Sistematización en las organizaciones una tarea vital

 Sistematizar significa crear un sistema y sólo eso. Y un sistema es un conjunto de

elementos que funciona a favor de nuestros objetivos, pero que en principio, nos
ayuda a comprender y razonar entorno al cómo hacemos, qué hacemos y por qué lo
hacemos.
 Este concepto se concentra en la gestión del proceso como un flujo de información
que debe ser definido primero y optimizado permanentemente.
 Las actividades por realizar son muchísimas y bien sabemos los emprendedores, que
el orden que genera la sistematización en las organizaciones, es importante y por
ello es imprescindible conocer de qué se trata y aplicarlo a nuestros
emprendimientos.
 Hoy que hablamos de enfocarnos en la Innovación, esta herramienta de la
Administración clásica, puede acoplarse perfectamente a la creación de valor, desde
la identificación coherente de cada elemento participante en el día a día de nuestros
negocios.

Por tanto, no estamos tan lejos de poder resucitar y utilizar con éxito estas ideas para
beneficio de nuestras nuevas organizaciones.
¿Cómo sistematizar? ¿Qué es necesario identificar?

 Para sistematizar debemos emprender la creación de un sistema y así poder observar

nuestra organización en funcionamiento.
 Lo primero por realizar comprende identificar las tareas.
 Sin duda puede ser una oportunidad irrepetible para optimizar lo que hacemos, revisar,
rediseñar y elegir bien, qué queda y qué no.
 Luego de identificar las tareas, los recursos necesarios y los objetivos (salidas) podremos
ver todo en "modo proceso".
 Para que el "Sistema" quede configurado, requerimos analizar aspectos de integración de
áreas, evitar duplicidad de funciones, tener claro cómo producimos "información" y ser
capaces de presentarla en forma coherente.
 Los últimos puntos por realizar tienen que ver con la Toma de decisiones, parte inherente
del sistema tanto como el proceso de Feedback (retroalimentación) y corrección.

La compra de un software resulta ideal luego de tener claro todos estos enfoques, de modo
que adecuamos el software a nuestros objetivos y no al revés, desvirtuando nuestra
estrategia central (ese modo especial de hacer la cosas).

La actividad o procedimiento como centro del sistema

Cada actividad importante en la organización, debe estar listada y detallada y cada

actividad sin importante, debe apuntar a ser eliminada, de modo tal, que la organización se
optimice. Es por ello que la "actividad" o "procedimiento" o "proceso" es el centro del
sistema.

A continuación proponemos una definición de Actividad desde el punto de vista de qué

elementos debería comprender. Una lista útil para la etapa de levantamiento de información
dentro de la sistematización de las organizaciones:

 Responsable(s)
 Objetivos
o Por plazo
o Por resultados
 Actividades de preparación o previas
 Ingreso de información (input)
 Lista de tareas (corazón de la actividad)
 Actividades complementarias
 Actividades de cierre
o Procesos de validación
o Procesos de control
o Otras actividades complementarias
 Salida de información

El éxito de un Sistema de Información Gerencial

El éxito de un SIG tiene relación directa con el valor que agrega al cliente de cada proceso
y por ende, el valor resultante que todas las actividades añaden a la organización.

Sabiendo lo anterior, el otro lado de la moneda, en cuanto al éxito de un sistema de

información gerencial tiene que ver con su capacidad de integración y el nivel de fluidez
que propone al ejecutarse.

Las actividades que brindan soporte al éxito de un SIG, entre otras que podrían ser
específicas, son estas:

 La validación permanente o feedback (que debe institucionalizarse)

 El análisis de la información (que debe materializarse como un flujo de prevención en la
gestión)
 La duplicidad de funciones (que debe evitarse a toda costa)
 La optimización del organigrama (que debe adecuarse al crecimiento y desarrollo
permanentemente)
 El uso de recursos (que debe optimizarse entre las áreas para evitar costos acumulados no
ejecutados)
 La toma de decisiones y el factor humano (que debe integrarse o vincularse a nivel
gerencial)
 La velocidad de las operaciones (que debe mirarse desde el punto de vista de la
conveniencia comercial y la efectividad y eficiencia de cada operación).

Monitoreo de factores internos y externos

Hoy el cambio es acelerado. Es por ello importante que la sistematización considere revisar
de forma permanente las definiciones del Sistema para entender si existen factores dentro o
fuera de la organización que pueden rediseñarse o tal cual nuevas estrategias, incorporarse.

Cambios en el mercado, en el cliente o en los grupos de interés, nuevas contrataciones,

nuevas exigencias, fusiones, consorcios. De un modo u otro, mucho puede afectar las
operaciones y por ende, los procedimientos. El reto consiste en validar si los conceptos y
niveles de éxito inclusive, pueden seguir siendo los mismos.

Un factor interno clave en el proceso de sistematización de las organizaciones tiene que ver
con la aceptación y ejecución del propio sistema dentro de la organización.

El consejo aquí tiene que ver con los niveles de participación y aporte, que todos los
colaboradores deben tener en él, gracias a las vinculaciones y el trabajo en equipo para
definirlo, de allí que procesos como éste sean claras oportunidades para la integración
social dentro de las organizaciones.

Monitoreo de factores internos y externos

En Overflow estaremos muy gustosos de poder brindarles lo mejor de nosotros a favor de la

sistematización de sus organizaciones. ¡Éxitos!