Level 1: INTERNAL AUDIT 

Q1. Matching the supplier’s invoice, the purchase order, and the receiving report normally should be the  
responsibility of the 
a) warehouse receiving function 
b) purchasing function 
c) general accounting function 
d) treasury function 

Response: 

The correct option is (c)  

Justification for answer: 

The  function  of  the  warehouse  department  is  to  receive  the  goods  ordered  and  that  of  the  purchase 
department is to prepare the purchase order. Further, the role of the treasury function is cash and liquidity 
management, funding and capital markets, etc. Hence the matching of the supplier’s invoice, purchase 
order, and the receiving report comes under the scope of the general accounting function due to which 
option (c) is correct. 

Q2. While performing an internal audit, the audit team observed that there have been various instances 
wherein the company has failed to bill its customers for some shipments. You have to suggest the audit 
team regarding which of the following control procedures may prevent the failure to bill customers for 
some shipments? 
a) Each shipment should be supported by a pre‐numbered sales invoice that is accounted for. 
b) Each sales order should be approved by authorized personnel. 
c) Sales journal entries should be reconciled to daily sales summaries. 
d) Each sales invoice should be supported by a shipping document. 

Response: 

The correct option is (a)  

Justification for answer: 

If the shipment already contains a pre‐numbered sales invoice, then it itself establishes the fact that the 
shipment  sent  to  the  customer  has  already  been  billed  and  will  help  in  controlling  the  failure  to  bill 
customers for shipments. Hence, option (a) is correct. 

Other options are not correct as they will not help in reducing the failure to bill customers for shipments. 

Q3. The internal auditor should maintain the confidentiality of the information acquired in the course of 
his work and should not disclose any such information to: 

© The Institute of Chartered Accountants of India

 a) a third party 
b) employees of the entity, without the specific authority of the management/ client 
c) employees of the entity, unless there is a legal or a professional responsibility to do so. 
d) All of the above 

Response: 

The correct option is (d)  

Justification for answer: 

As per Standard on Internal Audit (SIA) 2 Basic Principles Governing Internal Audit, the internal auditor 
should maintain the confidentiality of the information acquired in the course of his work and should not 
disclose any such information to a third party, including the employees of the entity, without the specific 
authority of the management/ client or unless there is a legal or a professional responsibility to do so. The 
internal auditor, therefore, needs to ensure that there are well laid out policies and controls to protect 
confidentiality of the information. Hence, option (d) is correct. 

Q4. An internal audit schedule should be prioritized on the basis of all of the following criteria EXCEPT the 
a) size of the auditee’s department 
b) cost of the activities 
c) risk of the activities 
d) management’s requests 

Response: 

The correct option is (a)  

Justification for answer: 

The size of the auditee’s department is not a major criterion while finalizing an internal audit schedule as 
any actual  or  suspected  frauds or any other misappropriation of  assets can also  occur  in a small  sized 
department of an auditee. Hence, an internal audit schedule is largely dependant upon the criteria viz. cost 
and risk of activities and management’s requests. Thus, an internal audit schedule should not be prioritized 
on the basis of size of the auditee’s department and accordingly, option (a) is correct.  

Q5. The company from which you are pursuing your articleship training is the internal auditor of XYZ Ltd. 
You are a part of the audit team which has been assigned the internal audit of Purchase Department of 
XYZ Ltd. for the quarter ending 30.06.2018. While conducting the internal audit of the said department, 
you have noticed various discrepancies between the quantity of goods ordered and the quantity actually 
received from the vendors. The reason for the same is that the receiving clerk does not match the required 
documents  while  receiving  the  goods.  While  preparing  your  internal  audit  report,  you  suggest  the 
management that to avoid the said discrepancies, when goods are received, the receiving clerk should 
match the goods with the 
 

© The Institute of Chartered Accountants of India

 a) purchase order and the requisition form 
b) vendor’s invoice and the receiving report 
c) receiving report and the vendor’s shipping document 
d) vendor’s shipping document and the purchase order 

Response: 
The correct option is (d)  

Justification for answer: 

As  any  discrepancy  between  goods  ordered  and  goods  dispatched  by  the  vendor  can  be  traced  after 
matching the vendor’s shipping document and the purchase order, option (d) is correct. 

As the quantity of goods sent by the vendor shall be the same in vendor’s invoice, receiving report and 
vendor’s shipping document, options (b) and (c) are incorrect.  

Further, as requisition form is a document through which materials required are requested and purchase 
order is an order through which goods are ordered, both do not contain the quantity of goods received, 
hence, option (a) is also incorrect. 

© The Institute of Chartered Accountants of India