ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR:

JUVELYS MEJIA POLO

PRESENTADO A:

EDUAR RONDON OYOLA

FECHA:

16 DE MARZO DEL 2019

BARRANQUILLA/ATLANTICO

SENA
 INTRODUCION
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir
desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste
del griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos que
constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, entidad
pública, privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en forma
única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades.

DESARROLLO
La Ley 594 de 2000 determina la importancia del archivo para las entidades
públicas y privadas al establecer que este “constituye una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia, es testimonio de los hechos y de las obras,
documenta las personas, los derechos y las instituciones. Representan centros de
información institucional que contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de
las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano” y finalmente
“cumpliendo una función probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado
de Derecho”.

En el texto anterior, se evidencia como el archivo influye directamente en cada una

de las actividades que realizamos los seres humanos, esta presente en cada
momento de nuestras vidas y de el dependen la mayoría de nuestras actividades.
No olvidemos que gracias al archivo podemos disfrutar de los conocimientos que
ha adquirido la humanidad a través de los tiempos y que están a nuestra
disposición debido a la existencia de los documentos preservados por las
civilizaciones a través de los años.

Basados en las afirmaciones anteriores, se puede determinar lo importante de los

archivos para la gestión administrativa en una empresa en la actualidad cualquiera
que sea su naturaleza, pública o privada., además de tener personal especializado
en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos
que existen en Colombia y hablan sobre la organización del archivo, tener
cualidades como son la responsabilidad,concentración,prontitud,cordilaidad,sigilo
profesional etc.
La gestión administrativa dentro de las organizaciones ha sufrido drásticos
cambios en los últimos años, estos motivados por la incorporación de nuevas
tecnologías y en general por la globalización económica que exige que las
empresas ofrezcan calidad en sus servicios para poder ser competitivas dentro de
los mercados nacionales e internacionales.

Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de

sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad
pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores,
cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como memoria cobra
importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien organizados no
tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir
tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos
de operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una
incorrecta administración de la información.

En conclusión, el archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social,

política y científica de la humanidad. El archivo es la memoria de una empresa,
entidad pública, privada o un país representada en la conservación de los
documentos, constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento, satisface las necesidades de información eficaz a consultar por
parte de la ciudadanía en general, debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y
consulta. Además recopila, conserva y difunde información registrada en el.
 BIBLIOGRAFIA

https://www.buenastareas.com

file:///C:/Users/ipsuniv/Documents/GESTION
%20DOCUMENTAL/OA.pdf
https://www.importancia.org