Contabilidad I

Contabilidad I
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Pamplona
Facultad de Estudios a Distancia
Programas de Estudio a Distancia
Contabilidad I
Para una Sociedad Inteligente e

Interconectada
Álvaro González Joves

Rector
María Eugenia Velasco Espitia

Decana Facultad de Estudios a Distancia
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad I
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Tabla de Contenido
Presentación
Introducción
UNIDAD 1: La Contabilidad en las Empresas

Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Metodología
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
1.1 La Contabilidad en las Empresas

1.1.1 Como se clasifican las Empresas
1.2 Las Sociedades
1.2..1 Contrato de Sociedad
1.2.2 Clasificación de las Sociedades
1.3 Los Comerciantes
1.3.1 Quienes son Comerciantes
1.4 La Contabilidad
1.4.1 Las Cuentas
1.4.2 Clasificacion,Nomenclatura, y Movimiento de las Cuentas
1.4.3 Cuentas reales o de Balance
1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
1.4.5 Plan Unico de Cuentas
1.4.6 Algunos Principios y Normas de Contabilidad
Unidad 2 La Partida Doble y la Ecuación Patrimonial

Horizontes
Núcleos Temáticos
2.1 Partida Doble

2.1.1 Asientos Contables

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2.1.2 Procedimiento para registrar las operaciones Mercantiles
2.1.3 Comprobación de Saldos
2.2 La Ecuación Patrimonial
UNIDAD 3 INVENTARIO-MERCANCIAS
Horizontes
3.1 Sistema de Inventarios Periódicos

3.2 Sistema de Inventarios Permanente
3.2.1 Como Valorar los Inventarios
3.2.2 LIFO O UEPS
3.2.2.1 Manejo de Kardex por el Método UEPS o LIFO
3.2.3 FIFO o PEPS
3.2.3.1 Manejo de Kardex por el Método FIFO o PEPS
3.2.4 Contabilizacion Método UEPS
3.2.5 Balance de Comprobación Método UEPS
3.2.6 Solución Método Promedio Ponderado
3.2.7 Contabilizacion Promedio Ponderado
3.2.8 Balance de Comprobación, Método Promedio Ponderado
3.2.9 Contabilizacion Método PEPS
3.2.9.1 Balance de Comprobación Método PEPS
UNIDAD 4
MANEJO DE TRANSACCIONES CON ICA Y RETENCION EN LA FUENTE
Horizontes
4.1 Impuesto a las Ventas

4.2 Retención en la fuente
4.2.1 Obligaciones de los aspectos de Retención
4.2.2 Pago de Abono en Cuenta
4.3 Aspecto Contables Básicos en Materia de Iva y Retención.
4.3.1 Impuesto sobre las Ventas por Pagar
4.3.2 Retención en la Fuente

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UNIDAD 5 CONTRATO DE TRABAJO Y LIQUIDACION DE NOMINA

Horizontes
UNIDAD 6 CICLO CONTABLE

Horizontes
6.1 Ciclo Contable

6.2 Estados Financieros
6.3 El Balance General
6.4 Estado de Resultados
Proceso de Comprensión y Análisis

Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluacion
Repaso Significativo
Bibliografía General

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Presentación
La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el
gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando
oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la
población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio
educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas
educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de
Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de
la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior
a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de
aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que
permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones
inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el
profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.
La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad

educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las
necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores
menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas
por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a
las posibilidades de los estudiantes.
La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de

llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de
Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona,
presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos
esperados para cada programa y les saluda como parte integral de
nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para
trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la
educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra
Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país
que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra
visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico:
Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores

de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo
nacional.

Contabilidad I
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Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del
siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente
Colombiano.
María Eugenia Velasco Espitia – Directora CEVDUP

Contabilidad I
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Introducción
La preparación en el campo de la contabilidad tiene como objeto formar
eficientes administradores, economistas y contadores que sepan realizar
bien la tarea de cada día, conociendo con suficiencia la base científica
de la materia.
Confiamos conseguir que el estudiante asimile las bases científicas de la

contabilidad para reflejar en cuentas, balances y demás estados
numéricos la situación económica y financiera de un negocio, los
resultados que van consiguiendo y la concordancia o no de lo que ha
sucedido con lo que se había presupuestado.
Al enfocar el alcance del texto hemos tenido muy presente la idea motriz
de lo que viene conociéndose como contabilidad gerencial, que es tanto,
como decir al servicio de la dirección de la empresa. Contabilizamos
para ofrecer información fidedigna, precisa y amplia, así dar una imagen
fiel de la situación patrimonial de la empresa en su conjunto y en el
detalle necesario, también de los resultados obtenidos y como estos se
han adaptado a los parámetros establecidos. Este enfoque obliga a
considerar los enlaces de la contabilidad con la organización de la
empresa y con las técnicas de gestión económica de la misma.
Por esta razón, consideramos que es base necesaria para alcanzar un

dominio eficiente de las nociones de la economía de la empresa, en
especial a lo que se refiere a la organización administrativa de los
distintos servicios que han de ofrecer información contable.

Contabilidad I
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Horizontes
0 • Proporcionar un módulo integrado de contabilidad general con
legislación comercial, laboral y tributaria que permita agilizar el
proceso de enseñanza y aprendizaje.
2 • Aportar al tutor y al estudiante una guía didáctica para desarrollar

en el área contable.
3
0 • Presentar los aspectos legales, técnicos y de organización que
permita desarrollar el ciclo contable.
4 • Brindar al estudiante un módulo de consulta permanente que

responda a las expectativas académicas y empresariales en el campo
de la contabilidad.

Contabilidad I
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UNIDAD 1: La Contabilidad y las

Empresas
Es de gran importancia identificar que es una empresa, sus

características y su estructura funcional para así entender o abarcar
satisfactoriamente el por qué de la contabilidad y trabajar de una
manera adecuada y secuencial los principios de la contabilidad como lo
son las cuentas y sus respectivos movimientos.
Horizontes
1 • Saber que es una empresa y todas sus clasificaciones.

2 • Entender quienes son los comerciantes y su papel.
3 • Entender la contabilidad y su origen dentro de la empresa y
funcionalidad.
4 • Entender claramente las cuentas.
5 • Entender como se clasifican su nomenclatura y sus movimientos
contables.
6 • Como se registran las cuentas.
7 • Algunos principios y normas contables.

1
2 • La Contabilidad en las Empresas
3 • Las Sociedades
4 • Los Comerciantes
5 • La Contabilidad
Metodología
En el siguiente módulo trataremos la contabilidad básica partiendo de

conceptos, explicaciones y una parte aplicativa del alumno donde de
una manera práctica desarrollará los conocimientos adquiridos mediante
ejercicios contables.

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El desarrollo del siguiente modulo se llevará a cabo por parte de los
estudiantes, con asesoría del tutor y se realizarán trabajos coordinados
para el adecuado aprendizaje del tema.
El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de

ejercicios planteados en el material de trabajo.
Las exposiciones de los estudiantes se harán en foros individuales o en

grupo y corresponderán a los objetivos previamente definidos.
En la primera unidad trataremos las empresas, sus características, como

se clasifican según su actividad, según su tamaño y según la
procedencia de su capital y según el número de propietarios, trataremos
también los comerciantes y los pasos necesarios para la creación de una
empresa, teniendo en cuenta los parámetros anteriores, posteriormente
aclarando el amplio criterio de empresa entenderemos el por que de la
contabilidad y sus objetivos.
1.1 LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS
En cualquier empresa, grande o pequeña, de cualquier tipo, se

encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su
actividad; ellos son: personas, capital y trabajo.
El factor personas está representado en los propietarios,

administradores y todos los empleados que laboran en la empresa. El
capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la
empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías,
maquinaria, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que
realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede
ser la producción de bienes, la compra - venta de mercancías o la
prestación de un servicio.
Empresa: reza en el Código de Comercio, Art. 25 “se entenderá por

empresa toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para
la prestación de servicios”.
1.1.1 ¿Cómo se Clasifican las Empresas?

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Según el punto de vista, existen diversas clases de empresas, así:
Según su Actividad
1 • Empresas Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la

explotación de los recursos que se encuentran en el subsuelo.
Ejemplos: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de
otros minerales.
2
3 • Empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la
materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos:
fábrica de telas, fábrica de camisas, fábrica de muebles, fábrica de
calzado.
4 • Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes

cantidades los productos agrícolas y pecuarios. Ejemplos: granjas
avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción
agrícola. Se asimila al ente económico a que se refiere el Plan Unico
de Cuentas para los Comerciantes.
5 • Empresas Comerciales: son las empresas que se dedican a la

compra y venta de productos; colocan en los mercados los productos
naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del
comprado, obteniendo así una ganancia. Ejemplos: una empresa
distribuidora de productos farmacéuticos, un supermercado, un
almacén de electrodomésticos.
6 • Empresas de Servicios: son las empresas que buscan prestar un

servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea
salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros,
y otros servicios. Ejemplos: una empresa de aviación, un centro de
salud, una universidad, una compañía de seguros, una corporación
recreativa.
Según su Tamaño
1 • Gran Empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico

especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se
observa una gran división y especialización del trabajo, y la inversión
y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información
contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades
mercantiles también es mayor y se lleva en forma sistematizada.
Ejemplos: Coca Cola, Sofasa, Carvajal.
1 • Mediana Empresa: en este tipo de empresa se puede observar una

mayor división y especialización del trabajo; en consecuencia, el

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número de empleados es menor que en el anterior, la inversión y los
rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información
contable es amplia. Ejemplos: una distribuidora de electrodomésticos
con 10 empleados, una fábrica de dulces con 15 empleados. En
determinado momento su información contable se puede manejar
tanto manual como sistematizada.
2
3 • Pequeña Empresa: es aquella que maneja escaso capital y pocos
empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y
definida de funciones entre el administrador y / o propietario del
capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida
división y especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla
debido a que maneja poca información en este campo. Ejemplos: un
taller de mecánica con 2 empleados, un almacén de telas con un
empleado, una miscelánea con 2 empleados.
Según la Procedencia del Capital
1 • Empresas Privadas: son las empresas que para su constitución y

funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ejemplos:
un centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una
familia.
2
3 • Empresas Oficiales o Públicas: son las empresas que para su
funcionamiento reciben aportes del Estado. Ejemplos: los hospitales
departamentales, los colegios nacionales.
4 • Empresas de Economía Mixta: son las empresas que reciben

aportes de los particulares y del Estado. Ejemplos: Una universidad
semioficial.
Según el Número de Propietarios
1 • Empresas Individuales: denominadas también empresas unitarias o

de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la
actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden
ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacén don
Pedro, de propiedad exclusiva de don Pedro Ruiz.
1 • Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o más personas

llamadas socios. Ejemplo: David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de
Jaime David y Julio Vélez.
1.2 LAS SOCIEDADES

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1.2.1 Contrato de Sociedad
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Según

el Código de Comercio Art. 98 “por el contrato de sociedad dos o más
personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros
bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las
utilidades obtenidas en la empresa o actividad social”.
1.2.2 Clasificación de las Sociedades
De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser:
Sociedades de Personas
Se clasifican en:
1 • Sociedad Colectiva: se constituye por dos o más personas, los

socios pueden aportar dinero o bienes y su responsabilidad es
ilimitada y solidaria. La razón social se forma con el nombre y / o
apellidos de uno o varios socios seguido de la expresión & Compañía,
Hermanos, e Hijos u otra análoga (Art. 303 C. de Co.). Ejemplo: Cruz,
Díaz & Compañía.
2
3 • Sociedad en Comandita Simple: se forma por dos o más personas,
de las cuales por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada (Art.
323 C. de Co.); en la razón social debe figurar el nombre o apellido de
los socios que tienen responsabilidad ilimitada, seguido de la
expresión & Cía. 5. en C. (Art. 324 C. de Co.) Ejemplo: Torres & Cía. S.
en C.
Sociedades de Capital
Se clasifican en:
1 • Sociedad Anónima: se forma con un mínimo de cinco socios (Art.

374 C. de Co.). El Capital aportado está representado en acciones
(Art. 375 C. de Co.).
1 La razón social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa
seguido de la expresión S. A. Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A.
2
3 • Sociedad en Comandita por Acciones: se constituye por uno o más
socios con responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con
responsabilidad limitada. El Capital está representado en títulos de
igual valor (Art. 344 C. de Co.). Se distingue porque la razón social va
acompañada de las iniciales S. C. A. (Sociedad en Comandita por
Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A.

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Sociedades Mixtas
El prototipo de esta clase de sociedad es:
1 • Sociedad de Responsabilidad Limitada: los socios pueden ser

mínimos dos, máximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital está
dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razón social
está seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art.
357 C. de Co.). Ejemplo: Almacén el Estudiante, Cía. Ltda.
2
3 • Sociedad sin ánimo de Lucro: son las entidades que persiguen
exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios,
sin ánimo de lucro. Ejemplo: el Club el Remanso, de propiedad de un
fondo de empleados.
Escritura de Constitución de una Sociedad
“La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se

expresará”:
1 • El nombre y domicilio de las personas que intervengan como

otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse
su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre
de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva
su existencia.
2
3 • La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la
misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los
tipos de sociedad que regula este código.
4 • El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se

establezcan en el mismo acto de constitución.
5 • El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad,

haciendo una enunciación clara y completa de las actividades
principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto
social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada
o que no tengan una relación directa con aquel.
1 • El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se

paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las
sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital
suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones
representativas del capital, la forma y términos en que deberán

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cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un
año.
2
3 • La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las
atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se
reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la
regulación legal de cada tipo de sociedad.
4 • La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta

de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de
deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
5 • Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales

y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de
cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban
hacerse.
6 • La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución

anticipada de la misma.
7 • La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con

indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en
especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación,
puedan hacerse distribuciones en especie.
8
9 • Si las diferencias que ocurran con los asociados entre si o con la
sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión
arbitral o de amigables componedores y en caso afirmativo, la forma
de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
10 • El nombre y domicilio de la persona o personas que han de

representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y
obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el
contrato, a todos o a algunos de los asociados.
11 • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté

previsto en la ley o en los estatutos.
1 • Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada

tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a
que da origen el contrato (Art. 110 C. de Co).
Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la

Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad
establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan
otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las

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Cámaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas
sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la Cámara del
domicilio principal. (Art. 111 C. de Co).
1.3 LOS COMERCIANTES
“Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se

ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La
calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se
ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”.
(Art. 10 C. de Co).
1.3.1 ¿Quiénes son Comerciantes?
Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:

1 • Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
2 • Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y
3 • Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier
medio. (Art. 13 C. de Co).
Obligaciones de los Comerciantes

1
2 • Matricularse en el Registro Mercantil.
3 • Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y
documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
4 • Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales.
5 • Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades.
6 • Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente
de sus obligaciones mercantiles.
7 • Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de
Co).
1 • Licencia de funcionamiento.
Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la

Cámara de Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a
través de la Alcaldía Municipal.

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La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un
comerciante ejercer el comercio de acuerdo con las normas del
municipio. Cada municipio tiene facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de
agosto de 1984) para determinar los trámites y requisitos que puede
exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su jurisdicción
municipal.
Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben

presentar los siguientes documentos, expedidos por la entidad
correspondiente al domicilio de la empresa:
 Copia del Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio.

 Paz y salvo de la Tesorería Municipal por el pago de impuestos de
industria y comercio.
 Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pública.
 Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las
Oficinas de Planeación Municipal y de Obras Públicas, de acuerdo con
la actividad u objeto social del comerciante.
 Paz y salvo de Sayco y Acinpro
1.4 LA CONTABILIDAD
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control

financiero de la empresa, pues ésta proporciona suficiente material
informativo sobre un desenvolvimiento económico y financiero, lo que
permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio.
El Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la

contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se
manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art. 19,
numeral 3: es obligación de todo comerciante “llevar contabilidad de sus
negocios conforme a las prescripciones legales”; Art. 48: “todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del
código y demás normas sobre la materia”.
Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y

registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones
mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes
que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar
decisiones sobre la actividad de la empresa.

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La contabilidad satisface, a través de la información financiera que
obtiene, dos necesidades concretas de las entidades económicas:
orientación para tomar decisiones y control.
1 • Objetivos de la contabilidad
2
3 − Tener en cualquier momento una información ordenada y
sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la
empresa.
4 − Determinar en términos monetarios, la cuantía de los bienes,
deudas y el patrimonio que posee la empresa.
5 − Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos.
6 − Suministrar la planeación, ya que no solamente da a conocer los
efectos de una operación mercantil, sino que permite prever
situaciones futuras.
7 − Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo
contable.
8 − Usar de fuente fidedigna información ante terceros (los
proveedores, los bancos y el Estado).
1.4.1 Las Cuentas
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las

operaciones que diariamente realiza una empresa.
Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y
completo que por el solo nombre se identifique lo que representa.
Esquema de la Cuenta “T”
La manera más simple para iniciar el aprendizaje de los registros

contables es mediante el esquema de la cuenta “T”. Sus partes son:
Registros en la Cuenta “T”:
1 Nombre completo de la cuenta.

2 Debe, el lado izquierdo, para
3 registrar los débitos.
4 Haber, el lado derecho, para
5 registrar los créditos.

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Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en
el Debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es
decir, en la columna del Haber.
Movimiento débito es la suma de todos los valores registrados en el

Debe de una cuenta; movimiento crédito es la suma de todos los valores
registrados en el Haber.
1 • Saldos en la cuenta “T”:
Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la

columna del Debe y los valores registrados en la columna del Haber.
Saldo Débito: una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento

débito es mayor que el movimiento crédito.
Saldo Crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento
crédito es mayor que el movimiento débito.
1.4.2 Clasificación, Nomenclatura y Movimiento de las Cuentas
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una

empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y
las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza,
las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de
ganancias y pérdidas, y de orden.
Clasificación de las cuentas:
1.4.3 Cuentas Reales o de Balance

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Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y
las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas
reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de

propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero
en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por
derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Características:
• Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
• Estar bajo el control de la
empresa.
• Generar un derecho de
reclamación.
Movimiento de las Cuentas

de Activo: estas cuentas
empiezan y aumentan su
movimiento en el Debe,
disminuyen y se cancelan
en el Haber; por lo
general, su saldo es
débito.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes,

Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo
encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Unico de Cuentas, un
poco más adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para

su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por
cualquier concepto.
Características:
• La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de

hacer el pago.
• Existe una deuda con un beneficiario cierto.

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Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y
aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el
Debe, por lo general su saldo es crédito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos

Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que
usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.
Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia

entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños
para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas.
Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa,
por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.
Características
• Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños

de la empresa.
• Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del

ejercicio contable.
Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que

las cuentas del Pasivo.
1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al

final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y
gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período
contable.
Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos,

Gastos y Costo de Ventas.
1 • Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una
venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.
2
3 • Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y
aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del
ejercicio para cancelar su saldo.
4 • Gastos: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y

elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye

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un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables.
Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y
otros.
1 Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y

aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo
es débito.
2
3 Costo de Ventas: representa el valor de adquisición de los artículos
destinados a la venta.
4
5 • Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas
empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.
6
7 • Cuentas de orden: hay dineros, documentos y bienes que están en
poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha
recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de

orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su
saldo es débito. Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en
Garantía.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación

constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan
como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo:
Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el

Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
1.4.5 Plan Único de Cuentas
El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a

partir del 1 de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y
comerciantes legal o estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a
partir del 1 de enero de 1994, al nivel de documento fuente, a
sociedades y comerciantes con revisor fiscal; y a partir del 1 de enero de
1995 regirá para todas las empresas obligadas a llevar contabilidad.
Catálogo de Cuentas: el catálogo de cuentas y su estructura, serán de

aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases,
grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 23
No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán
utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y
denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla
de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan
Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o
entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de
inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin
embargo, en libros registrados se deberá asentar la información
contable conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado Plan.
“Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias,

deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia
correspondiente”. (Art. 2o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
Abreviaturas: “la denominación dada a los rubros que conforman el

Catálogo del Plan Unico de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando
abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda”. (Art.
4o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94).
El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: el primer dígito Subcuenta: los seis primeros

dígitos
Grupo: los dos primeros dígitos Auxiliares: con siete o más
dígitos
Cuenta: los cuatro primeros dígitos
Las clases que identifica el primer dígito, son:

Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costo de ventas
Clase 7: Costo de producción o de operación
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 24
Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance
general; las clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de
resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
Nota
Para facilitar el aprendizaje y manejo del Plan Único de Cuentas, en

algunos ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo
seguido del nombre de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo
entre paréntesis.
Registra el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas

por el ente económico.
Algunos Principios y Normas de Contabilidad
(Decreto 2649 del 29.12.93)
 Normas Sobre las Cuentas de Orden
Artículo 42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden

contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a
afectar la estructura financiera de un ente económico.
Artículo 43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden

fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las
operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un
contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
Artículo 44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales

deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras
incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para
la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y
otras puedan conciliarse.
Artículo 45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de

control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones
realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación
financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.
Artículo 46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las

cuentas de orden se deben observar las siguientes normas:
1 − Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derechos

contingentes” los compromisos o contratos de los cuales se pueden
derivar derechos.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 25
2 − Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades
contingentes” los compromisos o contratos que se relacionen con
posibles obligaciones.
3 − Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas
según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como
contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.
4 − Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para
omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las
normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.
 Conceptos Técnicos en Contabilidad
5 − Artículo 6o. Ente económico: el ente económico es la empresa,

esto es, la actividad económica organizada como una unidad,
respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe
ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros
entes.
6 − Articulo 48o. Contabilidad de acusación o por acumulación: los

hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se
realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o
su equivalente.
7 − Artículo 35o. Activo: un activo es la representación financiera de

un recurso obtenido por el ente económico como resultado de
eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la
empresa beneficios económicos futuros.
Resolver las siguientes preguntas:
 ¿Qué es empresa?.
 Definir que es una cuenta.
 Explicar cada una de las partes de una cuenta.
 ¿Cómo se clasifican las cuentas reales o de balance?.
 Definir: pequeña, mediana y gran empresa.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 26
 ¿Qué es contabilidad?.
 • ¿Qué es Saldo?.
 Que es acreditar una cuenta?
 Que es Debitar una cuenta?
 Dar tres ejemplos de empresas constituidas como sociedades

anónimas, tres de responsabilidad limitada y tres sin animo de
lucro, que se conozcan a nivel regional o nacional.
 Consultar los pasos para constituir una empresa
 Consultar en el decreto 2649/93 las cualidades de la información

contable
 Explicar como se determina el saldo de una cuenta.
 Investigue sobre la historia y evolución de la contabilidad.
 Quienes son los precursores de la contabilidad en el mundo?
 Consulte en el decreto 2649/93 los objetivos de la información

contable.
 FRENTE A CADA CUENTA INDIQUE LA CLASE y GRUPO AL CUAL

PERTENECEN
CUENTA CLASE - Grupo

APORTES SOCIALES
CAJA
GASTOS DE PERSONAL
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN
CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 27
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
CLIENTES
Síntesis Creativa
 Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su

actividad.
 Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su

constitución legal.
 Desarrollar en una cartelera una cuenta T, dibujando sus partes y

explicando cada una de ellas.
Autoevaluación
Responder las siguientes preguntas:
1 • ¿Qué obligaciones tienen los comerciantes según el código de

comercio?.
2 • ¿Qué beneficios ofrece la contabilidad a las empresas?.
3 • ¿Por qué el estado obliga a los comerciantes a llevar libros de
contabilidad?.
4 • Enumerar tres objetivos de la contabilidad.
5 • ¿Cómo se clasifican las cuentas nominales, transitorias o de
resultado?.
6 • ¿Qué representan las cuentas de activo?.
7 • ¿Qué representan las cuentas de pasivo?
8
1. A LAS SIGUIENTES CUENTAS COLOCAR LA CLASE – GRUPO A LA

CUAL PERTENECEN:
Impuesto sobre las ventas por pagar ______________________________

Comercio al por mayor y al por menor______________________________
Mercancías no fabricadas por la empresa____________________________
De mercancías _______________________________

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 28
Anticipo de impto y contri-impto a las vtas retenido
_________________________
Anticipo de impto y contri-retención en la
fuente__________________________
Retención en la fuente por pagar _______________________________
Impuesto a las ventas retenido _______________________________
Clientes _______________________________
Proveedores _______________________________
2. El primer digito de la cuenta significa____________

3. los dos primeros dígitos________________
4. los cuatro primeros dígitos___________
5. y los seis primeros_______________________
Responder las siguientes preguntas:
1 • ¿Qué se entiende por contabilidad de costos.

2 Por que es importante al contabilidad en el proceso de decisiones
administrativas?
3 • ¿Para qué se utiliza la contabilidad bancaria?.
4
5 • ¿Qué relación existe entre la empresa y la contabilidad?.
6 Cual es la relación de la contabilidad con otras disciplinas?

7 • ¿Por qué es comparable la contabilidad?.
8 • ¿Qué representan las cuentas de ingresos o rentas?.
9 • ¿Qué representan las cuentas de costo de ventas?.
10 • ¿Qué representan las cuentas de gastos?.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 29
UNIDAD 2: La Partida Doble y la

Ecuación Patrimonial
En la segunda parte abarcaremos una fundamentación técnica de la

contabilidad y profundizaremos en los temas antes mencionados para
entender así unos términos contables básicos y llegar a la base contable
que son los estados financieros y su importancia dentro de la
contabilidad.
Horizontes
1 • Identificar la partida doble y la ecuación patrimonial.

2
3 • Identificar los procedimientos apropiados para registrar las
operaciones mercantiles.
4 • Interpretar adecuadamente la ecuación patrimonial.
1 La Ecuación Patrimonial
2
3 La Partida Doble
4
En la segunda unidad trataremos la partida doble y la ecuación

patrimonial, aprendiendo a trabajar los asientos contables y el registro
de las operaciones mercantiles.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 30
LA PARTIDA DOBLE
Al estudiar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las

cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo
menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.
Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $2'500.000
Al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta de

Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se
entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que también es de
Activo, disminuye; por lo tanto, se acredita.
Ejemplo 2: compra de mercancías a crédito por $2'100.000.
La cuenta COMPRAS DE MERCANCIAS aumenta, debitándose.
Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es

comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES
NACIONALES se acredita.
Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble,

base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas
Paciolo), según el cual si se debita una cuenta por un valor se debe
acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier
asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 31
Asientos Contables
Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los

comprobantes y libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos
1 Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas

correspondientes a un débito y a un crédito.
Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la

empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE
COMPUTACION Y COMUNICACIÓN, cuenta de Activo que por aumentar,
se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
1 Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos

cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas
acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.
Procedimiento para Registrar las Operaciones Mercantiles
Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros

de contabilidad, se cambia la cuenta “T” por los asientos de diario en
forma horizontal.
Ejemplo: el ejercicio anterior se registra así
CODIGO CUENTA| DEBE HABER

1528 EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN 2.800.000
1110 BANCOS 2.8000.000
El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el

siguiente:

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 32
1 • Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción.

Para ello se plantean dos interrogantes:
Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se compra?

Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
1 • Al comprar mercancías a crédito por $900.000 se debe preguntar:
¿Qué se Compra?: Mercancías   COMPRAS DE MERCANCIAS

¿Cómo se cancela?: Crédito  PROVEEDORES NACIONALES
COMPRAS NACIONALES: Cuenta de Costo de Ventas;  aumenta

DEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: Cuenta de Pasivo;  aumenta
CREDITO
 Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita.

Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que
pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus
aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar
cada una.
Ejercicios de Aplicación
 Consignación o depósito en entidades financieras: de acuerdo con

los principios de auditoría, todo el dinero que recibe la empresa
debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de
ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se
trate de gastos de poco valor que se cancelan por caja menor.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 33
 Consignación en Bancomercio por $500.000
¿Dónde se consigna?: En el banco BANCOS

¿De dónde sale el dinero?: ¿De la empresa? CAJA
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumenta DEBITO
CAJA: Cuenta de Activo; al retirar dinero disminuye CREDITO
 Compra de mercancías: compra de mercancías al contado por

$2'300.000, valor cancelado con cheque del Bancomercio.
¿Qué se compra?: Mercancías COMPRAS DE

MERCANCIAS
¿Cómo se paga el valor?: Al contado, con cheque
BANCOS
COMPRAS: Cuenta de Costo de Ventas; al comprar aumenta
DEBITO
BANCOS: Cuenta de Activo; al girar cheque disminuye
CREDITO
 Compra de mercancías a crédito: compra de mercancías a crédito

por $220.000
¿Qué se compra?: Mercancías COMPRAS DE

MERCANCIAS

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 34
¿Cómo se paga su valor?: A crédito PROVEEDORES
NACIONALES
COMPRAS DE MERCANCIAS Cuenta de Costo de Ventas: aumenta

DEBITO PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; al comprar a
crédito: aumenta CREDITO.
 Venta de mercancías al contado: venta de mercancías al contado

por $820,000.
¿Qué se vende?: mercancíasCOMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR

¿Cómo se cobra su valor?: al contado CAJA
CAJA: cuenta de Activo; al recibir dinero aumentaDEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumentaDEBITO
Venta de mercancías a crédito: venta de mercancías a crédito por

$1’100,000
¿Qué vende la empresa?: mercancías COMERCIO AL POR MAYOR Y

MENOR
¿Cómo cobra el valor?: a créditoCLIENTES
CLIENTES: cuenta de Activo; al vender a crédito aumenta
DEBITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender
aumenta CREDITO
Cuentas Debe Haber

CLIENTES 1.100.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1.100.000
Compra a crédito muebles para la oficina por $2'800,000
¿Qué se compra?: muebles para la oficina EQUIPO DE OFICINA

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 35
¿Cómo se paga su valor?: a créditoPROVEEDORES
NACIONALES
EQUIPO DE OFICINA: activo; al comprar aumentaDEBITO
PROVEEDORES NACIONALES: pasivo; al comprar a crédito aumenta

CREDITO
Cuentas Debe Haber

EQUIPOS DE OFICNA 2.800.000
NACIONALES 2.800.000
Préstamos recibidos por la empresa: la empresa obtiene un préstamo

de Bancolombia por $10’000.000 que consigna en cuenta
corriente.
¿Qué tipo de deuda es?:
Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES

¿Cómo se recibe el valor del préstamo?:
Consignado en la cuenta corriente de la empresaBANCOS
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumentaDEBITO
BANCOS NACIONALES: Cuenta de Pasivo; aumentaCREDITO
Abono a obligaciones bancarias: la empresa gira un cheque como por

abono a su deuda. POR $280.000
Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES

¿Cómo se hace el abono?: con chequeBANCOS
BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: cuenta de Activo; disminuyeCREDITO

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 36
Abono a proveedores: la empresa gira un cheque de $1'000,000 a un
proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
Deuda en contra, por mercancíasPROVEEDORES NACIONALES

¿Cómo se hace el abono?: la empresa gira chequeBANCO
PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO
BANCOS: Cuenta de Activos disminuyeCREDITO
Aportes de capital: para iniciar una empresa, un socio aporta

$12’000,000 con cheque, otro socio aporta un terreno por
$5’500,000.
¿Qué tipo de aporte hace el primer socio?: efectivo CAJA

¿Qué tipo de aporte hace el segundo socio?: TERRENOS
¿Por qué concepto aportan los socios?: Por capital  APORTES
SOCIALES
CAJA: cuenta de Activo; aumenta

DEBITO
TERRENOS: cuenta de Activo; aumenta
DEBITO
APORTES SOCIALES: cuenta de Patrimonio; aumenta
CREDITO
Gastos: la empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de

arrendamiento de oficinas por un mes.
¿Cuál es el concepto del pago?:

Gasto de arrendamiento GASTOS ARRENDAMIENTOS
¿Cómo se paga?: con cheque BANCOS
GASTOS ARRENDAMIENTOS:
Cuenta de Egreso o Gastos: aumenta DEBITO

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 37
BANCOS: cuenta de Activo, disminuye CREDITO
Gastos pagados por anticipado: la empresa gira un cheque por valor

de $660,000 correspondiente a tres meses de arrendamiento
anticipado.
¿Cuál es el concepto del pago?:
Arrendamiento pagado anticipadamente por tres meses  GASTOS

PAGADOSPOR
ANTICIPADO
¿Cómo se paga?: con cheque 
BANCOS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: cuenta de Activo; aumenta 
DEBITO
BANCOS: cuenta de activo; disminuye 
CREDITO
Gastos causados por pagar: a fin de mes, la empresa adeuda los

servicios públicos correspondientes a un mes por valor de
$89.400.
¿Por qué concepto debe la empresa?:

Por un gasto de servicios públicos  GASTOS
SERVICIOS
¿Cómo se paga el gasto?: se queda debiendo,  COSTOS Y GASTOS
POR PAGAR
GASTOS SERVICIOS: gastos; aumenta DEBITO

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: pasivo, aumenta CREDITO
Ingresos recibidos por anticipado: la empresa recibe $120,000 por

concepto de intereses anticipados.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 38
¿Por qué concepto se recibe anticipadamente?:

Por intereses INGRESOS RECIBIDOS POR
ANTICIPADO
¿Cómo se recibe?: en efectivo CAJA
CAJA: cuenta de activo; aumentaDEBITO
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: pasivo; aumentaCREDITO
2.1.3 Comprobación de Saldos
Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la

aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del
ejercicio en una sola cuenta “T". Al final se suman los débitos y los
créditos, valores que deben ser iguales.
2.2. LA ECUACIÓN PATRIMONIAL
Descripción de la Ecuación Patrimonial:
Contablemente, debe existir equilibrio entre las cuentas reales de activo,

de pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio
entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática conocida con el
nombre de Ecuación Patrimonial. Esta fórmula da a conocer,
independientemente, el valor del activo, del Pasivo o del Patrimonio.
Ejemplo: VA. Ltda. Suministra la siguiente información: Posee $600.000

en cuenta corriente bancaria, $3'000.000 en equipo para oficina,
$1'200.000 que debe cobrar por venta de mercancías $1'800.000 en
terreno; debe pagar a proveedores
$900.000, un préstamo bancario por $500.000. Determinar el patrimonio

de la empresa.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 39
PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO
Modificaciones en la Ecuación Patrimonial:
La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones

del activo, Pasivo o Patrimonio. Ejemplo:
1 • El 10 de abril Jhon Jairo Saavedra tiene $3'000.000 en Bancos y no

tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así:
2
El 15 de abril compra al contado muebles por $500.000 y cancela con

cheque. La Ecuación patrimonial se modifica así:
3
4
Al cambiar un activo por otro activo el patrimonio permanece igual.
1 • El 20 de abril compra un terreno a crédito por $5'000.000. La

ecuación patrimonial se modifica así:
2

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 40
1 • El 23 de abril paga con un cheque $500.000 a la deuda del terreno.
La ecuación patrimonial se modifica así:
1 • Desarrollar el siguiente cuestionario:

2
3 − Expresar el principio universal de la partida doble.
4 − cite cinco ejemplos de asiento simple y cinco ejemplos de asiento

compuesto.
 Determine los cambios que ocasiona en la ecuación

patrimonial, cada una de las siguientes operaciones
realizadas por la empresa BX Ltda.:
1. Se constituye la empresa BX Ltda. de la siguiente manera: (objeto

social compra y venta de mercancías)
SocioB: Aporta un Local por $50.000.000 correspondiente un 60% al
valor de la construcción y un 40% al valor del terreno.
Socio X: $ 10.000.000 en efectivo y 2 computadores por valor total de
$5.000.000
2. La empresa abre una Cuenta de ahorros en Bogotà por $1.500.000
y una Cuenta Corriente en la misma entidad por 8.000.000
3. La empresa Compra un vehículo para uso de la empresa por valor
de $22.000.00 gira cheque de la cuenta corriente de Bogotà por el
20% y el saldo lo queda debiendo a Bogotà
4. La empresa hace un traslado de la cuenta de ahorros de Bogotà
por $400.000 para abrir un CDT (Certificados de deposito a
Termino) en la misma entidad.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 41
5. La empresa Gira un cheque por valor de $1.000.000 para abonar a
la deuda con Bogotà.
EJERCICIOS DE APLICACIÓN:
Para registrar correctamente las transacciones, el proceso es el

siguiente:
a. Identifique las cuentas que se afectan según el tipo de transacción.
b. Identificar la (s) cuenta (s) que se debita y la (s) cuenta (s) que se
acreditan.
1. Se constituye la Empresa XYZ Ltda. de la siguiente manera:

(objeto social compra y venta de mercancías)
Socio X Aporta un Local por $40.000.000 correspondiente un 80%
al valor de la construcción y un 20% al valor del terreno.
Socio Y: $ 20.000.000 en efectivo.
Socio Z:$20.000.000 en efectivo
2. La empresa abre una Cuenta Corriente en con el dinero recibido
por los socios.
3. La empresa Compra mercancías no gravadas a la empresa DS
Ltda. por valor de $4.800.000 cancela el 60% mediante el giro de
un cheque y le conceden por el saldo un plazo de 30 días
4. La empresa Compra un escritorio para uso de la gerencia por
valor de $680.000 cancela mediante el giro de un cheque.
5. La empresa vende mercancías no gravadas a la empresa PR Ltda.
por valor de $6.200.000, el 50% de contado y el saldo a 45 días
6. La empresa hace un traslado de la cuenta corriente por
$3.000.000 para abrir una cuenta de ahorros en la misma entidad.
7. La empresa gira un cheque a favor de la empresa DS Ltda. para
cancelar el saldo de la deuda.
8. La empresa PR Ltda., nos cancela el saldo de la deuda.
9. La empresa concede un préstamo a la empleada Mariela Pérez,
gira cheque por valor de $100.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 42
10. La empresa obtiene un préstamo del BBVA por $6.000.000 y
le descuenta anticipadamente intereses correspondientes al
primer trimestre por valor de $130.000. el banco le consigna
directamente en la cuenta corriente.
11. La empresa gira un cheque a favor del empleado Jaime
Duque por valor de $200.000 para constituir el fondo de caja
menor.
12. La empresa recibe $320.000, por concepto de arrendamiento
de una bodega por un mes.
13. La empresa gira un cheque por $240.000 por concepto de
arrendamiento de un local por un mes.
14. A fìn de mes la empresa adeuda los servicios públicos
correspondientes a un mes por valor de $229.920 correspondiente
a Energía eléctrica $90.820; teléfono $74.600 y acueducto y
alcantarillado $64.500.
15. La empresa paga seguros contra incendio de las mercancías
por un año anticipado por la suma de $1.500.000.
Desarrolladas las transacciones anteriores realice el balance de

comprobación.
1 • Determinar el patrimonio de Juan Alberto Pérez quien tiene en sus

libros los siguientes saldos:
Caja 1.500.000
Bancos 2.800.000
Clientes 3.000.000
Proveedores nacionales 1.200.000
Mercancías no fabricadas por la empresa 1.100.000
Gastos pagados por anticipado 500.000
Equipo de oficina 1.200.000
Acreedores varios 600.000
Aportes sociales X
1 • Determinar los cambios que ocasionan en la ecuación patrimonial

cada una de las operaciones realizadas por el señor José Páez.
1 − Abona con cheque $800.000 a proveedores nacionales.

2 − Compra a crédito una maquina de escribir por valor de $1.200.000.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 43
1 La partida doble es un principio Universal, según el cual si se debita
una cuenta por un valor se debe acreditar una u otras cuentas por
igual valor.
2
3 Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los
libros de contabilidad. Pueden ser simples o compuestos.
4 La ecuación patrimonial sirve para determinar el equilibrio que debe

existir entre las cuentas reales es decir Activo, pasivo y patrimonio.
Autoevaluación
Que es un asiento?
En que consiste el principio de la partida doble?
Cual es el objeto de un balance de comprobación?
Escriba la ecuación contable.
Defina cada uno de los elementos que conforman la ecuación

patrimonial.
Que refleja el activo en una empresa?
Que refleja el pasivo en una empresa?
Que refleja el patrimonio en una empresa?
Si la cuenta clientes es acreditada, aumenta o disminuye?
Presente la clasificación de las cuentas.
Del decreto 2649/93 realizar la lectura sobre la dinámica y movimientos

de las cuentas que hemos tratado en esta unidad, con el fin de afianzar
el tema visto, permitiendo así mismo identificar cuando se disminuye y
cuando se aumenta una cuenta.
Identifique las cuentas de activo, patrimonio, ingreso y costos que

presentan sado diferente al de su naturaleza, y explique.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 44
Consulte en el decreto 2649/93 las normas sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Identifique en los estados financieros básicos las cuentas que lo

conforman.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 45
UNIDAD 3: Inventarios - Mercancía

Los inventarios nos permiten tener conocimiento de los activos físicos

de la empresa, en materia global a través de estos en cualquier
momento tendremos a la mano información de artículos o materias
primas con que contamos para desarrollar la actividad económica del
ente.
Las mercancías o inventarios están representados por los recursos o

bienes que una entidad económica destina para las operaciones de
venta, las cuales muestran la fuente principal de sus ingresos.
Horizontes
 Entender la definición de inventarios y su finalidad en las

empresas.
 Diferenciar los sistemas de inventarios y su manejo contable.
 Identificar los diferentes métodos de valoración de inventarios .
 Analizar el efecto de los diferentes métodos en las utilidades,
inventario final y costo de ventas

6
 Conceptualización.
 Sistema de inventario Periódico
 Sistema de inventario Permanente
 Métodos de valoración de inventarios
 Comparación métodos de valoración de inventario
El desarrollo de esta unidad será a través de la lectura concerniente al

tema propuesto en el modulo, reforzando el conocimiento a través de
consultas propias en distintas bibliografías que profundicen dicho tema,
desarrollo de actividades y ejercicios propuestos.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 46
QUÉ ES UN INVENTARIO
Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de

contar, pesar o medir las existencias de cualquier activo bien tangible,
por ejemplo: un inventario del parque automotor, de la maquinaria, de
los muebles, de las herramientas, etcétera.
En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existencias

de los bienes destinados a la venta o a la producción para su posterior
venta. Son la vida de la empresa. Si recordamos la clasificación de las
empresas según su actividad vamos a encontrar: inventarios de materia
prima, productos en proceso o productos terminados en una empresa
manufacturera; mercancías en una empresa comercial (específicamente
es el tema de estudio en esta unidad) ; semovientes en una empresa
ganadera; productos agrícolas en una empresa agraria; construcciones
en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una
urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de
cada empresa.
El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las

empresas y como constituyen una inversión, es necesario evitar que
haya excedentes ociosos y costosos, así como disminuciones que
puedan afectar el flujo de las operaciones del negocio.
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de

mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados
técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados
del ejercicio.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 47
Sistemas de inventarios
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la

magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de
mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se
adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:
Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.

Sistema de inventario permanente o continuo.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO
Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la

empresa hace inventario físico al final de cada período contable y
durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario puesto que, cuando
compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la
salida de la mercancía.
En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario

que la empresa realice un inventario físico, es decir, un conteo de las
unidades en existencia y su valoración.
Para determinar el costo de lo vendido en el sistema de inventario periódico o

juego de inventarios se toma el valor del inventario inicial, más el costo de las
mercancías compradas, menos el inventario final. A continuación se indica
detalladamente que El costo de ventas se determina mediante el juego de
inventarios así:
COSTO DE VENTAS XXXXX

INVENTARIO INICIAL XXXXX
+ COMPRAS NETAS: XXXXX
COMPRAS XXXXX
- DEVOLUCIONES EN COMPRAS XXXX
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA XXXXX
- INVENTARIO FINAL XXXXX

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 48
Donde:
El Inventario Inicial es la relación detallada y minuciosa de las

existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus
actividades. (En el momento que se constituye la empresa no
necesariamente tiene que haber un inventario inicial de presentarse
esta situación se coloca en el inventario inicial cero (0))
Las Compras Netas es el resultado de la diferencia entre la cuenta

6205 de mercancías y la 6225 Devoluciones en compras.
Las compras: es el saldo que refleja la cuenta 6205 de mercancías que

nos muestra en los registros de los libros de contabilidad.
Devoluciones en compras es el saldo que refleja la cuenta 6225

Devoluciones en compras que nos muestra en los registros de los libros
de contabilidad
Mercancía disponible para la venta es el resultado que nos da,

tomando el inventario inicial más las compras Netas
El Inventario Final: es la relación de existencias de mercancías al

finalizar un periodo contable. Este inventario pasa a ser el inventario
inicial del siguiente periodo.
De esta manera se determina el COSTO DE VENTAS cuando la

empresa utiliza el SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO.
Por necesidades de control e información los inventarios periódicos

resultan insuficientes. Los trabajos de recuento físico de las existencias
constituyen grandes problemas y en ocasiones interrumpen el normal
funcionamiento de la empresa por varios días; por lo tanto, no siempre
pueden hacerse con suficiente frecuencia como para satisfacer las
necesidades de información. Además, el inventario periódico da un
informe sobre lo que hay, no sobre lo que debe haber. Por otra parte,
recordemos que en muchos países actualmente es obligatorio manejar
inventarios permanentes.
Veamos a través del siguiente ejemplo la forma de contabilizar y

determinar el costo de ventas:

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 49
La empresa DB LTDA, quien utiliza sistema de inventario periódico, inició

operaciones el 30 de noviembre de 2006
1. se constituyó con aportes de los socios en mercancías por$1.800.000
Código Cuenta Debe Haber
1 1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 1.800.000
3115 Aportes Sociales 1.800.000
Realizó las siguientes transacciones:
2. Compra Mercancías NO gravadas a crédito por 2.400.000, a la empresa Y Ltda.

2 6205 De Mercancías 2.400.000
2205 Nacionales 2.400.000
3. Vende mercancías NO gravadas a crédito por $ 3.525.000, a la empresa Z Ltda.

3 1305 Clientes 3.525.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 3.525.000
4. Compra Mercancías NO gravadas al contado por 2.030.000, a la empresa

D Ltda.
4 6205 De Mercancías 2.030.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 50
5. Devuelve el 8% de la mercancía comprada a la empresa Y Ltda.
5 2205 Nacionales 192.000
6225 Devoluciones en Compras 192.000
6. Vende Mercancías NO gravadas de contado por $3.937.500 a la empresa C

Ltda.
6 1105 Caja 3.937.500
7. La empresa Z Ltda, nos devuelve el 5% de la mercancía vendida

7 4175 Devoluciones en Ventas 176.250
1305 Clientes 176.250
Tomando como referencia estas transacciones la empresa DB Ltda tiene el

siguiente balance de comprobación.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
DB LTDA
Saldo Saldo
Código Cuenta débito crédito
1105 Caja 3.937.500
1305 Clientes 3.348.750

1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 51
1.800.000
4175 Devoluciones en Ventas 176.250
6205 De Mercancías 4.430.000
6225 Devoluciones en Compras 192.000
SUMAS IGUALES 13.692.500 13.692.500
Con esta información vamos a observar como se determina el costo

de ventas para la empresa DB Ltda, para lo cual recordemos que La
empresa BD Ltda, presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2006 por
valor de $1.800.000 correspondiente a los aportes de los socios y vamos a tomar
la siguiente información: el 31 de diciembre del año 2006 realizó inventario físico
y se determinó por un valor de $2.600.000.
Igualmente, recordemos que El costo de ventas en el sistema de

inventario periódico se determina mediante el juego de inventarios así:
COSTO DE VENTAS 3.438.000
INVENTARIO INICIAL 1.800.000
+ COMPRAS NETAS: 4.238.000
Compras 4.430.000
- Devoluciones en Compras 192.000
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA 6.038.000
- INVENTARIO FINAL 2.600.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 52
SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros,

consiste en registrar los movimientos de entrada y salida de cada una
de las referencias que maneja la empresa y que deben figurar en los
rubros de inventarios.
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben

implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con
exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente
esta información se requiere un kárdex.
El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten

controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo
determinado, y dar a conocerlas existencias en cualquier momento sin
necesidad de realizar un inventario físico.
El Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos

terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los
saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia,
a precio de costo.
Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las

necesidades de información de cada empresa, y se consiguen
preimpresas en el mercado. El que aquí mostraremos es un rayado que
nos parece muy práctico y sencillo.
En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computa-

dora, recordemos que la máquina hace las mismas operaciones pero con
mayor velocidad y precisión.
Cómo valorar los inventarios
Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada artículo

reemplaza la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de
inventarios periódicos. En dicha cuenta se lleva el registro completo del
movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras o
devoluciones en ventas, como de las salidas por venta o por
devoluciones en compras.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 53
Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en

existencia, bien sea por valor de compra o de producción, la decisión
siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del inventario y
a las que quedan cuando existen unidades homogéneas con distintos
costos unitarios. Con este fin se han inventado muchísimos métodos, de
los cuales aquí vamos a enseñar solamente los más conocidos y que
estimamos de mayor uso en nuestro medio.
Como primera medida, para cumplir con el principio conservador o de

prudencia generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar
los inventarios al costo y nunca al precio de venta. Más aún, hay
empresas que registran al costo o al precio del mercado, el que sea más
bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo
al valor en que podemos comprar en el mercado, o costo de reposición,
y no al precio en que esperamos vender.
En está unidad se dará a conocer y a explicar los siguientes tres

métodos:
 FIFO O PEPS
 PROMEDIO PONDERADO
 LIFO O UEPS
LIFO O UEPS
La sigla LIFO, viene del término en inglés Last In First Out que en
español significa últimos en entrar primeros en salir y cuyas siglasSon
UEPS. Como su nombre lo indica, los artículos que salen se les asignan
los costos más recientes, así que a los que quedan se les aplica los
precios más antiguos.
El método UEPS permite cargar al costo de ventas un valor más

cercano al costo de reposición. Si la economía es inflacionaria y, por
consiguiente, los precios van en aumento, este método arrojará mayor
costo de ventas, menores utilidades y un inventario de menor valor.
Es importante tener en cuenta que un inventario final subvaluado,

puede mostrar menos utilidades en el período que cierra, pero al periodo
siguiente cuando se calcule el costo de ventas, este inventario final del
período anterior, se convierte en el inventario inicial y por consiguiente,
si su valor es menor, también lo será el costo de ventas. Lo cual
compensa la disminución de las utilidades del período anterior con
aumento en las de éste.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 54
Sin embargo, si el inventario en una empresa nunca llega a cero, y si

su mínimo crece a través del tiempo y a medida que crece la empresa,
llegará el día en que éstos, valorados a costos muy antiguos, desfiguren
la realidad de la rentabilidad de la empresa.
Manejo de Kardex por el método UEPS o LIFO
La tarjeta de kárdex por este método se registra así:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la

factura de compra o la nota crédito por devolución en compras.
En salidas: Se traza una línea para determinar el costo de las mercancías

que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a
los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se
comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de
mercancía vendida en cada operación.
En saldos: igual que en el PEPS, se establecen de acuerdo con la

distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un
solo nivel.
Costo unitario: dividiendo el costo total entre la cantidad total de la

columna de saldos en cada nivel.
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del
último salde de la mercancía en existencia.
FIFO O PEPS
La sigla FIFO viene del termino en inglés First In First Out que al español
se traduce como: primeros en entrar primeros en salir y, cuyas siglas
son PEPS. Este sistema asigna al costo de ventas los precios más
antiguos y al inventario los más recientes.
Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dará

salida a las unidades con precios más antiguos, hasta que se agoten las
compradas a igual precio, y luego a las siguientes en orden de
antigüedad.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 55
Cuando se manejan inventarios periódicos, al hacer el inventario físico
final se dará a todas las unidades existentes el precio de las últimas
compradas en el período, sin importar el número de unidades que
queden en el inventario, respecto al número de unidades compradas a
dicho precio.
Por este método, la tarjeta de kárdex se maneja así:
En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la

factura de compra o la nota crédito por devolución en compras.
En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna,

primero se traza una línea para conocer los niveles de costos de los
saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta
que la primera mercancía que entró, es la primera que sale.
En saldos: se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual

se mantiene hasta que la existencia se agote.
El valor de las existencias se obtiene mediante la suma de todos los

niveles del último saldo
Costo unitario: se determina dividiendo el costo total por la cantidad

total de la columna de saldos; se diferencia en que esto se hace por
cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios
correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por
cada nivel.
Promedio Ponderado
Éste es un método intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni los

precios más antiguos ni los más nuevos, sino un valor promedio entre lo
que haya disponible para la venta o producción.
En el método analítico o pormenorizado de inventarías periódicos, al

final del ejercicio contable se saca un promedio ponderando unidades y
precios de las unidades manejadas durante el ejercicio, y al inventario
final se le da ese valor unitario promedio.
En el sistema de inventarios permanentes, el promedio ponderado es

móvil, ya que se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios
diferentes al promedio de los existentes.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 56
Manejo de Kardex por el método de promedio ponderado
Los movimientos se registran así:
Las entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la

devolución.
En las salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la

columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo
unitario del renglón anterior.
En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del
saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las
salidas.
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de

saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada renglón.
El costo unitario varía siempre, siempre que se compran mercancías a
precio diferente; cuando se registran las .salidas, se mantiene el último
costo unitario.
A continuación veamos a través de un ejemplo la aplicación

de cada uno de estos tres métodos
Ejemplo
SOLO PARA EFECTOS DE ILUSTRAR CADA UNO DE LOS METODOS

Y DE REALIZAR LA COMPARACION DE LOS MISMOS, SE TENDRA
EN CUENTA LAS TRANSACCIONES REALIZADAS POR LA EMPRESA
ZC LTDA Y SE APLICARAN PARA CADA UNO DE LOS TRES
METODOS.
La Empresa ZC LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza

las siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 2006:
1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo

unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios .
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425 600 unidades

con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 57
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la
factura 425 a la empresa B S.A.
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según

factura No. 575 a la empresa S Ltda.
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para
cancelar.
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la

Con las anteriores transacciones se registrarán los asientos

contables, se elaborará el kárdex y el balance de
comprobación, para cada uno de los métodos y finalmente se
mostrará un cuadro resumen con la comparación de los tres
métodos.
Veamos a continuación la solución por cada uno de los métodos

mencionados:

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 58
SOLUCION POR METODO PEPS
kárdex
Método: UEPS
FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDOS

DETALLE
Día M Año Q C.U. C.T Q C.U. C.T Q C.U. C.T
1 9 2006 saldo inicial 450 2.800 1.260.000 450 2.800 1.260.000
10 9 2006 Compra SF 425 600 2.900 1.740.000 600 2.900 1.740.000
12 9 2006 Dev, comp F 425 (20) 2.900 (58.000) 450 2.800 1.260.000
580 2.900 1.682.000
27 9 2006 Venta SF No. 575 400 2.800 1.120.000 50 2.800 140.000
580 2.900 1.682.000
28 9 2006 Compra SF 251 700 2.900 2.030.000 700 2.900 2.030.000

Dev, Vta Fact
29 9 2006 575 (15) 2.800 (42.000) 65 2.800 182.000
580 2.900 1.682.000
700 2.900 2.030.000
TOTALES 1.730 4.972.000 385 1.078.000 1.345 3.894.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 59
Contabilización método PEPS

unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.


1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 58.000

En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta

(4a )y otro a precio de costo (4b.)

4a 1305 Clientes

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 60
1.880.000
4b 6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.120.000
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 1.120.000
cancelar.


(6a ) y otro a precio de costo (6b.)
6a 4175 Devolución en Ventas 70.500
1305 Clientes 70.500
6b 1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 42.000
6135 Comercio al por mayor y al por menor 42.000
Balance de comprobación método PEPS
BALANCE DE COMPROBACION
ZC LTDA

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 61
Saldos
Código Cuenta Débitos Saldos Créditos
1305 Clientes 1.809.500
4175 Devolución en Ventas 70.500
SUMAS IGUALES 6.852.000 6.852.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 62
SOLUCION METODO PROMEDIO PONDERADO kárdex
PROMEDIO
Método: PONDERADO

Añ DETALLE
Día M o Q C.U. C.T Q C.U. C.T Q C.U. C.T
20
1 9 06 saldo inicial 450 2.800 1.260.000 450 2.800 1.260.000
20
10 9 06 Compra SF 425 600 2.900 1.740.000 1.050 2.857,14 3.000.000
20
12 9 06 Dev, comp F 425 (20) 2.900 (58.000) 1.030 2.856,31 2.942.000,00
20
27 9 06 Venta SF No. 575 400 2.856,31 1.142.524,27 630 2.856,31 1.799.475,73
20
28 9 06 Compra SF 251 700 2.900 2.030.000 1.330 2.879,31 3.829.475,73
20 Dev, Vta Fact
29 9 06 575 (15) 2.856,31 (42.844,66) 1.345 2.879,05 3.872.320,39
TOTALES 1.730 4.972.000 385 1.099.679,61 1.345 3.872.320,39

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 63
Contabilización método PROMEDIO PONDERADO






4a 1305 Clientes

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 64
1.880.000
4b 6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.142.524,27
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 1.142.524,27
cancelar.



Contabilidad I
____________________________________________________________________ 65
6b 1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 42.844,66
6135 Comercio al por mayor y al por menor 42.844,66

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 66
Balance de comprobación método PROMEDIO

PONDERADO
ZC LTDA
Código Cuenta Saldos Débitos Saldos Créditos
1305 Clientes 1.809.500
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 3.872.320,39
6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.099.679,61
SUMAS IGUALES 6.852.000 6.852.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 67
SOLUCION METODO UEPS
kárdex
Método: PEPS

DETALLE
Día M Año Q C.U. C.T Q C.U. C.T Q C.U. C.T
1 9 2006 saldo inicial 450 2.800 1.260.000 450 2.800 1.260.000
10 9 2006 Compra SF No. 425 600 2.900 1.740.000 600 2.900 1.740.000
12 9 2006 Dev, compra Fact 425 (20) 2.900 (58.000) 450 2.800 1.260.000
580 2.900 1.682.000
27 9 2006 Venta SF No. 575 400 2.900 1.160.000 450 2.800 1.260.000
180 2.900 522.000
28 9 2006 Compra SF No. 251 700 2.900 2.030.000 700 2.900 2.030.000
29 9 2006 Dev, Venta Fact 575 (15) 2.900 (43.500) 15 2.900 43.500
TOTALES 1.730 4.972.000 385 1.116.500 1.345 3.855.500

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 68
Contabilización método UEPS






Contabilidad I
____________________________________________________________________ 69
4a 1305 Clientes 1.880.000
4b 6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.160.000
cancelar.

En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro a precio
de costo (6b.)
6b 1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 43.500
6135 Comercio al por mayor y al por menor 43.500

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 70
Balance de comprobación método UEPS
ZC LTDA
Saldos
Código Cuenta Débitos Saldos Créditos
1305 Clientes 1.809.500
SUMAS IGUALES 6.852.000 6.852.000

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 71
COMPARACION DEL COSTO DE VENTAS POR LOS

TRES METODOS
ZC LTDA
Código Cuenta UEPS PROMEDIO PEPS

PONDERADO
6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.078.000 1.099.679,61 1.116.500
COMPARACION DE INVENTARIOS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA
Código Cuenta PEPS PROMEDIO UEPS

PONDERADO
1435 Mercancías No Fabricadas por la empresa 3.894.000 3.872.320,39 3.855.500

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 72
COMPARACION DE UTILIDAD BRUTA

OPERACIONAL EN VENTAS
POR LOS TRES METODOS
ZC LTDA
PEPS PROMEDIO UEPS

Código Cuenta PONDERADO
VENTAS
4135 Comercio al por mayor y al por menor 1.880.000 1.880.000 1.880.000
4175 Devolución en Ventas (70.500) (70.500) (70.500)
VENTAS NETAS 1.809.500 1.809.500 1.809.500
- 6135 Comercio al por mayor y al por menor 1.078.000 1.099.679,61 1.116.500
= UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL EN VENTAS 731.500 709.820 693.000

Contabilidad I
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 Que es un inventario?
 Defina que es y para que sirve el Kárdex?
 Identifique la clase, grupo y explique el movimiento y dinámica de

las siguientes cuentas:
Comercio al por mayor y al por menor
Mercancías No Fabricadas por la empresa
De mercancías
 Mencione diferencias entre el sistema de inventario periódico y el

sistema de inventario permanente.
 Explique que reflejan las siguientes cuentas:
1435
4135
6135
 Averigüe quienes deben utilizar el sistema de inventario

permanente y que método para efectos tributarios esta permitido
y por que?
 De acuerdo al ejercicio desarrollado Explique a que se debe la

diferencia que muestran los cuadros comparativos en la utilidad
bruta operacional en ventas, en el costo de ventas, en el valor de
los inventarios dependiendo del método.
 La Empresa AY LTDA, utiliza Sistema De Inventario

Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes
de Septiembre de 2006:
1. 1/09/06: Compra a según factura No. 682 1500 unidades con

un valor unitario de $1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50%
con cheque y por el saldo nos conceden un plazo de 30 días.

Contabilidad I
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2. 5/09/06: Vende 300 unidades a $2.100 según factura 085 a la
empresa DR S.A. quien cancela el 75% de contado y por el saldo
se le concede un plazo de 15 días.
3. 10/09/06: Vende a crédito 700 unidades a $2.100 cada una

según factura No. 125 a la empresa R Ltda.
4. 10/09/06 Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A

correspondiente al saldo de la factura 085.
5.15/09/06 Le devuelven 50 unidades de la mercancía vendida en

la factura No. 125 a la empresa R Ltda
6.20/09/06 Compra a crédito según factura No. 645, 700 unidades

con un valor unitario de $1.250 a la empresa CX S.A.
7. 25/09/06 Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un

cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 682.
8. 25/09/06 Devuelve 80 Unidades de la mercancía comprada

según factura No. 645
9. 28/09/06Cancela mediante el giro de un cheque del banco

Popular el saldo de la factura No. 645.
10.30/09/06 Vende al contado 630 unidades a $2.100 cada una a

la empresa HT Ltda.
11. Calcular el saldo de las cuentas: 4135, 4175, 6135 Y

1435, determinar las Ventas Netas, Calcular la Utilidad Bruta
Operacional para cada uno de los métodos. (elaborar cuadro
comparativo)
12. Presentar la comparación de la cuenta 1435 por los 3 métodos
13. Elaborar kárdex y registrar transacciones por cada uno de los
métodos
 Con la anterior información registre las transacciones por el

Sistema De Inventario Periódico.

Contabilidad I
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Los inventarios están representados por aquellos bienes corporales

destinados a la venta en el curso normal del negocio, así como aquellos que
se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción
de oteros que se van a vender ya sean o no fabricados por la empresa.
Los sistemas de inventarios más utilizados son:
Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.

Sistema de inventario permanente o continuo.
En el sistema de inventario Periódico:
Al cierre del período contable anual el costo de mercancías vendidas es

determinado mediante el juego de inventarios, así:
El costo de ventas: El costo de ventas se determina mediante el juego de

inventarios así:
CONCEPTO TRATAMIENTO CONTABLE

Inventario inicial Se encuentra registrado en la cuenta 14 al iniciar el periodo
contable.
(Más) compra de Se registran en la cuenta 6205 Compras y al final del

mercancías. periodo contable se cancela el saldo.
(Menos) Devolución Se toma el saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se

en compras cancela
(Igual) Total
mercancía disponible Representa el valor de la mercancía disponible para la
para la venta venta
(Menos) Inventario
final Se registra en la cuenta 14 Inventarios. Este inventario es
el inicial del periodo siguiente.

Contabilidad I
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(Igual) COSTO DE
VENTAS Se registra en lo cuenta de costo de ventas al finalizar el
periodo contable
En el sistema de inventario Permanente:
El costo de se determina en el momento de la venta, tomando el costo

de la cuenta del inventario de la mercancía.
Los métodos para la valoración de inventario tratados en esta unidad
son: UEPS, PROMEDIO PONDERADO, UEPS.
El Kárdex es una tarjeta de control de mercacnías o auxiliar de la cuenta

inventarios de mercancías para registrar, entradas, salidas y saldos al
costo, según el método adoptado por la empresa.
Complete el siguiente cuadro comparativo, con las cuentas que se

utilizan dependiendo de la transacción en cada uno de lo los sistemas de
inventario.
TRANSACCIÓN S.I. PERIODICO S.I. PERMANENTE
COMPRA
VENTA
DEVOLUCIÓN EN COMPRA
DEVOLUCIÓN EN VENTAS

Contabilidad I
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Autoevaluación
 Mencione los sistemas de inventarios

 Explique la diferencia que se presenta entre el sistema de
inventario periódico y el sistema de inventario permanente.
 Como se determina el costo de ventas en el sistema de inventario
Periódico y como se determina en el sistema de inventario
permanente.
 Explique la importancia del control interno para los inventarios
 Explique los métodos de valoración de Inventarios
 Identifique y explique en que método los inventarios quedan
valorados a un costo mas alto y por que?
 Identifique y explique en que método el costo de la mercancía
queda valorado a un costo más alto y por qué?
 Explique por que la utilidad bruta en ventas varían de acuerdo al
método utilizado?
 Averiguar las medidas de control interno para los inventarios que

garanticen un correcto funcionamiento acorde a las políticas y
planes de la administración del negocio.
 Consulte otros métodos para la valoración de mercancías y de

ejemplos.
 Realizar lectura del decreto 2649/93 sobre Inventarios y 2650/93

dinámica y movimientos de las cuentas tratadas en esta unidad.

Contabilidad I
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UNIDAD 4: Manejo De Transacciones

Con IVA y Retención En La Fuente
Colombia es un país que la mayoría de sus recaudos para el

sostenimiento del estado y el cumplimiento de lo que la constitución
ordena para con los ciudadanos provienen de los impuestos existentes.
El reto para el profesional contable es el buen entendimiento y manejo
de los mismos.
Horizontes
 Conocer la definición con que se conoce el impuesto de IVA.

 Definir que es la retención en la fuente.
 Principales tarifas utilizadas.
 Responsables del IVA.
 Saber que es el régimen simplificado y común del IVA.
 Aplicación de la retención de la fuente

7
 Impuestos sobre las ventas.
 Régimen del IVA común y simplificado.
 Principales tarifas utilizadas.
 Retención en la fuente.
 Principales tarifas de retención en la fuente.
Estudio individual de la unidad reforzando la temática a través del

autoaprendizaje y el desarrollo de ejercicios protestos.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 79
En esta unidad solo se tratarán conceptos básicos para la comprensión
de la contabilización de estas cuentas, es decir se enfatiza en los
aspectos contables básicos del impuesto sobre las ventas y retención en
la fuente por el concepto de compras y ventas específicamente. Su
profundización sobre estos temas se harán en la asignatura Tributaria.
Igualmente se sugiere la actualización permanente en este tema.
Tomado de la cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre 2007
IMPUESTOS A LAS VENTAS
Es un gravamen al consumo, del orden nacional y naturaleza indirecta,

que en Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor
agregado en cada una de las etapas del ciclo económico del bien o
servicio. Para efectos del recaudo por parte del estado. La ley ha
conferido la calidad de “responsables” a algunos de los sujetos que
intervienen en las operaciones económicas.
Bajo esta modalidad, el impuesto sobre las ventas únicamente recae en

el “valor agregado” al producto por cada responsable, bien sea por el
mayor valor que adquiere al transformarse o por la utilidad que recibe el
responsable al enajenarlo a prestar el servicio.
El concepto económico de valor agregado se entiende como la

diferencia entre el precio de venta o prestación del servicio por parte del
responsable, y los costos y gastos en que incurre para la obtención del
bien o prestación del servicio. Para efectos tributarios, el concepto
económico de valor agregado no coincide con el concepto fiscal.
El concepto fiscal se fundamenta en la diferencia entre la base gravable

en la venta o prestación del servicio por parte del responsable, y la base
gravable de los insumos en que ocurrió y sobre los cuales se pago IVA.
De esta manera, se grava la porción del valor agregado que no haya
sido sometida a imposición por concepto de este tributo.
El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra

en las facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la
Republica, a través de la Ley 21 de 1963. para establecer los impuestos
nacionales sobre las ventas de los artículos terminados, efectuadas por
parte de los productores o de importadores. A partir de la Ley 1111 del
2006 se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%, 20%, 25%, y 35%,
y se exceptúan algunos productos y servicios que se encuentren en las
condiciones señaladas en la ley.

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 80
SUJETOS DEL IMPUESTO
Sujeto activo del impuesto
El sujeto activo es el Estado, quien ejerce su función de gestión

tributaria a través de la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
Sujeto pasivo del impuesto sobre las ventas
Se considera sujeto pasivo el obligado frente al Estado al pago del

impuesto.
Desde el punto de vista jurídico, es el responsable del recaudo del

impuesto quien debe cumplir las obligaciones que le impone el Estado,
so pena de incurrir en sanciones de tipo administrativo y/o penal.
Desde el punto de vista económico, quien soporta o asume el impuesto

es el consumidor final. Este consumidor no es parte de la obligación
tributaria, y por lo tanto, la administración no ejercerá acciones jurídicas
contra él.
BASE GRAVABLE
Es la medición material del hecho generador del impuesto, es decir,

corresponde al valor que se le haya determinado al hecho gravado y
sobre el cual se debe aplicar la tarifa para obtener el impuesto.
¿Cuál es la base gravable en la venta y prestación de servicios?
La base gravable para liquidar el lVA en la venta y prestación de

servicios está constituida por el valor total de la operación, sea que esta
se realice de contado o a crédito, incluyendo todas las erogaciones
complementarias en que se incurran, así se facturen o convengan por
separado, y aunque consideradas independientemente no se encuentren
sometidos al impuesto (E.T., art. 447).
¿Qué factores integran la-base gravable en la venta y prestación

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 81
de servicios?
Dentro de los factores que integran la base gravable en la venta y

prestación de servicios, se destacan los siguientes:
a) Los gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o

moratoria*;
b) Los gastos directos por accesorios, acarreos, instalaciones, seguros,

comisiones, garantías, etc.
c) Los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquirente o

usuario;
d) El valor de los bienes proporcionados con motivo de la prestación

de servicios gravados, aunque la venta independiente de estos no
cause impuestos o se encuentre exenta, y
e) Los reajustes del valor convenido, causados con posterioridad a la
venta.
Estos conceptos forman parte de la base gravable, aunque se facturen

o convengan por separado, y aunque considerados independientemente
no se encuentren sometidos al gravamen.
Importante: *Los gastos de financiación que integran la base
gravable incluyen también la financiación otorgada por una empresa
económicamente vinculada al responsable que efectúe la operación
gravada, a menos que la sociedad vinculada se encuentre vigilada por la
Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de
Colombia), caso en el cual la financiación no forma parte de la base
gravable.
RÉGIMEN COMÚN Y SIMPLIFICADO
La extensión del impuesto sobre las ventas a todas las fases del circuito
económico, ha generado la proliferación de responsables del gravamen,
cuyas condiciones de organización y solvencia son diversas. En la
actualidad existen dos regímenes a los cuales pueden acogerse los
responsables del impuesto a las ventas, según cumplan los requisitos
establecidos legalmente para pertenecer a ellos. El régimen común y
simplificado.
Es importante resaltar que las personas dedicadas a la venta de bienes

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 82
excluidos y/o prestaciones de servicios excluidos, no pertenecen a
ningún régimen por no ser responsables de IVA.
OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA
1. Inscribirse en el registro único tributario

2. Recaudar y consignar el impuesto
3. Expedir factura o documento equivalente
4. Expedir certificado de retención por IVA
5. Presentar la declaración
6. Informar el cese de actividades
7. Informar el NIT
8. Facilitar la información requerida
9. Conservar informaciones y pruebas
10. Informar en medios magnéticos
11. Cumplir las normas de contabilidad
Los responsables del régimen simplificado deben llevar el libro

fiscal de registro de operaciones diarias.
Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen
común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de
ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación
será "impuesto sobre las ventas por pagar", en la cual se deben reflejar
fielmente los movimientos contables.
Ingresos que se tienen en cuenta para pertenecer al régimen

simplificado
Los ingresos que se deben .tener en cuenta para. Determinar si se

pertenece al régimen simplificado son aquellos provenientes de la
actividad del responsable. Así entonces, atendiendo al hecho de que la
calidad de los responsables del régimen simplificado se concreta por la
comercialización dé bienes y/o la prestación de servicios susceptibles de
ser gravados con el impuesto sobre las ventas, el monto de ingresos del
año anterior, como referencia para pertenecer a este régimen, es
únicamente el proveniente de las mismas operaciones.
En consecuencia, deben tomarse todos los ingresos provenientes de la
actividad económica que está sujeta al impuesto sobre las ventas.
Cuando el responsable del régimen simplificado desarrolle de manera
conjunta actividades de venta de bienes y prestación de servicios

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 83
gravados para efectos de determinar si para a ser del régimen común o
continúa en el simplificado, deberán analizarse de manera separada los
ingresos que el responsable haya' obtenido en el desarrollo de cada
actividad, de tal manera que si en una de ellas (venta o prestación de
servicios) supera la cuantía establecida por la ley pasa El ser del
régimen común en la medida en que se estarían dando los supuestos
legales para pertenecer a este régimen, no obstante que por la otra
actividad no. sobrepase los topes legales. A partir de la iniciación del
período siguiente, deberá cumplir. Con las obligaciones propias de los
responsables del régimen común (OIAN, CORC. Unificado 1, jun.
19/2003, Tít. IX, Cap. 11, nums. 1° y 2°; OIAN, Conc. 34443, jun.
1°/2004).
¿Quiénes deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones

diarias?
Los responsables que se encuentren dentro del régimen simplificado,

que comercialicen bienes o presten servicios gravados, deberán llevar el
libro fiscal de registro de operaciones diarias del establecimiento, en el
cual se identifique el contribuyente; que esté debidamente foliado y se
anoten diariamente en forma global '0 discriminada las operaciones
realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que
les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de
bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su
actividad.
Este libro deberá reposar en §!I establecimiento de comercio y la no

presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o
la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y
procedimientos contemplados en el artículo 652 del estatuto tributario
(E.T., art. 616).
Importante: Mediante Concepto 92539 del 22 de septiembre del 2000, la

DIAN señaló que el responsable del régimen simplificado que opte por
llevar libros de contabilidad no está obligado a llevar libro fiscal de
registro de operaciones diarias.
RÉGIMEN COMÚN
¿Quiénes pertenecen al régimen común?
Por regla general, los responsables pertenecen al régimen común

cuando no se cumplen todos los requisitos establecidos para pertenecer
al régimen simplificado, siempre y cuando la actividad a la que se
dediquen se considere gravada con el IVA.

Contabilidad I
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Obligaciones de tipo contable
¿Cómo se maneja el registro auxiliar de compras y ventas?
Los responsables del impuesto a las ventas sometidos al régimen

común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de
compras y ventas, y una cuenta mayor denominada "impuesto a las
ventas por pagar", en la cual se deberán reflejar los siguientes registros:
En el haber o crédito
a) El valor del impuesto" generado por las operaciones gravadas;
b) El valor del impuesto correspondiente a las devoluciones en compras

gravadas, y el valor del impuesto correspondiente a las compras
anuladas, rescindidas o resueltas durante el período;
c) El impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como
del recaudo por intereses de mora, y
d) El valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes, en liquidación

privada de impuestos-, de los saldos a .favor cuando se solicita
devolución (D. 2116/96, art. 2°).
En el debe o débito
a) El valor de los impuestos descontables, originados en la adquisición

de bienes y servicios gravados;
b) El valor del impuesto correspondiente a devoluciones en ventas o a

ventas anuladas, rescindidas o resueltas;
c) El pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres;
d) La aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la
enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la
declaración del bimestre respectivo, y
e) El valor del porcentaje calculado sobre las compras ola adquisición de
servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico,
siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al
régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 – impuesto a las
ventas retenido-.
¿Cómo se determina el impuesto para los responsables del

régimen común?

Contabilidad I
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El impuesto sobre las ventas para los responsables del régimen común
se determina:
a) En la venta y prestación de servicios. Por la diferencia entre el
impuesto generado por las operaciones gravadas, y los impuestos des-
contables legalmente autorizados, y
b) En las importaciones. Aplicando en cada operación la tarifa del
impuesto sobre la base gravable correspondiente (E.T., art. 483).
¿Cómo se determina el impuesto generado por las operaciones

gravadas?
El IVA generado por las operaciones gravadas se determinará aplicando

la tarifa establecida a la base gravable.
Del impuesto obtenido así, se deducirá:
a) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible

a bienes recibidos en devolución en el período, la tarifa del impuesto a la
que en su momento, estuvo sujeta la respectiva venta o prestación de
servicios, y
b) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible
a ventas o prestaciones anuladas, rescindidas o resueltas en el res-
pectivo período, la tarifa del impuesto a la que, en su momento estuvo
sujeta la correspondiente operación. La deducción se calculará conside-
rando la proporción del valor de la operación que no hubiere alcanzado a
cumplir o causar.
Las anteriores deducciones solo procederán si las devoluciones,

anulaciones, rescisiones y resoluciones que se originan, se encuentran
debidamente respaldadas en la contabilidad del responsable (E. T., art.
484).
¿Cuáles son los impuestos descontables?
Los impuestos descontables constituyen un factor integrante del

gravamen puesto que corresponde a la mecánica del sistema del valor
agregado adoptado por nuestra legislación y conforme a la cuál en cada
proceso de la producción o de la comercialización se descuenta el
impuesto ya pagado en la fase anterior a dicho proceso.
Por ello la cuenta mayor del balance denominada impuesto a las

Contabilidad I
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ventas por pagar, se mueve en el haber con los impuestos generados y
en el debe con los impuestos descontables.
Al impuesto generado en las ventas, servicios e importaciones se le

deben restar como descontables los siguientes impuestos:
a) El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la
adquisición de bienes corporales muebles y servicios, hasta el límite que
resulte de aplicar al valor de la operación que conste en las respectivas
facturas o documentos equivalentes, la tarifa del impuesto a que
estuvieren sujetas las operaciones correspondientes. La parte que
exceda de este porcentaje constituirá un mayor valor del costo o del
gasto respectivo;
b) El impuesto pagado en la importación de bienes corporales

muebles. Cuando la tarifa del bien que se importa fuere superior a la
tarifa del impuesto a la que estuvieren sujetas las operaciones
correspondientes, la parte que exceda de este porcentaje constituirá un
mayor valor del costo o del gasto respectivo (E.T., art. 485);
c) Los intermediarios que actúen como comisionistas o consignatarios

calcularán como descuento imputable al período fiscal en el que se
realizo la venta gravada.
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Origen de la Retención a la Fuente
La retención surgió originalmente como mecanismo de recaudo del

impuesto sobre la renta para inversionistas extranjeros sin domicilio en
el país, por concepto de dividendos. El decreto1651 de 1961 (art.99)
autorizó al Gobierno Nacional para “establecer retenciones en la fuente
con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre
la renta y sus complementarios las cuales serán tenidas como buena
cuenta o anticipos". Sin embargo, fue solo hasta la aparición de la Ley
38 de 1969 cuando se señalo un estatuto legal sobre la retención en la
fuente; en principio para los casos de salarios y dividendos, se indico
quienes eran los agentes de retención; cuales eran los pagos sobre los
que no se practicaban retención; el mecanismo de imputación de la
retención en las declaraciones privadas y liquidaciones oficiales y
además las sanciones por no retener o no consignar lo retenido.
A partir de ese momento, normas sucesivas han complementado el

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 87
catálogo de pagos o abonos en cuenta sujetos a retención, así como las
personas que son agentes de retención, sus obligaciones, los conceptos
sometidos a retención y las tarifas. Finalmente, las normas con fuerza de
ley, relativas a la retención en la fuente del impuesto sobre la renta y
sus complementarios fueron compiladas en el estatuto tributario en el
libro 11, entre los artículos 365 a 419.
La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los

impuestos que consiste en la obligalción del agente retenedor de
retener, conservar, guardar una cantidad que la ley ha determinado se
retenga en el mismo momento del origen del ingreso; doctrinariamente
se conoce como "imposición en el origen". .
Se deben entonces restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta
un porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto.
Debe hacerse claridad que la retención en la fuente no es un impuesto,

es solo un medio que facilita, acelera y asegura el recaudo de los
tributos.
Excepcionalmente, para el caso de algunos contribuyentes del impuesto

sobre la renta no obligados a presentar declaración de ese impuesto, o
en Bogotá, el caso de los profesionales independientes contribuyentes
del impuesto de industria y comercio; el valor de las retenciones
practicadas constituye su impuesto.
La finalidad de la retención en la fuente
La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual

que el impuesto se recaude, en lo posible, dentro del mismo ejercicio
gravable en que se cause (E.T., art. 367).
El recaudo simultáneo del impuesto en el momento de la obtención de

los ingresos es la principal finalidad de la retención en la fuente, pero
además, encontramos algunas ventajas de este mecanismo:
1. Acelera el recaudo de los impuestos, pues el Estado no requiere

esperar a la finalización del período para obtener su pago.
2. Economiza y hace más cómoda la tarea de recaudo para el Estado, al

trasladar a los particulares.
3. Facilita el control a la evasión al permitir verificar el tributo a través

de cruces de información, y de esta manera identificar e incluir como
contribuyentes o responsables a algunos sujetos que podrían pasar

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 88
inadvertidos para las autoridades fiscales.
4. Algunos autores consideran que la retención en la fuente tiene un

efecto psicológico favorable, pues resulta menos antipático que el
desprenderse de una suma de dinero para pagar los impuestos. Pero
debe anotarse que otros critican este sistema de recaudo, por considerar
que este efecto psicológico distrae la conciencia tributaria de los
contribuyentes; lo que haría posible tratamientos inequitativos.
Elementos de la retención en la fuente
La retención en la fuente se fundamenta en los siguientes elementos:
1. Agente retenedor. Es la persona que realiza el pago o abono en

cuenta y a quien la ley expresamente le ha otorgado tal calidad.
2. Sujeto pasivo. Es la persona beneficiaria del pago o abono en cuenta,

afectada con la, retención según el concepto y el porcentaje aplicable.
3. Pago o abono en cuenta. Determina el momento en que se entendió

causada la retención en la fuente, según los conceptos y las tarifas.
Se entiende por pago la prestación de lo que se debe, extinguiéndose

parcial o totalmente la obligación. Este es un concepto jurídico.
Abono en cuenta es reconocer o asentar contablemente una obligación

en favor de un tercero, lo cual significa que el costo o gasto se causó, es
decir que ha nacido la obligación de efectuar el pago, aun cuando
efectivamente este no se haya hecho, permitiendo así verificar el
perfeccionamiento de una transacción. Este es un concepto contable.
4. Tarifa. La tarifa es el factor aritmético que aplicado a la base

determina el monto o valor a retener. Dependiendo del concepto, hay
diversas tarifas de retención en la fuente.
Estos elementos son esenciales, para que opere la retención en la

fuente, si falta alguno de ellos no habrá lugar a que esta se practique.
Quién puede establecer retenciones en la fuente
La ley ha autorizado al Gobierno Nacional para establecer retenciones en

la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir
ingreso tributario para el beneficiario de los mismos, que efectúen los
agentes de retención, con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el
recaudo del impuesto sobre la renta y complementarios, para lo cual
puede determinar los porcentajes de retención tomando en cuenta la

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 89
naturaleza del concepto, la cuantía del pago o abono en cuenta y las
tarifas de impuesto vigentes para los distintos contribuyentes, así como
cualquier otro aspecto que tenga incidencia (E.T., arts. 365, 366 Y 366-
1).
OBLIGACIONES DE LOS AGENTES DE RETENCIÓN
Obligaciones de los agentes de retención
Según las disposiciones vigentes, los agentes de retención tienen las

siguientes obligaciones:
a) Practicar las retenciones en la fuente a que haya lugar, cada vez que
se realice un pago o abono en cuenta sujeto a retención;
b) Presentar la declaración mensual de retención en la fuente en los

formularios prescritos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacio-
nales;
c) Realizar el pago de las retenciones practicadas en las entidades

autorizadas para recaudar y dentro de los plazos establecidos por el
gobierno;
d) Expedir a los sujetos pasivos, certificados donde consten las

retenciones practicadas, y
e) Llevar registros contables donde consten las retenciones practicadas,

así como los montos cancelados a la administración tributaria.
La obligación de retener
Se deberá practicar la retención en la fuente en la medida que por

expresa disposición legal se tenga la calidad de agente retenedor, se
realice un pago o abono en cuenta y el pago sea en favor de un sujeto
pasivo de la retención.
Los agentes de retención del impuesto sobre la renta, deben practicarla

sobre todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, cuando estos
sean susceptibles de incrementar el patrimonio del beneficiario, siempre
que por ley o reglamento se haya fijado una tarifa de retención que
exista un sujeto pasivo de la retención o beneficiario del pago que sea
contribuyente.
Se excluyen de retención, los pagos o abonos en cuenta que se realicen
a los no contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, o los
pagos que sean exentos en cabeza del beneficiario en virtud de norma

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 90
especial. En relación con la naturaleza del ingreso se excluyen de la
retención todos los pagos o abonos en cuenta que por mandato legal no
son objeto del impuesto de renta y complementarios como es el caso de
los ingresos no constitutivos de renta o de ganancia ocasional, los
ingresos que no son de fuente nacional, las rentas exentas, o las
cuantías no sometidas a retención, en virtud de normas o decretos
reglamentarios especiales siempre que se cumplan los requisitos y
límites establecidos para cada caso (E.T., arts. 369, 375).
Retener implica, que el agente de retención identifique el concepto del
pago o abono en cuenta, determine la parte del mismo que es base para
la retención y aplique a dicha base el porcentaje correspondiente.
A los pagos o abonos en cuenta que se realicen a extranjeros residentes

o domiciliados en Colombia, se hará la retención en las mismas
condiciones aplicables para los colombianos residentes en el país (D.R.
2579/83, art. 14).
Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deben practicar
la retención en la fuente en el momento que realicen el pago o el abono
en cuenta, sin embargo cuando adquieran bienes o servicios gravados
de personas que pertenezcan al régimen simplificado, o de extranjeros
sin residencia o domicilio en el país; deben asumir la retención del IV A
sobre dichas transacciones, aplicando el porcentaje que corresponda
(D.R. 380/96, art. 4°).
PAGO O ABONO EN CUENTA
Retención
Como se mencionó anteriormente, el hecho que genera la retención es

el pago o el abono en cuenta. Su ocurrencia nos señala el momento de
practicar la retención en la fuente.
Es principio general en materia de retención en la fuente, que la misma

se realice en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra
primero, no puede el retenedor en forma discrecional decidir cuándo
efectuar la retención, sino que debe efectuarla cuando se produzca el
primero de ellos, según sea el sistema contable empleado o la
modalidad de la operación.
"pago o abono en cuenta"
Se entiende por "pago", la prestación de lo que se debe, extinguiéndose

así total o parcialmente una obligación; es un concepto jurídico. En

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 91
materia de ingresos laborales, la ley estipula que la retención debe
realizarse en el momento del pago.
El concepto de "abono en cuenta" es de naturaleza contable y consiste

en reconocer o asentar en la contabilidad, una obligación en favor de un
tercero para su posterior pago; implica la existencia de una contabilidad
regida por el sistema de causación. En los casos en que se utilice
causación, será regularmente el momento del abono en cuenta el que
nos señale la realización de la retención, salvo que se trate de ingresos
laborales.
Las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación operarán
bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la
fuente de impuestos nacionales, esto quiere decir que retendrán en el
momento del pago y no del abono en cuenta (L. 633/2000, art. 76; D.A.
406/2001, art. 15).
Base de retención
Por regla general, la base para practicar la retención es la totalidad o

valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo,
dependiendo del concepto de retención pueden existir normas
especiales para el cálculo de la base o simplemente bases porcentuales
específicas.
No forman parte de la base de retención los impuestos, tasas y
contribuciones integrados a la base, siempre que los beneficiarios de los
pagos o abonos tengan la calidad de responsables o recaudadores de los
mismos.
Deben excluirse de la base las propinas incluidas en el valor a pagar, así

mismo no forman parte de la base para aplicar la retención, los
descuentos efectivos no condicionados que consten en la respectiva
factura (D.R. 1512/85, art. 5°; D.A. 2509/85, art. 1).
Si existe uno o varios contratos de trabajo o relación laboral que cumpla
con los requisitos del artículo 23 del Código Sustantivo de Trabajo, para
que haya contrato de trabajo, todos los pagos que reciba un trabajador
de una misma entidad, o de varias entidades que conforman una unidad
de empresa, constituyen base de los ingresos laborales, siendo la
sumatoria de todos los pagos gravables recibidos en el mes base
sometida a retención. Para tal efecto, actuará como agente retenedor la
empresa que tenga el carácter de principal (D.A. 3750/86, art. 6°; Conc.
92545, sep. 22/2000).

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 92
ASPECTOS CONTABLES BASICOS EN MATERIA DEL IVA Y

RETENCION
Identificamos según el PUC la siguiente cuenta:
2408 Impuesto Sobre Las Ventas Por Pagar
la que se utilizará para efectos de la contabilización del IVA por ello es importante
que recordemos:
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓN

Contabilidad I
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Registra tanto el valor recaudado o causado como el valor pagado o causado, en
la adquisición o venta de bienes producidos, importados y comercializados, así
como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas
fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente
económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta
corriente.
DINÁMICA
Créditos
a) Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o
servicios gravados;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados,
por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas;
c) Por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del
recaudo por intereses de mora, y
d) Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes en liquidación
privada de impuestos-, de los saldos a favor cuando se solicita devolución.
Débitos
a) Por el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de
bienes y servicios;
b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados en
las devoluciones y anulaciones en ventas;
c) Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres;
d) Por la aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la
enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del
bimestre respectivo, y
e) Por el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la adquisición de
servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y
cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen
simplificado, con abono a la cuenta 2367 —impuesto a las ventas retenido—.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2408 a través de

los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y
venta de mercancías.

Contabilidad I
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1. Compra mercancías a crédito por $380.000 gravadas a la tarifa del
16% .
CONCEPTO
1 COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE HABER
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 380.000,00
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 60.800,00
240801 IVA Descontable compras 60.800,00
2205 NACIONALES 440.800,00
440.800,00 440.800,00
2.Venta mercancías a crédito por $520.000 gravadas a la tarifa del 16%

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 95
CONCEPTO
2 VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE HABER
1305 CLIENTES 603.200,00
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 520.000,00
240802 IVA generado 83.200,00
603.200,00 603.200,00
3.Devuelve EL 10% de la mercancía comprada
CONCEPTO
3 DEVOLUCION EN COMPRAS
DEBE HABER
44.080,0
2205 NACIONALES 0
44.080,00 44.080,00

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 96
4. Nos Devuelven el 5% de la mercancía vendida
CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS
DEBE HABER
26.000,0
4175 DEVOLUCION EN VENTAS 0
240802 IVA generado 4.160,00
1305 CLIENTES 30.160,00
30.160,00 30.160,00
2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE
DESCRIPCIÓN
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o

sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la
administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que
las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como
consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades
y operaciones son objeto de gravamen.
DINÁMICA
Créditos
a) Por el importe de la retención que debe efectuar el ente económico.
Débitos
a) Por los montos cancelados a la Administración de Impuestos Nacionales*.
*NOTA: La Dirección General de Impuestos Nacionales es hoy la Unidad
Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Contabilidad I
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Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2365 a través de

los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y
venta de mercancías.
Para efectos de la contabilización es importante que tengamos en

cuenta si hay lugar o no practicar retención en la fuente tomando como
referencia la base de retención vigente para el año 2007 por el concepto
de compras la base de retención es a partir de $ 566.000 ó Sup y la
tarifa 3,5%.
Es importante la actualización cada año de estas bases y tarifas.
Compra de mercancías a crédito por $780.000 gravadas a la tarifa del 16%

CONCEPTO
1 COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE HABER
2365 RETENCION EN LA FUENTE 27.300,00
236540 Compras 27.300,00
2205 NACIONALES 877.500,00
904.800,00 904.800,00
Observemos como registraría el vendedor la anterior transacción, pero antes

vamos a identificar que la cuenta que utiliza el vendedor en el momento que le
practican la retención en la fuente es la 1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR y la subcuenta 135515 Retención
en la fuente.
. Conozcamos la descripción y dinámica primero

Contabilidad I
____________________________________________________________________ 98
1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y

CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR
DESCRIPCIÓN
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente

económico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados en
liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser
solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.
DINÁMICA
Débitos
a) Por los valores pagados;
b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los
diferentes conceptos establecidos en la ley;
c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento
de pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales, muebles o
servicios gravados;
d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio,
al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de bienes o servicios,
y
e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por
pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Créditos
a) Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual
corresponda;
b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolución, y
c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a las
ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o
anulaciones de operaciones a través de las cuales se enajenaron bienes corporales
muebles o se prestaron servicios gravados.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 1355 ahora si veamos como

queda la contabilización para el vendedor tomando como referencia el ejemplo
planteado inicialmente.

Contabilidad I
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CONCEPTO
2 VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 16%
DEBE HABER
1305 CLIENTES 877.500,00
1355 ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A FAVOR 27.300,00
135515 Retencion en la fuente 27.300,00
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 780.000,00
240802 IVA generado 124.800,00
904.800,00 904.800,00
Para efectos de observar como es el movimiento de la cuentas

supongamos que la empresa devuelve el 10% de la mercancía
comprada.
CONCEPTO
3 DEVOLUCION EN COMPRAS
DEBE HABER
87.750,0
2205 NACIONALES 0
2.730,0
2365 RETENCION EN LA FUENTE 0
236540 Compras 2.730,00

Contabilidad I
____________________________________________________________________
100
90.480,00 90.480,00
Ahora veamos como contabiliza el vendedor esta transacción.
CONCEPTO
4 DEVOLUCION EN VENTAS
DEBE HABER
78.000,0
4175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS 0
12.480,0
2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 0
240802 IVA generado 12.480,00
1305 CLIENTES 87.750,00
1355 ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A FAVOR 2.730,00
135515 Retención en la fuente 2.730,00
90.480,00 90.480,00
 Defina que es:

el IVA?
Tarifa
Base gravable
 Mencione quienes actúan como sujetos del impuesto sobre las

ventas?
 Mencione los requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado.
 Mencione las obligaciones de quienes pertenecen al Régimen
Común.
 Identifique los movimientos de la cuenta 2408
 Qué es el IVA Generado?

Contabilidad I
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101
 Que es el IVA Descontable?
 Que es la retención en la fuente?
REGISTRE LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES, UTILCE CUENTAS Y

SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC, APLIQUE IVA Y RETENCION EN LA FUENTE
SEGÚN LAS DISPOSICIONES VIGENTES.
I. La Empresa GM Ltda., utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza

las siguientes transacciones: (Nota: para efectos de practicar la
contabilización a precio de costo se tendrá en cuenta que el costo de la
mercancía vendida corresponde al 75%)
1. Compra mercancías a crédito por $1.460.000 gravadas a la tarifa del 16%

a la empresa VF S.A.
2. Vende Mercancías a crédito por $3.700.000 gravadas a la tarifa del 16% a

la empresa SL Ltda.
3. Gira un cheque a favor de la empresa VF S.A. para cancelar la deuda.
4. Recibe una devolución de la empresa SL Ltda. por el 15% de la mercancía.
5. Compra mercancías por $563.000 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa

CX S.A, cancela mediante le giro de un cheque.
6. Recibe el pago de la empresa SL Ltda.
7. Vende mercancías al contado por $490.500 gravadas a la tarifa del 16% a

la empresa JP Ltda.
8. Compra mercancías a crédito por $376.500 gravadas a la tarifa del 16% a la

empresa Q Ltda.
9. Devuelve el 5% de la mercancía comprada a la empresa Q Ltda.
10. Gira un cheque para cancelar la deuda a la empresa Q Ltda.

Contabilidad I
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102
Síntesis Creativa y Argumentativa Tomado de la
cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre

Contabilidad I
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103

Contabilidad I
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104

Contabilidad I
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105

Contabilidad I
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106

Contabilidad I
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107
Autoevaluación
 Explique que es el Impuesto al valor agregado?

 Identifique a través de que cuenta se contabiliza el IVA y explique
la dinámica.
 Cual es la finalidad de la retención en la fuente?
 Identifique a través de que cuenta se contabiliza la retención en la
fuente y explique la dinámica.
 Enuncie los elementos de la retención en la fuente y explíquelos.
 Cuales son los requisitos para pertenecer al régimen simplificado?
 Que es el agente retenedor?
 Que es el libro fiscal y quienes deben llevarlo?
 Para contabilizar la retención los agentes retenedores que cuenta
y que subcuenta utilizan?
 Para contabilizar la retención los retenidos que cuenta y que
subcuenta utilizan?
 CON BASE EN LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES LIQUIDE EL IVA,

EL IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO Y LA RETENCION EN LA
FUENTE QUE CORRESPONDA SEGÚN LAS NORMAS VIGENTES Y
ELABORE LOS CORRESPONDIENTES REGISTROS CONTABLES
TANTO PARA EL COMPRADOR COMO PARA EL VENDEDOR. (UTILICE
CUENTAS Y SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC)
1. El 5 de agosto de 2007 La Empresa QR responsable del IVA quien utiliza

sistema de inventario pemanente, compra 2.500 unidades de mercancías
a $550 cada una a la empresa RT Ltda. del régimen Común, la empresa
concede descuento del 10% en el momento de la compra, un plazo de
30 días para cancelar la factura y un 5% de descuento si cancela
antes de la fecha.
2. La Empresa QR, devuelve al día siguiente 300 unidades de mercancías

a la empresa RT Ltda. del régimen Común .
3. El 1 de Junio de 2004 la empresa QR cancela la deuda.
Consulte las características del IVA, los elementos básicos y elabore un

mapa conceptual.
Investigue la clasificación de las tarifas del IVA

Contabilidad I
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108
 Consulte:
Hechos generadores del impuesto sobre las ventas
Clasificación de los bienes para efectos del IVA
Quienes son agentes de retención
En que consiste la Autoretención y quienes son Autorretenedores.
Consulte la clasificación de los descuentos, su contabilización y

determine y explique si estos afectan el IVA.
Consulte los requisitos legales que debe cumplir una factura

Contabilidad I
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109
UNIDAD 5: Contrato De Trabajo y

Liquidación De Nómina
Objetivos
 Conocer los conceptos básicos sobre el contrato laboral.

 Distinguir dentro del contrato laboral los elementos que le integran
al igual que las obligaciones y deberes entre las partes que
intervienen.
 Conocer los procedimientos y cada uno de los factores legales
encontrados en la liquidación de un contrato laboral o nomina.
 Ejercitar la teoría adquirida mediante ejercicios prácticos.
En esta unidad no se profundizará en los tipos de contratos ya

que en la asignatura legislación laboral tratarán estos temas.
CONTRATO LABORAL
Es un acuerdo verbal o escrito entre una persona natural y otra persona

natural o jurídica, para desarrollar una labor determinada y por la cual
existe la obligación del contratante o empleador de una remuneración y
del contratado o trabajador de desarrollar el objeto del contrato bajo
subordinación del primero.
Para que haya contrato laboral, la norma distingue tres elementos

fundamentales a saber:
a. La prestación de un servicio personal por parte del trabajador.
b. La subordinación jurídica que es la capacidad del empleador de

instruir al trabajador sobre el modo como se debe hacer la labor

Contabilidad I
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110
contratada, el tiempo a emplear y la cantidad de trabajo y la
obligación por parte del trabajador de acatarlos.
Como se menciono en la definición los contratos de trabajo en su forma

pueden ser:
 Verbal: Tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado

oralmente, las partes convienen en la índole del trabajo y el sitio
donde ha de realizarse; la cuantía y la forma de remuneración y
los periodos de pago.
 Escrito: Debe constar de en un documento firmado por las partes,

y contener cuando menos cláusulas sobre estos puntos:
identificación y domicilio de las partes, lugar y fecha de
celebración del contrato, lugar donde se va a prestar el servicio,
naturaleza del trabajo, cuantía de la remuneración, forma y
periodos de pago; estimación del valor en caso de que haya
suministro de habitación o alimentación como parte del salario,
duración del contrato y terminación.
Los contratos Verbales tienen el mismo valor que los contratos Escritos.
Los siguientes acuerdos deben pactarse siempre por escrito:
 El periodo de prueba.
 El salario integral.
 Los pagos que por acuerdo entre las partes no constituyen salario,
dentro de lo permitido por la ley.
Los siguientes contratos deben celebrarse siempre por escrito:
 Contrato de aprendizaje.
 Contrato a termino fijo, sus prorrogas y el preaviso.
 Contratos celebrados con extranjeros no residentes en el país.
 Enganche de trabajadores para el exterior.
Otra forma de clasificar los contratos laborales es por su duración:
Contrato De Trabajo Por Duración De La Obra o Labor

Contrato De Trabajo A Término Fijo
Contrato De Trabajo De Duración Indefinida

Contabilidad I
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111
Terminación Del Contrato De Trabajo
La terminación del contrato de trabajo es el hecho mediante el cual por

causas provenientes o no de la voluntad del patrono o el trabajador,
cesan sus obligaciones y finaliza la relación laboral que los ha vinculado.
Causales De Terminación Del Contrato De Trabajo
 Causales objetivas de terminación:
 La expiración del plazo pactado.

 La terminación de la obra o labor contratada.
 La incapacidad total del trabajador.
 La muerte del trabajador.
 reconocimiento de la pensión.
 La liquidación o clausura definitiva de la empresa.
 Causales originadas en la voluntad del trabajador:
 La renuncia.
 El despido indirecto o autodespido, por culpa del empleador.
 El no regresar al trabajo una vez cesan las causas que
produjeron la suspensión del contrato.
 Causales originadas por voluntad de ambas partes:
 El mutuo acuerdo.
 Causales originadas en la voluntad del empleador:
 El despido con justa causa, por incumplimiento del

trabajador.
 El despido sin justa causa, con indemnización.
 Intervención administrativa o judicial:
 Decisión administrativa.
 Sentencia judicial.

Contabilidad I
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112
Veamos a continuación teoría fundamental para la comprensión
de esta Unidad

Contabilidad I
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113
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO A TÉRMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su

duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las

partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato,
con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por
un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá

prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o
inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un
(1) año, y así sucesivamente.
PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores

tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al
tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST)
CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté

determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se
refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.
2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas
que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo
por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días,
para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de
cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral
7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)
JORNADA DE TRABAJO

Contabilidad I
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114
LIQUIDACION DE NOMINA
NOMINA: Es un documento en el cual un empleador relaciona:
Salarios,
Deducciones,
Valor neto pagado,

Aportes parafiscales
y apropiaciones de los trabajadores
que han laborado en un periodo determinado , ya sea por

quincena, mes.
El formato de la nomina contiene lo siguiente:
Encabezamiento con el nombre del empleador, el nombre del

documento, y el periodo de pago.
Esquema Central: (con dos partes)
Primera parte:
 Nombre y cargo del trabajador
 Días laborados
 Valor devengado
 Deducciones
 Neto pagado
 Firma y documento de identidad de los empleados
Segunda Parte:
 Aportes parafiscales

Contabilidad I
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115
 Apropiaciones para prestaciones sociales
Firmas de quien elabora, revisa y aprueba
VALOR DEVENGADO: Constituido por las sumas que el

empleador paga al trabajador teniendo en cuenta la legislación y
esta conformado por los distintos conceptos que constituyen
salario.
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal,

en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un

cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o
para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos
411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será
embargable hasta en una quinta parte.
PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo

que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas,
sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las
horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre
ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST)
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR

SALARIAL)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe
el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones
ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía
solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como
gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros
semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX,
ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o
contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las
partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en

Contabilidad I
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116
especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas
extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST)
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + comisiones +

viáticos.
A continuación se da una explicación de cada uno de los componentes:
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
* Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen

un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su objetivo es que le trabajador
cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
JORNADA DE TRABAJO
TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las
veintidós horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las
seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Recordemos la Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m

Contabilidad I
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117
-DEDUCCIONES.
Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por
concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente
de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la
seguridad social y las retenciones.
APORTES PARAFISCALES:
No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el
empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1. Seguridad Social
2. Cajas de Compensación Familiar
3. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
4. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de

Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez,

invalidez y muerte.
El aporte es del 15.5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 11.625%
Trabajador: 3,875%
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios

mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20%

adicional al obligatorio para pensiones.

Contabilidad I
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118
Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al
obligatorio para pensiones.
-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de

enfermedad o maternidad.
El aporte es del 12,5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 8,5%-Auxilio de transporte.

Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra

accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del
nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo
general el 0,522%.
APORTES PARAFISCALES
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro

encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar
social a los trabajadores y a quienes de el dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado

– Auxilio de Transporte ), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal

encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas
empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que
requieran formación profesional metódica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual

(total devengado– Auxilio de Transporte), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un

establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y
el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor
de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se
encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.
El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total

devengado– Auxilio de Transporte).

Contabilidad I
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119
APROPIACIONES
En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio

continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.
El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador

unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el
monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el

aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360.

VEAMOS LA LIQUIDACION DE LA NOMINA CON LA SIGUIENTE

INFORMACIÓN:
NOMINA.xls

Contabilidad I
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120

Contabilidad I
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121
NOMBR
DIAS
E DEL SUELDO HEF R RN
LIQUID HED HEN HEFN
EMPLEA BASICO D N F
ADOS
DO
w 1.517.950 28
x 433.700 30 4 6 8
y 576.000 28 2 4
Z 1.951.650 30

Contabilidad I
____________________________________________________________________
122
Tomemos en cuenta adicionalmente la siguiente información:
El empleado X: Recibe una comisión sobre $1.500.000 del 2%.

Autoriza descontar $40.000 por cuota sindical
El empleado Y: Autoriza descontar $25.000 para abonar a préstamo

concedido por la empresa
En esta unidad es importante actualizar los porcentajes según el año

vigente.
 Que es un contrato laboral?

 Que es la nómina?
 Que es el devengado?
 Que es el deducido?
 Que es el neto pagado?
 Cual es la base para el cálculo de aportes?
 Quienes tienen derecho al auxilio de transporte?
 Cual es la jornada de trabajo ordinario?
 Cual es la jornada de trabajo nocturno?
 Que son los aportes parafiscales?
 Que son las prestaciones sociales?
 Quienes deben cotizar al fondo de solidaridad pensional?
 Por que se cotiza a una Administradora de Riesgos profesionales
ARP?
 Cuando se considera hay una hora extra?
 Cuando se considera que hay un recargo nocturno?
 Cual es la finalidad el auxilio de transporte?

 Quien debe aportar a riesgos profesionales?
 Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para salud?
 Cual es el aporte general que se cotiza a salud y que porcentaje le
corresponde al trabajador?

Contabilidad I
____________________________________________________________________
123
 Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para pensión?
 Cual es el aporte general que se cotiza a pensión y que porcentaje
le corresponde al trabajador?
Con la siguiente información liquidar la nómina.
Sueldo
EMPLEADO Básico Días HED HEN RN HEFD HEFN RNF
Empleado 1 696.960 30 4 8
Empleado 2 1.503.600 22 2
El empleado 1 autorizó descontar mensualmente, $30.000 para abonar
a la deuda correspondiente al préstamo otorgado por la empresa.
El empleado 2 autorizó descontar de nómina $50.000 para abonar a la
deuda correspondiente al préstamo otorgado por el banco.

Para el año 2007:
Salario mínimo $433.700

Auxilio de transporte $50.800
Salario mínimo integral $5.638.100 ($4.337.000 salario y $1.301.100 prestaciones)
Pagos Parafiscales:
Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales
Cesantía 8.33%
Prima de servicios 8.33%
Vacaciones 4.17%
Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
SEGURIDAD SOCIAL.
Salud
Empresa 8.5%

Contabilidad I
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124
Empleado 4%
Total 12.5%
Pensión
Empresa 11.625%
Empleado 3.875%
Total 15.5%
HORAS EXTRAS Y RECARGO NOCTURNO.
Hora trabajo nocturno = Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.=
Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m.=
Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo = Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.50

Contabilidad I
____________________________________________________________________
125
Autoevaluación
Que es el contrato de trabajo?

Mencione los elementos esenciales del contrato de trabajo
Cual es la duración máxima legal de la jornada ordinaria al día y a la
semana?
Entre que horas esta comprendido el trabajo diurno y el nocturno?
Que es la nómina?
Mencione y explique las partes de la nomina.
Consulte:
Contabilización de la nómina
Que es el salario integral?

Cual es la base para liquidar aportes para salarios integrales?
Cual es la única provisión que se efectúa cuando el trabajador recibe
salario integral?
Identifique la tabla de retención para salarios.
Nota. Cada año se debe CONSULTAR Y ACTUALIZAR en internet

www.mintrabajo.gov.co los valores actualizados del salario mínimo legal
mensual vigente, subsidio de transporte etc.

Contabilidad I
____________________________________________________________________
126
UNIDAD 6: Ciclo Contable

Horizontes
1
Conocer el proceso ordenado y sistemático de registros contables.
Concepto y partes del ciclo contable
En esta unidad se dejaran enunciadas las partes del ciclo contable
CICLO CONTABLE
El ciclo contable es la sucesión sistemática, cronológica y ordenada de

los hechos económicos, desde la creación de la organización hasta la
preparación de los estados financieros, pasando por la elaboración de
los comprobantes y libros contables que registran todos estos hechos
comerciales.
Contablemente, este ciclo es un sistema de información que se utiliza

como herramienta que facilita las decisiones de quien utiliza los reportes
que genera.
El ciclo contable de una empresa se presenta en diferentes pasos, a

saber:
 La Apertura Del Ente Económico

Contabilidad I
____________________________________________________________________
127
 Procesamiento De La Información Contable (Movimiento,
Cierre)
 Reportes De Información
 Análisis Y Control
 Retroalimentación
 La Apertura Del Ente Económico
Consiste en la creación y constitución de la empresa, con los aportes de

los socios registrados en el comprobante inicial denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y
auxiliares de contabilidad.
El ente económico debe tramitar para su constitución los siguientes

pasos:
 Consulta de razón social ante la Cámara de Comercio, del

domicilio principal de la sociedad.
 Elaboración de los estatutos, los cuales se presentan en una

notarla para elevarlos a escritura pública. (Al final del texto se
anexan algunos ejemplos de escrituras públicas).
 Con la escritura pública de la sociedad, se tramita el registro

mercantil en la respectiva Cámara de Comercio, mediante los
formularios preestablecidos para tal fin.
 Con el certificado de constitución y gerencia, fotocopias de las

cédulas de los socios y el formulario del RUT -Registro Único
Tributario- ante la DIAN, para inscribirse como agente retenedor en
la fuente y/o como responsable del IVA y solicitud del NIT.
 Procesamiento De La Información Contable (Movimiento ,

Cierre)
Consiste en utilizar un sistema manual o sistematizado técnicamente

aceptado para el registro de la información, desde la elaboración de los
documentos soportes, comprobantes de diario y traslado a los libros
auxiliares y principales de contabilidad.
Estos registros se elaboran con una periodicidad constante que puede

ser diaria, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las
necesidades y características que tenga cada organización.

Contabilidad I
____________________________________________________________________
128
Dentro de este procesamiento de información contable se encuentra lo
que se conoce con el nombre de cierre, donde se elaboran:
Los asientos de ajustes
La hoja de trabajo
Y el comprobante de cierre.
 Reportes De Información
Como resultado de la etapa anterior, se emiten diferentes reportes y/o

listados, que permiten mostrar la situación económica, financiera y
administrativa de un ente económico, como son los estados financieros
y sus anexos.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros se constituyen en el principal medio para

suministrar información fidedigna, objetiva e imparcial de aspectos de
orden contable, económico y financiero para los socios y terceros que no
tienen acceso a los registros de una empresa.
Mediante una codificación formal y estándar de nombres y cantidades

de dinero que se derivan de los registros contables, es posible reflejar a
una determinada fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen
final de los datos contables.
Las condiciones que se deben cumplir para garantizar la confiabilidad de

los estados financieros son las siguientes:
 Que su elaboración se haya efectuado teniendo en cuenta los

principios contables generalmente aceptados.
 Que tales principios se hayan observado permanentemente

durante todo el período contable.
 Que la información que presenten los estados financieros sea

razonablemente adecuada.
Normas Para Presentar Estados Financieros
 Se consolidan cuando tengan sucursales.
 Dar la información complementaria que se requiera con las notas a

los mismos.

Contabilidad I
____________________________________________________________________
129
 Se relacionarán con las del período inmediatamente anterior.
 Se ordenarán según la perspectiva de la realización o liquidación

en términos de tiempo y valores.
 Las cuentas deben organizarse en un orden lógico.
Usuarios De Los Estados Financieros
La información que se presenta en los estados financieros va dirigida

básicamente a:
 La administración del ente económico, que le sirve para conocer

su rendimiento, crecimiento, desarrollo y situación de la empresa,
durante el período respectivo.
 Los socios, accionistas y/o propietarios para saber qué progreso

financiero ha tenido la empresa y la rentabilidad de sus aportes.
 Los acreedores para determinar la liquidez del negocio y la

garantía del cumplimiento de obligaciones adquiridas.
 El Estado para establecer si la liquidación y pago de impuestos se

ha efectuado en la debida forma como lo exige la ley.
Clasificación
De acuerdo a las características de los usuarios a quienes van dirigidos o

los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se
clasifican en estados de propósito general y de propósito especial:
 Estados Financieros De Propósito General: Estos estados

financieros son los que se preparan al cierre del período contable
para ser conocidos y evaluados por usuarios indeterminados, con
el objetivo principal de satisfacer el interés común del público en
evaluar la capacidad del negocio para crecer o evolucionar
favorablemente.
Se caracterizan porque son concretos, claros, neutros y de fácil

consulta. Los estados financieros de propósito general se clasifican
en estados financieros básicos y los estados financieros
consolidados:

Contabilidad I
____________________________________________________________________
130
 Estados Financieros Básicos
1- Balance general
2- Estado de resultados
3- Estado de cambios en el patrimonio
4- Estado de cambios en la situación financiera
5- Estado de flujos de efectivo.
 Estados Financieros Consolidados: Son los estados que

presentan la situación financiera, los resultados del período, los
cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los
flujos de efectivo de una matriz y sus subordinadas o un ente
dominante y sus dominados, como si fuesen los estados
financieros de una sola empresa.
 Estados De Propósito Especial: Son los estados financieros que

se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos
usuarios de la información contable.
Se caracterizan por destinarse a uso o circulación limitada y por

suministrar un mayor detalle de algunos registros, partidas u
operaciones.
Los principales estados financieros de propósito especial son:
1. Balance inicial
2. Estados financieros de períodos intermedios
3. Estados de costos
4. Estado de inventarios
5. Estados financieros extraordinarios
6. Estados de liquidación
7. Estados financieros que se presentan a las autoridades
8. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva
distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
 Estados Financieros Comparativos: Son los estados que

presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período
o ente económico.
Los estados financieros se comparan con los de períodos

inmediatamente anteriores siempre que tales períodos hubieren
tenido una misma duración. Por ejemplo: estados financieros de
dos meses consecutivos del mismo año o estados financieros con

Contabilidad I
____________________________________________________________________
131
fecha de corte del mismo mes y de un año inmediatamente
anterior.
La comparación de estados financieros no es obligatoria cuando no

sea pertinente, circunstancia ésta que se debe explicar
detalladamente en notas a los estados financieros.
 Estados Financieros Certificados Y Dictaminados: Son los

estados financieros que están firmados por el representante legal,
por el contador público que los hubiere preparado o revisor fiscal si
existiere en la empresa, quienes dan testimonio de que han sido
tomados fielmente de los libros oficiales.
Los estados financieros dictaminados se acompañan de la opinión

profesional de un contador público que los hubiere examinado y
analizado con sujeción a las normas de auditoria generalmente
aceptadas.
El Balance General
El balance general se constituye en el estado financiero básico por

excelencia que contiene información a una fecha determinada acerca de
la situación financiera de una empresa.
Su principal objetivo es presentar en forma clara el valor de sus

propiedades y derechos o activos y sus obligaciones o pasivo y la
inversión de los socios o propietarios o patrimonio, valuados y
determinados de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
El balance general presenta el saldo que tienen las cuentas reales a una
fecha determinada en el Libro Mayor. Se debe preparar por lo menos una
vez al año a diciembre 31, firmado por los responsables de su
elaboración: el contador público, el revisor fiscal y el gerente. Cuando el
balance general corresponda a la situación financiera de una sociedad,
debe ser aprobado por la asamblea general de la misma.
 Partes De Un Balance General: Un balance debe contener los

siguientes renglones:
 El Encabezamiento: Que contiene el nombre o razón social

de la empresa, nombre del estado financiero y fecha de
corte del mismo.

Contabilidad I
____________________________________________________________________
132
 El Cuerpo O Contenido: El balance general revela el saldo de
las cuentas reales que arroja el libro mayor, las cuales se
presentan cumpliendo la base de la ecuación patrimonial:
Activo = Pasivo + Patrimonio
 Las Firmas: El balance general debe incluir las firmas de los

responsables de su elaboración: el contador público y el
revisor fiscal con matrícula profesional vigente y el gerente.
 Notas Explicativas Al Balance General: éstas se presentan

como un anexo al balance general y cumplen con la función
de ampliar y detallar la información acerca de la cuenta a la
que hace referencia, como también sobre las políticas y el
sistema contable.
 Formas De Presentación De Un Balance: Un balance

general se puede presentar de dos formas:
 En Forma Horizontal O De Cuenta: este modelo de

presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial:
 En Forma Vertical O De Reporte: Presenta las cuentas del

activo seguidas de las cuentas del pasivo y, por último en la
misma columna las cuentas del patrimonio.
Datos A Tener En Cuenta Para La Elaboración Del Balance
1. Los valores se obtienen de los saldos del libro mayor.
2. En el balance deben aparecer sólo las cuentas reales (Activos,

Pasivos, Patrimonio).

Contabilidad I
____________________________________________________________________
133
3. El saldo de las cuentas se deben presentar por su valor neto, por
ejemplo cuenta clientes menos la provisión de cartera, propiedad
planta y equipo menos depreciación acumulada.
4. Los saldos créditos en las cuentas de bancos y clientes se deben

reclasificar al pasivo.
5. Las notas a los estados financieros deben explicar los saldos de la

mayoría de las cuentas de control como por ejemplo: bancos,
clientes, propiedad planta y equipo, inventario, inversiones,
acreedores varios, proveedores, diferidos y etc.
Estado De Resultados
Es el estado básico que contiene el informe de actividades del ente

económico durante un período determinado. Este estado refleja el total
de gastos y de ingresos y su diferencia durante el período contable es la
utilidad o pérdida del ejercicio.
Se presenta como un anexo o complemento al balance general, en el

que se determina como se obtuvo la utilidad o pérdida del ejercicio.
Este estado comprende las cuentas nominales, transitorias o de

resultado, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos. Las
cantidades deben corresponder a los saldos ajustados del libro mayor y
de los libros auxiliares o a los valores que resultan en la sección de
ganancias y pérdidas.
Partes Del Estado De Resultado:
Encabezamiento: comprende el nombre o razón social del ente

económico, el número del NIT y período con fecha inicial y final.
Contenido: se presentan las cuentas nominales, así:

Contabilidad I
____________________________________________________________________
134
 Firmas: debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración:

el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional
vigente y el gerente.
 Análisis Y Control
Los estados financieros permiten hacer un diagnóstico de cómo es la

situación económica, financiera y administrativa de la empresa a una
fecha determinada, utilizando las herramientas que nos brinda el análisis
financiero.
Con base en el estudio de la situación de la empresa, los usuarios de la

información contable cuentan con las pautas y razones necesarias para
una acertada toma de decisiones respecto a la parte económica,
financiera y administrativa de la empresa, así como los mecanismos de
control más adecuados para el buen funcionamiento de la misma.
 Retroalimentación
Finalmente, cada uno de los reportes anteriores nos permite volver a

alimentar el sistema contable para obtener información nueva y útil para
el ente económico.
Defina:
Comprobante de apertura
Soportes contables

Contabilidad I
____________________________________________________________________
135
Libros de contabilidad
Ajuste
Asientos de cierre
Hoja de Trabajo
Elaborar mapa conceptual según lectura artículos del decreto 2649/93:

titulo III de las normas sobre registros y libros art 123 al art 135.
Titulo
Autoevaluación
Que es el ciclo contable?

Mencione las etapas del ciclo contable y explique
Consulte la clasificación de los soportes de contabilidad.
Consulte en el decreto 2649/93:
Capitulo IV de los estados financieros y sus elementos. Art. 19 al

Art. 33
La sección II de los elementos de los estados financieros.Art. 34 al

45.
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
CORAL GUDIÑO. Contabilidad Universitaria: Editorial McGraw Hill. Santa

Fe de Bogotá. 1.996.
Código de Comercio

Contabilidad I
____________________________________________________________________
136
Decreto 2649/93 – Decreto 2650/93
ROMERO, ROMERO Rosa Imelda, JARA CABUYA, Gloria Janeth ,

Contabilidad General, editorial UNAD.
DÍAZ, Hernando, Contabilidad General, Prentice Hall (Pearson), 2001
WARREN, REEVE, FESS : Contabilidad Financiera, Thomson Editores, 7a

ed.
JONES, WERNER, TERREL Y TERREL, Introducción a la Contabilidad

Financiera, Prentice Hall
POLANCO, Luis. Contabilidad: sistema de información para las

organizaciones. Mc Graw Hill.
HARGADON, Jr. Bernard y MUNERA, C Armando. Principios de

contabilidad. 4 ed. Ed. Norma.
Contabilidad, Sistema de Información para las Organizaciones, Sinisterra Gonzalo,

Mc Graw Hill, 2001.
LEGIS, Cartilla Laboral, 2007.
LEGIS, Cartilla IVA, 2007.
LEGIS, Cartilla Retención en la fuente, 2007.

Contabilidad I

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4 • Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes

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6 • Empresas de Servicios: son las empresas que buscan prestar un

1 • Gran Empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico

1 • Mediana Empresa: en este tipo de empresa se puede observar una

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Según la Procedencia del Capital

1 • Empresas Privadas: son las empresas que para su constitución y

4 • Empresas de Economía Mixta: son las empresas que reciben

Según el Número de Propietarios

1 • Empresas Individuales: denominadas también empresas unitarias o

1 • Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o más personas

1.2 LAS SOCIEDADES

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1.2.1 Contrato de Sociedad

Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Según