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SISTÉMICA
CONTROL DE ADMINISTRACIÓN Y
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE LA
EMPRESA
I. Control de administración
Control y administración
La retroalimentación es una herramienta para conocer la estructura y comportamiento del
proceso de administración.
La jerarquía de control
Un sistema de control de proceso puede verse como un sistema físico diseñado (que sólo
contiene elementos físicos inertes).
Diferencias significativas entre sistema de administración (del mundo real) y sistema de control:
a. Es muy adaptable.
b. Es capaz de organizarse por sí mismo.
c. Son un conjunto de roles (si bien puede predeterminarse lo que cada poseedor de rol
es responsable, no puede predeterminarse cómo se ejecuta esa responsabilidad).
En la figura 1 se muestra una imagen simple que representa sólo una posible observación de un
sistema de control administrativo. Dicho sistema podría verse de diferentes maneras como, por
ejemplo: “un sistema para maximizar la contribución”, “un sistema capaz de mantener flexible
la manufactura”, “un sistema para satisfacer el mercado”.
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o S: producción
Planeación
Es un proceso continuo. Se relaciona con la definición de metas y los cursos de acción. Puede
verse como un proceso cíclico.
El proceso de planeación con frecuencia se relaciona con diferentes horizontes de tiempo: largo,
mediano o corto plazo.
Monitoreo
La planeación en el control es útil y, por lo tanto, el examen crítico de estas características (que
se consideran claves, en un sentido estratégico) de una compañía en particular, representa un
proceso esencial en el desarrollo de medidas de desempeño que se puedan considerar
apropiadas. Es entonces cuando el desempeño, con respecto a estas características claves, debe
monitorearse, si la administración de una compañía va a ser efectiva a nivel corporativo.
Control
El control presupuestal es lo más común. Con frecuencia se considera a un presupuesto como
una herramienta de planeación y control. Por lo tanto, el proceso de planeación establece los
presupuestos anuales para varias áreas de responsabilidad, con frecuencia llamadas centros de
responsabilidad:
a. Centro de costos: Unidad organizacional en donde se acumulan costos. Incluye las áreas
de investigación, desarrollo y servicios de administración
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Los presupuestos pueden ser una base inadecuada para valorar el desempeño administrativo.
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En el límite del sistema habrá algún proceso de toma de decisiones que tiene autoridad para
utilizar los recursos disponibles para ese sistema con el fin de lograr el propósito dentro de las
expectativas de desempeño especificadas y dentro de las restricciones externas al control de
ese proceso de toma de decisiones.
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Estos modelos son fórmulas intelectuales que se usan para analizar una situación de
administración particular; no son una descripción de lo que existe o una especificación para un
diseño.
Con frecuencia, ocurre que cuando se compara el área de autoridad de un proceso de toma de
decisiones, definido por el modelo de sistemas, con el área del que en realidad sucede en la
práctica, se observan bastantes diferencias.
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Figura 10. Entradas y salidas de los datos del IPP “sistema de mantenimiento”.
La mitad superior contiene actividades tomadas del modelo de actividad (etapa 1) junto
con una indicación de los flujos de información actividad a actividad (etapa 2).
La mitad inferior contiene una declaración de los procedimientos del procesamiento de
información existentes (IPPs).
El eje del norte es una lista del conjunto de actividades que constituyen el “sistema de
tarea primaria” relevante para el área particular u organización bajo estudio.
Los ejes del este y oeste son idénticos y contienen las categorías de información.
El eje de oeste (que representa las entradas) es la imagen reflejada del eje del este (que
representa las salidas).
El eje del sur es una lista de los procedimientos del procesamiento de información
(automatizados y manuales) y representa el estado existente de la red del
procesamiento de información anterior a la revisión.
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La X en la matriz suroeste (SW) indica que IPP 2 emplea los datos que pertenecen a la
categoría de información 1 (I1), para producir una salida procesada de la categoría de
información I2 (la matriz sureste).
La matriz noroeste (NW) muestra que esta categoría de información I2 se requiere como
entrada para las actividades A2 y A3.
La X en la matriz noreste (NE) muestra que la categoría de información I1 se produce
emprendiendo la actividad A1 y, por lo tanto, esta actividad (o el administrador
responsable de la actividad A1) tienen la capacidad de actualizar la categoría y así
proporcionar los datos de forma oportuna, como una entrada a los IPPs.
La importancia de las dos X en la matriz noroeste (NW) es que como muestran que I2 es
una entrada esencial para A2 y A3 los administradores responsables de estas actividades
deben tener acceso a esta salida particular de IPP 2.
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La cruz de Malta se concluye llenando todas las X en las matrices noroeste (NW) y noreste (NE)
para dar una imagen completa de las actividades y los flujos de información actividad a actividad
considerados relevantes para el área de interés.
En las matrices suroeste (SW) y sureste (SE) se obtiene una imagen de todos los IPPs empleados
para procesar los datos y los datos procesados.
Relacionando la mitad inferior de la cruz de Malta con la mitad superior hará posible formular
el conjunto de preguntas a toda la red dirigida de procesamiento de información para saber de
una potencial falta de coherencia indicada por varias X en las mismas columnas.
Etapa 1
Emprender un análisis basado en el asunto para determinar qué considerar como una
descripción de tarea primaria relevante para la situación (actual o futura).
Etapa 2
Es adecuado desarrollar un modelo de tarea primaria de consenso a cualquier nivel de
resolución. Si se requiere “validación” en relación con un nivel de resolución actual, dos métodos
han probado ser útiles:
a. Determinar lo que sería la salida de una actividad y buscar la existencia de esa salida en
la situación del mundo real. Si existe la salida, entonces la actividad que la produce debe
existir (por ejemplo, un plan de producción no puede existir sin que también haya una
actividad “planear la producción”).
b. Mediante entrevistas, desarrollar modelos de tarea primaria relevantes para las áreas
de responsabilidad de los administradores. Un mapeo de estos modelos individuales en
el modelo de tarea primaria global permitirá que se realice la validación.
La “validación”, en estos términos, significa que las actividades del modelo son legítimas. Es
evidente que sólo pueden emprenderse en relación con un análisis de los requerimientos de
información actual.
Etapa 3
Tratar cada actividad en el modelo de tarea primaria como un proceso de transformación e
identificar:
a. La información requerida como una entrada en cada actividad para que pueda
realizarse.
b. La información producida como una salida al hacer la actividad (pero sólo la que emplea
como entrada otra actividad).
c. Para las actividades de control, la información de monitoreo necesaria, basada en una
definición de las medidas de desempeño por cada actividad.
Etapa 4
Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad superior de la cruz de Malta.
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Etapa 5
Tomar cada procedimiento de procesamiento de información (IPP) existente e identificar las
categorías de información a las que pertenecen los datos de entrada y salida (a través del
modelo de datos). Ubicar los IPPs en la mitad superior de la cruz de Malta
Etapa 6
Examinando las categorías de información de apoyo requeridas por las actividades en el modelo
de tarea primaria (matriz NW), identificar cualquier omisión o duplicación potencial en la red de
procesamiento de datos existente traduciendo los requerimientos (matriz NW) en suministros
(matriz SE).
En una situación sin desarrollar o donde se vayan a corregir omisiones, establecer “los procesos
de transformación de datos” necesarios para satisfacer los requerimientos de suministro.
Investigar las maneras alternativas de combinar estos “procesos de transformación de datos”
en IPPs para evitar duplicaciones y omisiones posteriores en la red de procesamiento de datos
resultante
Etapa 7
Para cada IPP (nuevo o modificado), desarrollar el modelo de actividad para la transformación
de datos básicos o no procesados, en los datos procesados requeridos. Estas actividades
representan una definición de lo que es necesario hacer para que los datos básicos proporcionen
las categorías de información de apoyo requeridas de la red de IPP. Entonces se solicitan
decisiones para determinar cómo hacer las actividades, por ejemplo, en forma manual, por
computadora o mediante una combinación de ambas. Al mismo tiempo, también es necesario
determinar cómo capturar y almacenar los datos básicos.
Etapa 8
Convertir los requerimientos de información de actividad en requerimientos de información de
“rol”, al hacer un mapeo de la organización en el modelo de tarea primaria.
En conclusión
Las etapas 1 a 7 determinan los IPPs requeridos en una red del procesamiento de datos eficiente,
para proporcionar los requerimientos de información esenciales para toda la organización (o
para una parte de ella). La etapa 8 determina quién, en términos de rol, necesita los conjuntos
particulares de datos procesados producidos por los IPP.
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