Alternative means to implement ERP Internal and ASP

1. Introduction
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) telah muncul sebagai
perusahaan yang dominan inisiatif strategis. Situs web SAP mencantumkan banyak
perusahaan terbesar di dunia sebagai miliknya klien. McKeown menyatakan bahwa
pada pertengahan 1999, hampir 20 persen dari seluruh domestik (AS) perusahaan telah
memasang beberapa bentuk ERP (McKeown, 2001). McKeown meramalkan
pertumbuhan pasar sekitar 30 persen untuk industri ERP secara keseluruhan pada tahun
2001. Prediksi ini terlalu optimis karena teknologi informasi umum pelambatan yang
didorong oleh keruntuhan dot.com, 9/11, gejolak ekonomi global, dan indikator umum
kejenuhan pasar ERP. Namun, produk ERP adalah alat yang diperlukan untuk
mencapai efisiensi kompetitif. Pengeluaran perangkat lunak ERP telah dilihat menjadi
salah satu investasi perangkat lunak pertama untuk pulih. istem ERP belum terbukti
mencakup semua panacea. Banyak laporan menunjukkan bahwa masalah dimulai saat
implementasi, setiap langkah hingga dan termasuk penerimaan dan operasi akhir. Ada
risiko tinggi berpengalaman dalam pemasangan sistem ERP, dengan tingkat waktu
pemasangan yang tinggi dan pembengkakan biaya. Seringkali organisasi adopsi harus
mengembangkan staf baru untuk menjalankan sistem ERP. Setelah sistem dipasang,
biasanya ada biaya tersembunyi yang tinggi berpengalaman dalam melatih karyawan
untuk menggunakan sistem baru untuk melakukan pekerjaan berikut mereka prosedur
baru. Bahkan ketika sistem ERP dikembangkan untuk status yang berfungsi, di sana
adalah risiko vendor menarik dukungan pada versi lama dari perangkat lunak mereka
dalam mendukung mereka versi terbaru (dan lebih mahal). Semua risiko ini membuat
outsourcing ERP melalui penyedia layanan aplikasi (ASP) sangat menarik. ASP dapat
memberikan penghematan biaya dalam beberapa cara. Implementasi sistem,
pemeliharaan, dan biaya pelatihan akan hampir sama antara instalasi in-house dan ASP
(Kavanagh, 2001). Namun, sumber yang sama mencatat bahwa biaya perangkat keras,
peningkatan perangkat lunak, dan personel akan berkurang secara signifikan dengan
ASP.
2. ERP and Its Advantages
Sebelum ERP, berbagai bidang fungsional dan departemen dalam organisasi sering
mengoperasikan sistem informasi mereka sendiri yang terpisah dan biasanya tidak
kompatibel Sistem ERP dapat meningkatkan data manajemen, pemrosesan pesanan
dan pelacakan, manajemen hubungan pelanggan, catatan keuangan dan akuntansi,
mengurangi kesalahan, memberikan lebih akurat dan efisien manajemen persediaan
secara real time, dan manajemen SDM yang lebih efisien (Gupta, 2000). Namun, untuk
mendapatkan manfaat ini, organisasi harus menghindari banyak risiko yang terlibat
dalam implementasi ERP.
3. ERP and Its Disadvantages
Kerugian terbesar dari sistem ERP, bahkan jika dipasang ke preferensi vendor,
adalah biaya implementasi yang mengejutkan. Biaya implementasi termasuk perangkat
lunak, perangkat keras, biaya konsultan instalasi, dan staf in-house untuk instalasi. Namun,
ini bukan satu-satunya biaya. Ada juga biaya untuk staf untuk mengoperasikan sistem
(untuk termasuk bantuan bantuan kepada pengguna) dan komponen biaya pelatihan
pengguna yang sangat besar. Sistem ERP pada dasarnya mahal.
4. ASP and Its Advantages
ASP adalah sarana alternatif yang berkembang pesat untuk mengakses ERP (serta
banyak lainnya program perangkat lunak). ASP mengirimkan dan mengelola aplikasi
perangkat lunak melalui internet atau jaringan pribadi. Penggunaan ASP adalah suatu
bentuk outsourcing, dimana organisasi mencari kontrak aplikasi tertentu dengan penyedia
luar untuk dapatkan itu. ASP menyewakan atau menyewakan perangkat lunak mereka
kepada mereka yang tidak memiliki waktu, sumber daya, atau keahlian untuk
mengembangkan solusi mereka sendiri yang dioperasikan secara internal. ASP
mengirimkan layanan mereka melalui internet atau intranet perusahaan. Ini berarti bahwa
pelanggan harus beroperasi menggunakan arsitektur jaringan berbasis client-server (yang
sudah dilakukan oleh sebagian besar organisasi). Pelanggan juga harus memelihara
semacam koneksi internet (yang mana kebanyakan organisasi sudah melakukannya).
Mempertahankan dan meng-upgrade perangkat lunak adalah masalah ASP daripada
menggunakan organisasi. ASP menyediakan fungsionalitas ERP tanpa biaya instalasi
sistem. Ini lebih murah untuk ASP untuk menginstal sistem mereka karena mereka
mengembangkan keahlian dalam sistem, dan satu instalasi dapat disewakan ke banyak
organisasi pengguna. Kami menyajikan dua contoh manfaat dari pengaturan ini.
5. ASP Disadvantages
Meninggalkan aplikasi perusahaan di tangan orang lain melibatkan risiko utama
bahwa ASP dapat memutuskan untuk menghentikan fitur produk yang diandalkan oleh
perusahaan. ASP juga mungkin secara tidak sengaja membocorkan informasi yang sensitif
ke organisasi kliennya. Penggunaan ASP melepaskan tingkat kontrol. Di sisi positif, ASP
dapat mengembangkan inti kompetensi dalam pelatihan dan dukungan yang dapat sangat
mahal bagi pelanggan organisasi. Mereka juga dapat menyetujui untuk memenuhi standar
kinerja yang diperlukan untuk memungkinkan interaksi dengan sistem lain,
6. The Need For Flexibility
Namun contoh lain menunjukkan fleksibilitas dalam pengiriman ERP di masa
depan. KT (sebelumnya Korea Telecom), perusahaan IT terkemuka dunia, meluncurkan e-
portal pertama untuk ERP fungsi yang disebut Bismeka. Bismeka tersedia untuk lebih dari
tiga juta klien usaha kecil dan menengah (UKM). Setiap perusahaan klien dikenakan biaya
sewa bulanan berdasarkan sistem yang digunakan dengan bantuan personel KT IT.
Semua perusahaan klien seperti rumah yang terhubung ke tangki air melalui pipa.
Saat ini, e-portal KT memiliki lebih dari 5.000 klien terdaftar untuk menggunakan
layanannya. Pembaruan terbaru terhadap kekuatan kompetitif dan model rantai nilai
Michael Porter telah berhasil dikaitkan dengan paradigma ASP juga (Smith dan Rupp,
2002). Pada dasarnya, analisis kekuatan kompetitif meneliti organisasi dalam konteksnya,
dan menyediakan strategi untuk berurusan dengan kekuatan produk pengganti, pasar baru
pendatang, pemasok, pelanggan dan pesaing tradisional, sedangkan rantai nilai
menganalisis aktivitas utama dan dukungan yang menambah nilai pada setiap langkah
proses manufaktur. Kedua model mendukung gagasan hubungan yang erat di antara dan
antara pelanggan dan pemasok naik dan turun rantai pasokan, dan di situlah letak tie-in
dengan ASP. Sistem ERP yang dioperasikan secara internal berfokus pada memaksimalkan
efisiensi internal, dengan mengorbankan pelanggan naik dan turun rantai pasokan.
7. The Future
ASP diposisikan untuk memberikan layanan kepada organisasi yang tidak ingin
atau tidak bias risiko implementasi ERP internal yang mahal. Sementara rute ASP memiliki
risiko sendiri. Pendekatan ASP tampaknya sangat menarik bagi banyak organisasi
dibandingkan sistem ERP yang lebih monolitik, mahal, dan kurang fleksibel dioperasikan
in-house. Akhirnya, organisasi pelaksana mulai mengharapkan lebih banyak dari perangkat
lunak yang mereka bayar jutaan (atau ratusan juta). Hari-hari kapan organisasi dapat
menangani biaya yang mengejutkan terkait dengan sebagian besar aplikasi ERP, konsultan,
dan pelatihan cepat menghilang, dan ASP tampak siap untuk masuk pelanggaran itu.