PARALELO CLASES DE DOCUMETOS.
El documento por su estructuración es medio de comunicación de información y conocimiento. se
caracteriza por su suporte físico o material, el mensaje y la información que conlleva y la facultad
intrínseca de transmitir e infundir ese conocimiento . hay dos tipos de docuemto .
DIFERENCIAS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
 Determinado por el lugar donde se encuentra
toda la información, producida o recibida por
una entidad pública o privada , en razón de
sus actividades y funciones .
 Son en físico , se realizan en papel y
respectivamente se archivara en un ampo ,
folder,entre otros .
 Tendrán las siguientes características :
Características internas: hacen parte de la esencia.
1. Entidad productora. empresa o autor que
expedí el documento
2. Orígenes funcionales: función cargo o tramite
que motiva la elaboración y producción del
documento.
3. Fecha y lugar de producción: señala con
precisión el origen del documento.
4. Contenido sustantivo .cuerpo o contenido del
documento.
Características externas: son características que no
dependen del cuerpo.
1. Clase: el tipo de mensaje que desea trasmitir
el documento sea textual o no textual.
2. Tipo: motivo que genera la creación del
documento.
3. Forma: señala específicamente su contenido
en original y copia.
4. Formato: refleja la presentación en físico.
5. Cantidad: hace referencia al núm. de
ejemplares.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
 Toda la información enviada , generada,
recibida ,alamacenmda o acumulada por un
medio electrinico .
 Para la gstion documental esta la
digitalización, que conciste en la captura de
la información y su transformación a formato
digital , para que se pueda maipular desde un
ordenador .
 También hay documentos electrónicos de
archivo que cumlen su acción durante todo el
ciclo vital docuemntal .
 Los medios tecnológicos rebasan la
concepción de escrito , ya que brindan gran
variedad de posibilidaes de transporte de
información como son soportes
multimediales, archivos informaticos
,paginas web entre otros .
 A diferencia de un archivo físico , el
elctronico permite que se conserve de forma
mas segura la información , y s evite la
perdida de docuemtos .
 A diferencia del papel , las imágenes
seconservan con nitidez
 Se reduce en las areas de archivo físico ,lo
que implica ahorro monetario .
 Documentos
de archivo .

1. Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad

de personas e instituciones .surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.
2. Se pueden encontrar documentos de archivo como apoyo informativo por ejemplo
publicaciones, fotocopias d legislación, folletos, copias de escritos, boletines oficiales,
circulares.
3. El archivero es una forma activa en la gestión documental, desde la producción misma de
los documentos, definiendo tipos de documentales.

Documentos
electrónicos .

1. Permite comunicar varias empresas, entre si por medio de las nuevas tecnologías.
2. Ahorra gran cantidad de papales y dejar de entender lo que llamamos depósito de
papeles.
3. Se realiza lo que es metadatos donde, la cual me permite transferencias de datos, la
documentación de datos.