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En mi caso, voy a referir una conversación que sostuve por teléfono con un cliente
de mi esposa, ya que ella elabora artesanías y las vende en la residencia, y el
cliente llamó a solicitar información sobre uno de los productos.
b. Escucha: Escuché con atención y con interés sus preguntas, para que el
cliente se sintiera de manera optimista. Fui muy flexible con mi interlocutor.
• Cognitivo
• Emocional
• Comportamental
Para conseguir una comunicación que resulte eficaz y grata, tendría en cuenta
estas cuatro cuestiones:
- Utilizar la empatía
1. UTILIZAR LA EMPATÍA
B) La reformulación:
1ª. Recibir la información sin interrumpir al emisor ni interferir en lo que nos llega
con nuestros sentimientos e ideas.
3ª. Reflejar el sentido del mensaje ante la persona que nos lo envió, para
comprobar que quien nos habla está diciendo lo que quiere decir, lo comprende y
se reafirma en ello.
En nuestra cultura existen una serie de marcos de encuadre que sirven para
suavizar las relaciones, dando modelos y pautas de conductas comunicativas: son
los rituales, que se aprenden durante los procesos de socialización y que se
pueden definir como un conjunto de conductas prefijadas que facilitan las
relaciones entre las personas: el ritual del duelo, por ejemplo.
Como ejemplos de rituales en el mundo profesional podemos poner tres: el uso del
tú y el usted; el uso de la burocracia y la cortesía como elemento transversal.
Escuchar su nombre es la mejor melodía que puede oír cualquier persona, porque
percibe un interés y una cercanía afectiva por parte del otro. Eso consigue que se
estimulen las emociones positivas.
Si el uso del nombre propio implica cercanía y amistad, cuando se emplee hay que
rodearlo de una mirada directa, de sonrisa, de un tono amable en la voz, etc. para
no destruir sus posibles efectos positivos.
El uso del tú y del usted sirve para dar la imagen de un cierto status social, de
clase o de categoría. Las formas "correctas" y suaves (que envuelven la actitud
cortés) son un mecanismo agradable que hace fácil y satisfactoria la
comunicación sin restarle la condición de eficaz.
B) Saber preguntar.
C) Manejar la voz.
D) Usar la sonrisa.
-Hablar lo necesario.
- Concentrarse.
- Preguntar.
- No discutir nunca.
- El registro del mensaje: Es necesario tomar notas que permitan recordar los
puntos fundamentales de la conversación.
- El feed-back: Es la respuesta del receptor del mensaje al emisor del mismo para
demostrar que está escuchando (que el hilo comunicativo no se ha interrumpido) y
de esta manera incentivar a que continúe hablando
B) SABER PREGUNTAR
C) MANEJAR LA VOZ
D) USAR LA SONRISA
- Acogida: Acoger significa hacer que alguien se sienta bien en nuestra compañía.
Y puesto que usando el teléfono no existe una segunda oportunidad para causar
una primera impresión, se debe ser especialmente cuidadoso. Debe ser corta,
precisa, concreta y amable. Siempre se debe nombrar la empresa y saludar. Se
debe ser amable, utilizar un tono cálido, una elocución lenta y una articulación
clara y dinámica.
- Cierre y despedida: en toda recepción de llamadas, sea del tipo que sea, es
muy importante la despedida porque ésta fija una imagen de profesionalidad.
Conviene precisar el compromiso y saludar.