IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos a través de la historia han tomado mucha importancia para la sociedad
en general ya que nos permiten controlar, organizar y ordenar de una manera fácil,
lógica y practica el fondo acumulado que poseamos. El proceso de archivo cada vez
es más importante en una empresa o Institución, el profesional debe archivar
implementando los métodos apropiados para conseguir la funcionalidad del archivo
que está manejando. Toda empresa tiende a ser una gran productora de
documentos, tales como: contratos, fichas, actas, comunicaciones, memorandos,
etc. Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información Institucional sea recuperable para uso de la
Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. En los
archivos se encuentra la información que se requiere para defender los intereses de
la entidad ante eventuales reclamaciones. Los documentos registran información
del pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se
tendrá que partir de su puesto o inconsistencias poco creíbles. Una excelente
custodia en un archivo garantiza que la información contenida en los documentos
esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

El buen manejo de un archivo dado por personal idóneo y capacitado en servicios y

procesamiento de documentos permite que sean estratégicos para generar
ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y
garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un
lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Un archivo es la memoria colectiva de una
empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen
funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que
el archivo sea fácil de manejar.
En Colombia existe un ente regulador y veedor de que a los archivos se le dela
importancia, valor y cuidado que estos merecen, este es el Archivo General de la
Nación quien apoyado en los parámetros fijados en la ley 594 indica cómo debe
constituirse un archivo con indicaciones, características y funcionalidad del mismo
para que brinde así los servicios de salvaguardar toda la documentación que allí
sea necesario depositar. Y de este modo es como se le da cumplimiento a la ley
obligando a las empresas públicas, privadas y privadas que cumplan con funciones
públicas a tramitar y disponer de los documentos que se produzcan teniendo en
cuenta el origen y orden natural.

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