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PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN

Lorena Katherine Pedraza Romero

Unipanamericana

Facultad de Ciencias Empresariales

Técnico Profesional en Procesos Empresariales

Bogotá, Colombia

2019

*Luis Leonardo Castro Hernández

Administración General

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PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN

Tabla de contenido
Portada de presentación ..................................................................................................................... 1
Tabla de contenido.............................................................................................................................. 2
Organigrama actual ............................................................................................................................ 3
Análisis de los Errores ......................................................................................................................... 4
Nuevo Organigrama ............................................................................................................................ 5
Conclusiones y tipo de liderazgo ........................................................................................................ 6

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Actividad

Al momento, usted y sus socios ya se han dividido el trabajo de forma muy natural de
acuerdo a las habilidades que cada uno posee o a la disciplina de estudio propia: el socio 1:
Martín Fajardo está estudiando ingeniería, es un joven emprendedor y tiene muy buenas
ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal que tiene a cargo, le
gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la gente participe o aporte
sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto decidieron que él debía ser el
encargado directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4 operarias, pero
por necesidad se le pidió a una de ellas que cada final de mes colabore como auxiliar de
contabilidad de la empresa, que al momento representa una tarea muy sencilla. El socio 1,
Martín, también se encarga del control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios
con proveedores, diseño de nuevos productos y publicidad de los mismos. El socio 2: Diana
Torres, está estudiando comunicación, es una persona un poco dispersa, pero muy alegre y
dada a las relaciones interpersonales, no está muy de acuerdo con la forma en que Martín
trata a los operarios, pero como da buenos resultados, no interviene. Ustedes decidieron que
ella se encargará de las actividades comerciales, básicamente ella busca los negocios
estratégicos, negociar con proveedores y hacer las relaciones públicas, ayuda a elaborar los
inventarios de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la apoyan 2
vendedores. Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y evalúa
el personal, hace la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la distribución
de los productos y la parte logística, almacenamiento y suministros de oficina o producción
si es necesario. Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria. ¡La empresa ha empezado
a tener éxito! Ya se ven los primeros resultados, los negocios han ido aumentando y en
consecuencia el nivel de producción. Para cubrir la demanda de productos y no quedar mal
con sus clientes clave, deben contratar 6 personas más de acuerdo a las actividades que se
deben realizar, que básicamente son: corte, confección y ventas.

A partir de la situación planteada en su empresa, usted debe entregar un informe que


contenga:

 Representación gráfica de la estructura que la empresa tiene actualmente

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ORGANIGRAMA ACTUAL

SOCIOS

PRODUCCION VENTAS ADMINISTRATIVA

O1 O2 O3 O4 VENDEDOR 1 VENDEDOR 2 SECRETARIA

 Hacer una análisis de los errores que cometieron al definir la estructura en cuanto a
las responsabilidades, autoridad y funciones realizadas por cada uno

Análisis

En el caso podemos observar que la empresa se encuentra constituida por tres socios, y
cada socio tiene divididas unas funciones y un personal a cargo sin embargo se encuentran
algunos errores importantes en su estructura en cuanto a las responsabilidades y funciones
de cada uno.

Si revisamos la estructura actual de la empresa podemos notar que un cuenta con un


representante legal ni una junta de socios y que las funciones y responsabilidades se
encuentran mezcladas entre departamentos.

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Socio 1 Martin Fajardo: Es un estudiante de ingeniería que se dedica a manejar el área de


producción de la empresa es un líder autocrático se concentra todo el poder y nadie
desafía sus decisiones. Es un ejercicio de liderazgo unidireccional, lo único que tienen que
hacer los subordinados es obedecer las directrices que marca el líder.

Las desventajas del líder autocrático son evidentes. No tiene en cuenta la opinión de los
trabajadores y los empleados son simplemente personas que deben acatar órdenes.
Algunos empleados pueden sentirse infravalorados y suelen mostrar poco compromiso
afectivo hacia la compañía, pudiendo llegar a abandonar la empresa o rendir menos. Es un
estilo de liderazgo que, poco a poco, está siendo desterrado de las empresas punteras.

Sus responsabilidades son:

 Supervisar la producción
 Control de calidad
 Almacenamiento de Mercancía
 Negocios con proveedores diseño de nuevos productos
 Publicidad

Después de revisar sus responsabilidades podemos concluir que se encuentra sobrecargado


con algunas responsabilidades como: Almacenamiento de Mercancía, publicidad y
negociar con proveedores, que no hacen parte de sus funciones como líder de producción.

Socio 2 Diana Torres: Es estudiante de comunicación quien está encargada de la parte


comercial de la empresa, considero que es un líder laissez-faire Este tipo de líderes
intervienen solo cuando es estrictamente necesario. Es una clase de liderazgo no autoritaria
que confía en la experiencia y en la motivación del empleado para llevar a cabo sus tareas y
proyectos con éxito.

Sus responsabilidades son:

 Actividades Comerciales
 Manejo de Proveedores
 Publicidad
 Elaborar inventarios

Al revisar sus funciones considero que la realización de inventarios no hace parte de sus
responsabilidades como líder de la parte comercial, debe apoderarse más de la parte de
publicidad y mercadeo.

Socio 3 Lorena Pedraza: Es estudiante de administración de empresas, en el caso no se


hace referencia sobre su liderazgo, pero considero que debe ser un líder democrático
También conocido como liderazgo participativo, su función es promover la participación,
el entusiasmo y la implicación de los empleados. Se promueve el diálogo entre todo el

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grupo para tener en cuenta todas las opiniones y visiones sobre la realidad... aunque la
decisión final suele recaer en el líder. Ya que es la persona encargada del personal en
general es quien los evalúa y los contrata.

Sus responsabilidades son:

 Talento humano
 Financiera
 Almacén

Según el caso sus responsabilidades aplican muy bien para su cargo y considero que no se
encuentra realizando nada fuera de sus funciones.

 Diseñar la nueva estructura de la empresa incluyendo el personal que se va a


contratar, tenga en cuenta que puede hacer la departamentalización que más se
acomode a las necesidades de esta empresa, puede definir las áreas o procesos que
sean necesarios o subcontratar si lo considera pertinente. A cada área o cargo
desígnele sus funciones

ORGANIGRAMA

JUNTA DE SOCIOS
TODOS LOS SOCIOS

REPRESENTANTE
LEGAL
SOCIO 3

DPTO.
DPTO. DE DPTO. ADMINISTRATIVO Y
PRODUCCION COMERCIAL FINANCIERO
SOCIO 1 SOCIO 2 SOCIO 3

CONFECCION
VENTAS PUBL. Y
CORTE C. DE CALIDAD
MERCADEO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

3 OPERARIOS 1 OPERARIO
4 VENDEDORES 1 FUNCIONARIO
3 OPERARIOS SECRETARIA AUX. CONTABLE

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Después de realizar un nuevo organigrama para la compañía considero que se deben


contratar tres operarios para el departamento de producción, 2 vendedores más para el
departamento comercial y 1 auxiliar contable para el departamento administrativo y
financiero y así cada departamento se dedica a las funciones asignadas para su cargo.

Con respecto a las funciones quedarían planteadas de la siguiente manera:

Departamento de producción: se encargara de:

 Supervisión de producción
 Control de calidad
 Nuevos diseños

Departamento comercial: se encargara de:

 Ventas
 Manejo de Proveedores
 Publicidad y mercadeo

Departamento Administrativo y financiero. Se encargara de:

 Talento humano
 Almacén
 Financiera

 Decida los métodos de liderazgo, comunicación y motivación que más se adecúen


para que los empleados tengan un alto nivel de productividad y al tiempo, se sientan
satisfechos dentro de su empresa. Súbalas al foro de la semana.

La compañía se debe someter algunos cambios con respecto a sus líderes, para que
los funcionarios se sientan tranquilos, aprendendan a querer lo que hacen con
responsabilidad y cumplimiento, y para eso creo que deberían adoptar la figura de
líderes de espíritu democrático es el principal rasgo del liderazgo democrático: el
líder sigue siendo el que tiene la última palabra o decisión, pero es capaz de
escuchar, atender y sopesar las recomendaciones y opiniones de los miembros del
equipo. El liderazgo democrático es un modelo que genera un gran nivel de
satisfacción en los miembros de un proyecto, lo que mejora su motivación y, así,
en su productividad y rentabilidad para la empresa. Se trata de un estilo de liderazgo
que lleva tiempo desarrollar, pero los resultados merecen la pena.

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Referencias bibliográficas:

 Bennis, W. y Burt, N. (1986). Leaders: The Strategies for Taking Charge. New
York: Harper & Row.
 Daft, R. L. (2002). La experiencia del liderazgo. Cengage learning. Tercera edición.
 Gutiérrez Valdebenito, O. (2015). Estudios de liderazgo de hombres y mujeres.
Revista Política y Estrategia N° 126, 13-35.
 Nye, J. C. (2011). Las cualidades del líder. Barcelona: Paidós.