UNIDAD 1

UN PROBLEMA EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

COMPRAS Y SUMINISTROS

TUTORA : AMALFI BABILONIA ZAMBRANO

WILSON MAURICIO ORDOÑEZ HOLGUÍN COD:80167971

YESSICA DEL CARMEN JIMENEZ ALTAMAR COD : 1065598245
YESENIA RANGEL

GRUPO 102607-19

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y
DE NEGOCIOS (ECACEN).
OCTUBRE DE 2018.

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 INTRODUCCIÓN

En toda empresa sin importar el tamaño, se hace necesario implementar, procesos

administrativos, que vayan acorde a actividad para funcionar eficientemente, dentro de
estos procesos se destaca el área de compras, la cual tiene como responsabilidad de gestionar
de manera acertada y eficaz, bienes y servicios que contribuyan a aumentar la
competitividad y la producción, de los enfoques de la cadena de suministro, donde sera
importante monitorear el mercado de suministros, identificando, seleccionando y
diversificando proveedores, para establecer relaciones con diferentes miembros de la
cadena de modo que fortalezcan la posición de la propia organización y agreguen mayor
valor al consumidor final.
Sinedo importante que las personas o departamentos encargados de estas gestiones de
compras y suministros actue con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de
manejar con conducta ética, que proporsiones confianza y seguridad, ya que la conducta
del personal de compras deba estar libre de toda sospecha inmoral al realizar las
adquisiciones de sunministros lo que le obliga a conducirse éticamente, es decir con:
Honradez, Integridad, Equidad, Probidad, Responsabilidad.

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OBJETIVOS

Objetivo general
Analizar la problemática de la empresa TRANSPORTES MACO TOURS, con la finalidad
de Funcionar eficientemente, gracias a esto se permitirá crear una estructura interna eficaz
en la que se enmarque, delegue, coordine y controle todas las actividades de la empresa

Objetivos específicos
 Contextualizar de manera detallada la problemática identificada en la empresa de
TRANSPORTES MACO TOURS, de forma que nos permita conocer las diferentes
dificultades que presenta en cuanto a las gestiones de compras que realizan

 Proponer posibles alternativas como solución a los diferentes procesos de gestión de

compra donde se están presentando acciones relevantes.

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NOMBRE DE LA EMPRESA ESCOJIDA.

 Transportes Especiales Maco tours.

CONTEXTUALIZAR LA PROBLEMÁTICA QUE PRESENTA LA EMPRESA.

Un problema en un contexto empresarial y aportan reflexiones sobre las variables que

afectan el buen desarrollo de la gestión de compras en la empresa seleccionada.

Nombre de la Empresa; Transportes Especiales Maco tours (Santa Marta-Magdalena)

Referencio el caso de una Empresa de la cual forme parte, desempeñándome como
administrador general de Personal y operaciones.

Características principales del Problema

La Empresa No cuenta con un procedimiento definido de compras.

La empresa se dedica al transporte de pasajeros en la modalidad de servicio especial,

empresarial, Transporte terrestre.

Dentro de sus procedimientos, no cuenta como tal con un sistema de compras definido
integrado a sus procesos, lo cual es una desventaja ya que pierde competitividad en el
mercado, de origen familiar, Transportes Maco tours básicamente en su proceder no se tiene
claridad a la hora de ejecutar los procesos de compras y servicios.

Problemática:

El principal inconveniente que enfrenta la organización, En contexto, Para la gerencia, No

permite que ninguna persona se integrare al proceso de compras ya que no hay confianza
en los colaboradores para el manejo y control del proceso y de presupuestos. Por parte de la
gerencia, debido a esta situación se presentan los siguientes inconvenientes con los procesos.

 No hay proveedores definidos para el desarrollo de la operación: (combustibles,

repuestos, talleres, accesorios y demás servicios)

 Las compras la realiza únicamente la gerencia

 Estrictamente las compras se hacen únicamente cuando se necesita

 No se tiene un presupuesto destinado para esta área( No se maneja caja menor)

 No se permitido hacer acuerdos con proveedores, Bajo ninguna circunstancia

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  No se maneja créditos con proveedores/convenios corporativos

 Falta de planificación en el proceso de compras

 No realizar un análisis y selección ordenada de proveedores

 Comprar al primero que se tiene a la mano

 Comprar solo por precio sin tener en cuenta la calidad

Al no contar con área especializada en compras, las negociaciones el área de compras, la

organización presentan debilidades en la mayor parte de su operación, adicional a esto la
selección de los proveedores a nivel general, no es asertiva, ya que no están teniendo en
cuenta ciertos factores apenas necesarios para el desarrollo de la operación.

Existe un inconveniente aún más delicado y es que las compras se hacen de manera errada
sin tener en cuenta un comparativo de precios los productos bienes y servicios).

En este caso particular

 La persona realiza el proceso de compras, es el gerente general, quien no delega

esta función a ningún funcionario, ya que esta manifiesta desconfianza de su parte
hacia estos manejos.

 También manifiesta no querer introducir en su empresa un área de compras ya que

las relaciones comerciales no le parecen beneficiosas.

Este tipo de liderazgo es nocivo ya que en oportunidades se han tenido inconvenientes

con la prestación normal de los servicios por no estar en la capacidad de gestionar una y
brindar una solución

 Vehículos sin combustible

 Vehículos averiados (improductivos)
 No buscar alternativas

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POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ACORDE CON LOS PROCESOS DE
GESTIÓN DE COMPRAS DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES ESPECIALES
MACO TOURS.

En repetidas oportunidades se ha reunido el staff administrativo de la empresa, con la

gerencia buscando una solución efectiva y alternativas que permitan mejorar este
procedimiento y por ende la competitividad.

Ante la negativa de la gerencia y ante la falta de razón de la gerencia, se hace un primer

acercamiento presentando estadísticas con datos reales, sobre las consecuencias y perdidas
que están generando esta situación.

Como equipo de trabajo se logra evidenciar, que el problema principal para que esta
situación se presente es la falta de capacitación del gerente, en cuanto al manejo de la
organización y el desconocimiento del manejo de los sistemas esto conlleva a que este no
tenga las competencias para querer implementar algo que no conoce.

-Dejar de pagar con Tarjeta de crédito y en efectivo, y a que los precios para este tipo de
compres son demasiado elevados,

-Trabajar en convenios donde nos brinden créditos, con esta propuesta, iniciamos manejando
dos proveedores de servicios, combustibles y mecánico, con quienes se llegara a hacer una
negociación conveniente, reduciendo significativamente los costos operativos, mejorando el
flujo de caja.

-También se solicitó que mantener inicialmente un mini almacén, con productos

consumibles, tales como papelería, tóner, teclados, mouse, cables y demás elementos de
oficina.

-Al igual que el almacén de consumibles, se establece un convenio con un almacén y taller,
para que nos suministren servicios de mano e obra mecánica y eléctrica, adicionando a esto
el respectivo repuesto si a si se requiere,

-Implementar una estrategia de compras donde solos se adquieran los insumos que los
automotores con frecuencia más deterioran, de esta forma no habrá una gestión de compras
innecesaria, que pueda ocasionar perdidas a la empresa.

-Mantener un stock de repuestos, lubricantes y artículos de oficina solo por trimestres, ya

que esto garantiza mantener el presupuesto controlado, y poder hacer validación de las
necesidades en coroto y largo plazo para futuras compras.

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-Fijar un presupuesto y medir su progreso administrándolo controladamente para las
compras e insumos que requiera la empresa,

-Teniendo en cuenta que la empresa de Transportes Especiales Maco tours no cuenta un

proceso definidos de su compra y su suministro, es necesario que desde la gerencia o el área
encargada de los diferentes suministros; planifique sus compras involucrado una alineación
con el stock de todas las dependencias existente en la empresa, de esta forma se podrán
realizar cálculos exactos de las necesidades requeridas, en cuanto a elementos de oficina
lubricantes y repuesto en general que puedan requerir los automotores.

-Buscar el mecanismo para enviar propuestas de compras a diferentes proveedores como

alternativa de una diversificación, esto con el objetivo tener diferente propuesta de
suministro referente a los tipos de elementos requeridos por la empresa para el buen
funcionamiento de su parte automotor, así como de sus materiales de oficina, lo cual
permita obtener buenos precios y calidad de los insumos en general, donde puedan lograr
posibilidades de pagos fraccionados, (mensuales, bimestrales, trimestrales etc.) como opción
de poder mantener un stock preciso, buen inventario; invirtiendo un capital mínimo que a
través de las utilidades de la empresa permita pagar estas obligaciones.

-Optimizar el cumplimiento de nuevas obligaciones, haciendo uso de la caja menor

peroasegurando que los gastos de flete sean adecuados. Para tal propósito se deberá exigir
el cumplimiento de las guías de ruta para disminuir los gastos no planificados de algún tipo
de necesidad por concepto de compras adicionales de emergencia del parte automotor o
material de oficina.

Ya que si él no se encontraba en la oficina, se pedían horas hombre productivas para el

desarrollo de actividades de oficina.

Con la implementación de esta nueva metodología hay una mejora en:

 No implementar a los procesos un sistema integral de compras

 Se reducirán los costos de los productos y servicios
 Se buscara que otra persona pueda involucrarse con la gestión de compras
 Agilizar los procesos operativos
 Mantener un stock de elementos de oficina, repuestos
 Mejorar las relaciones comerciales de la empresa.

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 CONCLUSIONES

 La eficiencia para el área de Compras pasa por generar el mayor valor para la
empresa y margen para el negocio, reduciendo así el impacto ambiental y generar
ando procesos de incorporación de herramientas y novedades tecnológicas, claves
para tener éxito. Y por el dinamismo que tiene la actividad, siempre nos exige estar
actualizados.

 La Gestión de Compras y Suministros actualmente deben abandonar el tradicional

enfoque funcional y operativo y asumir uno estratégico y corporativo. Esto implica,
por un lado, una relación distinta con la alta dirección y otras áreas de la
organización donde se trabaje de una forma articulada, abarcando todas las
dependencias en función de tener estadísticas claras en cuanto a los suministros
requeridos, por otro lado, el uso de modelos y herramientas para la gestión de la
estrategia, donde se pueda incluir la diversificación de proveedores como
fundamento orientado a mejorar la cadena de suministro, y a implementar posibles
alternativas de solución que inciden en el proceso de compras y suministro.

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 BIBLIOGRAFIA

 http://www.lavoz.com.ar/negocios/area-de-compras-los-10-errores-mas-comunes-en-
las-empresas

 https://brendamarreropr.com/3-problemas-comunes-que-perjudican-al-departamento-
de-compras/

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