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SOFT SKILLS FOR SOFTWARE ENGINEERS

COMMUNICATION

AUDIENCE

 Many Indian software engineers are into troubleshooting new kinds of

software and software applications.
 Often they deal with clients who can only communicate in the English
language.
 Software engineers need sentences in the English language which can
help them troubleshoot effectively and efficiently.
 However, most Indian trainers download presentations from the internet
that don’t provide Indian software engineers with helpful sentences in the
English language.

OBJECTIVE

 The purpose of this online training workshop is to provide software

engineers with helpful sentences in the English language.
 A Hindi translation of these sentences has also been provided. However,
the translation is not a word-to-word translation. It’s an in-spirit translation.

METHODOLOGY

 We will learn a set of helpful sentences but please don’t deploy these
sentences blindly.
 In order to communicate effectively and efficiently, we need to think
before we communicate.
HELPFUL SENTENCES

……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Complaint logged in the wrong queue

I’ve received your complaint but I'm sorry to inform you that you've
reached the wrong person.

मझु े आप की परे शानी के बारे में पता चला पर मैं आपकी मदद करने में असमर्थ ह|ूँ
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Complaint logged in the wrong queue

You need to log this complaint again and select a different option
(*insert option*) to reach the right person.

सही व्यक्ति तक पहुचने के क्तलए आप को दोबारा मेहनत करनी पड़ेगी|

……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Complaint logged in the wrong queue

If you're unable to log in a complaint with that option, do let me

know.

अगर आप क्तकसी कारण से सही व्यक्ति तक नहीं पहुचूँ पाए तो मझु े बता दीक्तियेगा|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Complaint logged in the wrong queue

I take care of issues relating to *insert option that your department

deals with* but I'm here to help you reach the right person for other
issues.

मैं सही व्यक्ति तक पहुचूँ ने में आप की मदद करूँगी / करूँगा|

……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Complaint logged in the right queue

I've received your complaint. It looks like something I can handle. To

be sure, I need to know more about the problem that you're facing.

मझु े आप की परे शानी के बारे में पता चला और पहली नज़र में ऐसा लगता है की मैं आपकी
परे शानी को सल
ु झा सकती हूँ / सकता ह|ूँ क्या आप मझु े अपनी परे शानी के बारे में और
िानकारी दे सकते हैं? आपके ऐसा करने से मझु े पक्का पता चल िाएगा की में आपकी मदद
कर सकती हूँ / कर सकता हूँ या नहीं|
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Error message

Could you please tell me the exact error message that you saw?

क्या आप मझु े बता सकते हैं की error message में क्या क्तलखा र्ा?
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Error message

If you can’t recall the exact error message, could you please share
with me whatever you remember?

अगर आप को exact error message नहीं याद है, तो क्या आप मझु े िो भी याद है वो बता
सकते हैं?
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Error message

Could you also share with me the sequence of tasks you completed
before you received the error message?

क्या आप मझु े ये भी बता सकते हैं की error message आने से पहले आप क्या काम कर रहे
र्े?
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Error message

If I know what happened just before you faced the problem, I'll know
for certain if it's something that I can take care of.

अगर मझु े पता चल िाए क्तक error message आने से पहले क्या हुआ, तब मैं पक्का बता
सकती हूँ / सकता हूँ क्तक मैं आप की परे शानी सल
ु झा सकती हूँ / सकता हूँ या नहीं|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Error message

I'm sorry you're going through this unpleasant experience; I'll try and
resolve the problem as soon as possible.

मझु े दुःु ख है क्तक आप को इतनी क्तदक्कत हो रही है| मैं परू ी कोक्तशश करूँगी / करूँगा क्तक इस
क्तदक्कत को िल्द-से-िल्द सल ु झा सकूँू |
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Solution

While I was waiting for more information from you, I tried to recreate
the problem you're facing (at my end) and found a possible solution.
You could try the following steps:

Step 1:

Step 2:

(List the step or steps that the client needs to try in order to solve the
problem.)

Please let me know if this works or not.

क्तितनी िानकारी अभी तक मेरे पास है उसके आधार पर मैंने आपकी परे शानी को यहाूँ पर
समझने क्तक कोक्तशश की और मझु े एक रास्ता क्तमला है| आप फलाना steps try कररए और
क्तफर मझु े बताइये क्तक काम बना या नहीं|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Solution

Thank you for the information. I think now I'll be able to recreate the
precise problem you're facing at my end. Once that is done, I'll try
and solve the problem and let you know what you need to do.

Meanwhile, if you recall anything else that happened before the

problem occurred, please do let me know.

अक्तधक िानकारी के क्तलए शक्तु िया| अब मैं आप क्तक परे शानी को यहाूँ पर recreate कर
पाऊूँगी / पाऊूँगा और क्तफर मझु े सही solution क्तमल िाएगा|
इस बीच अगर आप को इस परे शानी से सम्बंक्तधत कुछ और याद आ िाए तो ज़रर बताइएगा|
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Delay

I'm writing to inform you that it's taking me time to recreate the
problem you're facing. It's only when I'm able to recreate the
problem will I be able to solve it and then send you the steps you
need to follow.

मझु े आप की परे शानी को recreate करने में समय लग रहा है| िब तक मैं आप क्तक परे शानी
को recreate नहीं कर पाऊूँगी / पाऊूँगा, तब तक मझु े सही solution नहीं क्तमलेगा| सही
solution क्तमलते ही मैं आप को सही steps भेि दगूँू ी / दगूँू ा|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Delay

I know this might be frustrating for you and I'm sorry for the
inconvenience. Thank you for your patience; I'm doing my best to
handle this problem as soon as possible.

अक्तधक समय लगने के कारण आप को बहुत कष्ट हो रहा होगा| मैं समझ सकती हूँ / सकता हूँ
और मैं परू ी कोक्तशश कर रही हूँ / रहा हूँ क्तक आप की परे शानी िल्द-से-िल्द सल
ु झा सकूँू |
आपके धैयथ के क्तलए मैं आभारी ह|ूँ
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Scenario: Minor Problem (Can be fixed with a workaround or patch)

I'm writing to let you know that I have succeeded in recreating the
problem you're facing at my end and the problem seems minor.

I should be able to send you a solution in 2 days.

मैंने यहाूँ पर आपकी परे शानी को recreate कर क्तलया है और मझु े लगता है क्तक यह परे शानी
बहुत बड़ी नहीं है|
इसे मैं दो क्तदन में सल
ु झा पाऊूँगी / पाऊूँगा|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Major Problem (May not be fixed with a workaround or patch)

I'm writing to let you know that I have succeeded in recreating the
problem you're facing at my end and the problem seems major.

It may take me 7 days to solve this problem but it's also possible that
this problem cannot be solved.

If it's a problem that cannot be solved, then only future versions of

*insert the name of the software or software application that you're
troubleshooting* will take care of this problem.

मैंने यहाूँ पर आपकी परे शानी को recreate कर क्तलया है और मझु े लगता है क्तक यह परे शानी
बहुत बड़ी है|
इसे मैं सात क्तदन में सल
ु झाने की कोक्तशश करूँगी / करूँगा|
पर अगर ये परे शानी क्तफर भी नहीं सल
ु झी तब software के future versions ही इस
परे शानी को सलु झा पाएूँगे|
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Scenario: Major Problem (May not be fixed with a workaround or patch)

I'm sorry that you're facing such a serious problem but I'll definitely try
and do all that I can to resolve it.

I intend to consult a senior engineer as well, if needed.

Thank you for your patience.

मझु े दुःु ख है क्तक आपको इतनी बड़ी परे शानी से िझू ना पड़ रहा है और मैं परू ी कोक्तशश कर रही
हूँ / कर रहा हूँ क्तक मैं इस परे शानी को सल
ु झा सकूँू |
अगर ज़रुरत पड़ी तो मैं senior engineer की भी मदद लूँगू ी / लूँगू ा|
आपके धैयथ के क्तलए मैं बहुत आभारी ह|ूँ
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Scenario: Excessive delay and uncertainty

I'm sorry that you're suffering because of this problem and I know
how frustrating it is to wait for so many days to even know if there's a
solution.

So far, it seems like there could be a solution. I'm working as hard as I

can to find it.

मझु े दुःु ख है क्तक आपको इतनी बड़ी परे शानी से िझू ना पड़ रहा है| मैं समझ सकती हूँ / सकता
हूँ क्तक आपको क्तकतनी असक्तु वधा हो रही होगी| आप को क्तचतं ा भी हो रही होगी क्यूँक्तू क ये कहना
मक्तु ककल है क्तक इस परे शानी का हल है भी या नहीं|
अभी तक मझु े लगता है क्तक हल है| मैं हल ढूूँडने की परू ी कोक्तशश कर रहा हूँ / कर रही ह|ूँ
Scenario: Excessive delay and uncertainty

Please give this problem another *insert number* of days.

And, I know it's tough to be patient in such a situation but you're

doing the best you can.

आप मझु े फलाने क्तदन का समय और दीक्तिये|

और मझु े पता है क्तक आप इतना इतं ज़ार करने के क्तलए क्तकतनी मेहनत कर रहे हैं|
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Scenario: Solution found despite delay

I'm happy to inform you that I've found a solution to the problem
you're facing. It involves the following steps.

Step 1:

Step 2:

(List the step or steps that the client needs to try in order to solve the
problem.)

Please let me know if the problem is solved.

आपको ये िान कर ख़श
ु ी होगी क्तक मझु े परे शानी का हल क्तमल गया है|
आप फलाना steps परू े कीक्तिये और मझु े बताइये क्तक मसला सल
ु झा या नहीं|
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Scenario: Client communicates the solution works

I'm immensely relieved to know the problem's been solved.

Thank you for your patience during this entire process.

Please do let me know if there's anything else that I can help you
with.

आप के मसले के सल
ु झने से मझु े बहुत राहत क्तमली|
मैं क्तफर से आप के धैयथ के क्तलए आभार व्यि करना चाहती हूँ / चाहता ह|ूँ
अगर मेरे लायक और कोई सेवा हो तो बेक्तझझक कक्तहयेगा|
……………………………………………………………………………………………………...

Scenario: Problem occurs again. Might be a bug.

I'm sorry the problem has occurred again.

It's likely that this problem is a flaw in * insert the name of the
software or software application that you're troubleshooting*.

मझु े बहुत दुःु ख हो रहा है क्तक इस मसले का क्तफलहाल कोई हल नहीं क्तमल पा रहा है|
लगता है क्तक ये मसला software में क्तकसी कमी के कारण (bug) उत्पन्न हुआ है|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Problem occurs again. Might be a bug.

But I think I should try to solve this problem once more before
deciding if it's a flaw or not.

I realize that it must be difficult for you to spend more time waiting to
find out if this problem can be solved and I'm sorry you have to go
through this.

लेक्तकन मझु े लगता है क्तक मझु े एक बार और इस मसले को सल

ु झाने क्तक कोक्तशश करनी चाक्तहए|
मझु े पता है क्तक आप इतना इतं ज़ार कर के र्क गए होंगे और क्तफर भी आप को और इतं ज़ार
करना पड़ रहा है| मझु े बरु ा लग रहा है क्तक आप को इतनी परे शानी हो रही है|
……………………………………………………………………………………………………...
Scenario: Final attempt to solve the problem

I made a final attempt to solve the problem and here are the steps
you need to follow:

Step 1:

Step 2:

(List the step or steps that the client needs to try in order to solve the
problem.)

Please let me know if the problem gets solved now.

And, thank you for your efforts and for your patience.

मैंने एक आखरी कोक्तशश की इस मसले को सल

ु झाने की| आप फलाना steps परू े कीक्तिये
और बताइये क्तक मसला सलु झा या नहीं|
मैं आपके धैयथ की बहुत सराहना करती हूँ / करता ह|ूँ आपने बहुत इतं ज़ार क्तकया|
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Scenario: The problem is a bug for which there’s no workaround or patch.

I'm sorry the problem turned out to be a flaw in * insert the name of
the software or software application you're troubleshooting*.

Unfortunately, the only solution now is to inform the research team

which is developing the next version of *insert the name of the
software or software application you're troubleshooting*.

Thank you for your patience and efforts yet again, and I'll let you
know when the next version of the software or software application is
released.

मझु े दुःु ख है क्तक इस मसले का हल नहीं क्तनकल पाया क्यूँक्तू क ये मसला software में क्तकसी
कमी के कारण ज़ाक्तहर हुआ|
अब एक ही रास्ता है| मैं इस मसले की खबर research team तक पहुचूँ ाऊूँगी / पहुचूँ ाऊूँगा
ताक्तक इस software के future version में इस मसले का हल हो|
और िब future version release होगा, मैं आप को ज़रर बताऊूँगी / बताऊूँगा|
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If you'd like me to assess your communication skills and design a customized

workshop for you, please email me through the following link...

http://icommunicate.space/contact

Please note that assessments and customized solutions are not free services.