6 Documentación de la actividad empresarial

1. Documentos de funcionamiento de la empresa

2. Normativa de protección de datos

3. Normativa de protección y conservación del medio

ambiente

En resumen
 Documentación de la actividad empresarial
6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.1. Documentos de las sociedades mercantiles
LIBRO DE ACTAS

Libro obligatorio para las sociedades mercantiles en el que constarán

como mínimo los acuerdos tomados por las juntas generales y órganos
colegiados de la sociedad

LIBRO
REUNIÓN ACTA DE
ACTAS

Debe contener:
 Nombre de la sociedad
 Fecha y hora de la junta
 Orden del día
 Cargo del convocante
Debe contener:
 Nombre de sociedad y tipo de reunión
 Fecha y hora de la celebración
 Texto íntegro de la convocatoria
 Asistentes
 Orden del día
 Asuntos debatidos, intervenciones y acuerdos
 Aprobación del acta
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6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.1. Documentos de las sociedades mercantiles
LIBRO DE SOCIOS

Se legaliza ante el Registro Mercantil del lugar del domicilio de la

sociedad, previamente a su utilización

LIBRO REGISTRO DE SOCIOS LIBRO REGISTRO DE

ACCIONES NOMINATIVAS
Para sociedades limitadas
Para sociedades anónimas
con acciones nominativas
representadas en títulos
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6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.2. Documentos contables
Art. 25 Código de Comercio
Obligación de los empresarios de llevar una adecuada
y ordenada contabilidad

INVENTARIOS Y
CUENTAS ANUALES
• Balance inicial
• Balance trimestral de sumas y saldos
• Inventario de cierre del ejercicio
• Cuentas anuales
LIBRO DIARIO
Registra en orden cronológico las
operaciones de la empresa
LIBRO MAYOR
No obligatorio pero necesario para
conocer el estado de los elementos
patrimoniales de la empresa
TRÁMITES ANTE EL
REGISTRO MERCANTIL
Cada ejercicio contable, las empresas
efectuarán dos presentaciones en el
Registro Mercantil del domicilio social:
Legalización de libros contables:
plazo de 4 meses desde el cierre
del ejercicio
 Depósito de cuentas anuales:
plazo de 1 mes desde la aprobación
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6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.3. Otros libros obligatorios

Cada empresa debe disponer de uno en

LIBRO DE cada uno de sus centros de trabajo a
VISITAS disposición de la Inspección de Trabajo
y Seguridad Social

LIBROS  Libro registro de facturas expedidas

OBLIGATORIOS  Libro registro de facturas recibidas
EN RELACIÓN  Libro registro de bienes de inversión
CON EL IVA  Libro registro de determinadas
operaciones intracomunitarias
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6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.4. Documentos notariales
Documento público otorgado ante notario, que ofrece la
máxima seguridad jurídica en nuestro derecho

ESCRITURA Efectos
 Autenticidad: lo que contiene es cierto
PÚBLICA
 Ejecutoriedad: el acuerdo se aplica sin necesidad de
prueba
 Legalidad: lo contenido en ella es conforme a ley

Facultad que se da a una persona (apoderado) para realizar y

PODER ejecutar actos jurídicos y materiales en nombre de otra
(poderdante)
Documento que refleja los acuerdos y decisiones tomados en
ACTA
asamblea, junta o reunión, elaborado por notario
Documento donde consta la negativa de aceptar o pagar una
PROTESTO
letra de cambio, pagaré o cheque
Documento mercantil que si se realiza ante notario tiene
PÓLIZA
efectos privilegiados
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6 1. Documentos de funcionamiento de la empresa
1.5. Conservación de la documentación empresarial

PLAZO DE CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Las empresas deben contar con una
política de conservación de
 Código de Comercio:
documentos, conocida por toda la
obligación para
plantilla
empresarios de
conservarlos durante 6
Esta política consta de 4 pasos básicos:
años
 Crear una política de conservación
 Normativa tributaria:
 Clasificar y archivar
plazo de prescripción de 4
 Asegurar la destrucción masiva
años
 Externalizar la custodia de las copias
de seguridad
 Normativa laboral: plazo
general de 4 años
6 Documentación de la actividad empresarial
2. Normativa de protección de datos
PROTECCIÓN DE DATOS: proteger la intimidad y los datos de carácter personal
de las personas físicas (no jurídicas). DATOS PERSONALES: los que permiten
identificar a una determinada persona

Normativa de obligado cumplimiento para personas físicas, personas jurídicas y

Administración pública

Normativa: Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos

de Carácter Personal (LOPD).
Responsable del cumplimiento
de la LOPD

Responsable del fichero: persona o

entidad titular del fichero en que se
encuentran almacenados los datos
Encargado de tratamiento: persona o Sanciones por
entidad que accede a los datos de incumplimiento de la LOPD
carácter personal para prestar algún
servicio al titular del fichero Multas de hasta 600 000 €
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2. Normativa de protección de datos
OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO
Notificación e Trámite previo, ante Agencia Española de
inscripción de los Protección de Datos
ficheros  Calidad de datos
 Derecho de información en la recogida de datos
Aplicación de los  Consentimiento del afectado
principios de  Datos especialmente protegidos
protección de datos  Seguridad de los datos
 Comunicación de los datos
 Acceso a los datos por terceros

Procedimiento gratuito para ciudadanos en el

Ejercicio de derechos ejercicio de sus derechos ARCO (acceso,
de los ciudadanos rectificación, cancelación y oposición)
Transferencia No se permite la transmisión de datos fuera del
internacional de datos espacio económico europeo, salvo autorización
de AEPD
Colaboración con la
AEPD Deber de colaborar con la AEPD.
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2. Normativa de protección de datos
Según contenido de los datos, se distinguen tres niveles:
NIVEL TIPOS DE DATOS
Ideologías políticas
Afiliaciones sindicales
ALTO
Creencias religiosas
Salud o vida sexual
Comisión de infracciones
penales
MEDIO Servicios financieros
Solvencia patrimonial
Datos Hacienda Pública
Datos como nombre,
dirección y DNI
BÁSICO Fotografías
Firmas
Datos bancarios
EJEMPLOS DE MEDIDAS
Cifrado de datos
Copias de seguridad
Acceso información no automatizada
Manipulación traslados de datos
Responsable de seguridad
Control de acceso físico
Auditorias
Registros de entrada y salida de
soportes
Documentos de seguridad
Actualización de accesos
Registros de incidencias
Gestión de contraseñas
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6 2. Normativa de protección de datos
2.1. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Funciones Registro General de

Concepto
• Dicta instrucciones para
adecuar tratamientos a los
Autoridad estatal de principios LOPD
control • Atiende peticiones y
independiente reclamaciones de ciudadanos
encargada de velar • Informa sobre derechos en
por el cumplimiento
materia de protección de
de normativa sobre
datos
protección de datos • Requiere a los responsables
para la adopción de medidas
Garantiza y tutela el • Impone sanciones
derecho • Vela por la publicidad de
fundamental a la existencia de ficheros de
protección de datos datos con carácter personal
de carácter personal • Redacta memoria anual y la
de los ciudadanos remite al Ministerio de
Justicia
Protección de Datos
Órgano de la Agencia
que vela por publicidad
de la existencia de los
ficheros y tratamientos
de datos de carácter
personal, para el
ejercicio de los
derechos de
información, acceso,
rectificación, oposición
y cancelación de datos
de la LOPD
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3. Normativa de protección y conservación del medio ambiente
Empresa: sujeto de responsabilidad medioambiental. Su actividad causa
un impacto en la naturaleza

Normativa: Ley 26/2007, de 23 de octubre, de Responsabilidad

Medioambiental

Implica la adopción de medidas para prevenir o reparar daños

medioambientales y devolver los recursos dañados al estado anterior

DAÑO MEDIOAMBIENTAL NO DAÑO MEDIOAMBIENTAL

Daño al aire, a las personas y a la
Daño a aguas, suelo, ribera del mar y propiedad privada
de las rías, flora y fauna, y a hábitats
de las especies silvestres autóctonas Sanciones
Multas económicas
Suspensión de actividad
La Administración promueve la implantación Cierre temporal o
de sistemas de gestión ambiental definitivo
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6 En resumen