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Manual de

Usuario

eRoom
Contenido

Acerca de eRoom ........................................................................................................................... 13


Miembros, grupos y funciones ....................................................................................................................................... 13
Estructura del sistema .................................................................................................................................................... 13
Información adicional .................................................................................................................................................... 14

Iniciar y cerrar sesión en eRoom ................................................................................................... 14


Iniciar sesión en eRoom................................................................................................................................................. 14
Opción Guardar contraseña........................................................................................................................................... 14
Opciones del cliente de eRoom ..................................................................................................................................... 14
Recuperación de la contraseña ...................................................................................................................................... 15
Para recuperar la contraseña:......................................................................................................................................... 15
Cerrar sesión en eRoom................................................................................................................................................. 16
Información de miembro ............................................................................................................................................... 16
Para obtener información de miembro: ......................................................................................................................... 17
Para cambiar la contraseña: ........................................................................................................................................... 17
Para cambiar la dirección de correo electrónico:............................................................................................................ 17
Para cambiar la pregunta personal: ................................................................................................................................ 18
Para cambiar la opción de cliente (usar el componente eRoom o sólo el explorador):..................................................... 18
Visita guiada .................................................................................................................................................................. 19
Gráfico de titular ........................................................................................................................................................... 19
Barra de control............................................................................................................................................................. 19
Ruta de exploración....................................................................................................................................................... 20
Botones de herramientas ............................................................................................................................................... 20
Panel de tareas .............................................................................................................................................................. 24
Título y créditos de la página ......................................................................................................................................... 25
Barra de botones ........................................................................................................................................................... 25
Cuadro de elementos .................................................................................................................................................... 25
Barra de comandos........................................................................................................................................................ 26
Menús emergentes ........................................................................................................................................................ 26

Papelera de reciclaje ............................................................................................................................................. 26


Contactar con otro miembro del eRoom ........................................................................................................................ 26
Tareas básicas de eRoom ............................................................................................................................................... 27
Controles opcionales de eRoom..................................................................................................................................... 27
Comandos de eRoom .................................................................................................................................................... 28

Mis eRooms ................................................................................................................................... 31


Ficha eRooms................................................................................................................................................................ 32
Organizar los eRooms.................................................................................................................................................... 32
Para organizar la sección eRooms activos de Mis eRooms: ............................................................................................. 33
Ficha Escritorios............................................................................................................................................................. 33
Organizar los escritorios................................................................................................................................................. 33
Para organizar la ficha Escritorios de Mis eRooms:.......................................................................................................... 34

El componente eRoom................................................................................................................... 34
Editar texto enriquecido................................................................................................................................................. 35
La barra de herramientas del RTE................................................................................................................................... 35
Comprobar la ortografía................................................................................................................................................. 36
Monitor de eRoom ........................................................................................................................................................ 36
Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook........................................................................................ 37
Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook..................................................................... 38
Para agregar elementos que sincronizar con Outlook: .................................................................................................... 38
Para especificar la configuración avanzada:.................................................................................................................... 38
Funcionamiento del Sincronizador................................................................................................................................. 39

Crear eRooms ................................................................................................................................ 40


Antes de empezar.......................................................................................................................................................... 40
Asistente Crear eRoom .................................................................................................................................................. 40
Página Crear un eRoom ................................................................................................................................................. 40
Pagina Elegir miembros.................................................................................................................................................. 41
Página Asignar funciones................................................................................................................................................ 41
Página Opciones............................................................................................................................................................ 42

El intercomunicador ...................................................................................................................... 43
Acerca del intercomunicador ......................................................................................................................................... 43
Para abrir el intercomunicador:...................................................................................................................................... 43
Para unirse a una conversación en el intercomunicador: ................................................................................................ 44

Buscar elementos y eRooms .......................................................................................................... 44


Buscar en un eRoom ..................................................................................................................................................... 44
Para buscar utilizando el formulario de búsqueda rápida del mapa: ............................................................................... 45
Para buscar utilizando el formulario de búsqueda principal de eRoom: .......................................................................... 45
Criterios de búsqueda.................................................................................................................................................... 45
Buscar texto................................................................................................................................................................... 46
Buscar por fechas .......................................................................................................................................................... 47
Buscar por propietario ................................................................................................................................................... 47
Buscar sólo elementos no leídos..................................................................................................................................... 48
Buscar por campos personalizados................................................................................................................................. 48
Buscar en un sitio .......................................................................................................................................................... 48
Para buscar en un sitio:.................................................................................................................................................. 48
Resultados de la búsqueda............................................................................................................................................. 49
Resultados del formulario de búsqueda rápida ............................................................................................................... 49
Resultados del formulario de búsqueda principal ........................................................................................................... 49
Resultados de búsqueda de eRooms en todo el sitio....................................................................................................... 49
Resultados de búsqueda de elementos en todo el sitio ................................................................................................... 50

eRoom y Microsoft Office.............................................................................................................. 50


Integración de eRoom y Office ...................................................................................................................................... 50
Archivos de eRoom y Office .......................................................................................................................................... 50
eRoom y Outlook .......................................................................................................................................................... 50
Para crear un acceso directo para ejecutar eRoom desde Outlook:................................................................................. 51

Trabajar con elementos ................................................................................................................. 51


Acerca de los elementos ................................................................................................................................................ 51
Tipos de elemento estándar ........................................................................................................................................... 51
Trabajar con elementos ................................................................................................................................................. 52
Para crear un elemento.................................................................................................................................................. 53
Para abrir un elemento: ................................................................................................................................................. 53
Para editar un elemento: ............................................................................................................................................... 54
Para eliminar un elemento:............................................................................................................................................ 54
Para mover un elemento: .............................................................................................................................................. 54
Para copiar un elemento:............................................................................................................................................... 55
Para elegir un icono diferente para un elemento: ........................................................................................................... 55
Para cambiar el nombre de un elemento: ...................................................................................................................... 55
Acerca del control de acceso a elementos ...................................................................................................................... 56
Acerca de los elementos ocultos .................................................................................................................................... 56
Modificar la vista de elementos ...................................................................................................................................... 57
Para cambiar la vista de elementos: ............................................................................................................................... 57
Para ordenar elementos en una vista detallada:.............................................................................................................. 57
Para definir la vista de elementos predeterminada: ........................................................................................................ 57
Utilizar arrastrar y colocar en eRoom ............................................................................................................................. 58
Imprimir elementos ....................................................................................................................................................... 59

Carpetas ................................................................................................................................ 59
Acerca de las carpetas.................................................................................................................................................... 59
Conjuntos de archivos conectados en carpetas............................................................................................................... 60
Para conectar archivos de una carpeta: .......................................................................................................................... 60
Control de acceso en carpetas ....................................................................................................................................... 60
Elementos de plantilla en carpetas ................................................................................................................................. 61
Para agregar un elemento de plantilla a una carpeta:...................................................................................................... 61
Para editar un elemento de plantilla de una carpeta:...................................................................................................... 61
Para eliminar un elemento de plantilla de una carpeta: .................................................................................................. 62
Distribuir elementos ...................................................................................................................................................... 62
Para distribuir un elemento:........................................................................................................................................... 62
Para agregar un botón de distribución:........................................................................................................................... 62
Para editar un botón de distribución: ............................................................................................................................. 63
Para eliminar un botón de distribución: ......................................................................................................................... 63

Discusiones ........................................................................................................................... 63
Acerca de las discusiones ............................................................................................................................................... 63
Temas de discusión ....................................................................................................................................................... 64
Para ir a un tema de discusión: ...................................................................................................................................... 64
Para ir a otro tema:........................................................................................................................................................ 64
Para agregar un tema a una discusión: ........................................................................................................................... 64
Comentarios en temas de discusión ............................................................................................................................... 65
Para agregar un comentario a un tema:.......................................................................................................................... 65
Para responder a un determinado comentario: .............................................................................................................. 65

Notas ..................................................................................................................................... 65
Acerca de las notas ........................................................................................................................................................ 65

Encuestas ............................................................................................................................... 66
Acerca de las encuestas ................................................................................................................................................. 66
Crear una encuesta........................................................................................................................................................ 66
Crear encuesta: página de título..................................................................................................................................... 66
Crear encuesta: página de adición de preguntas............................................................................................................. 66
Crear encuesta: página de configuración de la visualización ........................................................................................... 67
Votar en una encuesta ................................................................................................................................................... 67
Para votar en una encuesta:........................................................................................................................................... 68
Para revisar el voto: ....................................................................................................................................................... 68
Editar una encuesta ....................................................................................................................................................... 69
Editar o agregar una pregunta ........................................................................................................................................ 69
Eliminar una pregunta.................................................................................................................................................... 69
Cerrar o reabrir una encuesta......................................................................................................................................... 69
Para cerrar una encuesta: .............................................................................................................................................. 70
Para reabrir una encuesta: ............................................................................................................................................. 70

Calendarios ........................................................................................................................... 70
Acerca de los calendarios............................................................................................................................................... 70
Propiedades del calendario............................................................................................................................................ 70
Propiedades de eventos del calendario .......................................................................................................................... 71
Control de acceso a calendarios..................................................................................................................................... 71
Trabajar con calendarios................................................................................................................................................ 71
Calendarios y la papelera de reciclaje ............................................................................................................................ 72
Para ver un evento del calendario:................................................................................................................................. 72
Para desplazarse por un calendario en la vista semanal o mensual:................................................................................. 72
Para buscar eventos del calendario: ............................................................................................................................... 72
Para mostrar sólo sus eventos o todos los eventos:.......................................................................................................... 72
Para cambiar la vista del calendario: .............................................................................................................................. 73
Para establecer una notificación para un calendario: ...................................................................................................... 73
Para establecer una notificación para un evento del calendario particular:...................................................................... 73
Trabajar con eventos del calendario............................................................................................................................... 73
Para programar un evento del calendario que ocurre una vez: ....................................................................................... 74
Para editar un evento del calendario:............................................................................................................................. 74
Para eliminar un evento del calendario: ......................................................................................................................... 75
Eventos del calendario que se repiten ............................................................................................................................ 75
Para programar un evento que se repite:........................................................................................................................ 75
Para programar un evento en varios días consecutivos:................................................................................................... 76
Para editar un evento del calendario que se repite: ........................................................................................................ 76
Para eliminar un evento que se repite: ........................................................................................................................... 76
Mantener un seguimiento de los próximos eventos ........................................................................................................ 77
La página Eventos .......................................................................................................................................................... 77

Planes de proyecto ................................................................................................................ 77


Acerca de los planes de proyecto ................................................................................................................................... 77
Trabajar con planes de proyecto .................................................................................................................................... 78
Para crear o editar un plan de proyecto: ........................................................................................................................ 78
Trabajar con tareas ........................................................................................................................................................ 80
Para crear o editar una tarea:......................................................................................................................................... 80
Informes de progreso ..................................................................................................................................................... 82
Para crear un informe de progreso relativo a una tarea:.................................................................................................. 82
Historial de informes de progreso................................................................................................................................... 83
Calcular el estado .......................................................................................................................................................... 83
Ver planes de proyecto .................................................................................................................................................. 84
Vista de Gantt................................................................................................................................................................ 85
Vista de detalles............................................................................................................................................................. 88
Imprimir planes de proyecto .......................................................................................................................................... 89
Cortar, copiar, pegar, eliminar y restaurar ...................................................................................................................... 89
Copiar y pegar planes de proyecto ................................................................................................................................. 89
Copiar y pegar tareas ..................................................................................................................................................... 90
Resumen 90
Exportar e importar planes de proyecto.......................................................................................................................... 91
Para exportar un plan de proyecto:................................................................................................................................ 91
Para importar un plan de proyecto: ............................................................................................................................... 92
Exportar archivos CSV desde Microsoft Project ............................................................................................................... 92

Bases de datos ....................................................................................................................... 93


Acerca de las bases de datos .......................................................................................................................................... 93
Estructura de las bases de datos ..................................................................................................................................... 94
Tipos de bases de datos ................................................................................................................................................. 94
Base de datos en blanco ................................................................................................................................................ 94
Base de datos de proceso de aprobación ....................................................................................................................... 95
Base de datos de tareas.................................................................................................................................................. 95
Bases de datos de plantillas............................................................................................................................................ 95
Página de resumen de la base de datos .......................................................................................................................... 95
Clasificar entradas de base de datos ............................................................................................................................... 96
Escritorios de base de datos ........................................................................................................................................... 96
Entradas de base de datos agrupadas ............................................................................................................................. 96
Página de resumen principal de las bases de datos de proceso de aprobación ................................................................ 97
Página de resumen de pasos de las bases de datos de proceso de aprobación ................................................................ 97
Trabajar con bases de datos ........................................................................................................................................... 97
Control de acceso para bases de datos ........................................................................................................................... 97
Buscar en una base de datos.......................................................................................................................................... 98
Guardar la configuración de vista en la página de resumen............................................................................................. 99
Bases de datos y la papelera de reciclaje ........................................................................................................................ 99
Imprimir bases de datos ................................................................................................................................................. 99
Crear una base de datos .............................................................................................................................................. 100
Para crear una base de datos en blanco: ...................................................................................................................... 100
Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla: ........................................................................... 103
Para crear una base de datos de proceso de aprobación: ............................................................................................. 104
Editar una base de datos .............................................................................................................................................. 107
Para editar una base de datos: ..................................................................................................................................... 107
Para agregar un campo de base de datos: .................................................................................................................... 108
Para eliminar un campo de base de datos: ................................................................................................................... 109
Para mover un campo de base de datos:...................................................................................................................... 109
Para cambiar un campo de base de datos: ................................................................................................................... 109
Convertir una base de datos a un tipo diferente ........................................................................................................... 110
Trabajar con entradas de base de datos........................................................................................................................ 110
Control de acceso para entradas de base de datos (filas)............................................................................................... 111
Para abrir una entrada de base de datos: ..................................................................................................................... 111
Para agregar una entrada de base de datos: ................................................................................................................. 111
Para editar una entrada de base de datos:.................................................................................................................... 112
Para cortar, copiar y pegar entradas de base de datos: ................................................................................................. 113
Para eliminar una entrada de base de datos: ................................................................................................................ 113
Trabajar con pasos del proceso de aprobación ............................................................................................................. 113
Para agregar un paso en un proceso de aprobación:..................................................................................................... 114
Para editar un paso en un proceso de aprobación:....................................................................................................... 115
Para eliminar un paso en un proceso de aprobación: ................................................................................................... 116
Tipos de datos para campos de base de datos .............................................................................................................. 116
Convertir campos a otros tipos de datos ....................................................................................................................... 125
Exportar e importar una base de datos ......................................................................................................................... 125
Para exportar datos de una base de datos: ................................................................................................................... 126
Para importar datos a una base de datos: ..................................................................................................................... 126
Archivos ............................................................................................................................... 127
Acerca de los archivos ................................................................................................................................................. 127
Para ver un archivo:..................................................................................................................................................... 127
Agregar archivos a eRoom............................................................................................................................................ 127
Para agregar un archivo arrastrándolo desde el escritorio de Windows (sólo en el componente):................................... 128
Para agregar un archivo: .............................................................................................................................................. 128
Editar y reservar archivos ............................................................................................................................................. 129
Para reservar un archivo: ............................................................................................................................................. 129
Editar sin conexión (sólo en el componente) ................................................................................................................ 129
Para editar un archivo utilizando el componente (edición en un solo paso): ................................................................. 130
Para editar un archivo utilizando sólo el explorador: .................................................................................................... 130
Realizar un seguimiento de versiones de archivos......................................................................................................... 131
Para activar el seguimiento de versiones de un archivo:................................................................................................ 131
Para ver el historial de versiones de un archivo: ........................................................................................................... 132
Para pasar un archivo a una versión anterior: ............................................................................................................... 132
Para agregar una nota de versión: ................................................................................................................................ 132

Enlaces ................................................................................................................................. 132


Acerca de los enlaces................................................................................................................................................... 132
Para establecer un enlace a un elemento dentro del eRoom: ....................................................................................... 133
Para establecer un enlace a una página fuera del eRoom: ............................................................................................ 133
Para editar un enlace:.................................................................................................................................................. 133

Escritorios ............................................................................................................................ 134


Acerca de los escritorios............................................................................................................................................... 134
Diferencia entre elementos de escritorio y escritorios integrados de base de datos........................................................ 134
Control de acceso para escritorios................................................................................................................................ 134
Notificaciones y estado no leído para elementos de escritorio ...................................................................................... 135
Crear y editar escritorios .............................................................................................................................................. 135
Para crear o editar un escritorio: .................................................................................................................................. 135
Mostrar escritorios ....................................................................................................................................................... 136
Escritorios de base de datos ......................................................................................................................................... 137
Escritorios de plan de proyecto .................................................................................................................................... 137
Escritorios de calendario .............................................................................................................................................. 137
Trabajar con escritorios................................................................................................................................................ 137
Copiar, pegar y mover ................................................................................................................................................. 138
Imprimir escritorios...................................................................................................................................................... 138
Exportar escritorios ...................................................................................................................................................... 138
Importar escritorios...................................................................................................................................................... 138

Coordinar un eRoom ................................................................................................................... 139


Acerca de la coordinación ........................................................................................................................................... 139
Administrar la pertenencia al eRoom............................................................................................................................ 139
Para abrir la lista Miembros de eRoom:........................................................................................................................ 139
Para agregar miembros al eRoom:................................................................................................................................ 139
Para invitar a miembros al eRoom:............................................................................................................................... 140
Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom:.............................................................................. 140
Para quitar miembros o grupos del eRoom:.................................................................................................................. 141
Para cambiar la función de un miembro: ..................................................................................................................... 141
Acerca de las funciones personalizadas ........................................................................................................................ 141
Para definir una función personalizada: ....................................................................................................................... 142
Administrar la configuración de eRoom........................................................................................................................ 143
Configuración de eRoom: Estado ................................................................................................................................. 143
Configuración de eRoom: Nombre y descripción ......................................................................................................... 143
Configuración de eRoom: Opciones ............................................................................................................................ 144
Configuración de eRoom: Invitación ............................................................................................................................ 145
Para personalizar las invitaciones: ................................................................................................................................ 145
Configuración de eRoom: Plantilla ............................................................................................................................... 146
Configuración de eRoom: Bienvenido.......................................................................................................................... 146
Configuración de eRoom: Informes de uso .................................................................................................................. 147
Administrar el acceso a los elementos del eRoom......................................................................................................... 147
Para liberar la reserva de un archivo: ........................................................................................................................... 147
Para especificar quién puede eliminar desde la papelera de reciclaje: .......................................................................... 147
Eliminar el eRoom ....................................................................................................................................................... 148
Para eliminar un eRoom: ............................................................................................................................................. 148

Realizar un seguimiento de información nueva .......................................................................... 148


Acerca de la comunicación entre proyectos ................................................................................................................. 148
Contactar con otro miembro del eRoom ...................................................................................................................... 148
Alertas ......................................................................................................................................................................... 149
Para enviar una aleta: .................................................................................................................................................. 149
Notificaciones.............................................................................................................................................................. 149
Para cambiar la configuración de la notificación:.......................................................................................................... 150
Opción de notificación para escritorios ........................................................................................................................ 150
Utilizar marcas de no leído .......................................................................................................................................... 151
Para marcar un elemento como leído o no leído:......................................................................................................... 151
Leer sin conexión en Microsoft Internet Explorer.......................................................................................................... 151
Para hacer que todos o varios de los eRooms estén disponibles para la lectura sin conexión: ........................................ 152

Controlar el acceso a la información ........................................................................................... 153


Acerca del control de acceso de eRoom....................................................................................................................... 153
Ver propiedades de control de acceso para elementos ................................................................................................. 154
Para ver las propiedades de control de acceso de un elemento: ................................................................................... 154
Establecer propiedades de control de acceso para elementos ....................................................................................... 154
Para abrir la página Control de acceso de un elemento: ............................................................................................... 154
Lista Abrir y lista Editar................................................................................................................................................. 155
Para seleccionar quién puede abrir o editar un elemento: ............................................................................................ 155
Sólo lectura ................................................................................................................................................................. 156
Oculto 156
Borradores privados..................................................................................................................................................... 156
Reservado para edición ............................................................................................................................................... 156
Establecer la propiedad inicial de los elementos ........................................................................................................... 156

Administrar la pertenencia al sitio............................................................................................... 157


Acerca de la pertenencia a eRoom............................................................................................................................... 157
Información de miembros individuales......................................................................................................................... 157
Para obtener información de miembro: ....................................................................................................................... 158
Página Información de miembro .................................................................................................................................. 158
Modificar la información de miembro .......................................................................................................................... 161
Grupos de miembros ................................................................................................................................................... 164
Grupos definidos por el usuario e integrados................................................................................................................ 164
Grupos de permisos..................................................................................................................................................... 164
Grupos no de permisos................................................................................................................................................ 165
Propiedades de grupos ................................................................................................................................................ 165
Listas de miembros ...................................................................................................................................................... 165
Información de listas de miembros............................................................................................................................... 166
Trabajar con listas de miembros ................................................................................................................................... 167
Listas de miembros extensas ........................................................................................................................................ 168
Límite de miembros por página ................................................................................................................................... 168
Búsquedas en listas de miembros extensas ................................................................................................................... 169
Para buscar y seleccionar miembros o grupos en listas de miembros extensas: .............................................................. 169
Administrar pertenencia a comunidades ...................................................................................................................... 170
Administrar miembros y grupos.................................................................................................................................... 171
Para crear nuevos miembros, de uno en uno: .............................................................................................................. 172
Para crear un lote de nuevos miembros: ...................................................................................................................... 172
Para crear nuevos grupos:............................................................................................................................................ 173
Para eliminar miembros o grupos:................................................................................................................................ 174
Para agregar o quitar miembros de grupos: .................................................................................................................. 174
Para editar la pertenencia o las propiedades de grupos: ............................................................................................... 174
Administrar pertenencia de invitados a comunidades ................................................................................................... 175
Para agregar invitados:................................................................................................................................................. 177
Para quitar invitados: ................................................................................................................................................... 177
Administrar miembros como administrador de sitios..................................................................................................... 177
Para mover miembros de una comunidad a otra: ......................................................................................................... 177
Para combinar cuentas de miembro duplicadas: .......................................................................................................... 178

Administración de sitios .............................................................................................................. 179


Acerca de la administración de un sitio ........................................................................................................................ 179
Configuración del sitio ................................................................................................................................................. 179
Configuración del sitio: General................................................................................................................................... 180
Nombre 180
Administrador del sitio................................................................................................................................................. 180
Opciones de funciones ................................................................................................................................................ 180
Configuración de listas de miembros............................................................................................................................ 181
Configuración del sitio: Comunidades.......................................................................................................................... 182
Para crear una comunidad nueva: ............................................................................................................................... 182
Utilizar la tabla de comunidades .................................................................................................................................. 183
Bloqueos de comunidades........................................................................................................................................... 183
Para bloquear una comunidad:.................................................................................................................................... 184
Opciones de las comunidades nuevas.......................................................................................................................... 184
Configuración del sitio: Miembros ............................................................................................................................... 186
Configuración del sitio: Licencias ................................................................................................................................. 188
Para agregar una cadena de licencia a un sitio: ............................................................................................................ 188
Configuración del sitio: Contraseñas ............................................................................................................................ 189
Mostrar un botón para cerrar la sesión ......................................................................................................................... 189
Los miembros pueden guardar su contraseña mediante la página de inicio ................................................................... 190
Normas de creación de contraseñas............................................................................................................................. 190
Bloqueo de cuentas ..................................................................................................................................................... 191
Monitor 192
Configuración del sitio: Informes de uso ...................................................................................................................... 192
Configuración del sitio: Programador ........................................................................................................................... 192
Configuración del sitio: Correo electrónico .................................................................................................................. 193
Configuración del sitio: Planes de proyecto .................................................................................................................. 194

Administración de comunidades ................................................................................................. 194


Acerca de la administración de una comunidad ........................................................................................................... 195
Configuración de la comunidad: General..................................................................................................................... 196
Nombre (sólo administrador del sitio)........................................................................................................................... 196
Opciones..................................................................................................................................................................... 196
Privacidad ................................................................................................................................................................... 198
Gráfico de titular ......................................................................................................................................................... 198
Configuración de la comunidad: Servicios.................................................................................................................... 198
Servicios de plantilla .................................................................................................................................................... 199
Para crear un servicio: ................................................................................................................................................. 199
Mover un servicio (sólo administradores de sitios) ........................................................................................................ 199
Para mover un servicio a una comunidad distinta:........................................................................................................ 199
Eliminar un servicio ..................................................................................................................................................... 200
Editar la configuración del servicio ............................................................................................................................... 200
Configuración del servicio: General ............................................................................................................................. 200
Para crear una plantilla de base de datos: .................................................................................................................... 201
Para editar una plantilla de base de datos: ................................................................................................................... 202
Configuración del servicio: Personalizar ....................................................................................................................... 202
Para agregar un campo personalizado a un servicio:..................................................................................................... 202
Para cambiar el icono predeterminado de un elemento: .............................................................................................. 203
Para agregar y quitar iconos personalizados:................................................................................................................. 203
Configuración de la comunidad: Miembros.................................................................................................................. 203
Administradores de comunidades ................................................................................................................................ 204
Configuración de la comunidad: Licencias ................................................................................................................... 204
Configuración de la comunidad: Planes de proyecto .................................................................................................... 205
Configuración de la comunidad: Informes de uso......................................................................................................... 205

Exportar e importar ..................................................................................................................... 205


Exportar ...................................................................................................................................................................... 205
Para exportar un eRoom:............................................................................................................................................. 205
Para exportar un servicio: ............................................................................................................................................ 206
Para exportar un sitio o una comunidad:...................................................................................................................... 207
Importar ...................................................................................................................................................................... 208
Para importar un eRoom: ............................................................................................................................................ 208
Para importar un servicio: ............................................................................................................................................ 209
Para importar una comunidad: .................................................................................................................................... 209
Miembros que presentan coincidencias........................................................................................................................ 210

Informes de uso........................................................................................................................... 212


Acerca de los informes de uso...................................................................................................................................... 212
Para activar el registro de uso:...................................................................................................................................... 212
Para borrar la base de datos de uso:............................................................................................................................. 212
Para generar y ver un informe de uso:.......................................................................................................................... 212
Para generar y ver un informe sobre los visitantes de un espacio: ................................................................................. 213
Para generar y ver un informe sobre espacios visitados por un miembro en particular:.................................................. 213
Para exportar informes de uso: .................................................................................................................................... 213
Definiciones ................................................................................................................................................................ 213
Acerca de eRoom
eRoom proporciona espacios de trabajo compartidos y seguros en la Web a los equipos de proyecto
distribuidos para que puedan realizar su trabajo. eRoom permite al equipo debatir ideas, compartir
información y tomar decisiones; y todo desde una ubicación central.

Miembros, grupos y funciones


Todos los usuarios de eRoom son miembros de eRoom. Puede pertenecer a muchos eRooms y, en cada
eRoom, dispondrá de un conjunto de derechos dependiendo de la función de miembro que tenga en ese
eRoom. Su función en el eRoom determinará el nivel de participación o de derechos en el eRoom. Las tres
funciones estándar integradas en eRoom son las siguientes:

ƒ Coordinador: dispone de pleno acceso a todo el contenido del eRoom y mantiene su buen
funcionamiento mediante la administración de la configuración y pertenencia, y el control del acceso a
los elementos que contiene. Normalmente, el usuario que crea un eRoom es el coordinador, pero los
eRooms pueden tener varios coordinadores.
ƒ Participante: puede crear elementos, leer y editar elementos de otros miembros como permita la
configuración de control de acceso de cada elemento en particular. La mayor parte de los miembros
del eRoom son participantes, no tienen tareas administrativas y son responsables sólo de su propia
información de miembro y de los elementos que creen.
ƒ Observador: puede controlar la actividad del eRoom, pero no puede participar.

Si dispone de permiso para "crear eRooms", podrá crear eRooms para sus proyectos. Si crea un eRoom, será
su coordinador. Como coordinador, podrá asignar funciones cuando elija miembros o agregue miembros al
eRoom. También podrá cambiar las funciones de los miembros más adelante.

Consulte también: Acerca de las funciones personalizadas

Los grupos de eRoom son una forma de organizar conjuntos de miembros de eRoom. Por ejemplo, puede
pertenecer al grupo "Ventas". Como miembro de ese grupo, pasará automáticamente a ser miembro de todos
los eRooms a los que pertenezca el grupo Ventas.

Estructura del sistema


Cada sitio de eRoom se divide en comunidades de eRooms y/o miembros. Puede que el sitio tenga muchas
comunidades y que el usuario pertenezca a varias. Una de ellas es la comunidad principal, de la que el usuario
es un miembro nativo. Fuera de la comunidad principal, el usuario es un miembro invitado en el resto de
comunidades a las que pertenezca.

Por ejemplo, puede que en el sitio se organicen las comunidades en función del proyecto y, por tanto, sólo los
usuarios que trabajen en un mismo proyecto estarán en la misma comunidad. O bien, pueden organizarse por
departamentos o por situación geográfica, entre otras categorías. Si, por ejemplo, coopera en varios proyectos,
trabaja con otros departamentos o colabora con usuarios de distintos continentes, la pertenencia como
invitado le permite participar en varias comunidades.
El administrador del sitio administra el sitio y sus comunidades y puede delegar un conjunto de permisos de
administración de la comunidad en otros miembros.

Información adicional
Consulte estos temas para obtener más información básica acerca de eRoom:

ƒ Iniciar sesión en eRoom


ƒ Mis eRooms
ƒ Trabajar en el eRoom (vea la visita guiada)
ƒ El componente eRoom

Iniciar y cerrar sesión en eRoom


Iniciar sesión en eRoom
Para empezar a usar eRoom, ha de escribir su Nombre y Contraseña en los cuadros correspondientes de la
página de inicio de sesión que se abrirá cuando se dirija con el explorador a la página Mis eRooms, a un
eRoom al que haya sido invitado o del que sea miembro o a cualquier dirección URL del sitio, como las
páginas de administración del sitio o comunidad. Al hacer clic en "Aceptar", y si eRoom valida el nombre y la
contraseña, iniciará sesión en el sitio de eRoom.

Consulte también: Recuperación de la contraseña para obtener información sobre cómo se puede recuperar
la contraseña si se olvida.

Opción Guardar contraseña

Si tiene la opción de guardar la contraseña entre dos sesiones de eRoom, la casilla de verificación "Guardar
contraseña" aparecerá bajo el cuadro Contraseña de la página de inicio de sesión. Si marca esta opción, no
tendrá que introducir su contraseña cada vez que inicie sesión. No obstante, tenga en cuenta los riesgos de
seguridad que conlleva marcar esta casilla de verificación. Como la contraseña ya aparecerá rellena, un
usuario sin autorización podría obtener acceso a sus eRooms simplemente haciendo clic en "Aceptar" en la
página de inicio de sesión.

Nota: Si su sitio utiliza el botón Cerrar sesión, esta opción no estará disponible.

Opciones del cliente de eRoom

Puede utilizar eRoom sólo con el explorador, o bien (si utiliza Windows) con un componente de cliente
opcional para el explorador.
La mayor parte de las funciones de eRoom funcionan con o sin el componente, pero hay algunas diferencias.
Por ejemplo, el complemento proporciona una funcionalidad agregada como edición de texto enriquecido,
arrastrar y colocar en y desde el escritorio.

Cuando inicie sesión por primera vez en un sitio de eRoom, se abrirá la página Opciones de software,
preguntándole si desea trabajar con eRoom utilizando Sólo el explorador Web o el Software del
componente eRoom. (Puede cambiar este parámetro más adelante en la página Información de miembro).

ƒ Si elige "Sólo el explorador Web", irá directamente a la página de inicio de sesión sin instalar el
componente.
ƒ Si elige "Software del componente eRoom", se abrirá la página Instalación del componente eRoom y
se iniciará el programa que instala el cliente del componente eRoom. En el cuadro de diálogo
"Bienvenido a eRoom 7", haga clic en "Instalar". Una vez instalado el componente, el icono del
Monitor de eRoom ( ) aparecerá en la barra de tareas de Windows y se dirigirá a la página de inicio
de sesión.

Si ya utiliza el componente, es posible que se le solicite actualizar el cliente en su equipo al iniciar sesión en
eRoom cuando el sitio disponga de una versión más reciente. Siga las indicaciones para instalar el nuevo
cliente.

Recuperación de la contraseña
Si su sitio tiene activada la recuperación de la contraseña, la primera vez que inicie sesión en un sitio (o que
inicie sesión después de activar este parámetro), se abrirá la página Recuperación de la contraseña, en la que
se le pedirá que elija una pregunta personal y proporcione una respuesta a dicha pregunta. Este procedimiento
tiene por fin el que eRoom pueda ayudarle a recuperar su contraseña si, en el futuro, no es capaz de
recordarla. Tras elegir una pregunta, indicar una respuesta y hacer clic en "Aceptar", se activará la
recuperación de la contraseña.

Puede omitir este paso haciendo clic en "Cancelar". (Puede seguir este procedimiento más adelante en la
página Información de miembro, como se describe más adelante).

Nota: Para poder usar la función de recuperación de la contraseña, la cuenta de eRoom debe tener una
dirección de correo electrónico válida y exclusiva. Si no tiene una dirección con estas características cuando
inicie sesión por primera vez, la página Recuperación de la contraseña le pedirá que indique una antes de que
pueda elegir una pregunta personal y proporcionar una respuesta a ésta.

Para recuperar la contraseña:

1. En la página de inicio de sesión, haga clic en "¿Ha olvidado la contraseña?".


2. En la página Recuperación de la contraseña, indique la dirección de correo electrónico asociada a la
cuenta de eRoom y haga clic en "Aceptar".

eRoom mostrará un mensaje indicándole que consulte su bandeja de entrada de correo electrónico,
donde encontrará un mensaje de eRoom con un enlace e instrucciones que le permitirán iniciar sesión
y restablecer la contraseña.
Cerrar sesión en eRoom
Para terminar la sesión de eRoom, sólo tiene que cerrar la ventana del explorador. Con ello cerrará sesión y
finalizará su conexión con el sitio.

Si el botón para cerrar la sesión está activado en el sitio, aparecerá delante de los botones de herramientas, en
la parte derecha de la barra de control. En este caso, puede hacer clic en "cerrar sesión" para terminar la
sesión de eRoom desde cualquier página de eRoom que tenga una barra de control, incluida la página Mis
eRooms, a excepción de las páginas de asistentes, configuración o cuadros de diálogo.

Si utiliza el cliente del componente eRoom, eRoom solicitará que actualice el cliente de eRoom la primera
vez que inicie sesión con esta función activada. Siga las indicaciones para actualizar el cliente del
componente y, a continuación, eRoom iniciará la sesión.

Al hacer clic en "cerrar sesión" ocurre lo siguiente:

• se termina la sesión de eRoom y se elimina del equipo local todo rastro de su nombre de inicio de
sesión, contraseña y cliente (ya sea explorador o componente). En este caso, debe volver a introducir
su nombre de inicio de sesión y contraseña cada vez que inicie sesión en eRoom, así como elegir si
desea utilizar el componente o sólo el explorador.
• (sólo con el componente) se eliminan todos los archivos en caché y los archivos descargados para
visualización o edición. En este caso se supone que utiliza la versión mínima requerida del
componente. Si el sitio se actualizó de una versión anterior de eRoom, lo más probable es que se le
pidiera actualizar el cliente la primera vez que inició sesión después de la actualización. Si no utiliza
la versión mínima requerida del componente, estos archivos no se eliminarán al cerrar la sesión.

Si no ha cargado ningún archivo que hubiera descargado y modificado, aparecerá un mensaje para
preguntarle si desea mantener abierta la sesión (opción inicial) o abandonar los cambios y cerrar la
sesión. Si decide cerrar la sesión, los archivos se eliminarán, las reservas de edición se liberarán y se
cerrará su sesión. No obstante, si hay algún archivo abierto en una aplicación que mantenga bloqueado
el archivo (como una aplicación de Microsoft Office), no se podrá efectuar el cierre de sesión. En ese
caso, debe omitir el error, cerrar la aplicación y el archivo y, a continuación, hacer clic en "cerrar
sesión" de nuevo.

El cierre de sesión no afecta a los archivos de la carpeta Archivos de eRoom para la edición sin
conexión (es decir, los archivos reservados explícitamente para edición mediante la página Control de
acceso).
• se muestra la página Cerrar sesión, donde se confirma que la sesión de eRoom ha finalizado y se
incluye un enlace a la página Inicio de sesión de eRoom.

Información de miembro
eRoom conserva la información de miembro de todos sus miembros. Puede cambiar su propia información,
como la contraseña, dirección de correo electrónico, pregunta personal y opción de cliente, pero, a menos que
sea administrador o disponga de los permisos adecuados, lo único que podrá hacer con la información de los
demás miembros es verla.
Consulte también: Administrar miembros para obtener más información sobre la información de
miembros y la administración de la pertenencia a eRoom.

Para obtener información de miembro:

ƒ Para abrir su propia página Información de miembro, diríjase a la página Mis eRooms y haga clic en
.
ƒ Para abrir la página Información de miembro referente a sí mismo o a otro miembro, en una página de
lista de miembros, haga clic en un nombre de miembro o, si dispone de derechos de edición, en el
icono de edición ( ) situado junto a éste.

Si el miembro forma parte de un grupo, haga clic en el nombre del grupo y, a continuación, en el
nombre del miembro.

Para cambiar la contraseña:

Una vez que haya iniciado sesión en el sitio, y si dispone del permiso necesario para cambiar la contraseña,
podrá hacerlo en su página Información de miembro. De igual modo, si tiene el permiso necesario para
cambiar la contraseña de otros miembros de la comunidad, podrá hacerlo en las páginas Información de
miembro de dichos miembros.

1. En su página Información de miembro, haga clic en el botón "Cambiar contraseña".


2. En la página Cambiar contraseña, escriba la contraseña Antigua.
3. Escriba la nueva contraseña dos veces (Nueva y Otra vez).
4. Haga clic en "Aceptar".

Dependiendo de las normas de creación del sitio, eRoom podría solicitarle que cambie la contraseña. En ese
caso, la página Cambiar contraseña se abrirá automáticamente.

Para cambiar la dirección de correo electrónico:

Siempre que en la comunidad no se requieran direcciones de correo electrónico para los nombres de inicio de
sesión, puede cambiar su dirección de correo electrónico editando el cuadro de texto de su página
Información de miembro.

O bien, si la recuperación de la contraseña está activada en el sitio (y en su comunidad no se utilizan


direcciones de correo electrónico para los nombres de inicio de sesión ni el botón opcional para cerrar la
sesión), puede cambiar la dirección de correo electrónico haciendo clic en el botón "Cambiar" de su página
Información de miembro. A continuación, en la página "Cambiar dirección de correo electrónico":

1. Escriba su Contraseña.
2. Escriba su nueva dirección de Correo electrónico.
3. Haga clic en "Aceptar".
Para cambiar la pregunta personal:

Si su sitio tiene activada la recuperación de la contraseña, puede cambiar su pregunta personal haciendo clic
en el botón "Cambiar pregunta personal" de la página Información de miembro. En la página "Cambiar la
pregunta personal":

1. Escriba su Contraseña.
2. Elija una Pregunta en la lista desplegable.
3. Escriba una Respuesta.
4. Haga clic en "Aceptar".

Para cambiar la opción de cliente (usar el componente eRoom o sólo el explorador):

1. En la página Mis eRooms, haga clic en .


2. En su página Información de miembro, realice una de las acciones siguientes:

o Marque la casilla de verificación "Utilizar software del componente eRoom" para comenzar a
utilizar el componente eRoom.
o Quite la marca de la casilla para dejar de utilizar el componente y empezar a utilizar
únicamente el explorador.

3. Haga clic en "Aceptar".

o Si es la primera vez que utiliza el componente, eRoom abrirá la página Instalación del
componente eRoom e iniciará su instalación. En el cuadro de diálogo "Bienvenido a eRoom
7", haga clic en "Instalar". eRoom instala el componente en el equipo. Puede que se le pida que
reinicie el equipo cuando termine.
o Si no es la primera vez que utiliza el componente, volverá a la página Mis eRooms o se le
pedirá que actualice el cliente (en caso de estar disponible una nueva versión).
o Si utiliza únicamente el explorador, volverá a la página Mis eRooms.
Visita guiada
Cuando cree o visite un eRoom, verá algo parecido a esto:

Gráfico de titular

Un titular que se muestra a lo largo de la parte superior de todas las páginas del eRoom. Puede ser un gráfico
personalizado o el gráfico de titular predeterminado.

Sugerencia: para saber si está utilizando el componente, sitúe el puntero sobre el gráfico de titular en
cualquiera de las páginas de eRoom para ver una información de pantalla al respecto.

Barra de control

Bajo el titular se muestra la barra de control, que contiene la ruta (alineada a la izquierda) y los botones de
herramienta (alineados a la derecha).
Casi todas las páginas de eRoom tienen una barra de control, incluida la página Mis eRooms.

Ruta de exploración

En la barra de control, una ruta le muestra un seguimiento de la ubicación en el eRoom (como un rastro de migas de pan). Haga
clic en los enlaces de la ruta para desplazarse por el eRoom de la siguiente forma:

Abre el elemento principal del elemento actual. Desde la página principal (superior)
del eRoom, pasa a la página Mis eRooms.
Mis eRooms > Abre la página Mis eRooms.
nombre del eRoom Abre la página principal del eRoom.
>
nombre del Abre el elemento.
elemento >[...]

Botones de herramientas

En el extremo derecho de la barra de control, las páginas del eRoom tienen los siguientes botones de
herramientas:

cerrar sesión Haga clic para cerrar la sesión de eRoom.


(opcional)

Nota: El botón para cerrar la sesión es opcional y puede que no esté activado en su
sitio. En ese caso, simplemente cierre la ventana del explorador para terminar la
sesión de eRoom.
Si hay elementos sin leer en el eRoom, haga clic en este botón para abrir el siguiente
elemento marcado como no leído ( ). Haga clic varias veces para desplazarse por
toda la información nueva del eRoom.
Haga clic en este botón para abrir el intercomunicador y poder hablar con otros
miembros del eRoom o bien enviarles una alerta para que se le unan.
Haga clic en este botón para enviar un mensaje de alerta por correo electrónico a otros
miembros.
Haga clic en este botón para abrir la Ayuda de eRoom.
Coloque el puntero sobre estos iconos para ver los nombres de los miembros que
están actualmente en el eRoom; haga clic para abrir el intercomunicador y conversar
con ellos.

El mapa

La primera vez que se abre el eRoom, la página muestra un panel lateral, llamado mapa, en el que inicialmente se muestra un
árbol que puede expandirse con todos los elementos de la página principal del eRoom.
El mapa estará visible a menos que lo oculte.
Cuando se
muestre el árbol de elementos en el mapa, podrá
hacer lo siguiente:

ƒ Hacer clic con el botón secundario en los


iconos de elementos para que se vea un
menú emergente de comandos.
ƒ Arrastrar o colocar elementos desde o
hasta el mapa.
ƒ Hacer clic en el nombre del eRoom para
abrir la página principal.
ƒ Hacer clic en el icono o nombre de un
elemento para abrirlo. Una barra con
sombreado se resaltará y le indicará el lugar
en el que está.

ƒ Hacer clic en para expandir el árbol y ver


el contenido de los elementos.
ƒ Hacer clic en para contraer el árbol y
ocultar el contenido de los elementos.
ƒ Hacer clic en en la barra de encabezado
para cerrar el mapa.
Cuando el mapa está cerrado, el borde estará
contraído en el extremo izquierdo de la ventana
del eRoom.

Cuando sitúe el puntero sobre el borde del mapa


cerrado, éste "brillará" alternando entre azul claro
y azul oscuro.

ƒ Para abrir el mapa cerrado, haga clic en


cualquier lugar del borde.
Si el mapa está abierto y sitúa el puntero sobre el
botón , brillará el fondo del mapa.

El borde derecho del mapa abierto también brilla


si sitúa el puntero encima de él.
El mapa tiene dos tamaños: normal y ancho.

ƒ Cuando se abra el mapa a tamaño normal,


haga clic en el borde para ensancharlo.
ƒ Cuando se abra el mapa a tamaño ancho,
haga clic en el borde para cerrarlo.
ƒ Cuando el mapa esté cerrado, haga clic en
el borde para que se abra a tamaño normal.

Cuando el mapa está abierto, puede alternar entre tres paneles:

ƒ Haga clic en para que se muestre el árbol de elementos del mapa.


ƒ Haga clic en para que se muestre el formulario de búsqueda rápida.
ƒ Haga clic en para ver una lista de todas las tareas abiertas de las bases de datos y los planes de
proyecto del eRoom.

Panel de tareas

eRoom le ayuda a organizar el tiempo ya que reúne las tareas y las muestra en una lista en el mapa. En el
panel de tareas se muestra una lista de todas sus tareas en todas las bases de datos y planes de proyecto del
eRoom.

Una tarea de base de datos pertenece al usuario en cualquiera de estos casos:

ƒ Su aprobación está pendiente de una entrada con al menos un campo cuya categoría sea de aprobación
por el propietario.
ƒ Si la aprobación no está pendiente de una entrada, pero en dicha entrada se le designa en, al menos un
campo, como miembro de propietario y que, en al menos una fecha de vencimiento, no se ha marcado
como completada.

Una tarea de plan de proyecto pertenece al usuario si se ajusta a estos criterios:

ƒ El usuario es un recurso.
ƒ La fecha de inicio está dentro de los tres días siguientes o anteriores.
ƒ El progreso es inferior al 100%, es decir, no está terminada.

Se omiten los hitos del plan de proyecto. Se muestran el nombre de la tarea de proyecto y, si el panel está a
tamaño ancho, la fecha de finalización. Si la tarea está atrasada, la fecha de finalización aparecerá en rojo.
Al igual que ocurre con los elementos de una lista de resultados de la búsqueda, puede arrastrar tareas fuera
de la lista de tareas pero no hasta ésta.

Consulte también: Para buscar utilizando el formulario de búsqueda rápida del mapa

Título y créditos de la página

Bajo la ruta, el título de la página se mostrará en negrita, con un icono de edición si dispone de derechos de
edición para el eRoom o para el elemento. Debajo del título, los créditos de la página indican qué página es y
cuándo se creó. En caso de ser un elemento, los créditos también indican el miembro que lo creó (el
propietario).

Consulte también: Contactar con otro miembro del eRoom

Barra de botones

En la página principal del eRoom, bajo el título de la página y los créditos, la barra de botones tiene los
siguientes controles:

Botón Acción
Haga clic aquí para crear elementos.
Haga clic aquí para buscar en el eRoom.
Haga clic en este botón para abrir la página de eventos del eRoom.
Haga clic en este botón para abrir la página de la lista de miembros del eRoom.
En esta página puede editar su información de miembro, ver información sobre
otros miembros o, si es un coordinador, administrar la pertenencia al eRoom.

En la página de elementos y la página de la lista de miembros del eRoom, la barra de botones incluye sólo los
controles específicos de contexto y los que pueda utilizar porque dispone de los derechos apropiados. Por
ejemplo, la barra de botones de una página de discusión solo contiene el botón "iniciar un nuevo tema"; si es
el coordinador (o un administrador) del eRoom, la barra de botones de la papelera de reciclaje tendrá el botón
"Vaciar papelera de reciclaje".

Cuadro de elementos

El cuadro de elementos se encuentra a la derecha del mapa, debajo del título, los créditos, la barra de botones y cualquier
información de estado, mensaje de bienvenida o descripción del elemento. En el cuadro se muestra el contenido del eRoom o del
elemento actual (anexos, entradas de bases de datos, temas de discusión, etc.).

En el cuadro de elementos puede crear y manipular (ver, editar, mover, eliminar, etc.) elementos.
eRoom dispone de
elementos integrados para realizar el trabajo, como carpetas, calendarios, notas y enlaces. Puede desplazarse por el
eRoom utilizando el cuadro de elementos si hace clic en los iconos o nombres.

Sipuede abrir elementos que estén ocultos a otros miembros, se enumerarán en un área aparte del cuadro de
elementos llamada "Sus elementos ocultos". Los elementos ocultos que puede abrir suelen aparecer en el
mapa, en los resultados de búsqueda, en mensajes de correo electrónicos de notificación, etc.
Barra de comandos

La barra de comandos se muestra en la parte inferior de un cuadro de elementos (o un cuadro de anexos).


Contiene comandos de eRoom, además de botones de herramientas para cambiar la vista de elementos.

Menús emergentes

Los comandos de eRoom también están disponibles en menús emergentes. Para ver uno, haga clic con el
botón secundario en un icono del mapa, en el cuadro de elementos o en un área vacía del cuadro de
elementos. Para ver el menú emergente del eRoom, vaya al mapa y haga clic con el botón secundario en el
icono que hay a la izquierda del nombre del eRoom.

Papelera de reciclaje

A menos que el coordinador del eRoom haya desactivado esta función, la página principal del eRoom
dispondrá de una papelera de reciclaje similar a la del escritorio de Windows. Con una papelera de reciclaje,
los elementos que se borren pasarán a ésta y permanecerán allí hasta que se copien o restauren, o bien, hasta
que sean eliminados de la papelera. Sin papelera de reciclaje, los elementos eliminados se quitarán
permanentemente del eRoom.

Los coordinadores pueden ver todos los elementos de la papelera de reciclaje, pero si la abre el usuario, verá
los elementos que éste haya borrado además de los elementos de la lista Abrir que se hayan definido como
"Todos los miembros que puedan acceder a él" cuando se eliminaron. En la papelera de reciclaje puede:

ƒ Seleccionar todos los elementos de la papelera.


ƒ Copiar los elementos para pegarlos fuera de la papelera.
ƒ Restaurar elementos de la papelera y devolverlos al lugar del que se eliminaron.
ƒ Si el coordinador ha activado esta opción, Eliminar permanentemente elementos de la papelera.

Nota: También puede arrastrar y colocar elementos del eRoom desde y hasta la papelera.

En la papelera de reciclaje sólo se guardan elementos del nivel de página como carpetas, temas, bases de
datos, entradas de bases de datos, etc. Los elementos del eRoom que estén por debajo del nivel de página,
como comentarios y encuestas incrustadas, no se mostrarán en la papelera de reciclaje.

Contactar con otro miembro del eRoom


En hilos de comentarios, anuncios y créditos de propietarios para todos los elementos de eRoom (por
ejemplo, "una base de datos creada por Juan"), se muestra un icono de miembro. ).

Si hace clic en el icono de un miembro, se mostrará un menú con las siguientes opciones:

ƒ Contactar mediante correo electrónico: abre el cliente de correo electrónico registrado con el
sistema operativo y crea un nuevo mensaje. Si el miembro tiene una dirección de correo electrónico,
ésta aparecerá en el campo "Para".
ƒ Ver información: muestra la Pagina de información de miembro del miembro en cuestión.

Tareas básicas de eRoom


Tarea Acción
Abrir un elemento. Haga clic en el mapa o en el cuadro de elementos.
Crear un elemento. En la barra de botones, haga clic en , o en la variante específica
del contexto (como "nueva entrada" o sólo "crear").

O bien, en la barra de comandos, haga clic en "crear" o en la variante


específica del contexto.

También puede hacer clic con el botón secundario en un área vacía del
cuadro de elementos para que se muestre el menú emergente y, a
continuación, seleccione "Crear elemento".
Ver todos los comandos. En la barra de comandos, haga clic en "comandos".
Manipular un elemento. Haga clic con el botón secundario en el elemento y seleccione un comando
en el menú emergente.
Manipular varios elementos. En la barra de comandos, haga clic en el botón "ver detalles" ( ), o
bien haga clic en "comandos". De esta forma se muestran los elementos en
una lista detallada con casillas de verificación.

Marque ( ) los elementos que desee manipular.

A continuación, haga clic con el botón secundario y seleccione un


comando o haga clic en un comando de la barra de comandos.
Mover un elemento. Haga clic con el botón secundario en el elemento y seleccione "cortar" o
"copiar" en el menú emergente. Vaya hasta donde desee colocar el
elemento y seleccione "pegar" en el menú emergente.

También puede arrastrar y colocar.


Vaya a la página principal del En la parte superior del mapa, haga clic en el nombre del eRoom.
eRoom.
O bien, en la ruta, haga clic en el nombre.
Solicitar ayuda en pantalla. Haga clic en (ayuda) en la barra de control.

Controles opcionales de eRoom


Dependiendo del tipo de elemento, muchas páginas de eRoom disponen de controles opcionales, que pueden
activarse o desactivarse al crear o editar el elemento.

Control Acción
Haga clic aquí para enviar avisos o noticias acerca del proyecto.
Haga clic aquí para crear notas o dar ideas acerca del contenido de una
página.
Haga clic aquí para votar en un área de comentarios sin crear un nuevo
elemento de encuesta. Se abrirá el asistente Crear una encuesta.

Incluir espacio para comentarios y votos es una opción de la mayoría de elementos de eRoom. Una vez se
haya activado esta opción, las páginas de elementos contendrán los botones "agregar un comentario" y
"votar".

Incluir cuadro para anexos es una opción de algunos elementos de eRoom (como notas, planes de proyectos,
bases de datos, eventos de calendario y escritorios). Cuando se encuentre activada, las páginas de elementos
contendrán áreas de anexos, que son cuadros de elementos sin una barra de botones. Se crearán y
manipularán elementos en cuadros para anexos del mismo modo que en cuadros de elementos (como en
carpetas y en páginas principales de eRoom).

Comandos de eRoom
Para ver todos los comandos de la barra de comandos, haga clic en "comandos". Para ver un menú emergente,
haga clic con el botón secundario en un elemento o en un área vacía de un cuadro de elementos o cuadro para
anexos.

Nota para los usuarios de equipos Apple: En Netscape 7, el menú que aparece al hacer clic con el botón
secundario funciona como se describe aquí. En Internet Explorer para Mac y el explorador Safari de Apple,
para que se muestre ese menú, es necesario presionar OPCIÓN y hacer clic. Ya que los ratones de los equipos
de Macintosh sólo tienen un botón, es posible abrir un menú del tipo "botón secundario" si se presiona CTRL
y se hace clic. Si el equipo Macintosh dispone de un ratón con dos botones, el botón secundario funcionará
del mismo modo.

Comando Dónde Descripción


Ver Menú emergente Abre un elemento para visualizarlo.

En el caso de un eRoom, abre la página principal.


Editar Menú emergente Sólo con el componente: En el caso de un archivo,
lo reserva para edición, lo abre en el editor, carga los
cambios automáticamente y libera las reservas
cuando haya terminado.

Sólo en el explorador: En el caso de un archivo,


pregunta si desea editarlo, sustituirlo o cambiarle el
nombre.

Con cualquier otro elemento, abre la página Editar


del elemento (o el asistente Editar) para que pueda
modificar las propiedades.
En el caso de un eRoom, abre la página Editar
eRoom.
Cambiar nombre Menú emergente Abre la página Cambiar el nombre del elemento para
que pueda dar un nuevo nombre al elemento.
Crear elemento Barra de comandos y menú Abre la página Crear para que pueda seleccionar el
emergente tipo de elemento que desea crear.
Agregar archivo Barra de comandos y menú Abre la página Agregar archivo para que se pueda
emergente buscar en el equipo el archivo que desea agregar,
crear un archivo en eRoom (sólo en el componente),
decidir si desea realizar un seguimiento de las
versiones del archivo, crear un borrador privado de
un archivo o cargar otro archivo justo después de
éste.
Seguir versiones Menú emergente (sólo para los Activa el seguimiento de versiones del archivo no
elementos de archivos) enlazado.
Mostrar versiones Menú emergente (sólo con Abre la página de versiones del archivo, en la que se
archivos que tengan activado el muestra información acerca de la versión actual, un
seguimiento de versiones de cuadro de elementos en el que se enumeran todas las
eRoom) versiones (Historial de versiones) y un área para ver
o registrar notas de versión. En la sección Notas de
versión, también puede desactivar el seguimiento de
versiones o votar.
Vista de impresión Barra de comandos para bases Abre una página de vista de impresión que sólo
de datos, planes de proyecto y muestra la base de datos, el escritorio o el contenido
calendarios del plan de proyecto. Se omiten los controles
específicos en línea como el mapa, los iconos y los
botones. Puede seguir las instrucciones (que no sean
de impresión) en una página de vista de impresión
para imprimir el contenido de una base de datos,
escritorio o elemento de plan de proyecto.
Control de acceso Barra de comandos y menú Abre la página Control de acceso del elemento que
emergente haya seleccionado. Si dispone de derechos de edición
para ese elemento, puede modificar las listas de
acceso. En esas listas se especifica qué tipo de acceso
tiene cada uno. Si selecciona varios elementos, puede
definir el control de acceso de todos a la vez.
Notificación Barra de comandos y menú Abre la página Notificación del elemento que haya
emergente seleccionado. Permite especificar la frecuencia, si es
posible, con la que desea que eRoom le envíe una
notificación cada vez que el elemento seleccionado
sufra cambios.

En el caso de un eRoom, puede cambiar la


configuración de la notificación de todo el eRoom.
Campos Barra de comandos y menú Abre la página Editar campos personalizados del
personalizados emergente de elemento elemento que haya seleccionado. Si dispone de
derechos de edición para el elemento, puede
especificar valores para propiedades de elementos
personalizadas, como el estado o la prioridad. Este
comando sólo aparece si el administrador ha definido
campos personalizados para los elementos del
eRoom.
Seleccionar todo Barra de comandos Marca las casillas de verificación de todos los
elementos del cuadro de elementos.
Cortar Barra de comandos y menú Marca un elemento para moverlo. El nombre del
emergente elemento que se corta aparecerá atenuado en el
cuadro de elementos y en el mapa hasta que lo pegue,
ya sea en el eRoom como en otro eRoom dentro del
mismo sitio.

Nota: Si mueve un elemento a un eRoom en un


servicio distinto, utilice la misma ventana del
explorador para los comandos Cortar y Pegar.
Copiar Barra de comandos y menú Realiza una copia del elemento seleccionado y la
emergente coloca en el portapapeles del eRoom. A continuación
puede pegarla donde desee dentro del mismo sitio.

Nota: Si copia un elemento a un eRoom en un


servicio distinto, utilice la misma ventana del
explorador para los comandos Copiar y Pegar.
Copiar enlace Barra de comandos y menú Crea un enlace al elemento seleccionado y lo coloca
emergente en el portapapeles. A continuación puede pegar el
enlace donde desee dentro del eRoom o en otro
eRoom dentro del mismo sitio.
Pegar Barra de comandos y menú Coloca en una nueva ubicación dentro del eRoom
emergente elementos o enlaces cortados o copiados del mismo
eRoom o de otro distinto dentro del mismo sitio.

Nota: Si pega un elemento a un eRoom en un


servicio distinto, utilice el comando Pegar de la
misma ventana del explorador en la que haya cortado
o copiado el elemento.
Eliminar Barra de comandos y menú Después de la confirmación, se moverán los
emergente elementos seleccionados a la papelera de reciclaje, si
el eRoom dispone de una.

Nota: Si el eRoom no dispone de ninguna papelera


de reciclaje, los elementos eliminados no podrán
recuperarse. En ese caso, utilice el comando "cortar"
si desea pegar el elemento en cualquier otro sitio.
Restaurar Barra de comandos y menú Copia automáticamente los elementos seleccionados
emergente (sólo en la papelera y los pega en el contenedor del que se eliminaron. Si
de reciclaje) eRoom no puede completar la operación de
restauración por cualquier motivo (por ejemplo, si
cambia el control de acceso o si el contenedor
principal se ha eliminado), puede copiar y pegar
elementos para restaurarlos manualmente.
Marcar como leído Barra de comandos y menú Quita la marca de no leído ( ) que haya junto a los
emergente elementos seleccionados. Si no hay elementos
seleccionados, se quitará la marca de no leído de
todos los elementos del cuadro de elementos.

En el caso de un eRoom, marca todos los elementos


como leídos.
Marcar como no Barra de comandos y menú Coloca una marca de no leído ( ) junto al elemento
leído emergente seleccionado. Si no hay elementos seleccionados,
colocará la marca de no leído junto a todos los
elementos del cuadro de elementos.

Mis eRooms
Al iniciar sesión en un sitio, Mis eRooms es una ubicación central para el acceso a eRooms, a la
configuración administrativa si es un administrador de comunidad o de sitio, y a listas de miembros si cuenta
con permiso de apertura, así como a escritorios que resumen información de bases de datos, planes de
proyecto y calendarios de eRoom.

Mis eRooms tiene las dos fichas siguientes: eRooms y Escritorios.

Desde Mis eRooms, puede:


ƒ Buscar eRooms o elementos en el sitio (haga clic en ).
ƒ Crear eRooms, siempre que disponga de permiso para ello (haga clic en ).
ƒ Acceder a la página Información de miembro (haga clic en ).
ƒ Acceder a la configuración de administración y a listas de miembros, si tiene los permisos adecuados.
ƒ En la ficha eRooms de Mis eRooms, revisar el estado de los eRooms activos y organizar el modo en
que se muestran.
ƒ En la ficha Escritorios de Mis eRooms, revisar los escritorios y organizar el modo en que se muestran.

Para abrir Mis eRooms, siga uno de estos procedimientos:

ƒ Haga clic en "Mis eRooms" en la barra de control de un eRoom.


ƒ (sólo en el componente) Haga clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y seleccione "Mis eRooms
(nombre del sitio)" en el menú emergente.
ƒ Vaya a la dirección URL de base del sitio (nombreservidor/eRoom) utilizando un enlace o un
marcador.

Ficha eRooms
La ficha eRooms de Mis eRooms le proporciona acceso a todos los eRooms de los que sea miembro y en
todas las comunidades a las que pertenezca. Si es un administrador, la ficha eRooms también le proporcionará
enlaces a la configuración del sitio o la comunidad, así como a las listas de miembros de la comunidad.

La ficha eRooms se divide en las secciones siguientes:

ƒ Sección eRooms activos: en esta sección se muestran enlaces a todos los eRooms que haya visitado o
que haya agregado a esta sección manualmente. Una marca de no leído ( ) aparecerá junto a todos los
eRooms que tengan información nueva. También se mostrará información sobre el estado, si la hay:
estado del semáforo, estado básico, estado completo (haga clic en para expandir la información de
estado o en para contraerla).
ƒ Sección Administración: en esta sección se muestran enlaces a todas las listas de miembros y
configuraciones del sitio o de la comunidad a los que el usuario tenga acceso.
ƒ Sección Todos mis eRooms: en esta sección se muestran todos los eRooms a los que el usuario
pertenece y en qué comunidad está cada uno. Los nombres de los eRooms son enlaces a los eRooms
en sí. También aparecen las descripciones de los eRooms, si las hay en las configuraciones de los
eRoom. También se muestran las casillas de verificación de los eRooms activos. Puede marcar o
quitar la marca de las casillas de verificación para agregar eRooms o quitar eRooms en la sección
"eRooms activos" de Mis eRooms.

Organizar los eRooms

En la ficha eRooms de Mis eRooms, puede reordenar y agrupar los eRooms activos. Por ejemplo, podría
querer agrupar los eRooms por organizaciones funcionales (tales como Ingeniería, Recursos humanos o
Administración de productos).
Para organizar la sección eRooms activos de Mis eRooms:

1. En la ficha eRooms de Mis eRooms, haga clic en para abrir la página "Organizar mis
eRooms".

o Cree grupos de eRooms activos con subencabezados mediante la opción "Agregar


subencabezado". En la página Agregar subencabezado, especifique el título y el estilo del
nuevo subencabezado y, a continuación, haga clic en "Aceptar". En la página Organizar mis
eRooms, el título del subencabezado aparecerá en la lista.
o Quite los eRooms que no desee que aparezcan en la lista como eRooms activos o cualquier
subencabezado que quiera eliminar; para ello, seleccione el eRoom o subencabezado y haga
clic en "Quitar".

Nota: También puede quitar un eRoom de la sección eRooms activos de la ficha eRooms si quita la marca
de la casilla de verificación de la sección Todos mis eRooms.

o Coloque los eRooms activos y los subencabezados en el orden que desee que aparezcan
enumerados en la sección eRooms activos. Seleccione un eRoom o subencabezado y haga clic
en "Subir" o "Bajar" para cambiar la posición en la lista.

2. Cuando termine de ordenar la lista de eRooms activos, haga clic en "Aceptar".

Ficha Escritorios
En la ficha Escritorios de Mis eRooms, puede mostrar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan
de proyecto. Estos escritorios se pueden agregar a través de la configuración de notificación.

Aunque no hay controles en Mis eRooms para agregar escritorios, éstos se pueden quitar a través de la página
Organizar o bien haciendo clic en en la misma línea que el nombre del escritorio. Al quitar un escritorio de
Mis eRooms también se quita la marca de la casilla de verificación de notificación correspondiente al mismo.

En el elemento de escritorio, si se hace clic en junto al nombre, se edita el escritorio. En un escritorio de


base de datos integrado mostrado en Mis eRooms, si hace clic en se edita la base de datos que resume.

Al hacer clic en el nombre de un escritorio, éste se abre en el eRoom en el que se encuentra. En el caso de un
escritorio integrado, se abre en la página de resumen la base de datos que resume.

Organizar los escritorios

En la ficha Escritorios de Mis eRooms, puede reordenar y agrupar los escritorios. Por ejemplo, podría desear
agrupar los escritorios según el proyecto o por tipo de escritorio (bases de datos, calendarios y planes de
proyecto).
Para organizar la ficha Escritorios de Mis eRooms:

1. En la ficha Escritorios de Mis eRooms, haga clic en para abrir la página "Organizar mis
escritorios".

o Cree grupos de escritorios con subencabezados mediante la opción "Agregar subencabezado".


En la página Agregar subencabezado, especifique el título y el estilo del nuevo subencabezado
y, a continuación, haga clic en "Aceptar". En la página Organizar mis escritorios, el título del
subencabezado aparecerá en la lista.
o Quite los escritorios que no desee que aparezcan en la lista o cualquier subencabezado que
quiera eliminar; para ello, seleccione el escritorio o subencabezado y haga clic en "Quitar".

o Coloque los escritorios y subencabezados en el orden en el que desee que aparezcan en la ficha
Escritorio. Seleccione un escritorio o subencabezado y haga clic en "Subir" o "Bajar" para
cambiar la posición en la lista.

2. Cuando termine de ordenar la lista de escritorios, haga clic en "Aceptar".

El componente eRoom
Puede usar eRoom sólo con el explorador o, si utiliza Windows, con un componente de explorador opcional.
Aunque la mayoría de las características funcionan igual tanto si utiliza eRoom con el componente como si lo
hace sólo con el explorador, en este tema se describen algunas que sólo están disponibles con el componente:

ƒ Editar texto enriquecido


ƒ Monitor de eRoom (configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook)
(configurar el Monitor de eRoom para sincronizar eventos de calendario y bases de datos de tareas de
eRoom con Outlook)
ƒ Crear archivos en eRoom (en el tema Archivos)

Para saber si está usando el componente, mueva el puntero del ratón sobre el gráfico de titular situado en la
esquina superior izquierda de cualquier página de eRoom y aparecerá una información de pantalla al respecto.

Consulte también:

ƒ Opciones del cliente de eRoom (en el tema Iniciar y cerrar sesión en eRoom) para obtener más
información sobre la forma de instalar o actualizar el componente y de cambiar la opción de cliente.

ƒ Editar y reservar archivos (en el tema Archivos) para obtener información sobre el trabajo con
archivos.
ƒ Utilizar arrastrar y colocar en eRoom (en el tema Trabajar con elementos) para obtener información
sobre arrastrar y colocar elementos de eRoom en el escritorio.
Editar texto enriquecido
El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, insertar imágenes y enlaces y comprobar la
ortografía. Si el sistema admite caracteres de doble byte (asiáticos), el RTE los aceptará y mostrará
correctamente.

Cuando pegue en el RTE texto que tenga una sola fuente o un solo tamaño, eRoom aplicará la fuente o
tamaño predeterminados (Trebuchet MS de 10 puntos) al texto pegado, en lugar de conservar la información de
fuente de éste. Con ello se mejora la legibilidad del texto del eRoom, ya que tendrá un aspecto coherente. No
obstante, si hay variaciones en el tipo y tamaño dentro de la misma familia de fuentes, dichas variaciones se
mantienen. Así, por ejemplo, si pega en el RTE texto que esté todo en Times New Roman de 12 puntos y
algunas palabras están en negrita, eRoom conservará la negrita en esas palabras pero convertirá todo el texto a
la fuente predeterminada de eRoom (Trebuchet MS de 10 puntos).

Nota: Si pega texto en una sección de texto de doble byte, el RTE no cambiará la fuente, ya que no dispone
de fuentes predeterminadas para ese tipo de texto.

Si utiliza eRoom sólo con el explorador, el formato estándar para editar páginas y cuadros de texto es texto
sin formato. Si utiliza eRoom sin el componente y edita texto que tenga formato creado con el RTE (como
imágenes, hipervínculos o cambios de fuente), eRoom conserva el texto con formato, pero muestra este
mensaje (de sólo lectura): Este campo contiene texto con formato, que sólo se puede editar con el software del
componente eRoom. Al editar el mismo texto con el componente, el texto con formato se muestra tal y como
se creó.

La barra de herramientas del RTE

Para identificar los botones de la barra de herramientas del RTE, mueva el ratón sobre un botón para ver su
nombre en forma de información de pantalla.

Icono Nombre Haga clic para


Insertar Agregar un enlace. También puede arrastrar y colocar o copiar y pegar enlaces en el
enlace editor de eRoom. Para convertir un gráfico en enlace, seleccione dicho gráfico, haga
clic en el botón Insertar enlace e introduzca la dirección URL.
Insertar Agregar gráficos a una página y elegir un archivo en formato BMP, GIF o JPEG. Los
gráfico gráficos aparecen alineados con el texto circundante. Puede cambiar la alineación
haciendo doble clic en el gráfico y utilizando el cuadro de diálogo Posición del
gráfico para alinear el gráfico a la izquierda o a la derecha, con el texto a su alrededor.
En el editor, el texto no se coloca alrededor de los gráficos, pero sí en la página.
Comprobar Comprobar la ortografía.
ortografía
Portapapeles Ver un menú desplegable con comandos de edición del portapapeles.
Comprobar la ortografía

Cuando está comprobando la ortografía mediante el RTE y eRoom encuentra un posible error, se abre el
cuadro de diálogo "Comprobar ortografía". La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar, con una
sugerencia alternativa en el cuadro A. Puede editar la palabra en el cuadro A o bien seleccionar una palabra
en la lista. Los comandos de ortografía son los siguientes:

Comando Descripción
Cambiar Cambia la palabra seleccionada por la del cuadro A.
Ignorar Deja la palabra seleccionada tal y como está.
Agregar al Agrega la palabra seleccionada al diccionario que eRoom utiliza para comprobar la
diccionario ortografía.
Cambiar todo Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.
Ignorar todo Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.

Monitor de eRoom
El Monitor de eRoom controla la sincronización con Outlook de bases de datos de tareas, pasos en bases de
datos de procesos de aprobación, planes de proyecto y eventos del calendario en todos los eRooms que
controla. Si no está ya ejecutándose, puede iniciar el Monitor eligiendo Inicio > Programas > eRoom 7 >
Controlar mis eRooms.

Haga clic en el icono del Monitor ( ) para que se muestre un menú desplegable en el que podrá elegir estos
comandos:

Comando Descripción
Mis eRooms Abre la página Mis eRooms en el sitio.
Configuración Abre el cuadro de diálogo Configuración del cliente eRoom, en el que puede
especificar la configuración de la sincronización con Outlook.
Errores Abre el cuadro de diálogo Errores de Monitor.
Comprobar ahora Busca cambios en todos los eRooms y sincroniza las bases de datos de tareas y
calendarios del eRoom con Outlook, si ha configurado el Sincronizador para ello.
Desconectar Detiene temporalmente el Monitor de eRoom. Esto permite trabajar sin conexión
sin que el Monitor informe de errores cuando intente sincronizar tareas y eventos
del calendario a los que no tiene acceso. Elija Conectar para reiniciar el Monitor.

Nota: Si ha desconectado el Monitor, al elegir "Comprobar ahora" se volverá a


conectar.
Salir Desactiva el Monitor. Para iniciarlo de nuevo, elija Inicio > Programas >
eRoom 7 > Controlar mis eRooms.
Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook

Para poder sincronizarse con tareas de Outlook, los elementos de tarea de eRoom (entradas en la base de
datos de tareas o tareas de planes de proyecto) deben tener campos que representen los estados de propiedad
y finalización. Estos campos sirven para clasificar un elemento como tarea si tiene cualquiera de los
siguientes:

ƒ al menos un campo de aprobación de propietario


ƒ al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento

Los eventos del calendario de eRoom pueden sincronizarse con el calendario de Outlook sin que sea preciso
realizar ninguna modificación en concreto. Mientras el evento tenga título y fecha y esté participando en él,
podrá sincronizarlo con Outlook. Otras propiedades de eventos de eRoom que se sincronizan en Outlook son
las siguientes: la hora de inicio, la duración y el patrón de repetición (si lo hay).

Las tareas de planes de proyecto se sincronizan con Outlook del mismo modo que las entradas de tareas de
base de datos. Además de los campos de propietario y finalización, el Monitor sincroniza los siguientes
campos de plan de proyecto:

Campo de Outlook Campo de plan de Descripción


proyecto de eRoom
Inicio Inicio Pasa a Outlook, sólo como fecha.
Vencimiento finish date (fecha de Pasa a Outlook.
finalización)
% completado % actual progress (% Si los informes de progreso están activados.
progreso real)
realizado Si los informes de progreso están desactivados, se
sincroniza como "sí" si es 100% y como "no" en
cualquier otro caso.
Categorías Categorías Pasa a Outlook.
"eRoom Notes" (Notas de Notas Pasa a Outlook.
eRoom) personalizado
"eRoom Status" (Estado Estado Si los informes de progreso están activados, se
de eRoom) personalizado sincroniza con Outlook. El campo personalizado
"eRoom Status" (Estado de eRoom) contiene el texto
del estado de la tarea; por ejemplo, "38% (2d) de
retraso".
"eRoom ID" (ID de ID Si los informes de progreso están activados, se
eRoom) personalizado sincroniza con Outlook.
"eRoom Predecessors" Predecesoras Si los informes de progreso están activados, se
(Predecesoras de eRoom) sincroniza con Outlook. El campo personalizado
personalizado "eRoom Predecessors" (Predecesoras de eRoom)
contiene los ID y nombres de las predecesoras,
delimitados por comas.
Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de
Outlook
Para sincronizar las bases de datos de tareas, planes de proyecto o eventos del calendario de eRoom con
Outlook, debe configurar el Monitor de eRoom al efecto. En el cuadro de diálogo Configuración del cliente
eRoom, puede agregar estos elementos y especificar la carpeta correspondiente de Outlook en la que desee
realizar la sincronización.

Para agregar elementos que sincronizar con Outlook:

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y seleccione
"Configuración" en el menú desplegable.

Se abrirá el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom", con un árbol, que se puede expandir, de
todos los sitios de eRoom que se estén controlando. (Se agrega un sitio la primera vez que visite este cuadro).
Si está sincronizando elementos, éstos se mostrarán bajo el nombre del sitio. Haga clic en para verlos.

2. En la lista, seleccione un sitio o un elemento de un sitio.


3. Haga clic en "Agregar" para abrir el cuadro de diálogo "Sincronizador Outlook de eRoom: Agregar
elemento". La lista contiene todos los eRooms que figuran en la sección eRooms activos de su página
Mis eRooms correspondiente al sitio seleccionado (o al sitio que contiene el elemento seleccionado).
4. Haga clic en junto al nombre de cada eRoom en el que haya una base de datos, plan de proyecto o
calendario que desee sincronizar.
5. Marque la casilla de verificación correspondiente a cada elemento que desee sincronizar y haga clic en
"Aceptar".
6. En el menú desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarán las bases de
datos y los proyectos, seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Tareas).
7. En el menú desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarán los calendarios,
seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Calendario).
8. Cuando haga clic en "Aceptar", el Sincronizador sincronizará las bases de datos de tareas, planes de
proyecto y calendarios de eRoom que haya elegido en las carpetas de Outlook especificadas, de
acuerdo con la programación del Monitor, que puede especificar en el cuadro de diálogo
"Configuración avanzada" (consulte el siguiente procedimiento).

Para especificar la configuración avanzada:

1. Abra el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom" haciendo clic en el icono del Monitor
de eRoom ( ) y seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
2. Haga clic en el botón Avanzada para abrir el cuadro de diálogo "Configuración avanzada" y
especificar los siguientes parámetros, según sea necesario:
o Nombre y Contraseña: introduzca su nombre de usuario y contraseña, si está usando un
servidor proxy HTTP. Si no está seguro, pregunte al administrador de la red.
o Ubicación de almacenamiento del archivo de datos: los archivos de datos son el lugar en el
que eRoom guarda archivos en caché cuando los vea o edite mediante el componente.
Muévalos únicamente (haciendo clic en el botón Cambiar directorio de datos...) si no tiene
espacio libre en la unidad predeterminada.
o Lím. caché archiv.: normalmente, no tiene por qué cambiar el tamaño predeterminado de la
caché de archivos de eRoom. Sin embargo, si no dispone de mucho espacio en disco, tal vez
desee reducir este límite. Por otro lado, si usa frecuentemente muchos archivos de gran tamaño
que no suela cambiar muy a menudo, tal vez prefiera aumentar este límite, de forma que los
archivos puedan permanecer en caché mientras los esté utilizando.
o Sincronizar con Outlook: cuando esta casilla de verificación está marcada y esté conectado
(ha iniciado sesión) con un sitio de eRoom, el Monitor buscará en sus eRooms según la
frecuencia especificada (cada n[horas|minutos]) y sincronizará las bases de datos de tareas,
planes de proyecto y eventos del calendario en Outlook, si ha configurado el Sincronizador
para tal fin. Si quita esta marca, aún podrá comprobar manualmente los cambios en eRoom y
sincronizar tareas o eventos haciendo clic en el Monitor de eRoom y eligiendo Comprobar
ahora en el menú desplegable.

3. Haga clic en "Aceptar" para que los cambios de la configuración avanzada surtan efecto.
4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo "Configuración del cliente eRoom" y empezar
a sincronizar los elementos que haya agregado.

Funcionamiento del Sincronizador

El Sincronizador de Outlook funciona de acuerdo con la programación especificada en el cuadro de diálogo


Configuración de sincr. de Mis eRooms y Outlook. Puede ejecutar manualmente el Sincronizador haciendo
clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y eligiendo "Comprobar ahora" en el menú desplegable.

Al sincronizar tareas y eventos, el Sincronizador de Outlook lleva a cabo el siguiente proceso:

ƒ Asocia tareas o eventos existentes de eRoom con tareas o eventos de Outlook correspondientes. Por
cada par obtenido, busca cambios (en eRoom o en Outlook) que se hayan producido desde la última
sincronización y actualiza las tareas o eventos que no estén al día. Repite el proceso de comprobación
y actualización con todos los pares de tareas o eventos hasta que todos coincidan.
ƒ Busca en eRoom nuevas tareas o eventos desde la última sincronización y los agrega a Outlook.
ƒ Busca en eRoom tareas o eventos eliminados desde la última sincronización y elimina los
correspondientes de Outlook.
ƒ Busca en Outlook tareas o eventos eliminados desde la última sincronización y los restaura allí si los
correspondientes siguen existiendo en eRoom.
ƒ No crea ni elimina en eRoom ninguna tarea o evento que se haya creado o eliminado en Outlook
desde la última sincronización.
Crear eRooms
Antes de empezar
Los eRooms ofrecen espacios de trabajo virtuales en los que personas que se encuentren en ubicaciones
distribuidas pueden colaborar en actividades, proyectos o fines comunes. Cuando se disponga a crear un
eRoom, piense en estas cuestiones:

ƒ ¿Cuál es su propósito?
ƒ ¿Quién necesita usarlo?
ƒ ¿De dónde es (a qué comunidad del sitio pertenece)?

Si tiene esta información con antelación, le resultará más fácil seguir el asistente Crear eRoom.

Nota: Si es administrador y está creando el primer eRoom de su sitio, deberá crear primero al menos un
servicio. Consulte Para crear un nuevo servicio en el tema Administrar comunidades.

Asistente Crear eRoom


Si tiene permiso "Puede crear eRooms" en al menos una comunidad del sitio, podrá crear eRooms desde la
página Mis eRooms. Si es un administrador, también podrá crear eRooms desde Configuración de la
comunidad.

Desde Mis eRooms o desde la página Servicios de Configuración de la comunidad, haga clic en
para abrir el asistente Crear eRoom, que le guiará a través de estos pasos:

1. Asigne un nombre al eRoom y determine dónde se creará.


2. Elija los miembros del eRoom.
3. Asigne funciones a los miembros del eRoom.
4. Establezca las opciones del eRoom.

Nota: Después de crear el eRoom, podrá cambiar su configuración, en Configuración de eRoom. Y,


mientras especifica los miembros iniciales del eRoom al crearlo, los coordinadores administran la pertenencia
del eRoom de forma continua.

Página Crear un eRoom

1. Escriba un nombre para el eRoom. Mientras escribe, eRoom rellena automáticamente el Nombre de
URL, sin espacios ni caracteres no permitidos. (En lugar de ServidoreRoom y Servicio en la URL de
muestra de la página, la URL que utilizará para acceder al eRoom mostrará los nombres reales del
servidor eRoom y del servicio en que se cree el eRoom).

Nota: El nombre de URL puede ser distinto al nombre verdadero del eRoom. Después de crear el
eRoom, podrá cambiar su nombre en Configuración de eRoom. No obstante, si cambia la URL del
eRoom después de que se haya creado, asegúrese de notificarlo a todos los miembros para que puedan
actualizar los enlaces a ese eRoom.
2. Su próxima acción dependerá de dónde esté creando el eRoom (Configuración de la comunidad o Mis
eRooms).

ƒ Al crear un eRoom desde Configuración de la comunidad, seleccione un servicio en la


comunidad actual. Se creará el eRoom en el servicio seleccionado.
ƒ Al crear un eRoom desde Mis eRooms, seleccione una comunidad en la que esté autorizado a
crear eRooms. Si tiene permiso para crear eRooms en sólo una comunidad, ésta aparecerá ya
seleccionada y no se podrá cambiar.

Nota: Si no hay servicios disponibles en los que crear el eRoom, se deberá crear primero
uno en Configuración de la comunidad.

Si hay varios servicios en la comunidad seleccionada, elija uno en la lista desplegable Servicio.
Si sólo hay un servicio en la comunidad seleccionada, éste aparecerá ya seleccionado y no se
podrá cambiar. El eRoom se creará en el servicio seleccionado.

3. Tras especificar el nombre, la dirección URL y, si procede, el servicio y la comunidad del eRoom,
haga clic en "Siguiente".
4. Si hay plantillas de eRooms disponibles, aparecerán en una lista, bajo las categorías en las que estén.
Seleccione una para crear un eRoom a partir de ella. O bien, puede Crear un eRoom vacío.
5. Una vez que haya hecho sus elecciones en la página Crear un eRoom, haga clic en "Siguiente".

Pagina Elegir miembros

1. En la página Elegir miembros, seleccione los nombres de miembros y grupos que desee tener en el
eRoom.
2. Si tiene el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", podrá crear un Nuevo
miembro, crear un Nuevo grupo o agregar un Invitado al eRoom.
3. Una vez que haya creado un miembro o grupo (o invitado), ese nombre estará disponible en la lista de
miembros de la comunidad para que pueda agregarlo al eRoom. Asegúrese de que la casilla de
verificación situada junto al nombre esté marcada ( ) antes de hacer clic en "Siguiente".

Página Asignar funciones

1. Asigne miembros a cada una de las funciones de la lista haciendo clic en el selector de miembros (
) para abrir la página Elegir miembros. Selecciónese como coordinador.
2. Si hay miembros que no tengan funciones asignadas antes de que haga clic en "Siguiente", aparecerá
la página Elegir función para que pueda asignar los miembros restantes a una función particular. Las
elecciones básicas son:

ƒ Coordinador: tiene acceso completo a todo el contenido del eRoom. Al menos un miembro
debe tener asignada esta función.
ƒ Participante: puede crear elementos, leer y editar elementos de otros miembros como permita
la configuración de control de acceso de cada elemento en particular. La mayoría de los
miembros tienen derechos de "participante".
ƒ Observador: puede controlar la actividad del eRoom, pero no puede participar.

Además de las funciones estándar, es posible que haya funciones personalizadas disponibles. Puede asignar
miembros a varias funciones personalizadas marcando las casillas de verificación correspondientes.

También puede agregar una función personalizada desde esta página.

3. Si todos los miembros tienen una función asignada, haga clic en "Siguiente" para abrir la página
Opciones.

Nota: Los coordinadores pueden cambiar las funciones de los miembros con respecto a las que tenían
asignadas inicialmente.

Página Opciones

Ocultar un eRoom

Para ocultar un eRoom de la vista de quienes no sean miembros, quite la marca de la casilla de verificación
"Los usuarios no miembros pueden ver este espacio". Al hacerlo se evita que el nombre y la descripción (si la
hay) del eRoom aparezca en la lista de resultado de las búsquedas en eRoom que realicen personas que no
sean miembros. En este caso, sólo los administradores y miembros del eRoom podrán encontrarlo y abrirlo.
Puede cambiar este parámetro posteriormente editando la configuración de eRoom.

Descripción del eRoom

Para resumir el fin del eRoom, introduzca una Descripción. El nombre y la descripción opcional de eRoom
aparecerán en el apartado "Todos mis eRooms" de la página Mis eRooms de los miembros y también en los
resultados de la búsqueda de eRoom.

Gráfico de titular

Cada eRoom tiene un gráfico de titular que aparece en la parte superior de cada página. Para seleccionar su
propio gráfico, marque la casilla de verificación para utilizar un titular personalizado y, a continuación,
utilice "Examinar" para buscar y seleccionar la imagen que desee. De lo contrario, el eRoom mostrará el
titular predeterminado de la comunidad.

Nota: El tamaño predeterminado del espacio para el titular es de 600 píxeles de ancho y 36 de alto. Sin
embargo, hay variables de personalización de la interfaz de usuario que puede utilizar para cambiar el tamaño
de un titular personalizado.
Contactos del coordinador

El listado de directorios incluye contactos de coordinadores relativos al eRoom; en esta lista se incluye
automáticamente el primer miembro especificado como coordinador en la página Asignar funciones.
Seleccione otros coordinadores que desee que aparezcan como contactos. Estos nombres, junto con un icono
de correo electrónico ( ) para cada uno, aparecerán en los resultados de la búsqueda de eRoom para que los
miembros del sitio sepan con quién deben contactar con respecto a un eRoom.

Haga clic en "Aceptar" para crear el eRoom y dirigirse a la página principal de éste.

El intercomunicador
Acerca del intercomunicador
Los eRooms disponen de un intercomunicador para mantener conversaciones de texto con otros miembros
que actualmente estén trabajando en el eRoom. Abra el intercomunicador cuando necesite una respuesta
rápida o cuando desee consultar algo con alguien antes de continuar con el trabajo. Puede unirse a una
conversación con gente que ya esté presente en el eRoom, así como enviar avisos a otros miembros para que
se unan a una conversación en tiempo real.

Mientras el intercomunicador esté abierto, la conversación permanecerá en el cuadro con desplazamiento para
que pueda participar mientras se mueve por el eRoom.

A medida que la conversación avance, el texto del intercomunicador se moverá automáticamente hacia arriba.
Haga clic en "pausa" para detener temporalmente el desplazamiento y poder revisar los comentarios. Haga
clic en "continuar" para reanudar el desplazamiento.

Para abrir el intercomunicador:

ƒ En la barra de control, haga clic en .

O bien, haga clic en el icono de miembros presentes ( ).

El intercomunicador se abrirá en una ventana dividida en tres paneles. En el panel superior se muestran los
nombres de los miembros que actualmente están trabajando en el eRoom. Este panel se actualiza a medida
que los miembros vienen y van. Para ajustar el tamaño del panel superior, sitúe el puntero sobre la línea
divisoria inferior hasta que cambie a una flecha vertical de dos puntas y, a continuación, arrastre la línea hacia
arriba o hacia abajo. En el panel central se muestra la conversación de texto y en el inferior hay un cuadro de
texto para introducir los comentarios.
Para unirse a una conversación en el intercomunicador:

1. Abra el intercomunicador.
2. En el panel inferior del intercomunicador, escriba el comentario en el cuadro de texto y presione la
tecla "Entrar" para enviarlo.

Sus comentarios se mostrarán en el intercomunicador junto con los del resto de miembros de la
conversación.

Nota: Desde el intercomunicador, puede enviar mensajes de correo electrónico directamente a un miembro
si hace clic en el nombre de éste en la lista de miembros presentes.

Buscar elementos y eRooms


Puede buscar elementos en un eRoom específico o bien realizar una búsqueda de elementos o eRooms en
todo el contenido de un sitio.

Consulte también:

ƒ Para buscar eventos de calendario


ƒ Buscar en una base de datos
ƒ Búsquedas en listas de miembros extensas

Buscar en un eRoom
eRoom dispone de dos formularios de búsqueda para realizar búsquedas en el nivel de eRoom: un formulario
de búsqueda rápida en el mapa y el formulario de búsqueda principal del eRoom. El formulario que utilice
dependerá de lo que desee buscar y de la complejidad de los criterios de búsqueda. En general, utilice el
formulario de búsqueda rápida para buscar elementos no leídos o para buscar elementos con un texto en
concreto; si los criterios son más detallados, utilice el formulario de búsqueda principal.

Nota: Cuando aplique criterios de búsqueda a elementos de filtro en un eRoom, los criterios se conservarán
mientras dure la sesión de búsqueda o hasta que los cambie o elimine (en el formulario de búsqueda rápida
del mapa o en el formulario de búsqueda principal). Aunque haya un filtro de búsqueda vigente, podrá ocultar
las listas de resultados en el mapa o en el cuadro de elementos para que se muestre una vista sin filtrar de los
elementos.
Para buscar utilizando el formulario de búsqueda rápida del mapa:

1. En la barra de encabezado del mapa, haga clic en . (Para ver el mapa si está oculto, haga clic

en en la parte superior izquierda).

Se abrirá el formulario de búsqueda del mapa.

2. Especifique los criterios de búsqueda:

o Para buscar sólo texto, escriba una palabra o frase en el cuadro de texto.
o Para buscar elementos no leídos, marque la casilla de verificación "no leído".
o Para buscar elementos no leídos con un texto específico, escriba el texto y marque "no leído".

(Para buscar utilizando otros criterios, haga clic en " más opciones" con el fin de abrir el formulario de
búsqueda principal y siga el procedimiento que se describe más abajo).

3. En el mapa, haga clic en el botón "buscar".

eRoom buscará todos los elementos que cumplan los criterios y los enumerará en el mapa bajo "Resultados de
la búsqueda". Haga clic en un elemento para ir a la página correspondiente.

Para buscar utilizando el formulario de búsqueda principal de eRoom:

1. En la barra de botones de la página principal del eRoom, haga clic en " ".

O bien, en el formulario de búsqueda del mapa, haga clic en " más opciones".

Se abrirá la página "Buscar en el eRoom". El título se agregará a la ruta que hay bajo el titular del eRoom
(para que pueda volver a la página principal del eRoom).

2. Especifique los criterios de búsqueda (texto, fecha, propietario, sólo elementos no leídos o campos
personalizados).

Puede utilizar los distintos tipos de criterios de búsqueda de uno en uno, o bien, puede combinarlos.

3. Bajo el formulario de búsqueda, haga clic en el botón "Buscar".

eRoom buscará todos los elementos que cumplan los criterios y los enumerará en un cuadro de resultados
bajo el formulario de búsqueda.

Nota: Para cerrar la página "Buscar en el eRoom" y volver a la página principal del eRoom, en la ruta, haga
clic en el nombre del eRoom.

Criterios de búsqueda
Puede buscar elementos utilizando estos criterios: texto (incluyendo títulos y comentarios), fecha, propietario,
estado de no leído o valores de campos personalizados (si hay). eRoom buscará elementos que cumplan los
criterios en todas las partes de las páginas del eRoom (texto, títulos y comentarios) y en el contenido de los
archivos. Los resultados de la búsqueda muestran todos los elementos que coinciden con sus criterios,
incluidos elementos ocultos para los que dispone al menos de derechos de apertura.

Buscar texto

Para buscar texto, escriba una expresión de búsqueda formada por caracteres de texto y cualquier carácter
especial para precisar los criterios.

Caracteres comodín

En el cuadro de búsqueda de texto, puede escribir palabras o frases en mayúsculas o minúsculas y puede
utilizar caracteres comodín.

Carácter comodín Sustituye Ejemplo


signo de un solo carácter car?a encontrará carpa y carta
interrogación (?)
asterisco (*) varios caracteres ordenad* encontrará ordenador, ordenados, etc.

Operadores booleanos

También puede emplear operadores lógicos en los criterios de búsqueda de texto.

Operador Busca Ejemplo


AND (y) los elementos que poesía AND Grecia busca los elementos que contengan las
contengan todas las palabras poesía y Grecia.
palabras o frases
especificadas
OR (o) los elementos que Poesía OR Grecia buscará los elementos que contengan una
contengan, al menos, una palabra o las dos.
de las palabras o frases
especificadas
NOT (no) elementos que contengan Poesía NOT Grecia busca los elementos que contengan la
la primera palabra pero no palabra poesía pero no la palabra Grecia.
la segunda

Puede escribir operadores lógicos utilizando cualquier combinación de letras mayúsculas y minúsculas.
Comillas

Para buscar un nombre o frase en concreto, utilice las comillas ("). Si escribe un nombre o frase sin las
comillas, eRoom considerará los espacios entre las palabras como operadores lógicos Y. Por ejemplo, si
escribe Estación espacial internacional, será igual que si escribiese Estación Y espacial Y internacional.
Puede que encuentre un elemento que incluya la oración Gracias a la nueva estación de observación, la
exploración espacial y territorial va más allá de los límites internacionales. Para encontrar sólo los elementos
que contengan el título exacto en el texto, escriba "Estación espacial internacional".

Agrupar expresiones de búsqueda

Para simplificar una búsqueda de texto compleja, puede agrupar los elementos de una expresión de búsqueda
utilizando paréntesis. Por ejemplo, si quiere buscar información sobre el Conservatorio de Málaga, podría
especificar Conservatorio NO (Madrid O Barcelona). eRoom buscará los elementos que contengan la palabra
Conservatorio, pero no Conservatorio de Madrid ni Conservatorio de Barcelona. Los paréntesis funcionan
con todos los operadores lógicos.

Para buscar una palabra que coincida con uno de los operadores lógicos, escriba el operador entre comillas.
Por ejemplo, puede escribir Hidrógeno Y (Oxígeno O "O") para buscar Oxígeno o su abreviatura según la
tabla periódica de los elementos O.

Buscar por fechas

Si utiliza el formulario de búsqueda principal, podrá buscar un elemento modificado en una cierta fecha
dentro de un período de tiempo específico. Para buscar por fechas, decida el período de tiempo adecuado
(cualquiera, el, antes de, después de o entre) y, a continuación, especifique la fecha o las fechas. Puede
escribir las fechas o hacer clic en el selector de fechas ( ) para abrir un calendario y seleccionar fechas.

Nota: Cuando se busca por fechas, eRoom devolverá planes de proyecto y tareas de proyecto cuyas fechas
de modificación coincidan. No se establecerán coincidencias con las fechas de inicio y finalización.

Buscar por propietario

Para buscar un elemento por su propietario, haga clic en el selector de miembros ( ). En la página Elegir
miembros, podrá elegir entre:

ƒ Cualquiera: buscará un elemento independientemente de quién sea el propietario.


ƒ Todos: buscará los elementos que puedan editar todos los miembros que puedan acceder a ellos.
ƒ Sólo coordinadores: buscará los elementos que sólo puedan editar los coordinadores.
ƒ Este miembro: buscará los elementos para los que el miembro, grupo o función que especifique tenga
derechos de edición.

Nota: Cuando se busca por propietario, eRoom devolverá los planes de proyecto y tareas de proyecto cuyos
propietarios, es decir, los editores designados, coincidan. No se establecerán coincidencias con recursos de
tareas.
Buscar sólo elementos no leídos

Marque esta casilla para buscar sólo los elementos que todavía no haya leído.

Buscar por campos personalizados

Puede buscar elementos basándose en los valores de campos personalizados definidos en los elementos de los
eRooms del servicio. Para estos casos, la página Buscar dispone del botón Avanzada. Puede hacer clic en
este botón para ver cada campo personalizado con una lista desplegable con los valores (excepto valores de
texto), incluyendo "cualquiera". Por ejemplo, si los elementos del eRoom disponen de los campos
personalizados "Estado" y "Prioridad", puede que desee buscar todos los elementos que tengan el estado
"Aprobado" y la prioridad "Alta".

Para ocultar los campos personalizados en la página Buscar, haga clic en Básica.

Buscar en un sitio
Puede buscar elementos o eRooms en un sitio mediante la página "Buscar en todos lo eRooms".

Para buscar en un sitio:

1. En la página Mis eRooms, haga clic en .

O bien, en la barra de botones del eRoom, haga clic en y, a continuación, en la página "Buscar en
el eRoom", haga clic en .

Se abrirá la página "Buscar en todos los eRooms".

2. Seleccione si va a buscar elementos (la opción predeterminada) o eRooms.

Si va a buscar elementos, deberá especificar criterios de texto o fecha o de ambos tipos. eRoom buscará los
elementos que los cumplan sólo en los eRooms de los que sea miembro.

Si va a buscar eRooms, sólo podrá especificar criterios de texto. eRoom buscará coincidencias en los eRooms
en los que el usuario sea miembro o en eRooms en los que no lo sea pero que estén en comunidades en las
que sí lo sea (siempre que los eRooms no estén sin enumerar).

Si es un administrador, puede marcar la casilla de verificación "Buscar en todos los eRooms que administro"
para que eRoom busque en el sitio eRooms o elementos que pueda abrir, incluyendo aquéllos de los que no
sea miembro.

3. Bajo el formulario de búsqueda, haga clic en el botón "Buscar".

eRoom buscará los elementos o eRooms que cumplan los criterios y los enumerará en un cuadro de resultados
bajo el formulario de búsqueda.
Resultados de la búsqueda
La búsqueda de un elemento muestra los primeros 250 elementos (o menos) que coinciden con los criterios de
búsqueda. Si el elemento que desea buscar no se encuentra en ese primer grupo de resultados, intente
restringir la búsqueda para obtener menos resultados. Cuanto más criterios de búsqueda especifique (rango de
fechas, propietario, etc.), más elementos irrelevantes se eliminarán de los resultados de la búsqueda.

Resultados del formulario de búsqueda rápida

Cuando utilice el formulario de búsqueda rápida, los resultados sustituirán el árbol de elementos sin filtrar del
mapa y no podrá expandir o contraer el árbol de elementos. En el cuadro de elementos se mostrarán los
elementos de la forma habitual, es decir, sin filtrar por los criterios de búsqueda. En tal caso, puede:

ƒ Hacer clic en un elemento de la lista de resultados para abrirlo.


ƒ Arrastrar elementos y colocarlos fuera de la lista de resultados (pero no en la lista).
ƒ Desplazarse por el eRoom utilizando el cuadro de elementos (sin filtrar).
ƒ Alternar la visualización del mapa entre el formulario de búsqueda y el árbol de elementos sin filtrar.
Para ello, en la barra de encabezado del mapa, haga clic en "Buscar" o en "Mapa" respectivamente.

Resultados del formulario de búsqueda principal

Cuando utilice el formulario de búsqueda principal del eRoom, los resultados sustituirán los elementos sin
filtrar del cuadro de elementos. Si está abierto el formulario de búsqueda del mapa, se mostrarán los
resultados filtrados en función de la última búsqueda. Puede:

ƒ Hacer clic en un elemento de la lista de resultados para abrirlo.


ƒ Arrastrar elementos y colocarlos fuera de la lista de resultados (pero no en la lista).
ƒ Desplazarse por el eRoom utilizando el árbol de elementos (sin filtrar) del mapa.

Para ocultar el formulario de búsqueda principal o el cuadro de resultados, haga clic en el nombre del eRoom
en la parte superior del mapa (si se muestra) o en la ruta que hay sobre el mapa.

Resultados de búsqueda de eRooms en todo el sitio

Cuando se buscan eRooms en un sitio, los resultados se mostrarán en una lista en la página "Buscar en todos
los eRooms". Las etiquetas de las columnas de la lista de eRooms que coincidan con los criterios de texto
muestran:

En el caso de búsquedas de eRooms, los resultados que coincidan con los criterios de texto muestran:

ƒ si los eRooms encontrados están en la lista eRooms activos


ƒ el nombre del eRoom
ƒ los contactos del coordinador (si se proporcionan); haga clic en para enviar mensajes de correo
electrónico
ƒ la descripción del eRoom (si se proporciona)
ƒ la comunidad a la que el eRoom pertenece
Haga clic en el nombre de un eRoom para abrir la página principal de éste.

Resultados de búsqueda de elementos en todo el sitio

Cuando se buscan elementos en un sitio, los resultados se mostrarán en una lista en la página "Buscar en
todos los eRooms".

Los elementos de la lista de resultados que coincidan con los criterios de texto o fecha aparecerán ordenados
en función de la relevancia. La relevancia se basa en la exactitud con la que el elemento cumple los criterios;
por ejemplo, el título del elemento se ordenará por encima de un texto descriptivo, una cadena de texto que se
repita frecuentemente se ordenará por encima de una que se repita poco, etc.

Además, las etiquetas de las columnas de la lista de elementos que cumplan los criterios de texto muestran:

ƒ el nombre del elemento y el estado de no leído


ƒ la fecha en la que se modificó el elemento
ƒ el propietario (o propietarios) del elemento
ƒ el contenedor principal del elemento (si no está en el nivel superior del eRoom)
ƒ el eRoom en el que se encontró el elemento

Haga clic en un elemento para abrirlo.

eRoom y Microsoft Office


Integración de eRoom y Office
eRoom se integra estrechamente con Microsoft Office 98/2000/XP/2003. Puede:

ƒ Ejecutar eRoom desde Outlook, para convertir Outlook en su "escritorio" personal y poder realizar
seguimiento de los correos electrónicos, tareas, contactos y eRooms del proyecto.
ƒ Sincronizar las tareas de eRoom (de bases de datos de tareas y planes de proyecto) y eventos del
calendario con Outlook para coordinar el trabajo y mantener actualizados los proyectos.

Archivos de eRoom y Office


Las aplicaciones de Office pueden guardar documentos en formato HTML, de forma que cualquier usuario
con un explorador Web puede utilizarlos. Si desea leer un documento, eRoom lo abrirá en el explorador. Si
desea editarlo, eRoom lo abrirá en la aplicación adecuada.

eRoom y Outlook
Para crear un acceso directo para ejecutar eRoom desde Outlook:

1. Abra Outlook y asegúrese de que la barra de Outlook (Ver > Barra de Outlook) se muestre en la
ventana del programa.
2. Abra el eRoom en el explorador Internet Explorer (IE).
3. Coloque las ventanas del explorador y de Outlook de manera que pueda ver tanto la barra de Outlook
como el cuadro de direcciones de IE.
4. En la ventana del explorador del eRoom, señale el icono de IE en el cuadro de direcciones, arrástrelo
hasta la barra de Outlook y colóquelo donde desee.
5. Haga clic con el botón secundario en la dirección URL del icono y cámbiele el nombre, si lo desea,
por el nombre del eRoom, por ejemplo.

Cuando haga clic en el icono, se abrirá la página de inicio de sesión del eRoom en un panel dentro de
la ventana de programa de Outlook.

Consulte también: Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook para obtener
más información sobre la configuración del Monitor de eRoom para sincronizar planes de proyecto,
calendarios y bases de datos de tareas de eRoom con Outlook.

Trabajar con elementos


Acerca de los elementos
Los elementos de los eRooms son los pilares de los proyectos. Contienen toda la información del proyecto y
forman la estructura para la organización del trabajo.

Cada elemento de eRoom tiene un conjunto exclusivo de propiedades que define su propósito y describe sus
características. Todos los elementos tienen un nombre o título, lo que permite identificarlos fácilmente.
Cuando se crea un elemento, el asistente Crear le guía en el proceso de definición de las propiedades iniciales.

Tipos de elemento estándar

A continuación se presentan los tipos de elemento de eRoom que se pueden crear (a excepción de la papelera
de reciclaje):

Tipo Icono Descripción ¿Puede ocultarse?


Carpeta Página que contiene otros elementos y en la Sí.
que puede crear, almacenar y organizar
elementos. Las carpetas de eRoom son como
las carpetas del escritorio o de un archivador.
Discusión Conversación con varias personas formada por Sí, pero no los temas
distintos temas individuales. Puede incluir individuales.
anexos, comentarios anidados y votos.
Nota Página de texto sencilla con áreas para Sí, pero no los comentarios
comentarios y anexos. individuales.
Encuesta Página para votar. Puede realizar una pregunta Sí, pero no los votos
al equipo, especificar opciones de votación, individuales.
reunir votos y mostrar los resultados en una
tabla.
Calendario Sencillo calendario de equipo, con vistas de Sí, pero no los eventos
listas mensuales, semanales y eventos actuales. individuales.
Además permite la sincronización con Outlook
(sólo en el componente).
Plan de proyecto Sencillo programa de proyecto con un Sí, pero no las tareas
diagrama de Gantt y que, sólo con el individuales.
componente, permite la sincronización con
Outlook. Podrá agrupar y filtrar las tareas del
proyecto e informar del progreso real.
Base de datos Colección organizada de información Sí, pero no las entradas de
relacionada con un tema o propósito en base de datos individuales ni
concreto, como por ejemplo, realizar un los pasos de una base de
seguimiento de los registros de clientes o datos de proceso de
administrar el inventario de una librería. aprobación.
Otro archivo Cualquier archivo que pueda incorporarse al Sí, pero no las versiones a las
eRoom desde el escritorio o disco; por que se han realizado un
ejemplo, de Microsoft Word, Excel o seguimiento de versiones
PowerPoint. individual.
Enlace Acceso directo a un archivo o página del Sí.
eRoom, a otro eRoom o a un sitio Web.
Escritorio Resumen de la información en una o varias Sí.
bases de datos, calendarios o planes de
proyecto. Los escritorios también se pueden
mostrar en la página Mis eRooms.
Papelera de Contenedor en el que se almacenan los No.
reciclaje elementos eliminados hasta que se copien
fuera de la papelera, hasta que se eliminen o
hasta que el coordinador del eRoom vacíe la
papelera.

Nota: No se puede ocultar la página principal de un eRoom.

Trabajar con elementos


Puede agregar o crear elementos en eRoom.

Consulte también: Agregar archivos a eRoom en el tema Archivos

Sólo con el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows
hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.

Para crear un elemento

1. Vaya al lugar en el que desee crear el elemento.


2. En la barra de botones de la página principal del eRoom, haga clic en .

O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en .

Otra opción es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos o cuadro para anexos, hacer clic
en "crear".

También puede hacer clic con el botón secundario en un área vacía de un cuadro de elementos o
cuadro para anexos y, a continuación, seleccionar "Crear elemento".

Se abrirá la página Crear.

2. Seleccione un elemento.

Si selecciona "Otro archivo", se abrirá la página Agregar archivo para que pueda cargar un archivo.

Si va a crear un elemento en una carpeta, puede que haya elementos de plantilla (versiones
personalizadas de elementos estándar de eRoom) entre las posibles opciones.

Se abrirá la página o asistente para ese tipo de elemento y le guiará a través de los parámetros
necesarios y opcionales que permiten definir el elemento.

3. Complete el asistente.

Se creará el elemento.

Consulte también: Acerca del control de acceso más abajo para obtener información acerca de la
configuración de acceso predeterminada para los nuevos elementos que cree.

Para abrir un elemento:

ƒ En el cuadro de elementos, cuadro de anexos o mapa, haga clic en el elemento para abrir su página.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y elija "Ver" en el menú
emergente.
Se abrirá la página del elemento.

Para editar un elemento:

ƒ Haga clic en en la parte superior de la página del elemento, junto al nombre.

O bien, en el cuadro de elementos, en el cuadro de anexos o en el mapa, haga clic con el botón
secundario en el icono del elemento y seleccione "Editar" en el menú emergente.

Se abrirá la página Editar del elemento. O bien, en el caso de los elementos que cree con un asistente
(como encuestas y bases de datos), se abrirá una página del asistente que le pedirá que seleccione de
entre una lista de acciones específicas del elemento.

Para eliminar un elemento:

ƒ En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botón secundario en
el icono del elemento y seleccione "Eliminar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic
en "eliminar" en la barra de comandos.

Otra posibilidad es, en la página de un elemento, hacer clic en el icono de eliminación ( ) para
eliminar uno de los comentarios o votos.

Cuando se elimina un elemento, éste se envía a la papelera de reciclaje del eRoom, donde
permanecerá hasta que lo restauren o lo eliminen permanentemente.

Nota: También puede arrastrar y colocar elementos del eRoom desde y hasta la papelera.

Para mover un elemento:

1. En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botón secundario en
el icono del elemento y seleccione "Cortar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic
en "cortar" en la barra de comandos.

El nombre del elemento aparecerá atenuado, lo que indica que se ha cortado.

2. Diríjase al sitio donde desee desplazar el nuevo elemento y, en el cuadro de elementos, haga clic con
el botón secundario en un área vacía y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de
comandos.
Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botón secundario en el icono del elemento y
seleccionar "Pegar" en el menú emergente.

Los elementos que se muevan conservarán la configuración de control de acceso.

Nota: También puede arrastrar un elemento y colocarlo en una nueva ubicación.

Para copiar un elemento:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y
seleccione "Copiar" en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento y haga clic
en "copiar" en la barra de comandos.

2. Vaya al sitio donde desee pegar el nuevo elemento copiado y, en el cuadro de elementos, haga clic con
el botón secundario en un área vacía y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de
comandos.

Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botón secundario en el icono del elemento y
seleccionar "Pegar" en el menú emergente.

Para pegar un elemento en la página principal de un eRoom, haga clic con el botón secundario en el
icono ( ) que hay junto al nombre del eRoom y seleccione "Pegar" en el menú emergente.

Consulte también: Acerca del control de acceso más abajo para obtener información sobre la
configuración de acceso predeterminada para los nuevos elementos que copie y pegue.

Para elegir un icono diferente para un elemento:

1. Al crear o editar un elemento, haga clic en "cambiar icono" en el asistente Crear o en la página Editar
elemento.

Se abrirá la página Cambiar icono y eRoom mostrará un conjunto de iconos disponibles para ese tipo
de elemento.

2. Haga clic en el que desee utilizar y, a continuación, en "Aceptar".

Para cambiar el nombre de un elemento:

ƒ En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botón secundario en
el icono del elemento y seleccione "Cambiar nombre" en el menú emergente.

O bien, puede editar un elemento y cambiarle el nombre o el título.


Acerca del control de acceso a elementos
Todos los miembros que puedan acceder a un nuevo elemento que se cree podrán abrirlo, pero sólo el usuario
(propietario) podrá editarlo. Puede cambiar la configuración de acceso predeterminada cuando cree un elemento (excepto en
enlaces y otros archivos) o bien más adelante, cuando lo edite.

En el caso de un contenedor (como una carpeta, calendario o base de datos), puede cambiar la configuración
de propietario inicial, que determina la lista Editar predeterminada de los elementos secundarios del
contenedor. Por tanto, todos los nuevos elementos de ese contenedor tendrán la lista Abrir definida como
"Todos los miembros que puedan acceder a él" (que es lo normal), mientras que la lista Editar estará
determinada por la configuración de propietario inicial del elemento principal.

Nota: Si copia y pega un elemento, la copia conserva la lista Abrir del elemento original.

Acerca de los elementos ocultos

Puede que algunos de los elementos con los que trabaja contengan información confidencial (por ejemplo, un
informe de nóminas) que desea que esté disponible sólo para un subconjunto de miembros del eRoom. Si es
propietario de ese tipo de elementos, puede restringir los derechos de acceso que tienen los miembros para
abrirlos. Para lograr una mayor confidencialidad (por ejemplo, para planes de reestructuración corporativos),
puede ocultar elementos a fin de que los miembros no puedan abrirlos ni verlos. Estos miembros no podrán
ver los elementos ocultos en el cuadro de elementos ni en el área de anexos, mapa, resultados de la búsqueda,
notificaciones por correo electrónico, página de calendarios, página de resumen de base de datos, etc.

Si puede abrir elementos que estén ocultos para otros miembros, se mostrarán en un área aparte del cuadro de
elementos (o del área de anexos) llamada "Sus elementos ocultos".

Nota: No hay un área aparte para elementos ocultos ni en la página Eventos, ni en la papelera de reciclaje
ni en los resultados de búsqueda.

Los elementos ocultos que se puedan abrir se muestran de la forma habitual en el mapa, en los resultados de
la búsqueda, en las notificaciones por correo electrónico, etc. con las siguientes excepciones:

ƒ En la columna de tamaño de un cuadro de elementos en la vista detallada, el recuento de elementos no


incluye los elementos ocultos que haya dentro del contenedor.
ƒ En las bases de datos, los campos de registro de cambios nunca muestran entradas para los cambios
efectuados en anexos mientras estén ocultos. Las entradas de los registros de cambios guardadas antes
de ocultar el elemento se reservan, y se reanudan (o comienzan) cuando el elemento deja de estar
oculto.

Para miembros con derechos de apertura para elementos ocultos, tampoco aparecerán:

ƒ en la lista de elementos disponibles como elementos de plantilla


ƒ como elementos de plantilla en la página Crear
ƒ en cuadros de diálogo de destinos de distribución
En el caso de miembros sin derechos de apertura para elementos ocultos, la opción "siguiente no leído" no
permitirá ir a esos elementos y no se podrán sincronizar con Outlook tareas en bases de datos ocultas ni
eventos de calendarios ocultos.

Modificar la vista de elementos


Puede cambiar el modo en el que eRoom muestra los elementos en el cuadro de elementos.

Para cambiar la vista de elementos:

ƒ En la barra de comandos, haga clic en uno de los siguientes botones:

: muestra los elementos como iconos grandes con etiquetas para los nombres.

: muestra los elementos en una lista de iconos pequeños con nombre.

: muestra los elementos en una lista detallada de pequeños iconos con columnas para el nombre,
la fecha de modificación, el propietario y el tamaño. En la vista detallada puede acceder a todos los
comandos de la barra de comandos.

En la vista de iconos grandes, en la vista de iconos pequeños y en la vista detallada, puede hacer clic con el
botón secundario en los iconos para que se muestre el menú emergente. También puede arrastrar y colocar
elementos. En la vista detallada, las casillas de verificación aparecerán junto a cada elemento para que pueda
marcar uno o más elementos y utilizar los comandos de la barra de comandos.

Para ordenar elementos en una vista detallada:

1. Cuando se muestren los detalles de los elementos en el cuadro de elementos, haga clic en un
encabezado de columna para ordenar los elementos por nombre, fecha de modificación, propietario o
tamaño.
2. Vuelva a hacer clic en el mismo encabezado para invertir el orden de ascendente a descendente (o
viceversa).

Para definir la vista de elementos predeterminada:

ƒ En la esquina inferior derecha del cuadro de elementos, haga clic en el botón para guardar la
configuración ( ).

De este modo se guarda la vista actual para las sesiones (inicio de sesión) del explorador y, además, la
guarda como la vista predeterminada de este cuadro de elementos para todos los miembros del
eRoom.

Nota: Sólo puede definir la vista predeterminada de un cuadro de elementos si dispone de derechos de
edición para esa página.
Utilizar arrastrar y colocar en eRoom
Puede arrastrar y colocar elementos desde el mapa hasta un cuadro de elementos o cuadro de anexos, desde
un cuadro de elementos o de anexos hasta el mapa o de un lugar del mapa a otro. También puede arrastrar y
colocar elementos de eRoom desde la papelera de reciclaje a cualquier otro lugar y viceversa.

En la siguiente tabla se explican resumidamente las convenciones para arrastrar y colocar en eRoom. Los
asteriscos (*) indican las acciones que requieren el componente. Los elementos que pueden tener anexos son:
notas, encuestas, temas de discusión, entradas de base de datos, tareas de plan de proyecto, calendarios y
eventos del calendario.

Nota: No puede colocar elementos en el área de "elementos ocultos" del cuadro de elementos.

Arrastrar Colocar Acción


Carpetas de eRoom. Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si está en el mismo eRoom.
cuadro para anexos de un elemento.
Se realiza una copia si está en un
eRoom distinto.
*Fuera de eRoom. Se crean carpetas, se realizan copias de
archivos y subdirectorios.
Archivos de eRoom. Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si está en el mismo eRoom.
cuadro para anexos de un elemento.
Se realiza una copia si está en un
eRoom distinto. Se solicitará una
sustitución en caso de conflicto de
nombre.
Archivo de eRoom. Se solicitará una sustitución.
*Fuera de eRoom. Se realiza una copia.
Enlaces de eRoom. Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si está en el mismo eRoom.
cuadro para anexos de un elemento.
Se realiza una copia si está en un
eRoom distinto.
*Fuera de eRoom. Se crea un acceso directo a una
dirección URL.
*Archivos del escritorio. Cuadro de elementos, carpeta o un Se realiza una copia. Se solicitará una
cuadro para anexos de un elemento. sustitución en caso de conflicto de
nombre.
Archivo de eRoom. Se solicitará una sustitución.
*Carpetas del escritorio. Cuadro de elementos, carpeta o un Se realiza una copia. Se solicitará que
cuadro para anexos de un elemento. se cree un conjunto de archivos en caso
de conflicto de nombre.
*Acceso directo a una dirección Cuadro de elementos, carpeta o un Se crea un enlace.
URL desde el escritorio. cuadro para anexos de un elemento.
Nota: Sólo puede arrastrar y colocar un tema de discusión hasta una discusión, un evento del calendario
hasta un calendario, una entrada de base de datos hasta una base de datos y una tarea de plan de proyecto
hasta un plan de proyecto.

Imprimir elementos
Además de poder imprimir cualquier página de eRoom con el comando Imprimir del explorador, eRoom
proporciona mejoras de impresión para determinados elementos.

Para una base de datos, escritorio o plan de proyecto, puede imprimir lo que muestra el elemento actualmente.
En la barra de comandos de uno de estos elementos, haga clic en "vista de impresión" para mostrar una
página de vista de impresión que sólo muestre la base de datos, el escritorio o el contenido de plan de
proyecto. El gráfico de titular se muestra en esta página, aunque no se muestran los controles específicos en
línea como el mapa, los iconos y los botones. La vista de impresión también refleja cualquier grupo o filtrado
vigente.

Cada página de vista de impresión puede tener hasta 1000 filas. El contenido de la página de vista de
impresión podría imprimirse en varias hojas de papel. Si una base de datos tiene más de 1000 filas, eRoom
crea varias páginas de impresión a las que se puede desplazar para imprimir todo el contenido.

Siga las instrucciones (que no sean de impresión) en una página de vista de impresión para imprimir el
contenido de una base de datos, escritorio o elemento de plan de proyecto. Sólo para las bases de datos y los
escritorios, puede hacer clic en "elegir columnas" para seleccionar las columnas que se van a ocultar o
mostrar en la salida de impresión. Para los planes de proyecto en vista Gantt, puede imprimir todo el proyecto
o un intervalo de fechas especificado.

Una vez esté preparado para enviar la página a una impresora, haga clic en "imprimir" para abrir el cuadro de
diálogo Imprimir del explorador. Haga clic en "cancelar" para volver a la página del elemento sin imprimir.

Si una base de datos no entra dentro de una página impresa, puede desplazarse a páginas siguientes utilizando
los enlaces de páginas numerados que se proporcionen e imprimiendo cada uno.

Si el contenido se imprime en sentido vertical en las distintas páginas, los encabezados de columnas se
repetirán en cada página.

Carpetas
Acerca de las carpetas
Una carpeta es un contenedor polivalente en el que se puede organizar el trabajo (ejemplo).

Al crear o editar una carpeta, se establecerán las propiedades siguientes en la página Crear/Editar carpeta:
ƒ el nombre de la carpeta: obligatoria
ƒ una descripción opcional de la carpeta
ƒ si los miembros pueden agregar comentarios y votar en la carpeta (inicialmente activada)
ƒ si los archivos de la carpeta son un conjunto conectado (inicialmente desactivada)
ƒ la configuración de control de acceso de la carpeta
ƒ el aspecto que tendrá el icono de la carpeta
ƒ si la carpeta tiene elementos de plantilla (no disponibles para carpetas enlazadas)
ƒ si la carpeta tiene botones de distribución (no disponibles para carpetas enlazadas)

Sólo en el componente: Puede arrastrar fuera o dentro del eRoom una carpeta y toda la jerarquía de
archivos de ésta con una sola operación. Cuando arrastre una carpeta hacia fuera, eRoom creará una carpeta
de escritorio, copiará los archivos en ella y repetirá el proceso con cada subcarpeta. También puede arrastrar
una jerarquía de archivos hasta eRoom con una sola operación. Cuando arrastre una nueva carpeta, eRoom le
preguntará si desea que el contenido sea un conjunto conectado.

Conjuntos de archivos conectados en carpetas


Si se conecta un conjunto de archivos, se establece una relación entre esos archivos de modo que podrá
trabajar con ellos como si fueran una sola unidad. Una carpeta con archivos conectados sólo puede contener
archivos. Por tanto, con un conjunto de archivos conectados, no estará disponible el comando "crear" en la
carpeta (pero podrá agregar y pegar otros archivos). Del mismo modo, una carpeta que contenga archivos y
otros elementos (como otras carpetas) no dispondrá de ninguna opción para conectar los archivos como un
conjunto.

Para conectar archivos de una carpeta:

1. Cree o edite una carpeta.


2. En la página Crear carpeta o Editar carpeta, marque la casilla de verificación "Ver y editar los
archivos de esta carpeta como un solo conjunto conectado".
3. Haga clic en "Aceptar".

En el cuadro de elementos de la carpeta se verá el siguiente mensaje "Los archivos de esta carpeta se ven y
editan como un único conjunto conectado".

Sólo en el componente: Si se edita un archivo en un conjunto conectado, se abrirá sólo el archivo


individual y se reservarán para edición todos los archivos de ese conjunto conectado. Cuando se edite y se
vuelva a cargar el archivo en el eRoom, se liberará la reserva de edición de ese archivo y de todos los
archivos del conjunto conectado.

Sólo en el explorador: Puede conectar un conjunto de archivos de una carpeta, pero deberá descargarlos y
cargarlos de uno en uno.

Consulte también: Editar sin conexión (sólo en el componente)

Control de acceso en carpetas


Las carpetas tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los elementos que contienen. Al
crear o editar una carpeta, puede:

ƒ Definir las propiedades de control de acceso de la carpeta.


ƒ Especificar la configuración de propietario inicial en la carpeta, lo que determina la lista Editar
predeterminada de los nuevos elementos que se creen en la carpeta.

Consulte también: Controlar el acceso a la información

Elementos de plantilla en carpetas


Además de los elementos estándar que ofrece eRoom, puede crear elementos de plantilla personalizados
según las necesidades laborales. Constituyen un método sencillo de reproducir elementos comunes como
agendas de reunión o informes de gastos (ejemplo).

Puede agregar un elemento de plantilla a una carpeta, así como editar o eliminar elementos de plantilla
existentes.

Para agregar un elemento de plantilla a una carpeta:

1. Al crear o editar la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla" en la página Crear o Editar de la
carpeta.
2. En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Agregar".
3. En la página Agregar elemento de plantilla:
o Escriba un nombre para el elemento de plantilla.
o En la lista de elementos del eRoom, seleccione uno para que funcione como plantilla. (Tenga
en cuenta que necesita tener al menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que
aparezca en esta lista).
o Haga clic en "Aceptar".
4. En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar".

La próxima vez que cree un elemento en la carpeta, la página Crear incluirá el elemento de plantilla como una
de las opciones.

Para editar un elemento de plantilla de una carpeta:

1. Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla".


2. En la página Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Editar".
3. En la página Editar elemento de plantilla, puede:
o Escribir un nuevo nombre para la plantilla.
o Seleccionar un nuevo elemento del eRoom para que funcione como plantilla.
o Cuando termine de editar las propiedades del elemento de plantilla, haga clic en "Aceptar".
4. En la página Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar".
Para eliminar un elemento de plantilla de una carpeta:

1. Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla".


2. En la página Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Quitar".
3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del elemento de plantilla en el asistente Crear de
la carpeta.
4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la página Elementos de plantilla.

Distribuir elementos
En algunas carpetas, puede mover elementos en función de una ruta predefinida denominada distribución.
Esta distribución está compuesta por una o más ubicaciones de destino de un eRoom a las que puede enviar
elementos. Normalmente, se distribuye un elemento cuando está asociado con algún tipo de flujo de trabajo,
como un proceso de aprobación (ejemplo).

Una carpeta tiene distribuciones asociadas a ellas sólo si el creador las ha especificado. En ese caso, un botón
de distribución aparecerá en la barra de comandos de los elementos que haya en ese contenedor.

Sugerencia: Entre las formas habituales de utilizar botones de distribución se incluyen un proceso de
captación de candidatos (cualificado, expediente archivado, pantalla de teléfono, etc.) y un proceso de
informe de problemas (urgente, pendiente, cerrado, etc.).

Para distribuir un elemento:

1. En una carpeta, seleccione un elemento del cuadro de elementos.


2. En la barra de comandos, haga clic en el nombre del botón de distribución que corresponde a la
ubicación de destino a la que desee enviar el elemento.

eRoom enviará el elemento a la carpeta de destino.

Puede agregar un botón de distribución cuando cree una carpeta, así como editar o eliminar botones de
distribución existentes.

Para agregar un botón de distribución:

1. Al crear o editar la carpeta, haga clic en "botones de distribución" en el asistente Crear o en la página
Editar.
2. En la página Botones de distribución, haga clic en "Agregar".
3. En la página Agregar botón de distribución:
o Escriba un nombre para el botón de distribución.
o Especifique quién puede distribuir el elemento haciendo clic en el botón del selector de
miembros ( ) que hay junto al cuadro Routers (Distribuidores).
o En la lista de carpetas, seleccione la carpeta de destino. (Tenga en cuenta que necesita tener al
menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que aparezca en esta lista).
o Haga clic en "Aceptar".
4. En la página Botones de distribución, haga clic en "Aceptar".

Aparecerá un botón con el nombre que haya especificado en la barra de comandos de la carpeta. Si selecciona
un elemento de esa carpeta y hace clic en el botón de distribución, se enviará el elemento a la carpeta de
destino.

Para editar un botón de distribución:

1. Al editar la carpeta, haga clic en "botones de distribución" en la página Editar.


2. En la página Botones de distribución, haga clic en "Editar".
3. En la página Editar botón de distribución, puede:
o Escribir un nuevo nombre para el botón.
o Cambiar el usuario que puede distribuir el elemento. Para ello haga clic en el botón del selector
de miembros ( ) que hay junto al cuadro Routers (Distribuidores).
o Seleccionar una nueva carpeta de destino.
o Cuando termine de editar las propiedades del botón, haga clic en "Aceptar".
4. En la página Botones de distribución, haga clic en "Aceptar".

Para eliminar un botón de distribución:

1. Al editar la carpeta, haga clic en "botones de distribución" en la página Editar.


2. En la página Botones de distribución, seleccione el nombre del botón y haga clic en "Quitar".
3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del botón y, a continuación, vuelva a hacer clic
en "Aceptar" para cerrar la página Botones de distribución.

Sugerencia: Los botones de distribución y los elementos de plantilla son útiles en conjunto para coordinar
nuevos procesos o suavizar los existentes (ejemplo).

Discusiones
Acerca de las discusiones
Una discusión es una colección de temas. En una discusión, los equipos pueden conversar e intercambiar
ideas durante un período prolongado. Las discusiones tienen sus propias transcripciones, de manera que
puede hacer referencia a ellas posteriormente o utilizarlas para poner al día a un nuevo miembro del equipo
con el fin de avanzar rápidamente en un proyecto.

Nota: Para mantener una conversación en tiempo real con otros miembros de eRoom (durante el período de
tiempo que dura la sesión de inicio de sesión), utilice el intercomunicador.

Cuando cree o edite una discusión, las propiedades de ésta serán las siguientes:

ƒ el título de la discusión: obligatoria


ƒ si los miembros pueden insertar respuestas jerarquizadas (respuestas directas a comentarios
individuales) en los temas: inicialmente activada
ƒ (sólo cuando vaya a crear una discusión) una opción para que el creador inicie el primer tema:
inicialmente activada
ƒ la configuración de control de acceso de la discusión
ƒ el aspecto del icono de la discusión

Temas de discusión
Un tema es una colección de comentarios y, opcionalmente, de encuestas incrustadas. Los temas tienen sus
propias propiedades, en las que se incluyen:

ƒ el título del tema: obligatoria


ƒ el cuerpo de un comentario
ƒ si los miembros pueden agregar anexos a la página de tema: inicialmente desactivada
ƒ la configuración de control de acceso del tema, que puede ser distinta a la de la discusión u otros
temas

Para ir a un tema de discusión:

ƒ Diríjase a una página de discusión haciendo clic en su título o icono que figura en el mapa o el cuadro
de elementos.

eRoom abrirá la página Temas y mostrará automáticamente el primer tema no leído o, si se han leído
todos los temas, el primero por orden alfabético.

En la página Temas, el contenido del tema aparece debajo del título y los títulos de los demás temas de la
discusión aparecen en una lista situada en la parte superior.

Para ir a otro tema:

ƒ Haga clic en un título de la lista situada en la parte superior de la página Temas.

O bien, vaya a la página del nivel superior de la discusión y, en el mapa o el cuadro de elementos, haga clic
en un título o icono de tema ( ).

Dentro de un tema, puede crear una encuesta incrustada haciendo clic en el botón "votar". Una vez creada la
encuesta, los miembros podrán votar haciendo clic en el botón Votar.

Para agregar un tema a una discusión:

1. En la parte superior de la página Temas, haga clic en el botón "iniciar un nuevo tema".
2. En la página Crear tema, rellene el título y el cuerpo del primer comentario y especifique si el tema
tendrá un cuadro para anexos.
3. Modifique la configuración de control de acceso o mantenga los parámetros predeterminados.
4. Haga clic en "Aceptar".
El tema se convertirá en la página actual y el nuevo título aparecerá en la lista de temas de la discusión.

Comentarios en temas de discusión


En una discusión, puede aportar comentarios. Puede editar un comentario o tema propio haciendo clic en ,
o bien eliminarlo haciendo clic en .

Para agregar un comentario a un tema:

1. En una página de discusión, haga clic en el botón "agregar un comentario".


2. En la página Crear comentario, rellene el título y el cuerpo del comentario y, a continuación, haga clic
en "Aceptar".

El comentario aparecerá después del último comentario, incluso definido con el margen izquierdo del
comentario que le preceda.

Para responder a un determinado comentario:

1. Junto al comentario al que desee responder, haga clic en .


2. En la página Crear comentario, rellene el título y el cuerpo del comentario y, a continuación, haga clic
en "Aceptar".

eRoom insertará sus observaciones debajo del comentario al que esté respondiendo, con una sangría a la
derecha.

Notas
Acerca de las notas
Una nota es una página de eRoom sencilla para redactar, editar y compartir información sin utilizar o requerir
a otros miembros que tengan una aplicación para hacerlo (ejemplo).

Cuando cree o edite una nota, sus propiedades serán:

ƒ el título de la nota: obligatoria


ƒ el texto de la nota
ƒ si los miembros pueden o no agregar comentarios y emitir votos en la página de la nota: inicialmente
activada
ƒ si los miembros pueden o no agregar anexos a la nota: inicialmente activada
ƒ las propiedades de control de acceso de la nota
ƒ el aspecto del icono de la nota

Cuando se dirija a una página de nota, eRoom se desplazará automáticamente al primer comentario no leído,
si hay alguno.

Encuestas
Acerca de las encuestas
Una encuesta es una página de eRoom que sirve para someter algo a votación. Las encuestas ayudan a los
equipos a llegar a conclusiones, ya que eliminan la necesidad de sostener discusiones abiertas y aceleran la
toma de decisiones. Puede crear una encuesta, editar una encuesta y votar en una encuesta.

Cuando una encuesta forma parte de otro elemento (como, por ejemplo, de un tema de discusión), se dice que
la encuesta está incrustada. Si no es así, la encuesta es independiente.

Crear una encuesta


El proceso para crear una encuesta independiente es el mismo que se sigue para crear cualquier otro elemento.
Cuando seleccione el elemento encuesta en la página Crear, se abrirá el asistente Crear una encuesta, que le
guiará por los tres pasos que conforman el proceso de configuración de encuestas.

Para realizar una encuesta con otro elemento, haga clic en para iniciar el asistente Crear una encuesta.

Nota: El botón "votar" está disponible en los elementos que tienen activada la opción Incluir espacio para
comentarios y votos. Los elementos de discusión siempre incluyen este botón.

Crear encuesta: página de título

1. Dé un título a la encuesta.
2. Elija entre formular Sólo una (opción predeterminada) o Más de una pregunta.
3. Cambie cualquiera de las siguientes propiedades haciendo clic en el botón correspondiente:

o Configuración de control de acceso de la encuesta


o Apariencia del icono de la encuesta

4. Haga clic en "Siguiente" para ir a la siguiente página del asistente.

Crear encuesta: página de adición de preguntas

1. Escriba la (primera) pregunta.


2. En líneas distintas, rellene las opciones que tendrán los miembros para responder.
3. Si desea que los miembros puedan ofrecer sus propias respuestas, marque la casilla de verificación
"Permitir votos por escrito".
4. Si desea que los miembros puedan ofrecer más de una respuesta, marque la casilla de verificación
"Permitir varios votos".
5. Si se trata de una sola pregunta, haga clic en "Siguiente" para ir a la siguiente página del asistente.

Si se trata de varias preguntas, haga clic en "Siguiente" para dirigirse a la siguiente página de pregunta en
blanco y rellénela. Repita estos pasos hasta que termine de agregar preguntas. Para avanzar a la siguiente
página del asistente, haga clic en "Siguiente" para dirigirse a la siguiente página de pregunta en blanco y, a
continuación, haga clic en "Siguiente" sin cambiar ningún campo.

Crear encuesta: página de configuración de la visualización

1. Seleccione quién puede ver el número total de votos que reciba cada opción: cualquiera, sólo quienes
voten o sólo usted y los coordinadores de eRoom. Si los miembros no pueden ver los votos totales de
cada opción, sólo verán el número total de votos emitidos. Esta opción puede resultar de utilidad si
desea impedir que los votantes se vean influidos por las elecciones de otros miembros, o bien si desea
mantener en secreto el recuento de votos.
2. Si desea que eRoom clasifique los totales de modo que las opciones con el mayor número de votos
aparezcan en primer lugar, deje marcada la casilla de verificación de la opción "Clasificar...". Esta
opción permite clasificar las opciones en orden de preferencia. Así, por ejemplo, podrá saber de un
vistazo si hay un claro ganador en la encuesta o si los votos están distribuidos de manera uniforme.
Quite la marca de la casilla de verificación si desea que las opciones aparezcan en el mismo orden en
que se presentan en la encuesta, seguidas por el número de votos que reciban.
3. Seleccione quién puede ver cómo han votado los miembros: cualquiera, sólo quienes voten o sólo
usted y los coordinadores de eRoom. Esta opción permite controlar el grado de anonimato de la
votación. La confidencialidad entre votantes puede aumentar la tasa de participación en las encuestas
y, a veces, induce a dar respuestas más sinceras.
4. Si no desea que la encuesta incluya espacio para comentarios de los miembros o anexos, quite la
marca de las casillas de verificación de estas opciones, que, de forma predeterminada, aparecen
marcadas.
5. Haga clic en "Aceptar" para terminar de crear la encuesta.

Votar en una encuesta


Puede emitir un voto en una encuesta siempre que tenga los derechos adecuados y la votación siga abierta.
Una vez que vote, podrá revisar sus opciones, si la encuesta permite ver el propio voto (es decir, a menos que
sólo se muestren los totales de los votos).
Para votar en una encuesta:

1. Si recibe un mensaje de correo electrónico solicitándole que vote en una encuesta, haga clic en el
enlace para dirigirse a esa página.

O bien, diríjase a una encuesta independiente haciendo clic en su nombre o icono, en una página de
eRoom.

O bien, en una página de elementos con una encuesta incrustada, busque la palabra Encuesta en
negrita.

2. Haga clic en el botón Votar para abrir el cuadro de diálogo del mismo nombre.

Aparecerá una pregunta en la parte superior. Si hay varias preguntas, eRoom mostrará también cuál, de entre
el número total de preguntas, se está formulando (por ejemplo, 1 de 2).

3. Emita su voto de la siguiente forma:


o Si sólo se le permite una opción, elija la respuesta seleccionando el botón de opción.
o Si puede seleccionar más de una, marque las casillas de verificación situadas junto a las
opciones.
o Si se permite emitir votos por escrito, puede escribir la respuesta en el cuadro de texto.

o Haga clic en "Siguiente" para responder una serie de preguntas.


o Haga clic en "Anterior" para revisar una opción anterior.
o Haga clic en "Cancelar" para descartar el voto.
o Haga clic en "Aceptar" después de responder una sola pregunta o cuando responda la última de
una serie de preguntas. El cuadro de diálogo de votación se cerrará y volverá a la página de la
encuesta.

Nota: En el caso de encuestas que tengan varias preguntas, puede responder tantas preguntas como desee.
No obstante, si responde al menos una, eRoom registrará como "(ninguno)" las opciones de las preguntas que
deje en blanco. Si no responde ninguna de las preguntas, no se registrará ningún voto en la encuesta.

Para revisar el voto:

1. Diríjase a la encuesta y vuelva a hacer clic en "Votar".

O bien, si la encuesta muestra cómo ha votado, haga clic en el icono de edición ( ) situado junto a su voto.

2. Revise su voto de la siguiente forma:


o Cambie la primera respuesta.
o Haga clic en "Siguiente" para cambiar varias respuestas.
o Haga clic en "Anterior" para revisar una opción anterior.
o Haga clic en "Cancelar" para descartar las opciones revisadas y mantener el voto anterior.
o Haga clic en "Aceptar" después de revisar una sola pregunta o cuando revise la última de una
serie de preguntas.
Nota: Para eliminar el voto si la encuesta muestra cómo ha votado, haga clic en el icono de eliminación ( )
situado junto a su voto.

Editar una encuesta


Puede editar una encuesta incluso si ya se han emitido votos. Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo de
edición con varias selecciones, en el que podrá elegir las siguientes acciones:

ƒ Cambiar el nombre de la encuesta, a menos que ésta esté incrustada.


ƒ Editar una pregunta (o la única pregunta).
ƒ Agregar preguntas.
ƒ Eliminar una pregunta (sólo en encuestas con varias preguntas; las encuestas de una sola pregunta se
eliminan igual que cualquier otro elemento).
ƒ Cambiar la configuración de visualización.
ƒ Cerrar la votación de una encuesta con votos emitidos o reabrir una encuesta cerrada para votar.

Los siguientes pasos dependen de lo que desee hacer. Las instrucciones de las páginas siguientes le ayudarán
a realizar las acciones pertinentes.

Editar o agregar una pregunta

Si edita o agrega una pregunta, eRoom le pedirá que elija entre:

ƒ Conservar los votos existentes.


ƒ Eliminar los votos existentes y reiniciar la encuesta.
ƒ Eliminar los votos existentes, reiniciar la encuesta y enviar un mensaje de correo electrónico a los
miembros que hayan votado pidiéndoles que voten otra vez.

Si elige eliminar los votos existentes, tendrá una oportunidad para confirmar la acción antes de que eRoom
elimine los votos y las opciones escritas.

Si elige advertir por correo electrónico a los votantes anteriores de que va a eliminar y reiniciar una encuesta,
puede editar el mensaje antes de que eRoom lo envíe.

Nota: Si edita o elimina opciones en una pregunta de la encuesta y no reinicia ésta, los votos emitidos a
favor de las opciones obsoletas seguirán mostrándose en la encuesta.

Eliminar una pregunta

Si elige eliminar una pregunta, tendrá una oportunidad para confirmar la acción antes de que eRoom elimine
la pregunta y todos sus votos.

Cerrar o reabrir una encuesta


Una vez que los votos estén emitidos, tal vez desee cerrar permanentemente una encuesta cuando se cumpla
el plazo máximo para votar (si tal plazo existe) o "congelar" una encuesta y archivar sus votos. Tal vez
prefiera cerrar temporalmente una encuesta en la que se hayan emitido votos con el fin de cambiar sus
propiedades o para editar o agregar una pregunta.

Para cerrar una encuesta:

1. En la página Editar la encuesta, seleccione Cerrar la votación.


2. Tendrá la opción de ajustar la configuración de visualización de la encuesta.

Cuando haga clic en "Aceptar", eRoom establecerá la encuesta como sólo lectura y, en lugar del botón Votar,
aparecerá un aviso en la parte superior de la página informando de que la encuesta está cerrada.

Para reabrir una encuesta:

1. En la página Editar la encuesta, seleccione Reanudar la votación.


2. Al igual que cuando cerró la encuesta, tendrá la opción de ajustar la configuración de visualización de
la encuesta.

Cuando haga clic en "Aceptar", eRoom quitará la configuración de sólo lectura y el botón Votar volverá a
aparecer en la página, tras lo cual se podrá reanudar la votación.

Calendarios
Acerca de los calendarios
Un calendario es un elemento de eRoom en el que se programan eventos individuales y de equipo. Un
evento de calendario ofrece detalles de una ocasión en concreto, como, por ejemplo, si es un evento que se
produce una vez o un evento que se repite. Los eventos también son elementos con sus propias páginas y
propiedades (icono, título, descripción, etc.).

Puede crear escritorios de calendario en el eRoom que resuman y muestren eventos de uno o varios orígenes
de datos del calendario. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar
los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una
ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.

Sólo con el componente: Puede sincronizar eventos en el calendario de eRoom con el calendario de
Outlook.

Propiedades del calendario

Al crear o editar un calendario, sus propiedades son las siguientes:


ƒ El título del calendario: obligatoria
ƒ El día designado como primero de la semana (lunes o domingos)
ƒ Una descripción del calendario
ƒ Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la página del calendario: inicialmente
activado
ƒ La configuración de control de acceso del calendario
ƒ El aspecto del icono del calendario

Propiedades de eventos del calendario

Los eventos del calendario tienen las siguientes propiedades:

ƒ El título del evento (obligatorio)


ƒ La fecha del evento (obligatoria)
ƒ La fecha de inicio, la duración y si el evento se repite (y si es así, con qué frecuencia)
ƒ Los miembros del eRoom participantes y los participantes que no sean miembros
ƒ Una descripción del evento
ƒ Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la página del evento (inicialmente
activado)
ƒ Si los miembros pueden agregar anexos a la página del evento (inicialmente activado)
ƒ La configuración de control de acceso del evento

Control de acceso a calendarios

Los calendarios tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los eventos individuales del
calendario. Inicialmente, cualquiera que tenga acceso al calendario puede abrirlo, mientras que su creador
(propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar un
calendario, podrá:

ƒ Establecer las propiedades de control de acceso para el calendario.


ƒ Especificar la configuración de propietario inicial del calendario, que determina la lista Editar
predeterminada para los nuevos eventos.

En principio, los eventos del calendario tienen la misma configuración de control de acceso que el calendario
principal, aunque los propietarios de eventos existentes pueden modificar esta configuración por separado.

Consulte también: Controlar el acceso a la información

Trabajar con calendarios


Puede crear, editar las propiedades, cambiar el nombre, mover, abrir, eliminar y establecer notificaciones para
los calendarios al igual que puede hacerlo con otros elementos del eRoom.

En una página del calendario, puede ver eventos, desplazarse a una fecha distinta, buscar eventos particulares,
mostrar sólo los suyos o todos los eventos, cambiar y (opcionalmente) guardar la vista del calendario y
establecer notificaciones para eventos concretos.
Desde cualquier página de eRoom, puede desplazarse a la lista de todos los eventos del calendario próximos.

Calendarios y la papelera de reciclaje

Cuando elimina un evento del calendario, éste se mueve a la papelera de reciclaje. Sin embargo, esos eventos
siguen asociados con el calendario desde el que fueron eliminados. Así pues, si elimina permanentemente un
calendario de la papelera de reciclaje y la papelera también contenía eventos previamente eliminados del
mismo calendario, deberá primero confirmar la eliminación de esos elementos también.

Para ver un evento del calendario:

ƒ En la página del calendario que muestra el evento, haga clic en el icono del evento ( ) para que se
abra la página Evento (ejemplo).

A partir de la página Evento, podrá editar el evento o subir un nivel ( ) para volver a la página del calendario.

Para desplazarse por un calendario en la vista semanal o mensual:

1. Para desplazarse hacia delante y hacia atrás un mes o una semana a la vez, haga clic en los botones de
mes o semana anterior y siguiente, situados en la parte superior de la página del calendario.
2. Para que se muestre una fecha particular, escríbala en el cuadro de texto "ir" que se encuentra en la
parte superior de la página del calendario y, a continuación, haga clic en "ir".
3. Para que se muestre la fecha de hoy, haga clic en el botón "hoy" situado en la parte superior de la
página del calendario.

Para buscar eventos del calendario:

ƒ En el cuadro "buscar" que se encuentra en la parte superior de la página del calendario, escriba el texto
que desee buscar en el título de un evento y, a continuación, haga clic en el botón "buscar". A
continuación:
o En la vista mensual o semanal, el calendario muestra la página en la que se encuentra el
siguiente evento coincidente.
o En la vista de lista, los eventos se filtran para que sólo se muestren los eventos coincidentes.
o En la vista de lista, no se mostrarán eventos si no hay eventos coincidentes. En la vista
mensual o semanal, un mensaje le indica que no hay eventos del calendario coincidentes.

Para mostrar sólo sus eventos o todos los eventos:

1. Para que se muestren sólo sus eventos, haga clic en "mío" en la parte superior de la página del
calendario.
2. Para que se muestren todos los eventos programados en el calendario cuando sólo se estén mostrando
los suyos, haga clic en "todos".
Para cambiar la vista del calendario:

ƒ En la parte superior de la página del calendario, haga clic en uno de los botones siguientes para
cambiar la vista (el procedimiento es similar al de cambiar la vista de un cuadro de elementos):

- muestra un mes a la vez en la página del calendario

- muestra una semana a la vez en la página del calendario

- muestra la página del calendario como una lista de eventos con columnas para la fecha y hora
de inicio, duración y miembros participantes.

Nota: Al cambiar las vistas se borran los criterios de búsqueda que hubiera en el cuadro "buscar".

Para establecer una notificación para un calendario:

1. En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botón secundario en el icono del calendario y
seleccione Notificación en el menú desplegable.

O bien, en el cuadro del elemento, marque la casilla de verificación del calendario y, a continuación,
seleccione "notificación" en la barra de comandos.

Se abrirá la página Notificación en la que, además de una opción específica de calendario, se ofrecen
las mismas opciones que tiene para establecer una notificación en cualquier otro tipo de elemento.

2. Marque la casilla de verificación Sólo incluir eventos en los que participe si desea recibir sólo las
notificaciones de correo electrónico que le impliquen.

Para establecer una notificación para un evento del calendario particular:

ƒ En la página del calendario que muestra el evento, haga clic con el botón secundario en el icono del
evento y seleccione Notificación en el menú desplegable.

O bien, cuando se muestre en el calendario una lista de eventos, marque la casilla de verificación del
evento y, a continuación, haga clic en "notificación" en la barra de comandos.

Se abrirá la página Notificación, que ofrece las mismas opciones que para establecer una notificación
en cualquier otro tipo de elemento.

Trabajar con eventos del calendario


Para programar un evento, ha de crear un elemento de evento y especificar sus propiedades. Los eventos más
sencillos ocurren una vez, pero puede crear eventos que se repitan también de forma regular. Una vez que
cree un evento, puede editarlo o eliminarlo.
Consulte también: Eventos del calendario que se repiten y Elementos de eRoom que se pueden sincronizar
con Outlook

Para programar un evento del calendario que ocurre una vez:

1. En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento" para abrir la
página Crear evento.
2. Escriba un título para el evento, como Reunión presupuestaria.
3. Escriba una fecha o utilice el selector de fecha ( ) para elegir una.
4. Especifique los participantes del evento. Se necesita al menos un participante de eRoom y el creador
del evento es su miembro inicial. Para seleccionar más miembros del eRoom, utilice el selector de
miembros ( ).
5. Opcionalmente:
o Escriba una hora de inicio (especificando a.m. o p.m.) y una duración (en horas: minutos o
sólo horas). Si se trata de un evento que ocurre una sola vez, omita el botón "repetición".

o Escriba una descripción del evento.

5. Mediante las casillas de verificación apropiadas, decida si va a incluir espacio para comentarios y
votos y un área para anexos.
6. Para cambiar la configuración de control de acceso, si desea que sea diferente de las propiedades de
propietario inicial del calendario, utilice el botón "control de acceso".
7. Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la página del calendario, que muestra el icono
del evento en la fecha que especificó.

Consulte también: Para programar un evento del calendario que se repite

Para editar un evento del calendario:

1. En la página del calendario que muestra el evento, haga clic con el botón secundario en el icono del
evento y seleccione Editar en el menú desplegable.

O bien, abra el evento y, en la parte superior de la página Evento, haga clic en el botón " editar" para
abrir la página Editar evento.

La página Editar evento es la misma que Crear evento, pero con todos los valores del evento ya
rellenos.

2. Cambie la configuración del evento y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento
y volver a la página Evento.

Para volver a la página Calendario desde la página Evento, haga clic en "subir un nivel" ( ).

Consulte también: Para editar un evento del calendario que se repite


Para eliminar un evento del calendario:

1. En la página del calendario, haga clic con el botón secundario en el icono del evento ( ) y seleccione
Eliminar en el menú desplegable.

O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botón "ver en forma de lista" ( ),
marque la casilla de verificación del evento que desee eliminar y, a continuación, haga clic en
"eliminar" en la barra de comandos.

2. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación y eRoom quitará el evento.

Consulte también: Para eliminar un evento del calendario que se repite

Eventos del calendario que se repiten


Un evento que se repite es uno que ocurre regularmente; por ejemplo, diariamente durante un cierto número
de días (como un congreso o unas vacaciones), semanalmente, mensualmente, etc. Los eventos del calendario
que se repiten se crean de la misma forma que los eventos que se producen sólo una vez, con un paso más
para ofrecer detalles sobre cómo se repite.

Para programar un evento que se repite:

1. En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento".
2. En la página Crear evento, además de establecer todas las demás propiedades de un evento del
calendario, haga clic en el botón "repetición".
3. En la página Evento que se repite, cambie el parámetro de repetición "Una vez" por el apropiado, de la
siguiente forma:
o Para un evento que ocurre cada semana, cada dos semanas o cada tres semanas, elija Cada [día
de la semana], Cada dos [día de la semana] o Cada tres [día de la semana], respectivamente.
o Para un evento que ocurre más de una vez por semana, seleccione "En los días de la semana
siguientes" y qué días de la lista.
o Para un evento que ocurre mensualmente en un día determinado del mes, seleccione "En el día
n de cada mes". Para n, elija en el menú desplegable un día particular o "último" para el último
día del mes.
o Para un evento que ocurre en un día determinado de la misma semana cada mes, elija "En el n
[día de la semana] de cada mes". Para n, elija primer, segundo, tercero o cuarto en el menú
desplegable y seleccione el día determinado de la semana.
4. Seleccione las fechas de inicio y fin, inclusive, del período de tiempo durante el que se repetirá el
evento.
5. En la página Evento que se repite, haga clic en "Aceptar" para volver a la página Crear evento.
6. Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la página del calendario, que muestra el icono
( ) del evento que se repite, como sea apropiado.
Para programar un evento en varios días consecutivos:

1. En la parte superior de la página del calendario, haga clic en el botón "nuevo evento".
2. En la página Crear evento, además de establecer todas las demás propiedades, haga clic en el botón
"repetición".
3. En la página Evento que se repite, cambie el parámetro de repetición de "Una vez" a "En los días de la
semana siguientes" y seleccione cada día de la semana en que se producirá el evento.

Por ejemplo, para un congreso de cinco días que dura del miércoles al martes de la siguiente semana
pero no ocupa el fin de semana, seleccione todos los días menos el sábado y el domingo. Si está
programando unas vacaciones de diez días, seleccione cada día de la semana incluido en el rango de
fechas.

4. Especifique las fechas de inicio y de fin, inclusive, en las que ocurrirán los eventos que se repiten.

Los eventos del calendario que se repiten se editan del mismo modo que los eventos que se producen una sola
vez, pero puede cambiar o quitar algunos detalles sobre si el evento se repite y cómo lo hace.

Para editar un evento del calendario que se repite:

1. En la parte superior de la página Evento, haga clic en para abrir la página Editar evento.
2. Cambie los parámetros que desee.

Por ejemplo, si desea eliminar todas las repeticiones futuras de este evento, puede desactivar la
configuración de repetición haciendo clic en "repetición" y seleccionando "Una vez".

Para otros cambios, como modificar la fecha de inicio del evento, puede hacer el cambio sólo en el
evento actual o también en todos los próximos eventos de la serie.

o Si cambia sólo el evento actual, se convertirá en una excepción a la serie y los próximos
eventos de la misma serie no se verán afectados. Sin embargo, eRoom seguirá reconociendo la
excepción como parte de la serie original. Esto significa que, si cambia de nuevo el evento,
seguirá teniendo la opción de hacer ese cambio en todos los próximos eventos de la misma
serie (incluida la eliminación).
o Si cambia el evento actual y todos los próximos eventos de una serie, la serie original se divide
para finalizar con el evento anterior al elemento que ha cambiado. eRoom crea una nueva serie
que empieza con el evento actual. Ello significa que, si vuelve y cambia un evento en la serie
original, sólo podrá cambiar ese evento y todos los eventos que conduzcan al punto en el que
se produjo la división.

3. Haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento y volver a la página Evento.

Para eliminar un evento que se repite:

1. En la página del calendario, haga clic con el botón secundario en un icono de evento que se repite y
seleccione Eliminar en el menú desplegable.
O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botón "ver en forma de lista" ( ),
marque la casilla de verificación del evento que desee eliminar y, a continuación, haga clic en
"eliminar" en la barra de comandos.

2. Seleccione si desea quitar sólo el evento actual o todos los eventos futuros de la serie.
3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación y eRoom quitará los eventos apropiados.

Mantener un seguimiento de los próximos eventos


Para ver una lista de los próximos eventos del calendario, vaya a la página principal del eRoom, y en la barra
de botones al principio, para abrir la página Eventos del eRoom.

La página Eventos

En la página Eventos del eRoom se muestra una lista de eventos del calendario programados para empezar en
un futuro cercano. En eRoom se entiende por "futuro cercano" el intervalo comprendido entre el momento
actual y el domingo de la semana que viene (o aproximadamente las dos siguientes semanas).

Los eventos que puede ver en la lista de la página Eventos son aquéllos en los que puede participar o para los
que al menos tiene derechos de apertura.

Para cambiar entre ver una lista de sólo sus eventos o de todos los eventos, haga clic en "mío" o "todos"
(respectivamente), al igual que en una página individual del calendario.

Haga clic en un evento para dirigirse a su página Evento.

Nota: Para volver a la página Eventos desde una página Evento individual, utilice el botón "Atrás" del
navegador. Si sube un nivel ( ), se dirigirá a la página del calendario, no a la página Eventos.

Planes de proyecto
Acerca de los planes de proyecto
Un plan de proyecto es un elemento de eRoom que permite crear una programación de proyecto simple y
estructurada compuesta de tareas que describen la vida de un proyecto. Los planes de proyecto encapsulan un
conjunto de funciones específicas de la planificación de proyectos que ayudan a administrar y controlar los
proyectos con gran flexibilidad y precisión. Por ejemplo, es posible:

ƒ Ver planes de proyecto en una vista de Gantt o una vista detallada


ƒ Agrupar y filtrar tareas de proyecto
ƒ Sincronizar tareas de un plan de proyecto con Outlook
ƒ Informar del progreso real
Los planes y tareas de proyecto pueden contener espacios para comentarios y votos y cuadros para anexos,
igual que otras páginas de eRoom. También puede exportar e importar planes de proyecto.

La página principal de un plan de proyecto es la página de resumen, en la que las tareas se muestran en filas.
Los datos de cada tarea se muestran en columnas que se determinan según se elija la vista de Gantt o la vista
de detalles. En la página de resumen, puede hacer clic en el título de una tarea o en su icono ( ) para abrir la
página de una tarea individual.

Puede crear escritorios de planes de proyecto en el eRoom que resuman y muestren las tareas de uno o varios
orígenes de datos de planes de proyecto. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede
ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis
eRooms ofrece una ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en
varios eRooms.

Trabajar con planes de proyecto


El proceso de crear o editar un plan de proyecto empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear un
plan de proyecto, haga clic en el icono de plan de proyecto en la página Crear para abrir la página Crear plan
de proyecto. Si está editando un plan de proyecto, se abrirá la página Editar plan de proyecto, que contiene los
mismos campos que la página Crear plan de proyecto.

Para crear o editar un plan de proyecto:

1. Escriba o edite el nombre del plan de proyecto.


2. Elija una fecha de inicio. Con ello establecerá el inicio oficial del proyecto y proporcionará una fecha
de comienzo inicial para las tareas. Puede editar esta fecha posteriormente en cualquier momento,
pero tenga en cuenta que ello puede afectar a la fecha de inicio de las tareas.
3. Especifique si desea que las semanas de la programación empiecen el domingo o el lunes (valor
predeterminado). Si la escala del diagrama de Gantt es en semanas, aparecerá un indicador de "inicio
de la semana" (una pequeña marca de verificación) en la columna del lunes o del domingo, en el
encabezado de la columna de Gantt, junto a la fecha correspondiente. El parámetro "Las semanas
comienzan el" también controla qué día de la semana aparece en la primera columna de los selectores
de fecha, en el plan de proyecto.
4. Si lo desea, describa el plan de proyecto.
5. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la página de resumen del plan
de proyecto.
6. Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la página de resumen.
7. Decida si desea mantener registros de cambios para tareas individuales. Si la opción Mantener
registros de cambios está activada, cada tarea de proyecto tendrá un registro de cambios que se
mostrará sólo en la página Tarea.
8. Decida si desea activar los informes de progreso. Si los activa, tendrá la posibilidad de introducir y
medir el progreso y el estado en varios lugares del proyecto (en la vista de detalles, en informaciones
de pantalla de la vista de Gantt, en la página Tarea, en la página Crear/Editar tarea y en la página Edit
Progress [Editar progreso]). Si los informes de progreso están desactivados, tendrá la posibilidad de
introducir y hacer que se muestre el estado "Terminado".
Si activa los informes de progreso, especifique lo siguiente:

o Frecuencia de los informes: la frecuencia con la que se espera que se generen los informes de
progreso está controlada por el campo "Vencimiento". Este campo controla si un informe de
progreso se considera atrasado, lo cual afecta al modo en que se calcula el estado de una tarea
de proyecto, la forma en que se muestra la fecha del informe y el tipo de notificaciones que se
envían. El valor predeterminado es 7 días. Se acepta cualquier número entero positivo.
o Umbral entre los estados "retrasada" y "muy retrasada": cada tarea tiene un estado que se basa
en una comparación entre el progreso real y el esperado. Una tarea cuyo progreso esté por
detrás de lo previsto se muestra como simplemente "retrasada" o como "muy retrasada",
dependiendo de este umbral. Por ejemplo, un umbral de 15 entre los estados "retrasada" y
"muy retrasada" implica que una tarea cuyo progreso real se encuentre un 15% o más por
detrás del progreso esperado se considerará muy retrasada. Puede usar el umbral
predeterminado para todo el sitio o bien especificar uno distinto para este plan de proyecto.

Al desactivar los informes de progreso, el estado de finalización se traduce de forma permanente en "Sí" o
"No". Si se vuelven a activar los informes de progreso, las tareas que ya estuvieran terminadas pasarán a estar
100% completadas, mientras que el resto estarán 0% completadas.

8. Elija los días laborables y festividades del proyecto. Puede utilizar los días predeterminados vigentes
en la comunidad actual (establecidos en el ámbito del sitio o de la comunidad) o bien personalizar
éstos eligiendo la opción Utilizar días personalizados exclusivos para "Plan de proyecto". Si
utiliza los días laborables y festividades predeterminados, no podrá cambiarlos en el ámbito del
proyecto. En tal caso, las actualizaciones que se produzcan en el ámbito de la comunidad se reflejarán
también en los días laborables y festividades del proyecto.

Para usar días personalizados, realice lo siguiente:

o En el caso de los días laborables, marque las casillas de verificación correspondientes a los
días de la semana que desee designar como laborables.
o Para agregar una festividad, haga clic en "Agregar una festividad [Plan de proyecto]" para que
se abra la página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una
descripción. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecerá en la lista de festividades. Una
vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podrá editarlas ( ) o eliminarlas
( ).

9. Especifique las categorías en las que desee agrupar las tareas de proyecto; por ejemplo, por tipo de
trabajo (ingeniería, pruebas, marketing, etc.) o por fases del proyecto (requisitos, diseño, prototipo,
etc.).

o Para agregar una categoría, haga clic en "agregar una categoría" para que se abra la página Crear
categoría. Escriba un nombre de categoría exclusivo (en este proyecto) y haga clic en "Aceptar". La
categoría aparecerá en la lista. Puede editar ( ) o eliminar ( ) las categorías de la lista.
o Si edita una categoría, las tareas de proyecto que estén asignadas a ésta seguirán estándolo; si elimina
una categoría, las tareas de proyecto asignadas a ésta pasarán a estar sin asignar.
o Cuando se agrupan tareas de proyecto por categoría, los grupos se clasifican de acuerdo con el orden
de las categorías en la lista.
10. Haga clic en "Control de acceso" para establecer el control de acceso del plan de proyecto.
Inicialmente, cualquiera que pueda acceder al plan de proyecto puede abrirlo, y su creador (y, por lo
tanto, propietario) es el único miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Como las
entradas de bases de datos, las tareas de proyectos carecen de configuración de control de acceso
propia; la configuración de propiedad del plan de proyecto determina quién puede crear y modificar
tareas de proyecto.

Especifique si el plan de proyecto es de sólo lectura o si está oculto o reservado para edición.

Elija quién puede editar tareas de proyecto. Las opciones son las siguientes:

o El miembro que la ha creado


o El miembro que las creó y los propietarios del proyecto
o Cualquiera que pueda abrir el proyecto (opción predeterminada)

Para conceder permisos de recursos de tarea para archivar informes de progreso, marque la casilla de
verificación "Un miembro al que se le asigne un recurso de tarea podrá archivar informes de progreso"
(marcada de forma predeterminada). Si marca esta casilla, estos miembros podrán ver, en la vista de detalles y
en la página Tarea, enlaces con la página Informe de progreso.

Haga clic en "Aceptar" para que la configuración de control de acceso del proyecto surta efecto.

11. Haga clic en "Aceptar" para crear el plan de proyecto y abrir la página de resumen.

Nota: Para calcular la fecha actual y todos los valores dependientes, como, por ejemplo, qué progreso hay
previsto para cada tarea de proyecto y si los informes de progreso o las tareas están atrasados, se utiliza la
zona horaria local de cada usuario.

Trabajar con tareas


Cada entrada de un plan de proyecto constituye una tarea. Para ver una tarea, haga clic en su icono ( ) e en
el título de la página de resumen del proyecto. O bien, haga clic en una entrada de la lista de tareas en el mapa
del eRoom. Se abrirá la página Tarea.

Para crear o editar una tarea:

1. Para crear una tarea, haga clic en , en la parte superior de la página de resumen
correspondiente al plan de proyecto. O bien, haga clic en "nueva tarea" en la barra de comandos. Se
abrirá la página Crear tarea.

Para editar tarea, siga uno de estos procedimientos:

o Haga clic en , junto al icono de la tarea ( ).


o Haga clic en el icono con el botón secundario y elija "Editar" en el menú desplegable.
o En la página Tarea, haga clic en , en la parte superior.
Se abrirá la página Editar tarea.

2. Escriba o edite el título de la tarea. (El ID de la tarea se establece automáticamente y es de sólo


lectura).
3. Si la realización de esta tarea depende de cualquier otra tarea del plan de proyecto, especifique las
Predecesoras haciendo clic en para abrir la página Elegir predecesoras y seleccionar las
dependencias de la tarea.

En la página Elegir predecesoras se muestran todas las tareas del plan de proyecto.

Si una tarea ya está elegida como predecesora, su casilla de verificación aparecerá marcada. Si una tarea
depende de la tarea actual, no tendrá casilla de verificación.

Cuando haga clic en "Aceptar", en la página Elegir predecesoras, volverá a la página Crear/Editar tarea y
eRoom volverá a calcular los campos que estén disponibles tras actualizar, pero no efectuará ningún cambio
hasta que haga clic en "Aceptar" para actualizar la tarea.

4. En Duración, especifique cuántos días laborables cree que tardará en realizarse la tarea. Introduzca
"0" para fechas hito.

Si cambia la duración de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar la fecha de finalización, que es de
sólo lectura.

Dado que la duración de una predecesora puede ser un número de días no entero, o incluso cero (un hito), una
tarea puede estar programada para empezar el mismo día de finalización de una predecesora, o incluso el día
después. Por la misma razón, eRoom tendrá en cuenta qué parte del primer día de una tarea está disponible al
calcular el progreso y estado esperados.

5. En Inicio más temprano, haga clic en para elegir la fecha más temprana en la que puede empezar
la tarea. Se acepta cualquier fecha, pero las anteriores a la fecha de inicio del plan de proyecto no
tienen valor.

Si cambia la fecha de Inicio más temprano de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar las fechas de
inicio y finalización.

Nota: La opción "Recalcular" sirve sólo para recalcular las fechas que se muestran; debe hacer clic en
"Aceptar" para aplicar los nuevos valores.

6. Si se permite archivar informes de progreso relativos a la tarea al terminar de crearla, puede elegir
Omitir duración, progreso y estado de los resúmenes. Si los informes de progreso están
desactivados, puede elegir Omitir duración y estado de finalización de los resúmenes. Este
parámetro permite especificar tareas que no desea que formen parte de la programación general del
proyecto; por ejemplo, información relacionada con el calendario (como las fechas de una feria de
muestras o un período promocional) que no tiene ningún efecto sobre el trabajo real programado.
7. Los campos de sólo lectura Inicio y Fin muestran fechas calculadas por eRoom, con el formato DD
MMM AA. Estas fechas cambian dinámicamente conforme cambian los valores de Duración, Inicio
más temprano y Predecesoras. El valor predeterminado de ambos campos es el de la fecha de inicio
del plan de proyecto.

eRoom establece, como fecha de inicio de una tarea, la fecha más temprana en la que se dan todas las
condiciones siguientes:

o Ha llegado la fecha de inicio del plan de proyecto


o Ha llegado la fecha de inicio más temprano
o Han llegado las fechas de finalización de las tareas predecesoras (puede ser el mismo día o el día
después)

Las fechas de inicio no se ven afectadas por el progreso informado de las predecesoras. Si se informa de que
una predecesora está terminada al 100% antes de su fecha de finalización programada, las fechas de inicio
programadas de sus tareas dependientes no se verán afectadas.

Cuando llega una fecha de inicio y no se ha archivado aún ningún informe de progreso

o El estado cambia automáticamente de "no iniciada" a "a tiempo"


o La última fecha del informe pasa de "en blanco" a "ninguno"

8. Elija una Categoría para la tarea, si procede. En un menú desplegable, se mostrará "ninguno" seguido
de las categorías del plan de proyecto en el orden en que se crearon.
9. Elija los recursos de la tarea haciendo clic en para seleccionar miembros.
10. Si lo desea, especifique Notas o una Descripción sobre la tarea.
11. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos o agregar anexos en la página
View Task (Ver tarea) de la tarea.
12. Haga clic en "Aceptar" para crear la tarea o bien en "Agregar" para crear la tarea y hacer que se
muestre una nueva página Crear tarea (vacía).

Informes de progreso
Si un plan de proyecto tiene activada la creación de informes de progreso, la página Informe de progreso
permite a los propietarios de la tarea y a sus recursos (si están autorizados para ello) archivar un informe de
progreso y ver un historial de informes.

Para crear un informe de progreso relativo a una tarea:

1. Abra la página Informe de progreso haciendo clic en una de las siguientes opciones:

o El botón de progreso, en la página Crear/Editar tarea (a menos que la tarea sea un


hito)
o El enlace de progreso real de la tarea en la fila "Progreso", cuando esté viendo la página de la
tarea (no es un enlace si la tarea es un hito)
o El enlace de progreso real de la tarea en la columna "Real/Previsto", cuando esté viendo la
página de resumen del proyecto en la vista de detalles (no se muestra si la tarea es un hito)
2. Especifique lo siguiente:

o Porcentaje real realizado


o Días reales transcurridos
o Días reales restantes
o Comentario

Cuando introduzca cambios en un campo de progreso, eRoom actualizará dinámicamente los valores de los
otros dos campos de progreso en función de dichos cambios, teniendo en cuenta el inicio y la duración de la
tarea, así como los días laborables y festividades del plan de proyecto. También se actualizarán
dinámicamente un icono de estado y un campo de sólo lectura. El comentario puede ocupar hasta 128
caracteres.

Cuando el progreso real sea del 100% o coincida con el trabajo (en días), la tarea se considerará "finalizada".
Ello determina si la tarea ha de aparecer en el resumen cuando esté activado el filtro de tareas sin terminar, si
su fecha de informe está exenta de volverse roja si es más antigua que el límite de previsión de los informes,
si su fecha de finalización está exenta de volverse roja cuando haya pasado esa fecha, si ha de aparecer en la
página Tarea y si las tareas correspondientes en Microsoft Outlook, de haberlas, han de marcarse como
finalizadas en la siguiente sincronización.

3. Haga clic en "Aceptar" para archivar el informe.

En el historial de informes de progreso (consulte la información que figura más abajo), se agrega una fila para
la fecha actual y eRoom calcula el estado de la tarea.

Historial de informes de progreso

En el historial de informes de progreso se muestran todos los informes de progreso existentes relativos a la
tarea, con todos los valores anteriores y la fecha del informe. Si no se ha archivado ningún informe de
progreso, aparecerá un mensaje comunicando este hecho en el historial de informes de progreso.

El historial de informes de progreso es distinto del registro de cambios, si lo hay, y se proporciona siempre
que estén activados los informes de progreso. Se puede introducir un informe incluso si la fecha de inicio de
una tarea no ha llegado aún. No obstante, el porcentaje de antelación/retraso se mostrará como "100%" en el
historial de informes de progreso, mientras que el estado se mostrará simplemente como "no iniciada" en
cualquier otro lugar.

Si la tarea tiene una duración cero (si es un hito), sólo se mostrará el historial de informes de progreso. Si se
han introducido informes antes de que la tarea fuera designada como hito, todos los porcentajes reales pasarán
a ser "100%" y todos los valores planificados, "0" (cero). Un mensaje del sistema explica que no se pueden
introducir valores de progreso con respecto a las tareas hito.

Calcular el estado

eRoom calcula el estado de la tarea comparando el progreso real y el progreso previsto. No se trata de una
comparación entre el progreso real y la duración total. El progreso real procede del último informe de
progreso; si no hay ningún informe de progreso, se supone que es cero. El progreso previsto puede ser bien el
correspondiente al final del día actual, si un informe está atrasado, o el correspondiente al final del día del
último informe.

Por ejemplo, si en un informe de progreso reciente se dice que el progreso real era de 3 días y la previsión era
de 2 días, el estado indicará 1 de 2 días de adelanto. Sin embargo, si después de 5 días laborables más un
informe actualizado pasa a estar atrasado, el antiguo progreso real (3) se comparará con el progreso previsto
para hoy (2 + 5 más = 7). El estado indicará ahora 4 de 7 días de retraso.

El estado se compone de un porcentaje de retraso/adelanto, días de retraso/adelanto y uno de tres iconos que
indican si el porcentaje es de muy retrasada, retrasada o a tiempo/adelantada. La diferencia entre muy
retrasada y retrasada se especifica mediante un umbral específico del plan o general para todo el sitio.

El formato con que se muestra el estado viene determinado por las siguientes reglas, donde P es el porcentaje
de retraso/adelanto y D es el número de días de retraso/adelanto:

ƒ Progreso antes de lo previsto: , "P% (D días) de adelanto"


ƒ Progreso según lo previsto: , "a tiempo"
ƒ Progreso del 100%: , "finalizada"
ƒ Progreso retrasado: , "P% (D días) de retraso"
ƒ Progreso muy retrasado: , "P% (D días) de retraso"

Pueden producirse los siguientes casos especiales, en orden de prioridad:

ƒ Duración cero: , "hito"


ƒ Duración positiva, fecha de inicio en el futuro: , "no iniciada"
ƒ Campo de duración vacío o no válido: , campo vacío

Una vez que llega la fecha de inicio de una tarea, si el primer informe de progreso pasa a estar atrasado:

ƒ El estado cambia automáticamente a "100% de retraso"


ƒ La fecha del último informe ("ninguno") se vuelve roja
ƒ El valor real/previsto cambia a "0d de Xd", donde X es el progreso previsto

Consulte también: Filas de resumen en la vista de detalles para obtener más información sobre cómo se
calcula el estado de un resumen de tareas.

Ver planes de proyecto


Las páginas de resumen de los planes de proyecto tienen dos tipos de vista: la vista de Gantt (predeterminada)
y la vista de detalles. Para alternar entre ambas, haga clic en para la vista Gantt; haga clic en para ver
los detalles.
Nota: Las tareas de plan de proyecto que se muestran en el mapa reflejan el filtrado, la agrupación y la
clasificación vigentes en ese momento.

Vista de Gantt

Entre las características de la vista de Gantt se incluyen las siguientes:

ƒ Leyenda: una leyenda situada en la parte superior de la tabla explica los símbolos de Gantt. Los
rótulos cambian en función del tipo de agrupación vigente.
ƒ Filtrado: utilice la lista desplegable de filtrado para filtrar la tabla de Gantt de modo que se muestren
"todas las tareas", "todas las tareas sin terminar", "mis tareas" o "mis tareas sin terminar".
Inicialmente, eRoom muestra todas las tareas.
ƒ Agrupación: utilice la lista desplegable de agrupación para agrupar la tabla de Gantt "por recurso",
"por categoría" o por "por estado". Las tareas sin categoría, recurso o estado aparecen en un grupo
llamado "Sin asignar". En un primer momento, las tareas no están agrupadas.
ƒ Clasificación: haga clic en los encabezados de columna para clasificar la tabla de Gantt, primero en
orden ascendente y luego descendente (excepto la columna de Gantt, que sólo se puede ordenar de
forma ascendente). En principio, eRoom clasifica la tabla por la columna de Gantt. Cuando se aplica
este orden, eRoom organiza primero las tareas en "cadenas" en las que las tareas siguen a sus
predecesoras. (Las tareas con varias predecesoras siguen a la que tenga la última fecha de
finalización). Si es necesario dar a cada cadena y a cada tarea una posición exclusiva, eRoom aplica
otros tipos de clasificación: fecha de inicio, duración, nombre, ID.

La clasificación por la columna de Gantt funciona si hay un filtro en vigor (aunque algunas tareas pueden
estar ocultas). Sin embargo, no es posible clasificar por la columna de Gantt si hay una agrupación en vigor.
En este caso, eRoom ordena las tareas como si fuera por fechas de inicio.

Al clasificar un plan de proyecto por una columna que no sea la de Gantt, la única clasificación secundaria es
la misma que para las bases de datos de eRoom (por orden de creación de las tareas).

La clasificación no afecta al orden de los grupos. En lugar de ello:

o Los grupos de categorías se ordenan de acuerdo con la lista de categorías que figura en la
página Crear/Editar plan de proyecto.
o Los grupos de recursos se ordenan alfabéticamente por nombre; el grupo "sin asignar" va
siempre al final.
ƒ Fechas y escala: establezca la fecha de inicio del diagrama de Gantt ( )
mediante el cuadro de texto o el selector de fecha. Utilice estos botones para ver fechas anteriores y
posteriores: .

eRoom también proporciona los botones "hoy" e "ir". La fecha de inicio predeterminada es la fecha de inicio
del plan de proyecto. Si especifica una fecha de inicio distinta, el gráfico se volverá a dibujar para mostrar esa
fecha como primera columna.

Establezca la escala de fechas (semana, meses y por trimestres) del diagrama de Gantt mediante la lista
desplegable de escalas.
El diagrama de Gantt muestra una columna para cada día. El ancho de la columna varía dependiendo de la
escala en vigor. Si la escala lo permite, las duraciones o progresos que sean números no enteros se
representan como tales.

El fondo del diagrama de Gantt permite distinguir visualmente los días no laborables y las festividades y
señala el día actual.

ƒ Filas y columnas de tarea: las filas de tarea de la tabla de Gantt tienen columnas para el Título de la
tarea (que es un enlace con la página Tarea), su ID, su Duración y un diagrama de Gantt. Las filas de
tareas con la opción de omisión activada aparecen de forma distinta a las filas normales.

En el diagrama de Gantt:

o La duración de cada tarea se representa mediante una barra. Si los informes de progreso están
activados, el progreso real de cada tarea se señala con un color distinto que va rellenando la barra de
izquierda a derecha; si los informes de progreso están desactivados, el color rellena toda la barra
cuando una tarea se marca como "realizada". Al pasar el puntero del ratón sobre la barra de Gantt de
una tarea, se muestra información de pantalla con detalles sobre la tarea (el nivel de detalle depende
de si están activados los informes de progreso).
o Los hitos se representan con un símbolo especial ( ) en lugar de con una barra. En la
información de pantalla de un hito se muestra "hito" en lugar de la duración, y no contiene
"estado", "último informe" ni "real frente a prev.".
o La barra de Gantt de una tarea omitida tiene un aspecto distinto al de las tareas normales y
nunca muestra el progreso. En la información de pantalla de una tarea omitida figura "(se ha
omitido en los resúmenes)" junto a los valores de "duración", "estado", "último informe" y
"real frente a prev.".
o Filas de resumen: la primera fila de la tabla de Gantt es un resumen de las tareas que coinciden con el
filtro; por ejemplo, "Todas las tareas" o "Mis tareas sin terminar". Cuando la agrupación está activada,
se muestran más filas de resumen. Cada fila de resumen muestra un recuento del número de tareas
resumidas, su duración y una barra de Gantt de resumen.

La barra de Gantt de una fila de resumen se extiende desde el inicio de la primera tarea resumida hasta el fin
de la última.

o Si los informes de progreso están activados, la barra de Gantt de una fila de resumen mostrará el
porcentaje general de realización de la tarea resumida, bien como "xx% realizado" (si la barra es lo
suficientemente ancha) o simplemente como "xx%".
o Si los informes de progreso están desactivados, la barra de Gantt de una fila de resumen estará
coloreada por completo, si se han realizado todas las tareas resumidas, o no lo estará en absoluto.

Al pasar el puntero del ratón sobre una barra de Gantt de resumen, se muestra información de pantalla con los
siguientes detalles:

o filtro o grupo (por ejemplo, "Mis tareas", "recurso: Silvia Moreno", o "categoría: Diseño")
o duración (seguida de "(% realizado)", si los informes están activados, o de una indicación si la
tarea está omitida)
o estado (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está omitida)
o últimos informes (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está
omitida)
o real frente a prev. (si los informes de progreso están activados, o una indicación si la tarea está
omitida)
o realización (si los informes de progreso están desactivados; "sí" o "no")
o inicio
o finalización

En estos cálculos se excluyen las siguientes tareas:

Cálculo Tareas excluidas


duración tareas omitidas
Estado ƒ tareas omitidas
ƒ tareas con fecha de inicio en el futuro
ƒ hitos

último informe ƒ tareas omitidas


ƒ tareas con fecha de inicio en el futuro
ƒ hitos
ƒ tareas que estén finalizadas

real frente a prev. ƒ tareas omitidas


ƒ tareas con fecha de inicio en el futuro
ƒ hitos

realizado ƒ tareas omitidas


ƒ hitos

Si no hay tareas que reúnan los requisitos suficientes para ser resumidas, aparecerá la palabra "ninguno",
excepto en los casos que se especifican a continuación.

El campo de estado indica "no iniciada" si todas las tareas tienen fecha de inicio en el futuro, o "hitos" si
todas las tareas son hitos.

El campo de último informe tiene distintos formatos dependiendo de los últimos informes que se resuman:

o no hay tareas que cumplan los requisitos porque todas han finalizado: fecha actual
o fechas coincidentes: "03 Ene 02"
o fechas que abarquen un rango: "03 Ene 02 a 22 Ene 02"
o fechas que sean "ninguno": se sustituyen con la fecha de inicio de la tarea
o todas las fechas en blanco: se queda en blanco

Si alguna de las fechas mostradas está atrasada, aparecerá un comentario indicándolo.


Vista de detalles

Entre las características de la vista de detalles se incluyen:

ƒ Filtrado y agrupación: igual que en la vista de Gantt.


ƒ Columnas:
o Título de la tarea (enlace con la página Tarea)
o Duración ("0" si se trata de hitos)
o ID
o Estado (si los informes de progreso están activados): se muestran iconos y los porcentajes de
adelanto o retraso de las tareas con respecto a lo previsto, derivados del progreso que se indica
en la columna real frente a prev.
o Informe más reciente (si los informes de progreso están activados): se queda en blanco en el
caso de tareas omitidas, hitos y tareas cuya fecha de inicio aún no haya llegado.
o Real/previsto (si los informes de progreso están activados): muestra el progreso real y previsto,
en días, con el formato "2d de 2d". El origen de estos valores se especifica en "Estado". Si
dispone de autorización para informar del progreso de una tarea, el valor de progreso real de
ésta se mostrará como un enlace con la página Informe de progreso, con información de
pantalla que indica "informe de progreso". Este valor no se muestra si se trata de hitos.
o Realizado (si los informes de progreso están desactivados): muestra "sí" en todas las tareas
completadas excepto los hitos, para los que no aparece ningún valor.
o Inicio
o Fin: si el día de finalización ya ha pasado y el progreso real de la tarea no es del 100%, la
fecha de finalización aparecerá en rojo, con información de pantalla que indica "tarea
atrasada". Las fechas de finalización de hitos y tareas omitidas están exentas.
o Predecesoras: muestra los ID de las tareas predecesoras, separados por comas, en orden
numérico. Cada ID es un enlace con la tarea correspondiente. Al pasar el puntero del ratón
sobre el ID, se muestra información en pantalla con el ID y el nombre de la tarea.
o Categoría (no aparece si se agrupa por categoría)
o Recurso (no aparece si se agrupa por recurso)
o Notas
ƒ Tareas omitidas: como en la tabla de Gantt, las filas de las tareas omitidas aparecen de forma distinta
a las filas normales. Se ocultan los valores de "estado", "último informe" y "real frente a prev.".
ƒ Clasificación: sigue las mismas reglas de clasificación que la tabla de Gantt. De forma
predeterminada, las filas se ordenan como por la columna de Gantt, aunque esa columna no se muestre
en la tabla de detalles. Si elige un orden de clasificación distinto, el único modo de volver al orden de
clasificación de Gantt consiste en cambiar a la vista de Gantt y hacer clic en el encabezado de la
columna de Gantt.

Al clasificar por estado, las filas adoptan el siguiente orden (o el inverso, si se clasifican de forma
descendente):

o con retraso (de más a menos)


o a tiempo
o con adelanto (de menos a más)
o finalizadas
o no iniciadas
o hitos

Al clasificar por predecesora, las filas se ordenan de acuerdo con el ID de la primera predecesora de cada fila;
al clasificar por recursos, las filas se ordenan de acuerdo con el primer recurso de cada fila.

ƒ Filas de resumen: al igual que ocurre en la tabla de Gantt, la primera fila es un resumen de todas las
tareas que coincidan con el filtro, y se muestran filas de resumen adicionales cuando la agrupación
está activada. En las filas de resumen se muestra un recuento de cuántas tareas se han resumido, junto
con un recuento de cada una de las columnas excepto las de ID, predecesora, recurso, categoría y
notas. Al igual que ocurre con la información de pantalla de los gráficos de Gantt, determinadas tareas
están excluidas de ciertos cálculos.

Si no hay tareas que cumplan los requisitos necesarios para ser resumidas, se muestra un campo en blanco.

El formato del campo de último informe es el mismo que en la información de pantalla del diagrama de
Gantt, excepto si la fecha esté atrasada: en tal caso, aparece en rojo con una información de pantalla que
indica que uno o más informes están atrasados. Si la fecha es un rango y una de las dos está atrasada, ambas
aparecerán en rojo con esta información de pantalla.

Imprimir planes de proyecto


En la página de resumen de un plan de proyecto en la vista de Gantt, haga clic en "vista preliminar" de la
barra de comandos para abrir una página con la vista previa de impresión. Esta página incluye instrucciones
(no imprimibles) que le ayudarán a elegir las opciones de impresión del plan de proyecto.

En la página de vista preliminar de la vista de Gantt

ƒ Seleccione si desea imprimir todo el proyecto o un intervalo de fechas.


ƒ Si elige un intervalo de fechas, haga clic en "actualizar" para que el plan de proyecto se actualice y
muestre solamente el período de tiempo especificado.
ƒ Haga clic en "imprimir" para imprimir la página o en "cancelar" para volver a la página de resumen de
la base de datos.

Consulte también: Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos

Cortar, copiar, pegar, eliminar y restaurar


Copiar y pegar planes de proyecto

Al crear un plan de proyecto pegando una copia, eRoom copia todo (incluidos anexos y discusiones) menos
registros de cambios, historiales de informes y el progreso real.
Copiar y pegar tareas

Al crear una tarea pegando una copia en el mismo plan de proyecto o en uno distinto, eRoom asigna a la tarea
un nuevo ID y copia todo (incluidos anexos y discusiones) excepto el registro de cambios, el historial de
informes y el progreso real.

La copia de una tarea no afecta a sus dependientes, pero, cuando la tarea se corta o elimina, sus dependientes
pierden la dependencia con ella. Si una tarea eliminada se restaura de la papelera de reciclaje, las tareas
dependientes, de haberlas, recuperan su dependencia con respecto a ella.

Si los planes de proyecto de origen y destino tienen una configuración de informes de progreso distinta
(activados o desactivados), eRoom traducirá las tareas con un porcentaje de realización como "sí" o "no", o
bien traducirá las tareas finalizadas como 100% terminadas y el resto, como 0% terminadas.

Resumen

Las propiedades de las tareas de un plan de proyecto que se pueden ver afectadas por las acciones de cortar,
copiar, pegar y restaurar de la papelera de reciclaje son las siguientes:

ƒ Predecesoras de la tarea: se mantienen o se borran.


ƒ Registros de cambios: se mantienen o se borran.
ƒ Historiales de informes de progreso: se mantienen o se borran.
ƒ Informes de progreso real: se mantienen o se borran.
ƒ ID de tarea: (sólo lectura) se mantienen o se asigna un nuevo ID.

Estos efectos se resumen del siguiente modo:

Elemento Acción Se mantiene Se borra ¿Nuevo


ID?
Plan de proyecto Cortar y pegar Todos No
Copiar y pegar Predecesoras de tareas No
Restaurar de la papelera de Todos No
reciclaje
Tarea individual Copiar y pegar en el mismo Predecesoras de tareas Sí
plan de proyecto
Copiar y pegar en otro plan de Todos Sí
proyecto

Restaurar de la papelera de Todos No


reciclaje en el mismo proyecto
Cadena de tareas Copiar y pegar en el mismo Predecesoras de tareas Sí
plan de proyecto (dependencias dentro de la
cadena y dependencias de la
primera tarea fuera de la
cadena)
Copiar y pegar en otro plan de Predecesoras de la tarea Sí
proyecto (dependencias dentro de la
cadena)
Restaurar de la papelera de Todos No
reciclaje en el mismo proyecto

Exportar e importar planes de proyecto


Al igual que ocurre con las bases de datos, puede importar y exportar planes de proyecto como archivos CSV
(delimitados por comas).

Para exportar un plan de proyecto:

1. En la vista de detalles o de Gantt, haga clic en "exportar", en la barra de comandos.

Se abrirá la página Exportar plan de proyecto.

2. Decida si desea Exportar texto enriquecido como HTML.


3. Decida si desea guardar el archivo en formato Unicode.
4. Haga clic en "Aceptar".

Se abrirá la página Exportación completada, que contiene un enlace con un archivo .csv.

5. Haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado.


6. Haga clic en "Aceptar" o en "Cancelar" para cerrar la página Exportación completa y volver a la
página de resumen del plan de proyecto.

Todas las tareas se exportan, independientemente de si se están usando las funciones de agrupación o filtrado
y de si las tareas están terminadas o no. Los valores de resumen no se exportan.

En el archivo CSV, la primera fila muestra los nombres de los archivos exportados, de la siguiente forma:

ƒ ID (número; nunca se exporta como primera columna, para evitar errores de SYLK)
ƒ Nombre_tarea (texto sin formato)
ƒ Duración (número)
ƒ Fecha_inicio (fecha)
ƒ Fecha_delimitación (fecha, o "NA" si no hay)
ƒ Tipo_delimitación ("Iniciar no antes de" o "Tan pronto como sea posible" si no hay)
ƒ Predecesoras (ID de tareas, separados por comas)
ƒ Fecha_finalización (fecha)
ƒ Categoría (texto sin formato)
ƒ Porcentaje_completado (número de hasta dos decimales; se basa en el grado de finalización, si los
informes de progreso están desactivados)
ƒ Fecha de informe de progreso (fecha; en blanco si los informes de progreso están desactivados)
ƒ Estado (número de porcentaje, o 0; todos 0 si los informes de progreso están desactivados)
ƒ Omitir de resúmenes (0 si es falso, 1 si es verdadero)
ƒ Nombres_recurso (nombres para mostrar de los miembros, separados por comas)
ƒ Notas (texto sin formato)
ƒ Descripción (texto sin formato o HTML)

Las fechas se exportan con el formato AAAA-MM-DD. Los nombres de recurso se exportan con el formato
"Nombre Segundo nombre Apellido". Los anexos, discusiones y registros de cambios no se exportan. Los
campos que contengan comas o comillas se "escapan" usando comillas. Los gráficos en HTML se pierden.

Al importar un archivo CSV, eRoom comprueba que cada fila de datos está bien formada (por ejemplo, que el
número de campos de la fila de datos coincide con el número de campos de la fila del encabezado). Si hay
algún problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carácter de delimitación incorrecto en las filas
de datos, pero la fila del encabezado está bien. Si sólo las filas de datos se han formado de forma incorrecta,
eRoom le avisará del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importará ninguna fila. Esto podría
deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el número correcto de archivos.
Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo".

Si eRoom muestra un mensaje para avisarle de que hay más filas en el archivo CSV de las que se permiten,
puede dividir el archivo en pequeños segmentos y volver a intentar la importación.

Para importar un plan de proyecto:

1. En la vista de detalles o de Gantt, haga clic en "importar", en la barra de comandos.

Se abrirá la página Importar plan de proyecto.

2. Busque el archivo CSV que desee importar.


3. Si lo desea, seleccione la opción El texto con formato entrante es HTML.
4. Haga clic en "Aceptar" para que se abra la página Importar <nombre archivo.csv>, en la que figuran
los nombres de campo que eRoom ha encontrado en el archivo. Si continúa la importación, las filas
que siguen al encabezado se importan como tareas, como en esta tabla (nueva ventana).

Se espera que la primera fila contenga nombres de campo, que pueden estar en cualquier orden e incluir
nombres desconocidos o en blanco; eRoom analiza la fila buscando coincidencias con los nombres que
reconozca, independientemente de mayúsculas y minúsculas, y omite el resto. El único campo necesario es
Nombre_tarea.

Si el número de tareas en el plan de proyecto supera el máximo (500) durante la importación y aún quedan
filas por importar, la importación se cancelará. Se abrirá una página de error sugiriéndole que quite tareas
existentes o elimine filas del archivo de importación y vuelva a intentarlo.

Exportar archivos CSV desde Microsoft Project


Cuando guarda archivos de Microsoft Project en formato CSV, puede filtrar las filas de resumen para
excluirlas antes de importar el archivo CSV a eRoom. Si no lo hace, los planes de proyecto de eRoom
interpretarán los resúmenes como tareas, por lo que mezclarán el tiempo transcurrido (filas de resumen) con
la duración del trabajo (filas de tarea). En los siguientes pasos se proporcionan directrices para importar
archivos CSV desde Project a planes de proyecto de eRoom.

1. Empiece por crear una asignación de eRoom para exportar archivos de Project. La forma más fácil de
hacerlo consiste en exportar cualquier plan de proyecto de eRoom como archivo CSV y, a
continuación, abrir el archivo .CSV exportado en Project. Cuando Project permita seleccionar una
asignación (equivalencia en Project) de importación/exportación, elija, en lugar de ello, Nueva
equivalencia. En cuanto a los datos que importar o exportar, elija "Tareas" y seleccione "Exportar fila
de encabezados/Incluir encabezados al importar". Acepte las asignaciones de campo predeterminadas.
(Algunos campos de eRoom se mostrarán como "sin asignación" porque no tienen equivalente en
Project). Antes de salir del cuadro de diálogo o asistente, dé un nombre a la nueva asignación, como
"Plan de proyecto de eRoom". En el cuadro de diálogo Importar equivalencia o Guardar equivalencia,
haga clic en Organizador y compruebe que la asignación se haya agregado a la plantilla "global.mpt"
de Project, para que pueda usarla más adelante. Si es necesario, utilice el Organizador para copiarla
ahí. A continuación, podrá cancelar la apertura del archivo de eRoom.
2. Seguidamente, en Microsoft Project, cree un filtro que omita las tareas de resumen. Para ello, en el
menú Proyecto, elija Filtro para...: descripción de la tarea > Más filtros. Cree un filtro de tarea
(llamado, por ejemplo, "Sin resúmenes") que especifique el Nombre de campo "Resumen" es igual a
"No". Marque la casilla de verificación "Visible en el menú" y guarde el filtro. De nuevo en el cuadro
de diálogo Más filtros, haga clic en Organizador y compruebe que el filtro se haya agregado a la
plantilla "global.mpt" de Project, para que siga estando disponible más adelante. Si es necesario,
utilice el Organizador para copiarla ahí. No es necesario aplicar el filtro.
3. Finalmente, cuando exporte un archivo de Microsoft Project (mediante Save As .csv), utilice la
equivalencia "Plan de proyecto de eRoom" con el filtro "Sin resúmenes".

Bases de datos
Acerca de las bases de datos
Una base de datos es una colección estructurada de información similar, como, por ejemplo, una guía
telefónica. En las bases de datos, la información se organiza en una serie de entradas (o registros) que
forman conjuntos individuales de datos, como los listados en una libreta de teléfonos. Las entradas
constituyen los pilares para registrar, almacenar y mostrar información en una base de datos.

En la página de resumen de una base de datos, las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en
campos o columnas de determinados tipos de datos (nombre, dirección y número de teléfono, por ejemplo).
Los creadores de las bases de datos eligen los campos que se mostrarán en la página de resumen. En dicha
página, puede hacer clic en el título de una entrada o en su icono ( ) para abrir la página de una entrada
individual. De forma opcional, la página de resumen puede mostrar un escritorio integrado para la base de
datos en el que se resuman los datos de dicha base de datos.

Una página de entrada de base de datos muestra todos los campos de la entrada, los cuales pueden incluir un
área de comentarios, un cuadro para anexos y un registro de cambios que registre automáticamente el historial
de modificaciones de la entrada. Estos campos sólo se muestran en las páginas de entrada, no en las páginas
de resumen.

Puede crear elementos de escritorio de la base de datos en el eRoom que resuman y muestren información de
uno o varios orígenes de datos de la base de datos. La página Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la
que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo,
Mis eRooms ofrece una ubicación central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente
en varios eRooms.

Estructura de las bases de datos


La estructura de una base de datos está formada por los elementos siguientes:

ƒ campo: permite registrar una categoría de información (o columna) para cada entrada de base de datos
(o fila) en la página de resumen (por ejemplo, Título, Autor, Fecha, etc.).
ƒ tipo de campo: tipo de información (o tipo de datos) que puede contener un campo —por ejemplo,
una fecha o un número, o bien, comentarios o anexos).
ƒ opciones de campo: configuración que permite definir ciertas propiedades de los campos. Las
opciones varían en función del tipo de datos. Entre los ejemplos de parámetros opcionales se
encuentran el número de caracteres permitido en un campo de texto, el valor inicial (o
predeterminado) de un campo o el modo en que se muestra un campo en la página de entrada o la
página de resumen.
ƒ opciones de la página de resumen: configuración que determina el aspecto y el funcionamiento de la
página de resumen de una base de datos.
ƒ opciones de agrupación: configuración que determina si las entradas de la página de resumen de la
base de datos se agrupan en conjuntos de valores coincidentes según los campos utilizados como
categorías (por ejemplo, prioridad, estado o fecha).
ƒ opciones de escritorio: configuración que determina los campos de la base de datos que se pueden
resumir en un escritorio, así como las opciones predeterminadas para dichos campos. Asimismo,
también puede optar por mostrar un escritorio en la página de resumen de la base de datos.

Tipos de bases de datos


El tipo de base de datos de eRoom que cree o utilice dependerá del tipo de información que maneje y de la
forma en que se ejecuten los proyectos en la organización. Las bases de datos son normales o de proceso de
aprobación y se crean desde cero (en blanco), o a partir de una plantilla. Asimismo, puede crear una base de
datos de tareas que puede sincronizar con Microsoft Outlook (si utiliza el cliente del componente).

Base de datos en blanco

Una base de datos en blanco no tiene ninguna estructura predefinida (es decir, aún no tiene configurado
ningún campo ni tipo de datos). Cuando se crea una base de datos desde cero, la estructura se define desde el
principio y se adapta a las propias especificaciones.
Consulte también: Para crear una base de datos en blanco

Base de datos de proceso de aprobación

Una base de datos de proceso de aprobación presenta la estructura de una base de datos normal ampliada
con el fin de incluir una serie de pasos o fases definidos. Permite administrar la relación de las actividades de
un proyecto desde el principio hasta el final. Las entradas (que pueden representar nuevos productos en
desarrollo o a candidatos a un empleo, por ejemplo) se mueven de un paso al siguiente en función de las
aprobaciones de los miembros o de otros criterios. Cada paso tiene una estructura que refleja la de la base de
datos a la que pertenece, pero con distinta configuración en lo que respecta al control de acceso, a las
notificaciones, a algunas opciones de campo y a las opciones de la página de resumen.

Consulte también: Para crear una base de datos de proceso de aprobación

Base de datos de tareas

Una base de datos de tareas es cualquier tipo de base de datos que contiene campos que representan las
cualidades de propiedad y finalización. Estos campos clasificarán cualquier entrada de base de datos como
tarea si tiene alguna de las siguientes propiedades:

ƒ al menos un campo de aprobación de propietario


ƒ al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento

Puede sincronizar las tareas del eRoom con las tareas de Outlook, siempre que el campo de miembro-
propietario no se utilice como título en las entradas de la base de datos.

Bases de datos de plantillas

Una base de datos de plantillas es una base de datos predefinida, administrada por un administrador de
comunidad, que los miembros de eRoom tienen a su disposición para realizar tareas de creación y
personalización. Estas bases de datos ya creadas permiten a los miembros de eRoom empezar rápidamente a
administrar listas de tareas, procesos de aprobación, hitos de proyecto y otros datos estructurados.

Las plantillas de base de datos se almacenan en un directorio especial del servicio en el que se encuentre el
eRoom y todos los eRooms que figuren en dicho servicio las compartirán. Cuando cree una base de datos a
partir de una plantilla, podrá crearla "tal cual" o bien podrá modificar la estructura para que se adapte a sus
necesidades.

Consulte también: Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla

Página de resumen de la base de datos


La página principal de una base de datos es su página de resumen que muestra las entradas de la base de
datos, según las opciones de la página de resumen de la base de datos, así como cualquier criterio de
búsqueda aplicado.
En la página de resumen, puede abrir, agregar, eliminar, editar, reorganizar, buscar, clasificar y ver entradas o
reagrupar las entradas agrupadas. Si dispone de derechos de edición para la base de datos, puede guardar la
configuración de vista actual.

En la página de resumen, el título de una entrada es también un enlace a su página. Los títulos de las entradas
también se utilizan en los resultados de búsquedas y en mensajes de notificación por correo electrónico.

Nota: En las opciones de la página de resumen de un paso de aprobación no se incluye el parámetro de


título de la entrada porque sólo se define un título para el proceso de aprobación principal, y todos los pasos
utilizan el mismo campo de título para las entradas.

Clasificar entradas de base de datos

Al igual que en las carpetas, puede clasificar las entradas de la página de resumen en función de cualquier
campo que se muestre. Haga clic una vez en un encabezado de columna para clasificarlas en orden ascendente
y vuelva a hacer clic en él para clasificarlas en orden descendente. La configuración de clasificación se
mantendrá a través de las distintas sesiones del explorador.

Escritorios de base de datos

De forma opcional, la página de resumen de una base de datos puede mostrar un escritorio integrado que
resuma los datos de dicha base de datos. Este escritorio es especialmente útil para bases de datos de gran
tamaño y de varias páginas. El escritorio proporciona una descripción rápida de las entradas y de la
información que contienen. Los creadores o miembros de una base de datos con derechos de edición pueden
especificar la configuración del escritorio en la página Opciones de escritorio del asistente de base de datos.

Entradas de base de datos agrupadas

Cuando las entradas se agrupen, en la página de resumen se mostrará una fila de subencabezado para cada
valor del campo que haya seleccionado y se le informará de cuántas entradas contienen el mismo valor (por
ejemplo, diez entradas con prioridad "alta", cinco con prioridad "baja", etc.). El valor aparece en negrita (con
una marca de no leído si hay entradas no leídas en la agrupación) y un número indica cuántas entradas
contienen el mismo valor para ese campo. Los valores de todos los campos están ocultos o contraídos
(ejemplo).

ƒ Para expandir la agrupación con el fin de ver todas las entradas que contengan el mismo valor para ese
campo, haga clic en el signo más ( ) al principio de la fila de encabezado (ejemplo). En el formulario
expandido, las entradas muestran todos los demás campos que se han definido para que aparezcan en
la página de resumen.
ƒ Para volver a contraer la visualización de las entradas en el encabezado de grupo, haga clic en el signo
menos ( ).
ƒ Para cambiar el campo por el que se agrupan las entradas (si se permite), seleccione el nombre de un
campo diferente en la lista desplegable "Agrupar por".

Nota: Las entradas de base de datos que figuran en el mapa reflejan la agrupación y clasificación vigentes.
Página de resumen principal de las bases de datos de proceso de aprobación

En la página de resumen principal de una base de datos de proceso de aprobación se muestra una lista
denominada Pasos de aprobación en la que figuran los pasos que dicha base de datos contiene. Podrá abrir
aquellos pasos en los que tenga al menos derechos de apertura. En las columnas de la lista se muestran los
nombres de los pasos y el número de entradas en cada uno de ellos. Si hay algún filtro de búsqueda vigente,
habrá una tercera columna con el número de entradas que coincidan con el criterio del filtro en cada paso.

Además, en función de la configuración de la base de datos, la página de resumen contiene otra lista en la que
se enumera una serie de entradas en cada paso, que se mostrará en función de las opciones de la página de
resumen de la base de datos. Cuando en la página de resumen se muestre esta serie de entradas y haya un
filtro de búsqueda vigente, sólo aparecerán enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de
búsqueda. En esta vista filtrada, la serie incluye, además de los campos de columna de resumen seleccionados
de la base de datos, una columna con el nombre del paso en el que se encuentra cada entrada que coincida.

Página de resumen de pasos de las bases de datos de proceso de aprobación

Los pasos de un proceso de aprobación también tienen sus propias páginas de resumen, con sus propias
opciones de resumen y formularios de búsqueda opcionales. En la página de resumen de un paso se muestran
las entradas que éste contiene, las cuales se enumeran según las opciones de la página de resumen de la base
de datos y se filtran según cualquier criterio de búsqueda aplicado.

Trabajar con bases de datos


Al igual que ocurre con cualquier elemento de eRoom en el que tenga los derechos de acceso adecuados,
puede crear, editar, eliminar y mover bases de datos o definir notificaciones en ellas. Asimismo, puede buscar
información en las entradas de base de datos existentes.

El trabajo con la información de base de datos consiste en clasificar, agrupar, agregar, editar o quitar entradas.

Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos

En las bases de datos de proceso de aprobación, los pasos tienen su propia estructura, la cual refleja la de la
base de datos. Sin embargo, muchas propiedades de pasos se pueden establecer de forma independiente desde
la base de datos de proceso de aprobación principal.

Consulte también: Trabajar con pasos del proceso de aprobación

Control de acceso para bases de datos

Las bases de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que las entradas de bases de
datos individuales y los pasos de los procesos de aprobación. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder a la
base de datos o al paso puede abrirlos, mientras que su creador (propietario) es el único miembro que puede
editarlos (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso de aprobación,
puede:

ƒ Definir el control de acceso para la base de datos o el paso.


ƒ Especificar la configuración de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista
Editar predeterminada para las nuevas entradas.

En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobación tienen la misma
configuración de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas
existentes pueden modificar estas configuraciones por separado.

Consulte también: Controlar el acceso a la información

Buscar en una base de datos

Si la función de búsqueda está activada en la base de datos, podrá:

ƒ Abrir el formulario de búsqueda, si está cerrado, haciendo clic en "mostrar búsqueda" en la parte
superior de la página de resumen.
ƒ Introducir los valores que desee buscar mediante los controles de edición adecuados para el tipo de
datos que desee encontrar (miembros, fechas, texto, etc.).
ƒ Para buscar en campos de texto de la base de datos, utilizar operadores booleanos y caracteres
comodín, al igual que en las búsquedas de texto en elementos.
ƒ Alternar entre el formulario básico y el avanzado haciendo clic en "Básica" o en "Avanzada" en la
parte inferior del formulario de búsqueda.

En una base de datos normal, al hacer clic en "buscar", se filtra la base de datos de manera que en la página de
resumen sólo se muestran las entradas que coinciden con los criterios de búsqueda. eRoom también muestra
este mensaje en el formulario de búsqueda: "filtro de búsqueda en uso, n entradas encontradas". Todas las
entradas que no coincidan se ocultan.

Si una base de datos de proceso de aprobación proporciona un formulario de búsqueda para todas las bases de
datos, al hacer clic en "buscar", se insertará en la lista Pasos de aprobación una columna denominada
Encontrado en la que se indicará, para cada paso en el que se tenga permiso de apertura, cuántas entradas
cumplen los criterios de búsqueda. Esta columna Encontrado aparecerá en blanco en los pasos que no se
puedan abrir. Si en la página de resumen del proceso de aprobación también se muestra una serie de entradas,
en esta serie sólo aparecerán enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de búsqueda. En esta
vista filtrada, la serie muestra una columna que proporciona el nombre del paso en el que se encuentra cada
entrada que coincida. Si se abre un paso que no tenga un formulario de búsqueda principal, se abrirá el
formulario de búsqueda de la base de datos en la página de resumen del paso. En este caso, se aplicarán los
criterios de búsqueda válidos en el paso, y las entradas que coincidan se mostrarán en la página de resumen
del paso.

Para ver todas las entradas de la base de datos, haga clic en "Restablecer" en la parte inferior del formulario
de búsqueda. Sin embargo, si los criterios de búsqueda se han guardado junto con otra configuración de vista
(mediante "guardar configuración"), podrá definir manualmente cada uno de los campos de búsqueda con el
parámetro más inclusivo, como en blanco o "cualquiera".

Para cerrar el formulario de búsqueda, haga clic en el signo menos ( ) situado junto a "Formulario de
búsqueda" en la parte superior del formulario. Con el formulario de búsqueda cerrado, cualquier criterio de
búsqueda actual filtrará la base de datos de manera que sólo se vean las entradas que coincidan. En este caso,
eRoom mostrará el mensaje "filtro de búsqueda en uso..." junto al botón "mostrar búsqueda" en la parte
superior de la página de resumen.

Guardar la configuración de vista en la página de resumen

Si se encuentra en la lista Editar de una base de datos, puede guardar la configuración de vista actual (la
configuración de criterios de búsqueda, agrupación y clasificación) haciendo clic en el botón "guardar
configuración" ( ) en la barra de comandos de la página de resumen. De esta forma se aplicará la
configuración de vista actual cuando se abra la base de datos por primera vez.

Bases de datos y la papelera de reciclaje

Cuando se elimina una entrada de una base de datos, ésta va a la papelera de reciclaje. Sin embargo, las
entradas eliminadas seguirán asociadas a la base de datos de la que se han eliminado. Por tanto, les seguirán
afectando los cambios que se realicen en la estructura de la base de datos principal. Además, si se elimina de
forma permanente una base de datos de la papelera de reciclaje, y ésta contiene entradas eliminadas
previamente de la misma base de datos, habrá que confirmar antes la eliminación de dichas entradas.

Imprimir bases de datos

En la página de resumen de una base de datos, haga clic en "vista preliminar" de la barra de comandos para
abrir una página con la vista previa de impresión. Esta página incluye instrucciones (no imprimibles) que le
ayudarán a elegir las opciones de impresión de la base de datos.

En la página de vista preliminar

ƒ Haga clic en "elegir columnas" para abrir una página en la que aparezcan todas las columnas de la
base de datos (además de ejemplos de contenido) que se pueden mostrar en el resumen. Marque las
casillas de verificación correspondientes a los campos que desea mostrar en la copia impresa. Al hacer
clic en "Aceptar" en la página "elegir columnas", vuelve a la página de vista preliminar. La
configuración de columnas se guarda para las distintas sesiones, por usuario y por base de datos.
ƒ Haga clic en "imprimir" para imprimir la página o en "cancelar" para volver a la página de resumen de
la base de datos.

Aparecerá un escritorio integrado de base de datos, si se encuentra visible, delante de la base de datos en la
página de vista preliminar. No se pueden ocultar y mostrar columnas en el escritorio; sólo se imprimirán
aquellas que se muestran.

Consulte también: Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos


Crear una base de datos
El proceso de creación de una base de datos comienza como el de otros elementos. En la página Crear, al
hacer clic en el icono de bases de datos, el asistente Crear base de datos se abre en la página Tipo de base de
datos. A continuación, deberá seleccionar el tipo de base de datos que desee crear.

ƒ una base de datos en blanco y normal desde cero


ƒ una base de datos personalizable y normal a partir de una plantilla
ƒ una base de datos de proceso de aprobación personalizable (desde cero o a partir de una plantilla)

Los pasos que deberá llevar a cabo en el asistente dependerán del tipo de base de datos que seleccione y, si es
personalizable, del grado de modificación.

Para desplazarse por el asistente Crear base de datos, utilice estos botones:

ƒ Siguiente: permite ir a la página siguiente del asistente.

Ahora bien, si está creando una base de datos personalizable a partir de una plantilla sin pasar por todos los
pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" se creará la base de datos.

O bien, si está creando una base de datos de proceso de aprobación a partir de una plantilla y elige no pasar
por todos los pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" irá directamente a la página Pasos de aprobación
del asistente.

ƒ Anterior: permite ir a la página anterior del asistente.


ƒ Cancelar: permite salir del asistente sin crear la base de datos.
ƒ Aceptar: permite crear la base de datos y salir del asistente.

Tenga en cuenta que, cuando cree una base de datos en blanco, una plantilla de base de datos personalizable o
una base de datos de proceso de aprobación, podrá revisarla más adelante. Podrá cambiar la estructura
(agregar o quitar campos), modificar los campos (cambiar tipos de datos u opciones) y ajustar las propiedades
(como el esquema de colores) para adaptarla a los cambios del proyecto.

Para crear una base de datos en blanco:

Cuando crea una base de datos en blanco, la genera desde cero, definiendo los campos y eligiendo las
opciones. Por otro lado, si crea una base de datos a partir de una plantilla, la generará de forma rápida y
personalizarla más adelante. El tipo de base de datos que seleccione dependerá de sus necesidades y de las
plantillas que estén disponibles para el eRoom.

1. En la página Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)" y, a continuación, haga clic en
"Siguiente".
2. En la página Definir nombre de base de datos:

o Escriba un nombre en el cuadro de texto.


o No marque la casilla de verificación "...proceso de aprobación". (Sin embargo, si accede a esta
página porque desea convertir una base de datos a un proceso de aprobación o viceversa,
consulte Convertir una base de datos, más abajo).
o Seleccione un esquema de colores predefinido. En las muestras, la fila superior y la primera
columna representan el color de fondo de los encabezados. En las dos últimas celdas de la fila
inferior se muestra el color de fondo para campos individuales (celdas de datos), así como las
filas de encabezado para las entradas agrupadas en la página de resumen.
o Para definir el control de acceso de la base de datos, haga clic en "control de acceso".
o Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
o En la página Definir nombre de base de datos, haga clic en "Siguiente".

3. En el cuadro de texto de la página Campos de base de datos, escriba en líneas aparte los nombres de
los campos (columnas) de la base de datos. Especifique al menos un nombre de campo exclusivo.

Cuando seleccione nombres de campo, piense en los títulos que desee que tengan las columnas de la
base de datos. Si desea que las entradas incluyan campos para comentarios o anexos o bien para
registrar cambios automáticamente, escriba también los nombres de estos campos.

Nota: Los campos Área de comentarios, Cuadro para anexos y Registro de cambios sólo se
muestran en las páginas de entrada individuales, no en la página de resumen de la base de datos.
4. En la página Tipos de campos de base de datos, elija en los menús desplegables un tipo de datos para
cada uno de los campos de la base de datos a los que ha asignado un nombre en el paso anterior.
Asegúrese de que al menos un campo pueda servir de título para las entradas en los enlaces e informes
de correo electrónico (ya sea Texto sin formato, Texto con formato, Fecha, Número, Número
automático o Lista de miembros).
5. En la página Opciones de campos de base de datos, puede personalizar los campos de la base de datos.
El conjunto de opciones disponibles para cada campo varía en función del tipo de datos. Por ejemplo,
los registros de cambios no tienen parámetros opcionales; deberá establecer opciones para las listas de
opciones y los campos de aprobación; todos los demás tipos de datos tienen parámetros opcionales
que podrá cambiar como desee.

o Para cambiar el nombre de un campo o el tipo de datos, haga clic en junto al nombre.
o Para cambiar la posición de un campo en las entradas, haga clic en junto al nombre. En la página
Mover campos, especifique la nueva posición y haga clic en "Aceptar". Esta columna no aparece en la
página Opciones de resumen del paso de aprobación.
o Para quitar un campo de la base de datos, haga clic en junto al nombre.
o Para crear otro campo, haga clic en "Agregar" en la barra de comandos situada en la parte superior o
inferior de la página.

Nota: Cuando se edite una base de datos y agregue un campo, esta página también contendrá opciones de la
página de resumen pertenecientes al tipo de datos del nuevo campo.

6. La página Opciones de resumen de la base de datos sirve para organizar el aspecto y el


funcionamiento de la página de resumen. En esta página se muestran los nombres de los campos de la
base de datos en el mismo orden en el que aparecen en la página de resumen y en las páginas de
entrada individuales.
o : haga clic para mover un campo y colocarlo delante o detrás de otro campo en la página de
resumen. En la página Mover campos, especifique la nueva posición y haga clic en "Aceptar".
o Título de la entrada: seleccione el campo que desee utilizar como título para las entradas en
la base de datos. Los tipos de campos que pueden proporcionar títulos de entrada son los
siguientes: Texto sin formato, Texto con formato, Número automático, Número, Fecha o Lista
de miembros.

Nota: Para que las tareas se sincronicen correctamente con Outlook, los campos de
miembro-propietario no pueden utilizarse como título en las entradas de la base de datos de
tareas.
o Columnas de resumen: seleccione los campos que desee que se muestren como columnas en
la página de resumen. Para que se muestren todas las columnas, marque la casilla de
verificación de la fila "todos los campos". Quite la marca de la casilla de verificación de los
campos que no desee que se muestren aquí. Puesto que cada entrada muestra, como mínimo,
su título en la página de resumen, la casilla de verificación del campo de título ya está
seleccionada y es de sólo lectura. Asimismo, no hay ninguna casilla de verificación de
columna de resumen en la fila "ningún campo".

Los campos seleccionados para la página de resumen principal de una base de datos de proceso
de aprobación determinan las columnas que se mostrarán en la serie de entradas de todos los
pasos de aprobación, así como en las páginas de resumen de los propios pasos. Cualquier
campo puede aparecer en una página de resumen, excepto los campos Cuadro para anexos,
Área de comentarios o Registro de cambios.
o Formulario de búsqueda: tanto si desea un formulario de búsqueda resumido (básico) como
uno completo (avanzado) en la base de datos, seleccione el subconjunto de campos que desee
incluir en el formulario básico. El subconjunto puede incluir campos en los que se considere
que los miembros buscarán valores (como nombres, fechas de hitos o todos los problemas aún
por resolver) con más frecuencia.

Para que en el formulario de búsqueda se incluyan todos los campos de la base de datos,
marque la casilla de verificación de la fila "todos los campos". En este caso, no hay ninguna
diferencia entre los formularios de búsqueda básico y avanzado.

Los campos excluidos automáticamente de las búsquedas son los de número automático con
valores definidos en el orden en que están organizados, las áreas de comentarios y los cuadros
para anexos.

Para desactivar la función de búsqueda en la base de datos (porque la base de datos es muy
pequeña, por ejemplo), marque la casilla de verificación de la fila "ningún campo". En este
caso, no aparecerá ningún botón "buscar" en la página de resumen de la base de datos.
o Agrupación predeterminada: de forma opcional, seleccione un campo como una categoría en
función de la cual desea agrupar las entradas inicialmente en la página de resumen. Sólo puede
seleccionar un campo para agrupar entradas de base de datos (puede ser un campo Texto sin
formato, Lista de miembros, Aprobación, Número, Sí/No, Lista de opciones, Semáforo y
Fecha, pero no un campo Cuadro para anexos, Número automático, Texto con formato, Área
de comentarios o Registro de cambios). Para no especificar ninguna agrupación de entradas
inicial, seleccione la opción "ningún campo".
o Opciones de agrupación: seleccione los campos (si los hay) que los miembros pueden
seleccionar para agrupar entradas de la base de datos. Las opciones que se seleccionen en esta
columna no afectan a la agrupación predeterminada.

Nota: La configuración de "opciones de agrupación" y la de "agrupación predeterminada"


interactúan de tal manera que siguen de forma lógica las selecciones (ejemplo).

o Incluir espacio para comentarios y votos e Incluir cuadro para anexos: especifique si desea que la
página de resumen de la base de datos incluya comentarios y votos o anexos. Estas opciones no están
disponibles en las bases de datos de proceso de aprobación, pero pueden elegirse en las páginas de
resumen de pasos individuales.

7. En la página Opciones de escritorio, puede organizar los campos de esta base de datos que desea que
se resuman en un escritorio así como el modo de hacerlo.

o Mostrar un escritorio en la página de resumen de esta base de datos: marque esta casilla de
verificación para mostrar el escritorio integrado de la base de datos en la página de resumen. Quite la
marca de la casilla de verificación para ocultarlo.
o Mostrar tipos de campos: seleccione los campos que se resumirán en un elemento de escritorio para
los que esta base de datos proporciona datos de origen y en el escritorio integrado de la página de
resumen (si lo hay). Especifique todos los campos o un subconjunto seleccionado.
o Especificar opciones de visualización para los campos resumidos en los escritorios de base de datos:
seleccione la forma en la que desea que el escritorio resuma cada uno de los tipos de campos. Esta
configuración tiene las opciones de visualización predeterminadas de un elemento de escritorio para el
que esta base de datos proporciona datos de origen.

8. En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que


aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones para editar entradas,
que aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son
opcionales.
9. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la página de resumen.

Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos

Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla:

El proceso de creación de una base de datos personalizable es prácticamente el mismo que el de creación de
una base de datos en blanco, salvo en el hecho de que todos los campos se encuentran ya definidos. Puede
crear la plantilla tal cual, o bien personalizar la configuración como desee.

1. En la página Tipo de base de datos, seleccione el nombre de una plantilla de base de datos y, a
continuación, haga clic en "Siguiente".
2. En la página Definir nombre de base de datos:
o Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
o No marque la casilla de verificación "...proceso de aprobación".
o Seleccione un esquema de colores.
o Para personalizar más la base de datos, marque la casilla de verificación Pasar ahora por
todas las opciones de base de datos. Déjela en blanco si desea crear la base de datos "tal
cual", según las opciones de la plantilla.
o Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede
abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso".
o Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
o Haga clic en "Siguiente". Según elija o no pasar ahora por todas las opciones de base de
datos, eRoom creará la base de datos en el momento o abrirá la siguiente página del asistente.
Si desea lo segundo, continúe con los siguientes pasos.

3. En la página Opciones de campos de base de datos, modifique, edite, mueva o elimine campos según
sea necesario y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
4. En la página Opciones de resumen de la base de datos, organice la página de resumen de la base de
datos según sus especificaciones y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
5. En la página Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se
resuman en un escritorio así como el modo de hacerlo.
6. En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que
aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones, que aparecerán en las
páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son opcionales.
7. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la página de resumen.

Consulte también: Trabajar con entradas de base de datos

Para crear una base de datos de proceso de aprobación:

Una base de datos de proceso de aprobación tiene la misma estructura (definiciones de campo, opciones de
resumen y otros parámetros) que una base de datos normal y se encuentra organizada en una serie de pasos
con nombre. Cuando cree un proceso de aprobación, deberá definir primero la base de datos (ya sea desde
cero o a partir de una plantilla personalizable) y, a continuación, los pasos.

Nota: Al menos uno de los campos de la base de datos de proceso de aprobación deberá ser un campo de
aprobación. Utilice este campo para aprobar una entrada (mediante su edición) y llevarla al paso siguiente.

1. En la página Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)", o bien el nombre de una plantilla de base
de datos y, a continuación, haga clic en "Siguiente".
2. En la página Definir nombre de base de datos:
o Edite el nombre de la base de datos, si es necesario.
o Marque la casilla de verificación con la etiqueta "Esta base de datos es un proceso de
aprobación de varios pasos".
o Seleccione un esquema de colores.
o Si está creando el proceso de aprobación a partir de una plantilla y desea personalizar la
estructura, marque la casilla de verificación con la etiqueta "Pasar ahora por todas las opciones
de base de datos".
o Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede
abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso".
o Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".
o Haga clic en "Siguiente". Según elija o no pasar por todas las opciones de base de datos, el
asistente de creación seguirá presentando opciones de la base de datos o pasará a la página
Pasos de aprobación.

3. Rellene la página Campos de base de datos. Escriba el nombre de un campo de aprobación o, de lo


contrario, eRoom creará uno automáticamente. Haga clic en "Siguiente" para continuar.
4. Rellene la página Tipos de campos de base de datos. Debe haber al menos un campo de aprobación.
Haga clic en "Siguiente" para continuar.
5. En la página Opciones de campos de base de datos, modifique los campos según proceda y, a
continuación, haga clic en "Siguiente". Cuando se cree un campo de aprobación de forma automática,
eRoom definirá al creador de la base de datos como el único aprobador y establecerá ese campo como
el campo de aprobación del proceso. (Si ya ha especificado un campo que no sea de aprobación y lo
ha denominado "Aprobación", eRoom cambiará automáticamente el tipo de éste al de aprobación,
definirá al creador de la base de datos como el único aprobador y establecerá ese campo como el
campo de aprobación del proceso).

Nota: Si está creando la base de datos a partir de una plantilla que aún no tiene definido ningún
campo de aprobación, deberá definir uno inmediatamente.

Haga clic en "Siguiente" para continuar.

6. En la página Opciones de resumen de la base de datos, organice la página de resumen según sus
especificaciones y, a continuación, haga clic en "Siguiente".

Nota: Puesto que la página de resumen de un proceso de aprobación no puede tener un área de
comentarios ni un cuadro para anexos, las casillas de verificación correspondientes a esas opciones no
aparecerán en el asistente.

7. En la página Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se
resuman en un escritorio así como el modo de hacerlo.
8. En la página Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que
aparecerá en la página de resumen de la base de datos, así como instrucciones, que aparecerán en las
páginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parámetros son opcionales.

Cuando haga clic en "Siguiente", se abrirá la página Pasos de aprobación.


9. Utilice la página Pasos de aprobación para editar, volver a ordenar, eliminar y agregar pasos, así como
para definir opciones de base de datos específicas de un proceso de aprobación. Para empezar con un
nuevo proceso de aprobación, eRoom proporciona tres pasos iniciales denominados Nuevo, Abierto y
Cerrado. En la parte superior de la página hay una tabla en la que se enumeran los pasos existentes en
el orden en que aparecen en la página de resumen de la base de datos. Puede modificar estos pasos o
bien eliminarlos y crear nuevos pasos desde cero.

Trabaje con pasos individuales de la siguiente forma:

o Para editar un paso, haga clic en con el fin de abrir el asistente para pasos.
o Para eliminar un paso de la base de datos, haga clic en . Cuando se crea un proceso de
aprobación, como los pasos no tienen entradas, el paso se quita inmediatamente.
o Para agregar un paso, haga clic en "agregar un paso" y asígnele un nombre. Para seguir
agregando pasos, haga clic en "Agregar". Cuando termine de agregar pasos, haga clic en
"Aceptar" para crear los nuevos pasos, que aparecerán ordenados en la parte inferior de la lista
de pasos.
o Para cambiar la posición de un paso existente, o para colocar un nuevo paso en la lista (y en la
base de datos), haga clic en . Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso o el paso
movido en la página de resumen y haga clic en "Aceptar". En la lista se mostrarán los pasos en
el nuevo orden.

10. En esta misma página Pasos de aprobación, defina las siguientes opciones de base de datos específicas
del proceso de aprobación:

o El campo de aprobación para el proceso de aprobación es [lista de campos de aprobación]:


seleccione el nombre del campo de aprobación que distribuirá automáticamente entradas de un paso a
otro en orden lineal. Este campo no puede cambiarse una vez asignado.

o Permitir que los miembros muevan manualmente entradas entre pasos: cuando se selecciona esta
opción, los miembros pueden mover entradas de un paso a otro manualmente (utilizando el método de
arrastrar y colocar o de cortar y pegar), sin necesidad de pasar por el proceso habitual de aprobación o
rechazo en cada paso de la secuencia de distribución.

Nota: Los coordinadores siempre pueden mover pasos manualmente, independientemente de este
parámetro.

11. Por último, en la página Pasos de aprobación, defina las siguientes opciones para la página de resumen
principal:

o Mostrar el formulario de búsqueda: cuando se selecciona esta opción, en la página de resumen de la


base de datos se muestra un formulario para buscar todos los pasos en la base de datos, si la función de
búsqueda se ha activado. La configuración de formulario de búsqueda de la base de datos determina el
contenido del formulario de búsqueda. Al realizar una búsqueda en la base de datos, se filtran todas las
entradas según los criterios especificados en el formulario. Cuando hay un filtro de búsqueda vigente,
la lista Pasos de aprobación incluye, además de la columna en la que se muestra el número actual de
entradas en cada paso, una columna denominada "Encontrado" en la que se indica cuántas entradas de
cada paso coinciden con los criterios de búsqueda. Si no se selecciona esta opción, la página de
resumen principal no tendrá formulario de búsqueda y tomará la configuración de formulario de
búsqueda de la base de datos principal como configuración de formulario de búsqueda inicial para los
pasos individuales.
o Mostrar una serie de entradas de todos los pasos de aprobación: cuando se selecciona esta opción,
en la página de resumen de la base de datos se muestra, bajo la lista Pasos de aprobación, otra tabla en
la que se ofrece una vista de resumen (una serie) completa de todas las entradas de todos los pasos de
la base de datos.

o Etiquete la columna de paso de aprobación: cuando en la página de resumen se muestra una serie
de entradas, este parámetro determina la etiqueta que tendrá la columna que identifica el paso que
contiene cada entrada.
12. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos.

Consulte también: Trabajar con pasos del proceso de aprobación

Editar una base de datos


La edición de una base de datos implica utilizar el asistente Editar base de datos para modificar las
propiedades, la estructura o las opciones de la base de datos. Este asistente utiliza las mismas páginas que el
asistente Crear base de datos, pero permite ir directamente a la página que controla la acción que desee llevar
a cabo. También se puede elegir pasar por todas las opciones del asistente al igual que se hace al crear una
base de datos desde cero o personalizar una plantilla de base de datos.

Para desplazarse por el asistente Editar base de datos, utilice estos botones:

ƒ Siguiente: permite ir a la página siguiente del asistente.

ƒ Anterior: permite ir a la página anterior del asistente.


ƒ Cancelar: permite salir del asistente sin guardar los cambios.
ƒ Aceptar: permite guardar los cambios y salir del asistente.

Sugerencia: Si sólo desea cambiar el nombre (y ningún otro parámetro) de una base de datos, haga clic con
el botón secundario en el icono de ésta y seleccione "Cambiar nombre" en el menú emergente. De lo
contrario, la única forma de cambiar el nombre consiste en editarla y, a continuación, pasar por todas las
opciones de la base de datos.

Para editar una base de datos:

1. En la página de resumen de la base de datos, haga clic en en la parte superior.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono de la base de datos y seleccione "Editar" en el menú
desplegable.

2. En la página Editar base de datos/Editar proceso de aprobación, seleccione una de las siguientes
opciones y haga clic en "Aceptar":
o Agregar un campo: para agregar un nuevo campo.
o Eliminar campo: para eliminar un campo.
o Reorganizar campos: para cambiar la posición de los campos.
o Cambiar un campo: para editar un campo.
o Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuración básicos: permite
abrir la página Definir nombre de base de datos o la página Set Approval Process Name
(Configurar el nombre del proceso de aprobación).

Para convertir una base de datos normal en un proceso de aprobación, marque la casilla de
verificación "Esta base de datos es un proceso de aprobación de varios pasos". Si está editando
una base de datos de proceso de aprobación, no puede cambiar este parámetro.
o Cambiar las opciones de la página de resumen: permite abrir la página Opciones de
resumen de la base de datos.
o Cambiar las opciones del escritorio: abre la página Opciones de escritorio.
o Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la página Instrucciones
de la base de datos.
o Cambiar los pasos de aprobación o las reglas de aprobación (sólo en bases de datos de
proceso de aprobación): permite abrir la página Pasos de aprobación.
o Pasar por todas las opciones de base de datos: empieza por la página Set Approval Process
Name (Configurar el nombre del proceso de aprobación) y permite abrir cada página en el
asistente Editar base de datos.

3. Cuando termine de editar la base de datos, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a
la página de resumen de la base de datos.

Para agregar un campo de base de datos:

1. En la página Editar base de datos, haga clic en "Agregar un campo" y, a continuación, en "Aceptar".

O bien, en la página Opciones de campos de base de datos, haga clic en "Agregar".


2. En la página Orden de los campos, seleccione el campo al que desee que siga el nuevo campo en la
página de resumen.

O bien, seleccione "(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar.

Haga clic en "Siguiente".

3. En la página Crear campo, escriba un nombre y seleccione un tipo de datos para el campo.

Haga clic en "Siguiente" para continuar en la página Opciones de campos de base de datos.

4. En la página Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo según proceda
para el tipo de datos del campo.
5. En esta misma página Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la página de
resumen del campo según proceda para el tipo de datos:
o Utilizar este campo como el título de entradas
o Mostrar este campo en la página de resumen
o Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
o Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
o Utilizar este campo como la opción de agrupación

6. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

Nota: Los nuevos campos de bases de datos tienen configuraciones de escritorio predeterminadas según el
tipo de datos. Si desea cambiar esta configuración predeterminada, vuelva a editar la base de datos para
modificar la página Opciones de escritorio.
Para eliminar un campo de base de datos:

1. En la página Editar base de datos, haga clic en "Eliminar campos" y, a continuación, en "Aceptar".
2. En la página Eliminar campos, seleccione los campos que desee quitar de las entradas de la base de
datos.

También puede quitar el área de comentarios, el cuadro para anexos y el registro de cambios de las
entradas.

Haga clic en "Aceptar".

3. Confirme que desea eliminar los campos y, a continuación, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para
actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

Para mover un campo de base de datos:

1. En la página Editar base de datos, seleccione "Mover campos" y, a continuación, haga clic en
"Siguiente".
2. En la página Mover campos, seleccione los campos que desee reubicar y, a continuación, haga clic en
"Siguiente".
3. En la página Orden de los campos, seleccione el campo que desee que preceda a los campos que acaba
de seleccionar.

O bien, seleccione "(antes del primer campo)" si desea que los campos aparezcan en primer lugar en la
página de entrada.

4. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

Para cambiar un campo de base de datos:

1. En la página Editar base de datos, seleccione "Cambiar un campo" y, a continuación, haga clic en
"Siguiente".

O bien, en la página Opciones de campos de base de datos, haga clic en el icono de edición ( ) junto
al nombre y tipo del campo.

2. Seleccione el campo que desee cambiar y, a continuación, haga clic en "Siguiente".


3. En la página Crear campo, especifique un nuevo nombre o tipo de datos para el campo (o bien no
cambie nada).

Haga clic en "Siguiente" para continuar en la página Opciones de campos de base de datos (o en
"Aceptar" para volver a la página).

Nota: El tipo de datos que puede convertir depende del tipo de datos con el que empiece. En la lista
desplegable para cambiar un tipo de datos se enumeran sólo los tipos permitidos.
4. En la página Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo según proceda
para el tipo de datos del campo.
5. En esta misma página Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la página de
resumen según proceda para el tipo de datos:
o Utilizar este campo como el título de entradas
o Mostrar este campo en la página de resumen
o Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
o Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
o Utilizar este campo como la opción de agrupación
6. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

Nota: Para cambiar las opciones de escritorio de un campo, vuelva a editar la base de datos para modificar
la página Opciones de escritorio.

Convertir una base de datos a un tipo diferente

Convertir en un proceso de aprobación

Cuando se trate de una base de datos que no sea de proceso de aprobación, asegúrese primero de que la base
de datos tiene al menos un campo de aprobación (agregue uno si es necesario). A continuación, en la página
Definir nombre de base de datos del asistente Editar base de datos, marque esta casilla de verificación: Esta
base de datos es un proceso de aprobación de varios pasos. Cuando haga clic en "Aceptar", se abrirá la
página Pasos de aprobación para que pueda configurar los pasos según sea necesario. Todas las entradas
existentes de la base de datos se agregarán al primer paso.

Convertir desde un proceso de aprobación

La casilla de verificación que indica una base de datos de varios pasos es de sólo lectura (una vez marcada, no
se le puede quitar la marca). Por tanto, para convertir un proceso de aprobación en una base de datos que no
sea de aprobación, deberá eliminar todos los pasos.

Trabajar con entradas de base de datos


Al abrir una base de datos aparece su página de resumen, en la cual se muestran filas de entradas de base de
datos con valores ordenados en columnas para cada uno de los campos de base de datos que aparecen en la
página de resumen. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de lo
contrario, las filas estarán ocultas en la página de resumen y no se incluirán en el recuento total de filas.

En las bases de datos de proceso de aprobación, las entradas están agrupadas en distintos pasos dentro del
proceso de aprobación. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de
lo contrario, las filas estarán ocultas en la página de resumen y no se incluirán en el recuento total de filas. Si
desea mover una entrada a un paso diferente, puede editarla para aprobarla o rechazarla.
Control de acceso para entradas de base de datos (filas)

Las entradas de base de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso. Inicialmente, cualquiera
que pueda acceder a la base de datos o al paso puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el único
miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso
de aprobación, puede hacer lo siguiente:

ƒ Definir el control de acceso para la base de datos o el paso.


ƒ Especificar la configuración de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista
Editar predeterminada para las nuevas entradas.

En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobación tienen la misma
configuración de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas
existentes pueden modificar estas configuraciones por separado.

Para abrir una entrada de base de datos:

ƒ En la página de resumen de la base de datos, haga clic en el icono de la entrada que desee abrir.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono de la entrada y elija "Ver" en el menú
desplegable.

La página de entrada se abrirá mostrando todos los campos de la entrada.

Para volver a la página de resumen de la base de datos desde la página de entrada, haga clic en (subir un
nivel) en el mapa, o bien haga clic en "resumen" en la parte superior.

Para agregar una entrada de base de datos:

1. En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "nueva entrada" en la parte superior.

O bien, en la barra de comandos de la página de resumen, haga clic en "nueva entrada".

O bien, cuando esté editando una entrada en la página Editar entrada de base de datos, haga clic en
"Agregar".

2. En la página Crear entrada de base de datos, especifique valores para los campos disponibles.

3. Haga clic en "Aceptar" para crear la entrada e ir a su página.

O bien, para seguir agregando entradas, haga clic en "Agregar" en la parte superior de la página Crear
entrada de base de datos.
Para editar una entrada de base de datos:

1. En la página de resumen de la base de datos, haga clic en junto al icono de la entrada.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono y elija "Editar" en el menú desplegable.

O bien, en la página de entrada, haga clic en en la parte superior.

2. En la página Editar entrada de base de datos, utilice los controles específicos de tipo para editar los
campos.
3. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la página de entrada.

O bien, para editar varias entradas en orden, utilice los botones "Anterior" y "Siguiente" de la página
Edit Database Row (Editar fila de base de datos). Al hacer clic en uno de estos botones, eRoom
guarda la entrada actual y pasa a la entrada anterior o siguiente de la base de datos.

Trabajar con campos en entradas de base de datos

Cuando cree o edite entradas en una base de datos, sus acciones dependerán del tipo de datos de cada campo.
Si un campo tiene un valor inicial, podrá cambiarlo si es necesario.

Tipo de campo Acciones


Texto sin formato Introduzca y edite texto sin opciones de formato. Puede existir un límite en el
número de caracteres.
Texto con formato Introduzca y edite texto utilizando un cuadro de edición de texto enriquecido. (sólo
en el componente)
Fecha Introduzca y edite una fecha utilizando un cuadro de texto estándar. Haga clic en
para abrir un calendario, desde el que podrá seleccionar una fecha.

Si el campo es una fecha de vencimiento, puede marcar la casilla de verificación


"Realizado" para indicar que se ha completado la tarea. Por tanto, en la página de
resumen, este campo tendrá una marca de verificación junto a la fecha de una
entrada. Además, si este campo forma parte de una base de datos de tareas, la tarea
ya no se incluirá en la lista de tareas, y la próxima vez que sincronice la base de
datos de tareas con Outlook, la tarea se marcará allí también como "Realizado". Si
deja vacía esta casilla de verificación, en el campo se mostrará un valor de fecha
únicamente.
Número Introduzca o edite números y caracteres relacionados, como símbolos de moneda,
comas y comas decimales.
Número automático Los campos de número automático no pueden editarse porque se definen de forma
automática. En la página de resumen y las páginas de entrada, aparecen numerados
en el orden en que se hayan creado o clasificado.
Sí/No Seleccione "Sí" o "No" en el menú desplegable.
Semáforo Seleccione uno de los indicadores de estado disponibles, incluido "(ninguno)".
Lista de opciones Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable.
Lista de miembros Haga clic en el selector de miembros ( ). En la página Elegir miembros,
seleccione los miembros adecuados. Sólo puede seleccionar un miembro, a menos
que el campo esté definido con el parámetro "Permitir varias selecciones".
Aprobación Si es un miembro que aparece enumerado como "aprobador" de una entrada (o si
es el coordinador o administrador de eRoom), el botón "aprobar" correspondiente
a este campo estará activado, si procede, directamente en la página de entrada,
además de aparecer en el editor.
Área de comentarios En una página de entrada, haga clic en "agregar un comentario" o en "votar" para
incluir comentarios de discusión o una encuesta incrustada.
Cuadro para anexos En una página de entrada, utilice el cuadro de anexos para crear, agregar y
administrar elementos relacionados con la entrada (otros elementos de eRoom,
archivos, etc.). Un campo de anexos de una base de datos se parece a un cuadro de
elementos incrustado de eRoom.
Registro de cambios Los registros de cambios no pueden editarse porque en ellos se registran
automáticamente los cambios realizados en las entradas.

Para cortar, copiar y pegar entradas de base de datos:

ƒ En la página de resumen, utilice los comandos Cortar, Copiar y Pegar (o el método de arrastrar y
colocar).

Puede utilizar estos comandos en una entrada o en varias a la vez. Si pega entradas de una base de
datos a otra, eRoom hace coincidir los campos por título de columna. Si no hay coincidencia, eRoom
le indicará las columnas que se deberán descartar y le solicitará confirmación para continuar.

Nota: a menos que una base de datos de proceso de aprobación permita a los miembros mover entradas de
un paso a otro manualmente, sólo los coordinadores de eRoom podrán cortar, copiar y pegar entradas entre
pasos.

Para eliminar una entrada de base de datos:

1. En la página de resumen, haga clic con el botón secundario en el icono de la entrada y seleccione
"Eliminar" en el menú desplegable.

O bien, en la página de resumen, marque la casilla de verificación de la entrada y haga clic en


"eliminar" en la barra de comandos.

2. Confirme que desea eliminar la entrada y, a continuación, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para
actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

Trabajar con pasos del proceso de aprobación


Los pasos del proceso de aprobación contienen las entradas de la base de datos, que son registros de datos
formados por los campos definidos en la propia base de datos. Mediante el asistente para pasos, puede crear
pasos y editar las propiedades de los pasos en la base de datos. También puede quitar pasos de una base de
datos, pero no cortar, copiar ni arrastrar y colocar pasos.

Acerca de las propiedades de los pasos

Los pasos heredan la mayor parte de las propiedades de la base de datos principal, pero pueden editarse por
separado (incluyendo algunas opciones de campo) mediante el asistente para pasos. Este asistente utiliza las
mismas páginas que el asistente Crear base de datos para el proceso de aprobación, pero permite ir
directamente a la página que controla la acción que desee llevar a cabo.

A menos que cambie el parámetro inicial de una propiedad de un paso (que coincide con el de la base de
datos principal), el parámetro realizará un seguimiento de todos los cambios realizados en el mismo
parámetro de la propiedad que se encuentra en la base de datos principal. Sin embargo, una vez cambiada esa
propiedad en un paso, el parámetro del paso anulará el de la base de datos principal, y los cambios realizados
en el parámetro de la base de datos principal no afectarán al mismo parámetro del paso. Si las propiedades del
paso y de la base de datos principal se cambian de manera que vuelvan a coincidir, se reanudará el
seguimiento de los parámetros (excepto en las opciones de la lista de opciones, que nunca vuelven a
sincronizarse una vez anuladas), y los cambios realizados en la base de datos principal se reflejarán en el
paso.

Por otra parte, una vez modificados los parámetros iniciales de la configuración de control de acceso de los
pasos, se volverán independientes permanentemente, incluso aunque vuelvan a coincidir más adelante con la
configuración de control de acceso de la base de datos principal.

Para agregar un paso en un proceso de aprobación:

1. En la página de resumen del proceso de aprobación, haga clic en "nuevo paso" en la barra de
comandos de la lista Pasos de aprobación.

O bien, en la página Editar proceso de aprobación, seleccione "Cambiar los pasos de aprobación o las
reglas de aprobación" para abrir la página Pasos de aprobación (y continuar desde allí).

2. Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso en la página de resumen. O bien, seleccione
"(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar. Haga clic en "Aceptar".
3. En la página Set Step Name (Definir nombre de paso):
o Asigne un nombre al paso.
o Especifique si los miembros pueden crear nuevas entradas en el paso. Para ello, marque esta
casilla de verificación: En este paso se pueden crear entradas nuevas.
o Seleccione un esquema de colores.
o Para cambiar la configuración de control de acceso inicial con el fin de especificar quién puede
abrir y editar el paso, haga clic en "control de acceso".
o Para seleccionar un icono diferente para el paso, haga clic en "cambiar icono".

Haga clic en "Siguiente".


4. En la página Opciones de campos del paso de aprobación se enumeran sólo los campos Lista de
miembros, Aprobación y Lista de opciones definidos en el proceso de aprobación. El paso puede tener
selecciones, opciones y valores iniciales distintos para los campos con estos tipos de datos
exclusivamente (sin embargo, no aparecerán los parámetros de "Mostrar en la misma línea que el
campo anterior", para los campos de lista de opciones, ni "Es un campo de propietario" para los
campos de miembro o aprobación).

Modifique estas opciones, si lo desea, según proceda y, a continuación, haga clic en "Siguiente".

5. En la página Opciones de resumen del paso de aprobación puede especificar distintas opciones de la
página de resumen para este paso en vez de para el resto de este proceso de aprobación. Sin embargo,
no puede cambiar en un paso individual la posición de un campo (el orden de columna que tiene) ni el
título de las entradas.

Haga clic en "Siguiente".

6. En la página Step Instructions (Instrucciones de paso), puede escribir un mensaje de bienvenida, que
aparecerá en la página de resumen del paso, así como instrucciones para editar entradas, que
aparecerán en las páginas Create/Edit Entry (Crear/editar entrada). Ambos elementos son opcionales.
7. Haga clic en "Aceptar" para crear el paso y volver a la página de resumen principal del proceso de
aprobación.

Para editar un paso en un proceso de aprobación:

1. En la página de resumen del paso de aprobación, haga clic con el botón secundario en el icono de un
paso y seleccione "Editar" en el menú desplegable.
2. En la página Editar paso de aprobación, seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en
"Aceptar":

o Cambiar un campo: para modificar el campo Lista de opciones, Lista de miembros o Aprobación en
el paso.

Seleccione un campo y haga clic en "Siguiente" para abrir la página Opciones de campos del paso de
aprobación. Modifique opciones de campo como desee y seleccione entre las siguientes opciones de
resumen según sea apropiado:

• Mostrar este campo en la página de resumen


• Mostrar este campo en el formulario de búsqueda
• Utilizar este campo como la agrupación predeterminada
• Utilizar este campo como la opción de agrupación

Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la página de resumen.

o Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuración básicos: permite abrir la
página Set Step Name (Definir nombre de paso).
o Cambiar las opciones de la página de resumen: permite abrir la página Opciones de resumen del paso
de aprobación.
o Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la página Step Instructions
(Instrucciones de paso).
o Pasar por todas las opciones de pasos de aprobación: empieza por la página Set Step Name
(Definir nombre de paso) y continúa a través del asistente de pasos en el mismo orden que para
agregar un paso.

3. Cuando termine de editar el paso, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la página
de resumen del proceso de aprobación.

Para eliminar un paso en un proceso de aprobación:

1. En la página de resumen del paso de aprobación, haga clic con el botón secundario en el icono de un
paso y seleccione "Eliminar" en el menú desplegable.

O bien, marque la casilla de verificación del paso y, a continuación, haga clic en "eliminar" en la barra
de comandos.

O bien, en el mapa, haga clic con el botón secundario en el icono de un paso y seleccione "Eliminar"
en el menú desplegable.

O bien, en la página Editar proceso de aprobación, seleccione "Cambiar los pasos de aprobación o las
reglas de aprobación" para abrir la página Pasos de aprobación y, a continuación, haga clic en junto
al paso que desee eliminar.

2. Siempre que el paso no sea el único que quede en el proceso de aprobación y contenga entradas, se le
preguntará a qué paso desea mover las entradas. Seleccione el paso al que desee mover las entradas y
haga clic en "Aceptar". A continuación, haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminación del paso.
(Si el paso no contiene entradas, sólo tendrá que confirmar la eliminación.)

Si el paso es el único que queda en el proceso de aprobación, contenga o no entradas, se le pedirá que
confirme que la eliminación de dicho paso en el proceso de aprobación lo convertirá en una base de
datos normal. Haga clic en "Aceptar" para confirmar.

eRoom elimina el paso. Si el paso contenía entradas y no era el único que quedaba en la base de datos,
las entradas se moverán al paso seleccionado. Si el paso era el único que quedaba en el proceso de
aprobación, la base de datos se convertirá en una base de datos normal y las entradas serán entradas de
base de datos normal.

Nota: Los pasos eliminados de una base de datos se quitan permanentemente del eRoom y no van a la
papelera de reciclaje, aunque el eRoom tenga una.

Tipos de datos para campos de base de datos


Cada campo de una base de datos acepta y muestra sólo un tipo de datos.
Nota: Puede cambiar el tipo de datos de un campo después de guardar la base de datos, pero sólo podrá
cambiarlo a otro tipo que sea compatible con el original. Por ejemplo, sólo puede cambiar un campo de fecha
a un campo de texto sin formato o de texto con formato. De esta forma se conservan los valores existentes en
esos campos o bien se convierten de forma razonable.

Tipo de Descripción y opciones Opciones de visualización en


datos escritorio
Texto sin Para campos que muestren texto sin formato ƒ oculto (opción predeterminada)
formato especial. Los campos de texto sin formato se editan ƒ número de caracteres en blanco o
utilizando un cuadro de texto estándar. no en blanco

Limitar este campo a n (1-256) caracteres

Marque esta casilla de verificación si desea


restringir el tamaño de un campo de texto.
Especifique un número para n que defina el número
máximo de caracteres que podrá tener el cuadro para
editar este campo. El valor predeterminado de n es
40 caracteres. Si deja vacía esta casilla de
verificación, no habrá ningún límite en el tamaño de
los campos de texto.

Valor inicial

Especifique el contenido que desee que se muestre


en este campo tanto en la página de entrada como en
la página de resumen cuando cree por primera vez
una entrada. Si deja esta opción en blanco, el campo
no tendrá ningún contenido inicial cuando cree una
nueva entrada.

Sin ajuste de texto

Marque esta casilla de verificación cuando desee


que todo el texto de este campo aparezca en una sola
línea en la página de resumen (ejemplo). En este
caso, la entrada del campo con el mayor número de
caracteres determinará el ancho de la columna. Por
el contrario, si el texto de este campo no puede
adaptarse a una sola línea en una columna de ancho
fijo, se ajustará a la siguiente línea y el campo se
expandirá verticalmente para adaptarse.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior


Marque esta casilla de verificación para cambiar el
diseño de la página de entrada (no el de la página de
resumen) de manera que este campo aparezca en la
misma línea que el campo anterior en lugar de en
otra línea aparte. Este parámetro no está disponible
para el primer campo de la página de entrada o si
sigue a uno de los siguientes tipos de campo: Texto
con formato, Lista de miembros, Aprobación, Área
de comentarios, Cuadro para anexos o Registro de
cambios.
Texto con Para campos que muestren texto con estilos de tipo, ƒ oculto (opción predeterminada)
formato como negrita y cursiva, así como gráficos e ƒ número de caracteres en blanco o
(sólo en el hipervínculos. Los campos de texto con formato se no en blanco
componente) editan utilizando un cuadro incrustado de edición de
texto enriquecido (RTE).

El cuadro para editar este campo tiene n líneas

Marque esta casilla de verificación si desea definir


el alto (n representa el número de líneas) del cuadro
RTE que se utiliza para introducir texto con formato
en el campo. Este número no limita el número de
caracteres que puede contener el campo, pero puede
utilizarlo para adaptar visualmente el tamaño de un
valor común.

Valor inicial

Consulte la información que figura más arriba.

Sin ajuste de texto

Consulte la información que figura más arriba.


Fecha Para campos que muestren fechas del calendario. ƒ oculto
Los campos de fecha se editan utilizando un cuadro ƒ último (opción predeterminada)
de texto con un selector de fechas ( ) que permite ƒ primero
elegir una fecha. ƒ subcolumnas para terminado/no
terminado (sólo está activada si la
Es una fecha de vencimiento fecha de vencimiento es verdadera)
ƒ número de caracteres en blanco o
Marque esta casilla de verificación para clasificar la no en blanco
fecha como fecha límite o hito. Cuando cree o edite
una entrada con un campo de fecha de vencimiento,
el editor de ese campo incluirá una casilla de
verificación "Realizado" como ésta.
Si una base de datos tiene un campo de fecha de
vencimiento y un campo de miembro-propietario, se
considerará una base de datos de tareas. Sin
embargo, para que la base de tareas se sincronice
correctamente con Outlook, el campo de miembro-
propietario no podrá utilizarse como título en las
entradas de la base de datos.

Valor inicial

Seleccione el parámetro que determinará el valor


que desee que se muestre en este campo tanto en la
página de entrada como en la página de resumen
cuando cree por primera vez una entrada.

ƒ En blanco (parámetro predeterminado): no


se mostrará nada.
ƒ Fecha de creación: se mostrará la fecha en
que se ha creado la entrada.
ƒ Fecha de creación más [n] días: se muestra
la fecha que equivale a n días (especifique un
número para n) después de la fecha en que se
ha creado la entrada.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Número Para campos que muestren dígitos fijos y caracteres ƒ oculto
relacionados, como símbolos de moneda, comas y ƒ suma (opción predeterminada) o
comas decimales. promedio
ƒ mín./máx.
Valor inicial ƒ número de caracteres en blanco o
no en blanco
Consulte la información que figura más arriba.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Número Para campos que muestren valores numéricos que el ƒ oculto (opción predeterminada)
automático software de eRoom generará automáticamente ƒ número más alto no eliminado
cuando cree una entrada. Los campos de número (sólo está activada si la numeración
automático no pueden editarse. sigue el orden de creación)

Entradas de número: seleccione el modo en que


desee que se enumeren las entradas.
ƒ por orden de creación (parámetro
predeterminado): permite "inmovilizar" el
valor de los números que se muestra cuando se
crean las entradas. Los valores se conservarán
cuando cambie el orden de clasificación de las
entradas o agregue, elimine o mueva filas.
ƒ por orden de organización: permite
cambiar el valor de los números que se
muestra si cambia el orden de clasificación de
las entradas o agrega, elimina o mueve filas.
Elija esta opción si desea mostrar la
clasificación numérica de las entradas de la
base de datos según el orden de clasificación
actual.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Sí/No Para campos que muestren valores "Sí" o "No", ƒ oculto
como en las columnas con la etiqueta Completado o ƒ subcolumnas para número de
Shipped (Enviado). cada estado, incluidos los que estén
en blanco, si los hay (opción
Valor inicial: especifique si desea que se muestre Sí predeterminada)
o No en este campo tanto en la página de entrada
como en la página de resumen cuando cree por
primera vez una entrada.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Semáforo Para campos que indiquen visualmente el estado ƒ oculto
general de las entradas. En cada campo de ƒ número de no en blanco
"semáforo" se puede mostrar un parámetro de tres ƒ subcolumnas para número de
en el estilo que elija (ejemplo). cada estado, incluidos los que estén
en blanco, si los hay (opción
Estilo de semáforo predeterminada)

Seleccione el estilo en que desee que aparezcan los


indicadores de estado.

ƒ : semáforos individuales
(verde, amarillo o rojo)
ƒ : grupos de
semáforos con un solo color iluminado (verde,
amarillo o rojo)
ƒ : marcas de colores (verde,
amarilla o roja)
ƒ : pulgares indicadores
(hacia arriba, hacia arriba y hacia abajo o hacia
abajo)
ƒ : símbolos (una marca de
verificación, un guión o una "x")
ƒ Texto personalizado (en lugar de los
iconos correspondientes): en los cuadros de
texto, escriba un texto equivalente a cada uno
de los tres colores. Este texto aparecerá en el
campo en lugar de la imagen de semáforo
correspondiente.

Valor inicial: seleccione el modo en que desee que


aparezca el indicador de estado en la página de
entrada cuando cree por primera vez una entrada.

ƒ un semáforo individual: se mostrará un


semáforo rojo, amarillo o verde.
ƒ (ninguno) (parámetro predeterminado): no
se mostrará nada.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Lista de Para campos que muestren un subconjunto de ƒ oculto
opciones valores predefinidos. ƒ número de campos no en blanco o
subcolumnas para el número de las
Cuando edite un campo de lista de opciones que opciones incluidas en la lista,
permite sólo una opción, deberá seleccionar el valor además de "otro" y/o "en blanco", si
en una lista desplegable de opciones predefinidas. fuera necesario (opción
Cuando edite un campo que permita varias predeterminada)
opciones, deberá utilizar el "selector de opciones"
( ) para seleccionar de un conjunto de valores
predefinidos.

Opciones

En el cuadro de texto, escriba en líneas aparte el


conjunto de valores de los que desee que los
miembros elijan (sustituya los valores iniciales, que
sólo sirven de ejemplo). Si permite varias
selecciones, no incluya el carácter de punto y coma
(;) como parte de ningún valor. De lo contrario,
estos valores no se importarán correctamente en el
formato CSV, ya que el convertidor de datos de
exportación utiliza el punto y coma para delimitar
valores en un campo de opción.

Permitir varias selecciones

Marque esta casilla de verificación para permitir que


los miembros elijan más de un valor para este
campo cuando creen o editen una entrada.

Valor inicial

Deje el cuadro de texto en blanco a menos que desee


que en este campo se muestre un valor cuando cree
por primera vez una entrada, en cuyo caso, deberá
escribir uno de los valores especificados como
opciones.

Sin ajuste de texto

Consulte la información que figura más arriba.

Mostrar en la misma línea que el campo anterior

Consulte la información que figura más arriba.


Lista de Para campos que muestren los nombres de ƒ oculto
miembros miembros de eRoom. Las listas de miembros se ƒ número de entradas no en blanco
editan utilizando el selector de miembros ( ) para o subcolumnas para el número de
seleccionar del conjunto de miembros para elegir. los miembros incluidos en la lista
cuyo número sea > 0 (opción
¿Qué miembros se deben incluir en la lista? predeterminada)
ƒ subcolumnas para los miembros
Especifique si desea que se enumeren todos los seleccionados
miembros como opciones para este campo o sólo
un subconjunto de los miembros de eRoom (Sólo
estos miembros).

Es un campo de propietario

Al marcar esta casilla de verificación, se clasifica el


campo de miembro como campo que tiene un
propietario. Si la base de datos tiene un campo de
fecha de vencimiento definido, al tener un campo de
miembro-propietario definido (con este parámetro),
la base de datos se considera una base de datos de
tareas. Sin embargo, para que la base de tareas se
sincronice correctamente con Outlook, el campo de
miembro-propietario no podrá utilizarse como título
en las entradas de la base de datos.

Valor inicial

De los miembros especificados para que se


enumeren como opciones de este campo;
especifique los miembros concretos que desee que
aparezcan como valor inicial de este campo. Si
selecciona "(creador)", el valor inicial será el
nombre del miembro que haya creado la entrada.
Para que no se muestre nada en este campo cuando
cree una entrada, deje el cuadro en blanco.

Permitir varias selecciones

Marque esta casilla de verificación si desea que se


puedan seleccionar varios miembros.

Mostrar iniciales, sin nombres completos

Marque esta casilla de verificación si desea que se


muestren en este campo las iniciales de los
miembros en lugar de los nombres completos en la
página de resumen. Los nombres completos de los
miembros aparecerán en la página de entrada
aunque esté definida esta opción.
Aprobación Para campos que identifiquen miembros que pueden ƒ oculto
aprobar entradas en la base de datos. En la página ƒ subcolumnas para el número de
Editar entrada de base de datos, los campos de aprobados/no aprobados (opción
aprobación incluyen un campo que permite predeterminada) o subcolumnas
especificar una fecha límite para aprobar la entrada. para el número de aprobadores
Las fechas límite también se muestran en la página incluidos en la lista cuyo número
de resumen, en el campo de aprobación. Los sea > 0.
miembros que aparezcan como aprobadores podrán ƒ subcolumnas para los
hacer clic en "Aprobar" y, a continuación, en la aprobadores seleccionados
página Elegir miembros, podrán marcar la casilla de ƒ (nota: el campo Aprobador
verificación situada junto a cada nombre para integrado en una base de datos de
registrar la aprobación. proceso de aprobación no tiene
opciones de visualización y no está
En una base de datos de proceso de aprobación, en incluido en esta página, aunque sí lo
cualquier paso posterior al primero, los campos de están los campos de aprobador
aprobación de la página Editar entrada de base de agregados por el usuario).
datos incluirán el botón "Rechazar" además del de
"Aprobar". Si es un aprobador, al hacer clic en
"Rechazar", podrá escribir una explicación antes de
volver a enviar una entrada al paso anterior, en
donde la página de entrada mostrará el motivo por el
que no aprueba la entrada.

Aprobadores

Utilice el selector de miembros ( ) para elegir


los miembros, grupos o funciones con permiso para
"cerrar sesión" en una entrada (por ejemplo, jefes de
proyecto, editores o administradores).

Cada entrada debe ser aprobada por:

Especifique si todos los nombres identificados


como aprobadores deben cerrar sesión o si es
suficiente con la aprobación de cualquiera de ellos.

Es un campo de propietario

Marque esta casilla de verificación para clasificar el


campo de aprobación como un campo que tiene
propietario; de esta manera la base de datos se
considera una base de datos de tareas y puede
sincronizarse con Outlook.

Valor inicial

Para que se muestren los nombres de los


aprobadores cuando cree una entrada, utilice el
selector de miembros ( ), o bien, para no
especificar ningún nombre inicial, seleccione
"(ninguno)".

Plazo inicial

Consulte la información que figura más arriba.


Área de Permite incluir en la página de entrada un espacio
comentarios para agregar comentarios. Cada base de datos sólo
puede tener un campo de área de comentarios.

Permitir respuestas jerarquizadas

Marque esta casilla de verificación para que los


miembros puedan insertar respuestas directas a
comentarios individuales.
Cuadro para Permite incluir en la página de entrada un espacio
anexos para agregar archivos. Cada base de datos sólo
puede tener un campo de cuadro para anexos.
Registro de Permite registrar automáticamente cualquier ƒ oculto (opción predeterminada)
cambios modificación realizada en las entradas o tareas de la ƒ número de entradas de registro
base de datos y en las páginas de entrada y de tarea (opción predeterminada si el campo
individuales, mostrando una fila en la que aparece es visible)
un registro de cada cambio. Cada base de datos sólo ƒ fecha de la última entrada
puede tener un campo de registro de cambios.
Cuando en un registro de cambios se registran diez
o más cambios, sólo se muestran los cinco más
recientes. Haga clic en para expandir el registro y
ver los cambios anteriores o bien en para
contraerlo y ocultar dichos cambios.

No hay ninguna opción para este tipo de datos.

Convertir campos a otros tipos de datos

Después de definir todos los campos en una base de datos, puede que desee cambiar el tipo de datos de un
campo a otro tipo. Por ejemplo, imagine que define un campo para texto sin formato y luego decide que
necesita incluir hipervínculos. Puede cambiar el tipo del campo a texto con formato, que permite insertar
hipervínculos.

Cuando cambie el tipo de datos de un campo de base de datos a otro tipo, se aplicarán las siguientes notas:

ƒ Cualquier valor de texto sin formato que no pueda convertirse, se descartará.


ƒ Cualquier valor de texto con formato que no pueda convertirse, se descartará.
ƒ Al convertir valores numéricos a texto, se conservará el formato de número.
ƒ Cualquier valor de lista de opciones que no pueda convertirse, se descartará.
ƒ Si se convierten valores de aprobación a valores de lista de miembros, la fecha límite de aprobación, si
la hay, se descartará.
ƒ No se pueden convertir los siguientes tipos de datos: Área de comentarios, Cuadro para anexos y
Registro de cambios.

Exportar e importar una base de datos


Para exportar datos de una base de datos:

1. En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "exportar" en la barra de comandos.

Si hay algún campo de texto con formato, la página Exportación de elemento de base de datos le
preguntará si desea exportarlo como HTML.

2. En la página Exportación completada, haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado.

El archivo se guardará en el formato CSV.

Nota: Las imágenes de los campos de texto con formato, los anexos, los comentarios y las entradas de los
registros de cambios no se exportarán.

Para importar datos a una base de datos:

1. En la página de resumen de la base de datos, haga clic en "importar" en la barra de comandos.


2. En la página Importar elemento de base de datos, seleccione el archivo de exportación para el
elemento de la base de datos que desea importar.

Los archivos de exportación de elementos de bases de datos de eRoom tienen la extensión ".csv". El
archivo debe comenzar con una fila de encabezado que contenga nombres de columna.

3. Haga clic en "Aceptar".

Las columnas del archivo de texto cuyo nombre coincida con el de las columnas de la base de datos de
eRoom se importarán a la base de datos.

Además, eRoom comprueba que cada fila de datos está bien formada (por ejemplo, que el número de
campos de la fila de datos coincide con el número de campos de la fila del encabezado). Si hay algún
problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carácter de delimitación incorrecto en las
filas de datos, pero la fila del encabezado está bien. Si sólo las filas de datos se han formado de forma
incorrecta, eRoom le avisará del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importará ninguna
fila. Esto podría deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el número
correcto de archivos. Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo".

Si eRoom muestra un mensaje para avisarle de que hay más filas en el archivo CSV de las que se
permiten, puede dividir el archivo en pequeños segmentos y volver a intentar la importación.

Nota: Si va a importar elementos a una base de datos de proceso de aprobación, el archivo .CSV deberá
incluir una columna adicional con la etiqueta "Paso" que contenga el nombre del paso al que desee importar
la entrada.
Archivos
Acerca de los archivos
En un eRoom puede ver, agregar y editar archivos creados en otras aplicaciones. Otros miembros pueden
compartir esos archivos mientras dispongan de las mismas aplicaciones o de otras compatibles (ejemplo).

Cuando agregue un archivo al eRoom, será el propietario y, en principio, la única persona que podrá editarlo.
No obstante, puede agregar los nombres de otros miembros a la lista de personas que pueden editarlo.
También puede realizar un seguimiento de las distintas versiones del archivo.

Nota: Si la protección de archivos está activada en la comunidad, los únicos miembros que pueden eliminar
un archivo al que se está realizando un seguimiento de versiones o desactivar ese seguimiento son los
administradores y el coordinador del eRoom. Es más, si está activada la opción de la comunidad para realizar
el seguimiento de versiones de todos los nuevos archivos, sólo el coordinador y los administradores podrán
desactivarla cuando se agregue un nuevo archivo o en un archivo existente al que se le esté efectuando un
seguimiento de versiones.

Para ver un archivo:

ƒ Haga clic en el icono del archivo.

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione "Ver" en el menú emergente.

Cuando vea un archivo, otros usuarios podrán acceder a éste. El hecho de leer un archivo no quiere decir que
vaya a quedar reservado para el usuario ni que se evitará que otros usuarios puedan ver o editar el mismo
archivo.

Sólo con el componente: Si edita un archivo que ha abierto para verlo y tiene derechos de edición para el
archivo, cuando cierre el archivo, eRoom le preguntará si desea guardar los cambios. Si hace clic en "Sí",
eRoom reservará el archivo, cargará los cambios y liberará la reserva.

Agregar archivos a eRoom


Para agregar archivos a eRoom, puede crearlos en eRoom o agregarlos (cargarlos) desde su equipo.

Sólo con el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows
hasta un cuadro de elementos o cuadro para anexos de eRoom. Asimismo, si utiliza el componente puede
crear archivos en eRoom.
Para agregar un archivo arrastrándolo desde el escritorio de Windows (sólo en el
componente):

1. Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo.


2. Busque el archivo que desee copiar del escritorio o de una unidad local o de red. (También puede
utilizar el Explorador de Windows para buscar el archivo).
3. Arrastre el archivo hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.

Para agregar un archivo:

1. Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo.


2. Abra la página Agregar archivo siguiendo este procedimiento:
o Haga clic con el botón secundario en un área vacía del cuadro del elemento, carpeta o cuadro
para anexos y seleccione "Agregar archivo" en el menú desplegable.

O bien, en la barra de comandos, haga clic en "agregar archivo".

Se abrirá la página Agregar archivo.

O bien, abra la página Agregar archivo desde la página Crear siguiendo este procedimiento:

o En la barra de botones de la página principal del eRoom, haga clic en .

O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en .

Otra opción es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para
anexos, hacer clic en "crear".

También puede hacer clic con el botón secundario en un área vacía de un cuadro de elementos,
carpeta o cuadro para anexos y, a continuación, seleccionar "Crear elemento".

Se abrirá la página Crear.

o Seleccione "Otro archivo".

Se abrirá la página Agregar archivo.

3. En la página Agregar archivo, siga este procedimiento:


o Si está utilizando eRoom con sólo con su explorador (sin el componente), haga clic en
"Examinar" para seleccionar el archivo que desea agregar desde el equipo.
o Si utiliza eRoom con el componente, puede seleccionar "Crear un nuevo archivo en eRoom",
escribir un nombre de archivo y seleccionar un tipo de archivo de la lista. Al hacer clic en
"Aceptar", el archivo se crea en el eRoom.

4. Seleccione las opciones que desee.


o Seleccione "Seguir versiones" para realizar un seguimiento de las versiones del archivo que
está agregando. Esta opción sólo está disponible cuando se carga un archivo desde el equipo.
o Seleccione "Cargar y, a continuación, agregar otro" para cargar un archivo y volver a la página
Agregar archivo. Esta opción sólo está disponible cuando se carga un archivo desde el equipo.
o Seleccione "Borrador privado" para agregar el archivo con la lista Abrir definida sólo para el
creador del archivo. Más tarde se podrá editar el control de acceso.
5. Haga clic en "Aceptar" para agregar o crear el archivo en el eRoom.

Nota: El sitio podría bloquear algunos tipos de archivos (por ejemplo, .bat, .exe, .doc, etc.) para que no se
abran o se introduzca en eRoom cuando puedan suponer un riesgo para la seguridad. El administrador del
sitio establecerá esta opción.

Editar y reservar archivos


Mientras se esté editando un archivo, eRoom lo reservará exclusivamente para el usuario con el fin de evitar
que otros miembros lo puedan editar. Cuando reemplace el archivo del eRoom o abandone los cambios,
eRoom liberará la reserva. Cuando haga los cambios, eRoom colocará una marca de no leído ( ) en el
archivo para que el resto de usuarios sepan que está actualizado.

Nota: Si es necesario, el coordinador del eRoom puede liberar una reserva de cualquier archivo del eRoom
para que otros usuarios puedan editarlo.

Si desea apartar un archivo para editarlo más adelante, puede colocarle una reserva manual. De este modo se
evita que otros miembros editen el archivo hasta que haya terminado de editarlo y libere la reserva.

Para reservar un archivo:

1. Haga clic con el botón secundario en el icono del archivo y seleccione "Control de acceso" en el menú
emergente.

O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos de la vista de detalles, marque la casilla de
verificación del archivo y, a continuación, haga clic en "acceso" en la barra de comandos.
2. En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Reservado para edición".

Editar sin conexión (sólo en el componente)

Al reservar un archivo para editarlo, el archivo se copia en una carpeta local a la que puede acceder sin
necesidad de estar conectado si selecciona Inicio > Programas > Archivos de eRoom para la edición sin
conexión.

Cuando entre en un eRoom, y si hay un archivo con cambios en el directorio de edición sin conexión, eRoom
le preguntará qué desea hacer con el archivo. Puede:

ƒ Cargarlo: se copian los cambios en el eRoom


ƒ Seguir trabajando con él: no se copian los cambios y se deja la reserva intacta (eRoom le volverá a
preguntar la próxima vez que entre en el eRoom)
ƒ Abandonar: se descartan los cambios

Si decide cargar o abandonar los cambios, también puede decidir si desea liberar las reservas más tarde. Si
marca la casilla "La misma respuesta para todos los archivos", eRoom gestionará los archivos del mismo
modo.

En Internet Explorer, cuando vea o edite un archivo sin conexión que tenga activado el seguimiento de
versiones, sólo estará disponible la versión actual.

Consulte también: Leer sin conexión en Microsoft Internet Explorer en Realizar un seguimiento de
información nueva

Para editar un archivo utilizando el componente (edición en un solo paso):

1. Haga clic en el icono de edición del archivo ( ).

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el
mapa) y seleccione "Editar" en el menú emergente.

eRoom reserva el archivo para edición y lo abre en su aplicación original.

2. Edite el archivo y guarde los cambios.

eRoom carga los cambios automáticamente y libera la reserva.

Sólo con el componente: Para cargar un archivo que haya editado fuera del eRoom, lo puede arrastrar y
colocar desde el escritorio hasta la copia anterior del eRoom.

Para editar un archivo utilizando sólo el explorador:

1. Haga clic en el icono de edición del archivo ( ).

O bien, haga clic con el botón secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el
mapa) y seleccione "Editar" en el menú emergente.

2. En la página Editar archivo, seleccione "Editar." y haga clic en "Aceptar".

De este modo se reserva el archivo para que lo pueda editar.

3. Si se utiliza el enlace que hay disponible en la página Editar archivo, se abrirá el archivo en la misma
ventana del explorador o en una nueva.
4. Edite el archivo.
5. Si ha abierto el archivo en la misma ventana del explorador, haga clic en "Anterior" para volver a la
página Editar archivo.
O bien, si ha abierto el archivo en una ventana distinta del explorador, haga clic en el botón para cerrar
la ventana del explorador.

6. En el cuadro de diálogo en el que se le pregunta qué desea hacer con el archivo modificado, haga clic
en "Sí" para guardar los cambios.

Se abrirá el cuadro de diálogo "Guardar como" del explorador para que pueda guardar el archivo en el
disco.

7. Después de guardar el archivo en el equipo, vuelva a la página Editar archivo (en la misma ventana
del explorador o en otra distinta).

Nota: Si hace clic en "Aceptar" y cierra la página Editar archivo antes de volver a agregar el archivo
al eRoom, eRoom mantendrá activada la reserva de edición hasta que la libere (o hasta que la libere un
coordinador o un administrador).

8. En la página Editar archivo, haga clic en "Agregar" para volver a guardar el archivo editado en el
eRoom.
9. En la página Sustituir archivo, busque el archivo guardado.

Para activar el seguimiento de versiones del archivo, marque la casilla de verificación "Seguir
versiones".

Para mantener la reserva de edición del archivo, quite la marca de la casilla de verificación "Liberar la
reserva de edición más tarde" (en caso contrario, eRoom quitará la reserva).

10. Haga clic en "Aceptar" para sustituir el archivo del eRoom por el archivo que contiene los cambios.

Puede mantener una reserva de edición en un archivo y editarlo fuera del eRoom. En ese caso, la próxima vez
que edite el archivo desde eRoom, se abrirá la página Editar archivo y se le preguntará si desea Sustituir por
una versión nueva o Abandonar los cambios y cancelar la reserva de edición. Si selecciona "Sustituir...",
se abrirá la página Sustituir archivo, igual que en el paso 9 del procedimiento anterior.

Realizar un seguimiento de versiones de archivos


eRoom conserva un archivo automático con todas las versiones anteriores de un archivo. Los archivos a los
que se les realice un seguimiento de las versiones tendrán un icono de versión ( ) junto al nombre en las
listas y en la vista de detalles (no se muestran como iconos grandes).

Para activar el seguimiento de versiones de un archivo:

1. Haga clic con el botón secundario en el archivo y seleccione "Seguir versiones" en el menú
emergente.

O bien, sólo con el explorador, marque la casilla de verificación "Seguir versiones" cuando esté
agregando o editando el archivo.
2. Cuando esté activado el seguimiento de un archivo, cada vez que cargue los cambios en ese archivo,
un cuadro de diálogo le permitirá proporcionar un título a la versión e introducir notas sobre los
cambios.

Para ver el historial de versiones de un archivo:

ƒ Haga clic con el botón secundario en el icono del archivo y seleccione "Mostrar versiones" en el menú
emergente.

O bien, sólo con el explorador, haga clic en el icono de versión ( ) que hay junto al nombre del
archivo.

Se abrirá una página en la que se mostrará el historial de versiones del archivo, en el que se enumera
cada una de las versiones con información sobre quién hizo los cambios y cuándo, así como las notas
sobre los cambios de cada versión.

Para pasar un archivo a una versión anterior:

ƒ Vaya a la página del historial de versiones del archivo y edite una versión anterior.

Esa versión pasará a ser la versión actual del archivo.

Para agregar una nota de versión:

ƒ Vaya a la página del historial de versiones del archivo y haga clic en "agregar una nota de versión".

Enlaces
Acerca de los enlaces
Un enlace de eRoom es un elemento que permite acceder a información que esté en otra ubicación ya sea
dentro o fuera del eRoom. En eRoom, puede crear un enlace a cualquier elemento que tenga una dirección
URL propia.

Por ejemplo, está planeando una campaña de publicidad y ha reducido las opciones a dos anuncios impresos.
Para decidirse, pide a los miembros del equipo que revisen los dos anuncios y que voten por el que prefieran.
Cuando crea la encuesta para reunir los votos, decide anexar un enlace a los anuncios para que los votantes
puedan revisarlos sin dejar la encuesta.

Los enlaces tienen las siguientes propiedades de elemento, que puede editar:

ƒ el título del enlace: obligatoria


ƒ la dirección URL a la que lleva el enlace: obligatoria
ƒ si el enlace se abre en otra ventana
ƒ el aspecto que tendrá el icono del enlace

Para establecer un enlace a un elemento dentro del eRoom:

1. En el mapa, el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic con el botón secundario en el
icono del elemento y seleccione Copiar enlace en el menú emergente.

O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificación del elemento al que desee establecer el
enlace y haga clic en "copiar enlace" en la barra de comandos.

2. Vaya al lugar en el que desee insertar el enlace.


3. Haga clic con el botón secundario en un área vacía del cuadro para anexos o de elementos y
seleccione "Pegar" en el menú emergente.

O bien, en la barra de comandos, haga clic en "pegar".

Para establecer un enlace a una página fuera del eRoom:

1. Utilizando el explorador, vaya a la ubicación a la que desee establecer el enlace y copie la dirección
URL del cuadro Dirección o Ubicación.
2. En el eRoom, vaya a la página en la que desee crear el enlace.
3. Si está en la página principal del eRoom, haga clic en .

O bien, en cualquier cuadro para anexos o de elementos, haga clic con el botón secundario en un área
vacía y seleccione "Crear elemento" en el menú desplegable.

O bien, en la barra de comandos, haga clic en "crear".

4. En la página Crear, haga clic en para abrir la página Crear enlace.


5. En el cuadro Título, escriba el título del enlace.
6. En el cuadro Dirección, pegue o escriba la dirección URL.
7. Si desea que el enlace se abra en una ventana independiente del explorador, marque la casilla de
verificación "Abrir en una nueva ventana".
8. Haga clic en "Aceptar" para crear el enlace.

Para editar un enlace:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en el icono del enlace y
seleccione Editar en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos, haga clic en el icono de edición ( ) que hay junto al enlace.

2. En la página Editar enlace, modifique las propiedades del enlace y, a continuación, haga clic en
"Aceptar".
Escritorios
Acerca de los escritorios
Un escritorio puede resumir datos desde los siguientes orígenes de eRoom en el mismo servicio:

ƒ Una única base de datos (proceso de aprobación o normal)


ƒ Uno o varios planes de proyecto
ƒ Uno o varios calendarios

Cada vez que vea un escritorio, su contenido se actualizará para reflejar la información más actual en el
origen de datos. Al igual que otros elementos de eRoom, los elementos de escritorio tienen sus propias listas
de acceso que podrá crear, copiar y pegar. Los elementos de escritorio también tienen una barra de comandos,
que incluye los botones "vista de impresión" y "exportar". De forma opcional, también pueden tener una
sección de comentarios y un cuadro para anexos.

Puede crear un escritorio en cualquier lugar del eRoom, aunque sin utilizar una configuración de notificación,
así como mostrar y organizar escritorios en la ficha Escritorios de la página Mis eRooms. En este caso, si
inicia sesión directamente en Mis eRooms, verá al instante una descripción general actualizada de los datos
del proyecto y podrá desplazarse a diferentes páginas de eRoom sin utilizar marcadores. Por ejemplo, imagine
que necesita realizar un seguimiento de los problemas de los clientes en varios proyectos. El escritorio
muestra una fila para cada base de datos (origen de datos) dentro del alcance especificado (uno o más eRooms
del mismo servicio). Las columnas muestran todos los campos resumidos, los nombres de todas las bases de
datos y el eRoom en el que residen. El número “total” de filas indica el valor de resumen apropiado (por
ejemplo, el total, promedio, valor mínimo, valor máximo, etc.) para los recuentos de las columnas de todos
los orígenes de datos mostrados.

Consulte también: Organizar los escritorios

Diferencia entre elementos de escritorio y escritorios integrados de base de datos

Puede crear un elemento de escritorio por separado (independiente) para resumir una base de datos.
Asimismo, puede mostrar esa misma información en la página de resumen de la propia base de datos. Para
ello, en la página Opciones de escritorio del asistente Crear/Editar base de datos, marque la casilla de
verificación "Mostrar un escritorio en la página de resumen de esta base de datos". Además, también puede
mostrar la misma información de resumen de una única base de datos en la página Mis eRooms, sin necesidad
de crear otro elemento adicional. Para hacerlo, abra la página Notificación de la base de datos y marque la
casilla de verificación "Resumir esta base de datos en Mis eRooms".

Control de acceso para escritorios

Los escritorios independientes tienen sus propias listas de apertura y edición. Sin embargo, para ver una fila
de un origen de datos en un escritorio, deberá disponer de derechos para ese origen de datos (es decir, debe
ser un miembro del eRoom en el que está si necesita derechos de apertura para el mismo). Esto es verdad si
tiene derechos de apertura para el escritorio. Además, necesitará al menos derechos de apertura para un
escritorio independiente de forma que pueda agregarlo a la página Mis eRooms.

Los derechos de apertura y edición de un escritorio integrado se determinan mediante las listas de acceso del
origen de datos y no se pueden modificar de forma independiente.

Notificaciones y estado no leído para elementos de escritorio

Un escritorio se marca como no leído cuando se cambia su configuración, pero no se muestra el estado no
leído de los orígenes de datos que resumen. Un escritorio tiene la misma configuración de notificación que
otros elementos de eRoom, además de la opción de mostrarla en la ficha Escritorios de la página Mis
eRooms.

Crear y editar escritorios


El proceso de crear o editar un elemento de escritorio empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear
un escritorio, haga clic en el icono de escritorio en la página Crear para abrir la página Crear escritorio. Si
está editando un escritorio, se abrirá la página Editar escritorio, que contiene los mismos campos que la
página Crear escritorio.

La página Crear/Editar escritorio tiene las dos fichas siguientes:

ƒ La ficha Nombre y contenido tiene controles para especificar los elementos que se resumirán.
ƒ La ficha Mostrar opciones tiene controles para ocultar o mostrar campos disponibles y, cuando se
permita, configurar sus opciones de visualización. Los campos y opciones disponibles se basan en el
tipo de elemento y en los elementos seleccionados en la ficha Nombre y contenido. Para nuevos
escritorios, esta tabla se llena con los valores predeterminados del origen de datos seleccionado.

Para crear o editar un escritorio:

1. En la ficha Nombre y contenido, escriba o edite el nombre del escritorio.


2. Si lo desea, describa el escritorio.
3. Seleccione el tipo de elemento de eRoom que se resume en este escritorio: Las opciones son las
siguientes:
o Una (única) base de datos
o Calendario
o Plan de proyecto

4. Elija los elementos que se van a resumir en este escritorio. El selector de elementos sólo muestra
elementos del tipo que seleccionó de los que dispone de derechos de apertura en los eRooms a los que
pertenece. Las opciones son las siguientes:
o Elementos de todos los eRooms del servicio (no disponibles para una sola base de datos): esta
opción selecciona todos los elementos del tipo especificado en todos los eRooms del servicio.
o Elementos seleccionados: haga clic en "Examinar" y, a continuación, en la página "Seleccionar
alcance de escritorio", desplácese hasta los elementos que desea seleccionar. En lo que
respecta a elementos de base de datos, sólo podrá seleccionar uno. Si selecciona un eRoom,
todos los elementos del tipo especificado de ese eRoom se resumirán en el escritorio.
5. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la página del escritorio.
6. Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la página del escritorio.
7. Especifique las propiedades de acceso de control para el escritorio.
8. Especifique la apariencia del icono del escritorio.
9. En la ficha Opciones de visualización, seleccione las opciones para los campos correspondientes a los
elementos resumidos en el escritorio. Estas opciones determinan qué campos del origen de datos
aparecen en el escritorio y cómo se resumen. Las bases de datos tienen opciones de escritorio que
determinan los campos que resumen un escritorio, así como las opciones de visualización
predeterminadas del escritorio.

Nota: Su escritorio sólo resume las filas o eventos a los que al menos tiene derechos de apertura en
el origen de datos.

Haga clic en los siguientes enlaces para ver las opciones de visualización para campos disponibles en
el tipo de elemento correspondiente:
o Base de datos
o Plan de proyecto
o Calendario

10. Haga clic en "Aceptar" para crear el escritorio.

Mostrar escritorios
Se puede ver un escritorio de varias formas:

ƒ En la página de resumen de una base de datos, cuando la base de datos tiene la opción de mostrar su
propio escritorio activado. El escritorio se muestra sobre el filtro de búsqueda y no se ve afectado por
el filtrado de búsqueda o paginación del resumen de la base de datos bajo él. Las bases de datos de
proceso de aprobación muestran solo un escritorio en la página de resumen principal; cada página de
resumen del paso no tiene su propio escritorio.
ƒ En la propia página de un elemento de escritorio, haciendo clic en su icono de una página de eRoom, o
bien con el botón secundario en el icono y seleccionando "Ver" del menú desplegable.
ƒ En la ficha Escritorios de la página Mis eRooms, cuando se agrega un elemento de escritorio a través
de su configuración de notificación.

Cada vez que se muestra el escritorio, se utilizan los campos del elemento resumido, su orden y
configuración, con la configuración propia del escritorio que se aplica en ellos.
Escritorios de base de datos

Un resumen de escritorio de base de datos incluye todas las columnas especificadas en la ficha Opciones de
visualización de la configuración del escritorio. Los campos se resumen según la configuración de la ficha
Opciones de visualización de cada tipo de datos.

En un elemento de escritorio de base de datos normal, si se hace clic en un valor de una columna de una fila,
se abrirá la base de datos resumida en esa fila. La base de datos se abre en la misma ventana, filtrada por la
columna y sus opciones de visualización, como si hubiera creado una búsqueda basándose en los mismos
criterios. Este filtro anula cualquier filtro de búsqueda existente de la base de datos, incluidos los resultados
de búsqueda y un filtro impuesto por el escritorio integrado de la base de datos. Es temporal, sólo dura la
sesión actual. Al hacer clic en "Restablecer", se desactiva el filtro de escritorio y se muestra el filtro de
búsqueda anterior, o las filas no filtradas si no hay ningún filtro.

Al hacer clic en un nombre de base de datos se abrirá ésta, al igual que si se hace clic en un nombre de
contenedor se abrirá el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrirá el eRoom.

Los escritorios que resumen bases de datos de proceso de aprobación muestran una fila para cada paso. Se
agregará una columna de paso al escritorio una vez que se haya mostrado la columna de eRoom y el nombre
del paso. Al hacer clic en un nombre de paso, se mostrará ese paso.

Escritorios de plan de proyecto

Un escritorio de plan de proyecto muestra la fila de resumen para cada plan de proyecto incluido en el
escritorio.

Al hacer clic en un nombre de plan de proyecto se abrirá éste, al igual que si se hace clic en un nombre de
contenedor se abrirá el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrirá el eRoom. Algunos
campos también son enlaces que abren el plan de proyecto.

Escritorios de calendario

Los escritorios de calendario muestran el título y la duración de tiempo de un evento en la columna Evento.
Para cada calendario del escritorio, se muestran todos los eventos que tendrá lugar "hoy" , así como en los
cuatro días siguientes. A menos que haya eventos programadas para el sábado y el domingo, esos dos días no
se contarán en los cinco días que se muestran en el escritorio (por ejemplo, si hoy es jueves, el escritorio de
calendario muestra hoy, viernes, lunes, martes y miércoles). Los eventos de cada día se muestran por orden de
hora de inicio. Los eventos que no tienen una hora de inicio se muestran en primer lugar.

Al principio del escritorio de un calendario, puede cambiar entre que se muestre "Todos los eventos" (todos
los eventos independientemente de que sea o no un participante) y "Mis eventos" (sólo los eventos para los
que es participante). Sólo podrá ver eventos para los que dispone de derechos de apertura.

Trabajar con escritorios


Los escritorios y orígenes de datos deben estar en el mismo servicio para que funcionen los enlaces entre
ellos. Esta sección describe lo que sucede cuando mueve, copia, pega, exporta e importa escritorios.

Copiar, pegar y mover

ƒ Si pega copias de un escritorio (incluidas copiadas realizadas en eRooms creadas a partir de una
plantilla eRoom que contiene un escritorio) en el mismo eRoom o en un eRoom diferente del mismo
servicio, los enlaces deberían funcionar con normalidad.
ƒ Si pega un escritorio en un servicio diferente, el escritorio funcionará si el alcance se establece en
"Elementos de todos los eRooms del servicio" y el escritorio resume los calendarios y planes de
proyecto.
ƒ Al mover un origen de datos en el mismo eRoom, se mantendrá el enlace al escritorio.
ƒ Cuando mueve un origen de datos a un eRoom diferente del mismo servicio, se rompe el enlace si ese
elemento se agregó de forma explícita al escritorio. El enlace se mantiene si se incluyó el elemento de
forma implícita en el escritorio (dado que se incluyó su eRoom en el ámbito del escritorio) y si el
eRoom al que se movió se incluye en el ámbito del escritorio.
ƒ Al mover un origen de datos a un servicio diferente, se romperá siempre el enlace en el escritorio.
ƒ Si pega un contenedor que mantiene un escritorio en su origen de datos, la copia del escritorio señala a
la copia del origen de datos.
ƒ Si una plantilla eRoom contiene un escritorio y un origen de datos, un eRoom basado en esa plantilla
contendrá un escritorio que señale a la base de datos del nuevo eRoom.

Imprimir escritorios

La impresión de escritorios se realiza de la misma manera que la impresión de bases de datos, excepto en que
no se podrán imprimir los campos que no se han establecido en mostrar en el escritorio.

Exportar escritorios

Puede exportar una base de datos independiente o un escritorio de plan de proyecto a un archivo CSV. Para
ello, haga clic en "exportar" en la barra de comandos del escritorio. Los escritorios de calendario, al igual que
los propios calendarios, no se pueden exportar. Cualquier dato que sea visible en el escritorio se exporta al
archivo CSV, aunque no se exportará la configuración del escritorio.

Importar escritorios

Al importar un eRoom que contiene escritorios en el mismo servicio, los escritorios deberían seguir
funcionando (asumiendo que aún existan todos los orígenes de datos). Al importar un eRoom en un servicio
diferente, los orígenes de datos del eRoom se mostrarán bien, a diferencia de los orígenes de datos fuera del
servicio. Si no se puede hacer coincidir un origen de datos, aparecerá un mensaje que explique el error. Si se
exporta un eRoom que se ha incluido en el ámbito de un escritorio y, a continuación, se importa como un
nuevo eRoom, el escritorio no hará referencia al eRoom importado.
Coordinar un eRoom
Acerca de la coordinación
Cuando cree un eRoom, pasará a ser su coordinador. O bien, se le puede asignar la función de coordinador
de un eRoom que creó otro miembro. Los coordinadores son responsables de:

ƒ Gestionar su pertenencia
ƒ Efectuar cambios en su configuración
ƒ Controlar el acceso a los elementos que contiene, incluido quién puede eliminar desde la papelera de
reciclaje
ƒ Generar informes de uso
ƒ Exportar el eRoom, si es necesario
ƒ Eliminar el eRoom, cuando sea necesario

Administrar la pertenencia al eRoom


Los coordinadores administran la pertenencia a los eRooms de forma continua mediante la página Miembros
de eRoom. Puede agregar e invitar a miembros al eRoom, quitar miembros de la lista de miembros del eRoom
y agregar una función personalizada o cambiar las funciones de los miembros.

Si tiene el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", puede crear nuevos miembros,
crear nuevos grupos y cambiar la pertenencia a grupos.

Para abrir la lista Miembros de eRoom:

ƒ En la barra de botones situada en la página principal del eRoom, haga clic en .

Nota: Cuando las listas de miembros alcanzan un determinado tamaño, especificado por dos umbrales
incrementales en Configuración del sitio, eRoom proporciona formas mejoradas de explorarlas mediante la
creación de páginas etiquetadas "Rolodex -style" y un formulario de búsqueda. Para las listas de mayor
TM

tamaño, eRoom sólo muestra un formulario de búsqueda.

Para agregar miembros al eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de
miembros del eRoom.
2. Haga clic en "agregar" para abrir la página Elegir miembros, en la que se muestra una lista de todos
los miembros de la comunidad (con o sin contraseñas).
3. Seleccione los miembros que desee agregar al eRoom y, a continuación, haga clic en "Aceptar" para
abrir la página Elegir función.
4. Seleccione una función a la que asignar los miembros agregados y, a continuación, haga clic en
"Aceptar" para volver a la página Miembros.
Nota: Antes de que pueda invitar a miembros a un eRoom, éstos deben ser agregados a dicho eRoom.

Para invitar a miembros al eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de
miembros del eRoom.
2. Haga clic en "invitar" para abrir la página Elegir miembros.
3. Seleccione los miembros que desee invitar al eRoom y, a continuación, haga clic en "Aceptar".

Se abrirá la página Invitar, en la que se muestra la invitación dirigida a los miembros que seleccionó y
con copia para usted. La invitación incluye la dirección URL del eRoom.

4. Puede editar la invitación o redactar una nueva, si lo desea.


5. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado el mensaje.

eRoom envía la invitación, que contiene un enlace al eRoom.

o Los miembros con contraseña pueden hacer clic en el enlace, iniciar sesión y dirigirse directamente al
eRoom.
o Los miembros sin contraseña pueden hacer clic en el enlace, establecer sus contraseñas, iniciar sesión
y dirigirse al eRoom.

Nota: En la página Invitación de Configuración de eRoom, puede personalizar la invitación al eRoom.

Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", abra la lista
de miembros del eRoom.
2. Haga clic en "agregar" para abrir la página Elegir miembros.
3. Haga clic en "Nuevo grupo" para abrir la página Crear grupo.
4. Escriba un nombre y, si lo desea, una descripción del nuevo grupo.
5. Seleccione quién puede editar el nuevo grupo (sus propiedades y miembros).

A menos que sea administrador, no puede establecer permisos para los miembros del nuevo grupo;
éstos tienen los mismos permisos predeterminados que todos los nuevos miembros, como se
especifica en la página Miembros de la configuración del sitio y de la comunidad.

6. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

Se volverá a abrir la página Elegir miembros y aparecerá el nombre del nuevo grupo (seleccionado) en
la lista.

7. Haga clic en "Aceptar" para agregar el nuevo grupo a la pertenencia del eRoom.
8. En la página Elegir función, especifique la función que desee asignar a los miembros (que se van a
agregar) del nuevo grupo.
9. Cuando haga clic en "Aceptar" en la página Elegir función, volverá a la lista de miembros del eRoom,
que ahora incluirá el nuevo grupo.

Para quitar miembros o grupos del eRoom:

1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en junto al nombre del miembro o grupo que desee
quitar.

O bien, haga clic en "quitar" para abrir la página Elegir miembros, en la que podrá seleccionar
miembros individuales o grupos, y haga clic en "Aceptar".

2. Cuando confirme, eRoom quitará los miembros de la página Miembros y actualizará la lista de
miembros del eRoom.

Para cambiar la función de un miembro:

Las funciones se asignan cuando se agregan miembros al eRoom. A continuación se presenta cómo puede
cambiarlas.

1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en el icono de cambiar funciones ( ) situado junto al
nombre del miembro o grupo cuya función desee cambiar. Se abrirá la página Cambiar funciones.

O bien, para cambiar las funciones de varios miembros de una vez, haga clic en "cambiar funciones"
y, en la página Elegir miembros, seleccione los miembros o grupos individuales cuyas funciones desee
cambiar; a continuación, haga clic en "Aceptar".

Sugerencia: Para seleccionar un miembro de un grupo, agregue primero el miembro como miembro
individual.

2. Seleccione la función o funciones (estándar, personalizada o ambas) a la que desea asignar este
miembro (o miembros). Puede asignar miembros a varias funciones personalizadas marcando las
casillas de verificación correspondientes.
3. Haga clic en "Aceptar" para que se apliquen los cambios de función y volver a la página Miembros.

Acerca de las funciones personalizadas

Una función personalizada es un título descriptivo y funcional para una de las tres funciones estándar
incorporadas de eRoom (coordinador, participante y observador). Las funciones personalizadas son
específicas del eRoom en el que se crearon. Pueden estar definidas previamente en un eRoom de plantilla,
aunque también puede definir sus propias funciones personalizadas cuando cree un eRoom. También puede
crear y editar funciones personalizadas en los eRooms existentes que coordine.

Puede establecer por adelantado funciones personalizadas pertinentes para el proyecto, asegurándose de que
las funciones tengan los derechos de acceso apropiados. A continuación, cuando un proyecto esté en curso,
podrá rellenar esas funciones abstractas con miembros o grupos específicos. Por ejemplo, puede establecer
funciones personalizadas para reflejar la estructura de un equipo (funciones jerárquicas como administrador,
supervisor y asociado) o áreas funcionales (funciones basadas en tareas como escritores, editores y
diseñadores).

Todos los miembros de la misma función personalizada tienen el mismo nivel de acceso a los elementos de
un eRoom. (Como siempre en un eRoom, prevalece el mayor nivel de acceso que tenga un miembro, ya sea
en su estado de individuo o de grupo).

Puede especificar funciones personalizadas en cualquier lugar donde pueda usar miembros o grupos en un
eRoom: configuración de — control de acceso, permisos de distribución, lista de miembros de base de datos y
campos de aprobación, etc. Las principales diferencias entre grupos y funciones personalizadas son:

ƒ Los grupos son de toda la comunidad, mientras que las funciones personalizadas son específicas del
eRoom.
ƒ Puede agregar miembros a grupos en una página de lista de miembros, pero sólo puede asignarlos a
funciones personalizadas en la página Cambiar función que se abre al hacer clic en el icono "cambiar
función" ( ), o en la página Asignar funciones en el asistente Crear eRoom.

Para definir una función personalizada:

1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en .

O bien, cuando esté asignando funciones a miembros en la página Asignar funciones del asistente
Crear eRoom, haga clic en .

2. En la página Función personalizada, escriba un nombre y, si lo desea, una descripción para la función
personalizada.

Al nombrar y describir la función, siga las sugerencias que aparecen en la mitad inferior de la página.

3. Seleccione qué funciones incorporadas de eRoom (coordinador, participante u observador) tiene los
derechos apropiados para la función personalizada que está definiendo.

Para hacer la elección, piense primero en las tareas que tendrá que realizar un miembro con esa
función (editar o ver archivos, por ejemplo). A continuación, identifique el nivel de acceso correcto a
los elementos del eRoom que ese miembro necesitaría para realizar estas tareas.

4. Haga clic en "Aceptar" para definir la función personalizada.

El nombre de esta función (al igual que su descripción, si tuviera) aparece ahora en la lista de
funciones disponibles para asignar miembros cuando se agregan miembros al eRoom.

En la página Miembros de eRoom, si ordena la lista de pertenencia de acuerdo con las funciones, las
funciones personalizadas se agrupan con las funciones estándar en las que estén basadas, con el siguiente
orden: en primer lugar, funciones de coordinador primero; en segundo, funciones de participante; y, en
tercero, funciones de observador.
Administrar la configuración de eRoom
En la configuración de eRoom, puede administrar las propiedades del eRoom (nombre, titular, descripción,
etc.) y también ocuparse de detalles administrativos, como ejecutar informes sobre el eRoom, exportarlo o
eliminarlo.

Para abrir la configuración de eRoom, haga clic en en la parte superior de la página principal del
eRoom, junto al nombre del eRoom. La configuración de eRoom se divide en páginas que podrá abrir
haciendo clic en los nombres de la columna izquierda.

ƒ Estado
ƒ Nombre y descripción
ƒ Opciones
ƒ Invitación
ƒ Plantilla
ƒ Mensaje de bienvenida
ƒ Informes de uso

Configuración de eRoom: Estado

La información de estado ofrece una instantánea de lo que ocurre en el eRoom (aparece en la página principal
del eRoom y en las páginas Mis eRooms de los miembros).

ƒ Seleccione un símbolo Semáforo que ofrezca un indicador visual breve del estado del proyecto.
ƒ Escriba un resumen corto del estado del proyecto en el cuadro Estado general. Esta información, más
el semáforo de arriba, constituyen la configuración de la información "básica de estado del proyecto"
para las páginas Mis eRooms.
ƒ Puede ofrecer más detalles en un Informe de estado más extenso y detallado. Estos datos constituyen
la información del "informe completo del estado del proyecto" correspondiente a las páginas Mis
eRooms.

Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración de estado.

Sugerencia: Una forma rápida de actualizar el estado del eRoom consiste en hacer clic en , en la línea de
estado de la página principal del eRoom. Con ello se abrirá directamente la página Estado de Configuración
de eRoom.

Configuración de eRoom: Nombre y descripción

ƒ Escriba un nombre para el eRoom. Mientras escribe, eRoom rellena automáticamente la URL, sin
espacios en blanco ni caracteres no permitidos.
Nota: el nombre del eRoom en la dirección URL puede ser distinto al verdadero nombre del eRoom. Si
cambia la dirección URL del eRoom, asegúrese de notificarlo a todos los miembros para que puedan
actualizar los enlaces a ese eRoom.

ƒ El nombre y la descripción opcional de eRoom aparecerán en la sección "Todos mis eRooms" de la


página Mis eRooms de los miembros y también en los resultados de la búsqueda de eRoom.
ƒ Seleccione otros coordinadores que también desee que aparezcan en la lista como contactos para este
eRoom. Estos nombres, junto con un icono de correo electrónico ( ) para cada uno, aparecen en los
resultados de la búsqueda del eRoom para que los miembros del sitio sepan con quién deben contactar
con respecto a un eRoom.

Configuración de eRoom: Opciones

Gráfico de titular

Cada eRoom tiene un gráfico de titular que aparece en la parte superior de cada página. Para seleccionar su
propio titular, marque la casilla de verificación para utilizar un titular personalizado y, a continuación, haga
clic en "Examinar" para buscar y seleccionar la imagen que desee. De lo contrario, el eRoom mostrará el
titular predeterminado de la comunidad.

Nota: El tamaño predeterminado del espacio para el titular es de 600 píxeles de ancho y 36 de alto. Sin
embargo, hay variables de personalización de la interfaz de usuario que puede utilizar para cambiar el tamaño
del titular personalizado.

Límite de tamaño de eRoom

El límite de tamaño de un eRoom (establecido en el ámbito del sitio o la comunidad) especifica un umbral
superior de espacio en disco que un eRoom puede consumir. En eRooms que superen ese límite, los
miembros no podrán crear elementos hasta que el tamaño total del archivo sea menor que el límite
especificado. Para disminuir el tamaño de un eRoom, elimine elementos y archivos (incluidos los de la
papelera de reciclaje).

Sólo los administradores de sitios y de comunidades con los permisos apropiados pueden cambiar el límite de
tamaño del eRoom.

Papelera de reciclaje

A menos que la opción Papelera de reciclaje esté desactivada en la configuración de la comunidad, cada
eRoom tendrá una papelera de reciclaje, adonde van los elementos eliminados en lugar de eliminarse
permanentemente. Para desactivar la papelera de reciclaje del eRoom, quite la marca de la casilla de
verificación "Utilizar la papelera de reciclaje en este eRoom".

eRooms no numerados

Para ocultar un eRoom de la vista de quienes no sean miembros, quite la marca de la casilla de verificación
"Los usuarios no miembros pueden ver el nombre de este espacio". Al hacerlo se evita que el nombre y la
descripción (si la hay) del eRoom aparezca en la lista de resultado de las búsquedas en eRoom que realicen
personas que no sean miembros. En este caso, sólo los coordinadores, administradores y los miembros del
eRoom podrán encontrarlo y abrirlo.

Aunque quienes no sean miembros puedan ver el eRoom en los resultados de la búsqueda, no podrán abrirlo.

Cuando un proyecto se acaba y un eRoom no se utiliza activamente, es posible que desee ocultar un eRoom a
quienes no sean miembros. Puede mantenerlo disponible para que los miembros lo consulten, en lugar de
eliminarlo o archivarlo (exportándolo a un archivo .erm). Tal vez prefiera mantener un eRoom privado para
un grupo de miembros determinado (personal de recursos humanos que trabaja en un proyecto confidencial,
por ejemplo).

Consulte también: Para conocer otra forma de mantener la confidencialidad de los elementos, consulte
Acerca de los elementos ocultos.

Control de acceso

Disponer de derechos de edición sobre la página principal del eRoom significa que puede guardar la vista de
elemento para todos los otros miembros del eRoom. Para asignar derechos de edición sobre la página
principal, haga clic en el selector de miembros ( ).

Si un eRoom es de sólo lectura, significa que los miembros no pueden crear o quitar elementos de la página
principal ni agregar anuncios (si hay anuncios incluidos en la página principal). Para hacer que la página
principal sea de sólo lectura, marque la casilla de verificación Sólo lectura.

Nota: La configuración de derechos de edición y de sólo lectura en la configuración de eRoom se aplica


sólo a la página principal del eRoom y no afecta a los derechos de acceso a otros elementos de la página. Los
miembros de la función de participante y superior pueden crear elementos en otros elementos (que no están
marcados como de sólo lectura) en el eRoom, incluso cuando la página principal está marcada como de sólo
lectura.

Configuración de eRoom: Invitación

Cuando invite a miembros a unirse al eRoom, podrá enviarles el mensaje de invitación predeterminado que
ofrece eRoom. Si lo prefiere, puede enviar un mensaje personalizado.

Para personalizar las invitaciones:

1. En la página Invitación de Configuración de eRoom, marque la casilla de verificación "Usar esta


invitación personalizada:". .

2. Edite el asunto y el mensaje de la invitación como desee.

Escriba "{eRoomURL}" en el lugar del mensaje donde desee que eRoom inserte automáticamente la
dirección URL del eRoom.
Configuración de eRoom: Plantilla

Un eRoom de plantilla está personalizado para usarse en una organización particular. Puede ofrecer eRooms
de plantilla para que los miembros (con el permiso "puede crear eRooms") creen eRooms. Normalmente, un
eRoom de plantilla se rellena con un conjunto de elementos apropiados para las tareas específicas del
proyecto (por ejemplo, una base de datos de contactos personalizada, un informe de gastos, un calendario de
equipo, un foro de debate, etc.).

Para que el eRoom esté disponible como plantilla y se muestre en el asistente Crear eRoom en la comunidad,
siga este procedimiento:

1. En la página Plantilla de Configuración de eRoom, marque la casilla de verificación "Utilizar este


eRoom como plantilla".
2. Si lo desea, puede escribir una categoría para la plantilla, de modo que, en el asistente Crear eRoom,
los eRooms de plantilla se muestren bajo una categoría apropiada, como Captación de clientes,
Seguimiento de ventas o Adquisición.
3. Opcionalmente agregue una descripción del eRoom que explique brevemente su propósito.

Cuando designe un eRoom como plantilla, estará disponible como plantilla para todos los eRooms creados en
ese servicio. Si agrega eRooms de plantilla a un servicio de plantilla, puede distribuir los eRooms de plantilla
en un sitio, ya que se incluyen en cada nuevo servicio que se cree en la comunidad.

Nota: Las funciones personalizadas reutilizables pueden complementar el propósito de un eRoom de


plantilla. En una plantilla, puede establecer en abstracto funciones pertinentes para el proyecto y asegurarse
de que tengan los derechos de acceso apropiados. De este modo, cuando los coordinadores pongan un
proyecto en marcha creando eRooms basados en su plantilla, podrán rellenar las funciones posteriormente con
miembros específicos (individuales o grupos). Además de las funciones básicas, los coordinadores pueden
asignar miembros a distintas funciones personalizadas.

Configuración de eRoom: Bienvenido

ƒ Un mensaje de bienvenida saluda a los miembros del eRoom, quizás con una descripción general del
contenido , instrucciones sobre el punto de partida o sugerencias para buscar información. Si ofrece un
mensaje de bienvenida al eRoom, éste aparecerá bajo la barra de botones de la página principal.

Para agregar o cambiar un mensaje de bienvenida, escriba uno en el cuadro de texto o edite uno
existente.

ƒ Los anuncios son una forma de que los miembros resalten información nueva o señalen cambios
importantes. Aparecen en el área Anuncios, bajo el cuadro de elementos de la página principal.

Para ofrecer un espacio y un botón de comando para crear anuncios, marque la casilla de verificación
"Incluir espacio para anuncios". Para desactivar esta función, quite la marca de la casilla de
verificación.
Configuración de eRoom: Informes de uso

Consulte: Informes de uso

Administrar el acceso a los elementos del eRoom


Como coordinador, tiene acceso completo a todo lo que esté dentro del eRoom y puede administrar el acceso
de los miembros a esos elementos de varias formas:

ƒ Establecer las propiedades de control de acceso para los elementos. Por ejemplo, si el propietario de
un documento crítico para el proyecto abandona la organización, podrá asignar nuevos propietarios
cambiando la lista Editar de ese documento. De forma parecida, si un archivo de varios autores se deja
abierto sin querer, podrá liberar una reserva de éste, de modo que otra persona pueda editarlo.
ƒ Restringir quién puede eliminar de la papelera de reciclaje (si el eRoom tiene). Normalmente,
cualquiera que elimine un elemento puede dirigirse a la papelera de reciclaje y eliminarlo
permanentemente. Si desea tener un mayor control sobre las eliminaciones permanentes en el eRoom,
puede restringir esta capacidad a todos los que no sean coordinadores.
ƒ Asignar funciones (estándar o personalizadas) al agregar miembros o cambiar las funciones de los
miembros existentes. Las funciones determinan el nivel de referencia del acceso que tienen los
miembros a los elementos del eRoom.

Para liberar la reserva de un archivo:

1. Haga clic con el botón secundario en el icono de un archivo reservado y seleccione "Control de
acceso" en el menú desplegable.

En la página Control de acceso, la casilla de verificación "Reservado para edición" está marcada y
aparece un mensaje indicando quién lo reservó y cuándo.

2. Quite la marca de la casilla de verificación "Reservado para edición" y haga clic en "Aceptar".

3. En la página de confirmación, haga clic en "Anular" para liberar la reserva.

El archivo estará ahora disponible para que lo edite otra persona.

Para especificar quién puede eliminar desde la papelera de reciclaje:

1. Haga clic con el botón secundario en la papelera de reciclaje y seleccione "Control de acceso" en el
menú desplegable (disponible sólo para los coordinadores).

Inicialmente, en la página Control de acceso a la papelera de reciclaje, la casilla de verificación "Sólo


los coordinadores pueden eliminar elementos permanentemente" no tiene marca. Esto significa que los
miembros del eRoom pueden usar el comando Eliminar de la papelera de reciclaje para quitar los
elementos permanentemente.
Si marca esta casilla de verificación, sólo los coordinadores podrán usar el comando Eliminar de la
papelera de reciclaje.

2. Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración.

Eliminar el eRoom
Sólo los administradores y coordinadores pueden eliminar eRooms. No es posible recuperar un eRoom
después de eliminarlo; por lo tanto, asegúrese de que no haya nada en el eRoom que desee conservar.

Nota: Si cree que podría necesitar información de un eRoom eliminado, puede exportar el eRoom a un
archivo .erm y guardarlo primero como copia de seguridad.

Para eliminar un eRoom:

1. En Configuración de eRoom, haga clic en "Eliminar el eRoom".


2. En la página "¿Desea eliminar el eRoom?", haga clic en "Aceptar" para confirmar. Haga clic en
"Cancelar" para cancelar la acción de eliminar.

Realizar un seguimiento de información nueva


Acerca de la comunicación entre proyectos
Una buena administración de la información de un proyecto permite establecer una buena comunicación con
otros miembros del proyecto y estar al día de la información nueva y de la que cambie. Con eRoom, puede:

ƒ Realizar un seguimiento del estado de los eRooms y escritorios de la página Mis eRooms.
ƒ Informar a otros usuarios de los cambios mediante el envío de alertas de correo electrónico.
ƒ Recibir automáticamente notificaciones siempre que se modifiquen los elementos de los eRooms.
ƒ Publicar anuncios en la página principal del eRoom (si es un coordinador).
ƒ Utilizar el intercomunicador para mantener conversaciones de texto con otros miembros presentes en
el eRoom.
ƒ Realizar un seguimiento de las marcas de no leído ( ) que le indican la información nueva o que ha
cambiado.
ƒ Utilizar la función de lectura sin conexión para almacenar y leer elementos de eRoom mientras esté
desconectado de la red o Internet.

Contactar con otro miembro del eRoom


En hilos de comentarios, anuncios y créditos de propietarios para todos los elementos de eRoom (por
ejemplo, "una base de datos creada por Juan"), se muestra un icono de miembro ( ). Al pasar el puntero del
ratón sobre el icono de un miembro, se muestra información en pantalla con el estado de ese miembro. Si
hace clic en el icono de un miembro, se mostrará un menú con las siguientes opciones:

ƒ Contactar mediante correo electrónico: abre el cliente de correo electrónico registrado con el
sistema operativo y crea un nuevo mensaje. Si el miembro tiene una dirección de correo electrónico,
ésta aparecerá en el campo "Para".
ƒ Ver información: muestra la página Información de miembro.

Alertas
Se puede alertar a otros miembros del correo electrónico sobre los elementos nuevos o que han cambiado en
el eRoom. Cuando envía una alerta sobre un elemento, eRoom la enviará aunque los destinatarios hayan
desactivado la notificación para el elemento. El mensaje incluye un enlace al elemento y un enlace a la
configuración de notificación del elemento.

Para poder recibir alertas por correo electrónico, los miembros necesitan una dirección de correo electrónico.

Para enviar una aleta:

1. En un eRoom, haga clic en ("enviar una alerta") en la barra de control de eRoom.

Se abrirá la página Elegir miembros.

2. Seleccione o busque los miembros a los que desee alertar y haga clic en "Aceptar".

Se abrirá la página Alerta.


3. Personalice el asunto y el mensaje si lo considera oportuno. El mensaje predeterminado incluye un
enlace a la página desde la que se está enviando la alerta.
4. Haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta.

Si algunos de todos los destinatarios pueden recibir alertas, un mensaje confirmará que se envió la
alerta; haga clic en "Aceptar" para volver al eRoom.

Nota: Desde el intercomunicador, puede enviar mensajes de correo electrónico directamente a un miembro
si hace clic en su nombre en la lista de miembros presentes.

Notificaciones
Siempre que cambie un elemento en concreto, o bien cambie algo del eRoom, puede recibir una notificación
por correo electrónico instantáneamente o durante la noche.

Puede elegir entre recibir los mensajes de correo electrónico de notificación en formato HTML o en texto sin
formato, dependiendo de cómo se defina la opción en la página Configuración de la comunidad.
Para cambiar la configuración de la notificación:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botón secundario en el icono del elemento y
seleccione "Notificación" en el menú emergente.

Para cambiar la configuración de la notificación de todo el eRoom, vaya al mapa y haga clic con el
botón secundario en el icono que hay a la izquierda del nombre del eRoom. Seleccione "Notificación"
en el menú emergente.

O bien, marque la casilla de verificación de un elemento y haga clic en "notificación" en la barra de


comandos.

También puede hacer clic en el enlace para cambiar la configuración de notificación en un informe de
cambios de correo electrónico.

2. En la página Notificación, elija si desea que se le notifiquen los cambios cuando se produzcan, una
vez al día, o que no se le informe.
3. Si desea que los mensajes de correo electrónico de notificación se envíen en formato HTML, marque
esa casilla de verificación en la página Notificación.
4. Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuración.

Nota: Si desactiva la notificación en todo el eRoom, puede limitar los informes de cambios al elemento
seleccionado.

Opción de notificación para escritorios

Además de la configuración de notificación estándar, un escritorio presenta una de las siguientes opciones de
notificación, dependiendo del tipo de elemento:

ƒ Mostrar en Mis eRooms (para un elemento de escritorio)


ƒ Resumir esta {base de datos | calendario | proyecto plan} en Mis eRooms
ƒ Resumir estos elementos en Mis eRooms (para una selección múltiple)

Si está seleccionado, aparece el escritorio en la ficha Escritorios de Mis eRooms.

Informes de cambios

El contenido de un informe de cambios diario incluye:

ƒ El nombre del elemento o eRoom, la fecha de la notificación, un resumen del estado y del semáforo
(sólo en eRooms, no en elementos) y un enlace para modificar la configuración de la notificación del
eRoom o el elemento del que se está informando
ƒ Los nombres de las entradas de base de datos atrasadas o que estén en espera de aprobación
ƒ sus próximos eventos del calendario
ƒ Otros cambios dentro del ámbito del informe (eRoom o elemento)
En general, los informes de cambios en eRoom se dan cuando se crea o edita un elemento. Con algunos
elementos, sin embargo, eRoom ofrecerá información adicional sobre los cambios:

ƒ Encuestas: eRoom informará cuando se cierre una encuesta, cuando se vuelva a abrir o restablecer y
cuando cambie la configuración de visualización. eRoom informará de los cambios en los votos
mientras pueda ver los resultados de la encuesta; si puede ver los resultados y los votos, también podrá
ver los nombres de los votantes.
ƒ Bases de datos: si cambian más de 100 entradas de una base de datos entre informes de notificación,
eRoom informará del número de entradas que hayan cambiado en lugar de informar de cada título. Las
entradas que se hayan movido en un paso de un proceso de aprobación aparecerán como "nuevas" en
ese paso. La información detallada de cambios en el nivel de campo de base de datos aparecerá sólo
en informes de notificación específicos de bases de datos (al igual que en registros de cambios de
bases de datos).
ƒ Archivos: eRoom informará de nuevas versiones de archivos cuando se active el seguimiento de
versiones de un archivo.

Utilizar marcas de no leído


Cuando entre en un eRoom, verá marcas de no leído ( ) en el mapa del eRoom y en cada elemento
individual. Haga clic en un icono del mapa para ir directamente al elemento que ha cambiado o bien utilice el
botón "siguiente no leído" ( ) de la barra de control para leer todos los elementos nuevos o que han
cambiado en el eRoom.

Si no piensa leer un elemento, puede marcarlo como leído. Si lee un elemento y desea tener un recordatorio
visual para volver a éste, puede marcarlo como no leído.

Para marcar un elemento como leído o no leído:

ƒ Haga clic con el botón secundario en el elemento y seleccione "Marcar como leído" o "Marcar como
no leído" en el menú emergente.

O bien, en el cuadro de elementos, marque la casilla de verificación que hay junto al elemento. A
continuación, en la barra de comandos, haga clic en o .

Nota: Si hace clic en o en cuando no haya elementos seleccionados


en el cuadro de elementos, el comando se aplicará a todos los elementos de la página.

Leer sin conexión en Microsoft Internet Explorer


Nota: La lectura sin conexión sólo estará disponible si está activada la opción del sitio que la permite.

Si está utilizando Microsoft Internet Explorer 5.0 o una versión posterior y necesita trabajar sin conexión (por
ejemplo, en caso de estar viajando), eRoom le permite almacenar y leer elementos de eRoom mientras está
desconectado de la red de trabajo o de Internet. Para ello, eRoom se integra con la funcionalidad de trabajo
sin conexión de Internet Explorer. Podrá ver el contenido de eRoom y los anexos de los archivos sin
conexión.

Nota: Si el sitio utiliza Secure Sockets Layer (SSL), sólo podrá utilizar la función de lectura sin conexión si
el nombre del servidor de eRoom que aparece en la dirección URL coincide exactamente con el nombre del
servidor que aparece en el certificado SSL.

Para hacer que todos o varios de los eRooms estén disponibles para la lectura sin
conexión:

1. Vaya a la página del eRoom de la que desee descargar contenido. Por ejemplo, en la página principal,
podría descargar todo lo que hay en el eRoom; de una carpeta, sólo su contenido.
2. En el menú Favoritos de Internet Explorer, haga clic en "Agregar a Favoritos".
3. En el cuadro de diálogo Agregar a Favoritos, marque la casilla de verificación "Disponible sin
conexión".
4. Haga clic en el botón Personalizar para abrir el Asistente para favoritos sin conexión a la red.
5. Puede responder "No" a la pregunta "Si este favorito contiene vínculos a otras páginas, ¿desea que
esas páginas estén disponibles también sin conexión?". eRoom ignora cualquier otra configuración, ya
que cuando Internet Explorer sincroniza una página de eRoom, eRoom descarga automáticamente
todas las páginas que haya en ese nivel y en los niveles inferiores. Para que la sincronización se realice
con mayor rapidez, haga que esté disponible sin conexión una página de eRoom en el nivel más bajo
que siga siendo de utilidad. Por ejemplo, si sólo está interesado en la carpeta "Informes de estado" del
eRoom "Proyectos de consultoría", vaya a la página de esa carpeta y haga que esté disponible sin
conexión en lugar de que esté disponible todo el eRoom.

6. Puede sincronizar la página manualmente o siguiendo una programación. El efecto en el eRoom será
el mismo.
7. En la pantalla en la que se le pregunta si el sitio requiere una contraseña, responda "Sí" y, a
continuación, escriba el nombre de usuario y la contraseña del eRoom (debe confirmar la contraseña).

La información de inicio de sesión se solicita para que, con el comando Herramientas > Sincronizar
de Internet Explorer, se obtenga correctamente la última versión de las páginas desde el servidor de
eRoom. En caso contrario, la sincronización en Internet Explorer no se llevará a cabo, no se le
informará sobre errores y no sabrá si las páginas sin conexión han dejado de estar al día. Por la misma
razón, si cambia la contraseña, recuerde actualizar la información de inicio de sesión en eRoom en el
Asistente para favoritos sin conexión.

8. Haga clic en Terminar y, a continuación, en "Aceptar".

Internet Explorer comenzará a sincronizar (descargar) las páginas del eRoom y hará que estén disponibles sin
conexión mediante un acceso directo de "Favoritos" a la página actual.

Nota: Consulte la Ayuda de Microsoft Internet Explorer para obtener más información sobre la
visualización sin conexión en Internet Explorer.
Al ver páginas de eRoom sin conexión:

ƒ Las marcas de no leído no se actualizan dinámicamente.


ƒ Para examinar el contenido de los elementos de base de datos, necesita hacer que estén disponibles sin
conexión de forma independiente, es decir, no sólo como parte de un eRoom que está disponible sin
conexión.
ƒ Puede editar un archivo sin conexión aunque no lo haya reservado para edición antes de hacer que esté
sin conexión. En ese caso, el archivo se copia al directorio Archivos de eRoom para la edición sin
conexión del mismo modo que si lo hubiera reservado mientras estaba conectado. Cuando vuelva a
conectarse, se le solicitará que cargue los archivos editados, siempre que ningún otro usuario los haya
reservado para editarlos y que nadie los haya modificado desde que hizo que estuvieran sin conexión.
En caso contrario, no se realizará la carga de archivos.

Nota: Las papeleras de reciclaje de los eRooms no estarán disponibles sin conexión.

Consulte también: Editar sin conexión (sólo en el componente) en Archivos

Controlar el acceso a la información


Acerca del control de acceso de eRoom
El control de acceso de eRoom determina qué miembros de un eRoom pueden ver, abrir y editar elementos.
Cuando cree un elemento por primera vez:

ƒ Cualquier miembro que pueda obtener acceso a él podrá abrirlo.


ƒ Cualquiera que pueda abrirlo podrá verlo.
ƒ Sólo usted (el propietario) podrá editarlo.

Los derechos de edición implican que puede editar las propiedades de un elemento (su nombre, si tiene un
cuadro de anexos, su icono, la configuración de control de acceso, etc.). Los derechos de apertura implican
que cualquiera que pueda abrir un elemento podrá también agregar comentarios, crear elementos, adjuntar
archivos, etc., siempre que tenga la función apropiada en el eRoom (de participante o coordinador, pero no de
observador). Si un elemento está oculto, sólo los miembros con derecho de apertura podrán verlo en realidad.

La configuración de control de acceso de un elemento se aplica sólo a ese elemento. Los elementos anidados
tienen su propia configuración de control de acceso. Sin embargo, necesita al menos derechos de apertura de
un elemento para poder abrir uno de sus elementos anidados.

A continuación se presentan varios ejemplos de cómo se puede usar el control de acceso: ejemplo1, ejemplo2.

El acceso a un elemento se define del siguiente modo:

ƒ Estableciendo sus propiedades de control de acceso.


ƒ Especificando la configuración de propietario inicial de una carpeta, calendario o base de datos, que
determina la lista Editar inicial de todos los elementos nuevos creados en ese contenedor.

Nota: Una de las formas en que los coordinadores pueden administrar los derechos de acceso a los
elementos de sus eRooms consiste en asignar miembros a distintas funciones, cada cual con distintos niveles
de acceso.

Ver propiedades de control de acceso para elementos


Si puede acceder a un elemento, podrá ver sus propiedades de control de acceso, pero, a menos que sea el
propietario del elemento, probablemente no podrá cambiarlas.

Para ver las propiedades de control de acceso de un elemento:

1. En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione
"Control de acceso" en el menú desplegable.

O bien, marque la casilla de verificación del elemento y seleccione "acceso" en la barra de comandos.

O bien, haga clic en el nombre del propietario.

Establecer propiedades de control de acceso para elementos


Puede establecer propiedades de control de acceso para un elemento a la vez que lo crea. O bien, si es propietario de un elemento, tendrá los
derechos para editarlo y podrá cambiar sus propiedades de control de acceso después de haberlo creado.

Nota:Cuando tenga derechos de edición sobre un archivo, eRoom mostrará un icono de edición ( ) junto
a su nombre.

Para abrir la página Control de acceso de un elemento:


1. Cuando cree o modifique un elemento, haga clic en "control de acceso" en la página Crear o Editar, o en el asistente
apropiado de creación o edición.
2. Sin editar un elemento, puede seguir uno de estos procedimientos:

o En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botón secundario en el icono y
seleccione "Control de acceso" en el menú desplegable.
o En el cuadro del elemento, marque la casilla de verificación del elemento y seleccione
"acceso" en la barra de comandos.
o Haga clic en el nombre del propietario.

La página Control de acceso contiene estos parámetros:

o Lista Abrir
o Lista Editar
Si tiene derechos de edición para el elemento, la página también contendrá las siguientes casillas de
verificación:

o Sólo lectura (no permite la edición)


o Oculto (mostrar sólo a miembros que pueden abrirlo)
o Reservado para edición

Lista Abrir y lista Editar

Los miembros individuales, miembros de grupos o miembros con determinadas funciones personalizadas que
puedan abrir y ver el contenido de un elemento están en la lista Abrir de ese elemento. Los que pueden editar
o cambiar un elemento están en la lista Editar.

Consulte también: Propiedades de grupos en el tema "Administrar miembros" para obtener información
sobre la lista Editar de un grupo de miembros.

Para seleccionar quién puede abrir o editar un elemento:

1. En la página Control de acceso, haga clic en el selector de miembros ( ) situado junto al cuadro
Abrir o Editar.

Se abrirá la página Elegir miembros, mostrando todos los miembros del eRoom.

Consulte también:Para obtener más información sobre las búsquedas en listas de miembros
extensas, consulte Búsquedas en listas de miembros extensas, en el tema "Administrar miembros".
2. En la página Elegir miembros, use los botones de opción para especificar:
o Cualquier miembro que acceda a un elemento podrá abrirlo o editarlo. Cualquier nuevo
miembro o grupo agregado al eRoom tendrá acceso al elemento, a menos que esté excluido de
esa área.
o Sólo coordinadores. Cualquier nuevo coordinador agregado al eRoom tendrá el mismo acceso.
o Los coordinadores más los miembros individuales, grupos o funciones personalizadas que especifique.
Los grupos y las funciones personalizadas son dinámicos, de modo que, si proporciona
derechos de apertura o de edición a un grupo o función, los nuevos miembros de ese grupo o
los miembros asignados a esa función tendrán automáticamente el mismo acceso al elemento.
3. Haga clic en "Aceptar" para volver a la página Control de acceso. Las opciones que elija aparecerán
en el cuadro Abrir o Editar.
4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la página Control de acceso y activar la nueva configuración.

Cuando otorgue a otros el derecho de editar un elemento, tenga en cuenta lo siguiente:

ƒ Para las páginas con comentarios, cualquiera que pueda editar la página podrá también eliminar los
comentarios. Esta capacidad es muy útil para un moderador de una discusión.
ƒ Al dar a otros el derecho de editar una página o archivo, también se les da el derecho de cambiar
cualquier parámetro de control de acceso. No se borre de esta lista o no podrá editar el archivo aunque
lo haya creado.
Sólo lectura

En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Sólo lectura (no permite la edición)" para
permitir que otros vean un elemento (siempre que no lo oculte) al tiempo que impide que lo cambien
(ejemplo).

Oculto

En la página Control de acceso, marque la casilla de verificación "Oculto" para impedir la visualización del
elemento a todos menos a quienes puedan abrirlo. Los coordinadores y administradores pueden ver siempre
todos los elementos ocultos.

Nota:Mientras la papelera de reciclaje y la página principal de un eRoom tengan configuración de control


de acceso, no se podrán ocultar.

Consulte también: Acerca de los elementos ocultos

Borradores privados

Cuando agregue un archivo al eRoom, puede establecer su propia lista Abrir de forma que incluya sólo al
propietario; para ello, marque la casilla de verificación "Borrador privado", en la página ¿cargar archivo?
Hasta que el creador cambie la lista Abrir, sólo él podrá abrir el nuevo elemento.

Reservado para edición

En la página Control de acceso, marque la casilla "Reservado para edición" si desea que eRoom le reserve un
elemento hasta que tenga tiempo para editarlo. Mientras tenga el elemento reservado, nadie más podrá
cambiarlo.

Sólo los coordinadores pueden liberar las reservas de los elementos que no posean.

Mientras está editando un archivo, eRoom coloca automáticamente una reserva en el archivo hasta que haya
terminado y guardado los cambios o cargado una versión modificada.

Consulte también: Archivos

Establecer la propiedad inicial de los elementos


En la página Control de acceso de una carpeta, calendario, base de datos o plan de proyecto, puede especificar
quién es el propietario inicial de cualquier elemento "secundario" nuevo en el contenedor "principal". (El
propietario de un elemento es cualquier miembro de la lista Editar de ese elemento).

Las opciones para establecer el propietario inicial de elementos creados en un contenedor principal
(elementos de una carpeta y eventos de un calendario) son las siguientes:

ƒ El miembro que lo creó


ƒ El miembro que lo creó y los propietarios del [contenedor principal]
ƒ Todos aquellos que abran el [contenedor principal]

Nota:Las tareas de plan de proyecto no tienen configuración de control de acceso propia; sin embargo, esta
configuración de propiedad determina quién puede crear y modificar tareas.

Cuando cree un elemento o pegue una copia de otro elemento en el contenedor, la lista Editar inicial de ese
elemento estará determinada por la configuración de propietario inicial.

Al cambiar la configuración de propietario inicial de una carpeta o calendario, las listas Editar de los
elementos secundarios existentes no se verán afectadas.

Los nuevos contenedores no heredan la configuración de propietario inicial del contenedor principal
(ejemplo).

Administrar la pertenencia al sitio


Acerca de la pertenencia a eRoom
Los usuarios de eRoom se denominan miembros. Un miembro de eRoom puede ser un usuario individual, o
bien un conjunto de usuarios de eRoom en un grupo con nombre. Todos los miembros de un sitio de eRoom
se organizan y administran en el contexto de comunidades. Los miembros se crean en una comunidad como
miembros nativos de esa comunidad, y dicha comunidad es su comunidad principal. Cada miembro de
eRoom tiene sólo una comunidad principal en su sitio, pero puede pertenecer a otras comunidades como
miembro invitado. Los eRooms obtienen sus miembros de los miembros nativos e invitados de la comunidad
en la que se encuentren.

Consulte también:

ƒ Administrar miembros y grupos (más adelante en este mismo tema)

Información de miembros individuales


eRoom conserva la información de miembro de todos sus miembros. Puede cambiar su propia información,
pero, a menos que sea administrador o disponga de los permisos adecuados, lo único que podrá hacer con la
información de los demás miembros es verla.

Consulte también: En "Iniciar sesión en eRoom", los siguientes procedimientos:

ƒ Para cambiar la contraseña


ƒ Para cambiar la dirección de correo electrónico
ƒ Para cambiar la pregunta personal
ƒ Para cambiar la opción de cliente

Para obtener información de miembro:

ƒ Para abrir su propia página Información de miembro, diríjase a la página Mis eRooms y haga clic en
.
ƒ Para abrir la página Información de miembro referente a sí mismo o a otro miembro, en una página de
lista de miembros, haga clic en un nombre de miembro o, si dispone de derechos de edición, en el
icono de edición ( ) situado junto a éste.

Si el miembro forma parte de un grupo, haga clic en el nombre del grupo y, a continuación, en el
nombre del miembro.
ƒ Para abrir la página Información de miembro referente a sí mismo o a otro miembro, haga clic en y
seleccione "Ver información" en el menú desplegable.

Página Información de miembro

En una página Información de miembro, puede editar cualquier campo que proporcione un control de edición
(un cuadro de texto en un campo de texto, una casilla de verificación en una opción, etc.). Consulte Modificar
la información de miembro (más abajo) para obtener información sobre quién puede cambiar cada parámetro
y en qué condiciones.

Nota: En la parte superior de la página Información de miembro, los administradores de sitios sólo podrán
ver un campo "ID de miembro" (también denominado ID de usuario o campo UID) que identifica de forma
exclusiva a los miembros de la comunidad. eRoom utiliza los campos UID de miembro para realizar un
seguimiento de los miembros de comunidad nuevos, combinados y eliminados.

Los campos de la página Información de miembro son los siguientes:

ƒ Nombre, Segundo nombre (opcional) y Apellido.


ƒ Iniciales: este campo se rellena automáticamente conforme un miembro introduce texto en los campos
de nombre, segundo nombre y apellido.
ƒ Nombre para mostrar: modo en que eRoom muestra el nombre de un miembro en contextos que no
sean listas con columnas (por ejemplo, en invitaciones, comentarios y registros de cambios). Este
campo es necesario y se rellena automáticamente conforme el miembro edita el texto de los campos de
nombre, segundo nombre y apellido.

Si el nombre para mostrar contiene caracteres Kanji, éstos se agregarán al nombre para mostrar detrás
de un doble espacio.

Nota: El nombre para mostrar de los miembros actualizados desde versiones de eRoom anteriores a
la 7.2 o sincronizados desde NT tendrá el formato "Nombre Apellido".
ƒ Nombre de inicio de sesión: nombre que un miembro utiliza para iniciar sesión en eRoom. Este
campo es de sólo lectura cuando en una comunidad se requieran direcciones de correo electrónico para
los nombres de inicio de sesión.
ƒ Organización (opcional)
ƒ Correo electrónico: dirección de correo que eRoom utiliza para ponerse en contacto con el miembro.
ƒ Página Web (opcional)
ƒ Información adicional(opcional), podría cambiar el nombre por Configuración del sitio.
ƒ Zona horaria: zona horaria que un miembro selecciona cuando inicia sesión en un sitio por primera
vez.
ƒ Botón Cambiar contraseña: visible para miembros de la comunidad sólo si tiene permiso para
cambiar sus propias contraseñas. También está visible para los administradores y los miembros con
permiso para definir contraseñas.
ƒ Botón Cambiar pregunta personal: visible para los miembros de la comunidad si el sitio tiene
activada la recuperación de la contraseña.
ƒ Desactivado: identifica un miembro que no puede iniciar sesión. Un administrador o miembro con el
permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad" puede marcar esta casilla de
verificación para quitar la posibilidad que tiene un miembro de iniciar sesión. Para volver a activar el
miembro, quite la marca de la casilla de verificación.
ƒ Locked (Bloqueada): aparece sólo cuando una cuenta está bloqueada, bien porque un miembro ha
intentado sin éxito iniciar sesión demasiadas veces, ha superado el umbral de tiempo permitido para
iniciar sesión o ha tratado de recuperar una contraseña demasiadas veces. La razón del bloqueo
aparece junto a una casilla de verificación "Desbloquear". Un administrador o miembro con el
permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad" puede quitar la marca de esta casilla
de verificación para desbloquear la cuenta de un miembro.
ƒ La fecha y hora del último inicio de sesión del miembro, o "(ninguno)", si el miembro nunca ha
iniciado sesión (este valor puede variar de un servicio a otro).
ƒ Permisos: indica qué permisos tiene o no tiene el miembro. Son los siguientes:
o Puede crear eRooms
o Puede crear grupos
o Puede ver la lista de miembros de la comunidad
o Puede modificar la lista de miembros de la comunidad
o Puede definir contraseñas
o Administrador de la comunidad
o Administrador del sitio

La información que vea en la sección Permisos dependerá de su estado de pertenencia (administrador o


miembro normal) y de si está viendo su propia información o la de otro miembro.

Cuando un miembro tenga un permiso determinado debido a su pertenencia a un grupo, el texto "(a través del
grupo <nombre del grupo>)" aparecerá detrás del nombre del permiso.

Si es un administrador del sitio y está viendo información de un miembro, puede hacer clic en "Ver permisos
para todas las comunidades" (botón que sólo está disponible para administradores de sitios) para ver una tabla
con los permisos que tiene ese miembro en todas las comunidades a las que pertenezca. Para volver a ver los
permisos del miembro sólo en su comunidad nativa, haga clic en "Ver permisos sólo para la comunidad
nativa".

A continuación se presentan los resultados de mostrar la propia información de miembro:


Quién Procedencia de la Resultados ¿Aparece el botón
información de "Permisos para
miembro todas las
comunidades"?
Administrador del "Mi información como Permisos en la comunidad No
sitio miembro" de Mis eRooms nativa
Lista de miembros del sitio Permisos en la comunidad Sí
nativa
Lista de miembros de la Permisos en la comunidad Sí
comunidad actual
Lista de miembros del Permisos en la comunidad Sí
eRoom actual
Administrador de la "Mi información como Permisos en la comunidad No
comunidad miembro" de Mis eRooms nativa
Lista de miembros de la Permisos en la comunidad No
comunidad actual
Lista de miembros del Permisos en la comunidad No
eRoom actual
Miembro normal "Mi información como Permisos en la comunidad No
miembro" de Mis eRooms nativa
Lista de miembros de la Permisos en la comunidad No
comunidad (sólo si tiene el nativa
permiso "Puede ver la lista
de miembros de la
comunidad")
Lista de miembros del Permisos en la comunidad No
eRoom actual

A continuación se presentan los resultados de mostrar la información de otro miembro:

Quién Procedencia de la Permisos que se ven ¿Aparece el botón


información de "Permisos para
miembro todas las
comunidades"?
Administrador del Lista de miembros del sitio Permisos del miembro en Sí
sitio su comunidad nativa
Lista de miembros de la Permisos del miembro en Sí
comunidad su comunidad actual
Lista de miembros del Permisos del miembro en Sí
eRoom su comunidad actual
Administrador de la Lista de miembros de la Permisos del miembro en No
comunidad comunidad su comunidad actual
Lista de miembros del Permisos del miembro en No
eRoom su comunidad actual
Miembro normal Lista de miembros de la Permisos del miembro en No
comunidad (sólo si tiene el su comunidad nativa
permiso "Puede ver la lista
de miembros de la
comunidad")
Lista de miembros del Permisos del miembro en No
eRoom su comunidad actual

ƒ Lista de eRooms a los que pertenece el miembro, por comunidad.


ƒ Lista de Grupos a los que pertenece el miembro.

Modificar la información de miembro

La posibilidad de modificar la información de miembro depende de la función y los permisos que tenga y de
las opciones activas del sitio y la comunidad. En la siguiente tabla se resumen las tareas de información de
miembro y los requisitos correspondientes.

Nota: Al cambiar los permisos de un miembro en una página Información de miembro, el miembro se
agrega o quita del grupo de permisos correspondiente, en la comunidad que proceda. Esto también sucede al
revés (al cambiar la pertenencia a un grupo, se modifica la información de miembro).

Tarea de información de Quién Parámetro relacionado (si lo


miembro hay)
Conceder permisos en la página ƒ Administradores de sitios
Información de miembro (todos los permisos)

ƒ Los administradores de
comunidades en la comunidad
principal del miembro pueden
conceder todos los permisos,
excepto "Administrador del
sitio".

Cambiar funciones ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de
comunidades

ƒ Coordinadores de eRoom

Cambiar la dirección de correo ƒ Administradores de sitios


electrónico editando el cuadro
de texto de la página
Información de miembro ƒ Los miembros pueden Opción de comunidad que "requiere
cambiar sus propias que se usen direcciones de correo
direcciones de correo electrónico como nombres de inicio
electrónico de sesión": DESACTIVADA

Cambiar la dirección de correo Los miembros pueden cambiar sus Opción de comunidad que "requiere
electrónico haciendo clic en el propias direcciones de correo que se usen direcciones de correo
botón "Cambiar" correo electrónico electrónico como nombres de inicio
electrónico de la página de sesión": DESACTIVADA
Información de miembro
y

Norma de creación de contraseñas, en


todo el sitio, para miembros de la
comunidad: "Los miembros podrán
cambiar más adelante sus propias
contraseñas": ACTIVADA

Norma de creación de contraseñas, en


todo el sitio, para miembros de la
comunidad: "Los miembros pueden
recuperar sus propias contraseñas":
ACTIVADA
Cambiar contraseña ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de
comunidades en la comunidad
principal del miembro

ƒ Modificadores de
contraseñas en la comunidad
principal del miembro

ƒ Los miembros pueden Norma de creación de contraseñas, en


cambiar sus propias todo el sitio, para miembros de la
contraseñas comunidad: "Los miembros podrán
cambiar más adelante sus propias
contraseñas": ACTIVADA
Cambiar pregunta personal ƒ Los miembros pueden Norma de creación de contraseñas, en
cambiar sus propias preguntas todo el sitio, para miembros de la
personales comunidad: "Los miembros podrán
cambiar más adelante sus propias
contraseñas": ACTIVADA

Norma de creación de contraseñas, en


todo el sitio, para miembros de la
comunidad: "Los miembros pueden
recuperar sus propias contraseñas":
ACTIVADA
Desactivar cuenta ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de
comunidades en la comunidad
principal del miembro

ƒ Modificadores de lista de
miembros de la comunidad en
la comunidad principal del
miembro

Desbloquear cuentas ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de
comunidades en la comunidad
principal del miembro

ƒ Modificadores de
contraseñas en la comunidad
principal del miembro

Editar campos de miembros ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de
comunidades en la comunidad
principal del miembro

ƒ Los Modificadores de lista


de miembros de la comunidad
en la comunidad principal del
miembro pueden cambiar todos
los campos, excepto los
correspondientes a contraseña
y permisos

ƒ Los miembros pueden


cambiar su propia
organización, página Web,
información adicional y zona
horaria
Grupos de miembros
Los grupos de eRoom reúnen a varios miembros en un conjunto lógico, de modo que se pueda hacer
referencia a ellos indirectamente. Los grupos existen en el contexto de las comunidades. Los administradores
y miembros con permiso Puede crear grupos o Puede modificar la lista de miembros de la comunidad pueden
crear grupos de eRoom.

Grupos definidos por el usuario e integrados

Los grupos pueden estar definidos por el usuario con el fin de reunir miembros de acuerdo con líneas
organizativas o funcionales, por ejemplo. Imagine que crea un grupo para el equipo Ventas y, a continuación,
agrega el grupo "Ventas" como miembro de todos los eRooms relacionados con las ventas. Cada vez que
agregue a un empleado de ventas al grupo "Ventas", dicho empleado pasará a ser miembro de todos los
eRooms relacionados con las ventas. Los nombres de los grupos definidos por el usuario deben ser exclusivos
sólo dentro de la comunidad en la que se creen.

eRoom también reúne miembros en grupos de acuerdo con el tipo de permisos y el tipo de pertenencia a la
comunidad que tengan. Estos grupos se denominan grupos integrados porque eRoom los crea
automáticamente. Los nombres de los grupos integrados no crean conflictos con los nombres de los demás
grupos de la misma comunidad. Hay dos tipos de grupos integrados de eRoom: grupos de permisos y grupos
no de permisos.

Grupos de permisos

Los grupos de permisos conceden permisos específicos a los miembros de esos grupos. Sólo los
administradores de sitios pueden modificar el grupo "Administradores del sitio", pero los administradores de
sitios y de comunidades pueden modificar todos los demás.

Nombre del grupo Permiso


Creadores de eRoom Puede crear eRooms
Creadores de grupos Puede crear grupos
Visores de lista de miembros de la Puede ver la lista de miembros de la comunidad
comunidad
Modificadores de lista de miembros Puede modificar la lista de miembros de la comunidad
de la comunidad
Modificadores de contraseñas Puede definir contraseñas
Administradores de comunidades Todos los permisos anteriores y, además, puede agregar o quitar
miembros de los grupos de permisos correspondientes (incluido éste)
Administradores de sitios Todos los permisos anteriores y, además, puede agregar o quitar
miembros de este grupo
Grupos no de permisos

Los grupos no de permisos reúnen a miembros de acuerdo con su tipo de pertenencia a la comunidad.

Nombre del grupo Quién


Todos Todos los miembros e invitados de la comunidad, incluidos los
grupos.
Miembros nativos Todos los miembros de la comunidad nativos que se crearon en la
comunidad. Cuando se quitan miembros de este grupo, dichos
miembros se quitan también del sitio.
Invitados Todos los miembros y grupos invitados.

Propiedades de grupos

Además de miembros, los grupos también tienen propiedades, entre las que se incluyen el nombre, una lista
Editar que indica quién puede modificar la lista de miembros y sus propiedades y, por último, qué permisos
tienen los miembros. Dependiendo de su función y permisos, podrá editar estas propiedades en grupos
definidos por el usuario. En el caso de grupos no de permisos, puede editar sus permisos del mismo modo que
con otros miembros. No obstante, no es posible editar ninguna de las propiedades de los grupos de permisos.

Listas de miembros
En cada nivel de un sitio de eRoom, los miembros y grupos se organizan en listas de miembros.

Lista de Descripción Procedimiento de apertura


miembros
Lista de miembros Enumera todos los miembros y grupos de En la página Miembros de Configuración
del sitio todas las comunidades del sitio. También del sitio, haga clic en
incluye una sección Comunidades, que .
contiene enlaces con la lista de miembros
de cada comunidad del sitio. Administrada
por el administrador del sitio.
Lista de miembros Muestra todos los miembros nativos e En la página Miembros de Configuración
de la comunidad invitados. Administrada por los de la comunidad, haga clic en
administradores y los miembros con el .
permiso Puede modificar la lista de
miembros de la comunidad. o bien

En la ficha Comunidades de la lista de


miembros del sitio, haga clic en el nombre
de una comunidad.

o bien

Si tiene el permiso Puede modificar la lista


de miembros de la comunidad pero no es
un administrador, en su página Mis
eRooms, haga clic en el enlace "Lista de
miembros de la comunidad", bajo el
encabezado Administración.
Lista de miembros Muestra los miembros de un eRoom (la En la página principal del eRoom, haga
del eRoom lista es un subconjunto de la lista de clic en , en la barra de
miembros de la comunidad). Administrada botones.
por los coordinadores del eRoom (o los
administradores). La lista se divide en
"Grupos y funciones" y "Miembros".
Lista de miembros Muestra los miembros constituyentes de En una lista de miembros, haga clic en el
del grupo un grupo. Administrada por nombre del grupo.
administradores y miembros con el
permiso Puede crear grupos.
Selector de Muestra el total de miembros disponibles Haga clic en para abrir un selector de
miembros para realizar una acción de miembro miembros para tareas como establecer el
determinada. control de acceso, agregar miembros a un
grupo, asignar miembros a funciones,
seleccionar miembros para campos de
miembros de bases de datos, etc.

o bien

En listas de miembros, los botones de


comando abren selectores de miembros
para tareas tales como agregar invitados a
una comunidad, mover miembros a una
comunidad diferente o eliminar miembros
de una comunidad.

Consulte también: Trabajar con listas de miembros para obtener más información sobre el modo en que
eRoom muestra las listas de miembros, cómo se puede ajustar la visualización de información en listas de
miembros y cómo se pueden buscar miembros en listas de miembros extensas.

Información de listas de miembros

En aquellas listas de miembros que no sean selectores de miembros, los símbolos que aparecen en las
columnas situadas a la izquierda de los nombres de miembros (individuales y grupos) son los siguientes:

Símbolo Descripción
, o (sólo miembros individuales) Indica si un miembro individual ha iniciado sesión ( ) o
no ( ), o bien, si la cuenta tiene errores ( ). Señale el símbolo para ver información
de pantalla sobre éste.
Si tiene derechos de edición sobre la información de miembro (la suya propia,
siempre; la de los demás miembros, sólo si dispone del permiso apropiado), haga clic
para editar dicha información. Si se trata de un grupo, haga clic para editar sus
propiedades, entre las que se incluyen el nombre y la lista de edición.
(Sólo lista de miembros de eRoom) Si es un administrador o coordinador de eRoom,
haga clic para cambiar la función del miembro. En la lista de grupos y funciones, haga
clic para editar una configuración de la función del cliente.
Haga clic para quitar el miembro (o grupo) de la lista de miembros.
Haga clic para enviar un mensaje de correo electrónico a un miembro.

La información de los miembros es la siguiente:

Columna Descripción
nombre Nombre del miembro, del grupo o de la función personalizada; indica además si su
pertenencia está desactivada (entre paréntesis, junto al nombre). Si tiene derechos de
edición sobre la información de miembro, haga clic para editar dicha información o
para modificar la pertenencia del grupo.
función (Sólo lista de miembros de eRoom). Indica la función de eRoom que tiene el miembro
(estándar o personalizada), lo que especifica el conjunto de derechos que tiene un
miembro. Si un miembro tiene varias funciones en eRoom, en esta columna se
muestran todas ellas.
organización Organización a la que esté asociado el miembro (si la hay).
comunidad Comunidad principal del miembro. Permite identificar a los invitados que tengan el
mismo nombre pero que procedan de otras comunidades y grupos. Esta columna
estará vacía si la comunidad principal del miembro es la actual.
A través del grupo Con la opción "mostrar por miembros del grupo" activada, el grupo o grupos a través
de los cuales el individuo o grupo es miembro de la comunidad o eRoom. Esta
columna está vacía para miembros explícitos (aquellos que no son miembros a través
de grupos) y no aparece cuando está activado "ocultar por miembros del grupo".

Nota:Según la configuración de personalización del campo de miembros en Configuración del sitio, puede
que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: nombre de inicio de sesión, correo
electrónico y información adicional (posiblemente con el nombre cambiado).

Trabajar con listas de miembros

Puede cambiar el orden de las entradas de la página Miembros haciendo clic en un título de columna con el
fin de clasificar las entradas en orden ascendente o descendente, de acuerdo con los valores de esa columna.

En las listas de miembros de una comunidad o eRoom, los grupos (o, en listas de miembros de eRoom, los
grupos y funciones) y los miembros individuales aparecen en secciones distintas que se pueden expandir o
contraer.

En las listas de miembros de eRoom y de grupos, puede ver la lista bien como una lista simple en la que se
muestran todos los miembros, incluidos los miembros de los grupos (el nombre de cada grupo aparece en la
columna "a través del grupo") o como una lista jerárquica en la que sólo aparecen los miembros explícitos de
la lista (es decir, los miembros que no formen parte de un grupo). En una vista jerárquica, puede ver los
miembros de los grupos en las listas de grupos. Para cambiar entre una vista sencilla y una vista jerárquica,
haga clic en "ocultar por miembros del grupo". Para volver a la vista anterior, haga clic en "mostrar por
miembros del grupo".

Consulte también:

ƒ Administrar la pertenencia al eRoom


ƒ Administrar pertenencia a comunidades
ƒ Administrar pertenencia de invitados a comunidades
ƒ Administrar miembros como administrador de sitios

Listas de miembros extensas


Las listas de miembros del eRoom pueden ser muy extensas. Cuando las listas de miembros alcanzan un
determinado tamaño, eRoom proporciona formas mejoradas de explorarlas mediante la creación de páginas
etiquetadas "Rolodex -style" y un formulario de búsqueda.
TM

ƒ Cuando una lista de miembros alcanza un determinado tamaño (el umbral inicial es 500, pero se puede
cambiar en Configuración del sitio), eRoom divide la lista en páginas con fichas de estilo Rolodex y
proporciona un formulario de búsqueda que puede mostrar u ocultar.

Las páginas con fichas se pueden agrupar por apellido (alfabéticamente o de acuerdo con fichas
personalizadas definidas en Configuración del sitio), más una página para "Otros" miembros y otra
más para "Grupos". Para desplazarse entre las páginas con fichas, haga clic en las etiquetas de las
fichas situadas a lo largo de la parte superior de la página.
ƒ En las listas extensas de miembros, el formulario de búsqueda cuenta con un botón "más opciones"
que puede seleccionar para ver más campos de búsqueda.

Límite de miembros por página

Cuando una página de lista de miembros contiene más de 500 miembros (límite inicial, que se puede
modificar en Configuración del sitio), eRoom la divide en subpáginas con fichas. Las fichas tienen etiquetas
con caracteres que distinguen los nombres de los primeros y últimos miembros de cada subpágina.

Las etiquetas de las fichas presentan la forma Nombre1-Nombre2, donde Nombre1 y Nombre2 son los
nombres distintivos del primer y último miembro de la página, separados por guión. Por ejemplo, si el
apellido del primer miembro de la primera página es Acedo y el apellido del último miembro es Alcántara, la
ficha de la primera página presenta la forma Ace-Alc. Si el apellido del último miembro de la primera página
es Aguilar y el apellido del primer miembro de la segunda página es Aguilera, la ficha de la primera página
muestra Ace-Aguilar, mientras que la ficha de la página dos muestra Aguiler-Alc.

Para desplazarse entre las subpáginas con fichas, haga clic en los enlaces correspondientes, situados en la
parte inferior o superior de cada página.
Las fichas de segundo nivel para los grupos se crean de la misma manera que para los miembros, salvo que
los grupos integrados tienen su propia ficha, que siempre aparece en primer lugar. Esta ficha muestra siempre
todos los grupos integrados, incluso si se presentan más del máximo de 500 por página. En principio, los
grupos se ordenan alfabéticamente por nombre de grupo, con una clasificación secundaria por nombre de
comunidad.

Búsquedas en listas de miembros extensas


Utilice el formulario de búsqueda de miembros para filtrar una lista extensa de miembros de modo que
muestre solamente aquellos que se ajustan a sus criterios.

Para buscar y seleccionar miembros o grupos en listas de miembros extensas:

1. Si aparece, haga clic en "mostrar búsqueda", en la barra de botones situada en la parte superior de una
lista de miembros extensa (o un selector de miembros, como, por ejemplo, al eliminar miembros o
enviar una alerta). En el caso de listas más extensas, siempre se muestra el formulario de búsqueda.
2. En el formulario de búsqueda sencillo, seleccione Apellido para buscar un miembro por apellido, o
bien Grupos (en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para localizar grupos o
funciones en particular.

O bien, en el formulario de búsqueda expandido, que se muestra cuando se hace clic en "más
opciones" en el formulario abreviado, especifique los criterios de búsqueda de la forma siguiente:
o Seleccione Personas para buscar miembros individuales. Emplee cualquier combinación de
los siguientes campos de búsqueda: Nombre para mostrar, Nombre, Apellido y Organización.
Según la configuración de personalización del campo de miembros en Configuración del sitio,
puede que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: Nombre de inicio de
sesión, Correo electrónico e Información adicional (posiblemente con el nombre cambiado).
o Seleccione Grupos(en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para
buscar grupos o funciones particulares.
3. Escriba tantos criterios de búsqueda como considere apropiado para filtrar la lista de miembros.
Cuantos más criterios incluya, más restrictiva será la búsqueda y menor será el número de resultados.

o En los cuadros de texto, puede usar el asterisco (*) como carácter comodín al final de una cadena para
especificar que a continuación puede figurar cualquier carácter.
o El asterisco está ya implícito cuando escribe una cadena de nombre parcial. Por ejemplo, si escribe
"A" en el cuadro "Apellido", aparecerán todos los miembros cuyo apellido empiece por "A" (como
Acedo, Alcántara y Anguita). Si escribe "Ad", los resultados de la búsqueda serán miembros con
apellidos tales como Adalid, Adrados, Adarve, etc.
o Si en el formulario de búsqueda se encuentran disponibles los campos Nombre de inicio de sesión o
Correo electrónico, puede especificar varios valores en los respectivos cuadros de texto. Simplemente
se deben separar los valores con punto y coma (;).
4. Una vez especificados los criterios, haga clic en "Buscar" para filtrar la lista o el selector de
miembros.

eRoom mostrará sólo los miembros que cumplan los criterios. En una lista de miembros, haga clic en
el nombre de un miembro para ver su información correspondiente; haga clic en el nombre de un
grupo para ver los miembros que lo componen.

5. Para realizar acciones con miembros en un selector de miembros, marque las casillas de verificación
correspondientes.

Conforme se vaya desplazando por varias páginas de un selector de miembros (completo o filtrado),
eRoom conservará, en un área llamada "Miembros seleccionados" y situada en la parte inferior de la
página, una lista de los miembros que seleccione. La selección de miembros permanece en toda la
lista.
6. Para seleccionar todos los miembros de todas las fichas, haga clic en "Seleccionar todo".

Nota: Los resultados de las búsquedas de miembros tienen un límite de 5.000. Si la búsqueda ha generado
más de 5.000 resultados, deberá especificar más criterios de modo que se restrinjan los resultados. Si hay
menos de 5.000 resultados, eRoom los divide en subpáginas y utiliza el menor de los dos umbrales de listas
de miembros extensas para determinar el número de miembros por página. En lugar de las fichas de estilo
Rolodex, eRoom crea fichas para buscar en las subpáginas de resultados con la forma Nombre1-Nombre2,
según se ha descrito anteriormente. En los resultados de las búsquedas de grupos, eRoom muestra en primer
lugar los grupos integrados, ordenados alfabéticamente por nombre de grupo, seguidos de los grupos de
miembros, ordenados alfabéticamente por nombre de grupo.

Administrar pertenencia a comunidades


La pertenencia se administra en el ámbito de las comunidades (agregar o eliminar miembros y grupos, y
agregar o eliminar invitados). La posibilidad de modificar la pertenencia a comunidades depende de la
función y los permisos que tenga y de las opciones activas de la comunidad. A continuación se resumen las
acciones y requisitos:

Tarea de pertenencia Quién


Crear miembros ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de comunidades

ƒ Modificadores de lista de miembros de la comunidad

Crear grupos ƒ Administradores de sitios

ƒ Administradores de comunidades

ƒ Modificadores de lista de miembros de la comunidad


o bien
Creadores de grupos

Editar pertenencia o propiedades de ƒ Administradores de sitios


grupos
ƒ Administradores de comunidades

ƒ El creador del grupo

ƒ Miembros de la lista de edición del grupo que también sean


Visores de lista de miembros de la comunidad

Establecer permisos de miembros ƒ Administradores de sitios, tanto en sitios como en


predeterminados comunidades

ƒ Administradores de comunidades, en las comunidades que


administren

Combinar miembros Sólo administradores de sitios


Mover miembros Sólo administradores de sitios

Administrar miembros y grupos

Para poder iniciar sesión en el sitio, todos los miembros deben tener contraseña. Puede crear nuevos
miembros con o sin contraseña, dependiendo de la configuración del sitio, que determina quién puede crear
las contraseñas iniciales de los miembros.

ƒ Si las contraseñas iniciales de los miembros son proporcionadas por el creador, de una en una, tendrá
que proporcionar una contraseña por cada miembro que cree.
ƒ Si las contraseñas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la
creación por lotes está disponible y crea los miembros de uno en uno, podrá decidir entre establecer
las contraseñas en el momento de la creación o permitir que cada miembro escoja la suya. Para que los
miembros sin contraseña inicial proporcionada por el creador puedan iniciar sesión, es necesario que
un administrador establezca la contraseña o bien que reciban una invitación a un eRoom, lo que les
permitirá establecer la contraseña e iniciar sesión.
ƒ Si las contraseñas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la
creación por lotes está disponible y crea varios miembros a la vez (creación por lotes), no podrá
establecer las contraseñas en el momento de la creación. En este caso, podrá invitar a esos miembros
al sitio en el momento de la creación, hacer que un administrador establezca las contraseñas para que
puedan iniciar sesión o agregar los nuevos miembros a eRooms e invitarlos desde ahí.

Consulte también:

ƒ Recuperación de la contraseña para obtener más información sobre cómo los miembros pueden
seleccionar una pregunta personal y proporcionar una respuesta de modo que eRoom pueda ayudarles
a recuperar las contraseñas si las olvidan en el futuro.
ƒ Normas de creación de contraseñas para obtener más información sobre la configuración que
determina si los miembros del sitio pueden o deben cambiar su contraseña, y con qué frecuencia.

Para crear nuevos miembros, de uno en uno:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo miembro".

O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la página Elegir miembros cuando esté
agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevo miembro".

Se abrirá la página Información de miembro.

2. Si los creadores de miembros deben proporcionar contraseñas iniciales para los nuevos miembros del
sitio, introduzca una contraseña (dos veces para comprobarla).

O bien, si los creadores de miembros o los propios miembros pueden proporcionar contraseñas
iniciales en el sitio, los cuadros de contraseña estarán precedidos por la opción "permitir que el
miembro elija su propia contraseña (se requiere una invitación)".

o Si deja marcada esta casilla de verificación, no podrá introducir ninguna contraseña en los cuadros.
o Si quita la marca de la casilla, tendrá que introducir una contraseña en los cuadros.

3. Rellene la página Información de miembro y haga clic en "Aceptar" o en "Agregar" con cada nuevo
miembro.

Cuando vuelva a la lista de miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, los


miembros que acaba de crear se mostrarán del modo habitual.

o Los miembros recién creados sin contraseña deben agregarse a un eRoom (debe hacerlo un
coordinador o administrador) y ser invitados, para poder establecer su contraseña e iniciar sesión.
o Los miembros recién creados con contraseña pueden iniciar sesión en el sitio y dirigirse a su página
Mis eRooms o a cualquier eRoom al que pertenezcan (no se requiere invitación).

Para crear un lote de nuevos miembros:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevos miembros...".

O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la página Elegir miembros cuando esté
agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevos miembros...".

Se abrirá la página "Nuevos miembros, paso 1 de 2".

2. Especifique una dirección de correo electrónico para cada miembro que desee crear y haga clic en
"Siguiente".
3. En la página "Nuevos miembros, paso 2 de 2" del asistente, edite cualquiera de estos valores con
respecto a cada miembro (los valores predeterminados se toman de las direcciones de correo
electrónico que introduzca en el primer paso):

o Dirección de correo electrónico


o Nombre de inicio de sesión
o Nombre para mostrar
o Nombre
o Segundo nombre
o Apellido
o Iniciales

4. En la página de confirmación, decida entre enviar invitaciones al sitio ahora o esperar a que los
miembros se agreguen a un eRoom e invitarlos desde ahí.

o Si opta por enviar invitaciones a todos los nuevos miembros a la vez, éstos recibirán invitaciones de
correo electrónico al sitio. En este caso, cuando hagan clic en el enlace de la invitación, podrán iniciar
sesión, establecer sus contraseñas y dirigirse a su página Mis eRooms, donde puede haber enlaces con
los eRooms a los que ya hayan sido agregados.
o Si opta por enviar las invitaciones más adelante, tendrá que agregar a un eRoom cada nuevo miembro
y, a continuación, enviar una invitación a cada uno de ellos. En este caso, cuando hagan clic en el
enlace de la invitación, podrán iniciar sesión y establecer sus contraseñas antes de dirigirse a su
eRoom.

5. Si envía las invitaciones ahora, verá la página "Mensaje enviado". Si no es así, volverá a la lista de
miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, donde los miembros que acaba
de crear se mostrarán del modo habitual.

Para crear nuevos grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo grupo". (Si tiene el permiso "Puede
crear grupos" pero no es administrador ni coordinador, puede abrir la lista de miembros de la
comunidad desde su página Mis eRooms).

O bien, si está agregando miembros a un grupo, puede hacer clic en "Nuevo grupo", en la página
Elegir miembros.

2. Escriba el nombre del nuevo grupo y haga clic en "Aceptar".

3. En la página Miembros del grupo (que aparece vacía inicialmente con los grupos nuevos), haga clic en
"agregar" para abrir la página Elegir miembros.
4. Puede buscar o seleccionar los miembros que desee del grupo.

Cuando esté rellenando un grupo y cree un grupo desde la página Elegir miembros, este último grupo
aparecerá inicialmente vacío. Sin embargo, puede agregar el grupo vacío al grupo que esté rellenando.
Sólo tiene que agregar miembros al grupo vacío más adelante.
5. Haga clic en "Aceptar" cuando termine de agregar miembros.

Repita estos pasos con cada grupo que desee crear.

Consulte también: Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom para obtener
información sobre el modo en que un coordinador de eRoom con el permiso "Puede modificar la lista de
miembros de la comunidad" puede crear un grupo durante el proceso de adición de miembros al eRoom.

Para eliminar miembros o grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "eliminar" para abrir la página Elegir
miembros (el selector de miembros de la comunidad), donde aparecen todos los miembros y grupos,
incluidos los invitados.
2. Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee quitar.

O bien, para eliminar todos los miembros y grupos, en la página Elegir miembros, haga clic en
"Eliminar todo".

Antes de que eRoom quite los miembros o grupos, debe hacer clic en "Aceptar" para confirmar las
eliminaciones. Cuando lo haga, eRoom actualizará la lista de miembros.

Nota: En la lista de miembros de la comunidad, puede hacer clic en el icono de eliminación ( ) situado
junto al nombre del miembro o grupo que desee quitar de la lista de miembros.

Para agregar o quitar miembros de grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia desee
modificar.

2. En la página Miembros del grupo, haga clic en "agregar" o "quitar" para abrir la página Elegir
miembros.
3. Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee agregar o quitar del grupo; a
continuación, haga clic en "Aceptar".

(Antes de quitar miembros o grupos de un grupo, eRoom le pedirá que confirme la eliminación).

Nota: En la página Miembros del grupo, puede hacer clic en el icono de eliminación ( ) situado junto al
nombre del miembro o grupo que desee quitar de la pertenencia del grupo.

Para editar la pertenencia o las propiedades de grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia o
propiedades desee modificar.
2. En la página Miembros del grupo, haga clic en .
3. En la página Editar grupo, modifique las propiedades según corresponda.
Las propiedades de un grupo son las siguientes:

Propiedad Descripción
Nombre Nombre del grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede
editar).
Descripción Texto opcional que aparece bajo el título de la página Miembros del
grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede editar).
Editar Control de acceso del grupo, que determina quién puede editar la lista
de miembros del grupo y sus propiedades. Haga clic en el selector de
miembros y elija administradores o administradores, junto con los
miembros seleccionados. Si elige la primera opción, sólo los
administradores y los modificadores de lista de miembros de la
comunidad podrán modificar la pertenencia del grupo y sus
propiedades. Si elige la segunda, el creador del grupo (si es distinto
del administrador) se seleccionará inicialmente en la lista Editar.
Haga clic en el selector de miembros para especificar el conjunto de
miembros que, además de los administradores, pueden modificar la
pertenencia del grupo y sus propiedades. Tenga en cuenta que los
miembros de la lista Editar del grupo deben tener el permiso Puede
ver la lista de miembros de la comunidad.
Permisos Permisos que tienen los miembros del grupo. Se trata de los mismos
permisos de los miembros individuales. La concesión o el rechazo de
permisos a un grupo provoca que el permiso correspondiente se
active o desactive en las páginas Información de miembro de cada
uno de los miembros constituyentes de dicho grupo y, además,
modifica la lista de miembros del correspondiente grupo de permisos
en la comunidad. (Si se trata de grupos de permisos, no se puede
editar).

Cuando el administrador de un sitio está viendo la página Editar


grupo desde la lista de miembros del sitio, los permisos de la
comunidad nativa del grupo se muestran junto con un botón
"Permisos para todas las comunidades" (al igual que ocurre con la
página Información de miembro).
Pertenencia a eRooms y grupos eRooms y grupos a los que el grupo pertenece en cada comunidad.
(No se puede editar con ningún grupo; la pertenencia a eRooms se
gestiona en una lista de miembros de eRoom y la pertenencia a
grupos, en una lista de miembros de grupo).

Administrar pertenencia de invitados a comunidades


Los miembros de un sitio pueden pertenecer a varias comunidades, aunque cada uno puede tener sólo una
comunidad principal. La pertenencia a otras comunidades se conoce como pertenencia de invitados. Puede
administrar la pertenencia de invitados a comunidades según su función y permisos, así como el estado de
privacidad de cada comunidad (público, privado, restringido). A continuación se detallan las tareas de
pertenencia de invitados:

Acción de invitado Quién Parámetro relacionado


Agregar invitados a una ƒ Administradores de sitios
comunidad
ƒ Administradores de comunidades, Los administradores de
en las comunidades que administren comunidades y miembros con
el permiso "puede modificar la
lista de miembros de la
comunidad" pueden "agregar o
eliminar invitados":
ACTIVADA
ƒ Modificadores de lista de Los administradores de
miembros comunidades y miembros con
el permiso "puede modificar la
lista de miembros de la
comunidad" pueden "agregar o
eliminar invitados":
ACTIVADA
Agregar invitados desde Cualquier miembro que pueda agregar
comunidades públicas invitados a una comunidad (como en la
acción anterior).
Agregar invitados desde ƒ Explícitamente: administradores de
comunidades restringidas sitios, administradores de la
comunidad restringida y otros
miembros para quienes la comunidad
sea pública efectivamente, si está
permitido.

ƒ Implícitamente (por nombre):


administradores de sitios y miembros
para quienes la comunidad esté
restringida, si se permite en su
comunidad.

Agregar invitados desde ƒ Administradores de sitios


comunidades privadas
ƒ Miembros para quienes la
comunidad sea pública
efectivamente, si se permite en su
comunidad.
Para agregar invitados:

Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "agregar un invitado".

ƒ Si hay más de otra comunidad pública en el sitio, se abrirá la página Elegir una comunidad.
o Para buscar invitados de una comunidad en concreto, seleccione un nombre de comunidad en
la lista y haga clic en "Aceptar". Se abrirá la lista de miembros de la comunidad, desde la que
podrá seleccionar a los miembros.
o Para buscar un miembro de un sitio en concreto, haga clic en "Agregar un invitado por
nombre". En la página "Agregar un invitado por nombre", escriba el nombre de inicio de
sesión del miembro (no su nombre para mostrar, como en el nombre o apellido) y haga clic en
"Aceptar". Si eRoom encuentra un miembro del sitio cuyo nombre de inicio de sesión coincida
con el especificado, haga clic en "Aceptar" para agregar a dicho miembro como invitado.
ƒ Si hay sólo otra comunidad pública más, se abrirá su lista de miembros, desde la cual podrá
seleccionar a los miembros.
ƒ Si hay sólo otra comunidad pública más, pero al menos otra comunidad restringida, se abrirá la página
Elegir una comunidad. Puede hacer clic en "Aceptar" para seleccionar la comunidad pública o bien en
"Agregar un invitado por nombre" para buscar un miembro determinado en una comunidad
restringida.
ƒ Si no hay ninguna otra comunidad pública o restringida, no podrá agregar miembros a menos que sea
administrador de sitios.

Para quitar invitados:

Para quitar invitados, ha de seguir el mismo procedimiento que para eliminar miembros y grupos.

Administrar miembros como administrador de sitios


Como administrador del sitio, puede mover grupos y miembros de la comunidad, así como combinar cuentas
duplicadas.

Para mover miembros de una comunidad a otra:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "mover miembros".


2. En la página Elegir miembros (selector de miembros de la comunidad), en la que se muestran todos
los miembros y grupos (incluidos los invitados), puede buscar o seleccionar los miembros o grupos
que desee mover.

O bien, para seleccionar todos los miembros y grupos, en la página Elegir miembros, haga clic en
"Seleccionar todo".

3. Haga clic en "Siguiente".


4. En la página Elegir comunidad, seleccione la comunidad a la que desee mover los miembros
seleccionados.
5. Haga clic en "Siguiente" y confirme que desea mover los miembros seleccionados a la comunidad
escogida.
6. Si hay conflictos con los nombres de grupo, elija entre Detener la operación de mover o Hacer que
eRoom convierta los nombres en exclusivos. Si continúa con la operación de mover, cuando haga
clic en "Aceptar", eRoom cambiará el nombre de los grupos que mueva, con el fin de convertirlos en
exclusivos, agregando "_n" (donde n es un numeral) a cada nombre de grupo que coincida con un
nombre de grupo de la nueva comunidad.

Al mover miembros o grupos:

ƒ eRoom quita los miembros seleccionados de la lista de miembros de la comunidad actual y los agrega
a la lista de miembros de la comunidad seleccionada. Todas las referencias a la comunidad de los
miembros cambiarán para referirse a la nueva comunidad.
ƒ Si un grupo que se haya movido hace referencia, directa o indirectamente, a un grupo integrado, los
miembros se moverán, pero los propios grupos integrados y las referencias no se moverán a la nueva
comunidad. Los permisos no se mueven con los miembros o grupos a la nueva comunidad.

Por ejemplo: El grupo "Jefes", en la comunidad A, contiene el grupo de permisos "puede modificar la
lista de miembros de la comunidad". Mueve el grupo "Jefes" a la comunidad B. Los miembros del
grupo de permisos "puede modificar la lista de miembros de la comunidad", pero no el propio grupo,
se moverán con el grupo "Jefes" a la comunidad B, pero dejarán de tener el permiso "puede modificar
la lista de miembros de la comunidad".

ƒ Los invitados que mueva pasarán a ser miembros nativos de la nueva comunidad.
ƒ Los miembros de los grupos se mueven a la nueva comunidad con sus grupos.

Una vez terminada la operación de movimiento, volverá a la página de lista de miembros de la comunidad
desde la que inició el proceso.

Para combinar cuentas de miembro duplicadas:

1. Abra la lista de miembros del sitio y haga clic en "combinar miembros".

Se abrirá la página Elegir miembros, en la que se muestran todas las cuentas duplicadas (sólo de
miembros individuales), incluidos los miembros eliminados y los miembros de comunidades
eliminadas.

2. Seleccione dos o más cuentas que desee combinar, incluida la cuenta en la que desee combinar todas
las cuentas, y haga clic en "Siguiente".

Se abrirá la página Elegir miembros, mostrando los miembros que haya seleccionado.

3. En la lista de miembros que haya seleccionado, elija la cuenta en la que desee combinar todas las
cuentas seleccionadas. Esta cuenta pasará a ser el miembro "superviviente".
4. Haga clic en "Siguiente".
5. En la página Combinar miembro, confirme que todas las cuentas que se muestran se purgarán del sitio
y se combinarán con el miembro superviviente que haya seleccionado.

Al combinar dos o más cuentas:

ƒ eRoom descarta la información de inicio de sesión de las cuentas duplicadas (nombre de inicio de
sesión, dirección de correo electrónico, contraseña) y conserva sólo la información de la cuenta
combinada.
ƒ Los grupos, eRooms o comunidades que hicieran referencia a cualquiera de las cuentas duplicadas,
ahora lo harán sólo a la cuenta combinada resultante.
ƒ La cuenta combinada:
o Pasa a ser un invitado de las comunidades nativas de las cuentas duplicadas, si no lo era antes.
o Asume los privilegios de acceso (si los había) de las cuentas duplicadas sobre los elementos de
eRoom.
o Asume las funciones y permisos de las cuentas duplicadas.
ƒ Las cuentas duplicadas se eliminan permanentemente de la lista de miembros del sitio y dejan de estar
disponibles para su combinación.

Administración de sitios
Un sitio de eRoom admite un conjunto de eRooms y usuarios (denominados miembros del sitio). Una vez que
los miembros inicien sesión en el sitio no podrán volver a hacerlo durante la misma sesión.

Un sitio de gran tamaño puede dividirse en varias comunidades. Los servicios se utilizan para organizar
eRooms, mientras que las comunidades segmentan y dividen miembros. Las comunidades permiten que la
pertenencia al sitio se divida en conjuntos más pequeños que se pueden administrar por separado. Cada
comunidad que contiene uno o más servicios comparte una lista de pertenencia y un conjunto de permisos.

Acerca de la administración de un sitio


Como administrador del sitio, debe supervisar la ejecución del servidor de eRoom y sus comunidades del
sitio.

Los sitios se administran en la página Configuración del sitio. Para tener acceso a esta página desde Mis
eRooms, haga clic en "Configuración del sitio" en la sección Administración.

Configuración del sitio


Las categorías de Configuración del sitio son las siguientes:

ƒ General
ƒ Comunidades
ƒ Miembros
ƒ Licencias
ƒ Contraseñas
ƒ Informes de uso
ƒ Programador
ƒ Correo electrónico
ƒ Planes de proyecto

Botones de comando de Configuración del sitio

Los siguientes botones de cada página actúan de forma similar en Configuración del sitio:

ƒ Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.


ƒ Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
ƒ Aplicar guarda todos los cambios pero sin salir de Configuración del sitio.

Si cambia de una página de Configuración del sitio a otra (mediante los enlaces de la columna izquierda), los
cambios realizados se "recordarán" pero sólo se aplicarán al hacer clic en el botón "Aceptar" o "Aplicar". Sin
embargo, debe hacer clic en "Aceptar" o "Aplicar" para guardar los cambios si sigue una de estas acciones
(eRoom se lo pedirá, si no lo hace):

ƒ crear una comunidad nueva


ƒ ir a la lista de miembros del sitio
ƒ ir a la lista de miembros de una comunidad
ƒ ir a la página de configuración de una comunidad
ƒ generar un informe de uso

Nota: En las páginas de Configuración del sitio, puede cambiar un parámetro haciendo clic en el
dispositivo de selección (un botón de opción o una casilla de verificación, por ejemplo) o en la etiqueta de
texto correspondiente.

Configuración del sitio: General


Nombre

Escriba un nombre para el sitio.

Administrador del sitio

Haga clic en para agregar o quitar miembros del grupo de permisos del administrador del sitio, que
concede todos los permisos del sitio.

Opciones de funciones

Puede activar o desactivar las siguientes funciones opcionales de todo el sitio:

Función Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
Permitir que los usuarios de Internet Los miembros de eRoom que utilicen Microsoft Activado
Explorer sincronicen los eRooms Internet Explorer 5.0 (IE5) o posterior pueden
para realizar la lectura sin conexión. almacenar y leer elementos de eRoom sin conexión,
mientras se encuentran desconectados de la red o de
Internet.
Los miembros pueden elegir usar el Ofrece a los miembros de eRoom la opción de
componente. instalar el cliente del componente. En caso contrario,
sólo podrán utilizar eRoom con el explorador. Activado

Los archivos con extensiones Permite especificar los tipos de extensiones de Desactivado
peligrosas no se pueden abrir o archivos que desee evitar que los usuarios abran o
colocar en eRoom. agreguen a eRoom, en caso de que supongan un
riesgo para la seguridad. (Por ejemplo, .bat, .exe,
.doc, etc.)

Haga clic en "Restaurar valores predeterminados"


para recuperar la lista de extensiones de archivos
especificada inicialmente.

Configuración de listas de miembros

Especifique la siguiente configuración de las listas de miembros para todo el sitio:

ƒ Personalización del campo de miembro: información de miembros que puede ocultar o mostrar en las
listas de miembros y selectores de miembros, así como en los formularios de búsqueda de una lista de
miembros extensa: Nombre de inicio de sesión, Correo electrónico e Información adicional
(campo al que puede cambiar el nombre).
ƒ Opciones de listas de miembros extensas
o El número de miembros por página (entre 100 y 1.000, ambos inclusive) antes de que eRoom
la divida en páginas numeradas. El número inicial es 500.
o El número de miembros (entre 100 y 2.000, ambos inclusive) de una lista de miembros antes
de que eRoom la divida en páginas con fichas de "estilo Rolodex ". El número inicial es 500.
TM

Por encima de este umbral, eRoom proporciona también un formulario de búsqueda de


miembros y grupos para filtrar la lista. Para las listas de miembros de este tamaño, se puede
ocultar el formulario de búsqueda.
ƒ Fichas en formato Rolodex: para las listas de miembros que se dividen entre páginas con fichas, puede
definir los rangos de caracteres alfabéticos de los nombres de miembros agrupados en cada página, así
como nombres para mostrar opcionales de las etiquetas de la ficha.
o Para definir el rango de caracteres de una página, utilice este formulario: "inicio[-fin]", donde inicio es
la primera cadena del rango, que se prolonga hasta (-) fin o hasta la última cadena del rango. Por
ejemplo, en una página en la que se enumeran miembros con apellidos que comienzan por "A",
especifique "A"; en una página en la que aparezcan miembros con apellidos que empiecen por un
rango de "Ca" a "Cr", especifique "Ca-Cr". Si no especifica una etiqueta de ficha diferente, eRoom
utilizará la cadena de rango ("A" en el primer ejemplo y "Ca-Cr" en el segundo).
o Para especificar una etiqueta de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta,]inicio[-fin]", donde
etiqueta es la cadena que desea ver en la ficha. Por ejemplo, para especificar una etiqueta de ficha "A
a E" para una página en la que aparezcan miembros con apellidos que comiencen por ese rango de
letras, especifique "A a E, A-E".
o Para definir una serie de rangos (uno para cada ficha), utilice este formulario: "inicio1[-fin1]; inicio2[-
fin2]; inicio3[-fin3]...", etc.
o Para definir una serie rangos y etiquetas de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta1,]inicio1[-fin1];
[etiqueta2,]inicio2[-fin2]; [etiqueta3,]inicio3[-fin3]...", etc.

Consulte también: Listas de miembros y Trabajar con listas de miembros en el tema Administrar
miembros.

Configuración variada

Puede modificar la configuración predeterminada de las siguientes funciones de eRoom:

ƒ Tiempo inactivo antes de que caduque la sesión: las sesiones de usuario caducan transcurridas n horas
sin actividad (tiempo inactivo). Especifica el tiempo que dura la sesión de un miembro antes de que
tenga que volver a iniciarla. El valor predeterminado es ocho (8) horas y el rango oscila entre una (1)
y 24 horas. La duración del tiempo que los usuarios pueden permanecer conectados antes de tener que
volver a iniciar sesión afecta a los recursos totales consumidos en el servidor por esos usuarios.
ƒ Mensaje y enlace del servicio de asistencia técnica: para anular el mensaje del servicio de asistencia
técnica predeterminado que muestra eRoom, puede especificar una dirección URL y editar el mensaje
como desee. En el mensaje, utilice "{ }" para encerrar las palabras que desee que estén enlazadas a la
dirección URL especificada.

Nota: Para proporcionar mensajes de asistencia técnica en varios idiomas, agréguelos al cuadro
"Mensaje", uno detrás de otro (por ejemplo, español, francés y alemán). Estos se mostrarán en las
páginas en las que aparezcan los mensajes.

Configuración del sitio: Comunidades


En la página Comunidades, puede editar la configuración de la comunidad, editar una lista de miembros de la
comunidad, bloquear una comunidad y eliminarla. También puede crear, exportar e importar comunidades,
así como especificar las opciones de las comunidades nuevas.

Para crear una comunidad nueva:

1. En la página Comunidades de Configuración del sitio, haga clic en "comunidad nueva".


2. En la página Crear comunidad, introduzca un Nombre para la nueva comunidad y haga clic en
"Aceptar".

eRoom creará la nueva comunidad y en la tabla aparecerá su entrada correspondiente.


Utilizar la tabla de comunidades

En la tabla de comunidades se muestra el número de miembros y servicios de cada comunidad. Aquí se


presentan las acciones que puede realizar mediante la tabla de comunidades.

Para... Haga clic en una Acción


fila...
Editar la configuración de la (o en su nombre) Abre Configuración de la comunidad.
comunidad.
Editar la lista de miembros de la Abre la lista de miembros de la comunidad.
comunidad.
Bloquear la comunidad. Abre la página Mensaje de bloqueo de la
comunidad, en la que puede editar el mensaje
predeterminado que aparece cuando los
miembros (además de los administradores de
sitios) intentan tener acceso a una página de la
comunidad bloqueada. Haga clic en "Aceptar"
para guardar el mensaje y bloquear la
comunidad.
Eliminar la comunidad. Quita la comunidad del sitio. Antes de poder
eliminar una comunidad, primero tendrá que
vaciarla de todos los servicios y miembros
nativos que contenga.

Nota: Puede exportar la comunidad a un


archivo de copia de seguridad antes de
eliminarla.

Consulte también: Administradores de comunidades para obtener más información sobre la selección de
administradores de comunidad (en la página Miembros de Configuración de la comunidad).

Bloqueos de comunidades

Como administrador del sitio, puede bloquear comunidades por cualquier motivo (seguridad, administración
o mantenimiento, por ejemplo).

Mientras una comunidad esté bloqueada, sólo los administradores de sitio podrán realizar las siguientes
actividades:

ƒ tener acceso a cualquier página de cualquier eRoom de la comunidad


ƒ buscar en la comunidad
ƒ crear eRooms o servicios en la comunidad
ƒ sincronizar con Outlook
ƒ hacer que los miembros nativos de la comunidad sean invitados de otra comunidad
ƒ editar la pertenencia de grupos nativos de la comunidad
ƒ editar información de miembro de los miembros nativos de la comunidad (salvo los permisos en
aquellas comunidades en las que son invitados)

Para bloquear una comunidad:

1. Diríjase a la página Comunidades de Configuración del sitio.


2. En la fila de la comunidad que desee bloquear, haga clic en "bloquear".
3. En la página "Mensaje de bloqueo de la comunidad", puede personalizar el mensaje de error que se
mostrará cuando los usuarios traten de realizar alguna de las actividades restringidas de la lista
anterior.
4. Haga clic en "Aceptar".

En la tabla de comunidades, aparece junto al nombre de una comunidad bloqueada y la palabra


"desbloquear" sustituye a "bloquear".

En las páginas Mis eRooms, las comunidades bloqueadas y los eRooms de esas comunidades aparecen con la
etiqueta "(bloqueado)"; un símbolo de candado ( ) sustituye al indicador de leído/no leído de un eRoom en
una comunidad bloqueada.

Si algún usuario distinto del administrador del sitio intenta tener acceso a páginas de una comunidad
bloqueada, se mostrará un mensaje de error antes de que sea redirigido a Mis eRooms.

Opciones de las comunidades nuevas

Especifique la configuración que desee que tengan todas las comunidades nuevas. Como administrador del
sitio, puede cambiar esta configuración más adelante en Configuración de la comunidad. Los administradores
de comunidades sólo pueden cambiar algunos valores de configuración, en función de la configuración del
sitio correspondiente.

Nota: Los cambios en estos valores de configuración no afectan a las comunidades existentes, sólo a las
nuevas.

Nivel de privacidad de las comunidades nuevas

Especifique uno de los niveles de privacidad siguientes para las comunidades nuevas:

ƒ Pública: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros
pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades.
ƒ Restringidas: ni la comunidad ni sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio, pero sus
miembros se pueden agregar por nombre como invitados a otras comunidades.
ƒ Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros
no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.

Nota: Si una comunidad tiene una lista de miembros confidencial, es recomendable que la comunidad sea
privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrán
ver la lista de miembros (o buscar sus nombres) cuando agreguen invitados a sus comunidades, incluso si son
invitados de la comunidad y no tienen permiso para "poder ver la lista de miembros de la comunidad".

Reglas de comunidades nuevas

Especifique las reglas que se aplicarán a las comunidades nuevas. Esta configuración también aparece en
Configuración de la comunidad pero sólo puede cambiarla el administrador del sitio.

Regla Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
requieren que las direcciones Requiere que los nuevos miembros tengan una dirección Desactivado
de correo electrónico se de correo electrónico y la utilicen como nombre de inicio
utilicen como nombres de de sesión. La activación de esta opción es una forma de
inicio de sesión asegurarse de que los nombres de inicio de sesión son
exclusivos. Si se activa este parámetro y ya hay miembros
locales, los usuarios podrán seguir usando su propio
nombre de inicio de sesión para iniciar sesión en el sitio.

Los administradores de las comunidades nuevas pueden

Puede activar o desactivar estos permisos para los administradores (de comunidad) en las comunidades
nuevas. Cuando un permiso está desactivado, los controles correspondientes en Configuración de la
comunidad y Configuración del servicio se desactivarán para todos los usuarios excepto para el administrador
del sitio.

Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los administradores de comunidades iniciales para
cada comunidad.

Permiso Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
crear e importar servicios Los administradores de comunidades pueden crear e Activado
importar servicios en sus comunidades.
agregar o eliminar invitados Los administradores de comunidades y los coordinadores Activado
(con permisos para modificar la lista de miembros de la
comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados
de la lista de miembros de la comunidad.
cambiar el nombre de los Los administradores de comunidades pueden cambiar el Activado
servicios nombre de los servicios en sus comunidades.
regenerar índices de servicios Los administradores de comunidades pueden regenerar Activado
índices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en
sus comunidades. En caso contrario, será un proceso en
segundo plano que se ejecuta automáticamente, de
acuerdo con la configuración del Programador.
cambiar los límites de tamaño Los administradores de comunidades pueden cambiar el Desactivado
de eRoom límite de tamaño predeterminado de los nuevos eRooms
en sus comunidades.

Límite de tamaño predeterminado de los eRooms nuevos en comunidades nuevas

Puede definir una cantidad máxima predeterminada de espacio en disco que pueden utilizar los eRooms
nuevos en las comunidades nuevas. El valor predeterminado es "Ninguno" o sin límite. A menos que tenga
restricciones de espacio en el sitio, puede dejar este cuadro en blanco. En caso contrario, introduzca el
número del espacio en disco máximo en unidades de MB.

El tamaño de un eRoom viene determinado por el tamaño de los archivos que contiene, incluyendo los
elementos de la papelera de reciclaje. Cuando se aplica un límite de tamaño a un eRoom, los miembros no
pueden agregar elementos que superen el límite del eRoom.

Para aplicar un límite de tamaño a todas las comunidades y eRooms existentes (no sólo a los nuevos), haga
clic en "son aplicables a las comunidades ya existentes y a los eRooms". Si así lo hace, los miembros de
cualquier eRoom que supere el límite no podrán crear elementos o archivos nuevos hasta que se reduzca el
tamaño del eRoom por debajo del límite.

Una configuración del sitio relacionada permite decidir si los administradores de comunidades nuevas pueden
cambiar los límites de tamaño de eRoom.

Configuración del sitio: Miembros


En la página Miembros, haga clic en "lista de miembros del sitio" para ver todos los miembros del sitio. En la
lista de miembros del sitio, puede eliminar miembros o combinar cuentas duplicadas (si resulta necesario). En
la sección Comunidades de la lista de miembros del sitio, haga clic en el nombre de una comunidad para que
se abra su lista de miembros de la comunidad. Desde una lista de miembros de comunidad, puede mover
miembros a otra comunidad.

Además, en la página Miembros de Configuración del sitio, puede establecer los permisos iniciales de los
miembros en comunidades nuevas. Según el permiso que tengan, los miembros se incluirán en un grupo de
permisos en sus comunidades que tendrá ese mismo nombre. Los administradores de comunidades
individuales pueden cambiar más adelante los miembros que componen cada grupo de permisos.

Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los miembros del grupo de administradores de
comunidades para cada comunidad.

Permiso Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
Puede crear eRooms Los miembros en este grupo de permisos pueden crear Activado
eRooms desde sus páginas Mis eRooms. Este permiso
concede de forma implícita el permiso Puede ver la lista
de miembros de la comunidad de forma que los creadores
de eRoom pueden agregar miembros de comunidad a sus
listas de miembros de eRoom.
Puede crear grupos Los miembros de este grupo de permisos pueden crear Desactivado
grupos en la lista de miembros de la comunidad, incluso si
no tienen el permiso Puede modificar la lista de miembros
de la comunidad. Este permiso concede de forma implícita
el permiso Puede ver la lista de miembros de la
comunidad de forma que los creadores de grupos pueden
agregar miembros de comunidad a los grupos que crean.
Un creador de grupos no puede:

ƒ modificar la lista de miembros de la comunidad de


cualquier otra forma (no puede agregar o eliminar
miembros nativos o invitados)
ƒ modificar las listas de miembros de eRooms a las
que pertenece (a menos que el creador del grupo
también sea coordinador en ese eRoom)

Los coordinadores que tienen este permiso pueden crear


grupos en sus eRooms.
Puede ver la lista de miembros Este permiso permite que: Activado
de la comunidad
ƒ los coordinadores agreguen miembros de
comunidad a sus eRooms
ƒ los creadores de grupo (y los miembros de la lista
de edición del grupo, si tienen los permisos
adecuados) agreguen miembros de comunidad a sus
grupos

No permite que los coordinadores o creadores de grupos


modifiquen la lista de miembros de la comunidad.
Puede modificar la lista de Los miembros de este grupo de permisos pueden Desactivado
miembros de la comunidad modificar la lista de miembros de la comunidad: agregar o
eliminar miembros, grupos o invitados (si el administrador
del sitio ha activado la configuración de comunidad
correspondiente que lo permite). Los miembros que tienen
este derecho:

ƒ poseen, de forma implícita, el permiso Puede ver


la lista de miembros de la comunidad. También
pueden crear grupos, pero no poseen de forma
implícita ese permiso, ya que se considera un
componente del permiso de modificación (sin
embargo, la casilla de verificación del permiso para
crear grupos está marcada y deshabilitada cuando se
ha concedido el permiso Puede modificar la lista de
miembros de la comunidad).
ƒ no pueden modificar la lista de miembros de los
eRooms a los que pertenecen a menos que también
sean coordinadores del eRoom. Los coordinadores
con este permiso pueden agregar miembros de la
lista de miembros de la comunidad, así como agregar
o eliminar miembros e invitados de esa lista (sólo
podrán agregar o eliminar invitados si la
configuración de comunidad correspondiente que lo
permite ha sido activada por el administrador del
sitio).

Puede definir contraseñas Los miembros de este grupo de permisos pueden cambiar Desactivado
las contraseñas de los miembros y desbloquear cuentas
bloqueadas (no tendrán el permiso de modificar otra
información de miembro como la activación de cuentas
desactivadas, la concesión de permisos o la modificación
de direcciones de correo electrónico). Este permiso
concede, de forma implícita, el permiso Puede ver la lista
de miembros de la comunidad.

Consulte también: Administrar miembros como administrador de sitios para obtener más información
sobre la eliminación y transferencia de miembros y grupos locales de la comunidad y sobre la combinación de
cuentas duplicadas.

Configuración del sitio: Licencias


En esta sección, se realiza un seguimiento de:

ƒ el número total de licencias de eRoom del sitio (Número total de licencias del sitio)
ƒ el número total de miembros activos (Total en la parte inferior de la columna Miembros activos)
ƒ el número total de licencias disponibles (Licencias disponibles)
ƒ el número de licencias desglosado por comunidad (en la columna Miembros activos)
ƒ el número total de licencias asignadas a cada comunidad (en la columna Límite de licencias)

Los miembros de eRoom sólo utilizan licencias en sus comunidades principales (y no en todas las
comunidades en las que participan como invitados). Puede permitir que las comunidades utilicen licencias
conforme las vayan necesitando o bien limitar el número de licencias que puede solicitar cada comunidad del
total de licencias disponibles.

Para agregar una cadena de licencia a un sitio:

1. Haga clic en "agregar una cadena de licencia".


2. En la página Agregar cadena de licencia, escriba la nueva cadena de licencia.
3. Haga clic en "Aceptar".

En la tabla de comunidades, puede especificar un límite de licencia para cada comunidad en el campo "Límite
de licencias". El número total de licencias asignadas a una comunidad no puede ser inferior que el número de
licencias utilizadas por esa comunidad. Deje el valor "Ninguno" en el campo si desea que una comunidad
utilice las licencias que vaya necesitando del total de licencias disponibles.

Cuando un miembro se transfiere de una comunidad a otra, la licencia del miembro, si tiene alguna, también
se transferirá siempre que la comunidad de destino tenga licencias suficientes para todos los miembros
transferidos.

Los miembros que nunca han iniciado sesión en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su número de
licencias no limita el número de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un
mayor número de miembros potenciales que números de licencia hay.

Una vez que el miembro haya iniciado sesión, se cogerá una licencia que no se emitirá a menos que se haya
eliminado o desactivado el miembro.

Si un miembro intenta iniciar sesión por primera vez y no hay más licencias disponibles, aparecerá un
mensaje de error indicándole que se ponga en contacto con el administrador.

Configuración del sitio: Contraseñas


Puede utilizar las opciones de la página Contraseñas para aumentar la seguridad del sitio.

Mostrar un botón para cerrar la sesión

Inicialmente, esta opción está desactivada y el botón para cerrar la sesión no aparece en las páginas de
eRoom. Los miembros de eRoom simplemente cierran la ventana del explorador para finalizar la sesión.

Si se activa esta opción, los miembros podrán finalizar la sesión de eRoom mediante el botón cerrar sesión
en cualquier página de eRoom que tenga una barra de control (incluida la página Mis eRooms, pero no así las
páginas de asistentes, configuración o cuadros de diálogo). Cuando el botón para cerrar la sesión está
disponible, los miembros no pueden guardar contraseñas entre inicios de sesión de eRoom y la opción que lo
permite está desactivada.

Al hacer clic en "cerrar sesión" ocurre lo siguiente:

• se eliminan todas las cookies de eRoom: la cookie de sesión que proporciona el ID de sesión y la
cookie permanente, que guarda el nombre de inicio de sesión, la contraseña (cifrada) y la opción de
cliente (explorador o componente). Esto implica que los miembros tendrán que volver a introducir su
nombre de inicio de sesión y contraseña cada vez que inicien sesión en eRoom, así como elegir si
desean utilizar el explorador o el complemento.
• (sólo en el componente) se eliminan todos los archivos en caché y los archivos descargados para
visualización o edición.
Si un miembro no ha cargado algún archivo que hubiera descargado y modificado, se mostrará un
mensaje para preguntarle si desea mantener abierta la sesión (opción inicial) o abandonar los cambios
y cerrar la sesión. Si decide cerrar la sesión, los archivos se eliminarán, las reservas de edición se
liberarán y se cerrará su sesión. No obstante, si hay algún archivo abierto en una aplicación que
mantenga bloqueado el archivo (como una aplicación de Microsoft Office), no se podrá efectuar el
cierre de sesión. En ese caso, debe omitir el error, cerrar la aplicación y el archivo y, a continuación,
hacer clic en "cerrar sesión" de nuevo.

El cierre de sesión no afecta a los archivos de la carpeta Archivos de eRoom para la edición sin
conexión (es decir, los archivos reservados explícitamente para edición mediante la página Control de
acceso).
• se muestra la página Cerrar sesión, donde se confirma que la sesión de eRoom ha finalizado y se
incluye un enlace a la página Inicio de sesión de eRoom.

Los miembros pueden guardar su contraseña mediante la página de inicio

Inicialmente, esta opción está desactivada. Cuando esta opción está activada, la página Inicio de sesión
incluye la casilla de verificación Guardar contraseña. Si marcan la casilla Guardar contraseña, los miembros
no tendrán que volver a introducir sus contraseñas cada vez que inicien sesión en el sitio. En ese caso, eRoom
guarda en el cliente las contraseñas cifradas de los miembros para utilizarlas de un inicio de sesión a otro.

Cuando el botón Cerrar sesión está activado para el sitio, esta opción se desactiva y los miembros no pueden
guardar sus contraseñas en la página Inicio de sesión.

Nota: Aunque resulta una función cómoda para los miembros del sitio, debe tomar en consideración el
riesgo potencial de que usuarios no autorizados obtengan acceso a los eRooms mediante un sencillo clic en
"Aceptar" en la página Inicio de sesión.

Normas de creación de contraseñas

Puede administrar las normas de creación de contraseñas para los miembros de la comunidad mediante estos
parámetros de configuración.

Regla Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
Los miembros deben cambiar Los miembros deben cambiar las contraseñas la primera Desactivado
sus contraseñas la primera vez vez que inicien sesión.
que inicien sesión.
Los miembros podrán cambiar Permite a los miembros cambiar sus propias contraseñas Activado
más adelante sus propias en sus páginas Información de miembro.
contraseñas.
Los miembros deben cambiar Especifique el número de meses (n) tras los cuales los Desactivado
sus contraseñas cada n meses. miembros deberán cambiar sus contraseñas.
Los miembros pueden recuperar Activa la recuperación de contraseña para los miembros Activado
sus propias contraseñas. de la comunidad que olvidan sus contraseñas. Esta
opción requiere que esté activada la regla Los miembros
podrán cambiar más adelante sus propias contraseñas.

Las contraseñas deben tener alEspecifique el número mínimo de caracteres (n) que Desactivado
menos n caracteres. deben contener las contraseñas de los miembros.
Las contraseñas se deben Los miembros deben elegir contraseñas "complejas", es Desactivado
distinguir por su "complejidad".
decir, contraseñas que tengan al menos ocho caracteres y
que contengan una combinación de letras mayúsculas,
minúsculas, números y símbolos (deben cumplir al
menos tres de los cuatro criterios).
Cuando se crean miembros, las Las contraseñas de los miembros las define inicialmente su creador, de
contraseñas iniciales las su creador, de una en una o bien el creador o los una en una
proporciona miembros y la creación por lotes está disponible. En
este primer caso, los creadores de miembros pueden
definir contraseñas para cada miembro nuevo de manera
individual. En el último caso, los creadores de miembros
tienen la opción de definir las contraseñas de manera
individual o bien dejar el campo de contraseña en blanco
para que las definan los miembros pertinentes. Cuando
los miembros pueden definir sus propias contraseñas, los
creadores de miembros puede crear varios miembros al
mismo tiempo, en lugar de hacerlo de uno en uno.

Cambiar contraseña

eRoom comprueba las reglas de cambio de contraseña después de que los miembros hagan clic en "Aceptar"
en la página de inicio de sesión, pero antes de que aparezca su página Mis eRooms. El cuadro de diálogo
Cambiar contraseña aparecerá automáticamente si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

ƒ Ha caducado la contraseña del miembro.


ƒ La casilla de verificación para cambiar la contraseña en el primer inicio de sesión está marcada y el
miembro no la ha cambiado aún.
ƒ Se ha especificado una longitud mínima de contraseña y ésta es demasiado corta.

En todos los casos mencionados arriba, los miembros deben seleccionar contraseñas nuevas para entrar en el
sitio.

Bloqueo de cuentas

eRoom bloquea las cuentas cuando se realiza un número establecido de intentos de inicio de sesión o de
intentos de recuperar una contraseña. Cuando se bloquea la cuenta de un miembro, ese miembro no tendrá
acceso al sitio hasta que se desbloquee la cuenta.

ƒ intentos de inicio fallidos en: especifique el número de veces (n) en un período de tiempo
determinado (n número de minutos) que los miembros pueden intentar sin éxito iniciar sesión antes de
que se bloqueen sus cuentas.
También puede especificar cuántas cuentas bloqueadas por demasiados intentos de inicio fallidos
podrán desbloquearse: por el administrador del sitio y los miembros que puedan definir
contraseñas o bienr automáticamente tras n minutos

ƒ intentos fallidos para recuperar una contraseña: especifique el número de veces (n) que los
miembros pueden intentar sin éxito recuperar una contraseña antes de que se bloqueen sus cuentas.

Cuando se bloquea una cuenta por este motivo, sólo la podrá desbloquear manualmente el
administrador del sitio, el administrador de la comunidad u otros miembros que tengan permiso para
definir contraseñas.

Monitor

Seleccione los medios que utilizará el Monitor de eRoom para autenticar contraseñas de miembros.

Autenticar contraseñas de Cuando está activada (botón de opción Configuración


miembros seleccionado) inicial
directamente al servidor de El Monitor autentica los usuarios de eRoom con su propio Activado
eRoom cuadro de diálogo de inicio de sesión.
a través de un servidor proxy El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante una Desactivado
de seguridad que requiere una directiva de autenticación de terceros.
interfaz HTML
a través de certificados El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante los Desactivado
certificados de seguridad que utiliza el sitio.

Especifique si El Monitor puede guardar contraseñas encriptadas de forma que una vez iniciada la sesión
en un sitio, los usuarios no tengan que volver a iniciarla para utilizar el Monitor. Si la opción "a través de
certificados" está seleccionada, este parámetro no estará seleccionado ni habilitado.

Configuración del sitio: Informes de uso


eRoom 7 puede registrar sesiones y estadísticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer
informes administrativos basados en el Web. También puede exportar los informes de uso como hojas de
cálculo de Excel separadas por comas.

Consulte: Informes de uso

Configuración del sitio: Programador


El Programador de eRoom es un proceso en segundo plano que se ejecuta en el servidor del sitio. El
Programador se ejecuta diariamente al igual que las tareas en segundo plano en períodos de 24 horas.

ƒ Las tareas nocturnas se ejecutan normalmente durante la noche, pero puede elegir un momento
específico para ejecutarlas. Para hacerlo, especifique una hora en el cuadro con la etiqueta "Ejecutar
las tareas alrededor de las".
ƒ Las tareas en segundo plano se ejecutan según un programa preestablecido.

Para activar o desactivar cada tarea de forma independiente, marque o quite la marca de la correspondiente
casilla de verificación (de manera predeterminada estarán activadas todas las tareas).

Cuándo Tarea del Programador Descripción


Nocturna: Enviar notificaciones por Los miembros de eRoom pueden solicitar informes de cambios
correo electrónico nocturnos de cada eRoom en los que se indique los elementos
cambiados en ese eRoom durante el día anterior. Para que funcione
esta opción, también tiene que introducir el nombre del servidor de
correo SMTP en la página Correo electrónico de Configuración del
sitio.
Activar la recuperación del
sitio
En Enviar notificaciones por Los miembros de eRoom pueden solicitar notificaciones por correo
segundo correo electrónico inmediatas electrónico inmediatas cuando se cambie un elemento específico.
plano:
Indizar los archivos nuevos Cuando se agregan archivos nuevos a los eRooms, el Programador
(para búsquedas de texto los indiza para que puedan incluirse en las búsquedas de eRoom.
completo) Si lo desea puede regenerar por completo el índice de archivos de
un servicio en Configuración del servicio.

Configuración del sitio: Correo electrónico


La configuración de la página Correo electrónico especifica cómo eRoom gestiona el correo electrónico para
los miembros del eRoom.

El Programador de eRoom utiliza el servidor de correo SMTP para enviar informes de cambios, invitaciones a
eRooms y sitios y avisos por correo electrónico.

Especifique el nombre del servidor SMTP y el número del puerto.

ƒ En el cuadro Nombre del remitente, especifique qué verán los miembros en el campo "de" cuando
eRoom les envíe el correo electrónico (informes de cambios, invitaciones y alertas).
ƒ Facilite en el cuadro Dirección para errores la dirección de correo electrónico (normalmente la suya)
de la persona que recibirá los informes de error del sitio. Si el Programador tiene problemas al enviar
los informes de cambios, eRoom enviará un correo electrónico a esta dirección en el que describirá el
error.
ƒ Tras introducir un nombre de servidor SMTP y una dirección de correo electrónico para los informes
de errores, haga clic en "prueba" para asegurarse de que funciona.
ƒ Si el servidor SMTP lo admite, puede utilizar la opción de eRoom Usar relevos que permite que el
correo parezca que lo ha enviado otra persona distinta del verdadero remitente.
Configuración del sitio: Planes de proyecto
Utilice la página Planes de proyecto para administrar la configuración predeterminada de todo el sitio de los
planes de proyecto.

Configuración de todo Descripción Configuración


el sitio inicial
Estado de las tareas Una tarea cuyo progreso real va retrasado con respecto al 15%
(umbral de retrasada frente a progreso previsto en este porcentaje o más se considera una
muy retrasada) tarea retrasada. Especifique el umbral de todo el sitio
predeterminado que determinará el cambio del estado de una
tarea de retrasada a muy retrasada.

Si se han activado los informes de progreso, los planes de


proyecto individuales pueden anular esta configuración
predeterminada.
Días laborables Días de la semana disponibles para programar el trabajo de Monday through
los proyectos (se omiten los días no laborables). Friday (De lunes
a viernes)
Marque las casillas de verificación correspondientes a los
días laborables predeterminados del sitio.

Las comunidades pueden heredar o sustituir los días


laborables de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos
individuales también pueden heredarlos o sustituirlos.
Festividades Una lista de fechas designadas como días no laborables. La No holidays (Sin
lista se ordena en primer lugar por fecha y, a continuación, festividades)
por descripción. Si la lista está vacía, aparecerá el mensaje
"No holidays" (Sin festividades).

Para agregar una festividad predeterminada de todo el sitio,


haga clic en "agregar una festividad de todo el sitio" para
abrir la página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo
desea, proporcione una descripción. Haga clic en "Aceptar".
La festividad aparecerá ahora en la lista. Una vez que
aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podrá
editarlas ( ) o eliminarlas ( ).

Las comunidades pueden heredar o sustituir las festividades


de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos individuales
también pueden heredarlas o sustituirlas.

Administración de comunidades
Una comunidad de eRoom es un sitio dentro de un sitio de eRoom. Puede ser una de varias comunidades en
el sitio. Cada comunidad tiene miembros y/o servicios y puede aislarse para obtener privacidad.

Todos los miembros de un eRoom pertenecen a una comunidad principal, pero pueden ser invitados en otras
comunidades del sitio. Cada servicio pertenece a una comunidad, pero las comunidades pueden tener varios
servicios. Todos los servicios de la comunidad comparten todas las funciones y permisos definidos en dicha
comunidad.

Acerca de la administración de una comunidad


Los administradores de comunidades pertenecen a un grupo de permisos al que los administradores de sitios
asignan miembros comunidad por comunidad. Los administradores de sitios y comunidades pueden delegar la
administración de comunidades en otros miembros de las comunidades agregándolos al grupo
"Administradores de la comunidad". Los miembros de este grupo disponen de los siguientes permisos:

ƒ Puede crear eRooms


ƒ Puede crear grupos
ƒ Puede ver la lista de miembros de la comunidad
ƒ Puede modificar la lista de miembros de la comunidad
ƒ Puede definir contraseñas

Nota: Los administradores de sitios pueden conceder o revocar estos permisos individuales en la página
Información de miembro de un administrador de comunidad.

La configuración de la comunidad (a la que se accede a través de la página Mis eRooms o una dirección
URL) tiene estas categorías de configuración para administrar la comunidad:

ƒ General
ƒ Servicios
ƒ Miembros
ƒ Licencias
ƒ Planes de proyecto

Botones de comando en Configuración de la comunidad

Los botones "Aceptar", "Cancelar" y "Aplicar" de cada página funcionan en toda la configuración de la
comunidad.

ƒ Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.


ƒ Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la página Mis eRooms.
ƒ Aplicar guarda todos los cambios, pero deja abierta la configuración de la comunidad.

Si se desplaza de una página de Configuración de la comunidad a otra (mediante los enlaces de la columna
izquierda), eRoom "recordará" los cambios, pero sólo los aplicará cuando haga clic en "Aceptar" o "Aplicar".
Sin embargo, a menos que haga clic en "Aceptar" o "Aplicar" antes de realizar una de estas acciones, eRoom
descartará los cambios (se le preguntará en estos casos):
ƒ Si se dirige a una lista de miembros de la comunidad
ƒ Si se dirige a la página de configuración de un servicio
ƒ Si se dirige a la configuración del sitio (sólo administradores del sitio)

Nota: En las páginas de configuración de la comunidad, puede cambiar un parámetro haciendo clic en el
widget de selección (un botón de opción o una casilla de verificación, por ejemplo) o en la etiqueta de texto
correspondiente.

Configuración de la comunidad: General


Nombre (sólo administrador del sitio)

Si necesita cambiar el nombre de una comunidad, introduzca el nuevo nombre en el cuadro Nombre.

Opciones

Reglas de la comunidad

Esta configuración se hereda del valor predeterminado establecido en el ámbito del sitio y sólo el
administrador del sitio puede cambiarla.

Opción Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
requieren que las direcciones Requiere que los nuevos miembros de la comunidad tengan Desactivado
de correo electrónico se una dirección de correo electrónico y la utilicen como
utilicen como nombres de nombre de inicio de sesión. Si se activa este parámetro y ya
inicio de sesión hay miembros locales, los usuarios podrán seguir usando su
propio nombre de inicio de sesión para iniciar sesión en el
sitio. Este parámetro se puede cambiar en el ámbito de la
comunidad.

Permisos

Estos permisos se conceden en el ámbito del sitio para administradores de comunidades. Sólo los
administradores de sitios pueden cambiarlos en comunidades individuales.

Permiso Cuando está activado (casilla de verificación Configuración


marcada) inicial
crear e importar servicios Los administradores de comunidades pueden crear e Activado
importar servicios en sus comunidades.
agregar o eliminar invitados Los administradores de comunidades y los coordinadores Activado
(con permisos para modificar la lista de miembros de la
comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados
de la lista de miembros de la comunidad.
cambiar el nombre de los Los administradores de comunidades pueden cambiar el Activado
servicios nombre de los servicios en sus comunidades.
regenerar índices de servicios Los administradores de comunidades pueden regenerar Activado
índices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en
sus comunidades. En caso contrario, será un proceso en
segundo plano que se ejecuta automáticamente, de
acuerdo con la configuración del Programador.
cambiar los límites de tamaño Los administradores de comunidades pueden cambiar el Desactivado
de eRoom límite de tamaño predeterminado de los nuevos eRooms
en sus comunidades.

Visualización de comentarios de discusión

Seleccione si desea que los nombres de organización de los autores aparezcan con sus nombres de miembro
cuando escriban comentarios en las páginas de eRoom.

Funciones de eRoom

ƒ Informes de cambios: decida si los eRooms de esta comunidad se pueden controlar mediante informes
de cambios de correo electrónico. Normalmente, la única razón para desactivar esta función es
aliviar la presión de un servidor lento.
ƒ Papeleras de reciclaje: decida si los eRooms de esta comunidad pueden usar papeleras de reciclaje.
Si se marca esta casilla de verificación, los elementos eliminados en los eRooms que tengan papeleras
de reciclaje no se quitarán permanentemente, sino que se enviarán a sus respectivas papeleras de
reciclaje. Los coordinadores tienen la opción de desactivar la papelera de reciclaje en cada eRoom.

Límite de tamaño predeterminado

Si los administradores de comunidades tienen permiso para cambiar los límites de tamaño de eRoom, podrá
especificar un límite de tamaño (en MB), para los nuevos eRooms de la comunidad, así como anular un límite
de tamaño predeterminado existente.

Si especifica un umbral de tamaño y hace clic en "aplicar a los eRooms existentes", los miembros de
cualquier eRoom que supere ese límite no podrán crear elementos o archivos hasta que el tamaño del eRoom
sea menor que el límite.

Notificaciones por correo

Seleccione la configuración inicial de la opción para que los miembros de la comunidad reciban notificación
de correo electrónico en formato HTML o como Texto sin formato. Los miembros pueden cambiar este
parámetro con respecto a cualquier eRoom o elemento sobre el que elijan recibir informes de cambios.

Protección de archivos

Si marca la casilla de verificación "Protección de archivos", los únicos miembros que podrán eliminar un
archivo de cuya versión se realice un seguimiento o desactivar el seguimiento de versiones de un archivo son
el coordinador del eRoom y los administradores. Con la protección de archivos activada, también puede elegir
la opción Siempre se realiza un seguimiento de los nuevos archivos (y la correspondiente opción
desactivada en la página Agregar archivo).

Privacidad

La comunidad puede ser pública, restringida o privada. Tan sólo los administraciones del sitio pueden
especificar el nivel de privacidad de una comunidad.

ƒ Pública: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros
pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades.
ƒ Restringida: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio, pero sus
miembros se pueden agregar por sus nombres como invitados de otras comunidades.
ƒ Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros
no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.

Nota: Si el contenido de la lista de miembros de la comunidad es confidencial, la comunidad debería ser


privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrán
ver su lista de miembros (o buscar nombres de miembros) cuando agreguen invitados a sus comunidades,
aunque haya quitado explícitamente el permiso para ver la lista de miembros a un invitado de su comunidad
que sea también administrador de otra comunidad del sitio.

Gráfico de titular

Cada eRoom puede tener logotipos personalizados en la parte superior de todas las páginas. Si no hay
logotipos personalizados, los eRooms mostrarán un logotipo predeterminado, o titular, en su lugar. Puede
especificar un titular predeterminado diferente para los eRooms de la comunidad, en lugar del titular
predeterminado que ofrece ese eRoom. Para ello, marque la casilla de verificación Utilizar titular
predeterminado personalizado y, a continuación, haga clic en "Examinar" para buscar y seleccionar el
archivo .gif o .jpg que desee usar.

Nota: El tamaño predeterminado del espacio para el titular es de 600 píxeles de ancho y 36 de alto. Sin
embargo, hay variables de personalización de la interfaz de usuario que puede usar para especificar un titular
personalizado con distinto tamaño.

Configuración de la comunidad: Servicios


En esta página podrá administrar los servicios de la comunidad. Puede editar la configuración del servicio,
mover o reaprovisionar servicios, así como crear, eliminar e importar servicios. También puede crear
eRooms.

eRoom utiliza servicios para organizar los eRooms de cada comunidad. Una comunidad necesita al menos un
servicio para poder tener eRooms (algunas comunidades sólo organizan a los miembros).
En la lista de todos los servicios de la comunidad, puede ver cuántos eRooms tiene cada servicio. Haga clic en
el número (n) en la columna de eRooms para ver una lista de esos eRooms. En esa lista se muestra la
dirección URL y el nombre del eRoom; cada nombre es un enlace al eRoom.

Servicios de plantilla

Un servicio de plantilla, si está disponible, es la base de los nuevos servicios de una comunidad. Una plantilla
en el ámbito del sitio se almacena como "Samples.erf" en un directorio especial llamado "~Templates" en la
raíz del servidor de archivos designado para las plantillas; se puede designar una plantilla para el ámbito de la
comunidad llamándola "<nombre de comunidad>.erf".

Al crear un nuevo servicio, eRoom busca primero un servicio de plantilla del ámbito de la comunidad. Si hay
alguno, el nuevo servicio se basará en él. De lo contrario, eRoom utilizará la plantilla del ámbito del sitio. Si
no hay servicios de plantilla ni en el ámbito de la comunidad ni en el del sitio, eRoom creará un servicio vacío
sin eRooms.

Nota: Los administradores de sitios gestionan los archivos de servicios de plantilla fuera del eRoom,
mediante el sistema de archivos del servidor de archivos.

Para crear un servicio:

1. Si es administrador del sitio o administrador de comunidades con permisos para "crear e importar
servicios", vaya a la página Servicios de Configuración de la comunidad y haga clic en
.
2. En la página Crear servicio, escriba un nombre para el nuevo servicio. Mientras escribe, eRoom
rellena automáticamente la dirección URL (que podrá editar, si lo estima oportuno). En lugar de
ServidoreRoom en la dirección URL de muestra de la página, en la URL de los eRooms creados en el
servicio se mostrará el nombre real del servidor de eRoom.
3. Haga clic en "Aceptar" para crear el servicio y dirigirse a la página Configuración del servicio.

eRoom crea el servicio en función de una plantilla de la comunidad, si la hay, o de una plantilla del sitio. Si
no hay plantilla en el ámbito de la comunidad ni en el del sitio, el nuevo servició estará vacío (no tendrá
eRooms).

Mover un servicio (sólo administradores de sitios)

Si el sitio tiene más de una comunidad, podrá mover un servicio a una comunidad distinta. Con ello se
mueven los eRooms del servicio a una comunidad distinta, pero no se mueven los miembros.

Para mover un servicio a una comunidad distinta:

1. En la fila de la tabla de servicios del servicio que desee mover, haga clic en .
2. En la página Mover servicio, seleccione "Mover a otra comunidad" y haga clic en "Aceptar".
3. En la página Cambiar comunidad, seleccione una nueva comunidad de la lista y haga clic en
"Aceptar".
4. En la página Mover un servicio, confirme que desea mover el servicio; tenga en cuenta que al mover
servicios no se mueven miembros.

Cuando haga clic en "Aceptar", volverá a la lista de servicios. El servicio ya no aparecerá ahí, sino en
la lista de servicios de la comunidad a la que lo haya movido.

Eliminar un servicio

En la tabla de servicios, la columna "(eliminar)" permite quitar un servicio de una comunidad. Haga clic en
en la fila del nombre del servicio que desee eliminar.

Eliminar un servicio implica quitar todo lo que hay en él (todos los eRooms y su contenido). Ya que no es
posible deshacer la eliminación de un servicio, asegúrese de que realmente desea hacerlo.

Nota: Puede exportar el servicio a un archivo .erf de seguridad antes de eliminarlo. Al importar
posteriormente un servicio a una comunidad, podrá recuperar información de los eRooms en un servicio
eliminado.

Editar la configuración del servicio

En la lista de servicios de la página Servicios de Configuración de la comunidad, haga clic en o en el


nombre del servicio para abrir la configuración del servicio.

Configuración del servicio: General

Nombre del servicio y URL

Si necesita cambiar el nombre y/o dirección URL a un servicio, introduzca el nuevo nombre en el cuadro
Nombre. Los administradores de comunidad sólo pueden cambiar el nombre de un servicio si tienen permiso
para cambiar el nombre de los servicios (inicialmente establecido en el ámbito del sitio) en sus comunidades.

Nota: las direcciones URL de eRoom incluyen el nombre del servicio, de modo que, si cambia la URL de
un servicio, asegúrese de notificar a los miembros de los eRooms de ese servicio para que puedan actualizar
sus enlaces.

Índices de servicios

eRoom indiza el texto de todas las páginas y archivos del servicio para que los miembros puedan buscar en
ellos. Puede regenerar el índice de un servicio en cualquier momento haciendo clic en "regenerar índice". Este
control sólo está disponible para los administradores de comunidad si tienen permiso para regenerar índices
de servicios (inicialmente establecido en el ámbito del sitio) en sus comunidades. De lo contrario, esta sección
no aparecerá en Configuración del servicio.
Bases de datos de plantillas

Haga clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la página Bases de datos de plantillas. En esta página
puede crear, editar, eliminar y almacenar todas las bases de datos de plantillas de los eRooms del servicio.
Cualquier plantilla de plantillas de base de datos (normal o de proceso de aprobación) que cree aquí aparecerá
en la página Tipo de base de datos del asistente Crear base de datos. Los miembros pueden seleccionar una
plantilla de base de datos de este tipo y, a continuación, modificar sus campos y diseño para adaptarlos a sus
fines.

Notas: Acerca de la página Bases de datos de plantillas:

ƒ Una plantilla de base de datos aparece como elección en el asistente Crear base de datos en los
eRooms sólo para los miembros que tengan al menos Derechos de apertura sobre dicha plantilla. Por
lo tanto, si desea crear una plantilla de base de datos que sólo los administradores puedan crear,
modifique las propiedades de control de acceso de la plantilla para restringir el acceso de los
miembros a ésta.
ƒ Las bases de datos que elimine de la página Bases de datos de plantillas se eliminarán
permanentemente, ya que un servicio no tiene papelera de reciclaje.

Para crear una plantilla de base de datos:

Las plantillas de base de datos se crean o editan en gran medida igual que se crea o edita cualquier base de
datos. La diferencia principal es que sólo los administradores pueden crear y editar plantillas de bases de
datos y estas tareas se realizan en una carpeta especial del servicio, donde las bases de datos son lo único que
se puede crear o editar. La otra diferencia es que, en el ámbito del servicio, el asistente para crear y editar
bases de datos para plantillas de bases de datos tiene ciertas opciones adicionales.

Sugerencia: Cuando cree una plantilla de base de datos, asígnele un nombre para que los miembros
reconozcan su tipo ("Problemas: personalizable", por ejemplo).

1. En la sección Bases de datos de plantillas de la página General de Configuración del servicio, haga
clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la página Bases de datos de plantillas.

En esta página, las bases de datos son los únicos elementos que puede crear y, al eliminar una base de
datos, ésta se elimina permanentemente del servicio.

2. Inicie el asistente Crear base de datos haciendo clic en "crear".

O bien, haga clic con el botón secundario en un área vacía del cuadro del elemento y seleccione
"Crear elemento" en el menú desplegable.

3. Para crear una plantilla de base de datos normal o de proceso de aprobación, se utiliza el mismo
asistente Crear base de datos que en un eRoom.

4. Al hacer clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos normal, se abre por su página de
resumen para que pueda agregar o modificar entradas de muestra.
Cuando hace clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos de proceso de aprobación,
vuelve a la página Bases de datos de plantilla, ya que no puede crear entradas; una base de datos de
plantilla de este tipo no puede tener entradas de muestra.

Para editar una plantilla de base de datos:

1. En la página Bases de datos de plantillas, haga clic con el botón secundario en una base de datos
existente y seleccione "Editar" en el menú desplegable para abrir el asistente Editar base de datos.

O bien, puede hacer clic para abrir una base de datos y, a continuación, hacer clic en en la
parte superior de la página de resumen para abrir el asistente Editar base de datos.

2. Cuando termine de editar, haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos.

Configuración del servicio: Personalizar

Campos personalizados

Además de las propiedades que tienen incorporadas los elementos (Título, Propietario, Fecha modificada y
Tamaño), los administradores pueden definir un conjunto de campos personalizados para utilizarlos en
elementos de cualquier eRoom de un servicio. Los miembros pueden usar los campos para ofrecer
información específica sobre los elementos, así como buscar información en los campos.

Para agregar un campo personalizado a un servicio:

1. En la sección Campos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio,


haga clic en "agregar un campo personalizado".
2. Introduzca el nombre del campo y seleccione su tipo de datos:

o Texto sin formato es para el texto normal. Seleccione cuántas líneas de alto desea que tenga el
cuadro de edición.
o Número es para números y también admite caracteres relacionados como símbolos monetarios,
comas decimales y puntos.
o Fecha es para las fechas.
o Sí/No ofrece un menú desplegable para seleccionar sí o no.
o Lista es para crear una lista desplegable de elecciones posibles. Escriba una opción por línea
en el cuadro de texto. La primera elección de la lista será el valor predeterminado de todos los
elementos que no se hayan establecido explícitamente de otra forma.
o Miembros es para los nombres de los miembros de eRooms, que se agregan de una lista
desplegable. Haga clic en el cuadro Permitir varias selecciones para controlar si el campo
puede contener sólo un nombre o varios.

4. Haga clic en "Aceptar" para definir el campo.


Una vez definido un campo personalizado para el servicio, el comando Campos personalizados pasa a estar
disponible para los miembros del eRoom.

Cuando los miembros eligen el comando "Campos personalizados" de un elemento, se abre la página Editar
campos personalizados. Los de la lista Editar pueden introducir información en un campo personalizado para
el elemento. De lo contrario, verán una versión de sólo lectura de los campos personalizados.

Para eliminar un campo personalizado, haga clic en el botón de eliminación ( ) en la lista de campos
personalizados.

Iconos personalizados

Puede cambiar los iconos predeterminados de los tipos de elemento de eRoom y agregar iconos
personalizados para cualquier tipo de elemento de eRoom.

Para cambiar el icono predeterminado de un elemento:

1. En la sección Iconos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio,


haga clic en el tipo de elemento cuyo icono desee cambiar.
2. En la página Cambiar icono, haga clic en el icono que desee usar como valor predeterminado del
elemento.
3. Haga clic en "Aceptar".

El nuevo icono predeterminado aparecerá en la tabla de iconos.

Para agregar y quitar iconos personalizados:

1. En la sección Iconos personalizados de la página de personalización de Configuración del servicio,


haga clic en "agregar un icono personalizado".
2. En la página Agregar icono personalizado, especifique los archivos .gif que desee cargar y haga clic
en "Aceptar" (seleccione "Cargar y, a continuación, agregar otro" si desea cargar más de los dos
primeros).
3. Seleccione un icono y haga clic en "Aceptar" para establecer un nuevo valor predeterminado.

Si elige un icono personalizado como predeterminado y luego lo elimina, el primer icono estándar de
ese elemento se convertirá de nuevo en el predeterminado.

Configuración de la comunidad: Miembros


En la página Miembros de Configuración de la comunidad, haga clic en "lista de miembros de la comunidad"
para ver todos los miembros de la comunidad. Desde la lista de miembros de la comunidad y con los permisos
apropiados, podrá agregar invitados a la comunidad, eliminar miembros locales, agregar nuevos miembros
locales, crear grupos locales o (si es administrador de sitios) mover miembros locales a otra comunidad.
También, en la página Miembros de Configuración de la comunidad, puede agregar miembros o quitarlos de
los grupos de permisos de la comunidad. Los miembros de cada grupo se determinan inicialmente mediante la
configuración del sitio en lo que respecta a los permisos iniciales de los miembros de nuevas comunidades.
Los permisos del ámbito de la comunidad y sus grupos correspondientes son:

ƒ Puede crear eRooms (grupo "Creadores de espacio")


ƒ Puede crear grupos (grupo "Creadores de grupos")
ƒ Puede ver la lista de miembros de la comunidad (grupo "Visores de lista de miembros de la
comunidad")
ƒ Puede modificar la lista de miembros de la comunidad (grupo "Modificadores de lista de miembros de
la comunidad")
ƒ Puede definir contraseñas (grupo "Modificadores de contraseña")

Puede conceder permiso (o quitárselo) a Todos los miembros de la comunidad o sólo a Miembros
seleccionados. Para cambiar los miembros de un grupo de permisos, haga clic en en la fila de ese grupo.
Marque o quite la marca de las casillas de verificación de los grupos o miembros que desee agregar o quitar
del grupo de permisos y, a continuación, haga clic en "Aceptar".

Administradores de comunidades

Aparte de los permisos individuales, los administradores de sitios y comunidades pueden especificar qué
persona de la comunidad tiene privilegios de administración de la comunidad; quienes los tienen están en el
grupo de permisos de administración de la comunidad, lo que otorga a los miembros de ese grupo todos los
permisos anteriores. Haga clic en para seleccionar miembros para el grupo de permisos de administración
de la comunidad.

Cuando esté eligiendo a los administradores de comunidades, piense en las tareas de administración que desea
delegar y en cómo se organizan las comunidades. Las comunidades pueden administrar sólo miembros, sólo
eRooms o una combinación de ambos. Por ejemplo, imagine que tiene todos los empleados internos como
miembros de la Comunidad1, todos los clientes externos como miembros de la Comunidad2 y establece la
Comunidad3 con eRooms de proyecto donde trabajan grupos de miembros de las otras dos comunidades. En
este caso, podría designar coordinadores para administrar los miembros de la Comunidad1 y la Comunidad2,
concediendo permisos al miembro y a la lista de miembros, pero no permisos para crear eRooms (es decir, sin
administradores de comunidades). Para la Comunidad3, sin embargo, podría designar un administrador de
comunidades para que gestionara la pertenencia de invitados y la creación de eRooms.

Configuración de la comunidad: Licencias


Su número de licencias de eRoom controla cuántas personas pueden usar eRooms en el sitio. Los miembros
que nunca han iniciado sesión en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su número de licencias no limita
el número de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un mayor número de
miembros potenciales que números de licencia hay.

Una vez que el miembro haya iniciado sesión, se tomará una licencia que no se emitirá a menos que se haya
eliminado o desactivado el miembro.
Si un miembro intenta iniciar sesión por primera vez y no hay más licencias disponibles, un mensaje de error
le pedirá que se ponga en contacto con el administrador.

Configuración de la comunidad: Planes de proyecto


Utilice la página Planes de proyecto de Configuración de la comunidad para controlar si la comunidad utiliza
días laborables y festividades predeterminados de todo el sitio para los planes de proyecto, o si utiliza días
personalizados exclusivos de la comunidad. Los planes de proyecto, sin embargo, pueden anular los valores
predeterminados de todo el sitio y de toda la comunidad en lo que respecta a los días laborables y
festividades.

Si utiliza los días laborables y festividades de todo el sitio, no podrá cambiarlos en la comunidad. En este
caso, cualquier actualización en el ámbito del sitio se convierte en valor predeterminado de toda la comunidad
y los planes de proyecto existentes que usen días predeterminados se actualizan también.

Para usar días personalizados:

ƒ Marque las casillas de verificación correspondientes a los días laborables predeterminados del sitio.
ƒ Agregue una festividad haciendo clic en "agregar una festividad <comunidad>" para que se abra la
página Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripción. Haga clic en
"Aceptar". La festividad aparecerá ahora en la lista. Una vez que aparezcan en la lista las festividades
personalizadas, podrá editarlas ( ) o eliminarlas ( ).

Configuración de la comunidad: Informes de uso


eRoom 7 puede registrar sesiones y estadísticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer
informes administrativos basados en el Web. También puede exportar los informes de uso como hojas de
cálculo de Excel separadas por comas.

Consulte: Informes de uso

Exportar e importar
Exportar
Puede exportar un eRoom, un servicio (todos los eRooms que haya en éste), un sitio (todas las comunidades
que haya en éste) o una comunidad.

Si se exportan comunidades, sólo se exportarán los miembros. Para exportar eRooms y los objetos que
contengan, deberá exportar un servicio o un eRoom.

Para exportar un eRoom:

1. Diríjase a la página Configuración de eRoom.


2. En la barra de botones de la parte superior, haga clic en "Exportar este eRoom".

eRoom exportará el eRoom y creará un archivo .erm. Se abrirá la página Exportar, que contiene un enlace
para descargar el archivo.

3. En la página Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erm y guardarlo en disco.

En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar".

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicación y haga clic
en "Guardar".
4. Haga clic en "Aceptar" para volver a la página Configuración de eRoom.

Se exportarán los miembros a los que se haga referencia en el eRoom (incluyendo los miembros eliminados),
además de información y archivos del eRoom. No se exportará la información de la comunidad ni del servicio
del eRoom.

Un miembro al que se hace referencia es un miembro que:

ƒ Es miembro directo de un eRoom


ƒ Es el propietario o creador de un eRoom o de un objeto de un eRoom
ƒ Aparece en cualquier lista de acceso Abrir o Editar
ƒ Aparece en la definición que se muestra en una columna de aprobación o de miembros o en una fila de
una base de datos
ƒ Aparece como el propietario de una tarea de plan de proyecto
ƒ Aparece como participante de un evento de calendario
ƒ Ha votado en una encuesta
ƒ Está en una lista de miembros que pueden distribuir elementos

Para exportar un servicio:

1. Diríjase a la página Configuración del servicio del servicio que desee exportar.
2. En la barra de botones de la parte superior, haga clic en "Exportar este servicio".
3. En la página Exportar:
o Para exportar todos los eRooms del servicio, seleccione "Todo el servicio <nombre del
servicio>".
o Para exportar un solo eRoom, seleccione "Este eRoom:" y seleccione un nombre en la lista
desplegable.
o Para excluir archivos externos de la exportación, marque "no incluir archivos externos"; para
incluirlos, deje la casilla sin marcar.

3. Haga clic en "Aceptar".

eRoom exportará el servicio y creará un archivo .erf. Se abrirá la página Exportar, que contiene un enlace
para descargar el archivo.
4. En la página Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erf y guardarlo en disco.
5. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar".
6. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicación y haga clic
en "Guardar".
7. Haga clic en "Aceptar" para volver a la página Configuración del servicio.

Se exportará lo siguiente:

ƒ El eRoom seleccionado o todo el servicio (no se exportarán los archivos externos si la casilla de
verificación "no incluir archivos externos" está marcada).
ƒ Los miembros a los que se hace referencia (incluyendo los miembros eliminados). Los miembros
externos exportados pasarán a ser locales.
ƒ Los grupos de miembros. Los grupos de miembros se exportan sin miembros ni grupos anidados.

No se exporta la información (de miembro) de la comunidad.

Para exportar un sitio o una comunidad:

1. Bloquee el servidor de eRoom mediante el complemento MMC de eRoom 7, que puede abrir
seleccionándolo en el menú Inicio Programas > Servidor de eRoom Server > Administración de
servidor de .
2. Diríjase a la página Comunidades de Configuración del sitio y, bajo la tabla de comunidades, haga clic
en "exportar comunidad".
3. En la página Exportar:
o Para exportar todo el sitio, seleccione "Todas las comunidades".
o Para exportar sólo una comunidad, seleccione el nombre en la lista desplegable.

4. Haga clic en "Aceptar".

Si está exportando un sitio, eRoom le pedirá que vuelva a hacer clic en "Aceptar" para confirmar.

eRoom exportará el sitio o comunidad y creará un archivo .erc. Se abrirá la página Exportar, que contiene un
enlace para descargar el archivo.

5. En la página Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erc y guardarlo en disco.
6. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar".
7. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicación y haga clic
en "Guardar".
8. Haga clic en "Aceptar" para volver a la página Configuración del sitio.
9. Desbloquee el servidor de eRoom utilizando el complemento MMC de eRoom 7.

Se exportará lo siguiente:

ƒ La comunidad seleccionada o todas las comunidades.


ƒ Los miembros y grupos de miembros de cada comunidad (los invitados que se exporten pasarán a ser
miembros locales si no exporta su comunidad nativa). Los miembros externos exportados pasarán a
ser locales.
ƒ Configuración de la comunidad:
o Todos los parámetros de la página General
o Los permisos de los miembros
o Información del plan de proyecto

No se exportará lo siguiente:

ƒ La lista de servicios
ƒ La información de licencia

Los errores por cuenta bloqueada se omitirán si se vuelve a exportar o importar el miembro.

Exportar invitados

Si el nombre de un grupo de invitados cuya comunidad nativa no se exporte crea un conflicto con un grupo de
la misma comunidad, eRoom agregará, entre paréntesis, el nombre de la comunidad nativa al nombre original
del grupo para que éste sea exclusivo. Por ejemplo, el grupo "Administradores" de la comunidad Finanzas
pasará a llamarse "Administradores (Finanzas)". Si el nombre del grupo modificado necesita más cambios
para que sea exclusivo, eRoom agregará un espacio y un número, por ejemplo, "Administradores (Finanzas)
2".

Importar
Cuando se importan eRooms, servicios o comunidades, eRoom establece coincidencias entre los miembros
utilizando los nombres de inicio de sesión.

Quién puede importar

ƒ Los administradores de comunidades pueden importar eRooms a un servicio de una comunidad.


ƒ Los administradores de comunidades pueden importar servicios si disponen del permiso para crear e
importar servicios.
ƒ Sólo los administradores de sitios pueden importar comunidades.

Para importar un eRoom:

1. Diríjase a la página Servicios de Configuración de la comunidad de la comunidad a la que de desee


importar el eRoom.
2. Bajo la tabla de servicios, haga clic en "import eRoom" (importar eRoom) para abrir la página Import
eRoom (Importar eRoom).
3. Seleccione el nombre de un servicio en la lista desplegable de servicios disponibles de la comunidad.
Si sólo hay un servicio, no se mostrará ninguna lista. Haga clic en "Siguiente".
4. En la página de importación de eRooms, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erm del
eRoom exportado y, a continuación, haga clic en "Abrir".
5. Si lo desea, cambie el nombre y la dirección URL del archivo que esté importando.
6. Si tiene permiso para agregar invitados a la comunidad, puede decidir qué hacer con los miembros
importados que coincidan con miembros existentes de otra comunidad; puede ignorarlos o
combinarlos con los miembros existentes con los que coincidan. Si no tiene permiso para agregar
invitados, estas opciones no se muestran y eRoom ignorará los miembros importados que coincidan
con miembros existentes de otras comunidades.
7. Haga clic en "Aceptar" para importar el eRoom o servicio.

En el caso de miembros importados que no coincidan con miembros existentes de la comunidad de destino,
eRoom crea nuevos miembros nativos de la comunidad de destino.

En el caso de miembros importados que coincidan con miembros existentes nativos de la comunidad de
destino, eRoom hará que coincidan (los combinará) con los miembros nativos existentes.

En el caso de miembros importados que coincidan con miembros existentes de una comunidad distinta, a
menos que decida "ignorar" esos miembros, eRoom hará que coincidan (combinará) esos miembros con los
ya existentes y enviará los miembros combinados a la comunidad de destino como invitados.

Para importar un servicio:

1. Diríjase a la página Servicios de Configuración de la comunidad de la comunidad a la que desee


importar el servicio.
2. Bajo la tabla de servicios, haga clic en "Importar servicio" para abrir la página Importar servicio y
seleccione "Siguiente".

3. En la página Importar servicio, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erf del servicio
exportado y, a continuación, haga clic en "Abrir".
4. Si lo desea, cambie el nombre y la dirección URL del archivo que esté importando.
5. Para completar este procedimiento, siga por el paso 5 del procedimiento anterior.

Para importar una comunidad:

1. Bloquee el servidor de eRoom mediante el complemento MMC de eRoom 7, que puede abrir
seleccionándolo en el menú Inicio Programas > Servidor de eRoom Server > Administración de
servidor de eRoom.
2. Diríjase a la página Comunidades de Configuración del sitio.
3. Bajo la tabla de comunidades, haga clic en "importar comunidad".
4. En la página Importar, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erc de la comunidad (o sitio)
que haya exportado y, a continuación, haga clic en "Abrir".
5. Decida qué hacer con los miembros importados que coincidan con miembros existentes de otras
comunidades del sitio. Puede ignorarlos, agregarlos como nuevas cuentas o bien combinarlos con
los miembros existentes con los que coincidan.

Si hay miembros que presentan coincidencias y decide "agregarlos como cuentas nuevas", consulte Miembros
que presentan coincidencias.
Si hay miembros que presentan coincidencias y elige "combinarlos con los miembros existentes con los que
coincidan", estos miembros se combinan con los miembros existentes (el miembro existente es el miembro
"superviviente"). El miembro importado (ahora combinado con el miembro existente) pasa a ser miembro de
todas las comunidades, eRooms, grupos, etc. a las que el miembro superviviente pertenezca. El miembro
superviviente se convierte en invitado de la comunidad importada.

5. Haga clic en "Aceptar" para importar la comunidad.


6. Desbloquee el servidor de eRoom utilizando el complemento MMC de eRoom 7.

Miembros que presentan coincidencias

Durante la importación de una comunidad, eRoom eliminará automáticamente la ambigüedad de los nombres
de inicio de sesión de los miembros importados que coincidan con los de los miembros existentes de otras
comunidades del sitio. Estos miembros se importan como cuentas eliminadas que sólo pasarán a estar activas
cuando el administrador les facilite nuevos nombres de inicio de sesión.

Si el administrador elige "agregarlos como nuevas cuentas" durante la importación, una página mostrará, al
final del proceso de importación, cuántos miembros con coincidencia se han encontrado, tanto si el parámetro
"require email addresses" (precisa direcciones de correo electrónico) es verdadero en la comunidad como si
no, de la siguiente forma:

ƒ "Hay N miembros que coinciden con miembros de otras comunidades. Tendrá que facilitar un nuevo
nombre de inicio de sesión para los nuevos miembros (o bien una nueva dirección de correo
electrónico, si los nuevos miembros pertenecen a comunidades que requieran utilizar las direcciones
de correo electrónico como nombres de inicio de sesión)."
o Haga clic en "Aceptar" para que se muestre una página por cada miembro que coincida de
manera que pueda facilitarle un nuevo nombre de inicio de sesión o una nueva dirección de
correo electrónico.
o Haga clic en "Ignorar todo" para continuar con la importación, dejando los miembros como
cuentas eliminadas.

o bien

ƒ "Hay un nuevo miembro que coincide con un miembro de otra comunidad. Tendrá que facilitar un
nuevo nombre de inicio de sesión para el nuevo miembro."

Si hay un nombre de inicio de sesión que cree un conflicto con un nuevo nombre que facilite, deberá
seleccionar una nueva dirección o un nuevo nombre de inicio de sesión.

o bien

ƒ "Hay un nuevo miembro que coincide con un miembro de otra comunidad. Tendrá que facilitar una
nueva dirección de correo electrónico para el nuevo miembro, ya que la comunidad del miembro
requiere utilizar las direcciones de correo electrónico como nombres de inicio de sesión."
En este caso, las coincidencias entre los miembros seguirán estableciéndose por el nombre de inicio de sesión,
sin embargo, la página de resolución de conflictos le pedirá una dirección de correo electrónico en lugar de un
nombre de inicio de sesión. Si un miembro que cree conflicto tiene una dirección de correo electrónico,
eRoom la usará para rellenar el campo de dirección de correo electrónico. Si hay un conflicto con la dirección
de correo electrónico, seleccione otra.

Grupos

Los grupos coinciden en el nombre de grupo. Ya que el nombre de un grupo tiene que ser exclusivo sólo en
su comunidad, eRoom no buscará coincidencias en otras comunidades. Al importar eRooms o servicios, los
grupos se exportan sin miembros, y los grupos vacíos coincidirán con los grupos existentes que tengan el
mismo nombre.

Sin dirección de correo electrónico

En una importación de comunidad, los miembros que no tengan dirección de correo electrónico se importarán
y se les permitirá utilizar sus nombres de inicio de sesión para iniciar sesión.

Durante la importación de un servicio o un eRoom, si los miembros importados no tienen dirección de correo
electrónico y la comunidad precisa de direcciones de correo electrónico, los miembros se importarán como
nuevas cuentas utilizando los nombres de inicio de sesión originales y se mostrará un error en las cuentas que
desaparecerá cuando se facilite una dirección de correo electrónico. Mientras haya un error en las cuentas, los
miembros no podrán iniciar sesión en el sitio. El administrador podrá arreglar las cuentas más adelante. Si hay
miembros que tienen direcciones de correo electrónico, pero no las utilizan como nombre de inicio de sesión,
eRoom sustituirá este nombre por la dirección de correo electrónico. Después de la importación, los
miembros podrán iniciar sesión en el sitio.

Sin contraseña

eRoom mostrará un error en la cuenta de los miembros importados que no tengan contraseña cuando hayan
terminado de establecerse las coincidencias.

Mientras esté en este estado, la cuenta del miembro se mostrará en las listas de miembros con un símbolo de
error ( ), y una información de pantalla explicará que el miembro carece de contraseña.

Puede eliminar el error si crea una contraseña mediante el botón Cambiar contraseña.
Informes de uso
Acerca de los informes de uso
eRoom 7 puede registrar sesiones y estadísticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer
informes administrativos basados en el Web. También puede exportar los informes de uso como hojas de
cálculo de Excel separadas por comas. Para obtener más información sobre cómo define eRoom 7 los
diferentes elementos o eventos de uso para crear informes de uso (por ejemplo, una "visita", un "espacio
movido" o una "eliminación"), consulte el apartado Definiciones de este tema.

Además, puede utilizar software para crear gráficos u otras herramientas para analizar con mayor profundidad
los datos de uso. Consulte las tablas de esquemas de informes de uso para obtener información útil sobre la
realización de estos análisis.

Para activar el registro de uso:

Para generar informes de uso, debe activar los registros de uso. De ese modo, eRoom podrá generar informes
de uso basados en los datos de uso del sitio registrados.

1. Diríjase a la página Informes de uso de Configuración del sitio.


2. Asegúrese de que esté marcada la casilla de verificación "Registrar la actividad en este sitio".
3. Especifique cuántos registros semanales desea mantener.

Para borrar la base de datos de uso:

En la base de datos de registro de uso puede borrar todos los registros existentes.

1. Diríjase a la página Informes de uso de Configuración del sitio.


2. Haga clic en el botón "borrar la base de datos de uso del sitio".
3. Confirme la acción.

Para generar y ver un informe de uso:

Puede generar informes de uso para un intervalo de fechas y alcance de eRoom determinado (Servidores,
Comunidades, Espacios o Miembros), basados en el registro de informes de uso que ha activado.

1. Vaya a la página Informes de uso de Configuración del sitio; para una comunidad concreta, vaya a la
página Informes de uso de Configuración de la comunidad.
2. Haga clic en el botón "informes de uso".
3. En la página Informes de uso, especifique el alcance del informe que desee mostrar: para un sitio:
"Servidores", "Comunidades", "Espacios" o "Miembros"; para una comunidad: "Comunidades",
"Espacios" o "Miembros".
4. Especifique las opciones de filtrado del informe.
5. Haga clic en el botón "mostrar" para generar y ver el informe.
Para generar y ver un informe sobre los visitantes de un espacio:

Cuando genera un informe de uso sobre los espacios, puede también generar un informe detallado sobre
cualquier espacio que ha tenido visitantes. En el informe se mostrará información como el número de visitas,
las creaciones, las eliminaciones, las ediciones, etc.

1. Diríjase a la página Informes de uso de Configuración del sitio.


2. Haga clic en el botón "informes de uso".
3. En la página Informes de uso, especifique "Espacios" como el alcance del informe.
4. Especifique las opciones de filtrado del informe.
5. Haga clic en el botón "mostrar" para generar y ver el informe de uso de los espacios.
En el informe resultante, cada espacio que haya tenido visitantes durante el período que analiza el
informe, tendrá iconos de "rostros" en la columna "Visitantes".
6. Haga clic en el icono de "rostros" en la columna "Visitantes" del espacio para el que desee generar y
ver un informe más detallado sobre los visitantes que tuvo durante el período analizado por el informe.

Para generar y ver un informe sobre espacios visitados por un miembro en


particular:

Cuando genera un informe de uso sobre los miembros, puede también generar un informe detallado sobre los
espacios que ha visitado un miembro en particular. En el informe se mostrará información como el nombre
del espacio y de la comunidad, el número de visitas, las creaciones, las eliminaciones, las ediciones, etc.

1. Diríjase a la página Informes de uso de Configuración del sitio.


2. Haga clic en el botón "informes de uso".
3. En la página Informes de uso, especifique "Miembros" como el alcance del informe.
4. Especifique las opciones de filtrado del informe.
5. Haga clic en el botón "mostrar" para generar y ver el informe Miembros.
En el informe resultante se muestran los miembros según las opciones de filtrado. Cada miembro que
haya visitado un espacio durante el período que analiza el informe tendrá un número en la columna
"Visitas al espacio".
6. Haga clic en el número (>0) en la columna "Visitas al espacio" del miembro para el que desee generar
y ver un informe detallado sobre los espacios que ha visitado durante el período analizado.

Para exportar informes de uso:

Puede exportar un informe de uso que muestre a una hoja de cálculo de Excel separada por comas.

1. Una vez muestre el informe, haga clic en el enlace "exportar" en la parte inferior del informe de uso.
2. Haga clic en el enlace del nombre de archivo para abrir o guardar el archivo exportado.

Definiciones

En este apartado se explica cómo eRoom 7 define y registra los diferentes elementos o eventos de uso para
realizar informes de uso (por ejemplo, una "visita", un "espacio movido" o una "eliminación").
ƒ Atribución de eventos de programación: los eventos como la creación o eliminación de objetos se
atribuyen a la cuenta que se ha utilizado para llevar a cabo la operación. En ocasiones, la cuenta que
lleva a cabo estas operaciones es la cuenta interna del administrador. Esta cuenta se puede incluir en la
suma de visitantes a un eRoom y se puede mostrar como una fila separada "Administrador" en el
informe de visitantes al espacio. No se registrarán las operaciones realizadas por el Notificador o por
el Monitor de eRoom.
ƒ Elementos eliminados: si se elimina un elemento con subelementos (por ejemplo, una carpeta que
contiene notas), todos los elementos se contarán como elementos eliminados y no sólo el elemento
que los contenía. No se registrarán las restauraciones de elementos eliminados de la papelera de
reciclaje ni la eliminación de elementos de la papelera de reciclaje.
ƒ Elementos editados: sólo se registrarán como ediciones los cambios realizados en el contenido de un
elemento; los cambios realizados en los metadatos del elemento (como la lista de control de acceso o
el icono del elemento) no se registrarán.
ƒ Espacios movidos: si se mueve un eRoom entre servidores o comunidades, los informes de uso lo
mostrarán como ubicado independientemente de donde residiera al final del período del informe.
ƒ Nombres de objetos: los informes de uso muestran los nombres actuales de los servidores,
comunidades, eRooms y miembros, incluso si se les ha cambiado el nombre durante el período del
informe. Si tiene alguna duda sobre la identidad de un eRoom o miembro, puede ver la página
principal del eRoom o la página de información del miembro haciendo clic en su nombre en el
informe de uso.
ƒ Visita a los espacios: una visita de eRoom comienza cuando un miembro se desplaza por cualquier
objeto de un eRoom. La visita termina cuando no se detecta actividad interactiva en el explorador
dentro del espacio durante 15 minutos.

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