INSPECCIÓN Y REVISIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES

Concepto de revisión e inspección

Revisar: “Someter a nuevo examen una cosa para corregir o repararla”.

Inspeccionar: “Revisar como inspector”. Articulo 84 CN

La inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad competente constate la existencia

física del protocolo notarial, si se encuentra en el lugar designado, y verificar las condiciones en

que se encuentra;

Mientras que la revisión es aquella que va a tener por objeto verificar si en el protocolo se han

cumplido todos los requisitos formales.

En la capital, el director del Archivo General de Protocolos, y en los departamentos los jueces

de primera instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión de los protocolos,

Diferencia entre inspección y revisión

Actualmente en el Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República no se hace

ninguna diferencia en el uso de los términos de revisión e inspección, siendo entonces que ambas

palabras se toman unidas para referirse a una misma actividad.

Se considera que la revisión de protocolo es distinta a inspección de protocolo, en virtud que

como se mencionó anteriormente, inspección es aquella que tiene por objeto que la autoridad

competente –Archivo General de Protocolos- constate la existencia física del protocolo notarial,
si se encuentra en el lugar designado y en qué condiciones se encuentra; mientras que la

revisión es aquella que va a tener por objeto verificar si en el protocolo se han cumplido todos

los requisitos formales establecidos en la ley. Articulo 85 CN, los requisitos lo puede ver en el

artículo 13 CN

CLASES

Se puede distinguir claramente en nuestra legislación tres clases de inspección de protocolos:

articulo 86 CN

a) ORDINARIA:

Es aquella que se realiza de oficio una vez al año y se refiere al funcionamiento general de la

notaría.

Tiene por objeto comprobar si en el protocolo se ha llenado los requisitos formales establecidos

en el Código de Notariado; para tal efecto puede llevarse a cabo en forma voluntaria o a

requerimiento del director del Archivo General de Protocolos en el Departamento de Guatemala y

en los demás departamentos el encargado será el juez de primera instancia del ramo civil, para lo

cual el notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar en

su presencia.

b) EXTRAORDINARIA:

Son promovidas normalmente a petición de parte y no de oficio, la revisión extraordinaria tiene

lugar cuando lo manda la Corte Suprema de Justicia y para tal efecto el notario está obligado a
presentar el protocolo y sus comprobantes, debiendo practicarse la inspección y revisión en su

presencia.

c) ESPECIAL:

Tal y como lo establece el artículo 21 del Código de Notariado, es aquella que se realiza en

caso de averiguación sumaria por delito, en contra de un notario; nuestro Código de Notariado

aún menciona la fase sumaria como parte del proceso penal, pero en la actualidad dicha fase

vendría a ser la fase preparatoria, o bien podría llevarse a cabo en el debate como nueva prueba.

FUNCIONARIOS QUE ESTAN FACULTADOS PARA EFECTUAR LA INSPECCION Y

REVISIÓN DE PROTOCOLOS

En el departamento de Guatemala: El director del Archivo General de protocolos. En los demás

departamentos los jueces de primera instancia del ramo civil, según lo dispuesto en Acuerdo

número 55-2000 de la Corte Suprema de Justicia, que establece en su Artículo 1º. Que

exclusivamente les corresponde a los jueces de primera instancia del ramo civil, y en aquellos

departamentos en que existieren dos o más juzgados de primera instancia civil, se efectuaran las

revisiones en forma alterna, por años y únicamente en las cabeceras departamentales; por lo que

los juzgados pares cumplirán este cometido en los años pares y los juzgados impares lo harán en

los años impares.

Además el Artículo 84 del Código de Notariado faculta al Presidente del Organismo Judicial

nombrar anualmente el número de notarios colegiados activos que sean necesarios para practicar

inspección y revisión de protocolos, tanto en el departamento de Guatemala, como en los demás

departamentos de la República.
Actualmente el Archivo General de Protocolos está elaborando un proyecto para crear la unidad

ambulante de inspecciones y revisiones de protocolos notariales, conformada por una comisión

de notarios encargados de llevar a cabo las inspecciones y revisiones de protocolos notariales en

aquellos departamentos en los cuales no se hacen las mismas.

TRAMITE

En el Código de Notariado se encuentra regulado el trámite de la inspección y revisión de

protocolo únicamente en seis artículos, que abordan el tema de forma general lo que ocasiona que

en la práctica exista dificultad al llevarlo a cabo, los procedimientos son:

a) Requerimiento del protocolo:

Se debe comunicar al notario el lugar, día y hora en que debe presentarse con el protocolo a su

cargo, indicando el año que se pretende revisar, en nuestra legislación, no se establece de qué

manera llevarse a cabo esa comunicación, pero se hace por escrito.

b) Día de la diligencia de la inspección y revisión de protocolo:

En el día y la hora señalada, si el notario se presenta con el protocolo respectivo, se hace con el

objeto de comprobar si en el mismo se ha llenado los requisitos formales establecidos en el

Código de Notariado, por ejemplo: que el protocolo se encuentre debidamente empastado,

foliado, no se alteren el número correlativo de los instrumentos públicos, etc.

 c) Trámite posterior a la diligencia: artículo 87

Al concluir la inspección y revisión de protocolo, el funcionario que la practique, debe levantar

un acta en el libro respectivo, en la que debe hacer constar,

 si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, si no nos vamos al articulo 88, y si se

llenaron se sigue…..

 las observaciones e indicaciones que hubieren hecho el notario y

 las explicaciones que al respecto diere éste notario;

en la actualidad el libro de actas está formado por hojas de papel tamaño oficio membretado con

el logo del Organismo Judicial, que contiene todas las actas que se llevan a cabo durante un año

calendario unidas por tornillos entre pastas duras, con número y fechas correlativo, razón de

cierre por cada año e índice.

Si de la inspección y revisión de protocolo resultare que el notario cumplió con todo, el Archivo

General de Protocolos elabora una resolución final, mandando a archivar el expediente al registro

electrónico de notarios.

Articulo 88 CN.

Pero si de la inspección y revisión de protocolo resultare que el notario no observó los

requisitos formales, el funcionario que haya efectuado la revisión remitirá

 copia certificada del acta a la Corte Suprema de Justicia,

 la que previa audiencia al notario, le resolverá lo pertinente;

 la corte suprema de justicia lo resolverá

 cabe mencionar que en la actualidad la única sanción que ha impuesto la Corte Suprema de

Justicia ha sido la “amonestación”. Recurso de responsabilidad

SANCIONES

Según el Artículo 101 del Código de Notariado, las sanciones que puede imponer la Corte

Suprema de Justicia son: amonestar, censurar o imponerle multa que no exceda de veinticinco

quetzales y en caso de reincidencia las multas podrán ser hasta de cien quetzales, o suspensión de

un mes hasta de un año; dichas sanciones deben constar en auto acordado con justificación de

motivos, y contra el auto únicamente cabe el recurso de responsabilidad.

En aquellos casos, en que hacen falta requisitos que pueden ser corregidos o subsanados, la ley

no establece un procedimiento específico, pero en la práctica, después de efectuada la revisión se

levanta un acta dando un plazo prudencial al notario para que cumpla con las obligaciones que se

pueden subsanar, por ejemplo, entrega de la totalidad de los testimonios especiales. Al cumplir

con el plazo el notario se presenta con todo lo requerido por el Archivo General de Protocolos y

se elabora una resolución haciendo constar dicho extremo y que por las anomalías encontradas en

la inspección y revisión efectuada se enviará certificación del expediente a la Corte Suprema de

Justicia, quien al resolver remite el auto con la sanción correspondiente, el cual se incorpora en el

expediente y se archivó en el registro electrónico de notarios.

CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DEL NOTARIO

Si el notario no se presentare el día señalado para la inspección y revisión de protocolo y

tampoco presentare excusa por tal inasistencia, el funcionario o inspector encargado lo hará del

conocimiento del juez de primera instancia del ramo civil, quien previa audiencia que dará al

notario por veinticuatro horas para que exponga las razones de su incumplimiento o negativa,

dictará dentro del mismo plazo la resolución que proceda; y si ella fuere en sentido de que el

Notario presente el protocolo, así lo ordenará bajo apercibimiento de que en caso de

incumplimiento se proceda a la ocupación y extracción del protocolo y comprobantes respectivos,

para cuyo efecto podrá recurrirse al auxilio de la fuerza pública.

Si no fuere posible llevar a cabo la inspección y revisión en presencia del notario, el

protocolo y los comprobantes serán extraídos del poder del notario y remitidos de inmediato al

Archivo General de Protocolos para la respectiva inspección.

Durante la gestión de la actual dirección se ha puesto de conocimiento del juez de primera

instancia civil la negativa de presentar los tomos de los protocolos a su cargo de tres notarios, de

los cuales se han llevado a cabo dos inspecciones y revisiones por orden del juez, y la otra hasta

el momento no han notificado.

En la anterior dirección se hicieron tres ocupaciones y extracciones para llevar a cabo las

inspecciones y revisiones de protocolos las cuales se hicieron en presencia del juez respectivo de

primera instancia civil, el oficial que llevaba a cargo el proceso, el director y subdirectora del

Archivo General de Protocolos, una asistente y los agentes de policía, extrayendo los tomos de

protocolo del notario los cuales se encuentran actualmente en poder del Archivo General de

Protocolos, para efectuar la respectiva inspección y revisión de los mismos y su posterior

devolución.
RECURSOS QUE PUEDE INTERPONER EL NOTARIO

Contra la resolución que dictare la Corte Suprema de Justicia cabe únicamente el recurso

de responsabilidad, según lo que establece el Artículo 88 de Código de Notariado, no obstante,

por ser éste una de las leyes más antiguas de Guatemala, en la actualidad dicho recurso suele ser

una laguna legal en virtud de que ninguna legislación vigente regula el trámite respectivo; sin

impedir con ello el poder interponer dicho recurso y que la Corte Suprema de Justicia quede

obligado a resolverlo.

Medida que puede tomar el notario en contra de las disposiciones del director del

Archivo General de Protocolos, es el planteamiento de una acción de amparo, en vista de que no

hay materia que no sea susceptible de esta materia y porque una vez no habiendo recurso que

interponer también se da la definitividad. Se considera que el órgano competente, no obstante que

no está taxativamente expresado por la ley, son las salas de la Corte de Apelaciones, las que

deben conocer y decidir la relacionada acción constitucional en contra del director del Archivo

General de Protocolos.

Testimonio Del Índice

En la presentación del testimonio del índice del protocolo, el notario deberá cumplir con los

requisitos siguientes:

1. El testimonio del índice podrá Extenderlo por medio de fotocopias o transcrito.

2. Todas las hojas deban estar claramente legibles, numeradas, firmadas y selladas por el notario.

3. Debe cumplir con asentar la razón final correspondiente.

4. Indicar el número de clave en la primera hoja del testimonio especial.

Se entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el comprobante respectivo.

Formas de Presentación:

- Testimonio

- Testimonio Especial

- Fotocopia autenticada por el notario

- Copia simple legalizada

Articulo 92 del Código de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 del Congreso de la

República, ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos.

Además de los aspectos generales precipitados, debe cumplirse con lo siguiente:

1. En el texto de la razón final hacer constar: lugar y fecha en que fue extendido el índice, número

de hojas de que se compone; lugar y fecha en que se extiende o compulsa el testimonio especial;

y firma y sello del notario.

2. Deberá verificarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento original; si el testimonio

especial fuere transcrito, deberá expresarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento

original y fuere en fotocopias, en las mismas deberá aparecer claramente la existencia del pago

del impuesto respectivo.

3. Si posteriormente a la entrega al Archivo General de Protocolos el notario detectara algún error

u omisión, deberá presentar una ampliación del indice haciendo constar los errores y las

correcciones respectivas, adjuntando una copia del índice ampliado.

REPOSICION DE PROTOCOLO ARTICULO 90 CN

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo. Ante

esta circunstancia el notario debe dar aviso al juez de primera instancia,

Articulo 91 CN: el cual deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá declarando

procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se inicie el

respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario.

Articulo 92 CN: Al declarar procedente la reposición el juez pedirá a la corte suprema de justicia

copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si

no existieran testimonios en el archivo se pedirán las copias o duplicados que haber en los
 registros y se citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la presentación de los

testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por avisos en el diario oficial y

otro de los de mayor circulación.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras el juez tendrá que citar de nuevo a los interesados

para consignar en actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de desacuerdo o

incomparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía ordinaria

TRAMITE

1. Memorial de aviso de juez primera instancia civil articulo 90 CN.

2. Resolución articulo 91

i. Procedente la reposición

ii. Mandara que se abra procedimiento criminal contra los presuntos

responsables

3. Como se repone el protocolo articulo 92 CN

i. Copia de testimonio especial

ii. Copia de testimonio de registro de la propiedad inmueble

iii. Citar a los otorgantes para que lleven testimonios

1. Aviso publico tres veces durante un mes en el diario oficial y en

otro de los de mayor circulación en la localidad

 iv. Testimonios del índice

v. Citar a interesados consignar el punto del acta del contenido

4. Emite resolución

i. Reponiendo el protocolo

ENMIENDA DEL PROTOCOLO

ARTICULO 96 CODIGO NOTARIADO

Cuando en el protocolo se incurriere los errores siguientes de forma

1. Alterar la numeración cardinal de los instrumentos

2. De la foliación

3. El orden de la serie

4. Dejar una pagina en blanco

5. Inutilizar de hoja

6. Pliegos del protocolos

 TRAMITE

EL NOTARIO ACUDIERA A UN JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA

1. Memorial al juez

2. Audiencia al notario

3. Constar el error

4. Resolver concediendo la enmienda

5. Acta de enmienda

6. Certificar

7. Agregar el protocolo como atestado

LISTADO DE AVISOS QUE DEBE HACER EL NOTARIO SEGUEN EL CODIGO DE

NOTARIADO Y SUS LEYES CONEXAS
CODIGO DE NOTARIADO
i. Obligación del notario de dar aviso al Archivo General de Protocolos por
Ausencia del país menor a un año, dejando el Protocolo a otro Notario Hábil,
debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos Notarios al Director del
Archivo General de Protocolos. Arto 27 CN
ii. Obligación del Notario de dar aviso al Archivo General de Protocolos dentro de
los 25 días hábiles siguientes al otorgamiento de cada escritura, cuando se trate de
testamentos o donaciones por causa de muerte, así como sus modificaciones o
revocaciones. Arto 37 a) y b) CN
iii. Obligación del Notario de dar Aviso al Archivo General de Protocolos, o a los
Jueces de Primera Instancia, en su caso, dentro de los 25 días hábiles siguientes al
vencimiento de cada trimestre década año calendario, en papel sellado del menor
valor, indicando el número y fecha del último instrumento público autorizado o
cancelado, o en su caso que no autorizó ninguno durante el trimestre que
 corresponda.
Arto 37 c) CN

iv. del Notario de dar Aviso a la Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes
Inmuebles y las Municipalidades respectivas. Con el objeto de posibilitar un mejor
cumplimiento de las obligaciones de determinación, control y pago del impuesto
sobre la venta y permuta de bienes inmuebles (Alcabala), los notarios al intervenir
en las escrituras por actos y contratos relacionados directamente con dicho
impuesto deberán, dentro del término de 15 días de la fecha de autorización de la
escritura, dar aviso a la Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes
Inmuebles y las Municipalidades respectivas. Arto 38 CN

LEY REGULADORA DE LA TRAMITACION NOTARIAL DE ASUNTOS DE

JURISDICCION VOLUNTARIA
i. Obligación del Notario de dar aviso, para la inscripción de cualquier resolución
notarial en los registros públicos de documentos y actos jurídicos, será suficiente la
certificación notarial de la resolución, o fotocopia o fotostática auténtica de la misma.
Tal certificación o reproducción será enviada en duplicado, por el notario, con aviso, a
fin de que el original se devuelva debidamente razonado. Arto 6

ii. Obligación del Notario de dar aviso, por solicitud de cambio de nombre; El notario
recibirá la información que se ofrezca por el solicitante y dispondrá que se publique el
aviso de su solicitud en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación, por
tres veces en el término de treinta días. El aviso expresara el nombre completo del
peticionario, el nombre que desea adoptar y la advertencia de que puede formalizarse
oposición por quienes se consideren perjudicados, por el cambio de nombre. Arto 18

DECRETO NÚMERO 73-75

i. Obligación del Notario de dar aviso por ratificación de proceso sucesorio; Los
Jueces de Primera Instancia que correspondan a los notarios, en su caso, darán
aviso dentro del término de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de
radicación del respectivo proceso. Al encargado del Registro de Procesos
sucesorio. Arto 2
LOS TESTIGOS EN EL ACTO NOTARIAL

INTRODUCCIÓN

Los testigos han sido siempre elementos importantes en los negocios jurídicos. Con la
aparición de la escritura surge el documento, que se ha hecho en ladrillo, piedra, hojas de
palmera. Papiros, cueros de vaca y de oveja, en pergaminos, o en tablillas de cera, constituyeron
los nuevos medios de prueba.

Más tarde, ante la mala fe humana, se hizo necesario que el documento fuera emitido por medio
de funcionarios autorizados al efecto (fedatarios) y que daban fe del negocio jurídico. Es entonces
cuando surge el documento auténtico, es decir, que tiene fe pública y que se basta a sí mismo
como medio de prueba y hace plena fe.

Todo esto nos deja entender que, el documento ha sido de modo y manera de que pudo valerse el
ser humano para configurar la evolución que a través de los años ha ido cumpliendo el desarrollo
de la historia.

El hombre tuvo necesidad de perpetuar la ocurrencia de un hecho cualquiera a los fines de

servirse de prueba del mismo desde que actuó frente a los demás, de conservar la prueba de
cuanto había hecho en su relación con los demás. Esto es una necesidad que preexiste al
documento y a la misma escritura.

Y es por eso que antes de que apareciera el documento, apareció el testigo como forma de probar
lo realizado por el hombre. El testigo fue el primer medio de prueba de la humanidad en lo que se
refiere a las convenciones de los hombres.

Primero fue el documento y luego el notario. El documento fue un hecho del natural vivir de la
humanidad. EL notario es un advenimiento si se quiere necesario para la redacción y valoración
del documento.

La importancia del testigo en el documento notarial tiene una línea disminuyente en el transcurrir
de los tiempos.

Los testigos son importantes para que cuando sean llamados, rectifiquen o certifiquen el negocio
jurídico. Su firma no es necesaria.
 En esa época las convenciones eran verbales y realizadas no ante la presencia de un grupo
determinado de testigos, sino ante toda la población.

Era común que en las poblaciones amuralladas a la puerta de la ciudad se anunciara en voz alta el
hecho de que un habitante hubiese adquirid o transferido su propiedad a otro. Posteriormente esa
publicidad se torna inapropiada y la presencia de la comunidad fue suplida por los testigos.

4.1 Los Testigos, Tipos.

Los testigos que interviene en el instrumento público pueden ser de tres clases:

a) Testigos Instrumentales
b) Testigos Certificadores, de conocimientos o de Identidad
c) Testigos Corroborantes y

Hay un cuarto tipo que es el llamado Testigo de Moralidad que es en esencia el mismo testigo
certificador, de conocimiento o de identidad.

4.2 Los Testigos Instrumentales.

Son los que presencian el acto de la lectura, consentimiento, firma y autorización de una escritura
pública, asegurando con su firma la veracidad del relato notarial. Son los coadyuvantes o
colaboradores de la fe pública notarial.

Asisten al Notario en la redacción de ciertos actos auténticos. Tienen por función por afianzar y
confirmar con su intervención y su firma la veracidad y fe de un acto.

4.3 Cantidad Requerida

Art. 32 de la Ley No. 301.

Art. 32.- En todos los casos en que la Ley requiera la concurrencia de testigos, que no serán
nunca más de dos, estos deberán ser dominicanos, mayores de edad y domiciliados en el
municipio donde tiene Jurisdicción el Notario actuante.
Este artículo modifica en cuanto le sea contrario al artículo 971 del Código Civil.

Las únicas excepciones son para el acta de notoriedad, que requiere la declaración de siete
testigos y para el acta de suscripción del testamento místico o secreto, que se requieren seis
testigos.
4.4 La Legalización de Firmas.

Es el proceso según el cual el notario certifica las firmas en documentos privados, cuando le
consta de modo indubitable su autenticidad.

Es la declaración escrita por la cual un funcionario público competente certifica la autenticidad

de la firma puesta en un acto público o privado, con el fin de que éste pueda hacer fe en cualquier
parte que se le presente.

Para que surta efecto jurídico en nuestra legislación deben estar presente seis elementos que son:
1.- Una declaración escrita.
2. Que actúe un funcionario competente.
3.- La voluntad del signatario de estampar su firma.
4.- La certificación de la autenticidad de la firma.
5.- Que la firma sea puesta en presencia del funcionario público.
6.- La fecha de la declaración escrita o acto.

4.5 Las Certificaciones.

La certificación o coletilla notarial, es una adición breve a lo escrito o hablado que tiene por
finalidad reforzar compendiosamente lo que antes se ha dicho o escrito.

La certificación notarial de la firma es la aseveración que efectúa el notario competente de que un

requeriente capaz para ese acto, suscribe en su presencia un instrumento privado, sin ningún tipo
de coerción.

Es uso generalizado entre la mayoría de los actuarios la utilización de una forma casi invariable
al momento de ejecutar la legalización de firmas en los actos privados. Más o menos en estos
términos:

YO,…., Notario de los del Número para el Municipio de....., matriculado en el Colegio
Dominicano de Notarios bajo el número……, con estudio profesional abierto en...., CERTIFICO
Y DOY FE: Que las firmas que aparecen más arriba, fueron puestas en mi presencia y estudio
profesional, libre y voluntariamente por la señora y el señor: …. cuyas generales de ley constan en
el acto precedentemente redactado, quienes me aseguran bajo la fe del juramento que esa es la
forma como acostumbran hacerlo en todos los actos de sus vidas civiles.

En la ciudad d…., Municipio de…y Provincia de….., República Dominicana, hoy día
( ) del mes de ... del año ……. ( ). –
4.6 Prohibiciones.

No pueden ser testigos instrumentales, ni de ninguna clase, aquellos que son partes en el acto o
que tengan un interés personal; los que tengan vínculos de parentesco o afinidad con las partes o
el Notario, en línea directa en ningún grado o en línea colateral hasta el cuarto grado, inclusive;
los empleados ni los sirvientes del notario; las personas condenadas a degradación cívica como
pena principal o como pena accesoria, pero solamente durante el tiempo fijado por la decisión;
los interdictos, los extranjeros, los locos, los ciegos, los sordomudos ni ninguna persona que no
tenga pleno uso de sus sentidos.

Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como

hábil si la opinión común así lo hubiere considerado.

No podrán asistir como testigos, de un testamento hecho por instrumento público, ni los

legatarios por cualquier título que lo sean, ni sus parientes o afines, hasta el cuarto grado

inclusive, ni los oficiales de los notarios que otorguen el documento, según dispone el Art. 975

del C.C