Código: BAGC01P

PROCEDIMIENTO
Versión: 01
COMPRAS DE PRODUCTOS
Página: 1

1. OBJETIVO:

Establecer la metodología para adquirir productos (medicamentos, productos dermocosmèticos,

dispositivos médicos y parafarmacia) de buena calidad, en el momento que se requieran y a costos
adecuados para la empresa, mediante una transacción comercial con los proveedores más adecuados
asegurando el cumplimiento de especificaciones, compromisos reales de servicio y atención de fallas.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica desde la identificación del producto a comprar hasta la disponibilidad del primer
pedido en el punto de venta, incluyendo la metodología mediante la cual se selecciona a los proveedores
de productos.

3. POLITICAS GENERALES:

El comité de compras conformado por: Gerente General, Gerente de Marketing y Gerente Comercial,
Gerente de Logística se reúne para aprobar la compra de productos y los proveedores.
El comité de compras se reunirá en forma ordinaria una vez al mes y en forma extraordinaria por
circunstancias especiales

Funciones del Comité de Compras:

⋅ Decidir sobre la aprobación de proveedores.

Para decidir, el Comité de Compras estudia:
- Documentación presentada por el proveedor
- Condiciones comerciales ofrecidas
- Cumplimiento de los requisitos legales vigentes
- Calidad del producto (según la muestra)
- Nivel de rotación, el cual debe estar definido previamente según la clase de producto
- Número de referencias existentes en la categoría que se pretende codificar

⋅ Decidir sobre la aprobación de solicitudes de codificación de nuevos productos.

. Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios

. Decidir renegociar los precios con proveedores

⋅ Recomendar los cambios o modificaciones de las políticas o el presente procedimiento que regulan las
relaciones comerciales entre Belle Farma y los proveedores, de acuerdo con circunstancias o factores
internos y/o externos.

⋅ Hacer el seguimiento y estudio de la rotación de los productos, con fundamento en las estadísticas que
miden el nivel de participación de cada proveedor.

⋅ Decidir sobre la continuidad o retiro de proveedores y/o productos.

Podrán ser proveedores de Belle Farma todas las personas naturales y/o empresas jurídicas legalmente
constituidas con capacidad para contratar, cuyo giro, objeto social o estatuto aplicable incluya o permita la
actividad de provisión de productos dermocosmèticos, artículos médicos, medicamentos y productos de
parafarmacia.

Fecha a partir de la cual entra en vigencia

Año Mes Día
2014 05 01
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4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

Orden de Compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinados productos a un precio convenido.
La orden también especifica los términos de pago y de entrega.

Productos en Consignación: El proveedor entrega en depósito sus productos (mediante un Contrato de

consignación) a terceros para que estos últimos los comercialicen.

5. REFERENCIAS:

NTC - ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos

6. DESARROLLO:

Punto de
Actividad Responsable Documento
Control
1. Identificar productos a comprar

Mensualmente identificar producto a comprar por: Viabilidad de

BMGV0101F
. Solicitudes realizadas por clientes comercialización
Solicitud de
. Oferta de productos que representan rentabilidad y mayor determinada por: Gerente
compra de
mercado para los puntos de venta. Costos Comercial
producto
Disponibilidad
inexistente
Analizar viabilidad de comercialización (costos, disponibilidad, mercadeo
mercadeo)

2. Determinar proveedores

Determinar posibles proveedores a través de:

. Internet.
• Páginas amarillas.
• Prensa
. Radio y televisión.
• Publicaciones especializadas en la actividad de la
empresa.

Tener en cuenta:
Gerente
 Condiciones comerciales ofrecidas incluyendo:
Comercial
. Descripción de los productos
. Precios
. Tipo de descuento que se otorga (comerciales o financieros),
. Condiciones de pago
. Sistema de devoluciones.

 Condiciones técnicas
Calidad del producto
 Servicio postventa
 Representación de la marca
Trayectoria del proveedor
 Registros sanitarios de los productos.

Solicitar a los proveedores muestras de los producto a comprar.

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3. Revisar Registro Sanitario

Revisar vigencia y normalidad del Registro Sanitario del

Reporte revisión
producto identificado para comprar. Consultar página del
registro sanitario
INVIMA. Gerente
Invima
Diligenciar el formato con la fecha y hora de consulta, imprimir Comercial
la novedad en caso de presentarse.

Si se encuentra novedad en el Registro Sanitario volver a

Gerente
ejecutar la actividad 2.
Comercial
4. Realizar propuesta para compra

Realizar la propuesta de compra, incluir la siguiente información:

Nombre del proveedor.

Gerente
Condiciones comerciales
Comercial
Representación de la marca
Registros sanitarios de los productos.
Nombre y cantidad de la unidad de operación.
Estado del registro sanitario del producto

5. Aprobar compra de producto y seleccionar proveedor

Analizar la propuesta de compra, evaluar viabilidad de

comercialización según:
Rentabilidad del producto
Aprobación del
Condiciones de negociación
comité de
Disponibilidad del producto
compras para la
Representación
compra de
BDGC0201F
producto Comité de
Analizar las muestras de los productos. Ayuda de
compras
memoria
Aprobación del
Determinar productos aprobados para comprar.
proveedor por
Determinar proveedor según análisis de:
parte del comité
 Condiciones comerciales ofrecidas incluyendo:
de compras
 Representación de la marca
 Registros sanitarios de los productos.

Definir stock de productos a comprar.

Si el producto no es aprobado para la compra, informar al Jefe o

Gerente
Administrador de la Tienda
Comercial
6. Solicitar documentación al proveedor seleccionado

Comunicar al proveedor vía correo electrónico que se cumplen

satisfactoriamente los requisitos y ha sido seleccionado como
proveedor de Bellle Farma.

Solicitar al proveedor seleccionado, la siguiente documentación:

Aprobación del
BAGC0101F
proveedor por Gerente
Cámara de Comercio actualizada no inferior a un mes Creación de
parte del comité Comercial
RUT Proveedores
de compras
Fotocopia de Cedula de Representante Legal
Referencia Comerciales
Referencia Bancarias
Negociación condición pago descuentos comerciales y
financieros
Portafolio de productos
Fichas Técnicas de Productos
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Registros INVIMA de Productos

Políticas de Devolución

Solicitar al proveedor el diligenciamiento del formato

BAGC0101F Creación de Proveedores

7. Aprobar creación del proveedor

Revisar la información del proveedor y verificarla.

BAGC0101F
Si la información suministrada por el proveedor es veraz y
Gerente Creación de
coincide con los datos de la negociación, aprobar la creación del
Financiero Proveedores
proveedor en el sistema de información e informar al Analista de
Tesorería y Cuentas por Pagar, entregar el RUT y el registro
aprobado BAGC0101F Creación de Proveedores

8. Crear proveedor Los datos del

proveedor en el
Ingresar los datos del proveedor en el sistema de información sistema de
de acuerdo con el Rut y el registro BAGC0101F Creación de información Analista de
BAGC0101F
Proveedores, aprobado. coinciden con el Tesorería y
Creación de
registro Cuentas por
Proveedores
BAGC0101F Pagar
Creación de
Proveedores
aprobado.
9. Crear producto BAGC0101I
Codificación de
Administrador
Codificar el producto aprobado en el sistema de información, Productos y
de Compras e
de acuerdo a lo establecido en el instructivo BAGC0101I fijación de
Inventarios
Codificación de Productos y fijación de precio de venta precio de venta

10. Ingresar costo

Administrador
Ingresar el costo de compra por producto al sistema de de Compras e
información. Inventarios

11. Definir precio de venta del producto

Gerente
Comercial
Definir el precio de venta del producto de acuerdo a lo
Y
establecido en el instructivo BAGC0101I Codificación de
Gerente
Productos y fijación de precio de venta.
Financiero
Informar el precio de venta por correo interno al Analista de
Gerente
Ventas y Cuentas por Cobrar Correo interno
Financiero
12. Ingresar precio de venta al sistema
Administrador
de Compras e
Ingresa precio de venta por producto al sistema de información
Inventarios
13. Informar condiciones de negociación:

Informa y entregar copia de condiciones de negociación a:

Gerente Financiero Gerente

Analista de Tesorería y Cuentas por Pagar Comercial

Entrega copia de ficha técnica de producto a Jefe o

Administrador de Tienda

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Año Mes Día
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Versión: 01
COMPRAS DE PRODUCTOS
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14. Generar orden de compra

Administrador
Ejecutar el procedimiento BMGC01P Emisión y Control de de Compras e
Órdenes de Compra de Productos Inventarios

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

RESPONSABLE DE
Versión DESCRIPCIÒN DEL CAMBIO FECHA
ACTUALIZACION
1 Creación de procedimiento Gerente Comercial 2014-05-01

Fecha a partir de la cual entra en vigencia

Año Mes Día
2014 05 01