PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

Fecha: 19 de Marzo
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1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades y los requisitos necesarios para la planeación

y ejecución de auditorías internas al sistema de gestión de calidad (S.G.C.) del
restaurante Zaguán servicios integrales de alimentación S.A.S.
Así como informar sus resultados, mantener los registros de calidad que se
deriven de su aplicación y para el aseguramiento de la competencia de los
integrantes del equipo auditor.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad del restaurante
Zaguán servicios integrales de alimentación S.A.S.

3. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
Norma NTC-ISO
9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

4. DEFINICIONES

Para los fines del presente procedimiento se aplican los siguientes términos.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen las políticas, procedimientos, normas,
reglamentos o requisitos.

Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de

la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las
unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el
periodo de tiempo cubierto.
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Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y

evitar que vuelva a ocurrir.

Acciones de Mejora: Conjunto de actividades que conllevan al cumplimiento

de los requisitos.

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.

Auditado: Organización o proceso sometido a auditoría.

Auditor Líder: Profesional con competencia (educación, formación, habilidad

y/o experiencia), designado para llevar a cabo una auditoria como líder del
equipo auditor.

Auditor Interno: Profesional con competencia (educación, formación,

habilidad y/o experiencia), designado para efectuar auditorías al Sistema
Integrado de Gestión.

Registro: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñada

Auditoría Interna Individual: Auditoría llevada a cabo a un único auditado

en un sistema de gestión.

Auditoría Interna Combinada: Auditoría llevada a cabo a un único auditado

en dos o más sistemas de gestión.

Auditoría de primera parte: Las auditorías internas, denominadas en

algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por la propia
organización, para la revisión por la dirección y otros fines internos y pueden
constituir la base para la declaración de conformidad en la organización.

Auditoría de segunda parte: Las auditorías de segunda parte se llevan a

cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes
o por otras personas en su nombre.
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Auditoría de tercera parte: Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo

por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que
otorgan la certificación/registro de conformidad o agencias
gubernamentales.

Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia

específicos.

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier

otra información que es pertinente para los criterios de auditoría que es
verificable. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa cuantitativa.

Discrepancia: Desacuerdo entre el concepto del equipo auditor y el

auditado al no aceptar un hallazgo u observación.

Correctivo: Acción tomada sobre las consecuencias en el momento en el

que ocurre un problema

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoría.

Cronograma de auditorías: Herramienta utilizada para la planeación delas

actividades a desarrollar referente a auditorías y seguimientos, la cual
permite una identificación oportuna de las desviaciones para el cumplimiento
de los objetivos propuestos.

Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoría con
el apoyo, si es necesario de expertos técnicos.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, tras considerar

los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de

la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
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Nota 1.
Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identificación de
oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas.

Nota 2.
Si los criterios de auditoría se seleccionan entre los requisitos legales u otros
requisitos, el hallazgo de la auditoría se denominan cumplimiento o no
cumplimiento.

Nota 3.
Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad no conformidad.

Informe de auditoría: Es un documento para reportar resultados y obtener

conclusiones de las auditorías realizadas.

Mejora Continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

obligatoria.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Oportunidad de Mejora: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia

para registrar una No conformidad y que demandan atención por parte del
auditado.

Plan de auditorías: Descripción de las actividades y de los detalles

acordados de una auditoría.

Programa de auditorías: Detalles acordados para un conjunto de una o más

auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigido
hacia un propósito específico.

Resultados de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de

auditoría recopilada comparada con los criterios de auditoría acordados. Los
resultados de la auditoría proveen la base para el reporte de la auditoría.

Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de

gestión de calidad.
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Reunión de inicio de auditoría: Encuentro entre el auditor y los auditados

con el propósito de revisar el alcance de los objetivos de la auditoría,
confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para la
misma y aclarar detalles del plan de auditoría.

Reunión de cierre de auditoría: Encuentro entre el auditor y los auditados

con el propósito de presentar los resultados de la auditoría y coordinar la
elaboración de las solicitudes de acción correctiva o preventiva, es un
mecanismo usado para documentar una discrepancia o una no conformidad
que requiere atención.

5. RESPONSABLE
5.1 Auditor líder.

Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la

propia auditoría por lo tanto su mayor habilidad de beses el. (Saber – Hacer).
En el restaurante Zaguán servicios integrales de alimentación s.a.s. Esta
responsabilidad está en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control
Interno. Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el
auditor líder como el auditor interno tienen las siguientes responsabilidades y
funciones para garantizar el éxito en la auditoria:

5.1.1. Responsabilidades del auditor líder.

• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría.

• Conducir la auditoría.
• Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción.
• Controlar los conflictos y propiciar la superación de situaciones difíciles.
• Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.
• Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI.
• Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso.
• Comunicar los mayores obstáculos encontrados.
• Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas.
• Tener habilidades de comunicación eficaces.
• Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la auditoría.
• Definir las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo auditor.
•Revisar y evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos y de gestión
establecida en el criterio (s) auditar.
• Realizar las auditorías internas a los procesos que hacen parte del Sistema
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de acuerdo al programa establecido.

6. CONSIDERACIONES

6.1.1. Criterio de selección y evaluación.

El protocolo aplica para la selección (convocatoria) y evaluación de auditores

internos y líderes del Sistema Integrado de Gestión (SIG) con experiencia en
el sector secundario – transformación de alimentos y pleno conocimiento del
manejo interno de sus oficinas.

6.1.2. Competencias y evaluación del auditor interno y auditor líder del

sistema integrado de gestión

La fiabilidad en el proceso de auditoría y la confianza en el mismo dependen de

la competencia de aquellos que llevan a cabo la auditoría.

AUDITOR EN
DISCIPLINAS 18001- LIDER DEL EQUIPO
PARÁMETRO AUDITOR
NTCGP1000-27001 AUDITOR
y14001
Educación
Técnica o
Educación Igual que para el auditor Título Profesional
Tecnológica
(véase la nota 1)
Experiencia Igual que para el
1 año Igual que para el auditor
Laboral auditor
Acreditar Acreditar certificado de
Formación Acreditar certificado
certificado como formación en la segunda
como Auditor como Auditor Líder
auditor disciplina (nota 2)
Una auditoría Una Auditoria completa en Dos Auditorías
completa bajo la la segunda disciplina, internas completas
dirección y bajo la dirección y actuando como auditor
orientación de un orientación de un auditor interno, bajo la
Experiencia en
auditor o grupo o grupo auditor dirección y orientación
Auditorias
auditor competente o de un auditor o grupo
competente o experimentado en la auditor competente o
experimentado segunda disciplina (nota experimentado, ó
3) haber laborado
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AUDITOR EN
DISCIPLINAS 18001- LIDER DEL EQUIPO
PARÁMETRO AUDITOR
NTCGP1000-27001 AUDITOR
y14001
La auditoria debió durante los últimos 3
realizarse dentro La auditoría debería años en la SDIS
de los 3 últimos realizarse dentro de los 3
años últimos años Las auditorías
consecutivos. consecutivos. debieron realizarse
dentro de los 3 últimos
años consecutivos.

NOTA 1. La educación técnica o tecnológica es aquella parte del sistema de

educación nacional que comienza después del grado de secundaria, y que se
acredita con la aprobación de mínimo cinco (5) semestres de Universidad.

NOTA 2. La formación en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos

de las normas, leyes, reglamentos, principios, métodos y técnicas pertinentes.

NOTA 3. Una auditoría completa es la que trata de todos los pasos descritos en
los apartados 6.3 al 6.6 de la Norma ISO 19011. La experiencia global en
auditorías debería comprender la totalidad de la norma del sistema de gestión.

6.2.3. Evaluación del auditor líder

Para evaluar las competencias de los auditores líderes en cada auditoría se

desarrollan dos tipos de evaluación, una realizada por el Líder de Proceso
Auditado, Jefe de Dependencia o Responsable del Proyecto (L.R.J), según el
caso, y otra realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno, en cada una
de estas evaluaciones se califican los aspectos relacionados en los formatos de
evaluación de acuerdo a la escala de valores definida de la siguiente manera:

1=Totalmente en Desacuerdo
2 = En Desacuerdo
3=Indiferente
4 = De Acuerdo y
5=Totalmente de Acuerdo

Para ello se tendrán en cuenta los aspectos de evaluación que seguidamente se

relacionan:
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 Puntualidad
 Profesionalismo
 Cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan.
 Conocimiento sobre actividades, temas y documentación relacionada
con el proyecto, servicio o proceso auditado.
 Trato con el personal auditado y equipo auditor
 Comunicación y respeto en el trato con los entrevistados
 Conocimiento y manejo de las norma técnicas de calidad aplicadas en la
auditoria.
 Habilidades y capacidad de análisis en la formulación de hallazgos y
estructuración del informe de auditoría.
 Liderazgo

En los casos en que los evaluadores asignen puntajes de 1 ó 2 en cualquiera de

los aspectos evaluados será necesario que se argumenten en el espacio
denominado observaciones y/o sugerencias, si estos puntajes no son
argumentados se le asignará a dicho aspecto una calificación media, es decir de
3 puntos identificada como Indiferente. En este caso no será aceptado el auditor
para participar en una nueva convocatoria hasta tanto no se formule y desarrolle
un plan de mejoramiento que se acuerde con el Jefe de la Oficina de Control
Interno.

6.2.4. Competencias del auditor líder

El Grupo de Talento humano, aplica pruebas para definir el perfil del auditor en
el área comportamental y emite consolidado de la evaluación.

- Conducta ética: Imparcial, sincero, honesto, discreto.

- Mentalidad abierta: Expuesto a considerar ideas o puntos de vista
alternativos.
- Diplomático: Con tacto en las relaciones con las personas.
- Observador: Activamente consciente del entorno físico y las actividades.
- Perceptivo: Instintivamente consiente y capaz de entender situaciones.
- Versátil: Se adapta fácilmente a diferentes situaciones.
- Tenaz: Persistente, orientado hacia el logro de los objetivos.
- Decidido: Alcanza conclusiones oportunas basadas en el énfasis y
razonamiento lógicos.
- Seguro de sí mismo: Actúa y funciona independientemente a la vez que
se relaciona eficazmente con otros.
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6.2.5. Veto como consecuencia de evaluación del auditor.

En caso que el evaluador o evaluadores asignen puntajes entre 1 ó 2 en
cualquiera de los aspectos evaluados, o después de cumplido el Plan de
Mejoramiento, se persista en un puntaje de 3 (indiferente), el auditor de
apoyo o el auditor líder, según el caso, será vetado para participar durante
los siguientes dos ciclos de auditoria. En caso de reiterar en dichos puntajes
será vetado en forma definitiva del restaurante Zaguán servicios integrales
de alimentación s.a.s.

Nota: “Cada auditoría constituye un nuevo reto. Las habilidades son adquiridas
con la experiencia y perfeccionadas con la práctica continuada.”

6.3. Notificación de resultados.

Los auditores seleccionados serán informados mediante correo electrónico en la

fecha que se disponga en la selección del auditor. Una vez calificado el Auditor
Interno, si el resultado es satisfactorio se le dará una constancia, que lo
acreditará como Auditor según sea el caso del puntaje obtenido

7. PROCEDIMIENTO

7.1. Desarrollo de la auditoria

7.8 Paso a paso para la ejecución de la auditoria

"La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los

asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado". Por la
gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los últimos años a
nivel nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento estratégico de
la auditoría como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho énfasis,
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utilizando el enfoque de "arriba hacia abajo". Este planeamiento se refleja

finalmente en la elaboración del Programa de Auditoría.

SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1
(Inicio).
En el formato
Elaboración
para la verificación de la EVI-FR-01
del programa
conformidad del Sistema de Equipo de Auditorías (Programa de
de auditoria
Gestión Integral, Internas. Auditorías).

.
planificación de la auditoría
como:
2
 Definir el alcance de la En el formato
Programación EVI-FR-01
auditoría.
de la auditoria
 Solicitar la documentación El líder y equipo (Programa de
necesaria. auditor. Auditorías).
 Preparar la Lista de
Verificación.
 Elaboración del Plan de
Auditoría..
 Comunicar el Plan de Auditoría.

4
Desarrollo o En el formato
Planificación apropiada y El líder del equipo
EVI-FR-01
ejecución de debidamente supervisada al auditor.
(Programa de
la auditoria programa de auditoria.
Auditorías).

Se debe realizar una reunión de

apertura con los responsables de
4.1 los procesos a auditar, la cual
tiene el propósito de:
Reunión de El líder del equipo
• Confirmar el Plan de Auditoría.
apertura para auditor.
• Proporcionar un breve resumen
la auditoria de cómo se llevarán a cabo las (Formato EVI-
actividades de auditoría. FR-05)
• Presentar el equipo auditor.
• Establecer los canales de
comunicación.
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• Proporcionar al auditado la
oportunidad de hacer preguntas

Recolección de datos e procedimiento

5 información pertinente para GEM-PR-01
Recolección lograr los objetivos, alcance y los
de criterios de la auditoria, a través Grupo de auditores
evidencias. de entrevistas, examen de
documentos y observación de las
áreas afectadas.

6
Reunión de En el formato
Se presentan los hallazgos y las EVI-FR-01
cierre de la El líder del equipo
conclusiones de la auditoría. (Programa de
auditoria. auditor
Auditorías).

Este debe contener objetivo y

7 alcance de la auditoría, En el formato
Presentación observaciones de No EVI-FR-01
El líder del equipo
informen final Conformidad, capacidad del SGI (Programa de
auditor
para alcanzar los objetivos Auditorías).
definidos, lista de distribución del
informe.

8 En el formato
Verificar a través de
Seguimiento al EVI-FR-01
herramientas informáticas el El líder y el equipo
proceso (Programa de
seguimiento y cumplimiento de auditor
auditado. Auditorías).
los hallazgos evidenciados.

9 En el formato
Informe final Validan e informan la Presidencia EVI-FR-01
de la revisión implementación del nuevo sistema. ejecutiva (Programa de
general. Auditorías).
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6.4. Diagrama de flujo para el proceso de auditoría interna de

calidad.
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8. REGISTROS DE CALIDAD

El proceso de manejo de los registros de calidad debe asegurar que éstos

demuestran:

 la operación efectiva del sistema de calidad

 la obtención de la calidad requerida del producto.

Etapas del manejo de los registros de calidad.

Etapa Descripción:

Identificación Los registros se encuentran físicos e individuales y separados por al igual que los
digitales.
Recolección La persona encargada de manipular los archivos es la gerencia y personal de
confianza autorizado.
Distribución
Los archivos son las evidencias de los procesos y capacitación del personal.
Archivo Se encuentran archivados en carpetas y a la mano al igual que los archivos digitales
se encuentran de facial acceso.
Almacenamiento
Su almacenamiento es físico y digital.
Destrucción
La gerencia determina el tiempo de conservación de los registros documentales.
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9. HISTORICO DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de
Actualización Reviso Aprobó Actualización
y Versión
07/03/2018 - CASTRO MUÑOZ Registros de capacitaciones en buenas
001 OSPINA JAIMES prácticas de manipulación de alimentos
MARISABEL MELISSA
(BPM). Al personal del restaurante Zaguán
servicios integrales de alimentación S.A.S
13/03/2018 - GARCIA CABEZA Verificación de los registros sanitarios del
002 MARTINEZ CUETO restaurantes Zaguán servicios integrales de
RAMIRO PEDRO
RAFAEL
alimentación S.A.S.