Administración de ventas

Unidad 1. Formulación de un programa de ventas

1.5.3. Determinación del tamaño de la fuerza de ventas

Determinación del tamaño de la fuerza de ventas

Cargas uniformes de trabajo

Método que asegura la asignación de cuentas que requieren un tiempo y esfuerzo similar para todos los
vendedores, el cual consiste en los siguientes pasos:

1) Clasificar clientes presentes y en perspectiva de acuerdo con el potencial de ventas.

2) Calcular la duración y frecuencia por visitas de ventas que requiere cada cliente.
3) Calcular el trabajo total que requiere el vendedor para atender a todas sus cuentas.
4) Calcular el tiempo del que dispone el vendedor para realizar ese trabajo.
5) Dividir el tiempo total disponible por el vendedor entre cada tarea de ventas.
6) Determinar el número total de vendedores que se requieren (Anderson et al. 2007).

Ejemplo:

1. Clasificar clientes presentes y en perspectiva de acuerdo con el potencial de ventas

La empresa AlteMex® cuya actividad es la venta de conservas, tiene dos tipos de clientes, medianos y
grandes, considerando su cartera actual, y los que están en perspectiva quedan distribuidos de la siguiente
forma:

Clientes medianos = 300

Clientes grandes = 150

2. Calcular la duración y frecuencia por visitas de ventas que requiere cada cliente
Considerando los reportes entregados por los vendedores y estimando el tiempo que se llevará atender a los
nuevos clientes, se tiene la siguiente información en cuanto al tiempo que se lleva atender a cada cliente y la
estimación del número de visitas que se les deberá hacer de manera anual. Teniendo los siguientes datos, se
realizan las operaciones correspondientes:

Clientes medianos = 20 min./visita X 105 visitas anuales = 35 horas

Clientes grandes = 35 min./visita X 180 visitas anuales = 105 horas

3. Calcular el trabajo total que requiere el vendedor para atender a todas sus cuentas
Considerando que se tienen tantos clientes y que por cada uno se lleva tanto tiempo para atenderlos, se
calcula entonces las horas totales que se llevará toda la fuerza de ventas para atender a la cartera de clientes:

Clientes medianos = 300 X 35 horas = 10 500 horas

Clientes grandes = 150 X 105 horas = 15 750 horas
Total = 26 250 horas

4. Calcular el tiempo del que dispone el vendedor para realizar ese trabajo
La empresa trabaja 45 semanas efectivas por año y 40 horas por semana, lo cual permite hacer el siguiente
cálculo:

45 semanas X 40 horas semanales = 1800 horas anuales

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1.5.3. Determinación del tamaño de la fuerza de ventas

5. Dividir el tiempo total disponible por el vendedor entre cada tarea de ventas
Los vendedores de la empresa realizan las siguientes tareas y se ha estimado de acuerdo a sus reportes el
porcentaje que representa en su carga de trabajo cada actividad:

Tareas de ventas: 60% 1080

Tareas no de ventas: 20% 360
Viajes: 20% 360
Total: 100% 1800

Nota: el porcentaje asignado a cada actividad se obtiene del análisis de los reportes del vendedor, así como
con la experiencia del gerente de ventas.

6. Determinar el número total de vendedores que se requieren

Para calcular el total de vendedores se debe dividir el número de horas totales que se requiere para atender a
todos sus clientes entre el número de horas que el vendedor le asigna a las tareas de ventas, quedando de la
siguiente forma:

Vendedores que se necesitan = 26 250 horas

1080 horas

Vendedores que se necesitan = 24.3

Si la empresa tiene actualmente 20 vendedores, entonces deberá contratar a 4 más.

Productividad incremental

Consiste en determinar el número de vendedores que generan utilidades para la empresa, es decir, desde el
que genera más utilidades, hasta el que genera las mínimas.

El método consiste en los siguientes pasos (Anderson et al. 2007):

1. Determinar el volumen de ventas que cada vendedor puede lograr.

2. Determinar el costo de los bienes para cada volumen de ventas por vendedor.
3. Determinar el margen bruto por vendedor (restar del volumen de ventas el costo de los bienes).
4. Determinar la contribución de utilidades netas por vendedor (restando del margen bruto los salarios,
las comisiones y los gastos totales).

De esta forma se deberán contemplar todos los vendedores que contribuyan con utilidades netas para la
empresa.

Para ejemplificar este método se considera una empresa en donde las ventas están en función del número
de vendedores que tiene, donde el costo del producto se mantiene constante en un 65% de las ventas,
los vendedores tienen un salario fijo de $84 000 anuales, más sus comisiones que son del 6% sobre el
volumen total de sus ventas; cada vendedor recibe $3500 mensuales para gastos de viaje, actualmente
hay 20 vendedores y la gerencia de ventas desea saber cuántos vendedores necesita contratar, para ello a
continuación se señala el desarrollo paso a paso.

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Administración de ventas
Unidad 1. Formulación de un programa de ventas
1.5.3. Determinación del tamaño de la fuerza de ventas

Determinar el volumen de ventas que cada vendedor puede lograr

1. Determinar el costo de los bienes para cada volumen de ventas por vendedor
2. Determinar el margen bruto por vendedor (restar del volumen de ventas el costo de los bienes)

Vendedor Volumen de Costo de los Margen

Núm. ventas - bienes = bruto
21 990 000 - 643 500 = 346 500
22 850 000 - 552 500 = 297 500
23 780 000 - 507 000 = 273 000
24 700 000 - 455 000 = 245 000
25 600 000 - 390 000 = 210 000
26 350 000 - 227 500 = 122 500
Volumen de ventas expresado en pesos.

En este caso se parte del supuesto de contratar a 6 vendedores más, la gerencia puede tener contemplado
ampliar la fuerza de ventas a 10 más; sin embargo, no todos ellos generarán utilidades.

El volumen de ventas se estima con la posible demanda en las rutas, territorios o clientes que se le asignará a
cada vendedor, éste se puede apoyar de un estudio de mercado.

En cuanto al costo de los bienes, éste se obtiene multiplicando el volumen de ventas por el porcentaje que
representa el costo del producto (990 000 X .65 = 643 500 para el vendedor 21).

El margen bruto es la resta del volumen de ventas menos el costo de los bienes.

3. Determinar la contribución de utilidades netas por vendedor (restando del margen bruto los salarios, las
comisiones y los gastos totales).

Vendedor Margen Gastos Contribuciones

No. Bruto - (Salarios + Comisiones + totales) = de utilidad neta
21 346 500 - 84 000 + 59 400 + 42 000 = 161 100
22 297 500 - 84 000 + 51 000 + 42 000 = 120 500
23 273 000 - 84 000 + 46 800 + 42 000 = 100 200
24 245 000 - 84 000 + 42 000 + 42 000 = 77 000
25 210 000 - 84 000 + 36 000 + 42 000 = 48 000
26 122 500 - 84 000 + 21 000 + 42 000 = -24 500

Las comisiones se calculan partiendo del 6% (0.06) que recibe cada vendedor por el volumen total de ventas.
Los gastos totales se obtienen de multiplicar los viáticos que recibe por mes cada vendedor, es decir $3500
por 12 meses, dando un total de $42 000.

Para las contribuciones de utilidad neta se suman los salarios, comisiones y gastos totales; se resta éste
resultado al margen bruto, lo cual da como resultado las contribuciones de utilidad neta.

Analizando las contribuciones de utilidad neta se concluye que deberán contratar a 5 vendedores más;
descartando al vendedor 26, pues no genera contribuciones a la empresa, sino pérdidas.

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Unidad 1. Formulación de un programa de ventas
1.5.3. Determinación del tamaño de la fuerza de ventas

Potencial de ventas

Parte del supuesto que hace el gerente de ventas en cuanto al volumen de ventas en promedio de un
vendedor, para ello se aplica la siguiente fórmula:

N= (S/P)*(1+T)

Donde:

N= número de vendedores que se necesitan

S= pronóstico anual de ventas para la compañía
P= productividad estimada de ventas del vendedor promedio
T= porcentaje estimado de la rotación anual de la fuerza de ventas

Ejemplo

Parte del supuesto que hace el gerente de ventas en cuanto al volumen de ventas en promedio de un
vendedor, para ello se aplica la siguiente fórmula:

N= (S/P)*(1+T)

Donde:

N= número de vendedores que se necesitan

S= pronóstico anual de ventas para la compañía
P= productividad estimada de ventas del vendedor promedio
T= porcentaje estimado de la rotación anual de la fuerza de ventas

N= X
S= 300 000 unidades
P= 19 000 unidades vendidas por el vendedor promedio
T= 15% de rotación anual de la fuerza de ventas

N= (300 000/19 000)*(1+.15)

N= 18 vendedores

Cabe mencionar que el volumen de ventas se puede expresar en unidades o pesos.

Existen diferentes formas de determinar el tamaño de la fuerza de ventas necesarias para alcanzar los
objetivos, la empresa deberá valorar la información con la que cuenta y los objetivos para determinar el
método a aplicar.

El tamaño de la fuerza de ventas, las cuotas de ventas y la asignación y diseño de territorios son temas que
van de la mano y se deben de dejar claros en todo momento para el vendedor y con ello evitar conflictos.

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