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ENTREGA FINAL

[SISTEMAS DE INFORMACIÓN]

SEBASTIÁN TUTISTAR VALENCIA


KEVIN SATIZABAL
JOHN EDWIN ESCOBAR

UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE YUMBO


TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
YUMBO – VALLE DEL CAUCA
28/05/2018

COPYRIGHT 2018 – SILOR – SISTEMAS DE INFORMACIÓN


ENTREGA FINAL
[SISTEMAS DE INFORMACIÓN]

SEBASTIÁN TUTISTAR VALENCIA


KEVIN SATIZABAL
JOHN EDWIN ESCOBAR

TRABAJO PRESENTADO EN LA ASIGNATURA DE


SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INGENIERO
JAIRO PEÑA RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE YUMBO


TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
YUMBO – VALLE DEL CAUCA
28/05/2018
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TABLA DE CONTENIDO

Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………1
I. PRIMERA PARTE……………………………………………………………………...2
II. SEGUNDA PARTE……………………………………………………………………18
III. TERCERA PARTE…………………………………………………………………...19
IV. CUARTA PARTE………………………………………………………………….…23
V. QUINTA PARTE………………………………………………………………………26
CONCLUSIÓN……………………………………………………………………………29
CIBERGRAFÍA…………………………………………………………………………...30

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INTRODUCCIÓN

A continuación se dará a conocer sobre lo que comprende nuestro sistema de


información desarrollado por estudiantes de la Universidad del Valle – Sede
Yumbo, quienes llevaremos a cabo un proceso formal y detallado sobre el
desarrollo del Sistema de Gestión y Automatización de Espacios Genéricos y
Medios Audiovisuales para la Universidad del Valle.

En el presente documento se detallará toda la información clave y necesaria para


documentar, mantener y mejorar la estructura de nuestro equipo de trabajo, tal
cómo, los integrantes de este, la empresa a quién le vamos a trabajar, las políticas
de está, su misión, visión, principios – valores de ella, entre otros aspectos
necesarios para la realización de la documentación general y específica para el
desarrollo de nuestro sistema de información. También conoceremos su plan de
contingencia, el ATO, el análisis de la información existente, el diseño del sistema
de información entre otros aspectos que se consideran relevantes a la hora de
diseñar un sistema de información para la toma de decisiones.

“Universidad del Valle – Sede Yumbo”

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I. PRIMERA ENTREGA

Inicio, Crecimiento y Desarrollo de la Empresa.


Equipo de Desarrollo.
Soluciones Informáticas es el nombre de nuestro grupo de trabajo y está
compuesto por los integrantes:

- Sebastián Tutistar Valencia – Estudiante Tecnología en Sistemas de Información.


- Kevin Satizabal – Estudiante Tecnología en Sistemas de Información.
- John Escobar Barona – Estudiante Tecnología en Sistemas de Información.

Empresa, Ubicación, Desarrollo.


La Universidad del Valle, Institución pública de Educación Superior, con régimen
especial, con personería jurídica, autonomía académica, administrativa y
financiera con patrimonio independiente, creada por la Asamblea Departamental
del Valle del Cauca, mediante Ordenanza No. 012 de 1945 de la Asamblea del
Departamento del Valle del Cauca y modificada mediante Ordenanza No. 010 de
1954 del Consejo Administrativo del Valle del Cauca, y, en lo que se refiere a las
políticas y a la planeación educativa, vinculada al Ministerio de Educación
Nacional.

La Universidad del Valle es una institución pública estatal de educación superior,


dedicada a la formación académica de nivel superior, con fundamento en la
investigación, con vocación de servicio para el desarrollo de la sociedad y su
entorno.

Página Web: www.yumbo@univalle.edu.co


Teléfono: +57 2 6699323.
Dirección: Calle 3N 2N-17.
Barrio: Las Vegas.
Ciudad: Yumbo – Valle del Cauca.

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Misión, Visión, Principios – Valores.

Misión
La Universidad del Valle tiene como misión formar en el nivel superior, mediante la
generación, transformación, aplicación y difusión del conocimiento en los ámbitos
de las ciencias, la técnica, la tecnología, las artes, las humanidades y la cultura en
general. Atendiendo a su carácter de universidad estatal, autónoma y con
vocación de servicio social, asume compromisos indelegables con el desarrollo de
la región, la conservación y el respeto del medio ambiente y la construcción de
una sociedad más justa y democrática.

Visión
Ser reconocida como una Universidad incluyente con altos estándares de calidad
y excelencia, referente para el desarrollo regional y una de las mejores
universidades de América Latina.

Principios y Valores

Respeto
Valorar a los demás, sean estudiantes, colaboradores de la universidad u otras
personas, reconociendo sus cualidades, sin transgredirles, tratándoles como
quisiera ser tratado, tomando como válido para los demás lo que ellos piensan,
valorando lo que hacen, dando paso a sus creencias.

Compromiso
Trabajar sobre los logros alcanzados y hacia las metas propuestas, creer en lo
que se hace y realizarlo con la normatividad establecida.

Tolerancia
Comprensión y flexibilidad ante situaciones adversas, frente a las posiciones y
limitaciones de los demás.

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Profesionalismo
Ejercer el trabajo con honestidad, calidad y métodos adecuados en el tiempo
esperado.

Responsabilidad
Comprometerse de manera consciente con los resultados obtenidos en el
cumplimiento de los propósitos misionales de la institución.

Sentido de pertenencia
Sentirse parte de la Escuela, seguir sus normas de convivencia, trabajar por el
alcance de sus objetivos y compromisos. Sentir orgullo y satisfacción de los logros
alcanzados.

Confianza
Nivel de conocimiento y seguridad sobre sí mismo y los demás, que le permita
desarrollar sus actividades interpersonales y laborales con un alto grado de
regularidad y predictibilidad en las acciones sociales.

Equidad
Asignación y realización de las funciones misionales sin distinción de raza, credo o
procedencia social, como un aporte a la construcción de una sociedad más
democrática.

Solidaridad
Compartir las causas propias e identificarse con las ajenas para desarrollar
nuestras funciones misiones con responsabilidad social y ambiental.

Honestidad
Caracterizarnos por un comportamiento decente y coherente entre el actuar, el
pensar y decir. Es expresar siempre la verdad.

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Políticas

Política de Calidad.
La Universidad del Valle, a través del compromiso de la dirección y la comunidad
universitaria, mediante la adopción de mecanismos de planeación, control,
mejoramiento continuo, y el manejo eficiente de los recursos en cada uno de sus
procesos y servicios; asume su misión como Institución de Educación Superior
socialmente responsable, visualizada en el cumplimiento de altos estándares de
calidad nacionales e internacionales, brindando una formación integral,
fundamentada en la docencia, la investigación y la proyección social, que beneficie
a la sociedad.

Objetivos de la Calidad.
- Proyección internacional para el desarrollo regional
- Vinculación con la sociedad
- Formación integral centrada en el estudiante
- Transformación de la gestión académica, administrativa, financiera, ambiental y
de la infraestructura física y tecnológica
- Fundamentación en la producción y gestión del conocimiento desde la
investigación y la creación artística.

“Estas son las políticas de Univalle dada por la Resolución de Rectoría No.
243 de 2011 Versión No. 2”

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Organigrama

“Esta es la estructura organizacional actual de la Universidad de Valle, de acuerdo


con el Acuerdo No 020 del Consejo Superior del 10 de febrero de 2003.”

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Mapa de Procesos.

Nuestro sistema de información principalmente está enfocado en los procesos de


Apoyo – Gestión de Bienes y Servicios y Gestión de Recursos Tecnológicos
para la Universidad del Valle – Sede Yumbo, ya que proveemos un servicio a la
comunidad Universitaria en el préstamo y reservas de espacios genéricos de la
Universidad, además de ello también se ofrecerá un servicio sobre el préstamo de
audiovisuales, entre otros aspectos.

Descripción de cada uno de los subsistemas y procesos de la universidad:

Subsistema estratégico
Agrupa y correlaciona los procesos que orientan la universidad hacia el
cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas.
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Proceso de planeación institucional.
A través de éste se definen las estrategias y objetivos de la Universidad, buscando
mejorar su desempeño y dar respuesta a las necesidades de la Comunidad
Universitaria y la sociedad en general. Incluye los procedimientos de Planeación
Estratégica, Académica, Financiera, de Inversión, de Infraestructura Física y de la
Estructura Organizacional.

Proceso de comunicación institucional.


A través de éste se definen las estrategias y políticas en materia de comunicación
informativa y organizacional buscando incidir de manera activa en el
fortalecimiento de procesos de identidad, gobernabilidad, convivencia, sentido de
arraigo y pertenencia con la Universidad. Incluye los procedimientos de
Comunicación Organizacional, manejo de las Relaciones Institucionales y los
Medios de Comunicación de la institución.

Proceso de gestión del control.


A través de éste la institución formula políticas de dirección de los controles, que
afectan los procesos misionales y de apoyo para la toma de decisiones y la
definición de estrategias. Incluye los procedimientos de Control Interno, Control
Disciplinario y Formulación de Normas.

Proceso de gestión de calidad.


A través de éste la institución formula las políticas y estrategias para la
implantación y sostenimiento del Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV
con el objeto de generar una cultura organizacional basada en la satisfacción de
sus actores. Incluye el compromiso y estilo de la dirección, clima organizacional y
políticas institucionales para el manejo de la documentación y registros del
sistema de gestión de calidad.

Subsistema Misional
Reúne e interrelaciona los procesos que dan como resultado el cumplimiento del
objeto social, misión o razón de ser de la institución.

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Proceso de formación.
A través de éste la Universidad define estrategias de los procesos pedagógicos de
enseñanza y aprendizaje en procura del desarrollo de una capacidad de
pensamiento autónomo y creativo, fundamentado en los componentes artísticos,
tecnológicos, científicos, técnicos, humanísticos y filosóficos. Se realiza mediante
las modalidades presencial, semipresencial y a distancia. Incluye los
procedimientos académicos administrativos relacionados con los estudiantes,
profesores, programas académicos y apoyo bibliográfico.

Proceso de investigación y generación de conocimiento.


Proceso orientado a la producción y difusión de conocimientos, con fundamento
en principios éticos y en la búsqueda de equilibrio con la naturaleza, que debe
contribuir a los procesos de construcción y de desarrollo del pensamiento y la
cultura contemporánea, buscando soluciones que coadyuven al mejoramiento de
la calidad de vida de la población. Incluye los procedimientos de la gestión de los
proyectos de investigación, de las formas organizativas de la investigación, la
propiedad intelectual y de la transferencia de los resultados de investigación.

Proceso de extensión y proyección social.


A través de este proceso se busca la interacción con la sociedad en la búsqueda
de alternativas de solución a sus problemas, promoviendo la generación de
conocimiento en los ámbitos de la consultoría, asesoría y articulación con el sector
productivo. Incluye los procedimientos para la ejecución de programas de
proyección social, internacionalización y el apoyo a los programas de extensión
que ofrece la Universidad.

Proceso de desarrollo humano y bienestar.


Proceso referido a que los miembros de la comunidad universitaria se caractericen
por su compromiso y responsabilidad social y ciudadana, su capacidad para
contribuir al desarrollo de su entorno familiar y colectivo y por su disposición a
comprometerse con su propio desarrollo personal, ético y cultura. Incluye los
procedimientos orientados al desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual y social de
los estudiantes, docentes y personal administrativo.

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Subsistema de Apoyo
Procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos
estratégicos, misionales y de evaluación; proveen servicios de utilidad para toda la
Universidad en sus diferentes actividades.

Proceso de gestión financiera.


Proceso a través del cual la institución garantiza la gestión eficiente de los
recursos financieros de la Universidad del Valle. En éste se incluyen los
procedimientos presupuestales, contables, de ingresos y egresos.

Proceso de gestión del talento humano.


Proceso a través del cual se gestiona la relación laboral de sus funcionarios para
garantizar su idoneidad y competencias en el cumplimiento de la Misión de la
institución. Incluye los procedimientos de ingreso, desarrollo humano, retiro,
seguridad social, pensión y el manejo de relaciones laborales colectivas.

Proceso de gestión de los recursos tecnológicos.


Proceso a través del cual la institución administra los recursos tecnológicos de
información y telecomunicaciones. Incluye los procedimientos de administración
del Hardware, Software, Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones.

Proceso de gestión de bienes y servicios.


Proceso a través del cual la institución administra los bienes muebles e inmuebles
y los servicios de apoyo dela Universidad. Incluye los procedimientos de
contratación, proyectos de infraestructura física, inventarios, seguridad, jardinería,
mantenimiento, correo y archivo.

Subsistema de seguimiento y evaluación

Permite valorar en forma permanente la efectividad de Sistema de Gestión de la


Universidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de
ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar
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desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las
acciones de mejoramiento de la institución.
Proceso de gestión del mejoramiento.
Consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones
encontradas en los diferentes procesos y los resultados de la gestión, que se
generan como consecuencia de los procedimientos de auditoría, autoevaluación y
seguimiento a los procesos. Incluye las auditorías internas de calidad, servicio no
conforme y acciones correctivas y preventivas.

RESUELVA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

¿Cuál es el problema?
El problema consiste en que actualmente en la Universidad del Valle – Sede
Yumbo se está llevando a cabo todo el proceso de gestión de reservas de
espacios y medios audiovisuales de manera manual y en papel donde no existe un
control eficaz y automatizado para ello, por tanto actualmente los tiempos de
operación en la Universidad del Valle se pueden ver siendo afectados ya que a la
hora de llevar a cabo una solicitud de espacios o medio audiovisual toma tiempo.
Por tanto este sería el problema detectado actualmente en la Universidad del Valle
– Sede Yumbo.

¿Detalles del problema?


Cómo se justificaba anteriormente, no existe un control automatizado por parte de
los coordinadores o encargados de administrar todo el tema de espacios
genéricos y medios audiovisuales en la Universidad, todo se lleva a cabo
manualmente por medio de unas solicitudes en papel y de manera vocal, es decir
se hacen solicitudes a través de una comunicación directa con el administrador de
los espacios, lo cual no debería de ser así, ya que se pueden presentar
irregularidades en el proceso de reserva o préstamo por que es muy difícil para la
persona encarga de hacer el proceso memorizar cantidades de registros o
peticiones que se le hacen.

¿Importancia del problema?


En una escala del 1 al 10, es un problema que está en un 8, ya que la operación
normal y fluida de la gestión de recursos tanto como espacios como los medios

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audiovisuales se están viendo retrasadas debido a que no existe un software o un
control más intuitivo y eficaz a la hora de registrar un espacio o medio audiovisual.

¿Cuál cree que es la solución según el solicitante?


La solución al problema según el solicitante es llevar a cabo un sistema de
información que tenga el control parametrizable y trazable sobre la reserva de
espacios genéricos y medios audiovisuales. Qué a través de un calendario
específicamente, el administrador de la gestión de ello, pueda llevar a cabo la
reserva de espacios directamente en el calendario, para que así se trabaje de una
manera mucho más visual y dinámica tanto para el administrador o para el usuario
que desee consultar que horarios están disponibles o pueden registrarse. Y para
llevar a cabo la gestión de medios audiovisuales, que el usuario diligencie un
formulario solicitando el tipo de ayudas. Esta sería la solución inicial, ya que
pueden existir muchas más, pero es la que se va a implementar.

¿En qué forma ayuda un sistema de información?


Ayuda muchísimo, ya que se lleva una gestión totalmente controlada, en donde los
tiempos de operación van a dejar de ser lentos por la automatización de los
procesos, por tanto consideramos que el sistema de información es prácticamente
de obligación para que así se garanticen los recursos para todo el ente
Universitario.

¿Breve resumen de los reportes usados y funciones que se realizan?


Actualmente, la Universidad del Valle – Sede Yumbo no cuenta con ningún tipo de
reporte sobre la gestión de los procesos de reservas de espacios y medios
audiovisuales. Esa es una de nuestras soluciones también, llevar a cabo una serie
de informes estadísticos para así saber en qué franja horaria se realizan más
reservas de espacios, que tantos medios audiovisuales se solicitan y llevar a cabo
cualquier tipo de novedad que se presente. Y las funciones que se realizan
actualmente es que el administrador tiene un archivo en Excel donde lleva a cabo
toda la reserva de espacios.

¿Qué otras personas tienen conocimiento del problema y que se pueden


contactar?

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El conocimiento del problema en general abarca toda la Universidad, pero en
especial desde docentes hasta personal administrativo, donde ellos mismos se
han visto limitados por la poca eficiencia a la hora de por ejemplo solicitar un
espacio o un medio audiovisual por la tardanza y la poca efectividad que se lleva a
cabo.
¿Estrategia de desarrollo del sistema de información?
La estrategia que implantamos para el desarrollo del sistema de información
siempre fue la comunicación entre el cliente y nuestro equipo de desarrollo para
que así no existirían inconvenientes y sobre todo ir presentándole los avances del
sistema de información. Además de ello, definimos una serie de roles dentro de la
organización, para que así la gestión en el desarrollo del sistema fuera mucho más
equilibrada.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Aclarar y comprender la solicitud del proyecto.


El sistema logístico de reservas de espacios genéricos y medios audiovisuales
[SILOR] más que una aplicación necesita un sistema de información que satisfaga
la necesidad de toda la comunidad universitaria a la hora de realizar una solicitud
o reserva de algún espacio genérico de la Universidad del Valle – Sede Yumbo
brindándoles un sistema totalmente funcional, intuitivo, usable, automatizado, y
completo para que el usuario no diligencie ningún formato en papel o llevando a
cabo una solicitud de manera vocal, es decir, directamente con el administrador.
Estos son las actividades a realizar determinadas por nuestro cliente y equipo de
desarrollo.

Determinar el tamaño del proyecto.


El total de las gestiones que se requiere para el sistema de información de SILOR
se detallará a continuación. Con el tiempo que se tiene para la realización del
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proyecto se evaluó y estudio detenidamente la funcionalidad de la empresa y las
prioridades actuales que tiene esta, por tanto hemos decidido que toda gestión en
la empresa es de proridad alta, ya que cada gestión tiene su complemento para
catalogar la aplicación como un sistema de información:

- Gestión de Calendario
- Gestión de Usuarios
- Gestión de Espacios
- Gestión de Ayudas
- Gestión de Reportes

Evaluar costos y beneficios de las diversas opciones.


A continuación en la siguiente tabla definimos todos nuestros costos como
empresa y como proyecto. En él se detalla cada gasto minucioso que realizamos
durante los 5 meses de desarrollo del sistema de información, febrero – junio del
2018. Además de ello, tenemos nuestro plan de tareas.

Determinar la factibilidad técnica y operacional de las diferentes alternativas.


El sistema logístico de reservas de espacios genéricos y medios audiovisuales es
100% en línea y no requiere la compra de servidores, licencias o mantenimiento
de maquinaria. Es compatible con cualquier tipo de dispositivo lo cual hace que
cualquier persona pueda acceder a él.

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El software requiere la implementación del servidor exactamente de la Universidad
del Valle y de uno o más computadores con conexión a internet y navegador web
para el uso de administradores del software.
El software posee un manejo sencillo e interfaz intuitiva por lo que reducirá los
costos de capacitación del personal.

Reportar los hallazgos a la administración y formular recomendaciones que


esbocen el criterio de aceptación o rechazo del proyecto.
Para el desarrollo del proyecto, solo se aceptaron las gestiones descritas
anteriormente y se hizo hincapié en la gestión de espacios, ya que inicialmente se
había planteado que los espacios se tomarán por edificios, es decir un edificio
contenía múltiples espacios, pero la formulación y recomendación que se le hizo a
nuestro usuario, fue que lo manejaremos solo por espacios, ya que la Universidad
del Valle – Sede Yumbo solo posee un edificio, de resto son salones, entonces fue
mejor y más eficaz manejar los espacios por su nombre.

Está modificación permite un mejor entendimiento a la hora de por ejemplo realizar


la solicitud sobre un espacio sin involucrar directamente a un edificio.

II. SEGUNDA PARTE


ESTUDIO PRELIMINAR PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Se presenta un análisis preliminar por departamentos o áreas. Se incluyen los


siguientes departamentos o áreas principales, aunque las funciones, dependiendo
de la empresa, pudieran ser realizadas por un mismo departamento o una misma
persona. Es importante, en caso de que así sea, señalarlo oportunamente.

A continuación detallaremos todo el análisis preliminar de la empresa. Cabe


mencionar que las funciones las realiza un mismo departamento, es decir, el
departamento de tecnología abarca todas las demás funciones.

ATO (Administración, Tecnología y Organización)

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Administración
- Desarrollar nuevas estrategias y paradigmas a seguir para llevar a cabo una
formalización de los procesos en la Universidad del Valle – Sede Yumbo en
materia de tecnología.
- Diseñar una estructura para definir el concepto de problema en la Universidad
del Valle – Sede Yumbo en materia de tecnología, para así conocer y abarcar
mejor los problemas que se presenten.

Tecnología
- Modelar un software que permite la realización de reservas de espacios
genéricos y medios audiovisuales en la Universidad del Valle – Sede Yumbo.
- Implementar nuevas tecnologías de diseño de software, para que así el software
(valga la redundancia) o más bien la aplicación web vaya a la vanguardia de
nuevas tecnologías de la información.

Organización
- Personal de desarrollo de la aplicación o sistema de información.
- Nuestros clientes que son toda la comunidad universitaria.
- Nuestros proveedores.

Cabe aclarar que nosotros a la empresa que le estamos desarrollando la


aplicación web [Universidad del Valle – Sede Yumbo], no manejamos ningún
tipo de vínculo monetario, por tanto no se puede desarrollar los siguientes
ítems: Ventas, Compras, Producción o atención y servicio al cliente (en
empresas de servicio). Además de ello nuestro sistema de información es
netamente académico.

III. TERCERA PARTE


ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EXISTENTE

1. Inventario de Recursos

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a) Recursos de Personal: Actualmente, el personal está constituido por la
siguientes personas:

Sebastián Tutistar Valencia – CC. 1144203347 – Estudiante TSI – Univalle.

Kevin Satizabal Pascuas – CC. 1118301878 – Estudiante TSI – Univalle.

John Escobar Barona – CC. 1125080831 – Estudiante TSI – Univalle.


Recursos de Hardware.
Actualmente, los recursos de hardware que maneja tanto nuestro equipo
desarrollador como el cliente, constituye las siguientes especificaciones:

Hardware – Equipo Desarrollador: Existen 3 computadores donde el


primero está constituido por un procesador Celeron, memoria RAM de 8gb,
disco duro de 500gb, el segundo equipo está constituido por un procesador
Intel Core I5, RAM de 4gb, disco duro de 500gb, y el tercer y última
máquina de desarrollo tiene un procesador Intel Dual Core, con 4gb de
RAM y con un disco duro de 500gb.

Hardware – Cliente: Se manejan entre dos a tres equipos que poseen las
mismas características, un procesador Intel Core i7, RAM de 8gb y discos
duros de 1000gb.

Recursos de Software.
Los recursos de software que tiene nuestro equipo de desarrollo en la parte del
sistema operativo varia en todos los computadores, sin embargo los describiremos
aquí, y en los demás software en base al desarrollo para todos es el mismo
software.

Actualmente se maneja el sistema operativo Windows 7, Windows 10, esto


en cuanto al sistema operativo.

En el contexto de programación y diseño se utiliza PHP, Html5, Bootstrap,


CSS, Jquery, Ajax, JS.

En el contexto de base de datos se utiliza MySQL.


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En el contexto de servidor (por ahora) se maneja un servidor local: Local
host.

Recursos de Redes y Comunicaciones.


Actualmente se está manejando las siguientes características en cuanto a redes y
comunicaciones:

Conexión a Internet donde nuestro principal proveedor es Emcali.

Manejamos también conexiones por cable UTP y por WLAN.

Recursos de Datos y Productos de Información.


A continuación describimos los recursos de datos y de información que nos
proveen.

Los recursos de datos y de información que manejamos actualmente, son


los archivos que nos proveen en la empresa Univalle – Sede Yumbo, donde
son archivos en formato Excel que constituyen los horarios del semestre,
los listados de estudiantes, profesores, coordinadores, entre otros.

2. Procesos Principales.

En los procesos principales que se manejan en la empresa son la gestión de


bienes y servicios & la gestión de recursos tecnológicos. Sin estos dos procesos,

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la operación de la Universidad del Valle – Sede Yumbo, se vería afectada por que
no posee gestión de recursos y bienes para la comunidad universitaria.

- Gestión de Bienes y Servicios.


En la gestión de bienes y servicios se lleva a cabo toda la solicitud y otorgamiento
por parte de la comunidad universitaria a la Universidad del Valle – Sede Yumbo,
en donde se realizan la solicitud de los bienes y servicios que la Universidad del
Valle – Sede Yumbo, le puede ofrecer al estudiante o algún ente que pertenezca a
ella.

Es decir, se puede llevar a cabo la solicitud de implementos deportivos, cómo


también el servicio de la sala de sistemas, de algún implemento tecnológico como
un video beam, etc.

- Gestión de Recursos Tecnológicos.


En la gestión de recursos tecnológicos se lleva a cabo toda la solicitud de todo lo
que tenga que ver con tecnología, hablamos entonces de un equipo portátil, de un
vídeo-beam, de algún parlante, etc.

¿Esto con que propósito? Para que la gestión de recursos tecnológicos cumpla
con los estudiantes, y así ellos poder solicitar algún recurso que deseen en
cualquier momento, por tanto la Universidad les provee este servicio y a la vez
gestión de los mismos.

“Procesos elementales – Universidad del Valle – Sede Yumbo”

3. Problemas encontrados.
Los problemas encontrados dentro y fuera en él desarrollo del sistema de
información logístico de reservas de espacios genéricos y medios audiovisuales
son los siguientes:

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- La curva de aprendizaje en el inicio del desarrollo fue lenta, pero a medida que
se fue desarrollando el aplicativo en base a investigaciones, la curva de
aprendizaje mejoró.

- El archivo Excel que manejan en la Universidad de Valle – Sede Yumbo en


cuanto a los horarios tenía un formato no legible y no practico, ya que estaba
desorganizado y es muy difícil mapearlo a la base de datos.

- La comunicación entre nuestro cliente y el equipo de desarrollo a veces era poco


factible debido a los horarios de trabajo.

IV. CUARTA PARTE


DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Describir importancia, valor y evaluación de la información.

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La importancia de la información es un detalle muy relevante ya que, en base a
una buena información el sistema será más usable por parte del usuario. Es decir,
por ejemplo en nuestro Sistema Logístico de Reserva de Espacios Genéricos y
Medios Audiovisuales, la información toma un papel fundamental ya que en ella se
describe todos los pasos a seguir en cuanto por ejemplo a realizar una reserva de
algún espacio o algún medio audiovisual, esto es lo que conocemos como un
manual de usuario, en donde se le informa detalladamente los pasos a seguir en
la aplicación para que así el usuario se sienta seguro al usar el sistema, por tanto
consideramos relevante la información.

El valor de la información en nuestro Sistema Logístico de Reserva de Espacios


Genéricos y Medios Audiovisuales toma gran importancia ya que con ella se
puede llegar a tomar las decisiones dentro del sistema, es decir, el valor que se le
da la información es fundamental para la toma de decisiones.

La evaluación de la información dentro de nuestro sistema, sería fácil de


interpretar, ya que conocemos los procesos en donde se va a dirigir el usuario
dentro de la aplicación entonces no tendríamos problema alguno en evaluar tal
información y además considerando que es una aplicación limitada.

Describir el uso de la computadora en el proyecto de información gerencial.


El uso de una computadora es la esencia de nuestra aplicación o de cualquier
sistema de información. Es totalmente relevante el uso de la computadora en el
proyecto ya que a través de ella accedemos a nuestras aplicaciones y en especial
a la cual estamos trabajando que es la aplicación SILOR en donde podemos
visualizar, interactuar y realizar todos los procesos dentro del sistema de
información.

2. Propuesta de Diseño del nuevo Sistema de Información.

Propuesta para Hardware


La propuesta que inicialmente planteamos para la temática del Hardware fue una
computadora con requisitos muy generales, es decir, procesador Intel Dual Core,
RAM de 2gb, DD 500gb, entre otros requisitos que realmente son muy generales
para correr el aplicativo web, por tanto no se necesita una computadora de alta,
sino más bien una computadora con requisitos muy generales y funcionales.
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Propuesta para Software
La propuesta que se llevó a cabo en tema de Software fue que el aplicativo fuera
desarrollado en las tecnologías de PHP como lenguaje de programación, MySQL
para toda la cuestión de la base de datos, Bootstrap y Hojas de Estilo para el tema
de diseño y finalmente utilizar Jquery y JavaScript para todo el tema de
validaciones dentro del sistema información SILOR.

Propuesta de Personal (Cambios de personal, capacitación, etc.)


En líneas generales, la propuesta de personal sería más bien de tipo capacitación
para aquellos desarrolladores que por ejemplo su curva de aprendizaje sea lenta,
es decir, plantear estrategias para que el desarrollador o alguna persona dentro
del equipo de desarrollo mejoren sus actitudes y cualidades.

También capacitar al usuario antes de que este quiera realizar o manipular el


sistema de información.

Propuestas de Redes y Comunicaciones.


Nuestra propuesta para la red y las comunicaciones sería gestionar un Hosting o
dominio de pago en donde se alojará la aplicación para que así visible para todo el
mundo y que todos los entes dentro de la Universidad del Valle puedan interactuar
con ella ya sea ahí mismo en la Universidad o remotamente.

3. Propuesta de datos para el sistema de información

Procesos determinados para la evaluación de la empresa.


Para evaluar más que la empresa sería mejor evaluar a los usuarios del sistema
de información, ¿de qué manera? realizando encuestas, cuestionarios, entrevistas
en donde se detecte que posibles problemas pueden llegar a generar en cuanto al
uso de la aplicación y así mejorar tales observaciones para que el sistema sea
mucho más eficiente y seguro.

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Siendo así entonces, los procesos más convenientes para la evaluación del
sistema de información serían: Encuestas, Cuestionarios, Entrevistas, Pruebas de
Usabilidad.

Base de datos, clasificación y jerarquización de la información que se


considera por proceso.
En cuestión de Base de Datos, la información está siendo almacenada de la
siguiente manera, es decir, nombraremos las tablas en sí: Usuarios, Tipos de
Ayuda, Ayudas, Actividad y Espacio. Es decir nuestros procesos más relevantes
serían: Reservar Espacios y Solicitar Ayudas, es decir medios audios visuales.

La clasificación de la información y jerarquización depende de cada proceso, es


decir, en reservar espacios la información se maneja de la siguiente manera: Lleva
a cabo una solicitud, el administrador aprueba tal reserva, se añade la reserva al
calendario académico y el usuario del sistema puede ver su reserva aprobada en
el calendario. Ahora bien eso por el lado de Reservas Espacios, en Solicitar
Ayudas, el usuario visualiza en el sistema que tipos de ayudas existen, para que
así este solicite que ayude necesita. Este sería el flujo de la información en ambos
procesos.

Principales indicadores determinados para medir cada uno de los procesos.


Los principales indicadores para medir la eficiencia de estos procesos serían que
realmente los usuarios están utilizando el sistema, es decir, llevan a cabo la
reserva de espacios y solicitan ayudas, de esa manera sería un indicador
determinado, de tal manera para ver sí está utilizando o no el sistema.

Indicar la forma de monitorear estos indicadores.


La forma de monitorear los indicadores son a través de reportes generales, donde
se especifique o detalle cuál es el tiempo de uso que se lleva a cabo dentro del
sistema, que opciones o que ítems son los que más utilizan los usuarios dentro del
aplicativo.

También para monitorear los indicadores, es realizar pruebas de usabilidad con


los usuarios o pruebas de desempeño en el sistema.
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Comentarios generales.
Como comentarios generales podemos decir que las propuestas descritas
anteriormente para todo el manejo de la información, nos pueden ayudar a lograr
el objetivo de toma de decisiones para que así se cumpla el principio de todo
sistema gerencial en la web.

V. QUINTA PARTE
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Plan de Contingencia y políticas de seguridad.

Describir el alcance, la cobertura la información.


El alcance de la información, en el Sistema Logístico de Reserva de Espacios
Genéricos y Medios Audiovisuales, tendrá gran importancia, ya que a través de
ese alcance de la información y los datos se podrá realizar la toma de decisiones
frente al sistema de información, es decir, como el alcance está directamente con
los destinatarios es decir, nuestros usuarios.

La cobertura de la información, en el Sistema Logístico de Reserva de Espacios


Genéricos y Medios Audiovisuales es de importancia, de cuidado ya que en el
sistema de información se maneja todos los datos de los estudiantes, profesores y
coordinadores de la Universidad del Valle – Sede Yumbo, por tanto se implementa
algoritmos de encriptación para la información que viaja por la red para así
garantizar la confidencialidad y privacidad de los usuarios, de nuestros usuarios.

Plan de emergencia y recuperación de desastres.


Como plan de emergencia y recuperación de desastres para el Sistema Logístico
de Reserva de Espacios Genéricos y Medios Audiovisuales planteamos realizar
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una serie de backups sobre cualquier modificación o versión que se le haga a
nuestro sistema, es decir, realizar copias de seguridad en caso de que nuestro
sistema sea vulnerado en la web, para así, corregir y solventar errores, y
garantizar que el sistema esté totalmente operativo.

Políticas de Seguridad.
Las políticas de seguridad que implementaremos en un futuro, serían la de un
acceso restringido a la información, ya que sí cualquier persona que no esté
autorizada en el sistema como administrador, puede llegar a ver los datos
personales de la persona y poder hacer cosas malas como fraudes bancarios, etc.

Reporte de problemas y solicitud de mejoras (escalonamiento).


Los reportes de problemas se llevarán a cabo mediante nuestro sistema, que
generará una serie de reportes sobre eventualidades que se presenten por
ejemplo con algún dispositivo o ayuda audiovisual que preste a la comunidad
universitaria.

En cuanto a la solicitud de mejoras, implementaremos un contacto con alguno de


los administradores del sistema, para que así el usuario nos comente que
problemas tiene o ha tenido o que mejoras se le pueden agregar al sistema de
información.

Copias de seguridad.
En las copias de seguridad, lo que se ha estado pensando entre el grupo de
desarrollo, es que se implemente estas copias en base a los usuarios del sistema,
es decir, que se guarden eventualmente cada semana la lista de los usuarios
nuevos del sistema en un archivo, ¿para qué? en caso de que haya alguna falla o
perdida ahí estará ese archivo de respaldo.

También, sí se llega a lanzar otra versión, realizar una copia de seguridad de todo
el sistema o el código del aplicativo web para que así se lleve a cabo un backup
de la información pertinente.

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CONCLUSIÓN

Con el presente documento dejamos plasmado la documentación tanto básica


cómo específica que involucra todo nuestro sistema de información para la
Universidad del Valle – Sede Yumbo, quién se verá beneficiada por nuestro
sistema de gestión y automatización de espacios genéricos en la universidad y por
supuesto la gestión que tiene que ver con todo el tema de audiovisuales.

Este documento tiene la finalidad de detallar todo nuestro sistema de información,


desde a quién desarrollaremos nuestro sistema hasta que finalidad tendrá este.

En él se detalló todos los ítems propuestos por nuestro orientador Jairo Rodallega.

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CIBERGRAFÍA

Gestión de la Calidad – Universidad del Valle.


http://planeacion.univalle.edu.co/procesos-formatos-y-mejoramiento.

Información general – Universidad del Valle. http://www.univalle.edu.co/la-


universidad/acerca-de-univalle/mision

Universidad del Valle – Sede Yumbo. http://yumbo.univalle.edu.co/

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