ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

ORGANISMOS DE CONTROL

TEMA:

TRABAJO EN GRUPO

EXAMEN ESPECIAL

INTEGRANTES:

 MIKAHELA ALVAREZ
 ANA QUIJOSACA
 DINA YUMBILLO

CURSO:

OCTAVO “1”
 Examen Especial a los Bienes de Larga Duración del Ministerio de Industrias y
Productividad, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2008 y el 31 de
diciembre de 2012

Motivo del examen

El examen especial a los Bienes de Larga Duración del Ministerio de Industrias y

Productividad se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2013 de la Unidad de
Auditoría Interna del Ministerio de Industrias y Productividad aprobado por el Contralor
General del Estado.

Objetivos del examen

 Evaluar el grado de solidez de la estructura del Control Interno existente en los

Bienes de Larga Duración de propiedad de la Entidad.
 Determinar el grado de efectividad, eficiencia y economía en el ingreso,
distribución y control de los Bienes de Larga Duración.
 Establecer que los Bienes de Larga Duración en encuentren registrados
contablemente, conciliados adecuadamente y hayan sido utilizados, de acuerdo
con la normativa vigente

Resultados del examen

 Bienes del Ministerio adquiridos en el año 2012 no están asegurados.

 Saldos de bienes de larga duración no conciliados.
 Baja de bienes por obsolescencia.
 Bienes no disponen de codificación, identificación y custodio actualizado.
 Pérdida de bienes de Larga Duración.
 Aplicación de partidas presupuestarias en la adquisición de bienes de larga
duración y registros contables inadecuados.
Bienes del Ministerio adquiridos en el año 2012 no están asegurados

Se pudo analizar que el Guardalmacén no se realizó el registro de ingresos en el sistema

de control de inventarios, todo todos los bienes, maquinarias y equipos adquiridos en el
año 2012.

Se debe a que existe una alta rotación del personal en el área de bienes de la Dirección
Administrativa, ya que en este periodo fue ocupado por tres servidores públicos y no se
realizó la respectiva supervisión en el cumplimento de sus obligaciones, lo que ocasionó
que no todos los bienes de las instituciones estén protegidos.

La normativa que fue utilizada es:

 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

 Ley Orgánica de Servicios Públicos
 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público.
 Normas de Control Interno

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Art. 77.- Máximas autoridades,
titulares y responsables. - Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las
instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados
de su autoridad. Además, se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones
específicas:

3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores:

a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administración

financiera de la entidad, organismo o empresa del sector público.

Ley Orgánica de Servicios Públicos Art. 22.- Deberes de las o los servidores públicos.
Son deberes de las y los servidores públicos

 Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los

documentos, útiles, equipos, muebles y bienes en general confiados a su guarda,
administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias

Art. 3.- Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes

del Sector Público. Del procedimiento y cuidado. - Es obligación de la máxima
autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y
cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se
hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u
otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la
Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio-
Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades
presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia

Conclusión

El guardalmacén no realizo el respectivos registró de los bienes de adquisición del año

2012 en el sistema de control de inventarios lo que ocasiono que los bienes adquiridos en
este año, lo ocurrido se debe por alta rotación del personal en el puesto de guardalmacén
y el no hubo la supervisión por el director Administrativo de las ejecuciones de las
obligaciones por el encargado

Saldos de bienes de larga duración no conciliados

Mediante la realización del examen se pudo observar los valores del registro contable que
corresponden a la adquisición de bienes de larga duración se presentar diferencias con los
valores registros en el sistema de control de inventarios.

Estas diferencias se deben a la falta de conciliación de saldo de bienes entre los valores
registrados por el contador en la e- SIGEF y el guardalmacén en el sistema SIFE.

Los directores financieros no supervisaron el cumplimiento de las responsabilidades de

la contadora en lo referente a la realización de las conciliaciones de bienes de larga
duración de forma permanente ocasionando que no se disponga un registro contable
actualizado, oportuno y confiable.

La normativa que fue utilizada es:

 Control interno.
 Normas de Control Interno para Las Entidades, Organismos del Sector Público y
de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Públicos
 Ley Orgánica de Servicio Público
 Ley Orgánica de Contraloría General del Estado.
Control interno resolución NO 405-06.- Respecto a la conciliación se debe realizar
periódicamente a los bienes de existencia.

Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones serán

independientes del registro, autorización y custodia de los recursos. Los responsables de
efectuar las conciliaciones de las cuentas dejarán constancia por escrito de los resultados
y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la máxima autoridad. Sobre la base del modelo de gestión
financiera, implementado por el ente rector de las finanzas públicas, los ajustes de los
saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio serán de responsabilidad de las
unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas para el efecto.

Ley Orgánica de Servicio Público de Art. 22.- Deberes de las o los servidores
públicos. - Son deberes de las y los servidores públicos:

 Cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud,

eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia
que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades

Control interno 100-03. Responsables del control interno. - El diseño,

establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del
control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás
servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Los directivos,
en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor
importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines
institucionales. Las servidoras y servidores de la entidad son responsables de realizar las
acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y
fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados
en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente
asesor y de consulta.

Conclusión

Existe diferentes valores entre los registros y el sistema de inventarios de las adquisidores
de bienes de larga duración, debido a que la contadora no realizo las conciliaciones de
saldos y que los directores financieros no realizaron la revisión de cumplimiento de
responsabilidades ocasionando que no se presenta un información contable confiable y
oportuna.

Baja de bienes por obsolescencia.

Se pudo observar que el Ministerio de Industrias y Productividad tiene una bodega en la

cual se guardan bienes de larga duración que serían destinados a proyectos de inversión,
pero estos se encuentran en mal estado, sin uso y obsoletos. No existe un control adecuado
de estos activos lo que impide dar de baja a los mismos.

Esta situación se origina en los guardalmacenes desde varias fechas atrás, en donde no se
informó a la Máxima Autoridad y Director Administrativo sobre los bienes inservibles
que dejaron de ser utilizados.

La normativa que fue utilizada es:

 Ley Orgánica de Servicios Públicos

 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público
 Normas de Control Interno

El Ministerio de Industrias y Productividad ha incumplido el Art. 22 de la Ley

Orgánica de Servicios Públicos. Deberes de las o los servidores públicos. - Son
deberes de las y los servidores públicos:

> Cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud,

eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia
que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades;
> Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los
documentos, útiles, equipos, muebles y bienes en general confiados a su guarda,
administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias;
> Elevar a conocimiento de su inmediato superior los hechos que puedan causar
daño a la administración

Art. 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público. El Guardalmacén de Bienes informará por escrito a la máxima
autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles,
obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designará a uno de los
servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes,
para que realice la inspección de los mismos.

Conclusión

El Ministerio cuenta con bienes de larga duración en mal estado y sin uso, lo cual ha
llevado a que los guardalmacenes no informan a sus autoridades para así poder dar de
baja a estos bienes y evitar que la institución siga manteniendo bienes que no prestan
ningún beneficio.

Bienes no disponen de codificación, identificación y custodio actualizado.

Los guardalmacenes que formaron parte del periodo en que se ha llevado a cabo este
examen no codificaron y no actualizaron cada uno de los bienes que son de propiedad del
Ministerio. Cada uno de este personal debe entregar una hoja de traspaso de bienes
muebles y equipos a la persona que se va a hacer cargo en el nuevo periodo, pero no lo
han hecho ocasionando así que los registros de estos inventarios no reflejen información
real y confiable impidiendo realizar un control posterior.

La normativa que fue utilizada es:

 Ley Orgánica de Servicios Públicos

 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público
 Normas de Control Interno

El Ministerio de Industrias y Productividad ha incumplido el Art. 22 de la Ley

Orgánica de Servicios Públicos. Deberes de las o los servidores públicos. - Son
deberes de las y los servidores públicos:

> Cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud,

eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia
que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades;
> Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los
documentos, útiles, equipos, muebles y bienes en general confiados a su guarda,
administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias;
> Elevar a conocimiento de su inmediato superior los hechos que puedan causar
daño a la administración
Art. 11 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Público. Uso y conservación de bienes. Una vez adquirido el bien el
Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe de la unidad
a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a mantener bajo su custodia,
mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por la buena conservación
de los muebles y bienes confiados a su guarda, administración.

Art. 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público. Obligatoriedad de inventarios. El Guardalmacén de Bienes
o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a
efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta,
conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y
cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas
de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad
de la entidad, en la primera quincena de cada año.

Conclusión

Los guardalmacenes no codificaron los bienes de larga duración, así como también no
realizan las respectivos actualizaciones y constataciones anuales lo que produjo que el
registro de estos bienes en el sistema no refleja información real y confiable lo que
conlleva a no poder realizar un adecuado control en los siguientes periodos.

Pérdida de bienes de Larga Duración

Mediante la realización del examen se observó que se han producido perdidas de bienes
de larga duración, que se encuentran asegurados, estos bienes reportados como perdidos
se encuentran en indagación desde la denuncia a la fiscalía, y hasta la conferencia final
del informe, no se ha gestionado el avance de las causas, entre ellas que la Coordinadora
General de Asesoría Jurídica no realizó un seguimiento oportuno de las denuncias, ni
entregó a la Dirección Administrativa la documentación legal necesaria para presentar a
la aseguradora. Algunos de los bienes que constan en el documento se encuentran
pendientes de trámite ante la aseguradora por falta de documentación, y otros bienes no
se han realizado el reclamo ante la aseguradora, omisiones a cardo del Director
Administrativo, ya que no delegó a un funcionario de su dirección, los reclamos de
manera oportuna ante la aseguradora para la recuperación de bines sustraídos.
Normativa que fue utilizada:

 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del

Sector Público
 Normas de Control Interno

Art.3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público. Del procedimiento y cuidado observa: conservación, buen
uso y el mantenimiento de los bienes, será responsabilidad directa del servidor.

Conclusiones

La falta de seguimientos de las denuncias presentadas ante la Fiscalía por la pérdida de

los bienes de larga duración por parte de la Coordinadora General de Asesoría Jurídica,
la no delegación de un funcionario del área Administrativa para el reclamo oportuno para
la recuperación de los bienes sustraídos antes la aseguradora por parte del Director
administrativo; y la falta de precaución en el cuidado de los bienes entregados para las
funciones a los custodios, ocasionaron que los bienes la aseguradora no los haya restituido
y la institución no cuente con los bienes de larga duración necesarios para el desarrollo
de sus actividades.

Aplicación de partidas presupuestarias en la adquisición de bienes de larga duración

y registros contables inadecuados.

Mediante el análisis que se realizó a la ejecución presupuestada para la adquisición de

bienes de larga duración del 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, se observó que algunos bienes
que son adquiridos para uso institucional son registrados en cuentas de partida para
programas de proyectos de inversión: de igual manera se registraron bienes en la cuenta
de activos debiendo ser registrados en el gasto y viceversa.

Normativa que fue utilizada:

 Ley Orgánica de Servicios Públicos

 Normas de Control Interno

Art. 22 de la Ley Orgánica de Servicios Públicos incumpliendo los literales b) y e).

Deberes de las o los servidores públicos. - Son deberes de las y los servidores públicos:

 Cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud,

eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la
 diligencia que emplean generalmente en la administración de sus propias
actividades.
 Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los
documentos, útiles, equipos, muebles y bienes en general confiados a su
guarda, administración o utilización de conformidad con la ley y las normas
secundarias;

Conclusión

La inadecuada aplicación de partidas presupuestarias para la adquisición de ciertos bienes

de larga duración adquiridos por uso institucional, autorizado por los directivos
Financieros, son registrados por la Contadora en cuentas de partidas para programas de
proyectos de inversión; de igual forma se registraron bienes en la cuenta de activos
debiendo ser registrados en el gasto y viceversa, ocasionado que la información contable
registrada no guarde consistencia con la aplicación presupuestaria correspondiente.

BIBLIOGRAFÍA
Ley Orgánica de Servicio Público, LOSEP. (6 de Octubre de 2010). Obtenido de
https://www.educacionsuperior.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2014/09/LOSEP.pdf

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector

Público. (2015). Obtenido de https://www.inmobiliar.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2015/02/Reglamento-General-Sustitutivo-para-el-
manejo-y-Administraci%C3%B3n-de-Bienes-S.P..pdf

Normas de Control Interno para Las Entidades, Organismos del Sector Público (6 de
noviembre 2010) Obtenido de:
http://ai.espe.edu.ec/wp-content/uploads/2012/07/ACUERDO-039-CG-5-Normas-de-
Control-Interno.pdf