REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS EN LA EMPRESA DELAWARE TECHNOLOGIES
& SYSTEMS C.A. EN MATURÍN, ESTADO MONAGAS.

Propuesta de Trabajo de Grado como requisito parcial para optar al Título de

Ingeniero de Sistemas

Autor(a): ​Br. Gabriela Alejandra Mayró Caña

Tutor:​ Ing. Diana García
Docente de la Asignatura:​ Ing. Néstor Machado
Asesor Metodológico:​ Msc. Danny Fermín
Maturín, Enero de 2018
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Contextualización del problema

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios referentes al análisis de
la información como factor clave para la toma de decisiones y el desempeño de
cualquier actividad empresarial. Una organización, según Chiavenato I. (2009) "es un
conjunto de personas que actúan juntas y dividen las actividades en forma adecuada
para alcanzar un propósito común que serían inalcanzables en forma individual" (p.
24). En otras palabras, las organizaciones se conforman por grupos de personas que
trabajan de manera ordenada y armoniosa durante un periodo de tiempo para
conseguir completar los objetivos y/o metas propuestas en la empresa. Para
conseguirlos, resulta importante manejar el flujo de los datos y de la información de
una manera coherente, sabiendo identificar la información que se utilizara en cada
situación y donde encontrarla.
Todo ello resulta complicado, ya que en muchas ocasiones, dentro de las mismas
organizaciones pueden surgir continuamente problemas, tales como la deficiencia en
sus procesos operativos, fallas en la toma de decisiones, falta de información, mala
comunicación y el no poseer herramientas que ayuden a que los datos y la
información se integren de mejor manera para su posterior uso. Estos problemas, dan
lugar a la búsqueda y aplicación de soluciones para proporcionar en la organización
cambios positivos y mejoras significativas. Por consiguiente, administrar
correctamente como se maneja o se mueve la información referente a cada proyecto
en la organización y realizar los controles pertinentes para completarlos no es fácil,
el buen manejo de esta puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso para
todos los proyectos que se emprendan dentro de la empresa que busca el crecimiento
y el éxito.
En Venezuela las pequeñas, medianas y grandes organizaciones atraviesan muchos
desafíos para asegurar un buen lugar en el mercado. La dinámica actual de la
sociedad venezolana ha ido dejando en el pasado paradigmas organizacionales
tradicionales para darle paso a nuevos conceptos para el desarrollo de organizaciones
inteligentes, que permitan un aprendizaje continuo consigo mismas y con su entorno,
y a su vez estén en constante construcción desde una visión sistémica e innovadora,
según las demandas y exigencias del entorno social.
Precisamente desde este contexto en las organizaciones venezolanas la
administración de proyectos y el correcto flujo e integración de la información de los
mismos ha obtenido un gran valor y desarrollo, ya que en los últimos años se ha
generado la necesidad de poder administrar un número cada vez más grande de
proyectos cada uno diferente del otro cumpliendo con requerimientos específicos que
puedan exigirles sus clientes, además de ello cada proyecto puede encontrarse en
diferentes etapas dentro de su ciclo de vida, lo cual ha representado nuevos retos
empresariales.
Delaware Technologies & Systems C.A., constituida en Febrero del año 2012 en la
Ciudad de Maturín, estado Monagas al oriente de Venezuela, es una empresa privada
dedicada a la prestación de amplios servicios multidisciplinarios de ingeniería y
consultoría. Esta se encarga de proveer servicios en proyectos de ingeniería, como
Edificaciones, Urbanismos, Vialidad, Topografía, Avalúos Inmobiliarios, Servicios
de Digitalización de Proyectos, así como también en Auditorias e Inspección de
Obras, de alta calidad, utilizando personal calificado para cada actividad.
Asimismo, como en la mayoría de las organizaciones dedicadas a este ámbito
económico, hacen uso de distintas herramientas tecnológicas para el cálculo de los
proyectos, estimaciones de presupuestos y la planificación de los mismos, por el
contrario, sin el uso de ellas tendrían que realizarse esfuerzos mayores para obtener
información relevante. Ciertamente, como en cualquier empresa en crecimiento,
aumenta el volumen de la información de modo proporcional a dicho crecimiento, de
esta manera también se ha elevado la cantidad de documentación que es generada por
los proyectos que se ejecutan. Si se desea extender la utilidad que posee esta
información, la empresa debe administrarla de forma correcta, ya que a partir de ella
se podrán tomar decisiones que incidan positivamente en los procesos de la
organización.
Los principales procesos que se realizan en la empresa y que producen un flujo
importante de datos e información giran alrededor de la planificación, administración,
ejecución y control de proyectos. Desafortunadamente se ha visto afectado el
rendimiento de la empresa por la manera de transmitir y/o planificar la información
internamente, esto se origina por el aumento de la cantidad de información que se
maneja en la empresa, como consecuencia a ello, existen retrasos en la entrega de los
proyectos e incremento de la pérdida de información y falta de seguimiento en el
control de documentos.
Lamentablemente, existe en la empresa una falta de orden o disposición de los
documentos que conforman un proyecto. Dicha documentación es generada por
distintos programas informáticos que utilizan la empresa para realizar los cálculos, la
planificación, presupuestos y el modelado de cada proyecto. Esa falta de disposición
u orden de documentos se origina porque la información es guardada en archivos y
carpetas diferentes en el servidor de la organización y en las computadoras de los
empleados, lo que ha ocasionado duplicación de los documentos y hasta su pérdida,
pues se guardan en carpetas de proyectos diferentes. Ocasionando así atrasos o
complicaciones dentro de los procesos organizacionales impactando de forma
negativa a los proyectos que se deben entregar, incrementándose los tiempos de
entrega, los costos y la calidad.
 Otro aspecto que destaca, son los posibles retrasos que se genera en cuanto a la
toma de decisiones con respecto a las subcontrataciones de servicios. Esto es
acarreado por el hecho de que todos los datos de contacto y descripciones sobre sus
servicios no están almacenados en un solo archivo o carpeta para hacer un
seguimiento de los mismos y medir su desempeño. Como consecuencia a ello, la
compañía no puede controlar los costos, orientarse según la excelencia del servicio y
mitigar el riesgo para lograr un valor incremental de los servicios durante el tiempo
de vida del contrato. Y para asegurar que los servicios subcontratados cubren con las
necesidades inmediatas de la organización y aprovechar las oportunidades de mejora
y desempeño, se requiere contar con la información correcta, la cual debe ser
relevante y pertinente.
Por las razones anteriores, en la empresa Delaware Technologies & Systems C.A.,
pueden seguir perdiendo clientes, prestigio e ingresos económicos, ganándose una
mala reputación por la desorganización, ya que no pueden manejar una cantidad
importante de proyectos. Es por tal situación, como solución a los problemas
observados se hizo necesario el diseño de un Sistema de Información para la
Administración de Proyectos en la empresa Delaware Technologies & Systems C.A.
en Maturín, Estado Monagas. Realizado bajo tecnología web, el mismo constará de
tres módulos que permitirán la administración de los proyectos que se desarrollan en
esta organización, comunicar eficazmente las tareas, y brindará una visión general del
estado en que se encuentran dichos proyectos como de los detalles de cada una de las
tareas que comprenden.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General
 Desarrollar un Sistema de Información para la Administración de Proyectos en la
Empresa Delaware Technologies & Systems C.A. en Maturín, estado Monagas, con
la finalidad de servir como herramienta tecnológica para la administración de los
proyectos que se realizan en la empresa.

Objetivos Específicos

1. Diagnosticar la situación actual en la empresa Delaware Technologies &

Systems C.A., con el fin de estudiar los procesos que giran alrededor de la
administración de proyectos en la empresa.
2. Analizar las necesidades y requerimientos del cliente con la finalidad de obtener
los requisitos del sistema.
3. Definir las actividades que se deben desarrollar con el propósito de crear los
planes para el diseño del sistema.
4. Diseñar la arquitectura del sistema, a partir de los requisitos recopilados, con el
fin de satisfacer ciertos requerimientos clave para el sistema.
5. Desarrollar el sistema de información y el entorno tecnológico que le dará
soporte, con la finalidad de mejorar la administración de los proyectos que en la
empresa emprenden.

Justificación de la Investigación

En las organizaciones dedicadas a la prestación de amplios servicios

multidisciplinarios de ingeniería y consultoría, se ha vuelto importante plantearse
estrategias que estén dirigidas a mejorar la administración de los proyectos que allí
desarrollan, con el propósito de manejar la información referente a cada proyecto de
forma eficiente. Teniendo en cuenta que la administración de proyectos, implica la
administración de las tareas de los mismos, en donde están establecidos términos de
tiempo, costos y de realización.
De manera que, la importancia de esta investigación radica en proporcionar un
sistema de información para la administración de proyectos que contribuya a la
creación de estrategias que ayuden a agilizar y llevar de modo eficiente este proceso y
mejorar las formas en la cual se realiza la integración de los datos referentes a cada
proyecto, como se comunican las tareas a los empleados en la organización y las
tomas de decisiones en cuanto a subcontrataciones se refiere.
Se debe agregar que el presente proyecto se justifica técnicamente porque se va a
diseñar un sistema de información al que se pueda ingresar utilizando internet, este
sistema, permitirá unificar e integrar todos los datos y todos los documentos
referentes a los proyectos que se realizan en la organización. Así mismo, permitirá la
comunicación de actividades a los empleados para que así realicen sus tareas de
manera eficiente. Además, este sistema permitirá administrar información relevante
de proveedores, que ayudaran a la organización con la toma de decisiones.
De manera económica, la implementación de este sistema incorpora muchos
beneficios, la mejora de los procesos descritos en la contextualización del problema
significaría aumento de ingresos monetarios, mejor reputación y posicionamiento en
el mercado. El alcance social de esta investigación beneficia tanto a la empresa, como
a sus empleados, la esencia principal del proyecto es que se utilice de manera
autónoma el sistema, y por otro lado que los empleados se familiaricen con su
interfaz de manera natural. De modo que le permita a la empresa cambiar el modelo
de trabajo que viene utilizando para la administración de los proyectos y que resulte
interesante su utilización para reducir los tiempos de comunicación y ejecución de
tareas.
 Cabe destacar, que la realización del presente proyecto va orientado al aporte de
ideas y búsqueda de alternativas en la implementación de una propuesta que
contribuya a mejorar la administración de proyectos en una determinada
organización. De allí su importancia, como fuente de consulta para otros
investigadores y material de apoyo para el Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”, así como otras instituciones educativas de nivel superior y al
resto de personas que puedan mostrar algún interés por el tema.