Analysis of the decision process for selecting ERP software: the case of Keller

Manufacturing

1. Introduction
Sebagai rangkaian modul aplikasi perangkat lunak terintegrasi yang dapat menghubungkan
operasi back-office ke operasi front-office serta rantai pasokan internal dan eksternal, perangkat
lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) menyatukan area fungsional dan proses bisnis
dalam lingkungan terintegrasi yang menyediakan luas ruang lingkup penerapan untuk organisasi.
Sementara dianggap sebagai althernative yang layak untuk pembangunan in-house Verville dan
Halingten, 2001; Verville, 2000; Eckhouse, 1999; McNurlin dan Sprague, 1998), pembelian perangkat
lunak ERP bukan tanpa tantangan. Dengan biaya beberapa ribu, ratusan ribu atau bahkan jutaan
dolar, pembelian perangkat lunak ERP adalah kegiatan pengeluaran tinggi yang menghabiskan
sebagian besar anggaran modal mereka. Ini juga merupakan aktivitas yang penuh dengan tingkat
risiko dan ketidakpastian yang tinggi. Mengapa? Karena, pertama-tama, jika pembelian yang salah
dilakukan, itu dapat mempengaruhi organisasi secara keseluruhan, di beberapa bidang yang berbeda
dan pada beberapa tingkat yang berbeda, bahkan sampai membahayakan keberadaan organisasi. Ini
menyoroti kebutuhan nyata untuk membuat pilihan perangkat lunak yang tepat. Hal ini juga
mengungkap kebutuhan untuk menemukan cara terbaik untuk memperoleh jenis perangkat lunak ini
sehingga pilihan yang tepat dapat dibuat. Kedua, karena implementasi dan risiko itu akan serba salah.
Implementasi ERP dikatakan sebagai inisiatif bisnis tunggal yang paling mungkin salah Verville dan
Halingten, 2001; Verville, 2000; Hill, 1999).
2. Literature review
Tinjauan literatur di bidang MIS menunjukkan bahwa penelitian yang dilakukan di bidang ERP
telah terkonsentrasi pada implementasi dan masalah pasca-implementasi (Esteves and Pastor, 2001;
Verville, 2000).
Meskipun banyak perhatian diarahkan pada implementasi, pasca implementasi, dan masalah
organisasi lainnya, masalah proses akuisisi untuk perangkat lunak ERP sebagian besar diabaikan.
Namun, masalah ini penting karena sebagai tahap yang mendahului proses penerapan, ini
menghadirkan peluang bagi para peneliti dan praktisi untuk memeriksa semua dimensi dan implikasi
(manfaat, risiko, tantangan, biaya, dll.) Untuk membeli dan menerapkan ERP perangkat lunak
sebelum komitmen jumlah uang, waktu, dan sumber daya yang sangat besar. Bagi para peneliti,
tantangannya adalah untuk memastikan korelasi antara proses akuisisi dan proses implementasi,
yang hasilnya dapat bermanfaat bagi praktisi. Tujuan lain dari penelitian yang disajikan di sini adalah
untuk mendapatkan pemahaman tentang praktik akuisisi ERP organisasi saat ini. Terangnya proses
ini dapat membantu praktisi dan berkontribusi pada perubahan dan peningkatan praktik akuisisi ERP
saat ini.
3. Research methodology
Karena sifat penelitian, strategi penelitian adalah untuk melakukan banyak kasus
desain yang melibatkan empat organisasi (salah satunya adalah subjek tulisan ini) dari
sektor bisnis yang berbeda - manufaktur, telekomunikasi, transportasi, energi) yang baru saja
menyelesaikan akuisisi perangkat lunak ERP baru. Karena bidang akuisisi ERP adalah bidang
penelitian yang relatif baru, pendekatan studi kasus memberikan cara terbaik untuk mulai
menjelajahi masalah ini. Pendekatan ini dianggap sangat cocok untuk studi ini karena diharapkan
untuk mengungkap banyak faktor dan dimensi yang membuat akuisisi perangkat lunak ERP seperti
 proses yang kompleks. Dasar pemikiran untuk desain multi-kasus adalah bahwa sebagai strategi
penelitian, kita dapat mengarahkan fokus kita untuk memahami dinamika dan kompleksitas yang ada
dalam setiap kasus (Yin, 1989; Miles dan Huberman, 1994), ini adalah proses dan masalah kritis dari
akuisisi perangkat lunak dalam organisasi.
Pemilihan lokasi untuk penelitian ini dibuat sesuai dengan lima kriteria berikut:
a) akuisisi memiliki dampak yang signifikan terhadap organisasi;
b) akuisisi itu signifikan, dengan total beberapa ratus ribu dolar atau lebih;
c) jenis paket solusi yang diperoleh adalah bersifat kompleks seperti ERP;
d) akuisisi adalah pembelian baru; dan
e) akuisisi perangkat lunak baru-baru ini selesai
4. Data collection
Pengumpulan data dilakukan dalam tiga bagian. Bagian pertama terdiri dari wawancara semi-
terstruktur. Wawancara dilakukan dengan empat orang, masing-masing berlangsung sekitar 1 jam
dan 15 menit. Informan, yang semuanya terlibat langsung dalam proses akuisisi, termasuk VP sistem
informasi, VP personel, manajer material perusahaan, dan manajer pabrik.
Bagian kedua dari pengumpulan data terdiri dari pengumpulan informasi arsip dari berbagai
sumber dalam organisasi dan termasuk dokumentasi dari proyek akuisisi, rencana, desain, praktik
terbaik, kebijakan, permintaan informasi (RFI), surat dan memo, laporan, dll. dokumen
diperbolehkan untuk pemeriksaan lebih dekat tentang apa yang terjadi selama proses pengambilan
keputusan.
Untuk bagian ketiga dari pemeriksaan anggota pengumpulan data dilakukan. Peserta
diminta untuk meninjau transkrip mereka dari wawancara untuk memverifikasi konten, dan bila
perlu, mengubah atau menambahkannya. Tindak lanjut juga dilakukan melalui telepon dan / atau e-
mail untuk mengklarifikasi ambiguitas atau ketidaksesuaian, atau untuk mengkonfirmasi informasi.
Umpan balik dari orang lain (rekan independen dari organisasi dan individu yang berpartisipasi dalam
penelitian ini) juga diperoleh.
5. Analysis of Keller's ERP acquisition process
Analisis aktivitas Keller untuk membeli perangkat lunak ERP mengungkapkan beberapa elemen
yang berbeda, yang telah dikelompokkan sebagai "proses", yang diselesaikan Keller untuk
mengakuisisi sistem eksekusi manufaktur. Memang, enam proses ditemukan merupakan proses
akuisisi Keller ERP (ERPAP) dan mereka sedang merencanakan, pencarian informasi, seleksi, evaluasi,
pilihan dan negosiasi. Analisis setiap proses disajikan di bawah ini.
`` Proses '', seperti yang digunakan di sini, tidak mengacu pada aliran aktivitas yang biasanya
dikaitkan dengan proses. Sebaliknya, proses, dalam konteks penelitian ini, menunjukkan
pengelompokan peristiwa / kegiatan / tugas yang terjadi selama proses akuisisi tanpa
memperhatikan urutan di mana kegiatan berlangsung. Alasannya adalah bahwa analisis aliran
mengungkapkan aktivitas iteratif dan rekursif di dalam dan di antara proses, bahwa proses kadang-
kadang terjadi bersamaan, dan bahwa unsur-unsur dari beberapa proses membuat proses-proses itu
tampak tertanam secara keseluruhan atau sebagian dalam proses lain. Sementara pandangan tingkat
tinggi tentang kegiatan Keller dapat mengarahkan orang untuk percaya bahwa proses akuisisi ERP
bersifat linear atau sekuensial dan dapat dengan mudah dipetakan, analisis data mengungkapkan
jaringan aktivitas yang seringkali rumit yang tidak mudah diklasifikasi. atau menggambarkan. Namun,
data itu mengungkapkan bahwa pada titik-titik tertentu dalam setiap proses ketika semua
persyaratan untuk proses tersebut "dipercaya" telah selesai, bahwa perkembangan dibuat oleh tim
dari satu proses ke proses lainnya. Urutan perkembangan itu adalah dasar untuk urutan di mana
proses disajikan di bawah ini. Perlu dicatat oleh pembaca, bahwa sebagian besar proses dan kegiatan
yang dikandungnya tidak terjadi secara berurutan.

Information search
Mengenai sumber informasi internal, Keller memanfaatkan informasi dari berbagai sumber dalam
organisasi yang mencakup pengguna individu dan anggota tim. Sumber-sumber internal ini
memberikan informasi terutama pada kebutuhan organisasi (yang ada) di semua tingkat dan di
semua bidang yang teknologi akan berdampak.
Sumber eksternal dicari untuk memberikan informasi tentang solusi perangkat lunak yang
mungkin paling memenuhi kebutuhan mereka. Keller melakukan pencarian pasar, mengumpulkan
informasi dari pesaing, publikasi perdagangan, jurnal, seminar (membahas re-engineering dalam
industri furnitur dengan penekanan pada informasi dan teknologi), dan asosiasi profesional (empat
asosiasi profesional dihubungi, AFMA (American Furniture Manufacturers) Asosiasi), UKM (Society of
Manufacturing Engineers), MESA (Manufacturing Execution Systems Association) dan APICS
(American Production and Inventory Control Society)). Menurut VP sistem informasi, Keller
mendekati MESA untuk mendapatkan informasi tentang berbagai anggota yang menyediakan sistem
eksekusi manufaktur. Informasi yang dikumpulkan dari sumber-sumber ini digunakan oleh Keller
dalam membangun daftar panjang vendor mereka.
Selection process
Bersamaan dengan proses perencanaan, beberapa iterasi pemutaran (yang kami anggap sebagai
bagian dari proses seleksi) dilakukan selama pencarian informasi proses sebelum tiba di daftar
panjang vendor yang lebih pendek. Kriteria pemilihan dan evaluasi yang berkaitan dengan vendor
dan teknologi mereka digunakan untuk menyaring vendor yang dapat menyediakan jenis solusi
perangkat lunak yang dicari oleh Keller
Evaluation process
Aktivitas evaluasi Keller, sebagaimana dicatat dari data, jatuh ke dalam dua kategori yang
berbeda, vendor dan fungsionalitas, dan kriteria evaluasi untuk keduanya dikembangkan dalam fase
perencanaan dari proses akuisisi. Tim akuisisi menugaskan bobot ke masing-masing kriteria dan
memberi peringkat. Kriteria ini digunakan untuk mengembangkan kuesioner, matriks evaluasi, dan
skenario demonstrasi untuk berbagai tahap proses evaluasi.
Choice process
Menurut manajer pabrik, tim akuisisi memilih solusi perangkat lunak vendor khusus ini karena itu
adalah salah satu (dalam kisaran harga yang dilihat oleh Keller dan untuk ukuran perusahaan yang
Keller) paling mampu memenuhi persyaratan Keller saat ini dan di masa mendatang, tidak hanya di
sisi manufaktur, tetapi juga di bidang lain perusahaan.
Selain CRSC yang digunakan selama proses evaluasi, rapat diadakan dari semua komite pengarah
dan anggota tim akuisisi untuk melihat apakah ada konsensus tentang solusi teknologi mana yang
paling tepat untuk Keller. Masukan dari pengguna lantai toko yang telah berpartisipasi dalam proses
evaluasi juga diperhitungkan dalam pilihan akhir.
6. Lessons learned
Di antara pelajaran yang pengalaman ini ajarkan kepada mereka adalah bahwa:
 Mereka bisa melakukannya! Meskipun mereka mengambil rute panjang dalam
melakukan berbagai hal, mereka belajar bahwa mereka dapat melakukannya sendiri,
tanpa bantuan konsultan luar.
 Mereka dapat beradaptasi dan mengakomodasi banyak informasi baru tentang teknologi
yang mereka ketahui sedikit atau tidak sama sekali. Informasi ini tidak selalu mudah untuk
mereka pahami atau selalu `` memotong `n 'kering' '.
 Mereka harus mengembangkan prosedur baru untuk menangani akuisisi perangkat lunak
ERP
 Karena mereka sebelumnya tidak pernah melakukan proses untuk jenis perangkat lunak
ini atau mereka tidak memiliki keahlian internal di bidang ini, tim akuisisi harus ``
membangun '' `` desain '') proses saat mereka berjalan.
Mereka harus memodifikasi prosedur pembelian yang ada
 Karena prosedur pembelian standar Keller tidak mencukupi, mereka harus dimodifikasi
secara substansial agar sesuai dengan kerumitan akuisisi ini. Dengan ini adalah pembelian
pertama kali perangkat lunak yang dikemas dari kerumitan dan besaran ini, di luar praktik
standar yang diikuti untuk masalah pesanan pembelian, Keller tidak memiliki prosedur
pembelian di tempat yang dapat diikuti tim akuisisi untuk jenis pembelian ini. .