Lineamientos para El Proceso de Depuración Contable Con Anexos PDF

LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE DEPURACIÓN CONTABLE

REQUERIDO EN LAS ETAPAS DE PREPARACION Y APLICACIÓN DE LOS NUEVOS
MARCOS NORMATIVOS DE REGULACIÓN CONTABLE
Elaborado: Angel Antonio Zabaleta Galindo

Contratista Equipo Consultor Implementación Nuevo Marco Normativo
Revisado por:
Marcela Victoria Hernández Romero- Contadora General de Bogotá D.C.
Juan Camilo Santamaria – Subdirector Consolidación Gestión e Investigación
DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD
Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

Código Postal 111311
Dirección de Impuestos de Bogotá:
Avenida Calle 17 Nº 65B-95 -
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Bogotá, Distrito Capital - Colombia
Contenido
I. GENERALIDADES PROCESO DE DEPURACIÓN. .......................................................................... 5
A. Acciones administrativas para adelantar el proceso de depuración ........................................... 6
B. Definiciones ......................................................................................................................................... 7
II. RECOPILACION DE DOCTRINA CONTABLES ................................................................................ 8
A. Depuración Cuentas Bancarias ........................................................................................................ 8
a) Causa de la Depuración ................................................................................................................ 8
b) Doctrinas Emitidas Aplicables ...................................................................................................... 8
c) Características Cualitativas que debe cumplir ........................................................................... 9
B. Depuración de las Cuentas por Cobrar ........................................................................................... 9
a) Causa de la Depuración ................................................................................................................ 9
b) Doctrinas Emitidas Aplicables ...................................................................................................... 9
c) Características Cualitativas que debe cumplir ..........................................................................10
d) Características Cualitativas que debe cumplir ..........................................................................10
C. Depuración de las Cuentas de Inventarios ....................................................................................10
a. Causa de la Depuración: ..............................................................................................................11
b. Doctrinas Emitidas Aplicables .....................................................................................................11
c. Características Cualitativas que debe cumplir ..........................................................................11
D. Depuración de Anticipos sobre Convenios y Acuerdos ...............................................................11
a) Causa de la Depuración ...............................................................................................................11
b) Doctrinas Emitidas Aplicables .....................................................................................................12
c) Principios de Contabilidad que cumple ......................................................................................12
E. Depuración de Propiedad Planta y Equipos ..................................................................................12
a) Causa de la Depuración Bienes. ................................................................................................12
1. Inmuebles. ......................................................................................................................................12
2. Muebles. .........................................................................................................................................13
b) Doctrinas Emitidas Aplicables. ....................................................................................................13
F. Depuración de las Cuentas Pasivos ...............................................................................................16
G. Depuración Cuentas de Orden ........................................................................................................17
III. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA BAJA DE ELEMENTOS INVENTARIO ......................18
IV. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA LA DEPURACION CONTABLE. ..................................19
1. Determinar ..........................................................................................................................................19
2. Soporte o Sustentación ....................................................................................................................20
3. Reconstrucción de expedientes ......................................................................................................21
4. Concepto Jurídico ..............................................................................................................................21

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4.1 Causales Jurídicas que permiten sustentar el concepto jurídico para la depuración ....22
i) Caducidad ...........................................................................................................................................22
ii) Prescripción ........................................................................................................................................22
iii) Pérdida de Fuerza Ejecutoria ..........................................................................................................22
iv) Remisibilidad ......................................................................................................................................23
5. Aspectos básicos en la Depuración Contable. ..............................................................................23
5.1. Ficha Técnica de Depuración .................................................................................................23
5.2. Someter a estudio al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable ....................................24
5.3. Expedición Acto Administrativo que ordena depuración. ...................................................24
5.4. Reconocimiento Contable........................................................................................................24
5.5. Disposición final de la documentación...................................................................................24
5.6 Concepto del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. .......................................................25
5.7 Creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable ..................................................25
5.8 Conformación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable: ........................................26
5.9 Funciones Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:.....................................................26
6. Otro criterio de análisis para efectuar depuración Relación Costo – Beneficio. ......................27
V. BUENAS PRACTICAS EN EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DE COBRO ..................28
1. De carácter gerencial y administrativo. ..........................................................................................28
2. Por parte de la alta dirección ...........................................................................................................28
3. Acciones, actividades y estrategias ................................................................................................29
ANEXOS ...........................................................................................................................................................31

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ALCANCE
Este documento contiene una recopilación de las Doctrina Contables emitidas por la
Contaduría General de la Nación y Secretaría de Hacienda Distrital – Dirección Distrital de
Contabilidad, en referencia al tema de depuración en las vigencias 2014, 2015 y enero -
febrero de 2016, también toma las generalidades del proceso y documentos modelo que
ilustrarán sobre el procedimiento de depuración a quienes funcionalmente intervienen en
el proceso: representantes legales, responsables administrativos y/o financieros,
contadores, responsables de cartera, responsables del área jurídica, responsables de las
áreas de sistemas e informática, del área del Control Interno y demás funcionarios que
interactúen en el proceso de incorporación de información a los estados financieros, con
el fin que sirva de herramienta de consulta para efectuar el proceso de depuración de las
cifras y demás datos contenidos en los estados financieros el cual es necesario realizar
antes de la implementación del nuevo marco normativo de regulación contable emitido por
la Contaduría General de la Nación en convergencia hacia Normas Internacionales de
Contabilidad

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I. GENERALIDADES PROCESO DE DEPURACIÓN.
Según lo dispuesto en el procedimiento adoptado por el Contador General de la Nación

mediante Resolución 357 del 23 de julio de 2008 “3.1 Depuración Contable Permanente y
sostenible”, las entidades públicas distritales cuya información contable no refleje su
realidad financiera, económica, social y ambiental, deben:
 Efectuar las gestiones administrativas necesarias.
 Cumplir con las características cualitativas de confiabilidad, revelación y
comprensibilidad.
 Depurar las cifras sin razonabilidad y/o soporte Idóneo.
 Incorporar en la contabilidad los bienes, derechos obligaciones de la entidad no
registrados en los estados financieros.
 Las actividad de depuración se deben adelantar todas las veces que se han
necesarias.
Las anteriores actividades son necesarias para evitar que la información contable revele
situaciones tales como:
a. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o
pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el
caso.
b. Pasivo y/o obligaciones financieras inexistentes.
c. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de
los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes.
d. Efecto patrimonial que no representen derechos, bienes u obligaciones para la
entidad.
Si la información contable presenta alguna característica antes mencionada se debe

efectuar las acciones correctivas para adelantar su respectiva depuración.
Es importante destacar que la Contaduría General de la Nación, en el proceso de

implementación del nuevo marco normativo emitió la Resolución 193 del 05 mayo de 2016
“Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de
Contabilidad Pública el Procedimiento para la evaluación de control interno contable”, que
rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 357 de 2008 y demás
disposiciones que le sean contrarias, a partir del 1 de enero de 2018
Según la directiva 007 de junio 07 de 2016 emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO DE

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REGULACIÓN CONTABLE PUBLICA APLICABLE A ENTIDADES DE GOBIERNO EN BOGOTÁ

DISTRITO CAPITAL. “3. Dentro de las estrategias que se implementen, se deben considerar, como
mínimo las siguientes acciones/actividades que se constituyen en factores claves de éxito, para la
determinación de los saldos iniciales y la aplicación de la norma a partir del 1. Enero de 2017: -
Revisión, análisis y depuración de rubros contables”
A. Acciones administrativas para adelantar el proceso de depuración
A partir de la verificación de la información financiera que amerita el proceso de

depuración contable, se deben adelantar estrategias y acciones dentro del marco de la
realidad y complejidad de cada ente. A continuación presentamos las acciones
generales:
 Determinación de la fecha en la que se efectuó el registro contable o se incorporó

la partida objeto de depuración a la información financiera de la entidad. En caso
de no determinar con exactitud la fecha de registro será válida la vigencia fiscal en
la que operó tal registro o, al menos informar la fecha de corte más antigua en la
que aparece debidamente identificado el registro contable.
 Exploración exhaustiva de archivos de los documentos soportes, tanto internos

como externos, que permitan encontrar indicios sobre la realidad de cada partida
contable, seleccionando aquellos que se consideren fundamentales para
conformar el expediente de depuración de la partida.
 Verificación de la liquidación de los contratos, a efectos de determinar los

derechos y obligaciones finales frente a terceros.
 Si no se dispone de la documentación que los respalde, aplicación de

procedimientos administrativos tendientes a su localización, reconstrucción o
sustitución utilizando mecanismos alternos de comprobación, tales como,
circularizacion y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente
involucrados, o de orden legal y fiscal mediante los cuales pueda establecerse la
existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.
 De no resultar estas medidas, iniciación de un proceso de investigación, en el que

se aporten al expediente, si es posible, las declaraciones escritas de funcionarios,
o ex funcionarios, dejando constancia del posible origen de la partida, las
probables causas para su no recuperación o pago, según el caso, cuyo propósito
será ratificar la total incertidumbre sobre el origen de cada partida.
 Análisis de la relación costo beneficio, comparando el monto a recuperar y/o

depurar contra el costo de realizarlo, considerando entre otros, aspectos los

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relacionados con el requerimiento de personal, el procedimiento operativo y legal,

tiempos posibles de duración para la depuración por partida.
 Las demás actividades que considere la entidad deba desarrollar como gestión
administrativa para adelantar el proceso de depuración contable. 1
B. Definiciones2
Depuración Contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo un

ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y
obligaciones que conforman el patrimonio público. La depuración implica acopiar la
información y documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte para los
ajustes contables realizados a los saldos con ocasión del proceso.
Depuración Ordinaria: La depuración normal u ordinaria de los saldos se

fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en
particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la
entidad.
La Circular Externa 01 de 20093 establece que si se dispone de información suficiente

que permita efectuar la depuración contable correspondiente a errores de
contabilización, ajuste o reclasificación contable se procederá de conformidad con lo
establecido en la normatividad contable vigente, es decir corresponde a una
depuración ordinaria de saldos contables.
Depuración Extraordinaria: Depuración que se ordena luego de agotar toda la

gestión administrativa e investigativa realizada con el propósito de obtener un soporte
documental idóneo tendiente a la identificación y aclaración de saldos contables, sin
que sea posible establecer la procedencia u origen de la partida. Así mismo, incluye la
depuración cuando la relación costo beneficio resulta desfavorable para las finanzas
de la entidad.
Derechos u obligaciones inciertos: Son aquellos que desde su origen carecen de

coercitividad o que nacieron con la posibilidad jurídica de ser exigibles pero por
diversas causas perdieron su coercitividad.
Relación costo - beneficio desfavorable: Se presenta cuando el monto que

razonablemente se estima será recaudado, resulta inferior al valor de los costos en
que incurre la administración para lograr el recaudo correspondiente, luego de la
1
Instructivo No. 30 de diciembre 31 de 2002, por el cual se reglamentan los procedimientos administrativos y
contables para adelantar el proceso de saneamiento contable en el Distrito Capital
3
La Circular Externa 01 de 2009 emitida por el Contador General de Bogotá del 20 de octubre de 2009 sobre
“Depuración de la Cartera real y potencial a cargo de las entidades distritales” numeral 7.3 literal a).

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gestión de cobro, considerando la antigüedad de la partida, requerimientos de

personal, procedimientos operativos, legales y tiempo de duración del proceso, entre
otros.
II. RECOPILACION DE DOCTRINA CONTABLES
Esta capitulo resume las diferentes doctrinas contables que ha emitido la Contaduría
General de la Nación y Secretaría de Hacienda Distrital – Dirección Distrital de
Contabilidad, en la vigencia 2014, 2015 y primer bimestre de 2016, del tema de
depuración contable y se encuentran organizadas por:
 Grupo de cuentas.
 Causa de la depuración.
 Relación de Doctrina sobre el grupo de cuentas.
 Características cualitativas que se debe cumplir en la doctrina establecida.
 Principios de Contabilidad Publica que orienta la Doctrina.
A. Depuración Cuentas Bancarias
a) Causa de la Depuración
 Registros para la depuración de conciliaciones bancarias por identificar, en
cuentas destinadas al recaudo cartera, impuestos multas, y otros ingresos
no incluidos en libros.
 No se identifica quien realizo la consignación, situación que tampoco
permite hacer uso y destinación de estos recursos, En los registros de los
bancos solo informan el día, la hora y la sucursal donde se realizó la
consignación pero no identifica quien efectuó esta operación.
 Partidas que no han sido depuradas, cuentas, con una elevada antigüedad
y no constituyen un derecho o beneficio económico futuro para la entidad.
b) Doctrinas Emitidas Aplicables
En este caso es importante aplicar los establecidos por la Contaduría General de

la Nación en los conceptos:
No.2014000004221 de 7 de marzo 2014.

No.2014000022471 de 1 de Septiembre 2014.
No.20109-147187 de 11 de octubre 2010.
No.20142000022721 de 03 de septiembre 2014.
No.20152000037261 de 30 de septiembre 2015.

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No.20162000000861 de 18 de enero 2016.
Para aplicar estos conceptos es necesario que cada entidad:
1. Verifique los Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

2. Adoptar controles necesarios para garantizar que la totalidad de las
operaciones se incorporen en la información contable.
3. Los registros deben estar soportados por los documentos idóneos
correspondientes o soporte documental.
4. Efectuar conciliaciones de información periódica áreas de presupuesto,
contabilidad, tesorería, y demás áreas que intervienen en este proceso,
respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso
específico.
c) Características Cualitativas que debe cumplir

a. 103 Confiablidad.
b. 104 Razonabilidad.
c. 105 Objetividad.
d. 106 Verificabilidad.
e. 107 Revelación
f. 111 Comprensibilidad.
B. Depuración de las Cuentas por Cobrar
 Cuentas por cobrar originadas en los saldos recibidos de una entidad
en liquidación.
 Deudores sin el soporte idóneo del derecho.
 Depuración de cartera saldos de menor cuantía.
 No haber logrado la conciliación total por no contar con los documentos
soportes del registro contable.
 Se ha determinado jurídicamente las razones sobre las cuales no se
puede continuar con las acciones de cobro.
 Derechos con elevada antigüedad.
En este caso es importante aplicar los establecidos por la Contaduría General

de la Nación en los conceptos:
No. 20152000000241 de 15 enero 2015.

No. 20152000003341 de 18 febrero 2015.
No. 20152000034381 de 24 agosto 2015.
No. 20152000034791 de 27 agosto 2015.
No. 20152000045671 de 15 diciembre 2015.

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En este caso se emitió por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad en los

conceptos:
No.2014EE49769 de 07 marzo 2014.

No.2014EE68490 de 11 abril 2014.
No.2014EE89583 de 05 mayo 2014
No.2015EE83863 de 20 abril 2015

2. Debe adelantar las acciones jurídicas y administrativas necesarias para
evitar que la información contable revele situaciones tales como, valores
que afecten la situación patrimonial y no representen derechos.
3. Retirar derechos que no obstante su existencia, no es posible realizarlos
mediante la jurisdicción coactiva.
4. Retirar derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o
pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según
sea el caso.
5. Retirar registros de derechos que carecen de documentos soporte idóneos,
a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes
para obtener su cobro o pago.
6. En relación con los saldos de mínima cuantía que requieren retirar del
balance, corresponde a la entidad como responsable de la gestión
administrativa de la depuración de cartera, definir las políticas relativas a
los montos y las acciones para concretar la depuración, los documentos y
los actos administrativos que respaldarán la gestión.
“3.8. Conciliaciones de información. Deben realizarse conciliaciones
permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información
registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que
tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la
administración de un proceso específico.”
b. 106 Verificabilidad.
c. 107 Revelación.
d. 111 Comprensibilidad.
d) Características Cualitativas que debe cumplir
C. Depuración de las Cuentas de Inventarios

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a. Causa de la Depuración:
 Tratamiento contable de los faltantes y sobrantes de inventarios.
 Diferencias entre la sección de contabilidad y suministros o Inventarios
y que pertenecientes a saldos de elementos que carecieron de rotación
y que fueron adquiridos en años anteriores, haciendo imposible
identificar la fecha de compra.
 Faltantes sin responsabilidad y sobrantes de inventarios.
 Inventarios obsoletos, vencidos, no utilizables por modificación de
procesos, etc.
b. Doctrinas Emitidas Aplicables

No.20142000004061 de 06 marzo de 2014

No.20152000033681 de 14 agosto de 2015
1. El párrafo 162 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de

Contabilidad Pública, dispone que “Los inventarios deben reconocerse por
el costo histórico y se llevarán por el sistema de inventario permanente.”
2. El párrafo 163 establece que “Los inventarios deben actualizarse al valor de
realización, siempre que este valor resulte menor que el valor en libros”
3. No es conveniente realizar cruces entre elementos o efectuar registros por
compensación entre artículos y a cambio de ello, se deben tratar de forma
independiente.
4. Si trata de sobrantes de inventarios, la entidad contable pública deberá
afectar como un mayor valor de las mercancías en existencia el monto de
dicho sobrante teniendo como contrapartida un ingreso extraordinario
5. En el caso de faltantes de inventarios, la entidad contable pública deberá
tener en cuenta si se trata de faltantes con responsabilidad o sin ella.
c. Características Cualitativas que debe cumplir
b. 107 Revelación.
c. 111 Comprensibilidad.
D. Depuración de Anticipos sobre Convenios y Acuerdos

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 Depuración en la cuenta de Anticipos sobre convenios y acuerdos los

cuales reflejan unos saldos de elevada antigüedad. y cuyos soportes no
se han ubicado en la entidad.
 Por su antigüedad no se han podido encontrar los soportes.
 Debilidades en los flujos de información con las áreas técnicas y/o
jurídicas responsables de las supervisiones y liquidaciones de los
contratos.

de la Nación en el concepto:
No.20142000022721 de 93 de septiembre 2014

2. Adoptar controles necesarios para garantizar que la totalidad de las
operaciones se incorporen en la información contable.
3. Los registros deben estar soportados por los documentos idóneos
correspondientes o soporte documental.
4. Efectuar conciliaciones de información periódica áreas de presupuesto,
contabilidad, tesorería, jurídica, planeación y demás áreas que intervienen
en este proceso.
c) Principios de Contabilidad que cumple
a. 116. Registro.
b. 117 Devengo o Causación.
c. 121. Periodo Contable.
E. Depuración de Propiedad Planta y Equipos
a) Causa de la Depuración Bienes.
1. Inmuebles.
 Existencias de Inmuebles recibidos bajo la modalidad de comodato que no

se cuenta con el documento original o copia del contrato vigente.
 Bienes inmuebles los cuales no se cuentan con escritura pública y carecen
de registro en la oficina de instrumentos públicos.

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2. Muebles.
 Procedimiento contable para la depuración de saldos correspondientes a

las propiedades, planta y equipo, cuando no ha sido posible identificar el
costo histórico de los bienes de forma individualizada y registro de
propiedades, planta y equipos en formas globales.
 Por su antigüedad no se han podido encontrar los soportes.
 Bienes Muebles en bodega, de los cuales no hay existencias.
b) Doctrinas Emitidas Aplicables.

No.20152000030791 13 de julio 2015.

No.20152000042631 15 de noviembre 2015.
No.20152000046621 23 de diciembre 2015.
No.20152000044821 04 de diciembre 2015.

conceptos:
No.2014EE43451 de 25 julio 2014.

No.2014EE163722 de 25 Agosto 2014.
No.2015EE200033 de 10 Agosto 2015.
En muebles:
 Para efectos de reconocimiento contable se aplicará, como regla general, el
costo histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o
importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha
incurrido la entidad contable pública.
 Verifique los procedimientos de tal forma que se pueda conocer la gestión,
el uso, el control y las condiciones de los recursos y su patrimonio.
 La aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos,
ajustados a la realidad, sin ningún sesgo.
 Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes
perdidos se retiran de los activos debitando las subcuentas que
correspondan.
 Cuando una entidad no logra identificar el costo histórico de los bienes de
forma individualizada, es procedente utilizar como alternativa el registro a
partir de, entidades o personas idóneas las cuales pueden determinar un
avaluó técnico, otros medios que pueden ser precios de referencia o
cotizaciones. .

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 La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública

deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la
información registrada sea susceptible de verificación y comprobación
exhaustiva o aleatoria, son documentos soporte las relaciones, escritos,
contratos, facturas de compra, facturas de venta.
 La entidad adelantó sin éxito toda la gestión administrativa pertinente a su
alcance en procura de establecer el origen y la realidad jurídica,
administrativa, económica o financiera de los registros en propiedad planta
y equipos, la autorización para los ajustes contables, debe corresponder a
las instancias jerárquicas de la empresa que tengan competencia para ello,
según los manuales de funciones, procesos y procedimientos de la entidad.
 Efectuar reuniones con las áreas administrativas, jurídicas, técnicas y/o
otras áreas que le competen para efectuar la liquidación de los contratos de
comodatos pendientes de liquidación y el saneamiento jurídico si hay lugar
a aquellos bienes muebles que tiene la entidad.
 Se debe adelantar permanentemente las actividades establecidas en el
procedimiento de control interno contable, tales como la realización de
conciliaciones de información con las demás áreas de la entidad y en
aquellos casos donde se encuentre diferencia se debe realizar la
depuración contable e identificar las causa por las cuales se presentan
dichas diferencias
 Bienes inservibles, servibles no útiles que requieren entregarse a otras
entidades o dar de baja y destino final
 Para determinar los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo es
necesario:
i. Identificar y clasificar maquinaria, y equipos, muebles y enseres
entre otros por su naturaleza.
ii. Realizar el ajuste contable para eliminar las provisiones.
iii. Realizar el ajuste contable para eliminar las valorizaciones
iv. Se debe evaluar si tiene el Control: ¿La entidad está expuesta a los
riesgos y ventajas significativas provenientes del activo? ¿La
exposición y el derecho de la entidad sobre los riesgos y ventajas
del activo son suficientemente superiores a las que puedan tener
otras entidades? ¿Una situación de desvalorización, obsolescencia,
daño o pérdida afecta a una entidad más que a otras?
v. Análisis sobre de bienes totalmente depreciados en servicio para
determinar su incorporación, avaluó y registro en la cuenta de
propiedad planta y equipos que corresponda.
En inmuebles:
 Identificar la entidad que actualmente es la titular jurídica del predio, si se
confirma que el último registró en la Superintendencia de Notariado y

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Registro, es de una entidad ya liquidada se debe realizar en primera

instancia el saneamiento jurídico del predio.
 Una vez saneado jurídicamente el predio se debe determinar si continuará
siendo un solo predio o si se desengloba en dos o más predios.
 Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a
ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad
contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias
respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso
específico.
 Actualizar los proceso para el que deben adoptarse las medidas pertinentes
a efectos de subsanar las omisiones de orden operativo y/o administrativo
con el fin de garantizar la confiabilidad de la información financiera,
económica, social y ambiental.
 Efectuar reuniones con las áreas administrativas, jurídicas, técnicas y/o
otras áreas que le competen para efectuar la liquidación de los contratos
de comodatos pendientes de liquidación y el saneamiento jurídico si hay
lugar a aquellos bienes inmuebles
 Para determinar los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo es

necesario:
i. Identificar y clasificar los terrenos plantas productores o edificios por

su naturaleza.
ii. Realizar el ajuste contable para eliminar las provisiones.
iii. Realizar el ajuste contable para eliminar las valorizaciones
iv. Se debe evaluar si tiene el Control: ¿La entidad está expuesta a los
riesgos y ventajas significativas provenientes del activo? ¿La
exposición y el derecho de la entidad sobre los riesgos y ventajas
del activo son suficientemente superiores a las que puedan tener
otras entidades? ¿Una situación de desvalorización, obsolescencia,
daño o pérdida afecta a una entidad más que a otras?
v. Es necesario verificar si en los registros contables se tiene la cuenta
de Obras y mejoras en propiedad ajena ya que en el nuevo marco
normativo no existe la figura ni en cargos diferidos propiamente
dichos; en cambio se indica que si toda mejora realizada, se puede
considerar como un nuevo activo propio cumpliendo con la
definición de elemento de propiedad, planta y equipo o un gastos
realizado.

b. 104 Razonabilidad.

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c. 106. Verificabilidad.
d. 107. Revelación.
e. 111 Comprensibilidad.
F. Depuración de las Cuentas Pasivos
 Procedimiento contable para la depuración de saldos correspondientes a la
Depuración Pasivo Inexistente.
 Saldo que se originan en la migración de la información financiera
realizada en años anteriores, respecto del cual se concluyó que esta
cifra no es razonable.
 Registros dobles, reversiones y reclasificaciones erradas en la
información contable en la cuenta del pasivo.

No.20152000033331 12 de Agosto 2015.
1. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen las

obligaciones para la entidad.
2. Efectuar conciliaciones internas entre las áreas de Presupuestó, Tesorería
y Contabilidad.
3. Una vez se haya determinado que los saldos no corresponden a
obligaciones ciertas para la entidad, por cuanto opera alguna causal
relacionada con su extinción para ejercer su pago o por prescripción a favor
de la entidad, pertinentes y anexar los documentos idóneos para su
depuración incluyendo el correspondiente concepto jurídico dichos saldos
deben ser depurados, realizando los registros contables correspondientes.
4. Deberán proceder a depurar los saldos que presentan dobles registros o
reversiones y reclasificaciones indebidas, en función de la casuística
identificada.
5. Efectuar un análisis de la registro de la cuenta de pasivos estimados con la

información reportada en el SIPROJ y el área jurídica de la entidad o quien
haga sus veces, estableciendo saldos reales por este concepto.

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6. Efectuar análisis y depuración de las cuentas que tengan relación al

registro de la Nómina 2505 Sueldos y Salarios, como los registros en las
cuentas conexas a las prestaciones sociales 242518 Aportes a fondos
pensionales, 242519 Aportes a seguridad social en salud, 242520 Aportes
al ICBF, SENA y cajas de compensación familiar 242532 Aportes riesgos
profesionales, y descuentos efectuados a los empleados o trabajadores
oficiales como 242521 Sindicatos, 242522 Cooperativas, 242523 Fondos
de empelados, 242524 Embargos Judiciales, entre otros.

b. 107. Revelación.
c. 111 Comprensibilidad.
G. Depuración Cuentas de Orden
 Por implementación de las normas internaciones de información financiera,
debe continuar con el proceso de depuración de las cuentas de orden, o si
por efectos de su aplicación deben ser canceladas de la contabilidad.

conceptos:
No.2015EE16219 de 28 enero 2015.
1. Debe continuar con el proceso de depuración de los saldos reconocidos en

las cuentas de orden deudoras y acreedoras, atendiendo lo dispuesto en la
Resolución 357 de 2008.
2. De acuerdo con la propuesta de Catálogo General de Cuentas, se
conservan las cuentas de orden deudoras y acreedoras como instrumento
de revelación.
3. Es importante que durante este proceso de adopción del nuevo marco
normativo de regulación, los responsables de la información financiera de la
entidad estén atentos a los documentos que sobre la materia expida la
Contaduría General de la Nación.

a. 107. Revelación.

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III. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA BAJA DE ELEMENTOS

INVENTARIO
La Dirección Distrital de Contabilidad emitió la Resolución 001 de 2001, la cual se

encuentra vigente en los aspectos que el Régimen de Contabilidad Pública emitido en
2007 por la Contaduría General de la Nación-CGN no ha modificado, dentro de los
cuales extraemos lo correspondiente al proceso de baja de los elementos.
5.6. EGRESO O SALIDA DEFINITIVA POR BAJA
Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un

bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte
del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio
alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no
ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones
administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra
entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con
la tipificación que se le haya dado.
Razones como las anteriores determinan al interior de la entidad realizar dos

clases de procesos para dar salida por baja de los bienes de su propiedad. (…)
5.6.2. BAJA DE BIENES INSERVIBLES
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados,

reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o
mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.
Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo

sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad
con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir
de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de
agotados los procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles
interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o
varias de las siguientes circunstancias:
 Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos

elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o
reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad.

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 Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su
ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado
por su uso, no le sirven a la entidad.
 Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por
motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los
alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o
consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la
conservación del medio ambiente.
5.6.2.1. Procedimiento Administrativo
A. Acta y resolución de baja
El acta de baja es el documento soporte necesario que será suscrito por el comité
de inventarios para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante la
resolución de baja el destino final que debe dársele a los bienes tipificados como
inservibles, el acta de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y
presentados por el responsable del Almacén y Bodega; en ella quedará sugerido el
posible destino final de los bienes.
La resolución de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar

salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o Bodega, y
donde se define el destino final que debe dárseles.
Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos

soportes que reglamenten el proceso, el responsable del Almacén y Bodega
procede a ejecutar el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso –
venta, permuta, dación en pago, traspaso o traslado a otra entidad,
aprovechamiento o destrucción -, con el acta de entrega o recibo, de destrucción o
aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a la salida definitiva
en el Almacén y en contabilidad.
IV. PROCESO ADMINISTRATIVO PARA LA DEPURACION CONTABLE.
Las actividades que debería realizar una entidad en desarrollo del proceso de
depuración contable, se describen a continuación:
1. Determinar
Determinar o identificar las partidas susceptibles de ser depuradas por parte de

las áreas de origen y de los responsables del área. Se indaga de manera
preliminar sobre la existencia, exigibilidad y certeza de los derechos y/o
obligaciones soportados en las partidas.

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Situaciones que permiten identificar las partidas susceptibles de depuración:
1. Los valores que afecten la situación patrimonial no representan derechos,

bienes y/o obligaciones ciertos para la entidad.
2. Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible
ejercer los derechos.
3. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro,
por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción. (caducidad,
prescripción, pérdida de fuerza ejecutoria).
4. Los derechos u obligaciones carecen de documentos soporte idóneos que
permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro
5. Cuando evaluada y establecida la relación costo - beneficio resulte más
oneroso adelantar el proceso de que se trate, siempre y cuando se encuentre
implementada y adoptada la metodología estudio costo beneficio
2. Soporte o Sustentación
Cada una de las partidas susceptibles de depuración debe ser documentada y

sustanciada, es decir, se debe acopiar la información pertinente y suficiente que
servirá de soporte para la depuración. Con los documentos acopiados que
sustentan la partida y la gestión efectuada, se conformará el expediente que
soportará el proceso de depuración
De no encontrarse documentación que respalde las partidas objeto de depuración

o cuando tengan partidas globales de imposible individualización, deben aplicarse
procedimientos administrativos alternativos tendientes a localizar, reconstruir,
sustituir, utilizando para tal efecto otras fuentes de información como por ejemplo:
 Certificación del área de archivo de la entidad donde conste que no se

encuentra en esas dependencias información alguna de las partidas objeto a
depurar.
 Circularizacion internas de la entidad donde se determine la búsqueda de
información de la partida origen de la depuración.
 Circularizacion a clientes deudores o acreedores de la entidad.
 Declaraciones escritas de funcionarios o ex funcionarios de la entidad.
 Requerimientos escritos a entidades o terceros directa o indirectamente
involucrados en las partidas a depurar.
 Elaborar un procedimiento técnico de reconstrucción de expedientes.
 Constancias por el área competente sobre causas probables que determina la
eliminación de la partida (con el propósito de ratificar la total incertidumbre
sobre la existencia de un derecho cierto a favor de la entidad.)
 En el caso que las entidades presenten partidas por concepto de multa y/o
sanciones y otras obligaciones y otra es la encargada de la gestión de cobro,
deberá adelantarse de manera previa y conjunta entre las dos áreas la
búsqueda de soportes.

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3. Reconstrucción de expedientes
La entidad deberá adelantar procesos técnicos de reconstrucción en aquellos casos

en que se hayan deteriorado o extraviado los expedientes que contienen los
documentos en que constan los derechos y/o obligaciones y los documentos que
soportan la gestión realizada.
El procedimiento de reconstrucción deberá ser adelantado de manera inmediata una

vez sea conocida la eventualidad de la pérdida o deterioro, al respecto la Corte
Constitucional4, Sala Séptima de Revisión, expresó:
"La reconstrucción de expediente está reglamentada por el Código de

Procedimiento Civil; aunque allí no se fijan términos, es obvio que la
reconstrucción debe hacerse a la mayor brevedad. Debe preocuparse por el
trámite pronto y preferencial de la reconstrucción. Es más el interesado puede
formular las quejas y denuncias que estime pertinentes en caso de demora,
no sólo es un derecho que tiene sino una forma de averiguar por qué y en
dónde se extravío el expediente"
Para adelantar el procedimiento técnico de reconstrucción, la entidad deberá dar

cumplimiento a lo previsto en las normas del Procedimiento Civil5 y Acuerdo No. 007
del 15 de octubre de 2014 emitida por el Archivo General de la Nación, en los que
se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes en todas las
entidades del Estado en sus niveles nacional, departamental, distrital, municipal así
como las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
VER: Anexo 1. Modelo de Acto Administrativo que declara la pérdida de un

expediente y ordena su reconstrucción
4. Concepto Jurídico
Para garantizar el debido proceso y sustentar legalmente la decisión de depurar, el

responsable del área jurídica deberá emitir un concepto legal con base en la
evaluación de los documentos sometidos a su consideración y la gestión realizada en
el proceso de depuración, para de esta manera definir la posibilidad o imposibilidad de
adelantar algún trámite según corresponda de derechos y/o obligaciones.
El concepto jurídico deberá contener la opinión legal clara sobre la recomendación de

someter a estudio al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en caso de cumplirse
4
Sentencia T-600-95 Exp. T-69616.M.P.Alejandro Martínez Caballero.
5
De conformidad con lo previsto en el artículo 306 del CPACA, es necesario acudir por aplicación analógica a lo dispuesto
en el artículo 126 del Código General del Proceso, en lo que resulte aplicable para proceder a la reconstrucción del
expediente.

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las condiciones y requisitos para efectuar la depuración. Este concepto jurídico hará
parte integral del expediente.
VER: Anexo 2. Modelo de concepto jurídico para sustentar el proceso de depuración

en el tema de cartera para ESEs, este concepto se puede adaptar a las necesidades
de la entidad.
VER: Anexo 3. Concepto No. 2010IR34498 del 22/09/2010 emitido por la Dirección
Jurídica Distrital sobre responsabilidad funcional de las áreas jurídicas en los procesos
de depuración contable
4.1 Causales Jurídicas que permiten sustentar el concepto jurídico para la

depuración
Estas son algunas de las posibles causales jurídicas que permite sustentar el concepto
jurídico, cada entidad pueden investigar cual causal le puede aplicar u otras diferentes
con referencia jurídica.
i) Caducidad
El transcurso del tiempo, genera la extinción de un derecho. El paso del tiempo
imposibilita el derecho a ejercer facultades conferidas en la ley o el reglamento, es
decir una vez vencidos los términos para adelantar la acción, se pierde la facultad de
iniciar algún tipo de acción.
"La caducidad es una institución jurídico procesal a través de la cual, el

legislador, en uso de su potestad de configuración normativa, limita en el
tiempo el derecho que tiene toda persona de acceder a la jurisdicción con el
fin de obtener pronta y cumplida justicia. Su fundamento se halla en la
necesidad por parte del conglomerado social de obtener seguridad jurídica,
para evitar la paralización del tráfico jurídico. En esta medida, la caducidad no
concede derechos subjetivos, sino que por el contrario apunta a la protección
de un interés general". (Sentencia C-394/02)
ii) Prescripción
La prescripción es una forma de extinguir las obligaciones que de conformidad con el
Código Civil en su artículo 2512 consiste en:
Es un modo de adquirir las cosas ajenas o de extinguir las acciones o derechos, por
haberse poseído las cosas y no haberse ejercido dichas acciones y derechos durante
cierto lapso de tiempo, y concurriendo los demás requisitos legales.
iii) Pérdida de Fuerza Ejecutoria

La pérdida de fuerza ejecutoria consiste en la pérdida de obligatoriedad de un acto
administrativo por las razones fijadas en la ley, entre otras, se configura cuando al cabo
de cinco años de estar en firme el acto, la administración no ha realizado gestión

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tendiente a ejecutarlo. (Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y

de lo Contencioso Administrativo Art. 91)
iv) Remisibilidad
Constituye una de las formas de extinción de las obligaciones, la misma se encuentra
referida al paso del tiempo y a situaciones como que después de haber adelantado el
procedimiento para el cobro, se verifica que falleció el deudor sin dejar bienes para
hacer efectiva la obligación o que aunque esté vivo fue imposible localizarlo y/o no se
ubicaron bienes para cobrar la deuda. Esta situación debe haber persistido por más de
cinco (5) años. (Decreto 328 del 20 de febrero de 1995)
Causales:
 La muerte del deudor (persona natural y/o jurídica) que se acredita
mediante el registro civil de defunción o la certificación expedida en este
mismo sentido por la Registraduría Nacional, sin importar la cuantía y
antigüedad de la obligación y/o el certificado de cámara de comercio
donde conste que se tiene acta final de liquidación cuando se trate de
personas jurídicas.
 Que se adelantó investigación de bienes de manera exhaustiva arrojando
un resultado negativo y que no existen bienes embargados dentro del
proceso. (soportada documentalmente la búsqueda exhaustiva)
 Que no se tenga noticia del deudor, esto es: a) cuando no sea posible su
localización en la dirección tributaria registrada ni en aquellas que
resultaron de la investigación de bienes. b) en el caso de personas
jurídicas, cuando además de lo anterior, no se haya renovado la matrícula
mercantil por más de tres (3) años o se tiene noticia de su liquidación.
VER: Anexo 4. Concepto emitido por la Dirección Jurídica Distrital sobre aplicación
figura de la Remisibilidad Rad. 2014IE17716 del 30/07/2014.
5. Aspectos básicos en la Depuración Contable.
Los siguientes aspectos son básicos en el cumplimiento de la normatividad vigente

que debe adelantar la entidad en los procesos de depuración contable, deben ser
adaptados a las necesidades de la entidad y efectuar los ajustes correspondientes en
sus procesos y procedimientos internos:
5.1. Ficha Técnica de Depuración

Los responsables de adelantar el proceso de depuración elaborarán una ficha de
depuración en la que señalen las acciones de cobro, administrativas, jurídicas y
contables que se adelantaron y que sirven de soporte al Comité Técnico de
Sostenibilidad Contable para ilustrarlos sobre la gestión adelantada y de soporte
en la decisión contable. Dicha ficha debe ser debidamente firmada por las áreas
intervinientes.

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VER: Anexo 5. Modelo de ficha técnica de depuración.
5.2. Someter a estudio al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

Una vez conformado el expediente con la documentación requerida, se someterá
el caso a estudio, evaluación y consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad
Contable, teniendo en cuenta con toda la información sobre la gestión adelantada,
el concepto jurídico y ficha de depuración, al “Representante Legal, Gerente,
Secretario, Director” la depuración de las partidas contables sometidas en los
casos que corresponda.
De lo estudiado en el Comité se levantará un acta que consignará de ser el caso,

la decisión de recomendar al “Representante Legal, Gerente; Secretario, Director”
la depuración de los registros contables analizados.
5.3. Expedición Acto Administrativo que ordena depuración.

El “Representante Legal, Gerente; Secretario o Director” de la Entidad con base en
el acta de recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, emitirá
el acto administrativo que ordene la depuración contable y el ajuste de los registros
contables correspondientes, la actualización en los sistemas de información y/o
bases de datos y cualquier otra actuación que se desprenda de la decisión
adoptada.
VER: Anexo 6. Modelo de acto administrativo que ordena la depuración.
5.4. Reconocimiento Contable

Siempre debe existir un acto administrativo que ordene la depuración
extraordinaria, el cual debe ser expedido por el “Representante Legal, Gerente;
Secretario o Director” de la Entidad y que sirve como documento soporte al
Contador de la entidad para proceder a realizar los registros pertinentes para que
la depuración se refleje en los Estados Contables y en las demás bases de
información.
5.5. Disposición final de la documentación

Con todo lo actuado se consolidará el expediente que quedará a disposición para
consulta por parte de la misma entidad y/o organismos de control.
El expediente debe contener como mínimo la siguiente documentación:
a. Documento que contiene y/o demuestra el derecho a favor de la entidad y

documentos soporte.
b. La totalidad de los documentos que demuestran la gestión de cobro adelantado
en sus diferentes etapas de persuasivo, jurídico, coactivo, así como los
documentos externos generados con ocasión de dicha gestión.
c. La documentación obtenida en la indagación complementaria cuando a ello
hubiere lugar. (circularizacion, constancias, declaraciones escritas de

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funcionarios o ex funcionarios, requerimientos escritos a entidades o terceros

directa o indirectamente involucrados, proceso de reconstrucción de
expedientes, etc.)
d. Concepto Jurídico
e. Ficha Técnica de Depuración
f. Acta de Comité de Sostenibilidad
g. Acto Administrativo que ordena la depuración
h. Comprobante contable que demuestra la aplicación de la depuración en los
registros contables
5.6 Concepto del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

El Contador General de Bogotá D.C, expidió la Resolución No. DDC-000001 del 30
de julio de 2010 que establece los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad
del Sistema Contable Público en el Distrito Capital, señalando en su artículo 1º la
obligación por parte de las entidades distritales incluidas en el ámbito de aplicación
del régimen legal de Contabilidad Pública, de adelantar todas las veces que sea
necesario las gestiones administrativas tendientes a evaluar y depurar las cifras y
demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal
forma que éstos cumplan las características cualitativas de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General
de Contabilidad Pública.
La precitada Resolución 000001 del 30 de julio de 2010 en su artículo 2º al

referirse al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, estableció que las
entidades u organismos obligados a la aplicación del Procedimiento de Control
Interno Contable, en ejercicio de su autonomía administrativa podrán conformar un
Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, órgano, instancia o mecanismo que
para el efecto se constituya, integrado por los funcionarios responsables de las
áreas financieras, administrativas, el Contador o Jefe de Contabilidad y los demás
servidores públicos que en razón de sus funciones deban participar del mismo, el
cual es imprescindible en cualquier entidad para adelantar el proceso de
depuración.
5.7 Creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

El Representante Legal de cada entidad deberá crear y/o ajustar el Comité
Técnico de Sostenibilidad Contable, mediante acto administrativo, el cual debe
contemplar entre otros los siguientes aspectos:
 Conformación del Comité

 Funciones del Comité
 Designación del Secretario Técnico
 Funciones del Secretario Técnico
 Periodicidad de reuniones

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5.8 Conformación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:
En las entidades distritales deberá conformarse por lo menos con los siguientes
miembros: los funcionarios responsables de las áreas financieras, administrativas,
el Contador o Jefe de Contabilidad, el responsable jurídico y los demás servidores
públicos que en razón de sus funciones deban participar del mismo.
El asesor de Control Interno o quien haga sus veces será invitado permanente al
comité con voz pero sin voto. La responsabilidad funcional será la de asesorar al
comité en lo de su competencia.
5.9 Funciones Comité Técnico de Sostenibilidad Contable6:

a) Recomendar al representante de la entidad o dependencia y/o funcionarios
responsables de las áreas de gestión la determinación de políticas, estrategias
y procedimientos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de
información contable confiable, relevante y comprensible.
b) Efectuar las recomendaciones que se consideren pertinentes y que permitan

agilizar los procesos contables de la entidad, sin perjuicio del deber que tienen
los responsables directos del procesamiento de la información.
c) Verificar y recomendar al representante de la entidad o dependencia la

depuración de valores contables no identificados con base en los informes que
presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los
soportes documentales correspondientes.(*)
d) Dictar su propio reglamento
(*) Como se puede evidenciar, las funciones asignadas al Comité Técnico de

Sostenibilidad Contable en lo que se refiere a recomendar al representante legal
de la entidad la depuración de valores contables, NO tiene ninguna limitación en
cuanto a montos de las partidas a depurar y no tiene ninguna instancia superior
que avale lo que allí se recomienda.
VER: Anexo 7. Modelo de creación y/o actualización del Comité Técnico de

Sostenibilidad Contable
5.10 Actas de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:

El responsable de la elaboración será el Secretario Técnico, que se recomienda
sea el Contador o Jefe de Contabilidad. Cada acta de sesión del Comité debe
contener: orden del día, asistentes, resumen y análisis de las partidas objeto de
depuración: antecedentes, acciones adelantadas, ficha técnica de depuración,
concepto jurídico, recomendaciones del Comité sobre las partidas a depurar y
6
Resolución No. DDC-000001 del 30 de julio de 2010 expedida por el Contador General de Bogotá D.C, Art. 3º Funciones
del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

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demás decisiones adoptadas en esta instancia. Es importante resaltar que se debe

establecer el procedimiento administrativo para el archivo y custodia de las actas
del comité como los documentos y/o expedientes que soporten las actuaciones
administrativas.
6. Otro criterio de análisis para efectuar depuración Relación Costo –

Beneficio.
Aplicación de la metodología de estudio costo beneficio de reconocido valor

técnico, que determina que los costos relacionados con el proceso de gestión de
cobro de cartera son superiores a los beneficios estimados, es decir que no se
obtenga beneficio alguno, por lo que procede a ordenar su depuración contable al
resultar desfavorable para las finanzas de la respectiva entidad.
Que la Circular Externa No.001 del 20 de octubre de 2009 expedida por el

Contador General de Bogotá D.C. sobre “Depuración Cartera en Entidades
Distritales”, establece en el “Capítulo 7- Gestión Administrativa requerida para
ordenar la depuración Contable de Cartera, que en desarrollo de los planes de
depuración y saneamiento, cada entidad deberá estar en capacidad de “demostrar
irrefutablemente” mediante un estudio costo- beneficio de reconocido valor técnico,
que los dineros potencialmente recaudables son inferiores al monto de los costos
incurridos al adelantar el cobro y con ello procede ordenar la depuración contable
de cartera por la relación negativa del costo-beneficio.”
Que el Estatuto Tributario, articulo 839-4. “Criterios para valorar bienes en

procesos de cobro coactivo, especiales de extinción de dominio y otros procesos
que establezca la ley.. <Artículo adicionado por el artículo 143 de la Ley 1607 de
2012. ……Previo el perfeccionamiento de las medidas cautelares dentro del
proceso de cobro coactivo y la práctica de la diligencia de secuestro de bienes, la
Administración Tributaria evaluará la productividad de estas medidas con criterios
de comerciabilidad, costo - beneficio y demás parámetros que establezca la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución”.
Con el propósito de facilitar el costeo se han identificado unos pasos de carácter

general que se mencionan a continuación:
 Identificación de actividades objeto de costo:

 Conocimiento de procesos y procedimientos de gestión de cobro:
 Identificación de elementos del costo y recursos.
 Cálculo del costo del talento humano.
 Cálculo de costos generales.
 Elaboración de la matriz de costos acumulados.
 Recaudos estimados.
 Matriz de costo beneficio.

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V. BUENAS PRACTICAS EN EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DE

COBRO
Se debe establecer una política para gestionar la cartera pública con base en el
volumen de cartera a cobrar, clasificación de la misma; revisar el recurso humano
con que se cuenta para realizar esta gestión, ponderar las deudas teniendo como
referente la relación costo-beneficio. 7
Para adelantar con efectividad y eficacia la cobranza, es necesario cumplir con

todos los requisitos en el proceso de cobro: Los presupuestos que deben
acompañar la etapa de constitución del título, la notificación de los actos
administrativos, la correcta y oportuna actuación tanto en la etapa persuasiva
como coactiva.8
1. De carácter gerencial y administrativo.
La Entidad debe:
 Adoptar políticas de gestión de cartera y estipular las condiciones y
garantías para su recuperación.
 Tener un procedimiento de cobro de gestión de cartera detallando cada
etapa del proceso.
 Dar cumplimiento a las actividades enumeradas en el Decreto Distrital 397
del 26 de agosto de 2011.
 Adoptar un manual de administración, recaudo y recuperación de cartera y
actualizarlo permanentemente de acuerdo a las condiciones propias dela
entidad.
 Elaborar e incluir en su planeación operativa, el plan de gestión de cartera
anual ó plan de acción, que involucre las acciones necesarias para
gestionar oportunamente la recuperación y depuración de cifras reflejadas
en los estados financieros.
 Clasificar la cartera para establecer estrategias de recaudo.
 Establecer metas de recaudo y recuperación anuales; así como incluir
indicadores que permitan evaluar está gestión a corto, mediano y largo
plazo.
 Establecer actividades, estrategias y planes de contingencia para la
recuperación de la cartera.
 Adoptar la metodología de costo beneficio para efectos de depuración
cuando se demuestre que es desfavorable la relación costo-beneficio.
2. Por parte de la alta dirección
7
Articulo 12 Decreto Distrital 397 del 26 de agosto de 2011
8
Concepto Unificador de Doctrina No. 03 Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos. 14 de
diciembre de 2011.

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La entidad liderada por el Representante Legal debe:

 Asignar recurso humano suficiente y competente para realizar la gestión de
cobro y administración de cartera, definir las competencias y asignar
funciones claras para realizar ésta gestión.
 Asignar un área o grupo de funcionarios responsables de hacer
seguimiento y evaluación a la gestión de la cobranza y el cumplimiento de
las metas de recaudo.
 Implementar la sistematización y estandarización del proceso de cobro, con
asignación de distintos perfiles de usuario en un aplicativo, para realizar
control y seguimiento a los actos administrativos.
 Independizar el área que administra el sistema de información donde se
almacena la información de deudores para que en lo posible sea diferente
a las áreas involucradas en el proceso de gestión de cobro, esto ayuda a
mitigar riesgos operativos, legales, y éticos.
 Buscar la integración y comunicación entre las diferentes áreas
involucradas en el proceso de gestión de cobro.
 Mantener capacitados a todos los responsables del proceso de gestión de
cobro, en cuanto a normatividad vigente, nuevos procedimientos, entre
otros.
 Celebrar convenios con entidades del sector público y/o privados (cuando
sea del caso), para obtener información de ubicación, financiera y/o demás
requerida de deudores y con base en está generar estrategias de cobro.
 Establecer mecanismos que permitan la clasificación e identificación de la
cartera.
 Registrar todos los hechos económicos y financieros que afecten saldos de
cartera realizados en cualquier dependencia de la entidad.
 Solicitar que sea incluido en las auditorías internas el seguimiento al plan
de gestión de cartera por parte de la Oficina de Control Interno.
3. Acciones, actividades y estrategias
 Realizar una revisión minuciosamente de los actos administrativos antes de

su notificación, con el fin de no incurrir en falencias como: que es expedido
por funcionario no competente, el nombre no corresponde al administrado o
deudor, número de identificación errado, las cifras numéricas no
concuerdan con el valor en letras, valores diferentes en la parte
considerativa a la resolutiva, no está plenamente identificada la persona
natural o jurídica, falta de resolución sancionatoria o las que resuelven los
recursos.
 Armar en debida forma el expediente de cobro donde incorpore todos los
documentos que conforman el título ejecutivo, dejando evidencias y
soportes de las acciones adelantadas en el proceso de cobro y
recuperación de cartera.

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 Usar las herramientas internas o externas que tiene la entidad para

determinar domicilio, lugar de trabajo, direcciones y teléfonos, bienes del
deudor.
 Preparar las comunicaciones de cobro, las cuales deben ser claras y
precisas, informando la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago, las
facilidades de pago o acuerdo de pago, las consecuencias del
incumplimiento, se informará el nombre del funcionario encargado de
atenderlo y se le señalará un plazo límite para que concurra a las
dependencias de la entidad a aclarar su situación, so pena de proseguir
con el cobro administrativo coactivo. Se recomienda diseñar un formato
que indiquen toda esta información.
 Elaborar un formato para llamadas y/o visitas: dejar constancia de la fecha,
hora, quien lo atendió, temas tratados, firma de quienes participaron en la
misma y si se hicieron compromisos para que haga parte del expediente.
 Igualmente si dentro del proceso de cobro se realizan actividades de
búsqueda de bienes al deudor se debe dejar constancia de esta acción en
formatos diseñados para este fin, los cuales deben reposar en el
expediente de cobro.
 En el evento que el deudor no cancele se debe iniciar inmediatamente
culminados los términos, el proceso de cobro coactivo.

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ANEXOS

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Anexo 1
Modelo Acto Administrativo que declara la pérdida de un expediente y
se ordena su Reconstrucción
RESOLUCIÓN-
( )
«POR EL SE DECLARA LA PERDIDA DE UN EXPEDIENTE Y ORDENA SU
RECONSTRUCCIÓN”
El (Representante legal)
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por (xxx) y
CONSIDERANDO
(Relacionar los antecedentes que dieron origen al expediente de cobro a reconstruir por
deterioro, pérdida total o parcial, así como referenciar expresamente la obligación por
cobrar. xxx)
(Relacionar todas y cada una de las situaciones de hecho que dieron lugar a la pérdida o
deterioro de expediente así como los hechos que permitieron conocer la situación)
(Relacionar las acciones relacionadas con la búsqueda exhaustiva del expediente)
Que se hace necesario adelantar el proceso de reconstrucción de expediente de cobro N.

(____) ya enunciado, en atención a que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, establece
como obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las
entidades públicas, la “(…) de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización
y conservación, (…)”.
Que en cumplimiento de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones,” Ley 734 de 2002 por la cual
se expide el Código Disciplinario Único y del citado Acuerdo 007 del 15 de octubre de
2014 del Archivo General de la Nación, la entidad efectuó las diligencias previas a
reconstruir el expediente así:
1. El día (____), la entidad presentó la queja ante la Oficina de Control Interno

Disciplinario por la pérdida del expediente de cobro No. (___)
2. El día (___), la entidad presentó denuncia penal ante la Fiscalía General de la
Nación por la pérdida o extravío de los documentos de cobro.

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Que el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014
establece los lineamientos para la reconstrucción de expedientes en todas las entidades
del Estado en sus niveles nacional, departamental, distrital, municipal así como las
entidades privadas que cumplen funciones públicas.
Que de conformidad con lo previsto en el artículo 306 del CPACA 9, es necesario acudir
por aplicación analógica a lo dispuesto en el artículo 126 del Código General del Proceso,
en lo que resulte aplicable para proceder a la reconstrucción del expediente.
Que por lo anterior se hace necesario declarar la pérdida del expediente No. (xxx),
ordenar su reconstrucción y señalar las etapas del procedimiento.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1º. Declarar la pérdida del Expediente No. (____) relacionado con la acción
de cobro contra (___) identificado con (___) No.(____)
ARTÍCULO 2º: Ordenar la apertura de la reconstrucción del expediente No. (___)

relacionado con las acciones de cobro contra (___) identificado con el (__) . No. (___).
(Señalar la etapa en que se encontraba el expediente y la documentación a reconstruir)
ARTÍCULO 3º: El funcionario responsable del proceso técnico de reconstrucción será el

jefe de (___), quien deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con
requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.
ARTICULO 4º. Procedimiento a seguir:
1. Adjuntar al expediente copia de la queja presentada ante la Oficina de Control

Interno Disciplinario por la pérdida o deterioro del expediente
2. Adjuntar al expediente la copia de la denuncia penal ante la Fiscalía General de la
Nación por la pérdida o extravío de los documentos de cobro.
3. Efectuar las acciones que permitan adjuntar copia de los documentos y/o actos
administrativos que se relacionan con el expediente y que reposan en los archivos
de la entidad.
4. Fijar lugar, fecha y hora (___) para celebrar audiencia con el objeto de comprobar
y recuperar la actuación surtida y el estado en que se encontraba el proceso, para
lo cual citará a:
i) (___) identificado con (___) No. (___), en calidad de deudor, con el fin de que
aporten dentro de la mencionada diligencia copias de las actuaciones que
9 Aspectos no regulados. En los aspectos no contemplados en este Código se seguirá el Código de Procedimiento Civil en
lo que sea compatible con la naturaleza de los procesos y actuaciones que correspondan a la Jurisdicción de lo
Contencioso Administrativo

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tengan en su poder, relacionadas con el trámite del Expediente (___) a fin de

incorporarlas a las actuaciones.
ii) (___) identificado con (__) No. (__) en calidad de tercero interesado en el
proceso de reconstrucción. (Esto en los casos que exista un tercero interesado
(ejemplo: quien interpuso la queja que dio lugar a la multa ò sanción sobre la
que versará la reconstrucción)
5. Requerimiento a terceros. Cuando se identifique que la información para la
reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el
funcionario competente solicitará a quién la tiene en su poder, expida copia
autentica para que forme parte del expediente reconstruido.
6. Práctica de pruebas. El funcionario competente practicará las pruebas que estime
conducentes y pertinentes conforme lo reglamentado en el Código General del
Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la
información contenida en los expedientes.
7. Una vez surtidas las acciones señaladas, se reanudarán las actuaciones
administrativas con base en los documentos aportados por las partes
ARTÍCULO 5º. Notificación.
Notificar el presente acto administrativo a (xxx) identificado con (xxx), en calidad de

deudor, y a (xxx) identificado con (xxx), en calidad de tercero interesado en el proceso de
reconstrucción). Esto en los casos que exista un tercero interesado
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. a los ________

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Anexo 2
Modelo de concepto jurídico
CONCEPTO JURIDICO EPS ____________ S.A LIQUIDADA
ASUNTO CONCEPTO JURIDICO FRENTE A LA EPS ___________
En atención a la solicitud de concepto para que obre como parte integral de la

documentación requerida para efectuar la depuración contable de la cartera, me permito
emitir concepto jurídico relativo al expediente allegado sobre la gestión de la cartera por
servicios médicos prestados a EPS ____________ LIQUIDADA en los siguientes
términos:
Antecedentes
El Hospital (_______) prestó servicios de salud a los afiliados a EPS _______________.
De acuerdo con estado de cartera obrante dentro del expediente aportado y allegado para
revisión y concepto jurídico, se determina que la referida EPS adeudaba al
Hospital________ por servicios de salud prestados la suma de _______, con corte a
_____ sobre los cuales efectuó gestión de cobro.
La EPS _____________ fue objeto de intervención forzosa para administrar, por parte
de la Superintendencia Nacional de Salud desde __________________.
Después de sucesivas prórrogas, la Superintendencia Nacional de Salud constató que LA

EPS ______ no estaba en capacidad, dentro de un término razonable de superar la
mayoría de las circunstancias que motivaron la intervención y el día ________ tomó la
decisión de revocar la intervención forzosa para administrar y modificarla por intervención
forzosa para liquidar.
En consecuencia, la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No.

_________, ordenó la toma de posesión de bienes haberes y negocios y la Intervención
Forzosa Administrativa para Liquidar el Programa de la entidad Promotora de Salud
Sociedad ___________. Identificado con _______. (Resolución visible a folio ___ del
expediente)
El Hospital se hizo parte en oportunidad dentro del proceso liquidatario y radicó el

formulario de reclamación y el escrito que soporta la reclamación con sus anexos, el día
(____por la suma de (____) (Documento visible a folio ___ del expediente)
El Agente liquidador mediante Resoluciones Nros (_____) de (___) reconoció, calificó y

graduó las acreencias a cargo de E.P.S _____ EN LIQUIDACION OBLIGATORIA.

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En la Resolución N° (____) de (____), el agente liquidador aprobó parcialmente o

rechazó en su totalidad (según sea el caso) la reclamación presentada por el Hospital
así:
Aceptó la suma de $ _____ y rechazó la suma de $ _____ ò en su lugar negó la totalidad.

Complementar según el caso. (Resolución visible a folio ____ del expediente)
El Hospital interpuso recursos de reposición contra las Resoluciones ____ y _____ de

____ y solicitó el reconocimiento y pago de las sumas negadas, con base en los
siguientes argumentos:
“…____________________________________________________________________”
Mediante Resolución N° (______) el Agente Liquidador resuelve el recurso interpuesto

por el Hospital en los siguientes términos.
“_______________________________________________________________________”
Luego de surtido y agotado el respectivo proceso de reclamación, el Agente liquidador

emitió la Resolución No. _______de ________ y en el artículo primero declaró como
insolutos los créditos fiscales, parafiscales y de quinta clase reclamados de manera
oportuna y reconocidos mediante acto administrativo en el proceso liquidatario por
agotamiento total de los activos disponibles de la EPS _____________ EN
LIQUIDACIÒN. (Resolución visible a folio ______ del expediente)
Que en virtud de la precitada resolución en la que se configuró el desequilibrio financiero

del proceso liquidatario de la EPS______, no fue pagado ningún crédito de quinta clase,
incluido el valor presentado en la reclamación de la acreencia del Hospital ______.
Según la información que reposa en el expediente y el cruce de saldos efectuado entre

las áreas de cartera y contabilidad, en los estados financieros del Hospital con corte a
(______) figuran saldos adeudados por la EPS ______ por la suma de ($ _____)
Mediante Resolución No._____ de fecha _______, expedida por el Agente Especial

Liquidador, se resuelve declarar terminada la existencia legal de la SOCIEDAD
_________________ en Liquidación con domicilio en _________ e identificada con el NIT
_________ y la consecuente cancelación de las matriculas mercantiles de las sucursales
y/o agencias de la referida EPS. Resolución visible a folio _______ del expediente)
Según certificación No. ________ emitida por la Cámara de Comercio de _______consta

la ordenación de la inscripción de la resolución de terminación de la existencia legal, la
cancelación de la matricula mercantil y la inserción en el certificado de existencia y
representación legal de la EPS ____________Certificación visible a folio ____ del
expediente)
Por lo anterior y dado que los saldos correspondientes a prestación de servicios de salud
a la Sociedad EPS.______________S.A no son cobrables por vía judicial, ni por

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jurisdicción coactiva por inexistencia del deudor, al desaparecer de la vida jurídica como
se encuentra probado en el expediente, se procede a emitir concepto con miras a efectuar
depuración de los mismos así:
Normatividad
Resolución 357 del 23 de julio de 2008.- la cual adopta el procedimiento de control interno
contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la
Nación.
Según lo dispuesto en el procedimiento adoptado por el Contador General de la Nación

mediante Resolución 357 del 23 de julio de 2008, las entidades públicas distritales cuya
información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental,
deben efectuar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos
contenidos en los estados, informes y reportes contables.
La citada resolución establece en el numeral 3.1: “Depuración contable permanente y

sostenibilidad. Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su
realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que
sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos
contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que éstos cumplan
las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata
el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.
Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben

adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como
implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información.
En todo caso, se deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que
la información contable revele situaciones tales como:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u

obligaciones para la entidad.
b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos
mediante la jurisdicción coactiva.
c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago,
por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los
cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna
persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
Cuando la información contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores
situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar su
respectiva depuración. En todo caso, el reconocimiento y revelación de este proceso se
hará de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.”

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La Corte Constitucional expresó a través de la sentencia C-487 de 199710 que “Las

decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son
obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un
complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el
ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el
balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado (…)
Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General
de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas
contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y
procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por
las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada
entidad”
Circular Externa Nº 001 de 2009, mediante la cual la Contaduría General de Bogotá D.C.
estableció las directrices para efectuar el proceso para la depuración contable de cartera
o derechos ciertos e inciertos o contingentes de cualquier índole a cargo de las entidades
distritales, dentro de los cuales se determinan como causales para depurar la cartera los
siguientes:
Derechos u obligaciones ciertos: Son aquellos que se encuentran dotados de acción para
exigir su cumplimiento, aún por medios coercitivos y nacen de una causa u objeto lícito.
Derechos u obligaciones inciertos: Son aquellos que desde su origen carecen de
coercitividad o que nacieron con la posibilidad jurídica de ser exigibles pero por diversas
causas perdieron su coercitividad.
Cartera de difícil cobro: Corresponde a derechos cuya antigüedad, situación particular del
deudor o del proceso de cobro permite estimar de forma fiable o razonable que ésta no
será recuperable.
Relación costo beneficio desfavorable: Se presenta cuando el monto que razonablemente
se estima será recaudado, resulta inferior al valor de los costos en que incurre la
administración para lograr el recaudo correspondiente, luego de la gestión de cobro,
considerando la antigüedad de la partida. etc.
Concepto No. 2014IE17716 DEL 30/07/2014. Aplicación Remisibilidad en Personas

Jurídicas. Secretaría Distrital de Hacienda
La Dirección jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda en el citado concepto
establece que la figura de la Remisibilidad 11 para efecto de dar por terminados los
procesos de cobro coactivo y proceder a su archivo, resulta aplicable tanto a personas
naturales como jurídicas cuando haya sido declaradas insolutas porque los recursos del
10
Sentencia C-487 de 1997 Corte Constitucional. Magistrado Ponente Fabio Morón Diaz, Octubre dos (2) de mil
novecientos noventa y siete (1997).
11
Ley 1066 de 2006.-Artículo 5º de la Parágrafo 2°. Los representantes legales de las entidades a que hace referencia el
presente artículo, para efectos de dar por terminados los procesos de cobro coactivo y proceder a su archivo, quedan
facultados para dar aplicación a los incisos 1° y 2° del artículo 820 del Estatuto Tributario…”

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deudor no fueron suficientes para pagar la totalidad de lo adeudado o porque el deudor

carecía de bienes para pagar a sus acreedores. Así mismo establece que se puede
declarar en cualquier tiempo, mediante resolución motivada siempre que se establezca lo
siguiente:
(…)
“
Que la entidad se haya presentado al proceso, mediante la reclamación de acreencias.
Que el crédito presentado haya sido graduado y calificado dentro del proceso.
Que el crédito reconocido no haya sido pagado en su totalidad, porque los bienes del
deudor resultaron insuficientes para cubrir la totalidad de acreencias o cuando estando
reconocido el crédito no fue pagado porque el deudor carecía de bienes para honrar el
pago a los acreedores.
Que se tenga la providencia mediante la cual se dio por terminado el proceso liquidatario”
Bajo los planteamientos normativos expuestos, se colige que el proceso de depuración

contable debe hacerse permanente en las entidades públicas para garantizar que los
saldos revelados en la contabilidad reflejen razonablemente la realidad financiera,
económica, social y ambiental, en consecuencia, si en la cartera se enmarcan en las
situaciones definidas en el numeral 3.1 de la Resolución 357 de 2008 y la Circular Externa
01 de 2009, la entidad debe adelantar las gestiones que permitan identificar y depurar la
información contable, para revelar su realidad financiera, económica, social.
Concepto:
Revisando la cartera de EPS_____________________, frente a la normativa referida, se

concluye que se encuentra inmersa en la causal de extinción de la obligación, debido a
que el deudor se encuentra liquidado mediante Resolución No. _____de fecha _____de
_______ expedida por el Agente Especial Liquidador, que resuelve declarar por terminada
la existencia legal de la EPS ___________en Liquidación con domicilio en _________ e
identificada con el NIT __________ y la consecuente cancelación de las matriculas
mercantiles de las sucursales y/o agencias de la referida EPS _______ Resolución visible
a folio_______ del expediente.
Según certificación No. ________ emitida por la Cámara de Comercio de _______consta

la ordenación de la inscripción de la resolución de terminación de la existencia legal, la
cancelación de la matricula mercantil y la inserción en el certificado de existencia y
representación legal de la EPS ____________Certificación visible a folio ____ del
expediente)
Se conceptúa sobre la imposibilidad de seguir cobrando las sumas adeudadas debido a

la inexistencia del deudor, debiéndose por ello aplicar la figura de la Remisibilidad,
teniendo en cuenta que el Hospital adelantó todas las gestiones de cobro pertinentes y se
hizo parte dentro de la liquidación adelantada respecto de la EPS ____________ y pese a
ello no fue posible obtener el reconocimiento y recaudo al 100% de esta cartera,

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quedando un saldo pendiente por pagar por servicios de salud prestados por la suma de
___________, según conciliación contable efectuada entre las áreas de cartera y
contabilidad anexa al presente en ______folios.
Al efecto se encuentra probado dentro del expediente lo siguiente:
 El Hospital se presentó al proceso de liquidación, mediante la reclamación de

acreencias. Folios ______
 El crédito presentado por el Hospital fue graduado y calificado dentro del proceso.
Folios _____
 El crédito reconocido no fue pagado en su totalidad, porque los bienes del deudor
resultaron insuficientes para cubrir la totalidad de acreencias o cuando estando
reconocido el crédito no fue pagado porque el deudor carecía de bienes para
honrar el pago a los acreedores.
 El Hospital presentó los recursos de ley que le fueron concedidos en procura de
las defensa de los intereses del hospital. Folios _______
 En el Expediente figura copia de la Resolución No. __________de fecha ______,
expedida por el Agente Especial Liquidador, que resuelve declarar por terminada
la existencia legal de la EPS ___________ S.A. en Liquidación con domicilio en
_________e identificada con el NIT ________ y la consecuente cancelación de las
matriculas mercantiles de las sucursales y/o agencias de la referida EPS.
Resolución visible a folio __________del expediente.
Por los anteriores argumentos se recomienda llevar esta cartera a comité de

sostenibilidad contable para proceder a su depuración.
El presente concepto se emite con base en el expediente allegado sobre la gestión la

cartera por servicios médicos prestados a la extinta EPS ______________________
Atentamente,
Responsable Oficina Asesora Jurídica
Hospital_____________________

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Anexo 3
Concepto No. 2010IR34498 del 22/09/2010 emitido por la Dirección
Jurídica Distrital sobre responsabilidad funcional de las áreas
jurídicas en los procesos de depuración contable

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Anexo 4
Concepto emitido por la Dirección Jurídica Distrital sobre aplicación
figura de la Remisibilidad Rad. 2014IE17716 del 30/07/2014.

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Anexo 5
Modelo Ficha Técnica de Depuración
Anexo 3. Modelo Ficha Depuraciòn.
NOMBRE DE LA ENTIDAD
FICHA TÉCNICA DE DEPURACIÓN
Ficha Técnica soporte para realizar la depuración de la cartera clasificada como no cobrable , según la información
OBJETO:
contenida en el respectivo expediente de cobro y de gestión administrativa
• Ley 1066 de 2006, “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”
• Resolución 357 CGN de 2008, Procedimiento de Control Interno Contable
• Acuerdo 489 de 2012, Articulo 55, Plan de Desarrollo 2012 – 2016 BOGOTA HUMANA
• Decreto Distrital 397 de 2011, "Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras
FUNDAMENTO LEGAL DEPURACIÒN disposiciones."
• Resolución DDC 0001 de 2010, “Por la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público
Distrital”
• Circular Externa DDC-001 de 2009, Depuración de la cartera real y potencial a cargo de las entidades distritales
DEUDOR - IDENTIFICACIÒN Nombrer e identificaciòn del deudor
OBSERVACIONES
TIPO SOPORTE VALOR ANTIGÜEDAD

REGISTRO A DEPURAR
DESCRIPCIÒN DE LA OPERACIÒN SOPORTES DE LA OPERACIÒN.

*Libros auxiliares y Estados Financieros.
*Constancia de Subgerente Administrativo.
*Actas de conciliación
RESUMEN GESTIÒN DE COBRO ADELANTADA
Acciones Adelantadas /Fecha) Soporte documental
1 Describir las acciones adelantadas de manera resumida y cronològica
Observaciones:
CONCEPTO JURÌDICO
El concepto jurìidico emitido por el responsable del àrea legal en documento con nùmero de radicaciòn No xxx de fecha
Concepto Jurìdico de fecha
xxxxxxxxxx, conceptua sobre la incobrabilidad de la derechos a favor sometidos a su estudio y recomienda someterlo a
xxxxxxxxxxxxxxx
estudio del Comité Técnico de Sostenibilidad.
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO FIRMA
Respo nsable del àrea

administrativa y/o
financiera
Respo nsable de cartera
Respo nsable de facturaciò n
Respo nsable àrea jurìdica

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Anexo 6
Modelo de acto administrativo que ordena la depuración
RESOLUCIÓN No. DE
“Por la cual se da ordena la depuración contable previstas en el Plan de
Desarrollo Distrital 2012 – 2016 “Bogotá Humana” y a la Circular Externa 001 de 2009 del
Contador General de Bogotá D.C.”
(El representante legal xxx)
En ejercicio de las atribuciones legales, especialmente las conferidas en (xxx)

Y la Circular Externa 001 de 2009 del Contador
General de Bogotá D.C., y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1066 de 2006, "Por la cual se dictan normas para la normalización de la
cartera pública y se dictan otras disposiciones", estableció lineamientos para la gestión de
recaudo de la cartera para aquellas entidades públicas que de manera permanente
tienen a su cargo el recaudo de rentas o caudales públicos.
Que la Contraloría General de la Nación mediante la Resolución 357 del 23 de julio de

2008 adoptó el Procedimiento de Control Interno Contable y de Reporte del Informe Anual
de Evaluación a la Contaduría General de la Nación.
Que el referido procedimiento en su numeral 3.1 sobre Depuración contable permanente y

sostenibilidad, establece que las entidades contables públicas cuya información contable
no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las
veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás
datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos
cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de
que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.
Que el Contador General de Bogotá, D.C., expidió la Circular Externa No. 001 del 20 de
octubre de 200912, sobre las directrices para efectuar la depuración de la cartera real y
potencial a cargo de las entidades distritales, establece que las entidades distritales
deben efectuar de forma permanente las acciones administrativas correspondientes para
concretar la depuración en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se
compruebe que la relación costo – beneficio sea desfavorable para las entidades.
12
Circular Externa numeral 4.2

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Que la referida Circular Externa No. 001 del 20 de octubre de 2009 establece en su
numeral 7.5 literal d) que con base en el acta emitida por la instancia encargada de
evaluar o recomendar la depuración de la cartera, el representante legal emitirá un acta
administrativo motivado, mediante el cual ordenará la depuración contable
correspondiente y los registros contables pertinentes.
Para el Nivel Central:
Que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., expidió el Decreto 397 de 2011"Por el cual se
establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan
otras disposiciones.", en cumplimiento de la Ley 1066 de 2006.
Que el parágrafo 1º del artículo 5º del Decreto 397 de 2011 señala que: “Se ordenará la
depuración contable y saneamiento de cartera en los casos en que se determine su difícil
cobro o cuando se compruebe que la relación costo-beneficio sea desfavorable para las
finanzas distritales en el Sector Central y en las Localidades, siempre que exista el
fundamento normativo que autorice este tipo de depuración y saneamiento”.
Que el literal c) del artículo 4º Decreto 397 de 2011 establece que “En las entidades de la
Administración Central, la competencia funcional para ordenar la depuración contable y
saneamiento de cartera originada en conceptos diferentes a impuestos distritales es de
los (as) Secretarios (as) de Despacho, los (as) Directores (as) de Departamento
Administrativo y de Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica o sus
delegados del nivel directivo, previo análisis y recomendación del Comité que para el
efecto se conforme”.
Que a su turno, el Acuerdo 489 de 2012 - Plan de Desarrollo Económico, Social,

Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-2016 “Bogotá Humana”, en su
artículo 55 establece: “Depuración de cartera. En términos de eficiencia institucional, se
deberán implementar planes de depuración y saneamiento de cartera de cualquier índole
a cargo de las entidades distritales, mediante la provisión y castigo de la misma, en los
casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo –
beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales”.
Que mediante la Resolución (_______) del (_____) de (_____) la entidad creó el Comité
Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la entidad, estableciendo como una de
sus funciones la de verificar y recomendar la depuración extraordinaria contable que
conlleva al retiro definitivo de saldos de los estados administrativos y contables, con base
en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa
realizada y los soportes documentales correspondientes, de conformidad con lo
establecido en la Circular Externa No.001 de octubre de 2009, del Contador General de
Bogotá.
Que teniendo en cuenta lo anterior, una vez adelantadas las acciones administrativas
requeridas para adelantar el proceso de depuración para evaluar y garantizar la

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suficiencia y pertinencia de los soportes de cada obligación y soportados los respectivos

expedientes, se determinó someter a estudio, evaluación y consideración del Comité
Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Entidad, la viabilidad de la
depuración contable de la(s) siguiente(s) partida(s) contable(s):
(Señalar las partidas y valores a depurar) y resumen de las actividades efectuadas en el

procedimiento e cobro.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Que en consecuencia, se convocó a los miembros del Comité de Sostenibilidad Contable

a sesión ordinaria para el (_____) de (___) de _______, el cual fue presidida por (cargo
______), según consta en el Acta de Comité No. (____) de fecha _________, en la que
se tomaron las siguientes decisiones:
“(…) de acuerdo con la normatividad legal vigente dada a conocer durante el Comité, y
con base en la información presentada, la cual fue debidamente estudiada, analizada y
discutida, los miembros del Comité, de manera unánime, deciden recomendar a la
Secretaria de Despacho lo siguiente:
(Señalar las decisiones y recomendaciones efectuadas en el comité) “

_____________________________________________________________”
Que en mérito de lo expuesto anteriormente,
RESUELVE:
Artículo 1. Ordenar la depuración extraordinaria por valor total de (________)
correspondiente(s) a la(s) partida(s) señalada(s) a continuación, de acuerdo con la
recomendación emitida por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en sesión
ordinaria del día (______) de fecha _______, según consta en el Acta del Comité
No.________.
CAUSAL
TEM CONCEPTO NOMBRE O RAZON SOCIAL IDENTIFICACIÒN VALOR
APLICADA
(Identificación
de la
resolución,
1 multa,
pagaré)
facturas,
sanción) etc.
2

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Valor Total xxxxxxx
Parágrafo: El acta No. (______) del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y la

ficha técnica de depuración hacen parte integral de la presente resolución:
Artículo 2. Ordenar al área (Financiera- Contabilidad) realizar los registros contables

correspondientes para retirar de la contabilidad de la entidad las obligaciones
relacionados en el artículo 1º de la presente resolución.
Artículo 3. Enviar copia de la resolución a las dependencias de contabilidad y cartera para

que sean efectuados los ajustes en las diferentes bases de información.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C.,
REPRESENTANTE LEGAL

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Anexo 7
Modelo de creación y/o actualización del Comité Técnico de
Sostenibilidad Contable
RESOLUCIÓN-
(_____________)
«POR LA CUAL SE CREA O SE MODIFICA (según sea el caso) EL COMITÈ DE

SOSTENIBILIDAD CONTABLE DEL ____________________”
El __________________
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por ___________________
CONSIDERANDO:
Que el literal a) del Artículo 3 de la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas
para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan
otras disposiciones”, establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante
de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva
entidad.
Que el numeral 52 del Artículo 48 de la Ley 734 de 2002, “Por la cual se expide el Código
Disciplinario Único”, señala como falta gravísima “No dar cumplimiento injustificadamente
a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las
disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas,
principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de
producir información confiable, oportuna y veraz.”
Que la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, “Por la cual se adopta el procedimiento de
control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación”, expedida por el Contador General de la Nación, orienta a los
responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en las entidades
contables públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que
conduzcan a garantizar la producción de información con las características de
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
Que el Contador General de Bogotá D.C, expidió la Resolución No. DDC-000001 del 30
de julio de 2010, que establece los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del
Sistema Contable Público en el Distrito Capital, señalando en su artículo 1º la obligación
por parte de las entidades distritales incluidas en el ámbito de aplicación del régimen legal
de Contabilidad Pública, adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones
administrativas tendientes a evaluar y depurar las cifras y demás datos contenidos en los

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estados, informes y reportes contables, de tal forma que éstos cumplan las características
cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco
conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.
Que como consecuencia de la citada Resolución No. DDC-000001 del 30 de julio de 2010
expedida por el Contador General de Bogotá D.C., que derogó las Resoluciones No.
DDC-000002 del 26 de septiembre de 2006 y DD-000003 del 18 de octubre de 2006,
expedidas por el Contador General de Bogotá D.C, se requiere (crear o modificar según
sea el caso) el Comité de Sostenibilidad Contable ajustado a la normatividad vigente.
En mérito de lo expuesto
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Creación o modificación del Comité Técnico de Sostenibilidad

Contable de la entidad ________________, como una instancia asesora en el
establecimiento e implementación de políticas con el objeto de garantizar razonablemente
la producción de información contable financiera con características de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad.
ARTICULO SEGUNDO: Conformación. El Comité técnico de Sostenibilidad del Sistema

Contable estará conformado por los siguientes funcionarios:
A continuación se sugiere la siguiente conformación
1. Jefe Administrativo y Financiero, quien lo presidirá.

2. Jefe de la oficina Jurídica
3. Responsable de Presupuesto
4. Responsable de Cartera
5. Responsable de Facturación
6. Responsable de Contabilidad
Parágrafo Primero: El Responsable de Control Interno de la entidad o quien haga sus

veces, será invitado permanente a las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad
Contable con voz pero sin voto. La responsabilidad funcional será la de asesorar en lo de
su competencia.
Parágrafo Segundo: El Comité podrá invitar a sus sesiones a las personas que requiera,
para la mejor comprensión de los temas sujetos a consideración.
ARTICULO TERCERO: Funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:

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1. Recomendar a la Gerencia y a los funcionarios responsables de las áreas de gestión,

la determinación de políticas, directrices y procedimientos con el fin de garantizar la
sostenibilidad del Sistema Contable.
2. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas financieras de la entidad,
sobre la situación de las diferentes cuentas y rubros que afecten la contabilidad y el
presupuesto.
3. Verificar y recomendar la depuración extraordinaria contable que conlleva al retiro

definitivo de saldos de los estados administrativos y contables, con base en los informes
que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los
soportes documentales correspondientes, de conformidad con lo establecido en la
Circular Externa No.001 de octubre de 2009, del Contador General de Bogotá.
4. Las demás que establezcan las normas y/o las autoridades competentes y que le sean
propias para el saneamiento contable.
5. Dictar su propio reglamento.
Parágrafo Primero. Las funciones previstas en este artículo serán ejercidas en todos los
casos, consultando los parámetros señalados por las normas contables vigentes en
especial las dictadas por la Contaduría General de la Nación y la Contaduría Distrital de
Bogotá.
ARTÍCULO CUARTO: Reuniones: El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

deberá realizar reuniones con una periodicidad de ______ y se podrá convocar en forma
extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, previa convocatoria del Jefe
Administrativo y Financiero a través el secretario técnico. De las reuniones llevadas a
cabo por el Comité se elaborarán las actas respectivas, las cuales serán aprobadas y
suscritas por lo miembros.
ARTÌCULO QUINTO: Quórum. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deliberará

y decidirá con la presencia de _____ de sus integrantes y las decisiones serán tomadas
por mayoría simple.
ARTÍCULO SEXTO: Secretario Técnico del Comité: Actuará como Secretario Técnico
quien sea responsable del área de Contabilidad y en su calidad de secretario tendrá las
siguientes funciones:
1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias como mínimo con tres (3) días de
antelación indicando objetivo, orden del día, fecha, lugar y hora de la reunión.
2. Documentar a los miembros del Comité de la información necesaria para cada sesión.

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3. Verificar la asistencia de todos los miembros del Comité y establecer el Quórum

requerido
4. Realizar la lectura del orden del día.
5. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en las reuniones y pedir los

respectivos informes para estudio del Comité.
6. Hacer seguimiento y revisar el cumplimiento de las recomendaciones y decisiones del

Comité
7. Dar lectura de las conclusiones y tareas definidas por el Comité.
8. Elaborar las actas de las reuniones, las cuales deben numerarse en orden cronológico
y consecutivo para ser aprobadas por el Comité
9. Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité y sus respectivos soportes
10. Asegurar la logística para la realización de las reuniones y las demás que
correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica
ARTÍCULO SÉPTIMO: Elaboración del Plan de Sostenibilidad Contable. El plan de

sostenibilidad contable, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las
áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos e incluirá como mínimo,
las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas y los responsables del logro
de las metas propuestas. El mismo será elaborado por el Jefe del área Administrativa y
Financiera o quien haga sus veces.
Parágrafo Primero: Los responsables de las áreas generadoras de hechos financieros,
económicos y sociales que afecten la información contable, se reunirán periódicamente
con los funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar y evaluar el avance del Plan de
Sostenibilidad Contable y/o establecer los correctivos para su cumplimiento. Las
decisiones adoptadas en dichas reuniones se consignarán en actas y las mismas se
traducirán en acciones concretas delimitadas en el tiempo y con responsables definidos,
incorporando y/o actualizando el Plan de Sostenibilidad Contable de la entidad.
ARTÍCULO OCTAVO: Conformación Del Expediente: De las actuaciones

administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el Comité,
se conformará un expediente para soportar documentalmente la gestión y formalizar los
comprobantes de contabilidad. Dicho expediente contendrá entre otros, los siguientes
documentos:
1. Documentos soporte e informes que presenten las áreas competentes sobre la

existencia de la acreencia y gestión administrativa adelantada del caso sometido a
consideración del Comité.

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2. Documentos de soporte idóneos que demuestren las acciones y recomendaciones

tomadas por el Comité en desarrollo de los estudios técnicos adelantados, entre
otros, el concepto jurídico respectivo, ficha de saneamiento.
3. Copia del acta del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en la
cual conste las recomendaciones sobre depuración analizada.
4. Copia de la resolución que ordena la depuración de valores contables.
ARTÍCULO NOVENO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y

deroga o modifica la ___________________(Según sea el caso).
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE.
_____________________

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Anexo 8
Circular Normativa 03 de 2015 emitida por la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, la Secretaría Distrital de Hacienda y la Dirección Distrital de
Contabilidad sobre el “Deber legal de Adelantar Gestión de Cartera y Depurar”

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Fuentes Consultadas:
 Resolución 001 de 2001 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos

Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los
Entes Públicos del Distrito Capital.
 Doctrina Contable Vigencia 2014 Contaduría General de la Nación.
 Doctrina Contable Vigencia 2015 Contaduría General de la Nación.
 Doctrina Contable Vigencia 1. Bimestre 2016 Contaduría General de la
Nación.
 Lineamientos para Administración y Gestión de Cartera en las Entidades del
Distrito Capital.
 Resolución 357 del 23 de julio de 2008. Por la cual se adopta el
procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de
evaluación emitido por la Contaduría General de la Nación.
 Ley 1066 de 2006, Por la cual se dictan normas para la normalización de la
cartera pública y se dictan otras disposiciones.
 Circular Externa 01 de 2009. Sobre Depuración de la Cartera real y potencial
a cargo de las entidades distritales emitida por el Contador General de Bogotá
del 20 de octubre de 2009
 Acuerdo No. 07 del 15 de octubre de 2014. Por medio de las cuales se
establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes en todas las
entidades del Estado en sus niveles nacional, departamental, distrital,
municipal así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas
emitida por el Archivo General de la Nación.
 Ley 57 de 1887. Código Civil Colombiano.
 Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento.
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
 Resolución No. DDC-000001 del 30 de julio de 2010. Por medio del cual se
establecen los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema
Contable Público en el Distrito Capital, emitido por el Contador General de
Bogotá D.C.
 Ley 1564 de julio de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General
del Proceso y se dictan otras disposiciones.
 Circular Normativa 03 de 2015 Sobre el “Deber legal de Adelantar Gestión de
Cartera y Depurar” emitida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, la Secretaría Distrital de Hacienda y la Dirección Distrital de
Contabilidad.
 Decreto 328 de 20 de febrero de 1995. Por medio del cual se reglamentan los
artículos 804 y 820 del Estatuto Tributario.
 Decreto Distrital No. 397 de 2011. Por el cual se establece el Reglamento
Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras
disposiciones."

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 Concepto No. 2010IR34498 del 22/09/2010 emitido por la Dirección Jurídica

Distrital sobre responsabilidad funcional de las áreas jurídicas en los procesos
de depuración contable.
 Concepto No.158416 del 21/11/2012. Sobre prescripción de facturas de
prestación de servicios en salud radicadas por los Hospitales de la Red Pública
Distrital emitido por la Secretaría Distrital de Salud.
 Concepto Rad. 2014IE17716 del 30/07/2014. Sobre aplicación figura de la
Remisibilidad emitido por la Dirección Jurídica Distrital.
 Sentencia Corte Constitucional C-487 de 1997. Sobre el alcance que tienen las
decisiones que en materia contable adopte la Contaduría General de la
Nación.
 Sentencia T-600-95 Exp. T-69616.Corte Constitucional Sala de Revisión.
Sobre procedimiento de reconstrucción de expedientes.

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Lineamientos para El Proceso de Depuración Contable Con Anexos PDF

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LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE DEPURACIÓN CONTABLE

LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE DEPURACIÓN CONTABLE

Elaborado: Angel Antonio Zabaleta Galindo

DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

I. GENERALIDADES PROCESO DE DEPURACIÓN.

Según lo dispuesto en el procedimiento adoptado por el Contador General de la Nación

Si la información contable presenta alguna característica antes mencionada se debe

Es importante destacar que la Contaduría General de la Nación, en el proceso de

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

REGULACIÓN CONTABLE PUBLICA APLICABLE A ENTIDADES DE GOBIERNO EN BOGOTÁ

A. Acciones administrativas para adelantar el proceso de depuración

A partir de la verificación de la información financiera que amerita el proceso de

 Determinación de la fecha en la que se efectuó el registro contable o se incorporó

 Exploración exhaustiva de archivos de los documentos soportes, tanto internos

 Verificación de la liquidación de los contratos, a efectos de determinar los

 Si no se dispone de la documentación que los respalde, aplicación de

 De no resultar estas medidas, iniciación de un proceso de investigación, en el que

 Análisis de la relación costo beneficio, comparando el monto a recuperar y/o

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

relacionados con el requerimiento de personal, el procedimiento operativo y legal,

Depuración Contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo un

Depuración Ordinaria: La depuración normal u ordinaria de los saldos se

La Circular Externa 01 de 20093 establece que si se dispone de información suficiente

Depuración Extraordinaria: Depuración que se ordena luego de agotar toda la

Derechos u obligaciones inciertos: Son aquellos que desde su origen carecen de

Relación costo - beneficio desfavorable: Se presenta cuando el monto que

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

gestión de cobro, considerando la antigüedad de la partida, requerimientos de

II. RECOPILACION DE DOCTRINA CONTABLES

A. Depuración Cuentas Bancarias

b) Doctrinas Emitidas Aplicables

En este caso es importante aplicar los establecidos por la Contaduría General de

No.2014000004221 de 7 de marzo 2014.

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

No.20162000000861 de 18 de enero 2016.

Para aplicar estos conceptos es necesario que cada entidad:

1. Verifique los Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

c) Características Cualitativas que debe cumplir

B. Depuración de las Cuentas por Cobrar

b) Doctrinas Emitidas Aplicables

En este caso es importante aplicar los establecidos por la Contaduría General

No. 20152000000241 de 15 enero 2015.

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

En este caso se emitió por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad en los

No.2014EE49769 de 07 marzo 2014.

Para aplicar estos conceptos es necesario que cada entidad:

1. Verifique los Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

c) Características Cualitativas que debe cumplir

d) Características Cualitativas que debe cumplir

C. Depuración de las Cuentas de Inventarios

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -

b. Doctrinas Emitidas Aplicables

No.20142000004061 de 06 marzo de 2014

Para aplicar estos conceptos es necesario que cada entidad:

1. El párrafo 162 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de

c. Características Cualitativas que debe cumplir

D. Depuración de Anticipos sobre Convenios y Acuerdos

Sede Administrativa: Carrera 30 Nº 25-90 -