IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

(ENSAYO)

LICY GONZALEZ DAZA

RIOHACHA- GUAJIRA
2018
Hoy en día la importancia de los archivos se remonta desde la antigüedad, es decir
desde los inicios de la escritura, surgió por la necesidad de guardar, ordenar y
preservar los pergaminos o papeles de la época. La palabra archivo proviene del
latín y griego arcivium que significa principio, origen. Esto nos demuestra que que
desde un principio los archivos han sido parte de nuestra evolución cultural, que
desde el seno familiar ha estado como también en lo social, la política, en la parte
económica entre otras disciplinas, ya que los archivos sirven para guardar, ordenar
conservar la documentación y difunden todo tipo de información registrada en ellos.
Como resultado podemos observar que los archivos constituyen parte esencial de
los recursos o los tramites de información en una compañía ya sea pública o
privada, hace gran parte de la organización histórica de una nación y la
consolidación de la unidad nacional en el fomento de una cultura por cuanto
contiene y registra en su documentación, refiriéndome al valor innato de la historia
de cada uno de los documentos guardados que en la actualidad nos han servido
para todas las áreas de nuestra sociedad.
Podemos observar que en el pasado y hoy en la modernidad los archivos recopilan
conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad,
grupo, o persona en función de las actividades que esta realiza dicha información
puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte, medios
legibles por equipos mecánicos o electrónicos, discos, microformas, fotografías,
cintas de video, películas, pinturas, mapas etc.
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración, y mejoramiento
para todos los sectores de la sociedad, en tanto contienen información en
documentos que son textos de primera mano que pueden y deben aprovecharse en
el trabajo por parte de los trabajadores, los archivos nos sirven para descubrir la
verdad o para encontrar sus diferentes versiones sobre los acontecimientos o
diferentes costumbres de la sociedad. Son útiles para las diferentes investigaciones
futuras.

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que

la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante
los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán
debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información
sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además, también el
archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
Entre las ventajas y cualidades que el sistema de archivo presta es de que en su
organización estos sean realizados de forma rápida pero correcta adicionando
elementos de competitividad al contar con las herramientas sustentables de la
información como, por ejemplo: archivadores, folderama, archivadores electrónicos
estantes, legajos, cajas de archivos, carpetas, fólderes, papelería entre otros, para
poder conservar la documentación generada como patrimonio de conocimiento
institucional.

Los archivos se clasifican según el tiempo establecido en cada una de las etapas
archivo encontramos
según su organización:

1. archivo centralizado,
2. archivo descentralizado
3. Archivo descentralizado con control descentralizado:
4. Archivo descentralizado con control centralizado
según su uso:

1. Archivo activo
2. Archivo semiactivo
3. Archivo inactivo

según su naturaleza.

1. Archivo publico
2. Archivo privado
3. Archivo de interés publico
Según su ciclo vital:

1. Archivo de gestión
2. Archivo central
3. Archivo histórico

Entre las características que deben tener los documentos de los archivos
encontramos que en sus recursos sean económicos que en la parte administrativa
deben ser exactos , simples, funcionales, técnicos entre otros; también Los archivos
desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:
Archivo general de la nación:

1. Archivo general del departamento

2. Archivo general del municipio
3. Archivo general del distrito.
Territorialidad: según el artículo 8 de la ley general de archivo se clasifican en:

1. Archivos de entidades del orden nacional.

2. Archivos de entidades del orden departamental.
3. Archivos de entidades del orden distrital.
4. Archivos de entidades del orden metropolitano.
5. Archivos de entidades del orden municipal.
6. Archivos de entidades del orden local.
7. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle

Organización del Estado Según el artículo 9 de la ley general de archivos de

Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se
clasifican en:
1. Archivos de la rama ejecutiva
2. Archivos de la rama legislativa.
3. Archivos de la rama judicial.
4. Archivos de los organismos de orden de control. • Archivos de los organismos
autónomos.

Para finalizar es evidente la importancia patrimonial de los archivos pues estos

sirven de base y fuente principal para las investigaciones futuras de las diferentes
disciplinas existentes. En la actualidad los archivos permiten servir Como memoria
institucional con archivos bien organizados, no tendrán los funcionarios que partir
de cero o invertir tiempo y recursos en la búsqueda de la información elevando los
costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una
deficiente administración.