REUNION DE APERTURA DE AUDITORIA

EMPRESA MBO INGENIERIAS S.A.S

Representante David Granados

Dirección Carrera 37 # 78 sur 67

2334567
Teléfono

Cargo Gerente General

De Equipo Auditor del área de calidad
Para área de Compras de MBO INGENIERIAS S.A.S
Examinar y evaluar si la función de compras se
realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios
Objetivo adecuados para determinar su eficiencia y
eficacia.

Verificar si la intervención administrativa del

control interno se esté haciendo de forma correcta
Alcance
y legal, evitando fraudes, de acuerdo al sistema de
gestión de calidad de la compañía.
Criterios Manual de procedimientos, ISO 9001.
Fecha de Apertura 1 de octubre de 2018 a las 8:00 am.
Fecha de cierre 23 de octubre de 2018 a las 3:30 pm.
La auditoría interna se realizara mediante lista de
Metodología chequeo y manual de procedimientos enlazados
al sistema de gestión de calidad.
ASISTENCIA

Nombre Cargo Firma

Mayra Rodríguez Experta de SGC

Alberto Tinoco Ingeniero Industrial

Angie Reyes Líder De Calidad

Carlos Guzmàn Analista De Compras

Alfredo Serna Representante Gerencia

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor en
Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace
mención en el alcance de este documento. El objetivo es Examinar y evaluar si
la función de compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios
adecuados para determinar su eficiencia y eficacia.
en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La
visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser
atendida en primera instancia por el Analista de compras, Gerente General o
encargad, líder de calidad el día 1 de octubre del presente año, con una duración
de 7 horas en las instalaciones la compañía. Por consiguiente, Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de
octubre de 2018. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre,
cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para
la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas
relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de
disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional
aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal
necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.

REVISION DOCUMENTAL DURANTE LA AUDITORIA

Nº DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES

1 Versión 2017,
Manual de procedimientos al SGC
protocolos e instructivos
2 Libro de registros
Control de registros actualizado hasta la
fecha 2018
3 Libro de registros
Registros de compras actualizado hasta la
fecha 2018
4 Libro de registros
Control de presupuestos actualizado hasta la
fecha 2018
5 Libro de registros
Comprobantes de pago actualizado hasta la
fecha 2018
6 Última actualización en
Control de proveedores el mes de octubre 2018
LISTA DE CHEQUEO

LISTA DE EVIDENCIA Y
CUMPLIMIENTO
VERIFICACION OBSERVACIÒN
Manual de calidad si Manual actualizado
Documentados los Se encuentran
procedimientos en área si señalados los
de compras procedimientos
Se encuentran
Documentados los
si documentados los
registros de compras
registros
Existen Formatos para Se encuentran los
si
el control de compras respectivos formatos
Se encuentran de
Existen Archivo con
si manera ordenada hasta
comprobantes de pago
la fecha
No se encuentran
Existen Indicadores en elaborados ni
no
compras y satisfacción documentados, se
deben elaborar.
Existe un control no No se tiene un orden en
financiero a la hora de el control financiero se
comprar debe implementar.
 GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITOR

Fecha: Auditor (es): Mayra Rodriguez

Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Carlos Guzmàn
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 No se Faltan elaborar
encuentran los indicadores
elaborados los de gestión y
Manual de
indicadores ni satisfacción del x
procedimientos
documentados, cliente.
se deben
elaborar.
2 No existe Se debe
control implementar un
Política y
financiero en el programa para
gestión x
área llevar el control
financiera
financiero
detalladamente.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad
Menor

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

1. Se debe implementar un software que permita llevar un control financiero

del área de compras.
2. se hace necesario elaborar los indicadores de gestión, es una herramienta
indispensable.
3. Se recomienda actualizar el manual de procedimientos para optimizar
los procesos.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

 Las auditorías internas en las organizaciones son de gran importancia,

porque permiten encontrar deficiencias en los diferentes procesos
organizaciones de acuerdo al Sistema De Gestión De Calidad de la
compañía.
 Las auditorías internas se permiten establecer herramientas o
documentos estandarizados para llevar a cabo un seguimiento o
acompañamiento a los procesos que arrojen resultados negativos y asi
dar cumplimiento a los indicadores de gestión y sean positivos para la
organización.