¿QUE IMPORTANCIA TIENEN LOS ARCHIVOS?

El fenómeno de la historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, suceso que

liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la
información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la
humanidad. ¿Porque es importante tener un conocimiento sobre los archivos?. Desde
tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que
haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que
convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder en las civilizaciones
posteriores.

Existen culturas que aportaron bastante a este surgimiento documental en las que se
encontraban los egipcios; ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Además también ocurría en china e india. En las civilizaciones de
Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios de
madera y mármol. Adicionalmente los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus
escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla
blanda para dejar escrituras con instrumentos de forma de cuña.

A partir de estas culturas se da inicio a la evolución del archivo. En los siglos XII y XIII se
dan los primeros indicios de documentación con carácter financiero. En el siglo XIV se
encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos
que rigen actualmente, como por ejemplo su seguridad. ¿Qué evolución e importancia
tuvieron los archivos?, siendo en los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más
detallada de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter
general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolución
francesa, cuando toman conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de
concentrar documentos en archivos nacionales, a partir de este acontecimiento se toma la
necesidad de estudiar como archivista.

Ya teniendo en cuenta la evolución que toma los archivos, a partir de ese momento toman
ciertas características, que nos conlleva a que tengamos una mejor conexión y
entendimiento sobre su manejo. Adicionalmente ¿Qué ventajas nos proporciona los
archivos?, es muy importante tener en cuenta el conocimiento de los archivos, ya que en
el transcurso del tiempo los archivos toman unas cualidades que tiene que ver
propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de una manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, sus características esenciales de
los documentos que compone un archivo tales como; los económicos, los simples, los
funcionales, los exactos y los técnicos.

Por otra parte la importancia de los archivos se basa en una clasificación de acuerdo con
el uso o tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales. Tales como,
¿Qué es un archivo activo?, son documentos del año actual o años anteriores que se
encuentran en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentran en el proceso de consulta. ¿Qué es un archivo
semiactivo?, son documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es
menor, y ¿Qué son archivos inactivo?, son documentos con una durabilidad perpetua en
el periodo de conservación, pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado
de forma continua.
Otros de los puntos que debemos tener en cuenta sobre la “importancia de los archivos”,
es la categorización que estos representan, ya que es un ente que regula las sanciones y
responsabilidades del archivo, tales como: Archivo General de la Nación, archivos
territoriales y archivos de organización del estado.

Seguidamente con la aplicación que se le está dando en el medio actual, hay empresas,
organizaciones o entidades que no tienen un manejo adecuado con sus archivos o
documentación, ya que presentan muchos inconvenientes a la hora de necesitar un
documento, por eso es muy importante que la persona que está a cargo de la parte
archivista, tenga un conocimiento de la conceptualización y la normativa archivística
para la organización documental, ya que esta le permitirá tener un mejor desempeño a
la hora de ejercerlo y lo ayudara a desenvolverse mucho más rápido en su entorno
laboral.

Por ultimo quiero concluir que, los archivos son importantes para las entidades, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a
que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que puedan requerir la
empresa o entidad.

Y en mi aporte muy personal, toda persona que cumpla al pie de la letra la importancia de
ser archivista, va a tener un desempeño muy profesional y satisfactorio, porque no le va a
quedar grande como se dice ejercer este labor, que es muy importante hoy en día, por
qué ser archivista es la base fundamental del éxito de las empresas o entidades.