1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Con base en la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada, es la
constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o
técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos.
A partir de lo anterior mi recomendación seria trabajar sobre ambos al tiempo, ya que el
diseño de cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación,
nomenclatura es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que
hasta que no se tienen redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué
información documentada se genera y, por lo tanto, no se puede completar los registros de
control de documentos. Debido a esto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida
que se va redactando todos los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.
Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
Dicha etapa es muy importante, ya que en la misma se detalla de manera minuciosa y
documentada cómo se debe realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, definiendo qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una de
las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 establece la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto, a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
INFORMACION GENERAL DEL DOCUMENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su
presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos

del Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del

documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del proceso,
esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde
su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos
en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los
mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una
o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer
lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos, se limitan a indicar o clarificar la
forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones
S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en
el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de
carácter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento
objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los

siguientes lineamientos:
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora
de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el
jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las
actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los

documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y
Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la
Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia

Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, página web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere
una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando
(código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo

 con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en 4 niveles, los
cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:

REFERENCIAS
Gómez, A. (2015). CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN ISO 9001:2015.
[online] Asesordecalidad.blogspot.com. Available at:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-
documentada.html#.WoQ80PlubtQ [Accessed 14 Feb. 2018].

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Unal.edu.co. (2018). [online] Available at: http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018].