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GUÍA CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA
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1. INTRODUCCIÓN

De acuerdo con las directrices establecidas durante la implementación y para el

adecuado mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa xxxx;
se presentan los lineamientos que definen como se elaboran y controlan los
documentos del sistema.

2. OBJETIVO.

Objetivo general.

Estipular criterios que orienten la creación, actualización y control de la

información documentada que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de
la Empresa xxx.

Objetivos Específicos:
Garantizar la preservación, conservación, recuperación y disposición final de la
información documentada producida y almacenada.
Proveer la consulta y acceso a la información documentada, requerida por los
usuarios internos y externos, garantizando la conservación y confidencialidad.
3. ALCANCE.
Las directrices dadas en esta guía aplican para toda la información documentada
del Sistema Integrado de Gestión de la empresa XXXXXX, tanto los elaborados
internamente como aquellos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos.
4. DEFINICIONES.
Actividad: conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con
otras actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están
redactadas en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente
para que quien desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer.

Alcance: define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica
un documento.

Almacenamiento: poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al

mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en
la memoria de un ordenador.
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Anexos: información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo
para la comprensión de este y aplicación de las actividades descritas. Incluye los
formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.
Aprobación: acción mediante la cual una persona cuyo cargo está autorizado,
evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar los objetivos
propuestos.

Cambio de fondo: modificaciones realizadas al documento que afectan las

condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente.

Cambio de forma: modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar

su presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.

Caracterización: Documento que describe las características generales del

proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. Este documento
describe el objetivo, responsable, alcance, recursos, requisitos e indicadores.

Ciclo PHVA: describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar,

Actuar).

Código: conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un

documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento,
proceso que pertenece y el consecutivo correspondiente.

Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un

documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se
establece desde la elaboración inicial del documento. Su control se realizará en
el Inventario Maestro de Documentos.
Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se
entrega a los interesados para su aplicación.
Documento Externo: es aquel elaborado por entes externos a la institución pero
que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema
Integrado de Gestión de la empresa. Entre los documentos externos se pueden
considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.
Documento Interno: es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos
los registros, para que la entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y
que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus
procesos.
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
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Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del

documento.
Formato: documento diseñado para la recolección de información y que
proporciona evidencia de una acción.
Guía: documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en
mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de realización.
Información documentada: información y su medio de soporte. El medio de
soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices,
documentos de origen externo; entre otros).
Instructivo: documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de
detalle actividades u operaciones muy específicas.
Inventario Maestro de Documentos: relación de documentos internos y
externos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa, los cuales se
encuentran asociados a los procesos definidos en el documento.
Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones
establecidas para la operación del Sistema Integrado de Gestión de la empresa.

Procedimiento: descripción de la manera específica de efectuar una actividad

o un proceso.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Programa: Instrumento normativo cuya finalidad consiste en desagregar y
detallar los planteamientos y orientaciones generales, mediante la identificación
de metas. Establece la secuencia de actividades para realizar los objetivos,
identificando cronogramas y tiempos para su ejecución.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades ejecutadas.
Reglamento: documento en que se establecen un conjunto de reglas y normas
establecidas por la organización para su funcionamiento.
Responsable: persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.
Retención: es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo activo
como en el inactivo.
Revisión: cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean
versión inicial (o cuando sea necesario).
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Sistema Integrado de Gestión (SIG): es el conjunto de documentos, personas,

recursos (físicos- económicos) y actividades alineadas para lograr satisfacer al
cliente; proteger la vida, la integridad y salud del trabajador; y minimizar el
impacto ambiental.
Versión: señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento.

5. Estructura de presentación de los documentos del Sistema Integrado de

Gestión

5.1. Encabezado

Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo de la empresa xxx, en

la parte izquierda del documento, en la parte central el Sistema Integrado de
Gestión y el nombre del documento, en la parte derecha se muestra: código,
versión, número de página y fecha de aprobación del documento. Ejemplo del
encabezado:

Tamaño del logo Tipo de letra: Arial y Negrilla Tipo de letra: Arial
2.6 X 2.6 Tamaño: 12 Tamaño: 10

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5.2. Criterios de Codificación

La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
corresponde a la siguiente estructura (ver tabla 1):

XYYY-ZZZ-000
Dónde:
X: corresponde a la letra de identificación del Macroproceso. (ver tabla 1)
YYY: corresponde a las letras de identificación del Proceso.
ZZZ: corresponde a las letras de identificación del tipo de documento. (ver tabla
1)
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000: Corresponde al número que identifica la secuencia del documento.

MACROPROCESOS CRITERIO DE TIPO DE CRITERIO DE

EVALUACIÓN DOCUMENTO EVALUACIÓN
Estratégico E Plan PLA
Programa PRG
Instructivo INS
Misional M Registro REG
Caracterización CAR
Apoyo A Manual MAN
Procedimiento PRO
Control C Formato FOR
Guía GUI
Tabla 1. Criterio de Evaluación

Al final de la codificación en letras se debe indicar el consecutivo numérico de

acuerdo con la cantidad de documentos generados en el proceso, los cuáles son
controlados por el responsable de la administración del Inventario Maestro de
Documentos, es decir de acuerdo con el número de procedimientos, planes o
programas; manuales; instructivos; caracterizaciones; formatos o guías, de
acuerdo a codificación con tres dígitos, ejemplo: 001.

5.3.