FORMAS ADMINISTRATIVAS

CONCEPTO

Una Forma es un instrumento de comunicación

administrativa, impresa generalmente en papel o
similares (cartón, cartulina) y con impresiones
realizadas mediante alguno de los medios de
reproducción gráfica.

Este instrumento de comunicación contiene información impresa y espacios para anotar información
a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá, además, instrucciones
para ser llenadas y utilizadas.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en
los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o
más operaciones de un proceso.

UTILIDAD / IMPORTANCIA

La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos
años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su
funcionamiento.

Generlamente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de
documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y
repetitivas o indistintintamente ,se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los
documentos respectivos.

Es necesario destacar de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la

simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se
obtiene.

En la actualidad, el uso de normas tiene gran importancia, debido principalmente a:

 Su Contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 El alto costo que representan
 Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos
 Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.
 Registran transacciones o eventos en el momento en que ocurren
 Facilita el ingreso de datos, su lectura y verificación
 Facilitan el flujo, procesamiento y análisis de datos

SITUACIÓN ACTUAL Y DISEÑO DE FORMAS

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para
su control, y su diseño no siempre es el adecuado. Esto ha venido originando que se presenten
diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:

 Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias

 Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.
 Duplicación de formas para un mismo fin
  Cantidad excesiva de Formas de poco uso
 Su tamaño no se adecúa al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.
 El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene

Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben trasmitir,
incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen

DISEÑO DE FORMAS

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base.

 La información recabada
 Su objeto
 Fuente de información
 Necesidades que la originan
 Método de llenado
 Número de copias
 Procedimientos en que intervendrá
 Resultados finales que se han de obtener

OBJETIVO DEL DISEÑO DE FORMAS

Coadyuvar al a agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que

permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas

 Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan
 Conocer el número exacto requerido
 Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo
 Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas
 Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente
 Contar con un catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual
se visualicen sus características
 Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios
 Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro
 Economizar a través de la racionalización del uso y diseño
 Mantener un control de calidad constante en la producción o compra

CONTROL DE FORMAS

CLASIFICACIÓN DE LAS FORMAS

Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas. Dicha clasificación
puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios:

 Funcional: Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas
formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier
posibilidad de combinación o eliminación.
 Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas de cada unidad.

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE FORMAS

Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una
forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:
  Clasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización de las
formas en el catálogo.
 Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento
 Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de
modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios.
 Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la
máxima autoridad.

CONTROL SOBRE CREACIÓN DE FORMAS

Las áreas de sistemas y procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias no
puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.

Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen,
pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.

CONTROL DE FORMAS EN ALMACÉN

Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacén son:

 Dar pronta atención a las requisiciones

 Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente
 Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas
 Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir

RELACIÓN ENTRE FORMAS Y MANUALES

FORMAS Y MANUALES

La forma es realmente el reflejo del procedimiento en el que se inscribe, el cual se detalla en el

manual de procedimiento.

La forma es el instrumento principal para la obtención de información que justifica la creación del
procedimiento.

La eficiencia del procedimiento depende en gran parte de la eficiencia de las formas. Por tanto,
existe una relación entre la recolección de los datos y los procedimientos que los utilizan.

Así las formas se incluyen como apéndice de dicho procedimiento en el manual de procedimientos

CONCLUSIONES

 Las formas son el apoyo para recoger de forma sistemática y coordinada datos e
informaciones.
 Su creación se justifica, por tanto, si el trabajo de correlación es facilitado por un diseño
uniforme, provistos de aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación de los datos
previstos
 Taller TUPA MINAGRI: TUPA DS Nº 079-2007-PCM

TEXTO UNICO DE PROCED. ADMINISTRATIVOS – TUPA

 Es un documento técnico normativo de gestión, que brinda a los administrados (personas

naturales y jurídicas) la información sobre los procedimientos administrativos de iniciativa
de parte y servicios exclusivos que brinda la entidad (base legal, requisitos, costos, plazos,
etc.) que se tramitan ante las entidades. Es un documento único que consolida, ordena y
sistematiza todos los procedimientos administrativos de la entidad.
 El TUPA está a disposición de los Administrados o ciudadanos en general, a fin que puedan
hacer diversas gestiones en igualdad de condiciones y con suficiente información sobre los
procedimientos a tramitar.

OBJETIVOS DEL TUPA

 Ordena de manera homogénea, el conjunto de trámites que brinda la DRA´s; precisa los
requisitos, tiempo de duración del trámite y costo.
 Reduce la discrecionalidad (porque es una barrera para el comportamiento arbitrario y
antojadizo).
 Limita la parcialidad de los funcionarios (darles a las personas tratos diferenciados); permite
la agilización de los trámites y el aumento de la credibilidad institucional.
 Brinda claridad sobre las cosas que deben hacer los usuarios al gestionar un trámite ante
una entidad.
 Sistematiza, en un sólo documento, de los procedimientos administrativos de la entidad.
Brinda información a los administrados (personas naturales o jurídicas) sobre los
procedimientos administrativos que compete a cada entidad
 Brinda información sobre la base legal, requisitos, costos, plazos, naturaleza de atención
autoridad que resuelve las solicitudes, instancias que atiende los recursos.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Es un conjunto de actos y diligencias tramitados ante la entidad, conducentes a la emisión de un acto

administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses,
obligaciones o derechos del administrado sea éste persona natural o jurídica, pública o privada.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS

 En función a gastos: gratuito y no gratuitos

 En función a su procedencia:
a) De la organización:
 sustantivos (desarrollados por direcciones u áreas de línea) y
 adjetivos (de carácter administrativo)
b) A petición de parte (el recurrente solicita de manera expresa la atención)
 De acceso a la información, en base a Ley Nº 27806.

SERVICIO

Un servicio es una contraprestación que la entidad pública otorga a partir de un pago efectuado
previamente. Este pago permite adquirir ese derecho inmediatamente sin que exista una evaluación
previa referida a qué si corresponde o no otorgar ese derecho o contraprestación. Se efectúa de
inmediato, porque no está en riesgo ningún interés público.
TIPOS DE SERVICIOS

1. Servicios administrativos prestados en exclusividad. Son prestaciones que las entidades se

encuentran facultadas a brindar en forma exclusiva, no pudiendo ser realizadas por otra
entidad o terceros. Los servicios prestados en exclusividad se incluyen en el TUPA.
2. Servicios administrativos no prestados en exclusividad. La prestación de estos servicios
supone la realización de actividades de comercialización de bienes y servicios no exclusivos
por parte del Estado, mediante sus diversas entidades. Las pautas para la creación de estos
servicios están establecidas en el Decreto Supremo Nº 088- 2001-PCM. Estos servicios o
actividades no se incorporan en el TUPA.

CONTENIDO DEL TUPA

 Todos los procedimientos de iniciativa de parte y los servicios administrativos prestados en

exclusividad.
 La Base Legal de cada procedimiento.
 Los requisitos (documentación y otros que solicitan).
 Los plazos de atención.
 Calificación (aprobación automática o de evaluación previa).
 Derechos de tramitación (monto y forma de pago).
 Vías de recepción.
 Autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento.
 Los formularios.

CALIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

De acuerdo a la Ley 27444 no existen procedimientos “no regulados”, por tanto, todos los
procedimientos están sujetos a plazos y silencios administrativos.

Proceso administrativo: Conjunto de actos y diligencias que por exigencia legal deben ser tramitadas
en las entidades conducentes a la emisión de acto administrativo con efecto o jurídico individuales o
individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Puede ser:

 P.A. DE APROBACION AUTOMATICA

 P.A. DE EVALUACION PREVIA. A su vez, pueden ser:
o P.A. CON SILENCIO ADM. POSITIVO
o P.A. CON SILENCIO ADM. NEGATIVO (Excepcional porque afectan intereses públicos)

ORGANOS RESPONSALES

I.- Elaboración de TUPA:

 OPP: Conducción del Proceso de Elaboración y Formulación del TUPA.

 OPP: Elaboración de sustento técnico de cada PA.
 OAJ: Sustentación de la base legal de cada PA.
 OA: Sustentación de los costos de cada PA.

II.- Revisión u Opinión previa a aprobación del TUPA:

 Deberá contar con la opinión favorable de la Gerencia Regional.

 En el caso de las OP’s de los Gob. Regionales, previamente a su aprobación deberá contar
con la opinión de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o quién haga sus veces.
 III.- Aprobación de TUPA:

Los Gobiernos Regionales y sus OP’s aprobarán sus TUPA’s mediante Ordenanza Regional.

ACTIVIDADES PARA SUSTENTAR EL TUPA

 Identificar las normas que determinan las competencias de la Entidad y los procedimientos
administrativos a su cargo que deben seguir los administrados, Para tal efecto deberá identificar
el sustento legal de cada procedimiento y evaluar los requisitos que deben cumplir los
administrados para la tramitación de cada procedimiento.
 Evaluar si los requisitos establecidos por cada trámite son necesarios, aportan valor y
suministran información indispensable al objetivo del trámite, y que esté fundamentado en
razones técnicas y legales respecto de la regulación general materia del trámite
 Definir respecto de cada uno de los procedimientos su calificación precisando si son de
aprobación automática o de evaluación previa y, en este último caso, el plazo máximo de
tramitación y si corresponde la aplicación del silencio administrativo positivo o negativo.
 Sólo en caso de procedimientos sujetos a plazos con aplicación del silencio administrativo
negativo se debe consignar una breve explicación que sustente de dicha calificación, teniendo en
cuenta los supuestos a que se refiere la primera disposición transitoria complementaria y final
de la Ley Nº 29060.
 Identificar a la autoridad competente para pronunciarse en cada instancia de cada
procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
 Identificar la norma que ha aprobado el derecho de tramitación que se cobra en cada
procedimiento.
 Llenar el “Formato de sustentación legal y técnica de procedimientos administrativos contenidos
en el TUPA”. Dicho Formato debe ser llenado conforme su instructivo y lo señalado en sus
anexos 1 y 2. Dicho Formato debe ser suscrito por los responsables de las Oficinas de
Planeamiento, Asesoría Jurídica y Administración, debiendo actualizarse de manera
permanente, así como reflejar los procedimientos administrativos vigentes de la Entidad.
 Publicar en el portal electrónico de la entidad los Anexos 1 y 2 denominado, “Formato de
sustentación legal y técnica de procedimientos administrativos contenidos en el TUPA”. (Artículo
8º del DS. Nº 079- 2007-PCM).

REQUISITOS INNECESARIOS

 Un requisito es innecesario cuando no lo respalda ninguna norma vigente, también porque no

tiene relación con el procedimiento; entonces, no es necesario exigirlo y por lo tanto
representa una “barrera democrática”
 Si la entidad cuenta con acceso en línea a información de la SUNAT, SUNARP o RENIEC u
otras entidades que tengan bases de datos disponibles, y sí no lo tuviera debería establecer
un convenio con las mencionadas entidades.

DOCUMENTACION SUSTENTATORIA

1. Proyecto de TUPA
2. Proyecto de norma que aprueba el TUPA y exposición de motivos
3. Informe Técnico de la OPP que sustente y destaque:
 Los cambios contenidos en el proyecto,
 Los avances en la simplificación administrativa de los procedimientos administrativos
(reducción de plazos de atención, requisitos y costos)
4. Formato de sustentación legal y técnica: Anexo 1 y 2
 ALCANCES DEL TUPA MODELO EN MATERIA DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
1. Mecanismo de determinación del Derecho de Trámite: En Función al Costo del Servicio
LEY 29090, LEY DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
Artículo 31.- De las tasas
Las tasas que se fijen por los servicios administrativos en los procedimientos establecidos en la
presente Ley no deben exceder el costo de la prestación de los mismos y su rendimiento es
destinado exclusivamente al financiamiento del mismo, bajo responsabilidad. del mismo, bajo
responsabilidad. (…)
Artículo 2.- Ámbito de aplicación y principios
2 1. Los procedimientos administrativos, regula dos en la presen te Ley, son únicos y de aplicación
obligatoria a nivel nacional; además, determinan las responsabilidades de los sujetos implicados en
los procedimientos de habilitación urbana y gp , de edificación. Nin guna persona o entidad, además
de las descritas en la presente Ley, podrá participar, directa o indirectamente, en la aprobación y
ejecución de habilitaciones urbanas y edificaciones. (…)
2. Sustento de la determinación de costos de la verificación administrativa y la verificación técnica
LEY 29090, LEY DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
Artículo 10.- Modalidades de aprobación
(….)
Los costos de la Verificación Administrativa y la Verificación Técnica está comprendidos en el costo
de la licencia. El costo por Verificación Técnica no puede ser menor al cuarenta por ciento (40%) del
valor de la licencia. Dicho monto es intangible y sólo puede ser utilizado para los fines de supervisión
de las obras.
Verificación administrativa + Verificación técnica = Derecho de trámite
Nota 1: Forma de determinación del derecho de trámite
El cobro es secuencial y es determinado en función al servicio administrativo que efectivamente
requiere el administrado que le presten.
Nota 2: Mecanismo para fijar el monto de la Verificación Técnica
 Se fija un valor en función al costo de una (01) inspección
 El monto a pagar se determina considerando el número de inspecciones fijadas en el
cronograma y el monto fijado en el TUPA para una inspección.
3. Inexigibilidad de requisitos: respecto de edificaciones
LEY 29566, LEY QUE MODIFICA DIVERSAS DISPOSICIONES CON EL OBJETO DE MEJORAR EL CLIMA DE
INVERSIÓN Y FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Artículo 5.- Eliminación de requisitos para solicitar licencias de edificación y de funcionamiento
En la tramitación de cualquiera de las modalidades de licencias de edificación, contempladas en el
artículo 25 de la Ley 29090, Ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y de Edificaciones, y de
funcionamiento, no será exigible la presentación de los siguientes documentos:
a) Copia literal de dominio, correspondiendo a la municipalidad respectiva efectuar la verificación a
través del portal web de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (Sunarp).
b) Certificado de parámetros urbanísticos y edificatorios.
c) Boletas de habilitación de los profesionales que intervienen en el trámite que intervienen en el
trámite.
d) Documentos que por su naturaleza municipal se encuentren en los archivos del gobierno local

Artículo 6.- Habilitación de profesionales y de proyectos

La habilitación de los profesionales ingenieros y arquitectos que intervienen en proyectos obras de
habilitación urbana o edificación en proyectos, obras de habilitación urbana o edificación,
conformidad de obra y conformidad de obra y, en general, cualquier trámite regulado en la Ley núm.
29090, Ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y de Edificaciones, se acredita mediante una
declaración jurada de dichos profesionales, la que deberá ser verificada a través del padrón en el
portal web del colegio profesional respectivo, quedando eliminada y prohibida la exigencia de
boletas y constancias de habilidad o habilitación profesional, así como de habilitación de proyectos.
4. Inexigibilidad de derechos de trámite en caso de apelaciones
SENTENCIA EXPEDIENTE N° 3741-2004-AA/TC
(...)
22. En conclusión, este Tribunal estima q p ue, en el presente caso, el establecimiento de una tasa o
derecho como condición para ejercer el derecho de impugnar la propia decisión de la Administración,
vulnera el debido proceso reconocido en el artículo 139.3 de la Constitución.
§9. El precedente extraíble en el presente caso
50. Hechas estas precisiones conceptuales, el Tribunal considera que, sobre la base de lo expuesto,
en el presente caso, las reglas de derecho que se desprenden directamente del caso pueden ser
resumidas en los siguientes términos:
(…)
Regla sustancial: Todo cobro que se haya establecido al interior de un procedimiento administrativo
como condición o requisito previo a la procedimiento administrativo, como condición o requisito
previo a la impugnación de un acto de la propia administración pública, es contrario a los derechos
constitucionales al debido proceso, de petición y de acceso a la tutela jurisdiccional y, por tanto, las
normas que lo autorizan son nulas y no pueden exigirse a partir de la publicación de la presen te
sentencia.
(…)
5. Metodología Aplicable: DS 064-2010-PCM

Considerar texto de la Guía Metodológica.

Apoyo para realización de costeo: Aplicación de Aplicativo MICosto.
7. Silencio administrativo: plazos aplicables
CONSIDERANDO MODALIDAD C y D: CON COMISIÓN TÉCNICA
Decreto Supremo Nº 008-2013-VIVIENDA: Reglamento de Licencias de Habilitación Urbana y
Licencias de Edificación
53.1. Verificación del expediente: 05 días hábiles
53.2. El plazo máximo para que la Comisión emita su dictamen será de 20 días.
55.1. Dentro de los 03 días hábiles siguientes al último dictamen de la Comisión, la Municipalidad
emitirá la Licencia de Edificación
¿Aplica un plazo de 25 o 28 días hábiles?