You are on page 1of 10

MAKALAH AUDIT MANAJEMEN

“AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN”

Kelompok 7 :
Siti Sa’adia C 301 16 006
Sitti Nur Fadhilah C 301 16 075
Iir Winarti C 301 16 084
Dwi Mirantika C 301 16 092

PROGAM STUDI S-1 AKUNTANSI


FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TADULAKO
2019
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI …………………………………………………................. i


BAB I PENDAHULUAN
I.I Latar Belakang ……………………………………….. 1
I.2 Rumusan masalah ……………………………………. 1
I.3 Tujuan ………………………………………................ 1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Tujuan dan Manfaat Audit …………………................. 2
2.2 Ruang Lingkup Audit …………………........................ 2
2.3 Langkah-Langkah Audit ………………….................... 3
2.4 Proses Pengadaan Barang/Jasa …………………...........
2.5 Kecurangan dalam Pengadaan …………………........... 4
2.6 Audit atas Organisasi Pengadaan …………………....... 4
2.7 Audit atas Proses Pengadaan …………………............. 6
BAB III PENUTUP
3.1 Simpulan ……………………………………………... 7
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………... 8

i
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penetuan ekonomisasi
suatu organisasi. Ekonomisasi merupakan bagian dari strategi keunggulan bersaing
perusahaan, yaitu kemampuan memperoleh input dengan pengorbanan terkecil dari berbagai
alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan. Tiga tahapan
penting dalam proses pengadaan meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan,
dan tahap penanganan atas barangjasa yang diterima.
Pada tahap proses pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa
proses pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif,
adil dan akuntabel. Sementara pada tahap penerimaan barang, pengendalian memastikan
bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi, kuantitas,
maupun kualitasnya. Beberapa masalah muncul terkait pengadaan barang/jasa. oleh karena
itu diperlukannya audit untuk menangani masalah tersebut. Audit atas fungsi pengadaan
melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang
digunakan dalam menjalankan aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan
penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima.

1.2 Rumusan Masalah


1. Apa saja tujuan dan manfaat audit
2. Jelaskanlah ruang lingkup audit ?
3. Apa saja langkah-langkah audit ?
4. Bagaiman proses pengadaan barang/jasa ?
5. Apa saja kecurangan-kecurangan dalam pengadaan barang/jasa?
6. Bagaimanaaudit atas organisasi pengadaan ?
7. Bagaimana audit atas proses pengadaan ?

1
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Tujuan dan Manfaat Audit


Sesuai dengan tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa sesuai dengan
kebutuhannya dengan pengorbanan yang minimal (ekonomis), tujuan audit atas fungsi ini
adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh mengenai apakah pengadaan telah
mampu memenuhi kebutuhan akan barang/jasa perusahaan dengan pengorbanan minimal,
sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. Secara umum, tujuan dan fungsi pengadaan
meliputi:
1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
2. Menilai ekonomisasi, efesiesi, dan efektivitas pengadaa; serta melindungi aset
perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalahgunaan, dan berbagai
bentuk penyimpanan lainnya.
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang
dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodik,
termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas.
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan
yang berlaku.

2.2 Ruang Lingkup Audit


Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi
pengadaan, baik organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan pengadaan,
perencanaan, proses dan penyelesaian pengadaan (penerimaan barang/jasa). Ruang lingkup
audit, meliputi:
1. organisasi pengadaan.
2. Proses penegadaan, terdiri atas : perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan
pembayaran dan pelaporan.
Ruang lingkup dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan kompleksitas sistem
pengadaan di masing-masing organisasi. Proses pengadaan pada organisasi yang melibatkan
dana masyarakat (memiliki akuntabilitas publik) mungkin lebih kompleks jika dibandingkan

2
ndengan perusahaan yang tidak memiliki akuntabilitas publik karena tuntutan atas
akuntabilitas dan transparansi pada perusahaan tersebut lebih besar.

2.3 Langkah-Langkah Audit


Audit atas fungsi pengadaan adalah untuk menilai apakah proses pengadaan telah
sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik, sesuai dengan tujuan, proses audit harus
mampu mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan
penilaian atas kesesuaian praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya.
Secara umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi
hal-hal berikut.
1. Perencanaan audit. Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa harus direncakan untuk
memastikan audit berjalan dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efesiensi,
dan efektivitas pengadaan barang/jasa. Perencanaan audit menyangkut:
a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit.
b. Penentuan jadwal audit.
c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit.
Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan
beberapa hal termasuk:
a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit
b. Area audit yang signifikan.
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit.
3. Pelaporan
4. Tindak lanjut hasil audit.

2.4 Proses Pengadaan Barang atau Jasa


Proses pengadaan barang dan jasa harus mencermankan keinginan organisasi untuk
mendapatkan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien, dan
efektif. Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan,
pelaporan dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Setiap aktivitas pada masing-masing tahap
tersebut dipandu oleh sistem, prosedur, dan kebijakan sebagai pedoman tata kelola pngadaan
yang baik.

3
1. Perencaan Pengadaan. Perencaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas
barang/jasa (input) dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan
penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia.
2. Pelaksaan Pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai
dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan,jenis barang /jasa yang akan dibeli, dn
besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
3. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang. Setelah proses pengadaan menghasilkan
pemasok terpilih, panitia pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
barang/jasa yang diterim telah sesuai dengan pesanan baik dalam kuantitas yang diterima,
tingkat kualitas, dan waktu penyerahannya.
4. Pembayaran dan Pelaporan. Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses
pengadaan. Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut
telah dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihk berwenang.

2.5 Kecurangan dalam Pengadaan


Fungsi pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak
memiliki cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Untuk
mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang mungkin dilakukan:
1. Berkolusi dengan pihak pembeli dalam menentukan harga penawaran.
2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit untuk
memenuhinya.
3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender maupun
dalam serah terima barang/jasa.
4. Memberikan sogokan
Untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan dalam pengadaan ini, sistem
pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efesien berdasarkan prinsip-prinsip
pengadaan berikut ini. (1) Nilai uang, (2) Kejujuran dan keadilan, (3) Akuntabel dan
transparan, (4) Efesiensi, (5) Kompetensi dan integritas.

4
2.6 Audit atas Organisasi Pengadaan
Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan kebutuhan
barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi barang/jasa yang
diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan
mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi diatasnya.
Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012, menetapkan tingkatan ingkatan jabatan yang
harus bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pengadaan barang/jasa
pemerintah antara lain : (1) Pengguna anggrana (PA), (2) Kuasa pengguna anggaran (KPA),
(3) Pejabat pembuat komitmen (PPK), (4) Unit layanan pengadaan (ULP), (5) Pejabat
pengadaan, (6) Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan, (7) Aparat pengawas intern
pemerintah (APIP). Organisasi (perusahaan) swasta mungkin memiliki struktur organisasi
pengadaan yang lebih ringkas (tidak terlalu birokratis).tetapi tetap berpedoman pada tata
kelola pengadaan barang/jasa yang ekonomis.
Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman pengadaan yang merupakan seperangkat peraturan, kebijakan,
kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman dalam semua aktivitas
pengadaan. Pedoman pengadaan juga mensyaratkan adanya administrasi dan dokumentasi
yang lengkap pada setiap tahapan proses pengadaan. Prinsip – prinsip pemisahan tugas harus
tertuang jelas dalam peraturan tersebut, dimana fungsi – fungsi pencatatan, fungsi
penyimpanan, dan fungsi operasional harus terpisah satu sama lain. Hal ini dimaksudkan
untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal antarfungsi sebagai
bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian ats efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini, auditor
menilai ketepatan : (1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi
perusahaan, (2) Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien, (3) Kompetensi personalia yang
menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa, (4) Kecukupan prosedur
pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik.

5
2.7 Audit atas Proses Pengadaan
Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok
(pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak
pengadaan.
1. Audit atas Perencanaan Pengadaan. Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi
kebutuhan setiap unit pengguna atas barang/jasa.perusahaan harus memiliki daftar
kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar
kualitas, dan waktu penggunannya.
2. Audit atas Pelaksanaan Pengadaan. Metode yang secara umum digunakan dalam
pengadaan barang/jasa adalah pembelian langsung, penunjukan langsung, tender
terbatas, dan tender terbuka. Untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat rutin, banyak
perusahaan saat ini hanya melakukan transaksi dengan pemasok tertentu dalam
pengadaan barang/jasanya. Sedangkan untuk pengadaan barang/jasa yang tidak bersifat
rutin atau merupakan investasi dan melibatkan sumber daya keuangan yang besar,
perusahaan mungkin melakukannya melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai
dengan besarnya nilai pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.
3. Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa. Kecurangan masih mungkin bisa
terjadi setelah kontrak ditandatangani. Maka dari itu, tahap pelaksanaan/pengiriman
harus mendapatpehatian yang serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini
dapat berakibat pada: (1) Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau
standar pelaksanaan lainnya. (2) Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan
secara pribadi oleh pihak tertentu. (3) Adanya praktik pembiaran gratifikasi. (4)
Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar. (5) Penyajian faktur yang lebih besar atau
lebih kecil.
4. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan. Pembayaran dan pelaporan adalh bagian
terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban
organisasi kepada pihak pemasok dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

6
BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan
Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan
fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitas, perencanaan, proses
pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima. Tujuan audit atas fungsi
ini adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh mengenai apakah pengadaan telah
mampu memenuhi kebutuhan akan barang/jasa perusahaan dengan pengorbanan minimal,
sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. Audit ini memiliki beberap ruang lingkup
meliputi : organisasi pengadaan dan proses penegadaan. Proses pengadaan barang/jasa
meliputi beberapa langkah yaitu perencanaan audit, pengumpulan dan evaluasi temuan audit,
pelaporan, tindak lanjut hasil audit.
Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan
dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan
pemenuhan kebutuhan barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan
spesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi
pembayarannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi
diatasnya. Kecurangan dalam pengadaan barang/jasa kerap sering terjadi. Untuk mencegahnya
perusahaan perlu membuat sistem pengadaan yang transparan dan efisien berdasarkan prinsip-
prinsip pengadaan meliputi : (1) Nilai uang, (2) Kejujuran dan keadilan, (3) Akuntabel dan
transparan, (4) Efesiensi, (5) Kompetensi dan integritas.

7
DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2. Salemba
Empat: Jakarta
Nurchana, Arum. A.R., Bambang, S.H., Romula A.. (2014). Efektivitas E-Procurement Dalam
Pengadaan Barang/Jasa (Studi terhadap Penerapan E-Procurement dalam Pengadaan
Barang/Jasa di Kabupaten Bojonegoro). Jurnal Administrasi Publik (JAP), Vol. 2, No. 2.
Diambil dari http://administrasipublik. studentjournal.ub.ac.Id/index.Php/jap/article/view/
385
http://Makalah-Audit-Atas-Fungsi-Pengadaan.pdf