetivos preliminares en la cima


El primer paso del establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que considera como propósito o
misión de la empresa y las metas más importantes de ésta para cierto período futuro. Las metas fijadas por la dirección
general son de carácter preliminar, y deben basarse en un análisis y juicio de lo que la organización puede y debe realizar en
cierto periodo. Esto supone considerar las fortalezas y debilidades de la compañía frente a las oportunidades y amenazas.

Precisión de las funciones organizacionales


La relación entre resultados esperados y la responsabilidad de alcanzarlos es frecuentemente ignorada. En condiciones
ideales, la responsabilidad de cada meta y submeta debe recaer en una persona específica. No obstante, el análisis de una

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estructura organizacional suele revelar vaguedad en las responsabilidades y por tanto la necesidad de precisiones o
reorganización.

Establecimiento de objetivos de los subordinados


Tras confirmar que los administradores subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas
de planeación pertinentes, los superiores pueden proceder al establecimiento de los objetivos de los subordinados qué
metas creen ser capaces de cumplir, en cuánto tiempo y con cuáles recursos. A continuación, los subordinados exponen
ideas preliminares sobre metas que consideran factibles para la compañía o el departamento, vinculándolos con los
objetivos generales.

Una de las cosas que pueden debilitar un programa de administración por objetivos es permitir que los administradores
establezcan objetivos poco realistas. Al mismo tiempo, hacer que los subordinados se fijen objetivos no significa que cada
quien pueda hacer lo que le plazca. Los superiores deben escuchar a sus subordinados y trabajar con ellos, pero en
definitiva les corresponde asumir la responsabilidad de aprobar o no los objetivos de éstos.

Reciclamiento de objetivos
El establecimiento de objetivos difícilmente puede reducirse a su inicial determinación en la cumbre para su posterior
distribución entre subordinados. Pero tampoco el proceso puede comenzar llanamente desde abajo, por lo que se requiere
cierto grado de reciclamiento. Los administradores de alto nivel pueden tener una idea aproximada de cuáles deberían ser
los objetivos de sus subordinados, pero es casi indudable que estas metas preconcebidas cambiaran al considerar las
contribuciones de los subordinados. De este modo, e establecimiento de objetivos es no sólo un proceso conjunto, sino
también interactivo.

COMO ESTABLECER OBJETIVOS


Para un buen desempeño es fundamental tener objetivos claros así saber hacia dónde dirigirse. Para ser medibles, los
objetivos deben ser verificables, es decir, estar en condiciones de responder a la siguiente pregunta “¿Cómo puedo saber al
final del periodo si el objetivo se cumplió?” Se debe responder a las preguntas “¿Cuánto o qué?” y “¿Cómo?”.

La lista de objetivos no debe ser muy larga, aunque debe contener las características básicas del puesto. Los objetivos
deben ser verificables, y en ellos se debe explicar qué hacer y cuándo. De ser posible también debe indicarse la calidad
deseada y los costos proyectados en el cumplimiento de los objetivos. Además, estos deben representar un reto, indicar
prioridades y promover el crecimiento y desarrollo personal y profesional.

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Beneficios de la administración por objetivos


1. Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a resultados.
2. Precisión de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en consonancia con los
resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas.
3. Estimulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales.
4. Desarrollo de controles eficaces, o que permite medir resultados y emprender acciones correctivas.

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Deficiencias de la administración por objetivos y algunas recomendaciones
1. La ineficiencia en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO.
2. La omisión de pautas a quienes deben establecer objetivos. Los administradores deben conocer los objetivos de la
empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas.
3. La dificultad de establecer metas verificables dentro de ciertos límites. Los individuos con el afán de obtener buenos
resultados recurren a conductas cuestionables para cumplirlos. Para evitar esto, la dirección general debe aprobar
objetivos razonables, enunciar claramente las expectativas de comportamiento y conceder alta prioridad a la
conducta ética, que debe premiarse tanto como deben castigarse las actividades inmorales.
4. Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo.
5. El riesgo de la flexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aún si un
cambio en las condiciones obligaría a tales ajustes.
6. Otros riesgos son el abuso de metas cuantitativas y la pretensión de emplear números en áreas en las que son
aplicables o en las que podrían representar la subestimación de objetivos importantes difíciles de enunciar en
términos de resultados finales.

SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA: TRES ENFOQUES

Experiencia
Hasta cierto punto nada enseña mejor que la experiencia. El solo hecho de que los administradores hayan alcanzado el
puesto que ocupan parecería justificar las decisiones que han tomado hasta el momento. Aunque apoyarse en la
experiencia como guía para acciones futuras puede ser riesgoso. La mayoría de la gente desconoce las razones primordiales
de sus errores o fracasos. Además, las lecciones obtenidas de la experiencia pueden ser completamente inaplicables a
nuevos problemas. Las decisiones correctas deben evaluarse sobre la base de acontecimientos futuros, mientras que la
experiencia se restringe al pasado.

Si, en cambio, una persona analiza cuidadosamente su experiencia, en lugar de dejarse guiar ciegamente por ella, y deriva
de las razones fundamentales de sus éxitos o fracasos, la experiencia puede ser útil como base del análisis de decisión.

Experimentación
Se dice que se le debería emplear más a menudo en la administración y la única manera en que un administrador pueda
estar seguro de que un plan es correcto, en vista especialmente de los factores intangibles, es probar las diversas
alternativas para identificar la mejor de ellas.

La técnica experimental es quizá la más costosa de todas, sobre todo cuando un programa demanda fuerte inversiones de
capital y personal y la empresa no puede permitirse la estricta aplicación de varias alternativas.

Investigación y análisis
Este método supone la resolución de un problema mediante su previo conocimiento en profundidad. Por lo tanto la
búsqueda de relaciones entre las variables, restricciones y premisas cruciales de la meta que se pretende alcanzar. Éste es el
método de “lápiz y papel” para la toma de decisiones.

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La resolución de un problema de planeación implica dividirlo en las partes que lo componen para estudiar sus diversos
factores cuantitativos y cualitativos. El tiempo y papel empleado en el análisis suelen costar mucho menos costosos que la
experimentación.

DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS


Una decisión programada es la que se aplica a problemas estructurados o rutinarios. Los operadores de tornos deben
cumplir especificaciones o reglas en las que se les indica si la parte confeccionada por ellos es aceptable o debe desecharse
o trabajarse de nuevo.

Las decisiones no programadas se aplican a situaciones no estructuradas, novedosas y vagamente definidas de naturaleza
no recurrente.

Casi todas las decisiones no programadas son responsabilidad de los administradores de nivel superior, ya que estos se
ocupan por lo general de problemas no estructurados. Los problemas en los niveles inferiores de las organizaciones son
habitualmente rutinarios y estructurados, por lo que requieren de administradores y empleados en un menor margen de
discrecionalidad en las decisiones.

TOMA DE DECIOSIONES EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE, INCERTIDUMBRE Y RIESGO


Prácticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos cierto grado de incertidumbre. Esto varia, sin
embargo, de la certidumbre relativa a la gran incertidumbre. La toma de decisiones implica siempre ciertos riesgos.

En una situación en la que está presente la certidumbre, se tiene razonable seguridad de lo que ocurrirá una vez tomada
una decisión. Se dispone de información considerada confiable y se está en conocimiento de las relaciones de causa y
efecto.

En una situación de incertidumbre, por el contrario, se cuenta con apenas una frágil base de información, se ignora si ésta
es o no confiable y priva un alto grado de inseguridad respecto de la probabilidad de que la situación cambie o no. Además,
resulta imposible evaluar las interacciones entre las diversas variables.

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MÉTODOS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE

Análisis de riesgo
Frente a decisiones que implican incertidumbre, lo inteligente es conocer el grado y naturaleza del riesgo que se corre al
optar por cierto curso de acción.

Todas la decisiones se basan en la interacción de diversas variables importantes, muchas de las cuales poseen un elemento
de incertidumbre, pero también, quizá un alto grado de probabilidad. De este modo, lo acertado o no de lanzar un nuevo
producto podría depender de ciertas variables básicas: su costo de producción, la inversión de capital requerida, el precio
que se le puede fijar al producto, etc.

Árboles de decisión
En los árboles de decisión se describen gráficamente en forma de “árbol” los puntos de decisión, los hechos aleatorios y
probabilidades de los diversos cursos de acción que podrían seguirse.

El método del árbol de decisión permite determinar al menos las principales alternativas y el hecho de que decisiones
subsecuentes pueden depender de acontecimientos futuros.

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UNIDAD IV: ESTRATEGIA Y PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO. POLÍTICAS

NATURALEZA Y PROPÓSITO DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS

Estrategia y política
El término estrategia deriva del vocablo griego strategos, que significa general. Estrategia es la determinación del propósito
(o misión) y de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de la
asignación de recursos necesarios para cumplirlas. Por lo tanto los objetivos son parte de la formulación de la estrategia.

Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores en la toma
de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites. Por lo general no demandan acciones,
ya su intención se reduce a guiar a los administradores en su compromiso con la decisión que finalmente tomen.

La esencia de la política es la discrecionalidad. Por su parte, las estrategias se refieren a la dirección en que se encauzarán
recursos humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de cumplir los objetivos elegidos.

Orientación: creación de la estructura de los planes


El principio de la estructura de estrategias y políticas es que cuanto más claras sean la comprensión de estrategias y
políticas y su instrumentación en la práctica, tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de una
empresa.

PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Insumos de la organización
Son: personas, capital, habilidades administrativas, habilidades técnicas, etc.

Análisis de la industria
La atención debe centrarse en el tipo de competencia al interior de una industria, la posibilidad de que nuevas empresas de
incorporen al mercado, las disponibilidad de productos o servicios sustitutos y la posición de concentración entre oferentes
y compradores/clientes.

Perfil empresarial
El perfil empresarial es usualmente el punto de partida para determinar donde se encuentra una compañía y hacia donde
debe dirigirse.

Orientación de ejecutivos, valores y visión


Los ejecutivos de primer nivel son los encargados de la elaboración del perfil empresarial, la visión y los valores,
preferencias y actitudes. Hoy es común que las declaraciones de visión expresen la convicción de que la razón de existir de
una empresa son sus clientes, y de que, por lo tanto, la satisfacción de éstos con los productos y servicios que se les ofrecen
es de decisiva importancia.

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Propósito, objetivos principales e intención estratégica
El propósito y los objetivos principales son los puntos finales hacia los que se dirigen las actividades de una empresa. La
intención estratégica es la determinación de triunfar en un entorno competitivo.

Ambiente interno presente y futuro


El ambiente externo presente y futuro debe evaluarse en términos de amenazas y oportunidades. Esta evaluación gira
entorno de la situación competitiva, así como de los factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y
geográficos.

Ambiente interno
Es necesario auditar y evaluar el ambiente interno de la empresa respecto de sus recursos y sus fortalezas y debilidades en
investigación y desarrollo, producción, adquisiciones, comercialización y productos y servicios. Otros factores internos
importantes son los recursos humanos y financieros, la imagen de la compañía, la estructura y clima de la organización, etc.

Desarrollo de estrategias alternativas


Las alternativas estratégicas se desarrollan con base en un análisis de los ambientes externo e interno. Una organización
puede seguir muchos tipos diferentes de estrategias. Puede especializarse o concentrarse, puede optar por diversificarse,
ampliando sus operaciones a nuevos y redituables mercados. Otras estrategias consisten en la internacionalización, la
extensión de operaciones en otros países. Otros casos posibles de estrategias son las sociedades en participación y las
alianzas estratégicas. En algunas circunstancias, una empresa puede verse obligada a adoptar una estrategia de liquidación
mediante la cancelación de una línea de productos.

Evaluación y elección de estrategias


Las diversas estrategias deben evaluarse cuidadosamente antes de hacer una elección. Las decisiones estratégicas deben
considerarse de acuerdo con los riesgos implicados. En ocasiones es necesario dejar pasar redituables oportunidades de
alto riesgo que podrían resultar en la quiebra de la empresa. Es importante tener en cuenta también la oportunidad. Incluso
el mejor producto podría resultar un fracaso si se le introduce al mercado en un momento inapropiado.

Planeación de mediano y corto plazos, instrumentación mediante la reingeniería de la estructura


organizacional, liderazgo y control
Aunque no forman parte del proceso de planeación estratégica, la planeación de mediano y corto plazos y la
instrumentación de los planes también deben tomarse en cuenta en todas las fases del proceso. La instrumentación de la
estrategia suele implicar la reingeniería de la organización, la integración de personal a la estructura organizacional y la
dirección. Asimismo deben reunirse controles para la vigilancia del desempeño en referencia a los planes. La importancia de
la retroalimentación queda señalada en el modelo por los entrelazamientos.

Prueba de congruencia y planeación de contingencias


La prueba de congruencia es esencial en todas las fases del proceso de planeación estratégica.

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LA MATRIZ TOWS
La matriz TOWS es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilitan el apareamiento entre las amenazas y
oportunidades externas con las debilidades y fortalezas de la organización.

Cuatro estrategias alternativas


1. La estrategia DA persigue la reducción al mínimo tanto de debilidades como de amenazas y puede llamársele
estrategia “mini-mini”.
2. La estrategia DO pretende la reducción al mínimo de las debilidades y la optimización de las oportunidades. De este
modo, una empresa con ciertas debilidades en algunas áreas puede desarrollar tales áreas, o bien adquirir las
aptitudes necesarias en el exterior, a fin de aprovechar las oportunidades que las condiciones externas le ofrecen.
3. La estrategia FA se basa en las fortalezas de la organización para enfrentar amenazas en su entorno. El propósito es
optimizar las primeras y reducir al mínimo las segundas. Así una empresa se puede servir de sus virtudes
tecnológicas, financieras, administrativas o de comercialización para vencer las amenazas de la introducción de un
nuevo producto por parte de un competidor.
4. La situación más deseable es aquella en la que una compañía puede hacer uso de sus fortalezas para aprovechar
oportunidades (estrategia FO). Si resisten debilidades, se empeñaran en vencerlas para convertirlas en fortalezas. Si
enfrentan amenazas, la sortearán para concentrarse en las oportunidades. El objetivo es llegar a ésta ubicación.

LA MATRIZ DEL PORTAFOLIO: INSTRUMENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS


En ésta matriz se indican los vínculos entre la tasa de crecimiento de la industria y la posición competitiva relativa de la
empresa, identificada por medio de la participación de mercado. Los negocios ubicados en el cuadrante de “signos de
interrogación”, con una débil participación de mercado y alta tasa de crecimiento, suelen requerir de inversiones de capital

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para convertirse en “estrellas”, negocios en la posición de alto crecimiento y sólida competitividad. Estos tipos de negocios
cuentan con oportunidades de crecimiento y ganancias. Los negocios que son “vacas de efectivo”, con una sólida posición
competitiva y baja tasa de crecimiento, generalmente se hallan firmemente establecidos en el mercado y están en
condiciones de producir bienes de bajo costo. Por lo tanto, sus productos les ofrecen los recursos económicos para sostener
sus operaciones. Los negocios “perros” son aquellos con baja tasa de crecimiento y escasa participación de mercado.
Habitualmente no son rentables y deberían eliminárseles.

PRINCIPALES TIPOS DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS


Para una empresa de negocios, las principales estrategias y políticas para la orientación general de las operaciones
corresponden probablemente a las áreas de crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o
servicios y comercialización.

Productos o servicios
La razón de existir de una empresa es proporcionar productos o servicios. Ellos determinan qué es o será una empresa.

Mercadotecnia
Las estrategias de mercadotecnia son diseñadas para orientar a los administradores en el suministro de productos o
servicios a los clientes y en la persuasión de los clientes para que compren. Estas estrategias están estrechamente
relacionadas con producto, y por lo tanto deben entrelazarse con ellas y apoyarse unas a otras.

JERARQUÍA DE ESTRATEGIAS EMPRESARIALES


La estrategia general de las compañías grandes y diversificadas puede constituir una jerarquía. En la cúspide de la pirámide
está la estrategia corporativa. En éste nivel los ejecutivos trazan la estrategia general de una compañía diversificada. Se
toman decisiones respecto de las industrias en las que la compañía desea competir.

En el segundo nivel de la jerarquía se desarrollan estrategias de negocios, usualmente a cargo del administrador general de
una unidad de negocios. El director general de la compañía revisa y aprueba o rechaza estas estrategias.

En el tercer nivel jerárquico se desarrollan estrategias (o políticas) funcionales. En este caso se generan estrategias por
departamentos u otras unidades organizacionales, como finanzas, producción, servicio, personal, comercialización, etc.

ANÁLISIS DE LA INDUSTRIA Y ESTRATEGIAS COMPETITIVAS GENÉRICAS SEGÚN PORTER

Análisis de la industria
Porter identificó cinco fuerza en el análisis de la industria: 1) competencia entre compañías, 2) posibilidad de acceso al
mercado de nuevas compañías, 3) posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos, 4) poder de negociación de los
proveedores y 5) poder de negociación de los competidores o clientes. Sobre la base del análisis de la industria, una
compañía puede adoptar estrategias genéricas. Son genéricas porque pueden adaptarse a muy diferentes tipos de
organizaciones. Sin embargo, una empresa puede aplicar más de una estrategia.

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Estrategia general de liderazgo de costos
Este enfoque estratégico persigue la reducción general de costos, en gran medida con base en la experiencia. Así, se hace
énfasis en la estrecha vigilancia de los costos en áreas como investigación y desarrollo, ventas y servicios. El objetivo es que
una compañía posea una estructura de costos bajos en comparación con la de sus competidores. Para esta estrategia suele
requerirse de una gran participación relativa de mercado y de instalaciones de costo eficiente.

Estrategia de diferenciación
Una compañía que sigue una estrategia de diferenciación se propone a ofrecer algo único en la industria en lo referente a
productos o servicios.

INSTRUMENTACIÓN EFICAZ DE ESTRATEGIAS


Para se eficaz, la planeación estratégica debe trascender la sola asignación de recursos y perseguir objetivos
organizacionales. Este propósito debe complementarse con el pensamiento estratégico, el cual comprende el diseño de una
estructura organizacional apropiada, un sistema eficaz de información administrativa, un sistema de presupuestación que
facilite el cumplimiento de objetivos estratégicos y un sistema de premios en apoyo a la estrategia.

Deficiencias de la planeación estratégica y recomendaciones adicionales


En un estudio, las deficiencias de la planeación estratégica se atribuyeron a los siguientes factores:

1. Inadecuada preparación de los administradores en planeación estratégica.


2. Insuficiencia de información destinada a la elaboración de planes de acción.
3. Excesiva vaguedad de las metas de la organización, al grado de resulta inútiles.
4. Imprecisa identificación de las unidades de negocio.
5. Ineficaz realización de las revisiones de los planes estratégicos de las unidades de negocios.
6. Insuficiente vinculación entre planeación estratégica y control.

La planeación estratégica está a cargo de los administradores de línea, y en particular de quienes ocupan los niveles más
altos de la organización.

El plan estratégico general debe complementarse con planes de acción específicos. Esto supone en general la contribución
de administradores de línea de los diferentes departamentos funcionales para planear con la mira puesta en las personas
que habrán de llevar a cabo el plan.

Cuando las organizaciones crecen demasiado, se les suele dividir en unidades estratégicas de negocios (UEN). De ellas se
espera que operen como empresas relativamente independientes.

Los planes son la base del control. Sin ellos, éste es imposible. Muy a menudo, planes estratégicos y presupuestos se
oponen entre sí. Es común, que los presupuestos se basen en los del año anterior, no en el plan estratégico. Asimismo, por
lo general se les elabora sin un plan de acción específico para la instrumentación de la estrategia.

La administración eficaz requiere de un enfoque de sistemas en el que se ponga de manifiesto la interdependencia de las
actividades administrativas.

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Instrumentación exitosa de estrategias
Pasos de instrumentación de estrategias:

1. COMUNICAR LAS ESTRATEGIAS A TODOS LOS ADMINISTRADORES CLAVE RESPONSABLES DE TOMAR DECISIONES.
2. DESARROLLAR Y COMUNICAR PREMISAS DE PLANEACIÓN.
3. COMPROBAR QUE LOS PLANES DE ACCIÓN CONTRIBUYAN A LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS PRINCIPALES Y SEAN
REFLEJO DE ELLOS.
4. REVISAR REGULARMENTE LAS ESTRATEGIAS.
5. DESARROLLAR ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS DE CONTINGENCIA.
6. ADECUAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL A LAS NECESIDADES DE PLANEACIÓN.
7. INSISTIR PERMANENTEMENTE EN LA PLANEACIÓN Y LA INSTRUMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS.
8. CREAR UN CLIMA ENPRESARIAL QUE INDUZCA A LA PLANEACIÓN.

DESARROLLO DE PREMISAS Y PRONÓSTICOS


Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operarán los planes. Incluyen supuestos y pronósticos sobre
las condiciones futuras conocidas que afectarán la operación de los planes.

Debe distinguirse entre pronósticos que son premisas de planeación y pronósticos que se traducen en expectativas futuras,
los planes ya desarrollados. Por ejemplo, un pronóstico para determinar las condiciones económicas, el volumen de ventas
o la situación política a futuro aporta premisas para el desarrollo de planes. En cambio, un pronóstico sobre los costos o
ganancias de una nueva inversión de capital traduce un programa de planeación en expectativas futuras. En el primer caso,
el pronóstico es un prerrequisito de la planeación; en el segundo, un resultado de ésta.

PRONÓSTICOS DE AMBIENTE

Valores y áreas de pronósticos


Los pronósticos tienen valor. En primer lugar, la realización de pronósticos y su revisión por parte de los administradores
imponen la necesidad de previsión, análisis del futuro y preparación ante éste. En segundo, la elaboración de pronósticos
puede revelar áreas que necesitan control. En tercero, la generación de pronósticos contribuye a la uniformación y
coordinación de planes, sobre todo cuando en ella participan miembros de toda la organización. En virtud de su enfoque al
futuro, los pronósticos son útiles para conformar la unidad de propósito en la planeación.

Las áreas de condiciones más frecuentemente elegidas para la realización de pronósticos son: 1) económica, 2)social, 3)
política/legal y 4)condiciones tecnológicas.

Pronóstico con la técnica Delphi


La técnica Delphi representa un intento por obtener pronósticos tecnológicos más precisos y significativo. Proceso de la
técnica Delphi:

1. Se selecciona un grupo de expertos en un área particular, por lo general tanto dentro como fuera de la
organización.
2. Se solicita a los experto la realización de un pronóstico sobre lo que creen que ocurrirá, y cuándo, en diversas áreas
de nuevos descubrimientos y adelantos.
3. Se recopilan las respuestas, y los resultados combinados son presentados a los miembros del grupo.

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4. Con base en esta información, se elaboran nuevas estimaciones del futuro.
5. Este proceso puede repetirse varias veces.
6. Una vez que comienza a perfilarse la convergencia de opiniones, los resultados pueden usarse como un pronóstico
aceptable.

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UNIDAD V: LA FUNCIÓN ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIÓN
Para que una función organizada pueda existir y poseer significado para los individuos, debe constar de: 1) objetivos
verificables, 2) una idea clara de los principales deberes o actividades implicados, y 3) un área discrecional o de autoridad
precisa para que la persona que ejerza una función determinada sepa qué puede hacer para cumplir las metas.

La organización consiste en 1) la identificación y clasificación de actividades requeridas, 2) la agrupación de las actividades


necesarias para el cumplimiento de los objetivos, 3) la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado
de autoridad necesaria para supervisarlo y 4) la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura
organizacional.

El término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. Las funciones que se piden
cumplir a las personas deben diseñarse intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridas y la
adecuada correspondencia entre éstas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos.
Sin duda, los administradores saben que al establecer esta estructura intencional cumplen la función de organizar.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización formal
Por organización formal se entiende, en general, la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente
organizada.

La organización formal debe ser flexible, debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el
reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales.

Organización informal
La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización
formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.

DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO


Con el término departamento se designa a un área, división o sucursal en particular de una organización sobre la cual un
administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ORGANIZACIÓN


Si hay niveles organizacionales es porque existe un límite para el número de personas que un administrador puede
supervisar efectivamente, límite que, sin embargo, varía de acuerdo con cada situación.

Organización con tramos estrechos

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Ventajas: Desventajas

_Estrecha supervisión. _Superiores tiende a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados.


_Estricto control. _ Muchos niveles administrativos.
_Rápida comunicación entre subordinados y superiores. _Altos costos a causa de los numerosos niveles.
_Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto.

Organización con tramos amplio

Ventajas Desventajas

_Los superiores se ven obligados a delegar. _Riesgo de pérdida de control.


_Se deben establecer políticas claras. _Se requiere de administradores de calidad excepcional.
_Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados. _Los superiores se convierten en cuellos de botella por sobrecarga.

Problemas con los niveles organizacionales


A medida que se incrementan los niveles son muy costosos, se precisa cada vez más esfuerzos y recursos para su
administración, ya que implican administradores adicionales, personal que asista a éstos y la necesidad de coordinar
actividades departamentales, más los costos de instalaciones para el personal.

Además, los niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa con muchos niveles enfrenta mayores
dificultades para comunicar objetivos, planes y políticas. En su descenso por la línea de comunicación, la información se ve
expuesta a omisiones y falsas interpretaciones.

Finalmente, el exceso de departamentos y niveles complica la planeación y el control.

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Postura operativo-administrativa: enfoque situacional
El principio del tramo eficaz postula que hay un límite al número de subordinados que un administrador puede supervisar
eficazmente, aunque el número exacto dependerá del impacto de los factores subyacentes.

FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ


Además de lo anterior, se necesita cualidades personales como mente ágil, facilidad de trato con la gente y capacidad para
demandar lealtad y respeto y habilidad para reducir la cantidad de tiempo que debe dedicar a sus subordinados.

Tramos estrechos (dedicación de mucho tiempo a los Tramos amplios (dedicación de poco tiempo a los
subordinados), asociados con: subordinados), asociados con:
Escasa o nula capacitación. Completa capacitación de los empleados.
Delegación de autoridad inadecuada o poco clara. Clara delegación para emprender tareas bien definidas.
Planes poco claros para operaciones no repetitivas. Planes bien definidos para operaciones repetitivas.
Objetivos y normas no verificables. Objetivos verificables usados como normas.
Rápidos cambios en los ambientes externo e interno. Lentos cambios en condiciones internas y externas.
Uso de técnicas de comunicación deficientes o Uso de técnicas apropiadas, como adecuada estructura
inapropiadas, incluyendo instrucciones vagas. organizacional, comunicación escrita y verbal.
Interacción ineficaz entre superiores y subordinados. Interacción eficaz entre superiores y subordinados.
Reuniones ineficientes. Reuniones eficaces.
Mayor número de especializaciones en los niveles inferior e Varias especializaciones en los niveles superiores (altos
intermedio. ejecutivos ocupados de las condiciones externas).
Administradores incompetentes y no capacitados. Administradores competentes y capacitados.
Tareas complejas. Tareas sencillas.
Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidad y Disposición de los subordinados a asumir responsabilidades
riesgos razonables. y riesgos razonables.
Subordinados inmaduros. Subordinados maduros.

REINGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN
Michael Hammer y James Champy incorporaron en la administración el concepto de “reingeniería” basándose en la
siguiente pregunta: “si hoy volviera yo a crear esta compañía (desde cero) con los conocimientos que poseo y la tecnología
actualmente disponible, ¿cómo sería?

La definieron como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener
drásticas mejoras en las medidas críticas y contemporáneas de desempeño, como costos, calidad, servicio y rapidez”.

El replanteamiento fundamental es importante para analizar lo que hace una organización y los motivos por lo que lo hace.
Los procedimientos generalmente pueden ser anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios. Una reflexión acerca
de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre lo que se hace y por qué.

El rediseño radical no significa una modificación, sino una reinvención. El recorte o “adecuación” del personal a veces
desemboca en la necesidad de contar con un menor número de personas. Los administradores usan habitualmente la
reingeniería con la intención de reducir costos sin necesariamente atender las necesidades y expectativas de los clientes.

Para el análisis de los procesos se debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis e integración de los
sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo total que enlaza a la empresa con las condiciones externas. El
proceso de transformación de insumos en productos debe al mismo tiempo los aspectos tecnológicos y humanos, es decir,

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el sistema administrativo total. Es aconsejable integrar la reingeniería con otros sistemas en el nuevo modelo de sistemas
“Administración por procesos” para así salvar algunas deficiencias de éste método tan estrecho.

ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN


Es fundamental que la estructura de la organización sea reflejo de los objetivos y planes, dado que las actividades se derivan
de ellos. También debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa.

La estructura de la organización debe responder a las condiciones en las que se encuentra. Las premias para una estructura
organizacional pueden ser de orden económico, político, social o ético. Ésta debe diseñarse en favor de un trabajo, para
permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los
objetivos trazados en un futuro en cambio permanente. Una estructura organizacional funcional nunca podrá ser estática.

Para la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta
las limitaciones y costumbre de los individuos.

Lógica de la organización
El proceso de organización consta de los siguientes seis pasos:

1. Establecimiento de los objetivos de la empresa.


2. Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.

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3. Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.
4. Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles con la mejor manera
de utilizarlos dadas las circunstancias.
5. Delegación al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.
6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones de autoridad y flujos de información.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR NÚMEROS SIMPLES


El método de departamentalización por números simples consiste en contar las personas que habrán de desempeñar los
mismos deberes y disponerlos bajo la supervisión de un administrador. Lo esencial en este caso no son las actividades que
desarrollarán esas personas, el lugar donde trabajarán o los materiales que emplearán, sino el hecho de que el éxito de sus
empeños depende únicamente del número de personas involucradas.

Los motivos por los cuales éste método ha caído en desuso son los avances tecnológicos que demandan diferentes y más
especializaciones y habilidades. Otro, es que a menudo los grupos compuestos por personal especializado son más
eficientes que los meramente basados en números. Además, la departamentalización por números solo resulta útil en el
nivel más bajo de la estructura organizacional.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO


La departamentalización por tiempo es una de las modalidades más antiguas, empleada por lo general en los niveles
inferiores de la organización. La existencia de turnos de trabajo es común en muchas empresas, en las que la jornada
laboral normal no sería suficiente. Ejemplo los hospitales y los hornos para la producción de acero.

Ventajas

 Es posible prestar servicio más allá de la jornada habitual de 8 horas y en muchos casos durante las 24 horas del día.
 Es factible poner en marcha procesos que no puedan interrumpirse, puesto que requieren de un ciclo continuo.
 Cuando los trabajadores de distintos turnos hacen uso las mismas máquinas, los costosos bienes de capital pueden
utilizarse más de 8 horas diarias.
 A algunas personas les resulta conveniente trabajar de noche.

Desventajas

 Cabe la posibilidad de que durante el turno nocturno no se ejerza la debida supervisión.


 Éste modelo resiente los efectos del factor fatiga.
 La existencia de varios turnos puede causar problemas de coordinación y comunicación.
 El pago de horas extras puede elevar los costos del producto o servicio.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL


La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa (departamentalización funcional) expresa lo que
la empresa hace típicamente. Las funciones empresariales básicas son: producción, venta y financiamiento.

Las terminologías pueden variar de acuerdo a la labor que desarrolla cada empresa, y además, va a depender de la
importancia de cada función empresarial dentro de la organización.

La organización funcional es la base de uso más común para la organización de actividades y se halla presente en algún nivel
de la estructura organizacional de casi todas las empresas.

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Ventajas

 Es reflejo lógico de las funciones.


 Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales.
 Se sigue el principio de la especialización ocupacional.
 Se simplifica la capacitación.
 Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima.

Desventajas

 Se resta énfasis en los objetivos generales de la compañía.


 El punto de vista del personal clave se sobrespecializa y estrecha.
 Se reduce la coordinación entre funciones.
 La responsabilidad de las utilidades se concentran exclusivamente en la cima.
 Lenta adaptación a nuevas condiciones.
 Se limita el desarrollo de gerentes generales.

DEPARTAMENTALIZACIÓN TERRITORIAL O GEOGRÁFICA


La departamentalización basada en factores territoriales es común en empresas que operan en regiones geográficas
extensas.

Ventajas

 Se delega responsabilidad a niveles inferiores.


 Se hace énfasis en mercados y problemas locales.
 Se mejora la coordinación en una región.
 Se provechan las economías de las operaciones locales.
 Mejor comunicación directa con los intereses locales.
 Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales.

Desventajas

 Se requiere de más personal con capacidad de gerente general.


 Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y pueden requerirse de servicios como personal y
compras en el nivel regional.
 Se complica el problema del control por parte de la alta dirección.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE CLIENTES


La agrupación de actividades que responde a un interés primordial en los clientes es común en diversas empresas. Dueños y
administradores de empresas suelen organizar las actividades de esta manera cuando les interesa responder a los
requerimientos de grupos de clientes claramente definidos, los clientes constituyen la base sobre la cual se agrupan las
actividades.

Ventajas

 Se alienta de concentración en las necesidades de los clientes.


 Se hace sentir a los clientes que cuentan con un proveedor comprensivo.

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 Se desarrolla pericia en el área de clientes

Desventajas

 Puede dificultarse la coordinación de operaciones entre demandas contrapuestas de los clientes.


 Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en problemas de los clientes.
 No siempre es posible definir claramente grupos de clientes.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESO O EQUIPO


La departamentalización por procesos o equipo se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un
departamento o con determinado equipo.

Ventajas

 Se obtiene ventaja económica.


 Se usa tecnología especializada.
 Se utilizan habilidades especiales.
 Se simplifica la capacitación.

Desventajas

 Se dificulta la coordinación de departamentos.


 La responsabilidad de las utilidades recae en la cima.
 Modelo inconveniente para el desarrollo de gerentes generales.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS


Su crecimiento impone problemas de dimensiones a gerentes de producción, de ventas y servicio de ejecutivos de
ingeniería. La labor administrativa se complica y el tramo de administración limita las posibilidades de los gerentes de
incrementar el número de administradores subordinados inmediatos. Llegado a este punto, se hace necesaria la
reorganización sobre la base de la división de los productos. Esta estructura permite a la dirección general delegar a un
ejecutivo divisional amplia autoridad sobre las funciones de manufactura, ventas, servicio e ingeniería relativas a
determinado producto o línea de productos, lo mismo que responsabilizarlo en alto grado de las utilidades respectivas.

Ventajas

 se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos.


 Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimiento y diversidad de productos y servicios.
 Se mejora la coordinación de actividades funcionales.
 La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional.
 Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales.

Desventajas

 Se requiere de más personas con habilidades de gerente general.


 Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos.
 Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección.

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ORGANIZACIÓN MATRICIAL
La esencia de la organización matricial es normalmente la combinación en la misma estructura organizacional de los
patrones de departamentalización funcional y de proyectos o productos. Ésta modalidad es común en las áreas de
ingeniería e investigación y desarrollo y en la organización de la comercialización de productos.

Ventajas

 Se orienta a resultados finales.


 Se mantiene la identificación profesional.
 Se precisa la responsabilidad de utilidades por producto.

Desventajas

 Se dan conflictos en la autoridad organizacional.


 Posibilidad de fragmentación del mando.
 Se requiere de administradores con habilidades en relaciones humanas.

Problemas de la administración matricial


1. Conflictos permanentes entre administradores funcionales y de proyectos, dado que ambos grupos deben competir
entre sí por la obtención de recursos limitados.
2. Posibilidad de que los conflictos, ambigüedades y sobrecarga de funciones resulten en tenciones tanto para los
administradores funcionales y de proyectos como para los miembros de sus equipos.
3. Posibilidad de que el desequilibrio de autoridad y poder, así como de que la influencia horizontal y vertical de los
administradores de proyectos y funcionales, también generen problemas en las organizaciones matriciales.
4. Necesidad de abundantes y prolongadas reuniones.

Sugerencias para la eficacia de la administración matricial


1. Definir los objetivos del proyecto o tarea.
2. Precisar las funciones, autoridad y responsabilidades de administradores y miembros de equipos.
3. Tomar las medidas necesarias para que la influencia se base en conocimientos e información, no en el rango.
4. Equilibrar el poder de los administradores funcionales y de los proyectos.
5. Seleccionar para el apoyo un administrador experimentado capaz de ejercer liderazgo.
6. Promover el desarrollo tanto de la organización como del equipo.
7. Establecer controles de costos, tiempo y calidad apropiados que señalen el incumplimiento de normas.
8. Compensar con justicia a los administradores de proyectos y a los administradores de sus equipos.

UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIOS (UEN)


Las UEN son pequeñas empresas en sí mismas establecidas como unidades de una gran compañía para la promoción y
manejo de cierto producto o línea de productos como si se tratara de una actividad empresarial independiente. Para ser
una UEN se debe: 1) poseer una misión propia, diferente a la de otras UEN; 2)contar con grupos definidos de competidores;
3)elaborar sus propios planes de integración, distinto al de otras UEN; 4) administrar sus recursos en áreas clave, y 5)poseer
dimensiones razonables, ni muy grandes ni muy pequeñas.

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El principal beneficio de la instauración de una organización del tipo UEN es la certeza de que un producto de una gran
compañía no se “perderá” entre sus otros productos. Esta modalidad permite que un administrador y su equipo concentren
su atención y sus energías en la conducción y promoción de un producto o línea de producto.

Problemas potenciales en las UEN


C. K. Prahalad y Gary Hamel, sugieren que las compañías deben invertir en sus ventajas distintivas y evitar la tiranía de las
UEN. La principal ventaja distintiva es el aprendizaje colectivo de la organización, especialmente la capacidad de coordinar
las diferentes habilidades de producción y de integrarlas a los “flujos tecnológicos”. La asignación de recursos a cada UEN
puede dar como resultado una inversión insuficiente en las ventajas distintivas, las cuales benefician a la organización en su
totalidad. De igual manera, los administradores de UEN pueden rehusarse a compartir personal talentoso, y retenerlo en
lugar de prestarlo a otra UEN.

LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL
La organización virtual consiste en que un grupo de empresas o personas independientes se conectan entre sí por medio de
la tecnología de la información. Tales empresas pueden ser proveedores, clientes e incluso compañías rivales. El propósito
de la organización virtual es conseguir acceso a los recursos de otras empresas, obtener flexibilidad, reducir riesgos o
responder velozmente a las necesidades del mercado. Las organizaciones virtuales coordinan sus actividades a través del
mercado en el que cada parte ofrece en venta bienes y servicios.

Las organizaciones virtuales pueden carecer de organigrama y hasta de una sede central para sus oficinas.

SELECCIÓN DEL PATRÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN


No existe un método único de departamentalización aplicable a todas las organizaciones y situaciones. Los administradores
deben determinar cuál es el mejor partiendo de situación a la que se enfrentan: las labores por realizar y el modo en que se
lleven a cabo, los individuos involucrados y la personalidad de cada uno de ellos, la tecnología que se emplea en el
departamento, los usuarios a los cuales atender y otros factores de las condiciones externas e internas de la situación de
que se trate.

AUTORIDAD Y PODER
El poder es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.
La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que
afectan a otras personas (es poder en el marco de una organización).

Existen muchas bases de poder, como en el caso del poder legítimo que emerge normalmente del puesto y se deriva del
sistema cultural de derechos, obligaciones y deberes, con fundamento en el cual un “puesto” es aceptado como “legitimo”
por los individuos.

El poder también puede provenir de la experiencia de una persona o grupo, éste es el poder del conocimiento. El poder
también puede existir como referencia, esto es, como influencia que pueden ejercer personas o grupos dado que los demás
creen en ellos y sus ideas. Existe también el poder de recompensa, que depende de la capacidad de una persona de poder
otorgarlas. El poder coercitivo consiste en castigar ya sea despidiendo a un subordinado o negando el reconocimiento de
sus méritos.

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Empowerment
Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el
poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores. La idea en la que se basa el
empowerment es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una
decisión al respecto, en el entendido de que poseen las actitudes requeridas para ello.

El empowerment implica que equipos y empleados acepten la responsabilidad de sus acciones y tareas. Conceptualmente:

 El poder debe ser igual a la responsabilidad (P = R)


 Si el poder es mayor que la responsabilidad (P > R), el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del
superior, a quien no se hace responsable de sus acciones.
 Si la responsabilidad es mayor que el poder (P < R), el resultado podría ser la frustración de los subordinados, dado
que carecen del poder necesario para desempeñar las tareas de que son responsables.

CONCEPTOS DE LÍNEA Y STAFF


Una de las concepciones más comunes de línea o staff es que las funciones de línea son las que tienen un impacto directo
en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Por su parte, las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el
personal de línea trabaje con mayor eficacia en favor del cumplimiento de tales objetivos.

Quienes sostienen esta visión clasifican invariablemente a producción, ventas y finanzas como funciones de línea, y a
compras, contabilidad, personal, mantenimiento de la planta y control de calidad como funciones de staff.

Naturaleza de las relaciones de línea y staff


Un concepto de línea y staff más preciso y de mayor validez lógica es el que trata de una cuestión de relaciones. La
autoridad de línea le da a un superior una línea de autoridad sobre un subordinado. Esto está presente en todas las
organizaciones como una escala o serie ininterrumpida de pasos. De ahí que el principio escalar de las organizaciones sea:
cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el máximo puesto administrativo de una organización hasta cada puesto
subordinado, tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y tanto más efectiva la comunicación
organizacional.

La naturaleza de la relación staff es de asesoría. La función de quienes ejercen capacidad exclusivamente de staff es realizar
investigaciones y dar asesoría a los administradores de línea.

AUTORIDAD FUNCIONAL
La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o
políticas específicos u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos. Si el
principio de unidad de mando se siguiera sin excepción, la autoridad sobre esas actividades sólo sería ejercida por los
superiores de línea. Pero abundantes razones explican el motivo de que, ocasionalmente, se impida a esos administradores
a ejercer tal autoridad. En este caso, los administradores de línea se ven privados de cierta autoridad. Ésta es delegada por
el superior común a un especialista de staff o al administrador de otro departamento.

La autoridad funcional la ejercen principalmente los departamentos de servicios o staff, ya que por lo general se componen
de especialistas cuyos conocimientos constituyen la base de los controles funcionales.

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Delegación de autoridad funcional
A la autoridad funcional se la puede concebir como una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea. En una
situación puramente de staff, los asesores en cuestiones de personal, contabilidad, compras o relaciones púbicas carecen
de autoridad de línea, puesto que su deber se reduce a prestar asesoría. Pero cuando el presidente delega a estos asesores
el derecho a proponer alternativas de decisión directamente a los órganos de línea, tal derecho se denomina “autoridad
funcional”.

BENEFICIOS DEL STAFF


Los gerentes de operaciones enfrentan hoy decisiones para las que se requiere de conocimientos especializados en
cuestiones económicas, tecnológicas, políticas, legales y sociales. Además, en muchos de los casos en los que se requiere de
conocimientos altamente especializados quizá sea necesario otorgar a los especialistas cierta autoridad funcional para la
toma de decisiones a nombre de su jefe.

Otra gran ventaja del personal de staff es que estos especialistas se les puede conceder tiempo para pensar, reunir
información y realizar, lujo que los superiores, absorbidos por la administración de las operaciones, no pueden darse.

El personal de staff no sólo puede contribuir en favor de la efectividad de los administradores de línea, sino que, además,
sus análisis y asesoría se han vuelto una necesidad cada vez más apremiante a la vista de problemas crecientemente
complejos.

LIMITACIONES DEL STAFF

1. Riesgo de debilitar la autoridad de línea


Con demasiada frecuencia, el presidente de una compañía trae ejecutivos de staff, los enviste de autoridad y demanda la
cooperación con ellos de todos los demás administradores. Recibe entusiasmadamente sus propuestas, y se presiona a los
administradores involucrados a su aplicación. Esto ocasiona el debilitamiento de la autoridad de los administradores de
departamentos, que recelosa y forzadamente aceptan las propuestas concedidas al prestigio de los especialistas de staff.
Los administradores podrían renunciar, o asumir ante su jefe una postura terminante: despedir a los especialistas de staff o
arreglárselas sin administradores de línea.

2. Falta de responsabilidad del staff


Los departamentos de asesoría se limitan a proponer un plan; son otros quienes deben tomar la decisión de adoptarlo y
ponerlo en operación. Esto produce una situación ideal para atribuir a terceros la culpa de los errores que se cometan. El
personal de staff reclamará que el plan era correcto, y si fracasó fue por culpa de los errores de los administradores
operativos. Los administradores responderán, que éste era imperfecto por haber sido ideado por teóricos imprácticos e
inexpertos.

3. Riesgo de que se piense en el vacío


El personal de staff no interviene en la instrumentación de sus propuestas, por ende, es posible que su labor equivalga a
pensar en el vacío. La supuesta inaplicabilidad práctica de las propuestas del personal de staff suele desembocar en
fricciones, deterioro de la moral de los empleados e incluso sabotaje.

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4. Problemas administrativos
El exceso de la actividad de staff puede complicar las labores de liderazgo y control de un ejecutivo de línea. El presidente
de una compañía puede mantenerse tan ocupado en la consideración de las recomendaciones de un gran número de
asistentes de staff y enderezando líneas de autoridad torcidas que no disponga de tiempo y atención para los
departamentos operativos.

DECENTRALIZACIÓN DE LA ATORIDAD

Naturaleza de la descentralización
La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Podría
darse la centralización absoluta de autoridad en una sola persona, lo que implicaría sin embargo la inexistencia de
administradores subordinados, y por lo tanto de una organización estructurada. Tampoco puede existir descentralización
absoluta, ya que, si delegaran toda su autoridad, los administradores perderían su condición como tales, sus puestos serian
eliminados y, también en este caso, la organización desaparecería.

Diferentes tipos de descentralización


1. La centralización del desempeño corresponde a la concentración geográfica; es característica de, por ejemplo, una
compañía que opera en un solo lugar.
2. La centralización departamental se refiere a la concentración de actividades especializadas, generalmente en un
departamento. El mantenimiento de una planta, por ejemplo, puede ser responsabilidad de un solo departamento.
3. La centralización como aspecto de la administración es la tendencia a restringir la delegación de la toma de
decisiones. En este caso, los administradores de los niveles más altos de la jerarquía organizacional ostentan un alto
grado de autoridad.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Cómo se delega autoridad


La autoridad se delega cuando un superior concede discrecionalidad a un subordinado para la toma de decisiones.
Obviamente los superiores no pueden delegar autoridad que no poseen.

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El proceso de delegación implica 1)la determinación de los resultados esperados de un puesto, 2) la asignación de tareas a
ese puesto, 3) la delegación de autoridad para el cumplimiento de tales tareas y 4) la responsabilidad de la persona que
ocupa el puesto respecto del cumplimiento de las tareas.

Autoridad fragmentada
Existe autoridad fragmentada cuando no se puede resolver un problema o tomar una decisión sin el concurso de la
autoridad de dos o más administradores. Por ejemplo, el superintendente de la planta A podría encontrar la oportunidad de
reducir costos mediante una modificación menor tanto en sus procedimientos como en los de la planta B, pero su autoridad
es insuficiente para producir el cambio. Sin embargo, si los superintendentes de las dos plantas llegan a un acurdo sobre la
necesidad de ese cambio, les bastará con combinar su autoridad para tomar la decisión de efectuarlo.

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UNIDAD VI: INTRGRACIÓN DE PERSONAL

INTEGRACIÓN DE PERSONAL
Concepto:
Es la función administrativa que consiste en ocupar y mantener ocupados los puestos de la estructura organizacional. Esto
se realiza mediante la identificación de los requerimientos de: fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y
el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación, y capacitación o
desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus
tareas.

Definición de labor administrativa:


No existe un consenso generalizado acerca de en qué consiste exactamente los labores de un administradores. Varios
autores trataron de estudiarlo y destacar sus hábitos y conductas más importantes: aspectos empresariales de la
administración, toma de decisiones, liderazgo, poder e influencia, conducta de los líderes, etc.

Henry Mintzberg se basa en la observación de las actividades laborales de los administradores. Su trabajo se caracterizaba
por la brevedad, variedad, discontinuidad, y orientación a la acción. Se percato asimismo de que los ejecutivos prefieren la
comunicación oral y de que se ocupan en muchas actividades por medio de las cuales se establece un vínculo entre las
empresas y el ambiente en que operan.

Es conveniente organizar las tareas clave de los administradores en cinco funciones de planeación, organización, integración
de personal, dirección y control.

Factores que influyen en el número de tipos de administradores requeridos


El número de administradores depende de las dimensiones y complejidad de la estructura organizacional, los planes de
expansión, el índice de rotación del personal administrativo.

Análisis de las necesidades de administradores: fuente de información interna y externa:


Información interna y externa sirven como fuente o influencia en la demanda y oferta de los administradores. Las fuerzas
externas incluyen factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos, y legales.

Determinación de los recursos Administrativos disponibles: el inventario de administradores:


Es poco común, pero en algunas empresas privadas existe un inventario de trabajadores para estar al tanto del potencial
administrativo de la empresa. Por eso se emplea un organigrama de inventario: consiste sencillamente en el organigrama
de una unidad con los puestos administrativos claramente indicados y marcados con claves sobre las posibilidades de
ascenso de cada uno de sus ocupantes.

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Factores situacionales que influyen en la integración de personal:
Ambiente externo: estas influencias pueden agruparse en restricciones u oportunidades educativas (nivel de estudio de las
empresas altamente tecnológicas), socioculturales (actitudes imperantes en la sociedad), políticas-legales (leyes y
reglamentos) y económicas (oferta y demanda de administradores).

Ambiente interno:

Promoción exclusivamente interna: elevación de los trabajadores a puestos de supervisión y puestos más altos en la
estructura organizacional. Tiene sus ventajas y desventajas. Esto puede ser aplicado en grandes empresas como la mejor
opción, pero al poseer muchas personas calificadas se corre el riesgo de convertir la promoción interna en una política de
competencia abierta.

Política de competencia abierta: es el ofrecimiento de vacante a las personas más calificadas dentro o fuera de la empresa.
Se eligen los candidatos más indicados. Para ello, la empresa debe disponer de métodos justos y objetivos de evaluación y
selección de personal. Los empleados deben estar en posibilidad de competir con individuos ajenos a la empresa, aunque
cuentan con la ventaja de conocer a la empresa. Para los candidatos de calidad, la política de competencia abierta es un
reto, no un obstáculo a su desarrollo. La máxima responsabilidad de integración de personal debe recaer en todos los
administradores de todos los niveles, la responsabilidad última al respecto corresponde al director general y al grupo de
altos ejecutivos encargados de la elaboración de políticas. A todo esto, se ocasionan tendencias humanas que demandan
del apoyo de la dirección general para vencer la resistencia a una integración eficaz de personal.

Selección: correspondencia entre individuo y puesto:


el elemento indispensable en toda organización es la de administradores eficaces. Por eso la selección de administradores
es uno de los pasos decisivos del proceso de administración en su totalidad. La selección es el proceso para elegir entre
varios candidatos, dentro o fuera de la organización, a la persona más indicada para ocupar un puesto en ese momento o en
el futuro.

Enfoque de sistemas para la selección: panorámica general


El plan de requerimiento de los administradores se basa en los objetivos, pronóstico, planes y estrategias de la empresa.
Este plan se traduce en requerimiento de diseño de puestos y tareas, los cuales habrán de ser confrontados con
características individuales como inteligencia, conocimientos, habilidades, actitudes y experiencias. Para satisfacer los
requerimientos organizacionales los administradores reclutan, seleccionan, contratan y promueven personas. Esto debe
realizarse considerando desde luego el ámbito interno y externo. Luego de que son seleccionados y colocados en sus
puestos se las introduce en las nuevas funciones. Los administradores recientemente colocados en sus puestos proceden
entonces a la ejecución de sus funciones administrativas y no administrativas lo que resulta en el desempeño
administrativo, el cual determina en definitiva el desempeño de la empresa. Subsecuentemente, el desempeño
administrativo es objeto de evaluación y los administradores son compensados. Con base en esta evaluación se emprende
el desarrollo de los administradores y la organización. Finalmente, la evaluación puede servir de base para decisiones de
ascenso, descenso y retiro.

Requisitos y Diseño de puestos:


Para ser eficaz, en la selección de un administrador se requiere de la clara comprensión de la naturaleza y propósito del
puesto por ocupar. Esto se logra mediante:

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IDENTIFICACION DE REQUISITOS Y PUESTOS:

Para identificar los requisitos implicados por un puesto, las empresas deben responder preguntas que suponen el análisis
del puesto. Este puede efectuarse mediante la observación, entrevista, cuestionarios, o incluso un análisis de sistemas. Para
evitar algunos errores las empresas siguen algunos principios.

 Adecuado alcance de puestos: un puesto no puede ser restringido y debe ofrecer retos, así el administrador no
termina por aburrirse. Tampoco debe ser tan amplio como para ser imposible su eficaz ejecución.
 Puestos de reto permanente: para evitar que los administradores se sientan subutizados, intervengan en el trabajo
de sus subordinados y evitar discusiones entre tareas, deberes y funciones, los puestos deben diseñarse en tal
forma que posean objetivos, deberes y responsabilidades que representen retos.
 Habilidades administrativas requeridas por el diseño de puestos: en una descripción de funciones debe darse una
idea clara de los requerimientos de desempeño de la persona que ocupe un puesto en particular, pero también se
debe permitir cierta flexibilidad para que el empleado pueda aprovechar características y habilidades individuales.

DISEÑO DE PUESTOS:

Los individuos deben sentirse satisfechos. Esto supone una adecuada estructura de puestos en términos de contenido,
función y relación.

Diseño de puestos para individuos y equipos de trabajo:

 Es posible enriquecer puestos individuales si las tareas se agrupan en unidades naturales de trabajo.
 Combinar diversas tareas en un solo puesto.
 Establecer relaciones directas con el cliente.
 Incorporarse una pronta y específica retroalimentación en instancias adecuadas.
 Enriquecer puestos individuales mediante cargas de trabajo verticales.

En cuanto a la mejora del diseño de puestos para equipos de trabajo:

 Los puestos deben diseñarse a fin de que los grupos cuenten con una tarea completa por desempeñar.
 Se le debe conceder alto grado de autonomía.
 Se le debe capacitar en tal forma que puedan rotarse entre sí diferentes funciones.
 Las recompensas pueden administrarse con base al desempeño grupal.

Factores que influyen en el diseño de puestos:

_ Diferencias individuales.

_ Tecnología implicada.

_ Costos asociados con la restructuración de los puestos.

_ La estructura organizacional.

_ el ambiente interno.

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Habilidades y características personales de los administradores
Capacidad analítica y de solución de problemas: los administradores deben ser capaces de identificar problemas, analizar
situaciones complejas y explorar las oportunidades que se presenten en el desarrollo mismo de la solución a los problemas.
También es necesario que los administradores estén dispuestos a instrumentar las soluciones.

Deseo de administrar: el deseo de administrar requiere de esfuerzo, tiempo, energía y por lo general muchas horas de
trabajo, ya que los administradores de éxito poseen un profundo deseo de administrar, influir en los demás y obtener
resultados mediante los esfuerzos conjuntos de sus subordinados.

Habilidades de comunicar y empatía: la comunicación demanda claridad y empatía, esta es la capacidad de comprender los
sentimientos de los demás y manejar los aspectos emocionales de la comunicación. Las habilidades de comunicación son
importantes para una eficaz comunicación intergrupal, esto es para la comunicación con las personas de la misma unidad
organizacional.

Integridad y honestidad: los administradores deben poseer una elevada calidad moral y ser dignos de confianza. En su caso,
la integridad supone honestidad en cuestiones de dinero y en el trato con los demás, el esfuerzo de mantener informados a
sus superiores, el compromiso con la verdad en todas circunstancias, fuerza de carácter y una conducta acorde con las
demás normas éticas.

Antecedentes de desempeño como administradores: es el pronóstico más confiable sobre el desempeño futuro de un
administrador, solo se aplica a supervisores de nivel medio y superior, ya que los de línea carecen de experiencia
administrativa.

Correspondencia entre aptitudes y requisitos del puesto:


La obtención de administradores se realiza por medio del reclutamiento, selección, contratación y promoción.

Existen dos fuentes de personal administrativo: las personas dentro de la empresa que pueden ser ascendidos o
transferidos y los administradores que pueden ser contratados fuera de la empresa.

En las promociones internas puede ser conveniente emplear un sistema de información computarizada para identificar los
candidatos más calificados, junto con un amplio plan de recursos humanos. También se dispone de varias fuentes externas,
respecto de las cuales cada empresa puede utilizar diferentes métodos para la detección de administradores calificados.

Reclutamiento de administradores:
El reclutamiento consiste en atraer candidatos que pueden ocupar puestos que consta la estructura organizacional. Antes
de proceder a ella es necesario que los requisitos de los puestos hayan sido claramente identificados, lo que facilita el
reclutamiento de candidatos externos.

El intercambio de información como factor contribuyente a una relación exitosa


El intercambio de información opera de dos maneras en el reclutamiento y la selección: el suministro de una empresa a los
candidatos de una descripción objetiva tanto de sí misma como del puesto que se ofrece, y el suministro de información por
parte de los candidatos acerca de sus capacidades.

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Empresa Candidato
*Oportunidades de desarrollo. *Conocimientos relacionados
*Retos potenciales. con el puesto.
*Posibilidades de ascenso. *Habilidades.
*Nivel salarial. *Capacidades.
*Prestaciones. *Aptitudes.
* Regularidad en el empleo. *Motivación.
*Limitaciones del puesto. *Antecedentes de empleo.

Selección, colocación y promoción


La selección de un administrador es la elección entre los candidatos de aquel que mejor satisface los requisitos del puesto.
El método de selección consiste en la búsqueda de candidatos capaces de ocupar un puesto con requisitos específicos; por
su parte el método de colocación consiste en evaluar las cualidades y deficiencias de un individuo para asignarle después el
puesto más conveniente.

La promoción es el desplazamiento dentro de la organización a un puesto más elevado, el cual implica mayores
responsabilidades y requiere de habilidades más avanzadas.

El principio de Peter
De acuerdo con Laurence J. Peter y Raymond Hall, por lo general los administradores son ascendidos a niveles en los que
resultan incompetentes, ya que al ascenderle a un puesto superior requieren de habilidades que no poseen. El nuevo
puesto puede implicar habilidades muy por encima de la capacidad del administrador, por eso este principio sirve como
advertencia para no tomarse a la ligera el proceso de selección y promoción.

Proceso, técnica e instrumentos de selección


Para que la selección dé buenos resultados, la información sobre los candidatos debe ser válida y confiable. Para cuestionar
la validez de datos es preciso hacerse la siguiente pregunta ¿Efectivamente los datos miden lo que se supone que deben
medir? En el caso de la selección, la validez es el grado en el que los datos precisen el éxito de un candidato como
administrador. Asimismo, la información debe contener un alto grado de confiabilidad, término que se refiere a la precisión
y consistencia de las medidas.

Proceso de selección
Primero, se establecen los criterios de selección, con base usualmente en los requisitos vigentes del puesto. Segundo se
pide al candidato llenar una solicitud. Tercero, se sostiene una entrevista preliminar para identificar a los candidatos ms
prometedores. Cuarto, en caso de ser necesario se obtiene información adicional por medio de pruebas de aptitud de los
aspirantes para ocupar el puesto. Quinto, se realizan entrevistas formales. Sexto, la información es revisada y verificada.
Séptimo, se aplica, en caso de requerirse, un examen físico. Octavo, se ofrece el puesto al candidato o se le informa que no
ha sido seleccionado.

ENTREVISTAS: En primer término, los entrevistadores deben contar con la necesaria capacitación para saber qué deben
buscar un una entrevista.

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En segundo término, los entrevistadores deben estar preparados para plantear las preguntas más indicadas. Las entrevistas
pueden ser estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas.

Un tercer medio para mejorar la selección es realizar múltiples entrevistas conducidas por distintas administradores. De
esta manera, varias personas pueden comparar sus evaluaciones y percepciones.

En cuarto término, a la entrevista se le debe complementar con datos de solicitud, con los resultados de diversas pruebas y
con la información que se obtenga a las personas mencionadas como referencias.

PRUEBAS: El propósito básico de la aplicación de pruebas es obtener información sobre los candidatos que permita prever
sus probabilidades de éxito como administradores.

1. Las pruebas de inteligencia están diseñadas para medir la capacidad intelectual de los individuos y probar su
memoria, agilidad mental y capacidad para identificar relaciones en situaciones de problemas complejos.
2. Las pruebas de habilidad y aptitud persiguen el descubrimiento de intereses, habilidades poseídas y potencial para
la adquisición de nuevas habilidades.
3. Las pruebas vacacionales están diseñadas para indicar la ocupación más conveniente para un candidato o las áreas
en las que sus intereses coinciden con los de personas que ya se desempeñan en ellas.
4. Las pruebas de personalidad están diseñadas para revelar las características personales de los candidatos y su
capacidad para interactuar con los demás, de manera que ofrecen una medida del potencial de liderazgo.

CENTRO DE EVALUACIÓN: Es una técnica para la selección y ascensos de administradores. La aplicación del centro de
evaluación consiste normalmente en la participación de los candidatos en una serie de ejercicios, periodo durante el cual
son observados y evaluados por psicólogos o administradores experimentados.

Concluido el periodo del centro de evaluación, cada evaluador resume sus comentarios sobre el desempeño de cada
candidato, después de lo cual los evaluadores comparan sus resultados, llegan a conclusiones sobre el potencial
administrativo de cada candidato y redactan un breve informe sobre cada uno de ellos para luego ser entregados a los
administradores responsables de la decisión, para servirle de orientación.

Inducción y socialización de los nuevos empleados


La inducción implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y
su potencial. Las grandes empresas suelen contar con un programa formal de inducción, por medio del cual se explican las
siguientes características de la compañía: historia, productos y servicios, políticas y prácticas generales, organización,
prestaciones, requerimientos de confiabilidad y secreto, seguridad y otras disposiciones. La responsabilidad básica de
inducción de un nuevo administrador recae necesariamente en su superior.

La socialización organizacional implica tres aspectos: adquisición de habilidades y capacidades laborales acerca de las
conductas apropiadas y educación a las normas y valores del grupo de trabajo.

Selección de los criterios de evaluación


Por medio de la evaluación debe medirse el desempeño en el cumplimiento de de metas y planes, así como el desempeño
de los administradores en cuanto tales.

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Desempeño en el cumplimiento de metas
Los mejores criterios de desempeño administrativo son los relacionados con la capacidad de fijar metas inteligentemente,
planear los programas necesarios para el cumplimiento de éstas y lograr su efectiva consecución.

Desempeño como administradores


El sistema de medición del desempeño con base en objetivos preestablecidos debe complementarse con una evaluación de
los administradores como administradores, lo que significa que se les debe evaluar según el grado en que comprenden y
ejecutan las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

Evaluación de los administradores con base en objetivos verificables

Proceso de evaluación
Los supervisores determinan con base en esos objetivos hasta qué punto los administradores fijan objetivos y se
desempeñan correctamente. La administración por objetivos debe ser un estilo de administrar, un estilo de planear y la
clave para organizar integrar el personal, dirigir y controlar. Cuando es éste el caso, la evaluación se reduce a a determinar
si los administradores han establecido o no objetivos adecuados y razonablemente alcanzables y cómo se han
desempeñado con base en ellos durante cierto periodo.

Tres tipos de evaluaciones


Existen tres tipos de evaluaciones: 1) una evaluación exhaustiva, 2) revisiones periódicas o de avances y 3) vigilancia
permanente.

La evaluación exhaustiva formal debe realizarse al menos una vez al año, todo depende de la naturaleza de las tareas, las
prácticas que en cada compañía y otros factores situacionales.

Las frecuentes revisiones periódicas o de avances, pueden ser breves o relativamente informales, pero aun así permiten
identificar problemas o barreras que impiden un desempeño eficaz.

En la vigilancia permanente del desempeño, superior y subordinado abordan la situación de inmediato, a fin de que sea
posible emprender al instante acciones correctivas para impedir que una pequeña falla se convierta en un problema de
grandes dimensiones.

Ventajas de la evaluación con base en objetivos verificables


Evaluar a partir del desempeño y con base en objetivos verificables ofrece la gran ventaja de ser un procedimiento práctico,
ya que las evaluaciones consisten en una revisión de lo que éstos efectivamente hicieron como administradores. Es de
presumir que esta evaluación ofrece sólidas bases de objetividad, y que por lo tanto reduce en la evaluación el elemento de
mero juicio. Aparte la evaluación puede conducirse en una atmósfera de cooperación entre superiores y subordinados, no
de juicio de éstos.

Desventajas de la evaluación con base en objetivos verificables


Desde el punto de vista de la evaluación y de la administración operativa, quizá la mayor deficiencia de la administración
por objetivos sea que en ella sólo se evalúe el desempeño operativo, cuando se impone evaluar asimismo no sólo la

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intervención de la suerte, sino también factores adicionales como, sobre todo, las habilidades administrativas de un
individuo. De ahí que, para ser adecuado, en un sistema de evaluación deban evaluarse lo mismo el desempeño de los
administradores como tales que su desempeño en el establecimiento y cumplimiento de metas.

Formulación de estrategia de desarrollo profesional


En la evaluación del desempeño deben identificarse tanto como las fortalezas como las debilidades de un individuo. Cada
persona debe diseñar su propia estrategia en tal forma que le sea posible utilizar sus fortalezas sus debilidades a fin de
aprovechar sus oportunidades profesionales que se le presenten.

1. Elaboración de un perfil personal

Es el primer paso para el desarrollo de una estrategia para la trayectoria profesional, aquí los administradores deben
conocerse a sí mismos planteándose diversos interrogantes relacionados con los deseos y actitudes.

2. Desarrollo de metas personales y profesionales a largo plazo

La gente suele rehuir la planeación de su desarrollo profesional porque implica toma de decisiones. Al optar por una meta,
se renuncia a oportunidades de perseguir otras. Los administradores se resisten al establecimiento de metas profesionales a
causa también de que la incertidumbre propia de las circunstancias vuelve preocupante la adopción de compromisos.
Temen además no poder cumplir sus metas, y el incumplimiento de objetivos que uno se ha propuesto alcanzar es un golpe
al ego.

Otro factor que reduce la resistencia al establecimiento de metas es la integración de propósitos a largo plazo con los
requerimientos inmediatos de acción.

Dependiendo cual sea el compromiso, la planeación debe cubrir el periodo necesario para su cumplimiento. En
consecuencia, el marco temporal de la planeación del desarrollo profesional diferirá de acuerdo con las circunstancias. Sea
como fuere, el propósito a largo plazo debe traducirse en objetivos a corto plazo. Pero para hacerlo es necesario realizar
una cuidadosa evaluación del ambiente externo, incluida sus amenazas y oportunidades.

3. Análisis del ambiente: amenazas y oportunidades

En el análisis del ambiente que priva dentro y fuera de una organización deben tomarse en cuenta diversos factores. Entre
ellos están los factores económicos, sociales, políticos, tecnológicos y demográficos, así como los relacionados con el
mercado de trabajo, la competencia y todo aquellos que sean relevantes para una situación particular.

En todo caso, una exitosa planeación de la trayectoria profesional requiere de un examen sistemático de las condiciones
imperantes para la identificación de oportunidades y amenazas. Pero no basta con atender a las condiciones presentes;
también es necesario analizar a las futuras, para lo que se requiere de pronósticos.

4. Análisis de las fortalezas y debilidades profesionales

Para una exitosa planeación de la trayectoria profesional, las oportunidades y amenazas presentes en las circunstancias
deben verse en función de las fortalezas y debilidades individuales. Las capacidades pueden clasificarse en técnicas,
humanas conceptuales y de diseño.

5. Desarrollo de opciones profesionales estratégicas

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Una de las estrategias más exitosas es la que se basa en las fortalezas personales para el mejor aprovechamiento de las
oportunidades.

También es importante identificar las amenazas presentes en el ambiente imperante y desarrollar una estrategia para
enfrentarlas.

6. Prueba de congruencia y elecciones estratégicas

Aunque se posean las habilidades demandadas por el mercado de trabajo, bien podría ocurrir que el desarrollo profesional
en cierto campo no fuera congruente con los valores o intereses personales.

Las elecciones estratégicas implican compromisos. Algunas opciones suponen grandes riesgos; otras, riesgos menores.
Ciertas acciones demandan acción inmediata; otras pueden esperar. Es probable que sendas profesionales que fueron
atractivas en el pasado enfrenten ahora un futuro incierto.

7. Desarrollo de objetivos profesionales y planes de acción a corto plazo

En la estrategia para el desarrollo profesional se debe apoyar en objetivos y planes de acción a corto plazo, los cuales
pueden formar parte del proceso de evaluación del desempeño. Es común que los objetivos deban sostenerse en planes de
acción.

El plan estratégico del desarrollo profesional a largo plazo debe sustentarse en objetivos y planes de acción a corto plazo.

8. Desarrollo de planes de contingencia

Ya que los planes de desarrollo profesional se elaboran en condiciones de incertidumbre, también deben elaborarse planes
de contingencia, basados en supuestos diferentes.

9. Instrumentación del plan profesional

La planeación del desarrollo profesional puede iniciarse durante la evaluación del desempeño. Momento en que deben
abordarse el crecimiento y desarrollo de cada individuo. Las metas profesionales y las ambiciones personales pueden
tomarse en cuenta en la selección y ascenso y en el diseño de programas de capacitación y desarrollo.

10. Supervisión del progreso

La supervisión es el proceso de evaluación de progresos en el cumplimiento de las metas profesionales y de realización de


las correcciones necesarias a propósitos y planes.

El termino desarrollo del administrador se refiere a programas a largo plazo orientados al futuro y los avances conseguidos
por una persona en el aprendizaje de la administración. La capacitación administrativa atañe por su parte a los programas
que facilitan el proceso de aprendizaje y es, en esencia, una actividad a corto plazo para contribuir a que los individuos
desempeñen de mejor manera sus labores. El desarrollo organizacional (DO) es un método sistemático, integrado y
planeado para elevar la eficacia de grupos de personas y de la organización o de una unidad organizacional importante. El
desarrollo organizacional supone de varias técnicas para la identificación y solución de problemas. Así pues, el DO se
concentra esencialmente en la totalidad de la organización, mientras que el desarrollo del administrador se concentra en
los individuos. Ambos métodos se apoyan entre sí y deben integrarse para elevar la eficacia tanto de los administradores
como de la empresa.

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Proceso de desarrollo y capacitación del administrador
Antes de elegir programas específicos de capacitación y desarrollo se deben considerar tres tipos de necesidades. Las
necesidades de la organización incluyen elementos como los objetivos de la empresa, la disponibilidad de los
administradores y los índices de rotación.

Puesto actual
El desarrollo de los administradores deben basarse en un análisis de necesidades derivado de la comparación entre el
desempeño y conducta reales con el desempeño y conducta requeridos. Con base en este análisis se identifican las
necesidades de capacitación y los métodos a seguir para la superación de tales deficiencias.

Siguiente puesto
La aptitud actual se compara con la demandada por el puesto siguiente. El nuevo puesto requiere de capacitación, y por lo
tanto se realiza una preparación sistemática para la posterior asignación, esto lo transforma en un método más profesional
que el simple lanzamiento de una persona a una nueva situación sin la menor capacitación.

Necesidades futuras
Las organizaciones progresistas se preparan para el futuro lejano. Esto les implica pronosticar qué nuevas aptitudes serán
demandadas por los cambios que ocurran en métodos y tecnología. Estos planes dependen no solo de las necesidades de
capacitación, sino también de los diversos enfoques de desarrollo administrativo de que se disponga.

Enfoques para el desarrollo del administrador: capacitación en el centro de trabajo


En los centros de trabajo existen muchas oportunidades de desarrollo. Al mismo tiempo que aprenden, los aprendices
pueden contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa.

Avance planeado
El avance planeado es una técnica que da clara idea a los administradores de su trayectoria de desarrollo. Los
administradores saben dónde están y hacia dónde van. Esto significa que conocen los requisitos que deben cumplir para
ascender y los medios para lograrlo. Lamentablemente cabe la posibilidad de que se exagere el interés en el siguiente
puesto y se descuide por lo tanto el buen desempeño de las tareas del momento.

Rotación de puestos
El propósito de la rotación de puestos es enriquecer los conocimientos de los administradores, real o en potencia. Los
empleados en capacitación aprenden lo relativo a las diferentes funciones de una empresa mediante el hecho de rotar en
distintos puestos. La rotación puede aplicarse a 1) labores que no implican el ejercicio de la supervisión, 2) tareas de
observación, 3) diversos puestos de capacitación administrativa y 4) puestos de “asistentes de nivel intermedio, aunque
existe 5) la rotación indeterminada a puestos administrativos de diferentes departamentos, como producción, ventas y
finanzas.

Los participantes en algunos programas de rotación ee puestos no poseen autoridad administrativa. Incluso en rotaciones a
puestos administrativos es probable que los participantes en el programa de capacitación no permanezcan lo suficiente en
cada puesto para demostrar su futura eficiencia como administradores.

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Creación de puestos de “asistente”
El motivo de que se creen puestos de “asistente” es con frecuencia la ampliación de la perspectiva de los aprendices al
permitírseles trabajar muy cerca con administradores experimentados capaces de conceder atención especial a las
necesidades de desarrollo de los empleados en capacitación.

Ascensos temporales
Los ascensos temporales son tanto un instrumento de desarrollo como un recurso útil para las empresas.

Si el administrador interino toma decisiones y asume plena responsabilidad, la experiencia puede ser muy valiosa. Si, por el
contrario, es sencillamente una figura representativa, no toma decisiones y en realidad no administra, el beneficio de
desarrollo es mínimo.

Comités y directivos asociados


Los comités y “directivos asociados”, también conocidos como “dirección colectiva”, se utilizan en ocasiones como técnicas
de desarrollo. Esta modalidad de capacitación les ofrece a los empleados la oportunidad de interactuar con administradores
experimentados. Además, permite a los principiantes familiarizarse con una amplia variedad de asuntos referidos a la
organización en su conjunto.

Entretenimiento
Para ser eficaz, el entrenamiento debe realizarse en un ambiente de seguridad y confianza entre el superior y los
aprendices. Los superiores deben brindar elogios y reconocimiento a las labores correctamente efectuadas.

Enfoques para el desarrollo del administrador: capacitación interna y externa


Estos programas pueden realizarse dentro de la compañía o ser impartidos por instituciones educativas y sociedades de
administración externas.

Entrenamiento de la sensibilidad, grupo T y grupos de encuentro


El entrenamiento de la sensibilidad, también conocido como grupo T, grupo de encuentro o capacitación de liderazgo, es
un método de desarrollo de administradores muy controvertido. Los objetivos del entrenamiento de la sensibilidad incluyen
1) un mayor conocimiento de la conducta personal y de la impresión que causa en los demás, 2) una comprensión más
profunda de los procesos grupales y 3) el desarrollo de habilidades de diagnóstico e intervención en procesos grupales.

Los individuos interactúan y luego reciben retroalimentación sobre su conducta de parte del capacitador y los demás
miembros del grupo, quienes expresan sus opiniones libres y abiertamente. La retroalimentación puede ser franca o
directa. La persona que recibe este comentario puede aceptarlo y decidir un cambio en su conducta. Pero también puede
sentirse lastimada y excluida del grupo. El proceso de los grupos T puede dar lugar a angustias y frustraciones personales. Es
por eso que se desarrollaron las siguientes normas:

1. La participación T debe ser voluntaria.


2. Los participantes deben someterse a un proceso de selección para excluir de esta experiencia a quienes podrían
sufrir daños.
3. Los capacitadores deben ser cuidadosamente evaluados y su aptitud claramente establecida.

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4. Se debe informar a los posibles participantes acerca de las metas y el proceso del entrenamiento de la sensibilidad
antes de que se comprometan a seguirla.
5. Con anterioridad al empleo del entrenamiento de la sensibilidad, las organizaciones deben identificar claramente
las necesidades y objetivos de capacitación y desarrollo.

Programas de conferencias
Los programas de conferencia pueden aplicarse en la capacitación interna y externa. En ellos, los administradores reales o
potenciales conocen las ideas de oradores expertos en su campo. Estos programas pueden ser de valor si satisfacen una
necesidad de capacitación y se les emplea con todo detalle.

Cursos universitarios sobre administración


En muchas universidades se imparten actualmente cursos, talleres, conferencias, diplomados y programas formales para la
capacitación de los administradores. Estos programas universitarios permiten a los administradores conocer teorías,
principios y avances recientes en administración.

Lecturas y cursos en televisión y video


Otro método de desarrollo es el representado por la lectura planeada de bibliografía sobre administración pertinente y
actualizada. Esto equivale básicamente a autodesarrollo, y pueden hallarse en el departamento de capacitación de la
empresa. En programas de televisión se abordan cada vez más frecuentemente temas relacionados con la administración y
otras áreas.

Simulación empresarial, ejercicios vivenciales y sistemas expertos


La popularidad de estos métodos de capacitación y desarrollo aumentó más aún con la aparición de las
microcomputadoras.

Los sistemas expertos han merecido recientemente gran atención. Se trata de una de las ramificaciones de la inteligencia
artificial (IA), la cual supone el empleo de computadoras para reproducir el funcionamiento del cerebro. Aún así, su validez
tendrá que ser sometida a profundas investigaciones, sobre todo en el caso de decisiones no estructuradas como las
propias de la administración estratégica.

Programas especiales de capacitación


El desarrollo de los administradores debe adoptar un enfoque de sistemas abiertos que respondan a las necesidades y
demandas de las condiciones externas. Ejemplos de ellos pueden ser los programas de capacitación diseñados para
miembros que padecen alguna forma de invalidez, programas sobre temas selectos como el caso de la ética y la cultura
empresarial, etc.

Evaluación y transferencia
En general, son objetivos de desarrollo 1) el enriquecimiento de los conocimientos, 2) la promoción de actitudes
conducentes a la buena administración, 3) la adquisición de habilidades, 4) el mejoramiento del desempeño administrativo
y 5) el logro de los objetivos de la empresa.

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Para que la capacitación sea eficaz es de gran importancia que los criterios empleados en el salón de clases se asemejen lo
más estrechamente posible a los aplicables al entorno de trabajo. El desarrollo de los administradores requiere de un
enfoque situacional en el que los objetivos, técnicas y métodos de capacitación sean suficientemente congruentes con los
valores, normas y características del entorno.

Desarrollo organizacional
El desarrollo organizacional (DO) es un enfoque sistemático, integrado y planeado para elevar la eficacia de una empresa.
Su diseño persigue la solución de problemas que merman la eficiencia operativa en todos los niveles.

Proceso de desarrollo organizacional Desarrollo


de estrategia
de cambio

Identificación Diagnóstico
de problemas de la Retroalimentación Intervenciones
Organización

Medición y
evaluación

n de problemas

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UNIDAD VII: MOTIVACION Y LIDERAZGO

DIRECCIÓN
La función administrativa de la dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

Administrar implica crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto a favor del
cumplimiento de objetivos comunes.

FACTORES HUMANOS EN LA ADMINISTRACION


Por medio de la función de la dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer
a sus necesidades y utilizar su potencial y contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa.

Multiplicidad de papeles
Los individuos establecen leyes que rigen sobre los administradores, una ética que orienta la conducta y una tradición de
dignidad humana que es una de las características más importantes de toda sociedad. En pocas palabras, los
administradores y las personas a las que dirigen son miembros interactuantes de un amplio sistema social.

Las personas promedio no existen


Los individuos actúan en diferentes papeles pero al mismo tiempo cada uno de ellos es diferente. Las personas promedio no
existen. Sin embargo, en las personas organizadas suele partirse del puesto contrario. Desde luego que este supuesto es
necesario en gran medida en las acciones organizadas, pero es igualmente importante reconocer que cada individuo es
único.

Si los administradores ignoran la complejidad e individualidad de las personas, corren el riesgo de aplicar incorrectamente
las generalizaciones acerca de la motivación, el liderazgo y la comunicación. En una empresa, no todas las necesidades de
los individuos pueden satisfacerse por completo, a pesar de lo cual los administradores disponen de un amplio margen de
acción para realizar ajustes acordes con los individuos.

Importancia de la dignidad personal


El concepto de dignidad individual significa que la gente debe ser tratada con respeto sin importar el puesto que ocupe en
la organización. Cada uno de los empleados es único, con sus muy peculiares habilidades y aspiraciones, pero todos son
seres humanos, y por lo tanto merecen ser tratados como tales.

Consideración de la persona en su integridad


No podemos hablar de la naturaleza de la gente sin considerar a la persona en su integridad, y no solo características
específicas como conocimientos, actitudes, habilidades o rasgos personales.

49
MOTIVACIÓN Y MOTIVADORES
Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea consciente o inconscientemente experimentales. Algunas de
ellas son necesidades primarias y otras pueden considerarse secundarias.

Motivación
La motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos, y fuerzas
similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan cosas con las que esperan
satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.

Complejidad de la motivación
Las motivaciones de un individuo pueden ser sumamente complejas, y en ocasiones contradictorias.

MOTIVADORES: los motivadores son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño. Mientras que las
motivaciones son reflejo de deseos, los motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el
impulso a satisfacer esos deseos. Son también los medios por los cuales es posible conciliar necesidades contrapuestas o
destacar una necesidad para darle prioridad sobre otra.

DIFERENCIA ENTRE MOTIVACION Y SATISFACCION: la motivación se refiere al impulso y esfuerzo por satisfacer un
deseo o meta. La satisfacción se refiere en cambio al gusto que se experimenta una vez que se ha cumplido un deseo. En
otras palabras, motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado ya
experimentado.

UN ANTIGUO MODELO CONDUCTUAL: LA TEORÍA X e Y DE McGREGOR


En la teoría “X” y en la teoría “Y” de Douglas McGregor quedó expresada una visión particular de la naturaleza de los seres
humanos.

Supuestos de la teoría X
1. Los seres humanos promedio poseen un disgusto inherente por el trabajo y lo evitarán tanto como sea posible.
2. Dada esta característica humana de disgusto por el trabajo, la mayoría de las personas deben ser obligadas,
controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que empeñen los esfuerzos necesarios para el cumplimiento
de los objetivos organizacionales.
3. Los seres humanos promedio prefieren que se les dirija, desean evitar toda responsabilidad, poseen ambición
relativamente limitada y, por encima de todo ansían seguridad.

Supuestos de la teoría Y
1. La inversión de esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso.
2. El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios para producir esfuerzos dirigidos al
cumplimento de objetivos organizacionales. Las personas ejercen autodirección u autocontrol a favor de los
objetivos con los que se comprometen.
3. El grado de compromiso con los objetivos está en proporción con la importancia de las recompensas asociadas con
su cumplimiento.

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4. En las condiciones adecuadas, los seres humanos promedio aprenden no solo a aceptar responsabilidades, sino
también a buscarlas.
5. La capacidad de ejercer un grado relativamente alto de imaginación, ingenio y creatividad en la solución de
problemas organizacionales se halla amplia, no estrechamente, distribuida en la población.
6. En las condiciones de la vida industrial moderna, las potencialidades intelectuales de los seres humanos promedio
se utilizan solo parcialmente.

La teoría X es pesimista, estática y rígida. De acuerdo con ella, el control es fundamentalmente externo; es decir, el superior
impone al subordinado. Por el contrario, la teoría Y es optimista, dinámica y flexible, con el acento puesto en la
autodirección y en la integración de las necesidades individuales a las demandas organizacionales.

TEORIA DE LA JERARQUIA DE LAS NECESIDADES


Abraham Maslow concebido las necesidades humanas bajo la forma de una jerarquía.

Jerarquía de las necesidades


1. Necesidades fisiológicas: Éstas son las necesidades básicas para el sustento de la vida humana, tales como
alimentos, agua, calor, abrigo y sueño.
2. Necesidades de seguridad: Éstas son las necesidades para liberarse de riesgos físicos y del temor a perder el trabajo,
la propiedad, los alimentos o el abrigo.
3. Necesidades de asociación o aceptación: en tanto que seres sociales, los individuos experimentan la necesidad de
pertenencia, de ser aceptados por los demás.
4. Necesidad de estimación: tiende a desear la estimación tanto propia como de los demás. Este tipo de necesidad
produce satisfacciones como poder, prestigio, categoría y seguridad en uno mismo.
5. Necesidad de autorrealización: se trata del deseo de llegar a ser lo que se es capaz de ser; de optimizar el propio
potencial y de realizar algo valioso.

El ENFOQUE DE MOTIVACION-HIGIENE DE LA MOTIVACION


Frederick Herzberg y sus colaboradores propusieron formular en su investigación una teoría de dos factores de la
motivación. En un grupo de necesidades se encontrarían cosas tales como políticas y administración de la compañía,
supervisión, condiciones de trabajo, relaciones interpersonales, salario, categoría, seguridad en el empleo y vida personal.
Estos elementos eran exclusivamente insatisfatores, no motivadores. Su existencia no es motivadora en el sentido de
producir satisfacción; su inexistencia, en cambio, resultaría en insatisfacción. Herzberg denominó a éstos factores
mantenimiento, higiene o contexto de trabajo.

Herzberg incluyó en el segundo grupo cientos satisfactores relacionados todos ellos con el contenido de trabajo. Entre ellos
se encuentran, el logro, el reconocimiento, el trabajo interesante, el avance y el crecimiento.

Los insatisfactorias no motivarán a las personas en una organización; no obstante, deben estar presentes, pues de lo
contrario surgirá insatisfacción. Los factores del segundo grupo, lo factores de contenido del trabajo, son los verdaderos
motivadores, ya que pueden producir sensaciones de satisfacción.

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TEORIA MOTIVACIONAL DE LA EXPECTATIVA
Victor H. Vroom sostuvo que la gente se sentirá motivada a realizar cosas a favor del cumplimiento de una meta si está
convencida del valor de ésta y si comprueba que sus acciones contribuirán efectivamente a alcanzarla.

Vroom sostiene que la motivación es producto del valor que un individuo atribuye anticipadamente a una meta y de la
posibilidad de que efectivamente la vea cumplida. Su teoría podría formularse de la siguiente manera

Fuerza= valencia X expectativa

Donde fuerza es la intensidad de la motivación de una persona, valencia es la intensidad de la preferencia del individuo por
un resultado y expectativa es la probabilidad de que cierta acción en particular produzca al resultado deseado.

TEORIA DE LA EQUIDAD
La teoría de la equidad se refiere a los juicios objetivos de los individuos acerca de lo justo de la recompensa obtenida en
relación con los insumos y en comparación con las recompensas obtenidas por los demás.

Si la gente considera que se le ha compensado equitativamente, puede sentirse insatisfecha, reducir la cantidad o calidad
de su producción o abandonar la organización.

TEORIA DEL REFORZAMIENTO


El reforzamiento positivo o modificación de la conducta, este enfoque sostiene que los individuos pueden ser motivados
mediante el adecuado diseño de sus condiciones de trabajo y el elogio por su desempeño, mientras que el castigo al
desempeño deficiente produce resultados negativos.

Skinner y sus seguidores analizan la situación de trabajo para determinar las causas de las acciones de los empleados y
después emprenden cambios para eliminar las áreas problemáticas y obstáculos al buen desempeño. Posteriormente se
fijan metas específicas con la participación y ayuda de los trabajadores, se ofrece pronta y regular retroalimentación sobre
los resultados y se compensan con reconocimiento y elogios las mejoras de desempeño.

TEORÍA DE LAS NECESIDADES SOBRE LA MOTIVACION DE McCLELLAND

Necesidad de poder
Las personas con una gran necesidad de poder se interesan enormemente en ejercer influencia y control. Por lo general
tales individuos persiguen posiciones de liderazgo.

Necesidad de asociación
Las personas con una gran necesidad de asociación suelen disfrutar enormemente que se les tenga estimación y tienden a
evitar la desazón de ser rechazados por un grupo social.

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Necesidad de logro
Los individuos con una gran necesidad de logro poseen un intenso deseo de éxito y un igualmente intenso temor al fracaso.
Gustan los retos y se proponen metas moderadamente difíciles. No se preocupan excesivamente por el fracaso en caso de
que éste ocurra y por lo general prefieren hacerse cargo ellos mismos de sus asuntos.

TECNICAS MOTIVACIONALES

Dinero
En primer lugar, que como tal, es probable que el dinero sea más importante para personas que están formando familias,
que para personas que ya “llegaron” en el sentido de que sus necesidades económicas no son tan urgentes. El dinero es un
medio inmediato para conseguir un nivel de vida mínimo, aunque este mínimo puede ascender a medida que la gente
incrementa su riqueza.
En segundo lugar, probablemente sea más exacto afirmar que en la mayoría de las empresas y otras instituciones el dinero
se emplea como medio para mantener dotadas a las organizaciones con el personal adecuado y no primordialmente como
motivador.

En tercero, el dinero como motivador tiende a opacarse un tanto debido a la práctica de asegurar la razonable semejanza
entre los sueldos de los diversos administradores de una compañía. Ya que los individuos usualmente evalúan su
compensación con base en lo que reciben sus iguales.

En cuarto lugar, para que el dinero sea eficaz como motivador es preciso que personas en diferentes puestos, así sea de
nivel similar, reciban sueldos y bonos que reflejen su desempeño individual. Para garantizar que el dinero tenga significado,
como recompensa al cumplimiento y como medio para que la gente se sienta satisfecha por haberlo logrado, es
imprescindible que las compensaciones se basen en el desempeño tanto como sea posible.

Participación
Es muy extraño que una persona no se sienta motivada por el hecho de que le consulte respecto de acciones que le afectan,
de que “se le tome en cuenta”.

La participación es también un medio de reconocimiento. Apela a la necesidad de asociación y aceptación. Pero, sobre todo,
genera en los individuos una sensación de logro.

Calidad de la vida laboral (CVL)


El programa de calidad de vida laboral (CVL), consiste en un enfoque de sistemas del diseño de puestos y en un promisorio
avance en el amplio terreno del enriquecimiento del puesto.

ENREQUECIMIENTO DEL PUESTO


De la investigación y análisis de la motivación se ha desprendido la importancia de que los puestos de trabajo ofrezcan retos
y sean significativos. Esto se aplica por igual a los puestos de los administradores que a los de los demás empleados.

Por medio del alargamiento de puestos se pretende dar mayor variedad a las labores eliminando el fastidio asociado con la
ejecución de operaciones repetitivas. Con el enriquecimiento de puestos se pretende en cambio dotar a éstos de un mayor
sentido de reto y logro.

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Limitaciones del enriquecimiento de puestos
Las limitaciones que presenta el enriquecimiento de puestos son, la tecnología y los costos.

En varios estudios sobre las actitudes de los trabajadores, inclusive de los obreros de línea de ensamble, se ha demostrado
que un alto porcentaje de empleados no están insatisfechos con sus puestos y que sólo unos cuantos desearían que sus
labores fueran “más interesantes”.

Las limitaciones del enriquecimiento de puestos se aplican principalmente a puestos que requieren de un bajo nivel de
habilidad.

Eficacia del enriquecimiento de puestos


Las investigaciones han demostrado que los trabajadores con escasas habilidades desean factores tales como seguridad en
el empleo, pago, prestaciones, reglas industriales menos restrictivas y supervisores mejor dispuestos y más comprensivos.

En segundo término, si el incremento de la productividad es la meta principal del enriquecimiento de puestos, este
programa debe hacer patente para los trabajadores los beneficios que obtendrán.

En tercer lugar, a las personas les gusta participar, ser consultadas y que se les dé la oportunidad de hacer sugerencias. Les
gusta que se les considere como personas.

En cuarto lugar, a la gente le gusta comprobar que los administradores están verdaderamente interesados en su bienestar.
A los trabajadores les gusta saber qué hacen por qué. Les agrada obtener retroalimentación sobre su desempeño.

Dependencia de la motivación respecto del ambiente organizacional


Aquello por lo que las personas están dispuestas a esforzarse se ve afectado por el ambiente organizacional en el que
operan. A veces, este ambiente puede inhibir las motivaciones; otras, incitarlas.

Motivación, liderazgo y administración


la interacción de la motivación y el ambiente organizacional subraya no sólo los aspectos sistemáticos de la motivación, sino
también el hecho de que ésta depende de e influye en los estilos de liderazgo y la práctica administrativa.

Los administradores contribuyen enormemente a la creación de condiciones de eficiencia cuando confirman que las
herramientas, la información y los métodos de control aportan a las personas los conocimientos de retroalimentación que
necesitan para contar con una motivación eficaz.

“Administración” y “liderazgo” son dos términos similares pero diferentes. Para efectos reales puede haber líderes de
grupos no organizados en absoluto, mientras que sólo puede haber administradores en condiciones de estructuras
organizadas generadoras de funciones.

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DEFINICIÓN DE LIDERAZGO
Liderazgo es influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. Los líderes contribuyen a que un grupo alcance sus objetivos
mediante la máxima aplicación de sus capacidades.

COMPONENTES DE LIDERAZGO
Prácticamente no hay grupo de personas que, desempeñándose a casi el nivel máximo de su capacidad, carezca de un
individuo a la cabeza particularmente apta en el arte del liderazgo. Todo indica que esta aptitud se compone de al menos
cuatro importantes ingredientes: 1) la capacidad para hacer un uso eficaz y responsable del poder, 2) la capacidad para
comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y situaciones, 3) la capacidad
para inspirar a los demás y 4) la capacidad para actuar en favor del desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta
ante las motivaciones y al surgimiento de éstas.

El primer componente del liderazgo es el poder. El segundo componente del liderazgo es el profundo conocimiento de los
individuos. Como en toda clase de prácticas, no es lo mismo conocer la teoría de la motivación, los tipos de motivaciones y
la naturaleza de un sistema de motivación que ser capaz de aplicar estos conocimientos a personas y situaciones. El tercer
componente del liderazgo es la rara capacidad para inspirar a los seguidores para que empleen a fondo sus capacidades en
la ejecución de un proyecto. Ésta no es cuestión de satisfacción de necesidades; lo es, más bien, de que la gente ofrezca su
apoyo desinteresado al adalid que ha elegido como suyo. El cuarto componente del liderazgo tiene que ver con el estilo del
líder y el ambiente que éste genera.

El más importante principio del liderazgo es éste: Los individuos tienden a seguir a quienes, en su opinión, les ofrecen los
medios para satisfacer sus metas personales. Por ello, cuanto mayor sea la comprensión de los administradores de lo que
motiva a sus subordinados y la forma como operan estas motivaciones, y cuanto más demuestren comprenderlo en sus
acciones administrativas, tanto más eficaces serán probablemente como líderes.

ENFOQUE DE LOS RASGOS DEL LIDERAZGO


Recientemente se han identificado los siguientes rasgos claves de liderazgo: impulso, motivación para el liderazgo,
honestidad e integridad, seguridad en uno mismo, capacidad cognoscitiva y comprensión de los negocios. Menos claro es el
impacto de la creatividad, flexibilidad, y carisma en la eficacia del liderazgo.

No todos los líderes poseen todos los rasgos, mientras que muchas personas que no son líderes poseen la mayoría de ellos
o todos. Este enfoque, no determina la cantidad que una persona debe poseer de cada rasgo. En realidad la mayoría de los
así llamados rasgos no son otra cosa que patrones de conducta.

CONDUCTA Y ESTILOS DE LIDERAZGO


De acuerdo el uso de autoridad de los líderes, estos aplican tres estilos básicos. El líder autocrático impone y espera
cumplimiento, es dogmatico y seguro y conduce por medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos. El líder
democrático, o participativo, consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables y alienta su
participación.

El líder liberal o de “rienda suelta” hace un uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que les concede a sus
subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.

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LA REJILLA ADMINISTRATIVA
Fue creada hace unos años por Robert Blake y Jane Mouton.

DIMENSIONES DE LA REJILLA: La rejilla tiene dos dimensiones: preocupación por las personas y preocupación por la
producción. En este caso la expresión “preocupación por” significa “cómo” se interesan los administradores en la
producción o “cómo” se interesan en las personas.

LOS CUATRO ESTILOS EXTREMOS: En el marco 1.1 (llamado “administración empobrecida”), los administradores se
interesan poco en las personas y en la producción y se involucran mínimamente en sus funciones. En el otro extremo se
encuentran los administradores 9.9, quienes ponen en sus acciones mayor dedicación posible tanto a las personas como a
la producción, (“administradores en equipo”).

Otro estilo es el de administración 9.1 (“administración de club campestre”), en la que los administradores se preocupan
escasa o nulamente en la producción y en forma casi exclusiva en las personas. En el otro extremo se hallan los
administradores 9.1 (“administradores autócratas de tareas”), a quienes solo le preocupa el desarrollo de operaciones
eficientes, muestran escaso o nulo interés en las personas y ejercen un estilo de liderazgo agudamente autocrático.

Evidentemente los administradores 5.5 tienen una preocupación media por la producción y las personas. Como resultado
de ello consiguen una moral y una producción adecuadas, aunque no sobresalientes.

ENFOQUES SITUACIONALES O DE CONTINGENCIA DEL LIDERAZGO


Se han efectuado ya numerosos estudios sobre la premisa de que el liderazgo se ve fuertemente influido por la situación en
la que el líder emerge y opera. En este enfoque del liderazgo se admite la existencia de una interacción entre grupo y líder.
Esto apoya la teoría de los seguidores en el sentido de que los individuos tienden a seguir a aquellos en quienes perciben el
ofrecimiento de medios para el cumplimiento de sus deseos personales. Así pues, el líder es la persona que identifica esos
deseos y hace lo necesario para satisfacerlos.

Enfoque de contingencias del liderazgo de Fiedler


Fred E. Fiedler y sus colaboradores propusieron una teoría de contingencias del liderazgo. Esta teoría sostiene que los
individuos se convierten en líderes no sólo por sus atributos de personalidad, sino también por varios factores situacionales
y por las interacciones entre líderes y miembros de los grupos.

DIMENSIONES CRÍTICAS DE LA SITUACIÓN DE LIDERAZGO:

1. Poder otorgado por el puesto. Es el grado en que el poder por un puesto le permite a un líder conseguir que los
miembros del grupo sigan sus instrucciones.
2. Estructura de las tareas. Es el grado en que es posible formular las tareas y responsabilizar de ellas a los individuos.
3. Relaciones líder-miembros. Esta dimensión tiene que ver con el grado en el que los miembros del grupo se sienten
satisfechos con el líder, confían en él y están dispuestos a seguirlo.

ESTILOS DE LIDERAZGO: Uno de ellos es el principalmente orientado a las tareas, esto es, aquel en que el líder obtiene
satisfacción al ver realizadas las tareas. El otro se orienta principalmente al establecimiento de buenas relaciones
interpersonales y al logro de una posición de distinción personal.

Para medir los estilos de liderazgo y determinar si un líder se orienta primordialmente a las tareas, Fiedler basó sus
hallazgos en dos tipos de fuentes: 1) puntaje en la escala de compañero de trabajo preferido (CTMP), las clasificaciones

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hechas por los miembros de un grupo respecto de aquellos con los que menos les gustaría trabajar 2) puntaje en la escala
de supuesta semejanza entre contrarios (SSC), clasificaciones basadas en el grado en el que los líderes ven a los miembros
del grupo como semejantes a ellos.

Fiedler dedujo que las personas que clasificaban en altos niveles a sus compañeros de trabajo derivaban mayor satisfacción
de relaciones interpersonales exitosas. Quienes clasificaban en bajos a su “compañero de trabajo menos preferido”
presumiblemente derivaban su mayor satisfacción de la realización de las tareas.

Determinó la validez de lo siguiente:

El desempeño del liderazgo depende de la organización tanto como de los atributos del líder. Con la salvedad quizá de casos excepcionales, carece de sentido caracterizar
a los líderes como eficaces o ineficaces; de ellos sólo podemos decir que tienden a ser eficaces en una situación e ineficaces en otra. Si lo que nos interesa es elevar la
eficacia organizacional y grupal, debemos aprender no solo a capacitar más eficazmente a los líderes, sino también a crear condiciones organizacionales en las que el líder
pueda desempeñarse correctamente.

Enfoque del camino-meta para la eficacia del liderazgo


La teoría del camino-meta postula que la principal función del líder es escalar y establecer metas con sus subordinados,
ayudarles a encontrar la mejor ruta para el cumplimiento de esas metas y eliminar obstáculos.

Otros factores situacionales que contribuyen a un liderazgo eficaz son: 1) las características de los subordinados y 2) las
condiciones de trabajo.

Características de
los subordinados

Funciones Conducto Subordinados Organización


del líder del líder motivados eficaz

Condiciones
de trabajo
trtrabq¿ajo

La conducta de los líderes se clasifica en cuatro grupos:

1. En la propia del liderazgo de apoyo se toman en consideración las necesidades de los subordinados.
2. El liderazgo participativo permite a los subordinados influir en las decisiones de sus superiores y puede resultar en
mayor motivación.
3. El liderazgo instrumental ofrece a los subordinados orientación más bien específica y clara lo que se espera de ellos.

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4. El liderazgo orientado en logros implica el establecimiento de metas ambiciosas, la búsqueda de mejoras del
desempeño y la seguridad en que los subordinados alcanzarán elevadas metas.

Esta teoría propone que la conducta del líder es aceptable y satisfactoria para los subordinados en la medida en que éstos la
conciban como una fuente de satisfacción.

LIDERAZGO TRANSACCIONAL Y TRANSFORMACIONAL


Los líderes transaccionales identifican qué necesitan sus subordinados para cumplir sus objetivos, aclaran funciones y
tareas organizacionales, instauran una estructura organizacional, premian el desempeño y toman en cuenta las necesidades
sociales de sus seguidores. Trabajan intensamente e intentan dirigir a la organización con toda eficiencia y eficacia.

Los líderes transformacionales articulan una visión e inspiran a sus seguidores. Poseen asimismo la capacidad de motivar,
de conformar la cultura organizacional y de crear un ambiente favorable para el cambio organizacional.

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UNIDAD VIII: COMITÉS
Ya sea que se llame “consejo”, “comisión”, “fuerza de tarea”, “equipo”, “equipo autodirigido”, “grupo de trabajo
autodirigido” o “grupo de trabajo autónomo”, su naturaleza esencial es similar. Un comité es un conjunto de personas
encargado como grupo de un asunto.

NATURALEZA DE LOS COMITÉS


Dado que el grado de autoridad concedida a los comités es muy variado, priva gran confusión sobre su naturaleza

Procesos grupales en los comités


Se asegura que los grupos pasan por cuatro etapas: 1) formación, 2) tormenta, 3) reglamentación y 4) desempeño. Las
funciones que cumplen las personas en los comités son muy específicas. Para que su intervención en un grupo resulte
eficaz, los individuos no deben limitarse a escuchar los mensajes verbales, sino también a observar el comportamiento no
verbal.

Funciones y grado de formalidad de los comités


Un comité puede ser de línea o staff, dependiendo de su autoridad. Su autoridad implica la toma de decisiones que
afectarán a los empleados dado que éstos serán los responsables de ejecutarlas, el grupo recibe el nombre de comité
ejecutivo plural, comité de línea que también ejerce funciones administrativas; si su relación de autoridad con un superior
es de asesoría, se trata entonces de un comité de staff.

Los comités también pueden ser formales o informales. Si se les establece como parte de la estructura organizacional, con
deberes y autoridad específicamente delegados, son formales. Los comités informales se organizan sin que se les delegue
autoridad específicamente, sino sencillamente para que realicen acciones de análisis grupal o de decisión grupal sobre un
problema en particular.

Los comités pueden ser relativamente permanentes o temporales.

RAZONES DEL EMPLEO DE COMITÉS


Suele pensarse que los comités son de orígenes democráticos y propios por lo tanto de una sociedad democrática.

Deliberación y criterios grupales


El motivo más importante de la formación de los comités es la ventaja de contar con un medio para la deliberación y el
criterio grupal, expresión del adagio “dos cabezas piensan más que una”.

Una de las ventajas de la deliberación y los criterios grupales, que no podría obtenerse sin la congregación de un comité, es
la discusión de ideas y el examen de un asunto con la intervención de todos los participantes. Los comités pueden contribuir
al aclaramiento de problemas y al desarrollo de nuevas ideas.

Temor al exceso de autoridad en una sola persona


Otro de los motivos del extenso empleo de comités es el temor a delegar excesiva autoridad a una sola persona.

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El motivo de que se establezca un comité para hacer propuestas en relación con un problema puede ser la renuncia de un
director general o jefe de departamento a asumir plena responsabilidad sobre una decisión.

Representación de grupos interesados


Es costumbre que los miembros de los consejos de administración sean seleccionados con base en los grupos interesados
en la compañía y, más a menudo quizá, en los grupos en los que la compañía se interesa.

Coordinación de departamentos, planes y políticas


Los comités son muy útiles para coordinar actividades entre varias unidades organizacionales. También lo son para
coordinar e instrumentar planes y políticas.

Un comité permite a los individuos no sólo obtener conocimiento de primera mano de planes y sus funciones en la
ejecución de éstos, sino también hacer sugerencias para su mejora.

Transmisión y compartimiento de información


Todos los miembros de un grupo afectados por un problema o proyecto mutuo pueden informarse sobre éste
simultáneamente, y las decisiones e instrucciones pueden ser recibidas de manera uniforme, con adicionales oportunidades
de aclaración.

Consolidación de la autoridad
La consolidación de la autoridad fragmentada mediante la creación de un comité debe someterse a una atenta vigilancia. Se
debe determinar la necesidad o no de modificar la estructura organizacional a fin de concentrar en un solo puesto la
autoridad indispensable para la toma de decisiones recurrentes.

Motivación mediante la participación


Los comités permiten una amplia participación en la toma de decisiones. Las personas que intervienen en la planeación de
un programa o en la toma de una decisión se muestren más entusiastas tanto en su aceptación como en su ejecución.

Los administradores crean comités para eludir acciones. Uno de los medios más eficaces para retrasar la solución de un
problema o incluso posponer indefinidamente una decisión es crear un comité que se encargue de estudiar el asunto.

DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS

Alto costo en tiempo y dinero


El desarrollo de las labores de un comité puede implicar a sus miembros recorrer grandes distancias para acudir a una
reunión. Si se supone que un comité debe llegar a una decisión unánime o casi, es probable que la discusión se prolongue.
Se debe tomar en cuenta el costo que representa para la compañía la pérdida de tiempo de los ejecutivos, tiempo que de
otra manera se habría dedicado a importantes deberes.

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Negociación del “mínimo común denominador”
Si surgen diferencias de opinión, el punto en el cual coinciden todos o la mayoría de los miembros del comité tiende a ser el
“mínimo común denominador”. Esto hace más probable que las decisiones que se tomen sean débiles.

Indecisión
Otra desventaja de los comités es que la discusión de temas periféricos o tangenciales suele robar tiempo muy valioso y
resultar en el aplazamiento de decisiones sin posibilidad de acción.

Tendencia a la autodestructividad
La imposibilidad de decidir puede darle la oportunidad a la persona al mando o a un influyente miembro del grupo de
obligar al comité a adoptar como propia una decisión impuesta.

Dispersión de la responsabilidad
Cuando a un grupo se le delega autoridad para estudiar un problema, hacer una propuesta, o tomar una decisión, es un
hecho que la autoridad se dispersa del grupo. Así, cada uno de sus miembros tiende a asumir distinto grado de
responsabilidad, a diferencia de lo que ocurriría si se les encomendara personalmente la misma tarea.

Tiranía de unos cuanto


Los comités ofrecen condiciones para que unos cuantos miembros del grupo, cuya opinión quizá sea minoritaria, impongan
su voluntad sobre la mayoría.

EL EJECUTIVO PLURAL Y EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN


Ciertos grupos reciben la autoridad para tomar decisiones y desempeñar una o la totalidad de las funciones administrativas.
A este tipo de comités se les conoce como ejecutivo plural.

Autoridad plural y el consejo de administración


Es común que la figura dominante de un consejo de administración sea su presidente, y que los demás miembros no pasen
de ser asesores.

Papel del ejecutivo plural en la elaboración de políticas


El ejecutivo plural participa habitualmente en el campo de la estrategia o elaboración de políticas. Su influencia en la toma
de decisiones es mayor en la planeación estratégica que en otras áreas. Estos comités también participan en el control, ya
que su interés en los planes estratégicos debe complementarse con la comprobación de lo que los hechos responden a las
decisiones.

Los comités que tienen éxito en la formulación de estrategias dependen para ello de la precisa y adecuada labor del
personal staff. Todos éstos son asuntos que requieren de estudio, y un comité es organismo notoriamente deficiente para
la realización de estudios o investigaciones.

61
Papel del ejecutivo plural en la ejecución de políticas
La instrumentación de las políticas es atribución en esencia de los administradores, quienes fijan las normas y
procedimientos que orientan y gobiernan la ejecución de políticas, establecen los controles necesarios para garantizar el
cumplimiento de las normas, mejoran la coordinación interdivicional y enfrentan las emergencias que pueden surgir.

MAL USO DE LOS COMITÉS

En remplazo de un administrador
Para que la toma de decisiones sea precisa, clara y pronta y esté sujeta a una responsabilidad incuestionable, lo mejor es
que sea ejercida por un individuo.

Para propósitos de estudio o investigación


Un grupo de personas difícilmente puede encargarse colectivamente de la realización de estudio o investigación. Cuando la
solución a un problema requiere de datos de los que no dispone un comité, ninguna discusión o consideración puede suplir
la información faltante. Por lo tanto, la mayoría de los comités precisan de personal de investigación que les proporcione
información.

Para decisiones sin importancia


A ningún especialista o administrador inteligente le servirá de nada que un grupo delibere extensamente sobre temas
triviales.

Para decisiones ajenas a la autoridad de los participantes


Es frecuente que los ejecutivos con la autoridad pertinente no puedan asistir a reuniones de comités. Envían por lo tanto a
sus subordinados, a quienes sin embargo no les delegan expresamente la autoridad de tomar decisiones o dudarán en
comprometer a sus superiores. El resultado es que el comité no puede cumplir las funciones para las que se le creó.

Para consolidar una autoridad dividida


Si el problema de la autoridad dividida puede resolverse modificando la estructura organizacional o mediante la delegación
de autoridad, recurrir a un comité es inadecuado.

OPERACIÓN EXITOSA DE LOS COMITÉS

Autoridad
La autoridad de un comité debe ser lo más explícita posible.

Número de integrantes
La complejidad de las interrelaciones se incrementa enormemente cuando aumenta el número de integrantes del grupo. Un
comité debe ser suficientemente grande para promover la deliberación entre sus integrantes y para garantizar que, en
conjunto, éstos posean la experiencia necesaria para desarrollar la labor encomendada, pero no tan grande que represente
una pérdida de tiempo para todos o dé lugar a la indecisión.

62
Membrecía
Los miembros de un comité deben ser cuidadosamente seleccionados. Es necesario que sus miembros sean representativos
de los intereses que supuestamente deberán promover. También que posean la autoridad requerida y la capacidad de
desempeñarse aceptablemente en grupos. Deben ser capaces de comunicarse adecuadamente y de obtener decisiones
grupales mediante la integración de las reflexiones de los integrantes del grupo.

Asunto
Las labores de un comité deben limitarse a asuntos susceptibles de ser manejados en una discusión grupal. Los comités
serán más efectivos si con toda anticipación se hacen circular entre sus miembros un temario u orden del día e información
pertinente, a fin de que éstos puedan estudiar el tema de la reunión con anterioridad.

El presidente
Este individuo puede evitar la pérdida de tiempo y otros inconvenientes propios de los comités. El presidente determina el
ambiente de la junta, integra las ideas y evita que la discusión se desvíe.

Minutas
Al concluir una reunión, quienes participaron en ella tienen interpretaciones diferentes acerca de los acuerdos alcanzados
en ella. Esto puede evitarse si se realizan cuidadosas minutas de la reunión y si se les hace circular en borrador para efectos
de corrección o modificación antes de que el comité apruebe la versión definitiva.

Eficiencia de costos
Un comité debe justificar sus costos. Quizá resulte difícil cuantificar sus beneficios, cuando se trata de factores intangibles.
Sin embargo, un comité sólo puede justificarse si sus costos se ven compensados por beneficios tangibles o intangibles.

EQUIPOS
Equipo es: “Número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una
serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables”. La razón de la
existencia de ciertos equipos es la solución de problemas, mientras que otros participan en actividades interfuncionales.

Formación de equipos
Los miembros de un equipo deben estar convencidos del valor, significación y urgencia del propósito del equipo. Por otra
parte, se les debe seleccionar de acuerdo con las habilidades requeridas para el cumplimiento del propósito. Un equipo
debe contener la mezcla exacta de habilidades. Debe normarse asimismo con reglas de conducta grupal. Metas y tareas
requeridas deben identificarse desde la etapa misma de formación del equipo. Los miembros deben alentarse entre sí por
medio de reconocimientos, retroalimentación y premios.

Equipo autodirigido
Los equipos autodirigido están integrados por lo general, por personas con las habilidades necesarias para la realización
relativamente completa de una tarea.

63
OTROS GRUPOS EN ADMINISTRACIÓN
Un grupo puede definirse como la congregación de dos o más personas que actúan interdependientemente y de manera
uniforme en pro del cumplimento de metas comunes.

Características de los grupos


En primer lugar sus miembros comparten una o más metas comunes. Una segunda caracteristica de los grupos es que
normalmente requieren de la interacción y comunicación entre sus miembros. En tercer lugar, los miembros de un grupo
asumen ciertas funciones, las cuales deben organizarse en ciarta relación entre sí a fin de cumplir con la tarea grupal. En
cuarto, los grupos forman parte por lo general de un grupo mayor, aunque grandes grupos pueden componerse de
subgrupos. Ciertos grupos también, se relacionan con otros grupos.

Los grupos desarrollan normas, las cuales se refieren a la conducta esperada de los miembros de los grupos.

Funciones y ventajas de los grupos


Los grupos poseen muchas funciones. Son especialmente potentes en la modificación de conductas, actitudes y valores y en
el disciplinamiento de sus miembros. Ejercen presión sobre miembros que incumplen las normas a fin de que se adhieran a
ellas. Son útiles además en a toma de decisiones y la negociación.

El trabajo en equipo implica una comunicación abierta entre dos miembros del grupo. Asimismo, cuando las interacciones
grupales son eficaces pueden influir en la motivación. El liderazgo referido a los grupos contribuye al rendimiento de las
interacciones entre líderes y seguidores, así como al de las interacciones entre todos los miembros del grupo. Los grupos
son una realidad tanto de los ámbitos organizados como de los no organizados.

Las ventajas que ofrecen los grupos es que brindan satisfacción social a sus miembros. Otro beneficio de los grupos es que
promueven la comunicación. Asimismo, los grupos dan seguridad. Los grupos también ofrecen oportunidades de
acrecentamiento de la autoestima por medio del reconocimiento y aceptación de los iguales.

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES


Es esencial que los problemas de producción sean comunicados rápidamente para que sea posible aplicarle acciones
correctivas. Otro elemento importante es la cantidad de información, la que ha aumentado enormemente en el transcurso
del tiempo.

Necesidad de los administradores de estar bien informados


Los administradores carecen a menudo de información vital para la toma de decisiones o que, por el contrario, padecen de
un exceso de información, lo que resulta en sobrecargas. Deben discriminar en la selección de información. Lo que un
administrador necesita no es mayor información, sino información pertinente. Todo sistema de comunicación debe hacerse
a la medida de las necesidades del administrador.

64
El flujo de la comunicación en la organización
La comunicación es descendiente cuando parte de el gerente hacia los subordinados, y descendiente cuando va desde los
subordinados hacia arriba. Pero la comunicación también fluye horizontalmente, esto es, entre personas de iguales o
similares niveles organizacionales y diagonalmente, lo que involucra a personas de diferentes niveles sin relaciones directas
de dependencia entre sí.

COMUNICACIÓN DESCENDIENTE: la comunicación descendente fluye de personas en los niveles superiores a personas en
los niveles inferiores de la jerarquía organizacional. La comunicación puede ser oral (discurso, reuniones, teléfonos,
altavoces, etc.) y escritas (cartas, manuales, folletos, etc.). Lo cierto es que a menudo las órdenes no se comprenden, e
incluso ni siquiera se leen. Es esencial contar con un sistema de retroalimentación para determinar si la información fue
percibida tal como se lo propuso el emisor. El flujo descendente de información a través de los diferentes niveles de la
organización es muy tardado.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE: la comunicación ascendente circula de subordinados a superiores y continúa su ascenso por
la jerarquía organizacional. Por desgracia, este flujo suele verse obstaculizado por administradores de la cadena de la
comunicación que filtran los mensajes y no transmiten a sus jefes toda la información. Suele estar presente en ámbitos
organizacionales participativos y democráticos. Para que la comunicación ascendente sea eficaz es necesario que existan
condiciones en las que los subordinados se sientan libres de comunicarse.

COMUNICACIÓN CRUZADA: la comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información, entre personas de iguales o
similares niveles organizacionales, y el flujo diagonal, entre personas de diferentes niveles sin relaciones directas de
dependencia entre sí. Se ofrece numerosas ocasiones de comunicación oral, y también la comunicación escrita mantiene
informado al personal acerca de la empresa.

Comunicación escrita, oral y no verbal


Los medios de comunicación escrita y oral poseen características favorables y desfavorables; por consiguiente, a menudo se
les emplea en conjunto para que las cualidades favorables de cada género se complementen entre sí.

En la selección de medios se deben considerar el comunicador, el público y la situación.

COMUNICACIÓN ESCRITA: la comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y protecciones
legales. La comunicación escrita también promueve la uniformidad de políticas y procedimientos y en algunos casos puede
reducir costos.

Las desventajas de este tipo de comunicación es que los mensajes escritos generan grandes cantidades de papel, pueden
resentirse de una expresión deficiente en caso de que sus autores sean ineficaces y no brindan retroalimentación
inmediata.

COMUNICACIÓN ORAL: pueden ser formal o informal, pueden ser planeada o accidental. La principal ventaja de la
comunicación oral es que hace posible un rápido intercambio de retroalimentación inmediata. Las desventajas radican en
que estas reuniones pueden ser costosas en términos de tiempo y dinero.

COMUNICACIÓN NO VERBAL: lo que una persona dice puede verse reforzado (o contradicho) por la comunicación no
verbal, como las expresiones faciales y los movimientos corporales.

65
BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIÓN
Las barreras en la comunicación pueden estar presentes en el emisor, la transmisión del mensaje, el receptor o la
retroalimentación.

Falta de planeación
Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes pensar, planear y formular el propósito de su mensaje.

Supuestos confusos
Suele pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje.

Distorsión semántica
Otra barrera es la distorsión semántica la cual puede ser deliberada o accidental.

Mensajes deficientemente expresados


Aun siendo clara la idea del emisor, la falta de claridad y precisión, que puede ser costosa, se puede evitar si se pone más
cuidado en la codificación del mensaje.

Barreras a la comunicación en el ámbito internacional


La comunicación en el ámbito internacional es todavía más difícil a causa de la diferencia de idiomas, culturas y normas de
cortesía.

Pérdida por transmisión y deficiente retención


Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez más
impreciso. La deficiente retención de información es también otro problema serio.

Escucha deficiente y evaluación prematura


Escuchar exige total atención y autodisciplina. Requiere asimismo que el que escucha evite la evaluación prematura de lo
que dice la otra persona y comprender el marco de referencia del hablante. Escuchar sin hacer juicios precipitados puede
hacer más eficaz y eficiente la experiencia.

Comunicación impersonal
Para una verdadera mejora de la comunicación no suelen requerirse costosos o sofisticados medios de comunicación, sino
la disposición de los superiores a participar en la comunicación frente a frente.

Desconfianza, amenaza y temor


La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación. Ante la presencia de amenaza la gente tiende a replegarse,
adoptar una actitud defensiva y distorsionar la información.

Periodo insuficiente para la adopción al cambio

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Para una eficiencia máxima, es importante no forzar el cambio antes de que los individuos puedan adaptarse a sus
implicaciones.

Sobrecarga de información
Un flujo irrestricto puede dar como resultado un exceso de información. Cada individuo responde a la sobrecarga de
información de distinta manera. Primeramente, puede desestimar cierta información. En segundo término, si un individuo
se ve abrumado por demasiada información, puede cometer errores al procesarla. En tercero, la persona puede demorar el
procesamiento de información. En cuarto, la gente puede filtrar información. Finalmente, las personas reaccionan a la
sobrecarga de información sencillamente rehuyendo la tarea de comunicación.

Otras barreras a la comunicación


En el caso de la percepción selectiva, los individuos tienden a percibir lo que esperan percibir. La influencia de la actitud, la
predisposición a actuar de cierta manera; se trata de una postura mental respecto de un hecho o situación. Las deficiencias
de categoría y poder entre el emisor y el receptor de la información. Cuando la información debe atravesar varios niveles de
la jerarquía organizacional tiende a sufrir distorsiones.

67
UNIDAD IX: PROCESO DE CONTROL

CONTROL
La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeación y control están estrechamente relacionados. El
control es la función de todos los administradores, la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por
igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes.

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL


Dondequiera que se le encuentre y cualquiera que sea el objeto del control, el proceso básico de control implica tres pasos:

1) Establecimiento de normas: el primer paso del proceso de control es lógicamente es establecer planes. Por
definición, las normas son sencillamente criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de
planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores
puedan recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los
planes.
2) Medición de desempeño: la medición del desempeño con base en normas debe realizarse idealmente con
fundamento en la previsión a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse
mediante las acciones apropiadas. Si las normas son adecuadamente trazadas y si se dispone de medios para
determinar con toda precisión qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado se facilita
enormemente.
3) Corrección de desviaciones: las normas deben reflejar los diversos puestos de una estructura organizacional. La
corrección de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de
administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas.

PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL, NORMAS Y EVALUACIÓN COMPARATIVA


Las normas son puntos de referencia para la medición del desempeño real o esperado. En condiciones operativas simples,
un administrador podría ejercer control mediante la cuidadosa observación personal del trabajo en marcha. Los
administradores deben elegir puntos que requieren de especial atención y vigilarlos después para cerciorarse de que las
operaciones en su conjunto marchan de acuerdo con lo planeado. Los puntos elegidos para efectos de control deben ser
críticos.

El principio de control de puntos críticos, dice que: para ser eficaz, el control implica particular atención a los factores
críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes.

Tipos de normas de puntos críticos


NORMAS FISICAS: las normas físicas son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual se usan
materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes.

NORMAS DE COSTOS: las normas de costos son medidas monetarias comunes, como las normas físicas, en el nivel
operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones.

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NORMAS DE CAPITAL: existen muchas normas de capital, producto todas ellas de la aplicación de medidas monetarias a
objetos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa, y por lo tanto se relacionan fundamentalmente con el
balance general.

NORMAS DE INGRESOS: las normas de ingresos son resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas.

NORMAS DE PROGRAMAS: a un administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de presupuesto


variable, un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un programa para la elevación de la
calidad de la fuerza de ventas.

NORMAS INTANGIBLES: las normas no formuladas con medidas físicas ni monetarias son más difíciles de establecer.
Muchos controles administrativos sobre las relaciones interpersonales deben continuar basándose en normas intangibles,
juicios personales, el método de prueba y error y, en ocasiones, incluso en meras corazonadas.

PLANES ESTRATÉGICOS COMO PUNTOS DE CONTROL PARA EL CONTROL ESTRATÉGICO: el control estratégico comprende
la vigilancia sistemática de puntos de control estratégico, así como la modificación de la estrategia organizacional con base
en esta evaluación. La planeación y el control están estrechamente relacionados. En consecuencia, los planes estratégicos
requieren de control estratégico.

Benchmarking
El benchmarking (evaluación comparativa), es un método para el establecimiento de metas y medidas de productividad con
base en las mejores prácticas de la industria.

Existen tres tipos de benchmarking. Primero, en el benchmarking estratégico se comparan varias estrategias y se identifican
los principales elementos estratégicos de éxito. Segundo, en el benchmarking operativo se comparan los costos relativos o
posibilidades de diferenciación de productos. Tercero, en el benchmarking administrativo la atención se centra en funciones
de apoyo.

Los pasos del benchmarking incluyen la identificación de lo que habrá de compararse. Después de se selecciona a quienes
muestran un desempeño superior. Luego es preciso reunir y analizar datos que puedan servir de base para las metas de
desempeño. El desempeño es medido periódicamente a la realización de acciones correctivas

EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN


Muchos sistemas se controlan a sí mismos por medio de la retroalimentación de información, la cual exhibe desviaciones
respecto de las normas y activa cambios. Los administradores miden el desempeño real, lo comparan con las normas e
identifican y analizan desviaciones. Pero para poder hacer las correcciones necesarias deben desarrollar entonces un
programa de acción correctiva e instrumentarlo a fin de alcanzar el desempeño deseado

Desempeño Desempeño Medición del Comparación


deseado real desempeño real del
desempeño
real con las
normas

Instrumentación Programa de Análisis de Identificación


de correcciones acción causas de de
correctiva desviaciones desviaciones
69
INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL Y CONTRO
Los avances más interesantes obtenidos del uso de computadoras y de la recopilación, transmisión y almacenamiento
electrónicos de datos es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real. Ésta es la información acerca de lo que
ocurre en el momento mismo en que ocurre.

Algunas personas ven en la información en tiempo real un medio para obtener control en tiempo real en áreas de
importancia para los administradores: en otras palabras, control efectuado al momento mismo en que la información revela
una desviación respecto de los planes. El análisis de las causas de las desviaciones, el desarrollo de programas de corrección
y la instrumentación de estos programas son tareas que implican la dedicación de mucho tiempo.

Mientras más pronto sepan los administradores que las actividades de las que son responsables no están marchando de
acuerdo con los planes, más pronto podrán emprender acciones para hacer correcciones.

CONTROL CON CORRECCIÓN ANTICIPANTE


Para ser eficaz, el control debe dirigirse al futuro. Lo que los administradores necesitan para un control eficaz es un sistema
que les indique, con tiempo para emprender acciones correctivas, que surgirán problemas si no hacen algo al momento.

Técnicas de control dirigido al futuro


Uno de los medios más comunes entre administradores es el cuidadoso y sostenido uso de pronósticos basados en la
información disponible más reciente; comparando la situación deseable con los pronósticos, los administradores pueden
introducir cambios de programas que vuelvan más promisorios los pronósticos. Las redes PERT (técnica de evaluación y
revisión de programas), es una técnica de evaluación y control que permite a los administradores advertir si enfrentaran
problemas en áreas como costos o entregas a tiempo en caso de que no realicen acciones al momento.

Sistemas con control anticipante contra sistemas de retroalimentación


Los sistemas de retroalimentación simple miden productos de un proceso e incorporan al sistema o a los insumos del
sistema acciones correctivas para obtener los productos deseados. Pero para la mayoría de los problemas administrativos
esto no es suficiente, debido a los rezagos en el proceso de corrección. Los sistemas con corrección anticipante vigilan los
insumos de un proceso para comprobar si se responden a lo planeado. De no ser así, se operan cambios en los insumos, o
quizá en el proceso, para obtener los resultados deseados.

Requisitos del control con corrección anticipante


1. Realización de un exhaustivo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control, e identificación de las
variables de insumos más importantes.
2. Elaboración de un modelo de sistema.
3. Actuación permanente del modelo; en otras palabras, el modelo debe revisarse regularmente para comprobar si las
variables de insumos identificadas y sus interrelaciones siguen siendo representativas de la realidad.
4. Recolección regular de datos sobre las variables de insumos, e integración de éstos al sistema.
5. Evaluación regular de las variaciones en los datos de los insumos reales respecto de los insumos planeados, así
como evaluación del impacto en el resultado final deseado.
6. Realización de acciones. Como ocurre con cualquier otra técnica de planeación y control, todo lo que el sistema
puede hacer es indicar problemas; obviamente, corresponde, a los individuos emprender acciones para resolverlos.

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REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES
Si en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida. En pocas palabras, deben responder
con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual cono todo lo que implica su personalidad y las
necesidades de eficiencia y eficacia.

Ajuste preciso de los controles a planes y puestos


Todas la técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes cuyo seguimiento se les diseñó.

De igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. La naturaleza misma del control hace resaltar el
hecho de que entre más abundantes sean los controles que se diseñen para su manejo y entre mejor reflejen éstos la
naturaleza y estructura específica de los planes, responderán más eficazmente a las necesidades administrativas.

Los administradores deben estar siempre al tanto de los factores críticos de sus planes y las operaciones que requieren de
control, y emplear técnicas e información adecuadas a ellos.

Mientras más cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae la
responsabilidad sobre las acciones, permitirán mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.

Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual


Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información
de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control. Si no son de un tipo tal que
resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad.

Lo que importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que la comprenda y la utilice.

Los expertos en la materia deben obtenerse de pretender demostrarles a los demás cuán expertos son; su interés debe
estar en diseñar un sistema fácil de comprender a fin de que la gente pueda usarlo.

Certeza de que los controles señalan excepciones en puntos críticos


Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es
cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras palabras, los controles que se encuentran en
excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepción y
detectar las áreas que demandan su atención.

El principio de excepción debe acompañarse en la práctica con el principio de control de puntos críticos. No basta con buscar
excepciones; se les debe buscar en los puntos críticos.

Búsqueda de objetividad en los controles


La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de si un
subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas. Este requisito puede resumirse
diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.

71
Garantía de flexibilidad de los controles
Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o
rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes,
deben ser flexibles.

Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional


Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional.

Economía de los controles


Uno de los factores limitantes de los sistemas de control es su costo; este dependerá en gran medida a su vez del hecho de
que los administradores seleccionen para efectos de control únicamente los factores críticos de áreas importantes para
ellos. Si se ajusta al puesto y al tamaño de la empresa, lo más probable es que el control resulte económico. Las técnicas o
métodos de control son eficaces cuando sacan a la luz desviaciones reales o potenciales respecto de los planes con un costo
mínimo.

Establecimiento de controles que inducen acciones correctivas


Un sistema adecuado revelará dónde están ocurriendo fallas y quién es el responsable de ellas, y garantizará la aplicación
de acciones correctivas. El control sólo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una
planeación, organización, integración de personal y dirección adecuados.

TÉCNICAS DE CONTROL: EL PRESUPUESTO

Concepto de presupuestación
La presupuestación es la formulación en términos numéricos de planes para un período futuro dado. Los presupuestos son
estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros, o no financieros.

Propósito de la presupuestación
Mediante la formulación de planes en términos numéricos y su división en partes a acordes con las partes en que está
dividida la organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin pérdida de control.
En otras palabras, reducir los planes a números obliga a cierta clase de orden que permite a los administradores determinar
claramente qué capital será gastado por quién y dónde y qué egresos, ingresos o unidades insumos o productos físicos
implican los planes.

Tipos de presupuestos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y GASTOS: los presupuestos más comunes son aquellos en los que los planes de ingresos y
gastos de operación formulan en términos monetarios. El más elemental de éstos es el presupuesto de ventas, el cual es
una expresión formal y detallada del pronóstico de ventas. El presupuesto de ventas es el fundamento básico para el
control presupuestal.

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PRESUPUESTOS DE TIEMPO, ESPACIO, MATERIALES Y PRODUCTOS: entre los presupuestos más comunes de este tipo se
encuentran los presupuestos de mano de obra directa, máquinas-hora, unidades de materiales, metros cuadrados
asignados y unidades producidas. Obviamente estos presupuestos no pueden expresarse adecuadamente en términos
monetarios, ya que el costo en dinero no mediría con precisión los recursos utilizados o los resultados propuestos.

PRESUPUESTOS DE GASTOS DE CAPITAL: en los presupuestos de gastos de capital se determinan específicamente gastos de
capital para planta, maquinaria, equipo, inventarios y otras partidas. Dada la lenta recuperación de las inversiones de las
empresas en la planta y equipo, por lo general los presupuestos de gastos de capital deben vincularse con la planeación a
largo plazo.

PRESUPUESTOS DE EFECTIVO: el presupuesto de efectivo es sencillamente un pronóstico de ingresos y egresos de efectivo


con base en el cual medir la “experiencia” real de efectivo. La disponibilidad de efectivo para el cumplimiento de
obligaciones a su vencimiento es el primer requisito para la sobrevivencia de una compañía. La presupuestación del efectivo
también revela la disponibilidad de efectivo excedente, por lo cual hace posible planear la inversión del superávit para
efectos de generación de utilidades.

Riesgos de la presupuestación
SOBREPRESUPUESTACIÓN: siempre se corre el riesgo de sobresupuestar, esto es, de determinar en detalle hasta los gastos
más insignificantes, y de privar así a los administradores de la necesaria libertad para la administración de sus
departamentos.

ATROPELLAMIENTO DE LAS METAS DE LA EMPRESA: otro riesgo estriba en permitir que las metas presupuestales sean más
importantes que las metas de la empresa. En su afán por mantenerse dentro de los límites del presupuesto, los
administradores pueden olvidar que deben lealtad prioritaria a los objetivos de la empresa. Este conflicto entre objetivos
parciales y generales de control, la excesiva independencia departamental generada y la falta de coordinación son síntomas
de administración inadecuada, ya que los planes deben constituir una red entrelazada de apoyo y cada uno de ellos verse
reflejado de tal manera en un presupuesto que contribuya al cumplimiento de las metas de la empresa.

OCULTAMIENTO DE INEFICIENCIAS: otro de los riesgos presentes en la presupuestación es la posibilidad de utilizarla para
ocultar ineficiencias. Los presupuestos tienden a basarse en precedentes; el hecho de que en el pasado se haya efectuado
cierto gasto puede convertirse en evidencia de su razonabilidad en el presente. Si la realización de presupuestos no se basa
en una revisión permanente de normas y factores de conversión por medio de los cuales la acción planeada se traduce en
términos numéricos, un presupuesto puede ocultar una administración descuidada e ineficiente.

CAUSA DE INFLEXIBILIDAD: aun si la presupuestación no se utiliza para remplazar a la administración, la reducción de


planes a términos numéricos les concede a éstos un engañoso carácter de de definitividad. Es perfectamente posible que
los hechos demuestren la necesidad de gastar más en cierta fuerza de trabajo o en determinado tipo de material y menos
en otro, o que las ventas rebasen o queden por debajo de la cantidad pronosticada. Estas diferencias pueden volver
obsoleto a un presupuesto casi tan pronto como se le formule; si, de cara a estos hechos, los administradores deben
mantenerse dentro de la camisa de fuerza de sus presupuestos, la utilidad de éstos se reduce o nulifica. Esto es
especialmente cierto cuando los presupuestos se realizan con mucha anticipación.

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RECURSOS TRADICIONALES DE CONTROL NO PRESUPUESTAL

Datos estadísticos
Los análisis estadísticos de los innumerables aspectos de las operaciones de una empresa y la clara presentación de datos
estadísticos, ya sean de naturaleza histórica o de pronóstico, son importantes para el control. La mayoría de los
administradores comprende mejor los datos estadísticos cuando se presentan en forma de diagramas o gráficas, ya que en
este caso tendencias y relaciones son más fáciles de advertir.

En virtud de que ningún administrador puede hacer nada en relación con el pasado, es esencial que los informes
estadísticos revelen tendencias, a fin de que el analista pueda deducir por extrapolación la dirección que siguen los
acontecimientos en un momento dado.

Informes y análisis especiales


Para efectos de control, los informes y análisis especiales son útiles en ciertas áreas de problemas en particular. Aunque los
informes de contabilidad y estadísticas rutinarios aportan gran cantidad de información útil, a menudo existen áreas en las
que resultan inadecuadas.

Auditoría operacional
La auditoría operacional es la evaluación regular e independiente, por parte de un equipo de auditores internos, de las
operaciones de contabilidad, financieras y de otra clase de una empresa. En su modalidad más útil, incluye la evaluación de
las operaciones en general, para la ponderación de los resultados reales en comparación con los planeados.

Observación personal o administración por recorrido


Es deber de los administradores comprobar que los objetivos de las empresas sean cumplidos por personas, y si bien
muchos dispositivos científicos permiten confirmar que los individuos hagan lo que se planeó, no por ello el problema del
control deja de consistir estrictamente en medir las actividades de los seres humanos.

ANÁLISIS DE LA RED TIEMPO-EVENTOS


Otra técnica de planeación de control es el análisis de la red tiempo-eventos, llamado técnica de evaluación y revisión de
programas (PERT).

Gráficas de Gantt
Henry L. Gantt, a principios del siglo XX elaboró na gráfica de barras que lleva su nombre. Esta gráfica muestra las relaciones
temporales entre los “eventos” de un programa de producción. Lo que Gantt advirtió fue que la totalidad de las metas de
un programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo interrelacionados que los individuos puedan comprender y
seguir.

Presupuestación con puntos de referencia


En este método de control, los puntos de referencia son segmentos identificables. Una vez cumplido cierto segmento es
posible determinar sus costos u otros resultados.

74
Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)
Las fuerzas armadas estadounidenses la recibieron con tal entusiasmo que durante muchos años fue un instrumento
prácticamente obligatorio para los principales contratistas de la industria armamentística y espacial.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS: PERT es un sistema de análisis de redes tiempo-eventos en el que se identifican los
diversos eventos de un programa o proyecto, para cada uno de los cuales se establece un periodo planeado. Estos eventos
se organizan en una red que revela sus relaciones entre sí.

Cada círculo representa un evento, un plan de apoyo cuya ejecución puede medirse en un momento determinado. Los
círculos están numerados en el orden en que ocurren los eventos. Cada flecha representa una actividad, el elemento de
consumo de tiempo de un programa, el esfuerzo que debe hacerse entre eventos. El tiempo de la actividad, representado
por los números junto a las flechas es el tiempo requerido para el cumplimiento de un evento.

El programa PERT contempla tres estimaciones de tiempo: el tiempo “optimista”, estimación del tiempo requerido si todo
marcha excepcionalmente bien; tiempo “más probable”, estimación basada en el tiempo que el ingeniero a cargo del
proyecto cree realmente necesario para la ejecución de la labor, y el tiempo “pesimista”, estimación basada en el supuesto
de que habrá que enfrentar una dosis lógicamente concebible de mala suerte, que no un desastre mayor.

El siguiente paso es calcular la ruta crítica, esto es, la secuencia de eventos de mayor duración aunque sin tiempo de
inactividad (o el menor posible).

FORTALEZAS Y DEBILIDADES: PERT ofrece cinco importantes ventajas. Primera, obligada a los administradores a planear,
dada la imposibilidad de realizar análisis de tiempo-eventos sin planeación y comprobación del ajuste de las piezas entre sí.
Segunda, obliga a planear a lo largo de toda la línea, ya que cada administrador subordinado debe planear el evento del que
es responsable. Tercera, dirige la atención a elementos críticos que quizá necesiten corrección. Cuarta, hace posible un
control de prevención; un retraso afectará a los eventos subsecuentes y tal vez el proyecto en su totalidad a menos que el
administrador pueda recuperar el tiempo perdido reduciendo el periodo asignado a alguna de las acciones futuras. Quinta,
el sistema de red y sus subsistemas permiten a los administradores dirigir sus reportes y presiones en busca de acción al
punto y nivel indicados de la estructura organizacional en el momento oportuno.

Sin embargo, PERT también padece ciertas limitaciones. Dada la importancia para su operación del tiempo de actividad,
esta técnica no es útil cuando un programa es nebuloso y no pueden hacerse estimados de tiempos razonables. Con todo,
una de las mayores desventajas de la PERT es la exclusividad de su énfasis en el tiempo, no en los costos.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
El sistema de información gerencial ofrece el vínculo de comunicación que hace posible la administración. El sistema de
información gerencial es un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de
información interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente.

El sistema de información gerencial tiene que ser adaptado a necesidades específicas y puede incluir información de rutina,
como la representada por informes mensuales; información que señala excepciones, sobre todo en puntos críticos, e
información necesaria para prever el futuro. Los lineamientos para el diseño de sistemas y procedimientos y otros sistemas
de control.

El equipo electrónico permite un rápido y económico procesamiento de grandes cantidades de datos.

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Crecimiento de los datos básicos
Junto con su cada vez mejor procesamiento, la gran atención concebida a la información administrativa ha dado lugar a la
desaparición de muchas de sus más conocidas limitaciones. Los administradores han reconocido desde hace año que la
información contable tradicional, destinada al cálculo de utilidades, tiene un valor limitado para efectos de control.

Indigestión de información
Los aparatos generadores y procesadores de datos producen materiales a un ritmo casi enloquecedor. Esto hada dado
motivo a que los administradores se quejen de hallarse sepultados bajo tal cantidad de salidas de impresión, informes,
pronósticos que les resulta imposible leer por falta de tiempo, no pueden comprender o sencillamente no responden a sus
necesidades particulares.

Servicios de inteligencias
El establecimiento de servicios de inteligencia y el desarrollo de la nueva profesión de experto en inteligencia son un intento
por resolver el problema de la sobrecarga de información. El servicio ofrecido por especialistas sabe qué información
necesitan los administradores y cómo condensarla e interpretarla para usos administrativos.

INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

Planeación y control del inventario


√2𝐷𝑆
Q=
𝐻

Donde Q = cantidad económica de pedido (CEP)


D = demanda anual
S = costo de preparación
H = costo anual de mantenimiento de inventario por artículo
Obliga a tomar en consideración las metas deseadas y la necesidad de atribuir valores y a productos e insumos. Asimismo,
ofrece a los administradores una base para sus planes y normas para la medición del desempeño. El método de la cantidad
económica de pedido (CEP) resulta razonablemente útil para determinar cantidades de pedido cuando la demanda es
previsible y sumamente constante durante el año.

Sistemas de inventario justo a tiempo


El método de inventario justo a tiempo (JAT), consiste en que el proveedor entrega componentes y partes a la línea de
producción “justo a tiempo” para que se le ensamble. Éste o métodos muy similares reciben también los nombres de
inventario cero y producción sin inventario.

El correcto funcionamiento del método JAT supone el cumplimiento de varios requisitos: 1) muy alta calidad de partes, 2)
relaciones confiables y plena cooperación con los proveedores, 3) idealmente, cercana ubicación de los proveedores
respecto de la compañía, así como disponibilidad de transporte confiable.

Transferencia de actividades a proveedores externos (outsourcing)

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La transferencia de actividades a proveedores externos o outsourcing, significa la contratación de proveedores ajenos a las
empresas con experiencia en un campo en particular para que proporcionen a éstas ciertos productos y operaciones. El
propósito que se persigue con ello puede ser reducir costos mediante el ahorro en prestaciones al personal, reducir
personal o reasignar a empleados a tareas más importantes.

Investigación de operaciones
La investigación de operaciones es la aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas en un problema, con el
propósito de disponer de una base cuantitativa para la determinación de la mejor solución.

Redes de tiempo-eventos
El análisis de redes de tiempo-eventos es una extensión lógica de la famosa gráfica de Gantt. A menudo llamada técnica de
evaluación y revisión de programas y método de ruta crítica en su versión básica, esta técnica de planeación y control posee
amplio uso potencial en muchas aplicaciones.

Ingeniería del valor


Un producto puede mejorar al tiempo que sus costos se reducen por medio de la ingeniería del valor, la cual consiste en el
análisis de las operaciones del bien o servicio, la estimación del valor de cada operación y el intento de mejorar esas
operaciones tratando de mantener bajos los costos en cada paso o parte.

1. División del producto en partes y operaciones


2. Identificación de los costos en cada parte y operación
3. Identificación del valor relativo de la contribución de cada parte del producto terminado.
4. Determinación de nuevos métodos para las partes de alto costo y escaso valor.

Simplificación del trabajo


La simplificación del trabajo es un proceso por el cual se busca conseguir la participación de los empleados en la
simplificación de sus labores. Para el efecto se realizan sesiones de capacitación para la enseñanza de conceptos y principios
de técnicas como estudios de tiempo y movimientos, análisis de flujo de trabajo y disposición física de la situación de
trabajo.

Círculos de calidad
El círculo de calidad (CC), es un grupo de personas de la misma área organizacional que se reúne regularmente para
resolverlos problemas que surgen en el trabajo. Los miembros de estos grupos reciben capacitación en solución de
problemas, aplicación de control estadístico de la calidad y trabajo en equipo. Los círculos de calidad suelen abordar
problemas más complejos, cuya solución implica la intervención de varios miembros del equipo. Los equipos se componen
principalmente de trabajadores de línea.

Administración de la calidad total (ACT)


La ACT supone el compromiso a largo plazo de una organización con la mejora continua de la calidad a fin de cumplir y
rebasar las expectativas de los clientes.

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La eficacia de los programas ATC hace obligatoria la participación de los administradores de alto nivel, aunque es
fundamental el apoyo de los trabajadores de la cima hasta la base de la pirámide organizacional. Es obvio que la ATC
demanda libre flujo de la información, vertical, horizontal y diagonalmente.

Si se le aplica con eficacia, la ACT debe dar por resultado una mayor satisfacción del cliente, menos defectos y menos
desperdicio, mayor productividad total, costos más bajos, mayor rentabilidad y una atmósfera en la que la calidad merezca
alta prioridad.

Manufactura esbelta

Administración tradicional administración esbelta

Mejoras esporádicas e inconsistentes Mejoras continuas con avances estratégicos

Satisfacción con “suficientemente bueno” Intención de cero defectos

Aceptación de gran inventario Sistemas de inventario justo a tiempo

Administración con énfasis en el desempeño Administración en equipo (“nosotros”)


Individual

Actitud de que los trabajadores son El problema en todos, pero especialmente de la dirección
la causa de la mala calidad

CAD/CAM Y MAP
El diseño asistido por computadora (CAD), la manufactura asistida por computadora (CAM) y el protocolo de
automatización de la manufactura (MAP) se cuentan entre las piedras angulares de la fábrica del futuro.

CAD/CAM permite a los ingenieros un diseño de productos mucho más rápido que con el método tradicional “lápiz y
papel”.

El protocolo de automatización de la manufactura, consiste en una red de maquinaria y diversos dispositivos de oficina. El
MAP es una sofisticada derivación de las redes de área local (LAN).

CONTROL DEL DESEMPEÑO GENERAL


Existen muchas razones para el control del desempeño general. En primer lugar, así como las metas de una empresa o
división importante deben ser objeto de una planeación general, también deben aplicarse controles generales. En segundo,
la descentralización de la autoridad genera unidades semiindependientes, las que deben ser sometidas a controles
generales permiten medir el esfuerzo total del administrador de un área integrada, en vez de únicamente partes de él.

Muchos de los controles generales de las empresas son de carácter financiero. Dado que las finanzas son la fuerza
unificadora de una empresa, los controles financieros son ciertamente una importante medida objetiva del éxito de los
planes.

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Los controles financieros tienen que adecuarse a las necesidades específicas de la empresa o puesto.

CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS


El estado de pérdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve para determinar los factores de ingresos o costos
inmediatos que explican el éxito o fracaso. Si se le formula como pronostico, les ofrece a los administradores la oportunidad
de influir en los ingresos y egresos, por lo tanto en las utilidades, antes de tener que enfrentarse a hechos consumados.

Naturaleza y propósito de los controles de pérdidas y ganancias


Puesto que la sobrevivencia de una empresa suele depender de sus utilidades y las utilidades son una norma precisa con
base en la cual medir el éxito, muchas compañías hacen uso del estado de pérdidas y ganancias para el control divisional o
departamental. Se trata de una síntesis de los resultados de las operaciones de la empresa. Cuando se le aplica a divisiones
o departamentos, el control de pérdidas y ganancias se basa en la premisa de que si el propósito de la empresa en su
conjunto es obtener utilidades, cada parte para producir las utilidades esperadas se convierte en una norma para la
medición de su desempeño.

Entre más integrada esté la unidad organizacional y más completa sea, más precisos podrán ser los recursos de medición
para el control de pérdidas y ganancias. Por esta razón, éste funciona mejor en divisiones de productos o territoriales, en las
funciones tanto de ventas como de producción de un bien o servicio e hallan bajo la coordinación de un administrador
general.

Las compañías organizadas por funciones emplean ocasionalmente el control de pérdidas y ganancias.

El control de pérdidas y ganancias no se aplica a los departamentos centrales staff y de servicios, la práctica más
satisfactoria es someterlos a otra forma de control, como el presupuesto variable de egresos.

Limitaciones del control de pérdidas y ganancias


La mayor limitación del control de pérdidas y ganancias es el costo de las transacciones de contabilidad y documentación
que implican la transferencia de costos e ingresos dentro de la compañía. El control de pérdidas y ganancias también
pueden ser inadecuado para el desempeño general. Quizá los administradores de alto nivel no deseen ceder mucha
autoridad a sus administradores divisionales, prefieran las seguridades adicionales de un estricto control presupuestal. Otra
limitación es que los administradores pueden terminar por competir entre sí con una agresiva despreocupación en absoluto
útil para la coordinación de la empresa.

CONTROL DIRECTO CONTRA CONTROL PREVENTIVO


Existen dos medios para lograr que la persona responsable modifique sus acciones futuras. El procedimiento normal es
rastrear la causa de un resultado insatisfactorio hasta las personas responsables de él y hacer que corrijan sus prácticas.
Esto se llama control directo. La opción en el área de la administración es desarrollar mejores administradores que apliquen
hábilmente conceptos, técnicas y principios y conciban la administración y los problemas administrativos desde un punto de
vista de sistemas, para eliminar así los resultados indeseables provocados por una administración deficiente. Esto se llama
control preventivo.

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CONTROL DIRECTO

Causas de las desviaciones negativas respecto de las normas


INCERTIDUMBRE: el elemento de incertidumbre incluye todo aquello acerca de lo cual no hay nada seguro. La gran mayoría
de de factores inciertos no permiten siquiera un cálculo de probabilidad, pero pueden hacer fracasar un plan. Los errores
administrativos provocados por sucesos imprevisibles no pueden evitarse.

FALTA DE CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA O JUICIO: entre más alta sea la posición de los administradores en la estructura
organizacional, necesitarán de conocimientos y experiencias más amplios.

PRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVO


Cuanto más alta sea la calidad de los administradores y sus subordinados, menos necesidad habrá de controles directos.

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