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DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL


07/06/17 DIPOA-MC
Manual de la Calidad Versión: 05 Página 1 de 7
Elaborado por: Gestoría de la Calidad DIPOA Revisado por: Equipo Técnico DIPOA Aprobado por: Director DIPOA

Índice de Contenido

1. Introducción ......................................................................................................................................................................... 1
2. Misión, Visión y Política de la Calidad ................................................................................................................................. 2
3. Actividades y competencias del OI ...................................................................................................................................... 2
4. Imparcialidad, Independencia y Confidencialidad ............................................................................................................... 3
5. Personal .............................................................................................................................................................................. 3
6. Procedimientos y Métodos de Inspección ........................................................................................................................... 4
7. Tratamiento de Quejas y Apelaciones ................................................................................................................................. 4
8. Requisitos relativos al Sistema de Gestión (SG) ................................................................................................................. 5
8.1. Políticas y Objetivos ...................................................................................................................................................................... 5
8.2. Control de documentos ................................................................................................................................................................. 5
8.2.1 Asignación de Oficios ...................................................................................................................................................................................... 5
8.2.2 Confirmación de recibido ................................................................................................................................................................................. 6
8.2.3 Uso de correo referenciado ............................................................................................................................................................................. 6
8.3. Revisión por la Alta Dirección ........................................................................................................................................................ 6
8.4. Auditorías Internas ........................................................................................................................................................................ 6
8.5. Acciones Correctivas y Preventivas .............................................................................................................................................. 6
9. Uso de equipo tecnológico .................................................................................................................................................. 7
10. Anexos ............................................................................................................................................................................ 7

1. Introducción
1.1. El Organismo de Inspección (OI) pertenece a la Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal
(DIPOA) del Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA), la cual se encuentra adscrita al Ministerio de
Agricultura y Ganadería (MAG). El SENASA está constituido legalmente mediante la Ley N° 8495, Ley General
del Servicio Nacional de Salud Animal, en adelante conocida como Ley SENASA, como un órgano de
desconcentración mínima y personalidad jurídica instrumental (artículo 8). Cuenta con la cédula jurídica
número 3-007-475726 y con los requisitos normativos y reglamentarios al día. Los documentos actualizados
pueden visualizarse en la dirección electrónica
http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/subsecciones/view/125

1.2. El organigrama, misión y visión de la institución se observan en


http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/secciones/view/2, mientras que el Organigrama DIPOA-MC-
RE-001 donde pertenece el OI en http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/files/050117033430.docx

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2. Misión, Visión y Política de la Calidad


2.1 La misión, visión y política de la calidad son incluyentes para toda la DIPOA, por tanto, el OI comparte los
mismos conceptos http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/subsecciones/view/125

3. Actividades y competencias del OI


3.1 Las actividades y competencias del OI se encuentran descritas en el Decreto N° 37917-MAG, Reglamento de
la Estructura Organizativa del Servicio Nacional de Salud Animal (publicado en La Gaceta N° 177 del 16 de
setiembre del 2013), en adelante conocida como Reglamento de Estructura, en sus artículos 15. Además, las
actividades específicas relacionadas con el OI se encuentran detalladas en el procedimiento Auditoria de
Primera, Segunda y Tercera Parte DIPOA-PG-002, así como en los formularios asociados.

3.2 El Departamento de Auditoría cuenta con funcionarios oficiales y oficializados para realizar las actividades de
inspección. En el Organigrama DIPOA-MC-RE-001 se muestra la estructura jerárquica de la organización con
las respectivas líneas de autoridad, mientras que en Competencias del Personal SENASA-PG-005-RE-009 se
establecen las responsabilidades de los funcionarios.

3.3 Al pertenecer el OI a un Ente Estatal, todas las operaciones que se deriven de sus actividades son cubiertas
por la institución, arts. 190, 191, 192, 194, siguientes y concordantes de la Ley N° 6227, Ley General de la
Administración Pública.

3.4 Debido a las características estatales que tiene el OI, no se establecen relaciones contractuales con los
establecimientos a los cuales se les realizan las inspecciones, ya que el OI presta sus servicios de inspección
a la entidad legal de la que forma parte (ver Organigrama DIPOA-MC-RE-001).

3.5 El organismo al formar parte del Estado, tiene como deber vigilar lo establecido en su Ley y Reglamentos y las
disposiciones de organismos internacionales relacionadas a la seguridad e inocuidad sanitaria para la
población y el comercio internacional, no es un ente lucrativo, la tarifas por pago de servicios de inspección se
encuentran publicadas en la hoja web del SENASA
http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/secciones/view/6 y además se publica anualmente su
modificación del Decreto en el Diario Oficial La Gaceta, en donde se establece en el Art. 3 las tarifas que rigen
para los servicios que presta el Ministerio de Agricultura y Ganadería por medio del SENASA. Los ingresos
por concepto de pago de servicios de inspección, son depositados en una cuenta del SENASA. El organismo
no tiene una cuenta independiente, sino que la autoridad superior realiza la asignación de los recursos
conforme el Presupuesto Nacional de la Republica autorizado. El control y seguimiento de la ejecución
presupuestaria se ejecuta a través de seguimiento desde la Dirección Administrativa y Financiera y año a año
es evaluada su ejecución por la Contraloría General de la República y el Ministerio de Hacienda.

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4. Imparcialidad, Independencia y Confidencialidad


4.1. Los riesgos a la imparcialidad están identificados en SENASA-PG-005-RE-002. Asimismo, se indica cómo se
minimizan o eliminan los posibles riesgos. Dichos riesgos deben ser revisados al menos una vez al año y
mantener la evidencia de su minimización o eliminación.

4.2. Todas las actividades de inspección se deben realizar con imparcialidad, su cumplimiento queda supeditado al
uso de los instrumentos creados para ello y de los cuales se hace referencia en este apartado del Manual. El
personal que participa en el proceso de inspección, está obligado a firmar el Compromiso del personal
SENASA-PG-005-RE-001, donde refiere, entre otras cosas, a aspectos relacionados con la independencia,
imparcialidad y confidencialidad. En caso de encontrar un riesgo a la imparcialidad o tener que declarar un
conflicto de interés, el personal lo debe hacer mediante el formulario Declaración de conflicto por presión
comercial DIPOA-MC-RE-002. Asimismo, todos los inspectores están en la obligación de mantener la debida
confidencialidad de la información generada antes, durante y posterior a la inspección, salvo que, por ley, se
disponga otra cosa.

4.3. Por otro lado, la alta dirección del OI se encuentra comprometida con la imparcialidad, el manejo de conflictos
de interés y el aseguramiento de la confidencialidad al firmar el Compromiso del personal SENASA-PG-005-
RE-001, además de, participar de las reuniones y revisiones por la Alta Dirección relacionadas con el OI, las
cuales se registran mediante las hojas de Minuta de Reuniones SENASA-PG-004-RE-001 y de hacer pública la
Identificación de riesgos a la imparcialidad SENASA-PG-005-RE-002 en la página electrónica institucional.

4.4. La información del usuario se trata como confidencial de acuerdo con lo establecido en el Compromiso del
personal SENASA-PG-005-RE-001. Únicamente se divulga otro tipo de información confidencial si por ley o
denuncia, así lo indica un orden legal superior, en cuyo caso, se debe notificar con antelación y de oficio al
usuario. En caso de quejas o denuncias, la información del usuario es tratada como confidencial. Esta
información puede ser utilizada por el OI para procesos de inspección de tal manera que se verifique la
integridad de dicha información.

5. Personal
5.1. La contratación del personal oficial queda supeditada al margen de lo que establezca la Dirección General de
Servicio Civil para y la contratación del personal Oficializado, al margen de lo establecido en los convenios de
Oficialización del SENASA con los Entes Contratantes.

5.2. El OI al no depender de la contratación directa del personal de planilla, está en la obligación de desarrollar la
competencia técnica del mismo en el SENASA. Los requisitos de competencia del personal inspector se
detallan en el procedimiento Gestión y Supervisión del Talento Humano SENASA-PG-005 a través de los
registros Competencias del Personal SENASA-PG-005-RE-009 y Competencia técnica SENASA-PG-005-RE-
006. Para el personal oficializado, además, en el procedimiento Oficialización de Personal Particular y Ensayos
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de Laboratorio SENASA-PE-003. Asimismo, se custodian en el expediente del personal de la DIPOA y se


visualizan en el sistema en línea EXPE.

5.3. La supervisión de los inspectores se debe hacer a través instructivo Auditoria de Primera Parte para
Supervisión del Personal DIPOA-PG-002-IN-002, del procedimiento Auditoria de Primera, Segunda y Tercera
Parte DIPOA-PG-002 y del formulario Supervisión del personal SENASA-PG-005-RE-015, del procedimiento
Gestión y Supervisión del Talento Humano SENASA-PG-005.

5.4. Todo lo referente a la inducción del personal, capacitación y formación continua, identificación de necesidades
de formación y supervisión se incluye en el procedimiento Gestión y Supervisión del Talento Humano
SENASA-PG-005.

5.5. El expediente de cada funcionario debe contener, entre otros, los registros sobre el Compromiso del personal,
la Inducción del personal (cuando corresponda), las Competencias del personal, copia de los atestados
académicos y de las capacitaciones recibidas, así como de la supervisión recibida.

5.6. El personal del OI, al ser parte de la planilla de un ente estatal, o privado, (a través de los convenios de
oficialización), no recibe ningún tipo de remuneración por las inspecciones realizadas.

6. Procedimientos y Métodos de Inspección


6.1 Los procedimientos, instrucciones y formularios de inspección se deben observar en el procedimiento Auditoria
de Primera, Segunda y Tercera Parte DIPOA-PG-002. Los documentos vigentes se encuentran disponibles en
la página web del SENASA en la dirección electrónica
http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/122. Para registrar los hallazgos el inspector
debe utilizar la Hoja de Visita/Orden Sanitaria; que también respalda el informe de inspección.

7. Tratamiento de Quejas y Apelaciones


7.1 Si la queja está relacionada con la labor del personal inspector debe utilizarse el procedimiento Servicio al
usuario externo: Gestión de inconformidades SENASA-PG-003, disponible en la dirección electrónica
http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/99.

7.2 En caso de inconformidades técnicas, se deben tratar conforme con el procedimiento Tratamiento de
Inconformidades Técnicas (Opiniones Divergentes, Quejas y Apelaciones) SENASA-PG-008, disponible en la
dirección electrónica http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/345. Lo anterior no exime
que la misma no se tramite bajo lo establecido en la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública.

7.3 Únicamente se tratan las quejas relacionadas con los procesos de la DIPOA.
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8. Requisitos relativos al Sistema de Gestión (SG)

8.1. Políticas y Objetivos


8.1.1 Las políticas y los objetivos de la calidad son establecidos, documentados, mantenidos e implementados
por todo el OI, a través de la página web, hojas de reuniones, auditorías internas, revisiones por la
Dirección, entre otros.

8.1.2 La Alta Dirección se compromete a través de las hojas de reuniones, informes y revisiones por la Alta
Dirección con el desarrollo, la implementación y la eficacia del Sistema de Gestión (SG).
Asimismo, ha designado a la Gestoría de la Calidad como la responsable y autorizada para el desarrollo
de las actividades relacionadas.

8.1.3 Toda la documentación de referencia y vigente relacionada con los procesos que realiza el OI está
disponible en la página web del SENASA o de manera física cuando así se disponga.

8.2. Control de documentos


8.21 El control de documentos, control de registros y su conservación se realiza a través del procedimiento
Control de Documentos y Registros SENASA-PG-001.

8.22 La DIPOA cuenta con el registro Definiciones DIPOA-MC-RE-003, que se encuentra publicado en la
página electrónica institucional, el cual puede ser consultado para la elaboración de nuevos documentos o
para mejor comprensión de los procedimientos ya escritos por la Dirección.

8.23 Los funcionarios destacados en Unidades Periféricas son responsables del archivo de todos los
documentos generados. En oficina central, las secretarias son las responsables del archivo de los
documentos, de acuerdo al establecimiento, a las otras instancias del mismo SENASA, a las instituciones
gubernamentales y no gubernamentales.

8.2.1 Asignación de Oficios


8.2.1.1 Los oficios, son aquellas numeraciones asignadas a la documentación que se crea en la DIPOA, tanto en
Oficinas Centrales, como en Unidades Periféricas, el cual es asignado a través del SADOC (Sistema de
Administración de Documentos.

8.2.1.2 El oficio se compone de las siglas en mayúscula del nombre de la Entidad, seguida por un guion, en
mayúscula el nombre de la Dirección, guion, las siglas en mayúscula del área de donde se originó el oficio
seguida de un guion, y finalmente, un guion con los dígitos del año respectivo, por ejemplo: SENASA-
DIPOA-RGI-# consecutivo-año. Cuando el oficio proviene del Director de la DIPOA, únicamente se coloca:
SENASA-DIPOA-#consecutivo-año. En el caso de las Unidades Periféricas, el número de oficio debe
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incluir el número del establecimiento en donde se encuentra ubicada la UP: SENASA-DIPOA-#UP-


#consecutivo-año.

8.2.2 Confirmación de recibido


8.2.2.1 El documento terminado puede ser enviado a sus destinatarios de forma física, o por email. Para la
confirmación de recibido, se puede solicitar al usuario el recibido a través de un sello de la entidad
respectiva, o escrito a puño y letra, la firma de la persona que lo recibe. Para los enviados por correo, la
secretaria o la persona que envía el documento debe colocar en el reverso del mismo la fecha de envío, y
el nombre de la persona que confirma el recibido, o solicitar confirmación automática de lectura y anexarla
al documento.

8.2.2.2 Para la correspondencia recibida personalmente, se debe evidenciar el recibido; utilizando el sello
correspondiente y colocando el nombre de la persona que recibe. Cuando ingresa vía correo electrónico,
esta debe confirmarse como recibida cuando se solicite vía electrónica o vía telefónica.

8.2.3 Uso de correo referenciado


8.2.3.1 El correo referenciado debe indicarse en el extremo superior de la descripción del correo, siguiendo el
siguiente orden: REF dd/mm/aa-siglas de la dependencia-consecutivo, ejemplo: REF 24/05/2017-UP30-
001. Cada funcionario debe llevar el control de los consecutivos que asigna a los correos y es decisión del
funcionario escoger cuáles referencia y cuáles no.

8.3. Revisión por la Alta Dirección


8.3.1 La revisión por la Alta Dirección se cumple de acuerdo con el procedimiento Revisión por la Alta Dirección
SENASA-PG-004, y se evidencia mediante hojas de reuniones, informes, entre otros.

8.4. Auditorías Internas


8.4.1 Para llevar a cabo las auditorías internas se utiliza el procedimiento Auditorías Internas (primera, segunda
y tercera parte) SENASA-PG-002 y los formularios asociados.

8.5. Acciones Correctivas y Preventivas


8.5.1 Para la aplicación de las acciones correctivas y preventivas se utiliza el procedimiento Auditorías Internas
(primera, segunda y tercera parte) SENASA-PG-002 y se registra en el documento Plan de Acción
SENASA-PG-002-RE-009 o cualquier otro que se considere pertinente. Además, se debe informar de su
seguimiento durante la revisión por la Alta Dirección.

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9. Uso de equipo tecnológico


9.1. Para hacer uso de alguno de los equipos tecnológicos de la DIPOA (tales como video proyectores), el
funcionario debe completar el formulario: “Custodia y control de equipos tecnológicos” DIPOA-MC-RE-004.
Una vez utilizado el equipo debe presentarlo a otro compañero para que avale que este esté completo y se
haya devuelto en buenas condiciones. El equipo se puede prestar únicamente cuando nadie de la DIPOA va a
hacer uso de estos. En caso de daño del mismo, este es reportado al Departamento de tecnología informático
(DTI) para su revisión y arreglo.

10. Anexos
NA

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