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Actividad de aprendizaje 5 Evidencia 7: Agenda de trabajo “Solución de conflictos para equipos de trabajo interdisciplinarios”

JHON JAIRO LOPEZ CASTILLO APRENDIZ

GESTION LOGISTICA SENA ABRIL 4 DE 2019

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción.

2. Agenda de trabajo

2.1 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

2.2 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

2.3 Justificación de cada una de las actividades a desarrollar para

solucionar el conflicto.

2.4Descripción del cómo se va a desarrollar cada una de las actividades para solucionar el conflicto.

3. Conclusiones.

AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCIÓN DE LOS CONFLICTOS PARA EQUIPOS DE TRABAJOS INTERDISCIPLINARIOS.

INTRODUCCIÓN

Hoy en día es normal la presencia de conflictos en las empresas, simplemente es algo inevitable, al momento de surgir tensión entre el personal; al tener intereses diferentes u opuestos a lo que ven difícilmente compatible. Sin embargo es importante estar preparado para solucionarlos, saber cuál es la causa que está generando conflicto, y las personas que están involucradas y de esta manera identificar aquellas alternativas que pueden brindar solución y que no desfavorezca el desempeño de la organización.

AGENDA DE TRABAJO

2.1 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área. Se evidencia que cada uno de los jefes en las diferentes áreas tiene un punto de vista diferente, y no logran llegar a un acuerdo para darle solución al conflicto en que están involucrados, por ello es importante identificar las funciones y roles que cumple cada uno y de esta manera evitar que choquen entre si y tener una buena comunicación y disposición. Pueden existir varias metas u objetivos y esto puede desencadenar en un conflicto entre los jefes de áreas, por ello, es importante evitar que las funciones que cumple cada uno colisionen entre sí. Los cargos o roles de cada uno deben ser transparentes y es necesaria una excelente comunicación para fijarlas.

ÁREAS

CRITERIOS

JEFE DE ALMACÉN O INVENTARIOS

JEFE DE COMPRAS Tiene un retraso de 10 días en hacer entrega de los pedidos, solicitados por el almacén.

JEFE DE PRESUPUESTO Persiste en reducir los niveles de inventarios.

JEFE DE COMPRAS

JEFE DE PRESUPUESTO No apropia las partidas presupuestales para realizar los volúmenes necesarios de compra.

JEFE DE ALMACEN Y DE INVENTARIOS No hace entrega de forma pertinente los faltantes de mercancías para hacer de manera adecuada el proceso de compras.

JEFE DE INVENTARIOS No hizo entrega a tiempo de los informes de inventarios para la realización de una correcta programación de los pedidos.

JEFE DE COMPRAS No tener un desarrollo adecuado en la selección de proveedores.

JEFE DE COSTO Y PRESUPUESTO

2.2 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área:

Para poder trasladar en un óptimo estado el conflicto y conseguir resolverlo hay que tener en cuentas los siguientes pasos.

Detectar el problema

No hacer una entrega oportuna de los pedidos, siempre se debe hallar cual es la causa del problema o por que se causó el conflicto, ya que si dejamos transcurrir se producirá una gran consecuencia en la que involucrara a todo el grupo de trabajo.

Observar los conflictos desde diferentes criterios

Al descubrir el conflicto todos los que lo integran, en este caso los jefes de diferentes áreas y actuar en consecuencias de todo lo que se está viviendo.

Examinar la situación

En este se debe determinar un estudio del conflicto, que se está experimentando dentro de la empresa, analizar las causas, las áreas y jefes implicados, para así poder permitirnos dar una oportunidad para que cada uno opine y de su punto de vista, y esto nos dará la opción de recolectar datos y encontrar una solución.

Definir objetivos claros

Ya conociendo el conflicto, ya se dejó un espacio prudente para que cada jefe

de área implicado pudiese expresar su punto de vista, ahora hay que definir un logro claro para así poder llegar un acuerdo, entre cada uno de los involucrados.

Debatir el problema

En este las partes en este caso los jefes de área deben dejar que el método de la arbitrariedad actué y este consiste en dejar que cada una de las partes de su punto de vista, su manera de ver la situación, dar sus pro y contras. Para así entender a cabalidad por qué surge el conflicto.

Buscar soluciones

Una posible mediación entre los jefes de área se podría dar, gracias a la facilidad de dialogo es decir si cada uno de ellos expresa sus puntos de vista y estos son respetados. Habrá una mayor negociación entre las partes interesadas, ya que cada uno de ellos puede elegir un mediador para guiarlos y así las partes sientan que pueden compartir información, dirigirse a los problemas de fondo, y expresar sus emociones. Para finalmente poder llegar a un acuerdo en donde los jefes de área puedan expresar su conformidad con la decisión tomada.

Hacer un seguimiento

Un posible análisis a profundidad de cada de uno de los jefes de área, sería de gran ayuda ya que este se enfatizara en las posibles causas de estos conflictos por el incumplimiento y fallas a la hora de cumplir su labor. El seguimiento a cada uno de los jefes de área busca clarificar y hacer recomendaciones poniendo atención a las diferencias de datos o desacuerdos sustanciales y utilizando la guía de cada uno de los mediadores.

2.3 Justificación de cada una de las actividades a desarrollar para solucionar el conflicto.

Las actividades tienen como finalidad la solución de los conflictos generados por los incumplimientos que se vienen presentando en la entrega de los

Pedidos a los clientes. En toda organización es vital disponer de estos procedimientos, cada paso con sus respectivos aspectos diseñados para llevar las propuestas de resolución de conflictos con el fin de concretar una solución.

Un conflicto bien manejado lleva implícitos, excepcionales beneficios, tanto para la empresa como para los mismos jefes de área y demás trabajadores. De hecho, el manejo de conflictos suele ser uno de los mayores impulsadores de cambio.

Por esta razón, si se aborda de forma adecuada, pueden dar un apoyo al personal a ser más innovadores, tener un sentido de responsabilidad con la empresa y el cliente, establecer un vínculo más fuerte, a trabajar en equipos y realizar estás operaciones de forma eficaz y dar un salto de rendimiento. La clave para resolver el conflicto entre los jefes de área arraiga en encarar abiertamente el problema y negociar con el fin de obtener un resultado en el cual todos salgan beneficiados, como en este caso llegar al cumplimiento de las entregas de los pedidos en un tiempo oportuno, para así generar un acto de responsabilidad en cada uno de los jefes de área y volver reconstruir la confianza depositada por la empresa para que así siga con su proceso de desarrollo.

2.4 Descripción del cómo se va a desarrollar cada una de las actividades para solucionar el conflicto.

En las empresas hay cada vez más diferencias entre el personal que labora en la misma, pero también hay diversidad y creciente independencia, razón por la cual también aumenta las posibilidades de que surjan discrepancias. Como los jefes de área, ya que son diferentes voces, y es muy probable que las responsabilidades que tengan excedan su autoridad en cada una de sus áreas de manera inevitable se deberá enfrentar algún tipo de conflicto. En la mayoría de los casos encararlo abiertamente mejorara sus probabilidades de alcanzar los objetivos que sean propuesto para que cada uno de ellos pueda cumplirlos.

A continuación se mostrara de forma clara la descripción de cada actividad para la solución de conflicto.

Entender el problema

El problema o conflicto radica debido a los incumplimientos presentados a la hora de hacer entrega de los pedidos solicitados por los clientes. Analizando el caso ellos afirman que la culpa surge en un área diferente a la perteneciente a ellos, deben comunicarse y hacer un análisis donde revisen informes, estadísticas, situaciones anteriores para evaluar realmente que está sucediendo y que medidas pueden determinar para optimizar el cumplimiento con las entregas de los pedidos.

Comunicación entre los jefes de área

Cada jefe debe ser cuidadoso a la hora de cumplir con sus funciones, debe escuchar criterios para que ayude al fortalecimiento de estrategias para el mejoramiento en la entrega de pedidos, debe saber manejar las emociones y no expresar ningún juicio prematuro sobre las funciones de sus compañeros, de ese modo se conocerá los interés de cada uno de los jefes de área y así establecer un dialogo proactivo.

Lluvias de ideas para la solución del conflicto

En esta etapa es importante pensar en posibles soluciones, ya que es complicado que haya tantas discrepancias entre los jefes de área; es momento de centrar un análisis y dar sus ideas para que promuevan el cumplimiento de los pedidos solicitados por clientes, cada jefe de área desde su punto de vista Y habiendo comprendido de las opiniones de los demás, tiene el criterio de generar ideas en pro de mejorar con las funciones encomendadas para así poder dar cumplimiento con las entrega de los pedidos.

Elección de las soluciones adecuadas

Cada una de los jefes de área debe maximizar su rendimiento en sus debidas funciones y hacer un seguimiento de cada uno de los jefes de área para así lograr encontrar la causa del incumplimiento. Haciendo un análisis detallado

Para optimizar los procesos de logística y así mejorar el rendimiento para poder cumplir con la entrega de los pedidos.

Usar mediadores

Si alguien no está de acuerdo o sigue habiendo inconformidad es mejor que otra persona intervenga, el superior de los jefes de área en este caso puede ser el gerente general, sería la persona indicada para ser el mediador, ya que mas que nadie tiene derecho a saber la situación del incumplimiento en las entrega de los pedidos.

Explorar alternativas

Aquí es donde se deben plantear nuevas soluciones para poder encontrar la falla que radica en el incumplimiento de las entregas de los pedidos, el buscar en sí mismo por qué se está fallando, cual es el motivo por el cual no estamos haciendo bien nuestro trabajo.

Manejo de situaciones tácticas de presión

Se debe mantener la calma sin dejar de ser estrictos, actuar adecuadamente. Ya que no es bueno enojarse, ni tomar decisiones apresuradas impulsadas por la tensión del momento, saber que para llegar a un óptimo funcionamiento se debe concientizar y saber que puedo mejorar mi rendimiento.

3. Conclusiones

Realizada la agenda de trabajo se puede concluir la importancia de aprender a conocer, entender y manejar el conflicto. Conocer desde raíz la causa del mismo, dado que este es un inherente a la humanidad, hace parte de su esencia y desde el mismo momento de interactuar con sus semejantes está expuesto a sentirlo, provocarlo y padecerlo. La identificación nos permitirá no solo una búsqueda más sencilla de una solución sino también una solución más conveniente y equitativa para las partes en este caso saber reconocer nuestros

Errores, buscar soluciones para mejorar el rendimiento en las funciones que se tiene bajo la responsabilidad.

Cuando la situación está fuera del alcance es importante recurrir a una técnica o alguien que pueda colaborar de manera objetiva en la solución del conflicto, en este caso los jefes de área deben tener un dialogo más congruente, entender que cada uno de ellos debe cumplir con las funciones enmendadas y de no ser así no salirse de sus límites, si algo falla se debe hacer una retroalimentación del caso y de no haber solución, se debe recurrir a un superior en una ultima instancia.