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DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA


LA GESTION DE DOCUMENTOS

Protocolo de Investigación
Taller de Investigación II

Presenta:
Miguel Medina Secundino
No. de Control
15CS0014

Ciudad Serdán Puebla, Octubre de 2017

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DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMACION PARA LA GESTION DE
DOCUEMNTOS

Planteamiento del Problema

La información es uno de los activos más preciados que poseen las organizaciones, pues
ésta es usada como herramienta en los procesos de retroalimentación, innovación,
mejora, optimización y estandarización. La forma en cómo se encuentre organizada la
información aportará mejoras significativas en la competitividad y nivel de crecimiento.

Por ello, la empresa Sanchez-Uriastegui tiene conflictos a la hora de clasificar y


archivar documentos de suma importancia, ya que al clasificar archivos existe un grave
conflicto a la hora de realizarlo.

La empresa necesita de algo que le ayude a agilizar el proceso de clasificación de


documentos antiguos, que puedan necesitarse a futuro. También, quiere implementar
este modelo con el fin de evitar el uso del papel con el fin de cumplir las normas
ecológicas y medio ambientales, además de un ahorro en los costos de papelería.

Objetivos

Objetivo General
 Diseñar un sistema de información que optimice la administración de
documentos técnicos en la Empresa Sanchez-Uriastegui en el Archivo
Muerto de la Empresa
Objetivos Específicos
 Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas con el
usuario.
 Determinar los atributos necesarios a registrar dentro del sistema.
 Elaborar una descripción detallada del sistema propuesto o diseño
conceptual.
 Plantear el diseño lógico del sistema de información.
 Desarrollar la interfaz del sistema de información.
 Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.

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Justificación
Este sistema de información es un software que ayude clasificar los documentos
de la empresa por área a la que pertenece, además de las especificaciones que desee el
cliente para su localización, y en algunos casos su eliminación y actualización, además
de crear una sólida base de datos donde se podrá escanear el documento en caso, de los
documentos muy antiguo y para los recientes se podrá almacenar el archivo.
Este sistema, también es muy útil ya que podrá ahorrar el uso excesivo del papel
y además de costos de papelería, lo que es un gasto demasiado, ya que en los
departamentos de archivo muerto de las empresas, existen bodegas grandes con
documentos históricos de la misma, por lo que este sistemas también pretende ahorrar
espacio que roba el papel.

Problemas a resolver
Los problemas que comúnmente se han presentado que no hay una clasificación
adecuada en la empresa para sus documentos, tampoco se logra sistema de archivo de
puedan ubicar los documentos.

Descripción Detallada
 Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas con el
usuario.
 Determinar los atributos necesarios a registrar dentro del sistema.
 Elaborar una descripción detallada del sistema propuesto o diseño
conceptual.
 Plantear el diseño lógico del sistema de información.
 Desarrollar la interfaz del sistema de información.
 Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.

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