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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
SANTA ANA – MAGDALENA
Agosto de 2015
Alcaldía Municipal - Palacio de Gobierno.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474
Correo electrónico: alcaldía@santaana-magdalena.gov.co
http://www.santaana-magdalena.gov.co
POLÍTICAS PARA EL USO DEL MANUAL
• Este manual estará a disposición de todas las áreas de la administración, Sin

embargo no podrá ser actualizado sin la debida autorización del responsable
del proceso.
• Este Manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su
conservación, y se debe utilizar para consulta, inducción, reinducción del
personal de la Administración.
• En cada área debe existir una copia de los procesos y procedimientos del
área, y en la oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe reposar el
Manual original.
JUSTIFICACIÓN
El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes

territoriales se inician con la normalización de sus procesos y procedimientos,
generando los manuales respectivos. A partir de aquí se pueden hacer mejoras en los
requerimientos de los perfiles de los funcionarios, se identifican los aspectos que deben
ser medidos a través de indicadores de gestión comparados con niveles de referencia,
se identifican y priorizan riesgos, se determinan factores claves de resultado, y se
establecen puntos de control.
Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los

procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el cumplimiento
de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello, que la
Administración Municipal de SANTA ANA adopta el manual de procesos y
procedimientos, con el fin de ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las
fases o etapas contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada
procedimiento.
La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la

materialización de los principios rectores de la Administración pública, como son la
economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad., pues permiten determinar
plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas y
facilitan el seguimiento y control de los procesos.

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MARCO LEGAL
• Constitución política de 1991(artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principio de la

buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los
principios de la función administrativa de la actividad económica y la iniciativa
privada.
• Código contencioso administrativo (artículo 3): establece que las actuaciones

administrativas se desarrollarán con base en los principios de economía, celeridad,
eficacia, imparcialidad y publicidad.
• La ley 87 de noviembre de 1993 (artículo 1 y 4) establece el ejercicio del control

Interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa, mediante la
elaboración, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de
funciones y de procedimientos.
• Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativa para

documentar y formalizar los procesos y procedimientos.
• Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 suprime y reforma regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios en la administración pública.
• Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función pública

orientada a resultados.
• Ley 489 de 1998 (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámites

como política permanente de la administración pública.
• Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999: Define los lineamientos

para la implementación de la política de lucha contra la corrupción.
• Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000: Presenta la agenda de

conectividad como una política de estado para manifestar el uso de las tecnologías
de información.
• Decreto 1537 del 2001 (artículo 1,2. y 5): racionaliza a gestión, y define los manuales
de procedimientos y las políticas de control Interno diseñadas por el departamento de
la administración Pública.
• La ley 734 de 2002, Código Único disciplinario dispone en su artículo 34 como una
obligación para todo servidor público Adoptar el Sistema de Control Interno y la
función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás
normas que la modifiquen o complementen.

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CONCEPTOS BÁSICOS
A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más

utilizados en el manual para facilitar la comprensión y lectura de este.
• Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

expectativas de los clientes.
• Macro proceso: Es un conjunto de procesos
• Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace en la

institución y atraviesa la institución de manera horizontal.
• Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,

secuenciales, que nos indica el cómo se hace, es decir que las actividades son
realizadas por un área determinada.
• Actividad o tarea: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una persona
o grupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los días, a cada hora o
momento en la empresa. Las actividades se expresan en verbos terminados en
infinitivo ar, er, ir.
• Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden ser

bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).
• Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.
o Físicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.

o Informativas: Documentos, formatos o informes.
• Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de

las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado,
para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo
operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
• Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que

permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica
de la secuencia del trabajo.
• Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y
metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.
• Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o

servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

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• Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gasto
de recursos
• Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizar en
forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el resultado
final, servicio o producto objeto del proceso.
• Factor crítico de éxito: Identificar lo que hace muy bien la organización que le permite
alcanzar objetivos y resultados positivos.
• Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización

con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de
planeación se ha propuesto.
• Gestión por Procesos: Gerencial una organización bajo la perspectiva de que toda
empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y
terminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestión está relacionada con los
objetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades desarrolladas.
• Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.
• Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de una

institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas,
acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los
procesos. El mejoramiento continuo parte de la premisa de que nuestra vida laboral,
social y familiar merece ser mejorada continuamente.
• Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas

prefijadas de antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.
• Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer

el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr mantenerlo
bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos,
personas, registros, firmas, formatos, entre otros.
• Realimentación (feedback): La retroalimentación sirve para comparar la manera

como un sistema funciona en relación con el estándar que se le ha establecido.
Cuando ocurre alguna diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento y el
estándar, la retroalimentación se encarga de regular la entrada (insumo) para que la
salida (el producto) se aproxime al patrón establecido”.

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• Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de manera
ordenada y coherente, considerando las diversas interacciones e interrelaciones que
se presentan.
• Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para generar el
producto o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el usuario como
para la entidad, orientadas a satisfacer una necesidad
1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN

MUNICIPAL DE SANTA ANA
El subsistema de Control Estratégico del modelo MECI, contiene como elemento el

Modelo de Operación por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y
relación causa- efecto permiten el logro de las competencias constitucionales y legales
de la entidad. Estos son:
1. Macro Proceso Estratégico: Son los que permiten la dirección del ente territorial y la
toma de decisiones de carácter estratégico, la determinación de políticas, formulación
de planes, manejo de las relaciones políticas con la comunidad, entidades públicas y
privadas con el fin de orientar el desempeño y la gestión del Municipio para el logro de
objetivos de interés general y mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del
municipio.
2. Macro Proceso Misional: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misión de la

Alcaldía a través de la ejecución de los programas y proyectos, tanto permanentes
como temporales, definidos estratégicamente en el Plan Municipal de Desarrollo,
ordenados por sectores conforme los ejes estratégicos del mismo Plan.
3. Macro Proceso de apoyo a la gestión: son los que permiten la objetivación de los
procesos estratégicos y misionales.
4. Macro Proceso de evaluación y control: Son los que garantizan el efectivo

cumplimiento de la gestión municipal y el logro de los objetivos y metas de las demás
dependencias de la Alcaldía, permiten desarrollar con efectividad los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo de la Alcaldía.
A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta el

Mapa de Procesos de la Alcaldía Municipal

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2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE
SANTA ANA
MACRO PROCESO ESTRATÉGICOS
DEPENDENCI
PROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
A
 Procedimiento para la elaboración
del plan de desarrollo.
 procedimiento para la elaboración
de planes de acción.
 Procedimiento para realizar
seguimiento y medición. Secretaria de
Planeación y  Plan estratégico Planeación
Direccionamiento  procedimiento banco de programas
y proyectos de inversión
Planeación y
Direccionamiento  Seguimiento a Proyectos de
Estratégico Inversión
 SISBEN
Tesorería,
Procedimiento de Administración del Alcalde,
Presupuesto Secretario de
Planeación
Diseño y actualización de las normas
Ordenamiento de desarrollo urbanístico Municipal. Secretaria de
Territorial (POT) Trámites, Peticiones, Quejas y Planeación
Reclamos
MACRO PROCESO MISIONAL
DEPENDENCI
PROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS
A
• Priorización Base de Datos Régimen
Gestión de Régimen Subsidiado
subsidiado de salud del • Depuración Base de Datos Régimen
Secretaria de
municipio Subsidiado
Salud
• Actualización Base de Datos
• Contratación e interventoría régimen
subsidiado
Salud • Elaboración y ejecución del Plan de Salud
• Territorial
• Ejecución Plan de Intervenciones Colectivas
Gestión de la salud pública
PIC Secretaria de
Promoción y
• Notificación de eventos de salud pública Salud
Prevención
• Reporte SIVIGILA
• Atención y calidad del servicio SIAU
• Tramite de Peticiones Quejas y Reclamos
• Barrido de calles
Infraestructur
Gestión Servicio Público • Recolección de residuos sólidos y Secretaria de
a,
de Aseo disposición final Planeación
OOPP y aseo

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Gestión de • Oferta de vivienda
Secretaria de
vivienda social • Mejoramiento de vivienda
Planeación
Mantenimiento del • Identificación, preparación y ejecución de
Secretaria de
equipamiento Municipal y proyectos de mantenimiento
Planeación
vías municipales • Tramite de Peticiones Quejas y Reclamos
• Formación a la comunidad Carreras
Gestión Educación Técnicas, Tecnológicas y profesionales Secretaria de
Promoción Y • Administración Campus Universitario
Formal Y No formal Gobierno
Desarrollo De • Tramite de Peticiones Quejas y Reclamos
La Educación
• Dotación de planteles educativos Secretaria de
Calidad de Educación
• Alimentación escolar Gobierno
• Escuelas de Formación deportiva, artística
Gestión * Gestión de Cultura, y cultural Casa de la
Cultural, Deporte y la • Programación y ejecución de actividades Cultura y
Deporte Y Recreación recreativas, deportivas y culturales coordinación de
Recreación. • Biblioteca Municipal deportes
• Tramites de Transito (licencias, permisos,
Gestión de tránsito y placas, etc) Secretaria de
Movilidad movilidad • Formación a la comunidad en normas de Transito
transito Municipal
Secretaria de
• Asesorías y/o capacitación JAC y Gobierno
Participación asociaciones comunitarias. promotoria
comunitaria • Fomento a la participación comunitaria comunitaria
• Coordinar y controlar la reclusión de
personas en el centro de reclusión
• Políticas de mantenimiento del orden Secretaria de
Gobernabilid público en el Municipio. Gobierno
Seguridad
ad • Políticas de protección ciudadana.
• Comité de Atención y Prevención de
Desastres
• Conciliación en conflictos familiares
(comisaria)
• Capacitaciones institucionales (comisaria)
Inspección de
Convivencia ciudadana • Menores en situación de peligro
Policía
(comisaria)
• Acciones policivas (inspección)
• Despachos comisorios (inspección) Comisaria Flia
• Asesoría y Asistencia técnica al sector rural Unidad de
Promoción Asistencia
agropecuario.
del Desarrollo agropecuario
• Gestión de Proyectos productivos y de Técnica
Crecimiento Desarrollo empresarial Municipal
seguridad alimentaría
económico
Unidad de
Gestión • Vigilancia y control ambiental
Asistencia
Ambiental Gestión Medio Ambiente • Gestión de proyectos protección ambiental
Técnica
Municipal
Gestión Social Programas sociales • Adulto Mayor PPSAM económico Gestión social

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•
• evaluación de desempeño
• liquidación de prestaciones sociales
• procedimiento vacaciones y cesantías
Secretaria
Talento Humano • procedimiento nomina
General
• programa de salud ocupacional
• vinculación personal
• Desvinculación personal
• gestión de archivo y correspondencia
• archivo y correspondencia enviada
• archivo y correspondencia recibida
• tablas de retención documental
Administración Gestión
• trasferencia primaria de documentos Secretaria
documental
• Eliminación de Documentos General
• Administración de historias laborales
•
• Soporte tecnológico:
• Mantenimiento de equipos y redes
Gestión • Backups Secretaria
informativa • Administración de página web del Municipio General- Área
• Seguridad de los software de sistemas
•
• procedimiento para la contratación de bienes y
ser
• procedimiento para la supervisión de contratos-
• licitaciones
• contratación directa
• concurso de méritos, inferior al 10% de la menor
c Secretaria de
Contratación Adquisición de • concurso de méritos abierto Planeación -
bienes y servicios • selección abreviada de menor cuantía Área de
• adquisición de bienes y servicios de Contratación
características técnicas uniforme
• Subasta Inversa
MACRO PROCESO DE APOYO
PROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA

Información y Secretaria
Información y • Manejo de información pública
comunicación General- Área
comunicación • Página web. Gobierno en línea
publica de sistemas

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• procedimiento cierre de presupuesto
• procedimiento cobro coactivo
• procedimiento ejecución del presupuesto
Gestión de • procedimiento elaboración del presupuesto
impuestos y • procedimiento elaboración y tramite órdenes de Tesorería
financiera pago
• procedimiento fiscalización de impuestos
• procedimiento para el recaudo de impuesto
• procedimiento modificación al presupuesto
• Elaboración de estados e informes contables
• Análisis financiero
Gestión contable
• Elaboración de medios magnéticos Tesorería
• Conciliaciones bancarias
• Informes a los entes de control
• Elaboración del plan de compras
Gestión fiscal • Suministro de bienes y elementos de consumo
y devolutivos
• Manejo y actualización del inventario de
bienes, muebles e inmuebles.
• Procedimiento para dar de baja bienes
• Adulto Mayor RP
• Comedor Adulto Mayor
Recursos físicos • Ingreso y retiro de adulto albergue Almacén
• Asistencia adulto mayor albergue
• Auxilio Funerario a población vulnerable
• Familias en Acción
• Discapacitados
• Desayunos con Amor
• Juntos
• Primera Infancia
3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS
La Administración Municipal de SANTA ANA organiza su gestión a través de los Macro

procesos: Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control, los cuales están
organizados por Procesos a cargo de una dependencia y/o área de trabajo, estos a su
vez se dividen en subprocesos que son ejecutados a través de procedimientos, los
cuales constituyen un conjunto de actividades o tareas realizadas por un funcionarios
determinado.
A continuación se presentan los procedimientos realizados por cada área de la

Administración. Cada procedimiento obedece a la siguiente estructura
Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de actividades

1. Objetivo: Se refiere al objetivo del procedimiento dentro del proceso que ejecuta
2. Alcance: Se refiere a la esfera de acción que cubre el procedimiento. Es el campo
de aplicación.
3. Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del
procedimiento.

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4. Términos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminología utilizada al
interior del procedimiento.
5. Políticas de Operación: Son los criterios que deben indicar como alcanzar el
objetivo del procedimiento. Son guías de acción en la operación de cada proceso.
6. Descripción: En este punto se describe cada actividad que hace parte del proceso,
indicando como, quien la realiza y que soporte físico queda como registro o evidencia
de la actividad.
7. Control de Registros: En este punto se esquematiza los registros de cada actividad,
indicando forma de almacenamiento, protección, recuperación, retención y
disposición
8. Documentos Externos: Se refiere a las normas que sirven de base en la ejecución del
procedimiento.
4. PROCEDIMIENTOS DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO
4.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO
1. OBJETIVO
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento del Plan de Desarrollo de la

Alcaldía Municipal de SANTA ANA MAGDALENA.
2. ALCANCE
Inicia con la conformación del equipo de trabajo para la formulación del Plan de
Desarrollo y finaliza con la revisión y aprobación del Plan de Desarrollo por parte del
Concejo Municipal.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Alcalde Municipal,

con la colaboración del equipo de gobierno, encargado por áreas.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Actor Social: Persona o grupo de personas que representan una organización o grupo
social y que cuentan con un proyecto, controlan algún recurso relevante y tienen
liderazgo y capacidad para tomar decisiones.
BPIN: Banco de proyectos de inversión nacional.
Diagnóstico: Evaluación de la situación real de la sociedad en la que se desarrollaran

las actividades propias de este Plan de desarrollo, con lo que se busca establecer
cuáles serán las acciones a tomar en torno a cada una de éstas

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Plan Plurianual de Inversiones: Es el instrumento base de la inversión anual en el
cual se relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas.
Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un

objetivo común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una
necesidad de la población.
Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades

interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar un objetivo específico y concreto
dentro de los límites de un presupuesto y un tiempo determinado; su formulación está
orientada a la ejecución de actividades.
Plan indicativo: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la

administración municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos,
aportándoles las metas específicas tanto de producto como de resultado, y así lograr
estimar los avances y resultados de eficacia en la gestión.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
6. DESCRIPCIÓN
Actividad Descripción Responsable Registro

1. Conformar equipo para la formulación del
1. Conformar Plan de Desarrollo: El Secretario de
Equipo. Planeación informa por medio de oficio a los Secretario de
Actas
funcionarios que conformarán el equipo de Planeación
trabajo para la formulación del Plan de
Desarrollo
2. Definir metodología para la formulación del
Plan de Desarrollo: El Secretario de
Planeación define directrices para la
2. Definir Secretario de
metodología a utilizar en la elaboración del Plan No aplica
metodología. Planeación
de Desarrollo y la presenta al Consejo de
Gobierno y al Alcalde Municipal para su ajuste
y aprobación.
3. Analizar programa de Gobierno del Alcalde
electo: Analizan los aspectos relevantes del
programa de gobierno y su relación con el plan
Alcalde
de desarrollo anterior, los planes sectoriales y
Municipal
la información surgida de las consultas con la
3. Analizar
comunidad; solicitan al Banco de Proyectos el Informe
programa de Secretario de
inventario de proyectos en ejecución, analizan Programa de
Gobierno. Planeación
la información y elaboran el Informe con los Gobierno
resultados.
Consejo de
Nota: El Programa de Gobierno es un insumo
Gobierno
para la formulación y concreción del Plan de
Desarrollo.

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4. Definir actores sociales: El Alcalde Municipal
y el Secretario de Planeación identifican los
grupos y organizaciones que están directa e Alcalde
4. Definir indirectamente involucradas en las situaciones municipal
actores más relevantes, que pueden ser problemas o
sociales. experiencias exitosas que surgen en el
Municipio y los incluye como participantes para Actas
la elaboración del Plan de Desarrollo. Se Secretario de
conforman grupos de trabajo con los actores Planeación
sociales para realizar listado con los problemas
que afectan a la comunidad.
5. Asignar responsabilidades a los grupos de
trabajo: El Secretario de Planeación asigna
5. Asignar Secretario de
responsabilidades a los grupos definidos por No aplica
responsabilidades. Planeación
sectores con el objeto de identificar problemas
y definir objetivos y estrategias.
6. Realización del diagnóstico: : de gobierno,
encargado por al Secretario de Planeación, el
Consejo de Gobierno y el equipo de trabajo
analizan la situación actual del Municipio Secretario de
teniendo en cuenta el plan de desarrollo Planeación
anterior, los planes sectoriales, la información No aplica
6. Realizar
financiera, el avance de proyectos en Consejo de
diagnóstico.
ejecución, el esquema de ordenamiento Gobierno
territorial y la información de la comunidad.
Analizan la información, priorizando los Equipo de
problemas identificados con base en la realidad trabajo
del Municipio, luego identifican las causas de
los problemas seleccionados.
Alcalde
Municipal
7. Formular el componente estratégico:
Consejo de
Definen los objetivos de desarrollo del Municipio,
Gobierno
las estrategias generales, las metas y los
8. Formular Consejo de
programas y proyectos, teniendo en cuenta las
Componente Planeación
políticas nacionales y departamentales, las
estratégico. funciones y competencias asignadas al No aplica
Equipo de
Municipio por la Constitución y las leyes y las
Trabajo
causas fundamentales que le apunten a la
solución de problemas y al logro de la visión
Grupos de
municipal.
trabajo (actores
sociales)
9. Definir fuentes de financiación: De acuerdo
con el proceso de Gestión Administrativa y
Financiera y el procedimiento para la
Elaboración del Presupuesto Municipal, se Secretario
9. Definir fuentes analiza y define la proyección de los recursos
No aplica
de financiación. del Municipio a través de las diferentes fuentes Administrativo y
de financiación para el Plan de Plurianual de
Inversiones; todo esto mediante la revisión del Financiero
Marco fiscal de mediano plazo que se
encuentre vigente.

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10. Formular el componente financiero: Según
10. Formular los programas y proyectos definidos en el
Componente Secretario
componente estratégico del Plan de Desarrollo,
financiero. Administrativo No aplica
se asigna la proyección de los recursos de las
y
fuentes internas y externas que componen el
Financiero
Plan Plurianual de Inversiones.
11. Consolidar el proyecto del Plan de
Desarrollo: El Consejo de Gobierno consolida
11. Consolidar el el documento del Plan de Desarrollo y lo No aplica
proyecto del Plan presenta al Concejo Municipal de Planeación. Consejo de
Gobierno
12. Presentar el proyecto del Plan de
Desarrollo al Concejo Municipal de Planeación:
12. Presentar Concejo
El Concejo Municipal de Planeación verifica la No aplica
proyecto del Plan Municipal de
correspondencia entre el Programa de Gobierno y
Planeación
el Plan de Desarrollo.
13. Realizar ajustes al proyecto del Plan de
Desarrollo: Según las recomendaciones
realizadas por el Concejo Alcalde Oficio de
13. Realizar
Municipal aclaraciones y
ajustes al proyecto
Municipal de Planeación se realizan los ajustes al Consejo de observaciones
Plan de Desarrollo y se presenta al Concejo Gobierno
Municipal para su análisis y aprobación.
14. Presentar el Plan de Desarrollo al Concejo
Municipal: El Concejo Municipal verifica la
correspondencia entre el Programa de
Gobierno y el Plan de Desarrollo.
14. Presentar el Plan de
Plan de Desarrollo Desarrollo
El Plan de Desarrollo es aprobado? Concejo
SI: El Alcalde Municipal lo sanciona. Municipal
NO: El Alcalde Municipal lo puede adoptar por
decreto.
15. Socializar el Plan de Desarrollo: El Plan de
15. Socializar el
Desarrollo se publica en la página Web de la
Plan de Secretario de No aplica
Alcaldía Municipal y se comunica a los
Desarrollo. Planeación.
Consejos Comunales.
16. Seguimiento al Plan de desarrollo:
El plan de desarrollo está articulado con el plan Planilla de
16. Seguimiento al indicativo que es la herramienta que plasma seguimiento
Plan de desarrollo Secretario de
todos los compromisos asumidos en el plan de del
Planeación.
desarrollo, entonces el seguimiento se hace Plan
con base en el cumplimiento de las metas y Indicativo
ejecuciones del plan de acción.
6. CONTROL DE REGISTROS
Almacenamiento
Tiempo
Código Nombre Lugar y Protección Recuperación de Disposición
Responsable Forma de Retención
Archivo
Secretaria
No Despacho del Archivador Archivo
Oficios del Carpeta de Oficios
aplica Alcalde / Físico del Despacho 4 año Municipal
Despacho

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Informe
Secretaria Carpeta Informe
Programa Despacho del Archivador
del Programa de
de Alcalde / Físico del Despacho
Despacho Gobierno
Gobierno
Despacho del
Secretaria
Plan de Carpeta Plan de
del Archivador del Desarrollo
Desarrollo Alcalde / Físico
Despacho Despacho
Página Web
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del
Fecha de Entidad que lo
documento Descripción
Expedición expide
externo
Constitución Artículo 339: “Habrá un Plan Nacional de Desarrollo

Gobierno
Política de 1991 conformado por una parte general y un plan de
Nacional
Colombia inversiones de las entidades públicas del orden nacional”.
Introdujo modificaciones al plan de cuentas para el sector

Decreto 377 de Gobierno
1999 público, determinando la clasificación del Plan Plurianual
1999 Nacional
de Inversiones por categorías.
Artículo 4: “Conformación del Plan Nacional de

Desarrollo. De conformidad con lo dispuesto por el artículo
339 de la
Constitución Política, el Plan Nacional de Desarrollo estará
conformado por una parte general y un plan de
inversiones de las entidades públicas del orden nacional.”
Artículo 5: “Contenido de la parte general del plan”
Artículo 6: “Contenido del Plan de Inversiones”
Artículo 31: “Contenido de los planes de desarrollo de las
entidades territoriales. Los planes de desarrollo de las
entidades territoriales estarán conformados por una parte
estratégica y un plan de inversiones a mediano y corto
Gobierno
Ley 152 de 1994 15/07/1994 plazo, en los términos y condiciones que de manera
Nacional
general reglamenten las Asambleas Departamentales y
los Concejos Distritales y Municipales o las autoridades
administrativas que hicieren sus veces, siguiendo los
criterios de formulación establecidos en la presente Ley”.
Artículo 49: “Apoyo Técnico y Administrativo” El
Departamento Administrativo Nacional de Estadística,
DANE, de acuerdo con el DNP y los organismos
departamentales y municipales, establecerá un sistema de
información que permita elaborar diagnósticos y realizar
labores de seguimiento, evaluación y control de los planes
de desarrollo por parte de las entidades nacionales y
territoriales de planeación.

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Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalías, la
Comisión Nacional de Regalías, se regula el derecho del
Congreso de
Ley 141 de 1994 28/06/1994 Estado a percibir regalías por la explotación de recursos
Colombia
naturales no renovables, se establecen las reglas para su
liquidación y distribución y se dictan otras disposiciones.
Congreso de Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen
Ley 756 de 2002 23/07/2007
Colombia criterios de distribución y se dictan otras disposiciones
Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 141 de
Decreto 416 de Congreso de
1994, la Ley 756 de 2002 y la Ley 781 de 2002 y se dictan
2007 15/02/2007 Colombia
otras disposiciones.
4.2. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN
1. OBJETIVO
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción para

la ejecución del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de SANTA ANA
MAGDALENA
2. ALCANCE
Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta que es

aprobado por el Alcalde Municipal.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento son los secretarios de

despacho direccionado por Secretaria de planeación.
Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la Administración

Municipal orientar estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para periodos
de un año, coincidentes con la ejecución del presupuesto en la respectiva vigencia.
POAI: Es la herramienta de planificación de la inversión que permite determinar cuál es

el conjunto de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria, se
incorporarán en el presupuesto anual. El POAI incluye los proyectos de inversión
(debidamente formulados, evaluados y registrados en el Banco de Programas y
Proyectos de Inversión Municipal) clasificados por sectores, órganos y programas. La
programación de la inversión anual debe responder a las metas financieras señaladas
en el plan financiero y a las prioridades de inversión definidas en el Plan de Desarrollo.

necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del POAI

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orientada a la ejecución.
De acuerdo a las actividades programadas, se realiza seguimiento en los informes de
manera trimestral y todos los responsables de procesos presentan avance plan de
acción a la secretaria de Planeación.
6. DESCRIPCIÓN

1. Diseñar metodología 1.Diseñar metodología del Plan de Acción: Alcalde
Plan de Definir directrices y lineamientos para la Municipal
Acción elaboración de los planes de acción
Inicio orientados al cumplimiento de las metas y Secretario de No aplica
objetivos del Plan de Desarrollo. Planeación y
desarrollo local
2. Definir responsables 2.Definir responsables y recursos: El
y recursos. Alcalde Municipal y los secretarios de Alcalde
despacho, son responsables de ejecutar los Municipal
planes de acción de cada dependencia de
No aplica
la Alcaldía Municipal y determinan los Secretario de
recursos que servirán de apoyo para el Planeación y
cumplimiento de los planes de acción. desarrollo local
3. Comunicar 3.Comunicar metodología: El Secretario de

metodología. Planeación y desarrollo local envía oficio a Secretario de
las dependencias informando los Planeación Formato
lineamientos definidos para la elaboración Contraloría
del Plan de Acción.
A 4. Elaborar Plan de Acción: Los Secretarios

4. Elaborar Plan de de Despacho de acuerdo con la
Acción. metodología definida y el Plan de Desarrollo
elaboran el Plan de Acción diligenciando el Programación y
formato “Formulación y ejecución Plan de Secretarios de ejecución Plan
Acción” y teniendo en cuenta la siguiente Despacho de Acción
información:
Objetivos del Plan de Desarrollo. Formato
Programas y subprogramas. Contraloría
 Proyectos concretos de la dependencia y
 que están orientados a alcanzar algún
 objetivo del Plan de Desarrollo.
 Descripción de acciones a realizar para el
desarrollo de proyectos, programas y
subprogramas.
 Metas que pretende alcanzar la Alcaldía
Municipal con los proyectos.

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 El costo en que se debe incurrir para
desarrollar los proyectos y las fuentes de
financiación.
 Funcionarios responsables de coordinar y
supervisar los programas, subprogramas, y
proyectos.
 Indicadores de seguimiento y evaluación.

5. Consolidar el Plan de Acción: La secretaria de
Programación y
5. Consolidar el Plan planeación unifican los planes de acción de las Secretaria de
ejecución Plan
de Acción. A dependencias de la planeación
de acción anual
Alcaldía Municipal.
6. Elaborar el POAI: El Tesorero según las
prioridades de inversión del Plan de
Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y
los montos de fondos por dependencias elabora el
Tesorero
POAI.
6. Elaborar el POAI. Nota: En el POAI no se podrán incluir proyectos POAI
que no hagan parte del Banco de Programas y
Proyectos de Inversión. Entidades del ente
territorial solo podrá financiar proyectos registrados
en el Banco de Proyectos de inversión de las
entidades públicas.
7. Aprobar el Plan de Acción: El Alcalde
Municipal presenta al Consejo de Gobierno el Plan
de Acción Consolidado para su análisis, ajuste y
aprobación. Alcalde Programación y
Consejo de ejecución Plan
7. Aprobar el Plan de Gobier de acción
Acción. Una vez es aprobado, el Plan de Acción es
enviado al Proceso de Gestión Administrativa y no
Financiera para que se elabore el presupuesto de No Aplica
acuerdo con lo definido en el “Procedimiento para
la
Administración del Presupuesto Municipal
8.Seguimiento para los Planes de Acción:
Programa y
8. Seguimiento para los
Secretarios de ejecución Plan
Planes de Acción. de acuerdo a las actividades programadas, se despacho de Acción
Fin realiza seguimiento en los informes de manera Trimestral
trimestral y se presenta avance plan de acción.
Almacenamiento
Tiempo de Disposición
Nombre Lugar y Forma de Protección Recuperación
Responsable Retención
Archivo
Auxiliar
Archivador
Administrativo Oficina de Carpeta de 4 años Archivo
Oficio Oficina de
y financiero de Planeación/Físico Oficios Municipal
Planeación
Planeación

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 19
Programación y Computador
ejecución Secretario de Secretario de
Plan operativo Planeación y Oficina de Planeación y Ruta de Archivo
anual desarrollo Planeación/Magnético Acceso Municipal
CDM-103 local desarrollo
local
Disco
Computador Duro/Gestión
Oficina de Tesorería Secretario administrativa Archivo
POAI
/Magnético Administrativo Municipal
y Financiero y financiera/
POAI
Disco
duro/Gestión
Secretaría de administrativa
Programa y Planeación y Financiera-/
ejecución Programa y
Secretaría Archivador
Plan operativo ejecución Plan
Administrativa y Secretaria Archivo
anual de
Financiera/Físico y Administrativa Municipal
inversiones
medio magnético y financiera operativo
formato
CDM102 anual de
inversiones
formato
CDM102
Nombre del
Expedición expide
externo
Artículo 2: El artículo 5 de la Ley 38 de 1989 quedará así:
"El Plan operativo Anual de Inversiones señalará los
proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas”.
Ley 179 de 1994 30/12/1979 Gobierno Nacional Artículo 23: "No se podrá ejecutar ningún programa o
proyecto que haga parte del Presupuesto General de la
Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrados en el Banco Nacional de
Programas y Proyectos”.
Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones

Decreto 111 de
15/01/96 Gobierno Nacional señalará los proyectos de inversión clasificados por
1.996
sectores, órganos y programas”.
4.3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN SISBEN
2. OBJETIVO

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Registrar a los beneficiarios en la Base de Datos del SISBEN de la Alcaldía Municipal
de SANTA ANA MAGDALENA
3. ALCANCE
Desde la verificación del Censo y de los documentos de identificación del usuario hasta
la expedición del carne y la actualización de datos.
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Administrador del

SISBEN quien depende de la Secretaria de Salud Municipal.
- Verificar el correcto Diligenciamiento de la ficha técnica
- Verificar que las personas que solicitan el censo no se encuentran censadas en otro
Municipio.
6. RECURSOS:
- TECNOLÓGICOS: Computador e impresora

- LOGÍSTICOS: Computador, papelería.
- HUMANOS: Administrador del Sisben
7. DESCRIPCIÓN

Solicitud de Censo Verificar que las personas que solicitan el Administrador
censo no se encuentren censadas en otro del SISBEN
sitio.
Si las personas están censadas en otra sitio
se les solicita que renuncien y que presenten
la certificación de renuncia.
Las personas que no están censadas se les

informa que deben presentar la carta de
solicitud de censo y se les da una fecha en
que deben acercarse a la oficina para realizar
el censo.
Se les da el listado de los documentos que

deben presentar el día del censo como son
cedulas, tarjetas de identidad, registros civiles
y recibo de energía. El día del censo se
verifica que las personas hayan traído la
documentación requerida.

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Diligenciamiento de Ficha Procedemos a realizar el censo asignando el Administrador Encuesta
técnica número de la ficha que es el consecutivo de del SISBEN
las fichas existentes en el sistema.
Luego vamos llenando cada una de las

preguntas de la ficha Técnica de acuerdo a lo
que nos responde la persona que estamos
encuestando y que debe ser una persona
mayor de edad, capacitada para dar la
información y debe hacer parte del hogar a
encuestar.
La ficha debe ir firmada por la persona que

nos respondió las preguntas de la encuesta, si
no sabe firmar debe ir la huella.
Ingresamos la ficha al sistema tal como está
en la ficha técnica,
Luego la pasamos por maya de validación y
verificamos que no haya inconsistencias,
Pasamos la ficha a histórico y verificamos que

no haya duplicidad eventual o real, si se
presenta una de las dos hay que verificar los
nombres y números de documentos.
Terminado este proceso procedemos a

archivar la ficha en orden consecutivo.
Ingresos de recién nacidos Para ingresar un recién nacido o menor Administrador

y menores de edad debemos verificar que alguno de los padres del SISBEN
este censado, si no están censados podemos
ingresar al menor con algún familia.
Si es un menor que tiene esposo (a) este se

puede ingresar en la ficha del conyugue
haciendo la respectiva actualización de los
datos del otro.
Se baja la ficha a historio sea para ingresar un

recién nacido o menor de edad, actualizamos
la fecha, se ingresa la persona, subimos la
ficha pasándola por malla de validación si no
hay inconsistencias la pasamos a histórico y
verificamos que no hallan duplicidades reales o
eventuales.
En caso de que haya inconsistencias o

duplicidades debemos verificar la información y
el mismo sistema nos dirá que es lo que
debemos verificar.

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Reporte de base de datos La base de datos se envía el 20 de cada cuatro Administrador
(4) al DNP. del SISBEN
En esta base va la carpeta SISBENW2 que

contiene los archivos datos y cambios.
El remisorio de envió debe ir firmado por el alcalde

municipal.
El DNP manda el recordatorio de fechas en que

se debe enviar la base de datos y las variables
sintomáticas.
Generar y presentar archivo en Excel para

explicar estructura de la resolución 812.
Remitir archivo ya conformado al régimen

subsidiado para realizar priorización.
Retiros de base de datos. Por fallecimiento, para retirarlos por este evento el Administrador
familiar debe traer el acta de fallecimiento o del SISBEN
defunción.
Por traslado, cuando la persona se traslada a otro

sitio debe presentar la carta de retiro pasa sacarlo
de la base de datos.
Se debe dar una certificación de retiro,

Las personas retiradas no podrán solicitar
reingreso al mismo sistema hasta pasados seis
meses de la solicitud de retiro.
Archivo y Recibir los documentos para atender los Administrador
Correspondencia requerimientos y brindar la respuesta oportuna. del SISBEN
Archivar en archivo de gestión los documentos
respetando el principio de procedencia,
clasificándolos, ordenándolos y organizándolos de
manera eficiente.
Brindar Información Utilizando el servicio de Internet buscamos en el Administrador
oportuna a los usuarios DNP si se encuentra la persona censada y en del SISBEN
Referente a la afiliación Al FOSYGA si la persona tiene algún tipo de carné.
SISBEN. Orientar al usuario acerca del procedimiento a
seguir para obtener afiliación al SISBEN.
Orientar al usuario acerca del procedimiento a

seguir para actualizar la información del SISBEN.
4.4. PROCEDIMIENTO PARA BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
1. OBJETIVO

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Brindar soporte a los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y
evaluación de resultados de la inversión pública del Municipio.
2. ALCANCE
Asignación de recursos a proyectos y programas viables, prioritarios y elegibles que
busquen mejorar los niveles de calidad de vida y apoyar los procesos de crecimiento y
desarrollo, fomentando el cumplimiento de objetivos y logro de resultados con
eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, sostenibilidad y sustentabilidad.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los líderes de los
procesos en donde se realizan trámites (Planeación y Coordinador del Banco de
Proyectos)
4. BASE LEGAL
Artículo 27 de la Ley 152 de 1994, el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la
Nación (Ley 38 de 1989, artículo 32) y las normas reglamentarias (Acuerdo 035 del 10
de Junio de 1998). Resolución 5345 de 1993 y en la resolución 0421 de 2001.
El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, al igual que el
Departamental y Nacional, es un sistema de información sobre programas y proyectos
de inversión pública, viables técnica, financiera, económica, social, institucional y
ambientalmente, susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos del
Presupuesto Municipal.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formato de Inscripción y/o Actualización de proyectos del DNP
Los ejecutores de los proyectos de inversión deben reportar seguimientos a la Oficina
de Planeación, la cual debe efectuar retroalimentación en cuanto a los informes de
avance presentados por ellos.
8. DESCRIPCIÓN

1.. Identificación del 1. Identificación del problema o
problema o necesidad necesidad Todos los procesos
2. plan de desarrollo 2. plan de desarrollo: Estudio de la
oferta o demanda del servicio que se
va a ofrecer teniendo en cuenta el plan Todos los procesos
de desarrollo
3. Formulación del proyecto 3. Formulación del proyecto.
Todos los procesos

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 24
4.. identificación del 4. Identificar si es un tipo de
programa o proyecto programa o proyecto Madre o Ms Coordinador Banco de
proyectos
5. alcance de la evaluación 5. Analizar el alcance de la Evaluación Coordinador Banco de

A Expos proyectos
6. Identificación de 6. Identificación de los
los responsables responsables
7..viabilidad del programa 7. Viabilidad del programa: Analizar
la viabilidad del programa o proyecto
8.control de viabilidad 8. Control de viabilidad: Control de
Coordinador Banco de criterios
posterior de la viabilidad
proyectos viabilidad
Coordinador Banco de
9. Elección de los proyectos 9.Elección de los proyectos
proyectos
10. Registrar el proyecto 10. Registrar el proyecto
Coordinador Banco de
11. Ejecución presupuestal 11. Ejecución presupuestal proyectos
y Coordinador Banco de
12. seguimiento 12. Seguimiento y evaluación física y
evaluación de metas
proyectos
de Coordinador Banco de
13. Actualización proyectos
13. Actualización de proyectos
proyectos
EBI
14. Actualizar ficha
según el caso 14. Actualizar ficha EBI según el caso Secretarias
15.Re-Evaluación y
Actualización 15. Re-Evaluación y Actualización De Secretarias
La Ficha EBI según el caso
4.5. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN
1. OBJETIVO
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción para

la ejecución del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de SANTA ANA
2. ALCANCE
Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta que es

aprobado por el Consejo de Gobierno.
3. RESPONSABLE

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 25
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento son los secretarios de
despacho direccionado por Secretaria de planeación y desarrollo local.
Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la Administración

Municipal orientar estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para periodos
de un año, coincidentes con la ejecución del presupuesto en la respectiva vigencia.
POAI: Es la herramienta de planificación de la inversión que permite determinar cuál es

el conjunto de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria, se
incorporarán en el presupuesto anual. El POAI incluye los proyectos de inversión
(debidamente formulados, evaluados y registrados en el Banco de Programas y
Proyectos de Inversión Municipal) clasificados por sectores, órganos y programas.
La programación de la inversión anual debe responder a las metas financieras
señaladas en el plan financiero y a las prioridades de inversión definidas en el Plan de
Desarrollo.

necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del POAI
orientada a la ejecución.
5. DESCRIPCIÓN

1. Diseñar 2.Diseñar metodología del Plan de
metodología Plan Acción: Definir directrices y lineamientos Alcalde Municipal
de Acción para la elaboración de los planes de
Inicio acción orientados al cumplimiento de las No aplica
Secretario de
metas y objetivos del Plan de Desarrollo. Planeación y
desarrollo local
2. Definir 3.Definir responsables y recursos: El
responsables y Alcalde Municipal y los secretarios de
recursos. despacho, son responsables de ejecutar Alcalde Municipal
los planes de acción de cada dependencia
No aplica
de la Alcaldía Municipal y determinan los
recursos que servirán de apoyo para el Secretario de
cumplimiento de los planes de acción. Planeación y
desarrollo local
3. 4.Comunicar metodología: El Secretario
Comunic de Planeación y desarrollo local envía
Formato
ar metodología. oficio a las dependencias informando los Secretario de Contraloría
lineamientos definidos para la elaboración Planeación
del Plan de Acción.

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A 5. Elaborar Plan de Acción: Los Secretarios
4. Elaborar Plan de Despacho de acuerdo con la metodología Programación
de Acción.  definida y el Plan de Desarrollo elaboran el y ejecución
 Plan de Acción diligenciando el formato Plan de
“Programación y ejecución Plan operativo Acción
anual” y teniendo en cuenta la siguiente Secretarios de
información: Formato
Objetivos del Plan de Desarrollo. Despacho Contraloría
Programas y subprogramas.
 Proyectos concretos de la dependencia y
que están orientados a alcanzar algún
objetivo del Plan de Desarrollo.
 Descripción de acciones a realizar para el
desarrollo de proyectos, programas y
subprogramas.
 Metas que pretende alcanzar la Alcaldía
Municipal con los proyectos.
 El costo en que se debe incurrir para
desarrollar los proyectos y las fuentes de
financiación.
 Funcionarios responsables de coordinar y
supervisar los programas, subprogramas, y
proyectos.
 Indicadores de seguimiento y evaluación.

Secretaria de Programación
6. Consolidar el Plan de Acción: La secretaria de planeación y planeación y
5. Consolidar el y ejecución
desarrollo local unifican los planes de acción de las
Plan de Acción. A Plan de acción
dependencias de la Alcaldía Municipal.
desarrollo local anual
7. Elaborar el POAI: El Secretario Administrativo y

Financiero según las prioridades de inversión del Plan
de
Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y los Tesorero
montos de fondos por dependencias elabora el POAI.
6. Elaborar
POAI
el POAI.
Nota: En el POAI no se podrán incluir proyectos que no
hagan parte del Banco de Programas y
Proyectos de Inversión. Entidades del ente territorial
solo podrá financiar proyectos registrados en el Banco
de Proyectos de inversión de las entidades públicas.
8. Aprobar el Plan de Acción: El Alcalde Municipal
presenta al Consejo de Gobierno el Plan de Acción
Consolidado para su análisis, ajuste y aprobación. Programación
y ejecución
7. Aprobar el Plan Consejo de Plan de acción
de Acción. Una vez es aprobado, el Plan de Acción es enviado al
Proceso de Gestión Administrativa y Financiera para
que se elabore el presupuesto de acuerdo con lo Gobierno No Aplica
definido en el “Procedimiento para la
Administración del Presupuesto Municipal

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 27
Programa y
8. Seguimiento para 8. Seguimiento para los Planes de Acción: de
ejecución
los Planes de acuerdo a las actividades programadas, se realiza Secretarios de
Plan de
Acción. seguimiento en los informes de manera trimestral y se despacho
Acción
Fin presenta avance plan de acción.
Trimestral
Almacenamiento
Tiempo de
Código Nombre Lugar y Forma de Protección Recuperación Disposición
Archivo
Auxiliar
Oficina de Archivador
Administrativo y Archivo
Oficio Planeación/Físic Oficina de Carpeta de Oficios
financiero de Municipal
o Planeación
Planeación
Programación y Computador
ejecución Plan Secretario de Oficina de Secretario de Archivo
operativo anual Planeación y Planeación/Magn Planeación y Ruta de Acceso Municipal
desarrollo local ético desarrollo local
Disco
Computador Duro/Gestión
Oficina de
Secretario administrativa y Archivo
POAI Tesorería
Administrativo financiera/ Municipal
/Magnético
y Financiero
Disco duro/Gestión
Secretaría de administrativa y
No aplica Programa y Planeación
Secretaría Archivador Financiera-/
ejecución Plan
operativo anual Administrativa y Secretaria Programa y
Archivo
de inversiones Financiera/Físico ejecución
Municipal
formato y medio Administrativa Plan 4 años
magnético y financiera operativo anual de
inversiones
formato
Nombre del
documento Fecha de Entidad que lo
Descripción
externo Expedición expide
Artículo 2: El artículo 5 de la Ley 38 de 1989 quedará así: "El Plan

operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos de inversión
clasificados por sectores, órganos y programas”.
Artículo 23: "No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto
Ley 179 de 1994 30/12/1979 Gobierno Nacional
que haga parte del Presupuesto General de la Nación hasta tanto
se encuentren evaluados por el órgano competente y registrados
en el Banco Nacional de Programas y Proyectos”.
Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones señalará los

Decreto 111 de
15/01/96 Gobierno Nacional proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
1.996
programas”.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 28
4.6. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TRÁMITES
1. OBJETIVO
Definir la metodología para la realización de trámites en la Alcaldía Municipal de SANTA ANA,

con el fin de agilizar y brindar una atención oportuna a la Comunidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la definición de requisitos para la gestión de trámites y finaliza con
el documento generado.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los líderes de los procesos
en donde se realizan trámites (Secretarios de despacho)
Trámite: Son los estados o diligencias necesarias para resolver un asunto.

5. DESCRIPCIÓN

1. Definir los
requisitos. 1. Definir los requisitos: Los líderes de Secretaria de
procesos y los funcionarios definen los planeación
requisitos para la realización de trámites en las
Fichas Técnicas de Trámites.
2. Recibir la 2. Recibir la solicitud y documentos: El

solicitud. funcionario revisa la información suministrada
por el solicitante y le brinda orientación
dependiendo de la solicitud presentada, aplica
teniendo en cuenta lo definido en las Fichas Funcionario
Técnicas de Trámites.
2. ¿Cumple los
requisitos? 3. 3. Verificar el cumplimiento de requisitos: El
Verificar funcionario de la dependencia en donde se Funcionario
requisitos. realiza el trámite recibe los documentos al
solicitante y verifica el cumplimiento de los
requisitos según lo definido en las fichas aplica
técnicas.
¿Cumple los requisitos?
Si: Continúa en la siguiente actividad.
No: Regresa a la actividad No 2.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 29
4. Prestar el
servicio. 4. Prestar el servicio del trámite: el
funcionario realiza los pasos definidos en la Documento
Ficha Técnica de Trámites respectiva para dar Funcionario Solicitado
respuesta al requerimiento del solicitante.
5. Entregar
documentos. 5. Entregar documentos al solicitante: el
funcionario entrega al solicitante el documento
que se obtiene al finalizar el trámite, Documento
cumpliendo con el tiempo de respuesta definido Funcionario generado con
en la Fichas Técnicas de Trámites. Si el recibido del
documento no se puede entregar Usuario
inmediatamente, el funcionario le informa al
solicitante la fecha en la cual lo debe reclamar.
8. Realizar Realizar seguimiento al servicio: Los

Seguimiento al secretarios de despacho o encargados de los
servicio procedimientos realizan seguimiento al Secretaria de
cumplimiento de las actividades y de los No Aplica
planeación
requisitos del servicio
Almacenamiento
Tiempo de
Código Nombre Lugar y Forma de Protección Recuperación Retención Disposición
Responsable
Archivo
Computador
funcionario /
Funcionario
Control de Oficina del clave de
responsable de Ruta de acceso 1 año Eliminar
Trámites Funcionario acceso
la atención
archivo
compartido
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE

INVERSIÓN
1. OBJETIVO
Facilitar la evaluación de la Gestión Pública y la toma de decisiones durante la

ejecución de los proyectos, fortaleciendo el proceso de participación ciudadana.
2. ALCANCE
El alcance del Plan de Inversión está enmarcado en todos los procesos de la Alcaldía
Municipal de SANTA ANA MAGDALENA.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 30
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (Secretaria de Planeación)
4. BASE LEGAL
Decreto 3286 de octubre de 2004. "Por el cual se crea el Sistema de Información de

Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública"
5. DESCRIPCIÓN

1. avance del proyecto 1. avance del proyecto: Solicitar a los
Inicio ejecutores de los proyectos cada cuatro meses , Profesional Actas
información correspondiente al avance del universitario Parciales
proyecto
2. Información de 2. información de proyectos: Profesional
proyectos Recepcionar la información de los diferentes
proyectos universitario
3. Evaluar la información 3. Evaluar la información Profesional
universitario
5.. Realizar el informe de 5. Realizar el informe de Avance.
Avance Profesional
universitario
6. rendir informes 6. rendir informes: Remitir informes de avance
a la Alta Dirección Profesional
universitario
5. PROCEDIMIENTOS DE SALUD
5.1. PROCEDIMIENTO PRIORIZACIÓN BASE DE DATOS DE POTENCIALES

BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD
1. OBJETIVO
Aplicar a la base de datos de potenciales beneficiarios -BDPB, los criterios de

priorización definidos en las normas, para que las personas en situación de mayor
pobreza y/o vulnerabilidad sean susceptibles de recibir los subsidios de salud, de
acuerdo con la disponibilidad de recursos del Sistema General de Seguridad Social en
Salud.
2. ALCANCE

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 31
Personal identificado y priorizado con afiliación al régimen subsidiado
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites: Secretaría Municipal de Salud
• Secretaría Municipal de Planeación
• Administración del SISBEN
BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios
SISBEN: Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales –
• Cumplimiento de la norma en relación con la remisión de la base de datos priorizada al
nivel departamental.
• Publicación y validación social de los listados de priorizados
• Asistencia Técnica permanente por parte del departamento en la capacitación y
entrenamiento en el manejo de bases de datos en los municipios.
• Archivar los oficios enviados y recibidos en relación con la solicitud de información de
potenciales beneficiarios.
• Realizar copia de seguridad de la base de datos una vez constituida.
• Remitir la base de datos de potenciales beneficiarios (BDPB) priorizados en la
estructura técnica establecida por el Ministerio de la Protección Social al departamento
para su consolidación y posterior remisión al Ministerio de la Protección Social entre los
150 a 120 días previos al inicio del período de contratación.
6. DESCRIPCIÓN
N° Actividad Descripción Responsable Registro

6.1 Conformación de La base de datos de potenciales beneficiarios al Auxiliar
la BDPB régimen subsidiado –BDPB suministrada por el Administrativo
SISBEN se complementa con los diferentes
listados censales suministrados por entidades
como ICBF, Cabildo Indígena acción social para
conformar una sola BDPB.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 32
La base de datos de potenciales beneficiarios al
Fase 1. régimen subsidiado –BDPB se cruza con la base
Realización de de datos de afiliados al régimen contributivo
cruce entre la suministrada por el fosyga para seleccionar la
6.2 población objeto de priorización. Auxiliar
BDPB y la base
de datos de El cruce de datos se realiza utilizando como Administrativo
afiliados al campos comunes: número de documento,
régimen apellidos y nombres.
contributivo. Todos los registros de la BDPB que resulten
coincidentes con la base de datos del régimen
contributivo quedan excluidos de la BDPB por
consiguiente no serán objeto de priorización. Los
registros no coincidentes de la BDPB pasan a la
fase2
Fase 2. Cruzar La base de BDPB depurada en la fase1

Cruce entre la con la base de datos de afiliados al régimen
BDPB depurada subsidiado del municipio para seleccionar la
en la fase1 y la población objeto de priorización. El cruce de datos
base de datos se realiza utilizando como campos comunes: Auxiliar
6.3 de afiliados al número de documento, apellidos y nombres. Administrativo
régimen Todos los registros de la BDPB que resulten
subsidiado. coincidentes con la base de datos del régimen
subsidiado se excluyen de la BDPB y no serán
objeto de priorización.
Los registros no coincidentes de la BDPB pasan a
la fase3
La priorización de los beneficiarios se inicia

Fase 3. Priorizar ordenando a las personas clasificadas en los
potenciales niveles 1, 2 y 3 de la encuesta SISBEN, en orden Auxiliar
beneficiarios del ascendente de menor a mayor puntaje y de la más Administrativo
régimen antigua a la más reciente, con su núcleo familiar
subsidiado de cuando haya lugar a ello, así como de los listados
acuerdo al nivel censales. Una vez ordenada la BDPB con el
6.4 SISBEN criterio SISBEN, y ordenada con el criterio de
ubicación Rural y Urbana se continúa con la fase
2.
Para que los miembros del mismo núcleo familiar
se conserven juntos se debe añadir el criterio
“Ficha SISBEN”.
El núcleo familiar es el definido en el artículo 8,
Acuerdo 244 de 2003 y demás normas que lo
adicionen o modifiquen.

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A la información de la base de datos única de
potenciales beneficiarios-BDPB obtenida en la
Fase 4. fase 3, aplica los criterios adicionales: Acuerdo
Aplicar criterios 331/06 y demás normas que lo adicionen o
adicionales de modifiquen: 1. Recién nacidos.
priorización de 2. Menores desvinculados del conflicto Auxiliar
6.5 beneficiarios armado, bajo la protección del Instituto Administrativo
Colombiano de Bienestar Familiar.
3. La población del área rural.
4. Población indígena.
5. Población del área urbana.
Los recién nacidos de madres o padres afiliados al
régimen subsidiado en salud entran
automáticamente.
Con base en la información de la base de datos

única de potenciales beneficiarios-BDPB, en cada
uno de los grupos de población, descritos en los
numerales 3, 4 y 5 de la fase anterior, se
priorizarán los potenciales beneficiarios en el
siguiente orden:
Fase 5. 1. Mujeres en estado de embarazo o período de
6.6 Priorización lactancia que se inscriban en programas de control Auxiliar
definitiva de prenatal y postnatal. 2. Niños menores de cinco Administrativo
beneficiarios años.
3. Población en condición de desplazamiento
forzado.
4. Población con discapacidad identificada

mediante la encuesta SISBEN.
5. Mujeres cabeza de familia, según la
definición legal.
6. Población de la tercera edad.
7. Núcleos familiares de las madres
comunitarias.
8. Desmovilizados.
Los recién nacidos, la población infantil menor de
5 años y los menores desvinculados del conflicto
armado bajo la protección del ICBF, prioritarios,
podrán afiliarse sin su grupo familiar.
Fase 6. Luego de aplicar los criterios de priorización

Asignación descritos, se fija un consecutivo desde 1 hasta el Auxiliar
consecutivo último registro, que indique el orden en que los Administrativo
orden de beneficiarios accederán al Régimen Subsidiado en
6.7 beneficiarios Salud.

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Una vez aplicadas todas las fases de priorización
y habiéndose marcado los registros de personas
Aplicar estructura vulnerables según las normas vigentes, se le Auxiliar Base de
resolución 812 aplica a la base de datos el formato establecido en Administrativo datos de
6.8 el anexo técnico de la Resolución 812 y se remite potenciales
copia de este al Departamento para su beneficiario
consolidación, cruce, depuración y posterior envío s priorizada
al MPS entre los 120 y 150 días calendario antes
de la contratación.
Se imprime el listado de potenciales beneficiarios

Publicación del Régimen Subsidiado en Salud priorizado Auxiliar Listado de
listado oficial de según criterios legales y se publica en sitio público Administrativo priorizados
6.9 priorizados del para conocimiento de la comunidad y para que se
régimen realice sobre este la correspondiente veeduría
subsidiado ciudadana.
Almacenamiento
Lugar y Tiempo de
Código Nombre Protección Recuperación Disposición
Form
a de Archivo
Base de datos de Equipo de computo
potenciales Oficina de Disco destinado a Auxiliar
Secretaria de Clave de
beneficiarios Salud medio E/Validación/año/ 4 años Administrativo en la
Salud acceso
priorizada magnético mes Secretaria de Salud
Municipal
Equipo de computo
Oficina de Disco destinado a Auxiliar
Listado de Secretaria de Clave de Administrativo en la
Salud medio E/Validación/año/ 4 años
priorizados Salud acceso Secretaria de Salud
magnético mes
Municipal
Oficina de Disco 4 años Equipo de computo

Salud medio E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
Registros de Secretaria de magnético Clave de mes Administrativo en la
novedades. Salud acceso Secretaria de Salud
Municipal

Base de datos de Salud medio E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
Secretaria de magnético Clave de mes Administrativo en la
nuevos
Salud acceso Secretaria de Salud
beneficiarios
Municipal

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Oficios de Salud medio E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
Reporte de Secretaria de magnético Clave de mes Administrativo en la
reemplazo de Salud acceso Secretaria de Salud
afiliados Municipal

Salud medio E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
Archivo maestro Municipal
de afiliados.
Archivo de Salud medio E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
afiliados
pendientes.
Municipal

novedades.
Oficio remisorio
Municipal
5.2. PROCEDIMIENTO DE DEPURACION DE LA INFORMACION, ELABORACION DE

REPORTES Y REMISION DE LA BASE DE DATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO EN
SALUD AL DEPARTAMENTO
1. OBJETIVO
Remitir oportunamente debidamente depurada, validada y ajustada, en la estructura

definida, la información consolidada del municipio al Departamento para que este a su
vez la envíe al Ministerio de la Protección Social/ administrador fiduciario del FOSYGA.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites:
• Secretaría Municipal de Salud
• Administrador de la base de datos del régimen subsidiado
4. TERMINOS Y DEFINICIONES

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5. POLITICAS DE OPERACIÓN
• Elaborar cronograma y hacer seguimiento a la entrega de información.

• Verificar periódicamente las disposiciones identificadas en las normas técnicas sobre
información en aseguramiento especialmente las relacionadas con el manejo de
información y base de Datos.
• Elaborar Reportes de información con la debida anticipación para la entrega de Bases
de Datos al Departamento.
• Participar en las capacitaciones y reuniones informativas que imparte la Secretaría
Departamental de Salud referentes al manejo de las bases de datos del régimen
subsidiado.
• Solicitar Asistencia técnica al Departamento.
6. DESCRIPCIÓN
No Actividad Descripción Responsable

Descargar mensualmente la información que el fosyga Ministerio de La
Protección Social, correspondiente al municipio de SANTA ANA con el fin
de facilitar el cumplimiento del Artículo 3 de la Resolución 0812 de 2007,
dispuso a través del FTP de la página de Fosyga:
- Archivo “Consolidado del Régimen Subsidiado”: reportando todos
los registros (Activos y Retirados) que existen en la BDUA de cada
Municipio, con los campos del archivo maestros de afiliados al Régimen
Subsidiado, de la Resolución 0812 de 2007, más los campos “Estado de
Descargar del Afiliación” y “Fecha del Estado de Afiliación” para cada afiliado registrado en
FTP del fosyga la BDUA.
la información - Archivo “Consolidado de Régimen Contributivo” afiliados del
resultante del municipio registrados en la BDUA.
6.1
proceso de - Archivo “Traslados al Contributivo” afiliados que en los procesos de
validación del validación de BDUA pasaron del Régimen Subsidiado al Régimen Auxiliar
periodo Contributivo. En este archivo se registra el código de la EPS y fecha del Administrativo
anterior proceso en la cual el afiliado pasó al Régimen Contributivo.
- Archivo “Consolidado de Contratos”
- Archivo “Inconsistencias en Identificaciones”, afiliados registrados
en la BDUA que presentan identificaciones no válidas.
- Archivo de afiliados validados y negados según el reporte
presentado por el municipio en el mes anterior.

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Revisar la información proveniente del fosyga para determinar la acción a
seguir así: El consolidado de contratos nos muestra cómo se encuentra la
información contractual en fosyga, el archivo Inconsistencias en
identificaciones nos muestra que afiliados tienen pendiente la actualización
de datos de identificación.
El archivo de afiliados negados nos muestra los registros que no fueron
validados del archivo maestro de afiliados pendientes reportados en el mes
anterior, cada registro reporta las glosas que motivan la negación de
Revisar y validación, el archivo consolidado del régimen subsidiado constituye la base
6.2 separar la para la realización de los reportes de novedades y determina la población
información validada del municipio. Los afiliados del régimen subsidiado que no están
registrados en el archivo consolidado deben ser reportados al departamento
en un archivo maestro de afiliados pendientes para que sean cargados a la
BDUA.
El archivo de afiliados validados nos indica cuales afiliados del archivo

maestro de afiliados pendientes, reportados en el mes anterior, fueron
cargados a la BDUA, estos entran a formar parte del archivo consolidado.
Con la información reportada por el fosyga y los resultados obtenidos en el

procedimiento de actualización de la base de datos, procedemos a depurar
la base realizando un cruce para identificar los registros coincidentes. Los
registros cuyo cruce coincide totalmente corresponden a los afiliados
cargados en la BDUA los cuales no serán objeto de modificación y forman
parte del archivo maestro total de afiliados.
Los registros que en el cruce coinciden parcialmente son aquellos que han
sido modificados en el proceso de actualización, estas modificaciones
generan las novedades que deberán ser reportados al fosyga para lo cual
Depuración de se conforma el archivo de novedades.
Auxiliar
6.3 la base de Los registros que no coinciden se buscan el archivo de afiliados negados
datos para establecer la causa de la no validación la cual se encuentra reportada Administrativo
en las glosas. Los registros con glosas generadas por inconsistencias
deben corregirse para reportarlos nuevamente en el archivo maestro de
afiliados pendientes.
Los afiliados registrados con glosas de multiafiliación serán objeto de
suspensión en la base de datos, al igual que los afiliados reportados en el
archivo de traslados al contributivo, para luego aplicar el debido proceso y
reasignar los cupos a nuevos afiliados.

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Los archivos conformados: maestro total de afiliados, maestro de afiliados
pendientes y novedades deben validarse conforme a los siguientes criterios:
Que cumplan con la estructura establecida en la resolución 812 de 2007.
Que no tengan duplicidades (afiliados con el mismo número de
identificación o afiliados con datos idénticos en los campos de nombres,
apellidos y fecha de nacimiento).
Validación y La verificación de la estructura de los archivos se comprueba utilizando una
Auxiliar
6.4 reporte de la malla validadora suministrada por el fosyga que determina los errores de
Administrativo
información estructura. Si los archivos pasan sin errores la validación esto indica que
están listos para el reporte mensual de lo contrario debemos corregir los
errores hasta que al validar no exista ninguno.
Los tres archivos validados se graban en un CD, elabora el oficio remisorio
se lleva a la Secretaria Departamental de Salud para que una vez
consolidada la información a nivel departamental sea enviada al
Administrador Fiduciario del FOSYGA que actualizará la BDUA con los
registros que no presenten inconsistencias y dispondrá en el FTP la
información resultante en el proceso para el municipio.
Almacenamiento
Lugar y Protecci Tiempo de

Código Nombre Recuperación Disposición
Responsabl Forma de ón Retención
e Archivo
Equipo de cómputo
Base de datos de destinado a Auxiliar
Oficina de Disco
potenciales Secretaria de Clave de Administrativo en la
Salud medio E/Validación/año 4 años
beneficiarios Salud acceso Secretaria de Salud
magnético /mes
priorizada Municipal
Equipo de cómputo
Oficina de Disco destinado a Auxiliar
Listado de Secretaria de Clave de Administrativo en la
Salud medio E/Validación/año 4 años
priorizados Salud acceso Secretaria de Salud
magnético /mes
Municipal
Oficina de Disco 4 años Equipo de cómputo

Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
Registros de Secretaria de magnético Clave de /mes Administrativo en la
novedades. Salud acceso Secretaria de Salud
Municipal

Base de datos de Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
Secretaria de magnético Clave de /mes Administrativo en la
nuevos
beneficiarios
Municipal

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Oficios de Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
Reporte de Secretaria de magnético Clave de /mes Administrativo en la
reemplazo de Salud acceso Secretaria de Salud
afiliados Municipal

Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
Archivo maestro Municipal
de afiliados.
Archivo de Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
afiliados
pendientes.
Municipal

Archivo de Salud medio E/Validacion/año destinado a Auxiliar
novedades.
Oficio remisorio
Municipal
5. 3. PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA DEL REGIMEN SUBSIDIADO
1. OBJETIVO
Describir la metodología para realizar la interventoría de la administración del régimen

subsidiado.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia en la contratación con la EPS”S hasta la liquidación de la

misma.
3. RESPONSABLE.
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Secretario de Salud y

la interventoría externa.
Régimen subsidiado: El Régimen Subsidiado es el mecanismo mediante el cual la

población más pobre del país, sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios de
salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.

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Seguimiento y control permanente de los contratos de régimen subsidiado en salud.
6. DESCRIPCIÓN
1. Presupuesto de 1. Presupuesto de los recursos para
los recursos para contratación del régimen subsidiado: El municipio
contratación del de SANTA ANA – MAGDALENA debe incorporar en
régimen subsidiado los proyectos de presupuesto para la siguiente
vigencia fiscal, los recursos propios destinados al
régimen subsidiado, los recursos de la subcuenta de Funcionario
solidaridad del FOSYGA, una vez les sean encargado de
comunicados por el Ministerio de la protección social realiza
en Salud y los recursos de régimen subsidiado r la
financiados a través del Sistema General de interventoría Certificación
Participaciones en Salud SGP, con base en la INTERNA Y de
información remitida por el departamento Nacional EXTERNA disponibilidad
de Planeación DNP. del presupuestal
Régim
en
subsidiado
2. Solicitar la base de datos de las personas

priorizadas del SISBEN: El funcionario encargado
2. Realizar la de realizar la interventoría del Régimen subsidiado,
contratación y/o solicitar el listado de las personas priorizadas del
ampliación de SISBEN según base de datos, e informar a la Funcionario
cobertura. Comunidad utilizando los diferentes medios, sobre
las personas que estén interesadas en obtener una encargado de Base de datos
EPS”S que se encuentre en nivel I y II se acerquen realiza del régimen
al funcionario encargado de realizar la interventoría r la Subsidiado
del Régimen subsidiado, para ser tenido en cuenta e interventoría
ingresarlo a la base de datos. INTERNA Y
EXTERNA
Relacionar en la base de datos las personas del
seleccionadas, para ser enviado a la EPS”S y Régimen
realizar la contratación. subsidiado
3. Realizar la contratación y/o Ampliación de Minuta de
cobertura: solicitar registros presupuéstales y contratación.
Certificados Disponibilidad Presupuestal llevar a
cabo la contratación entre las EPS”S y la Alcaldía Certificados de
Municipal de SANTA ANA – MAGDALENA disponibilidad
rigiéndose por la normatividad del Ministerio de la presupuestal
3. Solicitar la base Protección Social, siguiendo las fechas establecidas
de datos de las para ampliación de cobertura o continuidad. Registros
personas NOTA: La EPS”S debe cumplir con los requisitos presupuéstales
priorizadas delcontractuales definidos previamente (Póliza de Funcionario
SISBEN cumplimiento y parafiscales) entre las partes. encargado de
realizar la Póliza de
cumplimiento y
interventoría
Parafiscales

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INTERNA Y
EXTERNA del
Régimen
La EPS”S debe llevar a cabo la carnetización subsidiado

de los usuarios, teniendo un plazo de un Copia de
mes. soportes de
En consecuencia los pagos se acusaran carnetización
desde la fecha, conforme al número de
afiliados carnetizados. Copia de
El funcionario encargado de realizar la Órdenes de
interventoría del Régimen subsidiado, realice pago.
la orden de pago Bimensual a la EPS”S por
parte de la Alcaldía Municipal de SANTA
ANA – MAGDALENA con el V. Bo de la Contrato con la
Secretaria de Salud Departamental del red de
MAGDALENA. servicios, de
nivel 1,2,3 y 4

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4. Seguimiento a la 4. Seguimiento a la EPS”S, ALCALDÍA y a la ESE:
EPS, ALCALDÍA y a El funcionario encargado de realizar la interventoría
la E.S.E NORTR II. del Régimen subsidiado Realiza el seguimiento a las
novedades enviadas por parte de la EPS”S
(Nacimientos, fallecidos, retiros, entre otros).
Cuando se presenten retiros de usuarios el Copia de

funcionario encargado de realizar la interventoría del Funcionario novedades de
Régimen subsidiado, realiza una Resolución firmada encargado de la EPS”S
por el Alcalde Municipal, y debe ser publicada en realizar la
cartelera y de esta manera asignar el reemplazo del interventoría
usuario (según lo previsto en el artículo 33 del del Régimen Resolución
acuerdo 244 de 2003). subsidiado
Copias de
La EPS”S debe responder por el aseguramiento en comprobante
salud de la población afiliada a partir del inicio del de egreso
período contractual.
Órdenes de
Verificar que la EPS”S cumpla con los servicios pago
contratados y cumplimiento de los requisitos
contractuales. Informe de
Interventoría
Verificar que la Alcaldía Municipal cumpla con los
pagos establecidos por el interventor en las fechas
pactadas.
Realizar Informe de Interventoría evidenciado el

seguimiento de las actividades realizadas y entregarlo
a la oficina de Salud y a la Secretaría Departamental.
Almacenamiento Tiempo
de Disposición
Código Nombre ResponsableLugar y Forma de Protección Recuperación
Retención
Archivo
Certificación de de Archivador /AZ/ # del
disponibilidad la contrato Archivo Municipal
Secretaria de
presupuestal del
Salud/
Funcionario Acces/Interventoría
Físico
encargado régimen subsidiado
Base de datos del realizar Copia de
/contratos 200700100 –
régimen Subsidiado interventoría Seguridad
200700200/ régimen
Régimen subsidiado. 4 años
Minuta de contratación subsidiado del
No
aplica Registros
Archivador/
presupuéstales
Póliza de cumplimiento Archivo Municipal
y Parafiscales Archivador /AZ/ # Archivo
Copia de soportes de contrato SECRETARIA DE
carnetización SALUD.
Copia de órdenes de
pago
Copia de novedades de
la EPS”S

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Archivador/ Carpeta/
Resolución
Resoluciones
Copias de comprobante del
de
egreso Archivador /AZ/ #
contrato
Contrato de red de
servicios.
Carpeta Informes de
Informe de Interventoría
Interventoría
Nombre del Fecha de
Entidad que lo expide Descripción
documento externo Expedición
Ministerio de
la protección Por medio del cual se definen la forma y las
social condiciones de operación del Régimen
Consejo nacional de
Acuerdo 244 De 2003 31/01/2003
seguridad social en
salud. Subsidiado del Sistema General de Seguridad
Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

Por el cual se adoptan unas medidas para
optimizar el flujo financiero de los recursos del
Decreto número 050
13/01/2003 Ministerio de Salud régimen subsidiado del Sistema General de
de 2003
Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
la Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago
Acuerdo Número 351 Ministerio de por Capitación del Plan Obligatorio
De 2006 26/12/2006 Protección social de Salud de los Regímenes Contributivo y
Subsidiado para el año 2007
Decreto Número 3353 Ministerio de la Por el cual se reglamenta el inciso 5º del
De 2003 20/11/2006 Protección social artículo 54 de la Ley 812 de 2003.
5.4. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN EVENTOS DE SALUD PUBLICA
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el realizar la notificación de eventos de Salud Pública en

SANTA ANA – MAGDALENA a la Secretaria Departamental de Salud.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de eventos de Salud Pública de notificación

semanal obligatoria identificados por la IPS Pública ESE NORTE II, la nueva eps,
clínica las Américas, centro médico nuestra señora del rosario, termina con la
notificación y el seguimiento a los eventos presentados.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la funcionaria

designada técnica en Control Epidemiológico y SIAU (servicio de atención a la
comunidad).

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Notificación inmediata e individual: se realiza ante la presunción o confirmación

diagnóstica de uno o más eventos sujetos a vigilancia. El propósito de esa clase de
notificación es tomar las medidas de intervención de manera inmediata. Incluye el
reporte de las variables mínimas de persona, lugar y tiempo, clasificación del caso
(probable, confirmado), muestras de laboratorio tomadas.
Los eventos trasmisibles definidos para la vigilancia regular mediante vigilancia pasiva y
notificación obligatoria inmediata individual son: parálisis flácida en menores de 15
años, sarampión, cólera, peste (bubónica neumónica), tifus epidémico transmitido por
piojo, tifus endémicos transmitido por pulga, fiebre amarrilla, rabia humana, situaciones
de emergencia y desastres, rubéola, mortalidad cólera, mortalidad malaria, mortalidad
por dengue, encefalitis equinas, meningitis menigocóccica, rubéola congénita, tétano
neonatal, rabia animal.
Notificación semanal e individual: los eventos transmisibles definidos para la

vigilancia regular mediante vigilancia pasiva y notificación obligatoria semanal son:
dengue clásico. Dengue hemorrágico/síndrome choque dengue, malaria por
plasmodium falciparum, malaria por plasmodium vivax, malaria por plasmodium
malariae, malario por plasmodium mixta, fiebre tifoidea, fiebre paratifoidea hepatitis B,
difteria, tos ferina, intoxicación por sustancias químicas, meningitis por haephilus
influenza, meningitis por neumococo, meningitis tuberculosa, parotiditis, tétanos
accidental, tuberculosis extra pulmonar, situaciones de emergencia y desastres, sífilis
congénita, sífilis gestaciones, infección por VIH, lepra, leishmaniosis, mortalidad por IRA
en menores de 5 años, mortalidad por EDA en menores de 5 años, mortalidad materna,
mortalidad perinatal.
Garantizar seguimiento a todos los eventos de salud pública presentados
6. DESCRIPCION
1. Recepción de la notificación por parte de la
ESE NORTE II: La información de los eventos de
notificación deben ser remitidos a la Oficina de Salud
del Municipio los lunes a las 5 pm como hora límite, si
1. Recepción de la el lunes es festivo se presentan los informes el Funcionario designado
notificación martes antes de las 12m, ya que es la fecha
INICIO
establecida para la entrega final a la Secretaria de al control
Salud Departamental.
Notificación de los eventos debe hacerse en medio epidemiológico
magnético y Físico.

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2. Revisión de la información suministrada por la Formato
ESE NORTE II: Las fichas y el formato de Eventos de Funcionario designado Eventos de
2. Revisión de la Notificación semanal deben ser coherentes con los Notificación
información datos suministrados. al control Obligatoria ESE
epidemiológico
3. Reporte de eventos: Diligenciar los formatos de
eventos de notificación semanal, teniendo en cuenta Formato
3. entrega de la la información suministrada por la ESE y realizar el Funcionario designado Eventos de
información del reporte en archivos planos a la Secretaria al control Notificación
SIVIGILA. Departamental de Salud en medio Físico y epidemiológico Obligatoria
Magnético, enviando la notificación por mail y en ALCALDIA
físico, vía fax.
4. Realizar seguimiento de los eventos Formato
presentados: realizar visitas domiciliarias donde Funcionario designado Eventos de
participan la ESE NORTE II, La Oficina de Salud y un al control Notificación
representante de la Secretaria Departamental. epidemiológico Obligatoria
4. Realizar ALCALDIA
Seguimiento Tomar acciones de mejoramiento respectivas.
Formato
5. debe la funcionaria solicitar apoyo profesional
Funcionario designado Eventos de
médico para realizar las respectivas investigaciones Notificación
Estudio de campo. al control
de campo, que permitan identificar las verdaderas Obligatoria
causas de la morbilidad o la mortalidad en el sector. ALCALDIA
epidemiológico
6.realizar el plan de contingencia educativo y Formato
pedagógico que permita la reducción y el riesgo de la Funcionario designado Eventos de
. Capacitación. población en general de poder contraer cualquier tipo al control Notificación
de enfermedad y desmejoramiento en la calidad de epidemiológico Obligatoria
vida. ALCALDIA
Almacenamiento
Lugar y Tiempo de
Código Nombre Protección Recuperación Disposición
Retención
Responsable Forma de
Archivo
Formato Eventos de Disco Duro/
No aplica Notificación Vigilancia en
Obligatoria ESE Oficina de Clave de
salud pública
Salud/Físico acceso / 4 año
Control Archivo
Formato Eventos de epidemiológico. archivador
Municipal
Notificación Oficina de Disco Duro/
No aplica Magnético Salud Vigilancia en
Obligatoria
salud pública
ALCALDIA
No aplica Oficina de Clave de 4 año Archivo
Salud/Físico acceso / Disco Duro/ Municipal
Formato Eventos de Control
archivador Vigilancia en
estudios de campo. epidemiológico.
Oficina de salud pública
Magnético Salud

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 46
No aplica Oficina de Disco Duro/ 4 año Archivo
Formato Eventos de Control Salud/Físico Vigilancia en Municipal
capacitación. epidemiológico. salud pública
Magnético
DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del documento Fecha de
externo Expedición
Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
recursos y competencias de conformidad con los
artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
Ley 715 de 2001 21/12/2001 El congreso de Colombia 2001) de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestación de los
servicios de educación y salud, entre otros.
por la cual se crea el sistema de seguridad social

Ley 100 de 1993 23/12/1993 El Congreso de Colombia
integral y se dictan otras disposiciones
5.5. PROCEDIMIENTO DE EJECUCION PLAN TERRITORIAL DE SALUD
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el realizar el desarrollo del plan territorial de salud para el
cuatrienio, en la comunidad de SANTA ANA - MAGDALENA.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la definición del diagnóstico de salud en el Municipio
hasta en la realización de actividades encaminadas a fortalecer las debilidades
encontradas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la Secretaria de Salud.
El Plan Territorial de Salud (PTS): es el conjunto de actividades, programas,

intervenciones y procedimientos de promoción de la salud, prevención de la
enfermedad, vigilancia en salud pública y control de factores de riesgo dirigidos a la
colectividad”. Tomado del Ministerio de Salud, Resolución 04288, artículo 3 de 1.996.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 47
5. DESCRIPCIÓN

1. Definir la población 1. Definir el diagnóstico de Salud del
INICIO municipio: teniendo en cuenta las causas
de morbimortalidad dadas por la ESE
municipal y la identificación de necesidades
Diagnóstico
básicas en salud de la comunidad, aplicar un Alcalde Municipal
de salud del
instrumento que permite identificar las
municipio
actividades a realizar dando cumplimiento Secretaria de
los lineamientos de estricto cumplimiento Salud
dados por el Ministerio de la protección
social.
2. Elaboración del PTS: Planificar las
actividades definiendo las fechas,
2. Elaboración del actividades y responsables, presentarlo al
PTS concejo territorial de seguridad social
municipal para su correspondiente Secretaria de
PTS
aprobación, una vez aprobada se envía el Salud
PTS a la Secretaría Departamental de Salud
para verificación y aprobación. Teniendo en
cuenta que el PTS debe quedar aprobado
entre los meses de enero y marzo.
3. Divulgar el PTS 3. Divulgar el PTS: La Secretaria de Salud
da a conocer el PTS e informa a los Secretaria
funcionarios sus responsabilidades para su de No aplica
Salud
ejecución
4. Realizar trámites 4. Realizar trámites para la contratación:
para la contratación El funcionario asignado realiza los trámites
para la contratación de bienes y/o servicios
requeridos para ejecutar las actividades del
Funcionario No aplica
programa de promoción y prevención. La
contratación se realiza de acuerdo con lo
establecido en el proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios.
A
5. Preparar logística
5. Preparar la logística: El funcionario
encargado de acuerdo con las actividades a
desarrollar prepara los recursos necesarios
para ejecutar las actividades definidas en el
No aplica
Programa de Promoción y Prevención.
Nota: Cuando se contratan servicios el

funcionario coordina las actividades Funcionario
logísticas con el personal contratista.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 48
A 6. Ejecutar la actividad definidas PTS: El
6. Ejecutar actividad funcionario asignado ejecuta las actividades
en el PTS definidas en el PTS, una vez finalice la Funcionario
actividad diligencia el formato “Planilla de
personas atendidas” para evidenciar de la Planilla de
prestación del servicio. personas
atendidas
Nota: Cuando se contratan servicios el
funcionario coordina las actividades
logísticas con el personal contratista.
7. Evaluar las 7. Evaluar las actividades de PTS: El Evaluación
actividades del PTS funcionario que realiza la actividad diligencia Funcionario de
el formato “Evaluación de Actividades”. Actividades
FIN 8. Seguimientos del PTS: realizar informes

8. Seguimiento del de las actividades realizadas y presentarlo a
PTS la Secretaria de Salud para su respectiva
aprobación.
Secretaria de
Salud
Tomar acciones de
mejoramiento respectivas, según el Informe de
“Procedimiento para la toma de acciones seguimiento
correctivas, preventivas y de mejora
Consolidar la información y presentarla a la

Secretaria Departamental de Salud para su
evaluación.
Almacenamiento
Tiempo
Nombre Lugar y Protección Recuperación de Disposición
Archivo
Disco Duro/
Diagnóstico de Secretaria de Apoyo social/
salud del Salud Oficina de Diagnóstico de
Clave de
municipio Salud/Físico salud del 4 años
acceso /
Magnético municipio
archivador
PTS Disco Duro/ Apoyo Copia de
social/ PTS Seguridad
Planilla de Auxiliar Oficina Carpeta
personas Administrativo “Servicios de
atendidas de la Oficina de Secretaria Apoyo Social/ Archivo
Archivador
Salud de Planilla de Municipal
Salud / personas
Físico atendidas”

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 49
Oficina Carpeta
Auxiliar “Servicios de
Evaluación deAdministrativo Secretaria Apoyo Social/
actividades de la Oficina de de Evaluación de
Archivo
Salud Salud / Archivador actividades”
Municipal
Físico
Informe de Oficina de Disco duro/Apoyo
seguimiento Secretaria de Salud/Físico social/ informe de
Salud seguimiento
Nombre del
Expedición expide
externo
recursos y competencias de conformidad con los artículos
El congreso
151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la
Ley 715 de 2001 21/12/2001 de
Constitución Política y se dictan otras disposiciones para
Colombia
organizar la prestación de los servicios de educación y
salud, entre otros.
5.6. PROCEDIMIENTO DE REPORTE OBLIGATORIO DE EVENTOS DENTRO DEL

PROGRAMA EPIDEMIOLOGICO SIVIGILA
1. OBJETIVO
Describir los procesos para realizar el reporte obligatorio de eventos en Salud Publica
ante la Secretaria Departamental de Salud del MAGDALENA.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de eventos de Salud Pública de notificación
semanal obligatoria, presentados por la IPS, la ESE Pública ante el Área de
Epidemiología de la Secretaria de Salud Municipal y esta a su vez reporta a la
Secretaria Departamental de Salud del MAGDALENA.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el funcionario de la
Secretaria de Salud responsable del Área Epidemiológica.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES:
En conformidad con el decreto 3518 del 9 de Octubre de 2006, por el cual se crea y
reglamenta el Sistema de Vigilancia en Salud Publica “SIVIGILA” para la provisión
sistemática y oportuna de información sobre la dinámica de los eventos que afecten o
puedan afectar la Salud de la población; con el fin de orientar las políticas y la
planificación en Salud Publica.
La información de los eventos de notificación deben ser remitidos a la Oficina de Salud
del Municipio los lunes a las 5 pm como hora límite, si el lunes es festivo se presentan
los informes el martes antes de las 12m, ya que es la fecha establecida para la entrega
final a la Secretaria de Salud Departamental.

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6. DESCRIPCIÓN
1. Recepción de 1. Recepción de la notificación por parte de la ESE y Fichas de

las la IPS: La información de los eventos de notificación notificaciones
notificaciones deben ser remitidos a la Oficina de Salud del Municipio Técnico Área SIVIGILA
INICIO los lunes a las 5 pm como hora límite, si el lunes es de
festivo se presentan los informes el martes antes de las Salud
12m, ya que es la fecha establecida para la entrega final
a la Secretaria de Salud Departamental.
Notificación de los eventos debe hacerse en medio
magnético y Físico.
2. Revisión de la información suministrada por parte Fichas de

2. Revisión de de la ESE y la IPS: Las fichas y el formato de Eventos Técnico Área notificaciones
la información de Notificación semanal deben ser coherentes con los de SIVIGILA
datos suministrados. Salud
3. Reportes de 3. Reporte de eventos: sistematizar las fichas de Archivos

eventos notificaciones en el programa de sistema del SIVIGILA y Planos
generar los archivos planos para enviarlos por vía e-mail Técnico Área de
a la Secretaria Departamental de Salud del
MAGDALENA al Área de Epidemiología.
Salud
4. Realizar 4. Realizar seguimiento de los eventos presentados: Actas estudios

Seguimiento realizar los respectivos estudios de campo según los de campo y
FIN protocolos de los eventos notificados, donde participan la COVES
ESE, La Oficina de Salud Municipal y un representante Municipales
de la Secretaria Departamental de Salud del Técnico Área
MAGDALENA de Salud
Se realizan mensualmente para el análisis, seguimiento y
planes de mejoramiento dentro de los eventos de Salud
Publica los COVES Municipales.
Nombre del documento Fecha de Entidad que lo

Descripción
por el cual se crea y reglamenta el
El Congreso de
Decreto 3518 de 2006 09/10/2006 Sistema de
Colombia
Vigilancia en Salud Publica “SIVIGILA

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5.7. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION PERMANENTE DE LA BASE DE DATOS DE
BENEFICIARIOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD
1. OBJETIVO
Mantener actualizada la base de datos de beneficiarios del régimen subsidiado a través

del reemplazo por perdida de la calidad de afiliados, reporte de afiliados nuevos y de
novedades de actualización.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites:
• Secretaría Municipal de Salud
• Administrador de la base de datos del régimen subsidiado

• Verificar periódicamente las disposiciones identificadas en las normas técnicas sobre

información en aseguramiento especialmente las relacionadas con el manejo de
información y base de Datos.
• Requerir a las EPSS con la debida anticipación para la entrega de novedades.
• Solicitar Asistencia técnica a la Secretaría Departamental de Salud del MAGDALENA .
6. DESCRIPCIÓN
N° Actividad Descripción Responsable
6.1 Recibir Recibe de los diferentes gestores de las EPSS en el

formularios de municipio los formularios diligenciados con la información Auxiliar
inscripción para de los aspirantes a los cupos del régimen subsidiado con Administrativo
nuevos los documentos de soporte.
beneficiarios.

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6.2 Recibir reportes Recibir de los diferentes gestores de las EPSS en el
de Novedades municipio los reportes físicos (documentos y formularios) de
registradas en las novedades registradas y los archivos de novedades que Auxiliar
el periodo cada EPSS realizó en el mes anterior. Las novedades están Administrativo
codificadas de acuerdo al campo a modificar en cada
registro de la base de datos y se encuentran establecidas
en la resolución 812 de 2007.
6.3 Revisar la Revisar que tanto las solicitudes de ingreso como las Auxiliar
información novedades cumplan con lo establecido en la norma. Administrativo
Para que las personas inscritas puedan ingresar al régimen
subsidiado deben estar registradas en el listado de
priorizados del municipio teniendo en cuenta los parámetros
del procedimiento de Priorización base de datos de
potenciales beneficiarios del régimen subsidiado en salud.
Las novedades si son de retiro deben estar soportadas con
carta de renuncia, edictos o certificados de defunción de lo
contrario serán devueltas a la EPSS.
6.4 Actualizar la Cuando se presentan novedades de retiro (por renuncia, Auxiliar

base de multiafiliación no carnetización y muerte) se codifican y Administrativo
acuerdo a las registran las novedades y se realiza el reemplazo de
novedades afiliados: retirar de la base de datos a los beneficiarios con
reportadas novedad de retiro justificado e ingresar en los cupos
liberados a nuevos afiliados de acuerdo a los formularios de
inscripción presentados por las EPSS y al listado de
priorizados del régimen subsidiado del municipio. Cuando la
novedad es por corrección y/o actualización de datos se
actualizan y/o corrigen los campos de los registros de la
base de datos, se codifica y registra la novedad conforme a
lo establecido en la resolución 812 de 2007.
6.5 Reporte de Se generan reportes de reemplazos de afiliados y se envían Auxiliar

reemplazo de a la EPSS respectiva mediante oficio para que la empresa Administrativo
afiliados a las prestadora del servicio subsidiado proceda con la
EPSS actualización de su base de datos, carnetice a los nuevos
afiliados y los reporte a la IPS para que obtengan la
prestación del servicio de salud subsidiado.

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Almacenamiento
Lugar y Protecci Tiempo de

Nombre Recuperación Disposición
ón Retención
Responsable Forma de
Archivo
Registros de Secretaria de Salud medio Clave de E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
novedades. Salud magnético acceso mes Administrativo en la
Secretaria de Salud Mpal

Base de datos de
Secretaria de Salud medio Clave de E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
nuevos magnético
Salud acceso mes Administrativo en la
beneficiarios Secretaria de Salud Mpal
Oficios de Oficina de Disco 4 años Equipo de computo

Reporte de Secretaria de Salud medio Clave de E/Validacion/año/ destinado a Auxiliar
reemplazo de Salud magnético acceso mes Administrativo en la
afiliados Secretaria de Salud Mpal

magnético acceso mes Administrativo en la
Archivo maestro Salud Secretaria de Salud Mpal
de afiliados.
Archivo de
afiliados magnético
pendientes. Secretaria de Salud Mpal

Secretaria de Clave de
novedades. magnético
Oficio remisorio Secretaria de Salud Mpal
6. PROCEDIMIENTOS DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA

EDUCACIÓN
6.1. PROCEDIMIENTO DOTACIÓN PLANTELES EDUCATIVOS
1. OBJETIVO
Proporcionar a los planteles educativos los elementos necesarios para la prestación

adecuada del servicio educativo.
2. ALCANCE
Entrega de los elementos educativos.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (Auxiliar Administrativo, las instituciones,
Alcalde, Secretaria de Despacho, Operador del Convenio,)

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4. BASE LEGAL
Plan de Desarrollo, Banco de Proyectos
Estudios de conveniencia, actas de entrega, informe final, orden de compra o contrato

legalizado.
6. DOCUMENTOS REFERENTES
Solicitudes de los planteles educativos, plan de compras.
El plan de compras anual se debe consultar constantemente, a fin de conocer si se

puede o no realizar la compra de los elementos solicitados por los planteles educativos
8. DESCRIPCION
1..solicitud de 1. Solicitud de elementos: Las instituciones
elementos educativas hacen la solicitud a la alcaldía de los Las instituciones Carta de
Inicio elementos educativos que necesitan. solicitud
2. recepción de 2. recepción de cartas: Se decepcionan las cartas

cartas de solicitud Auxiliar
Administrativo
3. oficio remisorio 3. oficio remisorio: Una vez recibidas las
solicitudes por parte del señor Alcalde, se envía
oficio remisorio a la Secretaria social y desarrollo Alcalde
comunitario
4.. Se recibe el oficio 4. Se recibe el oficio remisorio del despacho.
Auxiliar oficio remisorio
remisorio del
Administrativo de la solicitud
despacho.
5..revision plan de 5. revisión en el plan de compras: La Secretaria
compras social y desarrollo comunitario, realiza la revisión en Secretaría de
A el plan de compras anual, para conocer si se puede
efectuar las respectivas compras y si se cuentan Despacho.
con los recursos económicos para ello.
6. Se cuenta con los 6 Se cuenta con los Recursos? SI - continua, NO
Recursos? - Fin
7.. proceso pre 7. proceso pre contractual: Se realiza el proceso

contractual pre contractual de acuerdo a lo establecido en el Secretaría de Documentación
manual de contratación Despacho. Pre contractual

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 55
B de 8.Proceso de contratación: Luego de cumplir con de Contrato u
8. proceso lo establecido en el manual de contratación se Secretaria orden de
contratación realiza la contratación correspondiente Despacho. Compra
legalizado
los Encargado del
9. Se recibe
9. Se recibe los elementos comprados almacén o
elementos
Secretario del
comprados
Despacho.
10. entrega de 10. entrega de elementos: Se hace entrega a la Operador del
elementos institución de los elementos solicitados, en la carta. Convenio Acta de entrega
de
11. acta de entrega: Se realiza el acta de entrega Secretaría
11acta de entrega Acta de entrega
de los elementos correspondiente Despacho.
12. informe de actividad: Una vez entregados los de

Informe
12.informe de Secretaría
de
actividad elementos se realiza un informe de la actividad
Actividades
realizada. Despacho.
FIN FIN
6.2. PROCEDIMIENTO ALIMENTACIÓN ESCOLAR
1. OBJETIVO
El Programa de Alimentación Escolar, se busca contribuir a mejorar el desempeño

académico, la asistencia regular, y promover la formación de hábitos alimentarios
saludables en la población escolar, con la participación activa de la familia, la
comunidad y el estado a través de los entes territoriales. Además de garantizar la
alimentación a los escolares, que les aporte un mínimo del 20% de las
recomendaciones diarias de energía y nutrientes acordes con su edad y sexo, durante
la jornada diaria de estudio y el periodo escolar; así como fomentar la asistencia regular
de los niños y niñas matriculados en el sistema educativo público, disminuir la deserción
escolar y contribuir a mejorar el aprendizaje de los niños, niñas y adolescentes,
incidiendo sobre el hambre de corto plazo.
2. ALCANCE
La Administración Municipal de SANTA ANA MAGDALENA destina recursos para que

el desarrollo del Programa de Alimentación Escolar a través del SUMINISTRO DE
ALIMENTOS CON DESTINO A LOS RESTAURANTES ESCOLARES DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA

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3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan los trámites
4. BASE LEGAL
- Plan de desarrollo municipal.

- Ley 1176 del 27 de diciembre de 2007, por la cual se desarrollan los Artículos 356 y 357
de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. - La Ley 1150 de 2007
Jefes de Núcleo: Son los coordinadores a nivel rural y urbano del las necesidades que
en materia de educación se presentan en el municipio
Oficios Remisorios, Contratos, Actas de entrega, Actas de Liquidación
Solicitud de Subsidio, manual de contratación.
Para la realización de cualquier contrato deben seguir los lineamientos establecidos en

la ley y en el manual de contratación municipal.
9. DESCRIPCIÓN

1..Solicitud de 1. Solicitud de suministro de alimentos:
suministro de Las instituciones educativas hacen la
alimentos solicitud a la alcaldía para obtener el instituciones Carta de
Inicio suministro de complemento en alimentación Educativas solicitud
escolar.
2. Se recepcionan 2. Se recepcionan las cartas de solicitud
las cartas de Auxiliar
solicitud Administrativo

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 57
3. oficio remisorio 3. oficio remisorio: Una vez recibidas las
solicitudes por parte del señor Alcalde, se
envía oficio remisorio a la Secretaria de Alcalde
Planeación
4. Se recibe el 4. Se recibe el oficio remisorio del

oficio remisorio del despacho. Auxiliar oficio remisorio
despacho. Administrativo de la solicitud
5..numero de 5. Número de beneficiarios: Se concertó

beneficiarios A con los rectores de las Instituciones Secretaria de
Educativas y con el jefe de núcleo el Planeación
número de beneficiarios.
7..proceso pre 7. proceso pre contractual: Se realiza el

contractual proceso precontractual de acuerdo a lo Secretaría deDocumentación
establecido en el la normatividad y en el
manual de contratación Planeación, Área Precontractual
de Contratación
B 8. suscripción del contrato: Luego de
8. suscripción del agotar el proceso de selección se suscribe
Secretaría de Contrato
contrato el contrato de suministro. Planeación, Área
de Contratación. legalizado
9.ejecucion del 9. ejecución del convenio: Posteriormente Operador del

contrato viene ya la ejecución del convenio Contrato
10. supervisión del contrato: La oficina le

designada para realizar la supervisión.
10. supervisión del Realiza seguimiento permanente del Supervisor Actas de
convenio contrato a fin de asegurar su correcto Contrato. supervisión.
desarrollo de acuerdo con el Manual de
supervisión de la entidad
del
11. liquidación del contrato: Una vez
Supervisor
11.liquidacion del
Contrato.
contrato finalizado el objeto del contrato, viene la Contratista
liquidación del mismo,
FIN FIN

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6.3. OFERTA EDUCATIVA.
2. OBJETIVO
Brindar a la comunidad la oportunidad de acceder a programas educativos de orden

TÉCNICO, TECNOLÓGICO, Y SUPERIOR, así como de formación para el trabajo
3. ALCANCE
El Campus Universitario abarca principalmente la comunidad de la parte urbana de

SANTA ANA y en menor escala los municipios aledaños como Florida, Corinto, Padilla
y otros.
En cuanto a programas estos a la fecha son Técnicos, Tecnológicos y cursos cortos
4. RESPONSABLE
La responsable de hacer eficaz este procedimiento es el Jefe de Oficina del Campus

Universitario.
5. BASE LEGAL
Plan de Desarrollo Municipal
Formato de Solicitud, oficios despachados de Solicitud de ofertas educativas,

evidencias de internet de los procedimientos realizados, perifoneo, carteleras y las
grabaciones en T.V.
Solicitudes de capacitación de la comunidad
Se programan las ofertas cada tres meses, de acuerdo a las solicitudes de la

comunidad y a la disponibilidad de espacio físico
10. DESCRIPCIÓN
1.. registro de 1. Recepción de cursos, programas técnicos y
solicitudes de la tecnólogos: Los aspirantes manifiestan su Auxiliar Formato
comunidad, necesidad. de
Administrativo
Solicitud

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 59
2. Solicitud de Ofertas 2. Selección de Ofertas: Se hace el análisis de
Educativas al Servicio solicitudes y de acuerdo a la necesidad se propone
Oficios
Nacional deal centro que corresponda el programa, para que le Jefe de Oficina
Enviados
Aprendizaje den viabilidad y poder iniciar la oferta.
3. Medios de 3. Canal Local: Se envía información de oferta

comunicación de la para que se publique en el canal de SANTA ANA
oferta. TV. Carteleras: Se publican en los municipios Jefe Oficina
vecinos, por medio de los mismos estudiantes del Campus Grabaciones de
Campus. TV.
Universitario –
Auxiliar Oficios y
Internet: Mediante los correos electrónicos dejados Administrativo. registro de
en el formato de solicitud, se comunica a los Internet
interesados en los programas, también se envía a
las instituciones educativas y empresa local.
4.. Inscripción y 4. Se apoya a los interesados con la inscripción y

Registro en Sofia Registro en el programa el cual es del SENA. Este
Plus. proceso lo pueden hacer los jóvenes Jefe de Oficina
independientemente, pero para mayor seguridad Campus ò Auxiliar
que lo haga bien se les colabora. Administrativo -
5..Presentación de 5. Se facilita la Sala de Sistemas para la

Prueba presentación de la prueba y se les explica los
pasos, tiempos y otros puntos necesarios para un Jefe de Oficina
resultado positivo. Campus ò Auxiliar
Administrativo
6. Recepciónde 6. NO SELECCIONADO: Se informa del resultado

Documentos negativo al interesado, cuando este va al Campus. Jefe de Oficina
SELECCIONADO: Se informa a los Campus ò Auxiliar
Seleccionados telefónicamente, por correo o de Administrativo
manera personal. Estos tienes máximo 8 días para
la entrega de los documentos en la Oficina del
Campus.
7.. Envió de 7. La documentación entregada por los Auxiliar
Documentos seleccionados se relaciona y se envían todos los Administrativo
documentos al SENA, para que sean ellos quienes
los archiven.
Oficio Remisorio
Estos documentos se relacionan, se envían en Jefe de Oficina con el recibido
carpetas enumeradas y con oficio remisorio. Campus respectivo.
.

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8. Coordinacion SENA: Se coordina con los
8. Coordinación Subdirectores de Centro Correspondiente al
Programa ofertado, el inicio, los tutores, los
del programa horarios, el lugar, etc.
Coordinación con los Docentes: Se hace claridad Jefe de

de las normas y reglas internas del Campus, el Oficina
cumplimiento de los horarios, etc. Campus Cuando hay
. escritos se
envían a
Coordinación con los Estudiantes; a) Se apoyan
Popayán.
con todo lo referente a solicitud de constancias
estudiantiles, laborales, etc.
a) Reciben las quejas y reclamos de los
estudiantes y cuando sea pertinente dar solución
internamente.
9…………… FIN. 9 …… Fin .
7. PROCEDIMIENTOS DE GUBERNABILIDAD Y CONVIVENCIA
7.1. PROCEDIMIENTOS DE INSPECCION DE POLICIA
1. OBJETIVO
El Inspector de Policía es un funcionario de la Secretaría de Gobierno que promueve la

Convivencia Pacífica en el Municipio de SANTA ANA MAGDALENA, previene y
resuelve los conflictos que surgen de las relaciones entre los ciudadanos y todas
aquellas situaciones que afectan la tranquilidad, la Seguridad, la Salubridad y la
moralidad de las personas.
2. ALCANCE
La Inspección de Policía del Municipio de SANTA ANA Departamento del MAGDALENA

, promueve labores encaminada al control y vigilancia sobre las actuaciones del orden
público por parte de la ciudadanía y las demás establecidas por la ley en pro del
restablecimiento de los derechos de la población vulnerada, Reducción de problemas
de carácter policivo, presentados por la ciudadanía.
3. RESPONSABLE
Inspección de Policía Municipal la primera responsable de todos los formatos y
diligencias de su competencia.
La Inspección de Policía, es una Instancia adscrita a la Secretaria de Gobierno

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 61
Municipal, creada con el objeto de que las personas que pertenecen a nuestro
Municipio, asuman reglas mínimas de convivencia, que deben de acatar y cumplir, para
así lograr asumir una sana y pacífica convivencia ciudadana, de tal manera que, esta
Instancia vela por el ejercicio de los Derechos y Libertades del Pueblo Mirandeño de
acuerdo con la Constitución, la Ley, el Código Nacional de Policía, y el Código
Departamental de Policía.
Fundamentos Constitucionales: La Constitución Política de Colombia establece en el

artículo 2 lo siguiente: ¨El Código Departamental de Policía establece en el Capítulo II
artículo 3 los servidores con calidad funcionarios de Policía: ¨el Alcalde Municipal, el
Secretario de Gobierno y el Inspector de Policía Municipal¨
Teniendo en cuenta los preceptos y fundamentos constitucionales la Inspección de

Policía conoce de cualquier comportamiento que no constituya delito que afecte la
pacífica convivencia de la comunidad, dichos actos o comportamientos son incoados
por el afectado ante el Inspector de Policía como Queja o Querella Civil de Policía, para
ello se tienen en cuenta los requisitos que se estipulan en las normas y leyes vigentes.
Fundamentos Legales: Una vez recibida la Queja o Querella se notifica al Querellado
dentro de los términos de ley donde se le informa sobre los motivos que conllevaron al
afectado para poner en conocimiento los hechos que afectan su tranquilidad y pacífica
convivencia.
El Querellado Policivamente se notificará de conformidad con el Código de
Procedimiento Civil; se envían las correspondientes citaciones y si se incumple a la
tercera citación se procede con ordenar la conducción ante el Comandante de Estación
de Policía de la Localidad quien se servirá conducir al solicitado por orden policiva para
que comparezca ante el Inspector de Policía.
Es de anotar que tanto en el Derecho Penal, Civil, Administrativo, laboral y Comercial
como en el Derecho Policivo se le debe garantizar el derecho a la defensa del
Querellado; inicialmente comparece para ser oído y escuchado en versión propia, libre
y espontánea.
La función Policiva del Estado se ejerce a nivel municipal a través del Alcalde Municipal,
Secretario de Gobierno, Inspector de Policía y Comandante de Estación de Policía de la
localidad con el fin de cumplir con lo preceptuado en el artículo 2 de la Constitución
Política de 1991 y consiste en proteger la vida, honra y bienes de todas las personas
residentes en el Municipio de SANTA ANA MAGDALENA , en consecuencia deben
velar por el cumplimiento de las garantías individuales, sociales, constitucionales y
legales y en ningún caso las autoridades de Policía podrán emplear medios
incompatibles con los principios humanitarios ni contrariar a quien ejerza su derecho
sino a quien abuse de él.
Los funcionarios, empleados y agentes de Policía estamos obligados a prestar nuestro

concurso a los Jueces de la República, en forma, tiempo y lugar que se nos fuere
solicitado.

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10. DESCRIPCIÓN
1. Formulación del Denuncio: El denunciante se acerca

Denuncio a la Inspección de
Perdida de Policía donde bajo gravedad de juramento declara la
Documentos pérdida de sus documentos que le acreditan su Inspector de Policía ------------
identidad o de otra persona como la identidad de un
vehículo automotor entre otros.
Denuncio 2. Proceso para Diligenciar Denuncio: A través de una

Perdida de declaración se narra la Perdida o Extravío tanto de
Documentos documentos personales, como de vehículos Inspector de Policía -------------
automotores, Teléfonos Celulares, Documentos de
entidades privadas y públicas, Títulos Valores etc.
Denuncio 3. Pago del Derecho: el interesado se acerca a las

Perdida de instalaciones de la Tesorería Municipal para cancelar
Documentos el valor correspondiente del documento a quien se le Inspector de Policía -------------
entrega un recibo de pago el cual se deja como
soporte y registro en la Inspección de Policía.
Denuncio 4. Firmas y Sellos: una vez diligenciado el documento Formato Físico

Perdida de con formato especial de la Alcaldía Municipal se Perdida de
Documentos procede a firmar por el denunciante y finalmente Inspector de Policía Documentos
firmado y sellado por el Suscrito Inspector de diligenciado y
Policía. firmado
1. Formulación de la Querella: el Querellante impetra

Querella Civil de Querella o Queja Policiva por cualquier Inspector de Policía ------------
Policía comportamiento humano que afecte su pacífica
Convivencia y Tranquilidad Ciudadana que no
constituya delito.
2. Proceso para Diligenciar la Querella Policiva: el

Querella Civil de Querellante podrá poner en conocimiento ante el
Policía Despacho de la Inspección de Policía hechos que
vulneren su convivencia y tranquilidad ciudadana lo Inspector de Policía -------------
cual podrá ser por escrito o verbal ajustándose a los
requisitos preceptuados en los artículos 75 y ss del
C..P.C.

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3. La Comparecencia del Querellado: son las
Querella Civil de notificaciones las cuales se efectuarán en los términos
Policía legales, una vez impetrada la Queja o Querella Formato Físico
Policiva, se procede a garantizar al Querellado el FPA ACTA
derecho de expresión, de información y a su defensa Inspector de Policía DECLARACIÓN.
notificándolo quien dentro del término legal se cita para Nombre y
que sea informado de la Queja o Querella y para que Apellidos
ejercite todos sus derechos que la ley le otorga como
tales.
Inspector de
4. Conducción Policiva: Cuando la persona ha sido Policía
Querella Civil de citada en tres ocasiones y no ha comparecido al
Policía Despacho, teniendo en cuenta que haya sido
notificado, el Inspector de Policía profiere una orden de
conducción policiva dirigida al Comandante de
Estación quien deberá ordenar su conducción ante el ------------
Inspector de Policía
5. Acta de Caución, Vigilancia, Paz y Buena

Querella Civil de Conducta: Con el fin de garantizar la pacífica
Policía convivencia de la comunidad y de minimizar los Inspector de
comportamientos que vulneren la misma, se -------------
Policía
suscribe el acta de Caución imponiéndose los
deberes y derechos que deben ser respetados y las
sanciones en multa y trabajo social las cuales se
aplicarían por el incumplimiento de la Caución.
6. Informe Caucionados Policía Nacional: Una vez Formato Físico

Querella Civil de realizada el Acta de Caución, se elaborará el informe FPA ACTA DE
Policía de Policía de Caucionados por afectar la pacífica Inspector de DECLARACIÓN.
convivencia y tranquilidad social, con el fin de que la Nombre y
Policía
fuerza Pública tenga conocimiento en el evento en Apellidos del
que reincidan y se puedan conducir a las partes Declarante
hasta la Estación de Policía para proceder con las
respectivas diligencias.

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Inspector de
7. Incumplimiento de la Caución: cuando los Policía
caucionados incumplen lo pactado en Acta de
Querella Civil de Caución, los interesados declararán por escrito los
Policía hechos ocurridos, y aportarán el testimonio de dos
testigos diferentes a familiares los cuales deberán ------------
ratificarse ante la contraparte con fin de hacer
efectiva la misma. Una de las sanciones es
pecuniaria, el caucionado incumplido deberá
cancelar un equivalente en salarios mínimos en la
Tesorería Municipal a favor de tesoro Público. Otra
de las sanciones es a través de trabajo social
cuando no tenga la solvencia económica de cancelar
el valor de la caución
8. Reporte de Sancionados Policivamente: las

personas caucionadas que una vez sean objeto de
sanción y que posteriormente se les haga efectiva
tal sanción serán reportados al (S.M.A.P) ¨Sistema
Municipal de Antecedentes Policivos de la
Inspección de Policía Municipal del municipio de
SANTA ANA MAGDALENA ¨. Donde se registran los
sancionados por el mal comportamiento que haya
vulnerado la pacífica convivencia de los coasociados Formato Físico
del Municipio FPA ACTA DE
Inspector de DECLARACIÓN.
Policía Nombre y
Apellidos del
Declarante
Los interesados en transportar enceres de hogar o

mudarse de residencia, deberán solicitar el
Conduce de correspondiente conduce o permiso
Enceres correspondiente donde se expresa el lugar de Formato Físico
Domésticos partida y el lugar de destino, se detallan documentó
minuciosamente los enceres de hogar a mediante el cual
transportar, los datos del vehículo transportador, Inspección de se emite el
se anexan tanto fotocopias de los documentos correspondiente
personales del propietario de los enceres como del Policía Conduce
conductor de automotor y se cancela el valor
correspondiente en la Tesorería Municipal.
Las entidades privadas como INMAGDALENA S.A,

ejecuta el pago a algunos de sus trabajadores o
jornaleros quienes deben acercarse a la
Inspección de Policía para obtener la firma del Copia de los
Autorización de Inspector de Policía para así obtener el pago de Desprendibles de
Salarios en sus salarios. Este procedimiento se realiza casa Inspección de InMAGDALENA
Entidades semana, y su finalidad es que a través de la firma s.a.
Privadas se reconozca la convivencia y permanencia de los Policía
trabajadores en el Municipio de SANTA ANA

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MAGDALENA.
Nombre
Lugar y Forma Protección Recuperación de Disposición
Código Responsable
de Archivo Retención
Acta Inspección Físico y Códigos de 1 año 1 año
Declaración de Policía Sistematizado Acceso
FPA o Querella --------------
Civil de
Policía
Acta Inspección Físico y Códigos de 1 año 1 año
A.C.P Caución de Policía Sistematizado Acceso ----------------
Policiva
Inspección Físico y Códigos de 1 año 1 año
Acta de Sistematizado Acceso
A.C. ----------------
Compromiso Policía
Perdida de Inspección Físico y Códigos de 1 año 1 año

P.D. ----------------
Documentos de Policía Sistematizado Acceso
Registro de Inspección Físico y Número de 3 meses 3 meses

R.M. Marcas para de Policía sistematizado Registro --------------
Ganados
Conduce Inspección Físico y Códigos de 3 meses 3
C.E.D ------------
Encederes de policía sistematizado Acceso meses
Nombre del
documento Fecha de
externo Expedición
Código Nacional de Policía, mediante el cual

Decreto 1355 1970 Agosto 4 de 1970 Presidente de la Republica se establecen normas de Policía para el
territorio Nacional.
Por el cual se establecen normas sobre

Decreto 522 1971 Marzo 27 de 1971 Presidente de la República contravenciones especiales competencia y
procedimiento
Por el cual se establecen normas sobre el
Decreto 1504 1998 Agosto 4 de 1998 Presidente de la República espacio público yse dictan otras
disposiciones

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Diciembre 26 Normas sobre le control de establecimientos
Ley 232 1995 1995 Congreso de la República comerciales abiertos al publico
7.2. PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA – TALLERES
1. OBJETIVO
Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que permitan fortalecer
valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de respeto, para
armonizar las relaciones familiares. Así mismo concientizar de los alcances de la ley,
para todos aquellos que de una u otra forma transgredan la ley.
2. ALCANCE
Capacitar y orientar a los padres de familia en talleres en contra de la violencia
intrafamiliar, teniendo en cuenta la ley (ley 294 de 1996, ley 599 de 2000, ley 575 de
2000, ley 1257 de 2008).
3. RESPONSABLE
Los responsables de la cabal aplicación de este procedimiento son los líderes de los
procesos en las comunidades capacitada, (comunidad, comisaría y psicóloga).
4. BASE LEGAL
Ley 294 de 1996, ley 599 de 2000, ley 575 de 2000, ley 1257 de 2008).
Revisiones frecuentes a los casos reportados, Se practica para los casos reportados de
violencia intrafamiliar, y consiste en seguimientos al denunciante a fin de evitar ser
agredido nuevamente, este trabajo se complementa con las charlas que se programan
con la comunidad en las casetas comunales y colegios, con el fin de llevar el
conocimiento respecto de las normas que regulan y protegen a las personas victimas
de este flagelo. Así mismo se trabaja el aspecto psicológico del individuo para mejorar
la convivencia familiar.
Formatos de Asistencia, Programación de Actividades, Medios audiovisuales.

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El horario de las charlas será fijado por la comunidad teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de los invitados.
8. DESCRIPCIÓN

1. solicitud de 1 Solicitud del servicio:
Servicio . El usuario llega a la Comisaría de familia y solicitud
Inicio solicita el servicio (verbal o escrito). Usuario Capacitación
2. Se realizan las charlas en cumplimiento de ley.
2. radicación de 2. radicación de invitación: Se radica la
invitación solicitud para las capacitaciones en la Comisario de
comisaría de Familia. Familia
3. Se programa la 3. Se programa la fecha de capacitación.
fecha de Comisario de
capacitación. Familia
4. invitación a la 4. invitación a la capacitación: Se hace la

capacitación invitación para la participación en la Coordinador, de
capacitación programada. las Instituciones
5.. Se realiza la 5. Se realiza la Capacitación Comisario de a

Capacitación A Familia Asistencia
Psicóloga reuniones
6. se realiza 6. Hacen la evaluación de la Comisario de

evaluación de capacitación realizada. Familia
capacitación Psicóloga
FIN
FIN
Almacenamiento
Recuperaci Tiempo de
Nombre Lugar y Forma de Protección ón Disposición
Archivo
Comisaría de Oficina deArchivador. 4 años. Archivo de
Asistencia Familia Comisaría de Comisaría de
Archivador.
a Familia/ físico Familia.
carpeta
reuniones
Comisaría de Oficina de Archivador. Archivo de

Familia Comisaría de Archivador. Comisaría de
Control de Familia/ físico carpeta Familia.
asistencias
Recibido de Comisaría de Oficina de Archivador. 4 años. Archivo de

las invitaciones Familia Comisaría de Archivador. Comisaría de
entregadas Familia/ físico carpeta Familia.

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7.3. PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA – CONCILIACIÓN VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR
1. OBJETIVOS
Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que le permitan
fortalecer valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de
respeto, brindando conocimiento de la ley.
2. ALCANCE
Aplicación oportuna de las normas tanto al agresor como agredido.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación de este procedimiento es la Comisaria de Familia.
4. BASE LEGAL
LEY 294 DE 1996. 559 DE 2000, 1257 DE 2008.
La violencia intrafamiliar es cualquier tipo de abuso de poder de parte de un miembro de

la familia sobre otro. Este abuso incluye maltrato físico, psicológico o de cualquier otro
tipo. Se considera que existe violencia intrafamiliar en un hogar, si hay una actitud
violenta repetitiva, no por un solo hecho aislado.
La víctima de violencia intrafamiliar es cualquier persona considerada cónyuge del
agresor o que haya convivido de alguna manera con él. Así, podría ser hacia un
conviviente actual o ex pareja, entre padres de un hijo común, o hacia un pariente
consanguíneo hasta el tercer grado. Además, es importante destacar que dentro de la
violencia intrafamiliar están considerados el maltrato infantil, la violencia hacia el adulto
mayor, hacia minusválidos y entre cónyuges. En este último tipo de maltrato el más
común es de parte de los hombres hacia las mujeres; sin embargo, existen también
algunos casos de violencia de mujeres hacia hombres.
Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes o
incidentes graves, insultos, manejo económico, amenazas, chantajes, control de
actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibición de trabajar fuera de casa, abandono
afectivo, humillación y no respeto de opiniones. Todos estos tipos de maltratos se
pueden clasificar en físicos, si se atenta contra el cuerpo de la otra persona;
sicológicos, si existe el intento de causar miedo, la intimidación o cualquier tipo de
insulto, descalificación o intento de control; sexuales, si hay un acto sexual impuesto o
en contra de la voluntad de la víctima; y económicos, si no se cubren las necesidades
básicas de la persona.
6. POLÍTICAS
Las políticas aplicadas en estos casos, son las de realizar periódicamente visitas a los
casos reportados, para lo cual se le da un seguimiento al hogar reportado o al
denunciante, con el fin de evitar que sea agredido nuevamente. Igualmente este
proceso se complementa con un trabajo terapéutico ofrecido por la psicóloga de la
institución con el fin de mejorar la convivencia familiar.
Citaciones, denuncias, actas de compromiso, revisión de compromisos.

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El horario de la atención al público es de 7:30 a.m a 12:30 p.m y de 1:30 a 5:30 p. m de
lunes a viernes.
La persona agredida o cualquier persona que evidencie daño físico, psicológico o de
cualquier otra forma por parte de un miembro de una familia hacia otro, puede acudir a
la comisaría de familia para elevar denuncia por estos hechos con la debida
identificación de las partes que se encuentran en conflicto.
Las partes podrán excusarse de la inasistencia a la Audiencia de Conciliación por una
sola vez antes de la audiencia o dentro de la misma, siempre que medie justa causa y
fijará fecha para celebrar la nueva audiencia dentro de los dos (2) días siguientes.
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
La víctima de violencia intrafamiliar, hace una
reseña de cómo sucedieron los hechos, si esta ha 1.Denuncia
1.Denuncia sufrido daño físico es enviada a la ESE NORTE, Comisaría de 2.Valoración
para ser valorada por el médico legista, y luego Familia y Auxiliar Sicológica
para ser atendida psicológicamente Igualmente la administrativo. 3.Valoración
víctima se valora psicológicamente en cualquier medica
caso.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 70
2 . Recepción de A) El comisario de familia, según el caso, recibirá y Comisaría de Medida de
Denuncia y avocará en forma inmediata la denuncia, y si Familia Protección
medidas de estuviere fundada en al menos indicios leves,
protección podrá dictar una medida de protección en forma
provisional tendiente a evitar la continuación de los
actos de violencia, agresión o maltrato a favor de la
víctima, las cuales son:
• Ordenar al agresor el desalojo de la casa de

habitación que comparte con la víctima, siempre
que se hubiere probado que su presencia
constituye una amenaza para la vida, la integridad
física o la salud de cualquiera de los miembros de
la familia
• Ordenar al agresor abstenerse de penetrar en

cualquier lugar donde se encuentre la víctima,
siempre que dicha limitación resulte necesaria para
prevenir que aquél moleste, intimide, amenace o
de cualquier otra forma interfiera con la víctima.
• Prohibir al agresor esconder o trasladar de la

residencia a los niños y personas discapacitadas
en situación de indefensión miembros del grupo
familiar, sin perjuicio
De las acciones penales a que hubiere lugar.

• Obligación de acudir a un tratamiento reeducativo y
terapéutico en una institución pública o privada que
ofrezca tales servicios, a costa del agresor cuando
éste ya tuviera antecedentes en materia de
violencia intrafamiliar
• Solo, si fuere necesario, se ordenará al agresor el
pago de los gastos médicos, psicológicos y
psíquicos que requiera la víctima.
• Cuando la violencia o maltrato revista gravedad y
se tema su repetición ser ordenará una protección
temporal especial de la víctima por parte de las
autoridades de policía, tanto en su domicilio como
en su lugar de trabajo.

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Radicación de Denuncia
Denuncia y Citación
Citación Radicada la denuncia, se cita al acusado para que
comparezca a una audiencia de conciliación que
tendrá lugar entre los dos (2) y cinco (5) días
siguientes a la presentación de la denuncia.
A esta audiencia deberá concurrir la víctima.
La notificación de citación a la audiencia se hará
personalmente.
Si el agresor no comparece a la audiencia se
entenderá que acepta los cargos formulados en su
contra
Si el agresor y la victima comparecen, se realiza la Comisaría de
audiencia de conciliación, y de acuerdo a su Familia y Acta
2.Audiencia resultado se continúa con la medida de protección Auxiliar compromisoria.
Conciliación o se revoca. Administrativo.
El agresor y la victima firman en la comisaría un
de
compromiso, en el cual, se comprometen a no
volver a ejercer ningún acto que genere violencia
intrafamiliar.
Si el compromiso es roto por alguna de las partes, Comisaría de

3.Reincidencia La comisaría de familia realiza escrito en el cual Familia y Auxiliar Acta de
remite a la fiscalía el expediente para que Administrativo remisión.
configuren el delito.
Almacenamiento
Tiempo de
Nombre Protección Recuperación Disposición
Lugar y Forma de Retención
Responsable
Archivo
Comisaría de Oficina de Comisaria Archivador. Archivador. Archivo de
Libro Familia de Familia/ físico carpeta Comisaria de
4 años.
radicado Familia.

Familia de Familia/ físico carpeta Comisaria de
Citaciones
Familia.

Actas deFamilia de Familia/ físico carpeta Comisaria de
compromiso Familia.
Comisaría de Oficina de Comisaria Archivador. Archivo de

Medidas de Familia de Familia/ físico Archivador. Comisaria de
protección. carpeta Familia.
7.4. PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA – CONCILIACIÓN EN MATERIA DE

FAMILIA

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1. OBJETIVOS.
Brindar a los usuarios una pronta y eficiente solución de conflictos en materia
conciliaciones de Familia.
2. ALCANCE.
Llegar a todas las comunidades, de forma clara y oportuna para la resolución de
conflictos conciliables en materia de familia.-
3. RESPONSABLE.
Los responsables de la aplicación de este procedimiento es la Comisaria de familia y
auxiliar administrativo.
4. BASE LEGAL.
LEY 1098 DE 2006 (CÓDIGO DE INFANCIA Y ADOSLECENCIA).Código de
Procedimiento Civil y código Civil.
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
En aras de proteger los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, las
audiencias relacionadas con la aplicación del código de infancia y adolescencia, se
hacen con el ánimo de proteger el interés superior de los niños con, prevalencia
constitucional en art.44. A. ¿Qué es la custodia?
La custodia se refiere al cuidado personal de los niños, lo que por ley le corresponde a
los padres de consuno, en el evento en que convivan juntos. En los casos de hijos extra
matrimoniales, es decir habidos por fuera del matrimonio, el cuidado personal o
custodia del menor, le corresponde al padre que conviva con el menor. De estar los
padres divorciados o separados de hecho, o con la patria de potestad suspendida, el
juez de familia podrá confiar la custodia a uno de los padres o al pariente más próximo
según le convenga al menor. El asunto de la custodia con relación a los menores de
edad es de gran responsabilidad, pues otorga la carga del deber de vigilancia, crianza,
educación, manutención, etc., con relación a ellos, razón por la cual en principio, la ley
le otorga dicha custodia a los responsables naturales del niño: sus padres.
Excepcionalmente, podrá el juez, en el caso de inhabilidad física o moral de ambos
padres, confiar el cuidado personal de los hijos a otra persona o personas competentes.
En la elección de estas personas se preferirá a los consanguíneos más próximos, y
sobre todo a los ascendientes legítimos.(art. 255 C.C.). Es bueno aclarar que para que
ello se lleve a cabo, debe intentarse la conciliación ante el defensor de familia o el
comisario de familia del instituto colombiano de bienestar familiar, con los padres del
menor, que de no estar de acuerdo en ceder voluntariamente la custodia a terceras
personas, legitimarán a los interesados a presentar la demanda de custodia y cuidado
personal ante el juez de familia del lugar de la residencia del menor, a fin de que sea
éste el que determine si hay justa causa para ello, lo cual tendrá que ser
fehacientemente demostrado en el curso del proceso, pues la ley presume la aptitud de
los padres para tener el cuidado y custodia de sus hijos. B. ¿Que son alimentos?
Los alimentos en Derecho de familia, son todos aquellos medios que son
indispensables para que una persona pueda satisfacer todas sus necesidades básicas,
según la posición social de la familia C. ¿Que son las visitas?
Es el derecho que los niños y las niñas tienen a mantener una relación directa o regular
con su padre o madre, para dar estabilidad al vínculo afectivo y emocional entre
progenitores y sus hijos.

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D. ¿Qué es la unión marital de hecho?
Es la relación voluntaria entre un hombre y una mujer que entre sí no se encuentren
casados, con una comunidad de vida permanente y singular con notoriedad de este
hecho. A los integrantes de esta unión se les denomina compañeros permanentes.
E. ¿Cuál es el objeto y causa de la unión marital de hecho?

El objeto de la Unión Marital de hecho corresponde a las obligaciones y derechos que
surgen de la misma. Su causa consiste en el fin perseguido por la unión, que puede ser
la procreación, la fidelidad, el respeto y la ayuda mutua.
F. ¿Cómo se declara la unión marital de hecho?

Los compañeros permanentes podrán solicitar que se declare la existencia de la unión
marital de hecho, mediante: escritura pública ante Notario por mutuo acuerdo, o por
acta de conciliación suscrito en centro de o conciliación, también por muto acuerdo
legalmente constituido o por sentencia judicial.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS.
Libro de registro de Citas, documentos aportados, Actas de conciliación.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
EL horario establecido para las conciliaciones es de 7:30 a.m a 12:30 a.m y de 1:30
p.m. a 5:30 p.m de lunes a viernes.
8. DESCRIPCIÓN
1. Solicitud El usuario solicita el servicio en la El comisario de Solicitud.- Libro de
del servicio. comisaría de Familia de forma verbal o Familia., Auxiliar Registro de citas
escrita, Se Recibe documentación, Administrativo.
2. Se Se programa la Audiencia y se cita a una El comisario de Citación.

programa la audiencia de conciliación Familia, Auxiliar
audiencia administrativo.
Se da inicio la conciliación en Comisaría de

cumplimiento a la ley 1098 de 2006.Si el Familia y Auxiliar Acta de
3.Audiencia agresor y la victima comparecen, se Administrativo. Conciliación
de realiza la audiencia de conciliación. Las
Conciliación partes firman en la comisaría acta de
conciliación.
Almacenamiento
Lugar y Recuperación Tiempo de
Nombre Protección Disposición
Archivo

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Familia y Auxiliar Comisaria de Archivador. Comisaria de
Libro de carpeta 4 años.
citaciones administrativo Familia/ físico Familia.

Documento Familia, Auxiliar Comisaria de Archivador. Comisaria de
s de Familia/ físico carpeta Familia.
soporte
administrativo.
Comisaría de Oficina de Archivador. 4 años. Archivo de
Actas de Familia, Auxiliar Comisaria de Archivador. Comisaria de
Conciliación administrativo Familia/ físico carpeta Familia.
.
7.5. PROCEDIMIENTOS PROMOTORIA COMUNITARIA –

CAPACITACIONES LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
OBJETIVO
Lograr que las comunidades construyan nuevos líderes, con las herramientas
necesarias para poder afrontar las diferentes, problemáticas que se presentan a nivel
de los barrios.
ALCANCE
Capacitar a los presidentes de las JAC, líderes de las asociaciones y/o agremiaciones
en fortalecimiento, liderazgo y participación ciudadana para obtener conocimiento de la
ley 743.
RESPONSABLE
Los representantes de las JAC, lideres, y Asociaciones son los directos responsables
de difundir las información asía las personas que la conforman
BASE LEGAL
Ley 743 de 2002 el decreto 2350 y 1250 del 2009.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
JAC: Junta de Acción Comunal
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formatos de Asistencia, Programación de Actividades, Medios audiovisuales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El horario de la capacitación será fijado por el Promotor teniendo en cuenta la

disponibilidad de tiempo de los invitados

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DESCRIPCIÓN
1.Solicitud de En reuniones sostenidas la comunidad manifiesta Asistencia a

Promotor de JAC
capacitación las necesidades de capacitación a los líderes. reuniones
Se programa la fecha de capacitación teniendo en

cuenta la disponibilidad de tiempo de los asistentes.
2.programación Promotor de JAC
Se elige el tema a capacitar de acuerdo a las
necesidades manifestadas por las JAC.
Los presidentes de La firma del
el promotor de las JAC, el citador de la alcaldía son
3.entrega de la JAC recibido de las
los encargados de entregar las invitaciones para la
invitación Coordinador, de invitaciones
capacitación programada.
las asociaciones entregadas
4.. Se realiza la Se realiza la Capacitación en el tema acordado
Capacitación Control de
Promotor de JAC asistencias
4. Evaluación El promotor Los

final presidentes de la formato de
se realiza la evaluación final sobre los talleres JAC Coordinador, dudas y
dictados, a través de diligenciamiento de formato de de las sugerencias y
FIN dudas y sugerencias y calificación a la capacitación. asociaciones calificación a la
capacitación
CONTROL DE REGISTROS
Almacenamiento de
Tiempo
Nombre Protección Recuperación Disposición
Lugar y Forma de
Archivo
a Archivador. Archivo de
Asistencia Promotor de Oficina de Archivador. 4 años. alcaldía y
reuniones Promotoria/ físico carpeta Promotoria
JAC
de Promotor de Oficina de Archivador. Archivo de
Control Promotoria/ físico Archivador. alcaldía y
asistencias JAC carpeta Promotoria
recibido las Promotor de Oficina de Archivador. Archivo de

JAC . Promotoria/ físico Archivador. alcaldía y
de carpeta
invitaciones Promotoria
entregadas 4 años.
Promotor de Oficina de Archivador. Archivo de
Formato de dudas, JAC Promotoria/ físico Archivador. alcaldía y
sugerencias y carpeta Promotoria
calificación

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DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del Fecha de
documento externo Expedición Entidad que lo expide Descripción
Por la cual se desarrolla el artículo 38

de la Constitución Política de.
Ley 743 de 2002 05/06/2002 El Congreso de Colombia
Colombia en lo referente a los
organismos de acción comunal
8. PROCEDIMIENTOS DE CULTURA, DEPORTE Y RECREACIÓN
8.1. PROCEDIMIENTO CONSULTA BIBLIOTECA
OBJETIVO:
Definir la metodología para la realización de consulta del material bibliográfico de la
biblioteca de la Casa de la Cultura del municipio de SANTA ANA MAGDALENA .
ALCANCE
Este procedimiento aplica para las consultas realizadas internamente en la biblioteca
municipal y para las que se realizan en el domicilio a través del préstamo externo de
libros.
DEFINICIONES:
SIABUC:
Es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de información o
biblioteca, ya sea universitaria, pública o particular, sin importar que sea pequeña o
grande. El funcionamiento de SIABUC está basado en módulos, cada módulo
corresponde a una tarea específica dentro de la biblioteca, los módulos principales de
SIABUC son:
 Adquisiciones Nos lleva un control de las compras y las donaciones, pudiéndose
capturar desde la solicitud de compra, imprimir las listas de pedidos, registrar la
recepción de material y llevar un catálogo de los proveedores. Este módulo genera
otros productos impresos como son: Listas de pedidos por fecha, Lista de donaciones,
Lista de material ingresado, etc.
 Análisis: En este módulo se realiza la catalogación o procesos técnicos al material

adquirido. Dicha catalogación está basada en el formato MARC. Se realiza también el
etiquetado del material y, de ser necesario, la impresión de la ficha o juego de fichas
catalográficas. Algunos de los productos que nos genera este módulo son: Impresiones
de etiquetas con clasificación y/o códigos de barras, impresión de tarjetas de
préstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los capturistas, etc.
Consultas: Este módulo está orientado hacia el usuario. Generalmente se coloca una o
varias terminales a disposición de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta
manera al tradicional catálogo físico de fichas catalográficas.
Publicaciones periódicas: Este módulo tiene funciones parecidas al módulo de
Análisis pero orientado a revistas. Nos permite además manejar un catálogo de fichas
analíticas (artículos o interiores de la revista)

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Inventario: El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este módulo que
nos permite, además, la identificación exacta del material faltante y su posterior
descarte. Se recomienda utilizar el código de barras para aprovechar al 100% este
módulo.
 Préstamos: En este módulo se lleva un estricto control de los préstamos de material,
incluye las siguientes funciones: Catálogo de Usuarios, el cual puede incluso,
importarse desde otro sistema; Préstamo a domicilio o en sala, Bloqueos de libros y de
usuarios conflictivos, Reportes de usuarios morosos, Reportes de préstamos,
Constancias de no adeudo, etc.
Estadísticas: Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en los diferentes
módulos de SIABUC. Algunas de las estadísticas incluyen:
Préstamos, Consultas, Productividad, Compras, Donaciones, etc.
 Publicaciones en WEB Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles a través
de una página WEB (sólo para servidores basados en Windows)
CLASIFICACION DEWEY: La Clasificación Decimal de Dewey (CDD, también
llamada el Sistema de Clasificación Decimal de Dewey) es un sistema de
clasificación de bibliotecas, desarrollado por Melvil Dewey, bibliotecario del Amherst
College en Massachusetts.
DESCRIPCIÓN
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Inicio del procedimiento
1 Recepciona la solicitud de consulta que Auxiliar Diligenciamiento formato

presentan los usuarios de manera personal. administrativo de estadísticas de
consulta
2 Si la consulta es compleja, busca en la base Auxiliar N/A

de datos SIABUC para identificar el texto con administrativo
la información, si no busca directamente en
las estanterías de la biblioteca.
3 Cuando la consulta se realiza de manera Auxiliar Registro de información

personal procede a la entrega del material administrativo en el SIABUC o en el
bibliográfico a los usuarios en la sala de libro de estadísticas.
consulta, la cual puede ser utilizada por los
usuarios el tiempo necesario durante el
horario de atención.
4 Una vez que los usuarios devuelven el Auxiliar Descarga del SIABUC o
material bibliográfico se procede a ubicarlo en administrativo del libro de estadísticas
su lugar de almacenamiento el texto devuelto

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Auxiliar administrativo presupuesto – Si la unidad ejecutora no
Tesorería. tiene disponibilidad
presupuestal devuelve a
la dependencia
anexando memorando
Auxiliar administrativo presupuesto – CDP Se elabora el CDP

Tesorería. basado en la información
descrita en la solicitud de
CDP
Tesorero Firma del jefe del

proceso de tesorería,
autorizando el CDP
Auxiliar administrativo presupuesto – CDP totalmente Se entrega el CDP al

Tesorería. gestionado responsable del proceso
ejecutor.
Nota: el certificado de
disponibilidad
presupuestal tiene
vigencia de noventa
(90) días calendario.
Fin del procedimiento.
8.2. PROCEDIMIENTO ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTISTICAS Y DEPORTIVAS
1. OBJETIVO
Describir la metodología para llevar a cabo el desarrollo de programas de formación a la
comunidad en áreas artísticas y deportivas.
2. ALCANCE
Este procedimiento que busca dar cobertura a la población del municipio de SANTA
ANA, inicia con la identificación de necesidades de formación, la solución de estas
necesidades a través del establecimiento de talleres y actividades de formación
deportiva y artística y finaliza con el seguimiento y evaluación de las actividades
desarrolladas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Jefe de la
Dependencia en donde se realicen las actividades de formación: Director Casa de la
Cultura, Coordinador de Deportes.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 79
Formación: Es el desarrollo de actividades artísticas, deportivas y culturales con el fin

de promover el desarrollo integral de la Comunidad.
5. DESCRIPCIÓN

1. Identificar 1.las Identificar las necesidades de formación: el
necesidades director de la casa de la cultura y el coordinador de Responsables
INICIO
Deportes, determinan las necesidades de formación oficina de cultura y
por medio de: Sugerencias de la Comunidad y deporte No aplica
análisis de entorno, estableciendo las disciplinas
deportivas y artísticas a desarrollar.
2. Planear actividades de formación: El Responsable de la

Responsable de la oficina de cultura y deporte oficina de cultura y Programa de
2. Planear
realiza la planeación de actividades de formación deporte Formación y
actividades de
teniendo en cuenta las necesidades identificadas y Capacitación
formación
diligencia el formato “Programa de Formación y
Capacitación”
3. Realizar
trámites 3. Realizar trámites para la contratación: El Funcionario
Responsable de la oficina de cultura y deporte Responsable de la
realiza ante la Unidad de Contratación los trámites oficina de cultura y No aplica
de contratación de acuerdo con lo establecido en el deporte
proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
4. Preparar la
logística 4. Preparar la logística: El funcionario encargado
adquiere los recursos necesarios para ejecutar las Funcionario
actividades definidas en el Programa de Formación
y Capacitación.
No aplica
Nota: En caso de que la prestación del servicio sea
contratada, el funcionario encargado coordina con
el contratista las actividades de logística a
desarrollar.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 80
5. Ejecutar5.el Ejecutar el Programa de Formación y
Programa de Capacitación: El funcionario ejecuta las
Formación y actividades definidas en el Programa de Formación
capacitación y Capacitación, una vez finalizada la actividad Funcionario
A
solicita a los participantes que diligencien el formato
“Lista de Asistencia
Lista de Asistencia
Nota: En caso de que la prestación del servicio sea
contratada, el funcionario encargado coordina con
el contratista las actividades a desarrollar.
A
6. Realizar
evaluación de las
actividades de 6. Realizar evaluación de las actividades de Funcionario Evaluación de
formación formación: El funcionario solicita diligenciar el Responsable de la Actividades
formato “Evaluación de Actividades una vez oficina de cultura y
finalizado el programa de formación. deporte
7. Realizar
evaluación de las 7. Realizar seguimiento al servicio: El Funcionario
actividades de
Secretario Administrativo y Financiero realiza Responsable de la
formación oficina de cultura y
FIN seguimiento al cumplimiento de las
actividades y de los requisitos del servicio deporte
9. PROCEDIMIENTOS DESARROLLO AGROPECUARIO Y

GESTIÓN AMBIENTAL
9.1. PROCEDIMIENTO ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA
8. OBJETIVO
Definir la metodología para prestar servicios de Asesoría y Asistencia Técnica

Agropecuaria a la comunidad de pequeños Productores del Municipio de acuerdo con la
normatividad legal vigente.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la prestación de Asesoría y Asistencia Técnica Directa

Rural Agropecuaria a todos los pequeños Productores del municipio de SANTA ANA y,
aplicar en la conservación y control de la Gestión Ambiental.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 81
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Jefe de la Oficina

UMATA.
Asesoría: Acompañamiento mediante el cual se emiten conceptos relacionados con
implementación y desarrollo de políticas, planes, programas, proyectos o normatividad
para facilitar la toma de decisiones.
Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza
transferencia de conocimiento, tecnología, métodos o procedimientos en la
implementación o desarrollo de un tema específico en caminado al desarrollo eficaz en
el área agropecuaria
Seguimiento y acompañamiento continúo de todos los pequeños Productores del

municipio de SANTA ANA
7. DESCRIPCIÓN

1. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES: Las fuentes para
identificar las necesidades de Asesoría y Asistencia
Técnica son:
• Plan de Desarrollo Municipal.
• Solicitudes presentadas por Administraciones
Municipales, Entidades, Instituciones y por la Jefe Oficina
1. Identificar comunidad. UMATA
• Necesidades detectadas por los funcionarios públicos. Solicitud de
necesidades.
• Necesidades que surgen al hacer seguimiento y Servicio
Inicio
evaluación a los procesos.
Nota: Los usuarios o la comunidad se pueden
acercar a la oficina para solicitar el servicio de
Asesoría y/o la Asistencia Técnica y diligenciar el
formato Solicitud de Servicio.
2. Elaborar Plan Operativo de Asesoría y Asistencia

Técnica: Una vez identificadas las necesidades el
Plan Operativo
2. Elaborar el Plan líder del proceso realiza la programación de Jefe Oficina de Asesoría y
Operativo de Actividades en el formato “Plan Operativo de Asesoría
y Asistencia Técnica” y lo envía al Alcalde para su Asistencia
Asesoria y Técnica
Asistencia Técnica revisión y aprobación. UMATA
Nota: El líder del proceso identifica las necesidades
de contratación de personal para la ejecución de las
actividades de Asesoría y Asistencia Técnica

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 82
3. Divulgar el Plan Divulgar plan de Asesoría y Asistencia Técnica: Una
de Asesoría y vez es aprobado el Plan Operativo de Asesoría y Jefe Oficina No aplica
Asistencia Técnica Asistencia Técnica por el Alcalde Municipal, el líder
del proceso comunica el plan a los funcionarios de la UMATA
dependencia encargados de ejecutarlo.
4. Realizar trámites para la contratación: Cuando se

requiere contratación de personal el líder
4. Realizar trámites Jefe Oficina
No aplica
para la
contratación del proceso delega a un funcionario para que realice
UMATA
los trámites de acuerdo con lo establecido en el
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
5. Preparar actividades de Asesoría y Asistencia Técnica:

5. Preparar El funcionario responsable recolecta la documentación Funcionario
actividades. necesaria y verifica la disponibilidad de recursos para No aplica
la ejecución de las actividades y organiza la logística
de la Asesoría y/o Asistencia Técnica.
“Informe de
6. Asesoría y Asistencia Técnica: brindar el Asistencia
Técnica y/o
6. Prestar servicio de conocimiento de acuerdo a lo programado, en el Plan Asesoría.
Asesoría y/o Operativo, realizar una presentación a los asistentes
asistencia de los objetivos, metodología, tiempo y contenido;
técnica transferir el conocimiento durante el tiempo Funcionario Asistentes a la
programado, definir los compromisos adquiridos y Asesoría y/o
elaborar el “Informe de Asistencia Técnica y/o Asistencia
Asesoría. Técnica
7. Sensibilización y capacitación Ambiental: convocar Sensibilización

7. Sensibilización a la comunidad interesada y realizar la presentación y/o
Funcionario
en Gestión y de los objetivos con base a la necesidad identificada, capacitación
Control Ambiental consignar los resultados y aclaraciones en el formato ambiental
de “sensibilización y/o capacitación ambiental
8. Seguimiento y evaluación al servicio de Asesoría

8. Realizar y/o Asistencia Técnica: El Jefe de la Oficina UMATA,
Informe de
Seguimiento realiza seguimiento al proceso teniendo en cuenta el Jefe Oficina
seguimiento al
Evaluación al cumplimiento de las actividades y a los requisitos, de UMATA
proceso.
servicio acuerdo a los registros generados y a los indicadores
de gestión establecidos.
Nombre Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo Disposición

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 83
Lugar y Forma de de
Responsable
Archivo Retención
Plan operativo de
Dependencia: Carpeta Plan de
Asesoría y
Unidad Municipal de Asesoría y Asistencia
Asistencia Técnica
JEFE DE Asistencia Técnica Archivador Técnica.
Archivo
OFICINA Agropecuaria – Oficina 4 años
Informe de Municipal
UMATA UMATA UMATA
Asistencia Según la ley de Carpeta de Informes de
Técnica y/o Archivo Asistencia Técnica
Asesoría
Solicitud de Carpeta Solicitud de
servicio servicio
Carpeta de Informes de
Asesoría
Asistencia
Asistencia Técnica
Sensibilización y/o
capacitación
Asistencia Técnica
ambiental
Encuesta de
Satisfacción de los Carpeta de Encuesta de
Usuarios Satisfacción de los
Asesoría y Usuarios Asesoría y
Asistencia Técnica Asistencia Técnica
Informe de
seguimiento al Carpeta de Actas
proceso.
Nombre del documento Fecha deEntidad que lo

Descripción
Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se

reordena el Sector Público encargado de la gestión y
El Congreso de
Ley 99 de 1993 22/12/1993 conservación del medio ambiente y los recursos
Colombia
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones.
El congreso de
Ley 101 de 1994 23/12/1993 Colombia Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero
Por medio de la cual se modifica la creación,

funcionamiento y operación de las Unidades
El congreso de Municipales de Asistencia Técnica Agropecuaria,
Ley 607 de 2000 03/08/2000
Colombia UMATA, y se reglamenta la asistencia técnica directa
rural en consonancia con el Sistema Nacional de
Ciencia y Tecnología.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 84
9.2. PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL AMBIENTAL
1. OBJETIVO
Desarrollar acciones de control que propendan por el manejo sostenible de los recursos
naturales y por un ambiente sano para la población del Municipio de SANTA ANA.
2. ALCANCE
Inspección y verificación de los impactos ambientales causados por las actividades
antrópicas, se emiten los conceptos y las medidas correctivas que se deben aplicar.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (Usuario, Oficina UMATA, Técnico)
4. BASE LEGAL
Constitución Nacional, Artículo 3, Normativa Ambiental Vigente.
Antropicas: Actividades realizadas por el Hombre. Normativa: Conjunto de normas

Solicitudes de los usuarios, formato acta de inspección.

Se debe dejar registro fotográfico de todas las inspecciones de control ambiental
realizadas.
12. DESCRIPCIÓN
1. Solicitudes: Los usuarios presentan las Solicitudes de

1..Solicitudes Inicio Usuario
solicitudes de control Ambiental Control
2. Se reciben las 2. Se reciben las solicitudes y se informa al

Secretaria
solicitudes funcionario responsable.
3. Programación visita técnica: Una vez

3. Programación Visita
recibida la solicitud, se programa la Visita Técnica Jefe Oficina UMATA
Técnica.
de inspección

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 85
4. Se realiza la Visita Técnica. Si es necesario Jefe Oficina UMATA
4. Se realiza la Visita se solicita la compañía de la Autoridad Ambiental
Técnica. CRC, se registra fotográficamente y por medio
escrito lo encontrado. Técnicos
Concepto
5. Concepto Técnico
5. Concepto Técnico: se emite el concepto Jefe Oficina UMATA
técnico de la visita realizada, de acuerdo a la Técnico
situación encontrada
6. Informe Concepto Técnico: Posteriormente

6. Informe Conceptose notifica a las partes involucradas (solicitante y Jefe Oficina UMATA
Notificación
Técnico requerido) e informa el concepto técnico, con
copia a la Autoridad Ambiental, si es el caso.
7. Adopción de Medidas 7. Adopción de medidas: Hay lugar para

adopción de medidas correctivas? SI - Continúa.
NO - Fin.
8. Acciones Correctivas. 8.El requerido se compromete a realizar las Usuario Requerido

acciones correctivas de acuerdo al concepto
Técnico emanado de La UMATA
9. verificación medidas correctivas: Se

9. Verificación de las Jefe Oficina
programa una nueva visita para verificar el
medidas correctivas
cumplimiento de las medidas correctivas
UMATA
10. Se realiza la Visita

10. Se realiza la Visita Técnica. Jefe Oficina UMATA
Técnica.
11. Cumplimiento: Se cumplieron con las

11. Cumplimiento medidas Correctivas? SI - Fin, NO - Continua
12. Notificación: Se hace la notificación a la
12. notificación Inspección de Policía, para que adopten las Jefe Oficina Notificación
medidas sancionatorias pertinentes. UMATA
Nombre Lugar y Forma de Protección Recuperación de Disposición
Archivo
Dependencia: Carpeta Plan de
Solicitud de servicio Unidad Municipal Asesoría y
JEFE DE Archivador Asistencia Técnica.
de Asistencia Archivo
OFICINA Oficina 4 años
Técnica Municipal
Concepto Tecnico UMATA UMATA Carpeta de Informes
Agropecuaria – de Asistencia
UMATA Técnica

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 86
Según la ley de Carpeta Solicitud de
Archivo servicio
Carpeta de Informes
de Asesoría
Notificación Carpeta de Informes
de Asistencia
Técnica
Nombre del
documento Fecha de
externo Expedición
Por la cual se crea el Ministerio

del Medio Ambiente, se reordena
el Sector Público encargado de la
gestión y conservación del medio
ambiente y los recursos naturales
El Congreso de renovables, se organiza el
Ley 99 de 1993 22/12/1993 Colombia Sistema Nacional
Ambiental, SINA, y dictan otras
se disposiciones.
El congreso de Ley General de Desarrollo

Ley 101 de 1994 23/12/1993
Colombia Agropecuario y Pesquero
10. PROCEDIMIENTOS GESTIÓN SOCIAL

10.1. PROCEDIMIENTO PROGRAMA ADULTO MAYOR PPSAM
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa ADULTO MAYOR en el área
del recurso económico PPSAM de la Alcaldía del Municipio de SANTA ANA
MAGDALENA
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de Adultos Mayores del Municipio en

estado de vulnerabilidad que con previo censo los cuales entran hacer parte del
Programa mediante resolución emitida desde la Oficina de Gestión Social firmada por
las autoridades competentes este procedimiento finaliza con la entrega de subsidio
Económico girado por el Consorcio Prosperar al Banco Agrario donde los beneficiarios
hacen su respectivo cobro cada dos meses y durante el año cobran seis periodos.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la Oficina de Gestión

Social mediante el GESTOR SOCIAL del Programa y su grupo de apoyo.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 87
PROGRAMA ADULTO MAYOR:

El Programa de Protección Social al Adulto Mayor –PPSAM– tiene como objetivo
fundamental proteger al adulto mayor, que se encuentra en estado de indigencia o de
extrema pobreza, contra el riesgo económico de la imposibilidad de generar ingresos y
contra el riesgo derivado de la exclusión social.
5. BASE LEGAL
Con base en la Ley 797/03, la Ley 100 de 1993, el Decreto 2681/03 (derogado por el
decreto 569/04 y modificado por el decreto 4112/04) y el Conpes Social 70 de Mayo
28/03, (y los Conpes complementarios 78 de Mayo 3/04 y el 082 de Septiembre 6/04),
se diseñó el Programa de Protección Social al Adulto Mayor, -PPSAM- donde el
Ministerio de la Protección Social es quien lidera la planeación, programación y
ejecución del mismo. El ICBF es el operador técnico y el Consorcio Prosperar Hoy
(CPH), mediante contrato con el Ministerio, es el administrador fiduciario responsable
del manejo de los recursos del PPSAM y de la entrega de los subsidios a cada uno de
los beneficiarios del programa a través de la red Bancaria o tesorerías municipales.
6. DESCRIPCIÓN

1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la Oficina
NECESIDADES DE de Gestión Social en referencia al recurso Listado de
INICIO económico para el Programa ADULTO Alcalde, Oficina de necesidades
MAYOR en conjunto con el Alcalde y líderes Gestión identificadas para
comunitarios del Municipio definiendo las Social, GESTOR el recurso
actividades de apoyo social desde el SOCIAL y Económico de los
Programa. Grupo de Adultos Mayores.
colaboradores,
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa. Alcalde, Oficina de
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con Gestión Plan de acción
su GESTOR SOCIAL y el grupo dinamizador Social, GESTOR para sacar avante
del Programa ADULTO MAYOR (PPSAM) SOCIAL y las necesidades
realizan la planeación de actividades teniendo Grupo de identificadas
en cuenta las necesidades identificadas. colaboradores

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 88
3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar los beneficiarios El Alcalde, El
BENEFICIARIOS El Alcalde, El Personero, El Secretario de
Salud, Un Beneficiario del Programa, y el Personero, El
GESTOR SOCIAL mediante priorización de
Adultos Mayores que cumplen con los Secretario de
requisitos realizan la resolución respectiva la
cual es enviada al consorcio PROSPERAR de
la ciudad de Cali para que sean beneficiarios Salud, Un Copia Acta de
del Subsidio Económico que corresponde a Resolución
$80.000= cada dos meses.. Beneficiario del
enviada a
PROSPERAR
Programa y El
GESTOR SOCIAL
del Programa de
ADULTO MAYOR
4. REALIZAR Copia de
TRAMITES 4- Realizar trámites para la contratación, la Alcalde, Oficina de Contrato de
Oficina de Gestión Social asigna un Gestión Social, Prestación de
funcionario para que realice los trámites de GESTOR SOCIAL Servicios del
contratación de acuerdo con lo establecido en contratist
el proceso de adquisición y servicios. a de servicios del
Programa
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario Alcalde, Oficina de Plan de Acción
LOGISTICA encargado dependiendo de la actividad a Gestión Social, del Programa de
desarrollar formula el plan de acción, preparar GESTOR SOCIAL Actividades
los recursos necesarios para ejecutar las y Grupo de previstas para el
actividades definidas en el Programa colaboradores desarrollo de
ADULTO MAYOR (PPSAM). entrega de
Subsidio
Económico.
6. BRINDAR EL 6- Brindar el servicio a la comunidad Alcalde, Oficina de Planilla de

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las Gestión Social, Pagos de
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador del GESTOR SOCIAL beneficiarios del
Programa, diligencia el formato “Planillas de y Grupo de Programa
Personas Atendidas”. colaboradores ADULTO
MAYOR
(PPSAM)

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 89
7- Evaluación de Actividades
El funcionario realiza la evaluación de las Alcalde, Oficina Formato de
7. EVALUACION actividades, diligenciando el formato de de Evaluación de
DE evaluación de actividades. Gestión Social, actividades
ACTIVIDADES GESTOR SOCIAL propuestas por
La satisfacción de la comunidad se ve y Grupo de el Programa.
reflejada en el trabajo programado por la colaboradores
Oficina del Programa ADULTO MAYOR
(PPSAM) desde el punto de vista de la
eficiencia comparando lo planeado frente a
lo ejecutado de acuerdo con el plan d
acción anual.
8- Seguimiento de los Resultados de la Alcalde, Oficina
8. SEGUIMIENTO evaluación de actividades de Gestión Social, Formato
DE LOS Tomar las acciones de mejoramiento GESTOR SOCIAL seguimiento de
RESULTADOS respectivas según el procedimiento para la y Grupo de resultados de
toma de decisiones correctivas y colaboradores pagos.
preventivas.
10.2. PROCEDIMIENTO APOYO ESTRATEGIA JUNTOS
2. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo de la Estrategia JUNTOS de la Oficina de
ACCION SOCIAL DE LA PRESIDENCIA en convenio con la Alcaldía del Municipio de
SANTA ANA MAGDALENA
3. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de las Familias del Municipio en estado
de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte de la Estrategia JUNTOS
desarrollando sus nueves dinámicas de Identificación, Ingreso y Trabajo, Educación y
Capacitación, Salud, Nutrición, habitabilidad, Dinámica Familiar, Bancarizacion y
Ahorro, Apoyo para Garantizar el Acceso a la Justicia terminando con el desarrollo d los
45 logros de superación de la pobreza extrema por cada una de las familias vinculadas
en la Estrategia JUNTOS.
4. RESPONSABLE

Social mediante el Delegado Municipal de la Estrategia JUNTOS y el grupo de
cogestoras del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA .

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 90
Qué es JUNTOS?
El Gobierno Nacional está comprometido con lograr que un millón y medio de familias
colombianas superen la pobreza. Para alcanzar este objetivo ha creado la Red de
Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema JUNTOS. JUNTOS es la
estrategia que articula los esfuerzos de entidades del Estado y es el principal
mecanismo con el cual Colombia se propone cumplir ampliamente con los Objetivos de
Desarrollo del Milenio - ODM-
¿Cuáles son los Objetivos Específicos de JUNTOS?

1. Adecuar la oferta de programas sociales a la demanda de las familias en situación de
pobreza extrema.
2. Fortalecer la capacidad institucional de los entes territoriales.
3. Levantar la línea de base de las familias en situación de desplazamiento para apoyar al
SNAIPD en su labor de estabilización socioeconómica.
4. Mejorar la capacidad de los territorios para sustentar el logro de los objetivos de
JUNTOS.
5. Garantizar el 100% de cobertura en salud y educación para el total de las familias de
JUNTOS.
¿Cómo se logra el objetivo propuesto por JUNTOS?
Por medio de la ejecución de tres componentes: Acompañamiento Familiar y
Comunitario; Gestión de la oferta y Acceso Preferente a los Programas Sociales del
Estado; y Fortalecimiento Institucional.
A través del acompañamiento, los Cogestores Sociales visitan a las familias y
comunidades durante un período de hasta 5 años y las orienta para que puedan
acceder a los programas y servicios que necesitan. Con la información que los
Cogestores Sociales recogen en sus visitas, todas las entidades del Gobierno Nacional,
Departamental y Local, trabajan conjuntamente para coordinar acciones, de tal forma
que se beneficie de manera preferente a las familias con todos los programas
disponibles, direccionando que los recursos y cupos establecidos anualmente sean
priorizados, de manera que se le de prelación a las familias vinculadas a JUNTOS.
Por último, se lleva a cabo acciones que permiten fortalecer las Administraciones
departamentales y municipales para crear y potenciar la capacidad de gestión en los
municipios que así lo requieran.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 91
6. DESCRIPCIÓN

1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia a la Alcalde, Oficina de
INICIO Estrategia JUNTOS en conjunto con el
Alcalde y líderes comunitarios del Municipio Gestión Social,
definiendo las actividades que ayudan a
fortalecer el nivel de las familias más
vulnerables de la localidad Mirandeña. Delegado Municipal, Listado de registro
de necesidades
Grupo Dinamizador,
Cogestoras de la
Estrategia JUNTOS
2. PLANEAR 2- Planear actividades de la Estrategia. Listado de asistencia
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con Alcalde, Oficina de reuniones y
su Delegado Municipal y el grupo de de Gestión Social, eventos
Cogestoras realizan la planeación de Delegado Municipal, programados por la
actividades teniendo en cuenta las Grupo Dinamizador, estrategia además
necesidades identificadas. Cogestoras de la de las fotocopias de
Estrategia JUNTOS los acuerdos de
corresponsabilidad
3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar beneficiarios el Alcalde y la
BENEFICIARIOS Oficina d Gestión Social con el delegado
Municipal de la Estrategia JUNTOS Alcalde, Oficina de
coordina y recibe los listados de las familias Listado de
Gestión Social, seleccionados, copia
vinculadas en la Estrategia para luego Delegado
desarrollar acciones pertinentes con los Municipal, Grupo de del plan de acción a
beneficiarios que cumplen los requisitos Cogestoras de desarrollar
establecidos por la estrategia diligenciando la Estrategia JUNTOS
el formato.
4. REALIZAR 4- desde la Alcaldía Municipal se firma l
TRAMITES convenio Inter administrativo con Acción
Social de la Presidencia. Para que desde la Alcalde, Oficina de
Oficina de Gestión Social se asigne un
Delegado Municipal que entre a coordinar
acciones pertinentes con la estrategia en el Gestión Social, Copia de Convenio
Municipio de SANTA ANA MAGDALENA y Inter administrativo
CORPO Delegado Municipal, entre Acción Social y
MAGDALENA como ente operador de el Municipio.
Acción Grupo Dinamizador,
Social en el Municipio.
Grupo de Cogestoras de
la estrategia.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 92
5. PREPARAR LA
LOGISTICA Registro
5- Preparar la logística el funcionario De participantes en
encargado dependiendo de la actividad a Asamblea de
desarrollar formula el plan de acción, Alcalde, Oficina de iniciación, listado de
preparar los recursos necesarios para Gestión Social, participantes en
ejecutar las actividades definidas dentro de Delegado Municipal, reuniones
la Estrategia JUNTOS como Asamblea de Grupo de Cogestoras informativas, fotos y
iniciación reuniones informativas y otras videos de eventos
acciones. organizados por la
estrategia
6. BRINDAR EL 6- Brindar el servicio a la comunidad

SERVICIO A LA
COMUNIDAD El funcionario asignado ejecuta las actividades
Delegado Municipal Planillas de
junto al grupo Cogestoras diligencia el formato Personas
Enlace de Apoyo
“Planillas de Personas Atendidas”. Frente a las
Grupo de Atendidas
dinámicas desarrolladas por la estrategia de
Cogestoras
acuerdo a los tiempos
7. EVALUACION DE El funcionario realiza la evaluación de las

ACTIVIDADES actividades, diligenciando el formato de evaluación
de actividades. Delegado Municipal
Formato de
La satisfacción de la comunidad se ve reflejada en Grupo Cogestoras Evaluación de
el trabajo programado por el Delegado Municipal y Actividades
el Grupo de Cogestoras desde el punto de vista de
la eficiencia comparando lo planeado frente a lo
ejecutado de acuerdo con el plan d acción anual.
8- Seguimiento de los Resultados de la evaluación

8. SEGUIMIENTO DE de actividades Delegado Municipal
LOS RESULTADOS Tomar las acciones de mejoramiento respectivas Grupo de
según el procedimiento para la toma de decisiones Cogestoras Evaluación de
correctivas y preventivas. Actividades

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 93
10.3. PROCEDIMIENTO FAMILIAS EN ACCIÓN
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa FAMILIAS EN ACCIÓN de la

Alcaldía del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de las Familias del Municipio en estado
de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del Programa y finaliza con
la entrega de subsidio Económico Salud y Educación cada dos meses y durante el año
cobran seis periodos.
3. RESPONSABLE

Social mediante el Enlace Municipal del Programa y su grupo de apoyo.
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN:
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de las familias más vulnerables
del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA.

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5. DESCRIPCIÓN
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN
1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia al Alcalde, Oficina de
INICIO Programa de familias en Acción en Gestión Social, Enlace Censo de
conjunto con el Alcalde y líderes Municipal, Grupo Familias
comunitarios del Municipio definiendo las Beneficiadas
Dinamizador, Madresdel Programa.
actividades de apoyo social desde el Líderes del programa.
Programa.
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa. Registro,
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social Alcalde, Oficina de listado. Alcalde,
con su gestor social y el grupo Enlace
dinamizador del Programa Familias en Gestión Social, Enlace Municipal,
Acción realizan la planeación de Enlace de
actividades teniendo en cuenta las Apoyo, Madres
necesidades identificadas. Municipal, Grupo Lideres del
Programa.
Dinamizador, Madres
Líderes del programa

3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar beneficiarios el Alcalde y la
BENEFICIARIOS Oficina d Gestión Social donde se
coordina el Programa reciben los listados
de familias beneficiadas del Programa de
acuerdo a los censos establecidos por Registro,
Planeación Nacional que a su vez son Alcalde, Oficina de listado. Alcalde
enviados a la Oficina de Acción Social de , Enlace
la Presidencia donde mediante sorteo son Gestión Social, Enlace Municipal,
elegidos y son reenviados a la Oficina Enlace de
Municipal para adelantar el Proceso de Municipal, Grupo Apoyo, Madres
Vinculación al Programa previo Líderes del
cumplimiento de los requisitos Dinamizador, Madres Programa
establecidos, diligenciamiento del formato.
4. REALIZAR
TRAMITES Alcalde, Oficina de
4- Realizar trámites para la contratación, la
Oficina de Gestión Social asigna un Gestión Social, Enlace
Registro
funcionario para que realice los trámites
Contrato de
de contratación de acuerdo con lo Municipal, Grupo
trabajo
establecido en el proceso de adquisición y
servicios. Dinamizador, Madres

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 95
5. PREPARAR LA
LOGISTICA Registro
5- Preparar la logística el funcionario
Alcalde, Oficina de Plan de Acción
encargado dependiendo de la actividad a
Gestión Social, Enlace Listado de
desarrollar formula el plan de acción,
Municipal, Grupo participantes
preparar los recursos necesarios para
Dinamizador, Madres en actividades
Ejecutar las actividades definidas en el
Líderes del programa de encuentros de
Programa FAMILIAS EN ACCIÓN.
cuidado

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las Enlace Municipal
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador del Enlace de Apoyo Planillas de
Programa, diligencia el formato “Planillas Grupo Dinamizador Personas
de Personas Atendidas”. Madres Lideres Atendidas
Comunidad
El funcionario realiza la evaluación de las
7. EVALUACION DE actividades, diligenciando el formato de Enlace Municipal
ACTIVIDADES evaluación de actividades. Enlace de Apoyo
La satisfacción de la comunidad se ve Grupo Dinamizador

Evaluación de
reflejada en el trabajo programado por la
Actividades
Oficina del Programa FAMILIAS EN
ACCION desde el punto de vista de la Madres Lideres
eficiencia comparando lo planeado frente
a lo ejecutado de acuerdo con el plan d Comunidad
acción anual.
8- Seguimiento de los Resultados de la

8. SEGUIMIENTO DE evaluación de actividades Enlace Municipal
LOS RESUÑTADOS Tomar las acciones de mejoramiento Enlace de Apoyo
respectivas según el procedimiento para Grupo Dinamizador Evaluación de
la toma de decisiones correctivas y Madres Lideres Actividades
preventivas. Comunidad

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 96
10.4. PROCEDIMIENTO RACION PARA PREPARAR
OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa RACION PARA PREPARAR
RPP (REMESAS) de la Alcaldía del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de los Adultos Mayores del
Municipio en estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del
Programa y finaliza con la entrega de los almuerzos calientes a cada uno de los
Beneficiarios del Programa esta labor es desarrollada de lunes a viernes en las
instalaciones del Comedor con la intervención de la Cooperativa JUAN LUIS
LONDOÑO DE LA CUESTA y el ICBF que es el ente regulador.
RESPONSABLE

TERMINOS Y DEFINICIONES
PROGRAMA RPP (comedor):
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de los Adultos Mayores más
vulnerables del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA .

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 97
DESCRIPCIÓN
1.IDENTIFICAR LAS 1- Identificar las necesidades desde la
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia al
INICIO Programa de RPP Comedor) en conjunto Alcalde, Oficina de Censo de
con el Alcalde y líderes comunitarios del Gestión Adultos
Municipio definiendo las actividades de Social, Delegado Mayores
apoyo social desde el Programa. Municipal,
Grupo Dinamizador..
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa. El Registro,
ACTIVIDADES Alcalde y la Oficina de Gestión Social con listado.
su gestor social y el grupo dinamizador del Alcalde, Oficina de Alcalde,
Programa RPP (comedor) realizan la Delegado
planeación de actividades teniendo en Municipal,
cuenta las necesidades identificadas. Gestión Social, Enlace de
Apoyo y
Delegado Municipal, Operarias del
Grupo Dinamizador. Comedor
3. SELECCIÓN DE 3- Priorización de beneficiarios el Alcalde y
BENEFICIARIOS la Oficina d Gestión Social en conjunto con Registro,
su Delegado realizan la convocatoria con el Alcalde, Oficina de listado. Alcalde
objetivo de que los Adultos Mayores Gestión , Delegado
presenten su documentación y esta es Social, Delegado Municipal,
enviada mediante acta de resolución a Municipal, Grupo Enlace de
ICBF donde otorgan los respectivos Dinamizador Apoyo
códigos a los Beneficiarios.
4. REALIZAR
Oficina de Gestión Social asigna un Gestión Social, Registro
funcionario para que realice los trámites de Contrato de
contratación de acuerdo con lo establecido trabajo
en el proceso de adquisición y servicios. Delegado Municipal,
Grupo Dinamizador
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario
LOGÍSTICA encargado dependiendo de la actividad a
desarrollar formula el plan de acción, Alcalde, Oficina de Registro
preparar los recursos necesarios para Gestión Social, Plan de Acción
ejecutar las actividades definidas en el Enlace Municipal,
Programa Grupo Dinamizador

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 98

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las actividades Enlace Municipal
COMUNIDAD junto al grupo dinamizador del Programa, Enlace de Apoyo
diligencia el formato “Planillas de Personas Grupo Dinamizador Planillas de
Atendidas”. Personas
Atendidas
7. EVALUACIÓN DE actividades, diligenciando el formato de Enlace Municipal
Grupo Dinamizador Evaluación de
La satisfacción de la comunidad se ve reflejada Actividades
en el trabajo programado por la Oficina del
Programa desde el punto de vista de la eficiencia
comparando lo planeado frente a lo ejecutado de
acuerdo con el plan d acción anual.
8. SEGUIMIENTO DE evaluación de actividades Enlace Municipal
LOS RESULTADOS Tomar las acciones de mejoramiento respectivas Enlace de Apoyo
Evaluación de
según el procedimiento para la toma de Grupo Dinamizador
Actividades
decisiones correctivas y preventivas.
10.5. PROCEDIMIENTO RACION PREPARADA (comedor)
OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa RACION PREPARADA RP
(comedor) de la Alcaldía del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de los Adultos Mayores del
Municipio en estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del
Programa y finaliza con la entrega de los almuerzos calientes a cada uno de los
Beneficiarios del Programa esta labor es desarrollada de lunes a viernes en las
instalaciones del Comedor con la intervención de la Cooperativa JUAN LUIS
LONDOÑO DE LA CUESTA y el ICBF que es el ente regulador.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 99
RESPONSABLE

PROGRAMA RP (comedor):
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de los Adultos Mayores más
vulnerables del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA.
6. DESCRIPCIÓN

1.IDENTIFICAR 1- Identificar las necesidades desde la Oficina
LAS de Gestión Social en referencia al Programa de
NECESIDADES RP Comedor) en conjunto con el Alcalde y Alcalde, Oficina de
DE INICIO líderes comunitarios del Municipio definiendo Gestión Social, Censo de Adultos
las actividades de apoyo social desde el GESTOR Mayores
Programa. SOCIAL, Grupo
Dinamizador.
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa.

Registro, listado.
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con su Alcalde, Oficina de Alcalde, GESTOR
gestor social y el grupo dinamizador del Gestión Social,
Programa RP (comedor) realizan la planeación GESTOR SOCIAL,
de actividades teniendo en cuenta las Grupo SOCIAL, Enlace de
necesidades identificadas. Apoyo y Operarias
Dinamizador.
del Comedor
3. SELECCIÓN 3- Priorización de beneficiarios el Alcalde y la
DE Oficina d Gestión Social en conjunto con su
BENEFICIARIOS Delegado realizan la convocatoria con el Alcalde, Oficina de
objetivo de que los Adultos Mayores presenten
su documentación y esta es enviada mediante Registro, listado.
acta de resolución a ICBF donde otorgan los Gestión Social, GESTOR Alcalde , GESTOR
respectivos códigos a los Beneficiarios. SOCIAL, Enlace de
SOCIAL, Grupo Apoyo
Dinamizador

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 100
4. REALIZAR
Oficina de Gestión Social asigna un funcionario
Gestión Social, GESTOR Registro
para que realice los trámites de contratación de
Contrato de trabajo
acuerdo con lo establecido en el proceso de
adquisición y servicios. SOCIAL, Grupo
Dinamizador
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario
LOGISTICA encargado dependiendo de la actividad a
desarrollar formula el plan de acción, preparar
los recursos necesarios para ejecutar las Alcalde, Oficina de Registro
actividades definidas en el Programa Gestión Social, GESTOR
SOCIAL, Grupo Plan de Acción
Dinamizador

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las GESTOR SOCIAL
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador Enlace de Apoyo Planillas de Personas
del Programa, diligencia el formato Grupo Dinamizador Atendidas
“Planillas de Personas Atendidas”.
7. EVALUACION DE actividades, diligenciando el formato de GESTOR SOCIAL
La satisfacción de la comunidad se ve Grupo Dinamizador Evaluación de

reflejada en el trabajo programado por la Actividades
Oficina del Programa desde el punto de
vista de la eficiencia comparando lo
planeado frente a lo ejecutado de
acuerdo con el plan d acción anual.

8. SEGUIMIENTO evaluación de actividades GESTOR SOCIAL
DE LOS Tomar las acciones de mejoramiento Enlace de Apoyo Evaluación de
RESULTADOS respectivas según el procedimiento para Grupo Dinamizador Actividades
la toma de decisiones correctivas y
preventivas.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 101
10.6. PROCEDIMIENTO DESAYUNOS CON AMOR
OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa DESAYUNOS CON AMOR de

la Alcaldía del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de los niños del Municipio
en estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del Programa y
finaliza con la entrega 1 kilo de Bienestarina, 20 Leches y 20 Galletas a cada uno de los
Beneficiarios del Programa esta labor es desarrollada cada mes cubriendo población
del área rural Zona Alta, Zona Plana y Zona Urbana del Municipio, el ICBF es el ente
encargado de hacer la entrega de los Desayunos Con Amor en el respectivo punto para
luego hacer por parte de la Alcaldía Municipal la debida distribución.
RESPONSABLE

PROGRAMA DESAYUNOS CON AMOR:
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de los niños más vulnerables del
Municipio de SANTA ANA MAGDALENA.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 102
5. DESCRIPCIÓN
PROGRAMA DESAYUNOS CON AMOR
1.IDENTIFICAR LAS 1- Identificar las necesidades desde la
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia al
INICIO Programa DESAYUNOS CON AMOR en Alcalde, Oficina de
conjunto con el Alcalde y líderes Gestión Social,Censo de los niños
comunitarios del Municipio definiendo las Gestor Social
actividades de apoyo social desde el Grupo
Programa Dinamizador.

ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con Alcalde, Oficina de Registro, listado.
su gestor social y el grupo dinamizador del Gestión Alcalde, GESTOR
Programa DESAYUNOS CON AMOR Social, Gestor SOCIAL y Grupo
realizan la planeación de actividades Social, Dinamizado
teniendo en cuenta las necesidades Grupo r
identificadas. Dinamizador.
3. SELECCIÓN DE 3- Priorización de beneficiarios el Alcalde y
BENEFICIARIOS la Oficina d Gestión Social en conjunto con
su Delegado realizan la convocatoria con el Alcalde, Oficina de
objetivo de que los niños presenten su
documentación y esta es enviada mediante Registro, listado.
acta de resolución a ICBF luego los inscriben Gestión Social, Alcalde , GESTOR
en su base de datos para que tengan SOCIAL Grupo
derecho a los beneficios otorgados por el Gestor Social, Dinamizador
Programa Desayunos Con Amor.
Grupo Dinamizador
4. REALIZAR TRAMITES
4- La Oficina de Gestión Social orienta a los
contratistas para que realice los trámites Gestor Social, ,
Registro Contrato
correspondientes para la prestación del
de trabajo
servicio, de acuerdo con lo establecido en el Grupo Dinamizador
proceso de adquisición y servicios.
5. PREPARAR LA 5- el funcionario encargado del Programa

LOGISTICA realiza la entrega de los Desayunos Con
Amor y de las planillas correspondientes a Alcalde, Oficina de Registro
los Agentes Educativos (lideres Gestión Social, Plan de Acción
Comunitarios) tanto de la zona alta, plana y Gestor Social,
urbana de nuestro Municipio. Grupo Dinamizador
6. BRINDAR EL 6- El Agente Educativo realiza la distribución

SERVICIO A LA correspondiente a los padres de los niños y
COMUNIDAD niñas beneficiaros del Programa “Desayunos
con Amor” teniendo en cuenta las planillas
de entrega como soporte del recibido.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 103
7. EVALUACIÓN DE actividades, diligenciando el formato de
ACTIVIDADES evaluación de actividades.
GESTOR SOCIAL
Enlace de Apoyo Evaluación de
La satisfacción de la comunidad se ve Grupo Actividades
reflejada en el trabajo programado por la Dinamizador
Oficina del Programa desde el punto de
vista de la eficiencia comparando lo
planeado frente a lo ejecutado de acuerdo
con el plan d acción anual.
8. SEGUIMIENTO DE evaluación de actividades GESTOR
LOS RESULTADOS Tomar las acciones de mejoramiento SOCIAL
respectivas según el procedimiento para la Enlace de Apoyo
toma de decisiones correctivas y Grupo Evaluación de
preventivas. Dinamizador Actividades
10.7. .PROCEDIMIENTO DISCAPACITADOS
OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa DISCAPACITADOS de la
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de las personas

Discapacitadas del Municipio en estado de vulnerabilidad que con previo censo y entran
hacer parte del Programa y finaliza con la implementación de las ayudas Técnicas
desarrollada por el Municipio, en convenio con Consorcio PROSPERAR es el ente
encargado de ayudar a salir de los estados de vulnerabilidad a la población
Discapacitadas en unión a la Alcaldía Municipal.
RESPONSABLE


Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 104
PROGRAMA DE DISCAPACIDAD:
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de las personas en estado de

discapacidad del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA.
5. DESCRIPCIÓN
PROGRAMA DISCAPACITADOS
1.IDENTIFICAR LAS 1- Identificar las necesidades desde la Oficina de
NECESIDADES DE Gestión Social en referencia al Programa de Alcalde, Oficina de
INICIO DISCAPACITADOS en conjunto con el Alcalde y Censo de La
Gestión Población
líderes comunitarios del Municipio definiendo las Social,
actividades de apoyo social desde el Programa. Discapacitada
GESTOR SOCIAL,
Grupo Dinamizador..
Alcalde, Oficina de Registro, listado.
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con su
Gestión Alcalde,
Gestor Social y el grupo dinamizador del Programa
Social, GESTOR GESTOR
de DISCAPACIDAD realizan la planeación de
SOCIAL, SOCIAL y Grupo
actividades teniendo en cuenta las necesidades
Grupo Dinamizador. Dinamizador
identificadas.
3. SELECCIÓN DE 3- Priorización de beneficiarios el Alcalde y la
BENEFICIARIOS Oficina d Gestión Social en conjunto con su
Delegado realizan la convocatoria con el objetivo
de que las personas en estado de Discapacidad Registro, listado.
presenten su documentación y esta es enviada Alcalde, Oficina de Alcalde ,
mediante acta de resolución al CONSORCIO Delegado
PROSPERAR luego los inscriben en su base de Gestión Social, Municipal
datos para que tengan derecho a los beneficios Grupo
otorgados por el Programa de DISCAPACIDAD. GESTOR SOCIAL, Dinamizador
Grupo Dinamizador
4. REALIZAR 4- Realizar trámites para la contratación, la Oficina

TRAMITES de Gestión Social asigna un funcionario para que Alcalde, Oficina de
realice los trámites de contratación de acuerdo con
lo establecido en el proceso de adquisición y Gestión Social, Registro
servicios. Contrato de
trabajo
GESTOR SOCIAL,
Grupo Dinamizador

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 105
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario encargado
LOGISTICA dependiendo de la actividad a desarrollar formula
el plan de acción, preparar los recursos necesarios
para ejecutar las actividades definidas en el
Alcalde, Oficina de Registro
Programa
Gestión Social, Plan de Acción
GESTOR SOCIAL,
Grupo Dinamizador

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador del GESTOR SOCIAL
Programa, diligencia el formato “Planillas de Grupo Dinamizador Planillas de
Personas Atendidas”. personas
Discapacitadas
Atendidas
El funcionario realiza la evaluación de las GESTOR SOCIAL
7. EVALUACIÓN DE actividades, diligenciando el formato de Grupo
ACTIVIDADES evaluación de actividades. Dinamizador
La satisfacción de la comunidad se ve Evaluación de

reflejada en el trabajo programado por la
Oficina del Programa desde el punto de vista Actividades
de la eficiencia comparando lo planeado
frente a lo ejecutado de acuerdo con el plan d
acción anual.

8. SEGUIMIENTO DE evaluación de actividades
LOS RESULTADOS Tomar las acciones de mejoramiento GESTOR SOCIAL
respectivas según el procedimiento para la Grupo Dinamizador Evaluación de
toma de decisiones correctivas y preventivas.
Actividades

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 106
10.8. PROCEDIMIENTO DISCAPACITADOS
1 OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa TERCERA EDAD de la
2 ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de las personas de la

TERCERA EDAD que integran los diferentes Grupos de Adulto Mayor organizados en
el Municipio de Santa Ana – Magdalena, que con previo censo y entran hacer parte del
Programa y finaliza con la formación y consolidación de los grupos desarrollado sus
planes de acción proyectándolos así en el tiempo coordinado desde la oficina de
Gestión Social.
3 RESPONSABLE

4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
PROGRAMA DE LA TERCERA EDAD:
Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de las personas en Edad Adulta
del Municipio de SANTA ANA MAGDALENA.
5. DESCRIPCIÓN
PROGRAMA TERCERA DAD
1.IDENTIFICAR LAS 1- Identificar las necesidades desde la Oficina
NECESIDADES DE INICIO de Gestión Social en referencia al Programa de Alcalde, Oficina de Censo de La
la TERCERA EDAD en conjunto con el Alcalde y Gestión Social, Población de
líderes comunitarios del Municipio definiendo las GESTOR personas
actividades de apoyo social desde el Programa. SOCIAL, Adultas Mayores
Grupo que integran los
Dinamizador.. grupos

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 107
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social con su Alcalde, Oficina de Registro, listado.
gestor social y el grupo dinamizador del Gestión Social, Alcalde,
Programa de TERCERA EDAD realizan la GESTOR GESTOR
planeación de actividades teniendo en cuenta SOCIAL, SOCIAL y
las necesidades identificadas. Grupo Grupo
Dinamizador. Dinamizador
3. SELECCIÓN DE 3- Priorización de beneficiarios el Alcalde y la

BENEFICIARIOS Oficina d Gestión Social en conjunto con su
Delegado realizan la convocatoria con el Alcalde, Oficina de
objetivo de que las personas Adultas que Registro, listado.
deseen hacer parte de los diferentes grupos Alcalde ,
presenten su documentación y esta es enviada Gestión Social, GESTOR
mediante acta de resolución a los Directores de SOCIAL Grupo
los Grupos establecidos al luego los inscriben GESTOR SOCIAL,
en su base de datos para que tengan derecho a Dinamizador
los beneficios otorgados por el Programa de Grupo Dinamizador
TERCERA EDAD.
4. REALIZAR TRAMITES
Alcalde, Oficina de
Oficina de Gestión Social asigna un funcionario
Gestión Social,
para que realice los trámites de contratación de
acuerdo con lo establecido en el proceso de Registro
adquisición y servicios. GESTOR SOCIAL, Contrato de
trabajo
Grupo Dinamizador
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario encargado
LOGÍSTICA dependiendo de la actividad a desarrollar
Alcalde, Oficina de
formula el plan de acción, preparar los recursos
Gestión Social,
necesarios para ejecutar las actividades
GESTOR SOCIAL, Registro
definidas en el Programa
Grupo Dinamizador Plan de Acción

SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las actividades
COMUNIDAD junto al grupo dinamizador del Programa, GESTOR SOCIAL Planillas de
diligencia el formato “Planillas de Personas personas
Atendidas”. Adultas de la
Grupo Dinamizador
Tercera Edad

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 108
7. EVALUACIÓN DE actividades, diligenciando el formato de GESTOR SOCIAL
ACTIVIDADES evaluación de actividades. Grupo Dinamizador
Evaluación de
La satisfacción de la comunidad se ve reflejada Actividades
en el trabajo programado por la Oficina del
Programa desde el punto de vista de la eficiencia
comparando lo planeado frente a lo ejecutado de
acuerdo con el plan de acción anual.
8. SEGUIMIENTO DE evaluación de actividades GESTOR SOCIAL
LOS RESULTADOS Tomar las acciones de mejoramiento respectivas Grupo Dinamizador Evaluación de
según el procedimiento para la toma de Actividades
decisiones correctivas y preventivas.
10.9. PROCEDIMIENTO INGRESO ALBERGUE SAN MIGUEL
OBJETIVO
Mejorar la calidad de vida de los adultos mayores a nivel integral que están
desamparados y en estado de indigencia.
ALCANCE
El proceso de ingreso inicia con la identificación del adulto mayor en la comunidad y su

estado de vulnerabilidad, se realizan unas visitas previas, permitiendo el ingreso del
adulto mayor a la institución. El proceso de retiro se realiza por voluntad del a adulto
mayor.
RESPONSABLE
El responsable de la paliación eficaz de este procedimiento es la oficina del Albergue
san Miguel mediante el AUXILIAR ADMINISTRATIVO.
Actividades encaminadas a la protección integral, y mejorar la calidad de vida de los
adulto mayores.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 109
5. DESCRIPCIÓN
1- Se identifican las necesidades desde el
1.IDENTIFICAR LAS Albergue San Miguel en referencia al ingreso del
NECESIDADES DE adulto mayor a la institución, en con junto con el Alcalde, albergue
INICIO Alcalde, líderes comunitarios acordar le Visitas previas,
san Miguel
actividades de apoyo para el ingreso, Ho retiro solicitud directa
del a adulto mayor
2- Apoyar. Coordinar y programar actividades en

caminadas en la protección del adulto mayor
2.PLANEAR desamparados y /o indigentes. El alcalde y la
ACTIVIDADES auxiliar administrativo del albergue San Miguel
Adultos mayores
realizan las actividades teniendo en cuanta las
Alcalde -Albergue Institucionalizados
necesidades
San Miguel
Velar que el adulto mayor si es retirado por su
familia vaya a estar en condiciones óptimas para
su bienestar.
3-SELECCIÓN Priorización de adultos mayores para pertenecer Adultos Mayores

BENEFICIARIOS a la Institución, se presenta su documentación, y Alcalde Albergue Vulnerables
deben pertenecer al nivel 1 y 2 del sisben San Miguel
11. PROCEDIMIENTOS CONTRATACIÓN

11.1. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS,
CONSULTORÍAS Y OBRAS
1. OBJETIVO
Describir la metodología para celebrar contratos cuyo objeto sea la contratación de

bienes, servicios, consultorías y obras, por parte de la Alcaldía Municipal SANTA ANA y
teniendo en cuenta las necesidades y requisitos especificados en los estudios de
conveniencia, pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones
aplicables, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 110
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con identificación de las necesidades de contratación de

obras, bienes y prestación de servicios y finaliza con la entrega de bienes o servicios en
las dependencias.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el SECRETARIO DE

DEPENDENCIA O AREA.
Bienes: Son los elementos materiales inventariables que posee el Municipio de SANTA
ANA MAGDALENA.
Acta de Inicio. Documento que suscriben el Interventor o Supervisor y el

Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de
dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última
para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Se debe diligenciar en
contratos de tracto sucesivo.
Acta de Liquidación del Contrato: Es el documento suscrito por la

Administración Municipal, el interventor y/o supervisor y el contratista en el que
constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes
puedan declararse a paz y salvo.
Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la Administración

Municipal y el Contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de
vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que
impongan el cese de su desarrollo.
Acta de Reinicio: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el

acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del contratista.
Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento en el que consta la entrega

de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a
satisfacción del Municipio.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 111
Adendos a los Pliegos de Instrucción o Términos de Referencia: Es la
información adicional suministrada por el Municipio de SANTA ANA con
posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre,
para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Términos de
Referencia o Pliego de Instrucciones, después de observaciones realizadas con
los proponentes o por cambios en las condiciones iniciales.
Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela
al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante
su desarrollo.
Amortización del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura

o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la
Administración Municipal el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.
Avance del Contrato: Relación controlada del progreso de las actividades

tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por la

Tesorería Municipal, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos,
que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.
Certificado de Registro Presupuestal: Monto de recursos que respalda el

cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de
conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la
apropiación afectada
Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS: Es el conjunto de códigos,

identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra que la administración pública puede adquirir; estandarizados en
función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que
permiten una identificación para cada uno de ellos.
Precio Indicativo: Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de
uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE.
SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
Contrato: Acuerdo celebrado entre la Administración Municipal y el contratista

favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan
los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 112
actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su
cumplimiento y liquidación.
Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para
la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad
de ejecución y pago.
Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades
estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de
diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Contrato de Prestación de Servicios: Son contratos de prestación de servicios los

que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la
administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse
con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal
de planta o requieran conocimientos especializados.
Contrato de Suministro: El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a

cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente,
prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
Convenio: Actividad contractual adelantada de manera directa por las Entidades

Públicas, conforme lo previsto en el literal C numeral 1 artículo 24 de la Ley 80 de 1993,
sin necesidad de acudir a la Licitación Pública o Concursos Públicos, con el fin de
ejecutar actividades, programas o proyectos, consistentes en un acuerdo entre dos a
más instituciones públicas o privadas, el cual establece pautas generales de trabajo
conjunto o apoyo mutuo
5. DESCRIPCIÓN

1. Identificar 1. Identificar necesidades: Los Secretarios de
las despacho y los funcionarios determinan la necesidad de Secretarios de
necesidades adquirir bienes, servicios, consultorías y obras teniendo Despacho
Inicio en cuenta las necesidades de mantenimiento, No aplica
capacitación, bienestar laboral, asesoría y asistencia Funcionarios
técnica, contratación y formación de la comunidad.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 113
2. Verificar en el Plan
de Desarrollo 2. Verificar en el Plan de Desarrollo: Una vez definidas Secretarios de
las necesidades de bienes, servicios, consultorías y
obras, los Secretarios de despacho y los funcionarios Despacho
verifican su existencia en el Plan de Desarrollo y se No aplica
aseguran de la existencia de disponibilidad presupuestal.
Funcionarios
3. Elaborar el Plan 3. Elaborar plan de Compras: Cada Secretario, Jefe de Secretarios de
de Compras Oficina y Profesional Universitario con base en las Despacho
necesidades de su dependencia remitirá al Comité de
Compras de la Entidad sus necesidades, quien elaborará Jefes de Oficina
el plan de compras diligenciando los siguientes campos:
Código CUBS, Descripción (administración), cantidad, Profesionales Plan de
unidad de medida, descripción del bien o servicio adquirir Universitarios Compras
SICE, precio unitario, valor total, rubro, código del
proyecto, modalidad de adquisición del bien o servicio,
periodo de adquisición y dependencia, y el Auxiliar de Comité de
Almacén consolidará la información y la enviará al Compras
Alcalde Municipal para su aprobación.
Almacenista
4. Revisar y aprobar
el Plan de Compras 4. Revisar y aprobar el plan de Compras: El Alcalde
A
Municipal revisa el plan de compras y si es aprobado,
solicita Almacén que lo registre en el SICE y continúa en Alcalde municipal
la siguiente actividad.
Si el plan de compras no es aprobado se regresa a la

actividad No.2. auxiliar No aplica
administrativo
– almacenista
Nota: El articulo No. 2 del acuerdo 009 de 2006 del
SICE, establece el 31 de enero de cada vigencia fiscal
como fecha límite para que las entidades obligadas a
registrar el Plan de Compras en el SICE, cumplan con
esta obligación.

5. Registrar en el SICE. 5. Registrar en el SICE: Auxiliar administrativo de
A Almacén en coordinación con el encargado del
manejo del área de contratación verifican que los
bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra, estén registrados en el Plan de
Compras del Municipio. Ver Acuerdo 005 de 2005
SICE.

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auxiliar Certificado de
¿El bien o servicio se encuentra registrado? Si: administrativo Registro en el
descuenta el bien o servicio del Plan Compras y – Plan de
genera el Certificado de Registro en el Plan de almacenista Compras.
Compras.
No: Si el bien, servicio u obra no existe, no se puede Responsable Area

incluir, se espera hasta que sea actualizado el Plan de Contratación
de Compras para incluirlo
Nota: Se consultan los precios indicativos para

bienes, servicios, interventorías y obras públicas y
se genera el registro. (solo cuando a nivel de item
quinto nivel)
B 6. Seleccionar al proveedor : Se realiza de la
6. Seleccionar al siguiente forma:
proveedor
Tipo de contrato
Contratación ((Menor o igual al
10% de la menor cuantía)
Contratación Directa, Seleccióndel area de Hojas de ruta
abreviada, licitación y concurso decontratación
meritos para Tabla de
cuantías para
contratación
El funcionario encargado diligencia
la hoja de ruta correspondiente
realizar el seguimiento de la
documentación requerida de
acuerdo al tipo de contrato. Funcionario
encargado de Area
Nota: Ver relación de hojas de ruta de Contratación
y escoger la apropiada.

B de
7. Adquirir Bienes, o
7. Adquirir bienes, servicios y obras: Esta
servicios y obras de Requisición
actividad se realiza de acuerdo a lo definido
en el “Procedimiento para la Administración
del Presupuesto Municipal” y según el tipo de
contratación de acuerdo con lo establecido en secretario
el Manual de contratación dependencia
responsable
proceso
Para los casos de contratación de bienes, el
funcionario de la dependencia solicita al
Auxiliar de Almacén la requisición con el fin de
determinar si existe el bien en el Almacén o si
hay necesidad de adquirirlo.

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8. Realizar seguimiento 8. Realizar seguimiento a los contratos:
a los contratos Los interventores son los encargados de interventor
realizar el seguimiento a los contratos y /supervisor Formato se
convenios de acuerdo con lo establecido en el supervisión
“Manual de Interventoría y Supervisión”
9. Recepción de bienes, 9. Recepción de bienes, servicios y obras:

servicios y obras El interventor verifica que los bienes, servicios
B y obras cumplan con las especificaciones y
condiciones establecidas en los contratos;
No aplica
dicha verificación se realiza de acuerdo con el
“Procedimiento para la Interventoría de interventor/supervisor
Contratos
B el 10. Actualizar el Sistema: Para el caso de de

10. Actualizar los suministros, el Auxiliar Administrativo de al
sistema. Almacén busca el contrato, convenio u orden
en el sistema SINAP para visualizar los ítems
que hacen parte del contrato y completa las
características o especificaciones del bien y el
número de factura, verifica que coincidan los auxiliar
valores con lo contratado y registra la entrada administrativo -
al sistema generando el número de placa almacenista Registro
(para bienes muebles e inmuebles). entrada
sistema
Imprime dos copias del registro de entrada al
sistema y las firma, una copia se anexa a la
Carpeta del contrato y la otra copia queda en
el Almacén para el balance general mensual.
Nota:
En el caso de bienes inmuebles se realiza el
ingreso al sistema con la copia de la escritura
pública.
11. Identificar los 11. Identificar los bienes: El Auxiliar

bienes. Administrativo de Almacén con la copia del
registro de entrada al sistema marca los auxiliar
bienes muebles cuando sea posible asignar la administrativo – No aplica
placa de identificación generada por el almacenista
sistema para cada bien.

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12. Entregar los 12. Entregar los bienes: El Auxiliar
bienes. Administrativo de Almacén realiza la salida de
Fin los bienes en el sistema especificando la
dependencia y el funcionario responsable; la
salida se imprime en original y copia que
deben ser firmadas por el funcionario que Registro de
recibe los bienes y por el funcionario del auxiliar salida del
Almacén que hace la entrega. sistema
administrativ
Nota: El original del registro de salida se o – almacenista
guarda en la carpeta del Balance General
Almacén y la copia se entrega al funcionario
responsable de los bienes.
Almacenamiento Tipo de
Recuperació Disposició
Nombre Responsable Lugar y Forma Protección Retenció
n n
de Archivo n
Carpeta Plan de
Profesional Archivador
Plan de Oficina de Archivo
Universitario de del adquisiciones bienes,
2 años
compras Almacén / Físico Municipal
Almacén Almacén servicios y
obra pública
Certificado Funcionario de Oficina UNIDAD Archivador de
de la CONTRATACIO la Carpeta del
Registro UNIDAD N/ UNIDAD Contrato Archivo
en el Plan CONTRATACIO Físico CONTRATACIO Municipal
de N N
Compras.
Profesional Oficina de Archivador del
Requisició Archivo
Universitario de Almacén / Físico Almacén Carpeta del
n Municipal
Almacén Contrato
del Carpeta
Balance
General
Registro Profesional
Oficina del Archivador Almacén Archivo
de entrada Universitario
Almacén/ Físico Almacén Carpeta del Municipal
al Sistema Almacén
Contrato
Copia
Tesorería
Profesional del Carpeta
Universitario Balance
Registro Almacén General
de salida Oficina del Archivador Almacén Archivo
del Almacén /Físico Almacén Carpeta del Municipal
Sistema Contrato
Copia
Tesorería

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Nombre del Fecha de

documento externo Expedición
Por la cual se crea el SistemaServicios,

de Información para la
Vigilancia de la Contratación
Estatal, SICE, el Catálogo Único
de Bienes y
Ley 598 de 2000 18/07/2000 Gobierno Nacional CUBS, y el Registro Único de
Precios de Referencia, RUPR,
de los bienes y servicios de uso
común en la Administración
Pública y se dictan otras
disposiciones.
Estatuto General dede la
Ley 80 de 1993 28/10/1993 Gobierno Nacional Contratación Administración
Pública.
Por el cual se reglamenta la
organización, funcionamiento y
operación del Sistema de
Decreto 3512 de Información para la Vigilancia
5/12/2003 Gobierno Nacional
2003 de la Contratación Estatal,
SICE, creado mediante la ley
598 de 2000, y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta la ley
80 de 1993, se modifica el
Decreto 2170 de decreto 855 de 1994 y se dictan
30/09/2002 Gobierno Nacional
2002. otras disposiciones en
aplicación de la Ley 527 de
1999.
Artículo 1 del Acuerdo 005 de
Acuerdo 005 de 2005 2005 por el cual se fijan
Comité para la
2005 lineamientos para el
Operación Del
Decreto 3512 de funcionamiento del Sistema de
SICE
2003 Información para la Vigilancia
de la Contratación Estatal, SICE
Manual de Procedimientos de la Unidad
Resolución No.
28/03/ 2005 Alcaldía Municipal Administrativa Especial para Proyectos y
147
Contratación Pública.
NTC-ISO 15/12/2000 ICONTEC 7.4 Compras
9001:2008
Por medio de la cual se introducen medidas
para la eficiencia y la transparencia en la
Congreso de la ley
80 de
Ley 1150/2007 16/07/2007
república 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con
recursos públicos

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Decretos
reglamentarios
de la ley 1150
11.2. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE 10% DE LA MENOR CUANTÍA
1 OBJETIVO
Garantizar que se cumple el principio de selección objetiva y convocatoria pública, aún

en las contrataciones de menor valor
2 ALCANCE
Este proceso inicia con estudios, documentos previos y exigencias técnicas, requisitos
habilitantes (técnicos y económicos), no se exige rup, ni garantía seriedad y termina con
supervisión o interventoría
3. BASE LEGAL
Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública
Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993
y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
Decreto 2474 de 2008: Por medio del cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de
1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección
objetiva y se dictan otras disposiciones
Decreto 3576 de 2009: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y
el Decreto 2025 de 2009
5. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS/
REGISTROS
Estudios, Requisitos habilitantes (técnicos y dependencia paquete precontractual

documentos económicos), no se exige rup, ni solicitante revisado y con soportes
previos y garantía seriedad.
Exigencias
técnicas.
Disponibilidad Solicitar el CDP Dependencia CDP

presupuestal solicitante
Tesorería

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Aviso público y No obliga publicación en SECOP, pero Unidad de Registro del sistema -
estudio previo sí en la web de la entidad que, como Contratación Impresión
en nuestro caso, cuenta con esa
herramienta tecnológica. La
publicación se realiza por término de
un (1) día hábil.
Recibo de ofertas el oferente dentro del plazo debe Unidad de Registro físico de la
entregar su oferta acompañada de Contratación entrega y oferta
los soportes exigidos
Evaluación de Se califica y se verifican requisitos comité evaluador Acta de Calificación

ofertas habilitantes, únicamente al oferente de
mayor puntaje en la evaluación
Traslado de la El resultado de la evaluación de Unidad de Web del Municipio y

evaluacion ofertas se publica y traslada a los Contratación registro del sistema
Elaboró: Claudia l. oferentes Tejada Primero la Gente
SANTA ANA...Mi Compromiso,
Calle Calle 2 No. 5 - 66 - Dirección

Electrónica – alcaldia@santaana-
magdalena.gov.co
Observaciones y Si se reciben observaciones Unidad de Web del Municipio y

atención a las oportunas al informe de evaluación, Contratación documentos físicos
mismas serán atendidas en forma previa a la
adjudicación
suscripción del Elaboración de la minuta del contrato Unidad de Contrato firmado

contrato u orden y presentación al oferente Contratación
seleccionado
constitución de Registro presupuestal, Constitución Unidad de DOCUMENTOS/

garantías de garantía (si se exige). Contratación REGISTROS
Acreditación vinculación Sistema
Integral Seg. Social (Art. 40 Ley
80/93 mod. L 1150/07 art. 23)

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 120
11.3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONCURSO DE MÉRITOS, INFERIOR AL 10% DE LA
MENOR CUANTÍA
1. OBJETIVO
Definir la manera eficaz y transparente de cumplir con concurso de méritos de valor

inferior al 10% de la menor cuantía, de acuerdo a lo establecido por la norma
reglamentaria.
2. ALCANCE
Este proceso inicia con estudios, documentos previos y exigencias técnicas, requisitos
habilitantes y de selección, y termina con la supervisión e interventoría
2. BASE LEGAL

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.
objetiva y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2025 de 2009: "Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y
se dictan otras disposiciones en materia de contratación pública".
4. DEFINICIONES
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP : El certificado de disponibilidad
presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar
certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la
asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al
señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones
presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y
cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará
responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
Contratista: Persona que ejecuta una obra material o está encargada de un servicio o
suministra un bien o servicio.
RUT: Registro Único Tributario

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 121
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS/
REGISTROS
1- Revisión carpeta Confirmar la debida integración VoB Unidad de Carpeta

Precontractual documental y procedencia de Contratación contractual
soportes con el estudio previo verificada
2. Solicitud y expedición Se solicita y expide el CDP Dependencia solicitud aprobada

de la disponibilidad solicitante y y CDP expedido
presupuestal Secretaria
Administrativa y
Financiera
No es necesario publicar en el secop (regla general)
3. Invitacion a mínimo 3 La invitación debe contener criterios Unidad de Cartas de
oferentes. de habilitación y selección que la Contratación Invitación a
entidad considere necesarios y que oferentes,
vienen definidos desde el estudio acompañadas de
previo. copia del estudio
previo.
4. Evaluación y selección Serán definidos desde el estudio UNIDAD DE Acta de
previo y corresponderán a la CONTRATACIÓN evaluación de
experiencia del proponente o del - comité evaluador ofertas
equipo de trabajo requerido y
propuesto, según las exigencias de la
consultoría de que se trate. En
ningún caso se tendrá el precio como
factor de escogencia o selección (art.
54 inc 4 D. 2474/08).
5. traslado de la Se fija en la cartelera de la entidad y UNIDAD DE Constancia física
evaluación por 1 día. se remite a las direcciones CONTRATACIÓN en la evaluación y
electrónicas denunciadas por los reporte en el
oferentes. sistema (remisión
via email).
5- Minuta del Contrato y Elaborar la Minuta contractual para UNIDAD DE Contrato firmado
suscripción firma de las partes CONTRATACIÓN
6- Legalización del Registro presupuestal, constitución Contratista - Documentos

Contrato de póliza (si se exige en la minuta) y UNIDAD DE soportes que
presentación para aprobación. CONTRATACIÓN acrediten registro
Acreditación vinculación Sistema - presupuestal,
Integral seg. Social (Art. 40 Ley pago de derechos
80/93 mod.. L 1150/07 art. 23) de publicación y
Alcalde póliza
debidamente
aprobada
mediante
resolución

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 122
7. Supervisión e Remitir copia del contrato legalizado UNIDAD DE Oficio remisorio
Interventoría a la dependencia solicitante para CONTRATACIÓN con recibido
inicio de la ejecución
11.4. PROCEDIMIENTO PARA EL CONCURSO DE MÉRITOS, INFERIOR AL 10% DE LA

MENOR CUANTÍA
1. OBJETIVO
Definir la manera eficaz y transparente de cumplir con la convocatoria pública, a través
de un concurso de méritos abierto, de acuerdo a lo establecido por la norma
reglamentaria.
2. ALCANCE
Este proceso inicia con estudios y documentos previos en los que se consignan las
exigencias técnicas, requisitos habilitantes y de selección, y culmina con la adjudicación
o declaratoria de desierto del mismo.
3. BASE LEGAL
transparencia en la Ley 80 de 1993y se dictan otras disposiciones generales sobre la
Decreto 3576 de 2009: por medio del cual se modifica parcialmente el decreto 2474 de
2008 y 2025 de 2009
Decreto 2025 de 2009:
Decreto 4828 de 2008: por medio del cual se expide el régimen de garantías en la
contratación de la administración pública.
4. DEFINICIONES

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 123




su desarrollo.




Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 124
Consultor: Persona que contrata bajo la modalidad de consultoría, en cualquiera de

sus versiones definidas en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
5. DESCRIPCIÓN

REGISTROS
1- Revisión carpeta Confirmar la debida integración Vo.Bo Carpeta contractual

Precontractual documental y procedencia de revisoría verificada
soportes con el estudio previo
2. Solicitud y expedición Se solicita y expide el CDP Dependencia solicitud aprobada y CDP
de la disponibilidad solicitante y expedido
presupuestal Secretaria
Administrativa y
Financiera
3- Aviso de convocatoria Realizar aviso y publicar en el portal sec aviso - SECOP
único de contratación : planeación/
www.contratos.gov.co, contratación
4- Publicación del Publicar el proyecto de pliego de sec Documentos impresos -
proyecto de pliego de condiciones a través de la página planeación/ SECOP
condiciones- Estudio web www.contratos.gov.co, junto contratación
Previo y Anexo Técnico. con estudio previo y anexo técnico.
5-Presentación y Hacer presentación y recepción de sec Registro sistema -

Recepción de observaciones al proyecto de pliego planeación/ Observaciones impresas
observaciones al de condiciones a través del correo contratación
proyecto de pliego de electrónico de la entidad.
condiciones
6- Publicación de las Publicar las observaciones y las sec Oficio de respuesta,
observaciones y respuestas frente al proyecto de planeación/ Registro sistema, SECOP
respuestas a estas pliego de condiciones. contratación
condiciones.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 125
7- Resolución de Elaborar y publicar la resolución de sec SECOP - Documentos
apertura del proceso de apertura del proceso de planeación/ físicos
contratación, Pliego de contratación, pliegos de condiciones contratación
condiciones definitivas, definitivos, anexos y estudios
estudios previos y previos definitivos en el portal único
anexos definitivos. de contratación:
www.contratos.gov.co.
8- Apertura de la Inicia recibo de ofertas sec Cronograma publicado

convocatoria planeación/
contratación
9- Adendas Expedición y publicación hasta 1 sec Adenda expedida y
día antes del cierre planeación, publicada en el secop.
contratación
10- Cierre de Llevar a cabo el cierre de la sec Formato de Acta de
convocatoria y Apertura convocatoria y la apertura de las planeación, Cierre y Apertura de
de Propuesta propuestas presentadas por los contratación, propuesta, registro de
oferentes (PTS o PTD). oferentes, comité asistencia
evaluador, asesor
externo y control
interno
11- Verificación y Evaluar las propuestas y sec Acto Administrativo que

Evaluación de PTS o calificarlas conforme a los planeación, designa comité
PTD. criterios definidos en el pliego de contratación, comité evaluador
condiciones. evaluador, asesor
externo y control
interno
12- Verificación de verificación de requisitos comité evaluador Informe publicado en el

requisitos habilitantes habilitantes SECOP
13.- Evaluación de las Asignación de puntaje a las comité Informe publicado en el

propuestas (PTS o PTD) ofertas habilitadas evaluador SECOP
y calificación
14- Traslado del informe Publicación del informe en el sec Constancia de

(Máximo 3 días hábiles) SECOP planeación/ publicación en del
- recibo observaciones contratación SECOP
al
mismo
15- Proyecto de Se proyecta respuesta a las sec Documento impreso y
respuesta a observaciones recibidas frente al planeación/ Constancia de
observaciones recibidas informe de evaluación, si las contratación publicación en del
hubo y se publica ésta en el SECOP
SECOP

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 126
16- Audiencia de Se cumple audiencia con los sec Acta de la audiencia,
apertura de la propuesta oferentes para aperturar y planeación/ registro de asistencia y
económica del primer revisar la oferta económica del contratación publicación en el
elegible, revisión, ubicado el primer lugar y SECOP
ajustes verificar su coherencia con la
y suscripción de oferta (PTS o
acuerdos PTD)
17-Acto administrativo Definida la coherencia de la sec Resolución firmada -
de oferta técnica con la económica, planeación/contratación publicación en SECOP
Adjudicación o o ajustada la segunda, se
declaratoria de desierto procede a expedir el acto
administrativo que decide el
proceso, bien con adjudicaciòn o
con declaratoria de desierta.
18- Recurso frente a la Elaborar acto administrativo que sec Resolución firmada -
Resolución que declara decide el recurso interpuesto, en planeación/ publicación en SECOP
desierto el proceso. caso que se haya recibido contratación
oportunamente.
19- Minuta del Contrato Elaborar la Minuta contractual sec Contrato firmado
y suscripción para firma de las partes. planeación contratación
Acreditación vinculación Sistema
Integral seg.
Social (Art. 40 Ley 80/93 mod. L
1150/07 art. 23)
20- Perfeccionamiento Registro presupuestal, contratista - sec Documentos soportes
Del Contrato publicación, pago de timbre (si planeación/ que acrediten registro
aplica), constitución de póliza y contratación– tesorería presupuestal, pago de
presentación para aprobación. derechos de publicación
y timbre y póliza
debidamente aprobada.
25- Supervisión e Informar por escrito al sec Oficio remisorio con

Interventoría Supervisor del Contrato y planeación/ recibido y/o registro e
Remitir copia del contrato contratación control y verificación de
legalizado a la dependencia la entrega al respectivo
solicitante para inicio de la funcionario en calidad
ejecución de supervisor –
interventor
11.5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA
1. OBJETIVO
Garantizar que se cumple el principio de selección objetiva y convocatoria pública, aún

en las contrataciones de menor valor
2. ALCANCE

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 127
Este proceso inicia con estudios y documentos previos en los que se consignan las
exigencias técnicas, requisitos habilitantes y de selección, y culmina con la adjudicación
o declaratoria de desierto del mismo.
3. BASE LEGAL
transparencia en la Ley 80 de 1993y se dictan otras disposiciones generales sobre la
Decreto 3576 de 2009:por medio del cual se modifica parcialmente el decreto 2474 de
2008 y 2025 de 2009
Decreto 2025 de 2009:
Decreto 4828 de 2008: por medio del cual se expide el régimen de garantías en la
contratación de la administración pública.
4. DEFINICIONES




Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 128

su desarrollo.




Consultor: Persona que contrata bajo la modalidad de consultoría, en cualquiera de

sus versiones definidas en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 129
5. DESCRIPCION
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLE DOCUMENTOS/ REGISTROS

ACTIVIDAD
Estudios, dependencias paquete precontractual
documentos
previos y ficha
técnica.
1- Elaboración de Cumplir planeación de la obra, Dependencia Carpeta precontractual con el
la planeación servicio o trabajo a ejecutar Solicitante estudio previo en su versión final
Precontractual bajo el contrato, conforme al para publicar y todos los
modelo de estudio previo. soportes, al igual que remisión
del estudio previo en medio
Electrónico a la UNIDAD DE
CONTRATACIÓN.
2- Revisión Confirmar la debida integración Vo b revisoría y Propuesta , Hoja de Vida

carpeta documental y procedencia de Unidad De Formato Único DAFP, Fotocopia
Precontractual soportes con el estudio previo Contratación Cedula de ciudadanía,
Certificado antecedentes
Judiciales (DAS), Certificado
antecedentes Disciplinarios
(Procuraduría), Registro Único
Tributario RUT, Certificado de
Cámara de existencia y
representación Legal (si es
persona Jurídica); Certificado de
Matrícula Mercantil (si se
requiere), Libreta Militar, si es
hombre menor de 50 años.
3- Solicitud y Solicitar y expedir certificado de Dependencia Solicitud aprobada y CDP
Expedición de disponibilidad presupuestal solicitante y expedido
CDP para la ejecución del contrato Tesorería
NO ES NECESARIO PUBLICAR EN EL SECOP (REGLA GENERAL)

4- Acto Elaborar el proyecto de UNIDAD DE Acto Administrativo firmado y
administrativo, Resolución que Justifica la CONTRATACIÓN numerado.
donde Contratación Directa
JUSTIFICA la
modalidad de
contratación
directa.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 130
5- Minuta del Elaborar la Minuta contractual UNIDAD DE Contrato firmado
Contrato y para firma de las partes CONTRATACIÓN
suscripción
6- Legalización Registro presupuestal, Contratista - Documentos soportes que
del Contrato publicación (si aplica en función UNIDAD DE acrediten registro presupuestal,
de la cuantía), pago CONTRATACIÓN pago de derechos de publicación
de timbre (si aplica), – Tesorería y timbre y póliza debidamente
constitución de póliza y aprobada.
presentación para aprobación.
Acreditación vinculación
Sistema Integral seg. Social
(Art. 40 Ley 80/93 mod. L
1150/07 art. 23)
7. Supervisión e Informar por escrito al Unidad De Oficio remisorio con recibido
Interventoría Supervisor del Contrato y Contratación
Remitir copia del contrato
legalizado a la dependencia
solicitante para inicio de la
ejecución
11.6. PROCEDIMIENTO PARA LICITACIÓN PÚBLICA
1. OBJETIVO
Definir la manera adecuada para realizar de manera eficaz y transparente el proceso de
contratación por medio de licitación pública de acuerdo a lo establecido por la Ley
2. ALCANCE
Inicia con el aviso de Convocatoria, y culmina con la adjudicación de contrato.
3. BASE LEGAL
Administración Pública.
Ley 1150 de 2007: por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
se dictan otras disposiciones
4. DEFINICIONES
Contratista: Persona que al amparo de un vínculo formal con el Estado ejecuta una
obra material o está encargada de un servicio o suministra un bien o servicio.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 131
Licitación: Procedimiento general y reglado mediante el cual la entidad estatal formula
públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Publica

REGISTROS
1- Revisión carpeta Confirmar la debida integración VoB revisoría y Carpeta contractual

Precontractual documental y procedencia de soportes UNIDAD DE verificada
con el estudio previo CONTRATACIÓN
2- Solicitud y Solicitar y expedir certificado de Dependencia Solicitud aprobada y

Expedición de CDP disponibilidad presupuestal para la solicitante y CDP expedido
ejecución del contrato Tesorería
3- Publicación Enviar toda la información para el UNIDAD DE Oficio Remisorio-

proceso de licitación publica CONTRATACIÓN Envió Electrónico
(email)
4- Aviso de Realizar aviso y publicar en el portal UNIDAD DE aviso - SECOP
convocatoria único de contratación : CONTRATACIÓN
www.contratos.gov.co,
5- Publicación del Publicar los proyectos de pliegos de UNIDAD DE Documentos

proyecto de pliego de condiciones a través de la página web CONTRATACIÓN impresos - SECOP
condiciones- www.contratos.gov.co, junto con
ESTUDIO PREVIO, estudio previo y anexo técnico.
ANEXO TÉCNICO y
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL.
6- Publicación aviso Publicación en periódico de circular UNIDAD DE Ejemplar de prensa
de prensa regional CONTRATACIÓN
7-Presentación y Hacer presentación y recepción del UNIDAD DE Registro sistema -

Recepción de observaciones al proyecto de pliego de CONTRATACIÓN Observaciones
observaciones al condiciones a través del correo impresas
proyecto de pliego de electrónico,
condiciones alcaldia@SANTA ANAMAGDALENA
.gov.co, o en la oficina del área de
contratos

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 132
8- Publicación de las Publicar las observaciones y las UNIDAD DE Oficio de respuesta,
observaciones y respuestas frente al proyecto de pliego CONTRATACIÓN y Registro sistema,
respuestas a estas de condiciones. dependencia SECOP
condiciones. solicitante
9- Resolución de Elaborar y publicar la resolución de UNIDAD DE SECOP -

apertura del proceso apertura del proceso de contratación, CONTRATACIÓN Documentos físicos
de contratación, pliego de condiciones definitivo, anexo
Pliego de condiciones y estudios previos definitivos en el
definitivas, estudios portal único de contratación:
previos y anexos www.contratos.gov.co.
definitivos.
10- Audiencia para Realizar la audiencia para revisión y UNIDAD DE Acta - SECOP -
revisión y asignación asignación de riesgos y el acta se CONTRATACIÓN Registro de
de riesgos publica en el portal único de asistencia
contratación. www.contratos.gov.co
11- Apertura de la Inicia recibo de ofertas UNIDAD DE Cronograma

convocatoria CONTRATACIÓN publicado
12- Audiencia para Realizar la audiencia para precisar el UNIDAD DE Acta - SECOP -
precisar el contenido y contenido y alcance de pliegos de CONTRATACIÓN Registro de
alcance de pliegos de condiciones y publicarla en el portal asistencia
condiciones único de contratación:
www.contratos.gov.co
13- Cierre de Llevar a cabo el cierre y la apertura de UNIDAD DE Formato de Acta de

convocatoria y las propuestas presentadas por los CONTRATACIÓN y Cierre y Apertura de
Apertura de oferentes. oferentes, Comité propuesta, registro
Propuesta evaluador, asesor de asistencia
externo
14- Verificación y Evaluar las propuestas y calificarlas UNIDAD DE Acto Administrativo

Evaluación conforme a los criterios definidos en el CONTRATACIÓN, que designa comité
pliego de condiciones. comité evaluador, evaluador
asesor externo.
15- Verificación de verificación de requisitos habilitantes Comité evaluador Informe publicado

requisitos habilitantes en el SECOP
16- Subsanabilidad de Recibir documentos de oferentes para UNIDAD DE Documentos

la oferta subsanar los defectos de sus ofertas CONTRATACIÓN Recibidos. Reporte
del sistema
17- Publicación del el informe final de calificación se UNIDAD DE Informe publicado

informe de evaluación publica en www.contratos.gov.co CONTRATACIÓN en el SECOP
definitivo

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 133
18- Traslado a los Durante cinco (5) días hábiles debe UNIDAD DE SECOP--Registros
oferentes de informe publicarse a disposición de los CONTRATACIÓN sistema,
de calificación oferentes para recibir observaciones. documentos físicos
Recibo de observaciones.
19- Publicación Se elabora proyecto de respuesta a UNIDAD DE SECOP

proyecto de respuesta observaciones recibidas. CONTRATACIÓN
de observaciones
20- Audiencia de Realizar la audiencia de adjudicación o UNIDAD DE SECOP, Registro en
adjudicación o declaratoria desierta y se publica en la CONTRATACIÓN el sistema, registro
declaratoria desierta página web www.contratos.gov.co de asistencia
21- Resolución que Elaborar acto administrativo que decide UNIDAD DE Resolución -
decide el proceso. el proceso con adjudicación o CONTRATACIÓN SECOP
declaratoria de desierta
22- Recurso frente a Elaborar acto administrativo que decide UNIDAD DE Resolución -
la Resolución que el recurso interpuesto, en caso que se CONTRATACIÓN SECOP
declara desierto el haya recibido oportunamente.
proceso.
23- Minuta del Elaborar la Minuta contractual para UNIDAD DE Contrato firmado
Contrato y suscripción firma de las partes CONTRATACIÓN
24- Legalización del Registro presupuestal, publicación, Contratista - Documentos

Contrato pago de timbre (si aplica), constitución UNIDAD DE soportes que
de póliza y presentación para CONTRATACIÓN acrediten registro
aprobación. Acreditación vinculación presupuestal, pago
Sistema Integral seg. Social (Art. 40 de derechos de
Ley 80/93 mod. L 1150/07 art. 23) publicación y timbre
y póliza
debidamente
aprobada.
25- Supervisión e Informar por escrito al Supervisor del Unidad De Oficio remisorio con
Interventoría Contrato y Remitir copia del contrato Contratación recibido
legalizado a la dependencia solicitante
para inicio de la ejecución
11.7. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN ABREVIADA
1. OBJETIVO
Definir la manera adecuada para realizar de manera eficaz y transparente el proceso de
contratación por medio de licitación pública de acuerdo a lo establecido por la Ley
ALCANCE
Este proceso inicia con estudios, documentos previos y ficha técnica y termina con
adjudicación o declaratoria de desierto
3. BASE LEGAL
Administración Pública.

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Ley 1150 de 2007: por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
se dictan otras disposiciones
4. DEFINICIONES
Contratista: Persona que al amparo de un vínculo formal con el Estado ejecuta una
obra material o está encargada de un servicio o suministra un bien o servicio.
SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Publica
5. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE DOCUMENTOS/
ACTIVIDAD REGISTROS
Estudios, documentos Entrega a la Unidad de Dependencia paquete precontractual
previos y ficha técnica Contratación de todo el paquete Solicitante
(cuando es exigible). completo, con soportes y anexos
Disponibilidad Solicitar el CDP Tesorería Solicitud aprobada
presupuestal y CDP
aviso de convocatoria Realizar aviso y publicar en el portal UNIDAD DE aviso - SECOP
pública (secop) único de contratación : CONTRATACIÓN
Publicación del Elaborar con base en el estudio UNIDAD DE Documentos impresos -
proyecto de pliego de previo el proyecto de pliego y anexo CONTRATACIÓN SECOP
condiciones y su del mismo y publicar en
anexo técnico, con el www.contratos.gov.vo
Estudio previo
Presentación y Hacer recepción de las UNIDAD DE Registro sistema -
recepción de observaciones recibidas CONTRATACIÓN Observaciones impresas
observaciones al oportunamente al proyecto de
proyecto de pliego de pliego de condiciones a través del
condiciones correo electrónico,
alcaldia@SANTA ANA-
MAGDALENA .gov.co.
Publicación de las Publicar las observaciones y las UNIDAD DE Oficio de respuesta,
observaciones y las respuestas frente al proyecto de CONTRATACION Registro sistema,
respuestas a las pliego de condiciones. y SECOP
observaciones al dependencia
proyecto de pliego de solicitante
condiciones.

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Acto administrativo de Elaborar y publicar la resolución de UNIDAD DE SECOP - Documentos
apertura del proceso apertura del proceso de CONTRATACIÓN físicos
de selección contratación, pliegos de condiciones
definitivos, anexos y estudios
previos definitivos en el portal único
de contratación:
Manifestación de Actuación del oferente interesado a UNIDAD DE Listado publicado en el
interés cumplir directa y personalmente CONTRATACIÓN SECOP - Documentos
ante la UNIDAD DE físicos
Sorteo de Si el número de inscritos es superior UNIDAD DE SECOP - Acta de sorteo si

consolidación a 10, la Unidad realizará sorteo y CONTRATACIÓN hubiere lugar
oferentes publicará el resultado del mismo en (Documento impreso)
el portal único de contratación:
Adendas Elaborarlas si surge la necesidad UNIDAD DE SECOP - Documento
una vez iniciado el proceso de CONTRATACIÓN impreso
convocatoria
Cierre convocatoria de Llevar a cabo el cierre de la UNIDAD DE Formato de Acta de Cierre
convocatoria, verificando las CONTRATACIÓN y y Apertura de propuesta,
propuestas recibidas. oferentes, Comité registro de
evaluador, asesor asistencia
externo y Control
interno
Verificación de los Verificación de requisitos habilitantes Comité evaluador - Informe publicado en el
requisitos habilitantes fijado en la web con el plazo para UNIDAD DE SECOP y trasladado
subsanar acorde al cronograma del CONTRATACIÓN desde allí a los oferentes
proceso
Evaluación de Se elabora el informe final de Comité evaluador - Informe publicado en el
las propuestas calificación , verificando aplicación UNIDAD DE SECOP
de reglas de subsanabilidad; una vez CONTRATACIÓN
firmado por el comité evaluador se
publica en
Traslado del informe Durante dos días hábiles debe UNIDAD DE SECOP - Registros
de evaluación publicarse a disposición de los CONTRATACIÓN sistema
oferentes para recibir observaciones.
Recibo de observaciones.
Adjudicación o Elaborar acto administrativo que UNIDAD DE Resolución – SECOP

declaratoria desierto de decide el proceso con adjudicación o CONTRATACIÓN
declaratoria de desierta,
considerando las observaciones
oportunamente recibidas al informe
de evaluación publicitado
Recurso frente a la Elaborar acto administrativo que UNIDAD DE Resolución - SECOP

Resolución que declara decide el recurso interpuesto CONTRATACIÓN
desierto el proceso

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Recurso frente a la Elaborar acto administrativo que UNIDAD DE Resolución - SECOP
Resolución que declara decide el recurso interpuesto, en CONTRATACIÓN
desierto el proceso. caso que se haya recibido
oportunamente.
Minuta del Contrato y Elaborar la Minuta contractual para UNIDAD DE Contrato firmado
suscripción firma de las partes CONTRATACIÓN
Legalización del Registro presupuestal, publicación, Contratista - UNIDAD Documentos soportes que
Contrato pago de timbre (si aplica), DE CONTRATACIÓN acrediten registro
constitución de póliza y presentación - Sec. Administrativa y presupuestal, pago de
para aprobación. Acreditación Financiera derechos de publicación y
vinculación Sistema Integral seg. póliza debidamente
Social (Art. 40 Ley aprobada.
80/93 mod. L 1150/07 art. 23)
Supervisión e Remitir copia del contrato legalizado UNIDAD DE Oficio remisorio con
Interventoría a la dependencia solicitante para CONTRATACIÓN recibido
inicio de la ejecución
11.8. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN
MEDIANTE SUBASTA INVERSA (ART. 18 DECRETO
2474/08)
1. OBJETIVO
Garantizar la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y común
utilización, al menor precio del mercado que está al alcance de la entidad.
2. ALCANCE
Este proceso inicia con listado de bienes (verificación de disponibilidad en bolsa) y
termina con registro sice de los contratos
3. BASE LEGAL
Decreto2474 de 2008: Por medio del cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de

4. DEFINICIONES

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Contratista: Persona que ejecuta una obra material o está encargada de un servicio o
suministra un bien o servicio.

REGISTROS
Estudios, documentos Entrega del paquete completo de dependencia paquete
previos y ficha técnica estudios previos y sus soportes y solicitante precontractual
anexos
Disponibilidad Solicitar el CDP Tesorería Solicitud
presupuestal autorizada y CDP
aviso de convocatoria Realizar aviso y publicar en el portal UNIDAD DE aviso - SECOP
pública (secop) único de contratación : CONTRATACIÓN
Publicación del Elaborar con base en el estudio previo UNIDAD DE Documentos
proyecto de pliego de el proyecto de pliego y anexo del mismo CONTRATACIÓN impresos - SECOP
condiciones y su y publicar en www.contratos.gov.vo
anexo técnico, con el
Estudio previo
Presentación y Hacer recepción de las observaciones UNIDAD DE Registro sistema -

recepción de recibidas oportunamente al proyecto de CONTRATACIÓN Observaciones
observaciones al pliego de condiciones a través del impresas
proyecto de pliego de correo electrónico, alcaldia@SANTA
condiciones ANAMAGDALENA .gov.co.
Publicación de las Publicar las observaciones y las UNIDAD DE Oficio de
observaciones y las respuestas frente al proyecto de pliego CONTRATACIÓN y respuesta, Registro
respuestas a las de condiciones. dependencia sistema,
observaciones al solicitante SECOP
proyecto de pliego de
condiciones.
Acto administrativo de Elaborar y publicar la resolución de UNIDAD DE SECOP -
apertura del proceso apertura del proceso de contratación, CONTRATACIÓN Documentos
de selección pliegos de condiciones definitivos, físicos
anexos y estudios previos definitivos en
el portal único de contratación:

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adendas Elaborarlas si surge la necesidad una UNIDAD DE SECOP -
vez iniciado el proceso de convocatoria CONTRATACIÓN Documento
impreso
Cierre de la Llevar a cabo el cierre de la UNIDAD DE Formato de Acta de
convocatoria convocatoria, verificando las propuestas CONTRATACIÓN y Cierre y Apertura
recibidas (Sobre 1 documentos oferentes, de propuesta,
habilitantes Y Sobre 2 propuesta inicial Comité evaluador, registro de
de precio). asesor externo asistencia
Verificación de los Verificación de requisitos habilitantes Comité evaluador - Informe publicado
requisitos habilitantes fijado en la web con el plazo para UNIDAD DE en el SECOP y
subsanar acorde al cronograma del CONTRATACIÓN trasladado desde
proceso allì a los oferentes
Informe final de Cumplido el plazo previsto en el Comité evaluador - Informe publicado
habilitados cronograma para subsanar, se verifica UNIDAD DE en el SECOP
quienes en forma definitiva si quedaron CONTRATACIÓN
o no habilitados
ADENDA - Al resultar habilitado un solo oferente, UNIDAD DE Adenda firmada en
modificacion del se debe volver a dar plazo para recibir CONTRATACIÓN físico y publicada
cronograma. ofertas, en procura de lograr pluralidad en el SECOP
de oferentes para la subasta. Es decir
se rehace el proceso, sin perder lo ya
cumplido, por eso la necesidad de la
adenda. (Si hay pluralidad de
oferentes hàbiles se pasa a la
audiencia para subasta)
Ampliación de plazo Llevar a cabo el cierre de la UNIDAD DE Formato de Acta de

convocatoria por segunda vez, en el CONTRATACIÓN y Cierre y Apertura
plazo ampliado, verificando las nuevas oferentes, de propuesta,
propuestas recibidas (Sobre 1 Comité evaluador, registro de
documentos habilitantes Y Sobre 2 asesor externo y asistencia
propuesta inicial de precio). Control interno
Verificación de los Verificación de requisitos habilitantes de Comité evaluador - Informe publicado
requisitos habilitantes las nuevas ofertas o de las antiguas que UNIDAD DE en el SECOP y
no lograron ser hábiles; conforme al CONTRATACIÓN trasladado desde
cronograma del proceso. allì a los oferentes
Informe final de Cumplido el plazo previsto en el Comité evaluador - Informe publicado
habilitados cronograma para subsanar en esta UNIDAD DE en el SECOP
segunda oportunidad, se verifica CONTRATACIÓN
quienes en forma definitiva si quedaron
o no habilitados
Audiencia pública de Si un solo oferente es habilitado, se le UNIDAD DE Resolución de
subasta ó adjudicará el contrato a los precios CONTRATACIÓN adjudicación
ADJUDICACIÓN AL unitarios de su oferta económica, previa notificada y
ÚNICO OFERENTE apertura de ésta a fin verificar que no publicada en el
HÁBIL. supere el presupuesto oficial. (De aquí SECOP
en adelante se sigue como en las
demás convocatorias una vez
adjudicado el contrato).
Si hay más de un oferente, se cumplirá UNIDAD DE Aviso - SECOP
con ellos la audiencia para llevar a cabo CONTRATACIÓN
la subasta inversa.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 139
Modalidades de Se cumplirá en la fecha y oportunidad UNIDAD DE Acta de la
subasta (Presencial o prevista la audiencia presencial, hasta CONTRATACIÓN audiencia
electrónica) tanto no se cuente con el software publicada en el
debidamente certificado por el SECOP, SECOP y registro
y la plataforma tecnológica requerida. de asistencia.
Subasta Inversa En la audiencia se cumplirá el UNIDAD DE registro de lances
(audiencia para procedimiento descrito en el pliego para CONTRATACIÓN y Resolución de
realizar lances de lograr la oferta de menor valor, a la cual adjudicación
ofertas) - culminada la audiencia se le adjudicará
Adjudicación. (de aquí en adelante se continúa como
en las demás convocatorias, una vez
adjudicado el contrato).
11.9. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA INTERNA DE

CONTRATOS
1. OBJETIVO
La Interventoría o Supervisión tiene como propósito hacerle seguimiento y control

a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones técnicas
contratadas, supervisar la ejecución del objeto establecido en cada uno de los
contratos y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventoría a los contratos que
celebre el Municipio de SANTA ANA. Inicia con la celebración del contrato y con
la designación del supervisor y concluye con la evaluación al servicio prestado y, la
entrega del informe final.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los supervisores

nombrados.


Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 140



Contrato: Acuerdo celebrado entre la Administración Municipal y el contratista

favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan
los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o
actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su
cumplimiento y liquidación.
Contratista: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato,

previo un proceso de contratación directa o convocatoria con el objeto de prestar
un servicio, realizar una obra o suministrar un bien corporal mueble o inmueble
requerido por la entidad.
Contrato Adicional: Contrato que celebra la Administración Municipal y el

Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico,
tiempo o valor del Contrato, y se requiera para garantizar la buena ejecución de
los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.
Cotización u Oferta: Es el conjunto de todos los documentos que contienen

toda la información exigida al proponente por la Administración Municipal para
presentar su propuesta.
Interventor: Es la persona natural o jurídica, no vinculada laboralmente con la entidad o

por un servidor público de la entidad, que representa a la Administración en el contrato
para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual,

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 141
dentro de los parámetros establecidos y requeridos por la ley. La Administración puede
contratar los servicios de una persona natural o jurídica para realizar la interventoría del
contrato, a tendiendo la complejidad del contrato.
Plazo de Ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de
las prestaciones y demás obligaciones derivadas del contrato.
Plazo de Vigencia: Es el período durante el cual se imparte la orden de

iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el
cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.
Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que producirán un cambio

al resolver un problema claramente identificado bajo una unidad de dirección y
mando, en una fecha definida mediante la asignación de ciertos recursos
humanos y materiales.
Póliza: Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exige en los
contratos con el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y así prever los
riesgos asociados al contrato.
Supervisor: Servidor público vinculado laboralmente a la entidad, tiene por

objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecución de interventorías externas
contratadas por la Administración Municipal, así como la prestación de servicios
derivados de la suscripción de órdenes y de cualquier otra forma contractual que
no requiera específicamente de interventorías internas o externas.
5. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE

REGISTROS
1 A- Una vez adjudicado el contrato contratista Interventor y/o
se comunica al Interventor designado Supervisor de
mediante oficio de la Unidad Responsable Contratos
B - Revisar la documentación requerida para la Interventor y/o

Precontractual y legalización del contrato Supervisor de
Contractual Contratos
C- Archivar copia del Contrato para su Interventor y/o

seguimiento Supervisor de
Contratos

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 142
2 A- Coordinar el trámite ante las Instancias de la Interventor y/o
Tramite de Administración Municipal el Supervisor de
Anticipo Anticipo, si está pactado Contratos
3 Inicio del Contrato

A- Suscribir Acta de inicio, si se requiere y verificar Interventor y/o Acta de Inicio
el cumplimiento de las condiciones de inicio. Supervisor de
Contratos y
Contratista
4 Verificación A-
delRealizar evaluaciones periódicas a la ejecución Interventor y/o Informe de
Cumplimiento del del contrato Supervisor de Seguimiento al
Contrato Contratos Contrato
B- Durante la ejecución del contrato, exigir al Interventor y/o

Contratista, el cumplimiento mediante reuniones Supervisor de
de seguimiento. (Se evalúan aspectos Contratos
administrativos, técnicos, legales y económicos
del contrato

REGISTROS
C- Resolver las consultas que presente el

contratista Interventor y/o
Supervisor de
D- Elaborar Informes Parciales, cumplidos, Actas de Contratos
Seguimiento
E- Realizar evaluación previa a la finalización del

contrato e indicar al contratista los faltantes y
deficiencias, con el fin de que sean subsanados
F- Verificar las cantidades, unidades, calidades,

marcas, precios y descripción del bien o
servicio. Si se presentan diferencias entre el
bien o servicio solicitado y lo recibido, devolver
dejando constancia de ello

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 143
Interventor y/o
Supervisor de
G- Realizar el recibo y aceptación de los Contratos
Bienes, Servicios u obra contratada de Informe de
conformidad con las especificaciones y Seguimiento al
características estipuladas en el contrato, y Contrato
dentro de los términos allí señalados.
4.1. Suspensión del Acta de
Contrato A- Presentar solicitud de suspensión temporal del Interventor y/o Suspensión
contrato sometida a la aprobación del Alcalde Supervisor de
Municipal Contratos
B- Aprobada la suspensión, Suscribir un Acta de

Suspensión con el Contratista detallando las
causales de la suspensión Alcalde
Municipal-
Interventor y/o
Supervisor de
Contratos-
Contratista
C - Suscribir el Acta de reinicio, cuando se den Interventor y/o Acta de
las condiciones para el reinicio del contrato Supervisor Reinicio
Contratista –

REGISTROS
4.2 Incumplimiento de A- Requerir al contratista por escrito
Contrato en caso de presentar Comunicación
incumplimiento en alguna condición Interventor y/o Escrita
del contrato, con copia a la Supervisor de
compañía de seguros en caso de Contratos
tener pólizas
B- Responder la comunicación Contratista
C- Si la comunicación no subsana el
incumplimiento, Informar al Alcalde Interventor y/o
Municipal y dar la recomendación Supervisor de
sobre la terminación o no del Contratos
Contrato
D- Solicitar al Alcalde la aplicación de Alcalde Municipal

multas o cláusula penal al
Contratista.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 144
4.3. Adiciones al A- Durante la ejecución, antes de la Interventor y/o
Contrato finalización del Contrato, y si las Supervisor de
circunstancias lo ameritan, Contratos
presentar la recomendación con las
justificaciones debidamente
soportadas por los estudios
técnicos o económicos ante el
Alcalde Municipal sobre la
necesidad de adicionar el contrato
B- Si se acepta la Adición, coordinar el

trámite ante la instancia correspondiente
la elaboración de la Adición al
Documento Contractual. Nota: Tener en Interventor y/o
cuenta los Certificados y registros Supervisor de
Presupuestales así como la ampliación Contratos
de las pólizas
Interventor y/o
C- Revisar documento de la adición y Supervisor de
archivar copia de la adición contractual Contratos
A- Dependiendo de la naturaleza del

Terminación de contrato, verificar el cumplimiento de Interventor y/o
5 todas las especificaciones y requisitos Supervisor de
Contratos
técnicos pactados. Contratos
B- Elaborar Informe final, recibo a Interventor y/o

satisfacción o Acta de Recibo Supervisor de
Contratos-
Contratista
C- Coordinar el trámite del pago final ante las Interventor y/o

instancias que se requiera Supervisor –
Contratista
6 Liquidación del
A- Firmar y tramitar el acta de liquidación Interventor y/o
Contrato final del contrato, dejando constancia de Supervisor –
las reclamaciones que se presenten y de Contratista – Alcalde
los asuntos que no se hubiesen podido Municipal
superar de común acuerdo entre las
partes del contrato.
Acta de
Liquidación de
Contratos
12. PROCEDIMIENTOS TALENTO HUMANO

12.1. PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 145
PERSONAL
VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN
1. OBJETIVO
Satisfacer las necesidades en cuanto a la carencia de personal que se presentan en las

diferentes áreas de la administración municipal.
2. ALCANCE
Vinculación del personal a la planta de la Alcaldía.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites ()
4. BASE LEGAL
Decreto 179 y 180 de diciembre 31 de 2004, Decreto 143 de 2005, Resolución 438 y
439 de septiembre 8 de 2005, decreto 070 de mayo de 2005, acuerdo 039 de
noviembre de 2005 decreto 230 de diciembre 30 de 2005, resolución 004 de enero de
2006, decreto 138 de sep de 2006, decreto 25 de diciembre 31 de 2006, decreto 006 y
007de enero de 2007.Lay 489 de 1998 Articulo 30.
Provisionalidad: El cargo es de carrera y no sea previsto por una persona que haya
pasado las diferentes pruebas para ser nombrado por carrera administrativa, previa
autorización de la CNSC.
Periodo de Prueba: Es cuando ha sido apto por la CNSC, para ocupar un cargo de
Carrera administrativa.
Ordinario: Cargo de libre nombramiento y remoción.
Resolución de nombramiento • Análisis de hoja de vida -Informes (Evaluación

Gerencial) • Comunicaciones CNSC • Comunicaciones de notificación de nombramiento
• Acta de posesión.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 146
• Resolución 2006 • Directivas presidenciales • Circulares CNSC • Manual de
funciones y competencias laborales
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
• Las que dicte la CNSC y el DAFP Directrices de la entidad. Darle cumplimiento a

la ley 489 de 1998. en obligatoriedad para el Alcalde antes de la posesión, nivel
directivo y jefes de área en un plazo de 120 días siguientes a su posesión. Revisar que
se cumpla con los requisitos inherentes al cargo.
7. DESCRIPCIÓN

1.existencia de 1. existencia de vacantes: Se determina por
vacantes parte del profesional de Talento humano, de la
existencia de la vacante al cargo para el cual Secretaria
se va a realizar la vinculación.
General
2. Reportar de 2. Reportar las vacantes: Reportar a la
vacantes CNSC la vacante para surtir el proceso de
selección (autorización) Secretaria
General
3. Se recepcionan 3. Se recepcionan las hojas de vida

las hojas de vida Secretaria
General
4. seleccion de 4. selección de personal: Se realiza la del

personal selección de la persona que va a ocupar la Despacho
vacante. Alcalde,
Secretaria
General
5..solicitud de 5.solicitud de documentos: Solicita los
documentos documentos que se requieren para hacer la
A vinculación laboral Secretaria
General

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 147
6. Acto de 6. acto de nombramiento: Se hace el acto
nombramiento administrativo de nombramiento Alcalde
Decreto de
nombramiento
7.. Se notifica el 7. Se notifica el nombramientos

nombramientos Secretaria
General
B 8. Posteriormente si acepta se posesiona

8. Posteriormente si
acepta se posesiona Alcalde y Acta de
posesionado posesión
9 Se hacen las Secretaria

Se hacen las afiliaciones al SSSI 10.
afiliaciones al SSSI General
11. entrega de manual de funciones: Se Secretaria

General
10. entrega de manual entrega en código de ética, se entrega el
de funciones manual de funciones y código único
disciplinario.
12. presentación de funcionarios: Se

11.presentacion de presenta a la persona ante el funcionario quien
funcionarios va a ser el jefe inmediato, para que le asigne Jefe inmediato
las funciones propias del mismo.
12.Se efectúa la
Se efectúa la entrega del cargo 13. Jefe inmediato
entrega del cargo
14. apertura de historial: Se inicia la apertura

de la historia laboral en cumplimiento al a Secretaria
13. apertura de historial ley594 de 2000 y circular 004 de 2003,del General
Archivo
General de la Nación e Ingreso a nomina

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 148
14. diligenciamiento de diligenciamiento de formatos: Se diligencia Formato de
formatos el formato de declaración de bienes y rentas. declaración de
bienes y rentas
Profesional
Universitario
14.Existe retiro o Alcalde

¿Existe retiro o desvinculación? 15.
desvinculación Funcionario
16. Aceptación de renuncias: Se efectúa Alcalde

15.Aceptacion de
renuncias Aceptación de la renuncia mediante acto
administrativo u oficio.
18. expedición de paz y 18. expedición de paz y salvos: Se tramita de Formato de paz
salvos la expedición de los paz y salvos respectivos, Almacén y salvo
y
19. liquidación de prestaciones: Se procede Tesorería
19.liquidacion dea efectuar la liquidación, de las prestaciones
prestaciones sociales a que haya lugar y se realiza la Secretaria
respectiva notificación.
General
20. Se genera la orden
de pago 20. Se genera la orden de pago
Tesorería

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 149
21. Tesorería efectúa
el pago, 21. Tesorería efectúa el pago,
Tesorería
Fin
FIN FIN
12.2. PROCEDIMIENTO DE NOMINA
1. OBJETIVO
Retribuir en dinero el trabajo realizado por los funcionarios para satisfacción de ambas
partes.
2. ALCANCE
Realizar los pagos cumplidamente.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites ()
4. BASE LEGAL
Ley 100 de 1993, Acuerdo municipal de adopción de la escala de remuneración,

nomenclatura y clasificación general de los empleos de la Administración Municipal,
para la respectiva vigencia, decretos emitidos por el DAFP.
Nomina: Listado general de los trabajadores de una institución en el cual se asientan las
percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las misma; la nómina es utilizada
para efectuar los pagos periódicos (semanales, quincenales o mensuales) a los
trabajadores por concepto de sueldos y salarios.
Pagos de la nómina de cada mes con sus respectivos soportes.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 150
Realizar el pago asignado a cada uno de los empleados, en las fechas establecidas
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Claudia l. Tejada
SANTA ANA...Mi Compromiso, Primero la Gente
1.. Inicia con la recepción 1. Inicia con la recepción de novedades
de novedades Secretaria General nomina
Inicio
2. novedades de SINAP 2. Se ingresan las novedades al módulo
de SINAP Secretaria General SINAP
3. entrega de nomina 3.entrega de nómina: Se genera la

Nomina de acuerdo a lo establecido en
los parámetros de ley Secretaria General Nomina
4...deducciones 4. deducciones: Se realizan las

deducciones de ley, libranzas, Secretaria General
embargos.
5. novedades 5. novedades: Se tienen en cuenta el

A cálculo de horas extras Secretaria General
6. Se imprime la Nómina 6. Se imprime la Nómina, se firma por

y pasa a Tesorería Secretaria General y pasa a Tesorería Tesorería
9. se efectúa el pago por

se efectúa el pago por tesorería 9. tesorería
tesorería
10. se archiva copia de nómina en

10. Archivo secretaria general
secretaria general
12.3. PROCEDIMIENTO DE VACACIONES DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Realizar la liquidación de las vacaciones para su posterior ejecución.
2. ALCANCE
Autorizar las vacaciones y efectuar los pagos conforme a lo establecido en la ley.

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3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (profesional universitario, profesional
universitario, alcalde, despacho, Tesorería)
4. BASE LEGAL
Decreto 1919 de 2002., ley 344 del 96, convención colectiva de trabajo (2007-2008), ley
3135 de 1968, dc 3148, de 1968, dec reg 1848 del 69, dec ley 1045 del 78, dec 3135
del 68, ley 21 del 82, ley 6 del 45, ley 65 del 46, dec 1160 del 47, dec 3118 del 68, ley
432 de 1998, dec 1582 de 1998, dec 1453 de 1998, ley 50 del 90, dey 244 de 95, dec
1252 del 2000, dec 2755 del 66, ley 70 del 88, dec reg 1978 del 79, ley 100 del 93,
CST, ley 73 del 66, dec 965 del 68, dec 722 dek 73, ley 755de 2002.
Régimen del empleado oficial, decreto1919 del 2002, base legal.
Tomar la historia laboral para comprobar el tiempo en vacaciones y facilitar la

documentación para el pago de cesantías.

1..carta de solicitud 1. carta de solicitud: Se pasa la carta
Inicio solicitando la prestación respectiva Funcionario
2. historial laboral 2. historial laboral: Se toma la historia laboral,

para determinar lo que se va a liquidar Secretaria general

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3. liquidación de 3. liquidación de prestaciones: Se liquidan las
prestaciones prestaciones sociales a que tenga derecho de
acuerdo al tiempo laborado Secretaria general
4. impresion de 4. Se imprime la resolución de liquidación para

liquidación la firma del alcalde Secretaria general
-Alcalde
5.. ¿Es vacaciones o 5. Se notifica la resolución al funcionario

cesantías?
A
Secretaria general
9. Se remite a Tesorería 9. Se remite a Tesorería para el trámite de

para el trámite de pago. pago. Tesorería
FIN FIN
12.4. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DE

PERSONAL
1. OBJETIVO
Realizar la liquidación de las prestaciones sociales de los funcionarios para el posterior

pago.
2. ALCANCE
Efectuar los pagos salariales conforme a lo establecido en la ley.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (profesional Universitario, Funcionario,
Despacho, Tesorería)

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4. BASE LEGAL
Prestaciones sociales: son dineros adicionales al salario, que el empleador debe

reconocer al trabajador vinculado mediante un contrato de trabajo por sus servicios
prestados.
Formato de Word donde se registran los pagos.
Régimen del empleado oficial, Decreto1919 del 2002, base legal.
DESCRIPCIÓN

1. historia laboral 1. historia laboral: Se toma la historia laboral,
Inicio para determinar el periodo que se va a
liquidar.
Secretaria General
2. liquidación de 2. liquidación de prestaciones: Se liquida

prestaciones las prestaciones sociales a que tenga derecho
de acuerdo al tiempo laborado.
Formato
Secretaria General de
liquidación.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 154
3. impresión de 3. impresión de liquidación: Se imprime la
liquidación liquidación para la firma del secretario de
despacho.
Secretaria General Formato
4. Se pasa para la firma 4. Se pasa para la firma del Alcalde.

del Alcalde.
A
Despacho
6. tramite de pago 6. trámite de pago: Se remite a Tesorería

para el trámite de pago.
Tesorería
FIN
FIN
12.5. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1. OBJETIVO
Realizar la liquidación de las prestaciones sociales de los funcionarios para el posterior

pago.
3. ALCANCE
Efectuar los pagos salariales conforme a lo establecido en la ley.
4. RESPONSABLE

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 155
procesos en donde se realizan trámites (profesional Universitario, Funcionario,
Despacho, Tesorería)
5. BASE LEGAL
Prestaciones sociales: son dineros adicionales al salario, que el empleador debe

reconocer al trabajador vinculado mediante un contrato de trabajo por sus servicios
prestados.
Formato de Word donde se registran los pagos.
Régimen del empleado oficial, Decreto1919 del 2002, base legal.
8. DESCRIPCIÓN

1.revision normatividad 1. revisión normatividad: Revisar la normatividad
Inicio para saber cuáles son las modificaciones que se
deben hacer a la evaluación del desempeño, de
acuerdo a las directrices de la Comisión Nacional
del Servicio Civil. Secretaria
General

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2. análisis de 2. análisis de actividades: Analizar las
actividades actividades que realiza en el cargo el empleado
para establecer los compromisos cuantitativas a
alcanzar en cada unidad con su respectiva
dimensión (cantidades, calidades, grados) según Secretaria
la naturaleza del resultado. General
3. definición de criterios 3. definición de criterios: Definir mediante

entrevista entre funcionario y jefe de área los
criterios de desempeño laboral, el cómo y el qué Jefes de Área
se espera del desempeño del empleado que es el
objeto de evaluación.
4. evidencias de 4. evidencias de desempeño: Definir las

desempeño evidencias del desempeño laboral requeridas
como pruebas inconvertibles del desempeño
competente del empleado en relación con su
trabajo, parámetros y compromisos.
Jefes de Área
5..se firma el 5. firma el compromiso: Se firma el compromiso

compromiso sobre el cargo de carrera administrativa y todo el Jefes de Area
A contenido que este enmarca
6. evaluación de 6. Evaluación de desempeño: Realizar la
desempeño evaluación del desempeño a cada uno de los
funcionarios de carrera. Aplicando el Resultado de
procedimiento establecido en el Manual de pruebas
Evaluación de desempeño Resolución 493 de julio Jefes de Area
12 2010
7..recibimiento de los 7. recibimiento de los jefes de area: Recibir de

jefes de área los jefes de área las respectivas evaluaciones de
todos los funcionarios de carrera. Jefes de Área
B 8. revisión de evaluaciones: Revisar las

8.revision de evaluaciones de todos los funcionarios de carrera,
evaluaciones una vez el jefe las haya entregado. (revisa fechas, Secretaria
cargo, nombre del funcionario, periodo, que este General
en el formato aprobado por la comisión nacional
del servicio civil)
9. evaluaciones espontáneas: Cuando hay

9. evaluacionescambio de cargo, de jefe o rotación por parte del
Jefes de Área
espontáneas funcionario, se realiza una evaluación
extemporánea, periodo de prueba

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10. buen diligenciamiento de evaluaciones: ¿La
10.buen evaluación está bien diligenciada y cumple con los Secretaria
diligenciamiento deparámetros establecidos por la comisión nacional General Formato CNSC
evaluaciones del servicio civil? SI continúe actividad No.12 NO
pase a la actividad No. 11
11. Devolver
al respectivo 11. Devolver al respectivo jefe de área o Secretaria General
jefe de área o funcionario.
funcionario.
12. archivo historial: Se archiva en la historia Secretaria General

12.archivo historial
laboral de cada funcionario
es
13. ¿La calificación 13. ¿La calificación es baja? SI pasa a la
baja? actividad No.14 NO continúe actividad No.15
de
14. envío de calificaciones: Se envía a la Alcalde
y a la comisión de personal. si la calificación es
14. envío
calificaciones baja, tiene un término para interponer recursos de
acuerdo a lo dispuesto en la resolución 493 de
2010 Manual de Evaluación de desempeño
de 15. archivo de evaluaciones: Archivar las

15. archivo Secretaria
evaluaciones evaluaciones en cada una de las carpetas de los General
funcionarios
FIN FIN
12.6. PROCEDIMIENTO DE SALUD OCUPACIONAL
1. OBJETIVO
Conocer cuáles son los riesgos que se tienen en la Administración para garantizar la
seguridad laboral de los funcionarios dentro de las instalaciones de la Alcaldía y
conforme realizar los programa preventivos.
2. ALCANCE

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El procedimiento debe cumplir con el desarrollo de todos los programas del plan de
Salud Ocupacional así como registrar toda la documentación pertinente. Se debe llevar
a cabo la realización y desarrollo de todos los planes programados.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (ARP, Profesional Universitario, Asesor de
Salud Ocupacional, Alcalde)
4. BASE LEGAL
Ley 9 de 1979, Resolución 2400 del 1979, Decreto 614 de 1994, Decreto 1295 del
1994.Ley 443 de 1998, Decreto 1567 de 1998, ley 909 de 2005, Decreto 2013 de 1986,
Resolución 1016 de 1989, Ley 100, Decreto 3320, 1016 del Ministerio de trabajo de
1989.
Higiene Industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la identificación,

a la evaluación y al control de los agentes y factores del ambiente de trabajo que
puedan afectar la salud de los trabajadores.
• Seguridad industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la
identificación y al control de las causas de los accidentes de trabajo.
• Medicina del trabajo: Es el conjunto de actividades médicas y paramédicas destinadas

a promover y mejorar la salud del trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en
un lugar de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiológicas.
• Riesgo potencial:
Es el riesgo de carácter latente, susceptible de causar daño a la salud cuando fallan o
dejan de operar los mecanismos de control. Accidente de trabajo: Todo suceso
repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca al
trabajador una perturbación, invalidez o muerte
Panorama de Riegos, Programa de Higiene y Seguridad Industrial. Políticas de salud

ocupacional.
Programa de Salud Ocupacional de la ARP, Plan de acción.

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Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de
los funcionarios de la Alcaldía
9. DESCRIPCIÓN

1..cronograma de 1. cronograma de actividades: La ARP, Documento donde
actividades envía el cronograma de actividades a la se encuentre el Plan
Inicio Alcaldía Municipal de Castilla de Salud
ARP
Ocupacional
2. revisión del programa 2. revisión del programa: El Área de Gestión Plan de
de talento humano revisa el programa Secretaria General Salud
Ocupacional
3. revisión y ajuste 3. revisión y ajuste: El programa se revisa y
se ajusta a la reseña histórica, la Misión,
Visión, Organigrama de la Alcaldía Municipal Secretaria General
de Castilla
4. riesgos de 4. riesgos de dependencias: Realizar el
dependencias levantamiento de los riesgos de cada
dependencia y de toda la Alcaldía Municipal de Secretaria General
Castilla
5.. Realizar el programa 5. Realizar el programa de Salud e Higiene
de Salud e Higiene Secretaria General
A
6. Actualizar el plan de 6. Realizar el plan de emergencia
emergencia Secretaria General
7.. Se envía a la ARP con 7. Se envía a la ARP con los cambios

los cambios
Secretaria General
B 8. envío de programas: La ARP, envía el

8. envío de programas programa revisado al área de gestión de Asesor de Salud
talento humano Ocupacional
9. Se va para la firma del

Se va para la firma del Señor Alcalde 9. Alcalde
Señor Alcalde
10. Se aprueba y se
adopta Se aprueba y se adopta 10.
11. Actividades del programa: Ejecutar las de
11. Actividades del actividades del programa de Salud Cronograma
programa Ocupacional, según lo establecido en el Secretaria General actividades
programa

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12. valoración de riesgos: Realizar una
valoración sobre el Panorama de Riesgos junto
12.valoracion de riesgos con la Asesoría de la ARP e historia clínica Secretaria General
ocupacional de cada empleado
13. análisis de exámenes:
13.recibir de exámenes Recibir del laboratorio los exámenes realizados Secretaria General
al servidor publico
14. remitir exámenes: Remitir los exámenes a

14.remitir exámenes
la hoja de vida del servidor público Secretaria General
15. Realizar convocatoria: Sensibilizar y
15. Realizar convocatoria realizar de la convocatoria para que los Secretaria General
funcionarios participen en el COPASO.
16. registrar los funcionarios: Elegir y
registrar ante el Ministerio de la Protección
16 registrar funcionarios
Social los funcionarios que pertenecen al
COPASO
17. aprobación de resolución: El Ministerio
17. aprobación de Ministerio de la
resolución de la Protección Social dirige una Resolución a Resolución
la Alcaldía para su aprobación. Protección Social
18. Coordinar la Coordinar la Capacitación del COPASO

Secretaria General
Capacitación del COPASO 18.
19. Se programa la
19. Se programa la reunión de COPASO
reunión de COPASO
20. convocatoria a funcionarios: Sensibilizar

20. convocatoria a realizar de la convocatoria para que los
y
funcionarios funcionarios participen en las brigadas de ARP
emergencia.
21. capacitación a funcionarios: Coordinar la
21.capacitacion a capacitación a los funcionarios que pertenecen Secretaria General
funcionarios a las brigadas de emergencia
Documento donde
22. Identifican y se reportan los accidentes de Secretaria General se reporta el
22. reportes de accidentes
trabajo a la ARP. ARP accidente de trabajo
23. suministrar información: Brindar Registro del
Información lugar a estudios y análisis de los Secretaria General accidente de trabajo
23. suministrar información
accidentes de a la ARP y EPS, cuando haya ARP o enfermedad
trabajo o enfermedad laboral. laboral
24. análisis de puesto de trabajo:
24. análisis de puesto de Solicitar análisis de puesto de trabajo de Secretaria General
trabajo acuerdo a las solicitudes médicas que trae el ARP
funcionario, o por prevención.
25. recorrido por instalaciones: Realizar un
25. recorrido por recorrido a las instalaciones de la Alcaldía para Secretaria General
instalaciones establecer cuáles son los puesto prioritarios ARP
para la inspección.

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26. Recibir el análisis de puesto de trabajo
26. análisis de trabajo
de parte de la ARP ARP
27. solicitud adquisición elementos: Enviar a

27.solicitud adquisición Comité de compras el análisis de puesto de Secretaria General -
elementos trabajo solicitando la adquisición de elementos ARP
recomendados por la ARP.
28. inspección puesto de trabajo. Solicitar a
28. inspección puesto de
ARP volver a inspeccionar la valoración del Secretaria General
trabajo. puesto de trabajo
29. Controlar y revisar los extintores con
29. Controlar y revisar los Bomberos. Secretaria General
extintores con Bomberos.
30. programación de actividades: Programar

30.programacion de las actividades de evacuación de emergencia Secretaria General
actividades con la ARP
30. coordinación de reuniones: Coordinar
reuniones permanentes para identificar las
30. coordinación de
necesidades no contempladas en el plan de Secretaria General
reuniones
salud y seguridad ocupacional requeridas en la
entidad con las asesoras de la ARP.
32. archivar información del funcionario:
Archivar la información de cada funcionario con
31. archivar información
respecto a la A.R.P y otro tipo de información Secretaria General
del funcionario
en la carpeta de salud ocupacional. Si hay
accidente historia laboral
33. Generar reportes de las diferentes
32.reportes de actividades actividades realizadas para la salud y Secretaria General
seguridad ocupacional de los funcionarios.
FIN FIN
13. PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL

13.1. PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS POR LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL
1. OBJETIVO
Gestionar toda la correspondencia recibida por la Alcaldía de SANTA ANA, mediante el

ingreso y registro de la información de los documentos en el libro radicador, con el fin
de ejercer un control y seguimiento.

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2. ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la recepción de la correspondencia en la
ventanilla Unica de la Alcaldía de SANTA ANA para que sea se registrada en el libro de
radicados, hasta el direccionamiento de las mismas a las áreas interesadas y la entrega
de estas a cada una de las dependencias.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites
4. BASE LEGAL
• Ley 80 de diciembre 22 de 1989. “Por la cual se crea el archivo General de la

Nación y se dictan otras disposiciones “.
• Ley 594 de 2000. “Por la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones
“.
•Código Contencioso Administrativo Artículos 11 “Peticiones incompletas”. •Constitución
Política de Colombia Artículo 20.-“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y
difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e
imparcial”.
• Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado
• Comunicaciones Oficiales Externas: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la

Alcaldía Municipal de SANTA ANA establece con entidades públicas, empresas
privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente
a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Alcaldía
Municipal de SANTA ANA, utiliza como documento básico la carta u oficio.
• Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas: Son las comunicaciones oficiales que

ingresan a la Alcaldía Municipal de SANTA ANA y que deben ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
• Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio

de su cargo o con su intervención.
• Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los Actos Administrativos debe

ser consecutiva y las oficinas responsables de dicha actividad, deben llevar los

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controles, atender las consultas y reportes necesarios, siendo responsables de que no
se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos
que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas
dentro de las normas vigentes.
Correspondencia recibida y anexos

Correspondencia recibida
• Se entrega la copia del documento al usuario. Esta debe tener el número de fecha de
recibido, quien recibe y registrarlo en el libro de radicados para realizar el seguimiento.
• Existen dos formas de recibir la correspondencia: una es por medio de empresas de
mensajería y la otra es por personas naturales. Para la primera solo se realiza la
actividad de registrar, anexar la guía y distribuir. Para la segunda, el documento se
recibe, se le pone la fecha, quien recibe, se radica y se entrega copia.
• Comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 0001 (cero cero
cero uno) utilizando sistemas manuales mecánicos o automático
• Los documentos que no ingresen por el lugar de centralización de correspondencia no
se considerarán documentos oficiales y se hará responsable el funcionario que lo reciba
arbitrariamente.
• Los correos electrónicos que lleguen a la página Web o al correo electrónico de la
Administración Municipal se deben guardar en una carpeta creada para tal fin. Aquellos
que se consideren de mucha importancia se deberán imprimir y radicar de acuerdo a
las pautas de la presente resolución. En caso de que lleguen correos electrónicos a las
cuentas personales de los servidores públicos estos deberán ser guardados en las
carpetas creadas para este fin.
• Los documentos que se reciban vía fax deberán ser radicados. Los fax que se reciban
en otras dependencias deberán ser enviados al lugar donde se centralizará la
correspondencia para su radicación correspondiente.
• La correspondencia de carácter personal deberá ser entregada al funcionario al cual fue
remitida sin radicarla en el libro.
• Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la reserva justificada y firma del funcionario que recibió y/o
radico la correspondencia.
• Revisión de las comunicaciones. Las comunicaciones de origen oficial o particular que
ingresen a la Administración Municipal deberán ser revisadas para verificar su
destinatario, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, se está dirigida a
la entidad se procederá a la radicación de la misma. De igual forma se realizara con las
comunicaciones producidas por el municipio.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 164
• Comunicaciones sin firmas y sin nombre de! responsable. Cuando una comunicación no
esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se
determinarán las acciones a seguir. Su control se deberá efectuar de conformidad con
las normas en la materia.
• Cuando un funcionario reciba a nombre de la Administración Municipal un documento
en una entidad pública como la Gobernación, deberá dirigir dicho documento a la
ventanilla única para su centralización de manera inmediata
9. DESCRIPCIÓN

1.. Recibir la Recepción: Consiste en recibir y revisar
correspondencia (verificar firma, dirección, numero de
Inicio anexos, etc.) todos los documentos que
ingresen a Administración Central
Municipal, los cuales serán recepcionados Auxiliar
en Ventanilla Única Administrativo
2. sello 2. sello: Se pone el sello de recibido de la

Alcaldía Municipal de SANTA ANA
3. Abrir la 3. Abrir la correspondencia: Se abre la
correspondencia correspondencia para saber a que Auxiliar
dependencia va dirigida Administrativo
4. Radicación Radicación: Consiste en asignar un

numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas por la Auxiliar
Administración Centra Municipal, dejando Administrativo
constancia de la fecha y hora de recibo o
de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley
5. Reporte de 5. Reporte Plazos: Se genera el reporte

plazos en el libro radiador de la fecha de Auxiliar
A contestación o de vencimiento del Administrativo Libro radiador
documento.
6. entregar la 6. Entregar la correspondencia a la

correspondencia a dependencia correspondiente
dependencia
correspondiente la

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7. firma en Libro 7.firma en libro de radicado: Se firma
De radicados según el libro de radicados quien recibe
Auxiliar
Administrativo
13.1. PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES PRODUCIDAS POR LA

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL
1. OBJETIVO
Gestionar la correspondencia entre dependencias y la enviada por la Alcaldía Municipal

de SANTA ANA al Municipio, Departamento o Nación (personas naturales y/o jurídicas),
mediante el ingreso y registro de la información de los documentos por medio del libro
radicados, con el fin de ejercer un control sobre ésta.
2. ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la recolección de la correspondencia en
cada dependencia, para que sea registrada en el libro radicador, hasta el
direccionamiento a los operadores (de correo), envío y control de la documentación
enviada, para las respectivas dependencias o personas naturales y/o jurídicas si es
para el exterior.
.
3. RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trámites (Auxiliar Administrativo)
4. BASE LEGAL
• Ley 80 de diciembre 22 de 1989. “Por la cual se crea el archivo General de la

Nación y se dictan otras disposiciones
• Ley 594 de 2000. “Por la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones
•Constitución Política de Colombia Artículo 20.-“Se garantiza a toda persona la libertad
de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información
veraz e imparcial”.
• Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 166
• Comunicaciones Oficiales Externas: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la
Alcaldía Municipal, establece con entidades públicas, empresas privadas o personas
naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales.
Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Alcaldía Municipal, utiliza como
documento básico la carta u oficio.
• Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite
para la institución.
• Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los Actos Administrativos debe
ser consecutiva y las oficinas responsables de dicha actividad, deben llevar los
controles, atender las consultas y reportes necesarios, siendo responsables de que no
se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos
que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas
dentro de las normas vigentes. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan los registros en sistemas
manuales o automatizados de comunicaciones oficiales, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como. Nombre de la persona y/o entidad
remitente o destinataria, nombre o código de la (s), dependencia (s), competente (s),
número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo
de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Libro de radicado
Oficios de respuesta
• El medio de recepción es personalmente. Los funcionarios que requieran el envío de la

correspondencia deberán entregarla a la responsable de ventanilla única a más tardar a
las 3 PM, después de esa hora la correspondencia se despachará al día hábil siguiente.
• El libro radiador se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios
responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia
•Se debe generar el reporte de la correspondencia a enviar, diligenciar en el libro

radiador de la correspondencia a enviar, de acuerdo al lugar de destinación de la
correspondencia (Nacional, Internacional o Local).
• Los sobres que llegan al sitio de Centralización de la Correspondencia para trámite de

radicación de cuentas de vehículos no serán abiertos en este lugar, se radicarán con
los datos que aporte el sobre. Lo anterior debido a que los documentos que contienen
los sobres son confidenciales y se deben abrir al momento de hacer el trámite en la

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 167
Secretaria. El Trámite de la correspondencia tanto recibida y producida se deberá
adelantar por lugar de Centralización de la Correspondencia.
• La Secretaria de Gobierno y Participación Comunitaria A través de la Comisaria de

Familia y las Inspecciones de Policía, serán los responsables de producir y distribuir en
forma consecutiva las citaciones, los formatos de pérdida de documentos, causaciones,
querellas policiales y los oficios de cobros de los títulos de alimento y guardarlas de
acuerdo a las normas archivísticas.
• La Oficina Asesora de Planeación será la Responsable de enumerar consecutivamente,

llevar el control y el archivo debidamente organizado de los documentos y formatos
relacionados con licencias de construcción, líneas de paramento, visitas de inspección
ocular, revisión de estratificación y demás trámites donde se requiere el Trámite de la
correspondencia tanto recibida y producida se deberá adelantar por el lugar de
Centralización de la Correspondencia.
• Horario cliente interno. para la recepción de la documentación a los clientes internos de

lunes a viernes de 8:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 4:00 pm
• Horario Cliente Externo. El horario de atención para los clientes externos será el que
actualmente tiene la administración central municipal
9. DESCRIPCIÓN

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 168
1. centralizar la 1. Las dependencias enviaran al lugar donde se
información centralizará la correspondencia VENTANILLA UNICA
Inicio las comunicaciones que produzcan, a excepción de
algunos documentos, especificados, generados en la
Secretaria de Tránsito y Transporte, Secretaria de
Salud, Secretaria General, Tesorería. Los demás
documentos producidos en cualquier dependencia
deberán cumplir con lo siguiente. Auxiliar
a) Las especificaciones dadas para la - Administrativo
elaboración de documentos
b) Los anexos si es del caso.
c) Firmas autorizadas.
d) Las comunicaciones deben, indicar claramente
elnombre del destinatario, cargo, ciudad, teléfono y
dirección.
e) Las Comunicaciones se deben enviar en
original y copia.
f) Las comunicaciones deben ir acompañadas de
su respectivo sobre Debidamente Rotulado
2. Centralización El citador recogerá las comunicaciones producidas en
de información cada dependencia, en los horarios indicados, con la
respectiva planilla de control que permita hacer citador
seguimiento a los documentos que se le asigne el
consecutivo, fecha y hora de salida respectiva.
3. Envío de El citador luego de que las comunicaciones queden
Correspondencia debidamente registradas en el libro radicador
procederá a su distribución en cada dependencia y de citador
ser externas procederá a su envio por correo
13.1. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
1. OBJETIVO
Describir la metodología para la Elaboración del presupuesto de la Alcaldía Municipal de
SANTA ANA.
4. ALCANCE
Inicia con la recopilación y análisis de la información y finaliza con la aprobación del
presupuesto por parte del Concejo Municipal
13. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los integrantes del
CONFIS, Alcalde Municipal, Secretario de Planeación y Tesorero General

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Gastos de Funcionamiento: Gastos que sirven para cubrir las actividades continuas o
recurrentes del Municipio, cubriendo el pago de los servicios personales
(funcionamiento de la Administración), los gastos generales en adquisición de bienes e
insumos y en adquisición de equipos para la Administración y las transferencias que
legalmente deben hacerse a otras entidades.
Gastos De Inversión: Gastos destinados al aumento del patrimonio público, tales como
obras de infraestructura; y también, según ha entendido la Corte Constitucional, los
gastos en inversión social que hacen parte del llamado gasto público social, tales como
agua potable, acueducto, alcantarillado.
Gastos del Servicio de la Deuda: Son los gastos para pagar las deudas que el
Municipio ha contraído, con entidades bancarias publicas o privadas u organismos
financieros que le hayan otorgado créditos al Municipio.
Ingreso Total: Es la suma de ingresos corrientes y de capital.
Ingreso Corriente: Son aquellos que provienen de los impuestos, tasas y

contribuciones especiales que recauda el Municipio y cancelados en el año en que se
ejecuta el presupuesto.
Ingreso de Capital: Es el conjunto de ingresos no recurrentes que el Municipio recibe

de fuentes tales como: transferencias, donaciones, préstamos, ingresos financieros,
venta y alquiler de activos y recuperaciones de años anteriores.
Marco Fiscal de Mediano Plazo: Es un instrumento que permite analizar la situación

de los ingresos y gastos del Municipio y definir medidas para cubrir las prioridades de
gastos.
Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector

público, considera los ingresos y gastos de caja y sus posibilidades de financiamiento y
define las metas máximas de pagos a efectuarse durante el año que servirán de base
para elaborar el Programa Anual de Caja PAC.
POAI: Es el Plan Operativo Anual de Inversiones que señala los proyectos de inversión
clasificados por sectores, órganos y programa.
Proyecto de Presupuesto: Es el estimativo de ingresos y la autorización máxima de

gastos, que se espera ejecutar en la vigencia siguiente. El proyecto de presupuesto se
concreta partiendo de los ingresos esperados y los gastos que se pueden realizar
definidos en el Plan Financiero y en el Marco Fiscal de Mediano Plazo, así como, las
prioridades de inversión que fueron definidas en el Plan Operativo Anual de Inversiones
acorde con el Plan de Desarrollo

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1. Definir parámetros para 1. Definir parámetros para la elaboración del
la elaboración del proyecto proyecto del presupuesto: El Secretario de
del presupuesto Planeación en coordinación con el Tesorero General
definirá los parámetros económicos, procedimientos y
responsabilidades de las dependencias y órganos que
integran el presupuesto general del Municipio y les Secretario de
informa por medio de oficio los lineamientos para la
formulación de los anteproyectos de gastos de Planeación
funcionamiento y gastos e inversión. Oficio
Nota: El presupuesto general del Municipio está
integrado por los presupuestos del nivel central de la
administración, del Concejo Municipal, de la Personería
Municipal y de los establecimientos públicos Tesorero
descentralizados. General
2. Analizar el Marco Fiscal 2. Analizar el Marco Fiscal de Mediano Plazo: El

de Mediano Plazo Secretario de Planeación y el Tesorero General reúnen
la información necesaria para analizar la situación
financiera actual del Municipio, determinan los ingresos,
los gastos y su interrelación y establecen metas para
fortalecer los ingresos y garantizar el financiamiento de Secretario de Marco Fiscal
los gastos. de Mediano
Planeación Plazo
Nota: Para la formulación del Proyecto de Presupuesto
se debe tener el cuenta el POAI.
Tesorero
General
3. Elaborar anteproyecto 3. Elaborar Anteproyecto de ingresos: Elaboran los

de ingresos. anteproyectos de presupuesto de ingresos totales Secretario de
(corrientes y de capital) asegurando la coherencia del
presupuesto anual con el Plan de Desarrollo del Planeación Anteproyecto
Municipio, con el Plan Financiero y con el POAI. de
Presupuesto
de Ingresos
Tesorero
General
4. Elaborar Anteproyecto de Gastos: Con los datos Secretario de
recopilados de los Secretarios de Despacho y Planeaci
4. Elaborar Anteproyecto ón Anteproyecto
de Gastos. responsables de cada área se elabora el anteproyecto de Gastos
de gastos (funcionamiento y servicio de la deuda) y lo Tesorero
presentan al CONFIS General
5. Definir el componente de 5. Definir el Componente de inversión: Determinan
inversión los proyectos e inversiones a ejecutarse durante el
período presupuestario y para los cuales se cuenta con Secretarios de
No aplica
fuentes de financiamiento debidamente aseguradas, ya Despacho
sea con recursos del Municipio u otras fuentes de
financiamiento.

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6. Consolidar el Proyecto 6. Consolidar el Proyecto del Presupuesto: Se
del Presupuesto. consolida el proyecto del presupuesto tomando como
base los ingresos esperados, egresos e inversión y los
gastos definidos en al Plan Financiero y en el Marco
Fiscal de Mediano Plazo y las prioridades de inversión Secretario de
que fueron definidas en el POAI. Planeación
Proyecto del
Una vez consolidado el presupuesto se envía al Alcalde Presupuesto
Municipal para su revisión. Tesorero Municipal
Nota: Cada uno de los componentes (ingreso, gasto e General
inversión) tiene una estructura interna definida por la
Ley Orgánica del Presupuesto, sus decretos
reglamentarios y el acuerdo de Estatuto Orgánico de
Presupuesto del Municipio.
7. Aprobar el Proyecto del 7. Aprobar el Proyecto del Presupuesto Municipal:
Presupuesto Municipal El Alcalde Municipal verifica que el presupuesto guarde Proyecto de
concordancia con el Plan de Desarrollo, el Plan Alcalde Presupuesto
Financiero y el POAI. Municipal Municipal
¿El Alcalde Municipal aprueba el Presupuesto? Aprobado
SI: Envía el Presupuesto al Concejo Municipal para su
análisis y aprobación.
NO: El Alcalde realiza recomendaciones y continua en la
siguiente actividad para hacer los ajustes respectivos.
Secretario de
Planeación
8. Realizar ajustes al proyecto del Presupuesto
8. Realizar ajustes alMunicipal: Según las recomendaciones del Alcalde
No aplica
Proyecto del Presupuesto Municipal se realizan las modificaciones en el
Presupuesto Municipal y regresa a la actividad No. 8.
Tesorero
General
9. Presentar el Proyecto 9. Presentar el proyecto del presupuesto al Concejo
del Presupuesto al Concejo Municipal para su análisis y aprobación: El Alcalde
para su análisis y Municipal presenta el Proyecto del Presupuesto al
aprobación Concejo Municipal, de acuerdo con las fechas
establecidas en el Estatuto del Presupuesto del Presupuesto
Municipio, primeros diez (10) días de las sesiones Municipal
ordinarias del mes de Noviembre (Art. 50 acuerdo 029 Alcalde Acto
de 2004 Estatuto Orgánico de Presupuesto). Municipal administrativo
El Concejo Municipal revisa y analiza el Presupuesto
Municipal y lo aprueba mediante Acuerdo, de tal forma,
se convierte en Acto Administrativo de obligatorio
cumplimiento para la Administración Municipal.
10. Ejecución y 10.Ejecución y Seguimiento para el presupuesto
Seguimiento para elmunicipal
presupuesto municipal Efectuar la ejecución del presupuesto y realizar el Tesorero
Formato de
seguimiento al presupuesto del municipal se hace con
Ejecución
base en las reuniones del CONFIS, periódicas en las
presupuestal
que se evalúan los diferentes aspectos del General
comportamiento de los ingresos y de los gastos.

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Responsabl Lugar y Protección d
Códig Nombre Recuperación Disposició
e Forma de e
o n
Archivo Retención
Tesorero Oficina de Archivador de la Archivo
Carpeta Oficios
Oficio General Tesorería Oficina de Municipal
de
/Físico Tesorería
Oficina de Archivador de la Ruta de acceso
Tesorería Oficina de
/Físico y Tesorería y P computador
Secretario de Archivo
Marco Fiscal magnético laneación Secretario de
Planeación y Municipal
de Mediano Oficina de (respectivamente planeación o
Tesorero Copia de
Plazo Planeació ) tesorero
General Seguridad
n Clave de acceso
/Físico y
magnético
Secretario de Oficina de Archivador de la Carpeta de
Planeación y Tesorería
Anteproyect Tesorero /Físico Oficina de Anteproyectos
o de General Oficina de Tesorería y de Archivo
Presupuesto Planeació Presupuesto de Municipal
de Ingresos n /Físico Planeación Ingresos
(respectivamente
)
Secretario de Oficina de Archivador de la
Tesorero /Físico Oficina de Carpeta
Anteproyect
General Oficina de Tesorería y de Archivo
o
Planeació Anteproyectos Municipal
de Gastos
n /Físico Planeación de Gastos
(respectivamente
)
Secretario de Oficina de Archivador de la Carpeta de
Tesorero /Físico Oficina de Proyect
Proyecto del
General Oficina de Tesorería y o del Archivo
Presupuesto
Planeació Presupuesto Municipal
Municipal
n /Físico Planeación Municipal
(respectivamente
)
Tesorero Oficina de Ruta de acceso Copia de
Plan General Tesorería/ computador Seguridad
Clave de acceso
Financiero Magnético Tesorero
General
Presupuesto Tesorero Oficina de Ruta de acceso Copia de
Municipal General Tesorería/ computador Seguridad
Clave de acceso
Magnético Tesorero
General

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 173
Carpeta
Clave de acceso ejecuciones Copia de
Auxiliar de Oficina de
Formato de Archivador presupuestales Seguridad
Presupuesto Tesorería/
ejecución Secretaria
y Tesorero Magnético
Presupuestal Administrativa y Disco Archivo
Municipal y Físico
financiera duro/Software Municipal
SINAP
DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del Fecha de Entidad que lo

Descripción
documento externo Expedición expide
Articulo 352. “ La ley Orgánica del
Presupuesto regulará lo correspondiente a la
programación, aprobación, modificación, ejecución de
los presupuestos de la Nación, de las entidades
Constitución Política Gobierno
territoriales y de los entes
de Colombia Nacional
Descentralizados de cualquier nivel administrativo, y su
coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo, así
como también la capacidad de los organismos y
entidades Estatales para contratar.
Acuerdo 029 de 2004 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de
Estatuto Orgánico de 03/12/2004 Concejo Municipal 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto
Presupuesto. Orgánico del Presupuesto.
Normativa del Presupuesto General de la Nación.
Gobierno
Ley 38 de 1989 21/04/1989
Nacional
Gobierno Ley 179 del 30 de diciembre de 1994: "Por la cual se

Ley 179 de 1994 30/12/1994
Nacional introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989”.
Gobierno
Ley 225 de 1995 20/12/1995 Por la cual se modifica la Ley orgánica de presupuesto.
Nacional
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994,

el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la
Gobierno Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993,
Ley 617 de 2000 06/10/2000
Nacional se dictan otras normas tendientes a fortalecer la
descentralización, y se dictan normas para la
racionalización del gasto público nacional.
09/07/2003 presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se
Gobierno
Ley 819 de 2002 dictan otras disposiciones
Nacional

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13.2. PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
1. OBJETIVO
Llevar el control de los movimientos presupuestales de la Administración Municipal de
SANTA ANA MAGDALENA, los cuales se ven reflejados en el informe Ejecución
Presupuestal de Gastos de la vigencia.
2. ALCANCE
Inicia con la asignación de los recursos anuales una vez aprobado y liquidado el
presupuesto de la vigencia fiscal a través del cargue al sistema de información SINAP y
termina con la preparación de la información presupuestal.
3. RESPONSABLE
CONFIS, Alcalde Municipal, Secretario de Planeación y Tesorero General.
Apropiación Presupuestal: Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto

que el Concejo Municipal aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal
respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en
consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
Plan Anual de Caja (PAC): Instrumento de Administración Financiera mediante el cual

se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles en las diferentes
apropiaciones presupuestales para atender los diferentes gastos de funcionamiento,
inversión y servicio a la deuda de cada sector que integra el Presupuesto Municipal.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: El certificado de disponibilidad

responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal Municipio.
Registro Presupuestal: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de

disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la
afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este
registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar
claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación
constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.

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5. DESCRIPCIÓN

1. Definir 1. Definir parámetros para la elaboración del proyecto
parámetros del presupuesto: El Secretario de Planeación en
para la coordinación con el Tesorero General definirá los
elaboración del parámetros económicos, procedimientos y
proyecto del responsabilidades de las dependencias y órganos que
presupuesto integran el presupuesto general del Municipio y les informa Secretario de
por medio de oficio los lineamientos para la formulación de
los anteproyectos de gastos de funcionamiento y gastos e Planeación
Oficio
inversión.
Nota: El presupuesto general del Municipio está integrado
por los presupuestos del nivel central de la administración,
del Concejo Municipal, de la Personería Municipal y de los
establecimientos públicos descentralizados. Tesorero
General
2. Analizar el 2. Analizar el Marco Fiscal de Mediano Plazo: El

Marco Fiscal de Secretario de Planeación y el Tesorero General reúnen la
Mediano información necesaria para analizar la situación financiera
Plazo actual del Municipio, determinan los ingresos, los gastos y
su interrelación y establecen metas para fortalecer los Secretario de Marco Fiscal
ingresos y garantizar el financiamiento de los gastos. Planeación de Mediano
Plazo
Nota: Para la formulación del Proyecto de Presupuesto se Tesorero
debe tener el cuenta el POAI. General
3. Elaborar 3. Elaborar Anteproyecto de ingresos: Elaboran los

anteproyecto de anteproyectos de presupuesto de ingresos totales Secretario de
ingresos. (corrientes y de capital) asegurando la coherencia del
presupuesto anual con el Plan de Desarrollo del Municipio, Planeación Anteproyecto
con el Plan Financiero y con el POAI. de
Presupuesto
de Ingresos
Tesorero
General
Secretario de
4. Elaborar Anteproyecto de Gastos: Con los datos Planeac
4. Elaborar recopilados de los Secretarios de Despacho y ión
Anteproyecto
Anteproyecto de responsables de cada área se elabora el anteproyecto de
de Gastos
Gastos. gastos (funcionamiento y servicio de la deuda) y lo
presentan al CONFIS Tesorer
o General
5. Definir 5. Definir el Componente de inversión: Determinan los
el proyectos e inversiones a ejecutarse durante el período
componente de presupuestario y para los cuales se cuenta con fuentes de Secretarios de No aplica
inversión financiamiento debidamente aseguradas, ya sea con Despacho
recursos del Municipio u otras fuentes de financiamiento.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 176
6. Consolidar el 6. Consolidar el Proyecto del Presupuesto: Se
Proyecto del consolida el proyecto del presupuesto tomando como base
Presupuesto. los ingresos esperados, egresos e inversión y los gastos
definidos en al Plan Financiero y en el Marco Fiscal de
Mediano Plazo y las prioridades de inversión que fueron
definidas en el POAI. Secretario de
Una vez consolidado el presupuesto se envía al Alcalde
Proyecto del
Municipal para su revisión. Planeación
Presupuesto
Nota: Cada uno de los componentes (ingreso, gasto e
Municipal
inversión) tiene una estructura interna definida por la Ley
Orgánica del Presupuesto, sus decretos reglamentarios y Tesorero
el acuerdo de Estatuto Orgánico de Presupuesto del General
Municipio.
7. Aprobar el 7. Aprobar el Proyecto del Presupuesto Municipal: El

Proyecto del Alcalde Municipal verifica que el presupuesto guarde
Presupuesto concordancia con el Plan de Desarrollo, el Plan Financiero
Proyecto de
Municipal y el POAI.
Alcalde Presupuesto
¿El Alcalde Municipal aprueba el Presupuesto?
Municipal
SI: Envía el Presupuesto al Concejo Municipal para su Municipal
Aprobado
análisis y aprobación.
NO: El Alcalde realiza recomendaciones y continua en la
siguiente actividad para hacer los ajustes respectivos.
Secretario de
8. Realizar 8. Realizar ajustes al proyecto del Presupuesto Planeación

ajustes al Municipal: Según las recomendaciones del Alcalde
No aplica
Proyecto del Municipal se realizan las modificaciones en el Presupuesto
Presupuesto Municipal y regresa a la actividad No. 8.
Tesorero
General
9. Presentar el 9. Presentar el proyecto del presupuesto al Concejo
Proyecto del Municipal para su análisis y aprobación: El Alcalde
Presupuesto al Municipal presenta el Proyecto del Presupuesto al
Concejo para su Concejo Municipal, de acuerdo con las fechas establecidas
análisis y en el
Presupuesto
aprobación Estatuto del Presupuesto del Municipio, primeros diez (10) Alcalde
Municipal
días de las sesiones ordinarias del mes de Noviembre (Art.
Acto
50 acuerdo 029 de 2004 Estatuto Orgánico de Municipal
administrativo
Presupuesto).
El Concejo Municipal revisa y analiza el Presupuesto
Municipal y lo aprueba mediante Acuerdo, de tal forma, se
convierte en Acto Administrativo de obligatorio
cumplimiento para la Administración Municipal.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 177
Códig de
Nombre Responsabl Lugar y Protección Recuperación Retenció
o e Forma de Disposició
n
Archivo n
Tesorero Oficina de Archivador de la Oficina Carpeta Archivo
Oficio General Tesorería de Tesorería de Municipal
/Físico Oficios
d Oficina de Archivador de la Oficina Ruta de
e Tesorería de acceso
Secretario
/Físico y Tesorería y P laneación computador Archivo
Marco Fiscal Planeación
magnético Secretario de Municipal
de Mediano y
Oficina de (respectivament planeación o Copia de
Plazo Tesorero
Planeació e) Clave de acceso tesorero Seguridad
General
n /Físico y
magnético
Anteproyect d Oficina de Archivador de la Oficina Carpeta de
o de Secretario e Tesorería de Anteproyectos
Presupuesto Planeación Tesorería y de
Archivo
de Ingresos y /Físico Planeación Presupuesto
Municipal
Tesorero Oficina de (respectivamente) de Ingresos
General Planeació
n /Físico
Secretario d Oficina de Archivador de la Oficina Carpeta de
Planeación e Tesorería de Anteproyectos
Anteproyect
y /Físico Tesorería y de Gastos Archivo
o
Tesorero Oficina de Planeación Municipal
de Gastos
General Planeació (respectivamente)
n /Físico
Proyecto del Secretario d Oficina de Archivador de la Oficina Carpeta de
Presupuesto Planeación e Tesorería de Proyecto del
Municipal y Tesorería y Presupuesto
Archivo
Tesorero /Físico Planeación Municipal
Municipal
General Oficina de (respectivamente)
Planeació
n /Físico
Ruta de
Oficina de acceso
Plan Tesorero Copia de
Tesorería/ Clave de acceso computador
Financiero General Seguridad
Magnético Tesorero
General
Ruta de
Oficina de acceso
Presupuesto Tesorero Copia de
Tesorería/ Clave de acceso computador
Municipal General Seguridad
Magnético Tesorero
General
Carpeta
ejecuciones
Copia de
Oficina de Archivador Secretaria Clave de presupuestale
Seguridad
Formato de Auxiliar de Tesorería/ acceso s
ejecución Presupuesto Magnético Administrativa y
y Tesorero Archivo
Presupuest y Físico financiera Disco
Municipal Municipal
al oró: a l. duro/Software
Elab Claudi Tejada SINAP

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 178
SANTA ANA...Mi Compromiso, Primero la Gente
Nombre del Fecha de Entidad que lo
Descripción
documento externo Expedición expide
Articulo 352. “ La ley Orgánica del
Presupuesto regulará lo correspondiente a la
programación, aprobación, modificación,
ejecución de los presupuestos de la Nación,
Constitución Política Gobierno de las entidades territoriales y de los entes
de Colombia Nacional descentralizados de cualquier nivel
Administrativo, y su coordinación con el Plan
Nacional de Desarrollo, así como también la
capacidad de los organismos y entidades
Estatales para contratar.
Acuerdo 029 de Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la
2004 Estatuto Concejo Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que
Orgánico de 03/12/2004 Municipal conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto. Presupuesto.
Gobierno Normativa del Presupuesto General de la
Ley 38 de 1989 21/04/1989
Nacional Nación.
Ley 179 del 30 de diciembre de 1994: "Por la
Gobierno
Ley 179 de 1994 30/12/1994 cual se introducen algunas modificaciones a la
Nacional
Ley 38 de 1989”.
Gobierno Por la cual se modifica la Ley orgánica de
Ley 225 de 1995 20/12/1995
Nacional presupuesto.
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136
de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de
1986, se adiciona la Ley Orgánica de
Gobierno
Ley 617 de 2000 06/10/2000 Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se
Nacional
dicta otras normas tendientes a fortalecer la
descentralización, y se dictan normas para la
racionalización del gasto público nacional.
Por la cual se dictan normas orgánicas en
materia de presupuesto, responsabilidad y
09/07/2003 Gobierno transparencia fiscal y se dictan otras
Ley 819 de 2002
Nacional disposiciones

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5.12. PROCEDIMIENTOS GESTIÓN RECURSOS FÍSICOS
5.12.1. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES
1. OBJETIVO
Llevar el control de los bienes de la Administración Municipal de SANTA ANA
MAGDALENA.
2. ALCANCE
Inicia con el Estudio de la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles en el
MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA, pero que no se requieren para el cumplimiento de
sus funciones, y termina con la baja de los mismos.
3. RESPONSABLE
Comité de Bajas, Almacenista y el Alcalde Municipal
1) BAJA DE BIENES MUEBLES. La baja de bienes muebles es el Procedimiento

Administrativo mediante el cual el MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA decide retirar
definitivamente un bien mueble de sus activos. Se perfecciona mediante el Acto Administrativo
que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su descargue de los inventarios y de los
registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para
cada caso.
2) BIENES SERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que se encuentren en buenas condiciones,
pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones o aquellos
bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados en otras áreas o
dependencias.
3) BIENES INSERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total,
deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben prestar y
tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.
4) BIENES INTANGIBLES. Son los bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados o
implementados por la Entidad, con el fin de mejorar, facilitar o tecnificar sus operaciones.
5) BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la
Entidad de un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en almacén o en
cualquier dependencia, ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento
generado por fuerza mayor o caso fortuito, o que habiéndose exonerado de responsabilidad al
cuentadante a través del proceso administrativo correspondiente o, estableciéndose su
responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.
6) DESMANTELAMIENTO. Es la operación de desarmar y desparejar un bien mueble con el fin de
que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas.

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 180
7) DONACIÓN. Liberalidad del MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA para transferir gratuita
e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público,
que lo acepta.
8) DESTRUCCIÓN DE BIENES. Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto de la
baja.
9) VENTA DE BIENES MUEBLES. Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a
dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido.
10) BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la
Entidad de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de funcionamiento
presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos de
mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que las
condiciones tecnológicas del bien no garanticen la idónea prestación del servicio.
12) BAJA DE BIENES MUEBLES SERVIBLES POR PERMUTA. Es la salida definitiva del
patrimonio del MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA , de aquellos bienes muebles que se
encuentran en buenas condiciones y son necesarios para el normal funcionamiento de la
Entidad, pero que la entidad ha decidido permutarlos por otros, de condiciones técnicas más
recientes, con la finalidad de mejorar la prestación del servicio.
13) BAJA DE BIENES POR FALTANTES. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes
muebles que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente,
y el cuentadante sólo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es
posible determinar un momento cierto de su desaparición.
14) CUENTADANTE. Persona a quien se le ha encomendado un bien mueble para su uso o
custodia, y a quien por la misma razón puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo.
15) REPOSICIÓN. Reemplazar o sustituir un bien mueble por otro bien mueble de iguales o
similares características y condiciones de uso.
16) BIENES OBJETO DE BAJA. Solo serán objeto de baja los bienes muebles corporales
según la clasificación que de los mismos consagran los artículos 653 al 663 del Código Civil.
1. Para que se produzca la baja de bienes muebles del MUNICIPIO DE SANTA ANA
MAGDALENA, se requiere un estudio técnico y de conveniencia previo, que deberá ser
elaborado y presentado al Comité Evaluador de Bajas.
6. DESCRIPCIÓN
1. Análisis de El Almacenista Municipal, elaborará, consolidará y pondrá a
necesidad disposición de los responsables de las demás dependencias
la información de los bienes muebles objeto de baja que
podrían ser utilizados total o parcialmente en otras
Oficio
dependencias, para que hagan las correspondientes Almacenista
solicitudes de traspaso de los bienes muebles.
2. Elaboración El Almacenista Municipal solicitará a la dependencia

del Estudio competente un concepto técnico sobre los bienes muebles Almacenista
Técnico y de que van a ser objeto de baja y certificación de que los
conveniencia bienes muebles no son necesarios en ninguna dependencia Jefe Concepto
de la Entidad. dependencia técnico
El Almacenista Municipal, coordinará la elaboración de un
concepto técnico escrito, dirigido al Comité de Bajas

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3. Sesión del El Comité Evaluador de Bajas estudiará y evaluará el
Comité de informe y, en acta motivada, emitirá concepto Comité
Bajas recomendando la autorización o rechazo de la baja de Evaluador de Acta
bienes muebles sometidos a su consideración y el destino Bajas
que se debe dar a los bienes muebles objeto de la baja.
El Alcalde del MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA, Alcalde

con base en el acta suscrita por el Comité Evaluador de
4. Aprobación Acto
Bajas, expedirá el Acto Administrativo en el cual autorizará
del Alcalde Administrativo
o rechazará las bajas recomendadas y determinará el
destino de los bienes muebles dados de baja.
5. Retiro de El funcionario encargado del almacén con base en el Acto

Inventario y Administrativo en el que se autorizan o rechazan las bajas,
entrega física procederá a retirar de los inventarios de cada cuentadante
de bienes los bienes muebles dados de baja, incluirá copia en la
correspondiente carpeta de inventarios e incorporará la
información requerida en los informes de inventarios. Una Almacén
vez efectuado el procedimiento de desmantelamiento, Inventario Acta
venta, destrucción de bienes muebles, según el caso, el
funcionario encargado de administrar los inventarios en el
MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA , mediante acta
detallada hará y formalizará la entrega física de los bienes
muebles.
6. Registro
Contable El Contador o quien realice esta función procederá a
Contador Informe
registrar el valor de las bajas en los respectivos informes
Contable
contables.
5.12.3. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES MUEBLES POR

PÉRDIDA O HURTO
1. OBJETIVO
Llevar el control de los bienes de la Administración Municipal de SANTA ANA
MAGDALENA.
2. ALCANCE
Inicia con el Estudio de la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles en el
MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA, pero que no se requieren para el cumplimiento de
sus funciones, y termina con la baja de los mismos.
3. RESPONSABLE
Comité de Bajas, Almacenista y el Alcalde Municipal

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1) BAJA DE BIENES MUEBLES. La baja de bienes muebles es el Procedimiento

Administrativo mediante el cual el MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA decide retirar
definitivamente un bien mueble de sus activos. Se perfecciona mediante el Acto Administrativo
que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su descargue de los inventarios y de los
registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para
cada caso.
2) BIENES SERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que se encuentren en buenas condiciones,
pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones o aquellos
bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados en otras áreas o
dependencias.
3) BIENES INSERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total,
deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben prestar y
tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.
4) BIENES INTANGIBLES. Son los bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados o
implementados por la Entidad, con el fin de mejorar, facilitar o tecnificar sus operaciones.
5) BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la
Entidad de un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en almacén o en
cualquier dependencia, ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento
generado por fuerza mayor o caso fortuito, o que habiéndose exonerado de responsabilidad al
cuentadante a través del proceso administrativo correspondiente o, estableciéndose su
responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.
6) DESMANTELAMIENTO. Es la operación de desarmar y desparejar un bien mueble con el fin de
que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas.
7) DONACIÓN. Liberalidad del MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA para transferir gratuita
e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público,
que lo acepta.
8) DESTRUCCIÓN DE BIENES. Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto de la
baja.
9) VENTA DE BIENES MUEBLES. Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a
dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido.
10) BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA. Es el retiro definitivo del patrimonio de la
Entidad de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de funcionamiento
presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos de
mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que las
condiciones tecnológicas del bien no garanticen la idónea prestación del servicio.
12) BAJA DE BIENES MUEBLES SERVIBLES POR PERMUTA. Es la salida definitiva del
patrimonio del MUNICIPIO DE SANTA ANA MAGDALENA , de aquellos bienes muebles que se
encuentran en buenas condiciones y son necesarios para el normal funcionamiento de la
Entidad, pero que la entidad ha decidido permutarlos por otros, de condiciones técnicas más
recientes, con la finalidad de mejorar la prestación del servicio.
13) BAJA DE BIENES POR FALTANTES. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes
muebles que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente y el cuentadante
sólo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es posible
determinar un momento cierto de su desaparición.
14) CUENTADANTE. Persona a quien se le ha encomendado un bien mueble para su uso o
custodia, y a quien por la misma razón puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo.
15) REPOSICIÓN. Reemplazar o sustituir un bien mueble por otro bien mueble de iguales o
similares características y condiciones de uso.

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16) BIENES OBJETO DE BAJA. Solo serán objeto de baja los bienes muebles corporales
según la clasificación que de los mismos consagran los artículos 653 al 663 del Código Civil.
5. DESCRIPCIÓN
1. Informe al El cuentadante del bien perdido o hurtado deberá realizar
jefe inmediato el informe, dirigido a su jefe inmediato, sobre las
circunstancias de modo tiempo y lugar en que ocurrió la
pérdida del mismo, acompañada de la copia del denuncio Oficio
respectivo ante las autoridades competentes, si es el caso. cuentadante
2. Visita de El superior inmediato deberá solicitar al Almacenista la

inspección visita de inspección para confirmar el faltante, y suscribir el Superior
acta correspondiente. jerárquico
Acta
Almacenista
3. Informe al El funcionario encargado de administrar el bien perdido,

almacenista informará al Almacenista para que se inicien los trámites Cuentadante
correspondientes. Una vez verificado el faltante el
Almacenista informará al alcalde sobre el bien perdido Oficio
Almacenista
4.Procedimiento Se iniciará el procedimiento administrativo a fin de

administrativo determinar la responsabilidad del funcionario y la baja se
de producirá cuando haya cesado el procedimiento
responsabilidad administrativo, se haya exonerado de responsabilidad al
cuentadante que tenía los bienes muebles a su cargo o
cuando estableciéndose su responsabilidad, se haya Control Interno
producido su pago o reposición. disciplinario
Acta
Se estableció responsabilidad del funcionario?
Si: Continúa en la siguiente actividad. Almacenista
No: Continúa en la actividad No. 7
5.Informe al El Almacenista, comunicará por escrito al cuentadante

cuentadante responsable de la custodia del bien mueble faltante las
características específicas del bien y el valor comercial del
mismo, con el fin de que el cuentadante proceda a reponer
el bien o cancelar su valor en dinero consignándolo en la
Cuenta que la entidad le indique

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6. Registro del Una vez el cuentadante entregue el bien mueble sustituto
Pago o o el comprobante de pago respectivo, y éste sea aceptado
reposición por el Alcalde, ordenará al Almacenista para que en la Cuentadante
aplicación sistematizada respectiva generare una “Nota de
Entrada” para ingresar el nuevo bien mueble, indicando
claramente que se trata de “Entrada por Reposición”. Con Nota de
éste documento, o el recibo de consignación del valor, el Alcalde entrada a
funcionario de contabilidad competente adelantará los almacén
registros contables correspondientes
Almacenista
Contador
7.Producción de Una vez se haya exonerado de responsabilidad al
la Baja cuentadante, el Alcalde ordenará mediante acto
administrativo al Almacenista para que realice el registro de
Fin la baja de los inventarios en la aplicación sistematizada que
Acto
utiliza la Entidad e informar por escrito al funcionario de
administrativo
contabilidad competente para que realice los registros Almacenista
contables correspondientes
6. PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN, CONTROL Y

MEJORAMIENTO CONTINUO
6.1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
1. OBJETIVO
Describir la metodología a seguir para la planificación y realización de auditorías

internas, con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Modelo estándar
de Control Interno de la Alcaldía Municipal de SANTA ANA, MAGDALENA
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la programación de auditorías internas y finaliza con su

evaluación.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Profesional

Universitario de Control de Interno.

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Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en
que se cumplen los criterios definidos para la Auditoría interna.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conclusiones de la Auditoría: Resultados de la Auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos de la Auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría

recopilada frente a los criterios de Auditoría.
Listas de verificación: Derrotero con los elementos a ser auditados y que permite ir
registrando durante su ejecución, las diversas observaciones y hallazgos encontrados.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado o dirigidas hacia un propósito especifico.
5. DESCRIPCIÓN
1. Programar las Auditorías Internas de Calidad: El
1. Programar las Profesional Universitario de Control Interno realiza la
Auditorías programación de auditorías teniendo en cuenta el
Internas. estado e importancia de los procesos.
Programa
Profesional
Luego de determinar el área, proceso o actividad que Universitario de de
será auditada se analiza la normatividad relativa al Control Interno Auditorías
tema, leyes, decretos, resoluciones estatutos, Internas
reglamentos, etc. Se estudian las operaciones, la
dinámica, actividades y la organización de estas,
revisando las médicas o controles internos, la
consistencia o debilidades de ellas y evaluar su utilidad
y conveniencia.

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2. Realizar el Plan de Auditoría: El Profesional
2. Realizar Plan de Universitario de Control Interno realiza el Plan de
Auditorías según en el formato “Plan de Auditoría Plan de
Auditorias. Profesion
Interna para cada uno de los procesos, teniendo en al Universitario de Auditoría
cuenta el programa de auditorias Interna
Control Interno
3. Revisar Plan de 3. Revisión del Plan de Auditoria: El Alcalde

Auditorias Municipal revisa y realiza ajustes al “Plan de Auditoría Alcalde
Interna y lo divulga al personal involucrado. Plan de
Municipal
Auditoría
Interna
A 4. Revisar documentación: El Profesional Universitario

4. Revisar de Control Interno solicita al responsable del proceso,
documentación información relacionada con el MECI y con el proceso a
auditar incluyendo la normatividad legal aplicable y Lista de
prepara las listas de chequeo diligenciando el formato El Profesional Verificación
“Lista de Verificación” de tal forma que permita cumplir
los objetivos y el alcance definidos en el “Plan de Universitario de Plan de
Auditoría Interna “ Auditoría
Control Interno Interna
A 5. Reunión de Apertura: El Profesional Universitario de

5. Reunión de Control Interno coordina la reunión de apertura con los
Apertura. responsables de proceso y funcionarios del proceso Líderes de los
auditado. procesos
En la reunión de apertura se exponen los siguientes Funcionarios

temas:
• Presentación del Equipo Auditor. Explicación de la No aplica
metodología de trabajo para realizar la El Profesional
Auditoría. Universitario de
• Objetivo de la Auditoría. Control Interno
• Horarios para las entrevistas y reuniones.
• Disponibilidad de recursos.
• Fecha y hora de reunión de cierre.
6. Realizar 6. Realizar entrevistas: El Profesional Universitario
entrevistas. recolecta evidencias del funcionamiento con el Plan de
Auditoría definido; realiza entrevistas a los funcionarios El Profesional Lista de
de los procesos auditados diligenciando el formato Universitario de Verificación
“Lista de Verificación” y confronta la entrevista con la Control Interno
forma como ejecutan las actividades.
7. Revisar 7. Revisar hallazgos: El Profesional Universitario de

hallazgos. Control Interno de acuerdo con las evidencias objetivas El Profesional
encontradas definen las No Conformidades y
observaciones. Universitario de
Control Interno

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8. Realizar reunión 8. Realizar la reunión de cierre: El Profesional
de cierre. Universitario de Control Interno realiza la reunión de
cierre con los líderes de proceso, funcionarios de los El Profesional
procesos auditados. En la reunión de cierre se tratan los Universitario de
siguientes temas: No aplica
Control Interno
Informar y validar a los líderes del proceso sobre las
oportunidades de mejora y las No conformidades
encontradas.
Solicitar la aplicación de Acciones respectivas para los
hallazgos encontrados.
9. Realizar informe 9. Realizar Informe de Auditoría Interna de Calidad:
de Auditoria. El .
Profesional Universitario de Control Interno elabora el
“Informe de Auditoría Interna de Calidad con las Informe de
observaciones, no conformidades y conclusiones, de la Auditoría
respectiva auditoría, el cual es entregado a cada líder Profesion Interna
de proceso en la fecha acordada para que se tomen las al Universitario de
acciones pertinentes y se envía una copa al alcalde Control Interno
Municipal para su estudio
Fin 10. Evaluar la auditoría: El profesional Universitario de
10. Evaluar Control Interno Verifica si las recomendaciones
desempeño formuladas por la Oficina de Control Interno se
implementaron al interior de los procesos u operaciones
de las diferentes áreas responsables de ejecutarlas.
Evaluación
Evalúa las mejoras o impactos positivos o la utilidad en Profesional
de
la implementación de dichas recomendaciones e Universitario de
Auditoría
informar de los resultados a la Alta Dirección y al Control Interno
responsable del proceso .Revisa el Programa de
auditoría interna para introducir mejoras para la vigencia
siguiente
Almacenamiento
Tiempo de
Nombre Responsable Lugar y Recuperación Disposición
Retención
Forma de Protección
Archivo
Computador
Profesional Oficina de
Programa Oficina de
Universitario Control Ruta de
de Control 2 años Se borra
Control Interno / acceso
Auditorías interno/ clave
interno Magnético
de acceso
Plan de Computador
Profesional Oficina de
Auditorías Oficina de
Universitario Control Ruta de
Internas de Control 2 años Se borra
Control Interno / acceso
Calidad interno/ clave
interno Magnético
de acceso
Profesional Oficina de Archivador
Lista de Carpeta de Archivo
Universitario Control Oficina de 2 años
Verificación Auditorías Municipal
Control Interno / control

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interno Magnético interno
Informe de Profesional Oficina de Archivador

Auditoría Universitario Control Oficina de Carpeta de Archivo
2 años
Interna de Control Interno / control Auditorías Municipal
Calidad interno d Magnético interno
Profesional Oficina de Archivador Carpeta
Evaluación
Universitario Control Oficina de Acciones Archivo
de la 2 años
Control Interno / control Correctivas y Municipal
auditoria
interno Magnético interno Preventivas
6.2. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE PLANES DE
MEJORAMIENTO POR PROCESO
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos básicos para la
elaboración de los planes de mejoramiento por proceso que son responsabilidad de
cada líder del respectivo proceso, dentro del componente planes de mejoramiento del
subsistema control de evaluación del Sistema de Control Interno.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la administración central incluye
la participación directa de la Secretaria General.
3. RESPONSABLE

Universitario de Control de Interno y los encargados de cada proceso
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de
mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la
organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y
funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento
de los objetivos de la Entidad en su conjunto.
5. NORMATIVIDAD
- Ley 87 de 1993.
- Decreto 1599 de 2005. MECI 1000:2005.

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6. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES REGISTRO
1.Socialización de Socializar y suministrar los formatos para el Listado de

formatos diligenciamiento de los planes de asistencia a
mejoramiento por procesos a los líderes de Profesional sensibilización
cada proceso. Universitario de
Control Interno
2.Identificación de Identificar claramente las observaciones y/o

debilidades las debilidades que se pretenden subsanar Secretario de Documento
respecto del proceso específico, analizando Despacho o Observaciones
las causas de su ocurrencia. Responsable de y debilidades
proceso del proceso
3.Definición de Definir el objetivo general y los objetivos Secretario de

objetivos y específicos del Plan de Mejoramiento Despacho o
responsabilidades Funcional. Responsable de
del Plan Establecer las responsabilidades de la alta proceso
dirección en su ejecución.
4.Definición de Identificar claramente a que Análisis de Secretario de Formato de

áreas criticas Proceso, Actividades o Áreas Críticas Despacho o Identificación
corresponde la observación efectuada y Responsable de de áreas
registrar sus denominaciones en las tres (3) proceso críticas
primeras columnas
Establecer los responsables para la ejecución
de las acciones programadas, quienes
realizarán también, la medición de su
cumplimiento y los recursos necesarios.
5.Diligenciamiento Diligenciar el Formato Plan de Mejoramiento Secretario de Formato Plan

de Formato Plan Procesos teniendo en cuenta: Despacho o de
de Mejoramiento Consignar las observaciones surgidas en cada Responsable de Mejoramiento
Procesos proceso de evaluación, así como las acciones proceso Procesos
a implementar para subsanar las
observaciones efectuadas.
Definir y consignar las acciones a implementar
para subsanar las observaciones efectuadas
al proceso

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específico. Formato
Establecer las medidas de cumplimiento y los
períodos en las cuales se verificará el efecto a
la implementación de las acciones propuestas.
6.Suscripción del El responsable del proceso cual deberá Secretario de Plan de

Plan de presentarse en los Plazos que determine Despacho o Mejoramiento
Mejoramiento Control Interno para suscribir el Plan de Responsable de suscrito
Mejoramiento proceso
de
Almacenamiento
Tiempo
Nombre Responsable Lugar y Recuperación
Retención Disposición
Forma de Protección
Archivo
Plan de Computador
mejoramiento
por procesos Oficina de Oficina de
Cada control Archivo
Ruta de acceso 2 años
proceso interno / Control Municipal
Magnético interno/
clave de
acceso
Cada Computador
proceso
Oficina de Oficina de
Planes de control Archivo
Ruta de acceso 2 años
mejoramiento interno / Control Municipal
Magnético interno/
clave de
acceso
6.3. PROCEDIMIENTO DE ASESORÍAS DE CONTROL INTERNO
1. OBJETIVO
Es el procedimiento mediante el cual en forma conjunta el Jefe de la oficina de Control

Interno o quién haga sus veces y los de las dependencias involucradas en un proceso
que presenta deficiencias, buscan facilitar la identificación de necesidades, el

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planteamiento de soluciones y mejorar la efectividad del mismo, acorde con las normas
vigentes.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia cuando define el objeto de la asesoría o el acompañamiento y

finaliza con la implementación de acciones de mejoramiento recomendadas por parte
de la dependencia objeto.
3. DEFINICIONES
CGR: Contraloría General de la República.

CGN: Contaduría General de la Nación.
4. RESPONSABLE
Jefe de oficina de control interno o quien haga sus veces.
5. DESCRIPCIÓN
1. Planeación Define el objetivo y el alcance de la asesoría o el
de la Asesoría acompañamiento. Jefe de control
Analiza la situación crítica observada o planteada. interno
Analiza la situación actual y la confronta frente a las
funciones, procesos y normas vigentes
2. Brinda la Brindan la asesoría y el apoyo a la dependencia que lo

asesoría requirió, con base en las alternativas de solución Jefe de control
planteadas. interno
3. Informe al Cuando se considere necesario: Redactan documentos

almacenista sobre la situación y las recomendaciones pertinentes. Jefe de control Acta de
interno asesoría
La dependencia objeto de asesoría implementa las

acciones de mejoramiento recomendadas Jefe de
dependencia
6. ANEXOS Y REGISTROS
ACTA DE LA ASESORÍA PRESTADA

6.4. PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL A LA GESTIÓN

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1. OBJETIVO
Verificar en la gestión de los procesos, a través del seguimiento a la evaluación de los
planes de acción, el avance en la ejecución del plan de desarrollo Municipal, durante
cada año de gobierno vigente
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la Alcaldía en especial a todos los líderes de proceso.
• Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de componentes de Control, que al

interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad
pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el
cumplimiento de su misión.
• Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que

garantizan el Control a la ejecución de la función, políticas de operación,
Procedimientos, Controles, Indicadores, Manual de procedimiento de la entidad pública,
haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la
operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos
• Indicadores: Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas

sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad
pública..
• Indicadores de Eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en

el Modelo de operación.
• Indicadores de Efectividad (impacto): Miden la satisfacción de las necesidades de la
ciudadanía o las partes interesadas.
• Subsistema de Evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar

interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del
Sistema de Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de
los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la
gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para
orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.
• Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en

forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la
efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo
real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar

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las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos
por la entidad.
• Autoevaluación de gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de

indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la
entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención
de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales
se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad
pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
4. RESPONSABLE
Jefe de oficina de control interno o quién haga sus veces, Responsable de Proceso,
Secretario de Planeación.
5. DESCRIPCIÓN

Recolección de información asociada a
los indicadores de los objetivosResponsable de

Recolección de
la ejecución del
información asociada a
estratégicos y de cada proceso: De
los indicadores de los
objetivos estratégicos y Proceso
de cada proceso acuerdo con los indicadores definidos en la
caracterización de cada proceso recopila la

información necesaria.
Calculo de los indicadores estratégicos
contenidos en el plan de desarrollo: Secretaria de
Calculo de los
indicadores estratégicos planeación
contenidos en el plan de Según el periodo establecido se calcula los
desarrollo:
indicadores teniendo en cuenta la fórmula de
cálculo establecida en las metas del plan de
desarrollo
Calculo de los indicadores de cada
Calculo de los proceso: Según el periodo establecido se Responsable
indicadores de cada calcula los indicadores teniendo en cuenta la de la ejecución
proceso fórmula de cálculo establecida en las del
caracterizaciones de los procesos. Proceso
Seguimiento y análisis al cumplimiento
de las metas establecidas en el plan de
Seguimiento y análisis al
cumplimiento de las desarrollo: Compara los resultados del Secretaria de
metas establecidas en el indicador con la meta establecida en los
plan de desarrollo
planeación
objetivos estratégicos y en la caracterización
del proceso, determinando si se cumple o no

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la meta.
Seguimiento y análisis al Seguimiento y análisis al cumplimiento

cumplimiento de las de las metas establecidas en los
metas establecidas en procesos: Responsable de
los procesos: Compara los resultados del indicador con los la ejecución del
rangos establecidos en las hojas de vida de Proceso
los indicadores determinando si es mínimo,
aceptable ó satisfactorio.
realizar un análisis del cumplimiento
Responsable de
Análisis la ejecución del
Proceso
Definición plan de mejoramiento del

proceso: Cuando se incumple la meta
Definición plan de realiza análisis de las causas que originan el Responsable
mejoramiento del cumplimiento y define el plan de de la ejecución
proceso mejoramiento para el cumplimiento de la del
meta. Si las causas son externas a la Proceso
administración central justifica el hecho.
Implementación plan de mejoramiento
proceso: Difunde e implementa las acciones Responsable de
Implementación plan de de mejoramiento definidas para lograr la
mejoramiento proceso: meta establecida. la ejecución del
Proceso
Entrega de indicadores analizados a
oficina de control interno y a Secretaria
Entrega de indicadores de Planeación: Remite los indicadores con Responsable Oficio
analizados de la ejecución
su respectivo análisis al Jefe de Control del
Interno. Proceso
Presentación y análisis de indicadores en
comité Operativo de MECI:
Semestralmente los responsables de cada Comité
Dependencia presentan los resultados de los
Presentación y análisis indicadores y su análisis. El comité
de indicadores en determina si es necesario definir acciones de operativo MECI Oficio
comité Operativo de mejoramiento adicionales para que se
MECI incluyan en el plan de mejoramiento
institucional y/o de procesos.

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Análisis independiente de resultados de Jefe de Control
indicadores con periodicidad anual: Realiza Interno
Informe
análisis independiente de resultados
emitiendo informe al representante legal.
Seguimiento a Planes de acción: Realiza Secretaria de
seguimiento a los planes de acción suscritos Planeación
por cada Dependencia produciendo un
informe para el Alcalde.
Formato
Seguimiento a Planes seguimiento
Cada Dependencia deberá enviar copia del
de acción planes de
plan de acción a la Oficina de Planeación y
acción
semestralmente reportar el avance haciendo
referencia a los soportes que sustentan el
avance.
6. ANEXOS Y REGISTROS
• Indicadores de proceso
• Indicadores estratégicos
• Plan de mejoramiento de procesos
• Tabla consolidada de indicadores con análisis de control interno
• Acta de comité de calidad
• Informe semestral de cumplimiento de programas y proyectos
6.5. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS
1. OBJETIVO
Establecer parámetros para la adecuada administración de los Riesgos identificados en

los procesos de la Alcaldía Municipal de SANTA ANA, MAGDALENA .
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Control Interno de la
Alcaldía Municipal de SANTA ANA, MAGDALENA , desde la capacitación al equipo de
trabajo para la identificación, análisis y establecimiento de controles de los riesgos en
cada proceso hasta el seguimiento y evaluación de las acciones implementadas para
contrarrestarlos.
3. RESPONSABLE

Universitario de Control de Interno y los encargados de cada proceso
4. BASE LEGAL

Cl. 2 No. 5-66 – Tel: 6837076 - Fax: 6837004-6837474 196
• Ley 87/93: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
• Ley 489/98: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 2145/ 99: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional
y Territorial y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 2145/ 99: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional
y Territorial y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1537/01: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a

elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las
entidades y organismos del Estado.
• Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano y se presenta el Anexo Técnico del MECI 1000:2005
Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos.
Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
Identificación de Riesgos: El proceso mediante el cual se reconoce que existe un

riesgo y se definen explícitamente sus causas y características.
Análisis De Riesgos: Estudio de los eventos que tienen efectos sobre la actividad de
una entidad.
Control De Riesgos: La parte de administración de riesgos que involucra la

implementación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos para eliminar
o minimizar los riesgos adversos.
Administración de Riesgos: Es el proceso continuo basado en el conocimiento,

evaluación, manejo de los riesgos y sus impactos que mejora la toma de decisiones
organizacionales.
Mapa de Riesgos: Representación gráfica de los resultados de un método sistemático

y continuamente actualizado de detección, análisis y valoración de los riesgos
laborales. Su objetivo es eliminar, reducir o asumir conscientemente los riesgos de la

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manera más eficaz, para eliminarlos, cuando ello sea posible, reducirlos en su caso, al
menos, asumirlos conscientemente.
5. DESCRIPCIÓN

INICIO 1. 1. Capacitación y formación al equipo de trabajo.
Capacitación y Capacitar al equipo de trabajo en la identificación y Responsable
formación al equipo administración de riesgo en cada proceso. Proceso No Aplica
de trabajo. Control Interno
2. Identificación de Riesgos: Identificar riesgos

2. Identificación de internos y externos existentes y potenciales que Responsable
Riesgos impidan el cumplimiento de los objetivos de Proceso Formato de
institucionales, así como las posibles causas y Identificación
consecuencias de su ocurrencia. Diligenciar Formato de Riesgo.
de identificación de riesgos.
3. Análisis de 3. Análisis de Riesgos: Analizar riesgo de acuerdo al Formato

Riesgos impacto y probabilidad de ocurrencia del mismo, análisis Del
clasificar y priorizar de acuerdo a la tabla de Responsable riesgo
valoración contenida en la Guía de Administración de de Proceso
Riesgos de la DAFP.
4. Control de 4. Control de Riesgos: Identificar y establecer el

Formato
Riesgos efecto de los controles existentes para mitigar el Responsable
Control de
riesgo, valorar el riesgo ante dichos controles y de Proceso
Riesgos
establecer nuevas estrategias a implementar.
5. Mapa de 5. Mapa de Riesgos: Consolidar mapa de riesgos de
Riesgos los procesos conforme al análisis de riesgos.
Responsable Mapa de
de Proceso Riesgos
6. Elaboración Plan 6. Elaboración Plan de Manejo de Riesgos:

de Manejo de Elaborar Plan de Manejo de Riesgos de tal forma que Formato Plan
Riesgos se logren identificar los controles para prevenir o Responsable de manejo de
mitigar el impacto de los riesgos existentes. de Proceso riesgos
7. Elaborar y 7. Elaborar y Revisar Políticas de Administración

Revisar Políticas de Riesgos: Elaborar y Revisar las políticas de
de Administración Administración de Riesgo, de acuerdo con la Políticas de
de Riesgos valoración de los mismos, de tal forma que sea Administración
posible la toma de decisiones adecuadas y fijar los Responsable de Riesgos
Lineamientos de la administración de riesgos. de
Proceso

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8. Mapa de 8. Mapa de Riesgos: Consolidar mapa de riesgos de Mapa de
Riesgos la entidad y el Plan de Manejo del mismo. Responsable Riesgos
Proceso
Control Interno Formato Plan
de Manejo de
Riesgos
9. Seguimiento 9. Seguimiento: Realizar seguimiento a la
implementación y ejecución de los compromisos
adquiridos para el control de los riesgos identificados
en el proceso. Por lo cual se debe enviar a los Formato
responsables de cada proceso el formato de Responsable Seguimiento y
seguimiento y monitoreo para su diligenciamiento, Proceso Monitoreo de
estableciendo acciones, resultados del periodo a Control Interno Riesgos
evaluar y análisis de los resultados.
10. Verificación del 10. Verificación del Plan de Manejo de Riesgos:

Plan de Manejo de Adelantar verificaciones sobre la marcha del Plan de
Riesgos Manejo de Riesgos e identificar las situaciones o Responsable
factores que influyan en la aplicación de las acciones No Aplica
preventivas.
Proceso
Control Interno
11. Detección de 11. Detección de Nuevos Riesgos: Coordinar con Mapa de
Nuevos Riesgos los Jefes o responsables del Proceso la formulación Riesgos
del Plan de Manejo de Riesgos para incluir las Responsable
acciones y combatir los nuevos riesgos identificados. Formato Plan
Proceso de Manejo de
Control Interno Riesgos
12. Elaborar 12. Elaborar Informe de avance en el manejo de
Informe de avance riesgos: Elaborar Informe de avance en el manejo de
en el manejo de riesgos, dando a conocer a los responsables de Informe de
riesgos proceso, los resultados de verificación y/o monitoreo Avance en el
al cumplimiento de las acciones a seguir durante el Jefe de control Manejo de
trimestre. Riesgos
Interno
Almacenamiento
Tiempo
Código Nombre Responsable Lugar y Recuperación de Disposición
Forma de Protecci Retención
Archivo ón
Formato de Oficina de Computador
Identificación Cada control
de proceso interno / Oficina de
Riesgo Magnético Ruta de Archivo
2 años
Control acceso Municipal
Interno/
clave de
acceso

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Formato Cada proceso Oficina de Computador
análisis control
Del riesgo interno / Oficina de
Magnético Ruta de Archivo
2 años
Control acceso Municipal
Interno/
clave de
acceso
Cada proceso Oficina de Computador manejo de
control
Formato interno / Oficina de
Archivo
Control de Magnético Control Carpeta
2 años Municipal
Riesgos Interno/ riesgos
clave de
acceso
Control Oficina de Computador manejo de
interno control
interno / Oficina de
Mapa de Magnético Archivo
Carpeta
Riesgos Control 2 años Municipal
riesgos
Interno/
clave de
acceso
Formato Plan Cada proceso Oficina de Computador manejo de
de manejo de control
riesgos interno / Oficina de
Magnético Archivo
Carpeta
Control 2 años Municipal
riesgos
Interno/
clave de
acceso
Políticas de Control Oficina de Computador manejo de
Administración interno control
de Riesgos interno / Oficina de
Magnético Archivo
Carpeta
Control 2 años Municipal
riesgos
Interno/
clave de
acceso
Formato Cada proceso Oficina de Computador manejo de
Seguimiento y control
Monitoreo de interno / Oficina de
Archivo
Riesgos Magnético Control Carpeta 2 años
Municipal
Interno/ riesgos
clave de
acceso

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MANUAL DE PROCESOS Y

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La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la

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• Constitución política de 1991(artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principio de la

• Código contencioso administrativo (artículo 3): establece que las actuaciones

• La ley 87 de noviembre de 1993 (artículo 1 y 4) establece el ejercicio del control

• Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativa para

• Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 suprime y reforma regulaciones,

• Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función pública

• Ley 489 de 1998 (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámites

• Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999: Define los lineamientos

• Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000: Presenta la agenda de

Alcaldía Municipal - Palacio de Gobierno.

A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más

• Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

• Macro proceso: Es un conjunto de procesos

• Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace en la

• Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,

• Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden ser

• Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.

o Físicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.

• Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de

• Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que

• Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o

Alcaldía Municipal - Palacio de Gobierno.

• Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización

• Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

• Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de una

• Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas

• Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer

• Realimentación (feedback): La retroalimentación sirve para comparar la manera

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1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN

El subsistema de Control Estratégico del modelo MECI, contiene como elemento el

2. Macro Proceso Misional: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misión de la

4. Macro Proceso de evaluación y control: Son los que garantizan el efectivo

A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta el

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MACRO PROCESO ESTRATÉGICOS

MACRO PROCESO MISIONAL

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MACRO PROCESO DE APOYO

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La Administración Municipal de SANTA ANA organiza su gestión a través de los Macro

A continuación se presentan los procedimientos realizados por cada área de la

Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de actividades

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4.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO

Describir la metodología para la elaboración y seguimiento del Plan de Desarrollo de la

El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Alcalde Municipal,

BPIN: Banco de proyectos de inversión nacional.

Diagnóstico: Evaluación de la situación real de la sociedad en la que se desarrollaran

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Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un

Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades

Plan indicativo: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la