Revisión 1

SEPLAN/DGA/DSG-
Codificación Fecha Diciembre 12 de 2008
PR/003/2008
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Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Infraestructura
1.0. Objetivo Mantener en óptimas condiciones funcionales y estéticas la Infraestructura Institucional
2.0. Alcance Administración Central de Seplan y sus 12 Residencias Regionales
3.0. Actividades

3.1 Parque vehicular

DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro

Técnico Especializado Al ingreso del vehículo

Identifica los vehículos utilitarios y asignados de la SEPLAN A encargado del como un bien Relación de Parque
3.1.1 Resguardo
mediante el número de placas y número de serie de los mismos. mantenimiento de patrimonial asignado a Vehicular SEPLAN
vehículos. la Seplan

Director de Servicios
Diseñar de un plan de servicios de mantenimiento preventivo para Políticas para el Uso y
Materiales (DSM) y
el parque vehicular, considerando el tipo de vehículo, modelo y Mantenimiento de
Técnico Especializado Plan de mantenimiento
3.1.2 área asignada (Para Vehículos asignados a regiones se contempla Anual Vehículos.
A encargado del preventivo.
un cambio de aceite adicional al contemplado para vehículos Relación de parque
mantenimiento de
utilitarios y de oficinas centrales). vehicular de Seplan.
vehículos.
Anual, al ser
Políticas Internas
Revisar el Plan para su autorización en términos del presupuesto Director General presentado por el
3.1.3 SEPLAN. No aplica
asignado. Administrativo (DGA) Director de Servicios
Presupuesto autorizado
Materiales
Políticas de
Cuando el plan de Mantenimiento y
Plan de mantenimiento
Adecuar del plan de mantenimiento conforme a retroalimentación Director de Servicios mantenimiento no ha reparación vehicular.
3.1.4 preventivo con
de la DGA con respecto a éste. Materiales (DSM) sido autorizado en la Lineamientos aplicables
adecuaciones.
versión presentada. de dependencias
normativas.
Políticas de
Funcionario Cada vez que se Mantenimiento y
Requisita mantenimiento de vehículo a la DSM mediante la
Resguardante y/o requiere hacer el reparación vehicular. Solicitud interna de
3.1.5 Solicitud interna de aprovisionamiento, pudiendo apoyar en la
funcionario usuario de mantenimiento Lineamientos aplicables Aprovisionamiento
identificación del tipo de servicio, el personal de la DSG.
infraestructura correctivo o preventivo de dependencias
normativas.
Solicitud interna de
Técnico Especializado
Revisar el vehículo para determinar la falla, o en caso de ser Cada vez que se recibe Aprovisionamiento ,
A encargado del
3.1.6 necesario, solicitud de diagnóstico del vehículo a proveedor una solicitud interna de Políticas de No aplica
mantenimiento de
aprobado, y validación de dicho diagnóstico. aprovisionamiento. mantenimiento y
vehículos.
reparación vehicular.

Solicitud al proveedor de
Cada vez que la
Solicitar al proveedor de servicio y/o venta original, la aplicación de Cláusulas de contratos, aplicación de garantía
3.1.7 DSM garantía se encuentre
garantías Factura (Telefónica, vía mail y/o
vigente
mediante oficio).

Solicitud interna de
Técnico Especializado Cuando es factible la
Aprovisionamiento ,
Atender el mantenimiento por parte de personal interno de la DSG, A encargado del prestación del servicio
3.1.8 Políticas de Historial de vehículos.
cuando esto sea factible. mantenimiento de por parte de personal
mantenimiento y
vehículos. interno.
reparación vehicular.
Cuando es necesaria la Solicitud interna de
Recibir cotización por parte del proveedor (verbal o escrita) y intervención del Aprovisionamiento ,
Director de Servicios
3.1.9 analiza en conjunto con Técnico Especializado A encargado del proveedor para prestar Políticas de No aplica
Generales
mantenimiento de vehículos la viabilidad de contratar el servicio. el servicio de mantenimiento y
mantenimiento reparación vehicular.

Cuando no es factible
la autorización de
servicio de mtto por Solicitud interna de
Técnico Especializado
Reprogramar el mantenimiento solicitado para fecha posterior, parte de proveedor y la Aprovisionamiento ,
A encargado del Plan de mantenimiento
3.1.10 cuidando que no se afecte la seguridad del usuario y la reprogramacion del Políticas de
mantenimiento de preventivo de vehículos.
funcionalidad del vehículo. servicio no afecta la mantenimiento y
vehículos.
seguridad del usuario y reparación vehicular.
no implica daños
mayores en el vehículo.
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DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro

Solicitud interna de
Técnico Especializado Cuando es aprobado el
Aprovisionamiento ,
Solicitar servicio de mantenimiento al proveedor mediante la Orden A encargado del servicio de
3.1.11 Políticas de Orden de Servicio
de servicio. mantenimiento de mantenimiento del
mantenimiento y
vehículos. vehículo
reparación vehicular.

Políticas Internas
Técnico Especializado Fotografías y pruebas de
Se revisa la efectividad del servicio y la correcta aplicación de los Durante la prestación SEPLAN, Criterios de
A encargado del uso (sólo en caso de que
3.1.12 insumos indicados por el proveedor. Se genera la evaluación o del servicio y/o al Selección, Evaluación y
mantenimiento de la DSG lo considere
reevaluación del proveedor, cuando aplique. finalizar el mismo Reevaluación de
vehículos necesario).
proveedores.

Técnico Especializado Cuando el servicio

A encargado del otorgado no cumpla
3.1.13 Se solicita al proveedor de servicio las correcciones necesarias No aplica No aplica
mantenimiento de con los estándares de
vehículos y/o DSG calidad.
Técnico Especializado
Cuando el servicio
A encargado del Factura sellada y
otorgado cumple con Orden de Servicio,
3.1.14 Se recibe y firma de conformidad por el servicio recibido mantenimiento de signada de recibido y
los estándares de Factura de proveedor
vehículos, usuario comprobante de pago
calidad.
solicitante y/o DSG
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3.2 Equipo de cómputo

DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro
Coordinador de
proyectos para la Balance Diagnóstico y
Al ingreso del bien a la
3.2.1 Identificación de equipo de cómputo y de telecomunicaciones. gestión pública Factura de proveedor Presupuesto TIC's-
Seplan
responsable de soporte SEPLAN
técnico de SEPLAN

Coordinador de Políticas de Uso y

proyectos para la
Diseño de un plan de servicios de mantenimiento preventivo para
3.2.2 gestión pública
cada uno de los componentes de la infraestructura
responsable de soporte
técnico de SEPLAN
Mantenimiento de TIC's.
Bitácoras de soporte a
Anual Balance Diagnóstico y
TIC's
Presupuesto TIC's-
SEPLAN

Coordinador de Políticas de Uso y

Correo electrónico u
Recibe reporte por parte de usuario de equipo (excepto Nextel y proyectos para la Cada vez que el Mantenimiento de TIC's.
oficio (sin ser un formato
3.2.3 Blackberry, que deberán reportarse a DSG), vía correo electrónico, gestión pública usuario requiere Balance Diagnóstico y
oficial, sólo una
oficio o llamada. responsable de soporte soporte técnico. Presupuesto TIC's-
evidencia de reporte)
técnico de SEPLAN SEPLAN

Coordinador de
proyectos para la
Una vez recibido el Políticas de Uso y
3.2.4 Realiza Diagnóstico gestión pública N/A
reporte del usuario Mantenimiento de TIC's.
responsable de soporte
técnico de SEPLAN

Coordinador de
Resultados del Correo y/u Oficio de
Reportar a DGA para que proceda a dar de baja, para lo cual se proyectos para la Cada vez que no es
diagnóstico (No es reporte (sin ser un
3.2.5 procederá conforme lo establece el procedimiento de control gestión pública factible la reparación
necesario que sean formato oficial, sólo una
patrimonial. responsable de soporte del equipo
documentados). evidencia de reporte)
técnico de SEPLAN
Coordinador de
proyectos para la Cláusulas de contratos, Solicitud al proveedor de
Se solicita al proveedor de servicio y/o venta original, la aplicación gestión pública Cada vez que aplique Normatividad vigente en aplicación de garantía
3.2.6
de garantías responsable de soporte garantía. materia de contratación (Telefónica, vía mail y/o
técnico de SEPLAN y/o de servicios, Factura mediante oficio).
DSG
Coordinador de
Se reporta y entrega a la Dirección General de Informática de la
proyectos para la Cada vez que la
SECAD para su atención (mantenimiento), y da seguimiento al Políticas Administrativas Correo y/u Oficio de
3.2.7 gestión pública infraestructura es de
cierre del incidente con SECAD, asegurándose de recibir vía SECADMON reporte
responsable de soporte telecomunicaciones
correo electronico el cierre de incidente.
técnico de SEPLAN

Coordinador de
Genera y entrega solicitud interna de aprovisionamiento a DRM proyectos para la Cada vez que no es
Solicitud interna de
3.2.8 para la contratación de servicio de mantenimiento a proveedor gestión pública factible la reparación N/A
aprovisionamiento
aprobado. responsable de soporte por el personal interno
técnico de SEPLAN
Procedimiento de
Cuando se requiere
aprovisionamiento y/o
Atiente y da seguimiento a la solicitud de servicio de subcontratar el servicio
3.2.9 DSG Procedimiento de Orden de servicio
mantenimiento realizada por el área de soporte técnico. de mantenimiento a
aprovisionamiento y
equipo.
servicios contratados
Resultados del
diagnóstico (No es
Coordinador de necesario que sean
proyectos para la documentados).
Genera y entrega solicitud interna de aprovisionamiento a Cuando se requieren Solicitud interna de
3.2.10 gestión pública Procedimiento de
compras, para adquirir partes y/o refacciones. partes y/o refacciones aprovisionamiento
responsable de soporte aprovisionamiento y/o
técnico de SEPLAN Procedimiento de
aprovisionamiento y
servicios contratados
Coordinador de
proyectos para la Cada vez que no se Resultados del
Da seguimiento a la realización del servicio de mantenimiento, o lo
gestión pública requiera refacciones o diagnóstico (No es Bitácoras de soporte a
3.2.11 efectúa al interior en caso de ser factible realizarlo con personal
responsable de soporte se cuenten ya con las necesario que sean TIC's
interno.
técnico de SEPLAN y/o mismas documentados).
DSG
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DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro

Coordinador de Orden de servicio,
proyectos para la Criterios de Evaluación y
gestión pública Reevaluación de
Se revisa la efectividad del servicio y la correcta aplicación de los Al recibir el equipo, una
responsable de soporte proveedores, Facturas Registro de evaluación
3.2.12 insumos indicados por el proveedor. Se genera la evaluación o vez prestado el servicio
técnico de SEPLAN, de Proveedores, y de proveedor
reevaluación del proveedor, cuando aplique. por parte del proveedor
DSG y/o servidor demás documentación
público responsable de aplicable como
compras en SEPLAN referencia

Políticas Internas
SEPLAN, Criterios de
El proveedor entrega reporte o factura describiendo el servicio Proveedor, Informatica Una vez que el servicio
3.2.13 Selección, Evaluación y Reporte o Factura
realizado y DRF ha sido finalizado
Reevaluación de
proveedores.

4.0. Bitácora de revisiones

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO PUNTO MODIFICADO REVISION

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Rosa Gabriela García Robles (DSG), Roberto Ramirez Casarez(CPGP) Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA) Víctor Manuel González Romero (Secretario de Planeación)

5.0. Anexos: N/A