MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

NORMA GTC-185 ICONTEC

4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

4.1 ACTAS

4.1.1 Definición. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica.
Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde e
momento de su creación.

4.1.2 Requisitos

4.1.2.1 Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

4.1.2.2 Partes

4.1.2.2.1 Título. El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se
ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior. Ejemplo:

REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

4.1.2.2.2 Denominación del documento. A una o dos interlíneas libres se ubica la

palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo
que le corresponda. Ejemplo:

ACTA 001

Nota: Se suprime el símbolo de número # o la abreviatura (No.).

4.1.2.2.3 Encabezamiento. El encabezamiento está conformado por las palabras fecha,

hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúsculas sostenida.
Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los
dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.

4.1.2.2.4 Fecha. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra FECHA, en mayúscula

sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la ciudad donde se ha realizado la
reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma. Ejemplo:

FECHA: Medellín, 14 de enero de 2011

CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6

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4.1.2.2.5 Hora. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra HORA, en mayúscula

sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la hora de inicio y de finalización de
la reunión. Ejemplo:

HORA: De las 09:00 a las 16:00 horas

4.1.2.2.6 Lugar. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra LUGAR, en

mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes el sitio de la reunión.

LUGAR: Hotel Intercontinental, Salón Diamante

4.1.2.2.7 Asistentes. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra ASISTENTES,

en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la relación de
nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada
uno en la reunión, lo separas del nombre con coma y sigues el orden jerárquico
establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, lo ordenas alfabético por
apellidos.

Ejemplo 1

ASISTENTES: Gloria Castro Botero, Presidenta

Jaime Maldonado Muñoz Vicepresidente
Manual Yarce Hoyos, Secretario

Ejemplo 2

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

4.1.2.2.8 Invitados. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra INVITADOS, si los

hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Los nombres los escribes con
mayúscula inicial, a interlineación sencilla. Ejemplo:

INVITADOS: Marcela Sánchez López, Jefa de Sistemas

4.1.2.2.9 Ausentes. Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de

dos puntos, escribes la palabra AUSENTES, si los hay. Es conveniente indicar si la
ausencia es justificada o no. Ejemplo:

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AUSENTES: Pedro Lara Quintero, Delegado (con excusa)

Jaime Riascos Forero, Delegado (sin excusa)

4.1.2.2.10 Orden del día. A dos interlíneas libres del último nombre contra el margen
izquierdo y con mayúscula sostenida escribes la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de
dos puntos. Contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión,
con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Ejemplo:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Presupuesto de producción
4. Varios y sugerencias

4.1.2.2.11 Desarrollo. Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida escribes la

palabra DESARROLLO seguida de dos puntos. Contra el margen izquierdo inicias el
primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si deseas resaltar.

El primer tema pude ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta
anterior.

En el tema lectura, discusión y aprobación del acta anterior• debes indicar si fue
aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten. Ejemplo:

1. Verificación del quórum

Se verificó la asistencia…………………………………………….

4.1.2.2.12 Convocatoria. Si se programa una nueva reunión, escribes la palabra

CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de
punto. A continuación escribes la fecha y hora de la próxima reunión. Ejemplo:

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en las oficinas de la sede de

Barranquilla, el 17 de febrero de 2011, a partir de las 09:000 horas.

4.1.2.2.13 Firmas. El nombre completo de los firmantes responsables los escribes en

mayúscula sostenida. El cargo con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y cargos
de los firmantes autorizados los repartes de manera que el de mayor jerarquía quede
contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia su derecha.

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlineas uno del
otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra. Ejemplo:

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MANUEL BOTERO CORREA JUAN CARLOS DIAZ SOTO

Presidente Secretario

4.1.2.2.14 Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda

escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con
un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

4.1.2.2.15 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.

Se escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se
escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la
cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (ocho folios y un CD)
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

4.1.2.2.16 Identificación del redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres del

remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos
de las personas que participaron en la redacción y transcripción y demás actividades
relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los
participantes. De preferencia la letra más pequeña.

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

requiere su identificación. Ejemplo:

Redactor: Juan Esteban Soto López

Transcriptor: Ángela María Duque Arango

4.1.2.2.17 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página

correspondiente los datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda
página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea
libre de la zona 1, justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlíneas
libres. Ejemplos:

Margen izquierdo Margen derecho

Acta 040
Medellín, 14 de enero de 2011 2

Acta 040 REUNION ORDINARIA

Medellín, 14 de enero de 2011 2

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INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

REUNIÓN ORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA 230

FECHA: Medellín, 20 de mayo de 2010

HORA: De las 15:00 a 18:00 horas

LUGAR: Sala de Juntas

ASISTENTES: Doctora Margarita Botero C., Presidenta

Señor Carlos Vélez R., Tesorero
Señor Iván Nader G., Secretario

INVITADA: Doctora Gladis Ronderos F., Gerenta de A.E.A

.
AUSENTES: Carlos A. García R., (con excusa)
Sara Hoyos H., (sin excusa)

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum

2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
3. Asignación de cargos y funciones del personal administrativo
4. Análisis ejecución presupuestal

DESARROLLO:

1. Verificación del quórum

Se verificó la asistencia y se inició……

………………………………………………………

2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior

Fue leída el acta 229 y se aprobó por unanimidad

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230 Reunión Ordinaria de Junta Directiva 2

3. Asignación de cargos y funciones del personal

La presidenta……….……………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………

4. Análisis ejecución presupuestal

Fue presentado el ..........................…………………………………………… ….

……………………………………………………………………………………………..

…………………………………………..

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 16 de marzo de 2011 desde las

18:00 horas, en el Hotel Portón de Oviedo, Salón Mariscal.

MARGARITA BOTERO COSTA IVÁN NADER GARCÉS

Presidenta Secretario

Anexo: dos (tres folios)

Transcriptor: Marcela Restrepo Macías

Figura No. 1. Modelo Acta administrativas

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