Data Archiving:

cómo maximizar el valor

de los archivos de datos
Conoce el escenario actual y las ventajas del archivado de datos moderno
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ÍNDICE

Gerencia y data archiving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Data archiving: el escenario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Rompiendo con el pasado: el nuevo data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Data archiving y big data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Diferencias entre backup y data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Cloud archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Plan de data archiving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

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Data archiving: cómo maximizar el valor

de los archivos de datos

¿Sabes cómo maximizar el valor de tus activos de datos?

¿Puedes lograr que tus datos sean más accesibles?
¿Crees posible reducir tus costes operacionales gracias a una
adecuada gestión de datos?
¿Eres consciente del potencial de mitigación del riesgo que se en-
cierra en un data archiving bien estructurado?
¿Tienes una estrategia de data archiving?

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Data archiving: el escenario

Las empresas más exitosas de hoy en día son las que han comprendido que la gestión de datos es una necesidad,
equiparable al potencial del dato mismo como activo estratégico. Data archiving toma una importancia renovada
hoy día y lo hace de la mano de las organizaciones que han tomado conciencia de que:

• El volumen de datos almacenados no deja de aumentar.

• La variedad de los mismos continua in crescendo.
• La visión 360º sobre productos, clientes y operaciones es una realidad que se materializa
a través de aplicaciones heterogéneas.
• Los datos son un medio para estrechar relaciones de negocio y fortalecer vínculos.
• Data archiving debe alejarse de una interpretación simplista, que lo reduce a la imple-
mentación de soluciones puntuales para correo electrónico, bases de datos y aplicacio-
nes.
• El archivado de datos de nueva generación requiere de una visión holística, que se apoye
en un enfoque global para promover la interdependencia y la accesibilidad de la infor-
mación contenida en los datos.

Cuando se gestiona de manera correcta el data archiving, tanto usuarios como gestores de datos se ven favorecidos.
Los primeros, al conseguir esa mayor agilidad, esa fluidez que se creía perdida en sus consultas, transacciones, y
generación de informes; que terminaba comprometiendo, no sólo su propio rendimiento, sino también el de IT. Los
gestores de datos se benefician de un data archiving inteligente al ver reducidos los costes de hardware, software
y soporte que el arcaísmo de esta gestión, o la incorrecta elección de herramientas o estrategia, generaban dando
lugar también a un incremento de los tiempos de desarrollo y test, aumento de las labores manuales de administra-
ción de los datos y necesidad de mayor tiempo de backups, recuperaciones y clonación de bases de datos.

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Rompiendo con el pasado: el nuevo data archiving

Los datos son fuente de ventaja competitiva y, mucho más gracias al potencial de analytics. Data archiving juega
un papel clave a la hora de explotar el potencial de la información, ya se trate de registros históricos o de datos de
reciente recopilación, al facilitar que su uso se lleve a cabo en condiciones de:

– Accesibilidad: haciendo posible una puesta a disposición del usuario que logra eliminar
barreras burocráticas y se acerca a un modelo de usabilidad más intuitivo y directo, en línea
con el concepto de autoservicio que impera en los modos de trabajo actuales.
– Seguridad: alineado siempre con la política de autorización de acceso para minimizar el
riesgo y asegurar la protección del dato, especialmente en las áreas más sensibles.
– Agilidad: garantizando el dinamismo y la velocidad necesarias para que, a nivel usuario, se
pueda explotar el potencial del dato con la fluidez que la generación de respuesta de negocio
precisa, en el entorno de mercado actual, donde la flexibilidad y la adaptabilidad son requi-
sitos indispensables para la supervivencia de las empresas.
– Escalabilidad: mediante sistemas diseñados de forma estratégica para crecer a la vez que lo
hace el volumen de datos que la organización almacena.

Mientras que, en el pasado, el archivado de datos se entendía como un mal necesario, hoy el concepto ha dado un
giro para pasar a verse como una oportunidad. Los principales impulsores de la función de archivado son los prime-
ros que dan la pista de este cambio. Hasta hace no mucho tiempo los drivers del data archiving eran:

1. Cumplimiento de la normativa legal aplicable en cada caso.

2. Adecuación a las exigencias de las auditorías.
3. Retención de registros de valor.
4. Recuperación de desastres de informática empresarial.

Pero, con la irrupción de big data, se pone de manifiesto el valor estratégico de los datos. Esta visión hace que el
data archiving asuma un nuevo rol, en virtud del impulsor que se posiciona por delante de los cuatro mencionados,
y que no es otro que el de data analytics. La analítica avanzada se relaciona directamente con una buena función de
archivado, que es la que contribuye a optimizar el potencial del dato como fuente de análisis. Cuando se lleva a cabo
un análisis de esta forma, es posible:

– Hallar nuevos modos de monetizar la información archivada.

– Encontrar la manera de promover la innovación.
– Mejorar el servicio al cliente.
– Optimizar la calidad de las relaciones con los socios de negocio, los empleados y también,
por supuesto con los clientes.

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La minería de datos, la analítica predictiva y el prescriptive analytics, cuando cuentan con el soporte adecuado
del data archiving consiguen mejorar los resultados empresariales en todas las áreas; algo que no puede llevarse
a cabo sin una estructura de archivado adecuada, la que se obtiene de una correcta planificación de la función de
data archiving.

Según datos de IDC:

• Cerca de dos de cada tres empresas mantienen seis o más archivos, mediante los que almacenan
información muy variada y de formato heterogéneo. En otras palabras, los datos se guardan en un
número bastante reducido de ubicaciones, donde se concentran grandes volúmenes de información,
complicando las tareas de recuperación.

• A pesar de ello, tan solo poco más del 10% de las organizaciones cuentan con un plan de data archi-
ving establecido.

• Este panorama revela que, casi el 90% de las compañías, se verán abocadas a problemas derivados
de un archivado de datos precario, que estarán relacionados con la incorrecta categorización e identi-
ficación de la información, generadora de dificultades de acceso a los datos.

Data archiving no ha de plantearse como la reacción a un input proveniente del exterior de la

organización (tal como son las auditorías o requisitos mínimos legales), sino como una acción
premeditada y bien medida, orientada a resolver las necesidades presentes y futuras del negocio.

Data archiving y big data

Big data no implica simplemente velocidad, variedad
y volumen, que también; sino que, hablar de grandes
datos, es hacerlo de social media, de cloud, de movi-
lidad y de nuevas tecnologías. Las posibilidades analí-
ticas de las empresas se han democratizado, más que
nunca, y hoy día casi cualquier negocio está en dispo-
sición de, a un bajo coste, usar sus datos para trazar
una estrategia de futuro prometedora y realista, sobre
la que avanzar con seguridad.

La analítica prescriptiva es vital para las organizacio-

nes y se nutre de información, tanto actual como pro-
cedente de registros históricos. Archivar y realizar co-
pias de seguridad de los datos es, por tanto, esencial
aunque, por lo sencillo que resulta cometer errores, se
requiere de un tratamiento exquisito de este activo, de
un data archiving sujeto a una estrategia.

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• Planear el archivado como una acción a largo plazo, no como una solución puntual y elabo-
rar esquemas de archivado escalables.
• Conocer los datos y sus fuentes y estar preparado para tratar adecuadamente su heteroge-
neidad sin que ello suponga un problema.
• No confundir backup con data archiving.

Conocer de qué información se dispone, dónde se encuentra almacenada y por qué se conserva es imprescindible
para poder enfrentarse al data archiving en tiempos de big data. Al determinar la información archivada, se debe
evaluar:

1. Qué datos se desea conservar y cuáles son las razones que motivan su necesidad de almacena-
miento.
2. Cuánto tiempo se mantendrán los datos en sus repositorios.
3. Qué perfiles dispondrán de acceso autorizado a estos silos informacionales.

Abordar el data archiving de forma sistemática y planificada previene errores que podrían generar brechas de segu-
ridad para los datos o menoscabar la agilidad en su uso efectivo. Esta planificación estratégica aumenta de impor-
tancia si se tiene en cuenta que, según un estudio de IDC, habrá 40 Zettabytes de datos a nivel mundial para el año
2020. Millones de terabytes que superan las previsiones y desbordan las capacidades conocidas de data archiving,
haciendo imposible (y del todo desaconsejable) plantearse el archivado de datos como una cuestión operativa sin
más o, como hasta ahora hacían muchas empresas, confundirlo con la implementación de soluciones de copia de
seguridad.

Diferencias entre backup y data archiving

La organización de las copias de seguridad y el archivado
de datos son cuestiones distintas y, como tal, deben ser
tratadas por separado. El plazo al que se destina el man-
tenimiento de la información, su tipología y su propósito
son del todo diferentes, como muestra la siguiente tabla:

BACKUP DATA ARCHIVING

Plazo Corto plazo Largo plazo

Tipo Copia de datos Datos originales

originales.

Uso Recuperación Almacenamiento orientado

de desastres al análisis y mejora de la
informáticos. capacidad de respuesta del
negocio. Archivado de datos
orientado a consultas futuras
sobre información muy
concreta dentro de un área.

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Mientras que las copias de seguridad se llevan a cabo para conservar determinados datos durante días o semanas,
en el caso de los registros archivados se espera que su almacenamiento perdure a lo largo de los años. Estos regis-
tros contienen información primaria al 100% , no son una mera copia y, por ello, no han de emplearse para llevar a
cabo recuperaciones, sino que se deben destinar a un uso que promueva la eficiencia empresarial.
Las copias de seguridad de datos se utilizan para restaurar los datos en caso de pérdida, daño o destrucción. Por
su parte, los archivos de datos protegen volúmenes mayores de información, datos que no se necesitan para las
operaciones diarias, pero a los que puede ser preciso acceder en ocasiones, ya sea para el cumplimiento regulatorio,
como referencia o para su consulta.
Las copias de seguridad se emplean para la recuperación de desastres, mientras que data archiving se orienta más
hacia la mejora de la capacidad de consulta. El backup sirve para restaurar archivos perdidos o dañados pero no
resulta suficiente para cubrir las necesidades organizacionales de data archiving, ya que esta función requiere de:

• Capacidades de indexación y búsqueda.

• Gestión del ciclo de vida del dato.
• Garantía de que, tanto los archivos, como sus partes, puedan ser fácilmente localizados y
recuperados.
• Prevención de duplicidades.
• Gestión de metadatos.
• Protección de la información sensible evitando su acceso sin autorización.

Cloud archiving
El archivado de datos se puede llevar a cabo de tres formas
distintas: cinta, disco y la nube. Pero, ¿cómo elegir la mejor?
No se trata sólo de una elección en materia de costes, sino
que también hay que valorar otras variables como:

• Accesibilidad de los datos.

• Nivel de seguridad de la información.
• Velocidad asociada al método de almacenamiento.

Atendiendo a estos tres factores, el cloud se perfila como la

opción más interesante. Esta estrategia de data archiving
está siendo implementada por más organizaciones cada vez;
empresas que buscan la retención de datos a largo plazo, sin
dejar de observar los requisitos asociados al cumplimiento de
las políticas de regulación de los datos.

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El cloud data archiving debe, no obstante, cumplir con ciertos requisitos para lograr ser efectivo:

1. Una vez en el archivo de la nube, los datos deben ser fácilmente investigable través de meta-
datos.
2. La información de esta forma almacenada tiene que hallarse protegida de sobre-escritura o
manipulación, así como tener garantizada su seguridad mediante sistemas de recuperación de
desastres informáticos adecuados.
3. Todos los datos contenidos en el cloud deben cumplir con los requisitos legales aplicables y
políticas internas de retención de datos.

Cuando el almacén y archivado de datos se lleva a cabo de esta forma, los beneficios empiezan a experimentarse
desde el primer momento, comenzando por la visible reducción en los costes de implementación y mantenimien-
to y siguiendo por la flexibilidad a la hora de seleccionar entre las distintas opciones disponibles para determinar
la forma y el lugar donde se quieren alojar los archivos, así como el modo en que los usuarios de negocio pueden
acceder a sus datos archivados.
Sin embargo, pese a las ventajas de la nube en comparación con el enfoque de almacén y archivado de datos tra-
dicional, el data archiving en entorno cloud puede no resultar del todo aconsejable para algunas organizaciones.
El límite lo pone la velocidad de acceso a la información, que siempre pierde en agilidad en comparación con los
entornos locales.
Por esta razón, suele resultar más interesante optar por un sistema de archivado cloud híbrido. Éste consiste en es-
coger lo mejor de cada alternativa y mantener internamente los datos archivados que pueden requerir de un acceso
de alta velocidad, trasladando los datos de menor prioridad a modos de almacenamiento de archivos basados en la
nube, para disfrutar la ventaja de su bajo coste.
En cualquier caso, para decantarse por esta opción híbrida, es preciso contar con la experiencia necesario y, por
supuesto, también los recursos, que permitan mantener la infraestructura de almacenamiento de archivado pri-
vado; por lo que, las organizaciones que no alcancen este nivel deberán comenzar por una infraestructura de archi-
vado totalmente basada en la nube, una opción viable y que se adapta de forma más sencilla especialmente a sus
circunstancias.

Plan de data archiving

La expresión data archiving hace referencia a todas las prác-
ticas y decisiones que apoyan la conservación a largo plazo,
el uso y la accesibilidad de los contenidos de negocio con
valor duradero. No se trata de una puntual, sino que es un
proceso y una inversión que se conecta directamente con
los objetivos de los distintos proyectos que la organización
asume.
La información a archivar se almacena de forma ordenada
en base a su potencial cultural, histórico o probatorio. Pre-
servar este tipo de datos permite apoyar el desarrollo del
negocio siempre que el data archiving responda a un plan
responsable que respete y tenga en cuenta el ciclo de vida
del dato.

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Data archiving procura beneficios como:

• Ahorro en costes de hardware y software.

• Incremento del rendimiento (con el mismo hardware existente) desde el corto plazo.
• Mayor rapidez y eficiencia en soporte y mantenimiento de aplicaciones.
• Prevención de los costes asociados con la lentitud y complejidad de las búsquedas y accio-
nes de descubrimiento de datos.
• Satisfacción de la demanda usuaria.
• Cumplimiento de requisitos legales y políticas internas.

Pero, para alcanzar estas ventajas, el archivado de datos no puede llevarse a cabo sin planificación. Es preciso dise-
ñar una estrategia de data archiving que comienza por:

1. Identificar lo antes posible los datos que se desean archivar y dónde se quieren almacenar.
2. Determinar los metadatos que se necesitan acerca de la información que se está recogiendo.
3. Escoger formatos de almacén de datos preferiblemente interoperables, para prevenir su desfa-
se temporal en el medio plazo y evitar problemas de integración o compatibilidad.
4. Asegurarse de que se cuenta con la infraestructura necesaria para alojar de forma ordenada
todos los datos que se necesita conservar.
5. Desarrollar una política de retención de datos electrónicos que permita llevar a cabo el correc-
to mantenimiento de los registros y documentos de uso habitual, así como de las referencias
importantes para el futuro; eliminar los registros o documentos que ya no son necesarios y
organizar toda la información de manera que su búsqueda y acceso sean sencillos.

Al planear una estrategia para el archivado de datos de negocio hay que tener claros aspectos como:

• La tasa de crecimiento de datos en línea de la organización y su visibilidad.

• La necesidad de acceso a los datos de los usuarios de negocio a lo largo del tiempo.
• Las capacidades de descubrimiento de datos de la organización.
• La efectividad en el control de los costes de mantenimiento de datos en línea, los relaciona-
dos con las acciones de migración, los del propio archivado y los de gestión de almacena-
miento de datos a largo plazo.
• El grado de cumplimiento de las políticas de retención de datos y normativa legal aplicable.

Una estrategia de archivado integradora y racional, con vistas en el largo plazo, es la mejor forma de promover el
valor del dato y lograr que la consecución de beneficios económicos provenientes de las diversas formas de explotar
este activo sea una realidad. Descubrir el valor de data archiving pasa por entender su relación con el análisis de
negocio y escoger la herramienta adecuada para ponerlo en práctica; una elección que debe respetar el dinamismo
del entorno de mercado actual, evitar los cuellos de botella, garantizar la seguridad, mejorar el acceso y promover
la contextualización.

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