CAPÍTULO X CONTROL ADMINISTRATIVO

Control de cotizaciones
Este es un documento que únicamente el departamento de compras puede tener,
en este se registra la información de las cotizaciones proporcionadas por los
diferentes proveedores consultados.
Este documento es en Excel y su función es el de una base de datos en la que se
encuentra información como el número de cotización, razón social del proveedor,
descripción del producto, volumen cotizado, precio, condiciones de compra, etc.
Para el correcto llenado del documento dirígete al anexo 9
Control de órdenes de compra
El control de órdenes de compra es otro documento exclusivo del departamento de
compras, en él se registran las órdenes de compra que se han realizado, se encarga
de recopilar información de la orden de compra por ejemplo, la razón social del
proveedor, fecha de emisión, tipo de orden, lugar y fecha de entrega, cantidad
solicitada y precio convenido.
Esta base permite tener a la mano información que puede ser consultada en
cualquier momento para aclaraciones y/o relación de precios de un período a otro.
Para el correcto llenado del documento dirígete al anexo 10

Registros de proveedores
Una vez que se ha seleccionado al proveedor, se solicita información fiscal de ellos:
RFC, giro, razón social, dominio fiscal) de igual manera referencias comerciales,
esto con un objetivo. Identificar a los proveedores que podrán convertirse en socios
comerciales con el programa de desarrollo de proveedores.
Todo esto se registrará en una base de datos que el departamento de compras
tendrá la posibilidad de consultar durante el proceso de adquisición.
Para el correcto llenado del documento dirígete al anexo 11

Control de compras
Este documento es una base de datos en el cual se registra el proceso de compras,
desde que se hace la requisición de compra por parte de algún departamento hasta
que se hace el pago al proveedor. Dicho proceso inicia con los datos de la
requisición que se envía al área de compras, esta requisición es registrada y el
departamento de compras deberá dar seguimiento a partir de ese instante.
Se deberá registrar la solicitud de cotización, la cotización recibida,, la orden de
compra, la fecha de recibo, número de factura y folio del comprobante de pago.
Este formato ayuda a identificar los requerimientos pendientes de dar solución que
llevarán el nombre de abiertos y no cambiarán de status hasta que se hayan
concluido.
Esta base de datos tiene como objetivo tener un seguimiento ordenado en un solo
documento en el cual se puedan visualizar los procesos y su status.
Para el correcto llenado del documento dirígete al anexo 12